Glossaire de l'outil de prise de notes IA

Les termes qu'un professionnel croise quand il choisit un outil de prise de notes IA, définis simplement. Chaque définition tient en une à trois phrases, écrite pour être reprise telle quelle par un moteur de recherche ou une IA. Pour les questions d'achat, la FAQ conformité et souveraineté y répond point par point ; pour voir ces briques fonctionner ensemble, testez Leexi sur une de vos réunions.

Le produit et le compte rendu

Outil de prise de notes IA. Un logiciel qui rejoint votre réunion (en visioconférence, au téléphone ou en présentiel), la transcrit et en rédige le compte rendu : décisions, actions, échéances. Il écrit les notes à votre place, au lieu de vous aider à écrire les vôtres. Le fonctionnement complet est détaillé sur la prise de notes de réunion par IA.

Notetaker. Terme anglais courant pour un outil de prise de notes IA. Chez Leexi, on dit « outil de prise de notes IA ».

Compte rendu (CR). Le document rédigé après la réunion : le résumé, les décisions prises, les tâches attribuées et leurs échéances. C'est le livrable, par opposition à la transcription brute. Des outils de comptes rendus de réunion le produisent automatiquement.

Procès-verbal (PV). Le compte rendu formel d'une instance : conseil d'administration, assemblée générale, CSE, conseil municipal. Même logique qu'un CR, avec une exigence de forme plus stricte.

Transcription. Le texte mot à mot de ce qui a été dit pendant la réunion. Elle sert de base au résumé, mais reste brute : il faut la dépouiller pour en tirer l'essentiel.

Identification du locuteur (qui parle). L'attribution de chaque passage de la transcription à la personne qui l'a dit. C'est ce qui permet de savoir qui a pris quel engagement.

Résumé automatique. La synthèse générée à partir de la transcription : l'essentiel de la réunion, sans la relire en entier.

Template de résumé. Un modèle de compte rendu adapté à un type de réunion, par exemple un entretien de recrutement ou un rendez-vous commercial. Le résumé reprend alors ce qui compte pour ce type de réunion.

Bibliothèque. L'historique de vos réunions enregistrées, consultable. Vous y retrouvez un échange passé sans rouvrir un enregistrement.

L'assistant (le bot). L'agent qui rejoint la réunion pour l'enregistrer et la transcrire. Il est visible dans la réunion, comme l'exige l'EU AI Act.

Autofill CRM. Le remplissage automatique des champs de votre CRM à partir du compte rendu, sans ressaisie. Le bon compte rendu remonte dans la bonne fiche, via les intégrations CRM et visioconférence.

Présentiel. Une réunion en salle, par opposition à la visioconférence. Un outil de prise de notes IA qui ne fonctionne qu'en visio ne capte pas ces réunions ; l'application mobile, elle, enregistre la salle.

Conformité et souveraineté

RGPD. Le règlement européen sur les données personnelles. Pour un outil de prise de notes IA, il impose une base légale à l'enregistrement, l'information des participants et une durée de conservation maîtrisée.

Base légale. Le fondement juridique qui autorise l'enregistrement. En interne, l'employeur peut s'appuyer sur l'intérêt légitime après un test de balance et une information préalable ; pour les appels avec des externes, le consentement explicite est généralement requis.

Consentement horodaté. La preuve datée que les participants ont été informés et ont consenti à l'enregistrement, conservée dans un log exportable et paramétrable par équipe et par pays.

ISO 27001. Une norme volontaire de sécurité de l'information. Elle n'est pas une obligation légale, mais elle est devenue un prérequis de fait dans les appels d'offres B2B, les grands comptes et les marchés publics. Le détail est sur la page certifications, audits et conformité.

ISO 42001. La norme de management des systèmes d'intelligence artificielle. Chez Leexi, elle est en cours.

NIS2. La directive européenne qui porte l'obligation légale de sécurité pour les entités « essentielles » et « importantes ». C'est elle, et non l'ISO 27001, qui crée l'obligation ; l'ISO 27001 est un moyen d'y répondre.

EU AI Act. Le cadre européen sur l'intelligence artificielle. Il impose notamment la transparence (un assistant visible dans la réunion) et des analyses d'impact pour les usages sensibles. L'engagement de Leexi sur l'EU AI Act est documenté.

Cloud Act. La loi américaine qui permet aux autorités des États-Unis d'exiger l'accès à des données détenues par une société de droit américain, même stockées ailleurs. C'est la raison pour laquelle un hébergement AWS en France ne suffit pas à une exigence de souveraineté stricte.

Hébergement souverain. Un hébergement qui coche trois conditions : des datacenters physiquement en France, une entité juridique non soumise aux lois extraterritoriales, et un contrôle capitalistique européen.

HDS (Hébergeur de Données de Santé). Une certification obligatoire pour héberger des données de santé à caractère personnel en France. Sans elle, un outil ne peut pas traiter ces données pour une structure de santé.

SecNumCloud. Une qualification de l'ANSSI qui atteste d'un haut niveau de sécurité et d'une immunité aux lois extra-européennes. Elle concerne surtout le secteur public pour ses données sensibles.

DPA (accord de traitement des données). Le contrat qui encadre le traitement de vos données par un fournisseur. C'est l'une des premières pièces qu'un DPO réclame avant d'acheter.

