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gekozen. Zonder deze instelling legt Google geen locatie op. Google verbindt zich contractueel om uw data niet te gebruiken voor modeltraining zonder uw toestemming. Google is een Amerikaanse uitgever, en een Europese opslagregio verandert hier niets aan. Deze pagina is gemaakt door Leexi, wiens AI-notitiehulpmiddel op Google Meet werkt, en vermeldt alleen wat Google’s officiële pagina's documenteren.\n\n## Waar Google Meet uw data host en verwerkt\n\n**Standaard nergens specifiek. Met de juiste instelling, in Europa.**\n\nGoogle Workspace biedt een instelling genaamd \"dataregio's\". Een beheerder kiest waar de gedekte data wordt opgeslagen.\n\n> Google Workspace, \"Data covered by data regions\", bijgewerkt 26 augustus 2026\n> *\"u kunt ervoor kiezen uw gedekte data op een specifieke geografische locatie op te slaan (Verenigde Staten of Europa)\"*\n\nEr zijn twee regio's: VS of Europa, plus de optie \"geen voorkeur\", die geen locatie afdwingt. Voor Google Meet zijn de gedekte data opnames (inclusief chats in Google Drive), aanwezigheidsrapporten, peilingen, transcripties en vragen.\n\nDe instelling is niet beschikbaar in alle edities. De pagina \"Choose a geographic location for your data\" toont welke edities toegang hebben: Business Standard en Plus, Enterprise Standard en Plus, Frontline Starter, Standard en Plus, Education Standard en Plus, Enterprise Essentials Plus. Business Starter hoort er niet bij.\n\n### Opslag en verwerking zijn aparte instellingen\n\nDit punt wordt op marktpagina's vaak weggelaten. De regio-instelling dekt data in rust voor alle genoemde edities. Verwerking wordt alleen gedekt voor drie edities.\n\nVolgens dezelfde pagina is verwerking \"beschikbaar voor Frontline Plus, Enterprise Plus en Enterprise Essentials Plus\". Een organisatie met Business Standard die \"Europa\" kiest, krijgt Europese opslag van Meet-opnames, maar verwerking kan elders plaatsvinden.\n\nTwee uitzonderingen staan zwart op wit.\n\n> Google Workspace, \"Data covered by data regions\"\n> *\"Dataregio's zijn niet van toepassing op door klanten aangeleverde data of datatypes die niet specifiek in dit document staan, zoals logs of cache-inhoud.\"*\n\nEn voor Gemini-functies: \"De instellingen voor bestandsdeling en dataregio van uw organisatie gelden niet voor data in Gemini Notebook\" (privacy hub, 14 augustus 2026).\n\nWat dit voor u betekent: vraag uw Workspace-beheerder twee dingen: de geabonneerde editie en de waarde van de regio-instelling. Zonder deze antwoorden weet niemand waar uw vergaderingen zijn.\n\n## Wat Google met uw gesprekken doet\n\n**Google verbindt zich contractueel om zijn modellen niet te trainen met uw data zonder uw toestemming.**\n\nDeze toezegging staat in het privacycentrum van Google Workspace generatieve AI.\n\n> Google Workspace, \"Generative AI in Google Workspace privacy hub\", bijgewerkt 14 augustus 2026\n> *\"Workspace gebruikt klantdata niet voor modeltraining zonder voorafgaande toestemming of instructie van de klant.\"*\n\nHetzelfde document stelt dat prompts klantdata zijn volgens het Cloud Data Processing Addendum, dat \"uw interacties met Gemini binnen uw organisatie blijven\", en dat inhoud \"niet door menselijke beoordelaars wordt bekeken of anderszins wordt gebruikt om generatieve AI-modellen buiten uw domein te trainen zonder toestemming\".\n\nDe juridische kracht van deze toezegging ligt in het contract. Het Cloud Data Processing Addendum definieert de rol van Google.\n\n> Google, Cloud Data Processing Addendum, artikel 4.1\n> *\"Google is een verwerker en de klant is een verwerkingsverantwoordelijke of verwerker, afhankelijk van de situatie, van klantpersoonsgegevens.\"*\n\nEen verwerker handelt alleen op instructie. Dit is verplicht volgens artikel 28 van de AVG.\n\n> AVG, artikel 28, lid 3, punt a)\n> *\"verwerkt persoonsgegevens alleen op gedocumenteerde instructie van de verwerkingsverantwoordelijke\"*\n\nWat dit voor u betekent: de toezegging van Google om niet te trainen is contractueel, niet alleen een verklaring. Controleer de term \"zonder voorafgaande toestemming\": zorg dat geen functie in uw domein automatisch toestemming geeft.\n\n## Certificeringen van Google Workspace\n\n**Google onderhoudt ISO 27001-certificering en jaarlijkse SOC 2- en SOC 3-rapporten.**\n\n> Google, Cloud Data Processing Addendum, artikel 7.4\n> *\"Google zal voor de Gecontroleerde Diensten ten minste het volgende onderhouden om de effectiviteit van de beveiligingsmaatregelen te verifiëren: a. certificaten voor ISO 27001 en eventuele aanvullende certificeringen beschreven in Bijlage 4 (Specifieke Producten) [...] ; en b. SOC 2- en SOC 3-rapporten geproduceerd door Google's Derdepartij Auditor en jaarlijks bijgewerkt op basis van een audit minstens eens per 12 maanden\"*\n\nHetzelfde contract regelt de data na contractbeëindiging: verwijdering op instructie van de klant, na een herstelperiode van maximaal 30 dagen, binnen maximaal 180 dagen (artikel 6.2).\n\nEerlijkheidshalve: de certificering is contractueel vastgelegd en jaarlijks geaudit door een derde partij. Wat Google’s publieke pagina niet vermeldt, is de exacte scope per product. Die staat in bijlage 4 van het contract, op te vragen.\n\n## Juridische binding van de uitgever\n\n**Google is een Amerikaanse uitgever. Een Europese opslagregio verandert dit niet.**\n\nDe Amerikaanse Cloud Act uit 2018 verplicht Amerikaanse communicatieproviders om data te overhandigen, ongeacht waar die data is opgeslagen.\n\n> 18 U.S. Code § 2713, toegevoegd door wet Pub. L. 115-141 van 23 maart 2018\n> *\"Een aanbieder van elektronische communicatiediensten of externe computerdiensten moet voldoen aan de verplichtingen van dit hoofdstuk om de inhoud van een elektronische communicatie en alle gegevens of informatie betreffende een klant of abonnee binnen zijn bezit, bewaring of controle te bewaren, back-uppen of te onthullen, ongeacht of deze zich binnen of buiten de Verenigde Staten bevinden.\"*\n\nWat dit voor u betekent: de instelling \"Europa\" beantwoordt de vraag \"waar zijn mijn data\". Het beantwoordt niet de vraag \"welk recht heeft toegang\". Deze vragen zijn verschillend en een functionaris voor gegevensbescherming stelt ze apart. Dit punt wordt hier één keer genoemd en niet herhaald.\n\n## Wat dit betekent voor een Europees team\n\n| Uw situatie | Wat Google Meet u biedt | Wat u controleert |\n|---|---|---|\n| Algemeen gebruik, interne en klantvergaderingen | Meldingen bij opname, opslag in Drive van organisator, contractuele niet-training | Editie, waarde van regio-instelling |\n| Reguliere sectoren (advies, boekhouding, HR, juridisch) | Opslag in Europa als editie dit toestaat | Verwerking: alleen gedekt in Frontline Plus, Enterprise Plus en Enterprise Essentials Plus |\n| Aanbestedingen, beveiligingsvragenlijsten | ISO 27001 en SOC-rapporten contractueel, openbaar DPA, verwijdering binnen 180 dagen na contract | Scope certificaat (bijlage 4), latere verwerkers (artikel 11 CDPA) |\n| Strikte soevereiniteitseis, entiteit niet onderworpen aan extraterritoriaal recht | Niets mogelijk, ongeacht instelling | Andere uitgever of verwerking buiten Google |\n\nWat Leexi toevoegt bij deelname aan een Meet-vergadering is een tweede scope, los van Google: audio wordt getranscribeerd en samengevat op Leexi-infrastructuur (AWS regio Parijs, taalmodel uitgevoerd via Azure Frankrijk in gesloten circuit, geen training op uw vergaderingen), met een openbaar DPA en tien benoemde verwerkers. De integratiepagina [Google Meet](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fnl\u002Fintegraties\u002Fvideoconferencing\u002Fgoogle-meet\u002Fplatform-voor-videoconferenties\u002F) beschrijft hoe Leexi op Meet aan te sluiten. Het [compliance dossier](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fnl\u002Fveiligheid\u002Fcertificeringen-audits-naleving-regelgeving\u002F) en de [glossarium](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fnl\u002Fveiligheid\u002Fcertificeringen-audits-naleving-regelgeving\u002Fwoordenlijst-ai-notitie-tool\u002F) geven definities en documenten.\n\n## Veelgestelde vragen\n\n### Kan ik mijn DPO garanderen dat Meet-opnames in Europa blijven?\n\nJa voor opslag, als uw editie toegang geeft tot de regio-instelling (Business Standard en Plus, Enterprise Standard en Plus, Frontline, Education Standard en Plus, Enterprise Essentials Plus) en de beheerder \"Europa\" heeft gekozen. Verwerking is alleen gedekt in Frontline Plus, Enterprise Plus en Enterprise Essentials Plus. Logs en cache blijven buiten de instelling.\n\n### Gebruikt Google mijn Meet-vergaderingen om Gemini te trainen?\n\nNee, zonder uw toestemming of instructie, volgens het privacycentrum van Workspace generatieve AI (14 augustus 2026). Interacties blijven binnen uw organisatie en worden niet door mensen buiten uw domein beoordeeld zonder toestemming. Controleer dat geen functie in uw domein automatisch toestemming geeft.\n\n### Worden deelnemers gewaarschuwd als een Meet-vergadering wordt opgenomen?\n\nJa. De Google Meet help-pagina meldt dat deelnemers een melding krijgen bij start en stop van opname. Deze melding vervangt niet de informatieplicht die de AVG u oplegt als organisator over doel en bewaartermijn.\n\n### Waar gaat de opname heen en wie heeft toegang?\n\nNaar de Google Drive van de organisator, in een \"Meet\"-map met submappen per vergadering. Toegang volgt de Drive-deelregels van uw organisatie. Alleen bepaalde edities staan opname toe: Business Standard en Plus, Enterprise, Essentials, Education Plus, Workspace Individual.\n\n### Wat gebeurt er met mijn data na beëindiging van mijn Google Workspace-contract?\n\nHet Cloud Data Processing Addendum (artikel 6.2) bepaalt verwijdering van alle resterende klantdata op instructie van de klant na contractbeëindiging, na een herstelperiode van maximaal 30 dagen, binnen maximaal 180 dagen, tenzij wettelijke bewaarplicht.\n\n### Is Google Meet voldoende voor een strikte soevereiniteitseis?\n\nNee. Google is een Amerikaanse uitgever, onderworpen aan 18 U.S. Code § 2713 ongeacht opslaglocatie. De instelling \"Europa\" lokaliseert data, maar verandert niet het recht dat toegang kan krijgen. Voor deze eis is de juridische binding van de uitgever bepalend, niet de datacenterregio.\n\n## Bronnen\n\nData geverifieerd op 2 september 2026 op Google’s officiële pagina's.\n\n* Google Workspace, \"Data covered by data regions\", bijgewerkt 26 augustus 2026\n* Google Workspace, \"Choose a geographic location for your data\", bijgewerkt 26 augustus 2026\n* Google, Cloud Data Processing Addendum, artikelen 4.1, 6.2, 7.4, 10 en 11\n* Google Workspace, \"Generative AI in Google Workspace privacy hub\", bijgewerkt 14 augustus 2026\n* Google Meet Help, \"Record a video meeting\"\n* AVG, artikelen 5 en 28, tekst gepubliceerd door CNIL\n* 18 U.S. Code § 2713, Legal Information Institute, Cornell Law School\n\n*Deze pagina beschrijft het toepasselijke kader. Het is geen juridisch advies.*\n","2026-09-07T07:43:24.532Z","2026-09-08T11:31:44.577Z","2026-09-08T11:32:14.344Z","nl",[76,1513],{"heroImage":77,"documentId":63,"slug":66,"heroTitle":64,"metaDescription":65,"publishedAt":73},{"id":78,"documentId":79,"name":80,"alternativeText":81,"caption":82,"width":83,"height":84,"formats":85,"hash":112,"ext":87,"mime":90,"size":113,"url":114,"previewUrl":68,"createdAt":115,"updatedAt":116,"publishedAt":115,"focalPoint":68,"related":117},2455,"oiqkp6f1rfgpjv6bkvsizrm7","certification.png","Clipboard with a document titled 'COMPLIANCE CERTIFICATE' on a wooden desk.","A compliance certificate document is displayed on a clipboard, emphasizing the importance of regulatory adherence.",800,450,{"small":86,"medium":96,"thumbnail":104},{"ext":87,"url":88,"hash":89,"mime":90,"name":91,"path":68,"size":92,"width":93,"height":94,"sizeInBytes":95},".png","https:\u002F\u002Freliable-canvas-66698e1f5b.media.strapiapp.com\u002Fsmall_certification_5f52b47360.png","small_certification_5f52b47360","image\u002Fpng","small_certification.png",150.69,500,281,150686,{"ext":87,"url":97,"hash":98,"mime":90,"name":99,"path":68,"size":100,"width":101,"height":102,"sizeInBytes":103},"https:\u002F\u002Freliable-canvas-66698e1f5b.media.strapiapp.com\u002Fmedium_certification_5f52b47360.png","medium_certification_5f52b47360","medium_certification.png",305.95,750,422,305945,{"ext":87,"url":105,"hash":106,"mime":90,"name":107,"path":68,"size":108,"width":109,"height":110,"sizeInBytes":111},"https:\u002F\u002Freliable-canvas-66698e1f5b.media.strapiapp.com\u002Fthumbnail_certification_5f52b47360.png","thumbnail_certification_5f52b47360","thumbnail_certification.png",42.91,245,138,42911,"certification_5f52b47360",72.97,"https:\u002F\u002Freliable-canvas-66698e1f5b.media.strapiapp.com\u002Fcertification_5f52b47360.png","2026-01-21T16:02:35.974Z","2026-01-21T16:02:40.227Z",[118,133,146,159,171,185,196,208,220,230,242,252,263,264,279,289,301,313,324,335,347,359,370,381,392,403,415,426,437,448,459,470,481,493,504,515,526,537,548,559,570,581,592,604,615,626,637,648,659,673,685,696,707,719,731,742,754,765,779,790,804,816,830,841,855,866,877,888,902,913,925,937,949,960,971,982,993,1004,1015,1026,1037,1048,1059,1070,1081,1092,1103,1114,1125,1136,1147,1158,1169,1180,1191,1203,1214,1225,1235,1247,1259,1271,1282,1293,1304,1315,1326,1337,1348,1359,1370,1381,1392,1403,1414,1425,1436,1447,1458,1469,1480,1491,1502],{"id":119,"documentId":120,"metaTitle":121,"metaDescription":122,"slug":123,"heroTitle":124,"heroUnderTitle":125,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":126,"heroVideoUrl":68,"blog":127,"createdAt":128,"updatedAt":129,"publishedAt":130,"locale":131,"__type":132},24536,"dea8i1x0f0lbi194as9alg5t","Missionsergebnisse im Beratungsbüro | Leexi","Leexi passt den Bericht jeder Beratung an den Empfänger an – Kunde, Team, Vertrieb. 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Leexi transkribiert die Mission und generiert dann die benötigten Protokolle je nach Empfänger.\n\n**[Probieren Sie Leexi bei Ihrer nächsten Mission aus](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)**\n\n## Das Problem in Beratungsgesellschaften\n\nEine multidisziplinäre Beratungsgesellschaft mit mehreren Tausend Mitarbeitern und hunderten Büros hatte bereits ein amerikanisches KI-Notiztool für den persönlichen Gebrauch getestet. Es wurde nie unternehmensweit eingeführt, aus einem bestimmten Grund: „Wir wollten das Tool nicht für alle aus Datenschutz- und Privatsphären-Gründen ausrollen.“\n\nIn derselben Gesellschaft erzeugt eine Mission nicht nur ein Protokoll, sondern mehrere, je nachdem, wer es liest: eine kurze Version für den Kunden, die wichtigsten Punkte für das Team, eine coachingorientierte Version für den Vertrieb, eine Bedarfsbewertung im Vergleich zum Angebot. Derselbe Austausch wird je nach Empfänger unterschiedlich zusammengefasst.\n\n## Was es konkret kostet\n\nEinige Missionen betreffen vertrauliche Themen: Vorstandssitzungen, Rechtsfälle. Die Frage der Teams ist nicht „Dürfen wir aufzeichnen?“, sondern „Wer kann das Protokoll danach lesen?“, mit der Möglichkeit, den Zugriff später zu entziehen.\n\nDas Protokoll darf erst ins CRM, wenn der Kunde identifiziert ist: eine Datenschutzregel, die ohne Automatisierung manuell, Sitzung für Sitzung, angewendet wird.\n\nBei einer Gesellschaft dieser Größe ist die Akzeptanz anfangs uneinheitlich: In einer gemessenen Stichprobe war der Kalender nur bei 62 % der aktiven Konten verbunden, und der Gesprächsassistent wurde nur von 16 % genutzt. Das Hindernis ist nicht das Interesse am Notiztool, sondern die anfängliche Einrichtung: Kalender, Single Sign-On (SSO).\n\n## Wie Leexi bei einer Beratungsmisson funktioniert\n\n**Ein Modell pro Empfänger.** Sie konfigurieren ein Protokoll je Verwendungszweck: eine Version für den Kunden, eine für das Team, eine für die Vertriebsnachverfolgung. Jede Mission erzeugt genau die Protokolle, die Sie wirklich brauchen, kein einzelnes Dokument zum Nachbearbeiten.\n\n**Das richtige Tool zur richtigen Zeit.** Das Protokoll wird automatisch an Ihr Dokumentenmanagementsystem gesendet und an das CRM, sobald der Kontakt identifiziert ist.\n\n**Vor Ort.** Für Missionen ohne Videokonferenz zeichnet die mobile App über ein auf dem Tisch liegendes Telefon auf.\n\n## Unsere Beobachtungen bei Beratungsgesellschaften\n\nDas Hindernis für eine großflächige Einführung ist fast immer dasselbe: die Frage der Datenhoheit, die vor jeder Funktionsdiskussion geklärt wird. Die technische Einrichtung (Kalender, SSO) folgt, sobald die Entscheidung gefallen ist.\n\nEin Kunde fasste die Nutzung anders als ein reines Notiztool zusammen: „Ich sehe kein Tool, ich sehe eine Gedächtnisfähigkeit, die sich bei uns entwickelt“, bezogen auf den Gesprächsassistenten, der auf den Austauschverlauf zugreift.\n\n## Datenhosting in Frankreich\n\nDie Daten werden in Frankreich auf einer sicheren Infrastruktur gehostet, während der Übertragung und Speicherung verschlüsselt. Die Verarbeitung erfolgt über eine geschlossene Azure-France-Umgebung. Die Gespräche werden niemals zum Training der KI-Modelle verwendet. Leexi ist ISO 27001 zertifiziert und stellt die erforderliche Dokumentation für Compliance-Teams bereit.\n\n## Häufige Fragen\n\n### Kann derselbe Austausch je nach Empfänger unterschiedliche Protokolle erzeugen?\n\nJa. Sie konfigurieren ein Modell pro Empfänger – Kunde, Team, Vertrieb – und jede Mission erzeugt genau die benötigten Protokolle, kein einzelnes Dokument zum Nachbearbeiten.\n\n### Wer kann das Protokoll einer vertraulichen Mission (Vorstand, Rechtsfall) einsehen?\n\nSie legen fest, wer Zugriff hat, und dieser kann bei Bedarf später entzogen werden.\n\n### Wird das Protokoll automatisch ins CRM übertragen?\n\nNur, wenn der Kunde identifiziert ist. Die Regel wird automatisch angewandt, ohne manuelle Prüfung Sitzung für Sitzung.\n\n### Ist eine Videokonferenz für die Aufnahme einer Mission erforderlich?\n\nNein. Für Missionen ohne Videokonferenz zeichnet die mobile App über ein auf dem Tisch liegendes Telefon auf.\n\n### Was muss vor einer unternehmensweiten Einführung eingerichtet werden?\n\nDer Kalender und Single Sign-On (SSO), nachdem die Datenhoheit im Vorfeld geklärt wurde – diese Frage bestimmt die Diskussion vor der technischen Einrichtung.\n\n### Werden die Gespräche zum Training der KI-Modelle verwendet?\n\nNein, niemals. Leexi ist ISO 27001 zertifiziert und stellt die erforderliche Dokumentation für Compliance-Teams bereit.\n\n**[Vereinbaren Sie eine Demo für Ihre Beratungsgesellschaft](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)**","2026-08-31T15:18:32.933Z","2026-09-01T20:13:03.570Z","2026-09-01T20:16:52.698Z","de","api::child-page.child-page",{"id":134,"documentId":120,"metaTitle":135,"metaDescription":136,"slug":137,"heroTitle":138,"heroUnderTitle":139,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":140,"heroVideoUrl":68,"blog":141,"createdAt":142,"updatedAt":143,"publishedAt":144,"locale":145,"__type":132},24538,"Gerenciar relatórios de missão em consultoria | Leexi","Leexi adapta o relatório de cada missão para cliente, equipe ou comercial. Dados hospedados na França, seguros e conformes.","\u002Fpt\u002Fcaso-de-uso\u002Frelatorios-missao-consultoria\u002F","Gerenciar relatórios de missão em escritório de consultoria","Leexi adapta o relatório de cada missão para o leitor: versão para cliente, equipe ou comercial, enviada ao destinatário correto.","Experimente gratuitamente","Leexi adapta a ata de cada missão para quem a lê: uma versão para o cliente, outra para a equipe, outra para o acompanhamento comercial, cada uma enviada para o local correto.\n\nUm escritório de consultoria não redige um único tipo de ata. Leexi transcreve a missão e gera as atas necessárias conforme o destinatário.\n\n**[Experimente Leexi na sua próxima missão](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)**\n\n## O problema enfrentado em escritórios de consultoria\n\nUm escritório multidisciplinar de consultoria com milhares de colaboradores, distribuído em centenas de escritórios, já havia testado uma ferramenta americana de anotações IA para uso pessoal. Nunca foi implementada em toda a empresa por um motivo específico: “não queríamos disponibilizar [a ferramenta] para todos por questões de privacidade e dados.”\n\nNesse mesmo escritório, uma missão não gera uma única ata, mas várias, dependendo de quem a lê: uma versão resumida para o cliente, os pontos-chave para a equipe, uma versão voltada para coaching para o comercial, uma avaliação da necessidade frente à oferta. A mesma conversa é resumida de forma diferente conforme o destinatário.\n\n## O custo concreto\n\nAlgumas missões envolvem assuntos confidenciais: comitê executivo, processos jurídicos. A questão levantada pelas equipes não é “temos permissão para gravar?”, mas “quem pode acessar essa ata depois?”, com possibilidade de revogar o acesso posteriormente, se necessário.\n\nA ata não deve ser enviada ao CRM até que o cliente seja identificado: uma regra de confidencialidade que, sem automação, é aplicada manualmente, reunião a reunião.\n\nEm um escritório desse porte, a adoção inicial é desigual: em uma amostra medida, a agenda estava conectada em apenas 62% das contas ativas, e o assistente conversacional era usado por apenas 16% delas. O obstáculo não é o interesse pela ferramenta de anotações, mas a configuração inicial: agenda, autenticação única (SSO).\n\n## Como Leexi funciona para uma missão de consultoria\n\n**Um modelo por destinatário.** Você configura uma ata para cada uso: uma versão para o cliente, uma para a equipe, uma para o acompanhamento comercial. Cada missão gera as atas que você realmente precisa, sem precisar editar um único documento depois.\n\n**A ferramenta certa no momento certo.** A ata é enviada automaticamente para sua ferramenta de armazenamento documental e para o CRM assim que o contato é identificado.\n\n**No campo.** Para missões sem videoconferência, o aplicativo móvel grava pelo telefone, colocado sobre a mesa.\n\n## O que observamos em nossos escritórios de consultoria\n\nO principal obstáculo para a implementação em larga escala é quase sempre o mesmo: a questão da soberania dos dados, levantada antes de qualquer discussão sobre funcionalidades. A configuração técnica (agenda, SSO) vem depois, após a decisão tomada.\n\nUm cliente resumiu o uso que faz da ferramenta além de uma simples anotação: “não vejo uma ferramenta, vejo uma competência de memória que começa a se desenvolver em nossa equipe”, referindo-se ao assistente conversacional consultado sobre o histórico das conversas.\n\n## Dados hospedados na França\n\nAs conversas são hospedadas na França, em uma infraestrutura segura, criptografadas durante a transmissão e armazenamento. O processamento ocorre em uma infraestrutura Azure France em ambiente fechado. As conversas nunca são usadas para treinar modelos de inteligência artificial. Leexi é certificado ISO 27001 e disponibiliza a documentação necessária para as equipes responsáveis pela conformidade.\n\n## Perguntas frequentes\n\n### Uma mesma conversa pode gerar várias atas diferentes conforme o destinatário?\n\nSim. Você configura um modelo por destinatário — cliente, equipe, acompanhamento comercial — e cada missão gera as atas que você realmente precisa, sem precisar editar um único documento depois.\n\n### Quem pode consultar a ata de uma missão confidencial (comitê executivo, processo jurídico)?\n\nVocê configura quem tem acesso, e esse acesso pode ser revogado posteriormente, se necessário.\n\n### A ata é automaticamente enviada para o CRM?\n\nSomente após o cliente ser identificado. A regra é aplicada automaticamente, sem necessidade de verificação manual reunião a reunião.\n\n### É necessária uma videoconferência para gravar uma missão?\n\nNão. Para missões sem videoconferência, o aplicativo móvel grava pelo telefone colocado sobre a mesa.\n\n### O que deve ser configurado antes de um lançamento em larga escala no escritório?\n\nA agenda e a autenticação única (SSO), após a questão da soberania dos dados ser resolvida previamente — essa é a que condiciona a discussão antes da configuração técnica.\n\n### As conversas são usadas para treinar modelos de inteligência artificial?\n\nNão, nunca. Leexi é certificado ISO 27001 e disponibiliza a documentação necessária para as equipes responsáveis pela conformidade.\n\n**[Agende uma demonstração para seu escritório](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)**","2026-08-31T15:18:47.428Z","2026-09-01T20:13:03.680Z","2026-09-01T20:17:18.644Z","pt",{"id":147,"documentId":120,"metaTitle":148,"metaDescription":149,"slug":150,"heroTitle":151,"heroUnderTitle":152,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":153,"heroVideoUrl":68,"blog":154,"createdAt":155,"updatedAt":156,"publishedAt":157,"locale":158,"__type":132},24537,"Gestione dei report di missione in consulenza | Leexi","Leexi adatta il report di ogni missione al destinatario: cliente, team, commerciale. Dati ospitati in Francia.","\u002Fit\u002Fcasi-d-uso\u002Fresoconti-missione-studio-consulenza\u002F","Gestione dei report di missione in agenzia di consulenza","Leexi adatta il report di ogni missione a chi lo legge: una versione per il cliente, una per il team, una per il commerciale, inviate al destinatario giusto.","Prova gratis","Leexi adatta il resoconto di ogni incarico a chi lo legge: una versione per il cliente, una per il team, una per il monitoraggio commerciale, ciascuna inviata al destinatario corretto.\n\nUna società di consulenza non redige un solo tipo di resoconto. Leexi trascrive l'incarico, quindi genera i resoconti necessari in base al destinatario.\n\n**[Prova Leexi nel tuo prossimo incarico](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)**\n\n## Il problema vissuto in una società di consulenza\n\nUna società di consulenza multidisciplinare con migliaia di collaboratori, distribuiti in centinaia di uffici, aveva già testato uno strumento americano di presa appunti AI per uso personale. Non è mai stato implementato su scala aziendale per un motivo preciso: «non volevamo diffondere [lo strumento] a tutti per questioni di privacy e dati.»\n\nNella stessa società, un incarico non produce un solo resoconto ma diversi, a seconda di chi lo legge: una versione breve per il cliente, i punti chiave per il team, una versione orientata al coaching per il commerciale, una valutazione del bisogno rispetto all'offerta. Lo stesso scambio si riassume diversamente a seconda del destinatario.\n\n## Cosa comporta concretamente\n\nAlcuni incarichi trattano argomenti riservati: comitato direttivo, pratiche legali. La domanda posta dai team non è «possiamo registrare?», ma «chi può leggere questo resoconto dopo?», con la possibilità di revocare l'accesso se necessario.\n\nIl resoconto non deve essere caricato nel CRM finché il cliente non è identificato: una regola di riservatezza che, senza automazione, si applica manualmente, riunione per riunione.\n\nIn una società di queste dimensioni, l'adozione è inizialmente disomogenea: in un campione analizzato, l'agenda era collegata solo al 62% degli account attivi, e l'assistente conversazionale usato solo dal 16% di essi. Il freno non è l'interesse per lo strumento di presa appunti, ma la configurazione iniziale: agenda, accesso unico (SSO).\n\n## Come funziona Leexi per un incarico di consulenza\n\n**Un modello per destinatario.** Configuri un resoconto per ogni uso: una versione per il cliente, una per il team, una per il monitoraggio commerciale. Ogni incarico genera i resoconti di cui hai realmente bisogno, non un solo documento da rielaborare.\n\n**Lo strumento giusto al momento giusto.** Il resoconto viene inviato automaticamente al tuo sistema di archiviazione documentale e al CRM una volta identificato il contatto.\n\n**Sul campo.** Per incarichi senza videoconferenza, l'app mobile registra da un telefono appoggiato sul tavolo.\n\n## Cosa osserviamo nelle nostre società di consulenza\n\nIl freno alla diffusione su larga scala è quasi sempre lo stesso: la questione della sovranità dei dati, posta prima di ogni discussione sulle funzionalità. La configurazione tecnica (agenda, SSO) segue dopo la decisione.\n\nUn cliente ha riassunto l'uso fatto diversamente da uno strumento di presa appunti: «non vedo uno strumento, vedo una competenza di memoria che sta iniziando a svilupparsi da noi», parlando dell'assistente conversazionale interrogato sulla cronologia degli scambi.\n\n## Dati ospitati in Francia\n\nGli scambi sono ospitati in Francia, su un'infrastruttura sicura, criptati durante trasmissione e archiviazione. Il trattamento avviene tramite un'infrastruttura Azure Francia in ambiente chiuso. Le conversazioni non vengono mai usate per addestrare i modelli di intelligenza artificiale. Leexi è certificato ISO 27001 e fornisce la documentazione necessaria ai team di conformità.\n\n## Domande frequenti\n\n### Uno stesso scambio può produrre diversi resoconti a seconda del destinatario?\n\nSì. Configuri un modello per destinatario — cliente, team, monitoraggio commerciale — e ogni incarico genera i resoconti necessari, non un solo documento da rielaborare.\n\n### Chi può consultare il resoconto di un incarico riservato (comitato direttivo, pratica legale)?\n\nConfiguri chi vi ha accesso, e l'accesso può essere revocato in seguito se necessario.\n\n### Il resoconto viene caricato automaticamente nel CRM?\n\nSolo dopo l'identificazione del cliente. La regola si applica automaticamente, senza doverla verificare manualmente riunione per riunione.\n\n### Serve una videoconferenza per registrare un incarico?\n\nNo. Per incarichi senza videoconferenza, l'app mobile registra da un telefono appoggiato sul tavolo.\n\n### Cosa va configurato prima di un'implementazione su scala aziendale?\n\nAgenda e accesso unico (SSO), una volta risolta la questione della sovranità dei dati — che condiziona la discussione prima della configurazione tecnica.\n\n### Gli scambi vengono usati per addestrare i modelli di intelligenza artificiale?\n\nNo, mai. Leexi è certificato ISO 27001 e fornisce la documentazione necessaria ai team di conformità.\n\n**[Prenota una demo per la tua società](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)**","2026-08-31T15:18:12.015Z","2026-09-01T20:13:03.473Z","2026-09-01T20:17:03.004Z","it",{"id":160,"documentId":63,"metaTitle":161,"metaDescription":162,"slug":163,"heroTitle":161,"heroUnderTitle":164,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":165,"heroVideoUrl":68,"blog":166,"createdAt":167,"updatedAt":168,"publishedAt":169,"locale":170,"__type":132},24894,"Google Meet and GDPR: What to Check Before Using It","Where Google Meet stores and processes your meetings, what Google does with your data, and what the Europe option covers and excludes.","\u002Fen\u002Fcompetitor-comparison\u002Fgoogle-meet-gdpr\u002F","Storage region, processing, training, legal jurisdiction: what Google's official pages document and omit.","Try for free","Google Meet can store your recordings and transcripts in Europe, provided your Google Workspace edition allows the \"data region\" setting and your admin has selected it. Without this setting, Google imposes no localization. Google contractually commits not to use your data to train its models without your permission. Google remains a US-based provider, and a European storage region does not change this legal affiliation. This page is published by Leexi, whose AI note-taking tool works with Google Meet, and only states what Google's official pages document.\n\n## Where Google Meet Hosts and Processes Your Data\n\n**By default, nowhere specific. With the right setting, in Europe.**\n\nGoogle Workspace offers a setting called \"data regions.\" An admin chooses where covered data is stored.\n\n> Google Workspace, \"Data covered by data regions,\" updated August 26, 2026\n> *\"you can choose to store your covered data in a specific geographic location (the United States or Europe)\"*\n\nTwo regions exist: United States or Europe, plus a \"no preference\" option imposing no localization. For Google Meet, covered data includes recordings (including chats in Google Drive), attendance reports, poll results, transcripts, and questions.\n\nThe setting is not available in all editions. The page \"Choose a geographic location for your data\" lists those with access: Business Standard and Business Plus, Enterprise Standard and Enterprise Plus, Frontline Starter, Standard and Plus, Education Standard and Plus, Enterprise Essentials Plus. Business Starter is excluded.\n\n### Storage and Processing Are Different Settings\n\nThis point is often omitted on marketplace pages. The region setting covers data at rest for all listed editions. It covers processing only for three of them.\n\nAccording to the same page, data processing coverage is \"available for Frontline Plus, Enterprise Plus, and Enterprise Essentials Plus.\" A Business Standard organization choosing \"Europe\" gets European storage of Meet recordings but processing may occur elsewhere.\n\nTwo exclusions are explicitly stated.\n\n> Google Workspace, \"Data covered by data regions\"\n> *\"Data regions cannot be applied to customer-supplied data or data types not specifically stated in this document, such as logs or cached content.\"*\n\nAnd for Gemini features: \"Your organization's file sharing and data region settings do not apply to data in Gemini Notebook\" (privacy hub, August 14, 2026).\n\nWhat this means for you: ask your Workspace admin two things, the subscribed edition and the region setting value. Without these answers, no one can say where your meetings are.\n\n## What Google Does with Your Conversations\n\n**Google contractually commits not to train its models on your data without your permission.**\n\nThis commitment is in the Google Workspace generative AI privacy hub.\n\n> Google Workspace, \"Generative AI in Google Workspace privacy hub,\" updated August 14, 2026\n> *\"Workspace does not use customer data for training models without customer's prior permission or instruction.\"*\n\nThe same document specifies that prompts are customer data per the Cloud Data Processing Addendum, that \"your interactions with Gemini stay within your organization,\" and that content \"won't be reviewed by human reviewers or otherwise used to train generative AI models outside of your domain without permission.\"\n\nThe legal strength of this commitment lies in the contract. The Cloud Data Processing Addendum defines Google's role.\n\n> Google, Cloud Data Processing Addendum, article 4.1\n> *\"Google is a processor and Customer is a controller or processor, as applicable, of Customer Personal Data.\"*\n\nA subcontractor acts only on instruction. This is mandated by GDPR Article 28.\n\n> GDPR, article 28, paragraph 3, point a)\n> *\"processes personal data only on documented instructions from the controller\"*\n\nWhat this means for you: Google's non-training commitment is contractual, not just stated. The caveat concerns \"without prior permission\": verify that no enabled function in your domain counts as permission.\n\n## Google Workspace Certifications\n\n**Google commits to maintaining ISO 27001 certification and annual SOC 2 and SOC 3 reports.**\n\n> Google, Cloud Data Processing Addendum, article 7.4\n> *\"Google will maintain at least the following for the Audited Services to verify the continued effectiveness of the Security Measures: a. certificates for ISO 27001 and any additional certifications described in Appendix 4 (Specific Products) [...] ; and b. SOC 2 and SOC 3 reports produced by Google's Third-Party Auditor and updated annually based on an audit performed at least once every 12 months\"*\n\nThe same contract sets data fate at contract end: deletion on client instruction after a recovery period of up to 30 days, within a maximum of 180 days (article 6.2).\n\nCredit is due: certification is contractual and audited yearly by a third party. What Google's public page does not provide is the exact certificate scope per product. It appears in Appendix 4 of the contract, available on request.\n\n## Legal Jurisdiction of the Provider\n\n**Google is a US-based provider. A European storage region does not change this.**\n\nThe US Cloud Act, adopted in 2018, requires US-based communication service providers to hand over data they hold, wherever stored.\n\n> 18 U.S. Code § 2713, added by Pub. L. 115-141, March 23, 2018\n> *\"A provider of electronic communication service or remote computing service shall comply with the obligations of this chapter to preserve, backup, or disclose the contents of a wire or electronic communication and any record or other information pertaining to a customer or subscriber within such provider's possession, custody, or control, regardless of whether such communication, record, or other information is located within or outside of the United States.\"*\n\nWhat this means for you: the \"Europe\" setting answers \"where is my data.\" It does not answer \"which law can access it.\" These are distinct questions a DPO asks separately. This point is made here once and not repeated.\n\n## What This Changes for a European Team\n\n| Your Situation | What Google Meet Provides | What You Verify |\n|---|---|---|\n| Common use, internal and client meetings | Participant notification at recording start, recording in organizer's Drive, contractual non-training | Edition, region setting value |\n| Regulated sector (consulting, accounting, HR, legal) | Storage in Europe if edition allows | Processing: covered only in Frontline Plus, Enterprise Plus, Enterprise Essentials Plus |\n| Tender, security questionnaire | ISO 27001 and SOC reports contractual, public DPA, deletion within 180 days post-contract | Certificate scope (Appendix 4), downstream processors (article 11 CDPA) |\n| Strict sovereignty requirement, entity not subject to extraterritorial law | Nothing allows it, regardless of setting | Another provider or processing outside Google |\n\nWhat Leexi adds when joining a Meet meeting is a second scope, distinct from Google's: audio is transcribed and summarized on Leexi's infrastructure (AWS Paris region, language model run via Azure France in closed circuit, no training on your meetings), with a public DPA and ten named subprocessors. The integration page [Google Meet](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fen\u002Fintegrations\u002Fconferencing\u002Fgoogle-meet\u002Fvideo-conferencing-platform\u002F) describes how to connect Leexi to Meet. The [compliance dossier](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fen\u002Fsecurity\u002Fcertifications-audits-compliance\u002F) and [glossary](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fen\u002Fsecurity\u002Fcertifications-audits-compliance\u002Fglossary-ai-note-taking-tool\u002F) provide definitions and documents.\n\n## Frequently Asked Questions\n\n### Can I assure my DPO that Meet recordings remain in Europe?\n\nYes for storage, if your edition allows the region setting (Business Standard and Plus, Enterprise Standard and Plus, Frontline, Education Standard and Plus, Enterprise Essentials Plus) and if the admin chose \"Europe.\" Processing is covered only in Frontline Plus, Enterprise Plus, and Enterprise Essentials Plus. Logs and cached content remain outside the setting.\n\n### Does Google use my Meet meetings to train Gemini?\n\nNo without your prior permission or instruction, per Workspace generative AI privacy hub (August 14, 2026). Interactions stay within your organization and are not reviewed by humans outside your domain without permission. Verify no enabled function in your domain counts as permission.\n\n### Are participants notified when a Meet meeting is recorded?\n\nYes. Google's Meet help page states participants receive notification at recording start and stop. This notification does not replace GDPR-required organizer information on purpose and retention.\n\n### Where does the recording go and who has access?\n\nIn the organizer's Google Drive, in a \"Meet\" folder with a subfolder per meeting. Access follows your organization's Drive sharing rules. Only certain editions allow recording: Business Standard and Plus, Enterprise, Essentials, Education Plus, Workspace Individual.\n\n### What happens to my data at the end of my Google Workspace contract?\n\nThe Cloud Data Processing Addendum (article 6.2) provides for deletion of all remaining customer data on client instruction at contract end, after a recovery period of up to 30 days, within a maximum of 180 days, unless legal retention applies.\n\n### Is Google Meet sufficient for a strict sovereignty requirement?\n\nNo. Google is a US-based provider subject to 18 U.S. Code § 2713 regardless of storage location. The \"Europe\" setting localizes data but does not change the law that can access it. For this requirement, the criterion is the provider's legal jurisdiction, not the datacenter region.\n\n## Sources\n\nData verified September 2, 2026 on Google's official pages.\n\n* Google Workspace, \"Data covered by data regions,\" updated August 26, 2026\n* Google Workspace, \"Choose a geographic location for your data,\" updated August 26, 2026\n* Google, Cloud Data Processing Addendum, articles 4.1, 6.2, 7.4, 10, and 11\n* Google Workspace, \"Generative AI in Google Workspace privacy hub,\" updated August 14, 2026\n* Google Meet Help, \"Record a video meeting\"\n* GDPR, articles 5 and 28, text published by CNIL\n* 18 U.S. Code § 2713, Legal Information Institute, Cornell Law School\n\n*This page describes the applicable framework. It does not constitute legal advice.*\n","2026-09-07T07:42:57.448Z","2026-09-08T11:31:44.448Z","2026-09-08T11:31:59.418Z","en",{"id":172,"documentId":173,"metaTitle":174,"metaDescription":175,"slug":176,"heroTitle":177,"heroUnderTitle":178,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":179,"heroVideoUrl":68,"blog":180,"createdAt":181,"updatedAt":182,"publishedAt":183,"locale":184,"__type":132},24905,"mub46etoxpq8guj2mgijvawm","Enregistrer un comité de direction : les règles RGPD","La question n'est pas le droit d'enregistrer mais la diffusion du compte rendu. Intérêt légitime, périmètre d'accès, personnes absentes dont il est question.","\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-comite-de-direction-rgpd\u002F","Enregistrer un comité de direction : quelles règles RGPD ?","Qui pourra lire le compte rendu, et que deviennent les propos tenus sur des personnes absentes.","Essayer gratuitement","Vous enregistrez vos comités pour obtenir un relevé de décisions fiable ? C'est possible, et la question du droit d'enregistrer se règle vite, puisque les participants sont vos collaborateurs.\n\n**La vraie question est ailleurs : qui pourra lire le compte rendu, et que deviennent les propos tenus sur des personnes absentes.**\n\n## Enregistrer un comité de direction : la question n'est pas le droit\n\n**Oui, le vrai sujet est la diffusion du compte rendu.**\n\nUn comité de direction nomme des personnes, discute de leurs résultats, parfois de leur avenir dans l'organisation. Il constitue donc un traitement de données personnelles au sens du RGPD.\n\nVous devez notamment :\n\n* informer les membres du comité avant l'enregistrement ;\n* déterminer votre base légale ;\n* définir la finalité de l'enregistrement ;\n* limiter la durée de conservation ;\n* restreindre la diffusion du compte rendu ;\n* tenir compte des personnes absentes dont il est question.\n\nEnregistrer à l'insu des personnes présentes relève par ailleurs du Code pénal, qui punit « d'un an d'emprisonnement et de 45 000 euros d'amende le fait, au moyen d'un procédé quelconque, volontairement de porter atteinte à l'intimité de la vie privée d'autrui : 1° En captant, enregistrant ou transmettant, sans le consentement de leur auteur, des paroles prononcées à titre privé ou confidentiel » (article 226-1).\n\n### Un enregistrement de comité est-il une donnée personnelle ?\n\n**Oui.**\n\nLe RGPD définit une donnée personnelle comme « toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable » (article 4, point 1).\n\nLes participants sont identifiables, et les personnes citées en séance le sont tout autant.\n\nLa transcription et le compte rendu sont également concernés.\n\n### Pourquoi ce type de réunion est-il différent ?\n\n**Parce que les données les plus sensibles ne concernent pas les participants.**\n\nElles concernent les personnes dont on parle, et qui ne sont pas dans la pièce : un collaborateur dont on discute la situation, un client, un partenaire. Le cadre commun à toutes les réunions est détaillé sur la page [enregistrer une réunion professionnelle](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-une-reunion-professionnelle-rgpd\u002F).\n\nVous effectuez par ailleurs plusieurs traitements successifs :\n\n**enregistrer → transcrire → rédiger → diffuser au comité → conserver → supprimer.**\n\n### Quelles données sont enregistrées ?\n\nSelon l'outil utilisé, vous pouvez conserver :\n\n* l'audio de la séance ;\n* la transcription ;\n* le nom des participants ;\n* la date et la durée ;\n* le compte rendu ;\n* les arbitrages rendus ;\n* les actions attribuées ;\n* les mentions de personnes absentes.\n\n---\n\n## Faut-il prévenir les membres du comité avant d'enregistrer ?\n\n**Oui.**\n\nL'information doit intervenir **avant ou au moment où les données sont collectées**. Le texte demande qu'elle soit fournie « au moment où les données en question sont obtenues » (RGPD, article 13, paragraphe 1).\n\nSur un comité récurrent, l'annonce se fait une fois au lancement du dispositif, puis se rappelle en ouverture de séance.\n\n### Que faut-il leur dire ?\n\nLa CNIL indique que les personnes concernées « doivent être notamment informés : de l'existence du dispositif ; de l'identité du responsable de traitement ; des finalités poursuivies ».\n\nSur ce type de réunion, un point compte plus que les autres : la liste des personnes qui auront accès au compte rendu.\n\nVous devez donc pouvoir expliquer simplement :\n\n**qui enregistre → pourquoi → qui lira le compte rendu → combien de temps il est conservé.**\n\n### Faut-il informer les personnes dont on parle en séance ?\n\n**La question mérite d'être posée dans votre politique interne.**\n\nLe RGPD prévoit une information des personnes dont les données sont traitées. Un comité qui aborde régulièrement des situations individuelles gagne à traiter ce point en amont plutôt qu'en séance.\n\n### Faut-il préciser qu'une IA rédige le compte rendu ?\n\n**Oui.**\n\nL'enregistrement audio et le traitement effectué ensuite par l'IA sont deux opérations qu'il est utile de distinguer.\n\nLe règlement européen sur l'intelligence artificielle prévoit que « les fournisseurs veillent à ce que les systèmes d'IA destinés à interagir directement avec des personnes physiques soient conçus et développés de manière à ce que les personnes physiques concernées soient informées qu'elles interagissent avec un système d'IA » (article 50, paragraphe 1). Ces obligations s'appliquent depuis le 2 août 2026, et elles visent le fournisseur du système ; votre obligation d'informer vient du RGPD et de la doctrine de la CNIL.\n\nVous pouvez par exemple annoncer :\n\n> « La séance est enregistrée et un assistant IA en rédige automatiquement le compte rendu. »\n\n### Comment gérer un invité ponctuel ?\n\n**Vous l'informez à son arrivée.**\n\nSon accès au compte rendu peut par ailleurs se limiter à la partie qui le concerne.\n\n---\n\n## Quelle base légale utiliser pour enregistrer un comité ?\n\n**L'intérêt légitime est le fondement retenu pour les réunions internes.**\n\nLe consentement pose ici une difficulté que l'intérêt légitime évite.\n\n### Peut-on utiliser l'intérêt légitime ?\n\n**Oui, notamment pour un comité interne.**\n\nL'article 6 du RGPD autorise un traitement « nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le responsable du traitement ou par un tiers, à moins que ne prévalent les intérêts ou les libertés et droits fondamentaux de la personne concernée » (paragraphe 1, point f).\n\nVous devez donc notamment réaliser un **test de balance des intérêts** et informer les participants.\n\n### Pourquoi pas le consentement ?\n\n**Parce que la liberté du refus se discute.**\n\nLe consentement doit être libre. Entre un dirigeant et les membres de son comité, cette condition est plus délicate à établir. Elle ne pose pas la même difficulté sur [un rendez-vous commercial](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-rendez-vous-commercial-rgpd\u002F), où votre interlocuteur peut refuser sans conséquence.\n\n### Quelle finalité retenir ?\n\n**Produire un relevé de décisions et un suivi des actions.**\n\nC'est une finalité claire, qui justifie l'enregistrement et qui borne ce que vous pouvez en faire.\n\n« On garde les séances au cas où » n'est pas une finalité, et ne permet ni de justifier le traitement ni de fixer une durée.\n\n### Un membre du comité peut-il s'opposer ?\n\n**Oui, dans les conditions prévues par le RGPD**, puisque le traitement repose sur l'intérêt légitime.\n\nLa personne concernée « a le droit de s'opposer à tout moment, pour des raisons tenant à sa situation particulière, à un traitement des données à caractère personnel la concernant fondé sur l'article 6, paragraphe 1, point e) ou f) » (RGPD, article 21, paragraphe 1).\n\n---\n\n## Combien de temps conserver l'enregistrement d'un comité ?\n\n**Aussi longtemps que nécessaire à la finalité poursuivie, et pas davantage.**\n\nLe RGPD impose des données « conservées sous une forme permettant l'identification des personnes concernées pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées » (article 5, paragraphe 1, point e).\n\n### Combien de temps conserver l'audio ?\n\nPour l'écoute et l'enregistrement des appels au travail, la CNIL indique que « les enregistrements peuvent être conservés jusqu'à six mois au maximum ».\n\nUn comité de direction n'a en général pas besoin de son audio au-delà de la validation du compte rendu, et c'est l'audio qui porte les propos écartés du relevé final.\n\n### Combien de temps conserver le compte rendu ?\n\nLa CNIL indique que « les documents d'analyse peuvent quant à eux être conservés jusqu'à un an ».\n\nUn relevé de décisions qui sert de mémoire peut appeler une durée plus longue, à condition qu'elle soit écrite et justifiée.\n\n### Faut-il traiter toutes les séances de la même façon ?\n\n**Non.**\n\nUne séance qui aborde des situations individuelles n'appelle pas les mêmes règles qu'une revue de chiffres.\n\nUne politique efficace peut prévoir :\n\n**séance courante → conservation standard · séance sensible → durée plus courte et accès plus restreint.**\n\n---\n\n## Qui peut accéder au compte rendu d'un comité ?\n\n**Uniquement les membres du comité.**\n\nC'est le point qui pose le plus de difficultés en pratique sur ce type de réunion.\n\n### Qui peut consulter l'audio, la transcription et le compte rendu ?\n\nLes trois fichiers ne répondent pas forcément au même besoin.\n\nVous pouvez par exemple :\n\n* partager le compte rendu avec les membres du comité ;\n* limiter l'accès à la transcription ;\n* conserver l'audio pour les besoins réellement justifiés.\n\nL'accès se décide avant la première séance enregistrée, et non une fois les comptes rendus déjà produits.\n\n### Faut-il un espace séparé pour ces réunions ?\n\n**C'est plus simple à contrôler.**\n\nRanger les comptes rendus de comité dans le même espace que les autres réunions revient à faire reposer la confidentialité sur les droits de chaque fichier.\n\n### Faut-il chiffrer les données ?\n\n**La sécurité doit être adaptée au risque.**\n\nLe RGPD demande des « mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque, y compris entre autres, selon les besoins : a) la pseudonymisation et le chiffrement des données à caractère personnel » (article 32, paragraphe 1).\n\n---\n\n## Quels sont les droits des participants ?\n\nLes personnes enregistrées disposent des droits prévus par le RGPD.\n\n### Peuvent-elles demander l'accès à leurs données ?\n\n**Oui.**\n\nLa personne concernée « a le droit d'obtenir du responsable du traitement la confirmation que des données à caractère personnel la concernant sont ou ne sont pas traitées » (RGPD, article 15, paragraphe 1). Cela peut concerner l'audio, la transcription et le compte rendu.\n\n### Peuvent-elles demander une rectification ?\n\n**Oui.**\n\nLa personne concernée « a le droit d'obtenir du responsable du traitement, dans les meilleurs délais, la rectification des données à caractère personnel la concernant qui sont inexactes » (RGPD, article 16).\n\nSur un comité, une position mal attribuée dans un compte rendu peut avoir des conséquences réelles.\n\nUne IA peut mal retranscrire :\n\n* un nom propre ;\n* un montant ;\n* un arbitrage ;\n* une échéance ;\n* l'identité de la personne qui a parlé.\n\n### Peuvent-elles demander l'effacement ?\n\n**Oui, dans les conditions prévues par le RGPD.**\n\nLa personne concernée « a le droit d'obtenir du responsable du traitement l'effacement, dans les meilleurs délais, de données à caractère personnel la concernant » (RGPD, article 17, paragraphe 1).\n\n### Et les personnes absentes dont il est question ?\n\n**Elles disposent des mêmes droits.**\n\nUn collaborateur qui apprend qu'une séance a discuté de sa situation peut demander l'accès aux données le concernant.\n\n### Dans quel délai devez-vous répondre ?\n\n**En principe, dans un délai d'un mois.** Le responsable du traitement répond « dans les meilleurs délais et en tout état de cause dans un délai d'un mois à compter de la réception de la demande » (RGPD, article 12, paragraphe 3).\n\n---\n\n## Quelles obligations lorsque l'IA prend les notes ?\n\nL'IA ajoute un traitement au simple enregistrement.\n\nLe fonctionnement peut être résumé ainsi :\n\n**audio → transcription → analyse → relevé de décisions → diffusion.**\n\n### Que fait concrètement l'IA ?\n\nElle peut :\n\n* transcrire la séance ;\n* identifier les intervenants ;\n* extraire les décisions ;\n* relever les arbitrages ;\n* produire un compte rendu ;\n* organiser les échéances.\n\n### Où sont stockées les données ?\n\nC'est l'une des premières questions à poser à votre fournisseur, et elle se pose ici plus qu'ailleurs, puisque ce sont vos arbitrages qui transitent.\n\nChez Leexi, les enregistrements, transcriptions et comptes rendus restent en région Paris, sur AWS. Au-delà d'un certain volume de licences, un hébergement chez Scaleway peut être choisi. Les dix sous-traitants de Leexi sont nommés à l'article 6.1 de son [accord de traitement des données](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdpa_fr.pdf), avec leur rôle et leur zone d'hébergement. Le [dossier de conformité](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Ffaq-conformite-souverainete\u002F) détaille les sous-traitants et les certifications.\n\n### Qui traite les données ?\n\nLe fournisseur de l'outil intervient en tant que sous-traitant dans le cadre prévu par le RGPD.\n\nDans le cas de Leexi, OpenAI fournit le modèle de langage et Leexi l'exécute via Azure France, en circuit fermé.\n\n### Faut-il un DPA avec le fournisseur ?\n\n**Oui, lorsque le fournisseur agit comme sous-traitant.**\n\nL'article 28 du RGPD prévoit que « le traitement par un sous-traitant est régi par un contrat ou un autre acte juridique […] qui lie le sous-traitant à l'égard du responsable du traitement, définit l'objet et la durée du traitement, la nature et la finalité du traitement, le type de données à caractère personnel et les catégories de personnes concernées, et les obligations et les droits du responsable du traitement » (paragraphe 3).\n\nLe DPA de Leexi est public, en version 2.0 depuis le 6 juillet 2026 ([version française](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdpa_fr.pdf)). Il fixe la conservation par défaut à deux ans maximum, réductible sur demande ou dans les paramètres (article 9.1), la restitution ou la suppression de toutes les données en fin de contrat (article 11.2), et la notification d'une violation de données sous 24 heures (article 5.4).\n\n### L'IA utilise-t-elle vos séances pour entraîner ses modèles ?\n\n**Cela dépend du fournisseur.**\n\nChez Leexi, les conversations n'entraînent aucun modèle, sur tous les comptes. L'engagement est écrit dans la [politique de confidentialité](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fpolitique-de-confidentialite) et dans la [FAQ conformité](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Ffaq-conformite-souverainete\u002F).\n\n---\n\n## Comment annoncer l'enregistrement d'un comité de direction ?\n\nVous pouvez utiliser une formulation simple et précise.\n\n### Au lancement du dispositif\n\n> « À partir de ce mois, les séances sont enregistrées et le compte rendu est rédigé automatiquement : décisions, arbitrages, actions. L'accès est limité aux membres du comité. L'enregistrement est supprimé après validation du compte rendu. »\n\n### En ouverture de séance\n\n> « Rappel : la séance est enregistrée et le compte rendu part aux membres du comité. Si un point doit rester hors compte rendu, dites-le et je coupe. »\n\n### Pour un invité ponctuel\n\n> « La séance est enregistrée et le compte rendu circule au comité. Vous n'y aurez pas accès en dehors de la partie qui vous concerne. »\n\n---\n\n## Quelles sont les erreurs à éviter ?\n\n### 1. Diffuser le compte rendu au-delà du comité\n\nC'est la première cause de difficulté sur ce type de réunion, et elle se règle au paramétrage.\n\n### 2. Régler les accès après coup\n\nLa demande de restreindre l'accès arrive souvent une fois les comptes rendus déjà produits. Le paramétrage se décide avant la première séance.\n\n### 3. Ne pas définir la finalité\n\nSans finalité écrite, ni la durée de conservation ni le périmètre d'accès ne peuvent être justifiés.\n\n### 4. Traiter toutes les séances de la même façon\n\nUne séance qui aborde des situations individuelles mérite une durée plus courte et un accès plus restreint.\n\n### 5. Garder l'audio après validation du compte rendu\n\nC'est l'audio qui porte les propos écartés du relevé final.\n\n### 6. Oublier les personnes absentes dont on parle\n\nElles disposent des mêmes droits que les participants.\n\n---\n\n## Comment enregistrer un comité avec Leexi ?\n\nUne fois le cadre RGPD défini, l'utilisation de l'outil se résume à quelques étapes.\n\n### 1. Rejoindre la séance\n\nLeexi peut rejoindre la réunion depuis votre agenda. En salle, l'enregistrement peut être lancé depuis l'application mobile, et [les règles du présentiel](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-une-reunion-en-presentiel-rgpd\u002F) s'appliquent.\n\n### 2. Générer le relevé de décisions\n\nLe compte rendu reprend notamment les décisions, les arbitrages, les actions et les échéances.\n\n### 3. Restreindre l'accès\n\nVous définissez les collaborateurs autorisés à consulter les comptes rendus.\n\n### 4. Relire avant diffusion\n\nLe compte rendu peut être relu et corrigé avant d'être partagé.\n\n### 5. Contrôler les données\n\nLeexi indique notamment un hébergement en région Paris, une option Scaleway, une exécution du modèle via Azure France en circuit fermé, le chiffrement des données en transit et au repos et l'absence d'entraînement sur vos conversations.\n\n---\n\n## Quelles difficultés rencontrent réellement les utilisateurs ?\n\nLes questions juridiques ne sont pas les seules difficultés rencontrées en pratique.\n\nSur **1 141 tickets de support reçus entre janvier et juin 2026**, **2 portent sur l'enregistrement d'un comité de direction**. Les deux concernent le même sujet : le compte rendu qui n'arrive pas à son destinataire, et la demande de retirer l'accès aux participants extérieurs à l'équipe de direction.\n\nAucun ne demande s'il est permis d'enregistrer.\n\nCela donne une autre lecture du problème :\n\n**le sujet n'est pas seulement « ai-je le droit d'enregistrer ? »**\n\nIl faut aussi savoir :\n\n**qui reçoit le compte rendu → qui peut le rouvrir plus tard → ce que devient l'audio → ce qui reste hors du relevé.**\n\n---\n\n## Enregistrer un comité de direction : ce qu'il faut retenir\n\nAvant d'enregistrer vos comités, vérifiez ces six points :\n\n* **Information** : les membres savent-ils que les séances sont enregistrées ?\n* **Finalité** : le relevé de décisions est-il écrit comme finalité ?\n* **Base légale** : l'intérêt légitime est-il documenté, test de balance compris ?\n* **Accès** : le périmètre de diffusion est-il paramétré avant la première séance ?\n* **Conservation** : l'audio est-il supprimé après validation du compte rendu ?\n* **Personnes absentes** : votre politique prévoit-elle leur information ?\n\nSi une IA intervient, ajoutez un septième point :\n\n**les membres savent-ils qu'un système d'IA traite l'enregistrement pour produire le compte rendu ?**\n\n## Questions fréquentes\n\n### Est-il légal d'enregistrer un comité de direction ?\n\nOui, sur le fondement de l'intérêt légitime, après information des participants et test de balance des intérêts.\n\n### Faut-il l'accord de chaque membre du comité ?\n\nNon, l'intérêt légitime n'exige pas le consentement. L'information préalable, elle, reste due.\n\n### Un membre peut-il s'opposer à l'enregistrement ?\n\nOui, dans les conditions prévues par le RGPD, pour des raisons tenant à sa situation particulière.\n\n### Qui doit avoir accès au compte rendu ?\n\nLes membres du comité. Les droits d'accès se paramètrent avant la première séance enregistrée.\n\n### Peut-on couper l'enregistrement pendant un point sensible ?\n\nOui, et c'est plus fiable que de compter sur une suppression après coup.\n\n### Combien de temps conserver l'enregistrement ?\n\nLa durée dépend de la finalité. Pour les enregistrements d'appels au travail, la CNIL retient six mois au maximum dans le cadre concerné, et jusqu'à un an pour les documents d'analyse.\n\n### Les personnes dont on parle en séance ont-elles des droits ?\n\nOui, les mêmes que les participants : accès, rectification, effacement.\n\n---\n\n## En résumé\n\n**Enregistrer un comité de direction est possible.**\n\nMais le bon réflexe n'est pas seulement de demander :\n\n> « Ai-je le droit d'enregistrer ? »\n\nIl faut plutôt vérifier toute la chaîne, en portant l'attention sur la diffusion :\n\n**informer → enregistrer → transcrire → relire → diffuser au comité → supprimer l'audio.**\n\nC'est cette chaîne complète qui doit être encadrée par votre politique de protection des données.\n\n**Vos comités méritent un compte rendu fiable et restreint ?** [Voir comment Leexi gère les accès](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)\n\n## Sources\n\nTextes relevés sur sources primaires le 22 août 2026.\n\n* RGPD, articles 4, 5, 6, 12, 13, 15, 16, 17, 21, 28 et 32\n* Code pénal, article 226-1\n* CNIL, Écoute et enregistrement des appels sur le lieu de travail\n* Règlement européen sur l'intelligence artificielle, article 50\n* Leexi, Accord de traitement de données, version 2.0 en vigueur à compter du 6 juillet 2026\n\n*Cette page décrit le cadre applicable. Elle ne constitue pas un avis juridique.*\n","2026-08-22T07:48:08.342Z","2026-09-04T08:58:25.859Z","2026-09-08T11:32:01.110Z","fr",{"id":186,"documentId":63,"metaTitle":187,"metaDescription":188,"slug":189,"heroTitle":187,"heroUnderTitle":190,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":191,"heroVideoUrl":68,"blog":192,"createdAt":193,"updatedAt":194,"publishedAt":195,"locale":145,"__type":132},24985,"Google Meet e o RGPD: o que verificar antes de usar","Onde o Google Meet armazena e processa suas reuniões, o que o Google faz com seus dados, e o que a opção Europa cobre ou não. Dados de 2 set 2026.","\u002Fpt\u002Fcomparacao-concorrentes\u002Fgoogle-meet-gdpr\u002F","Região de armazenamento, processamento, treinamento, vínculo jurídico: o que as páginas oficiais do Google documentam e omitem.","Experimente grátis","Google Meet pode armazenar suas gravações e transcrições na Europa, desde que sua edição do Google Workspace permita o ajuste \"região de dados\" e seu administrador o tenha selecionado. Sem essa configuração, o Google não impõe localização. O Google se compromete contratualmente a não usar seus dados para treinar seus modelos sem sua autorização. O Google é uma empresa de direito americano, e uma região de armazenamento europeia não altera esse vínculo. Esta página é editada pela Leexi, cujo assistente de notas IA é usado no Google Meet, e apenas relata o que as páginas oficiais do Google documentam.\n\n## Onde o Google Meet hospeda e processa seus dados\n\n**Por padrão, em nenhum lugar específico. Com a configuração certa, na Europa.**\n\nO Google Workspace oferece uma configuração chamada \"data regions\". Um administrador escolhe onde os dados cobertos são armazenados.\n\n> Google Workspace, \"Data covered by data regions\", atualizado em 26 de agosto de 2026\n> *\"você pode escolher armazenar seus dados cobertos em uma localização geográfica específica (Estados Unidos ou Europa)\"*\n\nExistem duas regiões, EUA ou Europa, além da opção \"sem preferência\", que não impõe localização. Para o Google Meet, os dados cobertos são gravações (incluindo chats no Google Drive), relatórios de presença, resultados de enquetes, transcrições e perguntas.\n\nA configuração não está disponível em todas as edições. A página \"Choose a geographic location for your data\" lista as que têm acesso: Business Standard e Business Plus, Enterprise Standard e Enterprise Plus, Frontline Starter, Standard e Plus, Education Standard e Plus, Enterprise Essentials Plus. Business Starter não está incluída.\n\n### Armazenamento e processamento são configurações distintas\n\nEste é um ponto omitido nas páginas do mercado. A configuração de região cobre dados em repouso para todas as edições listadas, mas cobre o processamento apenas para três delas.\n\nSegundo a mesma página, a cobertura do processamento de dados está \"disponível para Frontline Plus, Enterprise Plus e Enterprise Essentials Plus\". Uma organização em Business Standard que escolhe \"Europa\" obtém armazenamento europeu das gravações do Meet, mas processamento pode ocorrer em outro local.\n\nDuas exclusões são claras.\n\n> Google Workspace, \"Data covered by data regions\"\n> *\"Data regions não podem ser aplicadas a dados fornecidos pelo cliente ou tipos de dados não especificados neste documento, como logs ou conteúdo em cache.\"*\n\nE para as funções Gemini: \"As configurações de compartilhamento de arquivos e região de dados da sua organização não se aplicam aos dados no Gemini Notebook\" (privacy hub, 14 de agosto de 2026).\n\nO que isso significa para você: pergunte ao seu administrador do Workspace duas coisas, a edição contratada e o valor da configuração de região. Sem essas respostas, ninguém pode dizer onde estão suas reuniões.\n\n## O que o Google faz com suas conversas\n\n**O Google se compromete contratualmente a não treinar seus modelos com seus dados sem sua autorização.**\n\nEsse compromisso está no centro de privacidade da IA generativa do Google Workspace.\n\n> Google Workspace, \"Generative AI in Google Workspace privacy hub\", atualizado em 14 de agosto de 2026\n> *\"O Workspace não usa dados do cliente para treinar modelos sem permissão ou instrução prévia do cliente.\"*\n\nO mesmo documento esclarece que os prompts são dados do cliente conforme o Cloud Data Processing Addendum, que \"suas interações com o Gemini permanecem dentro da sua organização\", e que os conteúdos \"não serão revisados por humanos nem usados para treinar modelos de IA generativa fora do seu domínio sem permissão\".\n\nA força legal desse compromisso está no contrato. O Cloud Data Processing Addendum define o papel do Google.\n\n> Google, Cloud Data Processing Addendum, artigo 4.1\n> *\"O Google é um processador e o Cliente é controlador ou processador, conforme aplicável, dos Dados Pessoais do Cliente.\"*\n\nUm subcontratado age somente sob instrução. Isso é exigido pelo artigo 28 do RGPD.\n\n> RGPD, artigo 28, parágrafo 3, alínea a)\n> *\"processa dados pessoais somente sob instrução documentada do controlador\"*\n\nO que isso significa para você: o compromisso do Google de não treinar é contratual, não apenas declarado. A ressalva é sobre a expressão \"sem autorização prévia\": verifique se nenhuma função ativada em seu domínio equivale a autorização.\n\n## Certificações do Google Workspace\n\n**O Google se compromete a manter certificação ISO 27001 e relatórios SOC 2 e SOC 3 anuais.**\n\n> Google, Cloud Data Processing Addendum, artigo 7.4\n> *\"O Google manterá pelo menos o seguinte para os Serviços Auditados para verificar a eficácia contínua das Medidas de Segurança: a. certificados ISO 27001 e quaisquer certificações adicionais descritas no Apêndice 4 (Produtos Específicos) [...] ; e b. relatórios SOC 2 e SOC 3 produzidos pelo Auditor Terceirizado do Google e atualizados anualmente com base em auditoria realizada pelo menos uma vez a cada 12 meses\"*\n\nO mesmo contrato define o destino dos dados ao fim do contrato: exclusão sob instrução do cliente, após período de recuperação de até 30 dias, no máximo em 180 dias (artigo 6.2).\n\nO crédito é devido: a certificação é contratual e auditada por terceiros anualmente. O que a página pública do Google não detalha é o escopo exato do certificado por produto. Está no apêndice 4 do contrato, a ser solicitado.\n\n## Vínculo jurídico do editor\n\n**O Google é uma empresa de direito americano. Uma região de armazenamento europeia não altera isso.**\n\nA lei americana chamada Cloud Act, adotada em 2018, obriga provedores de serviços de comunicação de direito americano a entregar dados que possuem, onde quer que estejam armazenados.\n\n> 18 U.S. Code § 2713, adicionado pela lei Pub. L. 115-141 de 23 de março de 2018\n> *\"Um provedor de serviço de comunicação eletrônica ou computação remota deve cumprir as obrigações deste capítulo para preservar, fazer backup ou divulgar o conteúdo de uma comunicação eletrônica e qualquer registro ou outra informação relativa a um cliente ou assinante em posse, custódia ou controle do provedor, independentemente de onde tais dados estejam localizados.\"*\n\nO que isso significa para você: a configuração \"Europa\" responde à pergunta \"onde estão meus dados\". Não responde à pergunta \"qual lei pode acessá-los\". As duas perguntas são distintas e um DPO as faz separadamente. Este ponto é mencionado aqui uma vez, não será repetido.\n\n## O que muda para uma equipe europeia\n\n| Sua situação | O que o Google Meet oferece | O que você verifica |\n|---|---|---|\n| Uso comum, reuniões internas e com clientes | Notificação aos participantes no início da gravação, gravação no Drive do organizador, não treinamento contratual | A edição e o valor da configuração de região |\n| Setor regulado (consultoria, contabilidade, RH, jurídico) | Armazenamento na Europa se a edição permitir | O processamento: coberto apenas em Frontline Plus, Enterprise Plus e Enterprise Essentials Plus |\n| Licitação, questionário de segurança | ISO 27001 e relatórios SOC contratualizados, DPA público, exclusão ao fim do contrato em até 180 dias | O escopo do certificado (apêndice 4), subcontratados posteriores (artigo 11 do CDPA) |\n| Exigência de soberania estrita, entidade não sujeita a direito extraterritorial | Nada permite, independentemente da configuração | Outro editor ou processamento fora do Google |\n\nO que a Leexi adiciona ao se conectar a uma reunião Meet é um segundo escopo, distinto do do Google: o áudio é transcrito e resumido na infraestrutura da Leexi (região AWS Paris, modelo de linguagem executado via Azure França em circuito fechado, nenhum treinamento nas suas reuniões), com DPA público e dez subcontratados nomeados. A página de integração [Google Meet](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fpt\u002Fintegracoes\u002Fvideoconferencia\u002Fgoogle-meet\u002Fplataforma-de-videoconferencia\u002F) explica como conectar a Leexi ao Meet. O [dossiê de conformidade](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fpt\u002Fseguranca\u002Fcertificacoes-auditorias-conformidade-regulatoria\u002F) e o [glossário](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fpt\u002Fseguranca\u002Fcertificacoes-auditorias-conformidade-regulatoria\u002Fglossario-ferramenta-de-anotacao-ia\u002F) fornecem definições e documentos.\n\n## Perguntas frequentes\n\n### Posso garantir ao meu DPO que as gravações do Meet ficam na Europa?\n\nSim, para armazenamento, se sua edição permitir o ajuste de região (Business Standard e Plus, Enterprise Standard e Plus, Frontline, Education Standard e Plus, Enterprise Essentials Plus) e se o administrador escolheu \"Europa\". O processamento é coberto apenas em Frontline Plus, Enterprise Plus e Enterprise Essentials Plus. Logs e conteúdo em cache ficam fora da configuração.\n\n### O Google usa minhas reuniões Meet para treinar o Gemini?\n\nNão sem sua autorização ou instrução prévia, segundo o centro de privacidade da IA generativa do Workspace (14 de agosto de 2026). As interações permanecem na sua organização e não são revisadas por humanos fora do seu domínio sem permissão. Verifique se nenhuma função ativada em seu domínio equivale a autorização.\n\n### Os participantes são avisados quando uma reunião Meet é gravada?\n\nSim. A página de ajuda do Google Meet informa que os participantes recebem notificação no início e no fim da gravação. Essa notificação não substitui a informação que o RGPD exige que você forneça como organizador, sobre finalidade e tempo de retenção.\n\n### Para onde vai a gravação e quem tem acesso?\n\nPara o Google Drive do organizador, numa pasta \"Meet\", com subpasta por reunião. O acesso segue as regras de compartilhamento do Drive da sua organização. Apenas algumas edições permitem gravação: Business Standard e Plus, Enterprise, Essentials, Education Plus, Workspace Individual.\n\n### O que acontece com meus dados ao fim do contrato Google Workspace?\n\nO Cloud Data Processing Addendum (artigo 6.2) prevê exclusão de todos os dados do cliente remanescentes sob instrução do cliente ao fim do contrato, após período de recuperação de até 30 dias, no máximo em 180 dias, salvo obrigação legal de retenção.\n\n### O Google Meet é suficiente para uma exigência de soberania estrita?\n\nNão. O Google é uma empresa de direito americano, sujeito ao 18 U.S. Code § 2713 independentemente do local de armazenamento. A configuração \"Europa\" localiza os dados, mas não altera a lei que pode acessá-los. Para essa exigência, o critério é o vínculo jurídico do editor, não a região do datacenter.\n\n## Fontes\n\nDados verificados em 2 de setembro de 2026 nas páginas oficiais do Google.\n\n* Google Workspace, \"Data covered by data regions\", atualizado em 26 de agosto de 2026\n* Google Workspace, \"Choose a geographic location for your data\", atualizado em 26 de agosto de 2026\n* Google, Cloud Data Processing Addendum, artigos 4.1, 6.2, 7.4, 10 e 11\n* Google Workspace, \"Generative AI in Google Workspace privacy hub\", atualizado em 14 de agosto de 2026\n* Ajuda Google Meet, \"Record a video meeting\"\n* RGPD, artigos 5 e 28, texto publicado pela CNIL\n* 18 U.S. Code § 2713, Legal Information Institute, Cornell Law School\n\n*Esta página descreve o quadro aplicável. Não constitui aconselhamento jurídico.*\n","2026-09-07T07:45:18.643Z","2026-09-08T11:31:45.001Z","2026-09-08T11:32:34.904Z",{"id":197,"documentId":173,"metaTitle":198,"metaDescription":199,"slug":200,"heroTitle":201,"heroUnderTitle":202,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":203,"heroVideoUrl":68,"blog":204,"createdAt":205,"updatedAt":206,"publishedAt":207,"locale":170,"__type":132},24884,"Recording a Board Meeting: The GDPR Rules","The issue is not the right to record but the sharing of minutes. Legitimate interest, access scope, and absent persons are discussed.","\u002Fen\u002Fsecurity\u002Fcertifications-audits-compliance\u002Frecord-gdpr-executive-committee\u002F","Recording a Board Meeting: What Are the GDPR Rules?","Who can read the minutes, and what happens to remarks about absent persons?","Try for Free","Do you record your committee meetings to get a reliable record of decisions? You can, and the question of the right to record is settled quickly, since the participants are your own staff.\n\n**The real question lies elsewhere: who will be able to read the minutes, and what becomes of the remarks made about people who are not in the room.**\n\n## Can you record a board meeting?\n\n**Yes, but not without a framework for the processing.**\n\nA board meeting names people, discusses their results, and sometimes their future in the organisation. It therefore constitutes processing of personal data within the meaning of the GDPR.\n\nIn particular, you must:\n\n* inform the members of the committee before recording;\n* determine your legal basis;\n* define the purpose of the recording;\n* limit the retention period;\n* restrict the circulation of the minutes;\n* take account of the absent people who are discussed.\n\nRecording without the knowledge of the people present also falls under the French Criminal Code, which punishes \"with one year's imprisonment and a fine of €45,000 the act of wilfully violating the privacy of another person by any means whatsoever: 1° by capturing, recording or transmitting, without the consent of their author, words spoken in private or confidentially\" (Article 226-1).\n\n### Is a recording of a committee meeting personal data?\n\n**Yes.**\n\nThe GDPR defines personal data as \"any information relating to an identified or identifiable natural person\" (Article 4, point 1).\n\nThe participants are identifiable, and so are the people mentioned during the session.\n\nThe transcript and the minutes are also covered.\n\n### Why is this type of meeting different?\n\n**Because the most sensitive data does not concern the participants.**\n\nIt concerns the people being talked about, who are not in the room: a member of staff whose situation is under discussion, a client, a partner. The framework common to all meetings is set out on the page [recording a professional meeting](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fen\u002Fsecurity\u002Fcertifications-audits-compliance\u002Frecord-a-professional-meeting-gdpr\u002F).\n\nYou also carry out several successive processing operations:\n\n**record → transcribe → write up → circulate to the committee → retain → delete.**\n\n### What data is recorded?\n\nDepending on the tool used, you may keep:\n\n* the audio of the session;\n* the transcript;\n* the names of the participants;\n* the date and duration;\n* the minutes;\n* the decisions handed down;\n* the actions assigned;\n* the mentions of absent people.\n\n---\n\n## Do you have to tell the members of the committee before recording?\n\n**Yes.**\n\nThe information must be given **before or at the time the data is collected**. The text requires it to be provided \"at the time when personal data are obtained\" (GDPR, Article 13, paragraph 1).\n\nFor a recurring committee, the announcement is made once when the system is introduced, then repeated at the start of each session.\n\n### What should you tell them?\n\nThe CNIL states that the people concerned \"must in particular be informed: of the existence of the system; of the identity of the data controller; of the purposes pursued\".\n\nFor this type of meeting, one point matters more than the others: the list of people who will have access to the minutes.\n\nYou must therefore be able to explain simply:\n\n**who is recording → why → who will read the minutes → how long they are kept.**\n\n### Do you have to inform the people discussed during the session?\n\n**The question deserves to be addressed in your internal policy.**\n\nThe GDPR provides for information to be given to the people whose data is processed. A committee that regularly deals with individual situations is better off handling this point in advance rather than during the session.\n\n### Do you have to say that an AI writes the minutes?\n\n**Yes.**\n\nThe audio recording and the processing then carried out by the AI are two operations that are worth distinguishing.\n\nThe European AI Regulation provides that \"providers shall ensure that AI systems intended to interact directly with natural persons are designed and developed in such a way that the natural persons concerned are informed that they are interacting with an AI system\" (Article 50, paragraph 1). These obligations have applied since 2 August 2026, and they target the provider of the system; your obligation to inform comes from the GDPR and the CNIL's guidance.\n\nYou can, for example, announce:\n\n> \"This session is being recorded and an AI assistant automatically writes the minutes.\"\n\n### How do you handle a one-off guest?\n\n**You inform them when they arrive.**\n\nTheir access to the minutes can also be limited to the part that concerns them.\n\n---\n\n## Which legal basis should you use to record a committee meeting?\n\n**Legitimate interest is the basis used for internal meetings.**\n\nConsent raises a difficulty here that legitimate interest avoids.\n\n### Can you rely on legitimate interest?\n\n**Yes, in particular for an internal committee.**\n\nArticle 6 of the GDPR authorises processing \"necessary for the purposes of the legitimate interests pursued by the controller or by a third party, except where such interests are overridden by the interests or fundamental rights and freedoms of the data subject\" (paragraph 1, point f).\n\nYou must therefore in particular carry out a **balancing test** and inform the participants.\n\n### Why not consent?\n\n**Because the freedom to refuse is open to question.**\n\nConsent must be freely given. Between a chief executive and the members of their committee, that condition is harder to establish. It does not raise the same difficulty in [a sales meeting](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fen\u002Fsecurity\u002Fcertifications-audits-compliance\u002Frecord-a-sales-meeting-gdpr\u002F), where your contact can refuse without consequence.\n\n### Which purpose should you choose?\n\n**Producing a record of decisions and a follow-up of actions.**\n\nThat is a clear purpose, which justifies the recording and which bounds what you can do with it.\n\n\"We keep the sessions just in case\" is not a purpose, and it makes it impossible either to justify the processing or to set a retention period.\n\n### Can a member of the committee object?\n\n**Yes, under the conditions laid down by the GDPR**, since the processing is based on legitimate interest.\n\nThe data subject has \"the right to object, on grounds relating to his or her particular situation, at any time to processing of personal data concerning him or her which is based on point (e) or (f) of Article 6(1)\" (GDPR, Article 21, paragraph 1).\n\n---\n\n## How long should you keep the recording of a committee meeting?\n\n**For as long as necessary for the purpose pursued, and no longer.**\n\nThe GDPR requires data to be \"kept in a form which permits identification of data subjects for no longer than is necessary for the purposes for which the personal data are processed\" (Article 5, paragraph 1, point e).\n\n### How long should you keep the audio?\n\nFor listening to and recording calls in the workplace, the CNIL states that \"recordings may be kept for a maximum of six months\".\n\nA board meeting generally has no need of its audio beyond the approval of the minutes, and it is the audio that carries the remarks left out of the final record.\n\n### How long should you keep the minutes?\n\nThe CNIL states that \"analysis documents may be kept for up to one year\".\n\nA record of decisions that serves as an institutional memory may call for a longer period, provided that it is written down and justified.\n\n### Should every session be treated the same way?\n\n**No.**\n\nA session that deals with individual situations does not call for the same rules as a review of figures.