Mehrsprachige Besprechung: transkribieren und das Protokoll in der richtigen Sprache erhalten
- Die gesprochene Sprache, die Sprache der Transkription und die Sprache des Protokolls sind drei verschiedene Einstellungen.
- Sie vor der Besprechung zu prüfen erspart Ihnen, das Protokoll nach dem Versand zu korrigieren.
Ihre Besprechung lief einwandfrei auf Französisch. Dann öffnen Sie das Protokoll… und es ist auf Englisch.
Oder schlimmer: in Leexi ist alles korrekt, aber die Zusammenfassung, die automatisch in Ihr CRM gesendet wird, kommt in einer anderen Sprache an.
Das ist eines der Hauptprobleme mehrsprachiger Besprechungen: zu erkennen, was gesagt wurde, genügt nicht. Sie müssen auch die Sprache dessen steuern, was nach der Besprechung herauskommt.
Und genau das melden die Nutzer von Leexi IA.
Von den Anfragen zur Mehrsprachigkeit betreffen rund 43 % die Sprache der Zusammenfassung, gegenüber 29 % die Transkription selbst. Und 21 % betreffen ausdrücklich die Übersetzung der Zusammenfassung und der Aufgaben.
Anders gesagt lautet die Frage nicht nur:
« Versteht das Tool mehrere Sprachen? »
Sondern eher:
« In welcher Sprache kommen meine Transkription, mein Protokoll und meine Aufgaben heraus? »
Das sind drei verschiedene Dinge, und sie werden nicht an derselben Stelle eingestellt.
Was eine mehrsprachige Besprechung wirklich bedeutet
Der Begriff kann mehrere recht unterschiedliche Situationen bezeichnen.
Es lohnt sich, sie zu unterscheiden, bevor Sie das Tool einstellen.
Mehrere Sprachen werden in derselben Besprechung gesprochen
Das ist der typische Fall eines internationalen Teams oder eines belgischen Unternehmens, in dem sich Französisch und Niederländisch während einer Besprechung ganz natürlich überschneiden.
Ein Teilnehmer beginnt auf Französisch, ein anderer antwortet auf Niederländisch, dann wechselt das Gespräch zurück in die erste Sprache.
Das Tool muss die Sprachwechsel dann korrekt erkennen, ohne die Transkription zu vermischen.
Jeder Teilnehmer spricht seine eigene Sprache
Ein anderer Fall: die Teilnehmer wechseln nicht zwingend die Sprache, aber jeder verwendet seine eigene.
Die Schwierigkeit besteht dann darin, die Sprache jeder Person korrekt zu erkennen und ihr den richtigen Inhalt zuzuordnen.
Besprechung und Protokoll sind nicht in derselben Sprache
Das ist noch ein anderes Problem.
Ihre Besprechung findet auf Französisch statt, aber Ihr Protokoll muss auf Italienisch an ein Team in Italien gehen.
Oder Ihr Gespräch ist auf Niederländisch, während das CRM des Unternehmens eine Zusammenfassung auf Französisch erhalten soll.
Die während der Besprechung gesprochene Sprache und die Sprache des Protokolls sind zwei verschiedene Einstellungen.
Und genau dieser Unterschied sorgt für viel Verwirrung.
Was bei einer mehrsprachigen Besprechung schiefgehen kann
Drei Probleme kommen bei Nutzern von Leexi IA besonders häufig zurück.
Die Transkription erfindet oder vermischt Sprachen
Erster Fall: die Besprechung läuft in einer einzigen Sprache, aber in der Transkription erscheinen andere.
Ein Nutzer meldete etwa eine vollständig auf Französisch geführte Besprechung, in der einzelne Passagen auf Portugiesisch herauskamen.
Ein anderer fand Spanisch und Englisch in einer Transkription, obwohl die ganze Besprechung auf Französisch stattgefunden hatte.
Das Problem kann auch beim Niederländischen auftreten.
Ein niederländischsprachiger Nutzer fand mehrere Sprachen in einem einzigen Satz, mit sehr wenig korrekt transkribiertem Niederländisch.
