Een meertalige vergadering transcriberen: wat werkt en wat niet

U hebt net een vergadering van twee uur afgerond. U opent het transcript en stelt vast dat sommige passages in de verkeerde taal staan, dat sommige woorden moeilijk te begrijpen zijn en dat het verslag Frans en Engels door elkaar gebruikt.

Dat is het soort probleem dat het hele nut van automatische transcriptie kan tenietdoen.

Een meertalige vergadering is moeilijker te transcriberen dan een vergadering waarin iedereen dezelfde taal spreekt. Iemand kan midden in een zin van het Frans naar het Engels overschakelen, meerdere deelnemers kunnen elk hun eigen taal spreken, of de vergadering kan in het Frans verlopen terwijl het verslag in het Italiaans moet worden verstuurd.

En vooral: verwar de taal van het transcript niet met die van het verslag.

U kunt een correct transcript in het Frans hebben en toch een samenvatting in het Engels krijgen. Omgekeerd zal het vertalen van het verslag nooit een transcript herstellen dat het gesprek verkeerd heeft begrepen.

Om verrassingen te vermijden, moet u dus naar de hele keten kijken: de vergadering moet correct worden opgenomen, het gesprek correct worden getranscribeerd en het verslag in de juiste taal worden opgesteld.

Daar wordt de kwaliteit van een meertalige vergadering echt bepaald.

Wat verstaat men onder een meertalige vergadering?

Niet alle vergaderingen met meerdere talen lijken op elkaar.

In sommige gevallen worden meerdere talen gebruikt binnen hetzelfde gesprek. Iemand kan Frans spreken en enkele seconden later overschakelen naar het Nederlands of het Engels.

In andere gevallen spreekt elke deelnemer zijn eigen taal. Eenzelfde vergadering kan zo mensen samenbrengen die Frans, Engels en Nederlands spreken.

En dan is er nog een derde, zeer courant geval: de vergadering verloopt in één taal, maar het verslag moet in een andere worden opgesteld.

Deze situaties stellen niet precies dezelfde problemen.

Waarom dit alles verandert

De taal komt op meerdere momenten van de vergadering in het spel.

Eerst moet correct worden begrepen wat er gezegd wordt. Vervolgens moet het in de juiste taal worden getranscribeerd. Ten slotte moet het verslag worden opgesteld in de taal die de ontvanger verwacht.

Een instelling die de transcriptie verbetert, verandert dus niet noodzakelijk de taal van het verslag.

En een vertaling van het verslag kan een transcriptie die al fout was, niet herstellen.

Wat er concreet misgaat

De taal die midden in een gesprek verandert

Dit is wellicht het meest zichtbare probleem.

Wanneer een spreker van de ene naar de andere taal overschakelt, kan de automatische detectie zich vergissen. Er ontstaan dan woorden die aan de verkeerde taal worden toegeschreven, of een zin die moeilijk te begrijpen wordt.

In januari mengde een door een gebruiker gemeld transcript tien talen in één zin, terwijl de persoon Nederlands sprak.

In april bevatte een ander verslag passages in het Spaans en het Engels, terwijl de vergadering volledig in het Frans had plaatsgevonden.

In beide gevallen gaat het niet gewoon om een transcriptiefout. De tool heeft de gebruikte taal niet correct herkend.

Het verslag komt in de verkeerde taal aan

Dat is weer iets anders.

Het transcript kan correct zijn terwijl het verslag wordt gegenereerd in een taal die niet gepland was.

In januari meldden twee bedrijven dat hun verslagen in twee verschillende CRM's in het Engels aankwamen, terwijl hun vergaderingen in het Frans plaatsvonden.

In mei was de vraag anders: de gebruiker wilde zijn samenvattingen in het Italiaans in plaats van in het Engels.

Het probleem is vooral vervelend wanneer het verslag automatisch naar een andere tool wordt gestuurd. U ontdekt de fout mogelijk pas op het moment dat het document in uw CRM belandt.

Eigennamen

Eigennamen zijn een ander gevoelig punt.

Een naam die één keer verkeerd wordt getranscribeerd, kan worden gecorrigeerd. Diezelfde naam die bij elke vergadering opnieuw verkeerd wordt getranscribeerd, veel minder.

In februari meldde een gebruiker dat een Vlaamse familienaam systematisch verkeerd werd getranscribeerd.

