Geschäftstermin aufzeichnen: DSGVO-Regeln?

Sie zeichnen Ihre Kundentermine auf, um das Protokoll zu erhalten und Ihr CRM ohne erneute Eingabe zu füllen? Das ist möglich, aber der Geschäftstermin ist das einzige Meeting, bei dem Ihr Gesprächspartner nicht zu Ihrer Organisation gehört.

Das ändert die Rechtsgrundlage, und es ändert, was Sie sagen müssen, bevor Sie die Aufzeichnung starten.

Darf man einen Geschäftstermin aufzeichnen?

Ja, aber nicht ohne die Verarbeitung zu regeln.

Die Aufzeichnung eines Termins enthält den Namen Ihres Kontakts, seine Funktion, seine Einwände und seine Zusagen. Sie stellt daher eine Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne der DSGVO dar.

Sie müssen insbesondere:

• vor der Aufzeichnung das Einverständnis Ihres Gesprächspartners einholen;
• Ihre Rechtsgrundlage bestimmen;
• den Zweck der Aufzeichnung festlegen;
• die Speicherdauer begrenzen;
• auch die ins CRM gesendete Kopie behandeln;
• Ihrem Gesprächspartner die Ausübung seiner Rechte ermöglichen.

Eine Aufzeichnung ohne Wissen der anwesenden Personen fällt außerdem unter das französische Strafgesetzbuch (Code pénal), das „mit einem Jahr Freiheitsstrafe und 45.000 Euro Geldstrafe bestraft, wer mit welchem Mittel auch immer vorsätzlich die Intimität des Privatlebens anderer verletzt: 1° indem er ohne Zustimmung des Urhebers privat oder vertraulich gesprochene Worte erfasst, aufzeichnet oder übermittelt“ (Artikel 226-1).

Ist die Aufzeichnung eines Termins ein personenbezogenes Datum?

Ja.

Die DSGVO definiert personenbezogene Daten als „alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen“ (Artikel 4, Nummer 1).

Ein Vertriebsprotokoll nennt Ihren Kontakt, seine Funktion, manchmal Einzelheiten zu seiner Situation.

Das Transkript und die im CRM ausgefüllten Felder sind ebenfalls betroffen.

Warum gilt die DSGVO hier umso mehr?

Weil die aufgezeichnete Person nicht Ihr Mitarbeiter ist, und weil Sie mehrere aufeinanderfolgende Verarbeitungen durchführen:

aufzeichnen → transkribieren → verfassen → ins CRM senden → aufbewahren → löschen.

Kein Arbeitsverhältnis verbindet Sie mit Ihrem Gesprächspartner, und er hat keinen Grund, die Aufzeichnung standardmäßig zu akzeptieren. Der für alle Meetings gemeinsame Rahmen ist auf der Seite ein berufliches Meeting aufzeichnen beschrieben.

Welche Daten werden aufgezeichnet?

Je nach verwendetem Tool können Sie aufbewahren:

• die Audioaufnahme des Gesprächs;
• das Transkript;
• die Namen der Sprecher;
• das Datum des Termins;
• das Protokoll;
• die geäußerten Bedürfnisse;
• die Einwände;
• die nächsten Schritte.

Diese Elemente wandern anschließend in Ihr CRM, was eine zweite Kopie in einem anderen System erzeugt.

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Muss der Kunde vor der Aufzeichnung informiert werden?

Ja.

Die Information muss vor oder zum Zeitpunkt der Datenerhebung erfolgen. Der Text verlangt, dass sie „zum Zeitpunkt der Erhebung dieser Daten“ bereitgestellt wird (DSGVO, Artikel 13, Absatz 1).

Bei einem Geschäftstermin reicht die Information nicht aus: Sie bitten auch um sein Einverständnis.

Wann muss man ihn informieren?

Bevor die Aufzeichnung gestartet wird.

In der Praxis können Sie es in der Einladung erwähnen und dann zu Beginn die Frage mündlich stellen.

