Transcrever uma reunião multilingue: o que funciona e o que falha

Acabou de terminar uma reunião de duas horas. Abre a transcrição e verifica que algumas passagens estão no idioma errado, que algumas palavras são difíceis de perceber e que o resumo mistura francês e inglês.

É o tipo de problema que pode anular todo o interesse da transcrição automática.

Uma reunião multilingue é mais difícil de transcrever do que uma em que todos falam o mesmo idioma. Uma pessoa pode passar do francês para o inglês a meio de uma frase, vários participantes podem falar cada um o seu próprio idioma, ou a reunião pode decorrer em francês enquanto o resumo tem de ser enviado em italiano.

E sobretudo, não se deve confundir o idioma da transcrição com o do resumo.

Pode ter uma transcrição correta em francês e obter um resumo em inglês. Inversamente, traduzir o resumo nunca corrigirá uma transcrição que interpretou mal a conversa.

Para evitar surpresas desagradáveis, é preciso olhar para toda a cadeia: a reunião tem de ser gravada corretamente, a conversa transcrita corretamente e o resumo produzido no idioma certo.

É aí que se decide realmente a qualidade de uma reunião multilingue.

O que se entende por reunião multilingue?

Nem todas as reuniões com vários idiomas se parecem.

Em alguns casos, são usados vários idiomas na mesma conversa. Uma pessoa pode falar francês e, poucos segundos depois, mudar para o neerlandês ou para o inglês.

Noutros, cada participante fala o seu próprio idioma. Uma mesma reunião pode assim reunir pessoas que falam francês, inglês e neerlandês.

E há ainda um terceiro caso, muito frequente: a reunião decorre num idioma, mas o resumo tem de ser redigido noutro.

Estas situações não colocam exatamente os mesmos problemas.

Por que razão isto muda tudo

O idioma entra em jogo em vários momentos da reunião.

Primeiro, é preciso compreender corretamente o que é dito. Depois, é preciso transcrevê-lo no idioma certo. Por fim, é preciso produzir o resumo no idioma esperado pelo seu destinatário.

Uma configuração que melhora a transcrição não muda, portanto, necessariamente o idioma do resumo.

E uma tradução do resumo não pode reparar uma transcrição que já estava errada.

O que falha, na prática

O idioma que muda a meio de uma conversa

É provavelmente o problema mais visível.

Quando um interlocutor passa de um idioma para outro, a deteção automática pode enganar-se. Fica-se então com palavras atribuídas ao idioma errado, ou com uma frase que se torna difícil de compreender.

Em janeiro, uma transcrição comunicada por um utilizador misturava dez idiomas numa única frase enquanto a pessoa falava neerlandês.

Em abril, outro resumo continha passagens em espanhol e inglês apesar de a reunião ter decorrido inteiramente em francês.

Em ambos os casos, não se trata simplesmente de um erro de transcrição. A ferramenta não identificou corretamente o idioma utilizado.

O resumo chega no idioma errado

Isso é outra coisa.

A transcrição pode estar correta enquanto o resumo é gerado num idioma que não estava previsto.

Em janeiro, duas empresas comunicaram que os seus resumos chegavam em inglês em dois CRM diferentes enquanto as suas reuniões decorriam em francês.

Em maio, o pedido era diferente: o utilizador queria obter os seus resumos em italiano em vez de inglês.

O problema é especialmente incómodo quando o resumo é enviado automaticamente para outra ferramenta. Pode só descobrir o erro no momento em que o documento chega ao seu CRM.

Os nomes próprios

Os nomes próprios são outro ponto sensível.

Um nome mal transcrito uma vez pode ser corrigido. O mesmo nome mal transcrito em cada reunião, muito menos.

Em fevereiro, um utilizador comunicou que um apelido flamengo era sistematicamente mal transcrito.

Este tipo de erro parece menor, mas quando se trata do nome de um cliente, de uma empresa ou de um interlocutor, torna-se rapidamente incómodo de corrigir.

A qualidade também depende do canal utilizado

O idioma não explica tudo.

A qualidade da transcrição também pode variar consoante a forma como a reunião é gravada.

Em fevereiro, uma empresa comunicou uma degradação nas suas reuniões em neerlandês realizadas numa ferramenta de videoconferência específica. Já tinha tido problemas de qualidade com a transcrição da sua central telefónica.

Uma transcrição que funciona bem em francês num canal não garante, portanto, o mesmo resultado em neerlandês noutro canal.

Se um idioma ou um canal lhe importa particularmente, teste-os em conjunto.

Como configura o idioma antes da reunião?

O momento certo para configurar o idioma é antes da reunião.

Uma vez produzida a transcrição, as configurações já não conseguem fazer desaparecer os erros existentes.

A configuração multilingue

A configuração encontra-se nos parâmetros da reunião ou da conta.

Ainda assim, é preciso saber onde a encontrar e o que indicar.

Em janeiro, uma utilizadora tinha ativado a chamada multilingue sem encontrar onde indicar os idiomas esperados.

Portanto, se planeia uma reunião em dois idiomas, verifique a configuração antes da marcação. Não é a altura de procurar a funcionalidade com os participantes já ligados.

