Microsoft Teams e o RGPD: o que deve verificar antes de o utilizar

O Teams armazena as suas gravações e transcrições no OneDrive do organizador ou no SharePoint do canal, com uma expiração predefinida de 120 dias. Se a sua organização Microsoft 365 tiver sido criada num país da União Europeia ou da EFTA, estes dados estão abrangidos pelo EU Data Boundary, o compromisso da Microsoft de os armazenar e tratar nos seus datacenters europeus, com transferências residuais documentadas. A Microsoft é uma empresa sujeita ao direito norte-americano, algo que o EU Data Boundary não altera. Esta página é editada pela Leexi, cuja ferramenta de tomada de notas com IA é utilizada no Teams, e apresenta apenas aquilo que o Microsoft Learn documenta.

Onde o Teams aloja e trata os seus dados

No seu próprio espaço Microsoft 365, na região da sua organização.

A gravação de uma reunião do Teams não é guardada num espaço separado da Microsoft. É guardada no OneDrive ou no SharePoint, consoante o tipo de reunião.

Microsoft Learn, «Armazenamento e permissões de gravações e transcrições de reuniões do Teams no OneDrive e no SharePoint», atualizado em 18 de agosto de 2026 «Para reuniões e eventos, a gravação é guardada no OneDrive do organizador, mesmo que o organizador não tenha participado na reunião ou no evento.»

Nas reuniões de canal, «a gravação é armazenada na biblioteca de documentos do site do SharePoint do Teams, numa pasta denominada Recordings». Nas chamadas entre duas pessoas ou em grupo, o ficheiro é guardado no OneDrive da pessoa que iniciou a gravação. Uma hora de gravação ocupa 400 MB e é contabilizada na sua quota.

A região depende da sua organização, não da reunião

A localização é a da sua organização Microsoft 365. Para as organizações europeias, a Microsoft assumiu um compromisso específico.

Microsoft Learn, «O que é o EU Data Boundary?», conteúdo datado de 26 de fevereiro de 2025 «O EU Data Boundary é uma fronteira geograficamente definida dentro da qual a Microsoft se compromete a armazenar e tratar os Dados do Cliente e os dados pessoais relativos aos seus serviços online empresariais Microsoft, incluindo Azure, Dynamics 365, Power Platform e Microsoft 365.»

A condição de acesso está explicitamente definida: «Para o Microsoft 365, os clientes com uma localização de registo num país ou região da UE ou da EFTA estão abrangidos pelo EU Data Boundary.» Uma organização que tenha adquirido as capacidades Multi-Geo está excluída, mesmo que o seu país seja europeu.

O mesmo documento estabelece duas limitações. Os compromissos estão «sujeitos a circunstâncias limitadas em que os Dados do Cliente, os dados pessoais e os Dados dos Serviços Profissionais continuarão a ser transferidos para fora do EU Data Boundary». Além disso, o âmbito geográfico inclui a Suíça, a Noruega, a Islândia e o Liechtenstein, e não apenas a União Europeia.

O que isto significa para si: verifique o país de registo da sua organização no centro de administração do Microsoft 365 e confirme que não utiliza Multi-Geo. Estes dois pontos determinam a cobertura.

Durante quanto tempo o Teams guarda as suas gravações

Microsoft Learn, «Gerir a política de expiração das gravações do Teams», atualizado em 31 de agosto de 2026 «As gravações e transcrições de reuniões têm um prazo de expiração predefinido de 120 dias.»

Quando expira, o ficheiro é movido para a reciclagem da localização onde estava armazenado. Numa conta profissional, os itens da reciclagem «são eliminados automaticamente após 93 dias, salvo se o administrador tiver alterado a definição». O administrador pode definir outro período, entre 1 e 99 999 dias, ou desativar a expiração. A alteração aplica-se apenas às novas gravações.

O RGPD exige um período limitado ao necessário.

RGPD, artigo 5.º, n.º 1, alínea e) «conservados de uma forma que permita a identificação dos titulares dos dados durante o período necessário para as finalidades para as quais são tratados»

O que isto significa para si: o prazo predefinido de 120 dias é uma decisão da Microsoft, não sua. A sua política de conservação deve confirmá-lo ou substituí-lo.

