Reunião multilingue: transcrever e obter o relatório no idioma certo

A sua reunião correu perfeitamente em francês. Depois abre o relatório… e está em inglês.

Ou pior: no Leexi está tudo correto, mas o resumo enviado automaticamente para o seu CRM chega noutro idioma.

É um dos principais problemas das reuniões multilingues: reconhecer o que foi dito não é suficiente. É preciso também controlar o idioma daquilo que sai depois da reunião.

E é exatamente o que nos indicam os utilizadores do Leexi IA.

Entre os pedidos ligados ao multilinguismo, cerca de 43 % dizem respeito ao idioma do resumo, contra 29 % à transcrição em si. E 21 % dizem respeito especificamente à tradução do resumo e das tarefas.

Ou seja, o problema não é apenas:

« A ferramenta compreende vários idiomas? »

Mas sobretudo:

« Em que idioma vão sair a minha transcrição, o meu relatório e as minhas ações? »

São três coisas diferentes, e não se configuram no mesmo lugar.

O que significa realmente uma reunião multilingue

O termo pode designar situações bastante diferentes.

Vale a pena distingui-las antes de configurar a ferramenta.

Falam-se vários idiomas durante a mesma reunião

É o caso típico de uma equipa internacional, ou de uma empresa belga onde o francês e o neerlandês se cruzam naturalmente durante uma reunião.

Um participante começa em francês, outro responde em neerlandês, e depois a conversa volta ao primeiro idioma.

A ferramenta tem então de identificar corretamente as mudanças de idioma sem misturar a transcrição.

Cada participante fala o seu próprio idioma

Outro caso: os participantes não mudam necessariamente de idioma, mas cada um usa o seu.

A dificuldade consiste então em reconhecer corretamente o idioma de cada pessoa e atribuir-lhe o conteúdo certo.

A reunião e o relatório não estão no mesmo idioma

É ainda outro problema.

A sua reunião realiza-se em francês, mas o relatório tem de ser enviado em italiano para uma equipa sediada em Itália.

Ou a sua chamada é em neerlandês, enquanto o CRM da empresa deve receber um resumo em francês.

O idioma falado durante a reunião e o idioma do relatório são duas configurações diferentes.

E é precisamente essa diferença que cria muita confusão.

O que pode correr mal numa reunião multilingue

Três problemas voltam com especial frequência entre os utilizadores do Leexi IA.

A transcrição inventa ou mistura idiomas

Primeiro caso: a reunião realiza-se num único idioma, mas na transcrição aparecem outros.

Um utilizador indicou-nos, por exemplo, uma reunião inteiramente em francês em que algumas passagens saíram em português.

Outro encontrou espanhol e inglês numa transcrição, quando toda a reunião tinha ocorrido em francês.

O problema pode também surgir no neerlandês.

Um utilizador de língua neerlandesa encontrou vários idiomas numa única frase, com muito pouco neerlandês corretamente transcrito.

Uma reunião no Teams realizada em flamengo saiu também como uma mistura de francês, inglês e neerlandês.

Os pedidos ligados diretamente à transcrição representam cerca de 29 % dos problemas multilingues indicados pelos utilizadores do Leexi IA.

Duas configurações podem ajudar:

• verificar a configuração do idioma antes da reunião;
• acrescentar nomes, siglas e termos do setor ao vocabulário personalizado.

O relatório sai no idioma errado

É o problema que volta com mais frequência.

Cerca de 43 % dos pedidos ligados ao multilinguismo dizem respeito ao idioma do resumo.

E às vezes o caso é muito simples: toda a reunião corre corretamente em francês, mas o resumo chega em inglês.

Um utilizador indicou-nos exatamente isso, enquanto as suas reuniões se realizavam habitualmente em francês.

O idioma do resumo tem a sua própria configuração.

E numa empresa, essa escolha pode também tornar-se uma questão de administração.

Um responsável queria, por exemplo, que os resumos de toda a sua organização saíssem sistematicamente em italiano.

