Réunion multilingue : transcrire et sortir le compte rendu dans la bonne langue

Votre réunion s'est parfaitement déroulée en français. Puis vous ouvrez le compte rendu… et il est en anglais.

Ou pire : tout est correct dans Leexi, mais le résumé envoyé automatiquement dans votre CRM arrive dans une autre langue.

C'est l'un des principaux problèmes des réunions multilingues : faire reconnaître ce qui a été dit ne suffit pas. Il faut aussi contrôler la langue de ce qui sort après la réunion.

Et c'est exactement ce que remontent les utilisateurs de Leexi IA.

Parmi les demandes liées au multilingue, environ 43 % concernent la langue du résumé, contre 29 % la transcription elle-même. Et 21 % portent spécifiquement sur la traduction du résumé et des tâches.

Autrement dit, le problème n'est pas seulement :

« Est-ce que l'outil comprend plusieurs langues ? »

Mais plutôt :

« Dans quelle langue vont ressortir ma transcription, mon compte rendu et mes actions ? »

Ce sont trois choses différentes, et elles ne se règlent pas au même endroit.

Ce qu'on appelle vraiment une réunion multilingue

Le terme peut désigner plusieurs situations assez différentes.

Et c'est important de les distinguer avant de régler l'outil.

Plusieurs langues sont parlées pendant la même réunion

C'est le cas typique d'une équipe internationale ou d'une entreprise belge dans laquelle le français et le néerlandais se croisent naturellement pendant une réunion.

Un participant commence en français, un autre répond en néerlandais, puis la conversation repasse dans la première langue.

L'outil doit alors identifier correctement les changements de langue sans mélanger la transcription.

Chaque participant parle dans sa propre langue

Autre cas : les participants ne changent pas forcément de langue, mais chacun utilise la sienne.

La difficulté consiste alors à reconnaître correctement la langue de chaque personne et à lui attribuer le bon contenu.

La réunion et le compte rendu ne sont pas dans la même langue

C'est encore un autre problème.

Votre réunion se déroule en français, mais votre compte rendu doit être envoyé en italien à une équipe basée en Italie.

Ou votre appel est en néerlandais, alors que le CRM de l'entreprise doit recevoir un résumé en français.

La langue parlée pendant la réunion et celle du compte rendu sont deux réglages différents.

Et c'est justement cette différence qui crée beaucoup de confusion.

Ce qui peut mal se passer sur une réunion multilingue

Trois problèmes reviennent particulièrement chez les utilisateurs de Leexi IA.

La transcription invente ou mélange des langues

Premier cas : la réunion se déroule dans une seule langue, mais la transcription en fait apparaître d'autres.

Un utilisateur nous signalait par exemple une réunion entièrement en français dont certains passages étaient ressortis en portugais.

Un autre retrouvait de l'espagnol et de l'anglais dans une transcription alors que toute la réunion avait eu lieu en français.

Le problème peut aussi apparaître sur le néerlandais.

Un utilisateur néerlandophone a par exemple retrouvé plusieurs langues dans une seule phrase avec très peu de néerlandais correctement retranscrit.

Une réunion Teams en flamand est également ressortie avec un mélange de français, d'anglais et de néerlandais.

Les demandes liées directement à la transcription représentent environ 29 % des problèmes multilingues remontés par les utilisateurs de Leexi IA.

Deux réglages peuvent aider :

• vérifier la configuration de la langue avant la réunion ;
• ajouter les noms, acronymes et termes métier dans le vocabulaire personnalisé.

Le compte rendu sort dans la mauvaise langue

C'est le problème qui revient le plus.

Environ 43 % des demandes liées au multilingue concernent la langue du résumé.

Et le cas est parfois très simple : toute la réunion se passe correctement en français, mais le récapitulatif arrive en anglais.

Un utilisateur nous l'a par exemple signalé alors que ses réunions se déroulaient habituellement en français.

La langue du résumé dispose de son propre réglage.

Et dans une entreprise, ce choix peut également devenir un sujet d'administration.

Un responsable voulait par exemple que les résumés de toute son organisation sortent systématiquement en italien.

Le point important à retenir est donc simple :

une transcription correcte ne garantit pas que le compte rendu sortira dans la langue que vous attendez.

Le compte rendu change de langue en arrivant dans le CRM

C'est probablement le cas le plus déroutant.

Vous ouvrez le compte rendu dans Leexi : il est correct.