O vocabulário personalizado

Os nomes próprios, os nomes de empresas, os termos técnicos e as siglas merecem atenção especial.

O vocabulário personalizado permite adicionar os termos que são regularmente mal transcritos.

Em maio, um utilizador explicou que, quando uma palavra era mal transcrita, o comunicava ao administrador, que podia então corrigi-la para as transcrições seguintes.

Isto é especialmente útil para palavras que se repetem de reunião para reunião.

A primeira reunião pode até servir para detetar os termos problemáticos. Ainda assim, alguém tem de dedicar tempo a manter essa lista atualizada.

O que não se pode configurar

Resta um caso complicado: o interlocutor que muda de idioma a meio de uma frase.

É impossível saber de antemão exatamente quando vai passar do francês para o inglês ou do francês para o neerlandês.

Nesse caso, basta prever uma revisão. Se a sua equipa realiza este tipo de reunião com regularidade, é melhor integrar esse passo no processo desde o início.

Traduzir o resumo, não apenas a transcrição

É uma distinção importante: traduzir a conversa e traduzir o documento que vai enviar ao cliente não é a mesma coisa.

A transcrição serve principalmente como material de base. O resumo e as tarefas são muitas vezes o que é realmente transmitido a uma equipa, a um cliente ou a uma comissão.

É precisamente o que se depreende de alguns pedidos de utilizadores.

Em janeiro, um deles explicava que a tradução da transcrição já existia, mas que a sua necessidade dizia respeito sobretudo ao resumo e às tarefas.

Em março, outro pedido dizia respeito à partilha externa de uma transcrição disponível em vários idiomas.

A necessidade final é, portanto, bastante simples: o documento tem de estar no idioma de quem o vai ler.

Se a reunião é em francês mas o resumo tem de ser lido por uma equipa italiana, transcrever corretamente o francês resolve apenas parte do problema.

O neerlandês, e por que razão é decisivo na Bélgica

O neerlandês permite compreender bem por que razão convém olhar para a qualidade real em vez de simplesmente contar o número de idiomas anunciados.

Em abril, uma organização explicou ter escolhido um fornecedor belga, entre outras razões, por se tratar de um parceiro local que fala o seu idioma.

Nesse mesmo mês, um potencial cliente neerlandófono explicou ter tido dificuldades com outras ferramentas nas suas reuniões em neerlandês. A qualidade nesse idioma fazia claramente parte dos seus critérios de escolha.

Em março, uma empresa usava a transcrição gratuita integrada na sua ferramenta de videoconferência. Tinha acabado por deixar de a usar porque o resultado era demasiado mau para ser útil.

Portanto, se trabalha regularmente em neerlandês, não se limite a verificar que o idioma consta da lista de idiomas suportados. Faça um teste real.

Use o seu próprio vocabulário, os seus próprios interlocutores e a ferramenta de videoconferência que usa diariamente.

Isso diz muito mais do que uma simples lista de idiomas numa página comercial.

Como prepara uma reunião multilingue com o Leexi?

1. Declarar os idiomas esperados

Nas configurações, indique os idiomas que serão usados durante a reunião.

Se a reunião for bilingue, não a configure como uma reunião inteiramente em francês ou inteiramente em inglês.

2. Adicionar o vocabulário importante

Adicione os nomes dos participantes, os nomes de empresas, os termos técnicos e as siglas que correm o risco de ser mal transcritos.

Isso evitará que encontre os mesmos erros em cada nova reunião.

3. Escolher o idioma do resumo

O idioma do resumo é independente do idioma falado durante a reunião.

Escolha-o em função da pessoa que realmente vai ler o documento.

4. Verificar a primeira reunião

Na sua primeira reunião multilingue, leia a transcrição e o resumo na íntegra.

Verá rapidamente se a deteção de idiomas funciona corretamente e que termos vale a pena adicionar ao vocabulário personalizado.

5. Corrigir o vocabulário

Quando um termo volta a ser mal transcrito, comunique-o ao administrador para que possa ser adicionado ao vocabulário personalizado.

A correção poderá depois ser usada nas reuniões seguintes.

6. Verificar o que chega a outras ferramentas

Se o resumo for enviado para um CRM ou outra ferramenta, verifique também o resultado aí.

Uma configuração correta na ferramenta de transcrição não garante necessariamente que o documento apareça como esperado na ferramenta de destino.

Que erros deve evitar?

1. Declarar apenas um idioma quando a reunião usa vários

Se durante a reunião forem usados dois idiomas, ambos têm de ser tidos em conta.

Caso contrário, corre o risco de parte da conversa ser mal interpretada.

2. Procurar a configuração multilingue no último momento

Faça-o antes da reunião.

A configuração existe, mas pode não ser óbvio encontrá-la. Uma utilizadora deparou-se exatamente com isso ao preparar uma chamada multilingue.

3. Deixar o idioma do resumo por defeito

O idioma falado durante a reunião não é necessariamente aquele em que o resumo tem de ser entregue.

Duas empresas encontraram os seus resumos em inglês no seu CRM apesar de as suas reuniões decorrerem em francês.