O ponto a retermos é portanto simples:

uma transcrição correta não garante que o relatório saia no idioma que espera.

O relatório muda de idioma ao chegar ao CRM

É provavelmente o caso mais desconcertante.

Abre o relatório no Leexi: está correto.

Depois abre a ficha do cliente no seu CRM: o mesmo relatório aparece em inglês.

Alguns utilizadores encontraram este problema com o Zoho e o HubSpot.

O idioma do conteúdo apresentado no Leexi e o do conteúdo enviado para o CRM devem portanto ser verificados separadamente.

Se automatiza os seus relatórios comerciais, é um ponto a testar já na primeira reunião.

Configurar os idiomas antes da reunião

Algumas configurações antes da chamada evitam descobrir o problema depois de o relatório ter sido enviado.

Ativar o funcionamento multilingue

O Leexi dispõe de uma configuração dedicada às reuniões em que se falam vários idiomas.

É configurada ao nível da empresa e exige direitos de administrador.

Um utilizador sozinho não pode portanto ativá-la necessariamente para a sua própria conta.

Essa configuração melhora a gestão das reuniões multilingues, mas não elimina a necessidade de verificar o resultado.

Quanto mais os participantes mudam de idioma, mais difícil se torna transcrever corretamente a reunião.

Acrescentar o vocabulário do seu setor

Os idiomas não são sempre o verdadeiro problema.

Os nomes de pessoas, as empresas, as cidades, os nomes de produto e as siglas são muitas vezes os termos mais difíceis de transcrever corretamente.

O vocabulário personalizado permite indicar uma vez a ortografia correta.

Por exemplo:

« Leexy » → « Leexi »

ou uma sigla do setor usada regularmente pela sua equipa.

Quando um erro volta, acrescenta simplesmente o termo ao vocabulário para as próximas reuniões.

Os problemas ligados à correção de termos representam uma pequena parte dos pedidos multilingues, cerca de 7 %, mas são também um dos elementos mais simples de corrigir.

Algumas mudanças de idioma continuam mais difíceis

O caso mais complicado continua a ser uma pessoa que muda de idioma no meio de uma frase.

Já não se trata simplesmente de uma reunião com dois idiomas claramente separados: o motor tem de detetar a mudança dentro da mesma intervenção.

Neste tipo de reunião, uma releitura continua a ser importante antes de enviar o relatório.

A verdadeira questão: pode traduzir-se o relatório, e não apenas a transcrição?

É aqui que as expectativas mudaram.

Poder traduzir uma transcrição completa é útil.

Mas poucas pessoas querem partilhar cinquenta minutos de texto bruto depois de cada reunião.

O que querem sobretudo traduzir é:

• o resumo;
• as decisões;
• as próximas ações;
• as tarefas atribuídas.

E isso representa cerca de 21 % dos pedidos multilingues indicados pelos utilizadores do Leexi IA.

Um utilizador explicava-o de forma muito simples: a tradução da transcrição existe, mas o que realmente lhe interessa é poder traduzir o resumo e as tarefas.

Outro utilizador que trabalha em francês e neerlandês queria ter o seu resumo disponível nos dois idiomas.

A tradução da transcrição está disponível.

Trabalhar em vários países com o mesmo relatório

O multilinguismo torna-se particularmente importante quando a reunião não fica apenas entre as pessoas presentes.

O relatório pode depois ser lido por uma equipa comercial, um responsável, um cliente ou um colega situado noutro país.

Fazer sair o relatório no idioma do destinatário

Uma reunião pode realizar-se em francês enquanto as pessoas que vão ler o resumo trabalham em italiano ou em inglês.

É portanto preciso pensar no idioma do destinatário antes da reunião.

Caso contrário, corre o risco de descobrir o problema depois do envio automático.

Utilizar as legendas na gravação

As legendas permitem também que alguém que não fala o idioma da reunião consulte mais facilmente a gravação.

É útil quando uma reunião tem de ser partilhada mais tarde com uma equipa situada noutro país.

