Reunión multilingüe: transcribir y obtener el informe en el idioma correcto

Su reunión se desarrolló perfectamente en francés. Después abre el informe… y está en inglés.

O peor: todo está correcto en Leexi, pero el resumen enviado automáticamente a su CRM llega en otro idioma.

Es uno de los principales problemas de las reuniones multilingües: reconocer lo que se ha dicho no es suficiente. También hay que controlar el idioma de lo que sale después de la reunión.

Y es exactamente lo que nos comunican los usuarios de Leexi IA.

Entre las solicitudes relacionadas con el multilingüismo, alrededor del 43 % se refieren al idioma del resumen, frente al 29 % a la transcripción en sí. Y el 21 % se refiere específicamente a la traducción del resumen y de las tareas.

En otras palabras, el problema no es solo:

« ¿La herramienta entiende varios idiomas? »

Sino más bien:

« ¿En qué idioma van a salir mi transcripción, mi informe y mis acciones? »

Son tres cosas diferentes, y no se configuran en el mismo lugar.

Qué significa realmente una reunión multilingüe

El término puede designar varias situaciones bastante distintas.

Conviene distinguirlas antes de configurar la herramienta.

Se hablan varios idiomas durante la misma reunión

Es el caso típico de un equipo internacional, o de una empresa belga en la que el francés y el neerlandés se cruzan de forma natural durante una reunión.

Un participante empieza en francés, otro responde en neerlandés, y luego la conversación vuelve al primer idioma.

La herramienta debe entonces identificar correctamente los cambios de idioma sin mezclar la transcripción.

Cada participante habla en su propio idioma

Otro caso: los participantes no cambian necesariamente de idioma, pero cada uno usa el suyo.

La dificultad consiste entonces en reconocer correctamente el idioma de cada persona y atribuirle el contenido adecuado.

La reunión y el informe no están en el mismo idioma

Es otro problema distinto.

Su reunión se celebra en francés, pero su informe debe enviarse en italiano a un equipo ubicado en Italia.

O su llamada es en neerlandés, mientras que el CRM de la empresa debe recibir un resumen en francés.

El idioma hablado durante la reunión y el idioma del informe son dos configuraciones diferentes.

Y precisamente esa diferencia genera mucha confusión.

Qué puede salir mal en una reunión multilingüe

Tres problemas vuelven con especial frecuencia entre los usuarios de Leexi IA.

La transcripción inventa o mezcla idiomas

Primer caso: la reunión se desarrolla en un solo idioma, pero en la transcripción aparecen otros.

Un usuario nos comunicó, por ejemplo, una reunión celebrada íntegramente en francés cuyos pasajes salieron en portugués.

Otro encontró español e inglés en una transcripción cuando toda la reunión había tenido lugar en francés.

El problema también puede aparecer con el neerlandés.

Un usuario neerlandófono encontró varios idiomas en una sola frase, con muy poco neerlandés correctamente transcrito.

Una reunión de Teams celebrada en flamenco también salió como una mezcla de francés, inglés y neerlandés.

Las solicitudes relacionadas directamente con la transcripción representan alrededor del 29 % de los problemas multilingües que nos comunican los usuarios de Leexi IA.

Dos ajustes pueden ayudar:

• comprobar la configuración del idioma antes de la reunión;
• añadir nombres, siglas y términos del sector al vocabulario personalizado.

El informe sale en el idioma equivocado

Es el problema que vuelve con más frecuencia.

Alrededor del 43 % de las solicitudes relacionadas con el multilingüismo se refieren al idioma del resumen.

Y a veces el caso es muy sencillo: toda la reunión se desarrolla correctamente en francés, pero el resumen llega en inglés.

Un usuario nos comunicó exactamente eso, mientras sus reuniones se celebraban habitualmente en francés.

El idioma del resumen tiene su propia configuración.

Y en una empresa, esa elección también puede convertirse en una cuestión de administración.

Un responsable quería, por ejemplo, que los resúmenes de toda su organización salieran sistemáticamente en italiano.

