Preise für KI-Notizsoftware 2026: was die Nutzung im Team wirklich kostet

Sie sehen ein KI-Tool für Notizen für 10 € pro Monat. Dann kommen CRM, SSO, KI-Credits oder ein paar Nutzer hinzu, und die Rechnung hat schnell nicht mehr viel mit dem Einstiegspreis zu tun.

Der erste kostenpflichtige Plan kostet in der Regel zwischen 7 € und 14 € pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung. Dieser Einstiegspreis sagt jedoch wenig über die tatsächlichen Kosten aus.

Sobald Sie die Protokolle an Ihr CRM senden, SSO aktivieren oder bestimmte KI-Funktionen stärker nutzen möchten, müssen Sie oft auf einen höheren Plan wechseln oder kostenpflichtige Optionen hinzubuchen.

Diese Seite vergleicht acht Angebote: Leexi, Fireflies, Otter, Fathom, Granola, Read AI sowie die Notizfunktionen von Microsoft 365 und Google Workspace.

Die Preise wurden am 3. Oktober 2026 auf den offiziellen Seiten der Anbieter erhoben. Dollarbeträge sind zum letzten von der Europäischen Zentralbank veröffentlichten Referenzkurs umgerechnet, dem vom 2. Oktober 2026 (1 € = 1,1225 $). Der offizielle Preis steht jeweils in Klammern.

Transparenz. Dieser Vergleich wird von Leexi veröffentlicht, das selbst zu den verglichenen Tools gehört. Wir haben auf alle Lösungen dieselben Kriterien angewendet. Alle Informationen stammen aus offiziellen Quellen, geprüft am 3. Oktober 2026, auch dort, wo Leexi schlechter abschneidet.

Drei Arten, für KI-Notizen zu bezahlen

Heute bestehen drei Modelle nebeneinander:

• ein begrenzter kostenloser Plan, danach kostenpflichtige Pläne. Das ist bei Fireflies, Otter, Fathom, Granola und Read AI der Fall;
• eine kostenpflichtige Lizenz ohne kostenlosen Plan, mit Testphase. Das ist bei Leexi der Fall, das eine 7-tägige Testphase anbietet;
• eine Option, die in einer Office-Suite enthalten ist oder zu einer Suite hinzukommt, die Sie bereits bezahlen. Bei Microsoft laufen Notizen über Teams Premium oder eine Copilot-Lizenz. Bei Google sind sie ab dem Workspace-Tarif Business Standard enthalten.

Der erste kostenpflichtige Plan jedes Tools

Beim Einstiegspreis kosten drei Angebote weniger als Leexi: Otter Pro, Teams Premium und Fireflies Pro.

Leexi hat keinen kostenlosen Plan. Der Starter-Plan begrenzt die Nutzung auf 20 Stunden Gespräche pro Monat und auf 5 Lizenzen.

Der Plan, den Sie für die Nutzung im Team wirklich brauchen

Oft beginnt sich genau hier der tatsächliche Preis vom anfangs angezeigten Tarif zu entfernen.

Ein Team möchte vielleicht die Protokolle an sein CRM senden, Fragen zum Verlauf der Meetings stellen und ab einer gewissen Größe das Tool per SSO an sein Verzeichnis anbinden.

Diese Funktionen sind jedoch nicht bei jedem Anbieter im selben Plan enthalten:

Microsoft und Google sind nicht in dieser Tabelle aufgeführt. Bei ihnen hängen CRM und SSO von der Office-Suite ab, nicht von der Notizfunktion.

Was die kostenlosen Pläne wirklich ermöglichen

Das Wort "kostenlos" kann auch einige wichtige Grenzen verbergen.

Und diese stehen manchmal eher in der Dokumentation als auf der Preisseite:

• Fireflies zeigt im kostenlosen Plan "Unlimited transcription" an. Die Dokumentation präzisiert, dass "unbegrenzt" voraussetzt, die automatische Transkription Ihrer Meetings zu aktivieren. Ohne sie ist das kostenlose Konto auf 3 Meetings begrenzt;
• Otter sperrt den Zugriff nach 30 Minuten pro Gespräch. Die Aufnahme läuft weiter, aber der Rest bleibt unzugänglich;
• Read AI endet bei 5 Meetings pro Monat mit höchstens einer Stunde;
• Granola zeigt nur die Notizen der letzten 30 Tage an. Ältere bleiben gespeichert und lassen sich exportieren;
• Fathom nimmt unbegrenzt auf, erstellt aber nur 5 erweiterte Zusammenfassungen pro Monat;
• Leexi hat keinen kostenlosen Plan.