O que a Microsoft faz com as suas conversas

A Microsoft atua como subcontratante e o Copilot não utiliza as suas reuniões para treinar os seus modelos.

Microsoft Learn, «Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados», atualizado em 5 de maio de 2026 «Enquanto subcontratante, a Microsoft trata dados pessoais em nome do responsável pelo tratamento (o cliente). […] A Microsoft trata os Dados do Cliente para prestar os Serviços Online de acordo com as instruções documentadas do responsável pelo tratamento, conforme especificado nos Termos do Produto e no Aditamento de Proteção de Dados relativo a Produtos e Serviços (DPA).»

Esta é a obrigação que o RGPD impõe a qualquer subcontratante.

RGPD, artigo 28.º, n.º 3, alínea a) «trata os dados pessoais apenas mediante instruções documentadas do responsável pelo tratamento»

Quanto ao treino, o compromisso diz respeito ao Copilot, que produz as transcrições e os resumos das reuniões no Teams.

Microsoft Learn, «Dados, privacidade e segurança do Microsoft Copilot», atualizado em 18 de agosto de 2026 «Os pedidos, as respostas e os dados acedidos através do Microsoft Graph não são utilizados para treinar LLMs de base, incluindo os utilizados pelo Microsoft Copilot.»

O mesmo documento especifica: «Para os utilizadores da União Europeia (UE), dispomos de salvaguardas adicionais para cumprir o EU Data Boundary. O tráfego da UE permanece dentro do EU Data Boundary», e acrescenta uma exceção específica: «Os modelos fornecidos pela Anthropic enquanto subcontratante estão atualmente excluídos do EU Data Boundary.»

O que isto significa para si: o compromisso de não realizar treino está documentado e abrange o Copilot. Se o seu administrador ativar modelos de terceiros no Copilot, a exceção relativa à Anthropic fica fora do EU Data Boundary. É uma definição a verificar, não uma falha da Microsoft.

As certificações do Microsoft 365

ISO 27001, ISO 27018 e um portefólio de conformidade publicado, com mecanismos de transferência documentados.

A página do RGPD da Microsoft remete para as suas ofertas de conformidade, que incluem «FedRamp, HIPAA/HITECH, ISO 27001, ISO 27002, ISO 27018, NIST 800-171, UK G-Cloud». A página do Copilot cita ainda a ISO 42001, a norma relativa aos sistemas de gestão da IA.

No que diz respeito às transferências para fora da União Europeia, a Microsoft é precisa.

Microsoft Learn, «Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados» «A Microsoft incorporou as Cláusulas Contratuais-Tipo em todos os seus contratos de Licenciamento por Volume através dos Termos do Produto. […] A Microsoft é certificada ao abrigo do EU-U.S. Data Privacy Framework, mas não depende dele como base para a transferência de dados pessoais da UE/EEE para os Estados Unidos.»

O mérito deve ser reconhecido: as cláusulas contratuais-tipo estão integradas em todos os contratos e a Microsoft declara explicitamente que não se baseia no Data Privacy Framework. O que um DPO verifica depois é o âmbito exato das certificações aplicáveis ao Teams, disponível no portal de confiança da Microsoft.

O enquadramento jurídico do fornecedor

A Microsoft é uma empresa sujeita ao direito norte-americano. O EU Data Boundary localiza os dados, mas não altera o direito aplicável ao fornecedor.

18 U.S. Code § 2713, aditado pela lei Pub. L. 115-141 de 23 de março de 2018 «Um fornecedor de serviços de comunicação eletrónica ou de serviços informáticos remotos deve cumprir as obrigações deste capítulo de preservar, fazer cópias de segurança ou divulgar o conteúdo de uma comunicação por cabo ou eletrónica, bem como qualquer registo ou outra informação relativa a um cliente ou assinante que esteja na posse, custódia ou controlo desse fornecedor, independentemente de essa comunicação, registo ou outra informação estar localizada dentro ou fora dos Estados Unidos.»

O que isto significa para si: o EU Data Boundary é o compromisso de localização mais documentado do mercado e responde à pergunta «onde». A pergunta «qual o direito aplicável» continua a ser determinada pela sede do fornecedor. O ponto é referido uma única vez.