Dit soort fout lijkt klein, maar wanneer het om de naam van een klant, een bedrijf of een gesprekspartner gaat, wordt ze snel vervelend om te corrigeren.

De kwaliteit hangt ook af van het gebruikte kanaal

De taal verklaart niet alles.

De kwaliteit van de transcriptie kan ook variëren naargelang de manier waarop de vergadering wordt opgenomen.

In februari meldde een bedrijf een terugval bij zijn Nederlandstalige vergaderingen in een specifieke videoconferentietool. Het had al kwaliteitsproblemen gehad met de transcriptie van zijn telefooncentrale.

Een transcriptie die goed werkt in het Frans op een bepaald kanaal, garandeert dus niet hetzelfde resultaat in het Nederlands op een ander kanaal.

Als een taal of een kanaal bijzonder belangrijk voor u is, test ze dan samen.

Hoe stelt u de taal in vóór de vergadering?

Het juiste moment om de taal in te stellen, is vóór de vergadering.

Eens het transcript is geproduceerd, kunnen instellingen de reeds aanwezige fouten niet meer doen verdwijnen.

De meertalige instelling

De instelling bevindt zich in de parameters van de vergadering of het account.

Nog moet u weten waar u ze vindt en wat u moet invullen.

In januari had een gebruikster de meertalige oproep geactiveerd zonder te vinden waar ze de verwachte talen moest aangeven.

Als u een vergadering in twee talen plant, controleer dan de instelling vóór de afspraak. Het is niet het moment om de functie te zoeken terwijl de deelnemers al verbonden zijn.

De aangepaste woordenlijst

Eigennamen, bedrijfsnamen, vaktermen en afkortingen verdienen bijzondere aandacht.

Met de aangepaste woordenlijst kunt u termen toevoegen die regelmatig verkeerd worden getranscribeerd.

In mei legde een gebruiker uit dat hij, wanneer een woord verkeerd was getranscribeerd, dit meldde aan de beheerder, die het vervolgens kon corrigeren voor de volgende transcripties.

Dit is bijzonder nuttig voor woorden die van de ene vergadering naar de andere terugkeren.

De eerste vergadering kan trouwens dienen om de problematische termen op te sporen. Iemand moet dan wel de tijd nemen om die lijst bij te houden.

Wat niet kan worden ingesteld

Er blijft één lastig geval over: de gesprekspartner die midden in een zin van taal verandert.

Onmogelijk om vooraf precies te weten wanneer hij van het Frans naar het Engels of van het Frans naar het Nederlands zal overschakelen.

In dat geval moet u gewoon een nalezing voorzien. Als uw team dit type vergadering regelmatig organiseert, is het beter om dit meteen in het proces in te bouwen.

Het verslag vertalen, niet alleen het transcript

Dit is een belangrijk onderscheid: het gesprek vertalen en het document vertalen dat u naar de klant stuurt, is niet hetzelfde.

Het transcript dient vooral als basis. De samenvatting en de taken zijn vaak wat werkelijk wordt doorgestuurd naar een team, een klant of een comité.

Dat blijkt precies uit sommige gebruikersvragen.

In januari legde iemand uit dat het vertalen van het transcript al bestond, maar dat zijn behoefte vooral de samenvatting en de taken betrof.

In maart ging een andere vraag over het extern delen van een transcript dat in meerdere talen beschikbaar is.

De uiteindelijke behoefte is dus vrij eenvoudig: het document moet in de taal staan van wie het gaat lezen.

Als de vergadering in het Frans verloopt maar het verslag door een Italiaans team moet worden gelezen, lost een correcte transcriptie van het Frans slechts een deel van het probleem op.

Het Nederlands, en waarom het in België doorslaggevend is

Het Nederlands laat goed zien waarom u beter naar de echte kwaliteit kijkt dan gewoon het aantal aangekondigde talen te tellen.

In april legde een organisatie uit dat ze had gekozen voor een Belgische uitgever, onder meer omdat het om een lokale partner ging die hun taal spreekt.

Diezelfde maand vertelde een Nederlandstalige prospect dat hij moeilijkheden had ondervonden met andere tools tijdens zijn vergaderingen in het Nederlands. De kwaliteit in die taal maakte duidelijk deel uit van zijn keuzecriteria.

In maart gebruikte een bedrijf de gratis transcriptie die in zijn videoconferentietool was ingebouwd. Het was er uiteindelijk mee gestopt omdat het resultaat te slecht was om bruikbaar te zijn.