Die Details zu den kostenlosen Versionen, Tool für Tool, finden Sie auf unserer Seite zu kostenlosen KI-Tools für Notizen.

Die Kosten, die nicht auf der Preisseite stehen

Das ist wahrscheinlich der wichtigste Punkt, um die Angebote richtig zu vergleichen: der Preis pro Nutzer reicht nicht immer aus.

KI-Credits

Bei Fireflies verbrauchen bestimmte KI-Funktionen Credits: der Frage-Assistent, das Befüllen des CRM oder auch die Analysen.

Die enthaltenen Credits werden vom gesamten Team geteilt. Die Hilfeseiten von Fireflies beschreiben sie mal als einmalig bereitgestellt, mal als monatlich erneuert.

Zusätzliche Credits kosten von 5 $ für 50 Credits bis 600 $ für 10.000 Credits pro Monat. Sind sie aufgebraucht, wechselt das Konto automatisch in die nächsthöhere Stufe, sofern Sie diese Option nicht deaktivieren.

Mindestanzahl an Lizenzen

SSO setzt bei drei Anbietern zudem ein Mindestvolumen voraus:

• 100 Nutzer bei Otter;
• 50 Nutzer bei Granola;
• 5 Lizenzen bei Read AI, im Angebot Enterprise+.

Die Pläne Team und Business von Fathom erfordern mindestens 2 Nutzer.

Umgekehrt ist der Starter-Plan von Leexi auf 5 Lizenzen begrenzt.

Die Grenzen im Kleingedruckten

Manche als "unbegrenzt" angekündigte Angebote behalten ebenfalls Grenzen:

• Leexi kündigt in den Plänen AI-Meeting und Business "unbegrenzte" Meetings im Rahmen einer fairen Nutzung an. Die Schwelle dieser fairen Nutzung ist nicht veröffentlicht;
• Otter Business kündigt unbegrenzte Meetings an. Der Frage-Assistent bleibt auf 200 Anfragen pro Monat begrenzt, das Tool auf 3 gleichzeitige Meetings;
• Fireflies knüpft die unbegrenzte Transkription im kostenlosen Plan an die automatische Transkription.

Lizenzen, die Sie vorher besitzen müssen

Ein weiterer Kostenpunkt: In manchen Fällen kommt das Notiz-Tool zu einer Lizenz hinzu, die Sie bereits besitzen müssen.

• Microsoft: Teams Premium und Copilot kommen zu einer Microsoft-365-Lizenz mit Teams hinzu;
• Google: Die Notizfunktion setzt voraus, dass der Organisator des Meetings über den Tarif Business Standard oder höher verfügt.

Monatlich oder jährlich bezahlen

Der Unterschied kann erheblich werden, wenn Sie den Preis mit einem ganzen Team multiplizieren.

Granola bietet außerhalb eines Enterprise-Vertrags keine jährliche Abrechnung an.

Bei Leexi erfolgt der Wechsel vom Monats- zum Jahresabonnement über den Support, der eine Rechnung für alle Lizenzen ausstellt.

Microsoft 365 und Google Workspace: was die bereits bezahlte Lizenz abdeckt

Diese Frage kommt in Demos häufig: Warum ein zusätzliches Tool bezahlen, wenn das Unternehmen bereits Microsoft 365 oder Google Workspace bezahlt?

Ein Verantwortlicher einer Universität formuliert es so: "Die Universität hat eine Copilot-Lizenz. Und deshalb könnte ich den bequemen Weg wählen."

Was diese Lizenzen laut der Dokumentation der beiden Anbieter abdecken:

• Microsoft: Teams-Meetings und -Anrufe sowie Präsenzmeetings in Räumen mit Teams Rooms. Copilot funktioniert nicht in Meetings, die von einer anderen Organisation gehostet werden. Nur eine Sprache pro Meeting. Die Hilfeseite zur intelligenten Zusammenfassung listet 25 Sprachen auf und präzisiert an anderer Stelle, dass die KI-Notizen Meetings betreffen, die "transcribed in English" sind;
• Google: nur Google-Meet-Meetings, in 8 Sprachen, darunter Französisch, eine Sprache pro Meeting. Notizen bei Präsenzmeetings funktionieren von einem Computer aus, auf meet.google.com. Die Notizen werden in einem Google-Dokument gespeichert.

