Baubesprechung aufzeichnen: DSGVO-Regeln?

Sie zeichnen Ihre Baustellenbesuche auf, um den Bericht noch am selben Tag zu versenden? Das ist möglich, aber eine Baubesprechung hat drei Besonderheiten: Sie findet vor Ort statt, mit Teilnehmern aus verschiedenen Firmen und oft im Stehen.

Keine dieser drei Situationen unterliegt dem gleichen Regime wie eine interne Videokonferenz.

Darf man eine Baubesprechung aufzeichnen?

Ja, aber nicht ohne die Verarbeitung zu regeln.

Ein Baustellenbericht nennt Firmen, Verantwortliche und ihnen zugewiesene Verzögerungen. Er stellt somit eine Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne der DSGVO dar.

Sie müssen insbesondere:

• die Anwesenden mündlich informieren;
• die Zustimmung der Teilnehmer einholen, die nicht Ihre Mitarbeiter sind;
• Ihre Rechtsgrundlage bestimmen;
• den Zweck der Aufzeichnung definieren;
• die Aufbewahrungsdauer begrenzen;
• den Fall von Personen regeln, die während des Besuchs dazukommen.

Das heimliche Aufzeichnen der Anwesenden ist zudem strafbar (§ 226-1 StGB): "Wer vorsätzlich die Intimsphäre eines anderen durch das Aufnehmen, Speichern oder Übermitteln von privaten oder vertraulichen Äußerungen ohne Zustimmung verletzt, wird mit bis zu einem Jahr Haft oder 45.000 Euro Geldstrafe bestraft."

Ist eine Baustellenaufnahme eine personenbezogene Daten?

Ja.

Die DSGVO definiert personenbezogene Daten als „alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen“ (Art. 4 Nr. 1).

Auf der Baustelle werden Verantwortlichkeiten und Mängel bestimmten Personen zugeordnet. Der gemeinsame Rahmen ist auf der Seite professionelles Meeting aufzeichnen beschrieben.

Auch Transkription und Bericht sind betroffen.

Warum ist die Baustelle kein gewöhnliches Meeting?

Aus drei Gründen.

Die Teilnehmer stammen aus verschiedenen Firmen, was eine einheitliche Rechtsgrundlage ausschließt, anders als bei einem Lenkungsausschuss. Es gibt keinen sichtbaren Assistenten, da kein Bildschirm vorhanden ist, was den Präsenzregeln entspricht. Und der Bericht dient als Referenz bei Streitigkeiten, was seinen Wert und die Aufbewahrungsdauer beeinflusst.

Sie führen zudem mehrere aufeinanderfolgende Verarbeitungsschritte durch:

vor Ort aufnehmen → hochladen → transkribieren → Bericht erstellen → an Firmen verteilen → aufbewahren.

Welche Daten werden aufgezeichnet?

Je nach verwendetem Tool können Sie speichern:

• die Audioaufnahme vor Ort;
• die Transkription;
• Namen der Teilnehmer und deren Firmen;
• Datum des Besuchs;
• den Bericht;
• festgestellte Mängel;
• Maßnahmen und Fristen.

Die Audioaufnahme erfasst auch Umgebungsgeräusche und Gespräche, die nichts mit dem Meeting zu tun haben.

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Muss man die Teilnehmer vor der Aufnahme informieren?

Ja.

Die Information muss vor oder zum Zeitpunkt der Datenerhebung erfolgen. Der Text verlangt, dass sie „zum Zeitpunkt der Erhebung der Daten“ bereitgestellt wird (DSGVO, Art. 13 Abs. 1).

Auf der Baustelle erfolgt dies mündlich, wenn die Gruppe versammelt ist.

Was muss man sagen?

Die CNIL weist darauf hin, dass Betroffene „insbesondere über die Existenz der Maßnahme, die Identität des Verantwortlichen und die verfolgten Zwecke informiert werden müssen“.

Sie sollten also einfach erklären können:

wer aufzeichnet → warum → wer den Bericht erhält → wie lange die Daten aufbewahrt werden.

Wie informiert man auf einer Baustelle mit wechselnden Personen?