\n\nAn effective policy can provide for:\n\n**routine session → standard retention · sensitive session → shorter period and more restricted access.**\n\n---\n\n## Who can access the minutes of a committee meeting?\n\n**Only the members of the committee.**\n\nThis is the point that causes the most difficulty in practice for this type of meeting.\n\n### Who can view the audio, the transcript and the minutes?\n\nThe three files do not necessarily meet the same need.\n\nYou can, for example:\n\n* share the minutes with the members of the committee;\n* limit access to the transcript;\n* keep the audio only for genuinely justified needs.\n\nAccess is decided before the first recorded session, not once the minutes have already been produced.\n\n### Do you need a separate space for these meetings?\n\n**It is simpler to control.**\n\nFiling committee minutes in the same space as other meetings means making confidentiality rest on the permissions of each individual file.\n\n### Should the data be encrypted?\n\n**Security must be appropriate to the risk.**\n\nThe GDPR requires \"appropriate technical and organisational measures to ensure a level of security appropriate to the risk, including inter alia as appropriate: (a) the pseudonymisation and encryption of personal data\" (Article 32, paragraph 1).\n\n---\n\n## What are the participants' rights?\n\nThe people recorded have the rights provided for by the GDPR.\n\n### Can they request access to their data?\n\n**Yes.**\n\nThe data subject has \"the right to obtain from the controller confirmation as to whether or not personal data concerning him or her are being processed\" (GDPR, Article 15, paragraph 1). This may concern the audio, the transcript and the minutes.\n\n### Can they request rectification?\n\n**Yes.**\n\nThe data subject has \"the right to obtain from the controller without undue delay the rectification of inaccurate personal data concerning him or her\" (GDPR, Article 16).\n\nIn a committee meeting, a position wrongly attributed in the minutes can have real consequences.\n\nAn AI can mistranscribe:\n\n* a proper name;\n* an amount;\n* a decision;\n* a deadline;\n* the identity of the person who spoke.\n\n### Can they request erasure?\n\n**Yes, under the conditions laid down by the GDPR.**\n\nThe data subject has \"the right to obtain from the controller the erasure of personal data concerning him or her without undue delay\" (GDPR, Article 17, paragraph 1).\n\n### What about the absent people who are discussed?\n\n**They have the same rights.**\n\nA member of staff who learns that a session discussed their situation can request access to the data concerning them.\n\n### How quickly must you respond?\n\n**In principle, within one month.** The controller responds \"without undue delay and in any event within one month of receipt of the request\" (GDPR, Article 12, paragraph 3).\n\n---\n\n## What obligations apply when the AI takes the notes?\n\nThe AI adds a processing operation on top of the simple recording.\n\nThe way it works can be summarised as follows:\n\n**audio → transcript → analysis → record of decisions → circulation.**\n\n### What does the AI actually do?\n\nIt can:\n\n* transcribe the session;\n* identify the speakers;\n* extract the decisions;\n* note the arbitrations made;\n* produce minutes;\n* organise the deadlines.\n\n### Where is the data stored?\n\nThis is one of the first questions to ask your provider, and it arises here more than elsewhere, since it is your own decisions that pass through.\n\nAt Leexi, recordings, transcripts and minutes stay in the Paris region, on AWS. Above a certain volume of licences, hosting at Scaleway can be chosen. The [compliance file](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fen\u002Fsecurity\u002Fcertifications-audits-compliance\u002Ffaq-compliance-sovereignty\u002F) details the processors and the certifications.\n\n### Who processes the data?\n\nThe provider of the tool acts as a processor within the framework laid down by the GDPR.\n\nIn Leexi's case, OpenAI supplies the language model and Leexi runs it via Azure France, in a closed circuit.\n\n### Do you need a DPA with the provider?\n\n**Yes, when the provider acts as a processor.**\n\nArticle 28 of the GDPR provides that \"processing by a processor shall be governed by a contract or other legal act […] that is binding on the processor with regard to the controller and that sets out the subject-matter and duration of the processing, the nature and purpose of the processing, the type of personal data and categories of data subjects and the obligations and rights of the controller\" (paragraph 3).\n\n### Does the AI use your sessions to train its models?\n\n**That depends on the provider.**\n\nAt Leexi, conversations do not train any model, on all accounts.\n\n---\n\n## How do you announce the recording of a board meeting?\n\nYou can use simple, precise wording.\n\n### When the system is introduced\n\n> \"From this month, sessions are recorded and the minutes are written automatically: decisions, arbitrations, actions. Access is limited to the members of the committee. The recording is deleted once the minutes have been approved.\"\n\n### At the start of a session\n\n> \"A reminder: the session is being recorded and the minutes go to the members of the committee. If a point should stay out of the minutes, say so and I'll stop the recording.\"\n\n### For a one-off guest\n\n> \"The session is being recorded and the minutes circulate within the committee. You will not have access to them beyond the part that concerns you.\"\n\n---\n\n## What mistakes should you avoid?\n\n### 1. Circulating the minutes beyond the committee\n\nThis is the leading cause of difficulty for this type of meeting, and it is settled in the settings.\n\n### 2. Setting access rights after the fact\n\nThe request to restrict access often arrives once the minutes have already been produced. The settings are decided before the first session.\n\n### 3. Not defining the purpose\n\nWithout a written purpose, neither the retention period nor the scope of access can be justified.\n\n### 4. Treating every session the same way\n\nA session that deals with individual situations deserves a shorter period and more restricted access.\n\n### 5. Keeping the audio after the minutes are approved\n\nIt is the audio that carries the remarks left out of the final record.\n\n### 6. Forgetting the absent people being discussed\n\nThey have the same rights as the participants.\n\n---\n\n## How do you record a committee meeting with Leexi?\n\nOnce the GDPR framework is defined, using the tool comes down to a few steps.\n\n### 1. Join the session\n\nLeexi can join the meeting from your calendar. In the room, recording can be started from the mobile app, and [the rules for in-person meetings](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fen\u002Fsecurity\u002Fcertifications-audits-compliance\u002Frecord-an-in-person-meeting-gdpr\u002F) apply.\n\n### 2. Generate the record of decisions\n\nThe minutes cover in particular the decisions, the arbitrations, the actions and the deadlines.\n\n### 3. Restrict access\n\nYou define which members of staff are authorised to view the minutes.\n\n### 4. Review before circulation\n\nThe minutes can be reviewed and corrected before being shared.\n\n### 5. Control the data\n\nLeexi states in particular hosting in the Paris region, a Scaleway option, model execution via Azure France in a closed circuit, encryption of data in transit and at rest, and no training on your conversations.\n\n---\n\n## What difficulties do users actually encounter?\n\nLegal questions are not the only difficulties encountered in practice.\n\nOut of **1,141 support tickets received between January and June 2026**, **2 concern the recording of a board meeting**. Both relate to the same subject: minutes that do not reach their intended recipient, and the request to withdraw access from participants outside the management team.\n\nNone of them asks whether recording is allowed.\n\nThis gives another reading of the problem:\n\n**the question is not only \"am I allowed to record?\"**\n\nYou also need to know:\n\n**who receives the minutes → who can reopen them later → what becomes of the audio → what stays out of the record.**\n\n---\n\n## Recording a board meeting: what to remember\n\nBefore recording your committee meetings, check these six points:\n\n* **Information**: do the members know that sessions are recorded?\n* **Purpose**: is the record of decisions written down as the purpose?\n* **Legal basis**: is legitimate interest documented, balancing test included?\n* **Access**: is the circulation scope configured before the first session?\n* **Retention**: is the audio deleted once the minutes have been approved?\n* **Absent people**: does your policy provide for informing them?\n\nIf an AI is involved, add a seventh point:\n\n**do the members know that an AI system processes the recording to produce the minutes?**\n\n## Frequently asked questions\n\n### Is it legal to record a board meeting?\n\nYes, on the basis of legitimate interest, after informing the participants and carrying out a balancing test.\n\n### Do you need the agreement of every member of the committee?\n\nNo, legitimate interest does not require consent. Prior information, however, is still owed.\n\n### Can a member object to the recording?\n\nYes, under the conditions laid down by the GDPR, on grounds relating to their particular situation.\n\n### Who should have access to the minutes?\n\nThe members of the committee. Access rights are configured before the first recorded session.\n\n### Can you stop the recording during a sensitive item?\n\nYes, and that is more reliable than counting on deletion after the fact.\n\n### How long should you keep the recording?\n\nThe period depends on the purpose. For recordings of calls in the workplace, the CNIL retains a maximum of six months in the context concerned, and up to one year for analysis documents.\n\n### Do the people discussed during the session have rights?\n\nYes, the same as the participants: access, rectification, erasure.\n\n---\n\n## In summary\n\n**Recording a board meeting is possible.**\n\nBut the right reflex is not only to ask:\n\n> \"Am I allowed to record?\"\n\nYou should instead check the whole chain, paying attention to circulation:\n\n**inform → record → transcribe → review → circulate to the committee → delete the audio.**\n\nIt is this complete chain that must be governed by your data protection policy.\n\n**Do your committee meetings deserve reliable, restricted minutes?** [See how Leexi manages access](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)\n\n## Sources\n\nTexts taken from primary sources on 22 August 2026.\n\n* GDPR, Articles 4, 5, 6, 12, 13, 15, 16, 17, 21, 28 and 32\n* French Criminal Code, Article 226-1\n* CNIL, Listening to and recording calls in the workplace\n* European Artificial Intelligence Regulation, Article 50\n\n*This page describes the applicable framework. It does not constitute legal advice.*\n","2026-08-31T15:19:45.702Z","2026-09-02T20:19:35.125Z","2026-09-08T11:31:52.215Z",{"id":209,"documentId":173,"metaTitle":210,"metaDescription":211,"slug":212,"heroTitle":213,"heroUnderTitle":214,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":215,"heroVideoUrl":68,"blog":216,"createdAt":217,"updatedAt":218,"publishedAt":219,"locale":74,"__type":132},24920,"Comité opnemen: GDPR-regels uitgelegd","Het gaat niet om het recht om op te nemen, maar om het delen van het verslag. Legitiem belang, toegang en afwezige personen worden besproken.","\u002Fnl\u002Fveiligheid\u002Fcertificeringen-audits-naleving-regelgeving\u002Feen-raad-van-bestuur-opnemen-gdpr\u002F","Comité opnemen: welke GDPR-regels gelden?","Wie mag het verslag lezen en wat gebeurt er met opmerkingen over afwezige personen?","Gratis proberen","U neemt uw comités op om betrouwbare besluitverslagen te krijgen? Dat kan, en de vraag of opnemen is toegestaan is snel geregeld, aangezien de deelnemers uw medewerkers zijn.\n\n**De echte vraag is: wie mag het verslag lezen en wat gebeurt er met opmerkingen over afwezige personen?**\n\n## Mag je een comité opnemen?\n\n**Ja, maar niet zonder de verwerking te regelen.**\n\nEen comité benoemt personen, bespreekt hun resultaten en soms hun toekomst in de organisatie. Dit is een verwerking van persoonsgegevens volgens de GDPR.\n\nU moet onder andere:\n\n* de leden van het comité vóór opname informeren;\n* uw rechtsgrondslag bepalen;\n* het doel van de opname definiëren;\n* de bewaartermijn beperken;\n* de verspreiding van het verslag beperken;\n* rekening houden met afwezige personen die besproken worden.\n\nOpnemen zonder medeweten van aanwezigen is strafbaar volgens het Wetboek van Strafrecht, met gevangenisstraf en boete voor het schenden van de privacy (artikel 226-1).\n\n### Is een comité-opname een persoonsgegeven?\n\n**Ja.**\n\nDe GDPR definieert persoonsgegevens als \"alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon\" (artikel 4, lid 1).\n\nDe deelnemers en de besproken personen zijn identificeerbaar.\n\nOok transcripties en verslagen vallen hieronder.\n\n### Waarom is dit type vergadering anders?\n\n**Omdat de meest gevoelige gegevens niet over de deelnemers gaan.**\n\nHet gaat om personen die besproken worden maar niet aanwezig zijn: een medewerker, klant of partner. Het algemene kader voor professionele vergaderingen staat op de pagina [een professionele vergadering opnemen](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fnl\u002Fveiligheid\u002Fcertificeringen-audits-naleving-regelgeving\u002Fprofessionele-vergadering-opnemen-gdpr\u002F).\n\nU voert meerdere opeenvolgende verwerkingen uit:\n\n**opnemen → transcriberen → opstellen → delen met comité → bewaren → verwijderen.**\n\n### Welke gegevens worden opgenomen?\n\nAfhankelijk van het gebruikte hulpmiddel kunt u bewaren:\n\n* audio van de sessie;\n* transcriptie;\n* namen van deelnemers;\n* datum en duur;\n* verslag;\n* genomen besluiten;\n* toegewezen acties;\n* vermeldingen van afwezige personen.\n\n---\n\n## Moet u de leden van het comité vooraf informeren?\n\n**Ja.**\n\nDe informatie moet **voor of op het moment van gegevensverzameling** worden gegeven (GDPR, artikel 13, lid 1).\n\nBij terugkerende comités gebeurt de aankondiging bij de start en wordt deze aan het begin van elke sessie herhaald.\n\n### Wat moet u vertellen?\n\nDe CNIL stelt dat betrokkenen geïnformeerd moeten worden over het bestaan van het systeem, de verantwoordelijke en de doeleinden.\n\nBelangrijk is vooral wie toegang krijgt tot het verslag.\n\nU moet eenvoudig uitleggen:\n\n**wie neemt op → waarom → wie leest het verslag → hoe lang wordt het bewaard.**\n\n### Moet u de besproken personen informeren?\n\n**Dit verdient een plek in uw interne beleid.**\n\nDe GDPR vereist informatie aan personen van wie gegevens worden verwerkt. Bij regelmatige bespreking van individuele situaties is het verstandig dit vooraf te regelen.\n\n### Moet u vermelden dat een AI het verslag maakt?\n\n**Ja.**\n\nAudio-opname en AI-verwerking zijn aparte stappen.\n\nDe Europese AI-verordening vereist dat systemen die direct met mensen communiceren, hen informeren dat ze met AI te maken hebben (artikel 50, lid 1). Deze verplichting geldt sinds 2 augustus 2026 en is gericht op de leverancier; uw informatieplicht komt uit de GDPR en CNIL-richtlijnen.\n\nU kunt bijvoorbeeld zeggen:\n\n> \"De sessie wordt opgenomen en een AI-assistent maakt automatisch het verslag.\"\n\n### Hoe om te gaan met een incidentele gast?\n\n**Informeer die persoon bij aankomst.**\n\nToegang tot het verslag kan beperkt worden tot het relevante deel.\n\n---\n\n## Welke rechtsgrondslag voor het opnemen van een comité?\n\n**Legitiem belang wordt gebruikt voor interne vergaderingen.**\n\nToestemming is hier lastiger, legitiem belang vermijdt dit probleem.\n\n### Mag legitiem belang worden gebruikt?\n\n**Ja, vooral voor interne comités.**\n\nArtikel 6 GDPR staat verwerking toe als noodzakelijk voor legitieme belangen, tenzij de rechten van betrokkenen zwaarder wegen (lid 1, punt f).\n\nU moet een belangenafweging maken en deelnemers informeren.\n\n### Waarom geen toestemming?\n\n**Omdat vrije weigering lastig is.**\n\nToestemming moet vrij zijn. Tussen een leidinggevende en comitéleden is dat moeilijker dan bij een [commercieel gesprek](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fnl\u002Fveiligheid\u002Fcertificeringen-audits-naleving-regelgeving\u002Feen-verkoopgesprek-opnemen-gdpr\u002F).\n\n### Welk doel moet u kiezen?\n\n**Het maken van een besluitverslag en opvolging van acties.**\n\nDit is een duidelijk doel dat opname rechtvaardigt en begrenst.\n\n\"Bewaren voor het geval dat\" is geen doel en rechtvaardigt geen verwerking of bewaartermijn.\n\n### Kan een lid bezwaar maken?\n\n**Ja, volgens de GDPR, omdat verwerking op legitiem belang is gebaseerd.**\n\nBetrokkene kan bezwaar maken om redenen die met zijn situatie te maken hebben (artikel 21, lid 1).\n\n---\n\n## Hoe lang bewaart u een comité-opname?\n\n**Zo lang als nodig is voor het doel, niet langer.**\n\nDe GDPR vereist dat gegevens niet langer worden bewaard dan nodig (artikel 5, lid 1, punt e).\n\n### Hoe lang bewaart u audio?\n\nDe CNIL adviseert maximaal zes maanden voor werkgerelateerde opnames.\n\nEen comité heeft audio meestal niet langer nodig dan tot het verslag is goedgekeurd.\n\n### Hoe lang bewaart u het verslag?\n\nCNIL zegt dat analysematerialen tot een jaar bewaard mogen worden.\n\nEen besluitverslag kan langer bewaard worden als dat schriftelijk en gemotiveerd is.\n\n### Behandelt u alle sessies hetzelfde?\n\n**Nee.**\n\nSessie met individuele situaties vraagt andere regels dan een cijferbespreking.\n\nEen effectief beleid kan zijn:\n\n**normale sessie → standaardbewaring · gevoelige sessie → kortere duur en beperkte toegang.**\n\n---\n\n## Wie mag het verslag van een comité inzien?\n\n**Alleen de leden van het comité.**\n\nDit is vaak het lastigste punt bij dit type vergadering.\n\n### Wie mag audio, transcriptie en verslag raadplegen?\n\nDe drie bestanden dienen verschillende doelen.\n\nU kunt bijvoorbeeld:\n\n* het verslag delen met comitéleden;\n* toegang tot transcriptie beperken;\n* audio alleen bewaren voor strikt noodzakelijke doeleinden.\n\nToegang wordt voorafgaand aan de eerste opname bepaald, niet achteraf.\n\n### Moet er een aparte ruimte voor deze vergaderingen zijn?\n\n**Dat is makkelijker te beheren.**\n\nVerslagen in dezelfde ruimte als andere vergaderingen plaatsen, vertrouwt op rechten per bestand.\n\n### Moet u gegevens versleutelen?\n\n**Beveiliging moet risicogebaseerd zijn.**\n\nDe GDPR vereist passende technische en organisatorische maatregelen, zoals pseudonimisering en encryptie (artikel 32, lid 1).\n\n---\n\n## Welke rechten hebben deelnemers?\n\nDe opgenomen personen hebben GDPR-rechten.\n\n### Kunnen zij toegang tot hun gegevens vragen?\n\n**Ja.**\n\nBetrokkene heeft recht op bevestiging of gegevens worden verwerkt (artikel 15, lid 1). Dit betreft audio, transcriptie en verslag.\n\n### Kunnen zij correctie vragen?\n\n**Ja.**\n\nBetrokkene kan onjuiste persoonsgegevens laten corrigeren (artikel 16).\n\nIn een comité kan een fout in het verslag echte gevolgen hebben.\n\nAI kan fouten maken bij:\n\n* namen;\n* bedragen;\n* besluiten;\n* deadlines;\n* wie iets zei.\n\n### Kunnen zij verwijdering vragen?\n\n**Ja, volgens de GDPR.**\n\nBetrokkene kan verwijdering van persoonsgegevens vragen (artikel 17, lid 1).\n\n### En de afwezige personen die besproken worden?\n\n**Zij hebben dezelfde rechten.**\n\nEen medewerker die hoort dat zijn situatie besproken is, kan toegang tot zijn gegevens vragen.\n\n### Hoe snel moet u reageren?\n\n**In principe binnen een maand.**\n\nDe verwerkingsverantwoordelijke moet binnen een maand reageren (artikel 12, lid 3).\n\n---\n\n## Welke verplichtingen gelden als AI notuleert?\n\nAI voegt verwerking toe aan opname.\n\nProces is:\n\n**audio → transcriptie → analyse → besluitverslag → verspreiding.**\n\n### Wat doet AI precies?\n\nAI kan:\n\n* de sessie transcriberen;\n* sprekers identificeren;\n* besluiten extraheren;\n* genomen besluiten noteren;\n* verslag maken;\n* deadlines organiseren.\n\n### Waar worden gegevens opgeslagen?\n\nDit is een belangrijke vraag, zeker omdat uw besluiten verwerkt worden.\n\nBij Leexi blijven opnames, transcripties en verslagen in de regio Parijs, op AWS. Bij veel licenties kan hosting via Scaleway gekozen worden. Het [compliance dossier](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fnl\u002Fveiligheid\u002Fcertificeringen-audits-naleving-regelgeving\u002Ffaq-naleving-soevereiniteit\u002F) beschrijft onderaannemers en certificeringen.\n\n### Wie verwerkt de gegevens?\n\nDe leverancier is verwerker volgens de GDPR.\n\nBij Leexi levert OpenAI het taalmodel, Leexi voert het uit via Azure France, in een gesloten circuit.\n\n### Is een DPA met de leverancier nodig?\n\n**Ja, als de leverancier als verwerker optreedt.**\n\nArtikel 28 vereist een contract dat verwerking regelt tussen verwerker en verantwoordelijke (lid 3).\n\n### Gebruikt AI uw sessies om modellen te trainen?\n\n**Dat hangt van de leverancier af.**\n\nBij Leexi trainen gesprekken geen modellen, voor alle accounts.\n\n---\n\n## Hoe kondigt u opname van een comité aan?\n\nGebruik een eenvoudige en duidelijke formulering.\n\n### Bij start van het systeem\n\n> \"Vanaf deze maand worden sessies opgenomen en het verslag automatisch opgesteld: besluiten, genomen besluiten, acties. Toegang is beperkt tot comitéleden. Opnames worden verwijderd na goedkeuring van het verslag.\"\n\n### Bij aanvang van de sessie\n\n> \"Herinnering: de sessie wordt opgenomen en het verslag gaat naar de comitéleden. Als iets niet in het verslag mag, zeg het dan, dan stop ik de opname.\"\n\n### Voor een incidentele gast\n\n> \"De sessie wordt opgenomen en het verslag gedeeld met het comité. U krijgt alleen toegang tot het deel dat u betreft.\"\n\n---\n\n## Welke fouten moet u vermijden?\n\n### 1. Verslag buiten het comité verspreiden\n\nDit is de grootste praktische uitdaging en wordt opgelost met juiste instellingen.\n\n### 2. Toegang achteraf regelen\n\nBeperkingen worden vaak pas gevraagd als verslagen al gemaakt zijn. Toegang moet vooraf geregeld worden.\n\n### 3. Geen doel definiëren\n\nZonder doel kunt u bewaartermijn en toegang niet rechtvaardigen.\n\n### 4. Alle sessies hetzelfde behandelen\n\nSessie met individuele situaties vraagt kortere bewaartermijn en beperkte toegang.\n\n### 5. Audio bewaren na goedkeuring verslag\n\nAudio bevat vaak opmerkingen die niet in het verslag staan.\n\n### 6. Afwezige besproken personen vergeten\n\nZij hebben dezelfde rechten als deelnemers.\n\n---\n\n## Hoe neemt u een comité op met Leexi?\n\nNa vaststelling van het GDPR-kader zijn er enkele stappen.\n\n### 1. Deelnemen aan de sessie\n\nLeexi kan via uw agenda deelnemen. In de zaal start opname via de mobiele app, met [aanwezigheidsregels](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fnl\u002Fveiligheid\u002Fcertificeringen-audits-naleving-regelgeving\u002Feen-vergadering-op-locatie-opnemen-gdpr\u002F).\n\n### 2. Besluitverslag genereren\n\nHet verslag bevat besluiten, genomen besluiten, acties en deadlines.\n\n### 3. Toegang beperken\n\nU bepaalt wie de verslagen mag inzien.\n\n### 4. Nakijken voor verspreiding\n\nHet verslag kan worden nagelezen en aangepast.\n\n### 5. Gegevens controleren\n\nLeexi geeft aan dat hosting in regio Parijs is, met Scaleway-optie, uitvoering via Azure France, encryptie in rust en transit, en geen training op uw gesprekken.\n\n---\n\n## Welke problemen ervaren gebruikers echt?\n\nJuridische vragen zijn niet de enige uitdagingen.\n\nVan **1.141 supporttickets tussen januari en juni 2026** gingen **2 over comité-opnames**. Beide over hetzelfde: verslag bereikt niet de juiste ontvanger en verzoek om toegang voor niet-leden te verwijderen.\n\nNiemand vroeg of opnemen toegestaan is.\n\nDit geeft een andere kijk:\n\n**Het gaat niet alleen om \"mag ik opnemen?\"**\n\nMaar ook:\n\n**wie ontvangt het verslag → wie kan het later openen → wat gebeurt er met audio → wat blijft buiten het verslag.**\n\n---\n\n## Comité opnemen: wat onthouden?\n\nControleer deze zes punten vóór opname:\n\n* **Informatie**: weten leden dat sessies worden opgenomen?\n* **Doel**: is besluitverslag als doel vastgelegd?\n* **Rechtsgrondslag**: is legitiem belang gedocumenteerd met belangenafweging?\n* **Toegang**: is verspreidingsgebied ingesteld vóór eerste sessie?\n* **Bewaring**: wordt audio verwijderd na goedkeuring verslag?\n* **Afwezige personen**: voorziet uw beleid in hun informatie?\n\nAls AI betrokken is, voeg een zevende toe:\n\n**Weten leden dat AI het verslag maakt?**\n\n## Veelgestelde vragen\n\n### Is het legaal een comité op te nemen?\n\nJa, op basis van legitiem belang, na informatie en belangenafweging.\n\n### Is toestemming van elk lid nodig?\n\nNee, legitiem belang vereist geen toestemming. Wel vooraf informeren.\n\n### Kan een lid bezwaar maken?\n\nJa, volgens GDPR, om persoonlijke redenen.\n\n### Wie mag het verslag inzien?\n\nAlleen comitéleden. Toegangsrechten worden vooraf ingesteld.\n\n### Mag opname tijdens gevoelig punt worden gestopt?\n\nJa, dat is betrouwbaarder dan achteraf verwijderen.\n\n### Hoe lang bewaren?\n\nAfhankelijk van doel. CNIL adviseert max zes maanden voor werkopnames, tot een jaar voor analysematerialen.\n\n### Hebben besproken personen rechten?\n\nJa, dezelfde als deelnemers: toegang, correctie, verwijdering.\n\n---\n\n## Samengevat\n\n**Comité opnemen is mogelijk.**\n\nMaar stel uzelf niet alleen de vraag:\n\n> \"Mag ik opnemen?\"\n\nControleer de hele keten, met aandacht voor verspreiding:\n\n**informeren → opnemen → transcriberen → nakijken → delen met comité → audio verwijderen.**\n\n**Wilt u betrouwbare en beperkte verslagen?** [Zie hoe Leexi toegang regelt](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)\n\n## Bronnen\n\nTeksten geraadpleegd op 22 augustus 2026.\n\n* GDPR, artikelen 4, 5, 6, 12, 13, 15, 16, 17, 21, 28 en 32\n* Wetboek van Strafrecht, artikel 226-1\n* CNIL, Luisteren en opnemen van werktelefoongesprekken\n* Europese AI-verordening, artikel 50\n\n*Deze pagina beschrijft het toepasselijke kader en is geen juridisch advies.*\n","2026-08-31T15:20:42.870Z","2026-09-02T20:53:56.249Z","2026-09-08T11:32:08.046Z",{"id":221,"documentId":63,"metaTitle":222,"metaDescription":223,"slug":224,"heroTitle":222,"heroUnderTitle":225,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":179,"heroVideoUrl":68,"blog":226,"createdAt":227,"updatedAt":228,"publishedAt":229,"locale":184,"__type":132},24911,"Google Meet et le RGPD : ce que vous devez vérifier avant de l'utiliser","Où Google Meet stocke et traite vos réunions, ce que Google fait de vos données, ce que l'option Europe couvre et ne couvre pas. Faits relevés sur les pages officielles de Google le 2 septembre 2026.","\u002Ffr\u002Fcomparatifs-concurrence\u002Fgoogle-meet-rgpd\u002F","Région de stockage, traitement, entraînement, rattachement juridique : ce que les pages officielles de Google documentent, et ce qu'elles ne disent pas.","Google Meet peut stocker vos enregistrements et transcriptions en Europe, à condition que votre édition Google Workspace donne accès au réglage « région des données » et que votre administrateur l'ait choisi. Sans ce réglage, Google n'impose aucune localisation. Google s'engage contractuellement à ne pas utiliser vos données pour entraîner ses modèles sans votre autorisation. Google reste un éditeur de droit américain, et une région de stockage européenne ne change pas ce rattachement. Cette page est éditée par Leexi, dont l'outil de prise de notes IA s'utilise sur Google Meet, et elle ne dit que ce que les pages officielles de Google documentent.\n\n## Où Google Meet héberge et traite vos données\n\n**Par défaut, nulle part en particulier. Avec le bon réglage, en Europe.**\n\nGoogle Workspace propose un réglage nommé « data regions ». Un administrateur y choisit où les données couvertes sont stockées.\n\n> Google Workspace, « Data covered by data regions », mis à jour le 26 août 2026\n> *« you can choose to store your covered data in a specific geographic location (the United States or Europe) »*\n\nDeux régions existent, États-Unis ou Europe, plus l'option « sans préférence », qui n'impose aucune localisation. Pour Google Meet, les données couvertes sont les enregistrements (chats compris, dans Google Drive), les rapports de présence, les résultats de sondages, les transcriptions et les questions.\n\nLe réglage n'est pas disponible dans toutes les éditions. La page « Choose a geographic location for your data » liste celles qui y ont accès : Business Standard et Business Plus, Enterprise Standard et Enterprise Plus, Frontline Starter, Standard et Plus, Education Standard et Plus, Enterprise Essentials Plus. Business Starter n'en fait pas partie.\n\n### Stockage et traitement sont deux réglages différents\n\nC'est le point que les pages du marché omettent. Le réglage de région couvre les données au repos pour toutes les éditions listées. Il ne couvre le traitement que pour trois d'entre elles.\n\nD'après la même page, la couverture du traitement des données est « disponible pour Frontline Plus, Enterprise Plus et Enterprise Essentials Plus ». Une organisation en Business Standard qui choisit « Europe » obtient un stockage européen de ses enregistrements Meet, et un traitement qui peut avoir lieu ailleurs.\n\nDeux exclusions sont écrites noir sur blanc.\n\n> Google Workspace, « Data covered by data regions »\n> *« Data regions cannot be applied to customer-supplied data or data types not specifically stated in this document, such as logs or cached content. »*\n\nEt pour les fonctions Gemini : « Your organization's file sharing and data region settings do not apply to data in Gemini Notebook » (privacy hub, 14 août 2026).\n\nCe que ça donne pour vous : demandez à votre administrateur Workspace deux choses, l'édition souscrite et la valeur du réglage de région. Sans ces deux réponses, personne ne peut dire où sont vos réunions.\n\n## Ce que Google fait de vos conversations\n\n**Google s'engage par contrat à ne pas entraîner ses modèles sur vos données sans votre autorisation.**\n\nL'engagement figure dans le centre de confidentialité de l'IA générative de Google Workspace.\n\n> Google Workspace, « Generative AI in Google Workspace privacy hub », mis à jour le 14 août 2026\n> *« Workspace does not use customer data for training models without customer's prior permission or instruction. »*\n\nLe même document précise que les prompts sont des données client au sens du Cloud Data Processing Addendum, que « your interactions with Gemini stay within your organization », et que les contenus « won't be reviewed by human reviewers or otherwise used to train generative AI models outside of your domain without permission ».\n\nLa force juridique de cet engagement tient au contrat. Le Cloud Data Processing Addendum fixe le rôle de Google.\n\n> Google, Cloud Data Processing Addendum, article 4.1\n> *« Google is a processor and Customer is a controller or processor, as applicable, of Customer Personal Data. »*\n\nUn sous-traitant n'agit que sur instruction. C'est l'article 28 du RGPD qui l'impose.\n\n> RGPD, article 28, paragraphe 3, point a)\n> *« ne traite les données à caractère personnel que sur instruction documentée du responsable du traitement »*\n\nCe que ça donne pour vous : l'engagement de non-entraînement de Google est contractuel, pas seulement affiché. La réserve porte sur l'expression « sans autorisation préalable » : vérifiez qu'aucune fonction activée dans votre domaine ne vaut autorisation.\n\n## Les certifications de Google Workspace\n\n**Google s'engage à maintenir une certification ISO 27001 et des rapports SOC 2 et SOC 3 annuels.**\n\n> Google, Cloud Data Processing Addendum, article 7.4\n> *« Google will maintain at least the following for the Audited Services to verify the continued effectiveness of the Security Measures: a. certificates for ISO 27001 and any additional certifications described in Appendix 4 (Specific Products) […] ; and b. SOC 2 and SOC 3 reports produced by Google's Third-Party Auditor and updated annually based on an audit performed at least once every 12 months »*\n\nLe même contrat fixe le sort des données en fin de contrat : suppression sur instruction du client, après une période de récupération de 30 jours au plus, dans un délai maximal de 180 jours (article 6.2).\n\nLe crédit est dû : la certification est contractualisée et auditée par un tiers chaque année. Ce que la page publique de Google ne donne pas, c'est le périmètre exact du certificat par produit. Il figure à l'annexe 4 du contrat, à demander.\n\n## Le rattachement juridique de l'éditeur\n\n**Google est un éditeur de droit américain. Une région de stockage européenne ne change pas ce point.**\n\nLa loi américaine dite Cloud Act, adoptée en 2018, impose aux fournisseurs de services de communication de droit américain de remettre les données qu'ils détiennent, où qu'elles soient stockées.\n\n> 18 U.S. Code § 2713, ajouté par la loi Pub. L. 115-141 du 23 mars 2018\n> *« A provider of electronic communication service or remote computing service shall comply with the obligations of this chapter to preserve, backup, or disclose the contents of a wire or electronic communication and any record or other information pertaining to a customer or subscriber within such provider's possession, custody, or control, regardless of whether such communication, record, or other information is located within or outside of the United States. »*\n\nCe que ça donne pour vous : le réglage « Europe » répond à la question « où sont mes données ». Il ne répond pas à la question « quel droit peut y donner accès ». Les deux questions sont distinctes, et un DPO les pose séparément. Le point est dit ici une fois, il ne se répète pas.\n\n## Ce que ça change pour une équipe européenne\n\n| Votre situation | Ce que Google Meet vous donne | Ce que vous vérifiez |\n|---|---|---|\n| Usage courant, réunions internes et clients | Notification des participants au démarrage de l'enregistrement, enregistrement dans le Drive de l'organisateur, non-entraînement contractuel | L'édition, la valeur du réglage de région |\n| Secteur régulé (conseil, comptabilité, RH, juridique) | Stockage en Europe si l'édition le permet | Le traitement : couvert seulement en Frontline Plus, Enterprise Plus et Enterprise Essentials Plus |\n| Appel d'offres, questionnaire de sécurité | ISO 27001 et rapports SOC contractualisés, DPA public, suppression en fin de contrat sous 180 jours | Le périmètre du certificat (annexe 4), les sous-traitants ultérieurs (article 11 du CDPA) |\n| Exigence de souveraineté stricte, entité non soumise à un droit extraterritorial | Rien ne le permet, quel que soit le réglage | Un autre éditeur, ou un traitement en dehors de Google |\n\nCe que Leexi ajoute quand il rejoint une réunion Meet est un second périmètre, distinct de celui de Google : l'audio est transcrit et résumé sur l'infrastructure de Leexi (AWS région Paris, modèle de langage exécuté via Azure France en circuit fermé, aucun entraînement sur vos réunions), avec un DPA public et dix sous-traitants nommés. La page d'intégration [Google Meet](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fintegrations\u002Fvisio-conference\u002Fgoogle-meet\u002Fplateforme-de-visioconference\u002F) décrit comment brancher Leexi sur Meet. Le [dossier de conformité](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002F) et le [glossaire](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fglossaire-outil-de-prise-de-notes-ia\u002F) donnent les définitions et les pièces.\n\n## Questions fréquentes\n\n### Puis-je garantir à mon DPO que les enregistrements Meet restent en Europe ?\n\nOui pour le stockage, si votre édition donne accès au réglage de région (Business Standard et Plus, Enterprise Standard et Plus, Frontline, Education Standard et Plus, Enterprise Essentials Plus) et si l'administrateur a choisi « Europe ». Le traitement n'est couvert qu'en Frontline Plus, Enterprise Plus et Enterprise Essentials Plus. Les journaux et le contenu en cache restent hors réglage.\n\n### Google utilise-t-il mes réunions Meet pour entraîner Gemini ?\n\nNon sans votre autorisation ou instruction préalable, d'après le centre de confidentialité de l'IA générative de Workspace (14 août 2026). Les interactions restent dans votre organisation et ne sont pas relues par des humains hors de votre domaine sans permission. Vérifiez qu'aucune fonction activée dans votre domaine ne vaut autorisation.\n\n### Les participants sont-ils prévenus quand une réunion Meet est enregistrée ?\n\nOui. La page d'aide de Google Meet indique que les participants reçoivent une notification au démarrage et à l'arrêt de l'enregistrement. Cette notification ne remplace pas l'information que le RGPD vous impose de donner en tant qu'organisateur, sur la finalité et la durée de conservation.\n\n### Où va l'enregistrement et qui y a accès ?\n\nDans le Google Drive de l'organisateur, dans un dossier « Meet », avec un sous-dossier par réunion. L'accès suit les règles de partage de Drive de votre organisation. Seules certaines éditions autorisent l'enregistrement : Business Standard et Plus, Enterprise, Essentials, Education Plus, Workspace Individual.\n\n### Que deviennent mes données à la fin de mon contrat Google Workspace ?\n\nLe Cloud Data Processing Addendum (article 6.2) prévoit la suppression de toutes les données client restantes sur instruction du client à la fin du contrat, après une période de récupération de 30 jours au plus, dans un délai maximal de 180 jours, sauf obligation légale de conservation.\n\n### Google Meet suffit-il pour une exigence de souveraineté stricte ?\n\nNon. Google est un éditeur de droit américain, soumis au 18 U.S. Code § 2713 quel que soit le lieu de stockage. Le réglage « Europe » localise les données, il ne change pas le droit qui peut y donner accès. Pour cette exigence, le critère est le rattachement juridique de l'éditeur, pas la région du datacenter.\n\n## Sources\n\nDonnées vérifiées le 2 septembre 2026 sur les pages officielles de Google.\n\n* Google Workspace, « Data covered by data regions », mis à jour le 26 août 2026\n* Google Workspace, « Choose a geographic location for your data », mis à jour le 26 août 2026\n* Google, Cloud Data Processing Addendum, articles 4.1, 6.2, 7.4, 10 et 11\n* Google Workspace, « Generative AI in Google Workspace privacy hub », mis à jour le 14 août 2026\n* Aide Google Meet, « Record a video meeting »\n* RGPD, articles 5 et 28, texte publié par la CNIL\n* 18 U.S. Code § 2713, Legal Information Institute, Cornell Law School\n\n*Cette page décrit le cadre applicable. Elle ne constitue pas un avis juridique.*\n","2026-09-02T09:13:21.770Z","2026-09-08T11:31:44.265Z","2026-09-08T11:32:07.377Z",{"id":231,"documentId":63,"metaTitle":232,"metaDescription":233,"slug":234,"heroTitle":232,"heroUnderTitle":235,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":236,"heroVideoUrl":68,"blog":237,"createdAt":238,"updatedAt":239,"publishedAt":240,"locale":241,"__type":132},24930,"Google Meet y el RGPD: lo que debe verificar antes de usarlo","Dónde Google Meet almacena y procesa sus reuniones, qué hace Google con sus datos y qué cubre la opción Europa. Datos oficiales al 2 sep 2026.","\u002Fes\u002Fcomparacion-competidores\u002Fgoogle-meet-rgpd\u002F","Región de almacenamiento, procesamiento, entrenamiento, vínculo legal: lo que documentan las páginas oficiales de Google y lo que no dicen.","Probar gratis","Google Meet puede almacenar sus grabaciones y transcripciones en Europa, siempre que su edición de Google Workspace permita el ajuste «región de datos» y su administrador lo haya seleccionado. Sin este ajuste, Google no impone ninguna localización. Google se compromete contractualmente a no usar sus datos para entrenar sus modelos sin su autorización. Google sigue siendo un editor bajo ley estadounidense, y una región europea de almacenamiento no cambia este vínculo. Esta página es editada por Leexi, cuyo asistente de toma de notas IA se usa en Google Meet, y solo refleja lo que documentan las páginas oficiales de Google.\n\n## Dónde Google Meet aloja y procesa sus datos\n\n**Por defecto, en ningún lugar en particular. Con el ajuste adecuado, en Europa.**\n\nGoogle Workspace ofrece un ajuste llamado «data regions». Un administrador elige dónde se almacenan los datos cubiertos.\n\n> Google Workspace, «Data covered by data regions», actualizado el 26 de agosto de 2026\n> *«puede elegir almacenar sus datos cubiertos en una ubicación geográfica específica (Estados Unidos o Europa)»*\n\nExisten dos regiones, EE. UU. o Europa, más la opción «sin preferencia», que no impone localización. Para Google Meet, los datos cubiertos son grabaciones (incluidos chats en Google Drive), informes de asistencia, resultados de encuestas, transcripciones y preguntas.\n\nEl ajuste no está disponible en todas las ediciones. La página «Choose a geographic location for your data» lista las que tienen acceso: Business Standard y Business Plus, Enterprise Standard y Enterprise Plus, Frontline Starter, Standard y Plus, Education Standard y Plus, Enterprise Essentials Plus. Business Starter no está incluida.\n\n### Almacenamiento y procesamiento son ajustes diferentes\n\nEste es un punto que las páginas del mercado omiten. El ajuste de región cubre los datos en reposo para todas las ediciones listadas. Solo cubre el procesamiento para tres de ellas.\n\nSegún la misma página, la cobertura del procesamiento de datos está «disponible para Frontline Plus, Enterprise Plus y Enterprise Essentials Plus». Una organización en Business Standard que elija «Europa» obtiene almacenamiento europeo de sus grabaciones Meet, pero el procesamiento puede realizarse en otro lugar.\n\nHay dos exclusiones expresas.\n\n> Google Workspace, «Data covered by data regions»\n> *«Las regiones de datos no se aplican a datos proporcionados por el cliente ni a tipos de datos no especificados en este documento, como registros o contenido en caché.»*\n\nY para funciones Gemini: «Los ajustes de compartición de archivos y región de datos de su organización no se aplican a datos en Gemini Notebook» (privacy hub, 14 de agosto de 2026).\n\nQué significa para usted: pregunte a su administrador Workspace dos cosas, la edición contratada y el valor del ajuste de región. Sin estas respuestas, nadie puede decir dónde están sus reuniones.\n\n## Qué hace Google con sus conversaciones\n\n**Google se compromete contractualmente a no entrenar sus modelos con sus datos sin su autorización.**\n\nEste compromiso está en el centro de privacidad de IA generativa de Google Workspace.\n\n> Google Workspace, «Generative AI in Google Workspace privacy hub», actualizado el 14 de agosto de 2026\n> *«Workspace no usa datos del cliente para entrenar modelos sin permiso o instrucción previa del cliente.»*\n\nEl mismo documento aclara que los prompts son datos del cliente según el Cloud Data Processing Addendum, que «sus interacciones con Gemini permanecen dentro de su organización», y que los contenidos «no serán revisados por humanos ni usados para entrenar modelos de IA generativa fuera de su dominio sin permiso».\n\nLa fuerza legal de este compromiso radica en el contrato. El Cloud Data Processing Addendum define el rol de Google.\n\n> Google, Cloud Data Processing Addendum, artículo 4.1\n> *«Google es un procesador y el Cliente es controlador o procesador, según corresponda, de los Datos Personales del Cliente.»*\n\nUn subcontratista solo actúa bajo instrucciones. Esto lo impone el artículo 28 del RGPD.\n\n> RGPD, artículo 28, párrafo 3, punto a)\n> *«solo procesa datos personales bajo instrucciones documentadas del responsable del tratamiento»*\n\nQué significa para usted: el compromiso de no entrenamiento de Google es contractual, no solo declarativo. La reserva está en la expresión «sin autorización previa»: verifique que ninguna función activada en su dominio equivalga a autorización.\n\n## Certificaciones de Google Workspace\n\n**Google se compromete a mantener certificación ISO 27001 y reportes SOC 2 y SOC 3 anuales.**\n\n> Google, Cloud Data Processing Addendum, artículo 7.4\n> *«Google mantendrá al menos lo siguiente para los Servicios Auditados para verificar la eficacia continua de las Medidas de Seguridad: a. certificados ISO 27001 y otras certificaciones descritas en el Apéndice 4 (Productos específicos) […] ; y b. reportes SOC 2 y SOC 3 producidos por el Auditor Externo de Google y actualizados anualmente tras auditoría al menos cada 12 meses»*\n\nEl mismo contrato establece el destino de los datos al finalizar el contrato: eliminación bajo instrucción del cliente, tras un período de recuperación máximo de 30 días, en un plazo máximo de 180 días (artículo 6.2).\n\nEl mérito es debido: la certificación está contractualizada y auditada por terceros anualmente. Lo que la página pública de Google no detalla es el alcance exacto del certificado por producto. Está en el apéndice 4 del contrato, disponible a solicitud.\n\n## Vínculo legal del editor\n\n**Google es un editor bajo ley estadounidense. Una región europea de almacenamiento no cambia esto.**\n\nLa ley estadounidense Cloud Act, aprobada en 2018, obliga a proveedores de servicios de comunicación bajo ley estadounidense a entregar datos que posean, donde sea que estén almacenados.\n\n> 18 U.S. Code § 2713, añadido por ley Pub. L. 115-141 del 23 de marzo de 2018\n> *«Un proveedor de servicio de comunicación electrónica o computación remota cumplirá con las obligaciones de este capítulo para preservar, respaldar o divulgar el contenido de una comunicación electrónica y cualquier registro o información relacionada con un cliente o suscriptor en posesión, custodia o control del proveedor, sin importar si dicha comunicación, registro o información está dentro o fuera de los Estados Unidos.»*\n\nQué significa para usted: el ajuste «Europa» responde a la pregunta «dónde están mis datos». No responde a «qué ley puede acceder a ellos». Son preguntas distintas, y un DPO las plantea separadamente. Este punto se menciona aquí una vez y no se repite.\n\n## Qué cambia para un equipo europeo\n\n| Su situación | Lo que Google Meet le ofrece | Lo que verifica |\n|---|---|---|\n| Uso común, reuniones internas y con clientes | Notificación a participantes al iniciar grabación, grabación en Drive del organizador, no entrenamiento contractual | Edición, valor del ajuste de región |\n| Sector regulado (consultoría, contabilidad, RRHH, legal) | Almacenamiento en Europa si la edición lo permite | Procesamiento: cubierto solo en Frontline Plus, Enterprise Plus y Enterprise Essentials Plus |\n| Licitaciones, cuestionarios de seguridad | ISO 27001 y reportes SOC contractuales, DPA público, eliminación al fin del contrato en 180 días | Alcance del certificado (apéndice 4), subcontratistas posteriores (artículo 11 del CDPA) |\n| Requisito de soberanía estricta, entidad no sujeta a ley extraterritorial | Nada lo permite, sin importar el ajuste | Otro editor o procesamiento fuera de Google |\n\nLo que Leexi añade al unirse a una reunión Meet es un segundo ámbito, distinto al de Google: el audio se transcribe y resume en la infraestructura de Leexi (AWS región París, modelo de lenguaje ejecutado vía Azure Francia en circuito cerrado, sin entrenamiento con sus reuniones), con un DPA público y diez subcontratistas nombrados. La página de integración [Google Meet](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fes\u002Fintegraciones\u002Fvideoconferencia\u002Fgoogle-meet\u002Fplataforma-de-videoconferencia\u002F) describe cómo conectar Leexi a Meet. El [dossier de cumplimiento](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fes\u002Fseguridad\u002Fcertificaciones-auditorias-cumplimiento\u002F) y el [glosario](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fes\u002Fseguridad\u002Fcertificaciones-auditorias-cumplimiento\u002Fglosario-herramienta-de-toma-de-notas-ia\u002F) ofrecen definiciones y documentos.\n\n## Preguntas frecuentes\n\n### ¿Puedo garantizar a mi DPO que las grabaciones Meet permanecen en Europa?\n\nSí para almacenamiento, si su edición permite el ajuste de región (Business Standard y Plus, Enterprise Standard y Plus, Frontline, Education Standard y Plus, Enterprise Essentials Plus) y si el administrador eligió «Europa». El procesamiento solo está cubierto en Frontline Plus, Enterprise Plus y Enterprise Essentials Plus. Los registros y contenido en caché quedan fuera del ajuste.\n\n### ¿Google usa mis reuniones Meet para entrenar Gemini?\n\nNo sin su autorización o instrucción previa, según el centro de privacidad de IA generativa de Workspace (14 de agosto de 2026). Las interacciones permanecen en su organización y no son revisadas por humanos fuera de su dominio sin permiso. Verifique que ninguna función activada en su dominio equivalga a autorización.\n\n### ¿Se avisa a los participantes cuando una reunión Meet se graba?\n\nSí. La ayuda de Google Meet indica que los participantes reciben notificación al inicio y fin de la grabación. Esta notificación no reemplaza la información que el RGPD exige como organizador sobre finalidad y duración de conservación.\n\n### ¿Dónde va la grabación y quién tiene acceso?\n\nEn el Google Drive del organizador, en una carpeta «Meet», con subcarpeta por reunión. El acceso sigue las reglas de compartición de Drive de su organización. Solo ciertas ediciones permiten grabación: Business Standard y Plus, Enterprise, Essentials, Education Plus, Workspace Individual.\n\n### ¿Qué pasa con mis datos al terminar mi contrato Google Workspace?\n\nEl Cloud Data Processing Addendum (artículo 6.2) prevé la eliminación de todos los datos del cliente restantes bajo instrucción del cliente al fin del contrato, tras un período de recuperación máximo de 30 días, en un plazo máximo de 180 días, salvo obligación legal de conservación.\n\n### ¿Google Meet es suficiente para un requisito de soberanía estricta?\n\nNo. Google es un editor bajo ley estadounidense, sujeto al 18 U.S. Code § 2713 sin importar el lugar de almacenamiento. El ajuste «Europa» localiza los datos, pero no cambia la ley que puede acceder a ellos. Para este requisito, el criterio es el vínculo legal del editor, no la región del centro de datos.\n\n## Fuentes\n\nDatos verificados el 2 de septiembre de 2026 en páginas oficiales de Google.\n\n* Google Workspace, «Data covered by data regions», actualizado el 26 de agosto de 2026\n* Google Workspace, «Choose a geographic location for your data», actualizado el 26 de agosto de 2026\n* Google, Cloud Data Processing Addendum, artículos 4.1, 6.2, 7.4, 10 y 11\n* Google Workspace, «Generative AI in Google Workspace privacy hub», actualizado el 14 de agosto de 2026\n* Ayuda Google Meet, «Record a video meeting»\n* RGPD, artículos 5 y 28, texto publicado por la CNIL\n* 18 U.S. Code § 2713, Legal Information Institute, Cornell Law School\n\n*Esta página describe el marco aplicable. No constituye asesoría legal.*\n","2026-09-07T07:43:55.027Z","2026-09-08T11:31:44.720Z","2026-09-08T11:32:14.723Z","es",{"id":243,"documentId":63,"metaTitle":244,"metaDescription":245,"slug":246,"heroTitle":244,"heroUnderTitle":247,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":153,"heroVideoUrl":68,"blog":248,"createdAt":249,"updatedAt":250,"publishedAt":251,"locale":158,"__type":132},24948,"Google Meet e il GDPR: cosa verificare prima di usarlo","Dove Google Meet archivia e tratta le tue riunioni, cosa fa Google con i dati, coperture dell'opzione Europa. Dati ufficiali Google al 2 settembre 2026.","\u002Fit\u002Fconfronto-concorrenza\u002Fgoogle-meet-gdpr\u002F","Regione di archiviazione, trattamento, formazione, legame giuridico: cosa dicono e non dicono le pagine ufficiali di Google.","Google Meet può archiviare le tue registrazioni e trascrizioni in Europa, se la tua edizione Google Workspace consente l'impostazione «regione dati» e l'amministratore l'ha scelta. Senza questa impostazione, Google non impone localizzazione. Google si impegna contrattualmente a non usare i tuoi dati per addestrare i suoi modelli senza autorizzazione. Google è un editore di diritto americano, e una regione di archiviazione europea non cambia questo legame. Questa pagina è di Leexi, il cui strumento di note IA si usa su Google Meet, e riporta solo ciò che documentano le pagine ufficiali di Google.\n\n## Dove Google Meet ospita e tratta i tuoi dati\n\n**Di default, nessun luogo specifico. Con l'impostazione giusta, in Europa.**\n\nGoogle Workspace offre un'impostazione chiamata «data regions». Un amministratore sceglie dove archiviare i dati coperti.\n\n> Google Workspace, «Data covered by data regions», aggiornato 26 agosto 2026\n> *«puoi scegliere di archiviare i dati coperti in una posizione geografica specifica (Stati Uniti o Europa)»*\n\nEsistono due regioni, USA o Europa, più l'opzione «nessuna preferenza», che non impone localizzazione. Per Google Meet, i dati coperti sono registrazioni (chat incluse, in Google Drive), report di presenza, risultati sondaggi, trascrizioni e domande.\n\nL'impostazione non è disponibile in tutte le edizioni. La pagina «Choose a geographic location for your data» elenca quelle con accesso: Business Standard e Plus, Enterprise Standard e Plus, Frontline Starter, Standard e Plus, Education Standard e Plus, Enterprise Essentials Plus. Business Starter non è inclusa.\n\n### Archiviazione e trattamento sono due impostazioni diverse\n\nQuesto punto è omesso dalle pagine di mercato. L'impostazione regione copre i dati a riposo per tutte le edizioni elencate. Copre il trattamento solo per tre di esse.\n\nSecondo la stessa pagina, la copertura del trattamento dati è «disponibile per Frontline Plus, Enterprise Plus e Enterprise Essentials Plus». Un'organizzazione Business Standard che sceglie «Europa» ottiene archiviazione europea delle registrazioni Meet, ma il trattamento può avvenire altrove.\n\nDue esclusioni sono scritte chiaramente.\n\n> Google Workspace, «Data covered by data regions»\n> *«Le regioni dati non si applicano a dati forniti dal cliente o tipi di dati non specificati in questo documento, come log o contenuti in cache.»*\n\nE per le funzioni Gemini: «Le impostazioni di condivisione file e regione dati della tua organizzazione non si applicano ai dati in Gemini Notebook» (privacy hub, 14 agosto 2026).\n\nCosa significa per te: chiedi al tuo amministratore Workspace due cose, l'edizione sottoscritta e il valore dell'impostazione regione. Senza queste risposte, nessuno può dire dove sono le tue riunioni.\n\n## Cosa fa Google con le tue conversazioni\n\n**Google si impegna contrattualmente a non addestrare i suoi modelli con i tuoi dati senza autorizzazione.**\n\nL'impegno è nel centro privacy IA generativa di Google Workspace.\n\n> Google Workspace, «Generative AI in Google Workspace privacy hub», aggiornato 14 agosto 2026\n> *«Workspace non usa dati cliente per addestrare modelli senza previa autorizzazione o istruzione del cliente.»*\n\nLo stesso documento specifica che i prompt sono dati cliente secondo il Cloud Data Processing Addendum, che «le tue interazioni con Gemini restano nella tua organizzazione», e che i contenuti «non saranno revisionati da umani né usati per addestrare AI generativa fuori dal tuo dominio senza permesso».\n\nLa forza legale di questo impegno è contrattuale. Il Cloud Data Processing Addendum definisce il ruolo di Google.\n\n> Google, Cloud Data Processing Addendum, art. 4.1\n> *«Google è un responsabile del trattamento e il Cliente è titolare o responsabile del trattamento, secondo i casi, dei dati personali cliente.»*\n\nUn subappaltatore agisce solo su istruzioni. Lo impone l'articolo 28 del GDPR.\n\n> GDPR, art. 28, par. 3, lett. a)\n> *«tratta i dati personali solo su istruzioni documentate del titolare del trattamento»*\n\nCosa significa per te: l'impegno di non addestramento di Google è contrattuale, non solo dichiarato. La riserva riguarda «senza autorizzazione preventiva»: verifica che nessuna funzione attivata nel tuo dominio equivalga ad autorizzazione.\n\n## Certificazioni di Google Workspace\n\n**Google mantiene certificazione ISO 27001 e rapporti SOC 2 e SOC 3 annuali.**\n\n> Google, Cloud Data Processing Addendum, art. 7.4\n> *«Google manterrà almeno quanto segue per i Servizi Auditati per verificare l'efficacia continua delle Misure di Sicurezza: a. certificati ISO 27001 e altre certificazioni descritte nell'Allegato 4 (Prodotti Specifici) […] ; b. rapporti SOC 2 e SOC 3 prodotti dall'Auditor Terzo di Google e aggiornati annualmente con audit almeno ogni 12 mesi»*\n\nLo stesso contratto stabilisce la gestione dati a fine contratto: cancellazione su istruzione cliente, dopo un periodo di recupero massimo di 30 giorni, entro 180 giorni (art. 6.2).\n\nIl merito è dovuto: la certificazione è contrattuale e auditata da terzi ogni anno. Ciò che la pagina pubblica Google non specifica è l'esatto perimetro del certificato per prodotto. È nell'allegato 4 del contratto, da richiedere.\n\n## Il legame giuridico dell'editore\n\n**Google è un editore di diritto americano. Una regione di archiviazione europea non cambia questo.**\n\nLa legge americana Cloud Act, del 2018, impone ai fornitori di servizi di comunicazione di diritto USA di consegnare dati in loro possesso, ovunque archiviati.\n\n> 18 U.S. Code § 2713, aggiunto dalla legge Pub. L. 115-141 del 23 marzo 2018\n> *«Un fornitore di servizi di comunicazione elettronica o di calcolo remoto deve rispettare gli obblighi di questo capitolo per preservare, eseguire backup o divulgare contenuti di comunicazioni elettroniche e qualsiasi registro o informazione relativa a un cliente o abbonato in suo possesso, indipendentemente da dove siano localizzati.»*\n\nCosa significa per te: l'impostazione «Europa» risponde a «dove sono i miei dati». Non risponde a «quale legge può accedervi». Le due domande sono distinte, e un DPO le considera separatamente. Questo punto è detto qui una volta sola.\n\n## Cosa cambia per un team europeo\n\n| Situazione | Cosa Google Meet offre | Cosa verificare |\n|---|---|---|\n| Uso comune, riunioni interne e clienti | Notifica partecipanti all'inizio registrazione, salvataggio nel Drive dell'organizzatore, non addestramento contrattuale | Edizione, valore impostazione regione |\n| Settore regolamentato (consulenza, contabilità, HR, legale) | Archiviazione in Europa se edizione lo consente | Trattamento: coperto solo in Frontline Plus, Enterprise Plus e Enterprise Essentials Plus |\n| Gara d'appalto, questionario sicurezza | ISO 27001 e rapporti SOC contrattuali, DPA pubblico, cancellazione a fine contratto entro 180 giorni | Perimetro certificato (allegato 4), subappaltatori (art. 11 CDPA) |\n| Sovranità rigorosa, entità non soggetta a diritto extraterritoriale | Nessuna opzione, qualunque impostazione | Altro editore o trattamento fuori Google |\n\nCiò che Leexi aggiunge entrando in una riunione Meet è un secondo perimetro, distinto da Google: audio trascritto e riassunto sull'infrastruttura Leexi (AWS regione Parigi, modello linguistico eseguito via Azure Francia in circuito chiuso, nessun addestramento sulle tue riunioni), con DPA pubblico e dieci subappaltatori nominati. La pagina d'integrazione [Google Meet](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fit\u002Fintegrazioni\u002Fvideoconferenza\u002Fgoogle-meet\u002Fpiattaforma-di-videoconferenza\u002F) spiega come collegare Leexi a Meet. Il [dossier conformità](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fit\u002Fsicurezza\u002Fcertificazioni-audit-conformita-normativa\u002F) e il [glossario](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fit\u002Fsicurezza\u002Fcertificazioni-audit-conformita-normativa\u002Fglossario-strumento-di-prendere-appunti-ia\u002F) forniscono definizioni e documenti.\n\n## Domande frequenti\n\n### Posso garantire al mio DPO che le registrazioni Meet restino in Europa?\n\nSì per l'archiviazione, se la tua edizione consente l'impostazione regione (Business Standard e Plus, Enterprise Standard e Plus, Frontline, Education Standard e Plus, Enterprise Essentials Plus) e l'amministratore ha scelto «Europa». Il trattamento è coperto solo in Frontline Plus, Enterprise Plus e Enterprise Essentials Plus. Log e contenuti cache restano fuori impostazione.\n\n### Google usa le mie riunioni Meet per addestrare Gemini?\n\nNo senza autorizzazione o istruzione preventiva, secondo il centro privacy IA generativa Workspace (14 agosto 2026). Le interazioni restano nella tua organizzazione e non sono riviste da umani esterni senza permesso. Verifica che nessuna funzione attivata nel tuo dominio equivalga ad autorizzazione.\n\n### I partecipanti sono avvisati quando una riunione Meet è registrata?\n\nSì. La pagina di aiuto Google Meet indica che i partecipanti ricevono notifica all'inizio e fine registrazione. Questa notifica non sostituisce l'informativa GDPR che devi fornire come organizzatore su finalità e durata conservazione.\n\n### Dove va la registrazione e chi vi accede?\n\nNel Google Drive dell'organizzatore, in una cartella «Meet», con sottocartella per riunione. Accesso secondo regole condivisione Drive dell'organizzazione. Solo alcune edizioni permettono registrazione: Business Standard e Plus, Enterprise, Essentials, Education Plus, Workspace Individual.\n\n### Cosa succede ai miei dati a fine contratto Google Workspace?\n\nIl Cloud Data Processing Addendum (art. 6.2) prevede cancellazione di tutti i dati cliente residui su istruzione cliente a fine contratto, dopo periodo recupero massimo 30 giorni, entro 180 giorni, salvo obbligo legale di conservazione.\n\n### Google Meet basta per un requisito di sovranità rigorosa?\n\nNo. Google è editore di diritto americano, soggetto a 18 U.S. Code § 2713 ovunque siano i dati. L'impostazione «Europa» localizza i dati, ma non cambia la legge che vi può accedere. Per questo requisito conta il legame giuridico dell'editore, non la regione del datacenter.\n\n## Fonti\n\nDati verificati il 2 settembre 2026 sulle pagine ufficiali Google.\n\n* Google Workspace, «Data covered by data regions», aggiornato 26 agosto 2026\n* Google Workspace, «Choose a geographic location for your data», aggiornato 26 agosto 2026\n* Google, Cloud Data Processing Addendum, articoli 4.1, 6.2, 7.4, 10 e 11\n* Google Workspace, «Generative AI in Google Workspace privacy hub», aggiornato 14 agosto 2026\n* Guida Google Meet, «Record a video meeting»\n* GDPR, articoli 5 e 28, testo pubblicato da CNIL\n* 18 U.S. Code § 2713, Legal Information Institute, Cornell Law School\n\n*Questa pagina descrive il quadro applicabile. Non costituisce consulenza legale.*\n","2026-09-07T07:44:28.707Z","2026-09-08T11:31:44.816Z","2026-09-08T11:32:23.933Z",{"id":253,"documentId":173,"metaTitle":254,"metaDescription":255,"slug":256,"heroTitle":257,"heroUnderTitle":258,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":153,"heroVideoUrl":68,"blog":259,"createdAt":260,"updatedAt":261,"publishedAt":262,"locale":158,"__type":132},24940,"Registrare un comitato direttivo: le regole RGPD","Non è il diritto di registrare, ma la diffusione del verbale. Interesse legittimo, accesso e persone assenti coinvolte.","\u002Fit\u002Fsicurezza\u002Fcertificazioni-audit-conformita-normativa\u002Fregistrare-un-comitato-di-direzione-gdpr\u002F","Registrare un comitato direttivo: quali regole RGPD?","Chi potrà leggere il verbale e cosa succede alle parole su persone assenti.","Registrate i vostri comitati per ottenere un verbale delle decisioni affidabile? È possibile, e la questione del diritto di registrare si risolve rapidamente, poiché i partecipanti sono i vostri collaboratori.\n\n**La vera questione è altrove: chi potrà leggere il verbale, e che cosa succede alle parole dette su persone assenti.**\n\n## Si può registrare un comitato direttivo?\n\n**Sì, ma non senza inquadrare il trattamento.**\n\nUn comitato direttivo nomina persone, discute i loro risultati e a volte il loro futuro nell'organizzazione. Costituisce quindi un trattamento di dati personali ai sensi del RGPD.\n\nDovete in particolare:\n\n* informare i membri del comitato prima della registrazione;\n* determinare la vostra base giuridica;\n* definire la finalità della registrazione;\n* limitare il periodo di conservazione;\n* limitare la diffusione del verbale;\n* tenere conto delle persone assenti di cui si parla.\n\nRegistrare all'insaputa delle persone presenti rientra inoltre nel Codice penale francese, che punisce «con un anno di reclusione e 45 000 euro di ammenda il fatto di violare volontariamente, con qualsiasi mezzo, l'intimità della vita privata altrui: 1° captando, registrando o trasmettendo, senza il consenso del loro autore, parole pronunciate in via privata o confidenziale» (articolo 226-1).\n\n### La registrazione di un comitato è un dato personale?\n\n**Sì.**\n\nIl RGPD definisce il dato personale come «qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile» (articolo 4, punto 1).\n\nI partecipanti sono identificabili, e le persone citate in seduta lo sono altrettanto.\n\nAnche la trascrizione e il verbale sono interessati.\n\n### Perché questo tipo di riunione è diverso?\n\n**Perché i dati più sensibili non riguardano i partecipanti.**\n\nRiguardano le persone di cui si parla e che non sono nella stanza: un collaboratore la cui situazione viene discussa, un cliente, un partner. Il quadro comune a tutte le riunioni è illustrato nella pagina [registrare una riunione professionale](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fit\u002Fsicurezza\u002Fcertificazioni-audit-conformita-normativa\u002Fregistrare-una-riunione-professionale-gdpr\u002F).\n\nEffettuate inoltre più trattamenti successivi:\n\n**registrare → trascrivere → redigere → diffondere al comitato → conservare → cancellare.**\n\n### Quali dati vengono registrati?\n\nA seconda dello strumento utilizzato, potete conservare:\n\n* l'audio della seduta;\n* la trascrizione;\n* il nome dei partecipanti;\n* la data e la durata;\n* il verbale;\n* le decisioni assunte;\n* le azioni assegnate;\n* le menzioni di persone assenti.\n\n---\n\n## Bisogna avvertire i membri del comitato prima di registrare?\n\n**Sì.**\n\nL'informazione deve essere fornita **prima o nel momento in cui i dati sono raccolti**. Il testo richiede che sia fornita «nel momento in cui i dati personali sono ottenuti» (RGPD, articolo 13, paragrafo 1).\n\nIn un comitato ricorrente, l'annuncio si fa una volta all'avvio del dispositivo, e poi si richiama all'apertura di ogni seduta.\n\n### Che cosa bisogna dire loro?\n\nLa CNIL indica che le persone interessate «devono essere informate in particolare: dell'esistenza del dispositivo; dell'identità del titolare del trattamento; delle finalità perseguite».\n\nSu questo tipo di riunione, un punto conta più degli altri: l'elenco delle persone che avranno accesso al verbale.\n\nDovete quindi poter spiegare in modo semplice:\n\n**chi registra → perché → chi leggerà il verbale → per quanto tempo è conservato.**\n\n### Bisogna informare le persone di cui si parla in seduta?\n\n**La questione merita di essere affrontata nella vostra politica interna.**\n\nIl RGPD prevede un'informazione delle persone i cui dati sono trattati. Un comitato che affronta regolarmente situazioni individuali fa bene a trattare questo punto a monte piuttosto che in seduta.\n\n### Bisogna precisare che un'IA redige il verbale?\n\n**Sì.**\n\nLa registrazione audio e il trattamento effettuato poi dall'IA sono due operazioni che è utile distinguere.\n\nIl regolamento europeo sull'intelligenza artificiale prevede che «i fornitori garantiscono che i sistemi di IA destinati a interagire direttamente con le persone fisiche siano progettati e sviluppati in modo tale che le persone fisiche interessate siano informate del fatto che stanno interagendo con un sistema di IA» (articolo 50, paragrafo 1). Questi obblighi si applicano dal 2 agosto 2026 e riguardano il fornitore del sistema; il vostro obbligo di informare deriva dal RGPD e dalla dottrina della CNIL.\n\nPotete per esempio annunciare:\n\n> «La seduta è registrata e un assistente IA ne redige automaticamente il verbale.»\n\n### Come gestire un ospite occasionale?\n\n**Lo informate al suo arrivo.**\n\nIl suo accesso al verbale può inoltre limitarsi alla parte che lo riguarda.\n\n---\n\n## Quale base giuridica utilizzare per registrare un comitato?\n\n**Il legittimo interesse è il fondamento adottato per le riunioni interne.**\n\nIl consenso pone qui una difficoltà che il legittimo interesse evita.\n\n### Si può utilizzare il legittimo interesse?\n\n**Sì, in particolare per un comitato interno.**\n\nL'articolo 6 del RGPD autorizza un trattamento «necessario per il perseguimento del legittimo interesse del titolare del trattamento o di terzi, a condizione che non prevalgano gli interessi o i diritti e le libertà fondamentali dell'interessato» (paragrafo 1, lettera f).\n\nDovete quindi in particolare effettuare un **bilanciamento degli interessi** e informare i partecipanti.\n\n### Perché non il consenso?\n\n**Perché la libertà di rifiutare è discutibile.**\n\nIl consenso deve essere libero. Tra un dirigente e i membri del suo comitato, questa condizione è più delicata da dimostrare. Non pone la stessa difficoltà in [una riunione commerciale](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fit\u002Fsicurezza\u002Fcertificazioni-audit-conformita-normativa\u002Fregistrare-una-riunione-commerciale-gdpr\u002F), dove il vostro interlocutore può rifiutare senza conseguenze.\n\n### Quale finalità adottare?\n\n**Produrre un verbale delle decisioni e un monitoraggio delle azioni.**\n\nÈ una finalità chiara, che giustifica la registrazione e che delimita ciò che potete farne.\n\n«Conserviamo le sedute per ogni eventualità» non è una finalità, e non permette né di giustificare il trattamento né di fissare una durata.\n\n### Un membro del comitato può opporsi?\n\n**Sì, alle condizioni previste dal RGPD**, poiché il trattamento si basa sul legittimo interesse.\n\nL'interessato ha il «diritto di opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla sua situazione particolare, al trattamento dei dati personali che lo riguardano ai sensi dell'articolo 6, paragrafo 1, lettere e) o f)» (RGPD, articolo 21, paragrafo 1).\n\n---\n\n## Per quanto tempo conservare la registrazione di un comitato?\n\n**Per il tempo necessario alla finalità perseguita, e non oltre.**\n\nIl RGPD impone dati «conservati in una forma che consenta l'identificazione degli interessati per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali sono trattati» (articolo 5, paragrafo 1, lettera e).\n\n### Per quanto tempo conservare l'audio?\n\nPer l'ascolto e la registrazione delle chiamate sul luogo di lavoro, la CNIL indica che «le registrazioni possono essere conservate fino a un massimo di sei mesi».\n\nUn comitato direttivo in genere non ha bisogno del suo audio oltre la validazione del verbale, ed è l'audio che contiene le parole escluse dal verbale finale.\n\n### Per quanto tempo conservare il verbale?\n\nLa CNIL indica che «i documenti di analisi possono essere conservati fino a un anno».\n\nUn verbale delle decisioni che serve da memoria può richiedere una durata più lunga, a condizione che sia scritta e giustificata.\n\n### Bisogna trattare tutte le sedute nello stesso modo?\n\n**No.**\n\nUna seduta che affronta situazioni individuali non richiede le stesse regole di una revisione di cifre.\n\nUna politica efficace può prevedere:\n\n**seduta ordinaria → conservazione standard · seduta sensibile → durata più breve e accesso più ristretto.**\n\n---\n\n## Chi può accedere al verbale di un comitato?\n\n**Unicamente i membri del comitato.**\n\nÈ il punto che pone più difficoltà in pratica su questo tipo di riunione.\n\n### Chi può consultare l'audio, la trascrizione e il verbale?\n\nI tre file non rispondono necessariamente alla stessa esigenza.\n\nPotete per esempio:\n\n* condividere il verbale con i membri del comitato;\n* limitare l'accesso alla trascrizione;\n* conservare l'audio per le esigenze realmente giustificate.\n\nL'accesso si decide prima della prima seduta registrata, e non una volta che i verbali sono già stati prodotti.\n\n### Serve uno spazio separato per queste riunioni?\n\n**È più semplice da controllare.**\n\nArchiviare i verbali del comitato nello stesso spazio delle altre riunioni equivale a far dipendere la riservatezza dai permessi di ogni singolo file.\n\n### Bisogna cifrare i dati?\n\n**La sicurezza deve essere adeguata al rischio.**\n\nIl RGPD richiede «misure tecniche e organizzative adeguate per garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio, che comprendono, tra le altre, se del caso: a) la pseudonimizzazione e la cifratura dei dati personali» (articolo 32, paragrafo 1).\n\n---\n\n## Quali sono i diritti dei partecipanti?\n\nLe persone registrate dispongono dei diritti previsti dal RGPD.\n\n### Possono chiedere l'accesso ai loro dati?\n\n**Sì.**\n\nL'interessato ha il «diritto di ottenere dal titolare del trattamento la conferma che sia o non sia in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano» (RGPD, articolo 15, paragrafo 1). Questo può riguardare l'audio, la trascrizione e il verbale.\n\n### Possono chiedere una rettifica?\n\n**Sì.**\n\nL'interessato ha il «diritto di ottenere dal titolare del trattamento la rettifica dei dati personali inesatti che lo riguardano senza ingiustificato ritardo» (RGPD, articolo 16).\n\nIn un comitato, una posizione mal attribuita in un verbale può avere conseguenze reali.\n\nUn'IA può trascrivere male:\n\n* un nome proprio;\n* un importo;\n* una decisione;\n* una scadenza;\n* l'identità della persona che ha parlato.\n\n### Possono chiedere la cancellazione?\n\n**Sì, alle condizioni previste dal RGPD.**\n\nL'interessato ha il «diritto di ottenere dal titolare del trattamento la cancellazione dei dati personali che lo riguardano senza ingiustificato ritardo» (RGPD, articolo 17, paragrafo 1).\n\n### E le persone assenti di cui si parla?\n\n**Dispongono degli stessi diritti.**\n\nUn collaboratore che apprende che una seduta ha discusso la sua situazione può chiedere l'accesso ai dati che lo riguardano.\n\n### Entro quale termine dovete rispondere?\n\n**In linea di principio, entro un mese.** Il titolare del trattamento risponde «senza ingiustificato ritardo e, comunque, al più tardi entro un mese dal ricevimento della richiesta» (RGPD, articolo 12, paragrafo 3).\n\n---\n\n## Quali obblighi quando l'IA prende gli appunti?\n\nL'IA aggiunge un trattamento alla semplice registrazione.\n\nIl funzionamento può essere riassunto così:\n\n**audio → trascrizione → analisi → verbale delle decisioni → diffusione.**\n\n### Che cosa fa concretamente l'IA?\n\nPuò:\n\n* trascrivere la seduta;\n* identificare gli intervenuti;\n* estrarre le decisioni;\n* rilevare gli arbitrati;\n* produrre un verbale;\n* organizzare le scadenze.\n\n### Dove sono archiviati i dati?\n\nÈ una delle prime domande da porre al vostro fornitore, e si pone qui più che altrove, poiché sono i vostri arbitrati che transitano.\n\nIn Leexi, registrazioni, trascrizioni e verbali restano nella regione di Parigi, su AWS. Oltre un certo volume di licenze, può essere scelto un hosting presso Scaleway. Il [dossier di conformità](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fit\u002Fsicurezza\u002Fcertificazioni-audit-conformita-normativa\u002Ffaq-conformita-sovranita\u002F) illustra i responsabili del trattamento e le certificazioni.\n\n### Chi tratta i dati?\n\nIl fornitore dello strumento interviene in qualità di responsabile del trattamento nel quadro previsto dal RGPD.\n\nNel caso di Leexi, OpenAI fornisce il modello linguistico e Leexi lo esegue tramite Azure France, in circuito chiuso.\n\n### Serve un DPA con il fornitore?\n\n**Sì, quando il fornitore agisce come responsabile del trattamento.**\n\nL'articolo 28 del RGPD prevede che «i trattamenti da parte di un responsabile del trattamento sono disciplinati da un contratto o da altro atto giuridico […] che vincoli il responsabile del trattamento al titolare del trattamento e che stipuli la materia disciplinata e la durata del trattamento, la natura e la finalità del trattamento, il tipo di dati personali e le categorie di interessati, gli obblighi e i diritti del titolare del trattamento» (paragrafo 3).\n\n### L'IA utilizza le vostre sedute per addestrare i suoi modelli?\n\n**Dipende dal fornitore.**\n\nIn Leexi, le conversazioni non addestrano alcun modello, su tutti gli account.\n\n---\n\n## Come annunciare la registrazione di un comitato direttivo?\n\nPotete utilizzare una formulazione semplice e precisa.\n\n### All'avvio del dispositivo\n\n> «A partire da questo mese, le sedute sono registrate e il verbale è redatto automaticamente: decisioni, arbitrati, azioni. L'accesso è limitato ai membri del comitato. La registrazione è cancellata dopo la validazione del verbale.»\n\n### All'apertura della seduta\n\n> «Un promemoria: la seduta è registrata e il verbale va ai membri del comitato. Se un punto deve restare fuori dal verbale, ditelo e interrompo.»\n\n### Per un ospite occasionale\n\n> «La seduta è registrata e il verbale circola nel comitato. Non ne avrete accesso al di là della parte che vi riguarda.»\n\n---\n\n## Quali sono gli errori da evitare?\n\n### 1. Diffondere il verbale oltre il comitato\n\nÈ la prima causa di difficoltà su questo tipo di riunione, e si risolve nella configurazione.\n\n### 2. Regolare gli accessi a posteriori\n\nLa richiesta di limitare l'accesso arriva spesso quando i verbali sono già stati prodotti. La configurazione si decide prima della prima seduta.\n\n### 3. Non definire la finalità\n\nSenza finalità scritta, non possono essere giustificati né il periodo di conservazione né il perimetro di accesso.\n\n### 4. Trattare tutte le sedute nello stesso modo\n\nUna seduta che affronta situazioni individuali merita una durata più breve e un accesso più ristretto.\n\n### 5. Conservare l'audio dopo la validazione del verbale\n\nÈ l'audio che contiene le parole escluse dal verbale finale.\n\n### 6. Dimenticare le persone assenti di cui si parla\n\nDispongono degli stessi diritti dei partecipanti.\n\n---\n\n## Come registrare un comitato con Leexi?\n\nUna volta definito il quadro RGPD, l'utilizzo dello strumento si riassume in alcuni passaggi.\n\n### 1. Partecipare alla seduta\n\nLeexi può partecipare alla riunione dalla vostra agenda. In sala, la registrazione può essere avviata dall'applicazione mobile, e si applicano [le regole della riunione in presenza](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fit\u002Fsicurezza\u002Fcertificazioni-audit-conformita-normativa\u002Fregistrare-una-riunione-in-presenza-gdpr\u002F).\n\n### 2. Generare il verbale delle decisioni\n\nIl verbale riprende in particolare le decisioni, gli arbitrati, le azioni e le scadenze.\n\n### 3. Limitare l'accesso\n\nDefinite i collaboratori autorizzati a consultare i verbali.\n\n### 4. Rileggere prima della diffusione\n\nIl verbale può essere riletto e corretto prima di essere condiviso.\n\n### 5. Controllare i dati\n\nLeexi indica in particolare un hosting nella regione di Parigi, un'opzione Scaleway, un'esecuzione del modello tramite Azure France in circuito chiuso, la cifratura dei dati in transito e a riposo e l'assenza di addestramento sulle vostre conversazioni.\n\n---\n\n## Quali difficoltà incontrano realmente gli utenti?\n\nLe questioni giuridiche non sono le sole difficoltà incontrate in pratica.\n\nSu **1 141 ticket di supporto ricevuti tra gennaio e giugno 2026**, **2 riguardano la registrazione di un comitato direttivo**. I due riguardano lo stesso tema: il verbale che non arriva al suo destinatario, e la richiesta di revocare l'accesso ai partecipanti esterni al team di direzione.\n\nNessuno chiede se sia permesso registrare.\n\nQuesto offre un'altra lettura del problema:\n\n**il tema non è soltanto «ho il diritto di registrare?»**\n\nBisogna anche sapere:\n\n**chi riceve il verbale → chi può riaprirlo più tardi → che cosa succede all'audio → che cosa resta fuori dal verbale.**\n\n---\n\n## Registrare un comitato direttivo: quel che bisogna ricordare\n\nPrima di registrare i vostri comitati, verificate questi sei punti:\n\n* **Informazione**: i membri sanno che le sedute sono registrate?\n* **Finalità**: il verbale delle decisioni è scritto come finalità?\n* **Base giuridica**: il legittimo interesse è documentato, bilanciamento compreso?\n* **Accesso**: il perimetro di diffusione è configurato prima della prima seduta?\n* **Conservazione**: l'audio è cancellato dopo la validazione del verbale?\n* **Persone assenti**: la vostra politica prevede la loro informazione?\n\nSe interviene un'IA, aggiungete un settimo punto:\n\n**i membri sanno che un sistema di IA tratta la registrazione per produrre il verbale?**\n\n## Domande frequenti\n\n### È legale registrare un comitato direttivo?\n\nSì, sul fondamento del legittimo interesse, dopo aver informato i partecipanti ed effettuato un bilanciamento degli interessi.\n\n### Serve l'accordo di ogni membro del comitato?\n\nNo, il legittimo interesse non esige il consenso. L'informazione preventiva, invece, resta dovuta.\n\n### Un membro può opporsi alla registrazione?\n\nSì, alle condizioni previste dal RGPD, per motivi connessi alla sua situazione particolare.\n\n### Chi deve avere accesso al verbale?\n\nI membri del comitato. I diritti di accesso si configurano prima della prima seduta registrata.\n\n### Si può interrompere la registrazione durante un punto sensibile?\n\nSì, ed è più affidabile che contare su una cancellazione a posteriori.\n\n### Per quanto tempo conservare la registrazione?\n\nLa durata dipende dalla finalità. Per le registrazioni di chiamate sul luogo di lavoro, la CNIL adotta un massimo di sei mesi nel quadro interessato, e fino a un anno per i documenti di analisi.\n\n### Le persone di cui si parla in seduta hanno diritti?\n\nSì, gli stessi dei partecipanti: accesso, rettifica, cancellazione.\n\n---\n\n## In sintesi\n\n**Registrare un comitato direttivo è possibile.**\n\nMa il buon riflesso non è soltanto chiedere:\n\n> «Ho il diritto di registrare?»\n\nConviene piuttosto verificare tutta la catena, prestando attenzione alla diffusione:\n\n**informare → registrare → trascrivere → rileggere → diffondere al comitato → cancellare l'audio.**\n\nÈ questa catena completa che deve essere inquadrata dalla vostra politica di protezione dei dati.\n\n**I vostri comitati meritano un verbale affidabile e riservato?** [Scoprite come Leexi gestisce gli accessi](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)\n\n## Fonti\n\nTesti rilevati da fonti primarie il 22 agosto 2026.\n\n* RGPD, articoli 4, 5, 6, 12, 13, 15, 16, 17, 21, 28 e 32\n* Codice penale francese, articolo 226-1\n* CNIL, Ascolto e registrazione delle chiamate sul luogo di lavoro\n* Regolamento europeo sull'intelligenza artificiale, articolo 50\n\n*Questa pagina descrive il quadro applicabile. Non costituisce un parere giuridico.*\n","2026-08-31T15:22:09.368Z","2026-09-02T20:54:54.475Z","2026-09-08T11:32:15.754Z",{"id":62,"documentId":63,"metaTitle":64,"metaDescription":65,"slug":66,"heroTitle":64,"heroUnderTitle":67,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":69,"heroVideoUrl":68,"blog":70,"createdAt":71,"updatedAt":72,"publishedAt":73,"locale":74,"__type":132},{"id":265,"documentId":266,"metaTitle":267,"metaDescription":268,"slug":269,"heroTitle":270,"heroUnderTitle":271,"heroUnderTitle2":272,"heroUnderTitle3":273,"heroCTA":274,"heroVideoUrl":68,"blog":275,"createdAt":276,"updatedAt":277,"publishedAt":278,"locale":158,"__type":132},7681,"bwmpzqrd0w9logz49tdfp8u9","Certificazioni e normative","Scopri l'importanza di certificazioni, audit e conformità per la sicurezza e affidabilità di soluzioni AI come Leexi.","\u002Fit\u002Fsicurezza\u002Fcertificazioni-audit-conformita-normativa\u002F","Certificazioni, audit e conformità normativa","Garantire la sicurezza dei dati e il rispetto degli standard internazionali","Comprendere l'importanza di audit e certificazioni nel mondo AI","Scegli un assistente AI affidabile, certificato e conforme per i tuoi meeting","Prova Leexi gratuitamente","Le certificazioni e gli audit sono fondamentali per garantire che gli strumenti e servizi utilizzati rispettino i più alti standard di protezione dati, privacy e qualità. Ma cosa significano esattamente certificazioni, audit e conformità normativa? Perché sono essenziali? E come orientarsi in questo campo spesso complesso?