Ein Leexi-Kunde schrieb dem Support, dass ihm der Preis eines eigenen Tools zu hoch erscheine, "now that the features are available straight in Google/Teams".

Ein spezialisiertes Tool lohnt sich vor allem dann, wenn Ihre Meetings über mehrere Videokonferenzplattformen laufen, mehrere Sprachen mischen oder wenn Sie ein an jede Art von Meeting angepasstes Protokoll erwarten.

Ein Kunde beschrieb es uns als Möglichkeit, "den Copilot-Effekt zu vermeiden, der total enttäuschend ist, weil man etwas sehr Generisches bekommt".

Die Tools im Einzelnen

Leexi

• Einstiegspreis: 12 € zzgl. MwSt. pro Lizenz und Monat bei jährlicher Abrechnung (Starter)
• Kostenloser Plan: keiner, 7-tägige Testphase
• Hosting: Frankreich (AWS), Scaleway optional

Leexi verkauft drei Pläne: Starter für 12 € zzgl. MwSt., AI-Meeting für 23 € zzgl. MwSt. und Business für 39 € zzgl. MwSt., bei jährlicher Abrechnung.

Die Übertragung ins CRM (Salesforce, HubSpot, Pipedrive, Dynamics und weitere) ist dem Business-Plan vorbehalten.

Drei Module lassen sich zu jedem Plan hinzufügen: Governance für SSO und Audit, Coach für die Analyse von Vertriebsgesprächen, Scaleway für einen Wechsel des Hosting-Anbieters.

Fireflies

• Einstiegspreis: ≈ 8,91 € (10 $) pro Platz und Monat bei jährlicher Abrechnung (Pro)
• Kostenloser Plan: ja, 3 Meetings ohne automatische Transkription
• Hosting: standardmäßig USA

Fireflies öffnet das CRM ab dem Pro-Plan für das gesamte Team. Otter tut das in Pro ebenfalls, aber nur für einen einzigen Nutzer.

Die KI-Funktionen von Fireflies beruhen auf Credits, die das Team teilt und die über die enthaltenen hinaus zusätzlich verkauft werden.

Otter

• Einstiegspreis: ≈ 7,42 € (8,33 $) pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung (Pro)
• Kostenloser Plan: 300 Minuten pro Monat, 30 Minuten pro Gespräch
• Hosting: nicht öffentlich dokumentiert

Otter hat den niedrigsten Einstiegspreis in diesem Vergleich.

Der Pro-Plan begrenzt die Nutzung auf 1.200 Minuten pro Monat und auf 90 Minuten pro Meeting. Zusätzliche Minuten lassen sich nicht kaufen: Sie müssen den Plan wechseln.

Die Karte des Business-Plans kündigt unbegrenzte Datei-Importe an. Die Tabelle auf derselben Seite und die Hilfe begrenzen sie auf 6.000 Minuten pro Monat.

Fathom

• Einstiegspreis: ≈ 13,36 € (15 $) pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung (Team, mindestens 2 Nutzer)
• Kostenloser Plan: unbegrenzte Aufnahmen, 5 erweiterte Zusammenfassungen pro Monat
• Hosting: USA

Der kostenlose Plan von Fathom nimmt Zoom-, Google-Meet- und Teams-Meetings ohne Begrenzung der Anzahl auf und speichert sie.

Fathom transkribiert keine importierten Dateien, unabhängig vom Plan.

Die Seite kündigt eine jährliche Ersparnis von "25 % und mehr" an. Die Berechnung auf Basis der angezeigten Preise ergibt je nach Plan 20 bis 26 %.

Granola

• Einstiegspreis: ≈ 12,47 € (14 $) pro Nutzer und Monat (Business), nur monatlich
• Kostenloser Plan: 30 Tage Verlauf
• Hosting: USA, ohne europäische Option

Granola erfasst den Ton des Computers, ohne dass ein Bot dem Meeting beitritt.

Der kostenlose Plan enthält bereits den Frage-Assistenten und individuelle Notizvorlagen.

Die Daten werden in den USA gehostet. Das Hilfecenter schreibt es: "We do not offer EU, UK, or other regional data residency at this time."

SSO, auf den Preiskarten ohne Bedingung dargestellt, erfordert laut FAQ derselben Seite 50 Nutzer.