Vous ouvrez ensuite la fiche du client dans votre CRM : le même compte rendu apparaît en anglais.

Des utilisateurs ont rencontré ce problème avec Zoho et HubSpot.

La langue du contenu affiché dans Leexi et celle du contenu envoyé vers le CRM doivent donc être vérifiées séparément.

Si vous automatisez vos comptes rendus commerciaux, c'est un point à tester dès la première réunion.

Régler les langues avant la réunion

Quelques réglages avant l'appel évitent de découvrir le problème une fois le compte rendu envoyé.

Activer le fonctionnement multilingue

Leexi dispose d'un réglage dédié aux réunions dans lesquelles plusieurs langues sont parlées.

Il s'active dans votre compte (Paramètres > Utilisateur > Mon compte, interrupteur « Appels multilingues ») ; un administrateur peut aussi définir la valeur proposée par défaut aux nouvelles équipes, dans les paramètres de l'entreprise.

Ce réglage améliore la gestion des réunions multilingues, mais il ne supprime pas la nécessité de vérifier le résultat.

Plus les participants changent souvent de langue, plus la réunion devient difficile à transcrire correctement.

Ajouter votre vocabulaire métier

Les langues ne sont pas toujours le vrai problème.

Les noms de personnes, les entreprises, les villes, les noms de produits et les acronymes sont souvent les termes les plus difficiles à retranscrire correctement.

Le vocabulaire personnalisé permet de renseigner une fois l'orthographe correcte.

Par exemple :

« Leexy » → « Leexi »

ou un acronyme métier utilisé régulièrement par votre équipe.

Lorsqu'une erreur revient, vous ajoutez simplement le terme au vocabulaire pour les prochaines réunions. Le fonctionnement est détaillé sur notre page transcription et diarisation.

Les problèmes liés à la correction de termes représentent une petite partie des demandes multilingues, environ 7 %, mais c'est aussi l'un des éléments les plus simples à corriger.

Certains changements de langue restent plus difficiles

Le cas le plus compliqué reste une personne qui change de langue au milieu d'une phrase.

Ce n'est plus simplement une réunion avec deux langues clairement séparées : le moteur doit détecter le changement pendant la même prise de parole.

Dans ce type de réunion, une relecture reste importante avant d'envoyer le compte rendu.

La vraie question : peut-on traduire le compte rendu, pas seulement la transcription ?

C'est là que les attentes ont changé.

Pouvoir traduire une transcription complète est utile.

Mais peu de personnes ont envie de partager cinquante minutes de texte brut après chaque réunion.

Ce qu'elles veulent surtout traduire, c'est :

• le résumé ;
• les décisions ;
• les prochaines actions ;
• les tâches attribuées.

Et cela représente environ 21 % des demandes multilingues remontées par les utilisateurs de Leexi IA.

Un utilisateur l'expliquait très simplement : la traduction de la transcription existe, mais ce qui l'intéresse vraiment est de pouvoir traduire le résumé et les tâches.

Un autre utilisateur travaillant en français et en néerlandais souhaitait que son résumé soit disponible dans les deux langues.

La traduction de la transcription est disponible. Sur le plan Business, les résumés peuvent aussi être traduits dans une seconde langue.

Vous voulez vérifier ces réglages sur vos propres réunions ?

Essayez Leexi gratuitement

Travailler dans plusieurs pays avec le même compte rendu

Le multilingue devient particulièrement important lorsque la réunion ne reste pas simplement entre les personnes présentes.

Le compte rendu peut ensuite être lu par une équipe commerciale, un manager, un client ou un collaborateur situé dans un autre pays.

Faire sortir le compte rendu dans la langue du destinataire

Une réunion peut se dérouler en français alors que les personnes qui liront le résumé travaillent en italien ou en anglais.

Il faut donc penser à la langue du destinataire avant la réunion.

Sinon, vous risquez de découvrir le problème après l'envoi automatique.

Utiliser les sous-titres sur l'enregistrement

Les sous-titres permettent également à une personne qui ne parle pas la langue de la réunion de consulter plus facilement l'enregistrement.

C'est utile lorsqu'une réunion doit être partagée après coup avec une équipe située dans un autre pays.

Anticiper les réunions avec plusieurs nationalités

Quand plusieurs langues vont se croiser, deux choix doivent idéalement être faits avant la réunion :

Dans quelles langues allons-nous parler ?

Dans quelle langue doit sortir le compte rendu ?

