Microsoft Teams para comunicar y colaborar eficazmente

Microsoft Teams es una plataforma propietaria de comunicación y videoconferencia empresarial desarrollada por Microsoft, dentro de la familia de productos Microsoft 365.

Microsoft anunció Teams en un evento en Nueva York y lanzó el servicio globalmente el 14 de marzo de 2017. Fue creado en un hackathon interno en la sede de la empresa y actualmente está dirigido por el vicepresidente de Microsoft, Brian MacDonald.

Durante la pandemia de COVID-19, Teams y otros softwares como Zoom y Google Meet ganaron mucha atención al migrar muchas reuniones a entornos virtuales para ofrecer servicios de videoconferencia. En 2022, cuenta con unos 270 millones de usuarios mensuales. Esta herramienta es parte de las que permiten el sales enablement.

¿Qué es Microsoft Teams?

Microsoft Teams es un software de colaboración en equipo basado en la nube que forma parte de la suite Microsoft 365 y Office 365. Sus principales funciones incluyen mensajería profesional, llamadas, videoconferencias y compartición de archivos. Empresas de todos los tamaños pueden usar Teams.

Teams es la oferta de comunicaciones unificadas (UC) en la nube de Microsoft y compite con productos similares como Slack, Cisco Webex y Google Workspace. Como aplicación de comunicación empresarial, Teams permite a trabajadores locales y remotos colaborar en contenido en tiempo real y casi real en varios dispositivos, incluidos portátiles y móviles. Microsoft Teams se integra con otras aplicaciones profesionales de Microsoft, como Exchange, PowerPoint y SharePoint.

Microsoft Teams es especialmente útil para la colaboración remota, permitiendo a equipos dispersos mantenerse conectados y comunicarse. La pandemia de COVID-19 obligó a organizaciones globales a usar ampliamente Microsoft Teams y otros softwares de colaboración como plataforma para el trabajo remoto.

Generalmente, Microsoft Teams se despliega en toda la organización y no solo en ciertos departamentos. En algunos casos, podría reemplazar el correo electrónico para la comunicación interna entre empleados.

Mejora tu rendimiento

¿Por qué debería tu empresa usar Microsoft Teams?

En definitiva, las empresas deberían usar Microsoft Teams porque es muy amigable y facilita un entorno de trabajo entre usuarios remotos o dentro de grandes empresas. Proyectos, producciones y otros aspectos comerciales pueden beneficiarse de Microsoft Teams.

Para empresas que usan Skype Empresarial, el cliente Microsoft Teams reemplazará al cliente Skype, manteniendo todas las funcionalidades adicionales existentes.

Microsoft Teams y sus funciones extraordinarias

Microsoft Teams es una plataforma de colaboración persistente basada en chat, con compartición de documentos, reuniones en línea y muchas funciones útiles para comunicaciones profesionales.

Tener un excelente espacio de equipo es esencial para tomar decisiones creativas y comunicarse. Un software de espacio de trabajo compartido facilita esto, especialmente si un equipo está en una gran empresa, tiene muchos empleados remotos o numerosos miembros.

Las funciones de Microsoft Teams lo distinguen de softwares de colaboración fragmentados:

• Equipos y canales. Los equipos se componen de canales, que son foros de conversación entre compañeros.
• Conversaciones entre canales y equipos. Todos los miembros pueden ver y añadir conversaciones en el canal general. También puedes usar @funciones para invitar a otros miembros, similar a Slack.
• Función de chat. La función básica de chat está en la mayoría de apps de colaboración y puede ser entre equipos, grupos e individuos.
• Almacenamiento de documentos en SharePoint. Cada equipo tiene un sitio en SharePoint Online con carpetas predeterminadas. Todos los archivos compartidos se guardan automáticamente. Permisos y seguridad pueden personalizarse para información sensible.
• Llamadas de video en línea y compartir pantalla. Disfruta de llamadas fluidas con empleados y clientes. También puedes compartir escritorio para soporte técnico en tiempo real y colaboración multiusuario.
• Reuniones en línea. Mejora la comunicación, reuniones empresariales y formación con capacidad para hasta 10,000 usuarios. Participan internos y externos. Incluye planificación, aplicación de notas, carga de archivos y chat en reunión.
• Audioconferencia. Función rara en plataformas de colaboración. Permite unirse a reuniones por teléfono con números de acceso en cientos de ciudades, ideal para conexión sin internet. Requiere licencia adicional.
• Telefonía completa. ¡Es cierto! Ya no es necesario buscar proveedor VoIP ni gastar millones en sistemas telefónicos. Microsoft 365 Business Voice puede reemplazar totalmente el sistema telefónico de tu empresa. Requiere licencia adicional.

Uso de Microsoft Teams

Microsoft Teams es increíblemente simple y fácil de usar. Requiere poca o ninguna configuración. Sin embargo, antes de desplegarlo a nivel empresarial, debes considerar cómo tu empresa planea usarlo.

Hay dos opciones principales:

• Enfoque orgánico. La empresa puede desplegar Microsoft Teams de forma "libre para todos", donde cada usuario hace lo que quiera y la adopción evoluciona espontáneamente.

• Enfoque controlado. Este enfoque gestiona el uso para ciertos aspectos de la empresa, con control estricto sobre quién puede usarlo y qué puede hacer, creando un plan de despliegue por etapas.

Puedes combinar ambos enfoques o elegir uno según la cultura y casos de uso de la empresa. Los equipos pueden controlarse y configurarse desde el centro de administración de Teams.

Desde la perspectiva del usuario, Teams es muy intuitivo y la curva de aprendizaje es baja comparado con herramientas más complejas.

Ofrecemos formación personalizada para tu equipo si es necesario, además de excelentes recursos en línea de Microsoft. Estos materiales son videos cortos que muestran cómo realizar funciones en Microsoft Teams. Comparte documentos fácilmente con varios o todos los miembros, haciendo disponible material formativo y políticas en una sola plataforma para nuevos usuarios y colaboradores.

Teams es un entorno de colaboración potente y muy útil que gana popularidad. Microsoft Teams se incluye gratis con Office 365, para que cada usuario aproveche esta solución de colaboración. Simplifica el trabajo en equipo colaborando, compartiendo y comunicando en una sola plataforma.