Microsoft Teams para comunicar e colaborar eficazmente

Microsoft Teams é uma plataforma proprietária de comunicação e videoconferência empresarial desenvolvida pela Microsoft, parte da família de produtos Microsoft 365.

A Microsoft anunciou Teams em um evento em Nova York e lançou o serviço globalmente em 14 de março de 2017. Foi criado durante um hackathon interno na sede da empresa e atualmente é liderado pelo vice-presidente da Microsoft, Brian MacDonald.

Durante a pandemia de COVID-19, Teams e outros softwares como Zoom e Google Meet ganharam muita atenção, pois muitas reuniões migraram para ambientes virtuais, especialmente para oferecer serviços de videoconferência. Em 2022, conta com cerca de 270 milhões de usuários mensais. Esta ferramenta é uma das que possibilitam o sales enablement.

O que é Microsoft Teams?

Microsoft Teams é um software de colaboração em equipe baseado na nuvem, parte do pacote Microsoft 365 e Office 365. Suas principais funcionalidades incluem mensagens profissionais, chamadas, videoconferências e compartilhamento de arquivos. Empresas de todos os tamanhos podem usar Teams.

Teams é a oferta de comunicação unificada (UC) baseada na nuvem da Microsoft, competindo com produtos similares como Slack, Cisco Webex e Google Workspace. Como aplicativo de comunicação empresarial, Teams permite que trabalhadores locais e remotos colaborem em conteúdo em tempo real e quase real em vários dispositivos, incluindo laptops e dispositivos móveis. Microsoft Teams integra-se a outras aplicações profissionais da Microsoft, como Exchange, PowerPoint e SharePoint.

Microsoft Teams é especialmente útil para colaboração remota, permitindo que equipes dispersas permaneçam conectadas e comuniquem-se. A pandemia de COVID-19 forçou organizações globalmente a usar amplamente Microsoft Teams — assim como outros softwares de colaboração — como plataforma de comunicação para trabalho remoto.

Microsoft Teams geralmente é implantado em toda a organização, não apenas em alguns departamentos. Em certos casos, Teams pode substituir o e-mail para comunicação interna entre funcionários.

Melhore seu desempenho

Por que sua empresa deve usar Microsoft Teams?

No fim, empresas devem usar Microsoft Teams por ser extremamente amigável e facilitar um ambiente de trabalho entre usuários remotos ou dentro de grandes empresas. Projetos, produções e outras atividades comerciais podem se beneficiar do Microsoft Teams.

Para empresas que usam Skype for Business, o cliente Microsoft Teams substituirá o cliente Skype, mantendo todas as funcionalidades adicionais existentes.

Microsoft Teams e suas funcionalidades extraordinárias

Microsoft Teams é uma plataforma de colaboração persistente baseada em chat, com compartilhamento de documentos, reuniões online e muitas outras funcionalidades úteis para comunicação profissional.

Ter um excelente espaço de equipe é essencial para tomar decisões criativas e comunicar-se. Um software de espaço de trabalho compartilhado facilita isso, especialmente se a equipe estiver em uma grande empresa, com muitos funcionários remotos ou muitos membros.

As funcionalidades do Microsoft Teams que o diferenciam de softwares fragmentados:

• Equipes e canais. Equipes são compostas por canais, que são fóruns de conversa entre colegas.
• Conversas entre canais e equipes. Todos os membros podem ver e adicionar conversas no canal geral. Você pode usar @funções para convidar membros para conversas, similar ao Slack.
• Funcionalidade de chat. O chat básico está presente na maioria dos apps de colaboração, podendo ocorrer entre equipes, grupos e indivíduos.
• Armazenamento de documentos no SharePoint. Cada equipe tem um site no SharePoint Online com pastas padrão para biblioteca de documentos. Todos os arquivos compartilhados nas conversas são salvos automaticamente. Permissões e segurança podem ser personalizadas para informações sensíveis.
• Chamadas de vídeo online e compartilhamento de tela. Aproveite chamadas de vídeo rápidas e estáveis com funcionários internos e clientes externos. Também é possível compartilhar a tela para suporte técnico em tempo real e colaboração multiusuário.
• Reunião online. Melhora comunicação, reuniões corporativas e treinamentos com capacidade para até 10.000 usuários. Qualquer pessoa interna ou externa pode participar. Inclui agendamento, aplicativo de notas, upload de arquivos e mensagens no chat da reunião.
• Audioconferência. Funcionalidade rara em muitas plataformas. Permite que qualquer pessoa entre na reunião online por telefone. Com números de acesso em centenas de cidades, conecta mesmo sem internet. Requer licença adicional.
• Telefonia completa. Acabou a era de buscar provedores VoIP e gastar milhões em sistema telefônico. Microsoft 365 Business Voice pode substituir totalmente o sistema telefônico da empresa. Requer licença adicional.

Uso do Microsoft Teams

Microsoft Teams é incrivelmente simples e fácil de usar. Pouca ou nenhuma configuração é necessária. Porém, antes de implantar em toda a empresa, é preciso pensar em como será usado.

Existem duas opções principais:

• Abordagem orgânica. A empresa pode liberar o Microsoft Teams para todos, onde cada um usa como quiser, e a adoção evolui espontaneamente.

• Abordagem controlada. Mais gerenciada, exige uso do Teams para certos aspectos da empresa, com controle rigoroso de quem pode usar e fazer o quê, criando um plano de implantação por etapas.

Pode-se combinar as duas abordagens ou algo intermediário, dependendo da cultura e casos de uso da empresa. Equipes podem ser controladas e configuradas pelo centro de administração Teams.

Para o usuário, Teams é intuitivo e a curva de aprendizado é baixa comparada a ferramentas mais complexas.

Podemos oferecer treinamento personalizado para sua equipe, mas também há ótimos materiais online da Microsoft, em vídeos curtos que mostram como executar funções no Teams. Compartilhe documentos facilmente com vários ou todos os membros, disponibilizando materiais de treinamento e políticas comerciais numa única plataforma para novos usuários e colaboradores.

Teams é um ambiente de colaboração poderoso e útil, ganhando popularidade. Microsoft Teams está incluído gratuitamente com Office 365, para que cada usuário aproveite ao máximo esta solução. Simplifique o trabalho em equipe colaborando, compartilhando e comunicando-se em uma única plataforma.