\n\n## Cos'è una certificazione e perché è importante?\n\nUna certificazione è un riconoscimento ufficiale rilasciato da un ente indipendente che attesta che un prodotto, servizio o organizzazione rispetta specifici standard. Questi standard possono riguardare la sicurezza dei dati, la gestione del rischio, la qualità dei processi o la conformità a normative specifiche.\n\nLa certificazione è importante perché offre una garanzia oggettiva a utenti e clienti. Dimostra l'impegno dell'azienda verso elevati standard, la protezione delle informazioni sensibili e l'affidabilità dei servizi. Ad esempio, la certificazione ISO 27001 è uno standard internazionale riconosciuto per la gestione della sicurezza delle informazioni.\n\nNel contesto di soluzioni AI e presa automatica di appunti come Leexi, queste certificazioni rassicurano gli utenti sulla riservatezza delle conversazioni, la tracciabilità dei dati e la solidità dell'infrastruttura.\n\n## Qual è il ruolo degli audit nella conformità normativa?\n\nGli audit sono valutazioni approfondite e periodiche condotte da esperti interni o esterni per verificare che le pratiche di un'organizzazione rispettino gli standard e le normative vigenti. Aiutano a individuare eventuali debolezze, misurare l'efficacia delle misure di sicurezza e suggerire miglioramenti.\n\nNella conformità normativa, gli audit sono essenziali per garantire il rispetto degli obblighi legali, soprattutto riguardo alla protezione dei dati personali (GDPR in Europa), la sicurezza informatica e la trasparenza nell'uso dell'intelligenza artificiale (come previsto dall'EU AI Act).\n\n## Come impatta la conformità normativa su aziende e utenti?\n\nLa conformità normativa comprende tutte le regole e leggi che un'azienda deve seguire nel proprio settore. Mira a proteggere i diritti degli utenti, garantire la sicurezza dei dati e regolamentare l'uso della tecnologia.\n\nPer le aziende, la conformità è un obbligo legale e un vantaggio competitivo. Aiuta a evitare sanzioni finanziarie, danni reputazionali e perdita di fiducia. Favorisce inoltre una migliore organizzazione interna, una gestione rigorosa del rischio e maggiore trasparenza verso i clienti.\n\nPer gli utenti, la conformità assicura che i loro dati personali siano trattati con rispetto, che le informazioni siano protette e che gli strumenti utilizzati siano affidabili. Ad esempio, Leexi, rispettando GDPR, ISO 27001 e l'EU AI Act, garantisce una protezione ottimale degli scambi professionali, tracciabilità chiara e uso etico dell'intelligenza artificiale.\n\n## Perché scegliere uno strumento certificato e conforme come Leexi?\n\nCon il crescente numero di soluzioni digitali, è fondamentale scegliere strumenti che dimostrino impegno verso sicurezza e conformità. Optare per un assistente AI certificato significa assicurare un alto livello di protezione dei dati, gestione rigorosa del rischio e rispetto delle normative vigenti.\n\nLeexi rappresenta perfettamente questo impegno. Certificato ISO 27001 e conforme a GDPR e EU AI Act, offre una soluzione intelligente per la presa di appunti che unisce performance, sicurezza e conformità normativa. Grazie a queste certificazioni, gli utenti beneficiano di completa tracciabilità delle conversazioni, maggiore riservatezza e qualità del servizio ottimale.\n\nInoltre, Leexi è sottoposto a audit regolari per mantenere e migliorare i suoi standard, garantendo un'esperienza utente affidabile e sicura. Scegliendo Leexi, si opta per un assistente AI che pone conformità e sicurezza al centro delle proprie operazioni, aumentando produttività e collaborazione.\n\n## Conclusione\n\nCertificazioni, audit e conformità normativa sono molto più che formalità amministrative: sono garanzie essenziali per la sicurezza, qualità ed etica delle soluzioni digitali. In un contesto dove i dati sono preziosi e sensibili, questi elementi aiutano a costruire fiducia tra fornitori di servizi e utenti.\n\nPer le aziende che vogliono adottare strumenti AI performanti e sicuri, è cruciale scegliere soluzioni certificate e regolarmente sottoposte ad audit. Leexi, con la certificazione ISO 27001 e la conformità a GDPR e EU AI Act, incarna pienamente questo impegno verso eccellenza e trasparenza.\n\nPronto a migliorare la qualità dei tuoi meeting garantendo sicurezza e conformità dei tuoi dati? Prova Leexi oggi e approfitta di un assistente AI intelligente, certificato e conforme ai più rigorosi standard.\n\n[Prova Leexi gratuitamente](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)","2026-06-03T18:10:08.802Z","2026-06-03T18:10:23.360Z","2026-06-03T18:10:23.429Z",{"id":280,"documentId":63,"metaTitle":281,"metaDescription":282,"slug":283,"heroTitle":281,"heroUnderTitle":284,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":126,"heroVideoUrl":68,"blog":285,"createdAt":286,"updatedAt":287,"publishedAt":288,"locale":131,"__type":132},24967,"Google Meet und DSGVO: Was Sie vor der Nutzung prüfen müssen","Wo Google Meet Ihre Meetings speichert und verarbeitet, was Google mit Ihren Daten macht, und was die Europa-Option abdeckt. Stand: 2. September 2026.","\u002Fde\u002Fwettbewerbsvergleich\u002Fgoogle-meet-dsgvo\u002F","Speicherregion, Verarbeitung, Training, rechtliche Zuordnung: Was die offiziellen Google-Seiten dokumentieren und was nicht.","Google Meet kann Ihre Aufnahmen und Transkriptionen in Europa speichern, sofern Ihre Google Workspace-Edition die Einstellung „Datenregion“ bietet und Ihr Administrator diese gewählt hat. Ohne diese Einstellung gibt Google keine Standortvorgabe. Google verpflichtet sich vertraglich, Ihre Daten ohne Ihre Erlaubnis nicht zum Training seiner Modelle zu verwenden. Google ist ein US-amerikanischer Anbieter, und eine europäische Speicherregion ändert daran nichts. Diese Seite wird von Leexi herausgegeben, dessen KI-Notiztool auf Google Meet genutzt wird, und gibt nur wieder, was die offiziellen Google-Seiten dokumentieren.\n\n## Wo Google Meet Ihre Daten hostet und verarbeitet\n\n**Standardmäßig nirgends speziell. Mit richtiger Einstellung in Europa.**\n\nGoogle Workspace bietet eine Einstellung namens „Datenregionen“. Ein Administrator wählt, wo die abgedeckten Daten gespeichert werden.\n\n> Google Workspace, „Data covered by data regions“, aktualisiert am 26. August 2026\n> *„Sie können wählen, Ihre abgedeckten Daten an einem bestimmten geografischen Standort (USA oder Europa) zu speichern“*\n\nEs gibt zwei Regionen, USA oder Europa, plus die Option „keine Präferenz“, die keinen Standort vorschreibt. Für Google Meet sind die abgedeckten Daten Aufnahmen (inkl. Chats in Google Drive), Anwesenheitsberichte, Umfrageergebnisse, Transkriptionen und Fragen.\n\nDie Einstellung ist nicht in allen Editionen verfügbar. Die Seite „Choose a geographic location for your data“ listet die zugänglichen Editionen: Business Standard und Plus, Enterprise Standard und Plus, Frontline Starter, Standard und Plus, Education Standard und Plus, Enterprise Essentials Plus. Business Starter ist nicht dabei.\n\n### Speicherung und Verarbeitung sind unterschiedliche Einstellungen\n\nDas wird auf den Markseiten oft ausgelassen. Die Regionen-Einstellung betrifft ruhende Daten in allen gelisteten Editionen. Die Verarbeitung wird nur in drei davon abgedeckt.\n\nLaut derselben Seite ist die Datenverarbeitung „verfügbar für Frontline Plus, Enterprise Plus und Enterprise Essentials Plus“. Eine Organisation mit Business Standard und „Europa“ erhält europäische Speicherung der Meet-Aufnahmen, Verarbeitung kann aber anderswo erfolgen.\n\nZwei Ausnahmen sind klar benannt.\n\n> Google Workspace, „Data covered by data regions“\n> *„Datenregionen gelten nicht für kundengelieferte Daten oder nicht ausdrücklich genannte Datentypen wie Logs oder zwischengespeicherte Inhalte.“*\n\nUnd für Gemini-Funktionen: „Die Datei- und Datenregionseinstellungen Ihrer Organisation gelten nicht für Daten in Gemini Notebook“ (Privacy Hub, 14. August 2026).\n\nWas das für Sie bedeutet: Fragen Sie Ihren Workspace-Administrator nach zwei Dingen, der abonnierten Edition und dem Wert der Regionen-Einstellung. Ohne diese Antworten kann niemand sagen, wo Ihre Meetings sind.\n\n## Was Google mit Ihren Gesprächen macht\n\n**Google verpflichtet sich vertraglich, seine Modelle ohne Ihre Erlaubnis nicht mit Ihren Daten zu trainieren.**\n\nDieses Versprechen steht im Datenschutzzentrum für generative KI von Google Workspace.\n\n> Google Workspace, „Generative AI in Google Workspace privacy hub“, aktualisiert am 14. August 2026\n> *„Workspace verwendet Kundendaten nicht zum Training von Modellen ohne vorherige Erlaubnis oder Anweisung des Kunden.“*\n\nDasselbe Dokument erklärt, dass Prompts Kundendaten im Sinne des Cloud Data Processing Addendum sind, dass „Ihre Interaktionen mit Gemini innerhalb Ihrer Organisation bleiben“ und Inhalte „nicht von menschlichen Prüfern außerhalb Ihrer Domain eingesehen oder zum Training generativer KI-Modelle ohne Erlaubnis verwendet werden“.\n\nDie rechtliche Bindung dieses Versprechens beruht auf dem Vertrag. Das Cloud Data Processing Addendum definiert Googles Rolle.\n\n> Google, Cloud Data Processing Addendum, Artikel 4.1\n> *„Google ist ein Auftragsverarbeiter und der Kunde ist, je nach Fall, Verantwortlicher oder Auftragsverarbeiter der Kundendaten.“*\n\nEin Auftragsverarbeiter handelt nur auf Weisung. Das schreibt Artikel 28 der DSGVO vor.\n\n> DSGVO, Artikel 28, Absatz 3, Buchstabe a)\n> *„verarbeitet personenbezogene Daten nur auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen“*\n\nWas das für Sie bedeutet: Googles Nicht-Trainings-Verpflichtung ist vertraglich, nicht nur eine Zusage. Prüfen Sie, dass keine aktivierte Funktion in Ihrer Domain als Erlaubnis gilt.\n\n## Die Zertifizierungen von Google Workspace\n\n**Google verpflichtet sich, eine ISO 27001-Zertifizierung sowie jährliche SOC 2- und SOC 3-Berichte zu pflegen.**\n\n> Google, Cloud Data Processing Addendum, Artikel 7.4\n> *„Google wird für die geprüften Dienste mindestens folgende Nachweise führen: a. Zertifikate für ISO 27001 und weitere in Anhang 4 (Spezifische Produkte) beschriebene Zertifizierungen […] ; b. SOC 2- und SOC 3-Berichte, erstellt von Googles Drittprüfer und jährlich aktualisiert basierend auf mindestens jährlichen Audits“*\n\nDer Vertrag regelt auch die Datenlöschung nach Vertragsende: Löschung auf Kundenanweisung nach maximal 30 Tagen Wiederherstellungszeitraum, spätestens 180 Tage nach Vertragsende (Artikel 6.2).\n\nDie Zertifizierung ist vertraglich geregelt und wird jährlich von Dritten geprüft. Die öffentliche Google-Seite nennt nicht den genauen Geltungsbereich pro Produkt, der in Anhang 4 des Vertrags steht und angefragt werden kann.\n\n## Die rechtliche Zuordnung des Anbieters\n\n**Google ist ein US-amerikanischer Anbieter. Eine europäische Speicherregion ändert daran nichts.**\n\nDas US-Gesetz Cloud Act von 2018 verpflichtet US-Anbieter zur Herausgabe von Daten, egal wo sie gespeichert sind.\n\n> 18 U.S. Code § 2713, hinzugefügt durch Pub. L. 115-141 vom 23. März 2018\n> *„Ein Anbieter elektronischer Kommunikationsdienste oder Remote-Computing-Dienste hat die Verpflichtungen dieses Kapitels zur Sicherung, Sicherungskopie oder Offenlegung von Inhalten elektronischer Kommunikation und zugehörigen Aufzeichnungen oder Informationen über Kunden oder Abonnenten zu erfüllen, unabhängig davon, ob sich diese innerhalb oder außerhalb der USA befinden.“*\n\nWas das für Sie bedeutet: Die Einstellung „Europa“ beantwortet die Frage „Wo sind meine Daten?“. Sie beantwortet nicht „Welches Recht hat Zugriff?“. Diese Fragen sind getrennt zu betrachten und ein DSB stellt sie separat. Dieser Punkt wird hier einmal genannt und nicht wiederholt.\n\n## Was das für ein europäisches Team ändert\n\n| Ihre Situation | Was Google Meet bietet | Was Sie prüfen |\n|---|---|---|\n| Übliche Nutzung, interne und Kundenmeetings | Benachrichtigung bei Aufnahmebeginn, Speicherung im Drive des Organisators, vertragliches Nicht-Training | Edition, Wert der Regionen-Einstellung |\n| Regulierte Branche (Beratung, Buchhaltung, HR, Recht) | Speicherung in Europa, wenn Edition es erlaubt | Verarbeitung: nur in Frontline Plus, Enterprise Plus und Enterprise Essentials Plus abgedeckt |\n| Ausschreibungen, Sicherheitsfragebögen | ISO 27001 und SOC-Berichte vertraglich, öffentliches DPA, Löschung nach Vertrag innerhalb 180 Tagen | Geltungsbereich des Zertifikats (Anhang 4), nachfolgende Auftragsverarbeiter (Artikel 11 CDPA) |\n| Strikte Souveränitätsanforderung, nicht extraterritorial unterworfene Einheit | Nichts erlaubt das, egal welche Einstellung | Anderer Anbieter oder Verarbeitung außerhalb von Google |\n\nWas Leexi hinzufügt, wenn es einem Meet-Meeting beitritt, ist ein zweiter Geltungsbereich, getrennt von Google: Audio wird auf Leexi-Infrastruktur (AWS Region Paris, Sprachmodell über Azure Frankreich im geschlossenen System, kein Training mit Ihren Meetings) transkribiert und zusammengefasst, mit öffentlichem DPA und zehn benannten Auftragsverarbeitern. Die Integrationsseite [Google Meet](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fde\u002Fintegrationen\u002Fvideokonferenzen\u002Fgoogle-meet\u002Fkonferenzplattform\u002F) beschreibt die Verbindung von Leexi mit Meet. Das [Compliance-Dossier](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fde\u002Fsicherheit-und-datenschutz\u002Fzertifizierungen-audits-einhaltung-vorschriften\u002F) und das [Glossar](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fde\u002Fsicherheit-und-datenschutz\u002Fzertifizierungen-audits-einhaltung-vorschriften\u002Fglossar-ki-notiztool\u002F) liefern Definitionen und Dokumente.\n\n## Häufige Fragen\n\n### Kann ich meinem DSB garantieren, dass Meet-Aufnahmen in Europa bleiben?\n\nJa, für Speicherung, wenn Ihre Edition die Regionen-Einstellung bietet (Business Standard und Plus, Enterprise Standard und Plus, Frontline, Education Standard und Plus, Enterprise Essentials Plus) und der Administrator „Europa“ gewählt hat. Verarbeitung ist nur in Frontline Plus, Enterprise Plus und Enterprise Essentials Plus abgedeckt. Logs und Cache-Inhalte sind nicht abgedeckt.\n\n### Nutzt Google meine Meet-Meetings zum Training von Gemini?\n\nNein, ohne Ihre vorherige Erlaubnis oder Anweisung, laut generativem KI-Datenschutzzentrum von Workspace (14. August 2026). Interaktionen bleiben in Ihrer Organisation und werden nicht von Menschen außerhalb Ihrer Domain geprüft oder ohne Erlaubnis zum Training verwendet. Prüfen Sie, dass keine aktivierte Funktion als Erlaubnis gilt.\n\n### Werden Teilnehmer benachrichtigt, wenn ein Meet-Meeting aufgezeichnet wird?\n\nJa. Die Google Meet-Hilfeseite sagt, Teilnehmer erhalten eine Benachrichtigung zu Beginn und Ende der Aufnahme. Diese ersetzt nicht die Informationspflicht des DSGVO-Veranstalters über Zweck und Aufbewahrungsdauer.\n\n### Wohin geht die Aufnahme und wer hat Zugriff?\n\nIn den Google Drive des Organisators, in einen Ordner „Meet“ mit Unterordnern pro Meeting. Zugriff folgt den Freigaberegeln Ihrer Organisation. Nur bestimmte Editionen erlauben Aufnahmen: Business Standard und Plus, Enterprise, Essentials, Education Plus, Workspace Individual.\n\n### Was passiert mit meinen Daten nach Vertragsende bei Google Workspace?\n\nDas Cloud Data Processing Addendum (Artikel 6.2) sieht Löschung aller verbleibenden Kundendaten auf Kundenanweisung nach Vertragsende vor, nach höchstens 30 Tagen Wiederherstellungszeitraum, spätestens 180 Tage danach, außer gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.\n\n### Reicht Google Meet für strikte Souveränitätsanforderungen?\n\nNein. Google ist ein US-Anbieter, unterliegt 18 U.S. Code § 2713 unabhängig vom Speicherort. Die Einstellung „Europa“ lokalisiert Daten, ändert aber nicht das Recht, das Zugriff hat. Für diese Anforderung zählt die rechtliche Zuordnung des Anbieters, nicht die Rechenzentrumsregion.\n\n## Quellen\n\nDaten geprüft am 2. September 2026 auf offiziellen Google-Seiten.\n\n* Google Workspace, „Data covered by data regions“, aktualisiert am 26. August 2026\n* Google Workspace, „Choose a geographic location for your data“, aktualisiert am 26. August 2026\n* Google, Cloud Data Processing Addendum, Artikel 4.1, 6.2, 7.4, 10 und 11\n* Google Workspace, „Generative AI in Google Workspace privacy hub“, aktualisiert am 14. August 2026\n* Google Meet-Hilfe, „Record a video meeting“\n* DSGVO, Artikel 5 und 28, veröffentlicht von CNIL\n* 18 U.S. Code § 2713, Legal Information Institute, Cornell Law School\n\n*Diese Seite beschreibt den anwendbaren Rahmen. Sie stellt keine Rechtsberatung dar.*\n","2026-09-07T07:44:59.862Z","2026-09-08T11:31:44.871Z","2026-09-08T11:32:29.978Z",{"id":290,"documentId":291,"metaTitle":292,"metaDescription":293,"slug":294,"heroTitle":295,"heroUnderTitle":296,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":203,"heroVideoUrl":68,"blog":297,"createdAt":298,"updatedAt":299,"publishedAt":300,"locale":170,"__type":132},24993,"aevmpq6uesq4j4d72gws80j4","Recording a Sales Meeting: The GDPR Rules","Your client is external: consent needed before recording. Legal basis, proof of consent, CRM copy management explained.","\u002Fen\u002Fsecurity\u002Fcertifications-audits-compliance\u002Frecord-a-sales-meeting-gdpr\u002F","Recording Sales Meetings: What Are the GDPR Rules?","The only meeting where your contact is external to your organization, and what that means.","Do you record your client meetings to get the minutes and fill in your CRM without retyping anything? It's possible, but the sales meeting is the only meeting where the person you are talking to does not belong to your organisation.\n\n**That changes the legal basis, and it changes what you have to say before you start recording.**\n\n## Can you record a sales meeting?\n\n**Yes, but not without a framework for the processing.**\n\nA recording of a meeting contains your contact's name, their role, their objections and their commitments. It therefore constitutes processing of personal data within the meaning of the GDPR.\n\nIn particular, you must:\n\n* ask for your contact's agreement before recording;\n* determine your legal basis;\n* define the purpose of the recording;\n* limit the retention period;\n* also deal with the copy sent to the CRM;\n* allow your contact to exercise their rights.\n\nRecording without the knowledge of the people present also falls under the French Criminal Code, which punishes \"with one year's imprisonment and a fine of €45,000 the act of wilfully violating the privacy of another person by any means whatsoever: 1° by capturing, recording or transmitting, without the consent of their author, words spoken in private or confidentially\" (Article 226-1).\n\n### Is a meeting recording personal data?\n\n**Yes.**\n\nThe GDPR defines personal data as \"any information relating to an identified or identifiable natural person\" (Article 4, point 1).\n\nSales minutes name your contact, their role, and sometimes details about their situation.\n\nThe transcript and the fields filled in the CRM are also covered.\n\n### Why does the GDPR apply even more here?\n\nBecause the person recorded is not your employee, and because you carry out several successive processing operations:\n\n**record → transcribe → write up → send to the CRM → retain → delete.**\n\nNo employment relationship binds you to your contact, and they have no reason to accept the recording by default. The framework common to all meetings is detailed on the page [recording a professional meeting](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fen\u002Fsecurity\u002Fcertifications-audits-compliance\u002Frecord-a-professional-meeting-gdpr\u002F).\n\n### What data is recorded?\n\nDepending on the tool used, you may keep:\n\n* the audio of the conversation;\n* the transcript;\n* the names of the speakers;\n* the date of the meeting;\n* the minutes;\n* the needs expressed;\n* the objections;\n* the next steps.\n\nThese elements then go into your CRM, which creates a second copy in another system.\n\n---\n\n## Do you have to inform the client before recording?\n\n**Yes.**\n\nThe information must be given **before or at the time the data is collected**. The text requires it to be provided \"at the time when personal data are obtained\" (GDPR, Article 13, paragraph 1).\n\nIn a sales meeting, information alone is not enough: you also ask for their agreement.\n\n### When should you inform them?\n\n**Before starting the recording.**\n\nIn practice, you can mention it in the invitation, then ask the question out loud at the start.\n\nThe invitation informs. Only the spoken exchange allows your contact to refuse.\n\n### What should you tell them?\n\nThe CNIL states that \"employees as well as the other parties (clients, for example) must in particular be informed: of the existence of the system; of the identity of the data controller; of the purposes pursued\".\n\nYou must therefore be able to explain simply:\n\n**who is recording → why → what is recorded → what will be done with the data.**\n\nThe CNIL adds that \"the other parties must be informed of their right to object before the end of the telephone conversation\".\n\n### Is a notification sent before the meeting enough?\n\n**No: it informs, but it does not collect agreement.**\n\nCheck its content too. It tells your client which company is organising the meeting, which can be a problem when you belong to a subsidiary and do not want to disclose the name of the parent company.\n\n### Do you have to say that an AI writes the minutes?\n\n**Yes.**\n\nThe audio recording and the processing then carried out by the AI are two operations that are worth distinguishing.\n\nThe European AI Regulation provides that \"providers shall ensure that AI systems intended to interact directly with natural persons are designed and developed in such a way that the natural persons concerned are informed that they are interacting with an AI system\" (Article 50, paragraph 1). These obligations have applied since 2 August 2026, and they target the provider of the system; your obligation to inform comes from the GDPR and the CNIL's guidance.\n\nYou can, for example, announce:\n\n> \"I'm recording our conversation and an AI assistant automatically writes the minutes.\"\n\n### What if someone joins the meeting part-way through?\n\n**You inform them before they speak.**\n\nIn a meeting with several people on the client side, this is common.\n\n---\n\n## Which legal basis should you use to record a meeting?\n\n**Consent is the most suitable basis for the sales case.**\n\nYour contact does not belong to your organisation, and legitimate interest is the basis for internal processing rather than this one.\n\n### Why consent rather than legitimate interest?\n\n**Because your client can refuse without any consequence for them.**\n\nConsent is defined as \"any freely given, specific, informed and unambiguous indication of the data subject's wishes by which he or she, by a statement or by a clear affirmative action, signifies agreement\" (GDPR, Article 4, point 11). In a sales meeting, the condition that consent be freely given raises no particular difficulty.\n\n### How do you prove that consent?\n\n**The controller must \"be able to demonstrate that the data subject has consented\" (GDPR, Article 7, paragraph 1).**\n\nAgreement given out loud at the start of the conversation appears in the recording itself. Consent timestamped by the tool makes it possible to keep a separate record of it.\n\n### Can the client withdraw their agreement?\n\n**Yes.**\n\nThe GDPR provides that \"it shall be as easy to withdraw as to give consent\" (Article 7, paragraph 3). Deletion of the recording then follows the request.\n\n### Can you record a prospect who does not know you yet?\n\n**Yes, under the same conditions.**\n\nThe request is made at the start, before getting into the subject.\n\n---\n\n## How long should you keep the recording of a meeting?\n\n**For as long as necessary for the purpose pursued, and no longer.**\n\nThe GDPR requires data to be \"kept in a form which permits identification of data subjects for no longer than is necessary for the purposes for which the personal data are processed\" (Article 5, paragraph 1, point e).\n\nThe sales case adds a difficulty: the minutes also live in your CRM.\n\n### How long should you keep the audio?\n\nFor listening to and recording calls at work, the CNIL states that \"recordings may be kept for a maximum of six months\".\n\nSo you can ask yourself:\n\n**At what point is the audio no longer useful to me?**\n\n### How long should you keep the minutes?\n\nThe CNIL states that \"analysis documents may be kept for up to one year\".\n\nThe applicable period nevertheless depends on your customer relationship management policy.\n\n### What about the copy in the CRM?\n\n**You must treat it like the original.**\n\nDeleting the recording without dealing with the client record leaves the data in place:\n\n**recording → minutes → CRM record → deletion of both copies.**\n\n### What about meetings that did not lead anywhere?\n\nA prospect who did not become a client keeps their rights, and nothing justifies keeping them in your recordings longer than necessary.\n\n---\n\n## Who can access the recording of a meeting?\n\n**Only the people who need it for their work.**\n\nThe salesperson who led the conversation, their manager, and the people who take over the account.\n\n### Where do the minutes land?\n\n**It is a compliance question as much as an organisational one.**\n\nMinutes filed in a salesperson's personal space escape the organisation's access policy.\n\nYou can, for example:\n\n* define a shared space as the default destination;\n* limit access to the people involved in the account;\n* check where the minutes land after a change of settings.\n\n### Should the data be encrypted?\n\n**Security must be appropriate to the risk.**\n\nThe GDPR requires \"appropriate technical and organisational measures to ensure a level of security appropriate to the risk, including inter alia as appropriate: (a) the pseudonymisation and encryption of personal data\" (Article 32, paragraph 1).\n\n---\n\n## What are your contact's rights?\n\nThe people recorded have the rights provided for by the GDPR.\n\n### Can they request access to their data?\n\n**Yes.**\n\nThe data subject has \"the right to obtain from the controller confirmation as to whether or not personal data concerning him or her are being processed\" (GDPR, Article 15, paragraph 1). This may concern the audio, the transcript and the minutes.\n\nMany salespeople send the minutes to the client anyway, which deals with the question before it arises.\n\n### Can they request rectification?\n\n**Yes.**\n\nThe data subject has \"the right to obtain from the controller without undue delay the rectification of inaccurate personal data concerning him or her\" (GDPR, Article 16).\n\nThis is particularly important with an automatic transcript.\n\nAn AI can mistranscribe:\n\n* a proper name;\n* an amount;\n* a deadline;\n* an objection;\n* the identity of the person who spoke.\n\n### Can they request erasure?\n\n**Yes, under the conditions laid down by the GDPR.**\n\nThe data subject has \"the right to obtain from the controller the erasure of personal data concerning him or her without undue delay\" (GDPR, Article 17, paragraph 1).\n\nThe request must be examined in light of the purpose of the processing and any retention obligations.\n\n### Can they object to the recording?\n\n**Yes, and in a sales meeting this takes the form of a refusal, before or during the conversation.**\n\nThe data subject has \"the right to object, on grounds relating to his or her particular situation, at any time to processing of personal data concerning him or her which is based on point (e) or (f) of Article 6(1)\" (GDPR, Article 21, paragraph 1).\n\nYou then stop the recording and take notes.\n\n### How quickly must you respond?\n\n**In principle, within one month.** The controller responds \"without undue delay and in any event within one month of receipt of the request\" (GDPR, Article 12, paragraph 3).\n\n---\n\n## What obligations apply when the AI takes the notes?\n\nThe AI adds a processing operation on top of the simple recording.\n\nThe way it works can be summarised as follows:\n\n**audio → transcript → analysis → minutes → CRM record.**\n\n### What does the AI actually do?\n\nIt can:\n\n* transcribe the conversation;\n* identify the speakers;\n* extract the needs expressed;\n* pick out the objections;\n* produce minutes;\n* fill in the fields of the client record.\n\n### Where is the data stored?\n\nThis is one of the first questions to ask your provider.\n\nAt Leexi, recordings, transcripts and minutes stay in the Paris region, on AWS. Above a certain volume of licences, hosting at Scaleway can be chosen.\n\n### Who processes the data?\n\nThe provider of the tool acts as a processor within the framework provided for by the GDPR.\n\nYour CRM is a second processor, and the minutes that arrive there follow the same reasoning. [Leexi's compliance file](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fen\u002Fsecurity\u002Fcertifications-audits-compliance\u002Ffaq-compliance-sovereignty\u002F) details its own processing chain.\n\nIn Leexi's case, OpenAI provides the language model and Leexi runs it via Azure France, in a closed circuit.\n\n### Do you need a DPA with the provider?\n\n**Yes, when the provider acts as a processor.**\n\nArticle 28 of the GDPR provides that \"processing by a processor shall be governed by a contract or other legal act […] that is binding on the processor with regard to the controller and that sets out the subject-matter and duration of the processing, the nature and purpose of the processing, the type of personal data and categories of data subjects and the obligations and rights of the controller\" (paragraph 3).\n\n### Does the AI use your conversations to train its models?\n\n**That depends on the provider.**\n\nAt Leexi, conversations do not train any model, on all accounts.\n\n---\n\n## How do you ask a client for their agreement before recording?\n\nYou can use simple, precise wording.\n\n### At the start of a meeting\n\n> \"Before we get into the subject: are you happy for me to record our conversation? An AI assistant writes the minutes for me, so I don't have to take notes while we talk. I'll send them to you if you'd like.\"\n\n### For a meeting at the client's premises\n\n> \"Just so you know: I'm recording from my phone and the minutes are written automatically. They stay internal to my team. Is that OK with you?\"\n\n### For a meeting with several people on the client side\n\n> \"To be clear for everyone: the meeting is being recorded and an AI assistant writes the minutes. If any of you would rather I stopped, say so now.\"\n\n---\n\n## What mistakes should you avoid?\n\n### 1. Asking for agreement after starting the recording\n\nThe order matters. The information is due before or at the time of collection.\n\n### 2. Treating the invitation as agreement\n\nA notification sent before the meeting informs; it does not collect consent.\n\n### 3. Leaving the minutes in personal spaces\n\nThey then fall outside the organisation's access policy, and nobody knows who can read them anymore.\n\n### 4. Forgetting the copy in the CRM\n\nDeleting the recording without dealing with the client record leaves the data in place.\n\n### 5. Reusing a minutes template designed for another purpose\n\nA badly chosen template produces off-topic sections and attributes statements to the wrong people.\n\n### 6. Assuming the behaviour is identical on every platform\n\nThe assistant may join on its own on one video-conferencing platform and require a manual invitation on another.\n\n---\n\n## How do you record a meeting with Leexi?\n\nOnce the GDPR framework is defined, using the tool comes down to a few steps.\n\n### 1. Join the meeting\n\nLeexi can join your Teams, Meet and Zoom meetings from your calendar. For a meeting at the client's premises, the recording can be started from the mobile app, and the rules specific to [recording in a meeting room](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fen\u002Fsecurity\u002Fcertifications-audits-compliance\u002Frecord-an-in-person-meeting-gdpr\u002F) apply.\n\n### 2. Inform the participants\n\nA notification can be sent to the participants before the meeting. Its content and activation are set in the settings.\n\n### 3. Generate the minutes\n\nThe minutes cover in particular the needs expressed, the objections, the decisions and the next steps.\n\n### 4. Fill in the CRM\n\nThe minutes and tasks can be synchronised with HubSpot, Salesforce, Pipedrive or Microsoft Dynamics, and attached to the right contact. The full workflow is described on the page [AI note-taking for sales teams](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fen\u002Fuse-cases\u002Fai-note-taking-tool-sales\u002F), and [phone calls](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fen\u002Fsecurity\u002Fcertifications-audits-compliance\u002Frecord-a-phone-call-gdpr\u002F) follow the same path.\n\n### 5. Control the data\n\nLeexi states in particular hosting in the Paris region, a Scaleway option, model execution via Azure France in a closed circuit, encryption of data in transit and at rest, and no training on your conversations.\n\n---\n\n## What difficulties do users actually encounter?\n\nLegal questions are not the only difficulties encountered in practice.\n\nOut of **1,141 support tickets received between January and June 2026**, **9 concern recording a meeting**. The most frequent reasons include the assistant not joining the meeting, the minutes not arriving or not arriving in the right place, and the minutes template not matching the type of meeting.\n\nThis gives another reading of the problem:\n\n**the question is not only \"am I allowed to record?\"**\n\nYou also need to know:\n\n**where the minutes go → who can see them → which record they land in → how they are deleted.**\n\n---\n\n## Recording a sales meeting: what to remember\n\nBefore recording a meeting, check these six points:\n\n* **Agreement**: did your contact say yes, out loud, before the recording?\n* **Purpose**: why are you keeping the recording?\n* **Legal basis**: is consent indeed the basis you rely on?\n* **Retention**: when will the audio, the minutes and the CRM record be dealt with?\n* **Access**: do the minutes land in a shared space or a personal one?\n* **Processors**: do you know who processes your data, including your CRM?\n\nIf an AI is involved, add a seventh point:\n\n**does your client know that an AI system processes the recording to produce the minutes?**\n\n## Frequently asked questions\n\n### Do you need the client's agreement to record a meeting?\n\nYes, when consent is the basis relied on. It is requested before starting the recording.\n\n### Is a mention in the invitation enough?\n\nNo. It informs; it does not collect agreement. The question is asked out loud at the start.\n\n### Can the client ask for a copy of the minutes?\n\nYes, under the right of access provided for by the GDPR.\n\n### What happens if the client refuses the recording?\n\nYou stop the recording and take notes. The refusal applies immediately.\n\n### Do the minutes go into the CRM without review?\n\nNo. They remain editable and can be validated before synchronisation.\n\n### How long should you keep the recording of a meeting?\n\nThe period depends on the purpose. For recordings of calls at work, the CNIL retains a maximum of six months in the context concerned, and up to one year for analysis documents. Remember the copy in the CRM.\n\n### Can a prospect who did not become a client request deletion?\n\nYes, under the conditions laid down by the GDPR's right to erasure.\n\n---\n\n## In summary\n\n**Recording a sales meeting is possible.**\n\nBut the right reflex is not only to ask:\n\n> \"Am I allowed to record?\"\n\nYou should instead check the whole chain, all the way to the client record:\n\n**ask for agreement → record → transcribe → write up → send to the CRM → retain → delete.**\n\nIt is this complete chain that must be governed by your data protection policy.\n\n**Want the minutes of your meetings without writing them?** [Try Leexi on your next client meeting](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)\n\n## Sources\n\nTexts taken from primary sources on 22 August 2026.\n\n* GDPR, Articles 4, 5, 6, 7, 12, 13, 15, 16, 17, 21, 28 and 32\n* French Criminal Code, Article 226-1\n* CNIL, Listening to and recording calls in the workplace\n* European Artificial Intelligence Regulation, Article 50\n\n*This page describes the applicable framework. It does not constitute legal advice.*\n","2026-08-31T14:20:22.706Z","2026-09-08T11:34:16.324Z","2026-09-08T11:34:22.185Z",{"id":302,"documentId":303,"metaTitle":304,"metaDescription":305,"slug":306,"heroTitle":307,"heroUnderTitle":308,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":179,"heroVideoUrl":68,"blog":309,"createdAt":310,"updatedAt":311,"publishedAt":312,"locale":184,"__type":132},24999,"tcula7h294bjdeqygmcukopg","Enregistrer une réunion en présentiel : les règles RGPD","En salle, aucun assistant n'est visible : l'information se donne à l'oral. Base légale, durée de conservation et copie restée sur le téléphone.","\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-une-reunion-en-presentiel-rgpd\u002F","Enregistrer une réunion en présentiel : quelles règles RGPD ?","En salle, personne ne voit que l'enregistrement tourne. Ce que vous devez dire, et à quel moment.","Vous enregistrez une réunion en salle depuis votre téléphone pour obtenir automatiquement le compte rendu ? C'est possible. Mais le présentiel pose un problème que la visioconférence règle presque toute seule : **personne ne voit qu'un enregistrement est en cours.**\n\nIl n'y a pas de liste de participants, pas de message qui s'affiche à l'écran et, si la réunion n'a pas été planifiée dans un agenda, pas forcément d'e-mail envoyé avant.\n\n**En salle, c'est donc à vous de prévenir les participants. Et il faut penser à le faire aussi pour ceux qui arrivent en cours de réunion.**\n\n## Peut-on enregistrer une réunion en présentiel ?\n\n**Oui, mais l'enregistrement doit être encadré.**\n\nUne réunion enregistrée en salle peut contenir des voix, des noms, des fonctions et des informations personnelles. Elle constitue donc un traitement de données personnelles au sens du RGPD.\n\nAvant de commencer, vous devez notamment :\n\n* informer les personnes présentes ;\n* déterminer la base légale du traitement ;\n* définir pourquoi vous enregistrez la réunion ;\n* limiter la durée de conservation ;\n* prendre en compte le fichier éventuellement conservé sur le téléphone ;\n* permettre aux participants d'exercer leurs droits.\n\nLe Code pénal encadre également les enregistrements réalisés à l'insu des personnes. L'article 226-1 punit notamment « d'un an d'emprisonnement et de 45 000 euros d'amende » le fait de porter volontairement atteinte à l'intimité de la vie privée en captant ou enregistrant, sans consentement, des paroles prononcées à titre privé ou confidentiel.\n\nLe matériel utilisé n'est pas, à lui seul, ce qui rend l'enregistrement légal ou illégal.\n\nUn dirigeant expliquait ainsi qu'il comptait utiliser son dictaphone mais ne savait pas si cela pouvait être exploité légalement. Un autre parlait de son « mode débrouille, dictaphone de l'iPhone, transcription, Cloud ».\n\n**Un téléphone, un ordinateur ou un dictaphone peuvent servir à enregistrer. Ce qui compte, c'est la façon dont vous gérez ensuite les données.**\n\n### Un enregistrement fait en salle est-il une donnée personnelle ?\n\n**Oui.**\n\nLe RGPD définit une donnée personnelle comme « toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable » (article 4, point 1).\n\nAutour d'une table, les voix, les noms cités et les propos tenus peuvent permettre d'identifier les participants.\n\nLa transcription et le compte rendu sont eux aussi concernés.\n\n### Quelle différence avec une visioconférence ?\n\n**Le principe est le même. Ce qui change, c'est la façon dont l'enregistrement est réalisé et contrôlé.**\n\nEn salle, la chaîne ressemble à ceci :\n\n**enregistrer → téléverser → transcrire → stocker → partager → éventuellement supprimer.**\n\nLa différence importante est le **téléversement depuis l'appareil qui a servi à enregistrer**.\n\nEn visioconférence, l'enregistrement est généralement directement intégré au service. En présentiel, un téléphone ou un ordinateur peut d'abord conserver le fichier localement avant de l'envoyer vers le compte en ligne.\n\nLe cadre général de l'enregistrement professionnel est détaillé dans la page consacrée à l'[enregistrement d'une réunion professionnelle](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-une-reunion-professionnelle-rgpd\u002F).\n\n### Peut-on enregistrer depuis un ordinateur ?\n\n**Oui.**\n\nLa question revient régulièrement : « Peut-on enregistrer une réunion en présentiel via un PC ? » ou « Comment enregistrer une réunion en présentiel de mon PC ? »\n\nUn seul appareil peut suffire pour enregistrer la pièce : téléphone ou ordinateur.\n\nAvec une réunion de trente personnes, il n'est donc pas nécessaire que chaque participant utilise son propre ordinateur. L'appareil posé dans la salle capte l'ensemble des échanges.\n\nDes utilisateurs cherchent également cette information sur Google : les requêtes « comment enregistrer une réunion en présentiel » et « enregistrer une réunion en présentiel » ont généré 56 visites sur le site de Leexi en douze mois.\n\n### Quelles données sont enregistrées dans une salle ?\n\nSelon l'outil, vous pouvez retrouver :\n\n* l'audio de la pièce ;\n* la transcription ;\n* les noms des intervenants ;\n* la date de la réunion ;\n* sa durée ;\n* le compte rendu ;\n* les décisions prises ;\n* les actions attribuées aux participants.\n\nLe présentiel présente toutefois une particularité : **le téléphone peut continuer à capter alors que la réunion officielle est terminée.**\n\nIl peut enregistrer une conversation avant le début, un échange en aparté ou une discussion qui se poursuit après la réunion.\n\nUn participant peut également aborder spontanément des informations qui n'étaient pas prévues dans l'ordre du jour, par exemple sa situation familiale ou son état de santé.\n\n---\n\n## Comment informer les participants dans une salle ?\n\n**L'annonce doit être faite avant de lancer l'enregistrement.**\n\nL'article 13 du RGPD prévoit que l'information doit être fournie « au moment où les données en question sont obtenues ».\n\nEn présentiel, cette information est particulièrement importante parce qu'aucun signal visuel ne rappelle nécessairement qu'un téléphone est en train d'enregistrer.\n\n### Que faut-il leur dire ?\n\nLa CNIL indique que les personnes concernées doivent notamment être informées de l'existence du dispositif, de l'identité du responsable du traitement et des finalités poursuivies.\n\nVous devez donc pouvoir expliquer simplement :\n\n**qui enregistre → pourquoi → ce qui est enregistré → ce qui sera fait des données.**\n\n### Faut-il préciser qu'une IA rédige le compte rendu ?\n\n**Oui.**\n\nIl faut distinguer l'enregistrement audio de ce qui est fait ensuite avec cet enregistrement.\n\nL'IA peut transcrire les échanges, les analyser puis produire automatiquement un compte rendu.\n\nLe règlement européen sur l'intelligence artificielle prévoit par ailleurs que les personnes physiques qui interagissent directement avec certains systèmes d'IA soient informées qu'elles interagissent avec un système d'IA. Cette obligation s'applique depuis le 2 août 2026 et concerne notamment les fournisseurs des systèmes.\n\nEn salle, il n'y a pas de nom d'outil visible dans une liste de participants. **L'annonce orale doit donc clairement mentionner le traitement par IA.**\n\nVous pouvez dire :\n\n> « La réunion est enregistrée depuis mon téléphone et un assistant IA en rédige automatiquement le compte rendu. »\n\n### Que faire si quelqu'un entre en cours de réunion ?\n\n**Il faut le prévenir avant qu'il ne prenne la parole.**\n\nC'est l'une des particularités du présentiel : une personne peut entrer dans la salle plusieurs minutes après le début et n'avoir entendu aucune des informations données au départ.\n\nVous pouvez simplement lui dire :\n\n> « Je vous préviens avant que vous ne preniez la parole : la réunion est enregistrée et un assistant IA en rédige le compte rendu. Si cela vous pose un problème, dites-le et j'arrête l'enregistrement. »\n\nCette règle vaut aussi pour une personne qui rejoint ponctuellement la réunion ou entre dans la pièce pour quelques minutes.\n\n---\n\n## Quelle base légale utiliser pour une réunion en présentiel ?\n\n**Le présentiel ne change pas, à lui seul, la base légale du traitement.**\n\nLa question dépend surtout du type de réunion et des personnes enregistrées.\n\nPour une réunion interne, l'intérêt légitime peut notamment être utilisé. Pour une personne extérieure à votre organisation, comme un client ou un candidat, le consentement peut être le fondement retenu.\n\nLe détail du raisonnement est présenté dans la page consacrée à l'[enregistrement d'une réunion professionnelle](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-une-reunion-professionnelle-rgpd\u002F).\n\n### Peut-on utiliser l'intérêt légitime ?\n\n**Oui, notamment pour une réunion interne.**\n\nL'article 6 du RGPD permet de traiter des données lorsque cela est nécessaire aux fins des intérêts légitimes du responsable du traitement, sauf si les droits et libertés de la personne concernée prévalent.\n\nVous devez notamment réaliser un **test de balance des intérêts** et informer les participants.\n\nDeux responsables signalaient d'ailleurs que leur projet de déploiement attendait le passage devant le CSE.\n\n### Et pour une personne extérieure ?\n\n**Le cadre dépend du traitement envisagé et de sa base légale.**\n\nSi le consentement est retenu, il faut obtenir l'accord de la personne avant l'enregistrement.\n\nCela concerne notamment les rendez-vous chez un client, les entretiens de recrutement ou certaines visites de chantier.\n\n---\n\n## Combien de temps conserver un enregistrement fait en salle ?\n\n**Aussi longtemps que nécessaire pour atteindre la finalité prévue, pas davantage.**\n\nLe principe de limitation de la conservation s'applique à l'ensemble des copies et formats du traitement.\n\nLe présentiel ajoute surtout un problème pratique : **le fichier peut exister à la fois sur le téléphone et dans votre compte en ligne.**\n\n### Combien de temps conserver l'audio ?\n\nPour l'écoute et l'enregistrement des appels au travail, la CNIL indique que les enregistrements peuvent être conservés jusqu'à six mois au maximum.\n\nPour une réunion en salle, posez-vous surtout cette question :\n\n**À quel moment l'audio ne m'est-il plus utile ?**\n\nAttention également à la durée réelle de l'enregistrement.\n\nUn utilisateur avait par exemple oublié d'arrêter l'enregistrement : plus de six heures d'audio étaient alors à téléverser pour une réunion qui ne devait durer qu'une heure.\n\n**Arrêtez donc l'enregistrement dès que la réunion est terminée.**\n\n### Combien de temps conserver la transcription ?\n\nLa CNIL indique que les documents d'analyse peuvent être conservés jusqu'à un an.\n\nLa durée dépend toutefois de la finalité poursuivie et de votre propre politique de conservation.\n\nChez Leexi, l'accord de traitement prévoit par défaut une conservation de deux ans maximum, réductible sur demande ou dans les paramètres, et six mois sur l'offre Starter. En fin de contrat, les données sont restituées ou supprimées.\n\n### Que faire du fichier resté sur le téléphone ?\n\n**Ne l'oubliez pas dans votre politique de conservation.**\n\nLorsque vous enregistrez depuis un mobile, le fichier peut rester sur l'appareil après son téléversement.\n\nDes utilisateurs ont signalé des situations très concrètes : douze fichiers encore présents sur leur téléphone après traitement, ou encore deux enregistrements réapparus sur un iPhone après suppression.\n\nVous devez donc considérer les deux copies :\n\n**téléphone → téléversement → compte en ligne → suppression des deux copies.**\n\nSi vous ne gérez que la copie en ligne, votre politique de conservation ne couvre qu'une partie du traitement.\n\n---\n\n## Qui peut accéder à un enregistrement fait en salle ?\n\n**L'accès doit être limité aux personnes qui en ont besoin.**\n\nUn enregistrement audio contient généralement beaucoup plus d'informations que le compte rendu final : discussions périphériques, hésitations, apartés ou échanges captés avant et après la réunion.\n\nIl est donc pertinent de distinguer les droits d'accès entre **audio, transcription et compte rendu**.\n\n### Faut-il donner le même accès à tous les fichiers ?\n\n**Pas nécessairement.**\n\nVous pouvez par exemple :\n\n* partager le compte rendu avec les participants ;\n* limiter l'accès à la transcription ;\n* réserver l'audio aux personnes qui ont réellement besoin de le consulter.\n\nL'audio mérite généralement l'accès le plus restreint.\n\nLes demandes adressées au support montrent d'ailleurs que la gestion des droits est un sujet concret : accès par équipe, possibilité d'empêcher certains utilisateurs de supprimer des enregistrements ou encore besoin pour un manager d'analyser les réunions d'un collaborateur.\n\n### Le téléphone est-il lui aussi à sécuriser ?\n\n**Oui.**\n\nLe téléphone qui sert à enregistrer donne potentiellement accès aux fichiers stockés localement et à la bibliothèque de l'application.\n\nDes utilisateurs ont notamment demandé une reconnexion moins fréquente, la possibilité d'utiliser une empreinte digitale ou ont signalé devoir ressaisir leur identifiant et leur mot de passe.\n\nCe sont aussi des questions de sécurité : un appareil qui reste connecté donne un accès direct aux données enregistrées.\n\n### Faut-il chiffrer les données ?\n\n**La sécurité doit être adaptée au risque.**\n\nL'article 32 du RGPD demande la mise en place de mesures techniques et organisationnelles appropriées, et cite notamment la pseudonymisation et le chiffrement.\n\nLorsque vous choisissez votre outil, vérifiez donc où les données sont hébergées, comment elles sont transférées et quelles mesures de sécurité sont mises en place.\n\n---\n\n## Quels sont les droits des participants ?\n\nLes personnes enregistrées disposent des droits prévus par le RGPD : accès, rectification, effacement et, lorsque les conditions sont réunies, opposition.\n\nLe présentiel ne crée pas de nouveaux droits. **Il ajoute surtout des difficultés pratiques pour retrouver et corriger les données.**\n\nPar exemple, plusieurs personnes peuvent parler en même temps et l'IA peut attribuer une phrase au mauvais intervenant.\n\n### Peuvent-elles demander l'accès à leurs données ?\n\n**Oui.**\n\nLa demande peut notamment concerner l'audio, la transcription et le compte rendu.\n\n### Peuvent-elles demander une rectification ?\n\n**Oui.**\n\nC'est particulièrement important lorsque plusieurs personnes parlent dans la même pièce.\n\nL'IA peut se tromper sur :\n\n* un nom ;\n* un montant ;\n* une date ;\n* une décision ;\n* l'identité de la personne qui a parlé.\n\nLe compte rendu doit donc être relu avant d'être diffusé lorsque ces informations ont une importance particulière.\n\n### Peuvent-elles demander l'effacement ?\n\n**Oui, dans les conditions prévues par le RGPD.**\n\nLa demande doit être examinée en fonction de la finalité du traitement et des éventuelles obligations de conservation.\n\n### Peuvent-elles s'opposer à l'enregistrement ?\n\nLorsque le traitement repose sur l'intérêt légitime, la personne concernée dispose du droit d'opposition dans les conditions prévues par l'article 21 du RGPD.\n\n### Dans quel délai devez-vous répondre ?\n\n**En principe, dans un délai d'un mois.**\n\nLe responsable du traitement doit répondre dans les meilleurs délais et au plus tard dans le mois suivant la demande.\n\nEncore faut-il pouvoir retrouver la réunion concernée. **D'où l'importance de bien synchroniser les enregistrements faits en salle avec votre bibliothèque.**\n\n---\n\n## Quelles obligations lorsque l'IA prend les notes en salle ?\n\nL'IA intervient après l'enregistrement.\n\nLa chaîne est donc :\n\n**audio → téléversement → transcription → analyse → compte rendu → stockage.**\n\nLe téléversement est l'étape spécifique au présentiel : contrairement à une visioconférence, le fichier doit d'abord quitter l'appareil qui a capté la réunion.\n\n### Que fait concrètement l'IA ?\n\nElle peut notamment :\n\n* transcrire les échanges ;\n* identifier les intervenants ;\n* extraire les décisions ;\n* identifier les actions ;\n* produire un compte rendu ;\n* organiser les échéances.\n\n### Comment l'IA sait-elle qui a parlé ?\n\n**Elle s'appuie sur les voix et sur le nombre de participants que vous lui indiquez.**\n\nEn présentiel, il n'existe pas de liste de participants comparable à celle d'une visioconférence.\n\nLors du téléversement, l'application demande donc combien de personnes ont parlé. L'attribution des voix est ensuite réalisée à partir de l'audio.\n\nCette attribution doit être vérifiée avant diffusion. Un cas signalé le 3 juin montre qu'une suite de nombres avait été attribuée à plusieurs intervenants alors que personne ne l'avait prononcée.\n\n**En salle, relire « qui a dit quoi » est donc particulièrement important.**\n\n### Que se passe-t-il si l'enregistrement est tronqué ?\n\n**Le compte rendu ne peut porter que sur ce qui a réellement été enregistré.**\n\nC'est l'un des principaux problèmes techniques du présentiel.\n\nPlusieurs utilisateurs ont signalé des enregistrements de plusieurs heures qui ne contenaient finalement que quelques secondes, des fichiers sans son ou des enregistrements qui s'arrêtaient avant la fin de la réunion.\n\nDans un cas, un enregistrement de 2 h 37 n'avait finalement que quelques secondes dans la bibliothèque. Dans un autre, l'enregistrement s'était arrêté au bout de 1 h 23.\n\n**Vérifiez donc la durée captée avant de considérer le compte rendu comme complet.**\n\nSi vous diffusez un compte rendu incomplet comme s'il retraçait toute la réunion, certaines informations peuvent être erronées.\n\n### Où sont stockées les données ?\n\nC'est une question à poser avant de choisir votre fournisseur.\n\nChez Leexi, les enregistrements, transcriptions et comptes rendus restent en région Paris, sur AWS. Au-delà d'un certain volume de licences, un hébergement chez Scaleway peut être choisi.\n\nLes dix sous-traitants de Leexi sont identifiés dans l'article 6.1 de son [accord de traitement des données](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdpa_fr.pdf), avec leur rôle et leur zone d'hébergement.\n\n### Qui traite les données ?\n\nLe fournisseur intervient comme sous-traitant dans le cadre prévu par le RGPD.\n\nDans le cas de Leexi, OpenAI fournit le modèle de langage et Leexi l'exécute via Azure France, en circuit fermé.\n\n### Faut-il un DPA avec le fournisseur ?\n\n**Oui, lorsque le fournisseur agit comme sous-traitant.**\n\nL'article 28 du RGPD prévoit qu'un tel traitement doit être encadré par un contrat précisant notamment son objet, sa durée, sa nature, sa finalité, les données concernées et les obligations de chaque partie.\n\nLe DPA de Leexi est public, en version 2.0 depuis le 6 juillet 2026. Il prévoit notamment une conservation par défaut de deux ans maximum, réductible sur demande ou dans les paramètres, la restitution ou suppression des données en fin de contrat et une notification d'une violation de données sous 24 heures.\n\n### L'IA utilise-t-elle vos conversations pour entraîner ses modèles ?\n\n**Cela dépend du fournisseur.**\n\nChez Leexi, les conversations ne servent pas à entraîner les modèles, quel que soit le compte.\n\nCet engagement est indiqué dans la [politique de confidentialité](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fpolitique-de-confidentialite), la [FAQ conformité](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Ffaq-conformite-souverainete\u002F) et la page consacrée au [non-entraînement de l'IA sur les réunions](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fnon-entrainement-ia-donnees-de-reunion\u002F).\n\n---\n\n## Comment informer les participants dans une salle ?\n\nSans invitation envoyée dans l'agenda, l'oral devient le principal moyen d'information.\n\nL'objectif n'est pas de réciter le RGPD. **Il faut simplement expliquer clairement ce qui va se passer.**\n\n### En ouverture de réunion\n\n> « Avant de commencer : j'enregistre la réunion depuis mon téléphone et un assistant IA en rédige le compte rendu, avec les décisions et les actions. Le compte rendu sera partagé aux personnes présentes. L'enregistrement est conservé [durée] puis supprimé. Est-ce que quelqu'un s'y oppose ? »\n\n### Pour une réunion interne\n\n> « Comme pour nos visios, j'enregistre et le compte rendu est généré automatiquement. Il arrive dans la bibliothèque partagée. Si vous préférez que je coupe pour un point précis, dites-le. »\n\n### Pour un rendez-vous chez un client\n\n> « Avant qu'on entre dans le sujet : est-ce que vous êtes d'accord pour que j'enregistre notre échange ? Un assistant IA me rédige le compte rendu, ça m'évite de prendre des notes pendant qu'on se parle. »\n\nPour le cas spécifique du rendez-vous commercial, le détail du cadre applicable est traité dans la page dédiée à l'[enregistrement d'un rendez-vous commercial](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-rendez-vous-commercial-rgpd\u002F).\n\n---\n\n## Quelles sont les erreurs à éviter ?\n\n### 1. Enregistrer sans prévenir\n\nEn salle, aucun message à l'écran ne rappelle forcément que l'enregistrement est actif.\n\nL'oubli est donc plus facile qu'en visioconférence.\n\n### 2. Prévenir uniquement les personnes présentes au début\n\nUne personne qui entre dix minutes plus tard n'a pas entendu l'annonce.\n\n**Elle doit être informée avant de prendre la parole.**\n\n### 3. Oublier d'arrêter l'enregistrement\n\nUn téléphone peut continuer à enregistrer bien après la fin de la réunion.\n\nRésultat : plusieurs heures d'audio à traiter pour une réunion qui ne devait durer qu'une heure.\n\n### 4. Quitter l'application avant la fin du téléversement\n\nC'est une source importante d'échecs.\n\nPlusieurs cas signalés entre mars et juin affichaient « téléversement terminé, résumé en préparation » sans compte rendu disponible.\n\n**Attendez donc la fin du téléversement avant de fermer l'application.**\n\n### 5. Laisser les fichiers sur le téléphone\n\nLe fichier local est une copie supplémentaire de l'enregistrement.\n\nIl doit donc être intégré à votre politique de conservation et supprimé lorsque cela est prévu.\n\n### 6. Utiliser deux ordinateurs pour enregistrer la même réunion\n\nUn présentiel avec deux ordinateurs connectés à la même réunion Teams peut produire une vidéo inutilisable.\n\n**Pour une réunion en salle, un seul appareil suffit.**\n\n### 7. Utiliser un dictaphone sans vérifier le format\n\nUn fichier créé avec un outil tiers ne pourra pas forcément être importé dans votre solution de transcription.\n\nDes mémos vocaux d'iPhone au format `.qta`, par exemple, ne sont pas importables dans certains cas.\n\nVous risquez alors de vous retrouver avec un fichier uniquement stocké sur le téléphone, en dehors de votre chaîne habituelle.\n\n---\n\n## Comment enregistrer une réunion en salle avec Leexi ?\n\nUne fois le cadre défini, le fonctionnement est assez simple.\n\n### 1. Lancer l'enregistrement\n\nL'enregistrement peut être lancé depuis l'[application mobile](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fcas-d-usage\u002Foutil-prise-de-notes-ia-presentiel\u002F) iOS ou Android, ou depuis un ordinateur.\n\nAucun matériel spécifique n'est nécessaire dans la salle.\n\n### 2. Téléverser l'enregistrement\n\nÀ la fin de la réunion, le fichier est envoyé vers votre compte en ligne.\n\nVous indiquez également le nombre de participants afin d'aider à l'attribution des propos.\n\n**Ne quittez pas l'application avant la fin de l'envoi.**\n\n### 3. Vérifier le compte rendu\n\nLa transcription et le compte rendu sont ensuite disponibles.\n\nAvant de les partager, vérifiez notamment :\n\n* la durée réellement enregistrée ;\n* l'attribution des propos ;\n* les décisions ;\n* les actions ;\n* les échéances.\n\n### 4. Gérer les accès\n\nDéfinissez quels collaborateurs peuvent consulter les comptes rendus et les enregistrements.\n\n### 5. Supprimer les données\n\nLa réunion peut être supprimée depuis la bibliothèque.\n\nSi le fichier original est encore présent sur le téléphone, il doit également être supprimé de l'appareil.\n\nLeexi indique notamment un hébergement en région Paris, une option Scaleway, une exécution du modèle via Azure France en circuit fermé, le chiffrement des données en transit et au repos et l'absence d'entraînement sur les conversations.\n\n---\n\n## Quelles difficultés rencontrent réellement les utilisateurs ?\n\nLes problèmes rencontrés en présentiel sont moins liés au droit qu'à **la chaîne technique de l'enregistrement**.\n\nSur **1 141 demandes reçues par le support de Leexi entre janvier et juin 2026**, **27 concernent l'enregistrement en salle ou depuis l'application mobile** :\n\n* 10 sur un téléversement qui n'aboutit pas ;\n* 7 sur un enregistrement introuvable après la réunion ;\n* 7 sur un incident pendant l'enregistrement, comme un arrêt impossible, une lenteur ou une durée tronquée ;\n* 3 sur l'identification des intervenants ;\n* 3 sur la possibilité d'enregistrer depuis un ordinateur.\n\nAucune de ces demandes ne porte sur la légalité de l'enregistrement.\n\nEn revanche, le présentiel apparaît dans **1 509 échanges avec des prospects** sur la même période.\n\nCela donne une lecture assez claire du problème :\n\n**le sujet n'est pas seulement « puis-je enregistrer cette réunion ? »**\n\nIl faut aussi savoir :\n\n**comment l'enregistrer → où envoyer le fichier → vérifier ce qui a été capté → qui peut y accéder → combien de temps le conserver → comment supprimer la copie locale et la copie en ligne.**\n\n---\n\n## Enregistrer en présentiel : ce qu'il faut retenir\n\nAvant de poser votre téléphone sur la table, vérifiez ces six points :\n\n* **Information** : tout le monde sait-il que la réunion est enregistrée, y compris les personnes qui arrivent en cours ?\n* **Finalité** : savez-vous pourquoi vous conservez l'enregistrement ?\n* **Base légale** : avez-vous déterminé le fondement adapté à la situation ?\n* **Conservation** : quand l'audio et la transcription seront-ils supprimés, y compris sur le téléphone ?\n* **Accès** : qui peut consulter l'enregistrement, la transcription et le compte rendu ?\n* **Sous-traitants** : savez-vous qui traite les données et où elles sont stockées ?\n\nSi une IA intervient, ajoutez un dernier contrôle :\n\n**les participants savent-ils qu'un système d'IA traite l'enregistrement pour produire le compte rendu ?**\n\n## Questions fréquentes\n\n### Comment informer les participants quand aucun assistant n'apparaît dans la salle ?\n\nÀ l'oral, avant de lancer l'enregistrement. Expliquez qui enregistre, pourquoi, ce qui sera fait de l'audio et qu'une IA rédige le compte rendu.\n\nPensez également à prévenir toute personne qui entre en cours de réunion avant qu'elle ne commence à parler.\n\n### Un dictaphone ou un mémo vocal suffit-il ?\n\nLe matériel ne change pas les règles applicables à l'enregistrement.\n\nEn revanche, un dictaphone ajoute une difficulté : le fichier peut rester sur l'appareil et ne pas rejoindre votre chaîne habituelle de transcription. Vérifiez donc à la fois le format du fichier et la façon dont il sera supprimé.\n\n### Faut-il un appareil par participant ?\n\n**Non.**\n\nUn seul téléphone ou ordinateur peut enregistrer la pièce entière.\n\nLors du traitement, vous indiquez le nombre de personnes ayant parlé afin d'aider à l'attribution des voix. Cette attribution doit ensuite être vérifiée avant diffusion.\n\n### L'accord donné à l'oral peut-il servir de preuve ?\n\nLe responsable du traitement doit être en mesure de démontrer que la personne a donné son consentement.\n\nEn présentiel, l'accord oral donné avant l'enregistrement peut notamment figurer dans l'audio lui-même. Pour les réunions internes reposant sur l'intérêt légitime, le consentement n'est pas nécessaire si les conditions de ce fondement sont remplies.\n\n### Que faire du fichier resté sur le téléphone après le téléversement ?\n\nTraitez-le comme une véritable copie de l'enregistrement.\n\nIl faut donc vérifier qu'il est supprimé lorsque la durée de conservation prévue arrive à son terme.\n\n### Que vaut un compte rendu produit à partir d'un enregistrement tronqué ?\n\nIl ne faut pas le considérer comme le compte rendu complet de la réunion.\n\nVérifiez la durée réellement captée avant de le diffuser. Une application fermée avant la fin du téléversement ou un incident pendant l'enregistrement peut laisser un fichier incomplet.\n\n### Peut-on enregistrer une réunion en salle avec un téléphone ?\n\n**Oui.**\n\nLe téléphone peut enregistrer la réunion, puis le fichier peut être téléversé vers l'outil pour être transcrit et transformé en compte rendu.\n\nSi une personne extérieure à votre organisation participe à la réunion, appliquez le cadre correspondant à cette situation, notamment en matière d'information et, lorsque le consentement est retenu, d'accord préalable. Le cas du rendez-vous commercial est détaillé dans la page consacrée à l'[enregistrement d'un rendez-vous commercial](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-rendez-vous-commercial-rgpd\u002F).\n\n---\n\n## En résumé\n\n**Enregistrer une réunion en salle est possible.**\n\nMais le présentiel demande surtout de maîtriser ce qui se passe autour de l'enregistrement.\n\nVous devez penser à toute la chaîne :\n\n**informer → enregistrer → téléverser → vérifier → transcrire → partager → conserver → supprimer les deux copies.**\n\nLe point que la visioconférence masque souvent devient central en salle : **le téléphone est à la fois le micro, le stockage temporaire et le premier point d'accès aux données.**\n\nSi vous maîtrisez cette chaîne, l'enregistrement en présentiel peut s'intégrer à votre organisation sans reproduire les mêmes problèmes à chaque réunion.\n\n**Vos réunions se tiennent en salle ?** [Tester Leexi sur votre prochaine réunion en présentiel](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)\n","2026-08-22T07:47:57.445Z","2026-09-04T09:19:31.145Z","2026-09-08T11:34:22.641Z",{"id":314,"documentId":173,"metaTitle":315,"metaDescription":316,"slug":317,"heroTitle":318,"heroUnderTitle":319,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":126,"heroVideoUrl":68,"blog":320,"createdAt":321,"updatedAt":322,"publishedAt":323,"locale":131,"__type":132},24958,"Vorstandssitzung aufzeichnen: die DSGVO-Regeln","Nicht das Aufzeichnen, sondern die Weitergabe des Protokolls ist entscheidend. 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Sie stellt daher eine Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne der DSGVO dar.\n\nSie müssen insbesondere:\n\n* die Mitglieder des Gremiums vor der Aufzeichnung informieren;\n* Ihre Rechtsgrundlage bestimmen;\n* den Zweck der Aufzeichnung festlegen;\n* die Speicherdauer begrenzen;\n* die Verteilung des Protokolls einschränken;\n* die abwesenden Personen berücksichtigen, über die gesprochen wird.\n\nEine Aufzeichnung ohne Wissen der anwesenden Personen fällt außerdem unter das französische Strafgesetzbuch, das „mit einem Jahr Freiheitsstrafe und 45 000 Euro Geldstrafe bestraft, wer mit welchem Mittel auch immer vorsätzlich die Privatsphäre eines anderen verletzt: 1. indem er ohne Zustimmung des Urhebers privat oder vertraulich gesprochene Worte aufnimmt, aufzeichnet oder überträgt“ (Artikel 226-1).\n\n### Ist die Aufzeichnung einer Sitzung ein personenbezogenes Datum?\n\n**Ja.**\n\nDie DSGVO definiert personenbezogene Daten als „alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen“ (Artikel 4, Nummer 1).\n\nDie Teilnehmenden sind identifizierbar, und die in der Sitzung genannten Personen sind es ebenso.\n\nDie Transkription und das Protokoll sind ebenfalls betroffen.\n\n### Warum unterscheidet sich diese Art von Sitzung?\n\n**Weil die sensibelsten Daten nicht die Teilnehmenden betreffen.**\n\nSie betreffen die Personen, über die gesprochen wird und die nicht im Raum sind: eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter, deren Situation erörtert wird, ein Kunde, ein Partner. Der für alle Besprechungen gemeinsame Rahmen wird auf der Seite [ein Geschäftstreffen aufzeichnen](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fde\u002Fsicherheit-und-datenschutz\u002Fzertifizierungen-audits-einhaltung-vorschriften\u002Fein-geschaftstreffen-gdpr-aufzeichnen\u002F) ausführlich dargestellt.\n\nSie führen außerdem mehrere aufeinanderfolgende Verarbeitungen durch:\n\n**aufzeichnen → transkribieren → verfassen → an das Gremium verteilen → aufbewahren → löschen.**\n\n### Welche Daten werden aufgezeichnet?\n\nJe nach eingesetztem Werkzeug können Sie aufbewahren:\n\n* die Audioaufnahme der Sitzung;\n* die Transkription;\n* die Namen der Teilnehmenden;\n* Datum und Dauer;\n* das Protokoll;\n* die getroffenen Entscheidungen;\n* die zugewiesenen Aufgaben;\n* die Erwähnungen abwesender Personen.\n\n---\n\n## Muss man die Mitglieder des Gremiums vor der Aufzeichnung informieren?\n\n**Ja.**\n\nDie Information muss **vor oder zu dem Zeitpunkt erfolgen, zu dem die Daten erhoben werden**. Der Text verlangt, dass sie „zum Zeitpunkt der Erhebung dieser Daten“ bereitgestellt wird (DSGVO, Artikel 13, Absatz 1).\n\nBei einem regelmäßig tagenden Gremium erfolgt die Ankündigung einmal bei Einführung des Verfahrens und wird dann zu Beginn jeder Sitzung wiederholt.\n\n### Was muss man ihnen sagen?\n\nDie CNIL weist darauf hin, dass die betroffenen Personen „insbesondere informiert werden müssen: über das Bestehen des Verfahrens; über die Identität des Verantwortlichen; über die verfolgten Zwecke“.\n\nBei dieser Art von Sitzung zählt ein Punkt mehr als die übrigen: die Liste der Personen, die Zugriff auf das Protokoll haben werden.\n\nSie müssen daher einfach erklären können:\n\n**wer aufzeichnet → warum → wer das Protokoll liest → wie lange es aufbewahrt wird.**\n\n### Muss man die Personen informieren, über die in der Sitzung gesprochen wird?\n\n**Die Frage verdient es, in Ihrer internen Richtlinie behandelt zu werden.**\n\nDie DSGVO sieht eine Information der Personen vor, deren Daten verarbeitet werden. Ein Gremium, das regelmäßig Einzelfälle behandelt, tut gut daran, diesen Punkt im Vorfeld zu klären und nicht in der Sitzung.\n\n### Muss man angeben, dass eine KI das Protokoll verfasst?\n\n**Ja.**\n\nDie Audioaufzeichnung und die anschließend von der KI durchgeführte Verarbeitung sind zwei Vorgänge, die man sinnvoll unterscheiden sollte.\n\nDie europäische Verordnung über künstliche Intelligenz sieht vor, dass „die Anbieter sicherstellen, dass KI-Systeme, die für die direkte Interaktion mit natürlichen Personen bestimmt sind, so konzipiert und entwickelt werden, dass die betreffenden natürlichen Personen informiert werden, dass sie mit einem KI-System interagieren“ (Artikel 50, Absatz 1). Diese Pflichten gelten seit dem 2. August 2026 und richten sich an den Anbieter des Systems; Ihre Informationspflicht ergibt sich aus der DSGVO und aus der Auslegung der CNIL.\n\nSie können beispielsweise ankündigen:\n\n> „Die Sitzung wird aufgezeichnet und ein KI-Assistent verfasst automatisch das Protokoll.“\n\n### Wie geht man mit einem einmaligen Gast um?\n\n**Sie informieren ihn bei seiner Ankunft.**\n\nSein Zugriff auf das Protokoll kann sich außerdem auf den Teil beschränken, der ihn betrifft.\n\n---\n\n## Welche Rechtsgrundlage gilt für die Aufzeichnung einer Sitzung?\n\n**Das berechtigte Interesse ist die für interne Besprechungen herangezogene Grundlage.**\n\nDie Einwilligung wirft hier eine Schwierigkeit auf, die das berechtigte Interesse vermeidet.\n\n### Kann man sich auf das berechtigte Interesse stützen?\n\n**Ja, insbesondere bei einem internen Gremium.**\n\nArtikel 6 der DSGVO erlaubt eine Verarbeitung, die „zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich ist, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person überwiegen“ (Absatz 1, Buchstabe f).\n\nSie müssen daher insbesondere eine **Interessenabwägung** vornehmen und die Teilnehmenden informieren.\n\n### Warum nicht die Einwilligung?\n\n**Weil die Freiwilligkeit der Ablehnung fraglich ist.**\n\nDie Einwilligung muss freiwillig sein. Zwischen einer Geschäftsführung und den Mitgliedern ihres Gremiums ist diese Bedingung schwerer nachzuweisen. Bei [einem Verkaufsgespräch](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fde\u002Fsicherheit-und-datenschutz\u002Fzertifizierungen-audits-einhaltung-vorschriften\u002Fverkaufsgesprach-gdpr-aufzeichnen\u002F) stellt sich dieselbe Schwierigkeit nicht, denn dort kann Ihr Gegenüber folgenlos ablehnen.\n\n### Welchen Zweck sollte man wählen?\n\n**Ein Beschlussprotokoll und die Nachverfolgung der Aufgaben zu erstellen.**\n\nDas ist ein klarer Zweck, der die Aufzeichnung rechtfertigt und begrenzt, was Sie damit tun dürfen.\n\n„Wir behalten die Sitzungen für den Fall der Fälle“ ist kein Zweck und erlaubt es weder, die Verarbeitung zu rechtfertigen, noch eine Dauer festzulegen.\n\n### Kann ein Mitglied des Gremiums Widerspruch erheben?\n\n**Ja, unter den in der DSGVO vorgesehenen Bedingungen**, da die Verarbeitung auf dem berechtigten Interesse beruht.\n\nDie betroffene Person hat „das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Buchstaben e oder f erfolgt, Widerspruch zu erheben“ (DSGVO, Artikel 21, Absatz 1).\n\n---\n\n## Wie lange darf man die Aufzeichnung einer Sitzung aufbewahren?\n\n**So lange, wie es für den verfolgten Zweck erforderlich ist, und nicht länger.**\n\nDie DSGVO verlangt, dass Daten „in einer Form gespeichert werden, die die Identifizierung der betroffenen Personen nur so lange ermöglicht, wie es für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich ist“ (Artikel 5, Absatz 1, Buchstabe e).\n\n### Wie lange darf man die Audioaufnahme aufbewahren?\n\nFür das Mithören und Aufzeichnen von Anrufen am Arbeitsplatz weist die CNIL darauf hin, dass „die Aufzeichnungen höchstens sechs Monate aufbewahrt werden dürfen“.\n\nEine Vorstandssitzung benötigt ihre Audioaufnahme in der Regel nicht über die Abnahme des Protokolls hinaus, und es ist die Audioaufnahme, die die aus dem Endprotokoll gestrichenen Äußerungen enthält.\n\n### Wie lange darf man das Protokoll aufbewahren?\n\nDie CNIL weist darauf hin, dass „die Analyseunterlagen ihrerseits bis zu einem Jahr aufbewahrt werden dürfen“.\n\nEin Beschlussprotokoll, das als Gedächtnis dient, kann eine längere Dauer erfordern, sofern diese schriftlich festgehalten und begründet ist.\n\n### Muss man alle Sitzungen gleich behandeln?\n\n**Nein.**\n\nEine Sitzung, die Einzelfälle behandelt, erfordert nicht dieselben Regeln wie eine Zahlenbesprechung.\n\nEine wirksame Richtlinie kann vorsehen:\n\n**gewöhnliche Sitzung → Standardaufbewahrung · sensible Sitzung → kürzere Dauer und stärker eingeschränkter Zugriff.**\n\n---\n\n## Wer darf auf das Protokoll einer Sitzung zugreifen?\n\n**Nur die Mitglieder des Gremiums.**\n\nDas ist der Punkt, der bei dieser Art von Sitzung in der Praxis am meisten Schwierigkeiten bereitet.\n\n### Wer darf Audioaufnahme, Transkription und Protokoll einsehen?\n\nDie drei Dateien erfüllen nicht zwangsläufig denselben Bedarf.\n\nSie können beispielsweise:\n\n* das Protokoll mit den Mitgliedern des Gremiums teilen;\n* den Zugriff auf die Transkription beschränken;\n* die Audioaufnahme nur für wirklich begründete Zwecke aufbewahren.\n\nDer Zugriff wird vor der ersten aufgezeichneten Sitzung festgelegt und nicht erst, wenn die Protokolle bereits erstellt sind.\n\n### Braucht man einen getrennten Bereich für diese Besprechungen?\n\n**Das ist einfacher zu kontrollieren.**\n\nProtokolle des Gremiums im selben Bereich wie andere Besprechungen abzulegen bedeutet, die Vertraulichkeit auf die Berechtigungen jeder einzelnen Datei zu stützen.\n\n### Muss man die Daten verschlüsseln?\n\n**Die Sicherheit muss dem Risiko angemessen sein.**\n\nDie DSGVO verlangt „geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten; diese Maßnahmen schließen unter anderem Folgendes ein: a) die Pseudonymisierung und Verschlüsselung personenbezogener Daten“ (Artikel 32, Absatz 1).\n\n---\n\n## Welche Rechte haben die Teilnehmenden?\n\nDie aufgezeichneten Personen verfügen über die in der DSGVO vorgesehenen Rechte.\n\n### Können sie Auskunft über ihre Daten verlangen?\n\n**Ja.**\n\nDie betroffene Person hat „das Recht, von dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden“ (DSGVO, Artikel 15, Absatz 1). Dies kann die Audioaufnahme, die Transkription und das Protokoll betreffen.\n\n### Können sie eine Berichtigung verlangen?\n\n**Ja.**\n\nDie betroffene Person hat „das Recht, von dem Verantwortlichen unverzüglich die Berichtigung sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen“ (DSGVO, Artikel 16).\n\nIn einer Sitzung kann eine im Protokoll falsch zugeordnete Position echte Folgen haben.\n\nEine KI kann Folgendes falsch transkribieren:\n\n* einen Eigennamen;\n* einen Betrag;\n* eine Entscheidung;\n* eine Frist;\n* die Identität der Person, die gesprochen hat.\n\n### Können sie die Löschung verlangen?\n\n**Ja, unter den in der DSGVO vorgesehenen Bedingungen.**\n\nDie betroffene Person hat „das Recht, von dem Verantwortlichen zu verlangen, dass sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden“ (DSGVO, Artikel 17, Absatz 1).\n\n### Und die abwesenden Personen, über die gesprochen wird?\n\n**Sie verfügen über dieselben Rechte.**\n\nEine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter, die erfahren, dass in einer Sitzung über ihre Situation gesprochen wurde, können Auskunft über die sie betreffenden Daten verlangen.\n\n### Innerhalb welcher Frist müssen Sie antworten?\n\n**Grundsätzlich innerhalb eines Monats.** Der Verantwortliche antwortet „unverzüglich, in jedem Fall aber innerhalb eines Monats nach Eingang des Antrags“ (DSGVO, Artikel 12, Absatz 3).\n\n---\n\n## Welche Pflichten gelten, wenn die KI die Notizen übernimmt?\n\nDie KI fügt der einfachen Aufzeichnung eine Verarbeitung hinzu.\n\nDie Funktionsweise lässt sich so zusammenfassen:\n\n**Audio → Transkription → Analyse → Beschlussprotokoll → Verteilung.**\n\n### Was macht die KI konkret?\n\nSie kann:\n\n* die Sitzung transkribieren;\n* die Sprechenden erkennen;\n* die Beschlüsse extrahieren;\n* die Entscheidungen festhalten;\n* ein Protokoll erstellen;\n* die Fristen ordnen.\n\n### Wo werden die Daten gespeichert?\n\nDas ist eine der ersten Fragen an Ihren Anbieter, und sie stellt sich hier mehr als anderswo, denn es sind Ihre eigenen Entscheidungen, die dabei übertragen werden.\n\nBei Leexi bleiben Aufzeichnungen, Transkriptionen und Protokolle in der Region Paris, auf AWS. Ab einem bestimmten Lizenzvolumen kann ein Hosting bei Scaleway gewählt werden. Die [Konformitätsunterlagen](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fde\u002Fsicherheit-und-datenschutz\u002Fzertifizierungen-audits-einhaltung-vorschriften\u002Ffaq-konformitaet-souveraenitaet\u002F) führen die Auftragsverarbeiter und die Zertifizierungen im Detail auf.\n\n### Wer verarbeitet die Daten?\n\nDer Anbieter des Werkzeugs tritt als Auftragsverarbeiter in dem von der DSGVO vorgesehenen Rahmen auf.\n\nIm Fall von Leexi liefert OpenAI das Sprachmodell und Leexi führt es über Azure France in einem geschlossenen Kreislauf aus.\n\n### Braucht man einen AVV mit dem Anbieter?\n\n**Ja, wenn der Anbieter als Auftragsverarbeiter handelt.**\n\nArtikel 28 der DSGVO sieht vor, dass „die Verarbeitung durch einen Auftragsverarbeiter auf der Grundlage eines Vertrags oder eines anderen Rechtsinstruments erfolgt […], der bzw. das den Auftragsverarbeiter in Bezug auf den Verantwortlichen bindet und in dem Gegenstand und Dauer der Verarbeitung, Art und Zweck der Verarbeitung, die Art der personenbezogenen Daten, die Kategorien betroffener Personen und die Pflichten und Rechte des Verantwortlichen festgelegt sind“ (Absatz 3).\n\n### Nutzt die KI Ihre Sitzungen, um ihre Modelle zu trainieren?\n\n**Das hängt vom Anbieter ab.**\n\nBei Leexi trainieren die Gespräche kein Modell, auf allen Konten.\n\n---\n\n## Wie kündigt man die Aufzeichnung einer Vorstandssitzung an?\n\nSie können eine einfache und präzise Formulierung verwenden.\n\n### Bei Einführung des Verfahrens\n\n> „Ab diesem Monat werden die Sitzungen aufgezeichnet und das Protokoll wird automatisch verfasst: Beschlüsse, Entscheidungen, Aufgaben. Der Zugriff ist auf die Mitglieder des Gremiums beschränkt. Die Aufzeichnung wird nach Abnahme des Protokolls gelöscht.“\n\n### Zu Beginn der Sitzung\n\n> „Zur Erinnerung: Die Sitzung wird aufgezeichnet und das Protokoll geht an die Mitglieder des Gremiums. Wenn ein Punkt außerhalb des Protokolls bleiben soll, sagen Sie es und ich schalte ab.“\n\n### Für einen einmaligen Gast\n\n> „Die Sitzung wird aufgezeichnet und das Protokoll wird im Gremium verteilt. Sie erhalten darauf keinen Zugriff über den Teil hinaus, der Sie betrifft.“\n\n---\n\n## Welche Fehler sollte man vermeiden?\n\n### 1. Das Protokoll über das Gremium hinaus verteilen\n\nDas ist die häufigste Ursache für Schwierigkeiten bei dieser Art von Sitzung, und sie lässt sich über die Einstellungen lösen.\n\n### 2. Die Zugriffsrechte nachträglich regeln\n\nDie Bitte, den Zugriff einzuschränken, kommt oft erst, wenn die Protokolle bereits erstellt sind. Die Einstellungen werden vor der ersten Sitzung festgelegt.\n\n### 3. Den Zweck nicht festlegen\n\nOhne schriftlich festgehaltenen Zweck lassen sich weder die Speicherdauer noch der Umfang des Zugriffs begründen.\n\n### 4. Alle Sitzungen gleich behandeln\n\nEine Sitzung, die Einzelfälle behandelt, verdient eine kürzere Dauer und einen stärker eingeschränkten Zugriff.\n\n### 5. Die Audioaufnahme nach Abnahme des Protokolls behalten\n\nEs ist die Audioaufnahme, die die aus dem Endprotokoll gestrichenen Äußerungen enthält.\n\n### 6. Die abwesenden Personen vergessen, über die gesprochen wird\n\nSie verfügen über dieselben Rechte wie die Teilnehmenden.\n\n---\n\n## Wie zeichnet man eine Sitzung mit Leexi auf?\n\nSobald der DSGVO-Rahmen festgelegt ist, beschränkt sich die Nutzung des Werkzeugs auf einige Schritte.\n\n### 1. Der Sitzung beitreten\n\nLeexi kann der Besprechung aus Ihrem Kalender heraus beitreten. Im Raum kann die Aufzeichnung über die mobile App gestartet werden, und [die Regeln für Präsenzmeetings](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fde\u002Fsicherheit-und-datenschutz\u002Fzertifizierungen-audits-einhaltung-vorschriften\u002Fprasenzmeeting-aufnehmen-gdpr\u002F) gelten.\n\n### 2. Das Beschlussprotokoll erzeugen\n\nDas Protokoll enthält insbesondere die Beschlüsse, die Entscheidungen, die Aufgaben und die Fristen.\n\n### 3. Den Zugriff einschränken\n\nSie legen fest, welche Mitarbeitenden die Protokolle einsehen dürfen.\n\n### 4. Vor der Verteilung gegenlesen\n\nDas Protokoll kann gegengelesen und korrigiert werden, bevor es geteilt wird.