Microsoft Teams y el RGPD: qué debes verificar antes de usarlo

Teams almacena tus grabaciones y transcripciones en el OneDrive del organizador o en el SharePoint del canal, con una caducidad predeterminada de 120 días. Si tu organización de Microsoft 365 se creó en un país de la Unión Europea o de la AELC, estos datos están cubiertos por EU Data Boundary, el compromiso de Microsoft de almacenarlos y tratarlos en sus centros de datos europeos, con transferencias residuales documentadas. Microsoft es un proveedor sujeto al derecho estadounidense, algo que EU Data Boundary no cambia. Esta página ha sido editada por Leexi, cuya herramienta de toma de notas con IA se utiliza en Teams, y solo recoge lo que documenta Microsoft Learn.

Dónde aloja y trata Teams tus datos

En tu propio espacio de Microsoft 365, en la región de tu organización.

La grabación de una reunión de Teams no se guarda en un espacio separado de Microsoft. Se guarda en OneDrive o SharePoint, según el tipo de reunión.

Microsoft Learn, «Almacenamiento y permisos de grabaciones y transcripciones de reuniones de Teams en OneDrive y SharePoint», actualizado el 18 de agosto de 2026 «En el caso de reuniones y eventos, la grabación se guarda en el OneDrive del organizador, aunque este no haya asistido a la reunión o al evento.»

En las reuniones de canal, «la grabación se almacena en la biblioteca de documentación del sitio de SharePoint de Teams, en una carpeta llamada Recordings». En las llamadas individuales o grupales, el archivo se guarda en el OneDrive de la persona que inició la grabación. Una hora de grabación ocupa 400 MB y cuenta para tu cuota.

La región depende de tu organización, no de la reunión

La ubicación es la de tu organización de Microsoft 365. Para las organizaciones europeas, Microsoft ha asumido un compromiso específico.

Microsoft Learn, «¿Qué es EU Data Boundary?», contenido fechado el 26 de febrero de 2025 «EU Data Boundary es un límite definido geográficamente dentro del cual Microsoft se ha comprometido a almacenar y tratar los datos del cliente y los datos personales de nuestros servicios empresariales en línea, incluidos Azure, Dynamics 365, Power Platform y Microsoft 365.»

La condición de acceso está escrita: «En Microsoft 365, los clientes cuya ubicación de registro se encuentre en un país o región de la UE o la AELC están incluidos en EU Data Boundary». Una organización que haya adquirido las capacidades Multi-Geo queda excluida, aunque su país sea europeo.

El mismo documento establece dos límites. Los compromisos están «sujetos a circunstancias limitadas en las que los datos del cliente, los datos personales y los datos de servicios profesionales seguirán transfiriéndose fuera de EU Data Boundary». Además, el ámbito geográfico incluye Suiza, Noruega, Islandia y Liechtenstein, no solo la Unión Europea.

Qué implica para ti: verifica el país de registro de tu organización en el centro de administración de Microsoft 365 y que no tenga Multi-Geo. Estos dos puntos determinan la cobertura.

Cuánto tiempo conserva Teams tus grabaciones

Microsoft Learn, «Administrar la política de caducidad de las grabaciones de Teams», actualizado el 31 de agosto de 2026 «Las grabaciones y transcripciones de reuniones tienen un plazo de caducidad predeterminado de 120 días.»

Cuando caduca, el archivo pasa a la papelera de la ubicación donde estaba almacenado. En una cuenta profesional, los elementos de la papelera «se eliminan automáticamente después de 93 días, a menos que el administrador haya cambiado la configuración». El administrador puede establecer otro plazo, de 1 a 99.999 días, o desactivar la caducidad. El cambio solo se aplica a las nuevas grabaciones.

El RGPD exige limitar el plazo a lo necesario.

RGPD, artículo 5, apartado 1, letra e) «conservados de forma que permita identificar a los interesados durante un período no superior al necesario para los fines para los que se tratan»

Qué implica para ti: el valor predeterminado de 120 días es una decisión de Microsoft, no tuya. Tu política de conservación debe confirmarlo o sustituirlo.

