Microsoft Teams per comunicare e collaborare efficacemente

Microsoft Teams è una piattaforma proprietaria di comunicazione e videoconferenza aziendale sviluppata da Microsoft, parte della famiglia di prodotti Microsoft 365.

Microsoft ha annunciato Teams durante un evento a New York e ha lanciato il servizio a livello globale il 14 marzo 2017. È stato creato durante un hackathon interno presso la sede dell'azienda ed è attualmente guidato dal vicepresidente di Microsoft, Brian MacDonald.

Durante la pandemia di COVID-19, Teams e altri software come Zoom e Google Meet hanno suscitato grande interesse poiché molte riunioni si sono spostate in ambienti virtuali per offrire servizi di videoconferenza. Nel 2022 conta circa 270 milioni di utenti mensili. Questo strumento fa parte di quelli che supportano il sales enablement.

Cos'è Microsoft Teams?

Microsoft Teams è un software di collaborazione per team basato sul cloud, parte della suite Microsoft 365 e Office 365. Le funzionalità principali includono messaggistica professionale, chiamate, videoconferenze e condivisione di file. È utilizzabile da aziende di ogni dimensione.

Teams è l'offerta di comunicazioni unificate (UC) basata sul cloud di Microsoft e compete con prodotti simili come Slack, Cisco Webex e Google Workspace. Come app di comunicazione aziendale, Teams consente ai lavoratori locali e remoti di collaborare su contenuti in tempo reale o quasi, su diversi dispositivi, inclusi laptop e dispositivi mobili. Microsoft Teams si integra con altre app professionali Microsoft, tra cui Exchange, PowerPoint e SharePoint.

Microsoft Teams è particolarmente utile per la collaborazione a distanza, permettendo a team distribuiti di restare connessi e comunicare. La pandemia di COVID-19 ha spinto molte organizzazioni a utilizzare ampiamente Microsoft Teams e altri software di collaborazione come piattaforma di comunicazione per il lavoro remoto.

Microsoft Teams viene generalmente implementato in tutta l'organizzazione e non solo in alcuni dipartimenti. In certi casi, Teams può sostituire la posta elettronica per la comunicazione interna tra dipendenti.

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Perché la tua azienda dovrebbe usare Microsoft Teams?

In definitiva, le aziende dovrebbero usare Microsoft Teams perché è estremamente intuitivo e può facilitare un ambiente di lavoro tra utenti remoti o all'interno di grandi imprese. Progetti, produzioni e altre attività commerciali possono beneficiare di Microsoft Teams.

Per le aziende che usano Skype for Business, il client Microsoft Teams sostituirà quello Skype, mantenendo tutte le funzionalità aggiuntive esistenti.

Microsoft Teams: tutte queste funzionalità straordinarie

Microsoft Teams è una piattaforma di collaborazione persistente basata su chat, con condivisione documenti, riunioni online e molte altre funzionalità utili per la comunicazione professionale.

Avere uno spazio di team eccellente è essenziale per prendere decisioni creative e comunicare tra colleghi. Un software di workspace condiviso rende tutto questo molto più semplice, soprattutto se un team è basato in una grande azienda, conta molti dipendenti remoti o ha numerosi membri.

Le funzionalità di Microsoft Teams lo distinguono da software di collaborazione frammentati:

• Team e canali. I team sono composti da canali, che sono forum di conversazioni tra colleghi.
• Conversazioni tra canali e team. Tutti i membri possono vedere e aggiungere conversazioni nel canale generale. È possibile usare @funzioni per invitare altri membri, simile a Slack.
• Funzionalità di chat. La chat di base è presente nella maggior parte delle app di collaborazione e può avvenire tra team, gruppi e individui.
• Archiviazione documenti in SharePoint. Ogni team ha un sito in SharePoint Online con cartelle di libreria documenti predefinite. Tutti i file condivisi nelle conversazioni sono salvati automaticamente lì. Permessi e sicurezza possono essere personalizzati per dati sensibili.
• Chiamate video online e condivisione schermo. Goditi chiamate video fluide con colleghi e clienti esterni. La condivisione desktop semplice e veloce supporta assistenza tecnica in tempo reale e collaborazione multiutente.
• Riunioni online. Migliora comunicazione, riunioni aziendali e formazione con capacità fino a 10.000 utenti. Chiunque, interno o esterno, può partecipare. Include supporto alla pianificazione, appunti, caricamenti file e chat in riunione.
• Audioconferenza. Funzionalità rara in molte piattaforme di collaborazione. Permette a chiunque di unirsi a una riunione via telefono. Numeri d'accesso in centinaia di città consentono la connessione anche senza Internet. Richiede licenza aggiuntiva.
• Telefonia completa. Finalmente l'era di cercare fornitori VoIP e spendere milioni per sistemi telefonici è finita. Microsoft 365 Business Voice può sostituire completamente il sistema telefonico aziendale. Richiede licenza aggiuntiva.

Uso di Microsoft Teams

Microsoft Teams è incredibilmente semplice e facile da usare, con poca o nessuna configurazione richiesta. Prima di implementare una piattaforma aziendale, è importante pensare a come l'azienda intende usarla.

Ci sono due opzioni principali:

• Approccio organico. L'azienda può scegliere di distribuire Microsoft Teams in modalità "free-for-all", dove chiunque può usarlo liberamente e l'adozione evolve spontaneamente.

• Approccio controllato. Un metodo più gestito che limita l'uso di Teams a certi aspetti aziendali, con controllo su chi può usarlo e cosa può fare, creando un piano di implementazione a tappe.

Si può anche combinare questi approcci o trovare un equilibrio. La scelta dipende dalla cultura aziendale e dai casi d'uso. I team possono essere gestiti e configurati dal centro di amministrazione Teams.

Dal punto di vista dell'utente, Teams è molto intuitivo con una curva di apprendimento bassa rispetto ad altri strumenti complessi.

Offriamo formazione personalizzata per il tuo team se necessario, oltre a ottimi materiali online Microsoft. Questi sono brevi video che mostrano come usare funzioni diverse in Microsoft Teams. Condividi facilmente documenti con molti o tutti i membri, rendendo disponibili materiali formativi personalizzati e politiche aziendali su un'unica piattaforma per nuovi utenti e collaboratori.

Teams è un ambiente di collaborazione potente e molto utile, in crescita di popolarità. Microsoft Teams è incluso gratuitamente con Office 365, così ogni utente Office può sfruttare al meglio questa soluzione. Semplifica il lavoro di squadra collaborando, condividendo e comunicando su un'unica piattaforma.