Read AI

• Einstiegspreis: ≈ 13,36 € (15 $) pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung (Pro)
• Kostenloser Plan: 5 Meetings pro Monat, maximal 1 Stunde
• Hosting: USA (Virginia)

Read AI öffnet das CRM ab dem Pro-Plan und den Frage-Assistenten ab dem kostenlosen Plan.

SSO erfordert das Angebot Enterprise+ und mindestens 5 Lizenzen.

Die Seite kündigt einen Rabatt von 25 % bei jährlicher Abrechnung an. Je nach Plan beträgt der tatsächliche Unterschied zwischen den beiden angezeigten Tarifen 24 bis 25 %.

Eine Karte kündigt mehr als 20 Sprachen an, die Tabelle auf derselben Seite mehr als 16.

Microsoft 365 Copilot und Teams Premium

• Einstiegspreis: 8,70 € zzgl. MwSt. pro Nutzer und Monat (Teams Premium), Copilot Business für 18,20 € zzgl. MwSt.
• Kostenloser Plan: Copilot Chat, ohne Meeting-Notizen
• Hosting: in diesem Vergleich nicht erhoben

Teams Premium ergänzt die intelligente Zusammenfassung: KI-generierte Notizen und Aufgaben, Kapitel.

Copilot ergänzt einen Assistenten während und nach dem Meeting.

Copilot Business wird bis zum 31. Dezember 2026 für 15,60 € zzgl. MwSt. angeboten, für bestehende Microsoft-365-Kunden und nur im ersten Jahr.

Gemini in Google Workspace

• Einstiegspreis: 13,60 € pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung (Business Standard)
• Kostenloser Plan: keiner
• Hosting: in diesem Vergleich nicht erhoben

Die Notizfunktion "Notizen für mich machen" ist in Workspace ab Business Standard enthalten. In Business Starter ist sie nicht enthalten.

Die Auswahl der Abschnitte des Protokolls, etwa der Entscheidungen, steht allen auf Englisch und in einer Beta-Version für französischsprachige Nutzer zur Verfügung.

Was die Abrechnungsanfragen zeigen, die wir erhalten

Über die öffentlichen Preise hinaus zeigen die Anfragen an den Support auch einige Punkte, die Sie kennen sollten, bevor Sie das Tool in einem Team einführen.

Einen Nutzer hinzuzufügen kann eine Rechnung auslösen. Ein Nutzer, der ohne den Status "Guest" hinzugefügt wird, erhält eine kostenpflichtige Lizenz, und die Rechnung geht sofort raus.

Ein Workspace mischt keine zwei Lizenztypen. Um einigen Kollegen Starter und anderen AI-Meeting zu geben, müssen Sie entweder alle auf denselben Plan setzen oder zwei Workspaces nutzen.

Die Kündigung erfolgt in den Einstellungen, im Bereich Abrechnung, über die Änderung der Zahlungsmethode.

Welches Angebot für Ihre Situation

Es gibt also nicht das absolut günstigste Tool. Die richtige Wahl hängt vor allem davon ab, wie Ihr Team arbeitet.

• alle Ihre Meetings finden in Teams statt und Sie haben Microsoft 365: Teams Premium oder Copilot;
• alle Ihre Meetings finden in Google Meet statt und Sie haben Workspace Business Standard: die Notizfunktion von Gemini, bereits enthalten;
• Sie möchten mit kleinem Volumen testen, ohne Kreditkarte: die kostenlosen Pläne von Otter, Fathom, Read AI oder Granola, mit ihren Grenzen;
• Sie möchten das CRM zum niedrigsten Preis: Fireflies Pro oder Read AI Pro;
• Ihre Meetings laufen über mehrere Videokonferenz-Tools und in Präsenz, und Ihre Daten müssen in Frankreich bleiben: Leexi, mit AI-Meeting oder mit Business für das CRM.

Häufig gestellte Fragen

Was kostet ein KI-Tool für Notizen für ein Team von 10 Personen?

Die Kosten hängen vor allem von dem Plan ab, der Zugang zu den Funktionen gibt, die Ihr Team braucht, und nicht nur vom Einstiegspreis.

Für 10 Nutzer mit Übertragung ins CRM ergeben die Preise vom 3. Oktober 2026 bei jährlicher Abrechnung etwa 89 € pro Monat bei Fireflies Pro, 134 € bei Read AI Pro und 390 € zzgl. MwSt. bei Leexi Business.

