Telefonanruf im Beruf aufzeichnen: DSGVO-Regeln?

Sie zeichnen Ihre Anrufe auf, um Transkript und Protokoll zu erhalten? Das ist der einzige Fall, zu dem die CNIL eine detaillierte Doktrin veröffentlicht hat, und sie ist strenger als bei anderen Meetings.

Sie schließt die dauerhafte Aufzeichnung aus, verlangt, Ihren Gesprächspartner vor dem Ende des Gesprächs über sein Widerspruchsrecht zu informieren, und legt die Aufbewahrungsfristen fest.

Darf man einen beruflichen Telefonanruf aufzeichnen?

Ja, aber nicht ohne die Verarbeitung zu regeln.

Eine Anrufaufzeichnung enthält eine Stimme, eine Nummer und den Inhalt eines Gesprächs. Sie stellt daher eine Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne der DSGVO dar.

Sie müssen insbesondere:

• Ihren Gesprächspartner zu Beginn des Anrufs informieren;
• sein Widerspruchsrecht erwähnen;
• Ihre Rechtsgrundlage bestimmen;
• den Zweck der Aufzeichnung festlegen;
• die Speicherdauer begrenzen;
• die Arbeitnehmervertretung konsultieren, bevor Sie das System einführen.

Eine Aufzeichnung ohne Wissen Ihres Gesprächspartners fällt außerdem unter das französische Strafgesetzbuch (Code pénal), das „mit einem Jahr Freiheitsstrafe und 45.000 Euro Geldstrafe bestraft, wer mit welchem Mittel auch immer vorsätzlich die Intimität des Privatlebens anderer verletzt: 1° indem er ohne Zustimmung des Urhebers privat oder vertraulich gesprochene Worte erfasst, aufzeichnet oder übermittelt“ (Artikel 226-1).

Ist eine Anrufaufzeichnung ein personenbezogenes Datum?

Ja.

Die DSGVO definiert personenbezogene Daten als „alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen“ (Artikel 4, Nummer 1).

Eine Stimme, eine Nummer und die während eines Anrufs gemachten Aussagen können es ermöglichen, Ihren Gesprächspartner zu identifizieren.

Das Transkript und das Protokoll sind ebenfalls betroffen.

Warum sind Anrufe stärker geregelt als andere Meetings?

Weil die CNIL ihnen ein eigenes Merkblatt widmet.

Es ist die einzige Art des beruflichen Austauschs mit einer so detaillierten Doktrin, und sie dient als Referenz für die anderen Meeting-Formate.

Sie führen außerdem mehrere aufeinanderfolgende Verarbeitungen durch:

Anruf → Aufzeichnung durch die Telefonie → Transkript → Protokoll → CRM-Datensatz.

Darf man alle Anrufe aufzeichnen?

Nein.

Die CNIL gibt an, dass „der Arbeitgeber kein dauerhaftes oder systematisches Mithör- oder Aufzeichnungssystem einrichten darf“.

Eine Einstellung, die jeden Anruf ohne mögliche Ausnahme aufzeichnet, fällt also aus dem Rahmen, selbst wenn das Tool dazu in der Lage ist.

Welche Daten werden aufgezeichnet?

Je nach verwendeten Tools können Sie aufbewahren:

• die Audioaufnahme des Anrufs;
• das Transkript;
• die angerufene oder anrufende Nummer;
• Datum und Dauer;
• das Protokoll;
• die eingegangenen Verpflichtungen;
• die nächsten Schritte.

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Muss der Gesprächspartner vor der Aufzeichnung eines Anrufs informiert werden?

Ja.

Die Information muss vor oder zum Zeitpunkt der Datenerhebung erfolgen, also zu Beginn des Anrufs.

Bei Anrufen verlangt die CNIL eine umfassendere Information als anderswo.

Was muss man ihm sagen?