O que isto muda para uma equipa europeia

No Teams, a Leexi constitui um segundo perímetro, distinto do da Microsoft: o bot entra na reunião, o áudio é transcrito e resumido na infraestrutura da Leexi (região AWS de Paris, modelo de linguagem executado através do Azure France num circuito fechado, sem treino nas suas reuniões), com um DPA público e dez subcontratantes identificados. O Teams é a plataforma de videoconferência mais presente nos pedidos de suporte da Leexi e um terço desses pedidos diz respeito ao consentimento e à notificação dos participantes. A página de integração do Microsoft Teams descreve como ligar a Leexi ao Teams. O Copilot, o assistente de IA da Microsoft, tem a sua própria página: alternativa ao Microsoft Copilot. O dossier de conformidade e o glossário apresentam as definições e os documentos comprovativos.

Perguntas frequentes

Onde são armazenadas as minhas gravações de reuniões do Teams?

No OneDrive do organizador para reuniões e eventos, mesmo que este não tenha participado na reunião. No SharePoint do canal para reuniões de canal. No OneDrive da pessoa que iniciou a gravação para chamadas entre duas pessoas ou em grupo. O ficheiro é contabilizado na sua quota, à razão de 400 MB por hora.

Durante quanto tempo o Teams conserva uma gravação?

120 dias por predefinição. Depois, a gravação é movida para a reciclagem, onde uma conta profissional conserva os itens durante 93 dias antes da eliminação definitiva. O administrador pode definir outro período, entre 1 e 99 999 dias, ou desativar a expiração, apenas para as novas gravações.

A minha organização está abrangida pelo EU Data Boundary?

Sim, se o país de registo estiver na União Europeia ou na EFTA e se a organização não tiver adquirido as capacidades Multi-Geo. O país de registo pode ser verificado no centro de administração do Microsoft 365. As transferências residuais para fora da fronteira continuam documentadas pela Microsoft.

O Copilot utiliza as minhas reuniões do Teams para treinar os seus modelos?

Não. Os pedidos, as respostas e os dados do Microsoft Graph não são utilizados para treinar os modelos de base. O tráfego dos utilizadores europeus permanece no EU Data Boundary, com uma exceção: os modelos da Anthropic ativados enquanto subcontratante estão excluídos dessa fronteira.

Os participantes são avisados quando uma reunião do Teams é gravada?

Sim. Todos os participantes recebem uma notificação no Teams assim que a gravação começa. A ajuda da Microsoft acrescenta que «dependendo da sua região, poderá ser necessário obter a autorização de todos antes de os poder gravar». Informar os participantes sobre a finalidade e o período de conservação continua a ser uma obrigação sua enquanto organizador.

O Teams é suficiente para uma exigência de soberania rigorosa?

Não. A Microsoft é uma empresa sujeita ao direito norte-americano e ao 18 U.S. Code § 2713, independentemente do local de armazenamento. O EU Data Boundary localiza os dados e documenta as transferências residuais, mas não altera o enquadramento jurídico do fornecedor.

Fontes

Dados verificados em 2 de setembro de 2026 nas páginas oficiais da Microsoft.

• Microsoft Learn, «Armazenamento e permissões de gravações e transcrições de reuniões do Teams no OneDrive e no SharePoint», atualizado em 18 de agosto de 2026
• Microsoft Learn, «Gerir a política de expiração das gravações do Teams», atualizado em 31 de agosto de 2026
• Microsoft Learn, «O que é o EU Data Boundary?», página de 21 de julho de 2026, conteúdo datado de 26 de fevereiro de 2025
• Microsoft Learn, «Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados», atualizado em 5 de maio de 2026
• Microsoft Learn, «Dados, privacidade e segurança do Microsoft Copilot», atualizado em 18 de agosto de 2026
• Ajuda da Microsoft, «Gravar uma reunião no Microsoft Teams»
• RGPD, artigos 5.º e 28.º, texto publicado pela CNIL
• 18 U.S. Code § 2713, Legal Information Institute, Cornell Law School

Esta página descreve o enquadramento aplicável. Não constitui aconselhamento jurídico.

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