Microsoft Teams voor Effectieve Communicatie en Samenwerking

Microsoft Teams is een propriëtair platform voor zakelijke communicatie en videoconferenties, ontwikkeld door Microsoft als onderdeel van de Microsoft 365-productfamilie.

Microsoft kondigde Teams aan tijdens een evenement in New York en lanceerde de dienst wereldwijd op 14 maart 2017. Het werd gemaakt tijdens een interne hackathon op het hoofdkantoor van het bedrijf en wordt momenteel geleid door Microsoft Vice President Brian MacDonald.

Tijdens de COVID-19-pandemie kregen Teams en andere software zoals Zoom en Google Meet veel aandacht, omdat veel vergaderingen virtueel werden, vooral voor videoconferenties. In 2022 had het ongeveer 270 miljoen maandelijkse gebruikers. Deze tool behoort tot diegene die sales enablement mogelijk maken.

Wat is Microsoft Teams?

Microsoft Teams is een cloudgebaseerde samenwerkingssoftware voor teams, onderdeel van Microsoft 365 en Office 365. De belangrijkste functies zijn zakelijke berichten, gesprekken, videoconferenties en bestandsdeling. Bedrijven van elke omvang kunnen Teams gebruiken.

Teams is Microsofts cloudgebaseerde unified communications (UC)-aanbod, concurrerend met producten als Slack, Cisco Webex en Google Workspace. Als zakelijke communicatie-app stelt Teams lokale en externe medewerkers in staat om in realtime of bijna realtime samen te werken op verschillende apparaten, zoals laptops en mobiele apparaten. Microsoft Teams integreert met andere Microsoft zakelijke apps, waaronder Exchange, PowerPoint en SharePoint.

Microsoft Teams is vooral nuttig voor samenwerking op afstand, waardoor verspreide teams verbonden blijven en communiceren. De COVID-19-pandemie dwong organisaties wereldwijd om Microsoft Teams en andere samenwerkingssoftware breed te adopteren als communicatieplatform voor thuiswerken.

Microsoft Teams wordt meestal organisatiebreed uitgerold, niet alleen binnen bepaalde afdelingen. Soms kan Teams e-mail vervangen voor interne communicatie tussen medewerkers.

Verbeter je prestaties

Waarom zou jouw bedrijf Microsoft Teams gebruiken?

Uiteindelijk moeten bedrijven Microsoft Teams gebruiken omdat het zeer gebruiksvriendelijk is en een samenwerkingsomgeving faciliteert voor thuiswerkers of grote ondernemingen. Projecten, producties en andere bedrijfsaspecten profiteren van Microsoft Teams.

Voor bedrijven die Skype for Business gebruiken, vervangt de Microsoft Teams-client de Skype-client, maar alle bestaande extra functies blijven behouden.

Microsoft Teams: Al deze bijzondere functies

Microsoft Teams is een persistent chat-gebaseerd samenwerkingsplatform met documentdeling, online vergaderingen en vele andere zeer nuttige functies voor zakelijke communicatie.

Een goede teamruimte is essentieel voor creatieve beslissingen en communicatie. Gedeelde werkruimte-software maakt dit veel eenvoudiger, vooral als een team binnen een groot bedrijf werkt, veel externe medewerkers heeft of uit veel leden bestaat.

De functies van Microsoft Teams onderscheiden het van gefragmenteerde samenwerkingssoftware:

• Teams en kanalen. Teams bestaan uit kanalen, gespreksforums tussen teamleden.
• Gesprekken over kanalen en teams heen. Alle teamleden kunnen gesprekken in het algemene kanaal bekijken en eraan bijdragen. Je kunt ook @functies gebruiken om anderen uit te nodigen, vergelijkbaar met Slack.
• Chatfunctie. De basis chatfunctie is aanwezig in de meeste samenwerkingsapps en kan gebruikt worden tussen teams, groepen en individuen.
• Documentopslag in SharePoint. Elk team in Microsoft Teams heeft een site in SharePoint Online met standaard documentbibliotheekmappen. Alle gedeelde bestanden in gesprekken worden hier automatisch opgeslagen. Machtigingen en beveiligingsopties kunnen worden aangepast voor gevoelige informatie.
• Online videogesprekken en schermdelen. Geniet van vloeiende, snelle videogesprekken met interne medewerkers en externe klanten. Goede video-oproepen zijn essentieel in je samenwerkingsplatform. Je profiteert ook van eenvoudig en snel desktopdelen voor realtime technische ondersteuning en samenwerking met meerdere gebruikers.
• Online vergaderingen. Deze functie verbetert communicatie, bedrijf brede vergaderingen en zelfs trainingen met online vergadermogelijkheden voor maximaal 10.000 gebruikers. Iedereen binnen of buiten het bedrijf kan deelnemen. Inclusief planningshulp, notitie-app, bestandsuploads en chatberichten tijdens de vergadering. Audioconferenties zijn ook beschikbaar—een functie die niet in veel samenwerkingsplatforms voorkomt.
• Audioconferenties maken het mogelijk om via telefoon deel te nemen aan een online vergadering. Met toegangsnummers in honderden steden kun je ook onderweg verbinden zonder internet. Dit vereist een extra licentie. Volledige telefonie.
• Volledige telefonie. Inderdaad! De tijd van zoeken naar een VoIP-provider en miljoenen uitgeven aan een telefoonsysteem is voorbij. Microsoft 365 Business Voice kan het bestaande telefoonsysteem van je bedrijf volledig vervangen. Dit vereist een extra licentie.

Microsoft Teams gebruiken

Microsoft Teams is ongelooflijk eenvoudig en makkelijk te gebruiken. Weinig tot geen installatie vereist. Toch moet je voor organisatiebrede uitrol overwegen hoe je bedrijf het wil gebruiken.

Er zijn twee hoofdopties:

• Organische aanpak. Een bedrijf kan Microsoft Teams direct als een "free-for-all" uitrollen, waarbij iedereen het platform naar wens gebruikt en adoptie spontaan verloopt.

• Beheerde aanpak. Deze gecontroleerde aanpak vereist het gebruik van Microsoft Teams voor bepaalde bedrijfsaspecten. Ook is er strikte controle over wie het mag gebruiken en wie bepaalde acties mag uitvoeren, met een gefaseerd uitrolplan.

Je kunt ook een mix van beide kiezen, afhankelijk van bedrijfscultuur en gebruikssituaties. Teams kan beheerd en geconfigureerd worden via het Teams beheerderscentrum.

Voor gebruikers is Teams zeer intuïtief en de leercurve laag vergeleken met complexere samenwerkingshulpmiddelen.

Wij bieden op maat gemaakte trainingen voor je teamleden indien nodig, maar er zijn ook uitstekende online trainingsmaterialen voor Microsoft-gebruikers. Deze bestaan uit korte video's die tonen hoe je functies in Microsoft Teams gebruikt. Deel eenvoudig documenten met meerdere of alle Microsoft Teams-leden, en maak aangepaste trainingsmaterialen en bedrijfsbeleid beschikbaar op één platform voor nieuwe gebruikers en medewerkers.

Teams is een krachtig en zeer nuttig samenwerkingsplatform dat aan populariteit wint. Microsoft Teams is gratis inbegrepen bij Office 365, zodat elke Office-gebruiker optimaal kan profiteren van deze samenwerkingsoplossing. Vereenvoudig teamwork door samen te werken, te delen en te communiceren—alles op één platform.