El punto que hay que recordar es sencillo:

una transcripción correcta no garantiza que el informe salga en el idioma que espera.

El informe cambia de idioma al llegar al CRM

Es probablemente el caso más desconcertante.

Abre el informe en Leexi: es correcto.

Después abre la ficha del cliente en su CRM: el mismo informe aparece en inglés.

Algunos usuarios se han encontrado con esto en Zoho y HubSpot.

El idioma del contenido mostrado en Leexi y el del contenido enviado al CRM deben comprobarse por separado.

Si automatiza sus informes comerciales, es un punto que conviene probar desde la primera reunión.

Configurar los idiomas antes de la reunión

Algunos ajustes antes de la llamada evitan descubrir el problema una vez enviado el informe.

Activar el funcionamiento multilingüe

Leexi cuenta con un ajuste dedicado a las reuniones en las que se hablan varios idiomas.

Se configura a nivel de empresa y requiere permisos de administrador.

Un usuario por sí solo no puede, por tanto, activarlo necesariamente para su propia cuenta.

Ese ajuste mejora la gestión de las reuniones multilingües, pero no elimina la necesidad de comprobar el resultado.

Cuanto más cambian de idioma los participantes, más difícil resulta transcribir correctamente la reunión.

Añadir su vocabulario del sector

Los idiomas no siempre son el verdadero problema.

Los nombres de personas, las empresas, las ciudades, los nombres de producto y las siglas suelen ser los términos más difíciles de transcribir correctamente.

El vocabulario personalizado permite introducir una vez la ortografía correcta.

Por ejemplo:

« Leexy » → « Leexi »

o una sigla del sector que su equipo utiliza con regularidad.

Cuando un error vuelve, simplemente añade el término al vocabulario para las próximas reuniones.

Los problemas relacionados con la corrección de términos representan una parte pequeña de las solicitudes multilingües, alrededor del 7 %, pero también son uno de los elementos más sencillos de corregir.

Algunos cambios de idioma siguen siendo más difíciles

El caso más complicado sigue siendo una persona que cambia de idioma en mitad de una frase.

Ya no se trata simplemente de una reunión con dos idiomas claramente separados: el motor debe detectar el cambio dentro de la misma intervención.

En ese tipo de reunión, una relectura sigue siendo importante antes de enviar el informe.

La verdadera pregunta: ¿se puede traducir el informe, y no solo la transcripción?

Aquí es donde han cambiado las expectativas.

Poder traducir una transcripción completa es útil.

Pero pocas personas quieren compartir cincuenta minutos de texto en bruto después de cada reunión.

Lo que quieren traducir sobre todo es:

• el resumen;
• las decisiones;
• las próximas acciones;
• las tareas asignadas.

Y eso representa alrededor del 21 % de las solicitudes multilingües que nos comunican los usuarios de Leexi IA.

Un usuario lo explicaba de forma muy sencilla: la traducción de la transcripción existe, pero lo que realmente le interesa es poder traducir el resumen y las tareas.

Otro usuario que trabaja en francés y neerlandés quería tener su resumen disponible en los dos idiomas.

La traducción de la transcripción está disponible.

Trabajar en varios países con el mismo informe

El multilingüismo se vuelve especialmente importante cuando la reunión no se queda entre las personas presentes.

El informe puede ser leído después por un equipo comercial, un responsable, un cliente o un compañero ubicado en otro país.

Hacer que el informe salga en el idioma del destinatario

Una reunión puede celebrarse en francés mientras las personas que leerán el resumen trabajan en italiano o en inglés.

Hay que pensar, por tanto, en el idioma del destinatario antes de la reunión.

De lo contrario, corre el riesgo de descubrir el problema después del envío automático.

Utilizar los subtítulos en la grabación

Los subtítulos también facilitan que alguien que no habla el idioma de la reunión pueda consultar la grabación.

Resulta útil cuando una reunión debe compartirse después con un equipo ubicado en otro país.

Anticipar las reuniones con varias nacionalidades

Cuando van a cruzarse varios idiomas, lo ideal es tomar dos decisiones antes de la reunión:

¿En qué idiomas vamos a hablar?

