Gravar chamadas profissionais: regras RGPD essenciais

Você grava as suas chamadas para obter a transcrição e a ata? É o único caso sobre o qual a CNIL publicou uma doutrina detalhada, e ela é mais exigente do que para as outras reuniões.

Ela exclui a gravação permanente, pede que você informe o seu interlocutor do direito de oposição dele antes do fim da conversa e fixa os prazos de conservação.

É permitido gravar uma chamada telefônica profissional?

Sim, mas não sem enquadrar o tratamento.

A gravação de uma chamada contém uma voz, um número e o conteúdo de uma conversa. Constitui, portanto, um tratamento de dados pessoais no sentido do RGPD.

Você deve, em particular:

• informar o seu interlocutor no início da chamada;
• mencionar o direito de oposição dele;
• determinar a sua base legal;
• definir a finalidade da gravação;
• limitar o prazo de conservação;
• consultar os representantes dos trabalhadores antes de implantar o dispositivo.

Gravar sem o conhecimento do seu interlocutor está além disso abrangido pelo Código Penal francês, que pune «com um ano de prisão e 45 000 euros de multa o fato de, por qualquer meio, atentar voluntariamente contra a intimidade da vida privada de outrem: 1.º captando, gravando ou transmitindo, sem o consentimento do seu autor, palavras pronunciadas a título privado ou confidencial» (artigo 226-1).

A gravação de uma chamada é um dado pessoal?

Sim.

O RGPD define dado pessoal como «informação relativa a uma pessoa singular identificada ou identificável» (artigo 4.º, ponto 1).

Uma voz, um número e o que é dito durante uma chamada podem permitir identificar o seu interlocutor.

A transcrição e a ata também estão abrangidas.

Por que as chamadas são mais reguladas do que as outras reuniões?

Porque a CNIL lhes dedica uma ficha específica.

É o único tipo de troca profissional que dispõe de uma doutrina tão detalhada, e ela serve de referência para os outros formatos de reunião.

Você realiza, além disso, vários tratamentos sucessivos:

chamada → gravação pela telefonia → transcrição → ata → ficha CRM.

É permitido gravar todas as chamadas?

Não.

A CNIL indica que «o empregador não pode implantar um dispositivo de escuta ou de gravação permanente ou sistemático».

Uma configuração que grava cada chamada sem exceção possível sai, portanto, do quadro, mesmo quando a ferramenta sabe fazê-lo.

Quais dados são gravados?

Dependendo das ferramentas utilizadas, você pode conservar:

• o áudio da chamada;
• a transcrição;
• o número chamado ou chamador;
• a data e a duração;
• a ata;
• os compromissos assumidos;
• os próximos passos.

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É preciso avisar o interlocutor antes de gravar uma chamada?

Sim.

A informação deve ser dada antes ou no momento em que os dados são coletados, portanto no início da chamada.

Para as chamadas, a CNIL exige uma informação mais ampla do que em outros casos.

O que é preciso dizer a ele?

A CNIL indica que «os funcionários e os interlocutores (clientes, por exemplo) devem ser informados, em particular: da existência do dispositivo; da identidade do responsável pelo tratamento; das finalidades perseguidas».

Ela precisa também que a informação abrange «a base legal do dispositivo (obrigação decorrente de um texto legal, por exemplo, ou interesse legítimo do empregador)».

Você deve, portanto, conseguir explicar de forma simples:

quem grava → por quê → com que fundamento → o que será feito com os dados.

É preciso mencionar o direito de oposição?

Sim, e é uma exigência própria das chamadas.

A CNIL indica que «os interlocutores devem ser informados do seu direito de oposição antes do fim da conversa telefônica».

A informação não se limita, portanto, a anunciar a gravação: ela indica à pessoa que ela pode se opor, e ocorre durante a chamada.

É preciso consultar os representantes dos trabalhadores?

Sim, antes de implantar o dispositivo.

A CNIL indica que «as instâncias representativas do pessoal devem ser informadas e consultadas antes de qualquer decisão de instalar um dispositivo de escuta ou de gravação de chamadas».

É uma etapa prévia à implantação, não uma formalidade chamada a chamada.

É preciso dizer que uma IA transcreve a chamada?

Sim.

A gravação de áudio e o tratamento realizado em seguida pela IA são duas operações que convém distinguir.

O Regulamento europeu sobre a inteligência artificial prevê que «os prestadores asseguram que os sistemas de IA destinados a interagir diretamente com pessoas singulares são concebidos e desenvolvidos de maneira que as pessoas singulares em causa sejam informadas de que estão a interagir com um sistema de IA» (artigo 50.º, n.º 1). Essas obrigações aplicam-se desde 2 de agosto de 2026 e visam o fornecedor do sistema; a sua obrigação de informar decorre do RGPD e da doutrina da CNIL.