\n\n### 5. Die Daten kontrollieren\n\nLeexi nennt insbesondere ein Hosting in der Region Paris, eine Scaleway-Option, eine Ausführung des Modells über Azure France in einem geschlossenen Kreislauf, die Verschlüsselung der Daten bei der Übertragung und im Ruhezustand sowie den Verzicht auf ein Training mit Ihren Gesprächen.\n\n---\n\n## Welche Schwierigkeiten haben die Nutzenden tatsächlich?\n\nRechtsfragen sind nicht die einzigen Schwierigkeiten, die in der Praxis auftreten.\n\nVon **1 141 Support-Tickets, die zwischen Januar und Juni 2026 eingegangen sind**, betreffen **2 die Aufzeichnung einer Vorstandssitzung**. Beide betreffen dasselbe Thema: das Protokoll, das seinen Empfänger nicht erreicht, und die Bitte, den Zugriff für Teilnehmende außerhalb der Geschäftsleitung zu entziehen.\n\nKeines fragt, ob das Aufzeichnen erlaubt ist.\n\nDas ergibt eine andere Lesart des Problems:\n\n**es geht nicht nur um „darf ich aufzeichnen?“**\n\nSie müssen außerdem wissen:\n\n**wer das Protokoll erhält → wer es später wieder öffnen kann → was aus der Audioaufnahme wird → was außerhalb des Protokolls bleibt.**\n\n---\n\n## Eine Vorstandssitzung aufzeichnen: das Wichtigste\n\nBevor Sie Ihre Sitzungen aufzeichnen, prüfen Sie diese sechs Punkte:\n\n* **Information**: Wissen die Mitglieder, dass die Sitzungen aufgezeichnet werden?\n* **Zweck**: Ist das Beschlussprotokoll als Zweck schriftlich festgehalten?\n* **Rechtsgrundlage**: Ist das berechtigte Interesse dokumentiert, einschließlich Interessenabwägung?\n* **Zugriff**: Ist der Verteilerkreis vor der ersten Sitzung eingestellt?\n* **Aufbewahrung**: Wird die Audioaufnahme nach Abnahme des Protokolls gelöscht?\n* **Abwesende Personen**: Sieht Ihre Richtlinie deren Information vor?\n\nWenn eine KI beteiligt ist, ergänzen Sie einen siebten Punkt:\n\n**Wissen die Mitglieder, dass ein KI-System die Aufzeichnung verarbeitet, um das Protokoll zu erstellen?**\n\n## Häufige Fragen\n\n### Ist es rechtmäßig, eine Vorstandssitzung aufzuzeichnen?\n\nJa, auf der Grundlage des berechtigten Interesses, nach Information der Teilnehmenden und einer Interessenabwägung.\n\n### Braucht man die Zustimmung jedes Mitglieds des Gremiums?\n\nNein, das berechtigte Interesse setzt keine Einwilligung voraus. Die vorherige Information bleibt jedoch geschuldet.\n\n### Kann ein Mitglied der Aufzeichnung widersprechen?\n\nJa, unter den in der DSGVO vorgesehenen Bedingungen, aus Gründen, die sich aus seiner besonderen Situation ergeben.\n\n### Wer soll Zugriff auf das Protokoll haben?\n\nDie Mitglieder des Gremiums. Die Zugriffsrechte werden vor der ersten aufgezeichneten Sitzung eingestellt.\n\n### Darf man die Aufzeichnung während eines sensiblen Punktes abschalten?\n\nJa, und das ist zuverlässiger, als auf eine nachträgliche Löschung zu setzen.\n\n### Wie lange darf man die Aufzeichnung aufbewahren?\n\nDie Dauer richtet sich nach dem Zweck. Für Aufzeichnungen von Anrufen am Arbeitsplatz zieht die CNIL im betreffenden Rahmen höchstens sechs Monate heran und bis zu einem Jahr für Analyseunterlagen.\n\n### Haben die Personen, über die in der Sitzung gesprochen wird, Rechte?\n\nJa, dieselben wie die Teilnehmenden: Auskunft, Berichtigung, Löschung.\n\n---\n\n## Zusammenfassung\n\n**Eine Vorstandssitzung aufzuzeichnen ist möglich.**\n\nAber der richtige Reflex besteht nicht nur darin, zu fragen:\n\n> „Darf ich aufzeichnen?“\n\nSie sollten vielmehr die gesamte Kette prüfen und dabei auf die Verteilung achten:\n\n**informieren → aufzeichnen → transkribieren → gegenlesen → an das Gremium verteilen → die Audioaufnahme löschen.**\n\nEs ist diese vollständige Kette, die durch Ihre Datenschutzrichtlinie geregelt werden muss.\n\n**Verdienen Ihre Sitzungen ein belastbares und beschränktes Protokoll?** [Sehen Sie, wie Leexi die Zugriffe verwaltet](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)\n\n## Quellen\n\nTexte auf Grundlage der Primärquellen am 22. August 2026 erhoben.\n\n* DSGVO, Artikel 4, 5, 6, 12, 13, 15, 16, 17, 21, 28 und 32\n* Französisches Strafgesetzbuch, Artikel 226-1\n* CNIL, Mithören und Aufzeichnen von Anrufen am Arbeitsplatz\n* Europäische Verordnung über künstliche Intelligenz, Artikel 50\n\n*Diese Seite beschreibt den geltenden Rahmen. Sie stellt keine Rechtsberatung dar.*\n","2026-08-31T15:22:52.891Z","2026-09-02T20:29:45.844Z","2026-09-08T11:32:24.646Z",{"id":325,"documentId":173,"metaTitle":326,"metaDescription":327,"slug":328,"heroTitle":329,"heroUnderTitle":330,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":191,"heroVideoUrl":68,"blog":331,"createdAt":332,"updatedAt":333,"publishedAt":334,"locale":145,"__type":132},24977,"Gravar uma reunião de diretoria: RGPD","Não é o direito de gravar, mas a divulgação da ata que importa. Interesse legítimo, acesso e pessoas ausentes são pontos chave.","\u002Fpt\u002Fseguranca\u002Fcertificacoes-auditorias-conformidade-regulatoria\u002Fgravar-uma-reuniao-de-diretoria-rgpd\u002F","Gravar uma reunião de diretoria: quais regras RGPD?","Quem pode ler a ata e o que acontece com comentários sobre pessoas ausentes.","Você grava suas reuniões para obter um registro confiável das decisões? Isso é possível, e a questão do direito de gravar é simples, pois os participantes são seus colaboradores.\n\n**A verdadeira questão é: quem poderá ler a ata e o que acontece com os comentários sobre pessoas ausentes.**\n\n## É permitido gravar uma reunião de diretoria?\n\n**Sim, mas com regras para o tratamento dos dados.**\n\nUma reunião de diretoria nomeia pessoas, discute resultados e, às vezes, o futuro na organização. Isso configura um tratamento de dados pessoais segundo o RGPD.\n\nVocê deve:\n\n* informar os membros antes da gravação;\n* definir a base legal;\n* estabelecer a finalidade da gravação;\n* limitar o tempo de armazenamento;\n* restringir a divulgação da ata;\n* considerar as pessoas ausentes mencionadas.\n\nGravar sem consentimento pode violar o Código Penal, que pune invasão de privacidade (artigo 226-1).\n\n### A gravação é dado pessoal?\n\n**Sim.**\n\nRGPD define dado pessoal como informação relacionada a pessoa identificada ou identificável.\n\nParticipantes e pessoas citadas são identificáveis.\n\nTranscrição e ata também são dados pessoais.\n\n### Por que esta reunião é diferente?\n\n**Porque os dados sensíveis são sobre pessoas ausentes.**\n\nPessoas discutidas, mas não presentes, como colaboradores, clientes ou parceiros.\n\nVocê realiza vários tratamentos: **gravar → transcrever → redigir → divulgar → armazenar → apagar.**\n\n### Quais dados são gravados?\n\nDependendo da ferramenta, pode guardar:\n\n* áudio;\n* transcrição;\n* nomes;\n* data e duração;\n* ata;\n* decisões;\n* ações;\n* menções a ausentes.\n\n---\n\n## Precisa avisar antes de gravar?\n\n**Sim.**\n\nA informação deve ser dada antes ou no momento da coleta (RGPD, artigo 13).\n\nEm reuniões recorrentes, avisa-se no início do processo e no começo de cada sessão.\n\n### O que informar?\n\nCNIL recomenda informar sobre o sistema, responsável e finalidades.\n\nImportante: quem terá acesso à ata.\n\nExplique claramente: **quem grava → por quê → quem lê → por quanto tempo.**\n\n### Informar pessoas mencionadas?\n\n**Recomenda-se na política interna.**\n\nRGPD exige informar pessoas cujos dados são tratados.\n\n### Informar que IA redige a ata?\n\n**Sim.**\n\nGravação e processamento por IA são operações distintas.\n\nRegulamento europeu exige informar interação com IA (artigo 50).\n\nExemplo: \n\n> \"A sessão é gravada e um assistente IA redige a ata automaticamente.\"\n\n### E convidados pontuais?\n\n**Informe na chegada.**\n\nAcesso à ata pode ser limitado ao que lhes interessa.\n\n---\n\n## Qual base legal usar?\n\n**Interesse legítimo para reuniões internas.**\n\nConsentimento é complicado; interesse legítimo evita isso.\n\n### Pode usar interesse legítimo?\n\n**Sim, especialmente para comitês internos.**\n\nArtigo 6 do RGPD permite tratamento para interesses legítimos, salvo direitos fundamentais.\n\nDeve-se fazer teste de equilíbrio e informar participantes.\n\n### Por que não consentimento?\n\n**Porque o consentimento deve ser livre.**\n\nEm comitês, liberdade para recusar é difícil.\n\n### Qual finalidade?\n\n**Produzir ata e acompanhar ações.**\n\nFinalidade clara que justifica gravação e limita uso.\n\n### Membro pode se opor?\n\n**Sim, conforme RGPD, pois base é interesse legítimo.**\n\nPode se opor por motivos pessoais (artigo 21).\n\n---\n\n## Por quanto tempo guardar gravação?\n\n**Só o necessário para a finalidade.**\n\nRGPD exige limitar tempo de armazenamento (artigo 5).\n\n### Quanto tempo guardar áudio?\n\nCNIL recomenda até seis meses para gravações no trabalho.\n\nGeralmente áudio é descartado após validação da ata.\n\n### Quanto tempo guardar ata?\n\nCNIL indica até um ano para documentos de análise.\n\nPode ser mais se justificado por escrito.\n\n### Tratar todas sessões igual?\n\n**Não.**\n\nSessões com dados sensíveis exigem regras mais restritas.\n\n---\n\n## Quem pode acessar a ata?\n\n**Só membros do comitê.**\n\nPonto crítico na prática.\n\n### Quem acessa áudio, transcrição e ata?\n\nPodem ter acessos diferentes:\n\n* compartilhar ata com comitê;\n* limitar transcrição;\n* guardar áudio só se necessário.\n\nDecida antes da primeira gravação.\n\n### Espaço separado para reuniões?\n\n**Mais fácil controlar.**\n\nGuardar tudo junto depende da segurança de cada arquivo.\n\n### Criptografar dados?\n\n**Segurança proporcional ao risco.**\n\nRGPD exige medidas técnicas e organizacionais (artigo 32).\n\n---\n\n## Direitos dos participantes\n\nTêm direitos previstos pelo RGPD.\n\n### Podem pedir acesso?\n\n**Sim.**\n\nDireito de saber se dados são tratados (artigo 15).\n\n### Podem pedir correção?\n\n**Sim.**\n\nCorrigir dados incorretos (artigo 16).\n\nIA pode errar nomes, valores, decisões, prazos, quem falou.\n\n### Podem pedir exclusão?\n\n**Sim, conforme RGPD (artigo 17).**\n\n### Pessoas ausentes têm direitos?\n\n**Sim, mesmos direitos.**\n\nPodem pedir acesso a dados sobre elas.\n\n### Prazo para resposta?\n\n**Até um mês.**\n\nResponsável deve responder rápido (artigo 12).\n\n---\n\n## Obrigações com IA nas notas\n\nIA adiciona tratamento além da gravação.\n\nFluxo: **áudio → transcrição → análise → ata → divulgação.**\n\n### O que faz IA?\n\n* transcreve;\n* identifica falantes;\n* extrai decisões;\n* destaca arbitragens;\n* produz ata;\n* organiza prazos.\n\n### Onde dados são armazenados?\n\nPergunte ao fornecedor.\n\nLeexi guarda dados na região de Paris, AWS; pode usar Scaleway; modelo executado via Azure France.\n\n### Quem trata dados?\n\nFornecedor é subcontratado conforme RGPD.\n\nLeexi usa OpenAI para modelo, executado por Leexi.\n\n### Precisa DPA?\n\n**Sim, se fornecedor é subcontratado.**\n\nContrato deve definir tratamento e obrigações (artigo 28).\n\n### IA usa sessões para treinar?\n\n**Depende do fornecedor.**\n\nLeexi não usa conversas para treinar modelos.\n\n---\n\n## Como anunciar gravação?\n\nUse linguagem clara.\n\n### No início\n\n> \"A partir deste mês, sessões são gravadas e ata gerada automaticamente: decisões, arbitragens, ações. Acesso só para membros. Gravação apagada após validação.\"\n\n### No início da sessão\n\n> \"Lembrete: sessão gravada e ata enviada ao comitê. Se algo deve ficar fora, avise para eu pausar.\"\n\n### Para convidados\n\n> \"Sessão gravada e ata circula no comitê. Você acessa só a parte que lhe interessa.\"\n\n---\n\n## Erros a evitar\n\n1. Divulgar ata fora do comitê.\n\n2. Ajustar acessos depois da gravação.\n\n3. Não definir finalidade.\n\n4. Tratar todas sessões igual.\n\n5. Guardar áudio após validação.\n\n6. Esquecer pessoas ausentes.\n\n---\n\n## Como gravar com Leexi?\n\nApós definir RGPD, siga passos:\n\n1. Entrar na sessão\n\nLeexi pode entrar via agenda. Em sala, grave pelo app; regras de presença aplicam.\n\n2. Gerar ata\n\nInclui decisões, arbitragens, ações, prazos.\n\n3. Restringir acesso\n\nDefina quem pode ver ata.\n\n4. Revisar antes de divulgar\n\nCorrija antes de compartilhar.\n\n5. Controlar dados\n\nLeexi informa hospedagem, execução, criptografia e ausência de treino.\n\n---\n\n## Dificuldades reais dos usuários\n\nQuestões legais não são as únicas.\n\nEntre 1141 tickets de suporte em 2026, 2 foram sobre gravação de diretoria.\n\nAmbos sobre ata não chegar e restrição de acesso.\n\nNenhum questionou se é permitido gravar.\n\nIsso mostra que o foco é:\n\n**quem recebe a ata → quem pode reabrir → destino do áudio → o que fica fora da ata.**\n\n---\n\n## Resumo\n\nAntes de gravar, confira:\n\n* Informação: membros sabem da gravação?\n* Finalidade: ata como objetivo?\n* Base legal: interesse legítimo documentado?\n* Acesso: definido antes da primeira sessão?\n* Armazenamento: áudio apagado após validação?\n* Pessoas ausentes: informadas?\n\nSe IA usada, adicione:\n\n* Membros sabem que IA processa gravação?\n\n## Perguntas frequentes\n\n### É legal gravar reunião de diretoria?\n\nSim, com interesse legítimo, informação e teste de equilíbrio.\n\n### Precisa consentimento de todos?\n\nNão, mas informação prévia é obrigatória.\n\n### Membro pode se opor?\n\nSim, por motivos pessoais.\n\n### Quem acessa ata?\n\nSó membros, acesso definido antes da gravação.\n\n### Pode pausar gravação em ponto sensível?\n\nSim, é mais seguro.\n\n### Quanto tempo guardar gravação?\n\nDepende da finalidade; CNIL recomenda até 6 meses para áudio e 1 ano para análise.\n\n### Pessoas mencionadas têm direitos?\n\nSim, iguais aos participantes.\n\n---\n\n## Em resumo\n\n**Gravar reunião de diretoria é possível.**\n\nMas o foco não é só \"posso gravar?\".\n\nÉ preciso controlar toda a cadeia:\n\n**informar → gravar → transcrever → revisar → divulgar → apagar áudio.**\n\nEssa cadeia deve estar na política de proteção de dados.\n\n**Quer ata confiável e restrita?** [Veja como Leexi controla acessos](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)\n\n## Fontes\n\nTextos consultados em 22\u002F08\u002F2026.\n\n* RGPD artigos 4,5,6,12,13,15,16,17,21,28,32\n* Código Penal artigo 226-1\n* CNIL sobre gravação no trabalho\n* Regulamento IA europeu artigo 50\n\n*Esta página explica o quadro legal, não é parecer jurídico.*\n","2026-08-31T15:23:32.249Z","2026-09-02T20:29:46.086Z","2026-09-08T11:32:30.718Z",{"id":336,"documentId":337,"metaTitle":338,"metaDescription":339,"slug":340,"heroTitle":341,"heroUnderTitle":342,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":236,"heroVideoUrl":68,"blog":343,"createdAt":344,"updatedAt":345,"publishedAt":346,"locale":241,"__type":132},25008,"fbqp7p4qhhftlp56mmrksz9e","DPA Leexi: lo que la ley exige y lo que Leexi ofrece","El DPA de Leexi es público desde el 6 de julio de 2026. Contenido, requisitos RGPD, 10 subcontratistas, auditoría y documentos para su DPO.","\u002Fes\u002Fseguridad\u002Fcertificaciones-auditorias-cumplimiento\u002Fdpa-acuerdo-tratamiento-datos\u002F","DPA: lo que la ley exige y lo que Leexi ofrece","Público, vigente desde el 6 de julio de 2026, aceptado desde la prueba gratuita. Qué incluye y qué no.","El DPA de Leexi es un documento público llamado «Acuerdo de tratamiento de datos», versión 2.0 desde el 6 de julio de 2026, que puede leerse antes de crear una cuenta: [versión francesa](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdpa_fr.pdf), [versión inglesa](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdpa_en.pdf). Se aplica desde la suscripción en línea, incluyendo la prueba gratuita. Nombra a los diez subcontratistas de Leexi, establece una conservación por defecto de dos años máximo, prevé notificación de violación de datos en 24 horas y otorga derecho a auditoría anual.\n\n## Verificar qué cubre el DPA\n\n**El DPA establece el marco en que Leexi trata los datos de sus reuniones por cuenta suya.** Usted sigue siendo responsable del tratamiento, Leexi es su subcontratista.\n\nEl documento lo dice en sus propios términos.\n\n> DPA Leexi, artículo 4.2\n> *«Como subcontratista, Leexi tratará los datos personales en nombre y según instrucciones del Responsable del tratamiento.»*\n\nEsto significa que usted decide el propósito de la grabación, la duración de conservación y quién accede a los informes. Leexi ejecuta.\n\n### ¿Qué datos cubre el DPA?\n\nEl alcance está en el artículo 3.\n\n> DPA Leexi, artículo 3\n> *«Leexi recopila los siguientes datos personales: nombre, apellido, email, teléfono, cargo, nombre de la empresa, conversación en videoconferencia o VOIP con metadatos.»*\n\nLas personas afectadas son, según el artículo 3, «empleados, proveedores y clientes del cliente». Las operaciones son «recopilación, transferencia, conservación y eliminación».\n\n### ¿Cómo formulan la solicitud los compradores?\n\nEntre marzo y mayo de 2026, seis compradores solicitaron el DPA a Leexi. Un gestor patrimonial pidió en mayo 2026 el «Data Processing Agreement (DPA) aplicable a nuestra cuenta, copia firmada o confirmación escrita de la versión contractual». Un organismo público solicitó en marzo 2026 «disponibilidad de un Data Processing Agreement (DPA)» entre ocho puntos para elegir herramienta de transcripción. Un cliente buscó en abril 2026 «el DPA firmado» que no encontraba. El DPO de otro cliente pidió a Leexi llenar su propio modelo de anexo de subcontratistas.\n\nEstas cuatro solicitudes resumen tres preguntas: qué versión aplica a mi cuenta, dónde está la lista de subcontratistas y cómo conservar constancia. Esta página responde a las tres.\n\n---\n\n## ¿Es obligatorio el DPA por ley?\n\n**Sí. Cuando un proveedor trata datos personales por usted, el RGPD exige un contrato escrito con contenido definido.**\n\n> RGPD, artículo 28.3\n> *«El tratamiento por un subcontratista se regula por contrato u otro acto jurídico que vincule al subcontratista con el responsable del tratamiento, definiendo objeto, duración, naturaleza, finalidad, tipo de datos y categorías de personas, obligaciones y derechos del responsable.»*\n\nLa obligación recae tanto en usted como en Leexi. El responsable debe elegir un subcontratista con garantías.\n\n> RGPD, artículo 28.1\n> *«El responsable solo usa subcontratistas con garantías suficientes para implementar medidas técnicas y organizativas adecuadas que cumplan el reglamento y protejan derechos.»*\n\nTres niveles:\n\n- **Impuesto por ley**: contrato y cláusulas mínimas (artículo 28.3, puntos a-h: instrucciones, confidencialidad, seguridad, subcontratación, ayuda en derechos, supresión o devolución, auditoría).\n- **Exigido por compradores**: copia firmada o confirmación escrita, anexo de subcontratistas, plazo de respuesta. No es legal, es práctica.\n- **Impuesto por sector**: finanzas y sector público exigen auditoría efectiva y política sobre solicitudes extranjeras. El DPA de Leexi cubre ambos (artículos 10 y 15).\n\n### ¿Debe el DPA prever derecho a auditoría?\n\nSí, el punto h) del artículo 28.3 lo obliga.\n\n> RGPD, artículo 28.3.h\n> *«Poner a disposición del responsable toda información necesaria para demostrar cumplimiento y permitir auditorías, incluidas inspecciones, y colaborar en ellas.»*\n\n---\n\n## Obtener el DPA de Leexi\n\n**El DPA está online en dos idiomas y se acepta al suscribirse.**\n\n> DPA Leexi, preámbulo\n> *«Este acuerdo de tratamiento de datos («acuerdo») se celebra entre el cliente y Leexi en la fecha de suscripción online, incluyendo prueba gratuita.»*\n\nNo hay que esperar envío. La versión aplicable es la vigente en su suscripción, con fecha en portada.\n\n### ¿Quién firma?\n\nEl DPA identifica a Leexi, sociedad anónima, sede en 2 avenue Herrmann Debroux, 1160 Bruselas, Bélgica, representada por Xavier Lombard, CEO. Ley belga y tribunales de Bruselas (artículo 13).\n\n### ¿Qué subcontratistas nombra?\n\nDiez en artículo 6.1, con rol y zona de alojamiento:\n\n- Amazon Web Services, infraestructura, UE\n- Microsoft Azure, transcripción e IA generativa, UE\n- Google Workspace, proveedor identidad, UE\n- Gladia, speech to text, UE\n- New Relic, monitorización apps, UE\n- Eleven Labs Inc., speech to text, Europa\n- Scaleway SAS, infraestructuras cloud, UE (Francia)\n- Cloudflare, seguridad perimetral, Europa\u002FReino Unido\n- Mailgun, emails transaccionales, UE (Frankfurt, Alemania)\n- Mistral, IA generativa, UE\n\nLista actualizada en [Trust Center de Leexi](https:\u002F\u002Ftrust.leexi.ai\u002F) con diez subcontratistas al 2 septiembre 2026.\n\n### ¿Qué si Leexi cambia subcontratista?\n\nEl RGPD da derecho a objeción.\n\n> RGPD, artículo 28.2\n> *«El subcontratista no contrata otro sin autorización escrita previa del responsable. Si autorización general, informa de cambios para objeciones.»*\n\nEl DPA fija plazo.\n\n> DPA Leexi, artículo 6.2\n> *«El cliente tiene 15 días tras recibir info para objetar y justificar.»*\n\nPrevé reunión antes de rechazo y que si rechaza, Leexi no podrá prestar servicio dependiente.\n\n### ¿Qué medidas de seguridad incluye?\n\nEl artículo 32 RGPD menciona cifrado.\n\n> RGPD, artículo 32.1\n> *«Responsable y subcontratista implementan medidas técnicas y organizativas adecuadas, incluyendo pseudonimización y cifrado.»*\n\nEl DPA responde en artículo 5.3.\n\n> DPA Leexi, artículo 5.3\n> *«Leexi implementa medidas técnicas y organizativas para seguridad y confidencialidad, incluyendo cifrado, controles de acceso, backups, formación y verificación de empleados. Medidas aplicadas tras certificación ISO 27001:2022.»*\n\n### ¿Cuándo notifica Leexi violación de datos?\n\n> DPA Leexi, artículo 5.4\n> *«Leexi notifica al cliente violación de datos en máximo 24 horas por email.»*\n\nDescribe naturaleza, categorías, número aproximado, contacto, consecuencias y medidas. Usted dispone de info para notificar autoridad en 72 horas.\n\n### ¿Cuánto conserva Leexi reuniones?\n\n> DPA Leexi, artículo 9.1\n> *«Por defecto datos se conservan máximo 2 años. Cliente puede reducir plazo por solicitud o en plataforma.»*\n\nAl terminar contrato, artículo 11.2 permite devolución o supresión. Leexi puede conservar backups si supresión es difícil, con proceso de eliminación y anonimización.\n\n### ¿Puede auditar Leexi?\n\n> DPA Leexi, artículo 10.1\n> *«Cliente puede designar auditor independiente con aviso razonable, mínimo 20 días antes. Derecho una vez cada 12 meses. Costos a cliente salvo si auditoría revela incidente, entonces Leexi asume costos.»*\n\nAuditoría requiere acuerdo confidencial y no da acceso a datos de otros clientes. Aviso puede ser 30 días fin de año.\n\n### ¿Qué si autoridad extranjera pide datos?\n\nArtículo 15 responde a Cloud Act, frecuente pregunta. Leexi notifica sin demora injustificada, busca exención si ley lo prohíbe, documenta esfuerzos y mantiene política escrita disponible.\n\n---\n\n## Límites del DPA\n\n**El DPA es estándar. No contiene todo, conviene saberlo antes de compartir.**\n\n- No incluye cláusula de no entrenamiento de IA en reuniones. Está en [política de privacidad](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fes\u002Fpolitica-de-privacidad\u002F) y [FAQ cumplimiento](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fes\u002Fseguridad\u002Fcertificaciones-auditorias-cumplimiento\u002Ffaq-cumplimiento-soberania\u002F), con página dedicada. Si legal exige cláusula en contrato, pídala en anexo.\n- No tiene firma manuscrita: se acepta online. DPO que quiera copia firmada o anexo propio, solicítelo a hello@leexi.ai. Leexi ha cumplido esta petición.\n- No reemplaza certificación SecNumCloud ni HDS para datos de salud.\n- Limita auditoría a una vez cada 12 meses, a su costo salvo incidente.\n- No especifica umbral de licencias para cambio de AWS a Scaleway, se regula en contrato comercial.\n\n---\n\n## Documentos para su DPO\n\n| Documento | Qué prueba | Cómo obtener |\n|---|---|---|\n| DPA versión 2.0 del 6 julio 2026 | Contrato de subcontratación según artículo 28 RGPD, con cláusulas de seguridad, notificación, conservación, auditoría y transferencias | [dpa_fr.pdf](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdpa_fr.pdf) o [dpa_en.pdf](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdpa_en.pdf), aceptado en suscripción |\n| Lista de diez subcontratistas con rol y zona de alojamiento | Cadena de subcontratación y ausencia de tratamiento fuera UE salvo Cloudflare (Europa y Reino Unido) | Artículo 6.1 DPA y [Trust Center](https:\u002F\u002Ftrust.leexi.ai\u002F) |\n| Certificado ISO 27001:2022 | Certificación referida en artículo 5.3 DPA | Equipo comercial con acceso Trust Center, a solicitud en hello@leexi.ai |\n| Política de privacidad | Alojamiento en AWS Europa y compromiso de no entrenamiento | [leexi.ai\u002Ffr\u002Fpolitique-de-confidentialite](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fes\u002Fpolitica-de-privacidad\u002F) |\n| Registro de actividades de tratamiento | Obligación artículo 30 RGPD, declarada en artículo 14.3 DPA | Solicitar en hello@leexi.ai |\n| Condiciones generales versión 2.0 del 6 julio 2026 | Compromiso sobre regulación europea IA, anexo 1.1 | [terms_of_service_fr.pdf](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fterms_of_service_fr.pdf) |\n\nEl no entrenamiento, ausente en DPA, se trata en [no entrenamiento IA en reuniones](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fnon-entrainement-ia-donnees-de-reunion\u002F). Reglas de grabación, información a participantes, base legal y conservación en [grabar reunión profesional](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fes\u002Fseguridad\u002Fcertificaciones-auditorias-cumplimiento\u002Fgrabar-una-reunion-profesional-rgpd\u002F). Certificaciones y auditorías en [seguridad y cumplimiento](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fes\u002Fseguridad\u002Fcertificaciones-auditorias-cumplimiento\u002F).\n\nPuede probar Leexi en reunión real durante revisión DPO: DPA aplica desde prueba gratuita. [Reservar demo](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)\n\n---\n\n## Preguntas frecuentes\n\n### ¿El DPA aplica en prueba gratuita?\n\nSí. Preámbulo indica que se celebra en suscripción online, «incluyendo prueba gratuita». Reuniones grabadas en prueba tienen mismas cláusulas de seguridad, conservación y supresión que cuenta paga.\n\n### ¿Hay que firmar o se acepta online?\n\nSe acepta online al suscribirse, sin firma manuscrita. Si compras exige copia firmada o confirmación escrita, pídala a hello@leexi.ai indicando fecha suscripción: aplica versión vigente esa fecha.\n\n### ¿Qué pasa si Leexi añade subcontratista?\n\nLeexi informa y usted tiene 15 días para objetar con justificación (artículo 6.2 DPA). Se convoca reunión antes de rechazo. Si rechaza, servicio dependiente no se presta.\n\n### ¿Cuándo notifica Leexi violación de datos?\n\nEn 24 horas tras conocimiento, por email, con descripción, categorías, número aproximado, contacto y medidas (artículo 5.4 DPA). Le quedan 48 horas para notificar autoridad.\n\n### ¿Puedo auditar Leexi con mi propio auditor?\n\nSí, una vez cada 12 meses, con aviso mínimo 20 días, acuerdo confidencial y a su costo salvo si auditoría revela incidente (artículo 10.1 DPA). Puede basarse en certificación ISO 27001:2022 citada en artículo 5.3.\n\n### ¿Qué pasa con mis reuniones al terminar contrato?\n\nElige entre devolución o supresión de datos personales (artículo 11.2 DPA). Leexi puede conservar backups si supresión difícil, con proceso de eliminación y anonimización.\n\n### ¿El DPA permite transferencia fuera UE?\n\nSolo a países con decisión de adecuación CE o cláusulas contractuales tipo versión junio 2021 (artículo 6.4 DPA). Los diez subcontratistas alojan en UE, Europa o Reino Unido. Ante solicitud de autoridad de país tercero, Leexi notifica sin demora (artículo 15).\n\n---\n\n## Resumen\n\n**El DPA de Leexi existe, es público y aplica desde prueba gratuita.**\n\nCumple artículo 28 RGPD: instrucciones documentadas, diez subcontratistas con derecho a objeción en 15 días, seguridad basada en ISO 27001:2022, notificación de violación en 24 horas, conservación por defecto 2 años, devolución o supresión al terminar, auditoría anual.\n\nLo que no contiene, se pide en anexo: cláusula de no entrenamiento y copia firmada.\n\n## Fuentes\n\nTextos consultados en fuentes primarias el 22 agosto y 2 septiembre 2026.\n\n* Leexi, Acuerdo de tratamiento de datos, versión 2.0 vigente desde 6 julio 2026, [dpa_fr.pdf](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdpa_fr.pdf)\n* Leexi, Condiciones generales de venta y uso, versión 2.0 vigente 6 julio 2026\n* Leexi, Política de privacidad, leexi.ai\u002Ffr\u002Fpolitique-de-confidentialite\n* Leexi, Trust Center, trust.leexi.ai, consultado 2 septiembre 2026\n* RGPD, artículos 5, 28, 30 y 32, texto CNIL\n\n*Esta página describe el marco aplicable. No es asesoría legal.*\n","2026-09-07T07:36:19.784Z","2026-09-07T07:36:23.824Z","2026-09-08T11:34:23.526Z",{"id":348,"documentId":349,"metaTitle":350,"metaDescription":351,"slug":352,"heroTitle":353,"heroUnderTitle":354,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":191,"heroVideoUrl":68,"blog":355,"createdAt":356,"updatedAt":357,"publishedAt":358,"locale":145,"__type":132},25033,"tuyuwxknxpbt4ryp37p1rboe","Gravar uma chamada telefônica: as regras do RGPD | Leexi","CNIL proíbe gravação permanente e exige aviso do direito de oposição antes do fim da chamada. Duração, base legal e ferramentas.","\u002Fpt\u002Fseguranca\u002Fcertificacoes-auditorias-conformidade-regulatoria\u002Fgravar-uma-chamada-telefonica-rgpd\u002F","Gravar chamadas profissionais: regras RGPD essenciais","Único caso com doutrina detalhada da CNIL, que é mais rigorosa aqui.","Você grava as suas chamadas para obter a transcrição e a ata? É o único caso sobre o qual a CNIL publicou uma doutrina detalhada, e ela é mais exigente do que para as outras reuniões.\n\n**Ela exclui a gravação permanente, pede que você informe o seu interlocutor do direito de oposição dele antes do fim da conversa e fixa os prazos de conservação.**\n\n## É permitido gravar uma chamada telefônica profissional?\n\n**Sim, mas não sem enquadrar o tratamento.**\n\nA gravação de uma chamada contém uma voz, um número e o conteúdo de uma conversa. Constitui, portanto, um tratamento de dados pessoais no sentido do RGPD.\n\nVocê deve, em particular:\n\n* informar o seu interlocutor no início da chamada;\n* mencionar o direito de oposição dele;\n* determinar a sua base legal;\n* definir a finalidade da gravação;\n* limitar o prazo de conservação;\n* consultar os representantes dos trabalhadores antes de implantar o dispositivo.\n\nGravar sem o conhecimento do seu interlocutor está além disso abrangido pelo Código Penal francês, que pune «com um ano de prisão e 45 000 euros de multa o fato de, por qualquer meio, atentar voluntariamente contra a intimidade da vida privada de outrem: 1.º captando, gravando ou transmitindo, sem o consentimento do seu autor, palavras pronunciadas a título privado ou confidencial» (artigo 226-1).\n\n### A gravação de uma chamada é um dado pessoal?\n\n**Sim.**\n\nO RGPD define dado pessoal como «informação relativa a uma pessoa singular identificada ou identificável» (artigo 4.º, ponto 1).\n\nUma voz, um número e o que é dito durante uma chamada podem permitir identificar o seu interlocutor.\n\nA transcrição e a ata também estão abrangidas.\n\n### Por que as chamadas são mais reguladas do que as outras reuniões?\n\n**Porque a CNIL lhes dedica uma ficha específica.**\n\nÉ o único tipo de troca profissional que dispõe de uma doutrina tão detalhada, e ela serve de referência para [os outros formatos de reunião](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fpt\u002Fseguranca\u002Fcertificacoes-auditorias-conformidade-regulatoria\u002Fgravar-uma-reuniao-profissional-rgpd\u002F).\n\nVocê realiza, além disso, vários tratamentos sucessivos:\n\n**chamada → gravação pela telefonia → transcrição → ata → ficha CRM.**\n\n### É permitido gravar todas as chamadas?\n\n**Não.**\n\nA CNIL indica que «o empregador não pode implantar um dispositivo de escuta ou de gravação permanente ou sistemático».\n\nUma configuração que grava cada chamada sem exceção possível sai, portanto, do quadro, mesmo quando a ferramenta sabe fazê-lo.\n\n### Quais dados são gravados?\n\nDependendo das ferramentas utilizadas, você pode conservar:\n\n* o áudio da chamada;\n* a transcrição;\n* o número chamado ou chamador;\n* a data e a duração;\n* a ata;\n* os compromissos assumidos;\n* os próximos passos.\n\n---\n\n## É preciso avisar o interlocutor antes de gravar uma chamada?\n\n**Sim.**\n\nA informação deve ser dada **antes ou no momento em que os dados são coletados**, portanto no início da chamada.\n\nPara as chamadas, a CNIL exige uma informação mais ampla do que em outros casos.\n\n### O que é preciso dizer a ele?\n\nA CNIL indica que «os funcionários e os interlocutores (clientes, por exemplo) devem ser informados, em particular: da existência do dispositivo; da identidade do responsável pelo tratamento; das finalidades perseguidas».\n\nEla precisa também que a informação abrange «a base legal do dispositivo (obrigação decorrente de um texto legal, por exemplo, ou interesse legítimo do empregador)».\n\nVocê deve, portanto, conseguir explicar de forma simples:\n\n**quem grava → por quê → com que fundamento → o que será feito com os dados.**\n\n### É preciso mencionar o direito de oposição?\n\n**Sim, e é uma exigência própria das chamadas.**\n\nA CNIL indica que «os interlocutores devem ser informados do seu direito de oposição antes do fim da conversa telefônica».\n\nA informação não se limita, portanto, a anunciar a gravação: ela indica à pessoa que ela pode se opor, e ocorre durante a chamada.\n\n### É preciso consultar os representantes dos trabalhadores?\n\n**Sim, antes de implantar o dispositivo.**\n\nA CNIL indica que «as instâncias representativas do pessoal devem ser informadas e consultadas antes de qualquer decisão de instalar um dispositivo de escuta ou de gravação de chamadas».\n\nÉ uma etapa prévia à implantação, não uma formalidade chamada a chamada.\n\n### É preciso dizer que uma IA transcreve a chamada?\n\n**Sim.**\n\nA gravação de áudio e o tratamento realizado em seguida pela IA são duas operações que convém distinguir.\n\nO Regulamento europeu sobre a inteligência artificial prevê que «os prestadores asseguram que os sistemas de IA destinados a interagir diretamente com pessoas singulares são concebidos e desenvolvidos de maneira que as pessoas singulares em causa sejam informadas de que estão a interagir com um sistema de IA» (artigo 50.º, n.º 1). Essas obrigações aplicam-se desde 2 de agosto de 2026 e visam o fornecedor do sistema; a sua obrigação de informar decorre do RGPD e da doutrina da CNIL.\n\nVocê pode anunciar, por exemplo:\n\n> «Esta chamada está sendo gravada e um assistente de IA redige automaticamente a ata.»\n\n---\n\n## Qual base legal usar para gravar uma chamada?\n\n**A base legal depende, em particular, da pessoa gravada e da finalidade perseguida.**\n\nAqui aparecem principalmente dois fundamentos: o interesse legítimo do empregador e o consentimento do interlocutor.\n\n### É possível usar o interesse legítimo?\n\n**Sim, a CNIL o cita como fundamento possível do dispositivo.**\n\nO artigo 6.º do RGPD autoriza um tratamento «necessário para efeito dos interesses legítimos prosseguidos pelo responsável pelo tratamento ou por terceiros, exceto se prevalecerem os interesses ou direitos e liberdades fundamentais do titular» (n.º 1, alínea f).\n\nVocê deve, portanto, realizar em particular um **teste de ponderação de interesses** e informar as pessoas.\n\n### É possível usar o consentimento?\n\n**Sim, em particular para uma chamada com um cliente ou um prospect**, como em [uma reunião comercial](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fpt\u002Fseguranca\u002Fcertificacoes-auditorias-conformidade-regulatoria\u002Fgravar-uma-reuniao-comercial-rgpd\u002F).\n\nO consentimento é definido como «uma manifestação de vontade, livre, específica, informada e explícita, pela qual o titular dos dados aceita, mediante declaração ou ato positivo inequívoco» (RGPD, artigo 4.º, ponto 11). O responsável pelo tratamento deve, além disso, «poder demonstrar que o titular dos dados deu o seu consentimento» (artigo 7.º, n.º 1).\n\n### Qual finalidade escolher?\n\n**Aquela que você for capaz de justificar.**\n\nA CNIL inclui a formação do pessoal entre as finalidades admitidas para a gravação de chamadas.\n\nA finalidade que você escreve determina depois o resto: a duração, os acessos e o que você pode fazer com o arquivo.\n\n### É permitido gravar um funcionário durante as suas chamadas?\n\n**Sim, isso pode ser possível no âmbito de um dispositivo pontual**, comunicado e apresentado aos representantes dos trabalhadores.\n\nUma gravação permanente, por outro lado, é excluída pela CNIL.\n\n---\n\n## Por quanto tempo conservar a gravação de uma chamada?\n\n**Pelo tempo necessário à finalidade perseguida, e não mais.**\n\nO RGPD impõe dados «conservados de uma forma que permita a identificação dos titulares dos dados apenas durante o período necessário para as finalidades para as quais são tratados» (artigo 5.º, n.º 1, alínea e). A CNIL dá, além disso, referências numéricas.\n\n### Por quanto tempo conservar o áudio?\n\n**Seis meses no máximo.** A CNIL indica que «as gravações podem ser conservadas até seis meses, no máximo».\n\nÉ o prazo que ela adota para as gravações de chamadas no local de trabalho.\n\n### Por quanto tempo conservar uma transcrição?\n\nA CNIL indica que «os documentos de análise podem, por sua vez, ser conservados até um ano».\n\n### O prazo máximo é o prazo normal?\n\n**Não.**\n\nA CNIL descreve uma sequência mais curta: ouvir as gravações nos dias seguintes, redigir os documentos de análise necessários e depois apagar as gravações brutas sem esperar os seis meses.\n\nUma política eficaz deve, portanto, prever:\n\n**gravação → análise rápida → apagamento do áudio → conservação do documento de análise.**\n\n---\n\n## Quem pode acessar a gravação de uma chamada?\n\n**Apenas as pessoas que precisam dela para o seu trabalho.**\n\nO colaborador em questão, o responsável dele e as pessoas encarregadas da formação quando essa é a finalidade escolhida.\n\n### Quem pode consultar o áudio, a transcrição e a ata?\n\nOs três arquivos não respondem necessariamente à mesma necessidade.\n\nVocê pode, por exemplo:\n\n* compartilhar a ata com a equipe em questão;\n* limitar o acesso à transcrição;\n* conservar o áudio para as necessidades realmente justificadas.\n\n### O que acontece quando a chamada sobe para o CRM?\n\n**Existe então uma cópia em um segundo sistema, com os seus próprios direitos de acesso.**\n\nAs duas políticas devem permanecer coerentes; caso contrário, a restrição colocada de um lado é levantada do outro.\n\n### É preciso criptografar os dados?\n\n**A segurança deve ser adequada ao risco.**\n\nO RGPD exige «medidas técnicas e organizativas adequadas para assegurar um nível de segurança adequado ao risco, incluindo, consoante o que for adequado: a) a pseudonimização e a cifragem dos dados pessoais» (artigo 32.º, n.º 1).\n\n---\n\n## Quais são os direitos do seu interlocutor?\n\nAs pessoas gravadas dispõem dos direitos previstos pelo RGPD.\n\n### Ele pode pedir acesso aos seus dados?\n\n**Sim.**\n\nO titular dos dados tem «o direito de obter do responsável pelo tratamento a confirmação de que os dados pessoais que lhe digam respeito são ou não objeto de tratamento» (RGPD, artigo 15.º, n.º 1). Isso pode abranger o áudio, a transcrição e a ata.\n\n### Ele pode pedir uma retificação?\n\n**Sim.**\n\nO titular dos dados tem «o direito de obter, sem demora injustificada, do responsável pelo tratamento a retificação dos dados pessoais inexatos que lhe digam respeito» (RGPD, artigo 16.º).\n\nIsso é particularmente importante com uma transcrição automática.\n\nUma IA pode transcrever mal:\n\n* um nome próprio;\n* um valor;\n* um número;\n* uma data;\n* a identidade da pessoa que falou.\n\n### Ele pode pedir o apagamento?\n\n**Sim, nas condições previstas pelo RGPD.**\n\nO titular dos dados tem «o direito de obter do responsável pelo tratamento o apagamento dos seus dados pessoais, sem demora injustificada» (RGPD, artigo 17.º, n.º 1).\n\n### Ele pode se opor à gravação?\n\n**Sim, e a CNIL pede que esse direito lhe seja anunciado antes do fim da conversa.**\n\nO titular dos dados tem «o direito de se opor a qualquer momento, por motivos relacionados com a sua situação particular, ao tratamento dos dados pessoais que lhe digam respeito com base no artigo 6.º, n.º 1, alínea e) ou f)» (RGPD, artigo 21.º, n.º 1).\n\nIsso implica que ele possa ser exercido durante a chamada, e que você interrompa a gravação a pedido dele.\n\n### Em que prazo você deve responder?\n\n**Em princípio, no prazo de um mês.** O responsável pelo tratamento responde «sem demora injustificada e no prazo de um mês a contar da receção do pedido» (RGPD, artigo 12.º, n.º 3).\n\n---\n\n## Quais obrigações quando a IA transcreve a chamada?\n\nA IA acrescenta um tratamento à simples gravação.\n\nO funcionamento pode ser resumido assim:\n\n**áudio → transcrição → análise → ata → ficha CRM.**\n\n### O que a IA faz concretamente?\n\nEla pode:\n\n* transcrever a chamada;\n* identificar os participantes;\n* extrair os compromissos;\n* identificar os próximos passos;\n* produzir uma ata;\n* vincular a chamada ao contato certo.\n\n### Quantos subcontratantes intervêm em uma chamada?\n\n**Pelo menos dois, frequentemente três.**\n\nA ferramenta de telefonia, a ferramenta de transcrição e depois o CRM, quando a ata é enviada para lá.\n\nÉ a particularidade da chamada telefônica: a cadeia é mais longa do que em uma videoconferência, e cada elo deve ser enquadrado.\n\n### Onde os dados são armazenados?\n\nÉ uma das primeiras perguntas a fazer aos seus fornecedores.\n\nNa Leexi, as gravações, transcrições e atas permanecem na região de Paris, na AWS. Acima de um certo volume de licenças, pode ser escolhida uma hospedagem na Scaleway.\n\nA sua ferramenta de telefonia armazena, por sua vez, a gravação original: as duas localizações são verificadas separadamente. O [dossiê de conformidade da Leexi](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fpt\u002Fseguranca\u002Fcertificacoes-auditorias-conformidade-regulatoria\u002Ffaq-conformidade-soberania\u002F) detalha a hospedagem, os subcontratantes e as certificações.\n\n### É preciso um DPA com cada fornecedor?\n\n**Sim, quando o fornecedor atua como subcontratante.**\n\nO artigo 28.º do RGPD prevê que «o tratamento em subcontratação é regulado por contrato ou outro ato normativo […] que vincule o subcontratante ao responsável pelo tratamento, estabeleça o objeto e a duração do tratamento, a natureza e finalidade do tratamento, o tipo de dados pessoais e as categorias dos titulares dos dados, e as obrigações e direitos do responsável pelo tratamento» (n.º 3).\n\n### A IA usa as suas conversas para treinar os seus modelos?\n\n**Depende do fornecedor.**\n\nNa Leexi, as conversas não treinam nenhum modelo, em todas as contas.\n\n---\n\n## Como informar o interlocutor de que uma chamada está sendo gravada?\n\nVocê pode usar uma formulação simples e precisa.\n\n### No início de uma chamada de saída\n\n> «Antes de começarmos: esta chamada está sendo gravada e um assistente de IA redige a ata. Você pode se opor; é só me dizer e eu interrompo a gravação.»\n\n### Para uma chamada recebida\n\n> «Informo que a chamada está sendo gravada, para que eu possa atendê-lo sem tomar notas. Se preferir que não seja, eu interrompo a gravação.»\n\n### Para uma chamada entre colegas\n\n> «Estou gravando para a ata, como de costume. Me avise se quiser que eu pare em algum momento.»\n\n---\n\n## Quais erros evitar?\n\n### 1. Gravar todas as chamadas por padrão\n\nA CNIL exclui o dispositivo permanente ou sistemático.\n\n### 2. Não mencionar o direito de oposição\n\nÉ a exigência mais específica das chamadas, e a que mais frequentemente falta nas mensagens de boas-vindas.\n\n### 3. Implantar sem consultar os representantes dos trabalhadores\n\nA informação e a consulta ocorrem antes da decisão de instalar o dispositivo.\n\n### 4. Guardar as gravações brutas até o prazo máximo\n\nA CNIL descreve o contrário: analisar rapidamente e depois apagar o áudio sem esperar.\n\n### 5. Esquecer as cópias nos outros sistemas\n\nUma chamada gravada na telefonia, transcrita em outro lugar e enviada para um CRM existe em três lugares.\n\n### 6. Supor que uma gravação de terceiros será transcrita automaticamente\n\nUma gravação produzida por outra ferramenta não entra necessariamente na sua cadeia de transcrição.\n\n---\n\n## Como gravar uma chamada com a Leexi?\n\nUma vez definido o quadro RGPD, o uso da ferramenta se resume a algumas etapas.\n\n### 1. Conectar a sua ferramenta de telefonia\n\nA Leexi pode se conectar a ferramentas de chamadas como Aircall ou Ringover.\n\n### 2. Transcrever a chamada\n\nApós a chamada, você recupera a transcrição ao lado da ata.\n\n### 3. Gerar a ata\n\nA ata retoma, em particular, os pontos abordados, os compromissos e os próximos passos.\n\n### 4. Vincular a chamada ao contato certo\n\nA ata pode ser sincronizada com o seu CRM e vinculada ao contato em questão, da mesma forma que após [uma reunião](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fpt\u002Fcaso-de-uso\u002Fferramenta-anotacao-ia-comerciais\u002F).\n\n### 5. Controlar os dados\n\nA Leexi indica, em particular, uma hospedagem na região de Paris, uma opção Scaleway, uma execução do modelo via Azure França em circuito fechado, a criptografia dos dados em trânsito e em repouso e a ausência de treinamento com as suas conversas.\n\n---\n\n## Quais dificuldades os usuários encontram de fato?\n\nAs questões jurídicas não são as únicas dificuldades encontradas na prática.\n\nDe **1 141 tickets de suporte recebidos entre janeiro e junho de 2026**, **7 dizem respeito à gravação ou transcrição de chamadas**. Os motivos mais frequentes são, em particular, a ata que não sobe para o CRM, transcrições de chamadas que não são encontradas e uma chamada recebida que interrompe a gravação de uma reunião em andamento.\n\nIsso dá outra leitura do problema:\n\n**a questão não é apenas «tenho o direito de gravar?»**\n\nÉ preciso saber também:\n\n**qual ferramenta grava → quem transcreve → onde a ata vai parar → por quanto tempo cada cópia fica.**\n\n---\n\n## Gravar uma chamada profissional: o que lembrar\n\nAntes de gravar as suas chamadas, verifique estes seis pontos:\n\n* **Informação**: o seu interlocutor conhece a existência do dispositivo e o seu direito de oposição?\n* **Perímetro**: o dispositivo é pontual, e não permanente?\n* **Base legal**: interesse legítimo do empregador ou consentimento do interlocutor?\n* **Representantes dos trabalhadores**: foram informados e consultados antes da implantação?\n* **Conservação**: o áudio é apagado rapidamente após a análise?\n* **Subcontratantes**: você conhece os três elos da sua cadeia?\n\nSe uma IA intervém, acrescente um sétimo ponto:\n\n**o seu interlocutor sabe que um sistema de IA trata a gravação para produzir a ata?**\n\n## Perguntas frequentes\n\n### É legal gravar uma chamada profissional?\n\nSim, desde que se respeite o quadro aplicável: informação ao interlocutor, menção do direito de oposição, base legal, finalidade e prazo de conservação, em particular.\n\n### É permitido gravar todas as chamadas de um departamento?\n\nNão. A CNIL exclui o dispositivo permanente ou sistemático, salvo texto legal específico.\n\n### É preciso avisar um cliente que liga?\n\nSim, no início da chamada, com a menção do seu direito de oposição.\n\n### É preciso consultar a comissão de trabalhadores?\n\nAs instâncias representativas do pessoal devem ser informadas e consultadas antes da decisão de instalar o dispositivo.\n\n### Por quanto tempo conservar a gravação de uma chamada?\n\nSeis meses no máximo segundo a CNIL no quadro em questão, e até um ano para os documentos de análise. A prática que ela descreve consiste em analisar rapidamente e depois apagar o áudio sem esperar.\n\n### Um cliente pode pedir o apagamento da gravação da sua chamada?\n\nSim, nas condições previstas pelo direito ao apagamento do RGPD.\n\n### A transcrição de uma chamada pode ir para o CRM?\n\nSim. A ata pode ser vinculada ao contato em questão no HubSpot, Salesforce, Pipedrive ou Microsoft Dynamics.\n\n---\n\n## Em resumo\n\n**Gravar uma chamada profissional é possível.**\n\nMas o bom reflexo não é apenas perguntar:\n\n> «Tenho o direito de gravar?»\n\nÉ preciso, antes, verificar toda a cadeia, que tem um elo a mais do que em uma videoconferência:\n\n**informar → mencionar o direito de oposição → gravar → transcrever → vincular ao contato → apagar o áudio.**\n\nÉ essa cadeia completa que deve ser enquadrada pela sua política de proteção de dados.\n\n**As suas chamadas merecem uma ata?** [Veja como a Leexi se conecta à sua telefonia](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)\n\n## Fontes\n\nTextos consultados em fontes primárias em 22 de agosto de 2026.\n\n* RGPD, artigos 4.º, 5.º, 6.º, 7.º, 12.º, 13.º, 15.º, 16.º, 17.º, 21.º, 28.º e 32.º\n* Código Penal francês, artigo 226-1\n* CNIL, Escuta e gravação de chamadas no local de trabalho\n* Regulamento europeu sobre a inteligência artificial, artigo 50.º\n\n*Esta página descreve o quadro aplicável. Não constitui um parecer jurídico.*\n","2026-08-31T15:23:58.238Z","2026-09-04T09:32:06.418Z","2026-09-08T11:34:26.353Z",{"id":360,"documentId":303,"metaTitle":361,"metaDescription":362,"slug":363,"heroTitle":364,"heroUnderTitle":365,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":203,"heroVideoUrl":68,"blog":366,"createdAt":367,"updatedAt":368,"publishedAt":369,"locale":170,"__type":132},24992,"Recording In-Person Meetings: GDPR","In-room, no assistant is visible: info is given orally. Legal basis, retention period, and copy on phone explained.","\u002Fen\u002Fsecurity\u002Fcertifications-audits-compliance\u002Frecord-an-in-person-meeting-gdpr\u002F","Recording In-Person Meetings: What Are the GDPR Rules?","In the room, no one sees the recording running. What you must say and when.","Are you recording an in-room meeting from your phone to get the minutes? It's possible, but in-person meetings pose a challenge that video calls don't: no assistant appears on screen, so no one sees the recording running.\n\n**Information is given orally and repeated to each person entering the room.**\n\n## Can you record an in-person meeting?\n\n**Yes, but not without regulating the processing.**\n\nA recording made in a room contains voices, names, roles, and statements. It thus constitutes personal data processing under GDPR, just like a video conference.\n\nYou must notably:\n\n* inform orally before starting the recording;\n* determine your legal basis;\n* define the purpose of the recording;\n* limit retention period;\n* handle the copy remaining on the phone;\n* enable participants to exercise their rights.\n\nRecording without consent violates the Penal Code, punishable by \"one year imprisonment and €45,000 fine for knowingly infringing on another's privacy by capturing, recording, or transmitting private or confidential speech without consent\" (Article 226-1).\n\n### Is a recording made in a room personal data?\n\n**Yes.**\n\nGDPR defines personal data as \"any information relating to an identified or identifiable natural person\" (Article 4, point 1).\n\nAround a table, voices, mentioned names, and statements can identify participants.\n\nTranscriptions and minutes are also concerned.\n\n### Why does GDPR apply to phone recordings?\n\nBecause you perform successive processing:\n\n**record → upload → transcribe → store → share → possibly delete.**\n\nThe medium does not change the principle.\n\nA smartphone on the table is treated like an assistant joining a video call. The general framework is detailed on the [record a professional meeting](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-une-reunion-professionnelle-rgpd\u002F) page.\n\n### What data is recorded in a room?\n\nDepending on the tool, you may keep:\n\n* room audio;\n* transcription;\n* speaker names;\n* meeting date;\n* duration;\n* minutes;\n* decisions made;\n* actions assigned.\n\nA room captures more than a video call: pre-meeting conversations, side talks, people passing through.\n\nParticipants may mention health, family, or political opinions during the meeting.\n\n---\n\n## Must participants be informed before recording in a room?\n\n**Yes.**\n\nInformation must be given **before or when data is collected**. The text requires it \"at the time the data are obtained\" (GDPR, Article 13, paragraph 1).\n\nIn-room, this announcement is the only cue for participants.\n\n### When to inform participants?\n\n**Before starting the recording.**\n\nPractically, you can notify in the invitation and remind at meeting start.\n\nThis second step is crucial in-person, where no visual recording indicator exists.\n\n### What to say?\n\nCNIL states that concerned persons \"must be informed of the existence of the system, the data controller's identity, and the purposes pursued.\"\n\nYou should simply explain:\n\n**who records → why → what is recorded → what will be done with data.**\n\n### Should you specify that AI writes the minutes?\n\n**Yes.**\n\nAudio recording and AI processing are distinct operations.\n\nThe EU AI regulation requires providers to ensure AI systems interacting directly with people inform them they interact with AI (Article 50, paragraph 1). These obligations apply since August 2, 2026, targeting providers; your obligation to inform comes from GDPR and CNIL guidance.\n\nIn video calls, the assistant's name in participants list makes it visible. In-room, no visual cue exists, so oral announcement carries all info.\n\nExample announcement:\n\n> \"The meeting is recorded from my phone and an AI assistant automatically drafts the minutes.\"\n\n### What if someone enters mid-meeting?\n\n**Inform them before they speak.**\n\nThis is common in rooms: latecomers haven't heard the opening info.\n\nYou can say:\n\n> \"Before you speak: the meeting is recorded and an AI assistant drafts the minutes. If you object, please say so and I'll stop recording.\"\n\n---\n\n## What legal basis to use for in-person recording?\n\n**Depends notably on who is present.**\n\nTwo main bases: legitimate interest and consent.\n\n### Can legitimate interest be used?\n\n**Yes, especially for internal meetings.**\n\nGDPR Article 6 allows processing \"necessary for legitimate interests pursued by controller or third party unless overridden by fundamental rights\" (paragraph 1, point f).\n\nYou must conduct a **balancing test** and inform participants.\n\n### Can consent be used?\n\n**Yes, when consent is appropriate basis.**\n\nConsent is \"a freely given, specific, informed and unambiguous indication of the data subject's wishes\" (GDPR, Article 4, point 11). Controller must \"be able to demonstrate consent\" (Article 7, paragraph 1).\n\nIn-room proof is harder than video calls with digital trace. Timestamped consent at recording start helps.\n\n### Can you record an internal meeting without consent?\n\n**Yes, possibly based on legitimate interest, after prior info and balancing test.**\n\n### Can you record a client meeting?\n\n**Yes, but you must obtain their agreement if consent is the basis.**\n\nThis applies when outsiders are present: clients, candidates, external speakers. See details for [commercial meeting](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-rendez-vous-commercial-rgpd\u002F), [recruitment interview](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-entretien-de-recrutement-rgpd\u002F), or [site visit](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fen\u002Fsecurity\u002Fcertifications-audits-compliance\u002Frecord-a-construction-site-meeting-gdpr\u002F).\n\nIf they refuse, do not record.\n\n---\n\n## How long to keep recordings made in a room?\n\n**Only as long as necessary for the purpose.**\n\nGDPR requires data \"kept in identifiable form no longer than necessary\" (Article 5, paragraph 1, point e).\n\nIn-person adds difficulty: recording exists in two places.\n\n### How long keep audio?\n\nFor work call recordings, CNIL states \"recordings may be kept up to six months max.\"\n\nAsk:\n\n**When is audio no longer useful?**\n\n### How long keep transcription?\n\nCNIL says \"analysis documents may be kept up to one year.\"\n\nDuration depends on purpose and processing.\n\n### What about the file on the phone?\n\n**Treat it as the original.**\n\nRecording started on mobile exists on device and online account.\n\nIf retention policy covers only online copy, it covers only part of processing:\n\n**phone → upload → online account → delete both copies.**\n\n---\n\n## Who can access in-room recordings?\n\n**Only those who need it for work.**\n\nRoom recordings contain more info than finalized minutes, including peripheral remarks before\u002Fafter meeting.\n\n### Who can access audio, transcription, minutes?\n\nThese files serve different needs.\n\nYou may:\n\n* share minutes with participants;\n* restrict transcription access;\n* keep audio only if justified.\n\nAudio deserves the strictest access.\n\n### Should data be encrypted?\n\n**Security must match risk.**\n\nGDPR requires \"appropriate technical and organizational measures to ensure security, including pseudonymization and encryption\" (Article 32, paragraph 1).\n\nThe [Leexi compliance dossier](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fen\u002Fsecurity\u002Fcertifications-audits-compliance\u002Ffaq-compliance-sovereignty\u002F) details hosting, subcontractors, certifications.\n\nWhen choosing a provider, verify storage and transfer security.\n\n---\n\n## What rights do participants have?\n\nRecorded persons have GDPR rights.\n\n### Can they request access?\n\n**Yes.**\n\nThey \"have right to obtain confirmation from controller whether personal data concerning them are processed\" (Article 15, paragraph 1). Applies to audio, transcription, minutes.\n\n### Can they request correction?\n\n**Yes.**\n\nThey \"have right to obtain rectification of inaccurate personal data\" (Article 16).\n\nImportant in rooms where multiple speak, sometimes simultaneously.\n\nAI may mis-transcribe:\n\n* proper names;\n* amounts;\n* dates;\n* decisions;\n* speaker identity.\n\n### Can they request deletion?\n\n**Yes, under GDPR conditions.**\n\nThey \"have right to obtain erasure of personal data\" (Article 17, paragraph 1).\n\nRequests considered per purpose and retention obligations.\n\n### Can they object to recording?\n\n**Yes, if processing based on legitimate interest, under GDPR conditions.**\n\nThey \"have right to object at any time for reasons related to their situation to processing based on Article 6(1)(e) or (f)\" (Article 21, paragraph 1).\n\n### How quickly must you respond?\n\n**Generally within one month.** Controller replies \"without undue delay and at latest within one month of request\" (Article 12, paragraph 3).\n\nYou must locate the meeting, so recordings must be properly uploaded.\n\n---\n\n## What obligations when AI takes notes in-room?\n\nAI adds processing beyond recording.\n\nProcess summary:\n\n**audio → upload → transcription → analysis → minutes → storage.**\n\nUpload is specific to in-person and often fails.\n\n### What does AI do?\n\nIt can:\n\n* transcribe exchanges;\n* identify speakers;\n* extract decisions;\n* identify actions;\n* produce minutes;\n* organize deadlines.\n\n### Where is data stored?\n\nAsk your provider.\n\nLeexi stores recordings, transcriptions, minutes in Paris region on AWS. Above certain license volume, Scaleway hosting is possible.\n\n### Who processes data?\n\nTool provider acts as processor under GDPR.\n\nLeexi uses OpenAI language model executed via Azure France in closed circuit.\n\n### Is a DPA needed?\n\n**Yes, if provider acts as processor.**\n\nGDPR Article 28 requires contract defining processing scope, duration, nature, purpose, data types, categories, and obligations.\n\n### Does AI use your conversations to train models?\n\n**Depends on provider.**\n\nLeexi does not train models on conversations on any accounts.\n\n---\n\n## How to inform participants in a room?\n\nUse simple, clear wording.\n\n### At meeting start\n\n> \"Before we start: I record the meeting from my phone and an AI assistant drafts the minutes with decisions and actions. Minutes will be shared with attendees. Recording kept [duration] then deleted. Any objections?\"\n\n### For internal in-room meetings\n\n> \"As with our video calls, I record and minutes are generated automatically. They go to the shared library. If you want me to stop for a point, say so.\"\n\n### For client meetings\n\n> \"Before we begin: do you agree to me recording our exchange? An AI assistant drafts the minutes, so I don't have to take notes while we talk.\"\n\n---\n\n## Common mistakes to avoid\n\n### 1. Recording without warning\n\nNo visual cue in rooms makes forgetting easier than in video calls.\n\n### 2. Informing only at meeting start\n\nLatecomers hear nothing and will speak.\n\n### 3. Leaving files on phone\n\nUploaded recordings often remain on device. If retention policy excludes this copy, it excludes part of processing.\n\n### 4. Leaving app before upload finishes\n\nMain cause of recordings never reaching library.\n\n### 5. Using shared account for room\n\nMultiple users under one identity degrade attribution and access control.\n\n### 6. Recording all meetings automatically\n\nCNIL states \"employer cannot implement permanent or systematic listening or recording.\"\n\n---\n\n## How to record an in-room meeting with Leexi?\n\nOnce GDPR framework set, use is simple.\n\n### 1. Start recording\n\nLaunch from [mobile app](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fen\u002Fuse-cases\u002Fai-note-taking-tool-in-person\u002F), no room hardware needed.\n\n### 2. Upload recording\n\nAfter meeting, recording sent to online account. Processing starts.\n\n### 3. Transcribe and generate minutes\n\nGet transcription alongside minutes with decisions, actions, deadlines.\n\n### 4. Manage access\n\nDefine collaborators authorized to view minutes.\n\n### 5. Control data\n\nLeexi details hosting in Paris region, Scaleway option, Azure France closed execution, encryption in transit and rest, no training on conversations.\n\n---\n\n## What real difficulties do users face?\n\nLegal questions aren't the only practical issues.\n\nOf **1,141 support tickets from Jan-Jun 2026**, **27 concern in-room or mobile app recording**. Common issues: upload failures, missing recordings, partial captures, speaker attribution.\n\nNone ask if recording is allowed.\n\nThis shows another perspective:\n\n**The issue isn't just \"can I record?\"**\n\nYou must also know:\n\n**where recording goes → who can see it → how long it stays → how it's deleted.**\n\n---\n\n## In summary\n\nBefore recording in-room, check these six points:\n\n* **Information**: do attendees know they're recorded, including late arrivals?\n* **Purpose**: why keep the recording?\n* **Legal basis**: legitimate interest internally, consent for outsiders?\n* **Retention**: when will audio and transcription be deleted, on account and phone?\n* **Access**: who can view data?\n* **Processors**: do you know who processes and stores your data?\n\nIf AI is involved, add a seventh:\n\n**Do participants know AI processes the recording to produce minutes?**\n\n## FAQs\n\n### Is recording an in-person meeting legal?\n\nYes, if you respect applicable rules: inform attendees, legal basis, purpose, retention.\n\n### Need special mic or equipment?\n\nNo. A smartphone with the app suffices, no room hardware needed.\n\n### How to inform when no assistant visible?\n\nOrally, before recording starts, and again to each late arrival.\n\n### Can you record in-person from a computer?\n\nUsers ask often. Mobile app remains the intended method.\n\n### Do in-room meeting minutes sync to CRM?\n\nYes, like video calls: transcription, minutes, then sync.\n\n### How long keep recording?\n\nDepends on purpose. CNIL sets max six months for work call recordings, up to one year for analysis docs. Remember phone copy.\n\n### Can participant request deletion?\n\nYes, under GDPR erasure rights.\n\n---\n\n## Summary\n\n**Recording in-room meetings is possible.**\n\nBut the right approach is not just:\n\n> \"Can I record?\"\n\nRather, verify the whole chain, considering the copy on the phone:\n\n**inform → record → upload → transcribe → share → retain → delete both copies.**\n\nThis full chain must be governed by your data protection policy.\n\n**Holding meetings in-room?** [Try Leexi at your next in-person meeting](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)\n\n## Sources\n\nPrimary sources checked August 22, 2026.\n\n* GDPR Articles 4,5,6,7,12,13,15,16,17,21,28,32\n* Penal Code Article 226-1\n* CNIL, Listening and recording calls at work\n* EU AI Regulation Article 50\n\n*This page describes the applicable framework. It is not legal advice.*\n","2026-08-24T13:08:55.893Z","2026-09-04T09:31:53.874Z","2026-09-08T11:34:22.083Z",{"id":371,"documentId":291,"metaTitle":372,"metaDescription":373,"slug":374,"heroTitle":375,"heroUnderTitle":376,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":126,"heroVideoUrl":68,"blog":377,"createdAt":378,"updatedAt":379,"publishedAt":380,"locale":131,"__type":132},25028,"Geschäftstermin aufzeichnen: die DSGVO-Regeln","Kunden außerhalb Ihrer Organisation: Zustimmung vor Aufzeichnung einholen. Rechtsgrundlage, Einwilligungsnachweis, CRM-Kopie beachten.","\u002Fde\u002Fsicherheit-und-datenschutz\u002Fzertifizierungen-audits-einhaltung-vorschriften\u002Fverkaufsgesprach-gdpr-aufzeichnen\u002F","Geschäftstermin aufzeichnen: DSGVO-Regeln?","Das einzige Meeting mit externem Gesprächspartner und die Folgen.","Sie zeichnen Ihre Kundentermine auf, um das Protokoll zu erhalten und Ihr CRM ohne erneute Eingabe zu füllen? Das ist möglich, aber der Geschäftstermin ist das einzige Meeting, bei dem Ihr Gesprächspartner nicht zu Ihrer Organisation gehört.\n\n**Das ändert die Rechtsgrundlage, und es ändert, was Sie sagen müssen, bevor Sie die Aufzeichnung starten.**\n\n## Darf man einen Geschäftstermin aufzeichnen?\n\n**Ja, aber nicht ohne die Verarbeitung zu regeln.**\n\nDie Aufzeichnung eines Termins enthält den Namen Ihres Kontakts, seine Funktion, seine Einwände und seine Zusagen. Sie stellt daher eine Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne der DSGVO dar.\n\nSie müssen insbesondere:\n\n* vor der Aufzeichnung das Einverständnis Ihres Gesprächspartners einholen;\n* Ihre Rechtsgrundlage bestimmen;\n* den Zweck der Aufzeichnung festlegen;\n* die Speicherdauer begrenzen;\n* auch die ins CRM gesendete Kopie behandeln;\n* Ihrem Gesprächspartner die Ausübung seiner Rechte ermöglichen.\n\nEine Aufzeichnung ohne Wissen der anwesenden Personen fällt außerdem unter das französische Strafgesetzbuch (Code pénal), das „mit einem Jahr Freiheitsstrafe und 45.000 Euro Geldstrafe bestraft, wer mit welchem Mittel auch immer vorsätzlich die Intimität des Privatlebens anderer verletzt: 1° indem er ohne Zustimmung des Urhebers privat oder vertraulich gesprochene Worte erfasst, aufzeichnet oder übermittelt“ (Artikel 226-1).\n\n### Ist die Aufzeichnung eines Termins ein personenbezogenes Datum?\n\n**Ja.**\n\nDie DSGVO definiert personenbezogene Daten als „alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen“ (Artikel 4, Nummer 1).\n\nEin Vertriebsprotokoll nennt Ihren Kontakt, seine Funktion, manchmal Einzelheiten zu seiner Situation.\n\nDas Transkript und die im CRM ausgefüllten Felder sind ebenfalls betroffen.\n\n### Warum gilt die DSGVO hier umso mehr?\n\nWeil die aufgezeichnete Person nicht Ihr Mitarbeiter ist, und weil Sie mehrere aufeinanderfolgende Verarbeitungen durchführen:\n\n**aufzeichnen → transkribieren → verfassen → ins CRM senden → aufbewahren → löschen.**\n\nKein Arbeitsverhältnis verbindet Sie mit Ihrem Gesprächspartner, und er hat keinen Grund, die Aufzeichnung standardmäßig zu akzeptieren. Der für alle Meetings gemeinsame Rahmen ist auf der Seite [ein berufliches Meeting aufzeichnen](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fde\u002Fsicherheit-und-datenschutz\u002Fzertifizierungen-audits-einhaltung-vorschriften\u002Fein-geschaftstreffen-gdpr-aufzeichnen\u002F) beschrieben.\n\n### Welche Daten werden aufgezeichnet?\n\nJe nach verwendetem Tool können Sie aufbewahren:\n\n* die Audioaufnahme des Gesprächs;\n* das Transkript;\n* die Namen der Sprecher;\n* das Datum des Termins;\n* das Protokoll;\n* die geäußerten Bedürfnisse;\n* die Einwände;\n* die nächsten Schritte.\n\nDiese Elemente wandern anschließend in Ihr CRM, was eine zweite Kopie in einem anderen System erzeugt.\n\n---\n\n## Muss der Kunde vor der Aufzeichnung informiert werden?\n\n**Ja.**\n\nDie Information muss **vor oder zum Zeitpunkt der Datenerhebung** erfolgen. Der Text verlangt, dass sie „zum Zeitpunkt der Erhebung dieser Daten“ bereitgestellt wird (DSGVO, Artikel 13, Absatz 1).\n\nBei einem Geschäftstermin reicht die Information nicht aus: Sie bitten auch um sein Einverständnis.\n\n### Wann muss man ihn informieren?\n\n**Bevor die Aufzeichnung gestartet wird.**\n\nIn der Praxis können Sie es in der Einladung erwähnen und dann zu Beginn die Frage mündlich stellen.\n\nDie Einladung informiert. Nur das mündliche Gespräch erlaubt Ihrem Gesprächspartner, abzulehnen.\n\n### Was muss man ihm sagen?\n\nDie CNIL gibt an, dass „die Beschäftigten sowie die Gesprächspartner (zum Beispiel Kunden) insbesondere informiert werden müssen: über das Bestehen des Systems; über die Identität des Verantwortlichen; über die verfolgten Zwecke“.\n\nSie müssen also einfach erklären können:\n\n**wer aufzeichnet → warum → was aufgezeichnet wird → was mit den Daten geschieht.**\n\nDie CNIL fügt hinzu, dass „die Gesprächspartner vor dem Ende des Telefongesprächs über ihr Widerspruchsrecht informiert werden müssen“.\n\n### Reicht eine vor dem Termin gesendete Benachrichtigung aus?\n\n**Nein, sie informiert, holt aber kein Einverständnis ein.**\n\nPrüfen Sie auch ihren Inhalt. Sie teilt Ihrem Kunden mit, welches Unternehmen das Meeting organisiert, was problematisch sein kann, wenn Sie einer Tochtergesellschaft angehören und den Namen der Muttergesellschaft nicht nennen möchten.\n\n### Muss man angeben, dass eine KI das Protokoll verfasst?\n\n**Ja.**\n\nDie Audioaufzeichnung und die anschließende Verarbeitung durch die KI sind zwei Vorgänge, die man sinnvollerweise unterscheidet.\n\nDie europäische KI-Verordnung sieht vor, dass „die Anbieter sicherstellen, dass KI-Systeme, die für die direkte Interaktion mit natürlichen Personen bestimmt sind, so konzipiert und entwickelt werden, dass die betreffenden natürlichen Personen informiert werden, dass sie mit einem KI-System interagieren“ (Artikel 50, Absatz 1). Diese Pflichten gelten seit dem 2. August 2026 und richten sich an den Anbieter des Systems; Ihre Informationspflicht ergibt sich aus der DSGVO und der Rechtsauffassung der CNIL.\n\nSie können zum Beispiel ankündigen:\n\n> „Ich zeichne unser Gespräch auf, und ein KI-Assistent verfasst automatisch das Protokoll.“\n\n### Was tun, wenn eine Person während des Termins dazukommt?\n\n**Sie informieren sie, bevor sie das Wort ergreift.**\n\nBei einem Termin mit mehreren Personen auf Kundenseite kommt das häufig vor.\n\n---\n\n## Welche Rechtsgrundlage für die Aufzeichnung eines Termins?\n\n**Die Einwilligung ist die für den Vertriebsfall am besten geeignete Grundlage.**\n\nIhr Gesprächspartner gehört nicht zu Ihrer Organisation, und das berechtigte Interesse begründet eher interne Verarbeitungen.\n\n### Warum Einwilligung statt berechtigtem Interesse?\n\n**Weil Ihr Kunde ohne Folgen für sich ablehnen kann.**\n\nDie Einwilligung ist definiert als „jede freiwillig für den bestimmten Fall, in informierter Weise und unmissverständlich abgegebene Willensbekundung in Form einer Erklärung oder einer sonstigen eindeutigen bestätigenden Handlung, mit der die betroffene Person zu verstehen gibt, dass sie mit der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten einverstanden ist“ (DSGVO, Artikel 4, Nummer 11). Bei einem Geschäftstermin bereitet die Bedingung der Freiwilligkeit keine besondere Schwierigkeit.\n\n### Wie weist man diese Einwilligung nach?\n\n**Der Verantwortliche muss „nachweisen können, dass die betroffene Person in die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten eingewilligt hat“ (DSGVO, Artikel 7, Absatz 1).**\n\nEin zu Beginn des Gesprächs mündlich erteiltes Einverständnis ist in der Aufzeichnung selbst enthalten. Eine vom Tool mit Zeitstempel versehene Einwilligung ermöglicht es insbesondere, einen separaten Nachweis aufzubewahren.\n\n### Kann der Kunde sein Einverständnis zurücknehmen?\n\n**Ja.**\n\nDie DSGVO sieht vor, dass „der Widerruf der Einwilligung so einfach wie die Erteilung der Einwilligung sein muss“ (Artikel 7, Absatz 3). Die Löschung der Aufzeichnung folgt dann auf die Anfrage.\n\n### Darf man einen Interessenten aufzeichnen, der Sie noch nicht kennt?\n\n**Ja, unter denselben Bedingungen.**\n\nDie Frage wird zu Beginn gestellt, bevor man zum Thema kommt.\n\n---\n\n## Wie lange darf die Aufzeichnung eines Termins aufbewahrt werden?\n\n**So lange, wie es für den verfolgten Zweck erforderlich ist, und nicht länger.**\n\nDie DSGVO verlangt, dass Daten „in einer Form gespeichert werden, die die Identifizierung der betroffenen Personen nur so lange ermöglicht, wie es für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich ist“ (Artikel 5, Absatz 1, Buchstabe e).\n\nDer Vertriebsfall fügt eine Schwierigkeit hinzu: Das Protokoll lebt auch in Ihrem CRM.\n\n### Wie lange die Audioaufnahme aufbewahren?\n\nFür das Mithören und Aufzeichnen von Anrufen am Arbeitsplatz gibt die CNIL an, dass „die Aufzeichnungen höchstens sechs Monate aufbewahrt werden dürfen“.\n\nSie können sich also fragen:\n\n**Ab wann ist die Audioaufnahme für mich nicht mehr nützlich?**\n\n### Wie lange das Protokoll aufbewahren?\n\nDie CNIL gibt an, dass „die Analysedokumente ihrerseits bis zu einem Jahr aufbewahrt werden dürfen“.\n\nDie anwendbare Dauer hängt jedoch von Ihrer Richtlinie zur Verwaltung der Kundenbeziehungen ab.\n\n### Was tun mit der Kopie im CRM?\n\n**Sie müssen sie wie das Original behandeln.**\n\nWer die Aufzeichnung löscht, ohne den Kundendatensatz zu behandeln, lässt die Daten bestehen:\n\n**Aufzeichnung → Protokoll → CRM-Datensatz → Löschung beider Kopien.**\n\n### Was tun mit Terminen, die zu nichts geführt haben?\n\nEin Interessent, der nicht Kunde geworden ist, behält seine Rechte, und nichts rechtfertigt es, ihn länger als nötig in Ihren Aufzeichnungen zu behalten.\n\n---\n\n## Wer darf auf die Aufzeichnung eines Termins zugreifen?\n\n**Nur die Personen, die sie für ihre Arbeit brauchen.**\n\nDer Vertriebsmitarbeiter, der das Gespräch geführt hat, sein Vorgesetzter und die Personen, die den Fall übernehmen.\n\n### Wo landet das Protokoll?\n\n**Das ist ebenso eine Frage der Compliance wie der Organisation.**\n\nEin Protokoll, das im persönlichen Bereich eines Vertriebsmitarbeiters abgelegt ist, entzieht sich der Zugriffsrichtlinie der Organisation.\n\nSie können zum Beispiel:\n\n* einen gemeinsamen Bereich als Standardziel festlegen;\n* den Zugriff auf die am Fall beteiligten Personen beschränken;\n* nach einer Änderung der Einstellungen prüfen, wo die Protokolle landen.\n\n### Müssen die Daten verschlüsselt werden?\n\n**Die Sicherheit muss dem Risiko angemessen sein.**\n\nDie DSGVO verlangt „geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten; diese Maßnahmen schließen gegebenenfalls unter anderem Folgendes ein: a) die Pseudonymisierung und Verschlüsselung personenbezogener Daten“ (Artikel 32, Absatz 1).\n\n---\n\n## Welche Rechte hat Ihr Gesprächspartner?\n\nDie aufgezeichneten Personen verfügen über die in der DSGVO vorgesehenen Rechte.\n\n### Kann er Auskunft über seine Daten verlangen?\n\n**Ja.**\n\nDie betroffene Person hat „das Recht, von dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden“ (DSGVO, Artikel 15, Absatz 1). Das kann die Audioaufnahme, das Transkript und das Protokoll betreffen.\n\nViele Vertriebsmitarbeiter schicken dem Kunden das Protokoll ohnehin, was die Frage klärt, bevor sie sich stellt.\n\n### Kann er eine Berichtigung verlangen?\n\n**Ja.**\n\nDie betroffene Person hat „das Recht, von dem Verantwortlichen unverzüglich die Berichtigung sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen“ (DSGVO, Artikel 16).\n\nDas ist bei einer automatischen Transkription besonders wichtig.\n\nEine KI kann falsch transkribieren:\n\n* einen Eigennamen;\n* einen Betrag;\n* eine Frist;\n* einen Einwand;\n* die Identität der Person, die gesprochen hat.\n\n### Kann er die Löschung verlangen?\n\n**Ja, unter den in der DSGVO vorgesehenen Bedingungen.**\n\nDie betroffene Person hat „das Recht, von dem Verantwortlichen zu verlangen, dass sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden“ (DSGVO, Artikel 17, Absatz 1).\n\nDie Anfrage muss im Hinblick auf den Zweck der Verarbeitung und etwaige Aufbewahrungspflichten geprüft werden.\n\n### Kann er der Aufzeichnung widersprechen?\n\n**Ja, und bei einem Geschäftstermin nimmt das die Form einer Ablehnung an, vor oder während des Gesprächs.**\n\nDie betroffene Person hat „das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Buchstaben e oder f erfolgt, Widerspruch einzulegen“ (DSGVO, Artikel 21, Absatz 1).\n\nSie stoppen dann die Aufzeichnung und machen sich Notizen.\n\n### Innerhalb welcher Frist müssen Sie antworten?\n\n**Grundsätzlich innerhalb eines Monats.** Der Verantwortliche antwortet „unverzüglich, in jedem Fall aber innerhalb eines Monats nach Eingang des Antrags“ (DSGVO, Artikel 12, Absatz 3).\n\n---\n\n## Welche Pflichten gelten, wenn die KI die Notizen macht?\n\nDie KI fügt der bloßen Aufzeichnung eine weitere Verarbeitung hinzu.\n\nDie Funktionsweise lässt sich so zusammenfassen:\n\n**Audio → Transkript → Analyse → Protokoll → CRM-Datensatz.**\n\n### Was macht die KI konkret?\n\nSie kann:\n\n* das Gespräch transkribieren;\n* die Sprecher identifizieren;\n* die geäußerten Bedürfnisse extrahieren;\n* die Einwände festhalten;\n* ein Protokoll erstellen;\n* die Felder des Kundendatensatzes ausfüllen.\n\n### Wo werden die Daten gespeichert?\n\nDas ist eine der ersten Fragen, die Sie Ihrem Anbieter stellen sollten.\n\nBei Leexi bleiben Aufzeichnungen, Transkripte und Protokolle in der Region Paris, auf AWS. Ab einem bestimmten Lizenzvolumen kann ein Hosting bei Scaleway gewählt werden.\n\n### Wer verarbeitet die Daten?\n\nDer Anbieter des Tools tritt als Auftragsverarbeiter im Rahmen der DSGVO auf.\n\nIhr CRM ist ein zweiter Auftragsverarbeiter, und das dort eintreffende Protokoll unterliegt derselben Überlegung. Die [Compliance-Dokumentation von Leexi](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fde\u002Fsicherheit-und-datenschutz\u002Fzertifizierungen-audits-einhaltung-vorschriften\u002Ffaq-konformitaet-souveraenitaet\u002F) beschreibt die eigene Verarbeitungskette im Detail.\n\nIm Fall von Leexi liefert OpenAI das Sprachmodell, und Leexi führt es über Azure France in einem geschlossenen Kreislauf aus.\n\n### Braucht man einen AVV mit dem Anbieter?\n\n**Ja, wenn der Anbieter als Auftragsverarbeiter handelt.**\n\nArtikel 28 der DSGVO sieht vor, dass „die Verarbeitung durch einen Auftragsverarbeiter auf der Grundlage eines Vertrags oder eines anderen Rechtsinstruments […] erfolgt, der bzw. das den Auftragsverarbeiter in Bezug auf den Verantwortlichen bindet und in dem Gegenstand und Dauer der Verarbeitung, Art und Zweck der Verarbeitung, die Art der personenbezogenen Daten, die Kategorien betroffener Personen und die Pflichten und Rechte des Verantwortlichen festgelegt sind“ (Absatz 3).\n\n### Nutzt die KI Ihre Gespräche, um ihre Modelle zu trainieren?\n\n**Das hängt vom Anbieter ab.**\n\nBei Leexi trainieren die Gespräche kein Modell, auf allen Konten.\n\n---\n\n## Wie holt man das Einverständnis eines Kunden vor der Aufzeichnung ein?\n\nSie können eine einfache und präzise Formulierung verwenden.\n\n### Zu Beginn des Termins\n\n> „Bevor wir zum Thema kommen: Sind Sie einverstanden, dass ich unser Gespräch aufzeichne? Ein KI-Assistent verfasst für mich das Protokoll, so muss ich während unseres Gesprächs keine Notizen machen. Ich schicke es Ihnen gern zu, wenn Sie möchten.“\n\n### Bei einem Termin beim Kunden\n\n> „Zur Information: Ich zeichne mit meinem Telefon auf, und das Protokoll wird automatisch verfasst. Es bleibt intern in meinem Team. Ist das für Sie in Ordnung?“\n\n### Bei einem Termin mit mehreren Personen auf Kundenseite\n\n> „Nur damit es für alle klar ist: Das Meeting wird aufgezeichnet, und ein KI-Assistent verfasst das Protokoll. Wenn jemand von Ihnen möchte, dass ich die Aufzeichnung stoppe, sagen Sie es jetzt.“\n\n---\n\n## Welche Fehler sollte man vermeiden?\n\n### 1. Das Einverständnis erst nach dem Start der Aufzeichnung einholen\n\nDie Reihenfolge zählt. Die Information ist vor oder zum Zeitpunkt der Erhebung geschuldet.\n\n### 2. Die Einladung als Einverständnis betrachten\n\nEine vor dem Termin gesendete Benachrichtigung informiert, sie holt keine Einwilligung ein.\n\n### 3. Die Protokolle in persönlichen Bereichen liegen lassen\n\nSie entziehen sich dann der Zugriffsrichtlinie der Organisation, und niemand weiß mehr, wer sie lesen kann.\n\n### 4. Die Kopie im CRM vergessen\n\nWer die Aufzeichnung löscht, ohne den Kundendatensatz zu behandeln, lässt die Daten bestehen.\n\n### 5. Eine für einen anderen Zweck konzipierte Protokollvorlage wiederverwenden\n\nEine schlecht gewählte Vorlage erzeugt themenfremde Abschnitte und ordnet Aussagen den falschen Personen zu.\n\n### 6. Annehmen, dass sich das Tool auf allen Plattformen gleich verhält\n\nDer Assistent kann sich auf einer Videokonferenzplattform selbst verbinden und auf einer anderen eine manuelle Einladung erfordern.\n\n---\n\n## Wie zeichnet man einen Termin mit Leexi auf?\n\nSobald der DSGVO-Rahmen definiert ist, beschränkt sich die Nutzung des Tools auf wenige Schritte.\n\n### 1. Dem Termin beitreten\n\nLeexi kann Ihren Teams-, Meet- und Zoom-Terminen aus Ihrem Kalender heraus beitreten. Bei einem Termin beim Kunden kann die Aufzeichnung über die mobile App gestartet werden, und es gelten die Regeln für [die Aufzeichnung im Besprechungsraum](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fde\u002Fsicherheit-und-datenschutz\u002Fzertifizierungen-audits-einhaltung-vorschriften\u002Fprasenzmeeting-aufnehmen-gdpr\u002F).\n\n### 2. Die Teilnehmer informieren\n\nVor dem Termin kann eine Benachrichtigung an die Teilnehmer gesendet werden. Inhalt und Aktivierung werden in den Einstellungen festgelegt.\n\n### 3. Das Protokoll erstellen\n\nDas Protokoll enthält insbesondere die geäußerten Bedürfnisse, die Einwände, die Entscheidungen und die nächsten Schritte.\n\n### 4. Das CRM füllen\n\nProtokoll und Aufgaben können mit HubSpot, Salesforce, Pipedrive oder Microsoft Dynamics synchronisiert und dem richtigen Kontakt zugeordnet werden. Der vollständige Ablauf ist auf der Seite [KI-Notizen für den Vertrieb](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fde\u002Fuse-cases\u002Fki-notiztool-fuer-vertrieb\u002F) beschrieben, und [Telefonanrufe](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fde\u002Fsicherheit-und-datenschutz\u002Fzertifizierungen-audits-einhaltung-vorschriften\u002Fein-telefonat-gdpr-aufzeichnen\u002F) folgen demselben Weg.\n\n### 5. Die Daten kontrollieren\n\nLeexi gibt insbesondere ein Hosting in der Region Paris, eine Scaleway-Option, eine Ausführung des Modells über Azure France im geschlossenen Kreislauf, die Verschlüsselung der Daten bei der Übertragung und im Ruhezustand sowie den Verzicht auf ein Training mit Ihren Gesprächen an.\n\n---\n\n## Auf welche Schwierigkeiten stoßen die Nutzer wirklich?\n\nDie rechtlichen Fragen sind nicht die einzigen Schwierigkeiten in der Praxis.\n\nVon **1.141 Support-Tickets, die zwischen Januar und Juni 2026 eingegangen sind**, **betreffen 9 die Aufzeichnung eines Termins**. Die häufigsten Gründe sind insbesondere der Assistent, der dem Termin nicht beitritt, das Protokoll, das nicht oder nicht am richtigen Ort ankommt, und die Protokollvorlage, die nicht zur Art des Termins passt.