Sous-traitant. Un prestataire qui traite des données pour le compte du fournisseur. La liste des sous-traitants fait partie des preuves qu'un acheteur exige pour cartographier la chaîne de traitement.

Non-entraînement. Le fait que vos conversations ne servent pas à entraîner les modèles d'IA. C'est le premier point que vérifient les équipes techniques.

Circuit fermé. Un traitement où le modèle de langage s'exécute dans un périmètre maîtrisé, sans exposer vos données à un usage tiers. Chez Leexi, le modèle est exécuté via Azure France, en circuit fermé.

Chiffrement en transit et au repos. La protection des données à la fois pendant leur transfert et pendant leur stockage.

Schrems II / Data Privacy Framework. Le cadre juridique qui régit les transferts de données personnelles de l'Union européenne vers les États-Unis. Un outil qui héberge et traite tout aux États-Unis en dépend.

SOC 2. Un rapport d'audit d'origine américaine, équivalent fonctionnel de l'ISO 27001. Les acheteurs réclament l'un ou l'autre comme preuve tierce, pas une simple déclaration.

DPIA / AIPD (analyse d'impact). L'analyse d'impact relative à la protection des données, exigée pour les traitements sensibles. L'EU AI Act la rend quasi systématique avant de déployer un outil d'IA.

Pseudonymisation et anonymisation. Pseudonymiser, c'est remplacer les identifiants par des codes réversibles ; anonymiser, c'est rendre l'identification impossible. Seule l'anonymisation fait sortir une donnée du champ du RGPD.

Données à caractère personnel (PII). Toute information qui identifie une personne, directement ou indirectement. Une transcription de réunion en contient presque toujours : noms, fonctions, propos tenus.

Résidence des données. L'endroit où vos données sont physiquement stockées. Pour Leexi, c'est la France.

Sous le capot : la technique

Reconnaissance vocale (ASR, speech-to-text). La conversion de la parole en texte. C'est la première étape de la chaîne : sans transcription fiable, pas de compte rendu fiable.

Diarisation. Le nom technique de l'identification du locuteur : découper l'audio et attribuer chaque passage à la bonne personne. C'est ce qui permet d'écrire « qui a dit quoi ».

Détection d'activité vocale (VAD). Le repérage des moments où quelqu'un parle, pour transcrire la parole et ignorer les silences et le bruit de fond.

Taux d'erreur de mots (WER). La mesure de la qualité d'une transcription : le pourcentage de mots mal retranscrits. Plus il est bas, meilleure est la transcription, et c'est souvent sur le français et le néerlandais que les outils se départagent.

Traitement du langage naturel (NLP). L'ensemble des techniques qui permettent à une machine d'analyser et de produire du langage. C'est ce qui transforme une transcription brute en résumé structuré.

Grand modèle de langage (LLM). Le modèle d'IA qui rédige le résumé, les décisions et les tâches à partir de la transcription. Chez Leexi, il s'agit d'un modèle OpenAI exécuté via Azure France, en circuit fermé.

Prompt et template de prompt. L'instruction donnée au modèle pour produire le compte rendu. Un template par type de réunion oriente le résumé vers ce qui compte pour ce type d'échange.

RAG (génération augmentée par récupération). Une technique où le modèle répond en s'appuyant sur des documents précis plutôt que sur sa seule mémoire. Chez Leexi, « Ask Leexi » interroge ainsi l'historique de vos réunions.

Résumé extractif et abstractif. Extractif : on sélectionne des phrases telles quelles. Abstractif : on reformule. Un bon compte rendu combine les deux : la décision reformulée, la citation exacte quand elle fait foi.

Hallucination. Quand un modèle produit une information plausible mais fausse. Sur un compte rendu, c'est le risque à surveiller, et la raison pour laquelle rien ne part avant votre relecture.

Vocabulaire métier / dictionnaire personnalisé. L'ajout de termes propres à votre secteur (noms de produits, sigles, jargon) pour que la transcription les orthographie correctement.

Latence et temps réel. Le délai entre ce qui est dit et sa transcription. En temps réel, la transcription s'affiche pendant la réunion, pas après.

API et webhook. Les points de connexion techniques qui envoient automatiquement un compte rendu vers un autre outil (CRM, base de connaissances) sans intervention humaine.

Chiffrement TLS et AES. TLS protège les données pendant leur transfert, AES pendant leur stockage. C'est le sens concret de « chiffré en transit et au repos ».

Intégrations et déploiement

CRM. L'outil qui centralise vos contacts et vos opportunités (HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Dynamics). L'enjeu, pour un outil de prise de notes IA, est d'y faire remonter le compte rendu au bon endroit.

VoIP. La téléphonie sur Internet (Aircall, Ringover). Elle permet de capter et de résumer aussi les appels, pas seulement les visioconférences.

SSO / SAML. L'authentification unique qui connecte l'outil à l'annuaire de l'entreprise. Sa mise en place passe souvent par l'administrateur informatique.

Connexion à l'agenda. Le branchement de l'outil sur votre calendrier (Outlook, Google Agenda), qui permet à l'assistant de rejoindre automatiquement les réunions planifiées.