Die CNIL gibt an, dass „die Beschäftigten sowie die Gesprächspartner (zum Beispiel Kunden) insbesondere informiert werden müssen: über das Bestehen des Systems; über die Identität des Verantwortlichen; über die verfolgten Zwecke“.

Sie präzisiert außerdem, dass die Information „die Rechtsgrundlage des Systems (zum Beispiel eine aus einem Gesetzestext folgende Pflicht oder das berechtigte Interesse des Arbeitgebers)“ umfasst.

Sie müssen also einfach erklären können:

wer aufzeichnet → warum → auf welcher Grundlage → was mit den Daten geschieht.

Muss das Widerspruchsrecht erwähnt werden?

Ja, und das ist eine anrufspezifische Anforderung.

Die CNIL gibt an, dass „die Gesprächspartner vor dem Ende des Telefongesprächs über ihr Widerspruchsrecht informiert werden müssen“.

Die Information beschränkt sich also nicht auf die Ankündigung der Aufzeichnung: Sie teilt der Person mit, dass sie widersprechen kann, und sie erfolgt während des Anrufs.

Muss die Arbeitnehmervertretung konsultiert werden?

Ja, vor der Einführung des Systems.

Die CNIL gibt an, dass „die Arbeitnehmervertretungen vor jeder Entscheidung über die Installation eines Systems zum Mithören oder Aufzeichnen von Anrufen informiert und konsultiert werden müssen“.

Das ist ein Schritt vor der Einführung, keine Formalität bei jedem einzelnen Anruf.

Muss man angeben, dass eine KI den Anruf transkribiert?

Ja.

Die Audioaufzeichnung und die anschließende Verarbeitung durch die KI sind zwei Vorgänge, die man sinnvollerweise unterscheidet.

Die europäische KI-Verordnung sieht vor, dass „die Anbieter sicherstellen, dass KI-Systeme, die für die direkte Interaktion mit natürlichen Personen bestimmt sind, so konzipiert und entwickelt werden, dass die betreffenden natürlichen Personen informiert werden, dass sie mit einem KI-System interagieren“ (Artikel 50, Absatz 1). Diese Pflichten gelten seit dem 2. August 2026 und richten sich an den Anbieter des Systems; Ihre Informationspflicht ergibt sich aus der DSGVO und der Doktrin der CNIL.

Sie können zum Beispiel ankündigen:

„Dieser Anruf wird aufgezeichnet, und ein KI-Assistent verfasst automatisch das Protokoll.“

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Welche Rechtsgrundlage für die Aufzeichnung eines Anrufs?

Die Rechtsgrundlage hängt insbesondere von der aufgezeichneten Person und dem verfolgten Zweck ab.

Zwei Grundlagen kommen hier hauptsächlich in Betracht: das berechtigte Interesse des Arbeitgebers und die Einwilligung des Gesprächspartners.

Kann man das berechtigte Interesse nutzen?

Ja, die CNIL nennt es als mögliche Grundlage des Systems.

Artikel 6 der DSGVO erlaubt eine Verarbeitung, die „zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich ist, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person überwiegen“ (Absatz 1, Buchstabe f).

Sie müssen also insbesondere eine Interessenabwägung durchführen und die Personen informieren.

Kann man die Einwilligung nutzen?

Ja, insbesondere bei einem Anruf mit einem Kunden oder Interessenten, wie bei einem Geschäftstermin.

Die Einwilligung ist definiert als „jede freiwillig für den bestimmten Fall, in informierter Weise und unmissverständlich abgegebene Willensbekundung in Form einer Erklärung oder einer sonstigen eindeutigen bestätigenden Handlung“ (DSGVO, Artikel 4, Nummer 11). Der Verantwortliche muss außerdem „nachweisen können, dass die betroffene Person in die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten eingewilligt hat“ (Artikel 7, Absatz 1).

Welchen Zweck festlegen?

Den, den Sie begründen können.

Die CNIL zählt die Schulung des Personals zu den zulässigen Zwecken für die Aufzeichnung von Anrufen.