Die Einladung informiert. Nur das mündliche Gespräch erlaubt Ihrem Gesprächspartner, abzulehnen.

Was muss man ihm sagen?

Die CNIL gibt an, dass „die Beschäftigten sowie die Gesprächspartner (zum Beispiel Kunden) insbesondere informiert werden müssen: über das Bestehen des Systems; über die Identität des Verantwortlichen; über die verfolgten Zwecke“.

Sie müssen also einfach erklären können:

wer aufzeichnet → warum → was aufgezeichnet wird → was mit den Daten geschieht.

Die CNIL fügt hinzu, dass „die Gesprächspartner vor dem Ende des Telefongesprächs über ihr Widerspruchsrecht informiert werden müssen“.

Reicht eine vor dem Termin gesendete Benachrichtigung aus?

Nein, sie informiert, holt aber kein Einverständnis ein.

Prüfen Sie auch ihren Inhalt. Sie teilt Ihrem Kunden mit, welches Unternehmen das Meeting organisiert, was problematisch sein kann, wenn Sie einer Tochtergesellschaft angehören und den Namen der Muttergesellschaft nicht nennen möchten.

Muss man angeben, dass eine KI das Protokoll verfasst?

Ja.

Die Audioaufzeichnung und die anschließende Verarbeitung durch die KI sind zwei Vorgänge, die man sinnvollerweise unterscheidet.

Die europäische KI-Verordnung sieht vor, dass „die Anbieter sicherstellen, dass KI-Systeme, die für die direkte Interaktion mit natürlichen Personen bestimmt sind, so konzipiert und entwickelt werden, dass die betreffenden natürlichen Personen informiert werden, dass sie mit einem KI-System interagieren“ (Artikel 50, Absatz 1). Diese Pflichten gelten seit dem 2. August 2026 und richten sich an den Anbieter des Systems; Ihre Informationspflicht ergibt sich aus der DSGVO und der Rechtsauffassung der CNIL.

Sie können zum Beispiel ankündigen:

„Ich zeichne unser Gespräch auf, und ein KI-Assistent verfasst automatisch das Protokoll.“

Was tun, wenn eine Person während des Termins dazukommt?

Sie informieren sie, bevor sie das Wort ergreift.

Bei einem Termin mit mehreren Personen auf Kundenseite kommt das häufig vor.

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Welche Rechtsgrundlage für die Aufzeichnung eines Termins?

Die Einwilligung ist die für den Vertriebsfall am besten geeignete Grundlage.

Ihr Gesprächspartner gehört nicht zu Ihrer Organisation, und das berechtigte Interesse begründet eher interne Verarbeitungen.

Warum Einwilligung statt berechtigtem Interesse?

Weil Ihr Kunde ohne Folgen für sich ablehnen kann.

Die Einwilligung ist definiert als „jede freiwillig für den bestimmten Fall, in informierter Weise und unmissverständlich abgegebene Willensbekundung in Form einer Erklärung oder einer sonstigen eindeutigen bestätigenden Handlung, mit der die betroffene Person zu verstehen gibt, dass sie mit der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten einverstanden ist“ (DSGVO, Artikel 4, Nummer 11). Bei einem Geschäftstermin bereitet die Bedingung der Freiwilligkeit keine besondere Schwierigkeit.

Wie weist man diese Einwilligung nach?

Der Verantwortliche muss „nachweisen können, dass die betroffene Person in die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten eingewilligt hat“ (DSGVO, Artikel 7, Absatz 1).

Ein zu Beginn des Gesprächs mündlich erteiltes Einverständnis ist in der Aufzeichnung selbst enthalten. Eine vom Tool mit Zeitstempel versehene Einwilligung ermöglicht es insbesondere, einen separaten Nachweis aufzubewahren.

Kann der Kunde sein Einverständnis zurücknehmen?

Ja.

Die DSGVO sieht vor, dass „der Widerruf der Einwilligung so einfach wie die Erteilung der Einwilligung sein muss“ (Artikel 7, Absatz 3). Die Löschung der Aufzeichnung folgt dann auf die Anfrage.

