Microsoft Teams voor effectief communiceren en samenwerken

Microsoft Teams is een propriëtaire bedrijfscommunicatie- en visio-conferentieplatform ontwikkeld door Microsoft, onderdeel van de Microsoft 365-productfamilie.

Microsoft kondigde Teams aan tijdens een evenement in New York en lanceerde de dienst wereldwijd op 14 maart 2017. Het werd gemaakt tijdens een interne hackathon op het hoofdkantoor en wordt momenteel geleid door Microsoft-vicepresident Brian MacDonald.

Tijdens de COVID-19-pandemie trok Teams, samen met andere software zoals Zoom en Google Meet, veel aandacht omdat veel vergaderingen virtueel werden, met name voor visio-conferenties. In 2022 had het ongeveer 270 miljoen maandelijkse gebruikers. Dit hulpmiddel behoort tot die voor sales enablement.

Wat is Microsoft Teams?

Microsoft Teams is cloudgebaseerde teamcollaboratiesoftware, onderdeel van de Microsoft 365 en Office 365 suites. Belangrijke functies zijn zakelijke chat, bellen, videoconferenties en bestandsdeling. Bedrijven van elke omvang kunnen Teams gebruiken.

Teams is Microsofts cloudgebaseerde Unified Communications (UC)-aanbod en concurreert met vergelijkbare producten zoals Slack, Cisco Webex en Google Workspace. Als zakelijke communicatie-app stelt Teams lokale en externe werknemers in staat om in realtime en bijna realtime samen te werken op verschillende apparaten, waaronder laptops en mobiele apparaten. Microsoft Teams integreert met andere zakelijke Microsoft-apps zoals Exchange, PowerPoint en SharePoint.

Microsoft Teams is vooral nuttig voor samenwerking op afstand omdat het verspreide teams verbonden en communicatief houdt. De COVID-19-pandemie dwong organisaties wereldwijd om Microsoft Teams en andere samenwerkingssoftware breed te gebruiken als communicatieplatform voor thuiswerken.

Microsoft Teams wordt doorgaans organisatiebreed uitgerold, niet alleen in bepaalde afdelingen. Soms kan Teams e-mail vervangen voor interne communicatie tussen medewerkers.

Verbeter je prestaties

Waarom zou jouw bedrijf Microsoft Teams gebruiken?

Uiteindelijk zouden bedrijven Microsoft Teams moeten gebruiken omdat het zeer gebruiksvriendelijk is en een werkplek faciliteert voor afstandsgebruikers of binnen grote bedrijven. Projecten, productie en andere zakelijke activiteiten profiteren van Microsoft Teams.

Voor bedrijven die Skype for Business gebruiken, zal de Microsoft Teams-client Skype vervangen, maar alle bestaande extra functies blijven behouden.

Microsoft Teams met al deze geweldige functies

Microsoft Teams is een persistent chat-gebaseerd samenwerkingsplatform met documentdeling, online vergaderingen en vele andere uiterst nuttige functies voor zakelijke communicatie.

Een uitstekende teamruimte is essentieel om creatieve beslissingen te nemen en met elkaar te communiceren. Een gedeelde werkruimte-software maakt dit veel makkelijker, vooral als een team binnen een zeer groot bedrijf werkt, veel afstandswerkers heeft of uit veel teamleden bestaat.

De functies van Microsoft Teams onderscheiden het van gefragmenteerde samenwerkingssoftware:

• Teams en kanalen. Teams bestaan uit kanalen, forums voor gesprekken tussen teamleden.
• Gesprekken binnen kanalen en teams. Alle teamleden kunnen diverse gesprekken in het algemene kanaal bekijken en toevoegen. Je kunt ook @functies gebruiken om anderen uit te nodigen, vergelijkbaar met Slack.
• Chatfunctie. De basis chatfunctie is aanwezig in de meeste samenwerkingsapps en kan plaatsvinden tussen teams, groepen en individuen.
• Documentopslag in SharePoint. Elk team heeft een SharePoint Online-site met standaard documentbibliotheekmappen. Alle gedeelde bestanden in gesprekken worden automatisch in deze map opgeslagen. Machtigingen en beveiligingsopties kunnen worden aangepast voor gevoelige informatie.
• Online videogesprekken en schermdelen. Geniet van vloeiende en snelle videogesprekken met interne medewerkers en externe klanten. Goede video-oproepmogelijkheden zijn belangrijk in je samenwerkingsplatform. Je kunt ook eenvoudig bureaublad delen voor realtime technische ondersteuning en multi-user samenwerking.
• Online vergaderingen. Deze functie verbetert communicatie, bedrijfsbrede vergaderingen en zelfs trainingen met online vergaderingen tot 10.000 gebruikers. Iedereen binnen of buiten het bedrijf kan deelnemen. Inclusief planningsondersteuning, notitie-app, bestandsuploads en chatberichten tijdens vergaderingen.
• Audioconferentie. Dit is een functie die niet op veel samenwerkingsplatforms voorkomt.
• Audioconferentie maakt het mogelijk om via telefoon aan een online vergadering deel te nemen. Met toegangsnummers in honderden steden kun je ook onderweg zonder internet verbinden. Dit vereist een extra licentie.
• Volledige telefonie.
• Dit klopt! De tijd dat je een VoIP-provider zocht en miljoenen uitgaf aan een telefoonsysteem is voorbij. Microsoft 365 Business Voice kan het bestaande telefoonsysteem van je bedrijf volledig vervangen. Dit vereist een extra licentie.

Gebruik van Microsoft Teams

Microsoft Teams is ongelooflijk eenvoudig en makkelijk te gebruiken. Weinig tot geen configuratie is nodig. Toch moet je voor organisatiebrede uitrol nadenken over hoe je bedrijf het wil gebruiken.

Er zijn twee hoofdopties:

• Biologische aanpak. Een bedrijf kan Microsoft Teams direct "open voor iedereen" uitrollen, waarbij iedereen doet wat hij wil en adoptie en gebruik spontaan evolueren.

• Beheerde aanpak. Deze meer gecontroleerde aanpak vereist gebruik van Teams voor bepaalde bedrijfsaspecten, met strikte controle over wie het kan gebruiken en wat, en een gefaseerd uitrolplan.

Je kunt ook een mix van beide doen. Wat past, hangt af van bedrijfscultuur en gebruiksscenario's. Teams kunnen worden beheerd en geconfigureerd via het Teams-beheercentrum.

Vanuit gebruikersperspectief is Teams zeer intuïtief en de leercurve is laag vergeleken met complexere samenwerkingshulpmiddelen.

We kunnen gepersonaliseerde training bieden voor je teamleden indien nodig, maar er zijn ook uitstekende online trainingsmaterialen van Microsoft. Deze bestaan uit korte video's die laten zien hoe je verschillende functies in Microsoft Teams gebruikt. Deel eenvoudig documenten met meerdere of alle Microsoft Teams-leden, waardoor gepersonaliseerde trainingsmaterialen en bedrijfsbeleid op één platform beschikbaar zijn voor nieuwe gebruikers en medewerkers.

Teams is een krachtig en uiterst nuttig samenwerkingsplatform dat aan populariteit wint. Microsoft Teams is gratis inbegrepen bij Office 365, zodat elke Office-gebruiker optimaal kan profiteren van deze samenwerkingsoplossing. Vereenvoudig teamwork door samen te werken, te delen en te communiceren op één platform.