Der Zweck, den Sie festschreiben, bestimmt dann den Rest: die Dauer, die Zugriffe und was Sie mit der Datei tun dürfen.

Darf man einen Mitarbeiter bei seinen Anrufen aufzeichnen?

Ja, das kann im Rahmen eines punktuellen Systems möglich sein, das angekündigt und der Arbeitnehmervertretung vorgestellt wurde.

Eine dauerhafte Aufzeichnung ist dagegen von der CNIL ausgeschlossen.

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Wie lange darf die Aufzeichnung eines Anrufs aufbewahrt werden?

So lange, wie es für den verfolgten Zweck erforderlich ist, und nicht länger.

Die DSGVO verlangt, dass Daten „in einer Form gespeichert werden, die die Identifizierung der betroffenen Personen nur so lange ermöglicht, wie es für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich ist“ (Artikel 5, Absatz 1, Buchstabe e). Die CNIL gibt außerdem konkrete Richtwerte an.

Wie lange die Audioaufnahme aufbewahren?

Höchstens sechs Monate. Die CNIL gibt an, dass „die Aufzeichnungen höchstens sechs Monate aufbewahrt werden dürfen“.

Das ist die Dauer, die sie für Anrufaufzeichnungen am Arbeitsplatz vorsieht.

Wie lange ein Transkript aufbewahren?

Die CNIL gibt an, dass „die Analysedokumente ihrerseits bis zu einem Jahr aufbewahrt werden dürfen“.

Ist die Höchstdauer die Normaldauer?

Nein.

Die CNIL beschreibt einen kürzeren Ablauf: die Aufzeichnungen in den folgenden Tagen anhören, die notwendigen Analysedokumente verfassen und dann die Rohaufzeichnungen löschen, ohne die sechs Monate abzuwarten.

Eine wirksame Richtlinie muss also vorsehen:

Aufzeichnung → rasche Analyse → Löschung der Audioaufnahme → Aufbewahrung des Analysedokuments.

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Wer darf auf die Aufzeichnung eines Anrufs zugreifen?

Nur die Personen, die sie für ihre Arbeit brauchen.

Der betroffene Mitarbeiter, sein Vorgesetzter und die für die Schulung zuständigen Personen, wenn dies der gewählte Zweck ist.

Wer darf Audio, Transkript und Protokoll einsehen?

Die drei Dateien dienen nicht unbedingt demselben Bedarf.

Sie können zum Beispiel:

• das Protokoll mit dem betroffenen Team teilen;
• den Zugriff auf das Transkript beschränken;
• die Audioaufnahme nur für wirklich begründete Bedürfnisse aufbewahren.

Was passiert, wenn der Anruf ins CRM übertragen wird?

Dann existiert eine Kopie in einem zweiten System mit eigenen Zugriffsrechten.

Die beiden Richtlinien müssen konsistent bleiben, sonst wird die auf der einen Seite gesetzte Beschränkung auf der anderen aufgehoben.

Müssen die Daten verschlüsselt werden?

Die Sicherheit muss dem Risiko angemessen sein.

Die DSGVO verlangt „geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten; diese Maßnahmen schließen gegebenenfalls unter anderem Folgendes ein: a) die Pseudonymisierung und Verschlüsselung personenbezogener Daten“ (Artikel 32, Absatz 1).

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Welche Rechte hat Ihr Gesprächspartner?

Die aufgezeichneten Personen verfügen über die in der DSGVO vorgesehenen Rechte.

Kann er Auskunft über seine Daten verlangen?

Ja.

Die betroffene Person hat „das Recht, von dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden“ (DSGVO, Artikel 15, Absatz 1). Das kann die Audioaufnahme, das Transkript und das Protokoll betreffen.

Kann er eine Berichtigung verlangen?

Ja.

Die betroffene Person hat „das Recht, von dem Verantwortlichen unverzüglich die Berichtigung sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen“ (DSGVO, Artikel 16).