\n\nDas erlaubt eine andere Lesart des Problems:\n\n**Die Frage lautet nicht nur „Darf ich aufzeichnen?“**\n\nMan muss auch wissen:\n\n**wohin das Protokoll geht → wer es sehen kann → in welchem Datensatz es landet → wie es gelöscht wird.**\n\n---\n\n## Einen Geschäftstermin aufzeichnen: das Wichtigste in Kürze\n\nPrüfen Sie vor der Aufzeichnung eines Termins diese sechs Punkte:\n\n* **Einverständnis**: Hat Ihr Gesprächspartner vor der Aufzeichnung mündlich Ja gesagt?\n* **Zweck**: Warum bewahren Sie die Aufzeichnung auf?\n* **Rechtsgrundlage**: Ist die Einwilligung tatsächlich die gewählte Grundlage?\n* **Aufbewahrung**: Wann werden Audio, Protokoll und CRM-Datensatz behandelt?\n* **Zugriff**: Landet das Protokoll in einem gemeinsamen oder einem persönlichen Bereich?\n* **Auftragsverarbeiter**: Wissen Sie, wer Ihre Daten verarbeitet, Ihr CRM eingeschlossen?\n\nWenn eine KI beteiligt ist, fügen Sie einen siebten Punkt hinzu:\n\n**Weiß Ihr Kunde, dass ein KI-System die Aufzeichnung verarbeitet, um das Protokoll zu erstellen?**\n\n## Häufige Fragen\n\n### Braucht man das Einverständnis des Kunden, um einen Termin aufzuzeichnen?\n\nJa, wenn die Einwilligung die gewählte Grundlage ist. Sie wird vor dem Start der Aufzeichnung eingeholt.\n\n### Reicht ein Hinweis in der Einladung aus?\n\nNein. Er informiert, holt aber kein Einverständnis ein. Die Frage wird zu Beginn mündlich gestellt.\n\n### Kann der Kunde eine Kopie des Protokolls verlangen?\n\nJa, im Rahmen des in der DSGVO vorgesehenen Auskunftsrechts.\n\n### Was passiert, wenn der Kunde die Aufzeichnung ablehnt?\n\nSie stoppen die Aufzeichnung und machen sich Notizen. Die Ablehnung gilt sofort.\n\n### Geht das Protokoll ohne Durchsicht ins CRM?\n\nNein. Es bleibt bearbeitbar und kann vor der Synchronisation freigegeben werden.\n\n### Wie lange darf die Aufzeichnung eines Termins aufbewahrt werden?\n\nDie Dauer hängt vom Zweck ab. Für Aufzeichnungen von Anrufen am Arbeitsplatz nennt die CNIL im betreffenden Rahmen höchstens sechs Monate und bis zu einem Jahr für Analysedokumente. Denken Sie an die Kopie im CRM.\n\n### Kann ein Interessent, der nicht Kunde geworden ist, die Löschung verlangen?\n\nJa, unter den Bedingungen des in der DSGVO vorgesehenen Rechts auf Löschung.\n\n---\n\n## Zusammenfassung\n\n**Einen Geschäftstermin aufzuzeichnen ist möglich.**\n\nAber der richtige Reflex besteht nicht nur darin zu fragen:\n\n> „Darf ich aufzeichnen?“\n\nMan sollte vielmehr die gesamte Kette prüfen, bis zum Kundendatensatz:\n\n**Einverständnis einholen → aufzeichnen → transkribieren → verfassen → ins CRM senden → aufbewahren → löschen.**\n\nDiese vollständige Kette muss durch Ihre Datenschutzrichtlinie geregelt sein.\n\n**Sie möchten das Protokoll Ihrer Termine, ohne es zu schreiben?** [Leexi bei Ihrem nächsten Kundentermin testen](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)\n\n## Quellen\n\nTexte am 22. August 2026 aus Primärquellen entnommen.\n\n* DSGVO, Artikel 4, 5, 6, 7, 12, 13, 15, 16, 17, 21, 28 und 32\n* Französisches Strafgesetzbuch (Code pénal), Artikel 226-1\n* CNIL, Mithören und Aufzeichnen von Anrufen am Arbeitsplatz\n* Europäische KI-Verordnung, Artikel 50\n\n*Diese Seite beschreibt den anwendbaren Rahmen. Sie stellt keine Rechtsberatung dar.*\n","2026-08-31T14:26:00.084Z","2026-09-08T11:34:17.261Z","2026-09-08T11:34:26.004Z",{"id":382,"documentId":349,"metaTitle":383,"metaDescription":384,"slug":385,"heroTitle":386,"heroUnderTitle":387,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":179,"heroVideoUrl":68,"blog":388,"createdAt":389,"updatedAt":390,"publishedAt":391,"locale":184,"__type":132},24998,"Enregistrer un appel téléphonique : les règles RGPD | Leexi","La CNIL exclut l'enregistrement permanent et impose d'annoncer le droit d'opposition avant la fin de la conversation. Durées, base légale, chaîne d'outils.","\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-appel-telephonique-rgpd\u002F","Enregistrer un appel téléphonique professionnel : quelles règles RGPD ?","Le seul cas sur lequel la CNIL a publié une doctrine détaillée, et elle est plus exigeante qu'ailleurs.","Vous enregistrez vos appels pour en obtenir la transcription et le compte rendu ? C'est possible, mais le téléphone est soumis à un cadre particulier.\n\nLa CNIL a publié une doctrine spécifique sur l'écoute et l'enregistrement des appels au travail. Elle pose notamment trois limites importantes : pas d'enregistrement permanent ou systématique, une information claire de l'interlocuteur et un droit d'opposition qui doit lui être indiqué avant la fin de l'appel.\n\n## Appel professionnel enregistré : ce que le RGPD encadre\n\n**Oui, un appel peut être enregistré, mais le dispositif doit être encadré.**\n\nUn enregistrement contient une voix, un numéro et le contenu d'un échange. Il constitue donc un traitement de données personnelles au sens du RGPD.\n\nAvant de mettre le système en place, vous devez notamment :\n\n* informer votre interlocuteur en début d'appel ;\n* mentionner son droit d'opposition ;\n* déterminer votre base légale ;\n* définir la finalité de l'enregistrement ;\n* limiter la durée de conservation ;\n* consulter les représentants du personnel avant de déployer le dispositif.\n\nEnregistrer à l'insu de votre interlocuteur relève par ailleurs du Code pénal, qui punit « d'un an d'emprisonnement et de 45 000 euros d'amende » le fait, notamment, de capter ou enregistrer sans consentement des paroles prononcées à titre privé ou confidentiel (article 226-1).\n\nLe doute reste fréquent. Un établissement de santé expliquait ainsi : « au niveau RGPD, on ne passera jamais, enregistrer les appels ce n'est pas possible. Mais moi, mes appels sont enregistrés ».\n\nLes deux réalités peuvent coexister : **l'enregistrement d'appels est possible, mais dans un cadre précis.**\n\n### Voix, numéro, transcription : quelles données récupérez-vous ?\n\n**Toutes peuvent être concernées par le traitement.**\n\nUne voix, un numéro et les propos tenus pendant l'appel peuvent permettre d'identifier une personne. La transcription et le compte rendu entrent également dans ce périmètre.\n\n### Pourquoi les appels ont-ils leur propre cadre ?\n\nParce que la CNIL leur consacre une fiche spécifique sur l'écoute et l'enregistrement des appels sur le lieu de travail.\n\nCette doctrine sert de référence pour comprendre les conditions applicables à ce type d'échange professionnel.\n\n---\n\n## Le parcours d'un appel : de la téléphonie au CRM\n\n**L'opérateur enregistre, l'outil de prise de notes transcrit, puis le CRM reçoit le compte rendu.**\n\nC'est une différence importante avec une visioconférence : l'enregistrement d'origine naît généralement chez votre opérateur téléphonique.\n\nLa chaîne peut donc être représentée ainsi :\n\n**appel → enregistrement par la téléphonie → transcription → compte rendu → fiche CRM**\n\nLeexi se connecte notamment à 3CX, Aircall, Allocloud, CloudTalk, HubSpot VoIP, Keyyo, OnOff, Ringover, Teams Phone, Telavox Flow, Vonage Contact Center et aux solutions VoIP génériques. Dans chaque cas, l'enregistrement d'origine vient de l'opérateur.\n\nCette architecture crée un point de vigilance : **plusieurs systèmes peuvent conserver une copie du même appel.**\n\n### L'enregistrement peut-il être activé sur chaque conversation ?\n\n**Non.**\n\nLa CNIL indique que « l'employeur ne peut pas mettre en place un dispositif d'écoute ou d'enregistrement permanent ou systématique ».\n\nUn paramétrage qui capture automatiquement chaque appel, sans exception possible, sort donc du cadre décrit par la CNIL.\n\n### Qu'est-ce qui reste après un appel ?\n\nSelon votre installation, plusieurs éléments peuvent être conservés :\n\n* l'audio ;\n* la transcription ;\n* le numéro appelé ou appelant ;\n* la date et la durée ;\n* le compte rendu ;\n* les engagements pris ;\n* les prochaines étapes.\n\n---\n\n## Le début de conversation est le moment clé pour informer\n\n**L'interlocuteur doit savoir que l'appel est enregistré dès le début de l'échange.**\n\nL'information doit intervenir avant ou au moment où les données sont collectées. Pour un appel téléphonique, cela signifie concrètement : **prévenir au début de la conversation.**\n\nC'est différent d'une réunion planifiée dans un outil de visioconférence : il n'y a généralement ni invitation contenant l'information, ni assistant visible qui rejoint la conversation.\n\nL'annonce passe donc par votre voix ou par le message d'accueil de votre opérateur.\n\n### Quelles informations communiquer ?\n\nLa CNIL indique notamment que les salariés et les interlocuteurs doivent être informés de l'existence du dispositif, de l'identité du responsable du traitement et des finalités poursuivies.\n\nL'information porte également sur la base légale utilisée.\n\nEn pratique, votre interlocuteur doit pouvoir comprendre :\n\n**qui enregistre → pourquoi → sur quel fondement → ce qui sera fait des données.**\n\n### Le droit d'opposition doit-il apparaître dans le message ?\n\n**Oui.**\n\nC'est l'un des points les plus spécifiques à l'enregistrement téléphonique.\n\nLa CNIL précise que « les interlocuteurs doivent être informés de leur droit d'opposition avant la fin de la conversation téléphonique ».\n\nL'annonce ne doit donc pas simplement dire que l'appel est enregistré. Elle doit également permettre à la personne de comprendre qu'elle peut s'y opposer.\n\n### Une consultation du CSE est-elle nécessaire ?\n\n**Oui, avant le déploiement du dispositif.**\n\nLa CNIL précise que les instances représentatives du personnel doivent être informées et consultées avant toute décision d'installer un dispositif d'écoute ou d'enregistrement des appels.\n\nIl s'agit donc d'une étape liée à la mise en place du système, et non d'une formalité à effectuer à chaque conversation.\n\n### Comment signaler l'utilisation d'une IA ?\n\n**Ajoutez-le clairement à votre annonce.**\n\nL'enregistrement audio et le traitement réalisé ensuite par l'IA sont deux opérations distinctes.\n\nLe règlement européen sur l'intelligence artificielle prévoit que certaines personnes qui interagissent directement avec un système d'IA soient informées qu'elles interagissent avec celui-ci. Ces obligations s'appliquent depuis le 2 août 2026.\n\nUne formulation simple suffit :\n\n> « Cet appel est enregistré et un assistant IA en rédige automatiquement le compte rendu. »\n\n---\n\n## Quelle base juridique pour votre dispositif téléphonique ?\n\n**Le choix dépend de la finalité poursuivie et de la situation.**\n\nLes deux fondements principalement évoqués ici sont l'intérêt légitime de l'employeur et le consentement de l'interlocuteur.\n\n### L'intérêt légitime peut-il justifier l'enregistrement ?\n\n**Oui, dans certaines situations.**\n\nL'article 6 du RGPD permet un traitement nécessaire aux intérêts légitimes poursuivis par le responsable du traitement, lorsque les droits et libertés de la personne ne prévalent pas.\n\nIl faut notamment effectuer un **test de balance des intérêts** et informer les personnes concernées.\n\n### Quand le consentement entre-t-il en jeu ?\n\n**Notamment lorsqu'un client ou un prospect participe à l'appel**, lorsque ce fondement est celui retenu.\n\nLe consentement doit être libre, spécifique, éclairé et univoque. Vous devez également être capable de démontrer qu'il a été obtenu.\n\nUn prospect de Leexi décrivait ainsi son approche : tester l'outil « via les téléphones, avec bien sûr l'accord du client ».\n\n### Quelle finalité inscrire dans votre dispositif ?\n\n**Une finalité précise et justifiable.**\n\nLa CNIL cite notamment la formation du personnel parmi les finalités possibles pour l'enregistrement des appels.\n\nCette finalité aura ensuite des conséquences sur la durée de conservation, les accès autorisés et l'utilisation du fichier.\n\n### Peut-on enregistrer les conversations d'un salarié ?\n\n**Oui, dans le cadre d'un dispositif ponctuel.**\n\nL'enregistrement doit être informé et présenté aux représentants du personnel.\n\nEn revanche, un dispositif permanent est exclu par la CNIL.\n\n---\n\n## Que devient l'audio après la conversation ?\n\n**La durée de conservation dépend de ce dont vous avez réellement besoin.**\n\nLe RGPD impose de ne pas conserver les données plus longtemps que nécessaire. La CNIL apporte ici un repère spécifique pour les enregistrements d'appels.\n\n### Six mois : une limite, pas une durée automatique\n\nLa CNIL indique que les enregistrements peuvent être conservés **jusqu'à six mois au maximum**.\n\nCela ne signifie pas qu'il faut conserver chaque appel pendant six mois.\n\nLa pratique décrite par la CNIL est plutôt :\n\n**écouter rapidement → produire les documents nécessaires → supprimer l'audio brut.**\n\n### Et si vous gardez la transcription ?\n\nLa CNIL indique que les documents d'analyse peuvent être conservés jusqu'à **un an**.\n\nSon référentiel du 2 avril 2026 reprend également la distinction entre six mois maximum pour l'enregistrement en base active et un an maximum en archivage intermédiaire pour les documents d'analyse.\n\nUn cas particulier existe pour l'enregistrement destiné à prouver la formation d'un contrat conclu oralement : il peut être conservé cinq ans à compter de la connaissance de l'existence du contrat, dans les conditions indiquées par le référentiel.\n\n### Qui supprime la copie originale ?\n\n**C'est votre opérateur téléphonique qui détient généralement l'enregistrement initial.**\n\nC'est donc un point à vérifier séparément.\n\nAircall, Ringover ou un autre opérateur peuvent conserver leur propre copie, tandis que Leexi conserve la transcription et le compte rendu.\n\nSupprimer l'appel dans Leexi ne supprime donc pas automatiquement l'audio chez l'opérateur.\n\nLa bonne approche consiste à identifier toutes les copies :\n\n**opérateur → transcription → CRM**\n\net à définir la durée applicable à chacune.\n\n### Faut-il conserver l'audio jusqu'au dernier jour possible ?\n\n**Non.**\n\nSi l'analyse est terminée et que l'audio brut n'est plus nécessaire, la CNIL décrit une suppression plus rapide.\n\nLa logique devient :\n\n**enregistrement → analyse → suppression de l'audio → conservation éventuelle du document d'analyse.**\n\n---\n\n## Qui doit pouvoir écouter vos appels ?\n\n**L'accès doit rester limité aux personnes qui en ont besoin.**\n\nLe collaborateur concerné, son responsable ou les personnes chargées de la formation peuvent, selon la finalité retenue, avoir besoin d'y accéder.\n\nMais l'audio, la transcription et le compte rendu ne répondent pas forcément au même besoin.\n\nVous pouvez donc :\n\n* partager le compte rendu avec l'équipe concernée ;\n* restreindre l'accès à la transcription ;\n* limiter encore davantage l'accès à l'audio.\n\n### Pourquoi le classement des appels compte-t-il ?\n\nParce qu'il détermine qui peut retrouver quoi.\n\nDes utilisateurs ont rencontré des problèmes de classement et de filtres dans leur bibliothèque : disparition de filtres, besoin de classer les appels par client ou par thématique, ou difficulté à comprendre certains appels présents dans les statistiques.\n\nUn classement cohérent facilite également la réponse à une demande d'accès.\n\n### Que se passe-t-il lorsque le compte rendu arrive dans le CRM ?\n\n**Une nouvelle copie est créée.**\n\nLe compte rendu peut être envoyé dans HubSpot, Salesforce, Pipedrive ou un autre CRM et être associé au contact concerné.\n\nLes règles d'accès du CRM deviennent alors importantes elles aussi.\n\n### Comment sécuriser ces données ?\n\nLe niveau de sécurité doit être adapté au risque.\n\nL'article 32 du RGPD cite notamment la pseudonymisation et le chiffrement parmi les mesures pouvant être mises en œuvre.\n\n---\n\n## Que peut demander la personne enregistrée ?\n\nLes droits RGPD restent applicables à l'appel : accès, rectification, effacement et opposition lorsque les conditions sont réunies.\n\nLe point réellement spécifique ici reste **le droit d'opposition, qui doit être annoncé avant la fin de la conversation.**\n\n### Peut-elle récupérer les données de l'appel ?\n\n**Oui.**\n\nLe droit d'accès peut porter sur l'audio, la transcription et le compte rendu, selon les circonstances.\n\n### Que se passe-t-il en cas d'erreur dans la transcription ?\n\nLa personne peut demander la rectification de données inexactes.\n\nC'est particulièrement important avec une transcription automatique, qui peut se tromper sur :\n\n* un nom ;\n* un montant ;\n* un numéro ;\n* une date ;\n* l'identité de la personne qui a parlé.\n\n### Peut-elle demander la suppression ?\n\n**Oui, dans les conditions prévues par le RGPD.**\n\n### Peut-elle s'opposer pendant l'appel ?\n\n**Oui, lorsque le traitement repose sur un fondement permettant l'exercice de ce droit.**\n\nL'article 21 prévoit notamment un droit d'opposition aux traitements fondés sur l'intérêt légitime.\n\nC'est précisément pour cette raison que la CNIL demande que l'interlocuteur soit informé de ce droit avant la fin de la conversation.\n\n### Quel délai pour traiter une demande ?\n\n**En principe, un mois.**\n\nLe responsable du traitement doit répondre dans les meilleurs délais et, au plus tard, dans le mois suivant la réception de la demande.\n\n---\n\n## Que fait l'IA avec l'appel enregistré ?\n\nUne fois l'audio récupéré, l'IA peut intervenir sur plusieurs étapes :\n\n**audio → transcription → analyse → compte rendu → fiche CRM.**\n\nElle peut notamment :\n\n* transcrire la conversation ;\n* identifier les intervenants ;\n* extraire les engagements ;\n* repérer les prochaines étapes ;\n* produire le compte rendu ;\n* rattacher l'appel au bon contact.\n\n### Peut-on faire confiance à la transcription sans vérification ?\n\n**Non.**\n\nLes retours utilisateurs font apparaître différents problèmes : chapitrage incorrect, qualité variable selon la source 3CX, transcription vide, fichier brut indisponible ou encore nom de produit remplacé par celui d'une autre société dans un résumé.\n\nUne erreur peut ensuite se propager dans le CRM.\n\n**Plus l'information est importante, montant, nom, engagement, date, plus une vérification humaine est pertinente.**\n\n### Combien d'acteurs peuvent intervenir dans le traitement ?\n\n**Au moins deux, souvent trois.**\n\nOn retrouve généralement :\n\n**téléphonie → transcription → CRM**\n\net chacun peut faire intervenir ses propres prestataires.\n\nL'accord de traitement de Leexi mentionne notamment Gladia et Eleven Labs pour la transcription de la parole, ainsi qu'Azure et Mistral pour l'IA générative.\n\n### Où vos conversations sont-elles hébergées ?\n\nIl faut vérifier chaque maillon.\n\nChez Leexi, les enregistrements, transcriptions et comptes rendus sont indiqués comme restant en région Paris sur AWS. Un hébergement chez Scaleway peut être choisi au-delà d'un certain volume de licences.\n\nL'accord de traitement détaille les sous-traitants, leurs rôles et leur zone d'hébergement.\n\nVotre opérateur téléphonique conserve de son côté l'enregistrement d'origine.\n\n**Il faut donc vérifier les deux environnements séparément.**\n\n### Quel document encadre les sous-traitants ?\n\nLorsqu'un fournisseur agit comme sous-traitant, le traitement doit être encadré conformément à l'article 28 du RGPD.\n\nLe DPA doit notamment préciser l'objet, la durée, la nature et la finalité du traitement ainsi que les données concernées et les obligations de chaque partie.\n\nLe DPA de Leexi fixe notamment une conservation par défaut de deux ans maximum, réductible sur demande ou dans les paramètres, ainsi que la restitution ou suppression des données en fin de contrat et une notification d'une violation de données sous 24 heures.\n\n### Vos conversations servent-elles à entraîner les modèles ?\n\n**Cela dépend du fournisseur.**\n\nLeexi indique que les conversations n'entraînent aucun modèle, sur tous les comptes. Cet engagement figure dans sa politique de confidentialité et sa documentation de conformité.\n\n---\n\n## Trois façons d'annoncer l'enregistrement au téléphone\n\nL'information doit rester compréhensible et adaptée à la situation.\n\n### Pour un appel sortant\n\n> « Avant qu'on commence : cet appel est enregistré et un assistant IA en rédige le compte rendu. Vous pouvez vous y opposer, dites-le-moi et j'arrête l'enregistrement. »\n\n### Pour un appel entrant\n\n> « Je vous informe que l'appel est enregistré, pour que je puisse vous répondre sans prendre de notes. Si vous préférez que ce ne soit pas le cas, je coupe l'enregistrement. »\n\n### Entre collègues\n\n> « J'enregistre pour le compte rendu, comme d'habitude. Dis-moi si tu veux que je coupe à un moment. »\n\nLe message d'accueil automatique peut également être utilisé, mais il faut vérifier qu'il mentionne bien le droit d'opposition.\n\n---\n\n## Les huit pièges d'un système d'enregistrement téléphonique\n\nLes quatre premiers relèvent directement du cadre posé par la CNIL. Les suivants viennent des problèmes rencontrés en pratique.\n\n### 1. Tout enregistrer sans distinction\n\nUn dispositif permanent ou systématique n'est pas compatible avec la doctrine de la CNIL.\n\n### 2. Oublier le droit d'opposition\n\nC'est l'information la plus spécifique à ne pas laisser de côté dans le message d'accueil.\n\n### 3. Activer le dispositif sans passer par le CSE\n\nLa consultation des représentants du personnel doit intervenir avant l'installation du dispositif.\n\n### 4. Garder tous les fichiers audio jusqu'au maximum autorisé\n\nLa CNIL décrit plutôt une analyse rapide suivie de la suppression de l'audio brut lorsque celui-ci n'est plus nécessaire.\n\n### 5. Annoncer un enregistrement qui ne fonctionne pas\n\nDes utilisateurs ont signalé des problèmes avec 3CX, OnOff ou la connexion automatique aux appels.\n\nLe risque est simple : **vous avez informé votre interlocuteur qu'il était enregistré, mais l'appel n'existe finalement pas dans votre bibliothèque.**\n\n### 6. Ne pas contrôler le passage vers le CRM\n\nUn compte rendu peut manquer dans HubSpot, être remplacé par celui d'Aircall ou ne pas être rattaché correctement dans Zoho.\n\nChaque synchronisation crée donc un point supplémentaire à contrôler.\n\n### 7. Faire enregistrer une réunion par un téléphone qui reçoit un appel\n\nLorsqu'un téléphone sert à enregistrer une réunion en salle, un appel entrant peut interrompre l'enregistrement.\n\nLe téléphone qui sert de micro est également celui qui peut sonner.\n\n### 8. Supprimer uniquement l'intégration\n\nRetirer Telavox Flow ou une autre connexion ne supprime pas les appels déjà enregistrés ou transcrits.\n\nLes données existantes doivent être traitées séparément.\n\n---\n\n## Mettre en place l'enregistrement de vos appels avec Leexi\n\nUne fois le cadre défini, la mise en place suit une chaîne assez courte.\n\n### 1. Brancher votre téléphonie\n\nLeexi se connecte notamment à 3CX, Aircall, Ringover, CloudTalk et Teams Phone.\n\nUn historique existant peut également être importé par API. Un client a par exemple importé 548 enregistrements CloudTalk en une seule opération.\n\n### 2. Faire un appel test\n\nVérifiez que l'appel apparaît bien dans la bibliothèque et que sa durée correspond à l'appel réellement effectué.\n\nC'est le moyen le plus simple de détecter un problème d'intégration.\n\n### 3. Générer la synthèse\n\nLa transcription est produite à côté du compte rendu.\n\nSelon le modèle choisi, celui-ci peut reprendre les sujets abordés, les engagements et les prochaines étapes.\n\n### 4. Envoyer le résultat dans votre CRM\n\nLe compte rendu peut être synchronisé avec votre CRM et rattaché au contact correspondant.\n\n### 5. Organiser les appels et gérer leur suppression\n\nLes appels peuvent être classés dans la bibliothèque.\n\nLa suppression dans Leexi ne supprime pas automatiquement la copie présente chez l'opérateur : celle-ci doit être gérée séparément.\n\n### 6. Vérifier votre chaîne de traitement\n\nContrôlez notamment l'hébergement, les sous-traitants, les mesures de sécurité et les règles relatives à l'utilisation des conversations pour l'entraînement des modèles.\n\n---\n\n## Ce que montrent les problèmes rencontrés sur le terrain\n\nLes difficultés ne concernent pas uniquement le cadre juridique.\n\nSur **1 141 demandes reçues par le support de Leexi entre janvier et juin 2026**, 7 portent sur l'enregistrement ou la transcription d'appels et 55 mentionnent un opérateur de téléphonie ou un appel.\n\nLes problèmes remontés concernent notamment :\n\n* des comptes rendus qui ne remontent plus dans le CRM ;\n* des transcriptions introuvables ou incorrectes ;\n* un appel entrant qui interrompt un enregistrement ;\n* des problèmes avec 3CX, OnOff, Ringover ou Telavox.\n\nSur la même période, l'appel téléphonique apparaît dans 404 démonstrations.\n\nCôté recherche, 32 requêtes liées à l'enregistrement d'un appel ont généré 242 visites sur le site de Leexi en douze mois, dont 112 pour « enregistrer un appel WhatsApp » et ses variantes.\n\nCela montre que la question ne s'arrête pas au droit d'enregistrer.\n\nIl faut également maîtriser :\n\n**quel outil capture l'appel → qui récupère l'audio → où va la transcription → où arrive le compte rendu → combien de copies existent → quand elles sont supprimées.**\n\n---\n\n## La checklist avant d'activer l'enregistrement\n\nAvant de mettre votre téléphonie en production, vérifiez :\n\n* **Information** : l'interlocuteur sait-il que l'appel est enregistré ?\n* **Opposition** : sait-il qu'il peut s'opposer lorsque ce droit s'applique ?\n* **Périmètre** : le dispositif reste-t-il ponctuel ?\n* **Finalité et base légale** : sont-elles définies et documentées ?\n* **CSE** : les représentants du personnel ont-ils été consultés avant le déploiement ?\n* **Conservation** : savez-vous quand supprimer l'audio ?\n* **Copies** : avez-vous identifié ce qui reste chez l'opérateur, l'outil et le CRM ?\n* **Sous-traitants** : connaissez-vous les différents prestataires de la chaîne ?\n\nSi une IA intervient, ajoutez :\n\n**l'interlocuteur sait-il qu'un système d'IA traite l'enregistrement pour produire le compte rendu ?**\n\n---\n\n## Questions fréquentes sur l'enregistrement des appels\n\n### Faut-il annoncer le droit d'opposition à chaque appel ?\n\nOui. La CNIL indique que les interlocuteurs doivent être informés de leur droit d'opposition avant la fin de la conversation. L'annonce peut être faite par votre voix ou via le message d'accueil de votre opérateur.\n\n### Peut-on enregistrer tous les appels d'une équipe commerciale ?\n\nNon. La CNIL exclut les dispositifs d'écoute ou d'enregistrement permanents ou systématiques, sauf texte légal particulier.\n\n### Faut-il consulter le CSE ?\n\nOui, avant la décision d'installer le dispositif.\n\n### Combien de temps conserver l'audio ?\n\nSix mois au maximum selon la CNIL, avec une pratique recommandée d'analyse puis de suppression de l'audio lorsque celui-ci n'est plus nécessaire. Les documents d'analyse peuvent être conservés jusqu'à un an.\n\n### Qui gère les copies de l'appel ?\n\nVous restez responsable du traitement et devez encadrer vos sous-traitants.\n\nL'audio d'origine peut rester chez l'opérateur, la transcription chez Leexi et le compte rendu dans le CRM. Supprimer l'appel dans un système ne supprime pas automatiquement les copies présentes dans les autres.\n\n### Comment enregistrer un appel WhatsApp ?\n\nLe canal ne change pas les grands principes : informer avant l'enregistrement, annoncer le droit d'opposition, limiter la conservation et supprimer l'audio lorsqu'il n'est plus nécessaire.\n\nLe fonctionnement spécifique de WhatsApp est détaillé dans la page consacrée à l'[enregistrement des appels WhatsApp](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Ftechnologie\u002Fenregistreur\u002Fcomment-enregistrer-vos-appels-whatsapp\u002F).\n\n### Un salarié peut-il refuser l'enregistrement ?\n\nIl peut s'opposer, dans les conditions prévues par l'article 21, à un traitement fondé sur l'intérêt légitime. Le dispositif doit également rester ponctuel et proportionné.\n\n---\n\n## Enregistrer ses appels : le vrai sujet est la chaîne de données\n\n**Oui, vous pouvez enregistrer un appel professionnel.**\n\nMais le point important n'est pas seulement de savoir si l'enregistrement est autorisé.\n\nIl faut maîtriser ce qui se passe ensuite :\n\n**informer → annoncer le droit d'opposition → enregistrer → transcrire → rattacher au contact → supprimer les copies devenues inutiles.**\n\nEt contrairement à une réunion enregistrée directement dans un outil de visioconférence, **l'appel commence généralement chez votre opérateur téléphonique**.\n\nC'est donc cette première copie qu'il ne faut surtout pas oublier lorsque vous définissez votre politique de conservation.\n\n**Vos appels méritent un compte rendu ?** [Voir comment Leexi se connecte à votre téléphonie](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)\n\n## Sources\n\nTextes relevés sur sources primaires le 22 août 2026.\n\n* RGPD, articles 4, 5, 6, 7, 12, 13, 15, 16, 17, 21, 28 et 32\n* Code pénal, article 226-1\n* CNIL, Écoute et enregistrement des appels sur le lieu de travail\n* Règlement européen sur l'intelligence artificielle, article 50\n* Leexi, Accord de traitement de données, version 2.0 en vigueur à compter du 6 juillet 2026\n* CNIL, Référentiel relatif aux durées de conservation des données à caractère personnel, gestion des ressources humaines, 2 avril 2026\n* Données d'usage : demandes clients et échanges commerciaux de Leexi, janvier à juin 2026, anonymisés ; requêtes Google Search Console sur douze mois.\n\n*Cette page décrit le cadre applicable. Elle ne constitue pas un avis juridique.*\n","2026-08-22T07:48:02.525Z","2026-09-04T09:13:10.539Z","2026-09-08T11:34:22.532Z",{"id":393,"documentId":349,"metaTitle":394,"metaDescription":395,"slug":396,"heroTitle":397,"heroUnderTitle":398,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":215,"heroVideoUrl":68,"blog":399,"createdAt":400,"updatedAt":401,"publishedAt":402,"locale":74,"__type":132},25005,"Een telefoongesprek opnemen: de GDPR-regels | Leexi","CNIL verbiedt permanente opname en vereist melding van bezwaarrecht vóór einde gesprek. Duur, wettelijke basis, tools.","\u002Fnl\u002Fveiligheid\u002Fcertificeringen-audits-naleving-regelgeving\u002Feen-telefoongesprek-opnemen-gdpr\u002F","Een professioneel telefoongesprek opnemen: welke GDPR-regels?","De enige situatie met een gedetailleerde CNIL-richtlijn, die strenger is dan elders.","Neemt u uw telefoongesprekken op om het transcript en het verslag te krijgen? Dit is het enige geval waarover de CNIL een gedetailleerde doctrine heeft gepubliceerd, en die is strenger dan voor andere vergaderingen.\n\n**Ze sluit permanente opname uit, vraagt uw gesprekspartner vóór het einde van het gesprek te informeren over zijn recht van bezwaar, en legt de bewaartermijnen vast.**\n\n## Mag u een professioneel telefoongesprek opnemen?\n\n**Ja, maar niet zonder de verwerking te omkaderen.**\n\nEen opname van een gesprek bevat een stem, een nummer en de inhoud van een uitwisseling. Ze vormt dus een verwerking van persoonsgegevens in de zin van de GDPR.\n\nU moet met name:\n\n* uw gesprekspartner informeren bij het begin van het gesprek;\n* zijn recht van bezwaar vermelden;\n* uw rechtsgrond bepalen;\n* het doel van de opname vastleggen;\n* de bewaartermijn beperken;\n* de personeelsvertegenwoordiging raadplegen voordat u het systeem invoert.\n\nOpnemen zonder dat uw gesprekspartner het weet valt bovendien onder het Franse Strafwetboek, dat „met een jaar gevangenisstraf en 45.000 euro boete bestraft wie, met welk middel ook, opzettelijk de intimiteit van het privéleven van anderen aantast: 1° door zonder toestemming van de spreker privé of vertrouwelijk uitgesproken woorden op te vangen, op te nemen of door te geven” (artikel 226-1).\n\n### Is een opname van een gesprek een persoonsgegeven?\n\n**Ja.**\n\nDe GDPR definieert een persoonsgegeven als „alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon” (artikel 4, punt 1).\n\nEen stem, een nummer en wat tijdens een gesprek wordt gezegd, kunnen het mogelijk maken uw gesprekspartner te identificeren.\n\nOok het transcript en het verslag vallen eronder.\n\n### Waarom zijn telefoongesprekken strenger geregeld dan andere vergaderingen?\n\n**Omdat de CNIL er een specifieke fiche aan wijdt.**\n\nHet is het enige type professionele uitwisseling met een zo gedetailleerde doctrine, en ze dient als referentie voor [de andere vergaderformaten](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fnl\u002Fveiligheid\u002Fcertificeringen-audits-naleving-regelgeving\u002Fprofessionele-vergadering-opnemen-gdpr\u002F).\n\nU voert bovendien verschillende opeenvolgende verwerkingen uit:\n\n**gesprek → opname door de telefonie → transcript → verslag → CRM-fiche.**\n\n### Mag u alle gesprekken opnemen?\n\n**Nee.**\n\nDe CNIL geeft aan dat „de werkgever geen permanent of systematisch systeem voor het meeluisteren of opnemen mag invoeren”.\n\nEen instelling die elk gesprek zonder mogelijke uitzondering opneemt, valt dus buiten het kader, zelfs als de tool het kan.\n\n### Welke gegevens worden opgenomen?\n\nAfhankelijk van de gebruikte tools kunt u bewaren:\n\n* de audio van het gesprek;\n* het transcript;\n* het gebelde of bellende nummer;\n* de datum en de duur;\n* het verslag;\n* de gemaakte afspraken;\n* de volgende stappen.\n\n---\n\n## Moet u de gesprekspartner informeren vóór u een gesprek opneemt?\n\n**Ja.**\n\nDe informatie moet worden gegeven **vóór of op het moment dat de gegevens worden verzameld**, dus bij het begin van het gesprek.\n\nVoor telefoongesprekken vraagt de CNIL een ruimere informatie dan elders.\n\n### Wat moet u hem zeggen?\n\nDe CNIL geeft aan dat „de werknemers en de gesprekspartners (bijvoorbeeld klanten) met name geïnformeerd moeten worden: over het bestaan van het systeem; over de identiteit van de verwerkingsverantwoordelijke; over de nagestreefde doeleinden”.\n\nZe preciseert ook dat de informatie betrekking heeft op „de rechtsgrond van het systeem (bijvoorbeeld een verplichting uit een wettekst, of het gerechtvaardigd belang van de werkgever)”.\n\nU moet dus eenvoudig kunnen uitleggen:\n\n**wie opneemt → waarom → op welke grondslag → wat er met de gegevens gebeurt.**\n\n### Moet u het recht van bezwaar vermelden?\n\n**Ja, en dat is een vereiste die eigen is aan telefoongesprekken.**\n\nDe CNIL geeft aan dat „de gesprekspartners vóór het einde van het telefoongesprek geïnformeerd moeten worden over hun recht van bezwaar”.\n\nDe informatie beperkt zich dus niet tot het aankondigen van de opname: ze laat de persoon weten dat hij zich ertegen kan verzetten, en ze wordt tijdens het gesprek gegeven.\n\n### Moet u de personeelsvertegenwoordiging raadplegen?\n\n**Ja, voordat u het systeem invoert.**\n\nDe CNIL geeft aan dat „de personeelsvertegenwoordigende organen geïnformeerd en geraadpleegd moeten worden vóór elke beslissing om een systeem voor het meeluisteren of opnemen van gesprekken te installeren”.\n\nDat is een stap vóór de invoering, geen formaliteit per gesprek.\n\n### Moet u vermelden dat een AI het gesprek transcribeert?\n\n**Ja.**\n\nDe audio-opname en de verwerking die de AI daarna uitvoert, zijn twee handelingen die u best onderscheidt.\n\nDe Europese AI-verordening bepaalt dat „aanbieders ervoor zorgen dat AI-systemen die voor directe interactie met natuurlijke personen zijn bedoeld, zodanig worden ontworpen en ontwikkeld dat de betrokken natuurlijke personen worden geïnformeerd dat zij interageren met een AI-systeem” (artikel 50, lid 1). Deze verplichtingen gelden sinds 2 augustus 2026 en richten zich tot de aanbieder van het systeem; uw informatieplicht komt uit de GDPR en de doctrine van de CNIL.\n\nU kunt bijvoorbeeld aankondigen:\n\n> „Dit gesprek wordt opgenomen en een AI-assistent stelt automatisch het verslag op.”\n\n---\n\n## Welke rechtsgrond gebruikt u om een gesprek op te nemen?\n\n**De rechtsgrond hangt met name af van de opgenomen persoon en van het nagestreefde doel.**\n\nTwee grondslagen komen hier vooral in aanmerking: het gerechtvaardigd belang van de werkgever en de toestemming van de gesprekspartner.\n\n### Kunt u het gerechtvaardigd belang gebruiken?\n\n**Ja, de CNIL noemt het als mogelijke grondslag voor het systeem.**\n\nArtikel 6 van de GDPR staat een verwerking toe die „noodzakelijk is voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van de verwerkingsverantwoordelijke of van een derde, behalve wanneer de belangen of de grondrechten en de fundamentele vrijheden van de betrokkene zwaarder wegen” (lid 1, onder f).\n\nU moet dus met name een **belangenafweging** uitvoeren en de personen informeren.\n\n### Kunt u toestemming gebruiken?\n\n**Ja, met name voor een gesprek met een klant of een prospect**, zoals bij [een commercieel gesprek](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fnl\u002Fveiligheid\u002Fcertificeringen-audits-naleving-regelgeving\u002Feen-verkoopgesprek-opnemen-gdpr\u002F).\n\nToestemming wordt gedefinieerd als „elke vrije, specifieke, geïnformeerde en ondubbelzinnige wilsuiting waarmee de betrokkene door middel van een verklaring of een ondubbelzinnige actieve handeling” aanvaardt (GDPR, artikel 4, punt 11). De verwerkingsverantwoordelijke moet bovendien „kunnen aantonen dat de betrokkene toestemming heeft gegeven” (artikel 7, lid 1).\n\n### Welk doel kiest u?\n\n**Het doel dat u kunt verantwoorden.**\n\nDe CNIL rekent de opleiding van het personeel tot de toegelaten doeleinden voor het opnemen van gesprekken.\n\nHet doel dat u neerschrijft, bepaalt vervolgens de rest: de duur, de toegang en wat u met het bestand mag doen.\n\n### Mag u een werknemer opnemen tijdens zijn gesprekken?\n\n**Ja, dat kan mogelijk zijn in het kader van een tijdelijk systeem**, dat is aangekondigd en voorgelegd aan de personeelsvertegenwoordiging.\n\nEen permanente opname daarentegen wordt door de CNIL uitgesloten.\n\n---\n\n## Hoe lang bewaart u de opname van een gesprek?\n\n**Zo lang als nodig voor het nagestreefde doel, en niet langer.**\n\nDe GDPR vereist dat gegevens worden „bewaard in een vorm die het mogelijk maakt de betrokkenen niet langer te identificeren dan voor de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt noodzakelijk is” (artikel 5, lid 1, onder e). De CNIL geeft bovendien cijfermatige richtpunten.\n\n### Hoe lang bewaart u de audio?\n\n**Maximaal zes maanden.** De CNIL geeft aan dat „de opnames maximaal zes maanden bewaard mogen worden”.\n\nDat is de termijn die ze hanteert voor opnames van gesprekken op de werkplek.\n\n### Hoe lang bewaart u een transcript?\n\nDe CNIL geeft aan dat „de analysedocumenten op hun beurt tot een jaar bewaard mogen worden”.\n\n### Is de maximale termijn de normale termijn?\n\n**Nee.**\n\nDe CNIL beschrijft een kortere opeenvolging: de opnames in de dagen erna beluisteren, de nodige analysedocumenten opstellen en dan de ruwe opnames wissen zonder de zes maanden af te wachten.\n\nEen doeltreffend beleid moet dus voorzien in:\n\n**opname → snelle analyse → wissing van de audio → bewaring van het analysedocument.**\n\n---\n\n## Wie mag de opname van een gesprek raadplegen?\n\n**Alleen de personen die ze nodig hebben voor hun werk.**\n\nDe betrokken medewerker, zijn leidinggevende en de personen die belast zijn met de opleiding wanneer dat het gekozen doel is.\n\n### Wie mag de audio, het transcript en het verslag raadplegen?\n\nDe drie bestanden beantwoorden niet noodzakelijk aan dezelfde behoefte.\n\nU kunt bijvoorbeeld:\n\n* het verslag delen met het betrokken team;\n* de toegang tot het transcript beperken;\n* de audio bewaren voor werkelijk gerechtvaardigde behoeften.\n\n### Wat gebeurt er wanneer het gesprek naar het CRM gaat?\n\n**Dan bestaat er een kopie in een tweede systeem, met eigen toegangsrechten.**\n\nDe twee beleidslijnen moeten coherent blijven, anders wordt de beperking die aan de ene kant is ingesteld aan de andere kant opgeheven.\n\n### Moeten de gegevens versleuteld worden?\n\n**De beveiliging moet afgestemd zijn op het risico.**\n\nDe GDPR vereist „passende technische en organisatorische maatregelen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen, die, waar passend, onder meer het volgende omvatten: a) de pseudonimisering en versleuteling van persoonsgegevens” (artikel 32, lid 1).\n\n---\n\n## Wat zijn de rechten van uw gesprekspartner?\n\nDe opgenomen personen beschikken over de rechten die de GDPR voorziet.\n\n### Kan hij toegang tot zijn gegevens vragen?\n\n**Ja.**\n\nDe betrokkene heeft „het recht om van de verwerkingsverantwoordelijke uitsluitsel te verkrijgen over het al dan niet verwerken van hem betreffende persoonsgegevens” (GDPR, artikel 15, lid 1). Dat kan de audio, het transcript en het verslag betreffen.\n\n### Kan hij een rectificatie vragen?\n\n**Ja.**\n\nDe betrokkene heeft „het recht om van de verwerkingsverantwoordelijke onverwijld rectificatie van hem betreffende onjuiste persoonsgegevens te verkrijgen” (GDPR, artikel 16).\n\nDat is bijzonder belangrijk bij een automatisch transcript.\n\nEen AI kan verkeerd transcriberen:\n\n* een eigennaam;\n* een bedrag;\n* een nummer;\n* een datum;\n* de identiteit van de persoon die sprak.\n\n### Kan hij wissing vragen?\n\n**Ja, onder de voorwaarden die de GDPR voorziet.**\n\nDe betrokkene heeft „het recht van de verwerkingsverantwoordelijke zonder onredelijke vertraging wissing van hem betreffende persoonsgegevens te verkrijgen” (GDPR, artikel 17, lid 1).\n\n### Kan hij bezwaar maken tegen de opname?\n\n**Ja, en de CNIL vraagt dat dit recht hem vóór het einde van het gesprek wordt meegedeeld.**\n\nDe betrokkene heeft „het recht om vanwege met zijn specifieke situatie verband houdende redenen bezwaar te maken tegen de verwerking van hem betreffende persoonsgegevens op basis van artikel 6, lid 1, onder e) of f)” (GDPR, artikel 21, lid 1).\n\nDat impliceert dat het tijdens het gesprek kan worden uitgeoefend, en dat u de opname op zijn verzoek stopt.\n\n### Binnen welke termijn moet u antwoorden?\n\n**In principe binnen een maand.** De verwerkingsverantwoordelijke antwoordt „onverwijld en in ieder geval binnen een maand na ontvangst van het verzoek” (GDPR, artikel 12, lid 3).\n\n---\n\n## Welke verplichtingen gelden wanneer de AI het gesprek transcribeert?\n\nDe AI voegt een verwerking toe aan de eenvoudige opname.\n\nDe werking kan als volgt worden samengevat:\n\n**audio → transcript → analyse → verslag → CRM-fiche.**\n\n### Wat doet de AI concreet?\n\nZe kan:\n\n* het gesprek transcriberen;\n* de sprekers identificeren;\n* de afspraken eruit halen;\n* de volgende stappen identificeren;\n* een verslag opstellen;\n* het gesprek aan de juiste contactpersoon koppelen.\n\n### Hoeveel verwerkers zijn er betrokken bij een gesprek?\n\n**Minstens twee, vaak drie.**\n\nDe telefonietool, de transcriptietool en vervolgens het CRM wanneer het verslag daarheen wordt gestuurd.\n\nDat is het bijzondere aan het telefoongesprek: de keten is langer dan bij een videoconferentie, en elke schakel moet omkaderd zijn.\n\n### Waar worden de gegevens opgeslagen?\n\nDat is een van de eerste vragen die u uw leveranciers moet stellen.\n\nBij Leexi blijven opnames, transcripten en verslagen in de regio Parijs, op AWS. Boven een bepaald aantal licenties kan hosting bij Scaleway worden gekozen.\n\nUw telefonietool slaat van zijn kant de oorspronkelijke opname op: beide locaties worden apart gecontroleerd. Het [nalevingsdossier van Leexi](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fnl\u002Fveiligheid\u002Fcertificeringen-audits-naleving-regelgeving\u002Ffaq-naleving-soevereiniteit\u002F) beschrijft de hosting, de verwerkers en de certificeringen in detail.\n\n### Hebt u een verwerkersovereenkomst met elke leverancier nodig?\n\n**Ja, wanneer de leverancier optreedt als verwerker.**\n\nArtikel 28 van de GDPR bepaalt dat „de verwerking door een verwerker wordt geregeld in een overeenkomst of andere rechtshandeling […] die de verwerker ten aanzien van de verwerkingsverantwoordelijke bindt, en waarin het onderwerp en de duur van de verwerking, de aard en het doel van de verwerking, het soort persoonsgegevens en de categorieën van betrokkenen, en de rechten en verplichtingen van de verwerkingsverantwoordelijke worden omschreven” (lid 3).\n\n### Gebruikt de AI uw gesprekken om haar modellen te trainen?\n\n**Dat hangt af van de leverancier.**\n\nBij Leexi trainen de gesprekken geen enkel model, op alle accounts.\n\n---\n\n## Hoe informeert u de gesprekspartner dat een gesprek wordt opgenomen?\n\nU kunt een eenvoudige en precieze formulering gebruiken.\n\n### Bij het begin van een uitgaand gesprek\n\n> „Voordat we beginnen: dit gesprek wordt opgenomen en een AI-assistent stelt het verslag op. U kunt zich daartegen verzetten; zeg het me en ik stop de opname.”\n\n### Voor een inkomend gesprek\n\n> „Ik laat u weten dat het gesprek wordt opgenomen, zodat ik u kan antwoorden zonder notities te maken. Als u liever niet wilt, stop ik de opname.”\n\n### Voor een gesprek tussen collega's\n\n> „Ik neem op voor het verslag, zoals gewoonlijk. Zeg het me als je wilt dat ik op een bepaald moment stop.”\n\n---\n\n## Welke fouten moet u vermijden?\n\n### 1. Standaard alle gesprekken opnemen\n\nDe CNIL sluit een permanent of systematisch systeem uit.\n\n### 2. Het recht van bezwaar niet vermelden\n\nDat is de meest specifieke vereiste voor telefoongesprekken, en die het vaakst ontbreekt in welkomstboodschappen.\n\n### 3. Invoeren zonder de personeelsvertegenwoordiging te raadplegen\n\nDe informatie en de raadpleging vinden plaats vóór de beslissing om het systeem te installeren.\n\n### 4. De ruwe opnames bewaren tot de maximale termijn\n\nDe CNIL beschrijft het omgekeerde: snel analyseren en dan de audio wissen zonder te wachten.\n\n### 5. De kopieën in de andere systemen vergeten\n\nEen gesprek dat in de telefonie is opgenomen, elders getranscribeerd en naar een CRM gestuurd, bestaat op drie plaatsen.\n\n### 6. Veronderstellen dat een opname van derden automatisch wordt getranscribeerd\n\nEen opname die door een andere tool is gemaakt, komt niet noodzakelijk in uw transcriptieketen terecht.\n\n---\n\n## Hoe neemt u een gesprek op met Leexi?\n\nZodra het GDPR-kader is vastgelegd, komt het gebruik van de tool neer op enkele stappen.\n\n### 1. Uw telefonietool koppelen\n\nLeexi kan verbinding maken met beltools zoals Aircall of Ringover.\n\n### 2. Het gesprek transcriberen\n\nNa het gesprek vindt u het transcript naast het verslag.\n\n### 3. Het verslag genereren\n\nHet verslag bevat met name de besproken punten, de afspraken en de volgende stappen.\n\n### 4. Het gesprek aan de juiste contactpersoon koppelen\n\nHet verslag kan worden gesynchroniseerd met uw CRM en aan de betrokken contactpersoon worden gekoppeld, net zoals na [een afspraak](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fnl\u002Fuse-cases\u002Fia-notitiehulpmiddel-voor-verkopers\u002F).\n\n### 5. De gegevens controleren\n\nLeexi vermeldt met name hosting in de regio Parijs, een Scaleway-optie, uitvoering van het model via Azure France in een gesloten circuit, versleuteling van de gegevens tijdens overdracht en opslag, en geen training op uw gesprekken.\n\n---\n\n## Welke moeilijkheden ondervinden gebruikers werkelijk?\n\nDe juridische vragen zijn niet de enige moeilijkheden in de praktijk.\n\nVan **1.141 supporttickets ontvangen tussen januari en juni 2026** **gaan er 7 over het opnemen of transcriberen van gesprekken**. De meest voorkomende redenen zijn met name het verslag dat niet naar het CRM gaat, onvindbare gesprekstranscripten, en een inkomend gesprek dat de opname van een lopende vergadering onderbreekt.\n\nDat geeft een andere lezing van het probleem:\n\n**de vraag is niet alleen „mag ik opnemen?”**\n\nU moet ook weten:\n\n**welke tool opneemt → wie transcribeert → waar het verslag terechtkomt → hoe lang elke kopie blijft.**\n\n---\n\n## Een professioneel gesprek opnemen: wat u moet onthouden\n\nControleer deze zes punten voordat u uw gesprekken opneemt:\n\n* **Informatie**: kent uw gesprekspartner het bestaan van het systeem en zijn recht van bezwaar?\n* **Reikwijdte**: is het systeem tijdelijk, en niet permanent?\n* **Rechtsgrond**: gerechtvaardigd belang van de werkgever of toestemming van de gesprekspartner?\n* **Personeelsvertegenwoordiging**: is ze geïnformeerd en geraadpleegd vóór de invoering?\n* **Bewaring**: wordt de audio snel na de analyse gewist?\n* **Verwerkers**: kent u de drie schakels van uw keten?\n\nAls er een AI bij betrokken is, voegt u een zevende punt toe:\n\n**weet uw gesprekspartner dat een AI-systeem de opname verwerkt om het verslag op te stellen?**\n\n## Veelgestelde vragen\n\n### Is het legaal een professioneel gesprek op te nemen?\n\nJa, op voorwaarde dat het toepasselijke kader wordt gerespecteerd: met name informatie aan de gesprekspartner, vermelding van het recht van bezwaar, rechtsgrond, doel en bewaartermijn.\n\n### Mag u alle gesprekken van een afdeling opnemen?\n\nNee. De CNIL sluit een permanent of systematisch systeem uit, tenzij een bijzondere wettekst anders bepaalt.\n\n### Moet u een klant die belt informeren?\n\nJa, bij het begin van het gesprek, met vermelding van zijn recht van bezwaar.\n\n### Moet u de ondernemingsraad raadplegen?\n\nDe personeelsvertegenwoordigende organen moeten geïnformeerd en geraadpleegd worden vóór de beslissing om het systeem te installeren.\n\n### Hoe lang bewaart u een gespreksopname?\n\nMaximaal zes maanden volgens de CNIL in het betrokken kader, en tot een jaar voor analysedocumenten. De praktijk die ze beschrijft, bestaat erin snel te analyseren en dan de audio te wissen zonder te wachten.\n\n### Kan een klant vragen om de opname van zijn gesprek te wissen?\n\nJa, onder de voorwaarden van het recht op wissing van de GDPR.\n\n### Kan het transcript van een gesprek naar het CRM?\n\nJa. Het verslag kan aan de betrokken contactpersoon worden gekoppeld in HubSpot, Salesforce, Pipedrive of Microsoft Dynamics.\n\n---\n\n## Samengevat\n\n**Een professioneel gesprek opnemen is mogelijk.**\n\nMaar de juiste reflex is niet alleen vragen:\n\n> „Mag ik opnemen?”\n\nU moet eerder de hele keten controleren, die een schakel meer telt dan bij een videoconferentie:\n\n**informeren → het recht van bezwaar vermelden → opnemen → transcriberen → aan de contactpersoon koppelen → de audio wissen.**\n\nHet is die volledige keten die door uw gegevensbeschermingsbeleid moet worden omkaderd.\n\n**Verdienen uw gesprekken een verslag?** [Bekijk hoe Leexi verbinding maakt met uw telefonie](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)\n\n## Bronnen\n\nTeksten opgezocht in primaire bronnen op 22 augustus 2026.\n\n* GDPR, artikelen 4, 5, 6, 7, 12, 13, 15, 16, 17, 21, 28 en 32\n* Frans Strafwetboek (Code pénal), artikel 226-1\n* CNIL, Meeluisteren en opnemen van gesprekken op de werkplek\n* Europese AI-verordening, artikel 50\n\n*Deze pagina beschrijft het toepasselijke kader. Ze vormt geen juridisch advies.*\n","2026-08-31T15:21:03.514Z","2026-09-04T09:32:05.985Z","2026-09-08T11:34:23.096Z",{"id":404,"documentId":337,"metaTitle":405,"metaDescription":406,"slug":407,"heroTitle":408,"heroUnderTitle":409,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":410,"heroVideoUrl":68,"blog":411,"createdAt":412,"updatedAt":413,"publishedAt":414,"locale":158,"__type":132},25015,"DPA Leexi: cosa impone la legge e cosa fornisce Leexi","Il DPA di Leexi è pubblico, vigente dal 6 luglio 2026. Contenuti, obblighi GDPR, 10 subappaltatori, audit e documenti per il tuo DPO.","\u002Fit\u002Fsicurezza\u002Fcertificazioni-audit-conformita-normativa\u002Fdpa-accordo-trattamento-dati\u002F","DPA: cosa impone la legge e cosa fornisce Leexi","Pubblico, vigente dal 6 luglio 2026, accettato fin dalla prova gratuita. Cosa contiene e cosa no.","Prova gratuita","Il DPA di Leexi è un documento pubblico chiamato «Accordo sul trattamento dati», versione 2.0 dal 6 luglio 2026, disponibile prima di creare un account: [versione francese](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdpa_fr.pdf), [versione inglese](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdpa_en.pdf). Si applica dalla sottoscrizione online, inclusa la prova gratuita. Nomina dieci subappaltatori, stabilisce la conservazione predefinita a due anni max, prevede notifica di violazione dati entro 24 ore e concede diritto di audit annuale.\n\n## Verificare cosa copre il DPA\n\n**Il DPA definisce il quadro in cui Leexi tratta i dati delle tue riunioni per tuo conto.** Sei responsabile del trattamento, Leexi è il subappaltatore.\n\nIl documento lo afferma chiaramente.\n\n> DPA Leexi, articolo 4.2\n> *«In qualità di subappaltatore, Leexi tratterà i dati personali per conto e secondo le istruzioni del Titolare del trattamento.»*\n\nPer te significa decidere finalità, durata conservazione e accesso ai resoconti. Leexi esegue.\n\n### Quali dati copre il DPA?\n\nL'ambito è all'articolo 3.\n\n> DPA Leexi, articolo 3\n> *«Leexi raccoglie dati personali: nome, cognome, email, telefono, ruolo, nome società, conversazioni in videoconferenza o VOIP con metadati.»*\n\nLe persone coinvolte sono, sempre all'articolo 3, «dipendenti, fornitori e clienti del cliente». Le operazioni sono «raccolta, trasferimento, conservazione e cancellazione».\n\n### Come formulano la richiesta gli acquirenti?\n\nTra marzo e maggio 2026, sei acquirenti hanno richiesto il DPA a Leexi. Un gestore patrimoniale a maggio 2026 chiede il «Data Processing Agreement (DPA) applicabile al nostro account, copia firmata o conferma scritta della versione contrattuale». Un ente pubblico a marzo 2026 chiede «disponibilità di un Data Processing Agreement (DPA)» tra otto punti prima di scegliere uno strumento di trascrizione. Un cliente ad aprile 2026 cerca il «DPA firmato» perso nei suoi archivi. Il DPO di un altro cliente chiede a Leexi di compilare il proprio modello di allegato subappaltatori.\n\nQueste richieste si riducono a tre domande: quale versione si applica, dove la lista subappaltatori e come conservarne traccia. Questa pagina risponde a tutte.\n\n---\n\n## Il DPA è obbligo legale?\n\n**Sì. Quando un fornitore tratta dati personali per tuo conto, il GDPR impone un contratto scritto con contenuti specifici.**\n\n> GDPR, art. 28, par. 3\n> *«Il trattamento da parte di un subappaltatore è regolato da contratto o altro atto giuridico che vincola il subappaltatore al titolare, definendo oggetto, durata, natura, finalità, tipo di dati e categorie interessate, obblighi e diritti del titolare.»*\n\nL'obbligo è tuo e di Leexi. Il titolare sceglie un subappaltatore con garanzie.\n\n> GDPR, art. 28, par. 1\n> *«Il titolare si avvale solo di subappaltatori con garanzie adeguate per misure tecniche e organizzative conformi al regolamento e tutela dei diritti degli interessati.»*\n\nTre livelli:\n\n- **Imposto dalla legge**: contratto e clausole minime (art. 28, par. 3, punti a-h: istruzioni, riservatezza, sicurezza, subappalto, assistenza diritti, cancellazione o restituzione, audit).\n- **Richiesto da acquirenti**: copia firmata o conferma scritta, allegato subappaltatori, tempi di risposta. Non imposto da legge, ma prassi acquisti e DPO.\n- **Imposto da settore**: finanza e pubblico richiedono audit effettivo e politica su richieste autorità estere. Il DPA Leexi tratta entrambi (artt. 10 e 15).\n\n### Il DPA deve prevedere diritto di audit?\n\nSì, obbligatorio (art. 28, par. 3, punto h).\n\n> GDPR, art. 28, par. 3, h)\n> *«Fornire al titolare tutte le informazioni per dimostrare conformità e consentire audit, ispezioni incluse, da parte del titolare o auditor incaricato.»*\n\n---\n\n## Ottenere il DPA di Leexi\n\n**Il DPA è online in due lingue, accettato alla sottoscrizione.**\n\n> DPA Leexi, preambolo\n> *«Questo accordo è tra cliente e Leexi alla data di sottoscrizione online, inclusa prova gratuita.»*\n\nNon serve attendere invio. La versione applicabile è quella vigente alla data di sottoscrizione, indicata a pagina uno.\n\n### Chi firma?\n\nIl DPA identifica Leexi, società anonima, sede a 2 avenue Herrmann Debroux, 1160 Bruxelles, Belgio, rappresentata da Xavier Lombard, CEO. Legge belga e tribunali di Bruxelles (art. 13).\n\n### Quali subappaltatori nomina?\n\nDieci, art. 6.1, con ruolo e area hosting:\n\n- Amazon Web Services, infrastruttura, UE\n- Microsoft Azure, trascrizione e IA generativa, UE\n- Google Workspace, identità, UE\n- Gladia, speech to text, UE\n- New Relic, monitoraggio app, UE\n- Eleven Labs Inc., speech to text, Europa\n- Scaleway SAS, infrastrutture cloud, UE (Francia)\n- Cloudflare, sicurezza perimetrale, Europa\u002FUK\n- Mailgun, email transazionali, UE (Francoforte, Germania)\n- Mistral, IA generativa, UE\n\nLista aggiornata su [Trust Center Leexi](https:\u002F\u002Ftrust.leexi.ai\u002F) con dieci subappaltatori al 2 settembre 2026.\n\n### Se Leexi cambia subappaltatore?\n\nHai diritto di obiezione.\n\n> GDPR, art. 28, par. 2\n> *«Il subappaltatore non assume altri subappaltatori senza autorizzazione scritta del titolare. In caso di autorizzazione generale, informa il titolare di cambiamenti per permettere obiezioni.»*\n\nIl DPA fissa i termini.\n\n> DPA Leexi, art. 6.2\n> *«Il cliente ha 15 giorni dalla ricezione per obiettare e motivare.»*\n\nPrevede incontro di buona fede prima di rifiuto; se rifiuti subappaltatore, Leexi non può fornire il servizio dipendente.\n\n### Misure di sicurezza nel DPA?\n\nArt. 32 GDPR cita cifratura.\n\n> GDPR, art. 32, par. 1\n> *«Il titolare e subappaltatore adottano misure tecniche e organizzative adeguate, inclusi pseudonimizzazione e cifratura.»*\n\nDPA Leexi risponde all'art. 5.3.\n\n> DPA Leexi, art. 5.3\n> *«Leexi ha implementato misure tecniche e organizzative per sicurezza e riservatezza, inclusi cifratura, controllo accessi, backup, formazione e verifica dipendenti. Misure pienamente attuate con certificazione ISO 27001:2022.»*\n\n### Notifica violazione dati?\n\n> DPA Leexi, art. 5.4\n> *«Leexi notifica al cliente qualsiasi violazione dati entro 24 ore via email.»*\n\nDescrive natura, categorie, numero approssimativo, contatto, conseguenze e misure. Ti consente di notificare autorità entro 72 ore come richiesto dal GDPR.\n\n### Conservazione riunioni?\n\n> DPA Leexi, art. 9.1\n> *«Dati conservati 2 anni max per default. Cliente può ridurre termine su richiesta o parametri piattaforma.»*\n\nAlla fine contratto, art. 11.2 lascia scelta tra restituzione e cancellazione. Leexi può mantenere backup se cancellazione difficile, con processo di eliminazione backup inutili e anonimizzazione.\n\n### Puoi auditare Leexi?\n\n> DPA Leexi, art. 10.1\n> *«Cliente può incaricare auditor indipendente con preavviso di almeno 20 giorni. Audit massimo una volta ogni 12 mesi, a spese cliente salvo incidente sicurezza, in tal caso spese a carico Leexi.»*\n\nAudit richiede accordo riservatezza, non dà accesso dati altri clienti. Preavviso può essere 30 giorni a fine anno.\n\n### Richiesta autorità estera?\n\nArt. 15 DPA risponde a Cloud Act, la domanda più frequente. Leexi si impegna a notificarti senza ritardo ingiustificato, cercare deroga se vietato dalla legge, documentare sforzi e mantenere politica scritta disponibile.\n\n---\n\n## Limiti del DPA\n\n**Il DPA è standard, non contiene tutto, meglio saperlo prima di inviarlo.**\n\n- Non contiene clausola di non addestramento modelli IA sulle tue riunioni. Impegno in [privacy policy](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fit\u002Finformativa-privacy\u002F) e [FAQ conformità](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fit\u002Fsicurezza\u002Fcertificazioni-audit-conformita-normativa\u002Ffaq-conformita-sovranita\u002F), con pagina dedicata. Se necessario, chiedi allegato.\n- Nessuna firma manoscritta: accettato online. DPO che vuole copia firmata o modello allegato può richiederla a hello@leexi.ai. Leexi ha già compilato allegati clienti.\n- Non sostituisce qualificazione SecNumCloud o certificazione HDS per dati sanitari.\n- Limita audit a una volta ogni 12 mesi, a tue spese salvo incidente.\n- Non specifica soglia licenze per hosting Scaleway invece di AWS, regolato in contratto commerciale.\n\n---\n\n## Documenti per il tuo DPO\n\n| Documento | Cosa prova | Come ottenerlo |\n|---|---|---|\n| DPA versione 2.0 del 6 luglio 2026 | Contratto subappalto art. 28 GDPR con clausole sicurezza, notifica, conservazione, audit, trasferimenti | [dpa_fr.pdf](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdpa_fr.pdf) o [dpa_en.pdf](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdpa_en.pdf), accettato alla sottoscrizione |\n| Lista 10 subappaltatori con ruolo e area hosting | Catena subappalto e assenza trattamento fuori UE (escluso Cloudflare) | Art. 6.1 DPA e [Trust Center](https:\u002F\u002Ftrust.leexi.ai\u002F) |\n| Certificato ISO 27001:2022 | Certificazione citata art. 5.3 DPA | Fornito da commerciale con accesso Trust Center, su richiesta hello@leexi.ai |\n| Privacy policy | Hosting AWS in Europa e impegno non addestramento | [leexi.ai\u002Ffr\u002Fpolitique-de-confidentialite](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fit\u002Finformativa-privacy\u002F) |\n| Registro attività trattamento | Obbligo art. 30 GDPR, dichiarato art. 14.3 DPA | Su richiesta hello@leexi.ai |\n| Termini versione 2.0 del 6 luglio 2026 | Impegno su regolamento europeo IA, allegato 1.1 | [terms_of_service_fr.pdf](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fterms_of_service_fr.pdf) |\n\nNon addestramento IA, assente nel DPA, trattato su pagina [non-addestramento IA su riunioni](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fnon-entrainement-ia-donnees-de-reunion\u002F). Regole registrazione, informativa partecipanti, base legale e conservazione su [registrare una riunione professionale](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fit\u002Fsicurezza\u002Fcertificazioni-audit-conformita-normativa\u002Fregistrare-una-riunione-professionale-gdpr\u002F). Certificazioni e audit raccolti in [sezione sicurezza e conformità](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fit\u002Fsicurezza\u002Fcertificazioni-audit-conformita-normativa\u002F).\n\nPuoi testare Leexi su riunione reale durante revisione DPO: DPA valido dalla prova gratuita. [Prenota demo](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)\n\n---\n\n## FAQ\n\n### Il DPA vale durante prova gratuita?\n\nSì. Preambolo DPA specifica che è concluso alla sottoscrizione online, «inclusa prova gratuita». Riunioni registrate durante prova sono coperte da stesse clausole sicurezza, conservazione e cancellazione di account a pagamento.\n\n### Serve firma o accettazione online?\n\nAccettato online alla sottoscrizione, senza firma manoscritta. Se acquisti richiedono copia firmata o conferma scritta, chiedi a hello@leexi.ai indicando data sottoscrizione: versione vigente a quella data è applicabile.\n\n### Se Leexi aggiunge subappaltatore?\n\nLeexi informa, hai 15 giorni per obiettare motivando (art. 6.2 DPA). Incontro di buona fede prima di rifiuto. Se rifiuti subappaltatore, servizio dipendente non fornito.\n\n### Notifica violazione dati?\n\nEntro 24 ore da conoscenza, via email, con descrizione violazione, categorie, numero approssimativo, contatto e misure (art. 5.4 DPA). Ti lascia 48 ore per notificare autorità.\n\n### Posso auditare Leexi con mio studio?\n\nSì, una volta ogni 12 mesi, con preavviso almeno 20 giorni, accordo riservatezza, a tue spese salvo incidente sicurezza (art. 10.1 DPA). Puoi anche basarti su certificazione ISO 27001:2022 citata art. 5.3.\n\n### Cosa succede a fine contratto?\n\nScegli tra restituzione o cancellazione dati personali (art. 11.2 DPA). Leexi può conservare backup se cancellazione difficile, con processo di eliminazione backup inutili e anonimizzazione.\n\n### DPA permette trasferimento dati fuori UE?\n\nSolo verso paesi con adeguatezza CE o clausole contrattuali tipo giugno 2021 (art. 6.4 DPA). I 10 subappaltatori elencati ospitano in UE, Europa o UK. Se autorità paese terzo richiede dati, Leexi ti notifica senza ritardo ingiustificato (art. 15).\n\n---\n\n## Sintesi\n\n**Il DPA di Leexi esiste, è pubblico e si applica dalla prova gratuita.**\n\nRisponde punto per punto all'art. 28 GDPR: istruzioni documentate, 10 subappaltatori nominati con diritto obiezione 15 giorni, sicurezza ISO 27001:2022, notifica violazione 24 ore, conservazione 2 anni max, restituzione o cancellazione a fine contratto, audit annuale.\n\nCiò che manca, lo richiedi in allegato: clausola non addestramento e copia firmata.\n\n## Fonti\n\nTesti da fonti primarie 22 agosto e 2 settembre 2026.\n\n* Leexi, Accordo trattamento dati, versione 2.0 vigente dal 6 luglio 2026, [dpa_fr.pdf](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdpa_fr.pdf)\n* Leexi, Termini e condizioni versione 2.0 dal 6 luglio 2026\n* Leexi, Privacy policy, leexi.ai\u002Ffr\u002Fpolitique-de-confidentialite\n* Leexi, Trust Center, trust.leexi.ai, consultato 2 settembre 2026\n* GDPR, artt. 5, 28, 30, 32, testo CNIL\n\n*Questa pagina descrive il quadro applicabile. Non costituisce parere legale.*\n","2026-09-07T07:37:22.275Z","2026-09-07T07:37:29.591Z","2026-09-08T11:34:24.159Z",{"id":416,"documentId":291,"metaTitle":417,"metaDescription":418,"slug":419,"heroTitle":420,"heroUnderTitle":421,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":153,"heroVideoUrl":68,"blog":422,"createdAt":423,"updatedAt":424,"publishedAt":425,"locale":158,"__type":132},25021,"Registrare un appuntamento commerciale: le regole GDPR","Il cliente esterno richiede consenso prima della registrazione. Base legale, prova consenso, copia nel CRM.","\u002Fit\u002Fsicurezza\u002Fcertificazioni-audit-conformita-normativa\u002Fregistrare-una-riunione-commerciale-gdpr\u002F","Registrare un appuntamento commerciale: quali regole RGPD?","L’unica riunione con interlocutore esterno e cosa cambia.","Registri gli appuntamenti con i clienti per ottenere il resoconto e compilare il CRM senza reinserire nulla? È possibile, ma l'appuntamento commerciale è l'unica riunione in cui il tuo interlocutore non appartiene alla tua organizzazione.\n\n**Questo cambia la base giuridica, e cambia ciò che devi dire prima di avviare la registrazione.**\n\n## Si può registrare un appuntamento commerciale?\n\n**Sì, ma non senza inquadrare il trattamento.**\n\nLa registrazione di un appuntamento contiene il nome del tuo contatto, la sua funzione, le sue obiezioni e i suoi impegni. Costituisce quindi un trattamento di dati personali ai sensi del GDPR.\n\nDevi in particolare:\n\n* chiedere l'accordo del tuo interlocutore prima della registrazione;\n* determinare la tua base giuridica;\n* definire la finalità della registrazione;\n* limitare la durata di conservazione;\n* trattare anche la copia inviata nel CRM;\n* permettere al tuo interlocutore di esercitare i suoi diritti.\n\nRegistrare all'insaputa delle persone presenti rientra inoltre nel Codice penale francese, che punisce «con un anno di reclusione e 45.000 euro di ammenda il fatto di violare volontariamente, con qualsiasi mezzo, l'intimità della vita privata altrui: 1° captando, registrando o trasmettendo, senza il consenso del loro autore, parole pronunciate a titolo privato o confidenziale» (articolo 226-1).\n\n### La registrazione di un appuntamento è un dato personale?\n\n**Sì.**\n\nIl GDPR definisce il dato personale come «qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile» (articolo 4, punto 1).\n\nUn resoconto commerciale nomina il tuo contatto, la sua funzione, a volte elementi sulla sua situazione.\n\nAnche la trascrizione e i campi compilati nel CRM sono interessati.\n\n### Perché il GDPR si applica ancora di più qui?\n\nPerché la persona registrata non è una tua dipendente, e perché effettui più trattamenti successivi:\n\n**registrare → trascrivere → redigere → inviare nel CRM → conservare → cancellare.**\n\nNessun rapporto di lavoro ti lega al tuo interlocutore, e non ha alcun motivo di accettare la registrazione per impostazione predefinita. Il quadro comune a tutte le riunioni è descritto nella pagina [registrare una riunione professionale](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fit\u002Fsicurezza\u002Fcertificazioni-audit-conformita-normativa\u002Fregistrare-una-riunione-professionale-gdpr\u002F).\n\n### Quali dati vengono registrati?\n\nA seconda dello strumento utilizzato, puoi conservare:\n\n* l'audio dello scambio;\n* la trascrizione;\n* il nome dei partecipanti;\n* la data dell'appuntamento;\n* il resoconto;\n* le esigenze espresse;\n* le obiezioni;\n* i prossimi passi.\n\nQuesti elementi passano poi nel tuo CRM, creando una seconda copia in un altro sistema.\n\n---\n\n## Bisogna avvisare il cliente prima di registrare?\n\n**Sì.**\n\nL'informazione deve avvenire **prima o nel momento in cui i dati vengono raccolti**. Il testo richiede che sia fornita «nel momento in cui i dati personali sono ottenuti» (GDPR, articolo 13, paragrafo 1).\n\nIn un appuntamento commerciale, l'informazione non basta: chiedi anche il suo accordo.\n\n### Quando bisogna avvisarlo?\n\n**Prima di avviare la registrazione.**\n\nIn pratica, puoi menzionarlo nell'invito, poi porre la domanda a voce in apertura.\n\nL'invito avvisa. Solo lo scambio a voce permette al tuo interlocutore di rifiutare.\n\n### Cosa bisogna dirgli?\n\nLa CNIL indica che «i dipendenti e gli interlocutori (clienti, ad esempio) devono essere informati in particolare: dell'esistenza del dispositivo; dell'identità del titolare del trattamento; delle finalità perseguite».\n\nDevi quindi poter spiegare in modo semplice:\n\n**chi registra → perché → cosa viene registrato → cosa sarà fatto dei dati.**\n\nLa CNIL aggiunge che «gli interlocutori devono essere informati del loro diritto di opposizione prima della fine della conversazione telefonica».\n\n### Una notifica inviata prima dell'appuntamento è sufficiente?\n\n**No: informa, ma non raccoglie alcun accordo.**\n\nVerifica anche il suo contenuto. Indica al tuo cliente quale società organizza la riunione, il che può essere un problema quando fai parte di una filiale e non desideri comunicare il nome della casa madre.\n\n### Bisogna precisare che un'IA redige il resoconto?\n\n**Sì.**\n\nLa registrazione audio e il trattamento effettuato in seguito dall'IA sono due operazioni che è utile distinguere.\n\nIl Regolamento europeo sull'intelligenza artificiale prevede che «i fornitori garantiscono che i sistemi di IA destinati a interagire direttamente con le persone fisiche sono progettati e sviluppati in modo tale che le persone fisiche interessate siano informate del fatto di stare interagendo con un sistema di IA» (articolo 50, paragrafo 1). Questi obblighi si applicano dal 2 agosto 2026 e riguardano il fornitore del sistema; il tuo obbligo di informare deriva dal GDPR e dalla dottrina della CNIL.\n\nPuoi ad esempio annunciare:\n\n> «Registro la nostra conversazione e un assistente IA ne redige automaticamente il resoconto.»\n\n### Cosa fare se una persona si unisce all'appuntamento in corso?\n\n**La informi prima che prenda la parola.**\n\nIn un appuntamento con più persone dal lato cliente, è frequente.\n\n---\n\n## Quale base giuridica usare per registrare un appuntamento?\n\n**Il consenso è il fondamento più adatto al caso commerciale.**\n\nIl tuo interlocutore non appartiene alla tua organizzazione, e il legittimo interesse fonda piuttosto i trattamenti interni.\n\n### Perché il consenso piuttosto che il legittimo interesse?\n\n**Perché il tuo cliente può rifiutare senza conseguenze per lui.**\n\nIl consenso è definito come «qualsiasi manifestazione di volontà, libera, specifica, informata e inequivocabile dell'interessato, con la quale lo stesso manifesta il proprio assenso, mediante dichiarazione o azione positiva inequivocabile, che i dati personali che lo riguardano siano oggetto di trattamento» (GDPR, articolo 4, punto 11). In un appuntamento commerciale, la condizione della libertà non pone particolari difficoltà.\n\n### Come provare questo consenso?\n\n**Il titolare del trattamento deve «essere in grado di dimostrare che l'interessato ha prestato il proprio consenso» (GDPR, articolo 7, paragrafo 1).**\n\nUn accordo dato a voce all'inizio dello scambio figura nella registrazione stessa. Un consenso con marca temporale registrato dallo strumento permette in particolare di conservarne una traccia separata.\n\n### Il cliente può tornare sul suo accordo?\n\n**Sì.**\n\nIl GDPR prevede che «il consenso è revocato con la stessa facilità con cui è accordato» (articolo 7, paragrafo 3). La cancellazione della registrazione segue allora la richiesta.\n\n### Si può registrare un potenziale cliente che non ti conosce ancora?\n\n**Sì, alle stesse condizioni.**\n\nLa richiesta si fa in apertura, prima di entrare nel merito.\n\n---\n\n## Per quanto tempo conservare la registrazione di un appuntamento?\n\n**Per il tempo necessario alla finalità perseguita, e non oltre.**\n\nIl GDPR impone dati «conservati in una forma che consenta l'identificazione degli interessati per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali sono trattati» (articolo 5, paragrafo 1, lettera e).\n\nIl caso commerciale aggiunge una difficoltà: il resoconto vive anche nel tuo CRM.\n\n### Per quanto tempo conservare l'audio?\n\nPer l'ascolto e la registrazione delle chiamate sul lavoro, la CNIL indica che «le registrazioni possono essere conservate fino a un massimo di sei mesi».\n\nPuoi quindi chiederti:\n\n**In quale momento l'audio non mi è più utile?**\n\n### Per quanto tempo conservare il resoconto?\n\nLa CNIL indica che «i documenti di analisi possono invece essere conservati fino a un anno».\n\nLa durata applicabile dipende tuttavia dalla tua politica di gestione della relazione con i clienti.\n\n### Cosa fare della copia presente nel CRM?\n\n**Devi trattarla come l'originale.**\n\nCancellare la registrazione senza trattare la scheda cliente lascia il dato al suo posto:\n\n**registrazione → resoconto → scheda CRM → cancellazione di entrambe le copie.**\n\n### Cosa fare degli appuntamenti che non hanno avuto seguito?\n\nUn potenziale cliente che non è diventato cliente conserva i suoi diritti, e nulla giustifica tenerlo nelle tue registrazioni più a lungo del necessario.\n\n---\n\n## Chi può accedere alla registrazione di un appuntamento?\n\n**Solo le persone che ne hanno bisogno per il loro lavoro.**\n\nIl commerciale che ha condotto lo scambio, il suo responsabile e le persone che riprendono la pratica.\n\n### Dove finisce il resoconto?\n\n**È una questione di conformità tanto quanto di organizzazione.**\n\nUn resoconto archiviato nello spazio personale di un commerciale sfugge alla politica di accesso dell'organizzazione.\n\nPuoi ad esempio:\n\n* definire uno spazio condiviso come destinazione predefinita;\n* limitare l'accesso alle persone coinvolte nella pratica;\n* verificare dove finiscono i resoconti dopo una modifica della configurazione.\n\n### Bisogna cifrare i dati?\n\n**La sicurezza deve essere adeguata al rischio.**\n\nIl GDPR richiede «misure tecniche e organizzative adeguate per garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio, che comprendono, tra le altre, se del caso: a) la pseudonimizzazione e la cifratura dei dati personali» (articolo 32, paragrafo 1).\n\n---\n\n## Quali sono i diritti del tuo interlocutore?\n\nLe persone registrate dispongono dei diritti previsti dal GDPR.\n\n### Può chiedere l'accesso ai suoi dati?\n\n**Sì.**\n\nL'interessato ha «il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano» (GDPR, articolo 15, paragrafo 1). Può riguardare l'audio, la trascrizione e il resoconto.\n\nMolti commerciali inviano comunque il resoconto al cliente, il che risolve la questione prima che si ponga.\n\n### Può chiedere una rettifica?\n\n**Sì.**\n\nL'interessato ha «il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la rettifica dei dati personali inesatti che lo riguardano senza ingiustificato ritardo» (GDPR, articolo 16).\n\nÈ particolarmente importante con una trascrizione automatica.\n\nUn'IA può trascrivere male:\n\n* un nome proprio;\n* un importo;\n* una scadenza;\n* un'obiezione;\n* l'identità della persona che ha parlato.\n\n### Può chiedere la cancellazione?\n\n**Sì, alle condizioni previste dal GDPR.**\n\nL'interessato ha «il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la cancellazione dei dati personali che lo riguardano senza ingiustificato ritardo» (GDPR, articolo 17, paragrafo 1).\n\nLa richiesta deve essere esaminata alla luce della finalità del trattamento e degli eventuali obblighi di conservazione.\n\n### Può opporsi alla registrazione?\n\n**Sì, e in un appuntamento commerciale prende la forma di un rifiuto, prima o durante lo scambio.**\n\nL'interessato ha «il diritto di opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla sua situazione particolare, al trattamento dei dati personali che lo riguardano ai sensi dell'articolo 6, paragrafo 1, lettere e) o f)» (GDPR, articolo 21, paragrafo 1).\n\nInterrompi allora la registrazione e prendi appunti.\n\n### Entro quale termine devi rispondere?\n\n**In linea di principio, entro un mese.** Il titolare del trattamento risponde «senza ingiustificato ritardo e, comunque, al più tardi entro un mese dal ricevimento della richiesta» (GDPR, articolo 12, paragrafo 3).\n\n---\n\n## Quali obblighi quando l'IA prende gli appunti?\n\nL'IA aggiunge un trattamento alla semplice registrazione.\n\nIl funzionamento può essere riassunto così:\n\n**audio → trascrizione → analisi → resoconto → scheda CRM.**\n\n### Cosa fa concretamente l'IA?\n\nPuò:\n\n* trascrivere lo scambio;\n* identificare i partecipanti;\n* estrarre le esigenze espresse;\n* rilevare le obiezioni;\n* produrre un resoconto;\n* compilare i campi della scheda cliente.\n\n### Dove sono archiviati i dati?\n\nÈ una delle prime domande da porre al tuo fornitore.\n\nPresso Leexi, registrazioni, trascrizioni e resoconti restano nella regione di Parigi, su AWS. Oltre un certo volume di licenze, può essere scelto un hosting presso Scaleway.\n\n### Chi tratta i dati?\n\nIl fornitore dello strumento interviene come responsabile del trattamento nel quadro previsto dal GDPR.\n\nIl tuo CRM costituisce un secondo responsabile del trattamento, e il resoconto che vi arriva segue lo stesso ragionamento. Il [dossier di conformità di Leexi](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fit\u002Fsicurezza\u002Fcertificazioni-audit-conformita-normativa\u002Ffaq-conformita-sovranita\u002F) descrive in dettaglio la propria catena di trattamento.\n\nNel caso di Leexi, OpenAI fornisce il modello linguistico e Leexi lo esegue tramite Azure France, a circuito chiuso.\n\n### Serve un DPA con il fornitore?\n\n**Sì, quando il fornitore agisce come responsabile del trattamento.**\n\nL'articolo 28 del GDPR prevede che «i trattamenti da parte di un responsabile del trattamento sono disciplinati da un contratto o da altro atto giuridico […] che vincoli il responsabile del trattamento al titolare del trattamento, stipulando la materia disciplinata e la durata del trattamento, la natura e la finalità del trattamento, il tipo di dati personali e le categorie di interessati, gli obblighi e i diritti del titolare del trattamento» (paragrafo 3).\n\n### L'IA utilizza le tue conversazioni per addestrare i suoi modelli?\n\n**Dipende dal fornitore.**\n\nPresso Leexi, le conversazioni non addestrano alcun modello, su tutti gli account.\n\n---\n\n## Come chiedere l'accordo di un cliente prima di registrare?\n\nPuoi usare una formulazione semplice e precisa.\n\n### In apertura di appuntamento\n\n> «Prima di entrare nel merito: è d'accordo che registri la nostra conversazione? Un assistente IA mi redige il resoconto, così evito di prendere appunti mentre parliamo. Glielo invio se lo desidera.»\n\n### Per un appuntamento presso il cliente\n\n> «La avviso: registro dal mio telefono e il resoconto viene redatto automaticamente. Resta interno al mio team. Le va bene?»\n\n### Per un appuntamento con più persone dal lato cliente\n\n> «Preciso per tutti: la riunione è registrata e un assistente IA redige il resoconto. Se qualcuno di voi preferisce che interrompa, lo dica adesso.»\n\n---\n\n## Quali sono gli errori da evitare?\n\n### 1. Chiedere l'accordo dopo aver avviato la registrazione\n\nL'ordine conta. L'informazione è dovuta prima o nel momento della raccolta.\n\n### 2. Considerare che l'invito equivalga a un accordo\n\nUna notifica inviata prima dell'appuntamento informa, non raccoglie un consenso.\n\n### 3. Lasciare i resoconti negli spazi personali\n\nEscono così dalla politica di accesso dell'organizzazione, e nessuno sa più chi può leggerli.\n\n### 4. Dimenticare la copia presente nel CRM\n\nCancellare la registrazione senza trattare la scheda cliente lascia il dato al suo posto.\n\n### 5. Riutilizzare un modello di resoconto concepito per un altro uso\n\nUn modello scelto male produce sezioni fuori tema e attribuisce le parole alle persone sbagliate.\n\n### 6. Supporre che il comportamento sia identico su tutte le piattaforme\n\nL'assistente può collegarsi da solo su una piattaforma di videoconferenza e richiedere un invito manuale su un'altra.\n\n---\n\n## Come registrare un appuntamento con Leexi?\n\nUna volta definito il quadro GDPR, l'uso dello strumento si riduce a pochi passaggi.\n\n### 1. Partecipare all'appuntamento\n\nLeexi può partecipare ai tuoi appuntamenti Teams, Meet e Zoom dal tuo calendario. Per un appuntamento presso il cliente, la registrazione può essere avviata dall'app mobile, e si applicano le regole proprie della [registrazione in sala](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fit\u002Fsicurezza\u002Fcertificazioni-audit-conformita-normativa\u002Fregistrare-una-riunione-in-presenza-gdpr\u002F).\n\n### 2. Avvisare i partecipanti\n\nUna notifica può essere inviata ai partecipanti prima dell'appuntamento. Il suo contenuto e la sua attivazione si regolano nelle impostazioni.\n\n### 3. Generare il resoconto\n\nIl resoconto riprende in particolare le esigenze espresse, le obiezioni, le decisioni e i prossimi passi.\n\n### 4. Compilare il CRM\n\nIl resoconto e le attività possono essere sincronizzati con HubSpot, Salesforce, Pipedrive o Microsoft Dynamics, e collegati al contatto giusto. Il funzionamento completo è descritto nella pagina [presa di appunti IA per i commerciali](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fit\u002Fcasi-d-uso\u002Fstrumento-appunti-ia-commerciali\u002F), e [le chiamate telefoniche](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fit\u002Fsicurezza\u002Fcertificazioni-audit-conformita-normativa\u002Fregistrare-una-chiamata-telefonica-rgpd\u002F) seguono lo stesso percorso.\n\n### 5. Controllare i dati\n\nLeexi indica in particolare un hosting nella regione di Parigi, un'opzione Scaleway, un'esecuzione del modello tramite Azure France a circuito chiuso, la cifratura dei dati in transito e a riposo e l'assenza di addestramento sulle tue conversazioni.\n\n---\n\n## Quali difficoltà incontrano realmente gli utenti?\n\nLe questioni giuridiche non sono le uniche difficoltà incontrate nella pratica.\n\nSu **1.141 ticket di supporto ricevuti tra gennaio e giugno 2026**, **9 riguardano la registrazione di un appuntamento**. I motivi più frequenti riguardano in particolare l'assistente che non si unisce all'appuntamento, il resoconto che non arriva o non arriva nel posto giusto, e il modello di resoconto che non corrisponde al tipo di appuntamento.\n\nQuesto dà un'altra lettura del problema:\n\n**la questione non è solo «ho il diritto di registrare?»**\n\nBisogna anche sapere:\n\n**dove va il resoconto → chi può vederlo → in quale scheda finisce → come viene cancellato.**\n\n---\n\n## Registrare un appuntamento commerciale: cosa ricordare\n\nPrima di registrare un appuntamento, verifica questi sei punti:\n\n* **Accordo**: il tuo interlocutore ha detto sì, a voce, prima della registrazione?\n* **Finalità**: perché conservi la registrazione?\n* **Base giuridica**: il consenso è effettivamente il fondamento scelto?\n* **Conservazione**: quando saranno trattati l'audio, il resoconto e la scheda CRM?