¿En qué idioma debe salir el informe?

Las dos respuestas pueden ser diferentes.

Y anunciarlas antes de la reunión evita tener que corregir después todo el contenido.

Lo que sigue requiriendo una comprobación manual

Incluso con un asistente de reuniones con IA, tres hábitos siguen siendo útiles en una reunión multilingüe.

Compruebe el idioma del informe antes de enviarlo.

Es especialmente importante si el resumen se envía automáticamente a su CRM o a un cliente.

Corrija los nombres y términos del sector que vuelven con frecuencia.

El vocabulario personalizado evita corregir el mismo error reunión tras reunión.

Relea las reuniones en las que los idiomas cambian mucho.

Una reunión íntegramente en francés es más sencilla de procesar que una conversación en la que francés, neerlandés e inglés se alternan constantemente.

¿A dónde van las grabaciones de una reunión multilingüe?

La pregunta es especialmente importante cuando hay varios países implicados.

Una reunión internacional puede reunir a empleados, clientes y equipos ubicados en distintos países.

Sus conversaciones no se utilizan para entrenar el modelo.

Las cuestiones relativas a la grabación, el consentimiento, el plazo de conservación y el contrato de encargo del tratamiento se detallan en nuestra página de conformidad.

Reunión multilingüe: los 3 ajustes que comprobar

Antes de su próxima reunión, compruebe simplemente tres elementos.

Es sobre todo el tercer ajuste el que se olvida con facilidad.

Puede tener perfectamente una transcripción correcta y recibir, aun así, un informe en el idioma equivocado.

Preguntas frecuentes

¿Qué ocurre si se hablan varios idiomas en la misma reunión?

Leexi cuenta con un ajuste dedicado a las reuniones multilingües a nivel de empresa.

Ayuda a gestionar las reuniones en las que se cruzan varios idiomas.

Cuanto más rápido alternan los participantes entre idiomas, más importante sigue siendo comprobar la transcripción y el informe antes de difundirlos.

¿Leexi traduce la reunión en directo para que los participantes se entiendan?

No.

Un asistente de reuniones con IA no sustituye a un intérprete simultáneo.

Su trabajo se centra sobre todo en lo que se produce a partir de la reunión: la transcripción, el resumen y el contenido consultable después.

La traducción de la transcripción y los subtítulos permiten luego que la grabación sea accesible en otro idioma.

¿Cómo se elige el idioma del resumen?

El idioma del resumen se configura por separado del idioma hablado durante la reunión y del idioma de la transcripción.

Por tanto, si su transcripción es correcta pero su informe llega en otro idioma, ese es el ajuste que debe comprobar primero.

En una organización, el idioma del resumen también puede depender de parámetros administrados a nivel de empresa.

¿Se pueden traducir el resumen y las tareas, y no solo la transcripción?

Es precisamente una de las principales solicitudes de los usuarios que trabajan en varios idiomas.

La traducción de la transcripción está disponible.

¿En qué idioma llega el informe al CRM?

El idioma del informe enviado al CRM puede ser distinto del idioma del informe que consulta en la plataforma.

Algunos usuarios lo han constatado en Zoho y HubSpot.

Si su equipo automatiza el envío al CRM, compruebe ambos lados desde la primera reunión.

¿Cómo corregir un nombre que siempre se transcribe mal?

Utilice el vocabulario personalizado.

Introduce la ortografía correcta de un nombre, una empresa, una ciudad o una sigla para que se recoja mejor en las reuniones siguientes.

Resulta especialmente útil para el vocabulario del sector que vuelve cada semana.

¿Está disponible el neerlandés?

El francés y el neerlandés están ambos disponibles, y las reuniones bilingües en francés y neerlandés son un caso real entre los usuarios de Leexi IA.

Las reuniones en las que los participantes alternan mucho entre francés, neerlandés y flamenco siguen siendo, en cambio, más difíciles de procesar que una reunión celebrada en un solo idioma.

Por tanto, se recomienda una relectura antes de difundir el informe.

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