Antecipar as reuniões com várias nacionalidades

Quando vários idiomas se vão cruzar, duas escolhas devem idealmente ser feitas antes da reunião:

Em que idiomas vamos falar?

Em que idioma deve sair o relatório?

As duas respostas podem ser diferentes.

E anunciá-las antes da reunião evita ter de corrigir todo o conteúdo depois.

O que continua a exigir uma verificação manual

Mesmo com um assistente de reunião com IA, três hábitos continuam úteis numa reunião multilingue.

Verifique o idioma do relatório antes de o enviar.

É particularmente importante se o resumo parte automaticamente para o seu CRM ou para um cliente.

Corrija os nomes e termos do setor que voltam com frequência.

O vocabulário personalizado evita corrigir o mesmo erro reunião após reunião.

Releia as reuniões em que os idiomas mudam muito.

Uma reunião inteiramente em francês é mais simples de tratar do que uma conversa em que francês, neerlandês e inglês se alternam constantemente.

Para onde vão as gravações de uma reunião multilingue?

A questão é particularmente importante quando estão envolvidos vários países.

Uma reunião internacional pode reunir colaboradores, clientes e equipas situados em países diferentes.

As suas conversas não são utilizadas para treinar o modelo.

As questões ligadas à gravação, ao consentimento, ao prazo de conservação e ao contrato de subcontratação estão detalhadas na nossa página de conformidade.

Reunião multilingue: as 3 configurações a verificar

Antes da sua próxima reunião, verifique simplesmente três elementos.

É sobretudo a terceira configuração que se esquece facilmente.

Pode perfeitamente ter uma transcrição correta e receber ainda assim um relatório no idioma errado.

Perguntas frequentes

O que acontece se forem falados vários idiomas na mesma reunião?

O Leexi dispõe de uma configuração dedicada às reuniões multilingues ao nível da empresa.

Ajuda a gerir as reuniões em que se cruzam vários idiomas.

Quanto mais rapidamente os participantes alternam entre idiomas, mais importante continua a ser verificar a transcrição e o relatório antes de os partilhar.

O Leexi traduz a reunião em direto para que os participantes se entendam?

Não.

Um assistente de reunião com IA não substitui um intérprete simultâneo.

O seu trabalho diz respeito sobretudo àquilo que é produzido a partir da reunião: a transcrição, o resumo e o conteúdo consultável depois.

A tradução da transcrição e as legendas tornam depois a gravação acessível noutro idioma.

Como escolher o idioma do resumo?

O idioma do resumo configura-se separadamente do idioma falado durante a reunião e do idioma da transcrição.

Por isso, se a sua transcrição está correta mas o relatório chega noutro idioma, é essa a configuração a verificar primeiro.

Numa organização, o idioma do resumo pode também depender de parâmetros administrados ao nível da empresa.

Podem traduzir-se o resumo e as tarefas, e não apenas a transcrição?

É precisamente um dos principais pedidos dos utilizadores que trabalham em vários idiomas.

A tradução da transcrição está disponível.

Em que idioma chega o relatório ao CRM?

O idioma do relatório enviado para o CRM pode ser diferente do idioma do relatório que consulta na plataforma.

Alguns utilizadores constataram-no nomeadamente com o Zoho e o HubSpot.

Se a sua equipa automatiza o envio para o CRM, verifique os dois lados já na primeira reunião.

Como corrigir um nome que é sempre mal transcrito?

Utilize o vocabulário personalizado.

Indica a ortografia correta de um nome, de uma empresa, de uma cidade ou de uma sigla para que seja melhor reconhecida nas reuniões seguintes.

É particularmente útil para o vocabulário do setor que volta todas as semanas.

O neerlandês é suportado?

O francês e o neerlandês são ambos suportados, e as reuniões bilingues em francês e neerlandês são um caso real entre os utilizadores do Leexi IA.

As reuniões em que os participantes alternam muito entre francês, neerlandês e flamengo continuam, no entanto, mais difíceis de tratar do que uma reunião realizada num único idioma.

Uma releitura é portanto recomendada antes de partilhar o relatório.

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