Das ist die besondere Herausforderung bei dieser Art von Meeting.

Teilnehmer kommen und gehen während des Besuchs und sind nicht alle bei der Ansage anwesend.

Zwei Mittel können zur mündlichen Ansage ergänzt werden:

• Hinweis in der Einladung;
• Erinnerung im Bericht des vorherigen Besuchs.

Muss man darauf hinweisen, dass eine KI den Bericht erstellt?

Ja.

Die Audioaufnahme und die anschließende Verarbeitung durch die KI sind zwei getrennte Vorgänge.

Die europäische KI-Verordnung verlangt, dass „Anbieter sicherstellen, dass KI-Systeme, die direkt mit natürlichen Personen interagieren, so gestaltet sind, dass die Betroffenen wissen, dass sie mit einem KI-System interagieren“ (Art. 50 Abs. 1). Diese Pflicht gilt seit 2. August 2026 und richtet sich an den Anbieter; Ihre Informationspflicht ergibt sich aus der DSGVO und der CNIL-Doktrin.

Sie können z.B. sagen:

„Der Besuch wird über mein Telefon aufgezeichnet und ein KI-Assistent erstellt automatisch den Bericht.“

Was tun, wenn jemand während des Besuchs dazukommt?

Sie informieren die Person, bevor sie spricht.

Auf der Baustelle ist das eher die Regel als die Ausnahme.

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Welche Rechtsgrundlage gilt für die Aufnahme eines Baustellenbesuchs?

Zwei Rechtsgrundlagen können am selben Ort nebeneinander bestehen.

Ihre Mitarbeiter und die Fremdfirmen fallen unter unterschiedliche Grundlagen.

Kann man berechtigtes Interesse nutzen?

Ja, für Ihre eigenen Mitarbeiter.

Art. 6 DSGVO erlaubt eine Verarbeitung „die zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich ist, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte der betroffenen Person überwiegen“ (Abs. 1 lit. f).

Sie müssen insbesondere einen Interessenabwägungstest durchführen und die Betroffenen informieren.

Kann man Einwilligung nutzen?

Ja, das gilt für die Fremdfirmen.

Gesellen, Teamleiter und Verantwortliche anderer Firmen sind nicht Ihre Mitarbeiter. Ihre Zustimmung ist einzuholen, wie bei einem Geschäftstermin.

Sollte das im Vertrag geregelt sein?

Das ist der einfachste Weg, die Frage endgültig zu klären.

Ein Hinweis zur Aufnahme in den Vertragsunterlagen vermeidet, bei jedem neuen Unternehmen erneut nachzufragen.

Welchen Zweck wählt man?

Erstellung des Besuchsberichts mit Mängeln, Entscheidungen und Maßnahmen.

Das ist ein klarer Zweck, der die Aufnahme rechtfertigt und die Nutzung begrenzt.

Kann ein Teilnehmer ablehnen?

Ja, gemäß DSGVO.

Sie unterbrechen dann die Aufnahme für die Dauer seines Beitrags oder für den gesamten Besuch.

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Wie lange darf man die Aufnahme aufbewahren?

So lange wie nötig für den Zweck, nicht länger.

Die DSGVO verlangt, dass Daten „in einer Form gespeichert werden, die die Identifizierung der Betroffenen nur so lange ermöglicht, wie es für die Zwecke der Verarbeitung erforderlich ist“ (Art. 5 Abs. 1 lit. e).

Audio und Bericht haben auf der Baustelle unterschiedliche Nutzungsdauern.

Wie lange das Audio?

Für Arbeitsgesprächsaufnahmen gibt die CNIL an, dass „Aufnahmen maximal sechs Monate aufbewahrt werden dürfen“.

Nach Verteilung und ohne Widerspruch verliert das Audio meist seine praktische Bedeutung.

Braucht der Bericht eine längere Aufbewahrung?

Wahrscheinlich, da er bei Streitigkeiten über Mängel oder Fristen als Referenz dient.

Die CNIL nennt eine Aufbewahrung von bis zu einem Jahr für Analyse-Dokumente. Eine längere Dauer muss schriftlich begründet sein.

Was bei Abnahme der Baustelle?