Als u regelmatig in het Nederlands werkt, controleer dan niet alleen of de taal in de lijst van ondersteunde talen staat. Doe een echte test.

Gebruik uw eigen woordenlijst, uw eigen gesprekspartners en de videoconferentietool die u dagelijks gebruikt.

Dat zegt veel meer dan een eenvoudige lijst talen op een commerciële pagina.

Hoe bereidt u een meertalige vergadering voor met Leexi?

1. De verwachte talen aangeven

Geef in de instellingen aan welke talen tijdens de vergadering zullen worden gebruikt.

Als de vergadering tweetalig is, configureer ze dan niet als een vergadering die volledig in het Frans of volledig in het Engels verloopt.

2. Belangrijke woordenschat toevoegen

Voeg de namen van deelnemers, bedrijfsnamen, vaktermen en afkortingen toe die het risico lopen verkeerd te worden getranscribeerd.

Zo vermijdt u dat u bij elke nieuwe vergadering dezelfde fouten terugvindt.

3. De taal van het verslag kiezen

De taal van het verslag staat los van de taal die tijdens de vergadering wordt gesproken.

Kies ze op basis van de persoon die het document werkelijk zal lezen.

4. De eerste vergadering controleren

Lees voor uw eerste meertalige vergadering het transcript en het verslag volledig na.

U zult snel zien of de taaldetectie correct werkt en welke termen aan de aangepaste woordenlijst mogen worden toegevoegd.

5. De woordenlijst corrigeren

Wanneer een term steeds verkeerd wordt getranscribeerd, meldt u dit aan de beheerder zodat het aan de aangepaste woordenlijst kan worden toegevoegd.

De correctie kan vervolgens worden gebruikt voor de volgende vergaderingen.

6. Controleren wat naar andere tools gaat

Als het verslag naar een CRM of een andere tool wordt gestuurd, controleer dan ook het resultaat daar.

Een correcte configuratie in de transcriptietool garandeert niet noodzakelijk dat het document er in de bestemmingstool zal uitzien zoals verwacht.

Welke fouten vermijdt u beter?

1. Slechts één taal aangeven terwijl de vergadering er meerdere gebruikt

Als tijdens de vergadering twee talen worden gebruikt, moeten beide in rekening worden gebracht.

Anders loopt u het risico dat een deel van het gesprek verkeerd wordt geïnterpreteerd.

2. De meertalige instelling op het laatste moment zoeken

Doe dit vóór de vergadering.

De instelling bestaat, maar is niet altijd vanzelfsprekend te vinden. Een gebruikster liep hier precies tegenaan bij de voorbereiding van een meertalige oproep.

3. De standaardtaal van het verslag laten staan

De taal die tijdens de vergadering wordt gesproken, is niet noodzakelijk die waarin het verslag moet worden geleverd.

Twee bedrijven vonden hun verslagen in het Engels terug in hun CRM, terwijl hun vergaderingen in het Frans plaatsvonden.

4. Een eigennaam corrigeren zonder ze aan de woordenlijst toe te voegen

Als dezelfde naam bij elke vergadering verkeerd wordt getranscribeerd, is ze telkens handmatig corrigeren geen oplossing.

Voeg ze toe aan de aangepaste woordenlijst om te vermijden dat de fout zich herhaalt.

5. Vertaling van het transcript en vertaling van het verslag verwarren

Dit zijn twee verschillende dingen.

De vertaling van het transcript kan beschikbaar zijn terwijl uw echte behoefte de samenvatting en de taken betreft.

Test dus het eindresultaat.

6. Alleen testen met een vergadering in het Frans

Een transcript dat goed werkt in het Frans, zegt niets over de andere talen.

Als u een probleem hebt in het Nederlands, test dan het Nederlands. Als uw vergaderingen tweetalig zijn, test dan beide talen.

Welke moeilijkheden ondervinden gebruikers echt?

Het onderwerp komt regelmatig terug in gesprekken met gebruikers, maar leidt relatief weinig tot rechtstreekse vragen aan de support.

Tussen januari en juni 2026 ontving Leexi support 1 141 aanvragen, waarvan er 6 expliciet over de taal van het transcript of het verslag gaan.

In dezelfde periode komt het onderwerp voor in meer dan 500 demonstratiegesprekken en klantgesprekken, waarvan 191 waarin de klant het zelf aankaart.