Qué hace Microsoft con tus conversaciones

Microsoft actúa como encargado del tratamiento y Copilot no entrena sus modelos con tus reuniones.

Microsoft Learn, «Reglamento General de Protección de Datos», actualizado el 5 de mayo de 2026 «Como encargado del tratamiento, Microsoft trata los datos personales en nombre del responsable del tratamiento (el cliente). […] Microsoft trata los datos del cliente para prestar los servicios en línea de acuerdo con las instrucciones documentadas del responsable, tal como se especifica en los Términos del producto y en el Anexo de protección de datos de productos y servicios (DPA).»

Esta es la obligación que el RGPD impone a todo encargado del tratamiento.

RGPD, artículo 28, apartado 3, letra a) «tratará los datos personales únicamente siguiendo instrucciones documentadas del responsable del tratamiento»

En cuanto al entrenamiento, el compromiso se refiere a Copilot, que genera las transcripciones y los resúmenes de reuniones en Teams.

Microsoft Learn, «Datos, privacidad y seguridad de Microsoft Copilot», actualizado el 18 de agosto de 2026 «Los prompts, las respuestas y los datos a los que se accede mediante Microsoft Graph no se utilizan para entrenar LLM fundacionales, incluidos los que utiliza Microsoft Copilot.»

El mismo documento precisa: «Para los usuarios de la Unión Europea (UE), contamos con salvaguardas adicionales para cumplir EU Data Boundary. El tráfico de la UE permanece dentro de EU Data Boundary», y añade una excepción concreta: «Los modelos proporcionados por Anthropic como subencargado del tratamiento están actualmente excluidos de EU Data Boundary».

Qué implica para ti: el compromiso de no entrenar los modelos está escrito y cubre Copilot. Si tu administrador activa modelos de terceros en Copilot, la excepción de Anthropic queda fuera de EU Data Boundary. Es un ajuste que debes verificar, no un incumplimiento de Microsoft.

Las certificaciones de Microsoft 365

ISO 27001, ISO 27018 y una cartera de cumplimiento publicada, con mecanismos de transferencia documentados.

La página sobre el RGPD de Microsoft remite a sus ofertas de cumplimiento, que incluyen «FedRamp, HIPAA/HITECH, ISO 27001, ISO 27002, ISO 27018, NIST 800-171, UK G-Cloud». La página de Copilot menciona además ISO 42001, la norma para los sistemas de gestión de la IA.

En cuanto a las transferencias fuera de la Unión Europea, Microsoft es preciso.

Microsoft Learn, «Reglamento General de Protección de Datos» «Microsoft incorporó las cláusulas contractuales tipo a todos sus contratos de licencias por volumen mediante los Términos del producto. […] Microsoft está certificado conforme al Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU., pero no se basa en él para transferir datos personales de la UE/EEE a Estados Unidos.»

Hay que reconocerlo: las cláusulas contractuales tipo están integradas en todos los contratos y Microsoft afirma explícitamente que no se basa en el Data Privacy Framework. Lo que un DPO verifica después es el alcance exacto de los certificados para Teams, disponible en el portal de confianza de Microsoft.

La adscripción jurídica del proveedor

Microsoft es un proveedor sujeto al derecho estadounidense. EU Data Boundary localiza los datos, pero no cambia el derecho aplicable al proveedor.

18 U.S. Code § 2713, añadido por la Ley Pub. L. 115-141 del 23 de marzo de 2018 «Un proveedor de servicios de comunicaciones electrónicas o de servicios informáticos remotos deberá cumplir las obligaciones de este capítulo de conservar, realizar copias de seguridad o divulgar el contenido de una comunicación alámbrica o electrónica, así como cualquier registro u otra información relativa a un cliente o suscriptor que obre en su poder, custodia o control, con independencia de que dicha comunicación, registro u otra información se encuentre dentro o fuera de Estados Unidos.»

Qué implica para ti: EU Data Boundary es el compromiso de localización más documentado del mercado y responde a la pregunta «dónde». La pregunta «qué derecho» sigue dependiendo de la sede del proveedor. El punto queda dicho una sola vez.

