Comment améliorer sa productivité grâce aux comptes rendus automatiques ?

92% des gens font plusieurs choses en même temps lorsqu’ils sont en visioconférence, ce qui réduit la productivité, augmente le nombre d'erreurs et génère du stress. En considérant le nombre d'heures que nous passons en visioconférence, c’est une perte considérable que l’on ne peut pas ignorer. Le meilleur moyen d’éviter cette perte de temps, c’est d’utiliser un outil de prise de notes automatique qui permet de générer des comptes rendus précis basés sur le contenu des réunions pour libérer du temps et se concentrer davantage sur la réunion pour être plus efficace. Grâce à l’IA et le processus de traitement du langage naturel (NLP), ces outils permettent une meilleure communication au sein des équipes tout en garantissant un accès constant aux informations clés. Nous allons ainsi voir pourquoi.

A quoi sert un IA Note Taker ?

Pour mieux comprendre les enjeux des comptes rendus automatiques, il faut d’abord comprendre pourquoi des comptes rendus de qualité sont cruciaux pour une communication efficace au sein d’une entreprise. Ils jouent un rôle clé dans la communication interne de l’entreprise car ils permettent à tous d’avoir accès aux informations, d’assurer un suivi efficace des prises de décision et d’organiser efficacement la répartition des tâches. Mais rédiger des comptes rendus efficaces, ce n’est pas si facile ! Tout d’abord, c’est une tâche très chronophage, d’autant plus si vos notes sont manuscrites. Parfois même, elles sont illisibles, erronées et inconsistantes, ce qui constitue une perte d’informations majeure, qui peut in fine nuire à l’entreprise. Lorsque l’on considère le temps passé en réunion par semaine, inutile de préciser que ces informations sont donc cruciales pour l’équipe. Ainsi, investir dans une solution qui rationalise et simplifie la prise de notes présente de nombreux intérêts :

• Gain de temps considérable : vos notes sont prises automatiquement avec précision selon le modèle de résumé souhaité (bullet point etc.)
• Des échanges entièrement transcrits et résumés : vos réunions sont entièrement enregistrées, qu’elles se tiennent en distanciel ou en présentiel voire grâce à un enregistrement audio. Notamment grâce à l’IA, vos réunions sont ensuite transcrites dans un format textuel et un résumé est généré à partir des informations contenues dans le transcript.
• analyse approfondie : l’IA est capable d’analyser le contenu des échanges pour identifier les points clés et les tâches à suivre.
• compte rendu automatique : un compte rendu est automatiquement généré à la suite de votre réunion dans le format souhaité et adapté aux besoins de l’entreprise. Le format s’adapte aussi au type de réunion. Par exemple, si vous travaillez dans les ressources humaines, l’IA va détecter de quel type d’appel il s’agit (entretien d’embauche, débrief interne etc.) et adapter le format de compte rendu en conséquence.
• Intégration à vos outils de gestion : la plupart des outils de prise de notes comme Leexi s’intègre facilement à vos outils et CRM. Ainsi, les résumés sont envoyés directement au bon endroit pour une communication fluide et la plus efficace possible !

Les comptes rendus automatiques : la meilleure solution pour des résultats concrets

Les avantages d'un IA Note Taker sont indéniables. En moyenne, on observe une amélioration de 25% dans la précision des notes grâce à l’IA ! Mais comment est-ce que cela fonctionne ?

Reconnaissance vocale

Grâce à la technologie speech to text, l’outil de prise de notes enregistre et transcrit ce qui est dit lors de la réunion sous un format textuel.

NLP : traitement du langage naturel

L’IA va ensuite analyser le transcript pour comprendre le contexte, les enjeux et les acteurs principaux pour ensuite générer un compte rendu de qualité contenant toutes les informations nécessaires.

Stockage

Vous avez ensuite accès à toutes vos réunions et résumés à n’importe quel moment ce qui assure un suivi efficace et réduit considérablement la perte potentiel des informations.

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Comment ?

Définir vos besoins pour choisir l’outil le plus adapté

Vous devez déterminer dans un premier temps les besoins de votre équipe : combien d’heures de meeting réalisez-vous en une semaine ? Combien de temps vos réunions durent-elles ? Quels sont vos besoins en termes de compte rendu ? Quel besoin de sécurité ?

Informez et formez votre équipe

Il est crucial que votre équipe soit à l’aise avec l’outil et informée de son fonctionnement. Pour cela, vous pouvez les former par des tutos, webinairs et d' autres activités qui permettront à votre équipe de prendre l’outil en main facilement.

Feedbacks et adaptation

Une fois l’outil intégré à votre flux de travail quotidien, recueillez les feedbacks de vos collaborateurs pour ajuster l’outil à vos besoins et l'adapter aux mieux à vos besoins.

Pourquoi choisir Leexi ?

Leexi est un outil créé pour vous, pour répondre à un véritable enjeu : celui de la communication en entreprise. Chez Leexi, nous croyons que nous contribuons à libérer le potentiel humain : en ne prenant plus jamais de notes, vous augmentez votre productivité en toute sécurité conformément au RGPD et la norme ISO 27 001 ! Ainsi, faire le choix de Leexi c’est choisir :

• La qualité : Leexi est un outil performant avec des résumés de qualité et 100% personnalisable
• La sécurité : Leexi est certifié ISO 27 001 et conforme au Règlement général sur la protection des données (RGPD)
• La performance : grâce à ses fonctionnalités avancées, Leexi donne accès à des insights précieux sur vos réunions comme des scorecards, metrics, des statistiques telles que le pourcentage de temps de parole par participants, respect de la méthode de vente (BANT, SPICED, MEDDIC) … Ces insights sont très précieux pour améliorer votre productivité, notamment pour les équipes de vente.

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A retenir…

Il est indéniable que les comptes rendus automatiques sont une solution incontournable pour optimiser la communication en entreprise. En réduisant la perte de temps et en offrant des résumés précis et personnalisés, ces outils permettent d'améliorer la productivité et de garantir un suivi efficace des réunions. Grâce à la reconnaissance vocale et au traitement du langage naturel, les informations clés sont capturées et analysées, offrant ainsi des insights précieux pour prendre des décisions éclairées. De plus, l'intégration facile à d'autres outils de gestion et la sécurité garantie par Leexi en font un choix optimal. Ne laissez pas les réunions en visio vous faire perdre du temps, optez pour un outil de prise de notes automatique et libérez tout le potentiel de votre équipe.