Glossário da ferramenta de notas IA

Os termos que um profissional encontra ao escolher uma ferramenta de notas IA, explicados de forma simples. Cada definição tem de uma a três frases, escritas para serem usadas diretamente por motores de busca ou IA. Para dúvidas de compra, a FAQ conformidade e soberania responde ponto a ponto; para ver essas peças funcionando juntas, teste Leexi em uma de suas reuniões.

O produto e o resumo

Ferramenta de notas IA. Um software que participa da sua reunião (videoconferência, telefone ou presencial), transcreve e gera o resumo: decisões, ações, prazos. Ele escreve as notas para você, em vez de ajudar a escrever as suas. O funcionamento completo está detalhado em a tomada de notas por IA.

Notetaker. Termo inglês comum para ferramenta de notas IA. Na Leexi, dizemos «ferramenta de notas IA».

Resumo (CR). Documento redigido após a reunião: síntese, decisões tomadas, tarefas atribuídas e prazos. É o entregável, em contraste com a transcrição bruta. Ferramentas de resumo de reunião o produzem automaticamente.

Ata (PV). Resumo formal de uma instância: conselho administrativo, assembleia geral, CSE, conselho municipal. Mesma lógica do CR, com exigência formal mais rigorosa.

Transcrição. Texto palavra por palavra do que foi dito na reunião. Serve de base para o resumo, mas é bruta: precisa ser analisada para extrair o essencial.

Identificação do locutor (quem fala). Atribuição de cada trecho da transcrição à pessoa que falou. Permite saber quem assumiu qual compromisso.

Resumo automático. Síntese gerada a partir da transcrição: o essencial da reunião, sem reler tudo.

Template de resumo. Modelo de resumo adaptado a um tipo de reunião, como entrevista ou reunião comercial. O resumo foca no que importa para esse tipo.

Biblioteca. Histórico das suas reuniões gravadas, acessível. Você encontra uma conversa passada sem reabrir a gravação.

Assistente (bot). Agente que participa da reunião para gravar e transcrever. Visível na reunião, conforme exige o EU AI Act.

Autopreenchimento CRM. Preenchimento automático dos campos do seu CRM a partir do resumo, sem digitação. O resumo correto vai para o registro certo, via integrações CRM e videoconferência.

Presencial. Reunião em sala, em oposição à videoconferência. Ferramenta de notas IA que funciona só em vídeo não capta essas reuniões; aplicativo móvel grava a sala.

Conformidade e soberania

RGPD. Regulamento europeu de dados pessoais. Para ferramenta de notas IA, impõe base legal para gravação, informação dos participantes e prazo controlado de conservação.

Base legal. Fundamento jurídico que autoriza a gravação. Internamente, empregador pode usar interesse legítimo após teste de equilíbrio e informação prévia; para chamadas externas, geralmente é necessário consentimento explícito.

Consentimento datado. Prova datada de que participantes foram informados e consentiram, guardada em log exportável e configurável por equipe e país.

ISO 27001. Norma voluntária de segurança da informação. Não é obrigação legal, mas virou pré-requisito em licitações B2B, grandes contas e setor público. Detalhes em certificações, auditorias e conformidade.

ISO 42001. Norma para gestão de sistemas de inteligência artificial. Na Leexi, está em andamento.

NIS2. Diretiva europeia que impõe obrigação legal de segurança para entidades "essenciais" e "importantes". É ela, não a ISO 27001, que cria a obrigação; ISO 27001 é meio para cumprir.

EU AI Act. Regulamento europeu sobre IA. Exige transparência (assistente visível na reunião) e análises de impacto para usos sensíveis. Compromisso da Leexi com o EU AI Act está documentado.

Cloud Act. Lei americana que permite autoridades dos EUA exigirem acesso a dados de empresa americana, mesmo armazenados fora. Por isso, hospedagem AWS na França não garante soberania estrita.

Hospedagem soberana. Hospedagem que atende três condições: datacenters fisicamente na França, entidade jurídica não sujeita a leis extraterritoriais e controle acionário europeu.

HDS (Hospedagem de Dados de Saúde). Certificação obrigatória para hospedar dados pessoais de saúde na França. Sem ela, ferramenta não pode tratar esses dados para estrutura de saúde.

SecNumCloud. Qualificação da ANSSI que atesta alto nível de segurança e imunidade a leis extraeuropeias. Principalmente para setor público e dados sensíveis.