Das ist der natürliche Zeitpunkt für die Löschung der Audioaufnahmen.

Eine wirksame Richtlinie sieht vor:

Besuch → Bericht verteilt → Baustellenabnahme → Audio löschen.

Was mit der Datei auf dem Telefon?

Eine vor Ort erstellte Aufnahme bleibt oft nach dem Hochladen auf dem Gerät. Beide Kopien unterliegen der gleichen Regel.

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Wer darf die Aufnahme einsehen?

Nur Personen, die mit der Nachverfolgung befasst sind.

Teilnehmer, Bauherr und Personen, die die Akte übernehmen.

Wer darf Audio, Transkription und Bericht sehen?

Die drei Dateien dienen unterschiedlichen Zwecken.

Sie können z.B.:

• den Bericht an alle Firmen senden;
• den Zugriff auf die Transkription beschränken;
• das Audio nur bei berechtigtem Bedarf aufbewahren.

Das Audio sollte den restriktivsten Zugang erhalten.

Der Bericht wird zwischen Firmen geteilt

Jede Firma wendet ihre eigenen Regeln an, Ihre Aufbewahrungsdauer gilt nicht für sie.

Muss man Daten verschlüsseln?

Die Sicherheit muss dem Risiko angepasst sein.

Die DSGVO verlangt „geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten, einschließlich Pseudonymisierung und Verschlüsselung personenbezogener Daten“ (Art. 32 Abs. 1).

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Welche Rechte haben die Teilnehmer?

Die Aufgenommenen haben die in der DSGVO vorgesehenen Rechte.

Können sie Auskunft verlangen?

Ja.

Die betroffene Person hat „das Recht, vom Verantwortlichen eine Bestätigung darüber zu erhalten, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden“ (Art. 15 Abs. 1). Das betrifft Audio, Transkription und Bericht.

Können sie Berichtigung verlangen?

Ja, das hat konkrete Folgen auf der Baustelle.

Die betroffene Person hat „das Recht, unverzüglich die Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen“ (Art. 16).

Ein Mangel, der der falschen Firma zugeordnet wurde, wird so korrigiert.

Eine KI kann falsch transkribieren:

• Firmennamen;
• Gewerke;
• Mängel;
• Fristen;
• die sprechende Person.

Können sie Löschung verlangen?

Ja, unter den Bedingungen der DSGVO.

Die betroffene Person hat „das Recht, die Löschung ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen“ (Art. 17 Abs. 1).

Können sie der Aufnahme widersprechen?

Ja, unter den Bedingungen der DSGVO.

Die betroffene Person hat „das Recht, jederzeit aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, der Verarbeitung zu widersprechen“ (Art. 21 Abs. 1).

Wie schnell müssen Sie reagieren?

In der Regel innerhalb eines Monats. Der Verantwortliche antwortet „unverzüglich, spätestens jedoch innerhalb eines Monats nach Eingang des Antrags“ (Art. 12 Abs. 3).

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Welche Pflichten gelten, wenn die KI vor Ort mitschreibt?

Die KI fügt der reinen Aufnahme eine Verarbeitung hinzu.

Der Ablauf ist:

Audio vor Ort → Hochladen → Transkription → Analyse → Besuchsbericht.

Was macht die KI konkret?

Sie kann:

• Gespräche transkribieren;
• Teilnehmer identifizieren;
• Mängel erfassen;
• Entscheidungen extrahieren;
• einen Bericht erstellen;
• Fristen organisieren.

Ermöglicht die Audioqualität eine zuverlässige Transkription?

Die Aufnahmebedingungen vor Ort sind schlechter als im Raum.

Umgebungsgeräusche und Bewegungen verschlechtern die Aufnahme, daher ist das Korrekturlesen wichtiger als anderswo.

Wo werden die Daten gespeichert?

Das ist eine der ersten Fragen an Ihren Anbieter.

Bei Leexi bleiben Aufnahmen, Transkripte und Berichte in der Region Paris auf AWS. Ab einem bestimmten Lizenzvolumen kann ein Hosting bei Scaleway gewählt werden.

Braucht man einen DPA mit dem Anbieter?