Darf man einen Interessenten aufzeichnen, der Sie noch nicht kennt?

Ja, unter denselben Bedingungen.

Die Frage wird zu Beginn gestellt, bevor man zum Thema kommt.

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Wie lange darf die Aufzeichnung eines Termins aufbewahrt werden?

So lange, wie es für den verfolgten Zweck erforderlich ist, und nicht länger.

Die DSGVO verlangt, dass Daten „in einer Form gespeichert werden, die die Identifizierung der betroffenen Personen nur so lange ermöglicht, wie es für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich ist“ (Artikel 5, Absatz 1, Buchstabe e).

Der Vertriebsfall fügt eine Schwierigkeit hinzu: Das Protokoll lebt auch in Ihrem CRM.

Wie lange die Audioaufnahme aufbewahren?

Für das Mithören und Aufzeichnen von Anrufen am Arbeitsplatz gibt die CNIL an, dass „die Aufzeichnungen höchstens sechs Monate aufbewahrt werden dürfen“.

Sie können sich also fragen:

Ab wann ist die Audioaufnahme für mich nicht mehr nützlich?

Wie lange das Protokoll aufbewahren?

Die CNIL gibt an, dass „die Analysedokumente ihrerseits bis zu einem Jahr aufbewahrt werden dürfen“.

Die anwendbare Dauer hängt jedoch von Ihrer Richtlinie zur Verwaltung der Kundenbeziehungen ab.

Was tun mit der Kopie im CRM?

Sie müssen sie wie das Original behandeln.

Wer die Aufzeichnung löscht, ohne den Kundendatensatz zu behandeln, lässt die Daten bestehen:

Aufzeichnung → Protokoll → CRM-Datensatz → Löschung beider Kopien.

Was tun mit Terminen, die zu nichts geführt haben?

Ein Interessent, der nicht Kunde geworden ist, behält seine Rechte, und nichts rechtfertigt es, ihn länger als nötig in Ihren Aufzeichnungen zu behalten.

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Wer darf auf die Aufzeichnung eines Termins zugreifen?

Nur die Personen, die sie für ihre Arbeit brauchen.

Der Vertriebsmitarbeiter, der das Gespräch geführt hat, sein Vorgesetzter und die Personen, die den Fall übernehmen.

Wo landet das Protokoll?

Das ist ebenso eine Frage der Compliance wie der Organisation.

Ein Protokoll, das im persönlichen Bereich eines Vertriebsmitarbeiters abgelegt ist, entzieht sich der Zugriffsrichtlinie der Organisation.

Sie können zum Beispiel:

• einen gemeinsamen Bereich als Standardziel festlegen;
• den Zugriff auf die am Fall beteiligten Personen beschränken;
• nach einer Änderung der Einstellungen prüfen, wo die Protokolle landen.

Müssen die Daten verschlüsselt werden?

Die Sicherheit muss dem Risiko angemessen sein.

Die DSGVO verlangt „geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten; diese Maßnahmen schließen gegebenenfalls unter anderem Folgendes ein: a) die Pseudonymisierung und Verschlüsselung personenbezogener Daten“ (Artikel 32, Absatz 1).

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Welche Rechte hat Ihr Gesprächspartner?

Die aufgezeichneten Personen verfügen über die in der DSGVO vorgesehenen Rechte.

Kann er Auskunft über seine Daten verlangen?

Ja.

Die betroffene Person hat „das Recht, von dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden“ (DSGVO, Artikel 15, Absatz 1). Das kann die Audioaufnahme, das Transkript und das Protokoll betreffen.

Viele Vertriebsmitarbeiter schicken dem Kunden das Protokoll ohnehin, was die Frage klärt, bevor sie sich stellt.

Kann er eine Berichtigung verlangen?

Ja.

Die betroffene Person hat „das Recht, von dem Verantwortlichen unverzüglich die Berichtigung sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen“ (DSGVO, Artikel 16).