Qué cambia para un equipo europeo

En Teams, Leexi constituye un segundo perímetro, distinto del de Microsoft: el bot se une a la reunión y el audio se transcribe y resume en la infraestructura de Leexi (región de AWS en París, modelo de lenguaje ejecutado mediante Azure France en un circuito cerrado, sin entrenamiento con tus reuniones), con un DPA público y diez subencargados identificados. Teams es la plataforma de videoconferencia más presente en las solicitudes de soporte de Leexi, y un tercio de esas solicitudes trata sobre el consentimiento y la notificación de los participantes. La página de integración de Microsoft Teams explica cómo conectar Leexi con Teams. Copilot, el asistente de IA de Microsoft, tiene su propia página: alternativa a Microsoft Copilot. El dossier de cumplimiento y el glosario ofrecen las definiciones y los documentos.

Preguntas frecuentes

¿Dónde se almacenan mis grabaciones de reuniones de Teams?

En el OneDrive del organizador para reuniones y eventos, aunque no haya asistido a la reunión. En el SharePoint del canal para las reuniones de canal. En el OneDrive de la persona que inició la grabación para llamadas individuales o grupales. El archivo cuenta para tu cuota, a razón de 400 MB por hora.

¿Cuánto tiempo conserva Teams una grabación?

120 días de forma predeterminada; después pasa a la papelera, donde una cuenta profesional conserva los elementos durante 93 días antes de su eliminación definitiva. Tu administrador puede establecer otro plazo, de 1 a 99.999 días, o desactivar la caducidad, solo para las nuevas grabaciones.

¿Mi organización está cubierta por EU Data Boundary?

Sí, si su país de registro se encuentra en la Unión Europea o la AELC y no ha adquirido las capacidades Multi-Geo. El país de registro se verifica en el centro de administración de Microsoft 365. Microsoft sigue documentando transferencias residuales fuera de la frontera.

¿Copilot entrena sus modelos con mis reuniones de Teams?

No. Los prompts, las respuestas y los datos de Microsoft Graph no se utilizan para entrenar los modelos fundacionales. El tráfico de los usuarios europeos permanece dentro de EU Data Boundary, con una excepción: los modelos de Anthropic activados como subencargado del tratamiento están excluidos.

¿Se avisa a los participantes cuando se graba una reunión de Teams?

Sí. Todos los participantes reciben una notificación en Teams en cuanto comienza la grabación. La ayuda de Microsoft añade que «según tu región, es posible que necesites el permiso de todos antes de poder grabarlos». Informar a los participantes sobre la finalidad y la conservación sigue siendo obligación del organizador.

¿Teams basta para una exigencia estricta de soberanía?

No. Microsoft es un proveedor sujeto al derecho estadounidense y al 18 U.S. Code § 2713, independientemente del lugar de almacenamiento. EU Data Boundary localiza los datos y documenta las transferencias residuales, pero no cambia la adscripción jurídica del proveedor.

Fuentes

Datos verificados el 2 de septiembre de 2026 en las páginas oficiales de Microsoft.

• Microsoft Learn, «Almacenamiento y permisos de grabaciones y transcripciones de reuniones de Teams en OneDrive y SharePoint», actualizado el 18 de agosto de 2026
• Microsoft Learn, «Administrar la política de caducidad de las grabaciones de Teams», actualizado el 31 de agosto de 2026
• Microsoft Learn, «¿Qué es EU Data Boundary?», página del 21 de julio de 2026, contenido fechado el 26 de febrero de 2025
• Microsoft Learn, «Reglamento General de Protección de Datos», actualizado el 5 de mayo de 2026
• Microsoft Learn, «Datos, privacidad y seguridad de Microsoft Copilot», actualizado el 18 de agosto de 2026
• Ayuda de Microsoft, «Grabar una reunión en Microsoft Teams»
• RGPD, artículos 5 y 28, texto publicado por la CNIL
• 18 U.S. Code § 2713, Legal Information Institute, Cornell Law School

Esta página describe el marco aplicable. No constituye asesoramiento jurídico.

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