Você pode anunciar, por exemplo:

«Esta chamada está sendo gravada e um assistente de IA redige automaticamente a ata.»

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Qual base legal usar para gravar uma chamada?

A base legal depende, em particular, da pessoa gravada e da finalidade perseguida.

Aqui aparecem principalmente dois fundamentos: o interesse legítimo do empregador e o consentimento do interlocutor.

É possível usar o interesse legítimo?

Sim, a CNIL o cita como fundamento possível do dispositivo.

O artigo 6.º do RGPD autoriza um tratamento «necessário para efeito dos interesses legítimos prosseguidos pelo responsável pelo tratamento ou por terceiros, exceto se prevalecerem os interesses ou direitos e liberdades fundamentais do titular» (n.º 1, alínea f).

Você deve, portanto, realizar em particular um teste de ponderação de interesses e informar as pessoas.

É possível usar o consentimento?

Sim, em particular para uma chamada com um cliente ou um prospect, como em uma reunião comercial.

O consentimento é definido como «uma manifestação de vontade, livre, específica, informada e explícita, pela qual o titular dos dados aceita, mediante declaração ou ato positivo inequívoco» (RGPD, artigo 4.º, ponto 11). O responsável pelo tratamento deve, além disso, «poder demonstrar que o titular dos dados deu o seu consentimento» (artigo 7.º, n.º 1).

Qual finalidade escolher?

Aquela que você for capaz de justificar.

A CNIL inclui a formação do pessoal entre as finalidades admitidas para a gravação de chamadas.

A finalidade que você escreve determina depois o resto: a duração, os acessos e o que você pode fazer com o arquivo.

É permitido gravar um funcionário durante as suas chamadas?

Sim, isso pode ser possível no âmbito de um dispositivo pontual, comunicado e apresentado aos representantes dos trabalhadores.

Uma gravação permanente, por outro lado, é excluída pela CNIL.

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Por quanto tempo conservar a gravação de uma chamada?

Pelo tempo necessário à finalidade perseguida, e não mais.

O RGPD impõe dados «conservados de uma forma que permita a identificação dos titulares dos dados apenas durante o período necessário para as finalidades para as quais são tratados» (artigo 5.º, n.º 1, alínea e). A CNIL dá, além disso, referências numéricas.

Por quanto tempo conservar o áudio?

Seis meses no máximo. A CNIL indica que «as gravações podem ser conservadas até seis meses, no máximo».

É o prazo que ela adota para as gravações de chamadas no local de trabalho.

Por quanto tempo conservar uma transcrição?

A CNIL indica que «os documentos de análise podem, por sua vez, ser conservados até um ano».

O prazo máximo é o prazo normal?

Não.

A CNIL descreve uma sequência mais curta: ouvir as gravações nos dias seguintes, redigir os documentos de análise necessários e depois apagar as gravações brutas sem esperar os seis meses.

Uma política eficaz deve, portanto, prever:

gravação → análise rápida → apagamento do áudio → conservação do documento de análise.

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Quem pode acessar a gravação de uma chamada?

Apenas as pessoas que precisam dela para o seu trabalho.

O colaborador em questão, o responsável dele e as pessoas encarregadas da formação quando essa é a finalidade escolhida.

Quem pode consultar o áudio, a transcrição e a ata?

Os três arquivos não respondem necessariamente à mesma necessidade.

Você pode, por exemplo:

• compartilhar a ata com a equipe em questão;
• limitar o acesso à transcrição;
• conservar o áudio para as necessidades realmente justificadas.

O que acontece quando a chamada sobe para o CRM?

Existe então uma cópia em um segundo sistema, com os seus próprios direitos de acesso.

As duas políticas devem permanecer coerentes; caso contrário, a restrição colocada de um lado é levantada do outro.

É preciso criptografar os dados?

A segurança deve ser adequada ao risco.

O RGPD exige «medidas técnicas e organizativas adequadas para assegurar um nível de segurança adequado ao risco, incluindo, consoante o que for adequado: a) a pseudonimização e a cifragem dos dados pessoais» (artigo 32.º, n.º 1).

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Quais são os direitos do seu interlocutor?

As pessoas gravadas dispõem dos direitos previstos pelo RGPD.

Ele pode pedir acesso aos seus dados?

Sim.

O titular dos dados tem «o direito de obter do responsável pelo tratamento a confirmação de que os dados pessoais que lhe digam respeito são ou não objeto de tratamento» (RGPD, artigo 15.º, n.º 1). Isso pode abranger o áudio, a transcrição e a ata.

Ele pode pedir uma retificação?

Sim.