\n* **Accesso**: il resoconto finisce in uno spazio condiviso o personale?\n* **Responsabili del trattamento**: sai chi tratta i tuoi dati, CRM compreso?\n\nSe interviene un'IA, aggiungi un settimo punto:\n\n**il tuo cliente sa che un sistema di IA tratta la registrazione per produrre il resoconto?**\n\n## Domande frequenti\n\n### Serve l'accordo del cliente per registrare un appuntamento?\n\nSì, quando il consenso è il fondamento scelto. Si chiede prima di avviare la registrazione.\n\n### Una menzione nell'invito è sufficiente?\n\nNo. Informa, non raccoglie un accordo. La domanda si pone a voce in apertura.\n\n### Il cliente può chiedere una copia del resoconto?\n\nSì, in virtù del diritto di accesso previsto dal GDPR.\n\n### Cosa succede se il cliente rifiuta la registrazione?\n\nInterrompi la registrazione e prendi appunti. Il rifiuto si applica immediatamente.\n\n### Il resoconto va nel CRM senza rilettura?\n\nNo. Resta modificabile e può essere convalidato prima della sincronizzazione.\n\n### Per quanto tempo conservare la registrazione di un appuntamento?\n\nLa durata dipende dalla finalità. Per le registrazioni delle chiamate sul lavoro, la CNIL indica un massimo di sei mesi nel quadro in questione, e fino a un anno per i documenti di analisi. Pensa alla copia presente nel CRM.\n\n### Un potenziale cliente che non è diventato cliente può chiedere la cancellazione?\n\nSì, alle condizioni previste dal diritto alla cancellazione del GDPR.\n\n---\n\n## In sintesi\n\n**Registrare un appuntamento commerciale è possibile.**\n\nMa il riflesso giusto non è solo chiedersi:\n\n> «Ho il diritto di registrare?»\n\nBisogna piuttosto verificare tutta la catena, fino alla scheda cliente:\n\n**chiedere l'accordo → registrare → trascrivere → redigere → inviare nel CRM → conservare → cancellare.**\n\nÈ questa catena completa che deve essere inquadrata dalla tua politica di protezione dei dati.\n\n**Vuoi il resoconto dei tuoi appuntamenti senza redigerlo?** [Prova Leexi al tuo prossimo appuntamento con un cliente](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)\n\n## Fonti\n\nTesti rilevati da fonti primarie il 22 agosto 2026.\n\n* GDPR, articoli 4, 5, 6, 7, 12, 13, 15, 16, 17, 21, 28 e 32\n* Codice penale francese, articolo 226-1\n* CNIL, Ascolto e registrazione delle chiamate sul luogo di lavoro\n* Regolamento europeo sull'intelligenza artificiale, articolo 50\n\n*Questa pagina descrive il quadro applicabile. Non costituisce un parere legale.*\n","2026-08-31T14:51:01.892Z","2026-09-08T11:34:16.701Z","2026-09-08T11:34:24.564Z",{"id":427,"documentId":349,"metaTitle":428,"metaDescription":429,"slug":430,"heroTitle":431,"heroUnderTitle":432,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":126,"heroVideoUrl":68,"blog":433,"createdAt":434,"updatedAt":435,"publishedAt":436,"locale":131,"__type":132},25026,"Telefonanruf im Beruf aufzeichnen: die DSGVO-Regeln | Leexi","Die CNIL verbietet Daueraufnahmen und verlangt Widerspruchshinweis vor Gesprächsende. Dauer, Rechtsgrundlage, Tool-Kette erklärt.","\u002Fde\u002Fsicherheit-und-datenschutz\u002Fzertifizierungen-audits-einhaltung-vorschriften\u002Fein-telefonat-gdpr-aufzeichnen\u002F","Telefonanruf im Beruf aufzeichnen: DSGVO-Regeln?","Einziges Thema mit detaillierter CNIL-Doktrin, die strenger ist als anderswo.","Sie zeichnen Ihre Anrufe auf, um Transkript und Protokoll zu erhalten? Das ist der einzige Fall, zu dem die CNIL eine detaillierte Doktrin veröffentlicht hat, und sie ist strenger als bei anderen Meetings.\n\n**Sie schließt die dauerhafte Aufzeichnung aus, verlangt, Ihren Gesprächspartner vor dem Ende des Gesprächs über sein Widerspruchsrecht zu informieren, und legt die Aufbewahrungsfristen fest.**\n\n## Darf man einen beruflichen Telefonanruf aufzeichnen?\n\n**Ja, aber nicht ohne die Verarbeitung zu regeln.**\n\nEine Anrufaufzeichnung enthält eine Stimme, eine Nummer und den Inhalt eines Gesprächs. Sie stellt daher eine Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne der DSGVO dar.\n\nSie müssen insbesondere:\n\n* Ihren Gesprächspartner zu Beginn des Anrufs informieren;\n* sein Widerspruchsrecht erwähnen;\n* Ihre Rechtsgrundlage bestimmen;\n* den Zweck der Aufzeichnung festlegen;\n* die Speicherdauer begrenzen;\n* die Arbeitnehmervertretung konsultieren, bevor Sie das System einführen.\n\nEine Aufzeichnung ohne Wissen Ihres Gesprächspartners fällt außerdem unter das französische Strafgesetzbuch (Code pénal), das „mit einem Jahr Freiheitsstrafe und 45.000 Euro Geldstrafe bestraft, wer mit welchem Mittel auch immer vorsätzlich die Intimität des Privatlebens anderer verletzt: 1° indem er ohne Zustimmung des Urhebers privat oder vertraulich gesprochene Worte erfasst, aufzeichnet oder übermittelt“ (Artikel 226-1).\n\n### Ist eine Anrufaufzeichnung ein personenbezogenes Datum?\n\n**Ja.**\n\nDie DSGVO definiert personenbezogene Daten als „alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen“ (Artikel 4, Nummer 1).\n\nEine Stimme, eine Nummer und die während eines Anrufs gemachten Aussagen können es ermöglichen, Ihren Gesprächspartner zu identifizieren.\n\nDas Transkript und das Protokoll sind ebenfalls betroffen.\n\n### Warum sind Anrufe stärker geregelt als andere Meetings?\n\n**Weil die CNIL ihnen ein eigenes Merkblatt widmet.**\n\nEs ist die einzige Art des beruflichen Austauschs mit einer so detaillierten Doktrin, und sie dient als Referenz für [die anderen Meeting-Formate](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fde\u002Fsicherheit-und-datenschutz\u002Fzertifizierungen-audits-einhaltung-vorschriften\u002Fein-geschaftstreffen-gdpr-aufzeichnen\u002F).\n\nSie führen außerdem mehrere aufeinanderfolgende Verarbeitungen durch:\n\n**Anruf → Aufzeichnung durch die Telefonie → Transkript → Protokoll → CRM-Datensatz.**\n\n### Darf man alle Anrufe aufzeichnen?\n\n**Nein.**\n\nDie CNIL gibt an, dass „der Arbeitgeber kein dauerhaftes oder systematisches Mithör- oder Aufzeichnungssystem einrichten darf“.\n\nEine Einstellung, die jeden Anruf ohne mögliche Ausnahme aufzeichnet, fällt also aus dem Rahmen, selbst wenn das Tool dazu in der Lage ist.\n\n### Welche Daten werden aufgezeichnet?\n\nJe nach verwendeten Tools können Sie aufbewahren:\n\n* die Audioaufnahme des Anrufs;\n* das Transkript;\n* die angerufene oder anrufende Nummer;\n* Datum und Dauer;\n* das Protokoll;\n* die eingegangenen Verpflichtungen;\n* die nächsten Schritte.\n\n---\n\n## Muss der Gesprächspartner vor der Aufzeichnung eines Anrufs informiert werden?\n\n**Ja.**\n\nDie Information muss **vor oder zum Zeitpunkt der Datenerhebung** erfolgen, also zu Beginn des Anrufs.\n\nBei Anrufen verlangt die CNIL eine umfassendere Information als anderswo.\n\n### Was muss man ihm sagen?\n\nDie CNIL gibt an, dass „die Beschäftigten sowie die Gesprächspartner (zum Beispiel Kunden) insbesondere informiert werden müssen: über das Bestehen des Systems; über die Identität des Verantwortlichen; über die verfolgten Zwecke“.\n\nSie präzisiert außerdem, dass die Information „die Rechtsgrundlage des Systems (zum Beispiel eine aus einem Gesetzestext folgende Pflicht oder das berechtigte Interesse des Arbeitgebers)“ umfasst.\n\nSie müssen also einfach erklären können:\n\n**wer aufzeichnet → warum → auf welcher Grundlage → was mit den Daten geschieht.**\n\n### Muss das Widerspruchsrecht erwähnt werden?\n\n**Ja, und das ist eine anrufspezifische Anforderung.**\n\nDie CNIL gibt an, dass „die Gesprächspartner vor dem Ende des Telefongesprächs über ihr Widerspruchsrecht informiert werden müssen“.\n\nDie Information beschränkt sich also nicht auf die Ankündigung der Aufzeichnung: Sie teilt der Person mit, dass sie widersprechen kann, und sie erfolgt während des Anrufs.\n\n### Muss die Arbeitnehmervertretung konsultiert werden?\n\n**Ja, vor der Einführung des Systems.**\n\nDie CNIL gibt an, dass „die Arbeitnehmervertretungen vor jeder Entscheidung über die Installation eines Systems zum Mithören oder Aufzeichnen von Anrufen informiert und konsultiert werden müssen“.\n\nDas ist ein Schritt vor der Einführung, keine Formalität bei jedem einzelnen Anruf.\n\n### Muss man angeben, dass eine KI den Anruf transkribiert?\n\n**Ja.**\n\nDie Audioaufzeichnung und die anschließende Verarbeitung durch die KI sind zwei Vorgänge, die man sinnvollerweise unterscheidet.\n\nDie europäische KI-Verordnung sieht vor, dass „die Anbieter sicherstellen, dass KI-Systeme, die für die direkte Interaktion mit natürlichen Personen bestimmt sind, so konzipiert und entwickelt werden, dass die betreffenden natürlichen Personen informiert werden, dass sie mit einem KI-System interagieren“ (Artikel 50, Absatz 1). Diese Pflichten gelten seit dem 2. August 2026 und richten sich an den Anbieter des Systems; Ihre Informationspflicht ergibt sich aus der DSGVO und der Doktrin der CNIL.\n\nSie können zum Beispiel ankündigen:\n\n> „Dieser Anruf wird aufgezeichnet, und ein KI-Assistent verfasst automatisch das Protokoll.“\n\n---\n\n## Welche Rechtsgrundlage für die Aufzeichnung eines Anrufs?\n\n**Die Rechtsgrundlage hängt insbesondere von der aufgezeichneten Person und dem verfolgten Zweck ab.**\n\nZwei Grundlagen kommen hier hauptsächlich in Betracht: das berechtigte Interesse des Arbeitgebers und die Einwilligung des Gesprächspartners.\n\n### Kann man das berechtigte Interesse nutzen?\n\n**Ja, die CNIL nennt es als mögliche Grundlage des Systems.**\n\nArtikel 6 der DSGVO erlaubt eine Verarbeitung, die „zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich ist, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person überwiegen“ (Absatz 1, Buchstabe f).\n\nSie müssen also insbesondere eine **Interessenabwägung** durchführen und die Personen informieren.\n\n### Kann man die Einwilligung nutzen?\n\n**Ja, insbesondere bei einem Anruf mit einem Kunden oder Interessenten**, wie bei [einem Geschäftstermin](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fde\u002Fsicherheit-und-datenschutz\u002Fzertifizierungen-audits-einhaltung-vorschriften\u002Fverkaufsgesprach-gdpr-aufzeichnen\u002F).\n\nDie Einwilligung ist definiert als „jede freiwillig für den bestimmten Fall, in informierter Weise und unmissverständlich abgegebene Willensbekundung in Form einer Erklärung oder einer sonstigen eindeutigen bestätigenden Handlung“ (DSGVO, Artikel 4, Nummer 11). Der Verantwortliche muss außerdem „nachweisen können, dass die betroffene Person in die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten eingewilligt hat“ (Artikel 7, Absatz 1).\n\n### Welchen Zweck festlegen?\n\n**Den, den Sie begründen können.**\n\nDie CNIL zählt die Schulung des Personals zu den zulässigen Zwecken für die Aufzeichnung von Anrufen.\n\nDer Zweck, den Sie festschreiben, bestimmt dann den Rest: die Dauer, die Zugriffe und was Sie mit der Datei tun dürfen.\n\n### Darf man einen Mitarbeiter bei seinen Anrufen aufzeichnen?\n\n**Ja, das kann im Rahmen eines punktuellen Systems möglich sein**, das angekündigt und der Arbeitnehmervertretung vorgestellt wurde.\n\nEine dauerhafte Aufzeichnung ist dagegen von der CNIL ausgeschlossen.\n\n---\n\n## Wie lange darf die Aufzeichnung eines Anrufs aufbewahrt werden?\n\n**So lange, wie es für den verfolgten Zweck erforderlich ist, und nicht länger.**\n\nDie DSGVO verlangt, dass Daten „in einer Form gespeichert werden, die die Identifizierung der betroffenen Personen nur so lange ermöglicht, wie es für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich ist“ (Artikel 5, Absatz 1, Buchstabe e). Die CNIL gibt außerdem konkrete Richtwerte an.\n\n### Wie lange die Audioaufnahme aufbewahren?\n\n**Höchstens sechs Monate.** Die CNIL gibt an, dass „die Aufzeichnungen höchstens sechs Monate aufbewahrt werden dürfen“.\n\nDas ist die Dauer, die sie für Anrufaufzeichnungen am Arbeitsplatz vorsieht.\n\n### Wie lange ein Transkript aufbewahren?\n\nDie CNIL gibt an, dass „die Analysedokumente ihrerseits bis zu einem Jahr aufbewahrt werden dürfen“.\n\n### Ist die Höchstdauer die Normaldauer?\n\n**Nein.**\n\nDie CNIL beschreibt einen kürzeren Ablauf: die Aufzeichnungen in den folgenden Tagen anhören, die notwendigen Analysedokumente verfassen und dann die Rohaufzeichnungen löschen, ohne die sechs Monate abzuwarten.\n\nEine wirksame Richtlinie muss also vorsehen:\n\n**Aufzeichnung → rasche Analyse → Löschung der Audioaufnahme → Aufbewahrung des Analysedokuments.**\n\n---\n\n## Wer darf auf die Aufzeichnung eines Anrufs zugreifen?\n\n**Nur die Personen, die sie für ihre Arbeit brauchen.**\n\nDer betroffene Mitarbeiter, sein Vorgesetzter und die für die Schulung zuständigen Personen, wenn dies der gewählte Zweck ist.\n\n### Wer darf Audio, Transkript und Protokoll einsehen?\n\nDie drei Dateien dienen nicht unbedingt demselben Bedarf.\n\nSie können zum Beispiel:\n\n* das Protokoll mit dem betroffenen Team teilen;\n* den Zugriff auf das Transkript beschränken;\n* die Audioaufnahme nur für wirklich begründete Bedürfnisse aufbewahren.\n\n### Was passiert, wenn der Anruf ins CRM übertragen wird?\n\n**Dann existiert eine Kopie in einem zweiten System mit eigenen Zugriffsrechten.**\n\nDie beiden Richtlinien müssen konsistent bleiben, sonst wird die auf der einen Seite gesetzte Beschränkung auf der anderen aufgehoben.\n\n### Müssen die Daten verschlüsselt werden?\n\n**Die Sicherheit muss dem Risiko angemessen sein.**\n\nDie DSGVO verlangt „geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten; diese Maßnahmen schließen gegebenenfalls unter anderem Folgendes ein: a) die Pseudonymisierung und Verschlüsselung personenbezogener Daten“ (Artikel 32, Absatz 1).\n\n---\n\n## Welche Rechte hat Ihr Gesprächspartner?\n\nDie aufgezeichneten Personen verfügen über die in der DSGVO vorgesehenen Rechte.\n\n### Kann er Auskunft über seine Daten verlangen?\n\n**Ja.**\n\nDie betroffene Person hat „das Recht, von dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden“ (DSGVO, Artikel 15, Absatz 1). Das kann die Audioaufnahme, das Transkript und das Protokoll betreffen.\n\n### Kann er eine Berichtigung verlangen?\n\n**Ja.**\n\nDie betroffene Person hat „das Recht, von dem Verantwortlichen unverzüglich die Berichtigung sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen“ (DSGVO, Artikel 16).\n\nDas ist bei einer automatischen Transkription besonders wichtig.\n\nEine KI kann falsch transkribieren:\n\n* einen Eigennamen;\n* einen Betrag;\n* eine Nummer;\n* ein Datum;\n* die Identität der Person, die gesprochen hat.\n\n### Kann er die Löschung verlangen?\n\n**Ja, unter den in der DSGVO vorgesehenen Bedingungen.**\n\nDie betroffene Person hat „das Recht, von dem Verantwortlichen zu verlangen, dass sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden“ (DSGVO, Artikel 17, Absatz 1).\n\n### Kann er der Aufzeichnung widersprechen?\n\n**Ja, und die CNIL verlangt, dass ihm dieses Recht vor dem Ende des Gesprächs mitgeteilt wird.**\n\nDie betroffene Person hat „das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Buchstaben e oder f erfolgt, Widerspruch einzulegen“ (DSGVO, Artikel 21, Absatz 1).\n\nDas bedeutet, dass es während des Anrufs ausgeübt werden kann und dass Sie die Aufzeichnung auf seine Bitte hin stoppen.\n\n### Innerhalb welcher Frist müssen Sie antworten?\n\n**Grundsätzlich innerhalb eines Monats.** Der Verantwortliche antwortet „unverzüglich, in jedem Fall aber innerhalb eines Monats nach Eingang des Antrags“ (DSGVO, Artikel 12, Absatz 3).\n\n---\n\n## Welche Pflichten gelten, wenn die KI den Anruf transkribiert?\n\nDie KI fügt der bloßen Aufzeichnung eine weitere Verarbeitung hinzu.\n\nDie Funktionsweise lässt sich so zusammenfassen:\n\n**Audio → Transkript → Analyse → Protokoll → CRM-Datensatz.**\n\n### Was macht die KI konkret?\n\nSie kann:\n\n* den Anruf transkribieren;\n* die Sprecher identifizieren;\n* die Verpflichtungen extrahieren;\n* die nächsten Schritte identifizieren;\n* ein Protokoll erstellen;\n* den Anruf dem richtigen Kontakt zuordnen.\n\n### Wie viele Auftragsverarbeiter sind an einem Anruf beteiligt?\n\n**Mindestens zwei, oft drei.**\n\nDas Telefonie-Tool, das Transkriptionstool und dann das CRM, wenn das Protokoll dorthin gesendet wird.\n\nDas ist die Besonderheit des Telefonanrufs: Die Kette ist länger als bei einer Videokonferenz, und jedes Glied muss geregelt sein.\n\n### Wo werden die Daten gespeichert?\n\nDas ist eine der ersten Fragen, die Sie Ihren Anbietern stellen sollten.\n\nBei Leexi bleiben Aufzeichnungen, Transkripte und Protokolle in der Region Paris, auf AWS. Ab einem bestimmten Lizenzvolumen kann ein Hosting bei Scaleway gewählt werden.\n\nIhr Telefonie-Tool speichert seinerseits die ursprüngliche Aufzeichnung: Beide Standorte werden getrennt geprüft. Die [Compliance-Dokumentation von Leexi](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fde\u002Fsicherheit-und-datenschutz\u002Fzertifizierungen-audits-einhaltung-vorschriften\u002Ffaq-konformitaet-souveraenitaet\u002F) beschreibt Hosting, Auftragsverarbeiter und Zertifizierungen im Detail.\n\n### Braucht man einen AVV mit jedem Anbieter?\n\n**Ja, wenn der Anbieter als Auftragsverarbeiter handelt.**\n\nArtikel 28 der DSGVO sieht vor, dass „die Verarbeitung durch einen Auftragsverarbeiter auf der Grundlage eines Vertrags oder eines anderen Rechtsinstruments […] erfolgt, der bzw. das den Auftragsverarbeiter in Bezug auf den Verantwortlichen bindet und in dem Gegenstand und Dauer der Verarbeitung, Art und Zweck der Verarbeitung, die Art der personenbezogenen Daten, die Kategorien betroffener Personen und die Pflichten und Rechte des Verantwortlichen festgelegt sind“ (Absatz 3).\n\n### Nutzt die KI Ihre Gespräche, um ihre Modelle zu trainieren?\n\n**Das hängt vom Anbieter ab.**\n\nBei Leexi trainieren die Gespräche kein Modell, auf allen Konten.\n\n---\n\n## Wie informiert man den Gesprächspartner, dass ein Anruf aufgezeichnet wird?\n\nSie können eine einfache und präzise Formulierung verwenden.\n\n### Zu Beginn eines ausgehenden Anrufs\n\n> „Bevor wir anfangen: Dieser Anruf wird aufgezeichnet, und ein KI-Assistent verfasst das Protokoll. Sie können dem widersprechen – sagen Sie es mir, und ich stoppe die Aufzeichnung.“\n\n### Bei einem eingehenden Anruf\n\n> „Ich informiere Sie, dass der Anruf aufgezeichnet wird, damit ich Ihnen antworten kann, ohne Notizen zu machen. Wenn Sie das lieber nicht möchten, stoppe ich die Aufzeichnung.“\n\n### Bei einem Anruf zwischen Kollegen\n\n> „Ich zeichne wie üblich für das Protokoll auf. Sag mir, wenn ich an einer Stelle stoppen soll.“\n\n---\n\n## Welche Fehler sollte man vermeiden?\n\n### 1. Alle Anrufe standardmäßig aufzeichnen\n\nDie CNIL schließt ein dauerhaftes oder systematisches System aus.\n\n### 2. Das Widerspruchsrecht nicht erwähnen\n\nDas ist die anrufspezifischste Anforderung und die, die in Begrüßungsansagen am häufigsten fehlt.\n\n### 3. Einführen, ohne die Arbeitnehmervertretung zu konsultieren\n\nInformation und Konsultation erfolgen vor der Entscheidung, das System zu installieren.\n\n### 4. Die Rohaufzeichnungen bis zur Höchstdauer behalten\n\nDie CNIL beschreibt das Gegenteil: rasch analysieren, dann die Audioaufnahme löschen, ohne zu warten.\n\n### 5. Die Kopien in den anderen Systemen vergessen\n\nEin in der Telefonie aufgezeichneter, anderswo transkribierter und in ein CRM übertragener Anruf existiert an drei Orten.\n\n### 6. Annehmen, dass eine Aufzeichnung eines Drittanbieters automatisch transkribiert wird\n\nEine von einem anderen Tool erzeugte Aufzeichnung gelangt nicht unbedingt in Ihre Transkriptionskette.\n\n---\n\n## Wie zeichnet man einen Anruf mit Leexi auf?\n\nSobald der DSGVO-Rahmen definiert ist, beschränkt sich die Nutzung des Tools auf wenige Schritte.\n\n### 1. Ihr Telefonie-Tool verbinden\n\nLeexi kann sich mit Anruf-Tools wie Aircall oder Ringover verbinden.\n\n### 2. Den Anruf transkribieren\n\nNach dem Anruf erhalten Sie das Transkript neben dem Protokoll.\n\n### 3. Das Protokoll erstellen\n\nDas Protokoll enthält insbesondere die besprochenen Punkte, die Verpflichtungen und die nächsten Schritte.\n\n### 4. Den Anruf dem richtigen Kontakt zuordnen\n\nDas Protokoll kann mit Ihrem CRM synchronisiert und dem betreffenden Kontakt zugeordnet werden, genau wie nach [einem Termin](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fde\u002Fuse-cases\u002Fki-notiztool-fuer-vertrieb\u002F).\n\n### 5. Die Daten kontrollieren\n\nLeexi gibt insbesondere ein Hosting in der Region Paris, eine Scaleway-Option, eine Ausführung des Modells über Azure France im geschlossenen Kreislauf, die Verschlüsselung der Daten bei der Übertragung und im Ruhezustand sowie den Verzicht auf ein Training mit Ihren Gesprächen an.\n\n---\n\n## Auf welche Schwierigkeiten stoßen die Nutzer wirklich?\n\nDie rechtlichen Fragen sind nicht die einzigen Schwierigkeiten in der Praxis.\n\nVon **1.141 Support-Tickets, die zwischen Januar und Juni 2026 eingegangen sind**, **betreffen 7 die Aufzeichnung oder Transkription von Anrufen**. Die häufigsten Gründe sind insbesondere das Protokoll, das nicht ins CRM übertragen wird, nicht auffindbare Anruftranskripte und ein eingehender Anruf, der die Aufzeichnung eines laufenden Meetings unterbricht.\n\nDas erlaubt eine andere Lesart des Problems:\n\n**Die Frage lautet nicht nur „Darf ich aufzeichnen?“**\n\nMan muss auch wissen:\n\n**welches Tool aufzeichnet → wer transkribiert → wo das Protokoll landet → wie lange jede Kopie bleibt.**\n\n---\n\n## Einen beruflichen Anruf aufzeichnen: das Wichtigste in Kürze\n\nPrüfen Sie vor der Aufzeichnung Ihrer Anrufe diese sechs Punkte:\n\n* **Information**: Kennt Ihr Gesprächspartner das System und sein Widerspruchsrecht?\n* **Umfang**: Ist das System punktuell und nicht dauerhaft?\n* **Rechtsgrundlage**: berechtigtes Interesse des Arbeitgebers oder Einwilligung des Gesprächspartners?\n* **Arbeitnehmervertretung**: Wurde sie vor der Einführung informiert und konsultiert?\n* **Aufbewahrung**: Wird die Audioaufnahme nach der Analyse rasch gelöscht?\n* **Auftragsverarbeiter**: Kennen Sie die drei Glieder Ihrer Kette?\n\nWenn eine KI beteiligt ist, fügen Sie einen siebten Punkt hinzu:\n\n**Weiß Ihr Gesprächspartner, dass ein KI-System die Aufzeichnung verarbeitet, um das Protokoll zu erstellen?**\n\n## Häufige Fragen\n\n### Ist es legal, einen beruflichen Anruf aufzuzeichnen?\n\nJa, sofern der anwendbare Rahmen eingehalten wird: insbesondere Information des Gesprächspartners, Hinweis auf das Widerspruchsrecht, Rechtsgrundlage, Zweck und Aufbewahrungsdauer.\n\n### Darf man alle Anrufe einer Abteilung aufzeichnen?\n\nNein. Die CNIL schließt ein dauerhaftes oder systematisches System aus, sofern kein besonderer Gesetzestext dies vorsieht.\n\n### Muss man einen anrufenden Kunden informieren?\n\nJa, zu Beginn des Anrufs, mit dem Hinweis auf sein Widerspruchsrecht.\n\n### Muss der Betriebsrat konsultiert werden?\n\nDie Arbeitnehmervertretungen müssen vor der Entscheidung, das System zu installieren, informiert und konsultiert werden.\n\n### Wie lange darf eine Anrufaufzeichnung aufbewahrt werden?\n\nLaut CNIL im betreffenden Rahmen höchstens sechs Monate und bis zu einem Jahr für Analysedokumente. Die von ihr beschriebene Praxis besteht darin, rasch zu analysieren und dann die Audioaufnahme ohne Verzögerung zu löschen.\n\n### Kann ein Kunde die Löschung der Aufzeichnung seines Anrufs verlangen?\n\nJa, unter den Bedingungen des in der DSGVO vorgesehenen Rechts auf Löschung.\n\n### Kann das Transkript eines Anrufs ins CRM gelangen?\n\nJa. Das Protokoll kann dem betreffenden Kontakt in HubSpot, Salesforce, Pipedrive oder Microsoft Dynamics zugeordnet werden.\n\n---\n\n## Zusammenfassung\n\n**Einen beruflichen Anruf aufzuzeichnen ist möglich.**\n\nAber der richtige Reflex besteht nicht nur darin zu fragen:\n\n> „Darf ich aufzeichnen?“\n\nMan sollte vielmehr die gesamte Kette prüfen, die ein Glied mehr hat als eine Videokonferenz:\n\n**informieren → Widerspruchsrecht erwähnen → aufzeichnen → transkribieren → dem Kontakt zuordnen → Audio löschen.**\n\nDiese vollständige Kette muss durch Ihre Datenschutzrichtlinie geregelt sein.\n\n**Ihre Anrufe verdienen ein Protokoll?** [Sehen Sie, wie Leexi sich mit Ihrer Telefonie verbindet](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)\n\n## Quellen\n\nTexte am 22. August 2026 aus Primärquellen entnommen.\n\n* DSGVO, Artikel 4, 5, 6, 7, 12, 13, 15, 16, 17, 21, 28 und 32\n* Französisches Strafgesetzbuch (Code pénal), Artikel 226-1\n* CNIL, Mithören und Aufzeichnen von Anrufen am Arbeitsplatz\n* Europäische KI-Verordnung, Artikel 50\n\n*Diese Seite beschreibt den anwendbaren Rahmen. Sie stellt keine Rechtsberatung dar.*\n","2026-08-31T15:23:12.675Z","2026-09-04T09:32:06.260Z","2026-09-08T11:34:25.793Z",{"id":438,"documentId":337,"metaTitle":439,"metaDescription":440,"slug":441,"heroTitle":442,"heroUnderTitle":443,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":165,"heroVideoUrl":68,"blog":444,"createdAt":445,"updatedAt":446,"publishedAt":447,"locale":170,"__type":132},24987,"Leexi DPA: Legal Requirements and What Leexi Provides","Leexi's DPA is public since July 6, 2026. Details on contents, GDPR obligations, 10 subprocessors, audit rights, and documents for your DPO.","\u002Fen\u002Fsecurity\u002Fcertifications-audits-compliance\u002Fdpa-data-processing-agreement\u002F","DPA: Legal Requirements and What Leexi Provides","Public since July 6, 2026, accepted from the free trial. What it includes and what it does not.","Leexi's DPA is a public document called the \"Data Processing Agreement,\" version 2.0 since July 6, 2026, available before account creation: [French version](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdpa_fr.pdf), [English version](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdpa_en.pdf). It applies upon online subscription, including free trials. It names Leexi's ten subprocessors, sets default retention to two years max, requires data breach notification within 24 hours, and grants an annual audit right.\n\n## Checking What the DPA Covers\n\n**The DPA sets the framework for how Leexi processes your meeting data on your behalf.** You remain the data controller; Leexi is your processor.\n\nThe document states:\n\n> Leexi DPA, Article 4.2\n> *\"As a data processor, Leexi will process personal data on behalf of and according to the instructions of the Data Controller.\"*\n\nThis means you decide the purpose of recording, retention duration, and who accesses the reports. Leexi executes.\n\n### What Data Does the DPA Cover?\n\nScope is defined in Article 3.\n\n> Leexi DPA, Article 3\n> *\"Leexi collects the following personal data: first and last name, email, phone number, role, company name, videoconference or VOIP conversation with metadata.\"*\n\nThe data subjects are \"employees, suppliers, and clients of the client.\" Operations include \"collection, transfer, retention, and deletion.\"\n\n### How Do Buyers Request the DPA?\n\nBetween March and May 2026, six buyers requested Leexi's DPA. Examples include requests for the applicable signed DPA copy or confirmation, availability of a DPA among pre-purchase checks, or client DPOs asking Leexi to complete their subcontractor annex.\n\nThese boil down to three questions: which version applies, where is the subprocessor list, and how to keep proof. This page answers all.\n\n---\n\n## Is the DPA a Legal Requirement?\n\n**Yes. Whenever a provider processes personal data for you, GDPR mandates a written contract with specified content.**\n\n> GDPR, Article 28(3)\n> *\"Processing by a processor shall be governed by a contract or legal act binding the processor to the controller, defining processing scope, duration, nature, purpose, data types, data subjects, and controller's rights and obligations.\"*\n\nThis obligation applies to both you and Leexi. The controller must choose a processor offering sufficient guarantees.\n\n> GDPR, Article 28(1)\n> *\"The controller shall use only processors providing sufficient guarantees to implement appropriate technical and organizational measures to meet GDPR requirements and protect data subject rights.\"*\n\nThree levels:\n\n- **By law:** existence of contract and minimum clauses (Article 28(3), points a-h: documented instructions, confidentiality, security, onward processing, assistance with rights, deletion\u002Freturn post-service, audit).\n- **By buyers:** signed copy or written confirmation, subprocessor annex in their format, response time. Not legally required but common practice.\n- **By sector:** financial and public sectors require effective audit rights and written policies on foreign authority requests. Leexi's DPA addresses both (Articles 10 and 15).\n\n### Must the DPA Include Audit Rights?\n\nYes, mandatory under point h) of Article 28(3).\n\n> GDPR, Article 28(3)(h)\n> *\"Processor shall make available all information necessary to demonstrate compliance and allow audits by the controller or auditor mandated by the controller.\"*\n\n---\n\n## Obtaining Leexi's DPA\n\n**The DPA is online in two languages and accepted upon subscription.**\n\n> Leexi DPA, Preamble\n> *\"This data processing agreement ('agreement') is concluded between the client and Leexi at the date of online subscription to the Services, including free trials.\"*\n\nNo need to wait for delivery. The applicable version is the one effective at subscription date, dated on the first page.\n\n### Who Signs?\n\nThe DPA identifies Leexi SA, headquartered at 2 avenue Herrmann Debroux, 1160 Brussels, Belgium, represented by CEO Xavier Lombard. Governed by Belgian law, disputes fall under Brussels courts (Article 13).\n\n### Which Subprocessors Are Named?\n\nTen subprocessors in Article 6.1, with roles and hosting regions, copied here:\n\n- Amazon Web Services, infrastructure hosting, EU\n- Microsoft Azure, transcription and generative AI, EU\n- Google Workspace, identity provider, EU\n- Gladia, speech-to-text provider, EU\n- New Relic, application performance monitoring, EU\n- Eleven Labs Inc., speech-to-text provider, Europe\n- Scaleway SAS, cloud infrastructure (hosting, storage), EU (France)\n- Cloudflare, perimeter security, Europe\u002FUK\n- Mailgun, transactional email management, EU (Frankfurt, Germany)\n- Mistral, generative AI, EU\n\nThe up-to-date list is on Leexi's [Trust Center](https:\u002F\u002Ftrust.leexi.ai\u002F) as of September 2, 2026.\n\n### What If Leexi Changes a Subprocessor?\n\nGDPR grants you objection rights.\n\n> GDPR, Article 28(2)\n> *\"Processor shall not engage another processor without prior written authorization, and must inform controller of changes, allowing objections.\"*\n\nLeexi's DPA sets a 15-day objection period.\n\n> Leexi DPA, Article 6.2\n> *\"Client has fifteen (15) days from receipt to object and justify objections.\"*\n\nA good-faith meeting is required before refusal; refusal may prevent service provision dependent on that subprocessor.\n\n### What Security Measures Does the DPA Commit To?\n\nGDPR Article 32 names encryption among expected measures.\n\n> GDPR, Article 32(1)\n> *\"Controller and processor implement appropriate technical and organizational measures, including pseudonymization and encryption.\"*\n\nLeexi's DPA addresses this in Article 5.3.\n\n> Leexi DPA, Article 5.3\n> *\"Leexi has implemented appropriate technical and organizational measures to ensure security and confidentiality, including encryption, access controls, regular backups, employee training, and background checks. Security measures fully implemented following ISO 27001:2022 certification.\"*\n\n### How Quickly Does Leexi Notify Data Breaches?\n\n> Leexi DPA, Article 5.4\n> *\"Leexi must notify the client of any personal data breach within twenty-four (24) hours by email.\"*\n\nNotification includes breach nature, categories and approximate number affected, contact point, probable consequences, and measures taken, enabling your own 72-hour authority notification.\n\n### How Long Does Leexi Retain Your Meetings?\n\n> Leexi DPA, Article 9.1\n> *\"By default, data is retained for a maximum of 2 years. Client may reduce this period on request or via Leexi platform settings.\"*\n\nAt contract end, Article 11.2 allows choice between return or deletion. Leexi may keep backup copies if deletion is materially difficult, following a deletion process and reasonable anonymization efforts.\n\n### Can You Audit Leexi?\n\n> Leexi DPA, Article 10.1\n> *\"Client may appoint an independent auditor with reasonable notice (at least 20 days). Audit limited to once per 12 months; client bears costs unless a security incident is found, then Leexi bears costs.\"*\n\nAudit requires confidentiality agreement and excludes access to other clients' data. Notice may extend to 30 days year-end.\n\n### What If a Foreign Authority Requests Your Data?\n\nArticle 15 addresses Cloud Act concerns common among buyers. Leexi commits to notify you \"without undue delay\" of legally binding requests, seek exemptions if legally barred from notifying, document efforts, and maintain a written policy available to you.\n\n---\n\n## Knowing the DPA's Limits\n\n**The DPA is a standard document. It does not cover everything; better to know before sharing.**\n\n- It lacks a clause on non-training of AI models on your meetings. This commitment is in the [privacy policy](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fen\u002Fprivacy-policy\u002F) and [compliance FAQ](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fen\u002Fsecurity\u002Fcertifications-audits-compliance\u002Ffaq-compliance-sovereignty\u002F), with a dedicated page. If your legal requires it in contract, request it as an annex.\n- It has no handwritten signature; accepted online. DPOs wanting countersigned copies or their annex model can request at hello@leexi.ai. Leexi has fulfilled such requests.\n- It does not replace SecNumCloud qualification (which Leexi lacks) nor specific HDS certification for health data.\n- Audit limited to once per 12 months, at your expense unless incident.\n- Does not specify license threshold for Scaleway replacing AWS hosting; addressed in commercial contract.\n\n---\n\n## Documents to Provide Your DPO\n\n| Document | What It Proves | How to Obtain |\n|---|---|---|\n| DPA version 2.0 dated July 6, 2026 | Processor contract required by GDPR Article 28, with security, notification, retention, audit, and transfer clauses | [dpa_en.pdf](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdpa_en.pdf) or [dpa_fr.pdf](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdpa_fr.pdf), accepted at subscription |\n| List of ten subprocessors with roles and hosting regions | Subprocessing chain and no processing outside EU except Cloudflare (Europe and UK) | Article 6.1 of DPA and [Trust Center](https:\u002F\u002Ftrust.leexi.ai\u002F) |\n| ISO 27001:2022 Certificate | Certification referenced in DPA Article 5.3 | Provided by sales team with Trust Center access, on request at hello@leexi.ai |\n| Privacy Policy | AWS hosting in Europe and non-training commitment | [leexi.ai\u002Fen\u002Fprivacy-policy](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fen\u002Fprivacy-policy\u002F) |\n| Processing Activities Register | GDPR Article 30 obligation, declared in DPA Article 14.3 | On request at hello@leexi.ai |\n| Terms of Service version 2.0 dated July 6, 2026 | Commitment on EU AI regulation, Annex 1.1 | [terms_of_service_en.pdf](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fterms_of_service_fr.pdf) |\n\nNon-training absent from DPA is covered on [non-training AI on your meetings](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fnon-entrainement-ia-donnees-de-reunion\u002F). Recording rules, participant info, legal basis, and retention are on [record a professional meeting](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fen\u002Fsecurity\u002Fcertifications-audits-compliance\u002Frecord-a-professional-meeting-gdpr\u002F). Certifications and audits gathered in [security and compliance section](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fen\u002Fsecurity\u002Fcertifications-audits-compliance\u002F).\n\nYou can test Leexi on a real meeting during your DPO's review: DPA applies from free trial. [Book a demo](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)\n\n---\n\n## Frequently Asked Questions\n\n### Does the DPA Apply During the Free Trial?\n\nYes. The DPA preamble states it is concluded at online subscription date, \"including free trials.\" Meetings recorded during the trial are covered by the same security, retention, and deletion clauses as paid accounts.\n\n### Is the DPA Signed or Accepted Online?\n\nAccepted online at subscription, no handwritten signature. If your procurement requires a signed copy or written confirmation, request it at hello@leexi.ai with your subscription date; the version effective then applies.\n\n### What If Leexi Adds a Subprocessor?\n\nLeexi informs you; you have 15 days from receipt to object with justification (Article 6.2). A good-faith meeting precedes refusal. Refusal prevents service dependent on that subprocessor.\n\n### How Quickly Does Leexi Notify Data Breaches?\n\nWithin 24 hours of awareness, by email, detailing breach nature, affected categories and numbers, contact point, and measures taken (DPA Article 5.4). This leaves you 48 hours for your own authority notification.\n\n### Can I Audit Leexi with My Own Firm?\n\nYes, once per 12 months, with at least 20 days' notice, confidentiality agreement, and at your expense unless a security incident is found (DPA Article 10.1). You may also rely on ISO 27001:2022 certification cited in DPA Article 5.3.\n\n### What Happens to My Meetings at Contract End?\n\nYou choose between return or deletion of all personal data (DPA Article 11.2). Leexi may keep backup copies if deletion is materially difficult, following deletion processes and anonymization efforts.\n\n### Does the DPA Allow Transfer of My Data Outside the EU?\n\nOnly to countries deemed adequate by the European Commission or under standard contractual clauses (June 2021 version) (DPA Article 6.4). The ten subprocessors listed host in the EU, Europe, or UK. For third-country authority requests, Leexi commits to notify you without undue delay (Article 15).\n\n---\n\n## Summary\n\n**Leexi's DPA exists, is public, and applies from the free trial.**\n\nIt complies point-by-point with GDPR Article 28: documented instructions, ten named subprocessors with 15-day objection right, ISO 27001:2022-based security, 24-hour breach notification, default two-year retention, return or deletion at contract end, and annual audit.\n\nWhat it lacks, you request as annex: non-training clause and countersigned copy.\n\n## Sources\n\nTexts reviewed from primary sources on August 22 and September 2, 2026.\n\n* Leexi, Data Processing Agreement, version 2.0 effective July 6, 2026, [dpa_en.pdf](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdpa_fr.pdf)\n* Leexi, Terms of Sale and Use, version 2.0 effective July 6, 2026\n* Leexi, Privacy Policy, leexi.ai\u002Fen\u002Fprivacy-policy\n* Leexi, Trust Center, trust.leexi.ai, accessed September 2, 2026\n* GDPR, Articles 5, 28, 30, and 32, text published by CNIL\n\n*This page describes the applicable framework. It does not constitute legal advice.*\n","2026-09-07T07:33:28.119Z","2026-09-07T07:34:08.219Z","2026-09-08T11:34:21.828Z",{"id":449,"documentId":337,"metaTitle":450,"metaDescription":451,"slug":452,"heroTitle":453,"heroUnderTitle":454,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":215,"heroVideoUrl":68,"blog":455,"createdAt":456,"updatedAt":457,"publishedAt":458,"locale":74,"__type":132},25002,"DPA Leexi: wat de wet voorschrijft en wat Leexi levert","Leexi's DPA is openbaar sinds 6 juli 2026. Inhoud, GDPR-vereisten, 10 verwerkers, audit en documenten voor uw DPO.","\u002Fnl\u002Fveiligheid\u002Fcertificeringen-audits-naleving-regelgeving\u002Fdpa-overeenkomst-gegevensverwerking\u002F","DPA: wat de wet voorschrijft en wat Leexi levert","Openbaar, van kracht sinds 6 juli 2026, geaccepteerd bij gratis proef. Wat het bevat en wat niet.","De DPA van Leexi is een openbaar document. Het heet \"Data Processing Agreement\", is versie 2.0 sinds 6 juli 2026 en u kunt het lezen vóór het aanmaken van een account: [Franse versie](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdpa_fr.pdf), [Engelse versie](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdpa_en.pdf). Het geldt vanaf online abonnement, inclusief gratis proef. Het noemt de tien verwerkers van Leexi, stelt standaard bewaartermijn op maximaal twee jaar, voorziet in melding van datalek binnen 24 uur en geeft u een auditrecht eenmaal per jaar.\n\n## Controleren wat de DPA dekt\n\n**De DPA bepaalt het kader waarin Leexi uw vergadergegevens verwerkt namens u.** U blijft verantwoordelijk, Leexi is uw verwerker.\n\nHet document zegt het zelf:\n\n> DPA Leexi, artikel 4.2\n> *\"Als verwerker verwerkt Leexi persoonsgegevens namens en volgens instructies van de Verwerkingsverantwoordelijke.\"*\n\nWat betekent dit voor u: u bepaalt het doel van opname, bewaartermijn en wie toegang heeft tot de verslagen. Leexi voert uit.\n\n### Welke gegevens dekt de DPA?\n\nDe scope staat in artikel 3.\n\n> DPA Leexi, artikel 3\n> *\"Leexi verzamelt de volgende persoonsgegevens: naam, voornaam, e-mail, telefoonnummer, functie, bedrijfsnaam, videoconferentie- of VOIP-gesprekken met metadata.\"*\n\nBetrokkenen zijn volgens artikel 3 \"werknemers, leveranciers en klanten van de klant\". Handelingen zijn \"verzameling, overdracht, bewaring en verwijdering\".\n\n### Hoe vragen kopers de DPA op?\n\nTussen maart en mei 2026 vroegen zes kopers de DPA bij Leexi op. Een vermogensbeheerder vroeg in mei 2026 om \"Data Processing Agreement (DPA) voor ons account, ondertekend exemplaar of schriftelijke bevestiging van de geldende versie\". Een overheidsinstantie vroeg in maart 2026 om \"beschikbaarheid van een DPA\" als een van acht punten voor transcriptietoolkeuze. Een klant zocht in april 2026 het \"ondertekende DPA\" dat hij kwijt was. De DPO van een andere klant vroeg Leexi zijn eigen verwerkersbijlage in te vullen.\n\nDeze vier verzoeken vatten samen in drie vragen: welke versie geldt voor mijn account, waar is de lijst met verwerkers, en hoe bewaar ik bewijs. Deze pagina beantwoordt ze.\n\n---\n\n## Is de DPA wettelijk verplicht?\n\n**Ja. Zodra een dienstverlener persoonsgegevens namens u verwerkt, vereist GDPR een schriftelijk contract met verplichte inhoud.**\n\n> GDPR, artikel 28, lid 3\n> *\"De verwerking door een verwerker wordt geregeld door een contract of ander juridisch instrument volgens EU- of lidstaatrecht, dat de verwerker bindt aan de verwerkingsverantwoordelijke, en de aard, duur, doel, soort persoonsgegevens en rechten en plichten vastlegt.\"*\n\nDe verplichting geldt voor u en Leexi. De verwerkingsverantwoordelijke kiest een verwerker met garanties.\n\n> GDPR, artikel 28, lid 1\n> *\"De verwerkingsverantwoordelijke schakelt alleen verwerkers in die voldoende garanties bieden voor passende technische en organisatorische maatregelen om aan de verordening te voldoen en rechten van betrokkenen te beschermen.\"*\n\nDrie niveaus:\n\n- **Wettelijk verplicht:** contract en minimale clausules (art. 28 lid 3 a-h: gedocumenteerde instructies, vertrouwelijkheid, beveiliging, onderverwerking, hulp bij rechten, verwijdering of teruggeven, audit).\n- **Gevraagd door kopers:** ondertekend exemplaar of schriftelijke bevestiging, verwerkersbijlage in eigen format, reactietermijn. Niet wettelijk, maar gebruikelijk.\n- **Sectorvereisten:** financiële en publieke sector eisen auditrecht en beleid over buitenlandse autoriteitsverzoeken. Leexi's DPA behandelt dit in art. 10 en 15.\n\n### Moet de DPA auditrecht bevatten?\n\nJa, art. 28 lid 3 h) verplicht dat.\n\n> GDPR, artikel 28, lid 3 h)\n> *\"De verwerker stelt alle informatie ter beschikking om naleving aan te tonen en audits mogelijk te maken door de verwerkingsverantwoordelijke of diens auditor, en werkt daaraan mee.\"*\n\n---\n\n## Leexi's DPA verkrijgen\n\n**De DPA is online, in twee talen, en wordt geaccepteerd bij abonnement.**\n\n> DPA Leexi, preambule\n> *\"Deze Data Processing Agreement ('overeenkomst') is gesloten tussen klant en Leexi op de datum van online abonnement, inclusief gratis proef.\"*\n\nU hoeft dus niet te wachten op verzending. De geldende versie is die op uw abonnementsdatum, met datum op de eerste pagina.\n\n### Wie tekent?\n\nDe DPA noemt de entiteit: Leexi, naamloze vennootschap, zetel 2 avenue Herrmann Debroux, 1160 Brussel, België, vertegenwoordigd door Xavier Lombard, CEO. Belgisch recht, rechtbanken Brussel (art. 13).\n\n### Welke verwerkers noemt de DPA?\n\nTien, in art. 6.1, met rol en hostinglocatie. Uit de DPA:\n\n- Amazon Web Services, infrastructuurhosting, EU\n- Microsoft Azure, transcriptie en generatieve AI, EU\n- Google Workspace, identiteitsprovider, EU\n- Gladia, spraak-naar-tekst, EU\n- New Relic, applicatieprestatiebewaking, EU\n- Eleven Labs Inc., spraak-naar-tekst, Europa\n- Scaleway SAS, cloudinfrastructuur, EU (Frankrijk)\n- Cloudflare, perimeterbeveiliging, Europa \u002F VK\n- Mailgun, transactionele e-mail, EU (Frankfurt, Duitsland)\n- Mistral, generatieve AI, EU\n\nDe actuele lijst staat op het [Trust Center van Leexi](https:\u002F\u002Ftrust.leexi.ai\u002F), met tien verwerkers per 2 september 2026.\n\n### Wat als Leexi een verwerker wijzigt?\n\nGDPR geeft u bezwaarrecht.\n\n> GDPR, artikel 28, lid 2\n> *\"De verwerker schakelt geen andere verwerker in zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de verantwoordelijke. Bij algemene toestemming informeert hij over wijzigingen, zodat de verantwoordelijke bezwaar kan maken.\"*\n\nDe DPA stelt de termijn.\n\n> DPA Leexi, artikel 6.2\n> *\"De klant heeft 15 dagen na ontvangst om bezwaar te maken en te motiveren.\"*\n\nEr is een overleg vóór weigering. Bij weigering kan Leexi de dienst niet leveren.\n\n### Welke beveiligingsmaatregelen bevat de DPA?\n\nArt. 32 GDPR noemt encryptie als maatregel.\n\n> GDPR, artikel 32, lid 1\n> *\"Verantwoordelijke en verwerker nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder pseudonimisering en encryptie.\"*\n\nLeexi's DPA voldoet aan art. 5.3.\n\n> DPA Leexi, artikel 5.3\n> *\"Leexi heeft passende maatregelen genomen voor beveiliging en vertrouwelijkheid, zoals encryptie, toegangscontrole, regelmatige back-ups, training en antecedentenonderzoek. Volledige implementatie na ISO 27001:2022 certificering.\"*\n\n### Wanneer meldt Leexi een datalek?\n\n> DPA Leexi, artikel 5.4\n> *\"Leexi meldt een datalek binnen 24 uur per e-mail aan de klant.\"*\n\nDe melding bevat aard, categorieën en geschat aantal betrokkenen, contactpunt, gevolgen en genomen maatregelen. Dit helpt uw eigen melding binnen 72 uur aan toezichthouder.\n\n### Hoe lang bewaart Leexi uw vergaderingen?\n\n> DPA Leexi, artikel 9.1\n> *\"Standaard bewaart Leexi data maximaal 2 jaar. Klant kan termijn verkorten via aanvraag of platforminstellingen.\"*\n\nNa contract einde kiest u tussen teruggeven of verwijderen. Leexi kan back-ups bewaren als verwijderen moeilijk is, met proces voor verwijderen en anonimiseren.\n\n### Mag u Leexi auditen?\n\n> DPA Leexi, artikel 10.1\n> *\"Klant kan onafhankelijke auditor mandateren met redelijke kennisgeving (minimaal 20 dagen). Maximaal 1 audit per 12 maanden. Kosten voor klant, behalve bij beveiligingsincident.\"*\n\nAudit vereist geheimhouding en geen toegang tot andermans data. Kennisgeving kan 30 dagen zijn eind jaar.\n\n### Wat doet Leexi bij verzoek buitenlandse autoriteit?\n\nArt. 15 DPA behandelt Cloud Act vragen. Leexi meldt \"zonder onredelijke vertraging\" elke bindende aanvraag, zoekt ontheffing als melden verboden is, documenteert inspanningen en heeft schriftelijk beleid.\n\n---\n\n## Grenzen van de DPA\n\n**De DPA is standaard. Het bevat niet alles, beter vooraf weten.**\n\n- Geen clausule over niet-trainen van AI-modellen op uw vergaderingen. Dit staat in de [privacyverklaring](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fnl\u002Fprivacybeleid\u002F) en [compliance FAQ](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fnl\u002Fveiligheid\u002Fcertificeringen-audits-naleving-regelgeving\u002Ffaq-naleving-soevereiniteit\u002F), en op aparte pagina. Juridische eisen? Vraag clausule als bijlage.\n- Geen handtekening: online geaccepteerd. DPO die ondertekend exemplaar wil of eigen bijlage, mailt hello@leexi.ai. Leexi heeft dit al gedaan.\n- Vervangt geen SecNumCloud kwalificatie of HDS-certificaat voor gezondheidsdata.\n- Audit beperkt tot 1x per 12 maanden, op uw kosten tenzij incident.\n- Geen drempel voor wanneer Scaleway AWS vervangt; geregeld in commercieel contract.\n\n---\n\n## Documenten voor uw DPO\n\n| Document | Bewijs | Verkrijgen |\n|---|---|---|\n| DPA versie 2.0 van 6 juli 2026 | Verwerkerscontract volgens art. 28 GDPR met beveiliging, melding, bewaring, audit en overdracht | [dpa_fr.pdf](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdpa_fr.pdf) of [dpa_en.pdf](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdpa_en.pdf), geaccepteerd bij abonnement |\n| Lijst van 10 verwerkers met rol en hostinglocatie | Verwerkersketen en geen verwerking buiten EU behalve Cloudflare (EU en VK) | Art. 6.1 DPA en [Trust Center](https:\u002F\u002Ftrust.leexi.ai\u002F) |\n| ISO 27001:2022 certificaat | Certificering genoemd in art. 5.3 DPA | Via sales met toegang Trust Center, op aanvraag hello@leexi.ai |\n| Privacybeleid | Hosting op AWS in Europa en niet-trainen AI | [leexi.ai\u002Ffr\u002Fpolitique-de-confidentialite](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fnl\u002Fprivacybeleid\u002F) |\n| Verwerkingsregister | Verplichting uit art. 30 GDPR, DPA art. 14.3 | Op aanvraag hello@leexi.ai |\n| Algemene voorwaarden versie 2.0 van 6 juli 2026 | Engagement over Europese AI-verordening, bijlage 1.1 | [terms_of_service_fr.pdf](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fterms_of_service_fr.pdf) |\n\nNiet-trainen AI, niet in DPA, staat op [niet-trainen AI op uw vergaderingen](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fnon-entrainement-ia-donnees-de-reunion\u002F). Regels opname, deelnemersinformatie, rechtsgrond en bewaartermijn op [professionele vergadering opnemen](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fnl\u002Fveiligheid\u002Fcertificeringen-audits-naleving-regelgeving\u002Fprofessionele-vergadering-opnemen-gdpr\u002F). Alle certificaten en audits op [beveiliging en compliance](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fnl\u002Fveiligheid\u002Fcertificeringen-audits-naleving-regelgeving\u002F).\n\nTest Leexi op echte vergadering tijdens DPO-review: DPA geldt al bij gratis proef. [Demo boeken](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)\n\n---\n\n## Veelgestelde vragen\n\n### Geldt de DPA tijdens gratis proef?\n\nJa. Preambule vermeldt dat het geldt vanaf online abonnement, \"inclusief gratis proef\". Opnames tijdens proef vallen onder dezelfde beveiligings-, bewaartermijn- en verwijderingsclausules als betaald account.\n\n### Moet DPA getekend worden of online geaccepteerd?\n\nOnline geaccepteerd bij abonnement, zonder handtekening. Als inkoopdienst ondertekend exemplaar of schriftelijke bevestiging wil, vraag via hello@leexi.ai met abonnementsdatum: geldende versie is die datum.\n\n### Wat als Leexi nieuwe verwerker toevoegt?\n\nLeexi informeert u, u heeft 15 dagen om gemotiveerd bezwaar te maken (art. 6.2 DPA). Overleg volgt bij weigering. Bij weigering kan dienst niet geleverd worden.\n\n### Wanneer meldt Leexi datalek?\n\nBinnen 24 uur na ontdekking per e-mail, met beschrijving, categorieën en geschat aantal betrokkenen, contactpunt en maatregelen (art. 5.4 DPA). Dit geeft u 48 uur voor eigen melding aan toezichthouder.\n\n### Kan ik Leexi door eigen kantoor laten auditen?\n\nJa, 1x per 12 maanden, met minstens 20 dagen kennisgeving, geheimhoudingsovereenkomst, op uw kosten tenzij beveiligingsincident (art. 10.1 DPA). U kunt ook vertrouwen op ISO 27001:2022 certificaat genoemd in art. 5.3.\n\n### Wat gebeurt er met mijn vergaderingen na contract?\n\nU kiest tussen teruggeven of verwijderen van alle persoonsgegevens (art. 11.2 DPA). Leexi kan back-ups bewaren als verwijderen moeilijk is, met proces voor verwijderen en anonimiseren.\n\n### Staat DPA overdracht buiten EU toe?\n\nAlleen naar landen met adequaatheidsbesluit of onder standaardcontractbepalingen juni 2021 (art. 6.4 DPA). De 10 verwerkers hosten in EU, Europa of VK. Bij verzoek buitenlandse autoriteit meldt Leexi zonder onredelijke vertraging (art. 15).\n\n---\n\n## Samenvatting\n\n**Leexi's DPA bestaat, is openbaar en geldt vanaf gratis proef.**\n\nHet voldoet aan art. 28 GDPR: gedocumenteerde instructies, 10 verwerkers met bezwaarrecht binnen 15 dagen, beveiliging volgens ISO 27001:2022, melding datalek binnen 24 uur, standaard 2 jaar bewaring, teruggeven of verwijderen na contract, jaarlijkse audit.\n\nWat ontbreekt vraagt u als bijlage: niet-trainen clausule en ondertekend exemplaar.\n\n## Bronnen\n\nTeksten geraadpleegd op 22 augustus en 2 september 2026.\n\n* Leexi, Data Processing Agreement, versie 2.0 van 6 juli 2026, [dpa_fr.pdf](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdpa_fr.pdf)\n* Leexi, Algemene voorwaarden verkoop en gebruik, versie 2.0 van 6 juli 2026\n* Leexi, Privacybeleid, leexi.ai\u002Ffr\u002Fpolitique-de-confidentialite\n* Leexi, Trust Center, trust.leexi.ai, geraadpleegd 2 september 2026\n* GDPR, artikelen 5, 28, 30 en 32, gepubliceerd door CNIL\n\n*Deze pagina beschrijft het toepassingskader. Het is geen juridisch advies.*\n","2026-09-07T07:35:14.688Z","2026-09-07T07:35:22.875Z","2026-09-08T11:34:22.971Z",{"id":460,"documentId":303,"metaTitle":461,"metaDescription":462,"slug":463,"heroTitle":464,"heroUnderTitle":465,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":236,"heroVideoUrl":68,"blog":466,"createdAt":467,"updatedAt":468,"publishedAt":469,"locale":241,"__type":132},25013,"Grabar reunión presencial: reglas RG ","En sala, sin asistentes visibles: info oral. Base legal, duración y copia en teléfono.","\u002Fes\u002Fseguridad\u002Fcertificaciones-auditorias-cumplimiento\u002Fgrabar-una-reunion-presencial-rgpd\u002F","Grabar reunión presencial: ¿qué reglas RGPD?","En sala, nadie ve que se graba. Qué decir y cuándo hacerlo.","¿Grabas una reunión en sala desde tu teléfono para obtener el acta? Es posible, pero el presencial presenta un reto que la videoconferencia no tiene: ningún asistente aparece en pantalla, nadie ve que se graba.\n\n**La información se da oralmente y se repite a cada persona que entra.**\n\n## ¿Se puede grabar una reunión presencial?\n\n**Sí, pero con control del tratamiento.**\n\nUna grabación en sala contiene voces, nombres, cargos y comentarios. Es un tratamiento de datos personales según RGPD, igual que una videoconferencia.\n\nDebes:\n\n* informar oralmente antes de grabar;\n* definir la base legal;\n* establecer la finalidad;\n* limitar la conservación;\n* gestionar la copia en el teléfono;\n* permitir derechos de los participantes.\n\nGrabar sin consentimiento viola el Código Penal, que sanciona con hasta un año de prisión y 45.000 € de multa «captar, grabar o transmitir sin consentimiento palabras privadas o confidenciales» (art. 226-1).\n\n### ¿Es dato personal una grabación en sala?\n\n**Sí.**\n\nRGPD define dato personal como «info sobre persona física identificada o identificable» (art. 4.1).\n\nEn la mesa, voces, nombres y comentarios pueden identificar a cada participante.\n\nLa transcripción y el acta también son datos personales.\n\n### ¿Por qué aplica RGPD a grabación en teléfono?\n\nPorque realizas varios tratamientos:\n\n**grabar → subir → transcribir → almacenar → compartir → borrar (posible).**\n\nEl soporte no cambia el principio.\n\nUn smartphone en la mesa es igual que un asistente en videoconferencia. El marco general está en [grabar reunión profesional](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-une-reunion-professionnelle-rgpd\u002F).\n\n### ¿Qué datos se graban en sala?\n\nSegún herramienta, puedes conservar:\n\n* audio;\n* transcripción;\n* nombres;\n* fecha;\n* duración;\n* acta;\n* decisiones;\n* acciones asignadas.\n\nSala capta más que videoconferencia: conversaciones previas, aparte, personas que pasan.\n\nPuede mencionarse salud, familia u opinión política.\n\n---\n\n## ¿Hay que avisar antes de grabar en sala?\n\n**Sí.**\n\nLa info debe darse **antes o al recoger datos** (RGPD, art. 13.1).\n\nEn sala, este aviso es único referente para participantes.\n\n### ¿Cuándo avisar?\n\n**Antes de grabar.**\n\nPuedes avisar en invitación y recordar al inicio.\n\nEsto es clave en presencial, sin señal visual de grabación.\n\n### ¿Qué decir?\n\nCNIL indica que deben informarse sobre: existencia del sistema, responsable y finalidad.\n\nExplica claramente:\n\n**quién graba → por qué → qué se graba → qué se hará con datos.**\n\n### ¿Hay que decir que IA redacta el acta?\n\n**Sí.**\n\nAudio y tratamiento IA son operaciones distintas.\n\nReglamento europeo IA exige informar interacción con IA (art. 50.1), vigente desde 2 ago 2026, para proveedores; tu obligación viene del RGPD y CNIL.\n\nEn videoconferencia, el nombre del asistente lo muestra; en sala, solo aviso oral.\n\nEjemplo:\n\n> «La reunión se graba desde mi teléfono y un asistente IA redacta el acta automáticamente.»\n\n### ¿Y si alguien entra en reunión?\n\n**Informar antes de que hable.**\n\nLo común en sala: quien entra no oyó aviso inicial.\n\nPuedes decir:\n\n> «Le aviso antes de que hable: la reunión se graba y un asistente IA redacta el acta. Si tiene problema, dígalo y paro la grabación.»\n\n---\n\n## ¿Qué base legal usar para grabar en presencial?\n\n**Depende de quién esté en sala.**\n\nDos bases principales: interés legítimo y consentimiento.\n\n### ¿Se puede usar interés legítimo?\n\n**Sí, para reunión interna en sala.**\n\nArt. 6 RGPD permite tratamiento necesario para intereses legítimos, salvo que prevalezcan derechos del interesado (art. 6.1.f).\n\nDebes hacer **test de balance** e informar.\n\n### ¿Se puede usar consentimiento?\n\n**Sí, si es base adecuada.**\n\nConsentimiento es manifestación libre, específica, informada y clara (RGPD, art. 4.11) y debe demostrarse (art. 7.1).\n\nEn sala es más difícil que en videoconferencia; un consentimiento con fecha al iniciar ayuda.\n\n### ¿Se puede grabar reunión interna sin consentimiento?\n\n**Sí, si se basa en interés legítimo, con info y test de balance.**\n\n### ¿Se puede grabar cita con cliente?\n\n**Sí, pero debes obtener su consentimiento si esa es la base.**\n\nSi hay externos (cliente, candidato, tercero), consulta detalles en [cita comercial](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-rendez-vous-commercial-rgpd\u002F), [entrevista](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-entretien-de-recrutement-rgpd\u002F), [visita obra](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fes\u002Fseguridad\u002Fcertificaciones-auditorias-cumplimiento\u002Fgrabar-una-reunion-de-obra-rgpd\u002F).\n\nSi niega, no grabes.\n\n---\n\n## ¿Cuánto conservar grabación en sala?\n\n**Solo lo necesario para la finalidad.**\n\nRGPD exige conservar datos identificables solo el tiempo necesario (art. 5.1.e).\n\nPresencial añade dificultad: grabación existe en dos sitios.\n\n### ¿Cuánto conservar audio?\n\nCNIL dice que grabaciones laborales pueden conservarse hasta 6 meses.\n\nPregúntate:\n\n**¿Cuándo dejo de necesitar el audio?**\n\n### ¿Cuánto conservar transcripción?\n\nCNIL indica que análisis pueden conservarse hasta un año.\n\nDepende de finalidad y tratamiento.\n\n### ¿Qué hacer con archivo en teléfono?\n\n**Trátalo como original.**\n\nGrabación en móvil existe en dispositivo y cuenta online.\n\nSi política solo cubre copia online, solo cubre parte del tratamiento:\n\n**teléfono → subida → cuenta → borrar ambas copias.**\n\n---\n\n## ¿Quién accede a grabación en sala?\n\n**Solo quienes la necesitan para su trabajo.**\n\nGrabación en sala tiene más info que acta final, incluyendo comentarios antes y después.\n\n### ¿Quién ve audio, transcripción y acta?\n\nNo siempre es el mismo público.\n\nPuedes:\n\n* compartir acta con participantes;\n* limitar acceso a transcripción;\n* guardar audio solo para necesidades justificadas.\n\nAudio merece acceso más restringido.\n\n### ¿Hay que cifrar datos?\n\n**Seguridad según riesgo.**\n\nRGPD exige medidas técnicas y organizativas adecuadas, incluyendo pseudonimización y cifrado (art. 32.1).\n\nEl [dossier de cumplimiento de Leexi](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fes\u002Fseguridad\u002Fcertificaciones-auditorias-cumplimiento\u002Ffaq-cumplimiento-soberania\u002F) detalla hosting, subcontratistas y certificaciones.\n\nAl elegir proveedor, verifica seguridad de almacenamiento y transferencias.\n\n---\n\n## ¿Qué derechos tienen los participantes?\n\nTienen derechos RGPD.\n\n### ¿Pueden pedir acceso a sus datos?\n\n**Sí.**\n\nPueden confirmar si se tratan datos personales suyos (art. 15.1).\n\nIncluye audio, transcripción y acta.\n\n### ¿Pueden pedir rectificación?\n\n**Sí.**\n\nPueden pedir corrección de datos inexactos (art. 16).\n\nImportante en sala con múltiples hablantes.\n\nIA puede errar en:\n\n* nombres propios;\n* montos;\n* fechas;\n* decisiones;\n* identidad del hablante.\n\n### ¿Pueden pedir borrado?\n\n**Sí, según RGPD.**\n\nPueden solicitar borrado de datos personales (art. 17.1).\n\nSe evalúa según finalidad y obligaciones.\n\n### ¿Pueden oponerse a grabación?\n\n**Sí, si se basa en interés legítimo (art. 21.1).**\n\n### ¿Cuánto tardas en responder?\n\n**Normalmente un mes.**\n\nResponsable responde en plazo máximo de un mes (art. 12.3).\n\nDebe localizar la reunión en biblioteca.\n\n---\n\n## ¿Qué obligaciones si IA toma notas en sala?\n\nIA añade tratamiento al audio.\n\nProceso:\n\n**audio → subida → transcripción → análisis → acta → almacenamiento.**\n\nSubida es paso propio del presencial y suele fallar más.\n\n### ¿Qué hace IA?\n\nPuede:\n\n* transcribir;\n* identificar hablantes;\n* extraer decisiones;\n* identificar acciones;\n* producir acta;\n* organizar plazos.\n\n### ¿Dónde se almacenan datos?\n\nPregunta clave al proveedor.\n\nEn Leexi, grabaciones, transcripciones y actas quedan en región París, en AWS. Para volumen alto, opción Scaleway.\n\n### ¿Quién trata datos?\n\nProveedor actúa como encargado según RGPD.\n\nLeexi usa modelo OpenAI ejecutado en Azure Francia, circuito cerrado.\n\n### ¿Se necesita DPA con proveedor?\n\n**Sí, si es encargado.**\n\nRGPD art. 28 exige contrato que defina tratamiento, duración, tipo de datos, obligaciones y derechos.\n\n### ¿IA usa conversaciones para entrenar?\n\n**Depende del proveedor.**\n\nLeexi no usa conversaciones para entrenar modelos.\n\n---\n\n## ¿Cómo informar en sala?\n\nUsa frase simple y clara.\n\n### Al inicio\n\n> «Antes de empezar: grabo desde mi teléfono y un asistente IA redacta acta con decisiones y acciones. Se compartirá con presentes. Se conserva [duración] y luego se borra. ¿Alguien se opone?»\n\n### Reunión interna\n\n> «Como en videoconferencias, grabo y acta se genera automáticamente. Llega a biblioteca compartida. Si quieres que pare en punto, dime.»\n\n### Cita con cliente\n\n> «Antes de empezar: ¿aceptas que grabe? Un asistente IA redacta acta, así no tomo notas mientras hablamos.»\n\n---\n\n## Errores a evitar\n\n### 1. Grabar sin avisar\n\nNo hay señal visual en sala, fácil olvidar.\n\n### 2. Avisar solo al inicio\n\nQuienes entran después no oyen y hablan.\n\n### 3. Dejar archivos en teléfono\n\nSi política no cubre copia, no cubre todo.\n\n### 4. Salir app antes de subir\n\nCausa común de grabaciones que no llegan a biblioteca.\n\n### 5. Usar cuenta compartida en sala\n\nVarias personas bajo una identidad, dificulta atribución y control.\n\n### 6. Grabar todo automáticamente\n\nCNIL dice: «empleador no puede poner sistema de escucha o grabación permanente o sistemática».\n\n---\n\n## ¿Cómo grabar reunión en sala con Leexi?\n\nCon marco RGPD, solo unos pasos.\n\n### 1. Iniciar grabación\n\nDesde [app móvil](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fes\u002Fcaso-de-uso\u002Fherramienta-toma-notas-ia-presencial\u002F), sin equipo extra.\n\n### 2. Subir grabación\n\nAl acabar, se envía a cuenta online y empieza tratamiento.\n\n### 3. Transcribir y generar acta\n\nRecibes transcripción y acta con decisiones, acciones y plazos.\n\n### 4. Gestionar accesos\n\nDefines quién puede ver actas.\n\n### 5. Controlar datos\n\nLeexi ofrece hosting en París, opción Scaleway, modelo en Azure Francia cerrado, cifrado en tránsito y reposo, sin entrenamiento con tus datos.\n\n---\n\n## Dificultades reales de usuarios\n\nNo solo legales.\n\nDe 1.141 tickets soporte ene-jun 2026, 27 son sobre grabación en sala o app móvil.\n\nProblemas comunes: subida fallida, grabación no encontrada, grabación parcial, atribución incorrecta.\n\nNinguno pregunta si es legal grabar.\n\nOtra lectura:\n\n**¿Dónde va grabación → quién la ve → cuánto dura → cómo se borra?**\n\n---\n\n## Resumen para grabar en presencial\n\nAntes de grabar, verifica:\n\n* **Información**: ¿saben que se graba, incluso quienes entran?\n* **Finalidad**: ¿por qué conservar?\n* **Base legal**: interés legítimo interno, consentimiento externo?\n* **Conservación**: ¿cuándo borrar audio y transcripción en cuenta y teléfono?\n* **Acceso**: ¿quién ve datos?\n* **Subcontratistas**: ¿quién trata y dónde se almacena?\n\nSi hay IA, añade:\n\n* ¿Saben que IA procesa grabación para acta?\n\n## Preguntas frecuentes\n\n### ¿Es legal grabar reunión presencial?\n\nSí, respetando marco: info, base legal, finalidad, conservación.\n\n### ¿Se necesita micrófono o equipo?\n\nNo, basta smartphone con app, sin equipo extra.\n\n### ¿Cómo avisar sin asistente visible?\n\nOral, antes de grabar y a cada persona que entra.\n\n### ¿Se puede grabar desde ordenador?\n\nApp móvil es método previsto para sala.\n\n### ¿Acta sube al CRM?\n\nSí, igual que videoconferencia: transcripción, acta y sincronización.\n\n### ¿Cuánto conservar grabación?\n\nDepende finalidad. CNIL dice 6 meses para llamadas laborales, hasta un año para análisis. Considera copia en teléfono.\n\n### ¿Puede participante pedir borrar grabación?\n\nSí, según derecho al borrado RGPD.\n\n---\n\n## En resumen\n\n**Grabar reunión en sala es posible.**\n\nPero no solo preguntar:\n\n> «¿Puedo grabar?»\n\nSino revisar toda cadena, incluyendo copia en teléfono:\n\n**informar → grabar → subir → transcribir → compartir → conservar → borrar ambas copias.**\n\nEsta cadena debe estar en política de protección de datos.\n\n**¿Tus reuniones son en sala?** [Prueba Leexi en tu próxima reunión presencial](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)\n\n## Fuentes\n\nTextos consultados 22 ago 2026.\n\n* RGPD, arts. 4,5,6,7,12,13,15,16,17,21,28,32\n* Código Penal, art. 226-1\n* CNIL, Escucha y grabación en trabajo\n* Reglamento europeo IA, art. 50\n\n*Esta página explica el marco aplicable. No es asesoría legal.*\n","2026-08-24T13:11:26.728Z","2026-09-04T09:31:54.112Z","2026-09-08T11:34:23.806Z",{"id":471,"documentId":349,"metaTitle":472,"metaDescription":473,"slug":474,"heroTitle":475,"heroUnderTitle":476,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":153,"heroVideoUrl":68,"blog":477,"createdAt":478,"updatedAt":479,"publishedAt":480,"locale":158,"__type":132},25019,"Registrare una chiamata telefonica: le regole GDPR | Leexi","La CNIL vieta registrazioni permanenti e richiede di informare sul diritto di opposizione prima della fine della chiamata. Durate, base legale, strumenti.","\u002Fit\u002Fsicurezza\u002Fcertificazioni-audit-conformita-normativa\u002Fregistrare-una-chiamata-telefonica-rgpd\u002F","Registrare una chiamata professionale: quali regole GDPR?","L'unico caso con una dottrina dettagliata CNIL, più severa che altrove.","Registri le tue chiamate per ottenerne la trascrizione e il resoconto? È l'unico caso su cui la CNIL ha pubblicato una dottrina dettagliata, ed è più esigente che per le altre riunioni.\n\n**Esclude la registrazione permanente, chiede di informare il tuo interlocutore del suo diritto di opposizione prima della fine della conversazione e fissa le durate di conservazione.**\n\n## Si può registrare una chiamata telefonica professionale?\n\n**Sì, ma non senza inquadrare il trattamento.**\n\nLa registrazione di una chiamata contiene una voce, un numero e il contenuto di uno scambio. Costituisce quindi un trattamento di dati personali ai sensi del GDPR.\n\nDevi in particolare:\n\n* informare il tuo interlocutore all'inizio della chiamata;\n* menzionare il suo diritto di opposizione;\n* determinare la tua base giuridica;\n* definire la finalità della registrazione;\n* limitare la durata di conservazione;\n* consultare le rappresentanze del personale prima di introdurre il dispositivo.\n\nRegistrare all'insaputa del tuo interlocutore rientra inoltre nel Codice penale francese, che punisce «con un anno di reclusione e 45.000 euro di ammenda il fatto di violare volontariamente, con qualsiasi mezzo, l'intimità della vita privata altrui: 1° captando, registrando o trasmettendo, senza il consenso del loro autore, parole pronunciate a titolo privato o confidenziale» (articolo 226-1).\n\n### La registrazione di una chiamata è un dato personale?\n\n**Sì.**\n\nIl GDPR definisce il dato personale come «qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile» (articolo 4, punto 1).\n\nUna voce, un numero e le parole pronunciate durante una chiamata possono permettere di identificare il tuo interlocutore.\n\nAnche la trascrizione e il resoconto sono interessati.\n\n### Perché le chiamate sono più regolamentate delle altre riunioni?\n\n**Perché la CNIL dedica loro una scheda specifica.**\n\nÈ l'unico tipo di scambio professionale che dispone di una dottrina così dettagliata, e serve da riferimento per [gli altri formati di riunione](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fit\u002Fsicurezza\u002Fcertificazioni-audit-conformita-normativa\u002Fregistrare-una-riunione-professionale-gdpr\u002F).\n\nEffettui inoltre più trattamenti successivi:\n\n**chiamata → registrazione da parte della telefonia → trascrizione → resoconto → scheda CRM.**\n\n### Si possono registrare tutte le chiamate?\n\n**No.**\n\nLa CNIL indica che «il datore di lavoro non può istituire un dispositivo di ascolto o di registrazione permanente o sistematico».\n\nUna configurazione che registra ogni chiamata senza possibile eccezione esce quindi dal quadro, anche quando lo strumento sa farlo.\n\n### Quali dati vengono registrati?\n\nA seconda degli strumenti utilizzati, puoi conservare:\n\n* l'audio della chiamata;\n* la trascrizione;\n* il numero chiamato o chiamante;\n* la data e la durata;\n* il resoconto;\n* gli impegni presi;\n* i prossimi passi.\n\n---\n\n## Bisogna avvisare l'interlocutore prima di registrare una chiamata?\n\n**Sì.**\n\nL'informazione deve avvenire **prima o nel momento in cui i dati vengono raccolti**, quindi all'inizio della chiamata.\n\nPer le chiamate, la CNIL richiede un'informazione più ampia che altrove.\n\n### Cosa bisogna dirgli?\n\nLa CNIL indica che «i dipendenti e gli interlocutori (clienti, ad esempio) devono essere informati in particolare: dell'esistenza del dispositivo; dell'identità del titolare del trattamento; delle finalità perseguite».\n\nPrecisa inoltre che l'informazione riguarda «la base giuridica del dispositivo (ad esempio un obbligo derivante da un testo di legge, o il legittimo interesse del datore di lavoro)».\n\nDevi quindi poter spiegare in modo semplice:\n\n**chi registra → perché → su quale fondamento → cosa sarà fatto dei dati.**\n\n### Bisogna menzionare il diritto di opposizione?\n\n**Sì, ed è un'esigenza propria delle chiamate.**\n\nLa CNIL indica che «gli interlocutori devono essere informati del loro diritto di opposizione prima della fine della conversazione telefonica».\n\nL'informazione non si limita quindi ad annunciare la registrazione: indica alla persona che può opporvisi, e avviene durante la chiamata.\n\n### Bisogna consultare le rappresentanze del personale?\n\n**Sì, prima di introdurre il dispositivo.**\n\nLa CNIL indica che «le istanze rappresentative del personale devono essere informate e consultate prima di qualsiasi decisione di installare un dispositivo di ascolto o di registrazione delle chiamate».\n\nÈ una fase preliminare all'introduzione, non una formalità chiamata per chiamata.\n\n### Bisogna precisare che un'IA trascrive la chiamata?\n\n**Sì.**\n\nLa registrazione audio e il trattamento effettuato in seguito dall'IA sono due operazioni che è utile distinguere.\n\nIl Regolamento europeo sull'intelligenza artificiale prevede che «i fornitori garantiscono che i sistemi di IA destinati a interagire direttamente con le persone fisiche sono progettati e sviluppati in modo tale che le persone fisiche interessate siano informate del fatto di stare interagendo con un sistema di IA» (articolo 50, paragrafo 1). Questi obblighi si applicano dal 2 agosto 2026 e riguardano il fornitore del sistema; il tuo obbligo di informare deriva dal GDPR e dalla dottrina della CNIL.\n\nPuoi ad esempio annunciare:\n\n> «Questa chiamata è registrata e un assistente IA ne redige automaticamente il resoconto.»\n\n---\n\n## Quale base giuridica usare per registrare una chiamata?\n\n**La base giuridica dipende in particolare dalla persona registrata e dalla finalità perseguita.**\n\nQui emergono principalmente due fondamenti: il legittimo interesse del datore di lavoro e il consenso dell'interlocutore.\n\n### Si può usare il legittimo interesse?\n\n**Sì, la CNIL lo cita come possibile fondamento del dispositivo.**\n\nL'articolo 6 del GDPR autorizza un trattamento «necessario per il perseguimento del legittimo interesse del titolare del trattamento o di terzi, a condizione che non prevalgano gli interessi o i diritti e le libertà fondamentali dell'interessato» (paragrafo 1, lettera f).\n\nDevi quindi in particolare effettuare un **bilanciamento degli interessi** e informare le persone.\n\n### Si può usare il consenso?\n\n**Sì, in particolare per una chiamata con un cliente o un potenziale cliente**, come per [un appuntamento commerciale](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fit\u002Fsicurezza\u002Fcertificazioni-audit-conformita-normativa\u002Fregistrare-una-riunione-commerciale-gdpr\u002F).\n\nIl consenso è definito come «qualsiasi manifestazione di volontà, libera, specifica, informata e inequivocabile dell'interessato, con la quale lo stesso manifesta il proprio assenso, mediante dichiarazione o azione positiva inequivocabile» (GDPR, articolo 4, punto 11). Il titolare del trattamento deve inoltre «essere in grado di dimostrare che l'interessato ha prestato il proprio consenso» (articolo 7, paragrafo 1).\n\n### Quale finalità scegliere?\n\n**Quella che sarai in grado di giustificare.**\n\nLa CNIL include la formazione del personale tra le finalità ammesse per la registrazione delle chiamate.\n\nLa finalità che metti per iscritto determina poi il resto: la durata, gli accessi e ciò che puoi fare del file.\n\n### Si può registrare un dipendente durante le sue chiamate?\n\n**Sì, può essere possibile nell'ambito di un dispositivo puntuale**, comunicato e presentato alle rappresentanze del personale.\n\nUna registrazione permanente, invece, è esclusa dalla CNIL.\n\n---\n\n## Per quanto tempo conservare la registrazione di una chiamata?\n\n**Per il tempo necessario alla finalità perseguita, e non oltre.**\n\nIl GDPR impone dati «conservati in una forma che consenta l'identificazione degli interessati per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali sono trattati» (articolo 5, paragrafo 1, lettera e). La CNIL fornisce inoltre riferimenti numerici.\n\n### Per quanto tempo conservare l'audio?\n\n**Sei mesi al massimo.** La CNIL indica che «le registrazioni possono essere conservate fino a un massimo di sei mesi».\n\nÈ la durata che prevede per le registrazioni delle chiamate sul luogo di lavoro.\n\n### Per quanto tempo conservare una trascrizione?\n\nLa CNIL indica che «i documenti di analisi possono invece essere conservati fino a un anno».\n\n### La durata massima è la durata normale?\n\n**No.**\n\nLa CNIL descrive una sequenza più breve: ascoltare le registrazioni nei giorni successivi, redigere i documenti di analisi necessari, poi cancellare le registrazioni grezze senza aspettare i sei mesi.\n\nUna politica efficace deve quindi prevedere:\n\n**registrazione → analisi rapida → cancellazione dell'audio → conservazione del documento di analisi.**\n\n---\n\n## Chi può accedere alla registrazione di una chiamata?\n\n**Solo le persone che ne hanno bisogno per il loro lavoro.**\n\nIl collaboratore interessato, il suo responsabile e le persone incaricate della formazione quando è questa la finalità scelta.\n\n### Chi può consultare l'audio, la trascrizione e il resoconto?\n\nI tre file non rispondono necessariamente allo stesso bisogno.\n\nPuoi ad esempio:\n\n* condividere il resoconto con il team interessato;\n* limitare l'accesso alla trascrizione;\n* conservare l'audio per i bisogni realmente giustificati.\n\n### Cosa succede quando la chiamata viene caricata nel CRM?\n\n**Esiste allora una copia in un secondo sistema, con i propri diritti di accesso.**\n\nLe due politiche devono restare coerenti, altrimenti la restrizione posta da un lato viene tolta dall'altro.\n\n### Bisogna cifrare i dati?\n\n**La sicurezza deve essere adeguata al rischio.**\n\nIl GDPR richiede «misure tecniche e organizzative adeguate per garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio, che comprendono, tra le altre, se del caso: a) la pseudonimizzazione e la cifratura dei dati personali» (articolo 32, paragrafo 1).\n\n---\n\n## Quali sono i diritti del tuo interlocutore?\n\nLe persone registrate dispongono dei diritti previsti dal GDPR.\n\n### Può chiedere l'accesso ai suoi dati?\n\n**Sì.**\n\nL'interessato ha «il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano» (GDPR, articolo 15, paragrafo 1). Può riguardare l'audio, la trascrizione e il resoconto.\n\n### Può chiedere una rettifica?\n\n**Sì.**\n\nL'interessato ha «il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la rettifica dei dati personali inesatti che lo riguardano senza ingiustificato ritardo» (GDPR, articolo 16).\n\nÈ particolarmente importante con una trascrizione automatica.\n\nUn'IA può trascrivere male:\n\n* un nome proprio;\n* un importo;\n* un numero;\n* una data;\n* l'identità della persona che ha parlato.\n\n### Può chiedere la cancellazione?\n\n**Sì, alle condizioni previste dal GDPR.**\n\nL'interessato ha «il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la cancellazione dei dati personali che lo riguardano senza ingiustificato ritardo» (GDPR, articolo 17, paragrafo 1).\n\n### Può opporsi alla registrazione?\n\n**Sì, e la CNIL chiede che questo diritto gli venga annunciato prima della fine della conversazione.**\n\nL'interessato ha «il diritto di opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla sua situazione particolare, al trattamento dei dati personali che lo riguardano ai sensi dell'articolo 6, paragrafo 1, lettere e) o f)» (GDPR, articolo 21, paragrafo 1).\n\nCiò implica che possa essere esercitato durante la chiamata, e che tu interrompa la registrazione su sua richiesta.\n\n### Entro quale termine devi rispondere?\n\n**In linea di principio, entro un mese.** Il titolare del trattamento risponde «senza ingiustificato ritardo e, comunque, al più tardi entro un mese dal ricevimento della richiesta» (GDPR, articolo 12, paragrafo 3).\n\n---\n\n## Quali obblighi quando l'IA trascrive la chiamata?\n\nL'IA aggiunge un trattamento alla semplice registrazione.\n\nIl funzionamento può essere riassunto così:\n\n**audio → trascrizione → analisi → resoconto → scheda CRM.**\n\n### Cosa fa concretamente l'IA?\n\nPuò:\n\n* trascrivere la chiamata;\n* identificare i partecipanti;\n* estrarre gli impegni;\n* identificare i prossimi passi;\n* produrre un resoconto;\n* collegare la chiamata al contatto giusto.\n\n### Quanti responsabili del trattamento intervengono su una chiamata?\n\n**Almeno due, spesso tre.**\n\nLo strumento di telefonia, lo strumento di trascrizione, poi il CRM quando il resoconto vi viene inviato.\n\nÈ la particolarità della chiamata telefonica: la catena è più lunga che in una videoconferenza, e ogni anello deve essere inquadrato.\n\n### Dove sono archiviati i dati?\n\nÈ una delle prime domande da porre ai tuoi fornitori.\n\nPresso Leexi, registrazioni, trascrizioni e resoconti restano nella regione di Parigi, su AWS. Oltre un certo volume di licenze, può essere scelto un hosting presso Scaleway.\n\nIl tuo strumento di telefonia archivia da parte sua la registrazione originale: le due localizzazioni si verificano separatamente. Il [dossier di conformità di Leexi](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fit\u002Fsicurezza\u002Fcertificazioni-audit-conformita-normativa\u002Ffaq-conformita-sovranita\u002F) descrive in dettaglio hosting, responsabili del trattamento e certificazioni.\n\n### Serve un DPA con ogni fornitore?\n\n**Sì, quando il fornitore agisce come responsabile del trattamento.**\n\nL'articolo 28 del GDPR prevede che «i trattamenti da parte di un responsabile del trattamento sono disciplinati da un contratto o da altro atto giuridico […] che vincoli il responsabile del trattamento al titolare del trattamento, stipulando la materia disciplinata e la durata del trattamento, la natura e la finalità del trattamento, il tipo di dati personali e le categorie di interessati, gli obblighi e i diritti del titolare del trattamento» (paragrafo 3).\n\n### L'IA utilizza le tue conversazioni per addestrare i suoi modelli?\n\n**Dipende dal fornitore.**\n\nPresso Leexi, le conversazioni non addestrano alcun modello, su tutti gli account.\n\n---\n\n## Come informare l'interlocutore che una chiamata è registrata?\n\nPuoi usare una formulazione semplice e precisa.\n\n### All'inizio di una chiamata in uscita\n\n> «Prima di cominciare: questa chiamata è registrata e un assistente IA ne redige il resoconto. Può opporsi, me lo dica e interrompo la registrazione.»\n\n### Per una chiamata in entrata\n\n> «La informo che la chiamata è registrata, per poterle rispondere senza prendere appunti. Se preferisce che non lo sia, interrompo la registrazione.»\n\n### Per una chiamata tra colleghi\n\n> «Registro per il resoconto, come al solito. Dimmi se vuoi che interrompa in qualche momento.»\n\n---\n\n## Quali sono gli errori da evitare?\n\n### 1. Registrare tutte le chiamate per impostazione predefinita\n\nLa CNIL esclude il dispositivo permanente o sistematico.\n\n### 2. Non menzionare il diritto di opposizione\n\nÈ l'esigenza più specifica delle chiamate, e quella più spesso assente dai messaggi di benvenuto.\n\n### 3. Introdurre il dispositivo senza consultare le rappresentanze del personale\n\nL'informazione e la consultazione avvengono prima della decisione di installare il dispositivo.\n\n### 4. Conservare le registrazioni grezze fino alla durata massima\n\nLa CNIL descrive il contrario: analizzare rapidamente, poi cancellare l'audio senza aspettare.\n\n### 5. Dimenticare le copie negli altri sistemi\n\nUna chiamata registrata nella telefonia, trascritta altrove e inviata in un CRM esiste in tre posti.\n\n### 6. Supporre che una registrazione di terzi venga trascritta automaticamente\n\nUna registrazione prodotta da un altro strumento non entra necessariamente nella tua catena di trascrizione.\n\n---\n\n## Come registrare una chiamata con Leexi?\n\nUna volta definito il quadro GDPR, l'uso dello strumento si riduce a pochi passaggi.\n\n### 1. Collegare il tuo strumento di telefonia\n\nLeexi può collegarsi a strumenti di chiamata come Aircall o Ringover.\n\n### 2. Trascrivere la chiamata\n\nDopo la chiamata, recuperi la trascrizione accanto al resoconto.\n\n### 3. Generare il resoconto\n\nIl resoconto riprende in particolare i punti trattati, gli impegni e i prossimi passi.\n\n### 4. Collegare la chiamata al contatto giusto\n\nIl resoconto può essere sincronizzato con il tuo CRM e collegato al contatto interessato, come dopo [un appuntamento](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fit\u002Fcasi-d-uso\u002Fstrumento-appunti-ia-commerciali\u002F).