Ja, wenn der Anbieter als Auftragsverarbeiter agiert.

Art. 28 DSGVO schreibt vor, dass „die Verarbeitung durch einen Auftragsverarbeiter durch einen Vertrag geregelt ist, der den Gegenstand, die Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung, die Art der personenbezogenen Daten und die Kategorien betroffener Personen sowie die Pflichten und Rechte des Verantwortlichen festlegt“ (Abs. 3).

Bei Leexi liefert OpenAI das Sprachmodell, Leexi führt es über Azure France in geschlossener Umgebung aus. Die Begriffe sind im Glossar des KI-Notiztools definiert.

Nutzt die KI Ihre Aufnahmen zum Training?

Das hängt vom Anbieter ab.

Bei Leexi werden Gespräche auf allen Konten nicht zum Modelltraining verwendet.

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Wie kündigt man die Aufnahme auf der Baustelle an?

Sie können eine einfache und klare Formulierung verwenden.

Beim Zusammentreffen vor dem Besuch

„Bevor wir mit dem Besuch beginnen: Ich nehme über mein Telefon auf und ein KI-Assistent erstellt den Bericht mit Mängeln und Maßnahmen. Er wird an alle gesendet. Wenn jemand widerspricht, bitte jetzt sagen."

Für eine Firma, die erstmals beteiligt ist

„Ich weise darauf hin, dass Baubesprechungen aufgezeichnet werden und der Bericht an alle Firmen verteilt wird. Bitte sagen Sie, wenn das für Sie ein Problem ist."

Für eine Person, die während des Besuchs dazukommt

„Ich informiere Sie, bevor Sie sprechen: Der Besuch wird für den Bericht aufgezeichnet."

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Welche Fehler sollte man vermeiden?

1. Nur zu Beginn informieren

Auf der Baustelle kommen manche erst nach Beginn.

2. Berechtigtes Interesse für Fremdfirmen anwenden

Das gilt nur für eigene Mitarbeiter.

3. Auf Transkription ohne Korrektur vertrauen

Die Aufnahmebedingungen verschlechtern das Ergebnis, eine falsch zugeordnete Mängel hat Folgen.

4. Audio nach Abnahme aufbewahren

Der Bericht reicht, wenn die Akte geschlossen ist.

5. Aufnahme auf dem Telefon belassen

Eine vor Ort erstellte Aufnahme bleibt oft nach dem Hochladen auf dem Gerät.

6. Qualität des Exports vernachlässigen

Der Baustellenbericht wird gedruckt, versendet, in Akten abgelegt. Ein beim Öffnen beschädigtes Tabellenblatt in Textverarbeitung ist ein echtes Problem.

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Wie zeichnet man einen Baustellenbesuch mit Leexi auf?

Nach Festlegung des DSGVO-Rahmens läuft die Nutzung in wenigen Schritten:

1. Aufnahme starten

Die Aufnahme kann über die mobile App gestartet werden, ohne vor Ort Geräte zu installieren.

2. Aufnahme hochladen

Nach dem Besuch wird die Aufnahme in Ihr Online-Konto gesendet.

3. Besuchsbericht erstellen

Sie können ein Berichtsmuster speziell für Baustellenbesuche anlegen, mit den Abschnitten, die Ihre Meetings erfordern.

4. Vor Verteilung Korrektur lesen

Der Bericht kann vor dem Teilen geprüft und korrigiert werden, was bei vor Ort Aufnahmen besonders wichtig ist.

5. Daten kontrollieren

Leexi bietet Hosting in der Region Paris, eine Scaleway-Option, Ausführung des Modells über Azure France in geschlossener Umgebung, Verschlüsselung der Daten bei Übertragung und Speicherung sowie kein Training mit Ihren Gesprächen.

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Welche Schwierigkeiten haben Nutzer wirklich?

Juristische Fragen sind nicht die einzigen praktischen Herausforderungen.

Von 1.141 Support-Tickets zwischen Januar und Juni 2026 betrifft 1 explizit eine Baubesprechung. Es geht nicht um Aufnahme oder Transkription, sondern um Formatierung: Tabellen im Bericht brechen beim Öffnen in Textverarbeitung.