Das ist bei einer automatischen Transkription besonders wichtig.

Eine KI kann falsch transkribieren:

• einen Eigennamen;
• einen Betrag;
• eine Frist;
• einen Einwand;
• die Identität der Person, die gesprochen hat.

Kann er die Löschung verlangen?

Ja, unter den in der DSGVO vorgesehenen Bedingungen.

Die betroffene Person hat „das Recht, von dem Verantwortlichen zu verlangen, dass sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden“ (DSGVO, Artikel 17, Absatz 1).

Die Anfrage muss im Hinblick auf den Zweck der Verarbeitung und etwaige Aufbewahrungspflichten geprüft werden.

Kann er der Aufzeichnung widersprechen?

Ja, und bei einem Geschäftstermin nimmt das die Form einer Ablehnung an, vor oder während des Gesprächs.

Die betroffene Person hat „das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Buchstaben e oder f erfolgt, Widerspruch einzulegen“ (DSGVO, Artikel 21, Absatz 1).

Sie stoppen dann die Aufzeichnung und machen sich Notizen.

Innerhalb welcher Frist müssen Sie antworten?

Grundsätzlich innerhalb eines Monats. Der Verantwortliche antwortet „unverzüglich, in jedem Fall aber innerhalb eines Monats nach Eingang des Antrags“ (DSGVO, Artikel 12, Absatz 3).

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Welche Pflichten gelten, wenn die KI die Notizen macht?

Die KI fügt der bloßen Aufzeichnung eine weitere Verarbeitung hinzu.

Die Funktionsweise lässt sich so zusammenfassen:

Audio → Transkript → Analyse → Protokoll → CRM-Datensatz.

Was macht die KI konkret?

Sie kann:

• das Gespräch transkribieren;
• die Sprecher identifizieren;
• die geäußerten Bedürfnisse extrahieren;
• die Einwände festhalten;
• ein Protokoll erstellen;
• die Felder des Kundendatensatzes ausfüllen.

Wo werden die Daten gespeichert?

Das ist eine der ersten Fragen, die Sie Ihrem Anbieter stellen sollten.

Bei Leexi bleiben Aufzeichnungen, Transkripte und Protokolle in der Region Paris, auf AWS. Ab einem bestimmten Lizenzvolumen kann ein Hosting bei Scaleway gewählt werden.

Wer verarbeitet die Daten?

Der Anbieter des Tools tritt als Auftragsverarbeiter im Rahmen der DSGVO auf.

Ihr CRM ist ein zweiter Auftragsverarbeiter, und das dort eintreffende Protokoll unterliegt derselben Überlegung. Die Compliance-Dokumentation von Leexi beschreibt die eigene Verarbeitungskette im Detail.

Im Fall von Leexi liefert OpenAI das Sprachmodell, und Leexi führt es über Azure France in einem geschlossenen Kreislauf aus.

Braucht man einen AVV mit dem Anbieter?

Ja, wenn der Anbieter als Auftragsverarbeiter handelt.

Artikel 28 der DSGVO sieht vor, dass „die Verarbeitung durch einen Auftragsverarbeiter auf der Grundlage eines Vertrags oder eines anderen Rechtsinstruments […] erfolgt, der bzw. das den Auftragsverarbeiter in Bezug auf den Verantwortlichen bindet und in dem Gegenstand und Dauer der Verarbeitung, Art und Zweck der Verarbeitung, die Art der personenbezogenen Daten, die Kategorien betroffener Personen und die Pflichten und Rechte des Verantwortlichen festgelegt sind“ (Absatz 3).

Nutzt die KI Ihre Gespräche, um ihre Modelle zu trainieren?

Das hängt vom Anbieter ab.

Bei Leexi trainieren die Gespräche kein Modell, auf allen Konten.

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Wie holt man das Einverständnis eines Kunden vor der Aufzeichnung ein?

Sie können eine einfache und präzise Formulierung verwenden.