O titular dos dados tem «o direito de obter, sem demora injustificada, do responsável pelo tratamento a retificação dos dados pessoais inexatos que lhe digam respeito» (RGPD, artigo 16.º).

Isso é particularmente importante com uma transcrição automática.

Uma IA pode transcrever mal:

• um nome próprio;
• um valor;
• um número;
• uma data;
• a identidade da pessoa que falou.

Ele pode pedir o apagamento?

Sim, nas condições previstas pelo RGPD.

O titular dos dados tem «o direito de obter do responsável pelo tratamento o apagamento dos seus dados pessoais, sem demora injustificada» (RGPD, artigo 17.º, n.º 1).

Ele pode se opor à gravação?

Sim, e a CNIL pede que esse direito lhe seja anunciado antes do fim da conversa.

O titular dos dados tem «o direito de se opor a qualquer momento, por motivos relacionados com a sua situação particular, ao tratamento dos dados pessoais que lhe digam respeito com base no artigo 6.º, n.º 1, alínea e) ou f)» (RGPD, artigo 21.º, n.º 1).

Isso implica que ele possa ser exercido durante a chamada, e que você interrompa a gravação a pedido dele.

Em que prazo você deve responder?

Em princípio, no prazo de um mês. O responsável pelo tratamento responde «sem demora injustificada e no prazo de um mês a contar da receção do pedido» (RGPD, artigo 12.º, n.º 3).

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Quais obrigações quando a IA transcreve a chamada?

A IA acrescenta um tratamento à simples gravação.

O funcionamento pode ser resumido assim:

áudio → transcrição → análise → ata → ficha CRM.

O que a IA faz concretamente?

Ela pode:

• transcrever a chamada;
• identificar os participantes;
• extrair os compromissos;
• identificar os próximos passos;
• produzir uma ata;
• vincular a chamada ao contato certo.

Quantos subcontratantes intervêm em uma chamada?

Pelo menos dois, frequentemente três.

A ferramenta de telefonia, a ferramenta de transcrição e depois o CRM, quando a ata é enviada para lá.

É a particularidade da chamada telefônica: a cadeia é mais longa do que em uma videoconferência, e cada elo deve ser enquadrado.

Onde os dados são armazenados?

É uma das primeiras perguntas a fazer aos seus fornecedores.

Na Leexi, as gravações, transcrições e atas permanecem na região de Paris, na AWS. Acima de um certo volume de licenças, pode ser escolhida uma hospedagem na Scaleway.

A sua ferramenta de telefonia armazena, por sua vez, a gravação original: as duas localizações são verificadas separadamente. O dossiê de conformidade da Leexi detalha a hospedagem, os subcontratantes e as certificações.

É preciso um DPA com cada fornecedor?

Sim, quando o fornecedor atua como subcontratante.

O artigo 28.º do RGPD prevê que «o tratamento em subcontratação é regulado por contrato ou outro ato normativo […] que vincule o subcontratante ao responsável pelo tratamento, estabeleça o objeto e a duração do tratamento, a natureza e finalidade do tratamento, o tipo de dados pessoais e as categorias dos titulares dos dados, e as obrigações e direitos do responsável pelo tratamento» (n.º 3).

A IA usa as suas conversas para treinar os seus modelos?

Depende do fornecedor.

Na Leexi, as conversas não treinam nenhum modelo, em todas as contas.

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Como informar o interlocutor de que uma chamada está sendo gravada?

Você pode usar uma formulação simples e precisa.

No início de uma chamada de saída

«Antes de começarmos: esta chamada está sendo gravada e um assistente de IA redige a ata. Você pode se opor; é só me dizer e eu interrompo a gravação.»

Para uma chamada recebida

«Informo que a chamada está sendo gravada, para que eu possa atendê-lo sem tomar notas. Se preferir que não seja, eu interrompo a gravação.»

Para uma chamada entre colegas

«Estou gravando para a ata, como de costume. Me avise se quiser que eu pare em algum momento.»

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Quais erros evitar?

1. Gravar todas as chamadas por padrão

A CNIL exclui o dispositivo permanente ou sistemático.

2. Não mencionar o direito de oposição

É a exigência mais específica das chamadas, e a que mais frequentemente falta nas mensagens de boas-vindas.

3. Implantar sem consultar os representantes dos trabalhadores

A informação e a consulta ocorrem antes da decisão de instalar o dispositivo.

4. Guardar as gravações brutas até o prazo máximo

A CNIL descreve o contrário: analisar rapidamente e depois apagar o áudio sem esperar.

5. Esquecer as cópias nos outros sistemas

Uma chamada gravada na telefonia, transcrita em outro lugar e enviada para um CRM existe em três lugares.