Das ist bei einer automatischen Transkription besonders wichtig.

Eine KI kann falsch transkribieren:

• einen Eigennamen;
• einen Betrag;
• eine Nummer;
• ein Datum;
• die Identität der Person, die gesprochen hat.

Kann er die Löschung verlangen?

Ja, unter den in der DSGVO vorgesehenen Bedingungen.

Die betroffene Person hat „das Recht, von dem Verantwortlichen zu verlangen, dass sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden“ (DSGVO, Artikel 17, Absatz 1).

Kann er der Aufzeichnung widersprechen?

Ja, und die CNIL verlangt, dass ihm dieses Recht vor dem Ende des Gesprächs mitgeteilt wird.

Die betroffene Person hat „das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Buchstaben e oder f erfolgt, Widerspruch einzulegen“ (DSGVO, Artikel 21, Absatz 1).

Das bedeutet, dass es während des Anrufs ausgeübt werden kann und dass Sie die Aufzeichnung auf seine Bitte hin stoppen.

Innerhalb welcher Frist müssen Sie antworten?

Grundsätzlich innerhalb eines Monats. Der Verantwortliche antwortet „unverzüglich, in jedem Fall aber innerhalb eines Monats nach Eingang des Antrags“ (DSGVO, Artikel 12, Absatz 3).

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Welche Pflichten gelten, wenn die KI den Anruf transkribiert?

Die KI fügt der bloßen Aufzeichnung eine weitere Verarbeitung hinzu.

Die Funktionsweise lässt sich so zusammenfassen:

Audio → Transkript → Analyse → Protokoll → CRM-Datensatz.

Was macht die KI konkret?

Sie kann:

• den Anruf transkribieren;
• die Sprecher identifizieren;
• die Verpflichtungen extrahieren;
• die nächsten Schritte identifizieren;
• ein Protokoll erstellen;
• den Anruf dem richtigen Kontakt zuordnen.

Wie viele Auftragsverarbeiter sind an einem Anruf beteiligt?

Mindestens zwei, oft drei.

Das Telefonie-Tool, das Transkriptionstool und dann das CRM, wenn das Protokoll dorthin gesendet wird.

Das ist die Besonderheit des Telefonanrufs: Die Kette ist länger als bei einer Videokonferenz, und jedes Glied muss geregelt sein.

Wo werden die Daten gespeichert?

Das ist eine der ersten Fragen, die Sie Ihren Anbietern stellen sollten.

Bei Leexi bleiben Aufzeichnungen, Transkripte und Protokolle in der Region Paris, auf AWS. Ab einem bestimmten Lizenzvolumen kann ein Hosting bei Scaleway gewählt werden.

Ihr Telefonie-Tool speichert seinerseits die ursprüngliche Aufzeichnung: Beide Standorte werden getrennt geprüft. Die Compliance-Dokumentation von Leexi beschreibt Hosting, Auftragsverarbeiter und Zertifizierungen im Detail.

Braucht man einen AVV mit jedem Anbieter?

Ja, wenn der Anbieter als Auftragsverarbeiter handelt.

Artikel 28 der DSGVO sieht vor, dass „die Verarbeitung durch einen Auftragsverarbeiter auf der Grundlage eines Vertrags oder eines anderen Rechtsinstruments […] erfolgt, der bzw. das den Auftragsverarbeiter in Bezug auf den Verantwortlichen bindet und in dem Gegenstand und Dauer der Verarbeitung, Art und Zweck der Verarbeitung, die Art der personenbezogenen Daten, die Kategorien betroffener Personen und die Pflichten und Rechte des Verantwortlichen festgelegt sind“ (Absatz 3).

Nutzt die KI Ihre Gespräche, um ihre Modelle zu trainieren?

Das hängt vom Anbieter ab.

Bei Leexi trainieren die Gespräche kein Modell, auf allen Konten.