Zu Beginn des Termins

„Bevor wir zum Thema kommen: Sind Sie einverstanden, dass ich unser Gespräch aufzeichne? Ein KI-Assistent verfasst für mich das Protokoll, so muss ich während unseres Gesprächs keine Notizen machen. Ich schicke es Ihnen gern zu, wenn Sie möchten.“

Bei einem Termin beim Kunden

„Zur Information: Ich zeichne mit meinem Telefon auf, und das Protokoll wird automatisch verfasst. Es bleibt intern in meinem Team. Ist das für Sie in Ordnung?“

Bei einem Termin mit mehreren Personen auf Kundenseite

„Nur damit es für alle klar ist: Das Meeting wird aufgezeichnet, und ein KI-Assistent verfasst das Protokoll. Wenn jemand von Ihnen möchte, dass ich die Aufzeichnung stoppe, sagen Sie es jetzt.“

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Welche Fehler sollte man vermeiden?

1. Das Einverständnis erst nach dem Start der Aufzeichnung einholen

Die Reihenfolge zählt. Die Information ist vor oder zum Zeitpunkt der Erhebung geschuldet.

2. Die Einladung als Einverständnis betrachten

Eine vor dem Termin gesendete Benachrichtigung informiert, sie holt keine Einwilligung ein.

3. Die Protokolle in persönlichen Bereichen liegen lassen

Sie entziehen sich dann der Zugriffsrichtlinie der Organisation, und niemand weiß mehr, wer sie lesen kann.

4. Die Kopie im CRM vergessen

Wer die Aufzeichnung löscht, ohne den Kundendatensatz zu behandeln, lässt die Daten bestehen.

5. Eine für einen anderen Zweck konzipierte Protokollvorlage wiederverwenden

Eine schlecht gewählte Vorlage erzeugt themenfremde Abschnitte und ordnet Aussagen den falschen Personen zu.

6. Annehmen, dass sich das Tool auf allen Plattformen gleich verhält

Der Assistent kann sich auf einer Videokonferenzplattform selbst verbinden und auf einer anderen eine manuelle Einladung erfordern.

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Wie zeichnet man einen Termin mit Leexi auf?

Sobald der DSGVO-Rahmen definiert ist, beschränkt sich die Nutzung des Tools auf wenige Schritte.

1. Dem Termin beitreten

Leexi kann Ihren Teams-, Meet- und Zoom-Terminen aus Ihrem Kalender heraus beitreten. Bei einem Termin beim Kunden kann die Aufzeichnung über die mobile App gestartet werden, und es gelten die Regeln für die Aufzeichnung im Besprechungsraum.

2. Die Teilnehmer informieren

Vor dem Termin kann eine Benachrichtigung an die Teilnehmer gesendet werden. Inhalt und Aktivierung werden in den Einstellungen festgelegt.

3. Das Protokoll erstellen

Das Protokoll enthält insbesondere die geäußerten Bedürfnisse, die Einwände, die Entscheidungen und die nächsten Schritte.

4. Das CRM füllen

Protokoll und Aufgaben können mit HubSpot, Salesforce, Pipedrive oder Microsoft Dynamics synchronisiert und dem richtigen Kontakt zugeordnet werden. Der vollständige Ablauf ist auf der Seite KI-Notizen für den Vertrieb beschrieben, und Telefonanrufe folgen demselben Weg.

5. Die Daten kontrollieren

Leexi gibt insbesondere ein Hosting in der Region Paris, eine Scaleway-Option, eine Ausführung des Modells über Azure France im geschlossenen Kreislauf, die Verschlüsselung der Daten bei der Übertragung und im Ruhezustand sowie den Verzicht auf ein Training mit Ihren Gesprächen an.

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Auf welche Schwierigkeiten stoßen die Nutzer wirklich?

Die rechtlichen Fragen sind nicht die einzigen Schwierigkeiten in der Praxis.