Eine Teams-Besprechung auf Flämisch kam ebenfalls als Mischung aus Französisch, Englisch und Niederländisch heraus.
Anfragen, die direkt mit der Transkription zu tun haben, machen rund 29 % der von Nutzern von Leexi IA gemeldeten mehrsprachigen Probleme aus.
Zwei Einstellungen können helfen:
- die Sprachkonfiguration vor der Besprechung prüfen;
- Namen, Abkürzungen und Fachbegriffe in das benutzerdefinierte Vokabular aufnehmen.
Das Protokoll kommt in der falschen Sprache
Das ist das Problem, das am häufigsten zurückkommt.
Rund 43 % der Anfragen zur Mehrsprachigkeit betreffen die Sprache der Zusammenfassung.
Und manchmal ist der Fall sehr einfach: die ganze Besprechung läuft korrekt auf Französisch, aber die Zusammenfassung kommt auf Englisch an.
Ein Nutzer meldete uns genau das, während seine Besprechungen üblicherweise auf Französisch stattfanden.
Die Sprache der Zusammenfassung hat ihre eigene Einstellung.
Und in einem Unternehmen kann diese Wahl auch zu einer Frage der Verwaltung werden.
Eine Führungskraft wollte etwa, dass die Zusammenfassungen ihrer gesamten Organisation systematisch auf Italienisch herauskommen.
Der entscheidende Punkt ist also einfach:
eine korrekte Transkription garantiert nicht, dass das Protokoll in der erwarteten Sprache herauskommt.
Das Protokoll wechselt die Sprache auf dem Weg ins CRM
Das ist wahrscheinlich der verwirrendste Fall.
Sie öffnen das Protokoll in Leexi: es ist korrekt.
Dann öffnen Sie den Kundendatensatz in Ihrem CRM: dasselbe Protokoll erscheint auf Englisch.
Nutzer sind darauf mit Zoho und HubSpot gestoßen.
Die Sprache des in Leexi angezeigten Inhalts und die Sprache des an das CRM gesendeten Inhalts müssen daher getrennt geprüft werden.
Wenn Sie Ihre Vertriebsprotokolle automatisieren, ist das ein Punkt, den Sie ab der ersten Besprechung testen sollten.
Die Sprachen vor der Besprechung einstellen
Ein paar Einstellungen vor dem Gespräch ersparen Ihnen, das Problem erst nach dem Versand des Protokolls zu entdecken.
Die mehrsprachige Verarbeitung aktivieren
Leexi verfügt über eine eigene Einstellung für Besprechungen, in denen mehrere Sprachen gesprochen werden.
Sie wird auf Unternehmensebene konfiguriert und erfordert Administratorrechte.
Ein einzelner Nutzer kann sie daher nicht zwingend für sein eigenes Konto aktivieren.
Diese Einstellung verbessert die Verarbeitung mehrsprachiger Besprechungen, ersetzt aber nicht die Prüfung des Ergebnisses.
Je häufiger die Teilnehmer die Sprache wechseln, desto schwieriger wird die Besprechung korrekt zu transkribieren.
Ihr Fachvokabular hinzufügen
Sprachen sind nicht immer das eigentliche Problem.
Personennamen, Unternehmen, Städte, Produktnamen und Abkürzungen sind oft die Begriffe, die am schwersten korrekt zu transkribieren sind.
Mit dem benutzerdefinierten Vokabular geben Sie die richtige Schreibweise einmal ein.
Zum Beispiel:
« Leexy » → « Leexi »
oder eine Fachabkürzung, die Ihr Team regelmäßig verwendet.
Wenn ein Fehler zurückkommt, fügen Sie den Begriff einfach für die nächsten Besprechungen dem Vokabular hinzu.
Probleme rund um die Korrektur von Begriffen machen einen kleinen Teil der mehrsprachigen Anfragen aus, rund 7 %, sind aber auch eines der am einfachsten zu behebenden Themen.
Manche Sprachwechsel bleiben schwieriger
Der komplizierteste Fall bleibt eine Person, die mitten im Satz die Sprache wechselt.