Les deux réponses peuvent être différentes.

Et les annoncer avant la réunion évite de devoir corriger tout le contenu ensuite.

Ce qui reste à vérifier manuellement

Même avec un assistant de réunion IA, trois réflexes restent utiles sur une réunion multilingue.

Vérifiez la langue du compte rendu avant de l'envoyer.

C'est particulièrement important si le résumé part automatiquement dans votre CRM ou vers un client.

Corrigez les noms et termes métier qui reviennent souvent.

Le vocabulaire personnalisé évite de corriger la même erreur réunion après réunion.

Relisez les réunions où les langues changent beaucoup.

Une réunion entièrement en français est plus simple à traiter qu'une conversation dans laquelle français, néerlandais et anglais alternent constamment.

Où vont les enregistrements d'une réunion multilingue ?

La question est particulièrement importante lorsque plusieurs pays sont concernés.

Une réunion internationale peut réunir des collaborateurs, des clients et des équipes situés dans différents pays.

Vos conversations ne servent pas à entraîner le modèle.

Les questions liées à l'enregistrement, au consentement, à la durée de conservation et au contrat de sous-traitance sont détaillées sur notre FAQ conformité et souveraineté.

Réunion multilingue : les 3 réglages à vérifier

Avant votre prochaine réunion, vérifiez simplement trois éléments.

C'est surtout le troisième réglage qui est facile à oublier.

Vous pouvez très bien avoir une transcription correcte et malgré tout recevoir un compte rendu dans la mauvaise langue.

Questions fréquentes

Que se passe-t-il si plusieurs langues sont parlées dans la même réunion ?

Leexi dispose d'un réglage « Appels multilingues », activable dans votre compte, qui détecte plusieurs langues dans une même réunion.

Il aide à gérer les réunions dans lesquelles plusieurs langues se croisent.

Plus les participants alternent rapidement entre les langues, plus il reste important de vérifier la transcription et le compte rendu avant diffusion.

Leexi traduit-il la réunion en direct pour que les participants se comprennent ?

Non.

Un assistant de réunion IA ne remplace pas un interprète en simultané.

Son travail porte surtout sur ce qui est produit à partir de la réunion : transcription, résumé et contenu consultable après l'échange.

La traduction de la transcription et les sous-titres permettent ensuite de rendre l'enregistrement accessible dans une autre langue.

Comment choisir la langue du résumé ?

La langue du résumé se règle séparément de la langue parlée pendant la réunion et de celle de la transcription.

Si votre transcription est correcte mais que votre compte rendu arrive dans une autre langue, c'est donc ce réglage qu'il faut vérifier en priorité.

Dans une organisation, la langue du résumé peut également dépendre de paramètres administrés au niveau de l'entreprise : sur le plan Business, la « langue secondaire des insights IA » fixe pour toute l'entreprise la langue dans laquelle l'IA rédige les résumés.

Peut-on traduire le résumé et les tâches, pas seulement la transcription ?

C'est justement l'une des principales demandes des utilisateurs travaillant dans plusieurs langues.

La traduction de la transcription est disponible. Sur le plan Business, les résumés peuvent aussi être traduits dans une seconde langue.

Dans quelle langue le compte rendu arrive-t-il dans le CRM ?

La langue du compte rendu envoyé vers le CRM peut être différente de celle du compte rendu que vous consultez dans la plateforme.

Des utilisateurs l'ont notamment constaté avec Zoho et HubSpot.

Si votre équipe automatise l'envoi vers le CRM, vérifiez donc les deux côtés dès votre première réunion.

Comment corriger un nom qui est toujours mal transcrit ?

Utilisez le vocabulaire personnalisé.

Vous renseignez l'orthographe correcte d'un nom, d'une entreprise, d'une ville ou d'un acronyme afin qu'il soit mieux repris lors des réunions suivantes.

C'est particulièrement utile pour le vocabulaire métier qui revient chaque semaine.

Le néerlandais est-il pris en charge ?

Le français et le néerlandais sont pris en charge et les réunions bilingues français-néerlandais sont un cas réel chez les utilisateurs de Leexi IA.

Les réunions dans lesquelles les participants alternent beaucoup entre français, néerlandais et flamand restent cependant plus difficiles à traiter qu'une réunion tenue dans une seule langue.

Une relecture est donc recommandée avant de diffuser le compte rendu.

Essayez Leexi gratuitement