Von 1.141 Support-Tickets, die zwischen Januar und Juni 2026 eingegangen sind, betreffen 9 die Aufzeichnung eines Termins. Die häufigsten Gründe sind insbesondere der Assistent, der dem Termin nicht beitritt, das Protokoll, das nicht oder nicht am richtigen Ort ankommt, und die Protokollvorlage, die nicht zur Art des Termins passt.

Das erlaubt eine andere Lesart des Problems:

Die Frage lautet nicht nur „Darf ich aufzeichnen?“

Man muss auch wissen:

wohin das Protokoll geht → wer es sehen kann → in welchem Datensatz es landet → wie es gelöscht wird.

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Einen Geschäftstermin aufzeichnen: das Wichtigste in Kürze

Prüfen Sie vor der Aufzeichnung eines Termins diese sechs Punkte:

• Einverständnis: Hat Ihr Gesprächspartner vor der Aufzeichnung mündlich Ja gesagt?
• Zweck: Warum bewahren Sie die Aufzeichnung auf?
• Rechtsgrundlage: Ist die Einwilligung tatsächlich die gewählte Grundlage?
• Aufbewahrung: Wann werden Audio, Protokoll und CRM-Datensatz behandelt?
• Zugriff: Landet das Protokoll in einem gemeinsamen oder einem persönlichen Bereich?
• Auftragsverarbeiter: Wissen Sie, wer Ihre Daten verarbeitet, Ihr CRM eingeschlossen?

Wenn eine KI beteiligt ist, fügen Sie einen siebten Punkt hinzu:

Weiß Ihr Kunde, dass ein KI-System die Aufzeichnung verarbeitet, um das Protokoll zu erstellen?

Häufige Fragen

Braucht man das Einverständnis des Kunden, um einen Termin aufzuzeichnen?

Ja, wenn die Einwilligung die gewählte Grundlage ist. Sie wird vor dem Start der Aufzeichnung eingeholt.

Reicht ein Hinweis in der Einladung aus?

Nein. Er informiert, holt aber kein Einverständnis ein. Die Frage wird zu Beginn mündlich gestellt.

Kann der Kunde eine Kopie des Protokolls verlangen?

Ja, im Rahmen des in der DSGVO vorgesehenen Auskunftsrechts.

Was passiert, wenn der Kunde die Aufzeichnung ablehnt?

Sie stoppen die Aufzeichnung und machen sich Notizen. Die Ablehnung gilt sofort.

Geht das Protokoll ohne Durchsicht ins CRM?

Nein. Es bleibt bearbeitbar und kann vor der Synchronisation freigegeben werden.

Wie lange darf die Aufzeichnung eines Termins aufbewahrt werden?

Die Dauer hängt vom Zweck ab. Für Aufzeichnungen von Anrufen am Arbeitsplatz nennt die CNIL im betreffenden Rahmen höchstens sechs Monate und bis zu einem Jahr für Analysedokumente. Denken Sie an die Kopie im CRM.

Kann ein Interessent, der nicht Kunde geworden ist, die Löschung verlangen?

Ja, unter den Bedingungen des in der DSGVO vorgesehenen Rechts auf Löschung.

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Zusammenfassung

Einen Geschäftstermin aufzuzeichnen ist möglich.

Aber der richtige Reflex besteht nicht nur darin zu fragen:

„Darf ich aufzeichnen?“

Man sollte vielmehr die gesamte Kette prüfen, bis zum Kundendatensatz:

Einverständnis einholen → aufzeichnen → transkribieren → verfassen → ins CRM senden → aufbewahren → löschen.

Diese vollständige Kette muss durch Ihre Datenschutzrichtlinie geregelt sein.

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Quellen

Texte am 22. August 2026 aus Primärquellen entnommen.

• DSGVO, Artikel 4, 5, 6, 7, 12, 13, 15, 16, 17, 21, 28 und 32
• Französisches Strafgesetzbuch (Code pénal), Artikel 226-1
• CNIL, Mithören und Aufzeichnen von Anrufen am Arbeitsplatz
• Europäische KI-Verordnung, Artikel 50

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