Dann handelt es sich nicht mehr um eine Besprechung mit zwei klar getrennten Sprachen: die Engine muss den Wechsel innerhalb desselben Redebeitrags erkennen.
Bei dieser Art von Besprechung bleibt ein Gegenlesen wichtig, bevor Sie das Protokoll versenden.
Die eigentliche Frage: lässt sich das Protokoll übersetzen, nicht nur die Transkription?
Hier haben sich die Erwartungen verschoben.
Eine vollständige Transkription übersetzen zu können, ist nützlich.
Aber wenige Menschen möchten nach jeder Besprechung fünfzig Minuten Rohtext teilen.
Übersetzen wollen sie vor allem:
- die Zusammenfassung;
- die Entscheidungen;
- die nächsten Schritte;
- die zugewiesenen Aufgaben.
Und das macht rund 21 % der von Nutzern von Leexi IA gemeldeten mehrsprachigen Anfragen aus.
Ein Nutzer erklärte es sehr einfach: die Übersetzung der Transkription gibt es, aber was ihn wirklich interessiert, ist die Zusammenfassung und die Aufgaben übersetzen zu können.
Ein anderer Nutzer, der auf Französisch und Niederländisch arbeitet, wollte seine Zusammenfassung in beiden Sprachen verfügbar haben.
Die Übersetzung der Transkription ist verfügbar.
Mit demselben Protokoll in mehreren Ländern arbeiten
Mehrsprachigkeit wird besonders wichtig, wenn die Besprechung nicht nur unter den Anwesenden bleibt.
Das Protokoll kann anschließend von einem Vertriebsteam, einer Führungskraft, einem Kunden oder einer Kollegin in einem anderen Land gelesen werden.
Das Protokoll in der Sprache des Empfängers herausgeben
Eine Besprechung kann auf Französisch stattfinden, während die Personen, die die Zusammenfassung lesen werden, auf Italienisch oder Englisch arbeiten.
Sie müssen also vor der Besprechung an die Sprache des Empfängers denken.
Andernfalls riskieren Sie, das Problem erst nach dem automatischen Versand zu entdecken.
Untertitel auf der Aufnahme nutzen
Untertitel erleichtern es außerdem jemandem, der die Sprache der Besprechung nicht spricht, die Aufnahme durchzugehen.
Das ist nützlich, wenn eine Besprechung im Nachhinein mit einem Team in einem anderen Land geteilt werden muss.
Besprechungen mit mehreren Nationalitäten vorbereiten
Wenn sich mehrere Sprachen überschneiden werden, sollten zwei Entscheidungen möglichst vor der Besprechung fallen:
In welchen Sprachen werden wir sprechen?
In welcher Sprache soll das Protokoll herauskommen?
Die beiden Antworten können unterschiedlich sein.
Und sie vor der Besprechung anzukündigen erspart Ihnen, den gesamten Inhalt hinterher zu korrigieren.
Was weiterhin manuell zu prüfen ist
Auch mit einem KI-Besprechungsassistenten bleiben bei einer mehrsprachigen Besprechung drei Gewohnheiten nützlich.
Prüfen Sie die Sprache des Protokolls, bevor Sie es versenden.
Das ist besonders wichtig, wenn die Zusammenfassung automatisch in Ihr CRM oder an einen Kunden geht.
Korrigieren Sie die Namen und Fachbegriffe, die häufig zurückkommen.
Das benutzerdefinierte Vokabular erspart Ihnen, denselben Fehler Besprechung für Besprechung zu korrigieren.
Lesen Sie Besprechungen gegen, in denen die Sprachen stark wechseln.
Eine vollständig auf Französisch geführte Besprechung ist einfacher zu verarbeiten als ein Gespräch, in dem Französisch, Niederländisch und Englisch ständig abwechseln.
Wohin gehen die Aufnahmen einer mehrsprachigen Besprechung?
Die Frage ist besonders wichtig, wenn mehrere Länder betroffen sind.
Eine internationale Besprechung kann Mitarbeitende, Kunden und Teams aus verschiedenen Ländern zusammenbringen.
Ihre Gespräche werden nicht zum Training des Modells verwendet.