Das ist aufschlussreich. Auf der Baustelle bleibt der Bericht kein Online-Dokument: Er wird exportiert, versendet, gedruckt, in Akten abgelegt.

Die bei Präsenzaufnahmen gemeldeten Probleme gelten auch für die Baustelle, da der Kanal derselbe ist. Von den 27 Tickets zu Präsenzaufnahmen ist das Hochladen via mobile App der häufigste Grund.

Das zeigt:

Es geht nicht nur um die Frage „Darf ich aufzeichnen?“

Man muss auch wissen:

ob die Aufnahme hochgeladen wird → ob der Bericht sauber exportiert wird → wer ihn erhält → wie lange er aufbewahrt wird.

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Baubesprechung aufzeichnen: Wichtiges zum Merken

Vor der Aufnahme eines Besuchs prüfen Sie diese sechs Punkte:

• Information: Sind alle Anwesenden informiert, auch die später Hinzukommenden?
• Rechtsgrundlage: Haben Sie Mitarbeiter und Fremdfirmen unterschieden?
• Vertrag: Ist die Aufnahme in Vertragsunterlagen geregelt?
• Korrektur: Wird der Bericht vor Verteilung geprüft?
• Aufbewahrung: Wird das Audio nach Abnahme gelöscht, sowohl im Konto als auch auf dem Telefon?
• Export: Öffnet sich der Bericht korrekt bei Ihren Ansprechpartnern?

Wenn eine KI beteiligt ist, fügen Sie einen siebten Punkt hinzu:

Wissen die Teilnehmer, dass ein KI-System die Aufnahme verarbeitet, um den Bericht zu erstellen?

Häufige Fragen

Ist es legal, eine Baubesprechung aufzuzeichnen?

Ja, vorausgesetzt, die Anwesenden werden informiert, eine passende Rechtsgrundlage gewählt und eine Aufbewahrungsdauer festgelegt.

Braucht man die Zustimmung aller anwesenden Firmen?

Die Zustimmung ist bei Personen einzuholen, die nicht Ihre Mitarbeiter sind. Die Regelung im Vertrag vermeidet wiederholte Anfragen.

Wie informiert man Personen, die während des Besuchs dazukommen?

Mündlich, bevor sie sprechen. Das ist auf Baustellen üblich.

Braucht man spezielle Ausrüstung für die Aufnahme vor Ort?

Nein. Ein Smartphone mit App genügt, ohne zusätzliche Geräte.

Beeinträchtigt Baulärm den Bericht?

Die Aufnahmebedingungen sind vor Ort schlechter als im Raum. Der Bericht sollte vor Verteilung geprüft und korrigiert werden.

Wie lange darf man die Aufnahme aufbewahren?

Die Dauer richtet sich nach dem Zweck. Für Arbeitsgespräche nennt die CNIL maximal sechs Monate, für Analyse-Dokumente bis zu einem Jahr.

Kann eine Firma die Löschung ihrer Daten verlangen?

Ja, unter den Bedingungen des Löschrechts der DSGVO.

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Zusammenfassung

Baubesprechungen aufzuzeichnen ist möglich.

Aber die richtige Frage ist nicht nur:

„Darf ich aufzeichnen?“

Sondern die gesamte Kette zu prüfen:

vor Ort informieren → aufnehmen → hochladen → prüfen → an Firmen verteilen → Audio nach Abnahme löschen.

Diese vollständige Kette muss durch Ihre Datenschutzrichtlinie geregelt sein.

Möchten Sie Ihre Baustellenbesuche noch am selben Tag mit einem Bericht versenden? Testen Sie Leexi bei Ihrem nächsten Besuch

Quellen

Primärquellen geprüft am 22. August 2026.

• DSGVO, Artikel 4, 5, 6, 7, 12, 13, 15, 16, 17, 21, 28 und 32
• Strafgesetzbuch, Artikel 226-1
• CNIL, Abhören und Aufzeichnen von Arbeitsgesprächen
• Europäische KI-Verordnung, Artikel 50

Diese Seite beschreibt den anwendbaren Rahmen. Sie stellt keine Rechtsberatung dar.