4. Corrigir um nome próprio sem o adicionar ao vocabulário

Se o mesmo nome for mal transcrito em cada reunião, corrigi-lo manualmente todas as vezes não é uma solução.

Adicione-o ao vocabulário personalizado para evitar que o erro se repita.

5. Confundir a tradução da transcrição com a do resumo

São duas coisas diferentes.

A tradução da transcrição pode estar disponível enquanto a sua necessidade real diz respeito ao resumo e às tarefas.

Teste, portanto, o resultado final.

6. Testar apenas com uma reunião em francês

Uma transcrição que funciona bem em francês nada diz sobre os outros idiomas.

Se tem um problema em neerlandês, teste o neerlandês. Se as suas reuniões são bilingues, teste ambos os idiomas.

Que dificuldades encontram realmente os utilizadores?

O tema surge regularmente nas conversas com os utilizadores, mas gera relativamente poucos pedidos diretos ao suporte.

Entre janeiro e junho de 2026, o suporte do Leexi recebeu 1.141 pedidos, dos quais 6 dizem respeito explicitamente ao idioma da transcrição ou do resumo.

No mesmo período, o tema aparece em mais de 500 reuniões de demonstração e conversas com clientes, incluindo 191 em que é o próprio cliente a levantá-lo.

A diferença entre estes dois números é reveladora: o idioma parece sobretudo uma questão que os potenciais clientes colocam ao escolher ou avaliar a ferramenta, muito menos um tema que os leve depois a contactar o suporte.

Isso não significa, evidentemente, que o problema não exista. Uma transcrição suficientemente má pode simplesmente levar o utilizador a abandonar a funcionalidade.

Portanto, a pergunta certa não é simplesmente:

«Quantos idiomas esta ferramenta suporta?».

Convém antes verificar que idioma é falado, como é transcrito, em que idioma chega o resumo e quem o vai rever.

Reunião multilingue: o que reter

Antes da sua primeira reunião em dois idiomas, verifique estes seis pontos:

• Idiomas declarados: os idiomas usados estão corretamente indicados nas configurações?
• Vocabulário: foram adicionados os nomes próprios e os termos do setor?
• Idioma do resumo: corresponde ao da pessoa que o vai ler?
• Destino: se o resumo for para outra ferramenta, o idioma continua correto aí?
• Revisão: alguém verifica a primeira transcrição na íntegra?
• Teste: testou a ferramenta no idioma que realmente lhe causa problemas?

E resta uma questão a resolver internamente:

Quem corrige os termos mal transcritos, e quem mantém o vocabulário atualizado?

Perguntas frequentes

O que acontece se forem falados dois idiomas na mesma reunião?

A deteção automática tem de identificar o idioma usado à medida que a conversa avança. Pode hesitar quando os interlocutores mudam com frequência de um idioma para outro.

Um utilizador, por exemplo, comunicou uma transcrição que misturava vários idiomas dentro de uma mesma frase.

A configuração multilingue ajuda a preparar a reunião, mas continua a ser necessária uma revisão quando as mudanças de idioma são frequentes.

Em que idioma chega o resumo?

É uma configuração distinta do idioma falado durante a reunião.

O resumo pode, portanto, ser pedido num idioma diferente do da troca.

Isto importa especialmente quando o documento é depois enviado automaticamente para outra ferramenta. É muitas vezes nesse momento que se descobre que o idioma configurado não era o esperado.

Pode obter-se a tradução do resumo e das tarefas?

A tradução da transcrição já existe.

A tradução do resumo e das tarefas, por sua vez, faz parte dos pedidos que os utilizadores fazem desde janeiro.

Se a sua necessidade depender disso, verifique o estado atual com o Leexi antes de construir o seu processo em torno dela.

Como se corrige um nome próprio mal transcrito?

O vocabulário personalizado está previsto exatamente para este tipo de problema.

Quando uma palavra é regularmente mal transcrita, pode ser comunicada ao administrador, que a adiciona depois ao vocabulário.

A correção aplica-se às transcrições seguintes, não às já produzidas.

A qualidade é a mesma em todos os idiomas?

Não parta desse pressuposto.

Uma empresa comunicou uma diferença de qualidade nas suas reuniões em neerlandês consoante o canal utilizado.

O melhor é testar os idiomas e as ferramentas que realmente usa, em vez de confiar apenas numa lista de idiomas suportados.

Pode partilhar-se uma transcrição em vários idiomas com um cliente?

Em março foi feito um pedido nesse sentido, para a partilha externa.

Se isto for importante para a sua utilização, verifique o que está disponível no momento da implementação antes de prometer a um cliente uma transcrição ou um resumo em vários idiomas.

O multilinguismo muda alguma coisa nas regras de gravação?

Não.

Quer a reunião seja em francês, em neerlandês ou em vários idiomas, isso não muda as regras sobre a informação aos participantes e a obtenção do seu acordo.

Essa informação, no entanto, tem de ser compreendida pelas pessoas envolvidas. O quadro aplicável está detalhado na página sobre gravar uma reunião profissional.

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