Rechnen Sie bei Fireflies die KI-Credits hinzu und den Preis für SSO, falls Sie es benötigen.

Reichen Copilot oder Gemini, wenn unser Unternehmen bereits Microsoft 365 oder Google Workspace bezahlt?

Ja, wenn alle Ihre Meetings in Teams oder in Google Meet stattfinden, in einer einzigen Sprache.

Copilot deckt keine Meetings ab, die von einer anderen Organisation gehostet werden, und Gemini deckt nur Meet ab.

Jedes funktioniert also in seiner eigenen Videokonferenzlösung, mit einer Sprache pro Meeting: Meetings auf Zoom, Teams und Meet zugleich oder zweisprachige Meetings fallen aus ihrem Anwendungsbereich.

Reicht ein kostenloser Plan für ein Team?

Selten über einen Test hinaus.

Die kostenlosen Pläne begrenzen die Anzahl der Meetings (5 bei Read AI), die zugängliche Dauer (30 Minuten pro Gespräch bei Otter), den Verlauf (30 Tage bei Granola) oder die Zusammenfassungen (5 pro Monat bei Fathom).

Keiner enthält SSO.

Was ist ein KI-Credit, und welche Tools berechnen ihn?

Ein KI-Credit ist eine Einheit, die bei jeder Nutzung einer KI-Funktion verbraucht wird, etwa bei einer Frage zu einem Meeting oder beim Befüllen eines CRM-Felds.

Fireflies funktioniert so: Die enthaltenen Credits werden vom gesamten Team geteilt, und zusätzliche Credits kosten von 5 $ bis 600 $ pro Monat.

Wo werden die Daten je nach gewähltem Tool gehostet?

Fathom, Granola und Read AI hosten die Daten in den USA, und Granola bietet keine europäische Option an.

Fireflies hostet standardmäßig in den USA und behält die Wahl der Region seinem Enterprise-Angebot vor.

Leexi hostet die Daten in Frankreich, mit Scaleway als Option.

Otter dokumentiert die Speicherregion nicht öffentlich.

Ist es besser, monatlich oder jährlich zu bezahlen?

Die jährliche Abrechnung kostet je nach Tool 16 % bis 51 % weniger.

Granola bietet die jährliche Abrechnung nur im Enterprise-Vertrag an, und Fireflies verkauft sein Enterprise-Angebot nur jährlich.

Bietet Leexi einen kostenlosen Plan an?

Leexi bietet eine 7-tägige Testphase an, danach drei Pläne: Starter für 12 € zzgl. MwSt. pro Lizenz und Monat bei jährlicher Abrechnung, AI-Meeting für 23 € zzgl. MwSt. und Business für 39 € zzgl. MwSt.

Der Starter-Plan umfasst 20 Stunden Gespräche pro Monat für höchstens 5 Lizenzen.

Quellen

Preise und Bedingungen am 3. Oktober 2026 auf den offiziellen Seiten der Anbieter erhoben. Preise und Angebote ändern sich: Prüfen Sie sie vor jedem Kauf auf der Seite des Anbieters.

• Leexi: leexi.ai/de/preise, docs.leexi.ai (Pläne, Module, Grenzen)
• Fireflies: fireflies.ai/pricing, guide.fireflies.ai (Pläne, KI-Credits, kostenloser Plan, Testphase, Datenspeicherung)
• Otter: otter.ai/pricing, otter.ai/business, help.otter.ai (kostenloser Plan, Testphase, API, SSO)
• Fathom: fathom.ai/pricing, help.fathom.video (Pläne, Ask Fathom, Speicherung in den USA, Importe)
• Granola: granola.ai/pricing, docs.granola.ai (Abonnements, SSO, Sicherheit und Daten)
• Read AI: read.ai/pricing, support.read.ai (kostenpflichtige Pläne, kostenloser Plan, Testphase, Datenregion)
• Microsoft: microsoft.com/fr-fr/microsoft-365-copilot/pricing, microsoft.com/fr-fr/microsoft-teams/premium, learn.microsoft.com (intelligente Zusammenfassung, Facilitator), support.microsoft.com (Sprachen)
• Google: workspace.google.com/intl/fr/pricing, support.google.com/meet (Notizen für mich machen, Präsenzmeetings)
• Wechselkurs: Europäische Zentralbank, Referenzkurs vom 2. Oktober 2026, 1 € = 1,1225 $

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