\n\n### 5. Controllare i dati\n\nLeexi indica in particolare un hosting nella regione di Parigi, un'opzione Scaleway, un'esecuzione del modello tramite Azure France a circuito chiuso, la cifratura dei dati in transito e a riposo e l'assenza di addestramento sulle tue conversazioni.\n\n---\n\n## Quali difficoltà incontrano realmente gli utenti?\n\nLe questioni giuridiche non sono le uniche difficoltà incontrate nella pratica.\n\nSu **1.141 ticket di supporto ricevuti tra gennaio e giugno 2026**, **7 riguardano la registrazione o la trascrizione di chiamate**. I motivi più frequenti riguardano in particolare il resoconto che non viene caricato nel CRM, trascrizioni di chiamate introvabili e una chiamata in entrata che interrompe la registrazione di una riunione in corso.\n\nQuesto dà un'altra lettura del problema:\n\n**la questione non è solo «ho il diritto di registrare?»**\n\nBisogna anche sapere:\n\n**quale strumento registra → chi trascrive → dove finisce il resoconto → per quanto tempo resta ogni copia.**\n\n---\n\n## Registrare una chiamata professionale: cosa ricordare\n\nPrima di registrare le tue chiamate, verifica questi sei punti:\n\n* **Informazione**: il tuo interlocutore conosce l'esistenza del dispositivo e il suo diritto di opposizione?\n* **Perimetro**: il dispositivo è puntuale, e non permanente?\n* **Base giuridica**: legittimo interesse del datore di lavoro o consenso dell'interlocutore?\n* **Rappresentanze del personale**: sono state informate e consultate prima dell'introduzione?\n* **Conservazione**: l'audio viene cancellato rapidamente dopo l'analisi?\n* **Responsabili del trattamento**: conosci i tre anelli della tua catena?\n\nSe interviene un'IA, aggiungi un settimo punto:\n\n**il tuo interlocutore sa che un sistema di IA tratta la registrazione per produrre il resoconto?**\n\n## Domande frequenti\n\n### È legale registrare una chiamata professionale?\n\nSì, a condizione di rispettare il quadro applicabile: informazione dell'interlocutore, menzione del diritto di opposizione, base giuridica, finalità e durata di conservazione in particolare.\n\n### Si possono registrare tutte le chiamate di un servizio?\n\nNo. La CNIL esclude il dispositivo permanente o sistematico, salvo testo di legge particolare.\n\n### Bisogna avvisare un cliente che chiama?\n\nSì, all'inizio della chiamata, con la menzione del suo diritto di opposizione.\n\n### Bisogna consultare le rappresentanze sindacali aziendali?\n\nLe istanze rappresentative del personale devono essere informate e consultate prima della decisione di installare il dispositivo.\n\n### Per quanto tempo conservare la registrazione di una chiamata?\n\nSei mesi al massimo secondo la CNIL nel quadro in questione, e fino a un anno per i documenti di analisi. La prassi che descrive consiste nell'analizzare rapidamente e poi cancellare l'audio senza aspettare.\n\n### Un cliente può chiedere la cancellazione della registrazione della sua chiamata?\n\nSì, alle condizioni previste dal diritto alla cancellazione del GDPR.\n\n### La trascrizione di una chiamata può andare nel CRM?\n\nSì. Il resoconto può essere collegato al contatto interessato in HubSpot, Salesforce, Pipedrive o Microsoft Dynamics.\n\n---\n\n## In sintesi\n\n**Registrare una chiamata professionale è possibile.**\n\nMa il riflesso giusto non è solo chiedersi:\n\n> «Ho il diritto di registrare?»\n\nBisogna piuttosto verificare tutta la catena, che conta un anello in più rispetto a una videoconferenza:\n\n**informare → menzionare il diritto di opposizione → registrare → trascrivere → collegare al contatto → cancellare l'audio.**\n\nÈ questa catena completa che deve essere inquadrata dalla tua politica di protezione dei dati.\n\n**Le tue chiamate meritano un resoconto?** [Scopri come Leexi si collega alla tua telefonia](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)\n\n## Fonti\n\nTesti rilevati da fonti primarie il 22 agosto 2026.\n\n* GDPR, articoli 4, 5, 6, 7, 12, 13, 15, 16, 17, 21, 28 e 32\n* Codice penale francese, articolo 226-1\n* CNIL, Ascolto e registrazione delle chiamate sul luogo di lavoro\n* Regolamento europeo sull'intelligenza artificiale, articolo 50\n\n*Questa pagina descrive il quadro applicabile. Non costituisce un parere legale.*\n","2026-08-31T15:22:23.063Z","2026-09-04T09:32:06.151Z","2026-09-08T11:34:24.314Z",{"id":482,"documentId":483,"metaTitle":484,"metaDescription":485,"slug":486,"heroTitle":487,"heroUnderTitle":488,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":203,"heroVideoUrl":68,"blog":489,"createdAt":490,"updatedAt":491,"publishedAt":492,"locale":170,"__type":132},24988,"gts73982cmf3h302x0bbdm0q","Recording a Work Meeting: GDPR Rules","Inform participants, choose legal basis, limit retention, control access: GDPR requirements before recording a meeting.","\u002Fen\u002Fsecurity\u002Fcertifications-audits-compliance\u002Frecord-a-professional-meeting-gdpr\u002F","Recording a Work Meeting: What Are the GDPR Rules?","Rules to follow before recording, and what changes when an AI drafts the minutes.","Do you want to record a meeting to automatically get a transcription or minutes? It's possible, but you must follow several rules: inform participants, choose a legal basis, limit retention, and control file access.\n\n**If an AI transcribes or drafts the minutes, you must also inform those involved about this processing.**\n\n## Can you record a professional meeting?\n\n**Yes, but not without regulating the processing.**\n\nA meeting recording contains voices, names, roles, and statements. It is therefore personal data processing under GDPR.\n\nYou must notably:\n\n* inform participants before recording;\n* determine your legal basis;\n* define the purpose of the recording;\n* limit retention period;\n* restrict access;\n* enable participants to exercise their rights.\n\nRecording without consent is also punishable under the Penal Code, which penalizes \"deliberately infringing on another's privacy by capturing, recording, or transmitting private or confidential words without consent\" (Article 226-1).\n\n### Is a meeting recording personal data?\n\n**Yes.**\n\nGDPR defines personal data as \"any information relating to an identified or identifiable natural person\" (Article 4, point 1).\n\nA voice, name, role, or statements during a meeting can identify a participant.\n\nTranscriptions and minutes are also concerned.\n\n### Why does GDPR apply to recorded meetings?\n\nBecause you perform successive processing steps:\n\n**record → transcribe → store → share → possibly delete.**\n\nThe medium used does not change the principle.\n\nWhether recorded via phone, dictaphone, computer, or an assistant joining a video call, you process personal data. Practical constraints differ: see [in-room recording](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-une-reunion-en-presentiel-rgpd\u002F), [phone call recording](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-appel-telephonique-rgpd\u002F), and [site visit case](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fen\u002Fsecurity\u002Fcertifications-audits-compliance\u002Frecord-a-construction-site-meeting-gdpr\u002F).\n\n### What data is recorded?\n\nDepending on the tool, you may keep:\n\n* audio;\n* transcription;\n* participant names;\n* meeting date;\n* duration;\n* minutes;\n* decisions made;\n* actions assigned.\n\nSome conversations may reveal sensitive data unexpectedly.\n\nFor example, a participant might mention health, family status, or political views.\n\n---\n\n## Must participants be informed before recording?\n\n**Yes.**\n\nInformation must be given **before or at data collection**. The text requires it \"at the time the data are obtained\" (GDPR, Article 13, paragraph 1).\n\nSimply saying \"the meeting is recorded\" may not cover all required information.\n\n### When to inform participants?\n\n**Before starting the recording.**\n\nPractically, inform them in the invitation, then remind at the meeting start.\n\nThis second step is crucial if someone joins late.\n\n### What to tell them?\n\nThe CNIL states employees and contacts (e.g., clients) must be informed about the system, the data controller’s identity, and purposes.\n\nYou should clearly explain:\n\n**who records → why → what is recorded → how data will be used.**\n\n### Must you specify that an AI drafts the minutes?\n\n**Yes.**\n\nAudio recording and AI processing are distinct operations.\n\nThe EU AI regulation requires providers to ensure systems interacting with people inform them they interact with AI (Article 50, paragraph 1). This applies since August 2, 2026, targeting providers; your obligation comes from GDPR and CNIL guidance.\n\nIf an assistant transcribes and automatically generates minutes, inform participants.\n\nYou can say:\n\n> \"The meeting is recorded and an AI assistant automatically drafts the minutes.\"\n\nIf someone joins late, provide the same info before they speak.\n\n### What if someone arrives mid-meeting?\n\n**Inform them before they speak.**\n\nIn video calls, the assistant may appear in participant list; in physical meetings, they may not notice.\n\nYou can say:\n\n> \"I inform you before you speak: the meeting is recorded and an AI assistant drafts the minutes. If you object, please say so and I will stop recording.\"\n\n---\n\n## What legal basis to use for recording?\n\n**Depends on the recorded person and meeting context.**\n\nTwo main bases: legitimate interest and consent. The chosen basis varies by meeting: see details for [sales meeting](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-rendez-vous-commercial-rgpd\u002F), [recruitment interview](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-entretien-de-recrutement-rgpd\u002F), [executive committee](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-comite-de-direction-rgpd\u002F), or [steering committee](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-comite-de-pilotage-rgpd\u002F).\n\n### Can legitimate interest be used?\n\n**Yes, especially for some internal meetings.**\n\nArticle 6 allows processing \"necessary for legitimate interests of the controller or a third party unless overridden by fundamental rights\" (paragraph 1, point f).\n\nYou must perform a **balancing test** and inform participants.\n\n### Can consent be used?\n\n**Yes, when consent is appropriate.**\n\nConsent is \"a free, specific, informed, and unambiguous indication of the data subject's wishes\" (Article 4, point 11).\n\nThe controller must \"be able to demonstrate consent\" (Article 7, paragraph 1).\n\nTimestamped consent helps prove this.\n\n### Can you record colleagues without consent?\n\n**Yes, possibly based on legitimate interest**, after prior information and balancing.\n\nEmployee-employer context differs from client or prospect.\n\n### Can you record a client or prospect?\n\n**Yes, but you must get their consent if that is the basis.**\n\nAsk for agreement before recording.\n\nIf refused, do not record.\n\n---\n\n## How long to keep meeting recordings?\n\n**Only as long as necessary for the purpose.**\n\nGDPR requires data be kept no longer than needed (Article 5, paragraph 1, point e).\n\nA library of years of meetings without deletion rules poses data governance issues.\n\n### How long keep audio?\n\nFor work calls, CNIL allows up to six months.\n\nAsk:\n\n**When is the audio no longer useful?**\n\nOnce minutes are verified, original recording may lose utility.\n\n### How long keep transcription?\n\nCNIL allows analysis documents up to one year.\n\nDuration depends on purpose and processing.\n\n### What about old recordings?\n\n**Plan their deletion.**\n\nDon’t rely on users’ memory.\n\nAn effective policy covers:\n\n**creation → retention → expiry → deletion.**\n\n---\n\n## Who can access recorded meetings?\n\n**Only those needing it for work.**\n\nRecordings contain more info than finalized minutes.\n\nDifferent access levels are needed.\n\n### Who can access audio, transcription, minutes?\n\nThese files serve different needs.\n\nYou might:\n\n* share minutes with participants;\n* restrict transcription access;\n* keep audio only if justified.\n\nAccess must be proportional to purpose.\n\n### Should data be encrypted?\n\n**Security must match risk.**\n\nGDPR requires \"appropriate technical and organizational measures including pseudonymization and encryption\" (Article 32, paragraph 1).\n\nThe [Leexi compliance dossier](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fen\u002Fsecurity\u002Fcertifications-audits-compliance\u002Ffaq-compliance-sovereignty\u002F) details hosting, subcontractors, and certifications.\n\nCheck storage and transfer security when choosing a provider.\n\n---\n\n## What rights do participants have?\n\nRecorded persons have GDPR rights.\n\n### Can they request access?\n\n**Yes.**\n\nThey have the right to know if their personal data is processed (Article 15).\n\nThis includes audio, transcription, and minutes.\n\n### Can they request correction?\n\n**Yes.**\n\nThey can ask for inaccurate data to be corrected promptly (Article 16).\n\nImportant with automatic transcription, which may mishear:\n\n* proper names;\n* amounts;\n* dates;\n* decisions;\n* speaker identity.\n\n### Can they request deletion?\n\n**Yes, under GDPR conditions.**\n\nThey can ask for erasure (Article 17), but requests must be balanced against purpose and retention obligations.\n\n### Can they object to recording?\n\n**Yes, if based on legitimate interest, per GDPR conditions.**\n\nThey can object anytime for reasons related to their situation (Article 21).\n\nObjection rights relate directly to this legal basis.\n\n### How quickly must you respond?\n\n**Generally within one month.**\n\nController must respond \"without undue delay and at latest within one month\" (Article 12).\n\nOrganized meeting records help fulfill rights.\n\n---\n\n## What obligations when AI takes notes?\n\nAI adds processing beyond recording.\n\nProcess:\n\n**audio → transcription → analysis → minutes → storage.**\n\nEach step must fit your data protection framework.\n\n### What does AI do?\n\nIt can:\n\n* transcribe exchanges;\n* identify speakers;\n* extract decisions;\n* identify actions;\n* produce minutes;\n* organize deadlines.\n\nMinutes are not just copies; they result from extra processing.\n\n### Where is data stored?\n\nAsk your provider.\n\nLeexi stores recordings, transcriptions, and minutes in Paris region on AWS; Scaleway hosting is optional for large licenses.\n\n### Who processes data?\n\nThe provider acts as processor under GDPR.\n\nFor Leexi, OpenAI provides language model; Leexi runs it via Azure France in a closed circuit.\n\n### Is a DPA needed?\n\n**Yes, when provider acts as processor.**\n\nArticle 28 requires a contract defining processing scope, duration, nature, data types, and obligations.\n\nYour legal team will request this as a **DPA**.\n\n### Does AI use your conversations to train models?\n\n**Depends on provider.**\n\nCheck before choosing.\n\nLeexi does not use conversations for training on any accounts.\n\n---\n\n## How to inform participants that AI records the meeting?\n\nUse simple, clear wording.\n\n### Before a meeting\n\n> \"Before we start: I record the meeting and an AI assistant drafts the minutes with decisions and actions. Minutes will be shared. Recording kept [duration] then deleted. Any objections?\"\n\n### For internal meetings\n\n> \"As usual, the meeting is recorded and minutes are auto-generated. They appear in the shared library with decisions and tasks. If you want me to pause for a point, say so.\"\n\n### For clients or prospects\n\n> \"Before we begin: do you agree to record our exchange? An AI assistant drafts the minutes, so I don’t have to take notes while we talk.\"\n\n---\n\n## Common mistakes to avoid\n\n### 1. Recording without informing\n\nA common error.\n\nYou start recording on your phone but forget to tell attendees.\n\n### 2. Not defining purpose\n\n\"We keep meetings just in case\" is not a retention policy.\n\nKnow why you record and how long data stays useful.\n\n### 3. Keeping all recordings indefinitely\n\nYears of meetings without deletion rules create hard-to-control personal data stock.\n\n### 4. Giving access to entire company\n\nExecutive committee minutes are not meant for everyone by default.\n\n### 5. Letting everyone use own tool\n\nLeads to multiple providers, processes, storage locations, and contracts to manage.\n\n### 6. Recording all meetings automatically\n\nCNIL states employers cannot have permanent or systematic recording.\n\nAutomation does not remove need for rules.\n\n---\n\n## How to record a meeting with Leexi?\n\nOnce GDPR framework is set, use the tool in a few steps.\n\n### 1. Join the meeting\n\nLeexi can join Teams, Meet, and Zoom from your calendar.\n\nFor physical meetings, start recording from mobile app.\n\n### 2. Transcribe exchanges\n\nAfter meeting, get transcription alongside minutes.\n\n### 3. Generate minutes\n\nMinutes include decisions, actions, deadlines.\n\nYou can adapt format by meeting type.\n\n### 4. Manage access\n\nDefine who can view minutes.\n\n### 5. Control data\n\nLeexi provides Paris region hosting, Scaleway option, model execution via Azure France closed circuit, encryption in transit and at rest, and no training on your conversations.\n\n---\n\n## What real difficulties do users face?\n\nLegal issues are not the only practical challenges.\n\nAmong **1,141 support tickets from Jan to June 2026**, common problems include mobile app recording, connecting to sales meetings, phone transcriptions, and access rights.\n\nThis shows the issue is not just \"am I allowed to record?\"\n\nYou also need to know:\n\n**where recordings go → who can see them → how long they stay → how they are deleted.**\n\n---\n\n## Recording a professional meeting: key takeaways\n\nBefore recording, check these six points:\n\n* **Information**: do participants know they’re recorded?\n* **Purpose**: why keep the recording?\n* **Legal basis**: what legal ground do you use?\n* **Retention**: when will audio and transcription be deleted?\n* **Access**: who can view data?\n* **Processors**: do you know who processes and stores your data?\n\nIf AI is involved, add a seventh:\n\n**do participants know AI processes the recording to produce minutes?**\n\n## FAQs\n\n### Is it legal to record a professional meeting?\n\nYes, if you respect applicable rules: inform participants, legal basis, purpose, retention.\n\n### Must participants be informed?\n\nYes, before or at data collection.\n\n### Can you record without consent?\n\nIn some cases, especially among colleagues, legitimate interest may apply after information and balancing.\n\n### Can you record a client or prospect?\n\nYes, but get their consent if that is your basis.\n\n### Can you record meetings with your phone?\n\nYes, the medium doesn’t change data obligations.\n\n### Can AI be used for note-taking?\n\nYes, but participants must be informed.\n\n### How long keep recordings?\n\nDepends on purpose. CNIL allows six months max for work calls, up to a year for analysis docs.\n\n### Can participants request deletion?\n\nYes, under GDPR erasure rights.\n\n---\n\n## Summary\n\n**Recording meetings is possible.**\n\nBut the right approach is not just:\n\n> \"Am I allowed to record?\"\n\nYou must oversee the whole chain:\n\n**inform → record → transcribe → analyze → share → retain → delete.**\n\nThis full chain must be governed by your data protection policy.\n\n**Want meeting minutes without writing them?** [Book a demo](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)\n\n## Sources\n\nPrimary sources checked August 22, 2026.\n\n* GDPR Articles 4, 5, 6, 7, 12, 13, 15, 16, 17, 21, 28, 32\n* Penal Code Article 226-1\n* CNIL, Listening and recording calls at work\n* EU AI Regulation Article 50\n\n*This page outlines the applicable framework. It is not legal advice.*\n","2026-08-24T12:22:17.757Z","2026-09-04T09:29:08.638Z","2026-09-08T11:34:21.826Z",{"id":494,"documentId":349,"metaTitle":495,"metaDescription":496,"slug":497,"heroTitle":498,"heroUnderTitle":499,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":203,"heroVideoUrl":68,"blog":500,"createdAt":501,"updatedAt":502,"publishedAt":503,"locale":170,"__type":132},24991,"Recording a Phone Call at Work: The GDPR Rules | Leexi","CNIL bans permanent recording and requires informing about objection rights before call ends. Durations, legal basis, toolchain explained.","\u002Fen\u002Fsecurity\u002Fcertifications-audits-compliance\u002Frecord-a-phone-call-gdpr\u002F","Recording Professional Phone Calls: What Are the GDPR Rules?","The only case where CNIL issued detailed guidance, with stricter requirements than elsewhere.","Do you record your calls to get a transcript and minutes? This is the only case on which the CNIL has published detailed guidance, and it is more demanding than for other meetings.\n\n**It rules out permanent recording, requires you to inform the other party of their right to object before the end of the conversation, and sets the retention periods.**\n\n## Can you record a professional phone call?\n\n**Yes, but not without a framework for the processing.**\n\nA call recording contains a voice, a number and the content of a conversation. It therefore constitutes processing of personal data within the meaning of the GDPR.\n\nIn particular, you must:\n\n* inform the other party at the start of the call;\n* mention their right to object;\n* determine your legal basis;\n* define the purpose of the recording;\n* limit the retention period;\n* consult employee representatives before deploying the system.\n\nRecording without the other party's knowledge also falls under the French Criminal Code, which punishes \"with one year's imprisonment and a fine of €45,000 the act of wilfully violating the privacy of another person by any means whatsoever: 1° by capturing, recording or transmitting, without the consent of their author, words spoken in private or confidentially\" (Article 226-1).\n\n### Is a call recording personal data?\n\n**Yes.**\n\nThe GDPR defines personal data as \"any information relating to an identified or identifiable natural person\" (Article 4, point 1).\n\nA voice, a number and the statements made during a call can identify the other party.\n\nThe transcript and the minutes are also covered.\n\n### Why are calls more regulated than other meetings?\n\n**Because the CNIL devotes a specific guidance sheet to them.**\n\nIt is the only type of professional exchange with such detailed guidance, and it serves as the reference for [the other meeting formats](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fen\u002Fsecurity\u002Fcertifications-audits-compliance\u002Frecord-a-professional-meeting-gdpr\u002F).\n\nYou also carry out several successive processing operations:\n\n**call → recording by the telephony system → transcript → minutes → CRM record.**\n\n### Can you record every call?\n\n**No.**\n\nThe CNIL states that \"the employer may not set up a permanent or systematic listening or recording system\".\n\nA configuration that records every call with no possible exception therefore falls outside the framework, even when the tool is able to do it.\n\n### What data is recorded?\n\nDepending on the tools used, you may keep:\n\n* the audio of the call;\n* the transcript;\n* the number called or calling;\n* the date and duration;\n* the minutes;\n* the commitments made;\n* the next steps.\n\n---\n\n## Do you have to inform the other party before recording a call?\n\n**Yes.**\n\nThe information must be given **before or at the time the data is collected**, so at the start of the call.\n\nFor calls, the CNIL requires broader information than elsewhere.\n\n### What should you tell them?\n\nThe CNIL states that \"employees as well as the other parties (clients, for example) must in particular be informed: of the existence of the system; of the identity of the data controller; of the purposes pursued\".\n\nIt also specifies that the information covers \"the legal basis of the system (an obligation arising from a legal text, for example, or the employer's legitimate interest)\".\n\nYou must therefore be able to explain simply:\n\n**who is recording → why → on what basis → what will be done with the data.**\n\n### Do you have to mention the right to object?\n\n**Yes, and this is a requirement specific to calls.**\n\nThe CNIL states that \"the other parties must be informed of their right to object before the end of the telephone conversation\".\n\nThe information is therefore not limited to announcing the recording: it tells the person that they can object to it, and it is given during the call.\n\n### Do you have to consult employee representatives?\n\n**Yes, before deploying the system.**\n\nThe CNIL states that \"employee representative bodies must be informed and consulted before any decision to install a call listening or recording system\".\n\nThis is a step prior to deployment, not a call-by-call formality.\n\n### Do you have to say that an AI transcribes the call?\n\n**Yes.**\n\nThe audio recording and the processing then carried out by the AI are two operations that are worth distinguishing.\n\nThe European AI Regulation provides that \"providers shall ensure that AI systems intended to interact directly with natural persons are designed and developed in such a way that the natural persons concerned are informed that they are interacting with an AI system\" (Article 50, paragraph 1). These obligations have applied since 2 August 2026, and they target the provider of the system; your obligation to inform comes from the GDPR and the CNIL's guidance.\n\nYou can, for example, announce:\n\n> \"This call is being recorded and an AI assistant automatically writes the minutes.\"\n\n---\n\n## Which legal basis should you use to record a call?\n\n**The legal basis depends in particular on the person recorded and the purpose pursued.**\n\nTwo bases mainly come into play here: the employer's legitimate interest and the other party's consent.\n\n### Can you rely on legitimate interest?\n\n**Yes, the CNIL cites it as a possible basis for the system.**\n\nArticle 6 of the GDPR authorises processing \"necessary for the purposes of the legitimate interests pursued by the controller or by a third party, except where such interests are overridden by the interests or fundamental rights and freedoms of the data subject\" (paragraph 1, point f).\n\nYou must therefore in particular carry out a **balancing test** and inform the people concerned.\n\n### Can you rely on consent?\n\n**Yes, in particular for a call with a client or a prospect**, as in [a sales meeting](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fen\u002Fsecurity\u002Fcertifications-audits-compliance\u002Frecord-a-sales-meeting-gdpr\u002F).\n\nConsent is defined as \"any freely given, specific, informed and unambiguous indication of the data subject's wishes by which he or she, by a statement or by a clear affirmative action, signifies agreement\" (GDPR, Article 4, point 11). The controller must also \"be able to demonstrate that the data subject has consented\" (Article 7, paragraph 1).\n\n### Which purpose should you choose?\n\n**The one you will be able to justify.**\n\nThe CNIL lists staff training among the accepted purposes for recording calls.\n\nThe purpose you write down then determines the rest: the retention period, access, and what you can do with the file.\n\n### Can you record an employee during their calls?\n\n**Yes, this may be possible as part of an occasional system**, communicated and presented to employee representatives.\n\nPermanent recording, on the other hand, is ruled out by the CNIL.\n\n---\n\n## How long should you keep the recording of a call?\n\n**For as long as necessary for the purpose pursued, and no longer.**\n\nThe GDPR requires data to be \"kept in a form which permits identification of data subjects for no longer than is necessary for the purposes for which the personal data are processed\" (Article 5, paragraph 1, point e). The CNIL also gives numerical benchmarks.\n\n### How long should you keep the audio?\n\n**Six months at most.** The CNIL states that \"recordings may be kept for a maximum of six months\".\n\nThat is the period it retains for recordings of calls in the workplace.\n\n### How long should you keep a transcript?\n\nThe CNIL states that \"analysis documents may be kept for up to one year\".\n\n### Is the maximum period the normal period?\n\n**No.**\n\nThe CNIL describes a shorter sequence: listen to the recordings in the following days, write the necessary analysis documents, then delete the raw recordings without waiting for the six months.\n\nAn effective policy must therefore provide for:\n\n**recording → prompt analysis → deletion of the audio → retention of the analysis document.**\n\n---\n\n## Who can access the recording of a call?\n\n**Only the people who need it for their work.**\n\nThe employee concerned, their manager, and the people in charge of training when that is the purpose chosen.\n\n### Who can view the audio, the transcript and the minutes?\n\nThe three files do not necessarily meet the same need.\n\nYou can, for example:\n\n* share the minutes with the team concerned;\n* limit access to the transcript;\n* keep the audio only for genuinely justified needs.\n\n### What happens when the call is pushed to the CRM?\n\n**A copy then exists in a second system, with its own access rights.**\n\nThe two policies must remain consistent, otherwise the restriction set on one side is lifted on the other.\n\n### Should the data be encrypted?\n\n**Security must be appropriate to the risk.**\n\nThe GDPR requires \"appropriate technical and organisational measures to ensure a level of security appropriate to the risk, including inter alia as appropriate: (a) the pseudonymisation and encryption of personal data\" (Article 32, paragraph 1).\n\n---\n\n## What are your contact's rights?\n\nThe people recorded have the rights provided for by the GDPR.\n\n### Can they request access to their data?\n\n**Yes.**\n\nThe data subject has \"the right to obtain from the controller confirmation as to whether or not personal data concerning him or her are being processed\" (GDPR, Article 15, paragraph 1). This may concern the audio, the transcript and the minutes.\n\n### Can they request rectification?\n\n**Yes.**\n\nThe data subject has \"the right to obtain from the controller without undue delay the rectification of inaccurate personal data concerning him or her\" (GDPR, Article 16).\n\nThis is particularly important with an automatic transcript.\n\nAn AI can mistranscribe:\n\n* a proper name;\n* an amount;\n* a number;\n* a date;\n* the identity of the person who spoke.\n\n### Can they request erasure?\n\n**Yes, under the conditions laid down by the GDPR.**\n\nThe data subject has \"the right to obtain from the controller the erasure of personal data concerning him or her without undue delay\" (GDPR, Article 17, paragraph 1).\n\n### Can they object to the recording?\n\n**Yes, and the CNIL requires that this right be announced to them before the end of the conversation.**\n\nThe data subject has \"the right to object, on grounds relating to his or her particular situation, at any time to processing of personal data concerning him or her which is based on point (e) or (f) of Article 6(1)\" (GDPR, Article 21, paragraph 1).\n\nThis implies that it can be exercised during the call, and that you stop the recording at their request.\n\n### How quickly must you respond?\n\n**In principle, within one month.** The controller responds \"without undue delay and in any event within one month of receipt of the request\" (GDPR, Article 12, paragraph 3).\n\n---\n\n## What obligations apply when the AI transcribes the call?\n\nThe AI adds a processing operation on top of the simple recording.\n\nThe way it works can be summarised as follows:\n\n**audio → transcript → analysis → minutes → CRM record.**\n\n### What does the AI actually do?\n\nIt can:\n\n* transcribe the call;\n* identify the speakers;\n* extract the commitments;\n* identify the next steps;\n* produce minutes;\n* attach the call to the right contact.\n\n### How many processors are involved in a call?\n\n**At least two, often three.**\n\nThe telephony tool, the transcription tool, then the CRM when the minutes are sent there.\n\nThat is what is specific to the phone call: the chain is longer than for a video conference, and every link must be governed.\n\n### Where is the data stored?\n\nThis is one of the first questions to ask your providers.\n\nAt Leexi, recordings, transcripts and minutes stay in the Paris region, on AWS. Above a certain volume of licences, hosting at Scaleway can be chosen.\n\nYour telephony tool, for its part, stores the original recording: the two locations are checked separately. [Leexi's compliance file](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fen\u002Fsecurity\u002Fcertifications-audits-compliance\u002Ffaq-compliance-sovereignty\u002F) details hosting, processors and certifications.\n\n### Do you need a DPA with each provider?\n\n**Yes, when the provider acts as a processor.**\n\nArticle 28 of the GDPR provides that \"processing by a processor shall be governed by a contract or other legal act […] that is binding on the processor with regard to the controller and that sets out the subject-matter and duration of the processing, the nature and purpose of the processing, the type of personal data and categories of data subjects and the obligations and rights of the controller\" (paragraph 3).\n\n### Does the AI use your conversations to train its models?\n\n**That depends on the provider.**\n\nAt Leexi, conversations do not train any model, on all accounts.\n\n---\n\n## How do you inform the other party that a call is being recorded?\n\nYou can use simple, precise wording.\n\n### At the start of an outgoing call\n\n> \"Before we start: this call is being recorded and an AI assistant writes the minutes. You can object to that — just tell me and I'll stop the recording.\"\n\n### For an incoming call\n\n> \"I should let you know that this call is being recorded, so that I can answer you without taking notes. If you'd rather it wasn't, I'll stop the recording.\"\n\n### For a call between colleagues\n\n> \"I'm recording for the minutes, as usual. Tell me if you want me to stop at any point.\"\n\n---\n\n## What mistakes should you avoid?\n\n### 1. Recording every call by default\n\nThe CNIL rules out a permanent or systematic system.\n\n### 2. Not mentioning the right to object\n\nThis is the requirement most specific to calls, and the one most often missing from greeting messages.\n\n### 3. Deploying without consulting employee representatives\n\nInformation and consultation take place before the decision to install the system.\n\n### 4. Keeping raw recordings until the maximum period\n\nThe CNIL describes the opposite: analyse promptly, then delete the audio without waiting.\n\n### 5. Forgetting the copies in other systems\n\nA call recorded in the telephony system, transcribed elsewhere and pushed to a CRM exists in three places.\n\n### 6. Assuming a third-party recording will be transcribed automatically\n\nA recording produced by another tool does not necessarily enter your transcription chain.\n\n---\n\n## How do you record a call with Leexi?\n\nOnce the GDPR framework is defined, using the tool comes down to a few steps.\n\n### 1. Connect your telephony tool\n\nLeexi can connect to calling tools such as Aircall or Ringover.\n\n### 2. Transcribe the call\n\nAfter the call, you get the transcript alongside the minutes.\n\n### 3. Generate the minutes\n\nThe minutes cover in particular the points discussed, the commitments and the next steps.\n\n### 4. Attach the call to the right contact\n\nThe minutes can be synchronised with your CRM and attached to the contact concerned, in the same way as after [a meeting](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fen\u002Fuse-cases\u002Fai-note-taking-tool-sales\u002F).\n\n### 5. Control the data\n\nLeexi states in particular hosting in the Paris region, a Scaleway option, model execution via Azure France in a closed circuit, encryption of data in transit and at rest, and no training on your conversations.\n\n---\n\n## What difficulties do users actually encounter?\n\nLegal questions are not the only difficulties encountered in practice.\n\nOut of **1,141 support tickets received between January and June 2026**, **7 concern recording or transcribing calls**. The most frequent reasons include the minutes not being pushed to the CRM, call transcripts that cannot be found, and an incoming call interrupting the recording of a meeting in progress.\n\nThis gives another reading of the problem:\n\n**the question is not only \"am I allowed to record?\"**\n\nYou also need to know:\n\n**which tool records → who transcribes → where the minutes land → how long each copy stays.**\n\n---\n\n## Recording a professional call: what to remember\n\nBefore recording your calls, check these six points:\n\n* **Information**: does the other party know the system exists, and know their right to object?\n* **Scope**: is the system occasional, rather than permanent?\n* **Legal basis**: the employer's legitimate interest or the other party's consent?\n* **Employee representatives**: were they informed and consulted before deployment?\n* **Retention**: is the audio deleted promptly after analysis?\n* **Processors**: do you know the three links of your chain?\n\nIf an AI is involved, add a seventh point:\n\n**does the other party know that an AI system processes the recording to produce the minutes?**\n\n## Frequently asked questions\n\n### Is it legal to record a professional call?\n\nYes, provided you comply with the applicable framework: informing the other party, mentioning the right to object, legal basis, purpose and retention period in particular.\n\n### Can you record every call of a department?\n\nNo. The CNIL rules out a permanent or systematic system, unless a specific legal text provides otherwise.\n\n### Do you have to inform a client who calls in?\n\nYes, at the start of the call, mentioning their right to object.\n\n### Do you have to consult the works council?\n\nEmployee representative bodies must be informed and consulted before the decision to install the system.\n\n### How long should you keep a call recording?\n\nSix months at most according to the CNIL in the context concerned, and up to one year for analysis documents. The practice it describes is to analyse promptly, then delete the audio without waiting.\n\n### Can a client ask for the recording of their call to be deleted?\n\nYes, under the conditions laid down by the GDPR's right to erasure.\n\n### Can the transcript of a call go into the CRM?\n\nYes. The minutes can be attached to the contact concerned in HubSpot, Salesforce, Pipedrive or Microsoft Dynamics.\n\n---\n\n## In summary\n\n**Recording a professional call is possible.**\n\nBut the right reflex is not only to ask:\n\n> \"Am I allowed to record?\"\n\nYou should instead check the whole chain, which has one more link than a video conference:\n\n**inform → mention the right to object → record → transcribe → attach to the contact → delete the audio.**\n\nIt is this complete chain that must be governed by your data protection policy.\n\n**Do your calls deserve minutes?** [See how Leexi connects to your telephony](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)\n\n## Sources\n\nTexts taken from primary sources on 22 August 2026.\n\n* GDPR, Articles 4, 5, 6, 7, 12, 13, 15, 16, 17, 21, 28 and 32\n* French Criminal Code, Article 226-1\n* CNIL, Listening to and recording calls in the workplace\n* European Artificial Intelligence Regulation, Article 50\n\n*This page describes the applicable framework. It does not constitute legal advice.*\n","2026-08-31T14:56:08.416Z","2026-09-04T09:32:05.829Z","2026-09-08T11:34:21.973Z",{"id":505,"documentId":483,"metaTitle":506,"metaDescription":507,"slug":508,"heroTitle":509,"heroUnderTitle":510,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":179,"heroVideoUrl":68,"blog":511,"createdAt":512,"updatedAt":513,"publishedAt":514,"locale":184,"__type":132},24996,"Enregistrer une réunion professionnelle : les règles RGPD","Informer les participants, choisir une base légale, limiter la conservation, contrôler les accès : ce que le RGPD impose avant d'enregistrer une réunion.","\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-une-reunion-professionnelle-rgpd\u002F","Enregistrer une réunion professionnelle : quelles règles RGPD ?","Les règles à respecter avant d'enregistrer, et ce qui change quand une IA rédige le compte rendu.","Vous voulez enregistrer une réunion pour obtenir automatiquement une transcription ou un compte rendu ? C'est possible, mais vous devez respecter plusieurs règles : informer les participants, choisir une base légale, limiter la conservation et contrôler l'accès aux fichiers.\n\n**Et si une IA intervient pour transcrire ou rédiger le compte rendu, vous devez également informer les personnes concernées de ce traitement.**\n\n## Le droit d'enregistrer une réunion professionnelle\n\n**Oui, quel que soit le support utilisé pour enregistrer.**\n\nUn enregistrement de réunion contient des voix, des noms, des fonctions et des propos. Il constitue donc un traitement de données personnelles au sens du RGPD.\n\nVous devez notamment :\n\n* informer les participants avant l'enregistrement ;\n* déterminer votre base légale ;\n* définir la finalité de l'enregistrement ;\n* limiter la durée de conservation ;\n* restreindre les accès ;\n* permettre l'exercice des droits des participants.\n\nEnregistrer à l'insu des personnes présentes relève par ailleurs du Code pénal, qui punit « d'un an d'emprisonnement et de 45 000 euros d'amende le fait, au moyen d'un procédé quelconque, volontairement de porter atteinte à l'intimité de la vie privée d'autrui : 1° En captant, enregistrant ou transmettant, sans le consentement de leur auteur, des paroles prononcées à titre privé ou confidentiel » (article 226-1).\n\nUne fois l'outil en place, personne ne demande à Leexi s'il est permis d'enregistrer. La question se pose avant la signature, et souvent sous forme de doute : « c'est pas très GDPR, mais… » (avril 2026), un service juridique qui veut « lever les sujets uniquement si on se sent chaud de partir avec cet outil » (mai), une fondation qui veut « surtout vos documents RGPD » (janvier), un établissement de santé pour qui « ces réunions cas disciplinaires, on a besoin que le secret médical soit conservé » (mars).\n\n### Un enregistrement de réunion est-il une donnée personnelle ?\n\n**Oui.**\n\nLe RGPD définit une donnée personnelle comme « toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable » (article 4, point 1).\n\nUne voix, un nom, une fonction ou les propos tenus pendant une réunion peuvent permettre d'identifier un participant.\n\nLa transcription et le compte rendu sont également concernés.\n\n### Pourquoi le RGPD s'applique-t-il à une réunion enregistrée ?\n\nParce que vous effectuez plusieurs traitements successifs :\n\n**enregistrer → transcrire → stocker → partager → éventuellement supprimer.**\n\nLe support utilisé ne change pas le principe.\n\nQue l'enregistrement soit réalisé avec un téléphone, un dictaphone, un ordinateur ou un assistant qui rejoint une visioconférence, vous traitez des données personnelles. Les contraintes pratiques, elles, diffèrent : voyez [l'enregistrement en salle](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-une-reunion-en-presentiel-rgpd\u002F), [l'enregistrement d'un appel téléphonique](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-appel-telephonique-rgpd\u002F) et [le cas d'une visite de chantier](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-une-reunion-de-chantier-rgpd\u002F).\n\nLes réunions que les prospects de Leexi veulent enregistrer couvrent tous ces supports : des réunions internes, des COPIL et des CODIR, des ateliers, un conseil d'administration tenu « l'essentiel en présentiel, une personne en visio », des rendez-vous avec des banquiers d'affaires où « beaucoup d'infos disclosent lors de ces meetings ».\n\n### Quelles données sont enregistrées ?\n\nAvec un outil de prise de notes IA, vous conservez :\n\n* l'audio ;\n* la transcription, avec l'attribution des propos à chaque intervenant ;\n* le compte rendu, rédigé selon un template de résumé ;\n* le chapitrage de la réunion ;\n* les questions posées ;\n* les tâches attribuées aux participants.\n\nL'accord de traitement de Leexi liste à son article 3 les données concernées : nom, prénom, adresse e-mail, téléphone, qualité, société, et la conversation elle-même avec ses métadonnées.\n\nCertaines conversations peuvent également faire apparaître des données sensibles, même si vous ne les aviez pas prévues. Un participant peut évoquer son état de santé, sa situation familiale ou une opinion politique pendant la réunion.\n\n---\n\n## Faut-il prévenir les participants avant d'enregistrer ?\n\n**Oui.**\n\nL'information doit intervenir **avant ou au moment où les données sont collectées**. Le texte demande qu'elle soit fournie « au moment où les données en question sont obtenues » (RGPD, article 13, paragraphe 1).\n\nDire simplement « la réunion est enregistrée » ne suffit pas nécessairement à couvrir toutes les informations à fournir.\n\nLes questions que les clients de Leexi posent sur ce point ne contestent jamais le principe. Elles portent sur la mécanique : qui reçoit le message, ce qu'il dit, et comment l'adapter.\n\n### Quand faut-il prévenir les participants ?\n\n**Avant de lancer l'enregistrement.**\n\nEn pratique, vous pouvez prévenir les participants dans l'invitation, puis rappeler l'information au début de la réunion.\n\nAvec Leexi, cette première étape est automatisée : les invités reçoivent un e-mail avant la réunion, l'assistant apparaît dans la liste des participants sous son nom, un message d'information s'affiche à son entrée, et le consentement est horodaté.\n\nCette automatisation se règle. Un client écrivait le 16 janvier 2026 : « tous mes invités reçoivent, pour chacune des réunions, de nombreux mails de la part de Leexi et plusieurs se plaignent, j'imagine que c'est en lien avec le RGPD ». Le réglage se fait par équipe, et il vaut la peine d'être vérifié avant la première réunion avec un client.\n\nCette seconde étape, le rappel à l'oral, est particulièrement importante lorsqu'une personne rejoint la réunion après son commencement.\n\n### Que faut-il leur dire ?\n\nLa CNIL indique que « les salariés ainsi que les interlocuteurs (clients, par exemple) doivent être notamment informés : de l'existence du dispositif ; de l'identité du responsable de traitement ; des finalités poursuivies ».\n\nVous devez donc pouvoir expliquer simplement :\n\n**qui enregistre → pourquoi → ce qui est enregistré → ce qui sera fait des données.**\n\nL'identité du responsable de traitement se vérifie jusque dans l'e-mail préalable. Un commercial rattaché à une filiale demandait le 20 janvier que ce mail annonce sa propre société, et non la maison mère, à ses clients. Le texte de cet e-mail est adaptable, et c'est lui que vos interlocuteurs liront en premier.\n\n### Faut-il préciser qu'une IA rédige le compte rendu ?\n\n**Oui.**\n\nL'enregistrement audio et le traitement effectué ensuite par l'IA sont deux opérations qu'il est utile de distinguer.\n\nLe règlement européen sur l'intelligence artificielle prévoit que « les fournisseurs veillent à ce que les systèmes d'IA destinés à interagir directement avec des personnes physiques soient conçus et développés de manière à ce que les personnes physiques concernées soient informées qu'elles interagissent avec un système d'IA » (article 50, paragraphe 1). Ces obligations s'appliquent depuis le 2 août 2026, et elles visent le fournisseur du système ; votre obligation d'informer vient du RGPD et de la doctrine de la CNIL.\n\nSi un assistant transcrit la réunion puis génère automatiquement un compte rendu, vous devez l'indiquer aux participants.\n\nVous pouvez par exemple annoncer :\n\n> « La réunion est enregistrée et un assistant IA en rédige automatiquement le compte rendu. »\n\nSi une personne rejoint la réunion plus tard, vous lui donnez la même information avant qu'elle ne commence à parler.\n\n### Que faire si quelqu'un arrive en cours de réunion ?\n\n**Vous l'informez avant qu'il ne prenne la parole.**\n\nEn visioconférence, l'assistant peut apparaître dans la liste des participants. En réunion physique, la personne peut ne rien voir.\n\nL'inverse existe aussi : l'assistant qui arrive avant que les participants soient prêts. Un client demandait le 30 janvier « que l'assistant n'entre pas dans la réunion sans demander la permission, si on ne répond pas il entre automatiquement, ce qui est parfois vu comme abusif ». Le réglage de l'admission fait partie du cadre à définir avant la première réunion.\n\nVous pouvez dire :\n\n> « Je vous préviens avant que vous ne preniez la parole : la réunion est enregistrée et un assistant IA en rédige le compte rendu. Si cela vous pose un problème, dites-le et j'arrête l'enregistrement. »\n\n---\n\n## Quelle base légale utiliser pour enregistrer une réunion ?\n\n**La base légale dépend notamment de la personne enregistrée et du contexte de la réunion.**\n\nDeux fondements apparaissent ici principalement : l'intérêt légitime et le consentement. Le fondement retenu change selon la réunion : voyez le détail pour [un rendez-vous commercial](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-rendez-vous-commercial-rgpd\u002F), [un entretien de recrutement](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-entretien-de-recrutement-rgpd\u002F), [un comité de direction](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-comite-de-direction-rgpd\u002F) ou [un comité de pilotage](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-comite-de-pilotage-rgpd\u002F).\n\n### Peut-on utiliser l'intérêt légitime ?\n\n**Oui, notamment pour certaines réunions internes.**\n\nL'article 6 du RGPD autorise un traitement « nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le responsable du traitement ou par un tiers, à moins que ne prévalent les intérêts ou les libertés et droits fondamentaux de la personne concernée » (paragraphe 1, point f).\n\nVous devez donc notamment réaliser un **test de balance des intérêts** et informer les participants.\n\n### Peut-on utiliser le consentement ?\n\n**Oui, lorsque le consentement constitue le fondement approprié du traitement.**\n\nLe consentement est défini comme « toute manifestation de volonté, libre, spécifique, éclairée et univoque par laquelle la personne concernée accepte, par une déclaration ou par un acte positif clair » (RGPD, article 4, point 11).\n\nLe responsable du traitement doit par ailleurs « être en mesure de démontrer que la personne concernée a donné son consentement » (RGPD, article 7, paragraphe 1).\n\nUn consentement horodaté permet notamment de conserver cette preuve.\n\n### Peut-on enregistrer une réunion entre collaborateurs sans leur consentement ?\n\n**Oui, cela peut être possible sur le fondement de l'intérêt légitime**, après information préalable et test de balance.\n\nLa situation d'un salarié face à son employeur n'est pas la même que celle d'un client ou d'un prospect. La CNIL l'écrit dans son référentiel relatif à la gestion du personnel : « Les employés ne sont que très rarement en mesure de donner, de refuser ou de révoquer librement leur consentement, étant donné la dépendance qui découle de la relation employeur\u002Femployé. Ils ne peuvent donner leur libre consentement que dans le cas où l'acceptation ou le rejet d'une proposition n'entraine aucune conséquence sur leur situation. » C'est la raison pour laquelle l'intérêt légitime, avec information préalable, est le fondement habituel en interne.\n\nLe passage devant les instances représentatives du personnel est un fait de terrain. Un responsable expliquait en janvier « on est toujours bloqué par le CSE, les choses n'ont pas avancé », et un autre en mars que son CSE « va regarder où sont stockées nos données ». Prévoyez ce temps dans votre déploiement.\n\n### Peut-on enregistrer un client ou un prospect ?\n\n**Oui, mais vous devez obtenir son accord lorsque le consentement est le fondement retenu.**\n\nVous demandez son accord avant de lancer l'enregistrement. C'est la pratique que décrivent les prospects eux-mêmes : l'un prévoyait en janvier de tester l'outil « via les téléphones, avec bien sûr l'accord du client ».\n\nS'il refuse, vous n'enregistrez pas l'échange.\n\n---\n\n## Combien de temps conserver un enregistrement de réunion ?\n\n**Aussi longtemps que nécessaire à la finalité poursuivie, et pas davantage.**\n\nLe RGPD impose des données « conservées sous une forme permettant l'identification des personnes concernées pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées » (article 5, paragraphe 1, point e).\n\nUne bibliothèque contenant plusieurs années de réunions sans aucune règle de suppression pose donc un problème de gouvernance des données.\n\nC'est une question que les clients posent, dans les deux sens. Le 31 mars, un client demandait combien de temps Leexi conserve les enregistrements, sans trouver le réglage. Le 2 avril, un autre demandait « est-il possible de personnaliser la durée de conservation pour mettre 15 jours ? ». Le 7 avril, un troisième ne voyait « qu'un an d'historique alors que notre abonnement inclut 2 ans d'archive ». Le 19 mai, un client qui avait reçu une alerte de suppression des anciennes conversations souhaitait les garder.\n\n### Combien de temps conserver l'audio ?\n\nPour l'écoute et l'enregistrement des appels au travail, la CNIL indique que « les enregistrements peuvent être conservés jusqu'à six mois au maximum ».\n\nDans une réunion, vous pouvez donc vous demander :\n\n**À quel moment l'audio ne m'est-il plus utile ?**\n\nUne fois le compte rendu vérifié et validé, l'enregistrement original peut ne plus avoir la même utilité.\n\n### Combien de temps conserver une transcription ?\n\nLa CNIL indique que « les documents d'analyse peuvent quant à eux être conservés jusqu'à un an ».\n\nLa durée applicable dépend toutefois de votre finalité et du traitement mis en place.\n\nChez Leexi, la conservation par défaut est fixée par l'accord de traitement à **deux ans maximum**, réductible sur demande ou dans les paramètres (article 9.1). La page tarifs indique six mois de stockage sur l'offre Starter et deux ans sur les autres offres. Si votre finalité impose une durée plus courte, c'est à vous de la régler.\n\n### Que faire des anciens enregistrements ?\n\n**Vous devez prévoir leur suppression.**\n\nNe faites pas reposer cette opération sur la mémoire des utilisateurs.\n\nUne politique efficace doit prévoir :\n\n**création → conservation → échéance → suppression.**\n\nLe cas inverse existe : un client demandait le 12 janvier à télécharger et conserver l'ensemble de ses vidéos et transcriptions par l'API, « for legal reasons ». Une obligation de conservation propre à votre activité s'écrit dans la politique au même titre que l'échéance de suppression. En fin de contrat, l'accord de traitement prévoit la restitution ou la suppression de toutes les données, sauvegardes comprises (article 11.2).\n\n---\n\n## Qui peut accéder à une réunion enregistrée ?\n\n**Uniquement les personnes qui en ont besoin pour leur travail.**\n\nUn enregistrement contient davantage d'informations qu'un compte rendu finalisé.\n\nIl faut donc distinguer les différents niveaux d'accès.\n\n### Qui peut consulter l'audio, la transcription et le compte rendu ?\n\nLes trois fichiers ne répondent pas forcément au même besoin.\n\nVous pouvez par exemple :\n\n* partager le compte rendu avec les participants ;\n* limiter l'accès à la transcription ;\n* conserver l'audio pour les besoins réellement justifiés.\n\nL'accès doit rester proportionné à la finalité du traitement.\n\nLes demandes des clients montrent où la proportion se joue. Un client demandait le 16 mars de l'aide pour « gérer quels appels sont accessibles à qui », et s'assurer que les appels commerciaux soient partagés avec la bonne équipe. Un autre, le 17 mars, cherchait « comment empêcher les utilisateurs non admin de supprimer des enregistrements ». Un troisième, le 8 avril, ne pouvait pas séparer l'accès aux analyses globales et aux « discussions personnelles sensibles, comme les entretiens individuels qui portent sur la rémunération ». Le même jour, un responsable n'arrivait pas à consulter les réunions de son équipe alors que ses droits étaient bien configurés.\n\nCôté produit, l'accès se règle par la bibliothèque, les dossiers, les règles d'accès par équipe, et la connexion par SSO Google ou Microsoft. Un RSSI demandait le 17 mars quels droits Leexi réclame sur le calendrier Outlook, faute de l'avoir trouvé dans la documentation : c'est le genre de question à poser avant le déploiement.\n\n### Faut-il chiffrer les données ?\n\n**La sécurité doit être adaptée au risque.**\n\nLe RGPD demande des « mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque, y compris entre autres, selon les besoins : a) la pseudonymisation et le chiffrement des données à caractère personnel » (article 32, paragraphe 1).\n\nLeexi chiffre les données en transit et au repos, et décrit ses mesures de sécurité à l'article 5.3 de son accord de traitement. Le [dossier de conformité de Leexi](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Ffaq-conformite-souverainete\u002F) détaille l'hébergement, les sous-traitants et les certifications.\n\nLorsque vous choisissez un fournisseur, la sécurité du stockage et des transferts fait donc partie des points à vérifier.\n\n---\n\n## Quels sont les droits des participants ?\n\nLes personnes enregistrées disposent des droits prévus par le RGPD.\n\nCes demandes arrivent. Un utilisateur demandait le 6 janvier une copie de ses données au titre du RGPD. Le 27 mars, un participant extérieur demandait l'effacement immédiat de ses données après une visioconférence tenue le jour même. Le 26 mai, un avocat qui avait participé à deux réunions enregistrées réclamait l'effacement, demandait si des données avaient été transférées hors de l'Espace économique européen, si des sous-traitants en gardaient des copies, et comment l'enregistrement avait été possible alors que l'organisateur l'avait interdit dans Teams. Huit demandes de suppression de compte ont été reçues sur la période.\n\n### Peuvent-elles demander l'accès à leurs données ?\n\n**Oui.**\n\nLa personne concernée « a le droit d'obtenir du responsable du traitement la confirmation que des données à caractère personnel la concernant sont ou ne sont pas traitées » (RGPD, article 15, paragraphe 1). Cela peut concerner l'audio, la transcription et le compte rendu.\n\n### Peuvent-elles demander une rectification ?\n\n**Oui.**\n\nLa personne concernée « a le droit d'obtenir du responsable du traitement, dans les meilleurs délais, la rectification des données à caractère personnel la concernant qui sont inexactes » (RGPD, article 16).\n\nC'est particulièrement important avec une transcription automatique.\n\nUne IA peut mal retranscrire :\n\n* un nom propre ;\n* un montant ;\n* une date ;\n* une décision ;\n* l'identité de la personne qui a parlé.\n\n### Peuvent-elles demander l'effacement ?\n\n**Oui, dans les conditions prévues par le RGPD.**\n\nLa personne concernée « a le droit d'obtenir du responsable du traitement l'effacement, dans les meilleurs délais, de données à caractère personnel la concernant » (RGPD, article 17, paragraphe 1).\n\nUne personne peut demander l'effacement de ses données personnelles, mais cette demande doit être examinée au regard de la finalité du traitement et des éventuelles obligations de conservation.\n\n### Peuvent-elles s'opposer à l'enregistrement ?\n\n**Oui lorsque le traitement repose sur l'intérêt légitime, dans les conditions prévues par le RGPD.**\n\nLa personne concernée « a le droit de s'opposer à tout moment, pour des raisons tenant à sa situation particulière, à un traitement des données à caractère personnel la concernant fondé sur l'article 6, paragraphe 1, point e) ou f) » (RGPD, article 21, paragraphe 1).\n\nLe droit d'opposition accompagne donc directement le choix de cette base légale.\n\n### Dans quel délai devez-vous répondre ?\n\n**En principe, dans un délai d'un mois.** Le responsable du traitement répond « dans les meilleurs délais et en tout état de cause dans un délai d'un mois à compter de la réception de la demande » (RGPD, article 12, paragraphe 3).\n\nEncore faut-il être capable de retrouver rapidement les réunions concernées.\n\nUne bibliothèque correctement organisée facilite donc aussi l'exercice des droits. L'accord de traitement de Leexi prévoit à son article 7 que Leexi vous assiste dans les réponses aux personnes concernées.\n\n---\n\n## Quelles obligations lorsque l'IA prend les notes ?\n\nL'IA ajoute un traitement au simple enregistrement.\n\nLe fonctionnement peut être résumé ainsi :\n\n**audio → transcription → analyse → compte rendu → stockage.**\n\nChaque étape doit être comprise dans votre cadre de protection des données.\n\n### Que fait concrètement l'IA ?\n\nElle peut :\n\n* transcrire les échanges ;\n* identifier les intervenants ;\n* extraire les décisions ;\n* identifier les actions ;\n* produire un compte rendu ;\n* organiser les échéances.\n\nLe compte rendu n'est donc pas simplement une copie de l'enregistrement : il résulte d'un traitement supplémentaire.\n\nCe traitement se relit. Les cas rencontrés le montrent : un compte rendu produit pour une réunion que l'assistant n'avait pas suivie, une suite de nombres retranscrite que personne n'avait prononcée (3 juin), un nom de produit remplacé par celui d'une autre société dans un résumé (12 mars), et quatre comptes rendus rédigés en anglais au lieu du français en janvier. Le droit de rectification des participants suppose que quelqu'un, chez vous, relise avant de diffuser.\n\n### Où sont stockées les données ?\n\nC'est l'une des premières questions à poser à votre fournisseur.\n\nChez Leexi, les enregistrements, transcriptions et comptes rendus restent en région Paris, sur AWS. Au-delà d'un certain volume de licences, un hébergement chez Scaleway peut être choisi. Les dix sous-traitants de Leexi sont nommés à l'article 6.1 de son [accord de traitement des données](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdpa_fr.pdf), avec leur rôle et leur zone d'hébergement : AWS, Azure, Google Workspace, Gladia, New Relic, Eleven Labs, Scaleway, Cloudflare, Mailgun et Mistral. Tout ajout de sous-traitant vous est notifié, avec quinze jours pour vous y opposer (article 6.2).\n\n### Qui traite les données ?\n\nLe fournisseur de l'outil intervient en tant que sous-traitant dans le cadre prévu par le RGPD.\n\nDans le cas de Leexi, OpenAI fournit le modèle de langage et Leexi l'exécute via Azure France, en circuit fermé.\n\n### Faut-il un DPA avec le fournisseur ?\n\n**Oui, lorsque le fournisseur agit comme sous-traitant.**\n\nL'article 28 du RGPD prévoit que « le traitement par un sous-traitant est régi par un contrat ou un autre acte juridique […] qui lie le sous-traitant à l'égard du responsable du traitement, définit l'objet et la durée du traitement, la nature et la finalité du traitement, le type de données à caractère personnel et les catégories de personnes concernées, et les obligations et les droits du responsable du traitement » (paragraphe 3).\n\nLe DPA de Leexi est public, en version 2.0 depuis le 6 juillet 2026 ([version française](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdpa_fr.pdf)). Il est accepté à la souscription, essai gratuit compris. Il fixe la conservation par défaut à deux ans maximum, réductible sur demande ou dans les paramètres (article 9.1), la restitution ou la suppression de toutes les données en fin de contrat (article 11.2), la notification d'une violation de données sous 24 heures (article 5.4), et un droit d'audit une fois par an (article 10.1). La certification ISO 27001:2022 y est citée à l'article 5.3, et les documents de conformité sont réunis sur le [Trust Center](https:\u002F\u002Ftrust.leexi.ai).\n\nC'est ce document que votre service juridique demandera généralement sous le nom de **DPA**. Ce qu'il doit contenir et ce que celui de Leexi prévoit sont détaillés sur la page [DPA et outil de prise de notes IA](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fdpa-accord-traitement-donnees\u002F).\n\n### L'IA utilise-t-elle vos conversations pour entraîner ses modèles ?\n\n**Cela dépend du fournisseur.**\n\nC'est donc un point à vérifier avant de choisir votre outil.\n\nChez Leexi, les conversations n'entraînent aucun modèle, sur tous les comptes. L'engagement est écrit dans la [politique de confidentialité](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fpolitique-de-confidentialite) et dans la [FAQ conformité](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Ffaq-conformite-souverainete\u002F), et détaillé sur la page [non-entraînement de l'IA sur vos réunions](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fnon-entrainement-ia-donnees-de-reunion\u002F).\n\n---\n\n## Comment informer les participants qu'une IA enregistre la réunion ?\n\nVous pouvez utiliser une formulation simple et précise. Pour une réunion avec invitation, l'e-mail préalable envoyé par Leexi fait la première annonce, et son texte s'adapte à votre société et à votre finalité. L'annonce orale complète cet e-mail.\n\n### Avant une réunion\n\n> « Avant de commencer : j'enregistre la réunion et un assistant IA en rédige le compte rendu, avec les décisions et les actions. Le compte rendu sera partagé aux participants. L'enregistrement est conservé [durée] puis supprimé. Est-ce que quelqu'un s'y oppose ? »\n\n### Pour une réunion interne\n\n> « Comme d'habitude, la réunion est enregistrée et le compte rendu est généré automatiquement. Il arrive dans la bibliothèque partagée avec les décisions et les tâches. Si vous préférez que je coupe pour un point précis, dites-le. »\n\n### Pour un client ou un prospect\n\n> « Avant qu'on entre dans le sujet : est-ce que vous êtes d'accord pour que j'enregistre notre échange ? Un assistant IA me rédige le compte rendu, ça m'évite de prendre des notes pendant qu'on se parle. »\n\n---\n\n## Quelles sont les erreurs à éviter ?\n\n### 1. Enregistrer sans prévenir\n\nC'est l'une des erreurs les plus évidentes.\n\nVous lancez l'enregistrement depuis votre téléphone et oubliez simplement d'en informer les personnes présentes. Un participant belge écrivait le 1er avril, après une réunion, qu'il ne se souvenait pas qu'on lui ait demandé son consentement.\n\n### 2. Ne pas définir la finalité\n\n« On garde les réunions au cas où » n'est pas une politique de conservation.\n\nVous devez savoir pourquoi vous enregistrez et combien de temps les données restent utiles.\n\n### 3. Conserver tous les enregistrements indéfiniment\n\nDeux ans de réunions accumulées sans règle de suppression constituent un stock de données personnelles difficile à contrôler. Le client qui voulait garder ses anciennes conversations à réception de l'alerte de suppression (19 mai) et celui qui voulait une conservation de quinze jours (2 avril) ont le même problème : aucun des deux n'avait décidé de la durée avant.\n\n### 4. Donner accès à toute l'entreprise\n\nUn compte rendu de comité de direction n'a pas vocation à être accessible par défaut à toute l'organisation. Le client qui ne pouvait pas isoler les entretiens sur la rémunération de ses analyses globales (8 avril) l'a découvert après coup.\n\n### 5. Laisser chacun utiliser son propre outil\n\nVous multipliez alors les fournisseurs, les traitements, les emplacements de stockage et les contrats à contrôler. Un responsable constatait le 26 janvier que « les comptes rendus de rendez-vous vont sur le drive perso de chaque commercial ». Un prospect décrivait en mai son « mode débrouille, dictaphone de l'iPhone, transcription, puis Cloud ».\n\n### 6. Enregistrer toutes les réunions automatiquement\n\nLa CNIL indique que « l'employeur ne peut pas mettre en place un dispositif d'écoute ou d'enregistrement permanent ou systématique ».\n\nL'automatisation ne doit donc pas supprimer la nécessité de définir un cadre. L'assistant qui entre sans admission (30 janvier) et le compte rendu produit pour une réunion non suivie sont deux effets d'un enregistrement réglé sur « tout, par défaut ».\n\n---\n\n## Comment enregistrer une réunion avec Leexi ?\n\nUne fois le cadre RGPD défini, l'utilisation de l'outil se résume à quelques étapes.\n\n### 1. Rejoindre la réunion\n\nLeexi peut rejoindre vos réunions Teams, Google Meet, Zoom, Webex, Jitsi et Apizee depuis votre agenda. Treize connecteurs de téléphonie couvrent les appels.\n\nPour une réunion physique, l'enregistrement peut être lancé depuis l'application mobile iOS ou Android, ou depuis un ordinateur.\n\n### 2. Transcrire les échanges\n\nAprès la réunion, vous récupérez la transcription à côté du compte rendu.\n\n### 3. Générer le compte rendu\n\nLe compte rendu reprend notamment les décisions, les actions et les échéances.\n\nVous choisissez un template de résumé par type de réunion, et vous interrogez l'ensemble de vos réunions avec Ask Leexi. Onze connecteurs CRM envoient le compte rendu dans la fiche du contact.\n\n### 4. Gérer les accès\n\nVous définissez les collaborateurs autorisés à consulter les comptes rendus, par équipe et par dossier.\n\n### 5. Contrôler les données\n\nLeexi indique notamment un hébergement en région Paris, une option Scaleway, une exécution du modèle via Azure France en circuit fermé, le chiffrement des données en transit et au repos et l'absence d'entraînement sur vos conversations. La durée de conservation se règle dans les paramètres, et une réunion se supprime depuis la bibliothèque. Les certifications et audits sont réunis dans la [section sécurité et conformité](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002F).\n\n---\n\n## Quelles difficultés rencontrent réellement les utilisateurs ?\n\nLes questions juridiques ne sont pas les seules difficultés rencontrées en pratique.\n\nSur **1 141 demandes reçues par le support de Leexi entre janvier et juin 2026**, **51 portent sur l'enregistrement d'une réunion et sur ce qui vient après** : 19 sur le consentement et l'information des participants, 27 sur l'enregistrement en salle ou depuis l'application mobile, 9 sur un rendez-vous commercial, 7 sur un appel téléphonique, 4 sur un entretien de recrutement, 2 sur un comité de direction, 2 sur un comité de pilotage, 1 sur une réunion de chantier.\n\nLes motifs les plus fréquents sur l'ensemble concernent le téléversement depuis le mobile, la connexion de l'assistant aux réunions, la transcription des appels, les droits d'accès et la suppression.\n\nCela donne une autre lecture du problème :\n\n**le sujet n'est pas seulement « ai-je le droit d'enregistrer ? »**\n\nIl faut aussi savoir :\n\n**où va l'enregistrement → qui peut le voir → combien de temps il reste → comment il est supprimé.**\n\n---\n\n## Enregistrer une réunion professionnelle : ce qu'il faut retenir\n\nAvant d'enregistrer une réunion, vérifiez ces six points :\n\n* **Information** : les participants savent-ils qu'ils sont enregistrés ?\n* **Finalité** : pourquoi conservez-vous l'enregistrement ?\n* **Base légale** : quel fondement juridique utilisez-vous ?\n* **Conservation** : quand l'audio et la transcription seront-ils supprimés ?\n* **Accès** : qui peut consulter les données ?\n* **Sous-traitants** : savez-vous qui traite vos données et où elles sont stockées ?\n\nSi une IA intervient, ajoutez un septième point :\n\n**les participants savent-ils qu'un système d'IA traite l'enregistrement pour produire le compte rendu ?**\n\n## Questions fréquentes\n\n### Peut-on enregistrer une réunion interne sans demander le consentement de chaque salarié ?\n\nOui, sur le fondement de l'intérêt légitime, après information préalable et test de balance des intérêts (RGPD, article 6, paragraphe 1, point f). La CNIL rappelle que les salariés ne sont « que très rarement en mesure de donner, de refuser ou de révoquer librement leur consentement » : le consentement se réserve aux personnes extérieures, client, prospect ou candidat.\n\n### Que risque-t-on à enregistrer une réunion sans prévenir les participants ?\n\nLe Code pénal punit « d'un an d'emprisonnement et de 45 000 euros d'amende » la captation de paroles prononcées à titre privé ou confidentiel sans le consentement de leur auteur (article 226-1). S'y ajoute un manquement à l'obligation d'information du RGPD (article 13), qui expose le responsable de traitement à une sanction de la CNIL.\n\n### Faut-il passer devant le CSE avant de déployer un outil de prise de notes IA ?\n\nPour l'enregistrement des appels, la CNIL impose que « les instances représentatives du personnel doivent être informées et consultées avant toute décision d'installer » le dispositif. Pour les réunions, les déploiements observés attendent le passage devant le CSE, et le prévoir dans le calendrier évite un blocage après la signature.\n\n### Quelle durée de conservation régler dans l'outil ?\n\nCelle que votre finalité justifie, et pas la durée maximale disponible. Chez Leexi, la conservation par défaut est de deux ans maximum, réductible dans les paramètres ou sur demande (accord de traitement, article 9.1). La CNIL retient six mois pour l'audio des appels au travail et un an pour les documents d'analyse : ces repères servent de référence pour une réunion.\n\n### Que demander au fournisseur avant de signer ?\n\nCinq pièces : l'accord de traitement au sens de l'article 28 du RGPD, la liste nommée des sous-traitants avec leur zone d'hébergement, la localisation des données, l'engagement écrit de non-entraînement des modèles sur vos conversations, et le délai de notification d'une violation. Leexi publie son [DPA](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fdpa-accord-traitement-donnees\u002F) avec dix sous-traitants nommés, un hébergement en région Paris, une notification sous 24 heures et un droit d'audit annuel.\n\n### Un participant peut-il exiger la suppression de l'enregistrement après la réunion ?\n\nOui, au titre du droit à l'effacement (RGPD, article 17), sous réserve de la finalité du traitement et des obligations de conservation qui s'imposent à vous. Vous répondez dans un délai d'un mois (article 12, paragraphe 3), ce qui suppose de retrouver la réunion dans votre bibliothèque. L'accord de traitement de Leexi prévoit son assistance dans ces réponses (article 7).\n\n### Un téléphone ou un dictaphone sont-ils soumis aux mêmes règles ?\n\nOui. Le support ne change ni l'obligation d'information, ni la base légale, ni la conservation. Il change la pratique : en salle, aucun assistant n'est visible et l'annonce se fait à l'oral, et le fichier reste sur l'appareil après téléversement. Le détail est sur la page [enregistrer une réunion en présentiel](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-une-reunion-en-presentiel-rgpd\u002F).\n---\n\n## En résumé\n\n**Enregistrer une réunion est possible.**\n\nMais le bon réflexe n'est pas seulement de demander :\n\n> « Ai-je le droit d'enregistrer ? »\n\nIl faut plutôt vérifier toute la chaîne :\n\n**informer → enregistrer → transcrire → analyser → partager → conserver → supprimer.**\n\nC'est cette chaîne complète qui doit être encadrée par votre politique de protection des données.\n\n**Vous voulez le compte rendu de vos réunions sans le rédiger ?** [Réserver une démonstration](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)\n\n## Sources\n\nTextes relevés sur sources primaires le 22 août 2026.\n\n* RGPD, articles 4, 5, 6, 7, 12, 13, 15, 16, 17, 21, 28 et 32\n* Code pénal, article 226-1\n* CNIL, Écoute et enregistrement des appels sur le lieu de travail\n* Règlement européen sur l'intelligence artificielle, article 50\n* Leexi, Accord de traitement de données, version 2.0 en vigueur à compter du 6 juillet 2026\n* CNIL, Référentiel relatif aux traitements de données à caractère personnel mis en œuvre aux fins de gestion du personnel, adopté le 21 novembre 2019, modifié le 23 mai 2022 (relevé le 2 septembre 2026)\n\nDonnées d'usage : demandes clients et échanges commerciaux de Leexi, janvier à juin 2026, anonymisés.\n\n*Cette page décrit le cadre applicable. Elle ne constitue pas un avis juridique.*\n","2026-08-22T07:47:54.707Z","2026-09-04T09:29:02.952Z","2026-09-08T11:34:22.384Z",{"id":516,"documentId":483,"metaTitle":517,"metaDescription":518,"slug":519,"heroTitle":520,"heroUnderTitle":521,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":215,"heroVideoUrl":68,"blog":522,"createdAt":523,"updatedAt":524,"publishedAt":525,"locale":74,"__type":132},25003,"Professionele vergadering opnemen: RG","Deelnemers informeren, wettelijke basis kiezen, bewaartermijn beperken en toegang controleren volgens de AVG voor het opnemen van vergaderingen.","\u002Fnl\u002Fveiligheid\u002Fcertificeringen-audits-naleving-regelgeving\u002Fprofessionele-vergadering-opnemen-gdpr\u002F","Professionele vergadering opnemen: welke AVG-regels?","Regels vóór opname en veranderingen als AI-meeting het verslag maakt.","Wilt u een vergadering opnemen om automatisch een transcriptie of verslag te krijgen? Dat kan, maar u moet regels volgen: deelnemers informeren, een wettelijke basis kiezen, bewaartermijn beperken en toegang tot bestanden controleren.\n\n**Als een AI-meeting het transcript of verslag maakt, moet u ook de betrokkenen over deze verwerking informeren.**\n\n## Mag je een professionele vergadering opnemen?\n\n**Ja, maar niet zonder regels.**\n\nEen opname bevat stemmen, namen, functies en uitspraken. Dit is een verwerking van persoonsgegevens volgens de AVG.\n\nU moet onder meer:\n\n* deelnemers vóór opname informeren;\n* uw wettelijke basis bepalen;\n* het doel van de opname vaststellen;\n* bewaartermijn beperken;\n* toegang beperken;\n* deelnemersrechten waarborgen.\n\nOpnames zonder medeweten van aanwezigen zijn strafbaar volgens het Wetboek van Strafrecht, met gevangenis en boete (artikel 226-1).\n\n### Is een vergadering een persoonsgegeven?\n\n**Ja.**\n\nDe AVG definieert persoonsgegevens als \"alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare persoon\" (artikel 4, lid 1).\n\nStemmen, namen, functies en uitspraken kunnen deelnemers identificeren.\n\nTranscripties en verslagen vallen ook hieronder.\n\n### Waarom is de AVG van toepassing?\n\nOmdat u meerdere verwerkingen uitvoert:\n\n**opnemen → transcriberen → opslaan → delen → eventueel verwijderen.**\n\nHet medium maakt niet uit.\n\nOf u nu opneemt met telefoon, dictafoon, computer of een AI-meeting die aan een videovergadering deelneemt, u verwerkt persoonsgegevens. Praktische regels verschillen: zie [opname in zaal](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-une-reunion-en-presentiel-rgpd\u002F), [telefoonopname](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-appel-telephonique-rgpd\u002F) en [bouwplaatsbezoek](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fnl\u002Fveiligheid\u002Fcertificeringen-audits-naleving-regelgeving\u002Feen-bouwvergadering-opnemen-gdpr\u002F).\n\n### Welke gegevens worden opgenomen?\n\nAfhankelijk van het hulpmiddel kunt u bewaren:\n\n* audio;\n* transcriptie;\n* namen van sprekers;\n* datum van vergadering;\n* duur;\n* verslag;\n* genomen besluiten;\n* toegewezen acties.\n\nSoms komen ook gevoelige gegevens aan het licht, zoals gezondheid, gezinssituatie of politieke mening.\n\n---\n\n## Moet u deelnemers vooraf informeren?\n\n**Ja.**\n\nDe informatie moet vóór of bij het verzamelen van gegevens gegeven worden (AVG, artikel 13, lid 1).\n\nAlleen zeggen \"de vergadering wordt opgenomen\" is vaak niet genoeg.\n\n### Wanneer informeren?\n\n**Vóór de opname start.**\n\nPraktisch kan dit in de uitnodiging en bij aanvang van de vergadering.\n\nDit is belangrijk als iemand later aansluit.\n\n### Wat vertellen?\n\nDe CNIL adviseert deelnemers te informeren over het bestaan van de opname, de verantwoordelijke en het doel.\n\nLeg simpel uit:\n\n**wie neemt op → waarom → wat wordt opgenomen → wat gebeurt met de data.**\n\n### Moet u melden dat AI-meeting het verslag maakt?\n\n**Ja.**\n\nAudio-opname en AI-verwerking zijn aparte stappen.\n\nDe Europese AI-verordening vereist dat mensen weten dat ze met een AI-systeem communiceren (artikel 50, lid 1). Dit geldt sinds 2 augustus 2026 en is de verantwoordelijkheid van de leverancier; uw informatieplicht komt uit de AVG en CNIL-richtlijnen.\n\nAls een assistant de vergadering transcribeert en automatisch een verslag maakt, moet u dit melden.\n\nU kunt zeggen:\n\n> \"De vergadering wordt opgenomen en een AI-meeting maakt automatisch het verslag.\"\n\nAls iemand later aansluit, geeft u dezelfde informatie vóórdat die spreekt.\n\n### Wat als iemand later binnenkomt?\n\n**Informeer die persoon vóór spreken.**\n\nIn videovergaderingen ziet men vaak de assistant in de deelnemerslijst; fysiek niet altijd.\n\nU kunt zeggen:\n\n> \"Ik informeer u dat de vergadering wordt opgenomen en een AI-meeting het verslag maakt. Als u dat niet wilt, stop ik de opname.\"\n\n---\n\n## Welke wettelijke basis voor opname?\n\n**Afhankelijk van wie en de context.**\n\nBelangrijk zijn gerechtvaardigd belang en toestemming. Zie details voor [commerciële afspraak](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-rendez-vous-commercial-rgpd\u002F), [sollicitatiegesprek](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-entretien-de-recrutement-rgpd\u002F), [directiecomité](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-comite-de-direction-rgpd\u002F) en [stuurgroep](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-comite-de-pilotage-rgpd\u002F).\n\n### Gerechtvaardigd belang?\n\n**Ja, vooral voor interne vergaderingen.**\n\nArtikel 6 AVG staat verwerking toe als noodzakelijk voor gerechtvaardigde belangen, tenzij de rechten van betrokkenen zwaarder wegen.\n\nU moet een belangenafweging maken en deelnemers informeren.\n\n### Toestemming?\n\n**Ja, als dit passende basis is.**\n\nToestemming is een vrije, specifieke, geïnformeerde en ondubbelzinnige wilsuiting (AVG, artikel 4, punt 11).\n\nDe verwerkingsverantwoordelijke moet kunnen aantonen dat toestemming is gegeven (artikel 7, lid 1).\n\nEen tijdstempel helpt bewijs.\n\n### Mag u zonder toestemming opnemen tussen collega’s?\n\n**Ja, als gerechtvaardigd belang geldt, na informatie en belangenafweging.**\n\nDe situatie werknemer-werkgever verschilt van klant of prospect.\n\n### Mag u klanten of prospects opnemen?\n\n**Ja, maar u moet toestemming vragen als dat de basis is.**\n\nVraag akkoord vóór opname.\n\nWeigert men, dan neemt u niet op.\n\n---\n\n## Hoe lang bewaren?\n\n**Zolang nodig voor het doel, niet langer.**\n\nDe AVG vereist dat gegevens niet langer worden bewaard dan nodig (artikel 5, lid 1, punt e).\n\nEen bibliotheek met jaren aan vergaderingen zonder verwijderbeleid is een probleem.\n\n### Hoe lang audio bewaren?\n\nDe CNIL adviseert maximaal zes maanden voor werkgerelateerde opnames.\n\nVraag uzelf af: wanneer is audio niet meer nuttig?\n\nNa goedkeuring van het verslag kan de originele opname minder waarde hebben.\n\n### Hoe lang transcriptie bewaren?\n\nCNIL zegt: analyse-documenten tot één jaar.\n\nBewaartermijn hangt af van doel en verwerking.\n\n### Wat met oude opnames?\n\n**Plan verwijdering.**\n\nVertrouw niet op gebruikersgeheugen.\n\nEen effectief beleid omvat:\n\n**aanmaak → bewaren → vervaldatum → verwijderen.**\n\n---\n\n## Wie mag toegang tot opnames?\n\n**Alleen wie het voor werk nodig heeft.**\n\nOpnames bevatten meer info dan het eindverslag.\n\nMaak onderscheid in toegangsrechten.\n\n### Wie mag audio, transcriptie en verslag zien?