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Wie informiert man den Gesprächspartner, dass ein Anruf aufgezeichnet wird?

Sie können eine einfache und präzise Formulierung verwenden.

Zu Beginn eines ausgehenden Anrufs

„Bevor wir anfangen: Dieser Anruf wird aufgezeichnet, und ein KI-Assistent verfasst das Protokoll. Sie können dem widersprechen – sagen Sie es mir, und ich stoppe die Aufzeichnung.“

Bei einem eingehenden Anruf

„Ich informiere Sie, dass der Anruf aufgezeichnet wird, damit ich Ihnen antworten kann, ohne Notizen zu machen. Wenn Sie das lieber nicht möchten, stoppe ich die Aufzeichnung.“

Bei einem Anruf zwischen Kollegen

„Ich zeichne wie üblich für das Protokoll auf. Sag mir, wenn ich an einer Stelle stoppen soll.“

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Welche Fehler sollte man vermeiden?

1. Alle Anrufe standardmäßig aufzeichnen

Die CNIL schließt ein dauerhaftes oder systematisches System aus.

2. Das Widerspruchsrecht nicht erwähnen

Das ist die anrufspezifischste Anforderung und die, die in Begrüßungsansagen am häufigsten fehlt.

3. Einführen, ohne die Arbeitnehmervertretung zu konsultieren

Information und Konsultation erfolgen vor der Entscheidung, das System zu installieren.

4. Die Rohaufzeichnungen bis zur Höchstdauer behalten

Die CNIL beschreibt das Gegenteil: rasch analysieren, dann die Audioaufnahme löschen, ohne zu warten.

5. Die Kopien in den anderen Systemen vergessen

Ein in der Telefonie aufgezeichneter, anderswo transkribierter und in ein CRM übertragener Anruf existiert an drei Orten.

6. Annehmen, dass eine Aufzeichnung eines Drittanbieters automatisch transkribiert wird

Eine von einem anderen Tool erzeugte Aufzeichnung gelangt nicht unbedingt in Ihre Transkriptionskette.

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Wie zeichnet man einen Anruf mit Leexi auf?

Sobald der DSGVO-Rahmen definiert ist, beschränkt sich die Nutzung des Tools auf wenige Schritte.

1. Ihr Telefonie-Tool verbinden

Leexi kann sich mit Anruf-Tools wie Aircall oder Ringover verbinden.

2. Den Anruf transkribieren

Nach dem Anruf erhalten Sie das Transkript neben dem Protokoll.

3. Das Protokoll erstellen

Das Protokoll enthält insbesondere die besprochenen Punkte, die Verpflichtungen und die nächsten Schritte.

4. Den Anruf dem richtigen Kontakt zuordnen

Das Protokoll kann mit Ihrem CRM synchronisiert und dem betreffenden Kontakt zugeordnet werden, genau wie nach einem Termin.

5. Die Daten kontrollieren

Leexi gibt insbesondere ein Hosting in der Region Paris, eine Scaleway-Option, eine Ausführung des Modells über Azure France im geschlossenen Kreislauf, die Verschlüsselung der Daten bei der Übertragung und im Ruhezustand sowie den Verzicht auf ein Training mit Ihren Gesprächen an.

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Auf welche Schwierigkeiten stoßen die Nutzer wirklich?

Die rechtlichen Fragen sind nicht die einzigen Schwierigkeiten in der Praxis.

Von 1.141 Support-Tickets, die zwischen Januar und Juni 2026 eingegangen sind, betreffen 7 die Aufzeichnung oder Transkription von Anrufen. Die häufigsten Gründe sind insbesondere das Protokoll, das nicht ins CRM übertragen wird, nicht auffindbare Anruftranskripte und ein eingehender Anruf, der die Aufzeichnung eines laufenden Meetings unterbricht.

Das erlaubt eine andere Lesart des Problems:

Die Frage lautet nicht nur „Darf ich aufzeichnen?“

Man muss auch wissen:

welches Tool aufzeichnet → wer transkribiert → wo das Protokoll landet → wie lange jede Kopie bleibt.