6. Supor que uma gravação de terceiros será transcrita automaticamente

Uma gravação produzida por outra ferramenta não entra necessariamente na sua cadeia de transcrição.

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Como gravar uma chamada com a Leexi?

Uma vez definido o quadro RGPD, o uso da ferramenta se resume a algumas etapas.

1. Conectar a sua ferramenta de telefonia

A Leexi pode se conectar a ferramentas de chamadas como Aircall ou Ringover.

2. Transcrever a chamada

Após a chamada, você recupera a transcrição ao lado da ata.

3. Gerar a ata

A ata retoma, em particular, os pontos abordados, os compromissos e os próximos passos.

4. Vincular a chamada ao contato certo

A ata pode ser sincronizada com o seu CRM e vinculada ao contato em questão, da mesma forma que após uma reunião.

5. Controlar os dados

A Leexi indica, em particular, uma hospedagem na região de Paris, uma opção Scaleway, uma execução do modelo via Azure França em circuito fechado, a criptografia dos dados em trânsito e em repouso e a ausência de treinamento com as suas conversas.

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Quais dificuldades os usuários encontram de fato?

As questões jurídicas não são as únicas dificuldades encontradas na prática.

De 1 141 tickets de suporte recebidos entre janeiro e junho de 2026, 7 dizem respeito à gravação ou transcrição de chamadas. Os motivos mais frequentes são, em particular, a ata que não sobe para o CRM, transcrições de chamadas que não são encontradas e uma chamada recebida que interrompe a gravação de uma reunião em andamento.

Isso dá outra leitura do problema:

a questão não é apenas «tenho o direito de gravar?»

É preciso saber também:

qual ferramenta grava → quem transcreve → onde a ata vai parar → por quanto tempo cada cópia fica.

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Gravar uma chamada profissional: o que lembrar

Antes de gravar as suas chamadas, verifique estes seis pontos:

• Informação: o seu interlocutor conhece a existência do dispositivo e o seu direito de oposição?
• Perímetro: o dispositivo é pontual, e não permanente?
• Base legal: interesse legítimo do empregador ou consentimento do interlocutor?
• Representantes dos trabalhadores: foram informados e consultados antes da implantação?
• Conservação: o áudio é apagado rapidamente após a análise?
• Subcontratantes: você conhece os três elos da sua cadeia?

Se uma IA intervém, acrescente um sétimo ponto:

o seu interlocutor sabe que um sistema de IA trata a gravação para produzir a ata?

Perguntas frequentes

É legal gravar uma chamada profissional?

Sim, desde que se respeite o quadro aplicável: informação ao interlocutor, menção do direito de oposição, base legal, finalidade e prazo de conservação, em particular.

É permitido gravar todas as chamadas de um departamento?

Não. A CNIL exclui o dispositivo permanente ou sistemático, salvo texto legal específico.

É preciso avisar um cliente que liga?

Sim, no início da chamada, com a menção do seu direito de oposição.

É preciso consultar a comissão de trabalhadores?

As instâncias representativas do pessoal devem ser informadas e consultadas antes da decisão de instalar o dispositivo.

Por quanto tempo conservar a gravação de uma chamada?

Seis meses no máximo segundo a CNIL no quadro em questão, e até um ano para os documentos de análise. A prática que ela descreve consiste em analisar rapidamente e depois apagar o áudio sem esperar.

Um cliente pode pedir o apagamento da gravação da sua chamada?

Sim, nas condições previstas pelo direito ao apagamento do RGPD.

A transcrição de uma chamada pode ir para o CRM?

Sim. A ata pode ser vinculada ao contato em questão no HubSpot, Salesforce, Pipedrive ou Microsoft Dynamics.

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Em resumo

Gravar uma chamada profissional é possível.

Mas o bom reflexo não é apenas perguntar:

«Tenho o direito de gravar?»

É preciso, antes, verificar toda a cadeia, que tem um elo a mais do que em uma videoconferência:

informar → mencionar o direito de oposição → gravar → transcrever → vincular ao contato → apagar o áudio.

É essa cadeia completa que deve ser enquadrada pela sua política de proteção de dados.

As suas chamadas merecem uma ata? Veja como a Leexi se conecta à sua telefonia

Fontes

Textos consultados em fontes primárias em 22 de agosto de 2026.

• RGPD, artigos 4.º, 5.º, 6.º, 7.º, 12.º, 13.º, 15.º, 16.º, 17.º, 21.º, 28.º e 32.º
• Código Penal francês, artigo 226-1
• CNIL, Escuta e gravação de chamadas no local de trabalho
• Regulamento europeu sobre a inteligência artificial, artigo 50.º

Esta página descreve o quadro aplicável. Não constitui um parecer jurídico.