DPA (acordo de processamento de dados). Contrato que regula o tratamento dos seus dados pelo fornecedor. Uma das primeiras peças que um DPO pede antes da compra.

Subcontratado. Prestador que processa dados em nome do fornecedor. Lista de subcontratados é prova exigida para mapear cadeia de processamento.

Não-treinamento. Garantia de que suas conversas não são usadas para treinar modelos de IA. Primeiro ponto verificado pelas equipes técnicas.

Circuito fechado. Processamento onde modelo de linguagem roda em perímetro controlado, sem expor dados a terceiros. Na Leexi, modelo roda via Azure França, em circuito fechado.

Criptografia em trânsito e repouso. Proteção dos dados durante transferência e armazenamento.

Schrems II / Data Privacy Framework. Quadro jurídico que regula transferências de dados pessoais da UE para os EUA. Ferramenta que hospeda e processa tudo nos EUA depende dele.

SOC 2. Relatório de auditoria americano, equivalente funcional da ISO 27001. Compradores pedem um ou outro como prova externa, não só declaração.

DPIA / AIPD (análise de impacto). Análise de impacto sobre proteção de dados, exigida para tratamentos sensíveis. EU AI Act a torna quase obrigatória antes de implantar IA.

Pseudonimização e anonimização. Pseudonimizar é substituir identificadores por códigos reversíveis; anonimizar é tornar identificação impossível. Só anonimização retira dado do âmbito do RGPD.

Dados pessoais (PII). Informação que identifica pessoa direta ou indiretamente. Transcrição de reunião quase sempre contém: nomes, cargos, falas.

Residência dos dados. Local físico onde seus dados são armazenados. Para Leexi, é a França.

Por trás da técnica

Reconhecimento de voz (ASR, speech-to-text). Conversão da fala em texto. Primeira etapa da cadeia: sem transcrição confiável, não há resumo confiável.

Diarização. Nome técnico para identificação do locutor: dividir áudio e atribuir cada trecho à pessoa correta. Permite escrever "quem disse o quê".

Detecção de atividade vocal (VAD). Identificação dos momentos em que alguém fala, para transcrever e ignorar silêncios e ruídos.

Taxa de erro de palavras (WER). Medida da qualidade da transcrição: % de palavras mal transcritas. Quanto menor, melhor; ferramentas se diferenciam em francês e holandês.

Processamento de linguagem natural (NLP). Técnicas que permitem máquina analisar e produzir linguagem. Transforma transcrição bruta em resumo estruturado.

Grande modelo de linguagem (LLM). Modelo de IA que redige resumo, decisões e tarefas a partir da transcrição. Na Leexi, é modelo OpenAI rodando via Azure França, em circuito fechado.

Prompt e template de prompt. Instrução dada ao modelo para gerar resumo. Template por tipo de reunião orienta resumo ao que importa nesse tipo.

RAG (geração aumentada por recuperação). Técnica onde modelo responde baseado em documentos precisos, não só memória. Na Leexi, "Ask Leexi" consulta histórico das suas reuniões.

Resumo extrativo e abstrativo. Extrativo: seleciona frases literais. Abstrativo: reformula. Bom resumo combina ambos: decisão reformulada, citação exata quando relevante.

Alucinação. Quando modelo gera informação plausível mas falsa. Em resumo, risco a monitorar e motivo pelo qual nada é enviado antes da sua revisão.

Vocabulário profissional / dicionário personalizado. Adição de termos do seu setor (nomes, siglas, jargão) para transcrição correta.

Latência e tempo real. Atraso entre fala e transcrição. Em tempo real, transcrição aparece durante reunião, não depois.

API e webhook. Pontos técnicos que enviam automaticamente resumo para outra ferramenta (CRM, base de conhecimento) sem intervenção humana.

Criptografia TLS e AES. TLS protege dados na transferência, AES no armazenamento. É o sentido concreto de "criptografado em trânsito e repouso".

Integrações e implantação

CRM. Ferramenta que centraliza contatos e oportunidades (HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Dynamics). Desafio para ferramenta de notas IA é enviar resumo ao lugar certo.

VoIP. Telefonia pela internet (Aircall, Ringover). Permite captar e resumir chamadas, não só videoconferências.

SSO / SAML. Autenticação única que conecta ferramenta ao diretório da empresa. Implementação geralmente feita pelo administrador de TI.

Conexão com agenda. Ligação da ferramenta ao seu calendário (Outlook, Google Agenda), permitindo que assistente entre automaticamente nas reuniões agendadas.