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Einen beruflichen Anruf aufzeichnen: das Wichtigste in Kürze

Prüfen Sie vor der Aufzeichnung Ihrer Anrufe diese sechs Punkte:

• Information: Kennt Ihr Gesprächspartner das System und sein Widerspruchsrecht?
• Umfang: Ist das System punktuell und nicht dauerhaft?
• Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse des Arbeitgebers oder Einwilligung des Gesprächspartners?
• Arbeitnehmervertretung: Wurde sie vor der Einführung informiert und konsultiert?
• Aufbewahrung: Wird die Audioaufnahme nach der Analyse rasch gelöscht?
• Auftragsverarbeiter: Kennen Sie die drei Glieder Ihrer Kette?

Wenn eine KI beteiligt ist, fügen Sie einen siebten Punkt hinzu:

Weiß Ihr Gesprächspartner, dass ein KI-System die Aufzeichnung verarbeitet, um das Protokoll zu erstellen?

Häufige Fragen

Ist es legal, einen beruflichen Anruf aufzuzeichnen?

Ja, sofern der anwendbare Rahmen eingehalten wird: insbesondere Information des Gesprächspartners, Hinweis auf das Widerspruchsrecht, Rechtsgrundlage, Zweck und Aufbewahrungsdauer.

Darf man alle Anrufe einer Abteilung aufzeichnen?

Nein. Die CNIL schließt ein dauerhaftes oder systematisches System aus, sofern kein besonderer Gesetzestext dies vorsieht.

Muss man einen anrufenden Kunden informieren?

Ja, zu Beginn des Anrufs, mit dem Hinweis auf sein Widerspruchsrecht.

Muss der Betriebsrat konsultiert werden?

Die Arbeitnehmervertretungen müssen vor der Entscheidung, das System zu installieren, informiert und konsultiert werden.

Wie lange darf eine Anrufaufzeichnung aufbewahrt werden?

Laut CNIL im betreffenden Rahmen höchstens sechs Monate und bis zu einem Jahr für Analysedokumente. Die von ihr beschriebene Praxis besteht darin, rasch zu analysieren und dann die Audioaufnahme ohne Verzögerung zu löschen.

Kann ein Kunde die Löschung der Aufzeichnung seines Anrufs verlangen?

Ja, unter den Bedingungen des in der DSGVO vorgesehenen Rechts auf Löschung.

Kann das Transkript eines Anrufs ins CRM gelangen?

Ja. Das Protokoll kann dem betreffenden Kontakt in HubSpot, Salesforce, Pipedrive oder Microsoft Dynamics zugeordnet werden.

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Zusammenfassung

Einen beruflichen Anruf aufzuzeichnen ist möglich.

Aber der richtige Reflex besteht nicht nur darin zu fragen:

„Darf ich aufzeichnen?“

Man sollte vielmehr die gesamte Kette prüfen, die ein Glied mehr hat als eine Videokonferenz:

informieren → Widerspruchsrecht erwähnen → aufzeichnen → transkribieren → dem Kontakt zuordnen → Audio löschen.

Diese vollständige Kette muss durch Ihre Datenschutzrichtlinie geregelt sein.

Ihre Anrufe verdienen ein Protokoll? Sehen Sie, wie Leexi sich mit Ihrer Telefonie verbindet

Quellen

Texte am 22. August 2026 aus Primärquellen entnommen.

• DSGVO, Artikel 4, 5, 6, 7, 12, 13, 15, 16, 17, 21, 28 und 32
• Französisches Strafgesetzbuch (Code pénal), Artikel 226-1
• CNIL, Mithören und Aufzeichnen von Anrufen am Arbeitsplatz
• Europäische KI-Verordnung, Artikel 50

Diese Seite beschreibt den anwendbaren Rahmen. Sie stellt keine Rechtsberatung dar.