Fragen zu Aufnahme, Einwilligung, Aufbewahrungsdauer und Auftragsverarbeitungsvertrag sind auf unserer Seite zur Konformität ausführlich beschrieben.
Mehrsprachige Besprechung: die 3 Einstellungen zum Prüfen
Prüfen Sie vor Ihrer nächsten Besprechung einfach drei Dinge.
| Zu prüfen | Die Frage, die Sie sich stellen |
|---|---|
| Sprache der Besprechung | In welcher Sprache oder welchen Sprachen werden die Teilnehmer sprechen? |
| Sprache der Transkription | In welcher Sprache soll der Inhalt transkribiert werden? |
| Sprache des Protokolls | In welcher Sprache sollen die Zusammenfassung und die Aufgaben versendet werden? |
Vor allem die dritte Einstellung wird leicht vergessen.
Sie können durchaus eine korrekte Transkription haben und trotzdem ein Protokoll in der falschen Sprache erhalten.
Häufige Fragen
Was passiert, wenn in derselben Besprechung mehrere Sprachen gesprochen werden?
Leexi verfügt auf Unternehmensebene über eine eigene Einstellung für mehrsprachige Besprechungen.
Sie hilft bei Besprechungen, in denen sich mehrere Sprachen überschneiden.
Je schneller die Teilnehmer zwischen Sprachen wechseln, desto wichtiger bleibt es, Transkription und Protokoll vor dem Teilen zu prüfen.
Übersetzt Leexi die Besprechung live, damit sich die Teilnehmer verstehen?
Nein.
Ein KI-Besprechungsassistent ersetzt keine Simultandolmetscherin.
Seine Arbeit betrifft vor allem das, was aus der Besprechung entsteht: die Transkription, die Zusammenfassung und den Inhalt, den Sie danach abrufen können.
Die Übersetzung der Transkription und die Untertitel machen die Aufnahme anschließend in einer anderen Sprache zugänglich.
Wie wählen Sie die Sprache der Zusammenfassung?
Die Sprache der Zusammenfassung wird getrennt von der während der Besprechung gesprochenen Sprache und von der Sprache der Transkription eingestellt.
Wenn Ihre Transkription korrekt ist, Ihr Protokoll aber in einer anderen Sprache ankommt, ist das also die Einstellung, die Sie zuerst prüfen sollten.
In einer Organisation kann die Sprache der Zusammenfassung auch von Einstellungen abhängen, die auf Unternehmensebene verwaltet werden.
Lassen sich Zusammenfassung und Aufgaben übersetzen, nicht nur die Transkription?
Das ist genau eine der wichtigsten Anfragen von Nutzern, die in mehreren Sprachen arbeiten.
Die Übersetzung der Transkription ist verfügbar.
In welcher Sprache kommt das Protokoll im CRM an?
Die Sprache des an das CRM gesendeten Protokolls kann sich von der Sprache des Protokolls unterscheiden, das Sie in der Plattform ansehen.
Nutzer haben das unter anderem bei Zoho und HubSpot festgestellt.
Wenn Ihr Team den Versand an das CRM automatisiert, prüfen Sie ab der ersten Besprechung beide Seiten.
Wie korrigieren Sie einen Namen, der immer falsch transkribiert wird?
Verwenden Sie das benutzerdefinierte Vokabular.
Sie geben die richtige Schreibweise eines Namens, eines Unternehmens, einer Stadt oder einer Abkürzung ein, damit sie in den folgenden Besprechungen besser übernommen wird.
Das ist besonders nützlich für das Fachvokabular, das jede Woche zurückkommt.
Wird Niederländisch unterstützt?
Französisch und Niederländisch werden beide unterstützt, und zweisprachige Besprechungen auf Französisch und Niederländisch sind bei Nutzern von Leexi IA ein realer Fall.
Besprechungen, in denen die Teilnehmer stark zwischen Französisch, Niederländisch und Flämisch wechseln, bleiben allerdings schwerer zu verarbeiten als eine Besprechung in einer einzigen Sprache.
Ein Gegenlesen ist daher empfehlenswert, bevor Sie das Protokoll teilen.
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