Het verschil tussen deze twee cijfers is veelzeggend: taal lijkt vooral een vraag te zijn die prospects zich stellen op het moment dat ze de tool kiezen of evalueren, en veel minder een onderwerp dat hen er later toe brengt contact op te nemen met de support.

Dat betekent uiteraard niet dat het probleem niet bestaat. Een voldoende slechte transcriptie kan de gebruiker er gewoon toe brengen de functie te laten voor wat ze is.

De juiste vraag is dus niet gewoon:

"Hoeveel talen ondersteunt deze tool?"

U moet eerder controleren welke taal wordt gesproken, hoe ze wordt getranscribeerd, in welke taal het verslag aankomt en wie het gaat nalezen.

Meertalige vergadering: wat u moet onthouden

Controleer deze zes punten voordat u uw eerste vergadering in twee talen houdt:

• Aangegeven talen: zijn de gebruikte talen correct aangeduid in de instellingen?
• Woordenlijst: zijn eigennamen en vaktermen toegevoegd?
• Taal van het verslag: komt ze overeen met die van de lezer?
• Bestemming: als het verslag naar een andere tool gaat, is de taal daar ook correct?
• Nalezing: leest iemand het eerste transcript volledig na?
• Test: hebt u de tool getest in de taal die u werkelijk problemen bezorgt?

En er blijft één vraag intern te regelen:

Wie corrigeert verkeerd getranscribeerde termen, en wie houdt de woordenlijst bij?

Veelgestelde vragen

Wat gebeurt er als twee talen worden gesproken tijdens dezelfde vergadering?

De automatische detectie moet de gebruikte taal in de loop van het gesprek herkennen. Ze kan aarzelen wanneer gesprekspartners regelmatig van de ene naar de andere taal overschakelen.

Een gebruiker meldde bijvoorbeeld een transcript dat meerdere talen mengde binnen dezelfde zin.

De meertalige instelling helpt u de vergadering voor te bereiden, maar een nalezing blijft nodig wanneer taalwissels frequent zijn.

In welke taal komt het verslag aan?

Dat is een instelling die losstaat van de taal die tijdens de vergadering wordt gesproken.

Het verslag kan dus worden gevraagd in een andere taal dan die van het gesprek.

Dit is vooral belangrijk wanneer het document vervolgens automatisch naar een andere tool wordt gestuurd. Dat is vaak het moment waarop u ontdekt dat de ingestelde taal niet de verwachte was.

Kunt u de vertaling van het verslag en de taken krijgen?

De vertaling van het transcript bestaat.

De vertaling van de samenvatting en de taken behoort dan weer tot de vragen die gebruikers sinds januari stellen.

Als uw behoefte hiervan afhangt, controleer dan de huidige status bij Leexi voordat u er uw proces op bouwt.

Hoe corrigeert u een verkeerd getranscribeerde eigennaam?

Daarvoor is de aangepaste woordenlijst bedoeld.

Wanneer een woord regelmatig verkeerd wordt getranscribeerd, kan dit worden gemeld aan de beheerder, die het vervolgens aan de woordenlijst toevoegt.

De correctie geldt voor latere transcripties, niet voor de reeds geproduceerde.

Is de kwaliteit dezelfde in alle talen?

Ga niet van die veronderstelling uit.

Een bedrijf meldde een kwaliteitsverschil bij zijn Nederlandstalige vergaderingen naargelang het gebruikte kanaal.

Test het best de talen en de tools die u werkelijk gebruikt, in plaats van u enkel te baseren op een lijst van ondersteunde talen.

Kunt u een transcript in meerdere talen delen met een klant?

Een vraag in die zin werd in maart geformuleerd, voor het extern delen.

Als dit belangrijk is voor uw gebruik, controleer dan wat beschikbaar is op het moment van de uitrol voordat u een klant een transcript of verslag in meerdere talen belooft.

Verandert meertaligheid iets aan de opnameregels?

Nee.

Of de vergadering nu in het Frans, het Nederlands of in meerdere talen verloopt, verandert niets aan de regels rond het informeren van deelnemers en het verkrijgen van hun akkoord.

Die informatie moet echter wel worden begrepen door de betrokkenen. Het toepasselijke kader wordt toegelicht op de pagina over het opnemen van een professionele vergadering.

Probeer Leexi gratis