\n\nDe drie bestanden dienen verschillende doelen.\n\nBijvoorbeeld:\n\n* verslag delen met deelnemers;\n* transcriptie beperkt toegankelijk maken;\n* audio alleen bewaren als echt nodig.\n\nToegang moet proportioneel zijn.\n\n### Moet data versleuteld worden?\n\n**Beveiliging moet risicogeschikt zijn.**\n\nDe AVG vereist passende technische en organisatorische maatregelen, zoals pseudonimisering en encryptie (artikel 32, lid 1).\n\nHet [Leexi compliance dossier](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fnl\u002Fveiligheid\u002Fcertificeringen-audits-naleving-regelgeving\u002Ffaq-naleving-soevereiniteit\u002F) beschrijft hosting, onderaannemers en certificeringen.\n\nBeveiliging van opslag en overdracht is cruciaal bij leverancierskeuze.\n\n---\n\n## Welke rechten hebben deelnemers?\n\nDeelnemers hebben rechten volgens de AVG.\n\n### Recht op inzage?\n\n**Ja.**\n\nBetrokkene kan bevestiging vragen of gegevens worden verwerkt (artikel 15, lid 1).\n\nDit geldt voor audio, transcriptie en verslag.\n\n### Recht op correctie?\n\n**Ja.**\n\nBetrokkene kan onjuiste persoonsgegevens laten corrigeren (artikel 16).\n\nBelangrijk bij automatische transcriptie.\n\nAI kan fouten maken in:\n\n* namen;\n* bedragen;\n* data;\n* besluiten;\n* sprekeridentiteit.\n\n### Recht op wissen?\n\n**Ja, volgens AVG voorwaarden.**\n\nBetrokkene kan verwijdering vragen (artikel 17).\n\nVerzoek wordt beoordeeld op doel en bewaarplicht.\n\n### Recht van bezwaar?\n\n**Ja, bij verwerking op gerechtvaardigd belang (artikel 21).**\n\nBetrokkene kan bezwaar maken om persoonlijke redenen.\n\n### Reactietermijn?\n\n**Meestal binnen één maand.**\n\nVerantwoordelijke reageert \"zonder onnodige vertraging en uiterlijk binnen een maand\" (artikel 12, lid 3).\n\nEen goed georganiseerde bibliotheek helpt rechten uitoefenen.\n\n---\n\n## Verplichtingen bij AI-notities?\n\nAI voegt verwerking toe aan opname.\n\nProces:\n\n**audio → transcriptie → analyse → verslag → opslag.**\n\nElke stap moet binnen uw privacykader passen.\n\n### Wat doet AI concreet?\n\n* gesprekken transcriberen;\n* sprekers identificeren;\n* besluiten extraheren;\n* acties herkennen;\n* verslag maken;\n* deadlines organiseren.\n\nVerslag is geen kopie van opname, maar extra verwerking.\n\n### Waar worden data opgeslagen?\n\nVraag dit aan uw leverancier.\n\nBij Leexi blijven opnames, transcripties en verslagen in regio Parijs op AWS. Bij veel licenties kan hosting via Scaleway.\n\n### Wie verwerkt data?\n\nLeverancier is verwerker volgens AVG.\n\nLeexi gebruikt OpenAI voor taalmodel, uitgevoerd via Azure Frankrijk in gesloten circuit.\n\n### Is een DPA nodig?\n\n**Ja, als leverancier verwerker is.**\n\nArtikel 28 AVG vereist contract tussen verwerkingsverantwoordelijke en verwerker (DPA).\n\n### Gebruikt AI uw gesprekken voor training?\n\n**Hangt af van leverancier.**\n\nControleer dit vóór keuze.\n\nLeexi gebruikt gesprekken niet voor modeltraining.\n\n---\n\n## Hoe deelnemers informeren over AI-opname?\n\nGebruik eenvoudige, duidelijke formuleringen.\n\n### Voor een vergadering\n\n> \"Voor we beginnen: ik neem de vergadering op en een AI-meeting maakt het verslag met besluiten en acties. Het verslag wordt gedeeld. De opname wordt [duur] bewaard en daarna verwijderd. Heeft iemand bezwaar?\"\n\n### Voor interne vergadering\n\n> \"Zoals gewoonlijk wordt de vergadering opgenomen en het verslag automatisch gemaakt. Het komt in de gedeelde bibliotheek met besluiten en taken. Wilt u dat ik stop voor een punt, zeg het dan.\"\n\n### Voor klant of prospect\n\n> \"Voordat we starten: gaat u akkoord met opname? Een AI-meeting maakt het verslag, zo hoef ik geen notities te maken.\"\n\n---\n\n## Veelgemaakte fouten\n\n### 1. Opnemen zonder informeren\n\nEen veelvoorkomende fout.\n\nU start opname op telefoon en vergeet deelnemers te informeren.\n\n### 2. Doel niet vastleggen\n\n\"We bewaren vergaderingen voor het geval\" is geen beleid.\n\nWeet waarom en hoelang u bewaart.\n\n### 3. Alles onbeperkt bewaren\n\nJaren aan vergaderingen zonder verwijderbeleid is lastig te beheren.\n\n### 4. Toegang voor heel bedrijf\n\nVerslag van directiecomité is niet voor iedereen.\n\n### 5. Iedereen eigen tool laten gebruiken\n\nLevert veel leveranciers, verwerkingen, opslagplekken en contracten op.\n\n### 6. Automatisch alle vergaderingen opnemen\n\nCNIL zegt: \"Werkgever mag geen permanente of systematische opname inrichten.\"\n\nAutomatisering vervangt geen kader.\n\n---\n\n## Hoe opnemen met Leexi?\n\nNa vaststellen AVG-kader volgt gebruik in stappen.\n\n### 1. Vergadering joinen\n\nLeexi kan Teams, Meet en Zoom meetings joinen via agenda.\n\nVoor fysieke vergadering start opname via mobiele app.\n\n### 2. Gesprekken transcriberen\n\nNa vergadering ontvangt u transcriptie naast verslag.\n\n### 3. Verslag genereren\n\nVerslag bevat besluiten, acties en deadlines.\n\nPas formaat aan per vergadertype.\n\n### 4. Toegang beheren\n\nBepaal wie verslagen mag zien.\n\n### 5. Data controleren\n\nLeexi biedt hosting in Parijs, optie Scaleway, uitvoering via Azure Frankrijk, encryptie in transit en rust, en geen training op gesprekken.\n\n---\n\n## Praktische problemen gebruikers\n\nJuridische vragen zijn niet de enige uitdaging.\n\nUit **1.141 supporttickets jan-jun 2026** blijken problemen met mobiele opname, verbindingen met sales meetings, telefonische transcripties en toegangsrechten.\n\nDit geeft ander inzicht:\n\n**Het gaat niet alleen om \"mag ik opnemen?\"**\n\nMaar ook:\n\n**waar gaat opname heen → wie ziet het → hoe lang blijft het → hoe wordt het verwijderd.**\n\n---\n\n## Samenvatting opname professionele vergadering\n\nControleer voor opname deze zes punten:\n\n* **Informatie**: weten deelnemers dat ze opgenomen worden?\n* **Doel**: waarom bewaart u opname?\n* **Wettelijke basis**: welke juridische grondslag?\n* **Bewaring**: wanneer verwijdert u audio en transcriptie?\n* **Toegang**: wie mag data zien?\n* **Verwerkers**: weet u wie data verwerkt en waar?\n\nBij AI komt een zevende punt:\n\n**Weten deelnemers dat AI-meeting opname verwerkt voor verslag?**\n\n## Veelgestelde vragen\n\n### Is het legaal een professionele vergadering op te nemen?\n\nJa, mits u het juiste kader volgt: informeren, wettelijke basis, doel en bewaartermijn.\n\n### Moet u deelnemers informeren?\n\nJa, vóór of bij dataverzameling.\n\n### Mag u opnemen zonder toestemming?\n\nSoms, vooral intern met gerechtvaardigd belang na belangenafweging.\n\n### Mag u klanten of prospects opnemen?\n\nJa, maar vraag toestemming als dat de basis is.\n\n### Mag u opnemen met telefoon?\n\nJa, het medium verandert de regels niet.\n\n### Mag u AI gebruiken voor notities?\n\nJa, maar deelnemers moeten geïnformeerd worden.\n\n### Hoe lang bewaren?\n\nAfhankelijk van doel. CNIL adviseert max zes maanden voor werkgerelateerde audio, tot een jaar voor analyse-documenten.\n\n### Kan deelnemer verwijdering vragen?\n\nJa, volgens AVG-recht op wissen.\n\n---\n\n## Conclusie\n\n**Opnemen van vergaderingen is mogelijk.**\n\nMaar vraag niet alleen:\n\n> \"Mag ik opnemen?\"\n\nControleer de hele keten:\n\n**informeren → opnemen → transcriberen → analyseren → delen → bewaren → verwijderen.**\n\nDeze keten moet uw privacybeleid regelen.\n\n**Wilt u verslagen zonder zelf te schrijven?** [Plan een demo](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)\n\n## Bronnen\n\nPrimaire bronnen geraadpleegd op 22 augustus 2026.\n\n* AVG artikelen 4, 5, 6, 7, 12, 13, 15, 16, 17, 21, 28, 32\n* Wetboek van Strafrecht artikel 226-1\n* CNIL, Luisteren en opnemen van werktelefoongesprekken\n* Europese AI-verordening artikel 50\n\n*Deze pagina beschrijft het toepasselijke kader en is geen juridisch advies.*\n","2026-08-24T12:23:05.533Z","2026-09-04T09:29:14.879Z","2026-09-08T11:34:22.972Z",{"id":527,"documentId":303,"metaTitle":528,"metaDescription":529,"slug":530,"heroTitle":531,"heroUnderTitle":532,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":215,"heroVideoUrl":68,"blog":533,"createdAt":534,"updatedAt":535,"publishedAt":536,"locale":74,"__type":132},25006,"Vergadering opnemen op locatie: GDPR-","In de zaal is geen assistent zichtbaar: info wordt mondeling gegeven. Wettelijke basis, bewaartermijn en kopie op telefoon.","\u002Fnl\u002Fveiligheid\u002Fcertificeringen-audits-naleving-regelgeving\u002Feen-vergadering-op-locatie-opnemen-gdpr\u002F","Vergadering opnemen op locatie: welke GDPR-regels?","In de zaal ziet niemand dat er wordt opgenomen. Wat u moet zeggen en wanneer.","U neemt een vergadering op locatie op met uw telefoon om een verslag te krijgen? Dat kan, maar fysiek aanwezig zijn brengt een uitdaging mee die videoconferenties niet hebben: er is geen assistent zichtbaar, dus niemand ziet dat er wordt opgenomen.\n\n**De informatie wordt mondeling gegeven en herhaald aan iedereen die binnenkomt.**\n\n## Mag je een vergadering op locatie opnemen?\n\n**Ja, maar niet zonder regels voor de verwerking.**\n\nEen opname in een zaal bevat stemmen, namen, functies en uitspraken. Dit is dus een verwerking van persoonsgegevens volgens de GDPR, net als bij een videoconferentie.\n\nU moet onder meer:\n\n* mondeling informeren vóór de opname start;\n* uw wettelijke basis bepalen;\n* het doel van de opname vastleggen;\n* bewaartermijn beperken;\n* omgaan met de kopie op de telefoon;\n* deelnemers hun rechten laten uitoefenen.\n\nOpnames zonder medeweten van aanwezigen zijn strafbaar volgens het Wetboek van Strafrecht, met gevangenisstraffen en boetes voor het schenden van privacy (artikel 226-1).\n\n### Is een opname in een zaal een persoonsgegeven?\n\n**Ja.**\n\nDe GDPR definieert persoonsgegevens als \"alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon\" (artikel 4, lid 1).\n\nRond de tafel kunnen stemmen, genoemde namen en uitspraken elke deelnemer identificeren.\n\nOok transcripties en verslagen vallen hieronder.\n\n### Waarom is de GDPR van toepassing op een opname via telefoon?\n\nOmdat u meerdere opeenvolgende verwerkingen uitvoert:\n\n**opnemen → uploaden → transcriberen → opslaan → delen → eventueel verwijderen.**\n\nHet gebruikte apparaat verandert het principe niet.\n\nEen smartphone op tafel valt onder dezelfde regels als een assistent die deelneemt aan een videoconferentie. Het algemene kader staat op de pagina [professionele vergadering opnemen](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-une-reunion-professionnelle-rgpd\u002F).\n\n### Welke gegevens worden in een zaal opgenomen?\n\nAfhankelijk van het gebruikte hulpmiddel kunt u bewaren:\n\n* audio van de ruimte;\n* transcriptie;\n* namen van sprekers;\n* datum van de vergadering;\n* duur;\n* verslag;\n* genomen besluiten;\n* toegewezen acties.\n\nEen zaal vangt meer op dan een videoconferentie: gesprekken vóór de officiële start, privégesprekken, mensen die door de ruimte lopen.\n\nEen deelnemer kan ook zijn gezondheid, gezinssituatie of politieke mening bespreken.\n\n---\n\n## Moet je deelnemers informeren vóór opname in de zaal?\n\n**Ja.**\n\nDe informatie moet **voor of bij het verzamelen van de gegevens** worden gegeven. De GDPR vereist dat dit gebeurt \"op het moment dat de gegevens worden verkregen\" (artikel 13, lid 1).\n\nIn de zaal is deze aankondiging het enige teken voor deelnemers.\n\n### Wanneer informeren?\n\n**Vóór de opname start.**\n\nIn de praktijk kunt u dit in de uitnodiging vermelden en bij aanvang van de vergadering herhalen.\n\nDeze tweede stap is cruciaal bij fysieke bijeenkomsten, waar niets visueel opneemt.\n\n### Wat moet u zeggen?\n\nDe CNIL adviseert om deelnemers te informeren over: het bestaan van het systeem; de verantwoordelijke voor de verwerking; de doeleinden.\n\nU moet eenvoudig uitleggen:\n\n**wie opneemt → waarom → wat wordt opgenomen → wat er met de data gebeurt.**\n\n### Moet u vermelden dat een AI het verslag maakt?\n\n**Ja.**\n\nDe audio-opname en de verwerking door AI zijn twee aparte handelingen.\n\nDe Europese AI-verordening vereist dat \"leveranciers ervoor zorgen dat AI-systemen die direct met mensen communiceren duidelijk maken dat het om AI gaat\" (artikel 50, lid 1). Deze verplichtingen gelden sinds 2 augustus 2026 en richten zich op de leverancier; uw informatieplicht komt uit de GDPR en CNIL-richtlijnen.\n\nBij videoconferenties is de assistent zichtbaar in de deelnemerslijst; in de zaal niet, dus mondeling informeren is essentieel.\n\nU kunt bijvoorbeeld zeggen:\n\n> \"De vergadering wordt opgenomen via mijn telefoon en een AI-assistent maakt automatisch het verslag.\"\n\n### Wat als iemand tijdens de vergadering binnenkomt?\n\n**Informeer die persoon voordat hij spreekt.**\n\nDit komt vaak voor: iemand die binnenkomt heeft de opening niet gehoord.\n\nU kunt zeggen:\n\n> \"Ik informeer u voordat u spreekt: de vergadering wordt opgenomen en een AI-assistent maakt het verslag. Als u bezwaar hebt, zegt u het en stop ik de opname.\"\n\n---\n\n## Welke wettelijke basis voor opname op locatie?\n\n**De basis hangt vooral af van wie er aanwezig is.**\n\nDe twee belangrijkste zijn gerechtvaardigd belang en toestemming.\n\n### Gerechtvaardigd belang gebruiken?\n\n**Ja, vooral bij interne vergaderingen.**\n\nArtikel 6 GDPR staat verwerking toe als \"noodzakelijk voor de gerechtvaardigde belangen van de verwerkingsverantwoordelijke, tenzij de belangen of fundamentele rechten van betrokkenen zwaarder wegen\" (lid 1, f).\n\nU moet een belangenafweging doen en deelnemers informeren.\n\n### Toestemming gebruiken?\n\n**Ja, als toestemming de juiste basis is.**\n\nToestemming is \"een vrije, specifieke, geïnformeerde en ondubbelzinnige wilsuiting\" (artikel 4, lid 11). De verantwoordelijke moet kunnen aantonen dat toestemming is gegeven (artikel 7, lid 1).\n\nIn de zaal is bewijs lastiger dan bij videoconferenties; een tijdstempel bij opname helpt.\n\n### Opnemen zonder toestemming bij interne vergadering?\n\n**Ja, mogelijk op basis van gerechtvaardigd belang, na informeren en belangenafweging.**\n\n### Opnemen bij klantafspraak?\n\n**Ja, maar u moet toestemming vragen als dat de basis is.**\n\nDit geldt zodra een extern persoon aanwezig is: klant, kandidaat, externe spreker. Zie details voor [commerciële afspraak](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-rendez-vous-commercial-rgpd\u002F), [sollicitatiegesprek](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-entretien-de-recrutement-rgpd\u002F) of [bouwplaatsbezoek](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fnl\u002Fveiligheid\u002Fcertificeringen-audits-naleving-regelgeving\u002Feen-bouwvergadering-opnemen-gdpr\u002F).\n\nWeigert die persoon, dan neemt u niet op.\n\n---\n\n## Hoe lang bewaart u een opname op locatie?\n\n**Zo lang als nodig is voor het doel, niet langer.**\n\nDe GDPR vereist dat persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan noodzakelijk (artikel 5, lid 1, e).\n\nFysiek aanwezig zijn maakt het lastig: de opname bestaat op twee plekken.\n\n### Hoe lang audio bewaren?\n\nDe CNIL zegt dat opnames van werkgesprekken maximaal zes maanden mogen worden bewaard.\n\nVraag uzelf af:\n\n**Wanneer is de audio niet meer nuttig?**\n\n### Hoe lang transcriptie bewaren?\n\nDe CNIL zegt dat analysematerialen tot een jaar mogen worden bewaard.\n\nDe bewaartermijn hangt af van uw doel en verwerking.\n\n### Wat met de kopie op de telefoon?\n\n**U moet deze behandelen als het origineel.**\n\nEen opname gestart op mobiel bestaat op het apparaat en online.\n\nAls uw bewaarbeleid alleen online kopieën dekt, regelt u slechts een deel van de verwerking:\n\n**telefoon → upload → online account → verwijder beide kopieën.**\n\n---\n\n## Wie mag een opname op locatie bekijken?\n\n**Alleen wie het voor het werk nodig heeft.**\n\nEen zaalopname bevat meer info dan een eindverslag, inclusief gesprekken vóór en na de vergadering.\n\n### Wie mag audio, transcriptie en verslag raadplegen?\n\nDe bestanden dienen verschillende doelen.\n\nU kunt bijvoorbeeld:\n\n* het verslag delen met deelnemers;\n* toegang tot transcriptie beperken;\n* audio alleen bewaren voor strikt noodzakelijke doeleinden.\n\nAudio verdient de strengste toegang.\n\n### Moet u data versleutelen?\n\n**Beveiliging moet passen bij het risico.**\n\nDe GDPR vereist passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder pseudonimisering en encryptie (artikel 32, lid 1).\n\nHet [Leexi-conformiteitsdossier](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fnl\u002Fveiligheid\u002Fcertificeringen-audits-naleving-regelgeving\u002Ffaq-naleving-soevereiniteit\u002F) beschrijft hosting, onderaannemers en certificeringen.\n\nVeiligheid van opslag en overdracht is een belangrijk selectiecriterium.\n\n---\n\n## Welke rechten hebben deelnemers?\n\nOpgenomen personen hebben GDPR-rechten.\n\n### Kunnen ze toegang vragen?\n\n**Ja.**\n\nZe hebben recht op bevestiging of hun persoonsgegevens worden verwerkt (artikel 15, lid 1). Dit geldt voor audio, transcriptie en verslag.\n\n### Kunnen ze correctie vragen?\n\n**Ja.**\n\nZe mogen onjuiste persoonsgegevens laten corrigeren (artikel 16).\n\nDit is belangrijk in de zaal, waar meerdere mensen soms tegelijk spreken.\n\nAI kan verkeerd transcriberen:\n\n* namen;\n* bedragen;\n* data;\n* besluiten;\n* wie sprak.\n\n### Kunnen ze verwijdering vragen?\n\n**Ja, binnen de GDPR-voorwaarden.**\n\nZe mogen verwijdering vragen (artikel 17, lid 1).\n\nVerzoeken worden beoordeeld op doel en bewaarplicht.\n\n### Kunnen ze bezwaar maken tegen opname?\n\n**Ja, als verwerking op gerechtvaardigd belang is gebaseerd (artikel 21, lid 1).**\n\n### Wanneer moet u reageren?\n\n**Binnen een maand.**\n\nDe verantwoordelijke moet binnen een maand reageren (artikel 12, lid 3).\n\nU moet de betreffende opname kunnen terugvinden in uw bibliotheek.\n\n---\n\n## Welke verplichtingen bij AI-notulering?\n\nAI voegt verwerking toe aan opname.\n\nProces:\n\n**audio → upload → transcriptie → analyse → verslag → opslag.**\n\nUpload is specifiek voor fysieke bijeenkomsten en faalt het vaakst.\n\n### Wat doet AI precies?\n\nHet kan:\n\n* gesprekken transcriberen;\n* sprekers identificeren;\n* besluiten extraheren;\n* acties herkennen;\n* verslag maken;\n* deadlines organiseren.\n\n### Waar worden data opgeslagen?\n\nVraag dit aan uw leverancier.\n\nBij Leexi blijven opnames, transcripties en verslagen in de regio Parijs op AWS. Bij veel licenties kan hosting bij Scaleway.\n\n### Wie verwerkt de data?\n\nDe leverancier is verwerker volgens GDPR.\n\nLeexi gebruikt OpenAI voor het taalmodel, uitgevoerd via Azure France in gesloten circuit.\n\n### Is een DPA nodig?\n\n**Ja, als leverancier verwerker is.**\n\nArtikel 28 vereist een contract tussen verwerkingsverantwoordelijke en verwerker.\n\n### Gebruikt AI uw gesprekken om modellen te trainen?\n\n**Dat hangt af van de leverancier.**\n\nBij Leexi worden gesprekken niet gebruikt voor training, op alle accounts.\n\n---\n\n## Hoe deelnemers informeren in de zaal?\n\nGebruik eenvoudige, duidelijke formuleringen.\n\n### Bij aanvang vergadering\n\n> \"Voor we beginnen: ik neem de vergadering op met mijn telefoon en een AI-assistent maakt het verslag met besluiten en acties. Het verslag wordt gedeeld. De opname wordt [duur] bewaard en daarna verwijderd. Heeft iemand bezwaar?\"\n\n### Voor interne zaalvergadering\n\n> \"Net als bij onze visio’s neem ik op en wordt het verslag automatisch gemaakt. Het komt in de gedeelde bibliotheek. Wilt u dat ik voor een punt stop, zegt u het.\"\n\n### Voor klantafspraak\n\n> \"Voordat we beginnen: gaat u akkoord met opname? Een AI-assistent maakt het verslag, dat scheelt mij notities tijdens ons gesprek.\"\n\n---\n\n## Veelgemaakte fouten\n\n### 1. Opnemen zonder informeren\n\nIn een zaal is er geen visueel teken dat er wordt opgenomen, makkelijker te vergeten dan bij visio.\n\n### 2. Alleen bij start informeren\n\nBinnenkomers horen niets en gaan praten.\n\n### 3. Bestanden op telefoon laten staan\n\nUpload blijft vaak op apparaat. Als beleid dit niet dekt, is verwerking onvolledig.\n\n### 4. App sluiten vóór upload klaar is\n\nMeest voorkomende reden dat opnames niet in bibliotheek komen.\n\n### 5. Gedeeld account voor zaal gebruiken\n\nMeerdere personen onder één identiteit, verstoort toewijzing en toegang.\n\n### 6. Alle vergaderingen automatisch opnemen\n\nCNIL zegt: \"werkgever mag geen permanente of systematische opname inrichten\".\n\n---\n\n## Hoe opnemen met Leexi?\n\nNa GDPR-kader volgt een paar stappen.\n\n### 1. Opname starten\n\nKan via [mobiele app](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fnl\u002Fuse-cases\u002Fia-notitie-tool-op-locatie\u002F), geen extra zaalapparatuur nodig.\n\n### 2. Upload opname\n\nNa vergadering wordt opname naar online account gestuurd, verwerking start.\n\n### 3. Transcriberen en verslag maken\n\nU krijgt transcriptie en verslag met besluiten, acties en deadlines.\n\n### 4. Toegang beheren\n\nU bepaalt wie verslagen mag zien.\n\n### 5. Data controleren\n\nLeexi biedt hosting in Parijs, optie Scaleway, uitvoering via Azure France, encryptie en geen training op gesprekken.\n\n---\n\n## Praktische moeilijkheden gebruikers\n\nJuridische vragen zijn niet de enige problemen.\n\nVan **1.141 supporttickets jan-jun 2026** gaan **27 over zaal- of mobiele opname**. Meest voorkomende issues: upload mislukt, opname na vergadering kwijt, opname stopt of vangt maar deel, verkeerde toewijzing van uitspraken.\n\nGeen ticket vraagt of opnemen toegestaan is.\n\nDit geeft een andere kijk:\n\n**Het gaat niet alleen om \"mag ik opnemen?\"**\n\nMaar ook:\n\n**waar gaat opname heen → wie mag het zien → hoe lang blijft het → hoe wordt het verwijderd.**\n\n---\n\n## Samenvatting opnemen op locatie\n\nControleer voor opname deze zes punten:\n\n* **Informatie**: weten aanwezigen dat ze worden opgenomen, ook laatkomers?\n* **Doel**: waarom bewaart u opname?\n* **Wettelijke basis**: gerechtvaardigd belang intern, toestemming extern?\n* **Bewaring**: wanneer verwijdert u audio en transcriptie, online en op telefoon?\n* **Toegang**: wie mag data zien?\n* **Verwerkers**: weet u wie data verwerkt en waar?\n\nBij AI komt er een zevende bij:\n\n**Weten deelnemers dat AI opname verwerkt voor verslag?**\n\n## Veelgestelde vragen\n\n### Is het legaal om een vergadering op locatie op te nemen?\n\nJa, mits u het geldende kader respecteert: informeren, wettelijke basis, doel en bewaartermijn.\n\n### Is speciale microfoon of apparatuur nodig?\n\nNee. Een smartphone met app is voldoende, geen zaalapparatuur.\n\n### Hoe informeren als geen assistent zichtbaar is?\n\nMondeling, vóór opname start en bij elke binnenkomer.\n\n### Kan je opnemen vanaf een computer?\n\nGebruikers vragen dit vaak. Mobiele app is de standaard voor zaalvergaderingen.\n\n### Komt het verslag in CRM?\n\nJa, net als bij videoconferentie: transcriptie, verslag, synchronisatie.\n\n### Hoe lang bewaren?\n\nAfhankelijk van doel. CNIL zegt max 6 maanden voor werkoproepen, tot 1 jaar voor analyse. Denk aan kopie op telefoon.\n\n### Kan deelnemer verwijdering vragen?\n\nJa, volgens GDPR-recht op verwijdering.\n\n---\n\n## Conclusie\n\n**Opnemen in de zaal is mogelijk.**\n\nMaar vraag niet alleen:\n\n> \"Mag ik opnemen?\"\n\nControleer de hele keten, inclusief kopie op telefoon:\n\n**informeren → opnemen → uploaden → transcriberen → delen → bewaren → beide kopieën verwijderen.**\n\nDeze keten moet uw privacybeleid regelen.\n\n**Houdt u vergaderingen op locatie?** [Test Leexi bij uw volgende fysieke vergadering](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)\n\n## Bronnen\n\nPrimaire bronnen geraadpleegd op 22 augustus 2026.\n\n* GDPR artikelen 4, 5, 6, 7, 12, 13, 15, 16, 17, 21, 28, 32\n* Wetboek van Strafrecht artikel 226-1\n* CNIL, Luisteren en opnemen op werkplek\n* Europese AI-verordening artikel 50\n\n*Deze pagina beschrijft het toepasselijke kader. Het is geen juridisch advies.*\n","2026-08-24T13:10:28.125Z","2026-09-04T09:31:54.044Z","2026-09-08T11:34:23.208Z",{"id":538,"documentId":483,"metaTitle":539,"metaDescription":540,"slug":541,"heroTitle":542,"heroUnderTitle":543,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":236,"heroVideoUrl":68,"blog":544,"createdAt":545,"updatedAt":546,"publishedAt":547,"locale":241,"__type":132},25010,"Grabar reunión profesional: reglas RG","Informar, base legal, limitar conservación y controlar accesos: lo que exige el RGPD antes de grabar una reunión.","\u002Fes\u002Fseguridad\u002Fcertificaciones-auditorias-cumplimiento\u002Fgrabar-una-reunion-profesional-rgpd\u002F","Grabar una reunión profesional: ¿qué reglas RGPD?","Normas a seguir antes de grabar y cambios cuando una IA redacta el informe.","¿Quieres grabar una reunión para obtener automáticamente una transcripción o un informe? Es posible, pero debes cumplir varias reglas: informar a los participantes, elegir una base legal, limitar la conservación y controlar el acceso a los archivos.\n\n**Si una IA interviene para transcribir o redactar el informe, también debes informar a las personas afectadas sobre este tratamiento.**\n\n## ¿Se puede grabar una reunión profesional?\n\n**Sí, pero no sin regular el tratamiento.**\n\nUna grabación de reunión contiene voces, nombres, cargos y declaraciones. Por tanto, constituye un tratamiento de datos personales según el RGPD.\n\nDebes, entre otras cosas:\n\n* informar a los participantes antes de grabar;\n* determinar la base legal;\n* definir el propósito de la grabación;\n* limitar el tiempo de conservación;\n* restringir los accesos;\n* permitir el ejercicio de los derechos de los participantes.\n\nGrabar sin consentimiento de los presentes es delito según el Código Penal, que castiga con «un año de prisión y 45.000 euros de multa el hecho, por cualquier medio, de vulnerar voluntariamente la intimidad de la vida privada de otro: 1° Captando, grabando o transmitiendo, sin consentimiento, palabras privadas o confidenciales» (artículo 226-1).\n\n### ¿Es una grabación de reunión un dato personal?\n\n**Sí.**\n\nEl RGPD define dato personal como «cualquier información relativa a una persona física identificada o identificable» (artículo 4, punto 1).\n\nUna voz, nombre, cargo o declaraciones durante una reunión pueden identificar a un participante.\n\nLa transcripción y el informe también están afectados.\n\n### ¿Por qué se aplica el RGPD a una reunión grabada?\n\nPorque realizas varios tratamientos sucesivos:\n\n**grabar → transcribir → almacenar → compartir → eventualmente eliminar.**\n\nEl soporte usado no cambia el principio.\n\nYa sea con teléfono, grabadora, ordenador o asistente en videoconferencia, tratas datos personales. Las condiciones prácticas varían: consulta [grabación en sala](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-une-reunion-en-presentiel-rgpd\u002F), [grabación de llamada telefónica](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-appel-telephonique-rgpd\u002F) y [caso de visita a obra](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fes\u002Fseguridad\u002Fcertificaciones-auditorias-cumplimiento\u002Fgrabar-una-reunion-de-obra-rgpd\u002F).\n\n### ¿Qué datos se graban?\n\nSegún la herramienta, puedes conservar:\n\n* audio;\n* transcripción;\n* nombres de participantes;\n* fecha de la reunión;\n* duración;\n* informe;\n* decisiones tomadas;\n* acciones asignadas.\n\nAlgunas conversaciones pueden revelar datos sensibles, incluso si no se previeron.\n\nUn participante puede mencionar su salud, situación familiar u opinión política.\n\n---\n\n## ¿Hay que avisar antes de grabar?\n\n**Sí.**\n\nLa información debe darse **antes o al momento de recoger los datos**. El texto exige que se proporcione «cuando se obtienen los datos» (RGPD, artículo 13, párrafo 1).\n\nDecir solo «la reunión se graba» no siempre cubre toda la información necesaria.\n\n### ¿Cuándo avisar?\n\n**Antes de iniciar la grabación.**\n\nPuedes informar en la invitación y recordar al inicio.\n\nEsto es clave si alguien se une tarde.\n\n### ¿Qué decir?\n\nLa CNIL indica que «los empleados y interlocutores (clientes, por ejemplo) deben ser informados sobre: existencia del sistema; identidad del responsable; finalidades».\n\nDebes explicar claramente:\n\n**quién graba → por qué → qué se graba → qué se hará con los datos.**\n\n### ¿Hay que decir que una IA redacta el informe?\n\n**Sí.**\n\nLa grabación y el procesamiento por IA son operaciones distintas.\n\nEl reglamento europeo de IA exige que «los sistemas de IA que interactúan con personas informen que es un sistema de IA» (artículo 50, párrafo 1). Estas obligaciones aplican desde el 2 de agosto de 2026 y afectan al proveedor; tu obligación de informar viene del RGPD y CNIL.\n\nSi un asistente transcribe y genera el informe automáticamente, debes indicarlo.\n\nPuedes decir:\n\n> «La reunión se graba y un asistente IA redacta el informe automáticamente.»\n\nSi alguien llega tarde, informa antes de que hable.\n\n### ¿Qué hacer si alguien llega durante la reunión?\n\n**Informarle antes de que hable.**\n\nEn videoconferencia, el asistente aparece en la lista; en reunión física, puede no notarlo.\n\nPuedes decir:\n\n> «Le aviso antes de que hable: la reunión se graba y un asistente IA redacta el informe. Si tiene problema, dígame y paro la grabación.»\n\n---\n\n## ¿Qué base legal usar para grabar?\n\n**Depende de la persona grabada y contexto.**\n\nLas bases principales son interés legítimo y consentimiento. El fundamento varía según la reunión: consulta [cita comercial](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-rendez-vous-commercial-rgpd\u002F), [entrevista](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-entretien-de-recrutement-rgpd\u002F), [comité directivo](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-comite-de-direction-rgpd\u002F) o [comité de pilotaje](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-comite-de-pilotage-rgpd\u002F).\n\n### ¿Se puede usar interés legítimo?\n\n**Sí, especialmente en reuniones internas.**\n\nEl artículo 6 permite tratamiento «necesario para intereses legítimos del responsable o tercero, salvo prevalencia de derechos fundamentales» (párrafo 1, f).\n\nDebes hacer un **test de balance** e informar.\n\n### ¿Se puede usar consentimiento?\n\n**Sí, cuando es base adecuada.**\n\nConsentimiento es «manifestación libre, específica, informada y unívoca de aceptación» (RGPD, artículo 4, punto 11).\n\nEl responsable debe demostrarlo (artículo 7, párrafo 1).\n\nConsentimiento con fecha es prueba.\n\n### ¿Se puede grabar entre colaboradores sin consentimiento?\n\n**Sí, si se basa en interés legítimo, tras información y test.**\n\nLa situación empleado-empleador difiere de cliente o prospecto.\n\n### ¿Se puede grabar cliente o prospecto?\n\n**Sí, pero debes obtener su consentimiento si es base.**\n\nPide permiso antes de grabar.\n\nSi niega, no grabes.\n\n---\n\n## ¿Cuánto conservar una grabación?\n\n**Solo lo necesario para el fin, no más.**\n\nEl RGPD exige datos «conservados solo el tiempo necesario para el fin» (artículo 5, párrafo 1, e).\n\nUna biblioteca con años sin reglas genera problemas de gobernanza.\n\n### ¿Cuánto conservar audio?\n\nPara llamadas laborales, CNIL indica máximo seis meses.\n\nPregúntate:\n\n**¿Cuándo deja de ser útil el audio?**\n\nTras validar el informe, la grabación puede perder utilidad.\n\n### ¿Cuánto conservar transcripción?\n\nCNIL indica hasta un año para documentos de análisis.\n\nDepende de tu finalidad y tratamiento.\n\n### ¿Qué hacer con grabaciones antiguas?\n\n**Planifica su eliminación.**\n\nNo dependas de la memoria de usuarios.\n\nPolítica eficaz debe cubrir:\n\n**creación → conservación → vencimiento → eliminación.**\n\n---\n\n## ¿Quién accede a grabaciones?\n\n**Solo quienes lo necesiten para su trabajo.**\n\nUna grabación tiene más info que un informe final.\n\nDistingue niveles de acceso.\n\n### ¿Quién puede ver audio, transcripción e informe?\n\nNo siempre se necesita acceso a los tres.\n\nPuedes:\n\n* compartir informe con participantes;\n* limitar acceso a transcripción;\n* conservar audio solo si justificado.\n\nEl acceso debe ser proporcional.\n\n### ¿Hay que cifrar datos?\n\n**La seguridad debe ajustarse al riesgo.**\n\nEl RGPD exige «medidas técnicas y organizativas adecuadas, incluyendo seudonimización y cifrado» (artículo 32, párrafo 1).\n\nEl [dossier de conformidad de Leexi](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fes\u002Fseguridad\u002Fcertificaciones-auditorias-cumplimiento\u002Ffaq-cumplimiento-soberania\u002F) detalla hosting, subcontratistas y certificaciones.\n\nAl elegir proveedor, verifica seguridad en almacenamiento y transferencias.\n\n---\n\n## Derechos de los participantes\n\nLos grabados tienen derechos según RGPD.\n\n### ¿Pueden pedir acceso a sus datos?\n\n**Sí.**\n\nTienen derecho a confirmar si se tratan sus datos (artículo 15, párrafo 1). Incluye audio, transcripción e informe.\n\n### ¿Pueden pedir rectificación?\n\n**Sí.**\n\nDerecho a corregir datos inexactos (artículo 16).\n\nImportante con transcripción automática.\n\nIA puede errar en:\n\n* nombres propios;\n* montos;\n* fechas;\n* decisiones;\n* identidad del hablante.\n\n### ¿Pueden pedir eliminación?\n\n**Sí, según RGPD.**\n\nPueden solicitar borrado (artículo 17, párrafo 1), pero se evalúa según finalidad y obligaciones.\n\n### ¿Pueden oponerse a grabación?\n\n**Sí, si se basa en interés legítimo.**\n\nPueden oponerse por situación particular (artículo 21, párrafo 1).\n\nEste derecho acompaña la base legal.\n\n### ¿Cuándo responder?\n\n**Generalmente en un mes.**\n\nResponsable debe responder «lo antes posible y en todo caso en un mes» (artículo 12, párrafo 3).\n\nUna biblioteca organizada facilita el ejercicio.\n\n---\n\n## Obligaciones cuando IA toma notas\n\nIA añade tratamiento a la grabación.\n\nProceso:\n\n**audio → transcripción → análisis → informe → almacenamiento.**\n\nCada paso debe estar en tu marco de protección.\n\n### ¿Qué hace la IA?\n\nPuede:\n\n* transcribir;\n* identificar participantes;\n* extraer decisiones;\n* identificar acciones;\n* producir informe;\n* organizar plazos.\n\nEl informe no es copia, sino resultado de tratamiento.\n\n### ¿Dónde se almacenan datos?\n\nPregunta a proveedor.\n\nEn Leexi, grabaciones, transcripciones e informes se alojan en región París, en AWS. Con volumen alto, opción Scaleway.\n\n### ¿Quién trata datos?\n\nProveedor actúa como encargado según RGPD.\n\nLeexi usa modelo OpenAI ejecutado en Azure Francia, circuito cerrado.\n\n### ¿Se necesita DPA con proveedor?\n\n**Sí, si es encargado.**\n\nArtículo 28 exige contrato que defina objeto, duración, naturaleza, finalidad, tipo de datos, categorías y obligaciones.\n\nEste documento es el **DPA**.\n\n### ¿La IA usa conversaciones para entrenar?\n\n**Depende del proveedor.**\n\nVerifica antes de elegir.\n\nLeexi no usa conversaciones para entrenar modelos.\n\n---\n\n## Cómo informar que IA graba reunión\n\nUsa formulación clara.\n\n### Antes de reunión\n\n> «Antes de empezar: grabo la reunión y un asistente IA redacta el informe con decisiones y acciones. Se compartirá con participantes. La grabación se conserva [duración] y luego se elimina. ¿Alguien se opone?»\n\n### Para reunión interna\n\n> «Como siempre, la reunión se graba y el informe se genera automáticamente. Está en la biblioteca compartida con decisiones y tareas. Si quieres que pare para un punto, dime.»\n\n### Para cliente o prospecto\n\n> «Antes de empezar: ¿aceptas que grabe? Un asistente IA redacta el informe, así no tomo notas mientras hablamos.»\n\n---\n\n## Errores a evitar\n\n### 1. Grabar sin avisar\n\nError común.\n\nGrabas desde teléfono y olvidas informar.\n\n### 2. No definir finalidad\n\n«Guardamos reuniones por si acaso» no es política.\n\nDebes saber por qué y cuánto tiempo.\n\n### 3. Guardar grabaciones indefinidamente\n\nDos años sin reglas es problema.\n\n### 4. Dar acceso a toda la empresa\n\nInforme de comité no debe ser accesible a todos.\n\n### 5. Que cada uno use su herramienta\n\nMultiplica proveedores, tratamientos, almacenamientos y contratos.\n\n### 6. Grabar todas las reuniones automáticamente\n\nCNIL dice «empleador no puede poner sistema de escucha o grabación permanente o sistemática».\n\nAutomatizar no elimina necesidad de marco.\n\n---\n\n## Cómo grabar con Leexi\n\nCon marco RGPD definido, sigue pasos:\n\n### 1. Unirse a reunión\n\nLeexi puede unirse a Teams, Meet y Zoom desde agenda.\n\nEn reunión física, inicia grabación desde app móvil.\n\n### 2. Transcribir\n\nTras reunión, obtén transcripción junto al informe.\n\n### 3. Generar informe\n\nIncluye decisiones, acciones y plazos.\n\nAdapta formato según tipo.\n\n### 4. Gestionar accesos\n\nDefine quién puede ver informes.\n\n### 5. Controlar datos\n\nLeexi ofrece hosting en París, opción Scaleway, modelo en Azure Francia cerrado, cifrado en tránsito y reposo, sin entrenamiento con tus conversaciones.\n\n---\n\n## Dificultades reales de usuarios\n\nNo solo legales.\n\nEn **1.141 tickets entre enero y junio 2026**, problemas comunes: grabación en app móvil, conexión a reuniones comerciales, transcripciones telefónicas y derechos de acceso.\n\nEsto muestra otra perspectiva:\n\n**no solo «¿puedo grabar?»**\n\nTambién:\n\n**¿dónde va grabación → quién la ve → cuánto dura → cómo se elimina?**\n\n---\n\n## Resumen\n\n**Grabar reunión es posible.**\n\nPero no basta con preguntar:\n\n> «¿Tengo derecho a grabar?»\n\nHay que verificar toda cadena:\n\n**informar → grabar → transcribir → analizar → compartir → conservar → eliminar.**\n\nEsta cadena debe estar en tu política de protección.\n\n**¿Quieres informes sin redactarlos?** [Reserva demo](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)\n\n## Fuentes\n\nTextos consultados el 22 agosto 2026.\n\n* RGPD, artículos 4,5,6,7,12,13,15,16,17,21,28,32\n* Código Penal, artículo 226-1\n* CNIL, Escucha y grabación en trabajo\n* Reglamento europeo IA, artículo 50\n\n*Esta página describe el marco aplicable. No es asesoría legal.*\n","2026-08-24T12:24:26.930Z","2026-09-04T09:29:25.781Z","2026-09-08T11:34:23.545Z",{"id":549,"documentId":291,"metaTitle":550,"metaDescription":551,"slug":552,"heroTitle":553,"heroUnderTitle":554,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":236,"heroVideoUrl":68,"blog":555,"createdAt":556,"updatedAt":557,"publishedAt":558,"locale":241,"__type":132},25014,"Grabar una cita comercial: las reglas del RGPD","Cliente externo: se requiere su consentimiento antes de grabar. Base legal, prueba de consentimiento, copia en CRM.","\u002Fes\u002Fseguridad\u002Fcertificaciones-auditorias-cumplimiento\u002Fgrabar-una-reunion-comercial-rgpd\u002F","Grabar una cita comercial: ¿qué reglas RGPD?","La única reunión donde tu interlocutor es externo a tu organización y lo que eso implica.","¿Grabas tus citas con clientes para obtener el acta y rellenar tu CRM sin volver a teclear nada? Es posible, pero la cita comercial es la única reunión en la que tu interlocutor no pertenece a tu organización.\n\n**Eso cambia la base legal, y cambia lo que debes decir antes de iniciar la grabación.**\n\n## ¿Se puede grabar una cita comercial?\n\n**Sí, pero no sin encuadrar el tratamiento.**\n\nLa grabación de una cita contiene el nombre de tu contacto, su cargo, sus objeciones y sus compromisos. Constituye, por tanto, un tratamiento de datos personales en el sentido del RGPD.\n\nDebes, en particular:\n\n* pedir el acuerdo de tu interlocutor antes de grabar;\n* determinar tu base legal;\n* definir la finalidad de la grabación;\n* limitar el plazo de conservación;\n* tratar también la copia enviada al CRM;\n* permitir a tu interlocutor ejercer sus derechos.\n\nGrabar sin que lo sepan las personas presentes entra además en el ámbito del Código Penal francés, que castiga «con un año de prisión y 45 000 euros de multa el hecho de atentar voluntariamente, por cualquier medio, contra la intimidad de la vida privada de otra persona: 1.º captando, grabando o transmitiendo, sin el consentimiento de su autor, palabras pronunciadas a título privado o confidencial» (artículo 226-1).\n\n### ¿La grabación de una cita es un dato personal?\n\n**Sí.**\n\nEl RGPD define el dato personal como «toda información sobre una persona física identificada o identificable» (artículo 4, punto 1).\n\nUn acta comercial nombra a tu contacto, su cargo y, a veces, detalles sobre su situación.\n\nLa transcripción y los campos rellenados en el CRM también están afectados.\n\n### ¿Por qué el RGPD se aplica aún más aquí?\n\nPorque la persona grabada no es tu empleada, y porque realizas varios tratamientos sucesivos:\n\n**grabar → transcribir → redactar → enviar al CRM → conservar → suprimir.**\n\nNinguna relación laboral te vincula con tu interlocutor, y no tiene ninguna razón para aceptar la grabación por defecto. El marco común a todas las reuniones se detalla en la página [grabar una reunión profesional](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fes\u002Fseguridad\u002Fcertificaciones-auditorias-cumplimiento\u002Fgrabar-una-reunion-profesional-rgpd\u002F).\n\n### ¿Qué datos se graban?\n\nSegún la herramienta utilizada, puedes conservar:\n\n* el audio de la conversación;\n* la transcripción;\n* el nombre de los participantes;\n* la fecha de la cita;\n* el acta;\n* las necesidades expresadas;\n* las objeciones;\n* los próximos pasos.\n\nEstos elementos pasan después a tu CRM, lo que crea una segunda copia en otro sistema.\n\n---\n\n## ¿Hay que avisar al cliente antes de grabar?\n\n**Sí.**\n\nLa información debe darse **antes o en el momento en que se recogen los datos**. El texto exige que se facilite «en el momento en que estos se obtengan» (RGPD, artículo 13, apartado 1).\n\nEn una cita comercial, informar no basta: también pides su acuerdo.\n\n### ¿Cuándo hay que avisarle?\n\n**Antes de iniciar la grabación.**\n\nEn la práctica, puedes mencionarlo en la invitación y después plantear la pregunta oralmente al inicio.\n\nLa invitación informa. Solo el intercambio oral permite a tu interlocutor negarse.\n\n### ¿Qué hay que decirle?\n\nLa CNIL indica que «los empleados y los interlocutores (clientes, por ejemplo) deben ser informados, en particular: de la existencia del dispositivo; de la identidad del responsable del tratamiento; de las finalidades perseguidas».\n\nDebes poder explicar, por tanto, de forma sencilla:\n\n**quién graba → por qué → qué se graba → qué se hará con los datos.**\n\nLa CNIL añade que «los interlocutores deben ser informados de su derecho de oposición antes del final de la conversación telefónica».\n\n### ¿Basta con una notificación enviada antes de la cita?\n\n**No: informa, pero no recoge ningún acuerdo.**\n\nComprueba también su contenido. Indica a tu cliente qué empresa organiza la reunión, lo que puede ser un problema cuando perteneces a una filial y no quieres comunicar el nombre de la matriz.\n\n### ¿Hay que precisar que una IA redacta el acta?\n\n**Sí.**\n\nLa grabación de audio y el tratamiento que realiza después la IA son dos operaciones que conviene distinguir.\n\nEl Reglamento europeo de inteligencia artificial prevé que «los proveedores garantizarán que los sistemas de IA destinados a interactuar directamente con personas físicas se diseñen y desarrollen de forma que las personas físicas de que se trate estén informadas de que están interactuando con un sistema de IA» (artículo 50, apartado 1). Estas obligaciones se aplican desde el 2 de agosto de 2026 y se dirigen al proveedor del sistema; tu obligación de informar procede del RGPD y de la doctrina de la CNIL.\n\nPuedes anunciar, por ejemplo:\n\n> «Grabo nuestra conversación y un asistente de IA redacta automáticamente el acta.»\n\n### ¿Qué hacer si alguien se incorpora a la cita ya empezada?\n\n**Le informas antes de que tome la palabra.**\n\nEn una cita con varias personas del lado del cliente, es frecuente.\n\n---\n\n## ¿Qué base legal usar para grabar una cita?\n\n**El consentimiento es la base más adecuada para el caso comercial.**\n\nTu interlocutor no pertenece a tu organización, y el interés legítimo fundamenta más bien los tratamientos internos.\n\n### ¿Por qué el consentimiento y no el interés legítimo?\n\n**Porque tu cliente puede negarse sin ninguna consecuencia para él.**\n\nEl consentimiento se define como «toda manifestación de voluntad libre, específica, informada e inequívoca por la que el interesado acepta, ya sea mediante una declaración o una clara acción afirmativa, el tratamiento de datos personales que le conciernen» (RGPD, artículo 4, punto 11). En una cita comercial, la condición de libertad no plantea ninguna dificultad particular.\n\n### ¿Cómo probar ese consentimiento?\n\n**El responsable del tratamiento «deberá ser capaz de demostrar que aquel consintió el tratamiento de sus datos personales» (RGPD, artículo 7, apartado 1).**\n\nUn acuerdo dado oralmente al inicio de la conversación figura en la propia grabación. Un consentimiento con marca de tiempo registrado por la herramienta permite conservar una prueba separada.\n\n### ¿Puede el cliente retirar su acuerdo?\n\n**Sí.**\n\nEl RGPD prevé que «será tan fácil retirar el consentimiento como darlo» (artículo 7, apartado 3). La supresión de la grabación sigue entonces a la solicitud.\n\n### ¿Se puede grabar a un prospecto que aún no te conoce?\n\n**Sí, en las mismas condiciones.**\n\nLa petición se hace al inicio, antes de entrar en el tema.\n\n---\n\n## ¿Cuánto tiempo conservar la grabación de una cita?\n\n**Tanto como sea necesario para la finalidad perseguida, y no más.**\n\nEl RGPD exige que los datos sean «mantenidos de forma que se permita la identificación de los interesados durante no más tiempo del necesario para los fines del tratamiento de los datos personales» (artículo 5, apartado 1, letra e).\n\nEl caso comercial añade una dificultad: el acta también vive en tu CRM.\n\n### ¿Cuánto tiempo conservar el audio?\n\nPara la escucha y grabación de llamadas en el trabajo, la CNIL indica que «las grabaciones pueden conservarse hasta seis meses como máximo».\n\nPuedes preguntarte, por tanto:\n\n**¿En qué momento el audio deja de serme útil?**\n\n### ¿Cuánto tiempo conservar el acta?\n\nLa CNIL indica que «los documentos de análisis pueden conservarse, por su parte, hasta un año».\n\nEl plazo aplicable depende, no obstante, de tu política de gestión de la relación con el cliente.\n\n### ¿Qué hacer con la copia presente en el CRM?\n\n**Debes tratarla como el original.**\n\nSuprimir la grabación sin tratar la ficha del cliente deja el dato en su sitio:\n\n**grabación → acta → ficha CRM → supresión de ambas copias.**\n\n### ¿Qué hacer con las citas que no prosperaron?\n\nUn prospecto que no se convirtió en cliente conserva sus derechos, y nada justifica mantenerlo en tus grabaciones más tiempo del necesario.\n\n---\n\n## ¿Quién puede acceder a la grabación de una cita?\n\n**Únicamente las personas que la necesitan para su trabajo.**\n\nEl comercial que llevó la conversación, su responsable y las personas que retoman el expediente.\n\n### ¿Dónde aterriza el acta?\n\n**Es una cuestión de cumplimiento tanto como de organización.**\n\nUn acta guardada en el espacio personal de un comercial escapa a la política de acceso de la organización.\n\nPuedes, por ejemplo:\n\n* definir un espacio compartido como destino por defecto;\n* limitar el acceso a las personas implicadas en el expediente;\n* comprobar dónde aterrizan las actas tras un cambio de configuración.\n\n### ¿Hay que cifrar los datos?\n\n**La seguridad debe adaptarse al riesgo.**\n\nEl RGPD exige «medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar un nivel de seguridad adecuado al riesgo, que en su caso incluya, entre otros: a) la seudonimización y el cifrado de datos personales» (artículo 32, apartado 1).\n\n---\n\n## ¿Cuáles son los derechos de tu interlocutor?\n\nLas personas grabadas disponen de los derechos previstos por el RGPD.\n\n### ¿Puede solicitar el acceso a sus datos?\n\n**Sí.**\n\nEl interesado tiene «derecho a obtener del responsable del tratamiento confirmación de si se están tratando o no datos personales que le conciernen» (RGPD, artículo 15, apartado 1). Puede afectar al audio, la transcripción y el acta.\n\nMuchos comerciales envían el acta al cliente de todos modos, lo que resuelve la cuestión antes de que se plantee.\n\n### ¿Puede solicitar una rectificación?\n\n**Sí.**\n\nEl interesado tiene «derecho a obtener sin dilación indebida del responsable del tratamiento la rectificación de los datos personales inexactos que le conciernan» (RGPD, artículo 16).\n\nEs especialmente importante con una transcripción automática.\n\nUna IA puede transcribir mal:\n\n* un nombre propio;\n* un importe;\n* un plazo;\n* una objeción;\n* la identidad de la persona que habló.\n\n### ¿Puede solicitar la supresión?\n\n**Sí, en las condiciones previstas por el RGPD.**\n\nEl interesado tiene «derecho a obtener sin dilación indebida del responsable del tratamiento la supresión de los datos personales que le conciernan» (RGPD, artículo 17, apartado 1).\n\nLa solicitud debe examinarse a la luz de la finalidad del tratamiento y de las eventuales obligaciones de conservación.\n\n### ¿Puede oponerse a la grabación?\n\n**Sí, y en una cita comercial adopta la forma de una negativa, antes o durante la conversación.**\n\nEl interesado tiene «derecho a oponerse en cualquier momento, por motivos relacionados con su situación particular, a que datos personales que le conciernan sean objeto de un tratamiento basado en lo dispuesto en el artículo 6, apartado 1, letras e) o f)» (RGPD, artículo 21, apartado 1).\n\nEntonces detienes la grabación y tomas notas.\n\n### ¿En qué plazo debes responder?\n\n**En principio, en el plazo de un mes.** El responsable del tratamiento responde «sin dilación indebida y, en cualquier caso, en el plazo de un mes a partir de la recepción de la solicitud» (RGPD, artículo 12, apartado 3).\n\n---\n\n## ¿Qué obligaciones hay cuando la IA toma las notas?\n\nLa IA añade un tratamiento a la simple grabación.\n\nEl funcionamiento puede resumirse así:\n\n**audio → transcripción → análisis → acta → ficha CRM.**\n\n### ¿Qué hace concretamente la IA?\n\nPuede:\n\n* transcribir la conversación;\n* identificar a los participantes;\n* extraer las necesidades expresadas;\n* recoger las objeciones;\n* producir un acta;\n* rellenar los campos de la ficha del cliente.\n\n### ¿Dónde se almacenan los datos?\n\nEs una de las primeras preguntas que hacer a tu proveedor.\n\nEn Leexi, las grabaciones, transcripciones y actas permanecen en la región de París, en AWS. A partir de cierto volumen de licencias, puede elegirse un alojamiento en Scaleway.\n\n### ¿Quién trata los datos?\n\nEl proveedor de la herramienta interviene como encargado del tratamiento en el marco previsto por el RGPD.\n\nTu CRM constituye un segundo encargado, y el acta que llega a él sigue el mismo razonamiento. El [expediente de cumplimiento de Leexi](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fes\u002Fseguridad\u002Fcertificaciones-auditorias-cumplimiento\u002Ffaq-cumplimiento-soberania\u002F) detalla su propia cadena de tratamiento.\n\nEn el caso de Leexi, OpenAI proporciona el modelo de lenguaje y Leexi lo ejecuta a través de Azure Francia, en circuito cerrado.\n\n### ¿Hace falta un DPA con el proveedor?\n\n**Sí, cuando el proveedor actúa como encargado del tratamiento.**\n\nEl artículo 28 del RGPD prevé que «el tratamiento por el encargado se regirá por un contrato u otro acto jurídico […] que vincule al encargado respecto del responsable y establezca el objeto, la duración, la naturaleza y la finalidad del tratamiento, el tipo de datos personales y categorías de interesados, y las obligaciones y derechos del responsable» (apartado 3).\n\n### ¿Utiliza la IA tus conversaciones para entrenar sus modelos?\n\n**Depende del proveedor.**\n\nEn Leexi, las conversaciones no entrenan ningún modelo, en todas las cuentas.\n\n---\n\n## ¿Cómo pedir el acuerdo de un cliente antes de grabar?\n\nPuedes usar una formulación sencilla y precisa.\n\n### Al inicio de la cita\n\n> «Antes de entrar en el tema: ¿te parece bien que grabe nuestra conversación? Un asistente de IA me redacta el acta, así no tengo que tomar notas mientras hablamos. Te la envío si quieres.»\n\n### Para una cita en las oficinas del cliente\n\n> «Te aviso: grabo desde mi teléfono y el acta se redacta automáticamente. Se queda dentro de mi equipo. ¿Te parece bien?»\n\n### Para una cita con varias personas del lado del cliente\n\n> «Lo aclaro para todos: la reunión se está grabando y un asistente de IA redacta el acta. Si alguno prefiere que la detenga, díganlo ahora.»\n\n---\n\n## ¿Qué errores hay que evitar?\n\n### 1. Pedir el acuerdo después de haber iniciado la grabación\n\nEl orden importa. La información se debe antes o en el momento de la recogida.\n\n### 2. Considerar que la invitación equivale a un acuerdo\n\nUna notificación enviada antes de la cita informa, no recoge consentimiento.\n\n### 3. Dejar las actas en los espacios personales\n\nSalen entonces de la política de acceso de la organización, y ya nadie sabe quién puede leerlas.\n\n### 4. Olvidar la copia presente en el CRM\n\nSuprimir la grabación sin tratar la ficha del cliente deja el dato en su sitio.\n\n### 5. Reutilizar una plantilla de acta diseñada para otro uso\n\nUna plantilla mal elegida produce secciones fuera de tema y atribuye las palabras a las personas equivocadas.\n\n### 6. Suponer que el comportamiento es idéntico en todas las plataformas\n\nEl asistente puede conectarse solo en una plataforma de videoconferencia y requerir una invitación manual en otra.\n\n---\n\n## ¿Cómo grabar una cita con Leexi?\n\nUna vez definido el marco RGPD, el uso de la herramienta se resume en unos pocos pasos.\n\n### 1. Unirse a la cita\n\nLeexi puede unirse a tus citas de Teams, Meet y Zoom desde tu agenda. Para una cita en las oficinas del cliente, la grabación puede iniciarse desde la aplicación móvil, y se aplican las reglas propias de [la grabación en sala](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fes\u002Fseguridad\u002Fcertificaciones-auditorias-cumplimiento\u002Fgrabar-una-reunion-presencial-rgpd\u002F).\n\n### 2. Avisar a los participantes\n\nPuede enviarse una notificación a los participantes antes de la cita. Su contenido y su activación se ajustan en la configuración.\n\n### 3. Generar el acta\n\nEl acta recoge, en particular, las necesidades expresadas, las objeciones, las decisiones y los próximos pasos.\n\n### 4. Rellenar el CRM\n\nEl acta y las tareas pueden sincronizarse con HubSpot, Salesforce, Pipedrive o Microsoft Dynamics, y vincularse al contacto correcto. El funcionamiento completo se describe en la página [toma de notas con IA para comerciales](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fes\u002Fcaso-de-uso\u002Fherramienta-toma-notas-ia-comerciales\u002F), y [las llamadas telefónicas](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fes\u002Fseguridad\u002Fcertificaciones-auditorias-cumplimiento\u002Fgrabar-una-llamada-telefonica-rgpd\u002F) siguen el mismo camino.\n\n### 5. Controlar los datos\n\nLeexi indica, en particular, un alojamiento en la región de París, una opción Scaleway, una ejecución del modelo a través de Azure Francia en circuito cerrado, el cifrado de los datos en tránsito y en reposo, y la ausencia de entrenamiento con tus conversaciones.\n\n---\n\n## ¿Qué dificultades encuentran realmente los usuarios?\n\nLas cuestiones jurídicas no son las únicas dificultades que se encuentran en la práctica.\n\nDe **1 141 tickets de soporte recibidos entre enero y junio de 2026**, **9 se refieren a la grabación de una cita**. Los motivos más frecuentes son, en particular, el asistente que no se une a la cita, el acta que no llega o no llega al lugar correcto, y la plantilla de acta que no corresponde al tipo de cita.\n\nEsto ofrece otra lectura del problema:\n\n**la cuestión no es solo «¿tengo derecho a grabar?»**\n\nTambién hay que saber:\n\n**adónde va el acta → quién puede verla → en qué ficha aterriza → cómo se suprime.**\n\n---\n\n## Grabar una cita comercial: lo que hay que recordar\n\nAntes de grabar una cita, comprueba estos seis puntos:\n\n* **Acuerdo**: ¿tu interlocutor ha dicho sí, oralmente, antes de la grabación?\n* **Finalidad**: ¿por qué conservas la grabación?\n* **Base legal**: ¿es el consentimiento la base elegida?\n* **Conservación**: ¿cuándo se tratarán el audio, el acta y la ficha CRM?\n* **Acceso**: ¿el acta aterriza en un espacio compartido o personal?\n* **Encargados**: ¿sabes quién trata tus datos, incluido tu CRM?\n\nSi interviene una IA, añade un séptimo punto:\n\n**¿sabe tu cliente que un sistema de IA trata la grabación para producir el acta?**\n\n## Preguntas frecuentes\n\n### ¿Hace falta el acuerdo del cliente para grabar una cita?\n\nSí, cuando el consentimiento es la base elegida. Se pide antes de iniciar la grabación.\n\n### ¿Basta con una mención en la invitación?\n\nNo. Informa, pero no recoge ningún acuerdo. La pregunta se plantea oralmente al inicio.\n\n### ¿Puede el cliente pedir una copia del acta?\n\nSí, en virtud del derecho de acceso previsto por el RGPD.\n\n### ¿Qué ocurre si el cliente rechaza la grabación?\n\nDetienes la grabación y tomas notas. La negativa se aplica de inmediato.\n\n### ¿El acta pasa al CRM sin revisión?\n\nNo. Sigue siendo editable y puede validarse antes de la sincronización.\n\n### ¿Cuánto tiempo conservar la grabación de una cita?\n\nEl plazo depende de la finalidad. Para las grabaciones de llamadas en el trabajo, la CNIL fija seis meses como máximo en el marco correspondiente, y hasta un año para los documentos de análisis. Piensa en la copia presente en el CRM.\n\n### ¿Un prospecto que no se convirtió en cliente puede pedir la supresión?\n\nSí, en las condiciones previstas por el derecho de supresión del RGPD.\n\n---\n\n## En resumen\n\n**Grabar una cita comercial es posible.**\n\nPero el buen reflejo no es solo preguntarse:\n\n> «¿Tengo derecho a grabar?»\n\nHay que verificar más bien toda la cadena, hasta la ficha del cliente:\n\n**pedir el acuerdo → grabar → transcribir → redactar → enviar al CRM → conservar → suprimir.**\n\nEs esta cadena completa la que debe encuadrar tu política de protección de datos.\n\n**¿Quieres el acta de tus citas sin redactarla?** [Probar Leexi en tu próxima cita con un cliente](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)\n\n## Fuentes\n\nTextos tomados de fuentes primarias el 22 de agosto de 2026.\n\n* RGPD, artículos 4, 5, 6, 7, 12, 13, 15, 16, 17, 21, 28 y 32\n* Código Penal francés, artículo 226-1\n* CNIL, Escucha y grabación de llamadas en el lugar de trabajo\n* Reglamento europeo de inteligencia artificial, artículo 50\n\n*Esta página describe el marco aplicable. No constituye un dictamen jurídico.*\n","2026-08-31T14:33:37.476Z","2026-09-08T11:34:16.610Z","2026-09-08T11:34:23.932Z",{"id":560,"documentId":483,"metaTitle":561,"metaDescription":562,"slug":563,"heroTitle":564,"heroUnderTitle":565,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":153,"heroVideoUrl":68,"blog":566,"createdAt":567,"updatedAt":568,"publishedAt":569,"locale":158,"__type":132},25020,"Registrare una riunione: regole GDPR","Informare, scegliere base legale, limitare conservazione e accessi: cosa impone il GDPR prima di registrare una riunione.","\u002Fit\u002Fsicurezza\u002Fcertificazioni-audit-conformita-normativa\u002Fregistrare-una-riunione-professionale-gdpr\u002F","Registrare una riunione professionale: quali regole GDPR?","Regole da rispettare prima di registrare e cosa cambia se un'IA redige il verbale.","Vuoi registrare una riunione per ottenere automaticamente trascrizione o verbale? È possibile, ma devi rispettare regole: informare i partecipanti, scegliere base legale, limitare conservazione e controllare accessi ai file.\n\n**Se un'IA trascrive o redige il verbale, devi anche informare i soggetti coinvolti di questo trattamento.**\n\n## Si può registrare una riunione professionale?\n\n**Sì, ma non senza regole precise.**\n\nUna registrazione contiene voci, nomi, ruoli e discorsi. È quindi un trattamento di dati personali ai sensi del GDPR.\n\nDevi in particolare:\n\n* informare i partecipanti prima della registrazione;\n* determinare la base legale;\n* definire la finalità della registrazione;\n* limitare la durata della conservazione;\n* limitare gli accessi;\n* permettere l'esercizio dei diritti dei partecipanti.\n\nRegistrare a loro insaputa è reato secondo il Codice penale, che punisce con un anno di reclusione e 45.000 euro di multa chi, con qualsiasi mezzo, viola la privacy altrui captando o trasmettendo parole private senza consenso (art. 226-1).\n\n### Una registrazione è dato personale?\n\n**Sì.**\n\nIl GDPR definisce dato personale come «qualsiasi informazione relativa a una persona fisica identificata o identificabile» (art. 4, par. 1).\n\nVoce, nome, ruolo o discorsi in riunione possono identificare un partecipante.\n\nAnche trascrizione e verbale sono dati personali.\n\n### Perché il GDPR si applica a una riunione registrata?\n\nPerché si effettuano trattamenti successivi:\n\n**registrare → trascrivere → archiviare → condividere → eventualmente cancellare.**\n\nIl mezzo usato non cambia il principio.\n\nChe la registrazione sia da telefono, registratore, PC o assistente in videoconferenza, tratti dati personali. Le modalità pratiche variano: vedi [registrazione in sala](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-une-reunion-en-presentiel-rgpd\u002F), [registrazione chiamata telefonica](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-appel-telephonique-rgpd\u002F) e [visita cantiere](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fit\u002Fsicurezza\u002Fcertificazioni-audit-conformita-normativa\u002Fregistrare-una-riunione-di-cantiere-gdpr\u002F).\n\n### Quali dati si registrano?\n\nA seconda dello strumento puoi conservare:\n\n* audio;\n* trascrizione;\n* nomi dei partecipanti;\n* data della riunione;\n* durata;\n* verbale;\n* decisioni;\n* azioni assegnate.\n\nAlcune conversazioni possono rivelare dati sensibili non previsti.\n\nUn partecipante può parlare di salute, famiglia o opinioni politiche.\n\n---\n\n## Bisogna avvisare prima di registrare?\n\n**Sì.**\n\nL'informazione deve avvenire **prima o al momento della raccolta dati**. Il GDPR richiede che sia fornita «quando i dati sono ottenuti» (art. 13, par. 1).\n\nDire solo «la riunione è registrata» potrebbe non bastare.\n\n### Quando avvisare?\n\n**Prima di avviare la registrazione.**\n\nPuoi avvisare nell'invito e ricordare all'inizio della riunione.\n\nImportante se qualcuno si unisce in corso.\n\n### Cosa dire?\n\nLa CNIL dice che «dipendenti e interlocutori (clienti) devono essere informati: dell'esistenza del sistema, dell'identità del responsabile, delle finalità».\n\nDevi spiegare chiaramente:\n\n**chi registra → perché → cosa si registra → cosa si fa con i dati.**\n\n### Va detto se un'IA redige il verbale?\n\n**Sì.**\n\nRegistrazione audio e trattamento IA sono due operazioni distinte.\n\nIl regolamento europeo sull'intelligenza artificiale stabilisce che «i fornitori devono informare che si interagisce con un sistema IA» (art. 50, par. 1). Queste regole valgono dal 2 agosto 2026 e riguardano il fornitore; il tuo obbligo di informare deriva dal GDPR e dalla CNIL.\n\nSe un assistente trascrive e genera il verbale, devi dirlo ai partecipanti.\n\nPuoi dire:\n\n> «La riunione è registrata e un assistente IA redige automaticamente il verbale.»\n\nChi arriva dopo deve essere informato prima di parlare.\n\n### Se qualcuno arriva a riunione iniziata?\n\n**Lo informi prima che parli.**\n\nIn videoconferenza l'assistente appare tra i partecipanti; in presenza potrebbe non vedersi.\n\nPuoi dire:\n\n> «Ti avviso prima che parli: la riunione è registrata e un assistente IA redige il verbale. Se hai problemi, dillo e interrompo la registrazione.»\n\n---\n\n## Quale base legale per registrare?\n\n**Dipende da chi è registrato e dal contesto.**\n\nLe basi principali sono interesse legittimo e consenso. La scelta varia per riunioni diverse: vedi [incontro commerciale](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-rendez-vous-commercial-rgpd\u002F), [colloquio](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-entretien-de-recrutement-rgpd\u002F), [comitato direttivo](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-comite-de-direction-rgpd\u002F), [comitato di pilotaggio](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-comite-de-pilotage-rgpd\u002F).\n\n### Si può usare interesse legittimo?\n\n**Sì, soprattutto per riunioni interne.**\n\nArt. 6 GDPR autorizza trattamenti necessari per interessi legittimi, salvo prevalenza diritti fondamentali (par. 1, lett. f).\n\nServe un **bilanciamento** e informare i partecipanti.\n\n### Si può usare il consenso?\n\n**Sì, se è la base appropriata.**\n\nIl consenso è «manifestazione libera, specifica, informata e inequivocabile» (art. 4, punto 11).\n\nIl titolare deve dimostrare che è stato dato (art. 7, par. 1).\n\nUn consenso datato è utile.\n\n### Si può registrare collaboratori senza consenso?\n\n**Sì, se basato su interesse legittimo, dopo informazione e bilanciamento.**\n\nLa situazione dipendente-datore è diversa da cliente o prospect.\n\n### Si può registrare cliente o prospect?\n\n**Sì, ma serve il consenso se questa è la base scelta.**\n\nChiedi il consenso prima di registrare.\n\nSe rifiuta, non registrare.\n\n---\n\n## Quanto conservare una registrazione?\n\n**Solo il tempo necessario alla finalità.**\n\nIl GDPR impone dati «conservati non oltre il necessario» (art. 5, par. 1, lett. e).\n\nUna biblioteca con anni di registrazioni senza regole è problema di governance.\n\n### Quanto conservare audio?\n\nPer chiamate di lavoro, la CNIL dice massimo sei mesi.\n\nChiediti:\n\n**Quando l'audio non serve più?**\n\nDopo verifica e validazione del verbale, l'originale può non servire.\n\n### Quanto conservare trascrizione?\n\nLa CNIL indica fino a un anno per documenti di analisi.\n\nDipende da finalità e trattamento.\n\n### Cosa fare con registrazioni vecchie?\n\n**Prevedi la cancellazione.**\n\nNon affidarti alla memoria degli utenti.\n\nServe politica chiara:\n\n**creazione → conservazione → scadenza → cancellazione.**\n\n---\n\n## Chi può accedere a una registrazione?\n\n**Solo chi ne ha bisogno per lavoro.**\n\nUna registrazione contiene più info di un verbale.\n\nDifferenzia livelli di accesso.\n\n### Chi può vedere audio, trascrizione e verbale?\n\nI tre file rispondono a bisogni diversi.\n\nPuoi per esempio:\n\n* condividere verbale con partecipanti;\n* limitare accesso a trascrizione;\n* conservare audio solo se giustificato.\n\nL'accesso deve essere proporzionato.\n\n### Serve cifrare i dati?\n\n**La sicurezza deve essere adeguata al rischio.**\n\nIl GDPR richiede «misure tecniche e organizzative adeguate, incluse pseudonimizzazione e cifratura» (art. 32, par. 1).\n\nIl [dossier conformità Leexi](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fit\u002Fsicurezza\u002Fcertificazioni-audit-conformita-normativa\u002Ffaq-conformita-sovranita\u002F) dettaglia hosting, subappaltatori e certificazioni.\n\nScegliendo fornitore, verifica sicurezza archiviazione e trasferimenti.\n\n---\n\n## Diritti dei partecipanti\n\nI registrati hanno diritti secondo GDPR.\n\n### Possono chiedere accesso?\n\n**Sì.**\n\nHanno diritto a conferma se dati personali sono trattati (art. 15, par. 1). Include audio, trascrizione, verbale.\n\n### Possono chiedere rettifica?\n\n**Sì.**\n\nHanno diritto a correzione dati inesatti (art. 16).\n\nImportante con trascrizioni automatiche.\n\nL'IA può sbagliare nomi, cifre, date, decisioni, identità.\n\n### Possono chiedere cancellazione?\n\n**Sì, nei limiti del GDPR.**\n\nPossono chiedere cancellazione dati personali (art. 17, par. 1).\n\nLa richiesta va valutata rispetto a finalità e obblighi di conservazione.\n\n### Possono opporsi alla registrazione?\n\n**Sì, se si basa su interesse legittimo, secondo GDPR.**\n\nHanno diritto di opposizione per motivi personali (art. 21, par. 1).\n\nL'opposizione è legata alla base legale.\n\n### Entro quando rispondere?\n\n**Di norma entro un mese.** Il titolare risponde «senza ritardo e comunque entro un mese» (art. 12, par. 3).\n\nServe poter trovare rapidamente le riunioni.\n\nUna biblioteca organizzata aiuta.\n\n---\n\n## Obblighi quando l'IA prende appunti\n\nL'IA aggiunge un trattamento dopo la registrazione.\n\nFunzionamento:\n\n**audio → trascrizione → analisi → verbale → archiviazione.**\n\nOgni fase deve essere nel quadro protezione dati.\n\n### Cosa fa l'IA?\n\nPuò:\n\n* trascrivere;\n* identificare partecipanti;\n* estrarre decisioni;\n* identificare azioni;\n* produrre verbale;\n* organizzare scadenze.\n\nIl verbale non è copia dell'audio, ma risultato di trattamento.\n\n### Dove sono archiviati i dati?\n\nDomanda chiave per il fornitore.\n\nLeexi conserva registrazioni, trascrizioni e verbali in regione Parigi su AWS. Oltre un certo volume, hosting su Scaleway è possibile.\n\n### Chi tratta i dati?\n\nIl fornitore è subappaltatore secondo GDPR.\n\nLeexi usa modello OpenAI eseguito su Azure France in circuito chiuso.\n\n### Serve un DPA con il fornitore?\n\n**Sì, se è subappaltatore.**\n\nArt. 28 GDPR impone contratto che definisce trattamento, durata, natura, dati, obblighi (par. 3).\n\nQuesto documento è il **DPA**.\n\n### L'IA usa conversazioni per addestrarsi?\n\n**Dipende dal fornitore.**\n\nDa verificare prima di scegliere.\n\nLeexi non usa conversazioni per addestrare modelli.\n\n---\n\n## Come informare che un'IA registra?\n\nUsa frasi semplici e chiare.\n\n### Prima della riunione\n\n> «Prima di iniziare: registro la riunione e un assistente IA redige verbale con decisioni e azioni. Il verbale sarà condiviso. La registrazione sarà conservata [durata] e poi cancellata. Qualcuno si oppone?»\n\n### Per riunioni interne\n\n> «Come sempre, la riunione è registrata e il verbale generato automaticamente. Lo trovi nella biblioteca condivisa con decisioni e compiti. Se vuoi che interrompa per un punto, dillo.»\n\n### Per cliente o prospect\n\n> «Prima di iniziare: sei d'accordo a registrare? Un assistente IA redige il verbale, così non prendo appunti mentre parliamo.»\n\n---\n\n## Errori da evitare\n\n### 1. Registrare senza avvisare\n\nErrore comune.\n\nAvvii registrazione da telefono senza informare.\n\n### 2. Non definire finalità\n\n«Conserviamo le riunioni per sicurezza» non è politica.\n\nDevi sapere perché e per quanto.\n\n### 3. Conservare tutto a tempo indeterminato\n\nAnni di riunioni senza regole sono un rischio.\n\n### 4. Dare accesso a tutta l'azienda\n\nVerbale comitato non va condiviso con tutti.\n\n### 5. Usare strumenti diversi per tutti\n\nMolti fornitori, trattamenti, archivi e contratti da gestire.\n\n### 6. Registrare tutto automaticamente\n\nCNIL dice: «Datore non può ascolto o registrazione permanente o sistematica».\n\nAutomazione non elimina bisogno di regole.\n\n---\n\n## Come registrare con Leexi?\n\nCon quadro GDPR definito, pochi passi:\n\n### 1. Unirsi alla riunione\n\nLeexi si unisce a Teams, Meet, Zoom da calendario.\n\nIn presenza, registri da app mobile.\n\n### 2. Trascrivere\n\nDopo riunione, ottieni trascrizione e verbale.\n\n### 3. Generare verbale\n\nInclude decisioni, azioni, scadenze.\n\nAdatti formato a tipo riunione.\n\n### 4. Gestire accessi\n\nDefinisci chi può vedere verbali.\n\n### 5. Controllare dati\n\nLeexi usa hosting Parigi, opzione Scaleway, modello Azure France circuito chiuso, cifratura in transito e a riposo, nessun addestramento su conversazioni.\n\n---\n\n## Difficoltà reali utenti\n\nNon solo questioni legali.\n\nSu **1.141 ticket support da gen a giu 2026**, problemi comuni: registrazione da app mobile, connessioni riunioni commerciali, trascrizioni telefoniche, diritti accesso.\n\nAltro punto di vista:\n\n**non solo «posso registrare?»**\n\nMa anche:\n\n**dove va registrazione → chi la vede → quanto dura → come si cancella.**\n\n---\n\n## Riassunto\n\nPrima di registrare, verifica:\n\n* **Informazione**: partecipanti sanno di essere registrati?\n* **Finalità**: perché conservi?\n* **Base legale**: quale usi?\n* **Conservazione**: quando cancelli audio e trascrizione?\n* **Accesso**: chi può vedere?\n* **Subappaltatori**: chi tratta e dove?\n\nSe c'è IA, aggiungi:\n\n**partecipanti sanno che IA elabora verbale?**\n\n## FAQ\n\n### È legale registrare una riunione?\n\nSì, se rispetti regole: informazione, base legale, finalità, durata.\n\n### Bisogna avvisare?\n\nSì, prima o al momento della raccolta.\n\n### Si può registrare senza consenso?\n\nIn certi casi, con interesse legittimo e informazione.\n\n### Si può registrare cliente?\n\nSì, serve consenso se base è consenso.\n\n### Si può registrare con telefono?\n\nSì, il mezzo non cambia obblighi.\n\n### Si può usare IA per appunti?\n\nSì, ma serve informare.\n\n### Quanto conservare?\n\nDipende da finalità. CNIL dice 6 mesi per chiamate, fino a un anno per analisi.\n\n### Si può chiedere cancellazione?\n\nSì, secondo diritto all'oblio.\n\n---\n\n## In sintesi\n\n**Registrare una riunione è possibile.**\n\nMa non basta chiedersi:\n\n> «Posso registrare?»\n\nDevi controllare tutta la catena:\n\n**informare → registrare → trascrivere → analizzare → condividere → conservare → cancellare.**\n\nQuesta catena va regolata nella politica dati.\n\n**Vuoi il verbale senza scriverlo?** [Prenota demo](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)\n\n## Fonti\n\nTesti da fonti primarie al 22 agosto 2026.\n\n* GDPR articoli 4,5,6,7,12,13,15,16,17,21,28,32\n* Codice penale art. 226-1\n* CNIL, Ascolto e registrazione chiamate sul lavoro\n* Regolamento europeo IA art. 50\n\n*Questa pagina descrive il quadro applicabile, non è parere legale.*\n","2026-08-24T12:25:24.865Z","2026-09-04T09:29:32.070Z","2026-09-08T11:34:24.435Z",{"id":571,"documentId":337,"metaTitle":572,"metaDescription":573,"slug":574,"heroTitle":575,"heroUnderTitle":576,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":179,"heroVideoUrl":68,"blog":577,"createdAt":578,"updatedAt":579,"publishedAt":580,"locale":184,"__type":132},24995,"DPA Leexi : ce que la loi impose et ce que Leexi fournit","Le DPA de Leexi est public, en vigueur depuis le 6 juillet 2026. Ce qu'il contient, ce que le RGPD impose, les 10 sous-traitants, l'audit, et les pièces à transmettre à votre DPO.","\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fdpa-accord-traitement-donnees\u002F","DPA : ce que la loi impose et ce que Leexi fournit","Public, en vigueur depuis le 6 juillet 2026, accepté dès l'essai gratuit. Ce qu'il contient, et ce qu'il ne contient pas.","Le DPA de Leexi est un document public. Il s'appelle « Accord de traitement de données », il est en version 2.0 depuis le 6 juillet 2026, et vous pouvez le lire avant de créer un compte : [version française](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdpa_fr.pdf), [version anglaise](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdpa_en.pdf). Il s'applique dès la souscription en ligne, essai gratuit compris. Il nomme les dix sous-traitants de Leexi, fixe la conservation par défaut à deux ans maximum, prévoit la notification d'une violation de données sous 24 heures et vous donne un droit d'audit une fois par an.\n\n## Vérifier ce que le DPA couvre\n\n**Le DPA fixe le cadre dans lequel Leexi traite les données de vos réunions pour votre compte.** Vous restez responsable du traitement, Leexi est votre sous-traitant.\n\nLe document le dit dans ses propres termes.\n\n> DPA Leexi, article 4.2\n> *« En tant que sous-traitant des données, Leexi traitera les données personnelles au nom et selon les instructions du Responsable de traitements. »*\n\nCe que ça donne pour vous : c'est vous qui décidez de la finalité de l'enregistrement, de la durée de conservation et des personnes qui ont accès aux comptes rendus. Leexi exécute.\n\n### Quelles données le DPA couvre-t-il ?\n\nLe périmètre est écrit à l'article 3.\n\n> DPA Leexi, article 3\n> *« Leexi collecte les données personnelles suivantes : nom, prénom, email, numéro de téléphone, qualité, nom de la société, conversation en visioconférence ou par VOIP (système audio) avec leurs métadonnées. »*\n\nLes personnes concernées sont, toujours selon l'article 3, « les salariés, fournisseurs et clients du client ». Les opérations sont « la collecte, le transfert, la conservation et la suppression ».\n\n### Comment les acheteurs formulent-ils la demande ?\n\nEntre mars et mai 2026, six acheteurs ont demandé le DPA à Leexi. Un acheteur en gestion de patrimoine demande, en mai 2026, le « Data Processing Agreement (DPA) applicable à notre compte, copie signée ou confirmation écrite de la version contractuelle applicable ». Un organisme public demande, en mars 2026, « la disponibilité d'un Data Processing Agreement (DPA) » parmi huit points à confirmer avant de choisir un outil de transcription. Un client cherche, en avril 2026, « le DPA signé » qu'il ne retrouve plus dans ses dossiers. Le DPO d'un autre client demande à Leexi de remplir son propre modèle d'annexe de sous-traitants.\n\nCes quatre demandes se résument à trois questions : quelle version s'applique à mon compte, où est la liste des sous-traitants, et comment j'en garde une trace. Cette page répond aux trois.\n\n---\n\n## Savoir si le DPA est une obligation légale\n\n**Oui. Dès qu'un prestataire traite des données personnelles pour votre compte, le RGPD impose un contrat écrit, et il en fixe le contenu.**\n\n> RGPD, article 28, paragraphe 3\n> *« Le traitement par un sous-traitant est régi par un contrat ou un autre acte juridique au titre du droit de l'Union ou du droit d'un État membre, qui lie le sous-traitant à l'égard du responsable du traitement, définit l'objet et la durée du traitement, la nature et la finalité du traitement, le type de données à caractère personnel et les catégories de personnes concernées, et les obligations et les droits du responsable du traitement. »*\n\nL'obligation pèse sur vous autant que sur Leexi. C'est le responsable du traitement qui doit choisir un sous-traitant présentant des garanties.\n\n> RGPD, article 28, paragraphe 1\n> *« Lorsqu'un traitement doit être effectué pour le compte d'un responsable du traitement, celui-ci fait uniquement appel à des sous-traitants qui présentent des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière à ce que le traitement réponde aux exigences du présent règlement et garantisse la protection des droits de la personne concernée. »*\n\nTrois niveaux de force à distinguer :\n\n- **Imposé par la loi** : l'existence du contrat et ses clauses minimales (article 28, paragraphe 3, points a à h : instructions documentées, confidentialité, sécurité, sous-traitance ultérieure, aide à l'exercice des droits, suppression ou restitution en fin de prestation, audit).\n- **Exigé par les acheteurs** : une copie signée ou une confirmation écrite de la version applicable, une annexe de sous-traitants à leur format, un délai de réponse. Aucun texte ne l'impose, c'est la pratique des services achats et des DPO.\n- **Imposé par un secteur** : les établissements financiers et le secteur public demandent en plus un droit d'audit effectif et une politique écrite sur les demandes d'autorités étrangères. Le DPA de Leexi traite les deux, aux articles 10 et 15.\n\n### Le DPA doit-il prévoir un droit d'audit ?\n\nOui. Le point h) du paragraphe 3 le rend obligatoire.\n\n> RGPD, article 28, paragraphe 3, point h)\n> *« met à la disposition du responsable du traitement toutes les informations nécessaires pour démontrer le respect des obligations prévues au présent article et pour permettre la réalisation d'audits, y compris des inspections, par le responsable du traitement ou un autre auditeur qu'il a mandaté, et contribuer à ces audits. »*\n\n---\n\n## Obtenir le DPA de Leexi\n\n**Le DPA est en ligne, dans deux langues, et il est accepté au moment de la souscription.**\n\n> DPA Leexi, préambule\n> *« Cet accord de traitement de données (« accord ») est conclu entre le client et Leexi à la date de la souscription en ligne aux Services par le Client, y compris dans le cadre d'un essai gratuit. »*\n\nVous n'avez donc pas à attendre un envoi. La version applicable à votre compte est celle en vigueur à la date de votre souscription, et le document porte sa date en première page.\n\n### Qui est la partie qui signe ?\n\nLe DPA identifie l'entité : Leexi, société anonyme, siège social au 2 avenue Herrmann Debroux, 1160 Bruxelles, Belgique, représentée par Xavier Lombard, CEO. L'accord est régi par le droit belge, et les litiges relèvent des tribunaux de Bruxelles (article 13).\n\n### Quels sous-traitants le DPA nomme-t-il ?\n\nDix, à l'article 6.1, avec leur rôle et leur zone d'hébergement. Recopiés du DPA :\n\n- Amazon Web Services, hébergement d'infrastructure, hébergement dans l'UE\n- Microsoft Azure, transcription et IA générative, hébergement dans l'UE\n- Google Workspace, fournisseur d'identité, hébergement dans l'UE\n- Gladia, fournisseur de speech to text, hébergement dans l'UE\n- New Relic, surveillance des performances des applications, hébergement dans l'UE\n- Eleven Labs Inc., fournisseur de speech to text, hébergement en Europe\n- Scaleway SAS, fourniture d'infrastructures cloud (hébergement, stockage), hébergement dans l'UE (France)\n- Cloudflare, sécurité périmétrique, hébergement en Europe \u002F Royaume-Uni\n- Mailgun, gestion des e-mails transactionnels, hébergement dans l'UE (Francfort, Allemagne)\n- Mistral, IA générative, hébergement dans l'UE\n\nLa même liste est tenue à jour sur le [Trust Center de Leexi](https:\u002F\u002Ftrust.leexi.ai\u002F), qui affiche dix sous-traitants au 2 septembre 2026.\n\n### Que se passe-t-il si Leexi change de sous-traitant ?\n\nLe RGPD vous donne un droit d'objection.\n\n> RGPD, article 28, paragraphe 2\n> *« Le sous-traitant ne recrute pas un autre sous-traitant sans l'autorisation écrite préalable, spécifique ou générale, du responsable du traitement. Dans le cas d'une autorisation écrite générale, le sous-traitant informe le responsable du traitement de tout changement prévu concernant l'ajout ou le remplacement d'autres sous-traitants, donnant ainsi au responsable du traitement la possibilité d'émettre des objections à l'encontre de ces changements. »*\n\nLe DPA de Leexi fixe le délai.\n\n> DPA Leexi, article 6.2\n> *« Le client disposera d'un délai de quinze (15) jours à compter de la réception de ces informations pour exprimer toute objection au Leexi et justifier ses objections. »*\n\nLe même article prévoit une réunion de bonne foi avant tout refus, et précise que si vous refusez un sous-traitant, Leexi ne pourra pas fournir le service qui en dépend.\n\n### Quelles mesures de sécurité le DPA engage-t-il ?\n\nL'article 32 du RGPD nomme le chiffrement parmi les mesures attendues.\n\n> RGPD, article 32, paragraphe 1\n> *« […] le responsable du traitement et le sous-traitant mettent en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque, y compris entre autres, selon les besoins : a) la pseudonymisation et le chiffrement des données à caractère personnel. »*\n\nLe DPA de Leexi répond à l'article 5.3.\n\n> DPA Leexi, article 5.3\n> *« Leexi a mis en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir la sécurité et la confidentialité des données personnelles, y compris, mais sans s'y limiter, le chiffrement, les contrôles d'accès, les sauvegardes régulières, la formation des employés et la vérification des antécédents des employés. Les mesures de sécurité ont été pleinement mises en œuvre suite à la certification de la norme ISO 27001:2022. »*\n\n### Dans quel délai Leexi vous prévient-il d'une violation de données ?\n\n> DPA Leexi, article 5.4\n> *« Leexi doit notifier au client toute violation de données à caractère personnel dans un délai maximum de Vingt-quatre (24) heures après en avoir pris connaissance, par email. »*\n\nLa notification décrit la nature de la violation, les catégories et le nombre approximatif de personnes concernées, un point de contact, les conséquences probables et les mesures prises. Vous disposez ainsi des éléments pour votre propre notification à l'autorité de contrôle dans les 72 heures que le RGPD vous impose.\n\n### Combien de temps Leexi conserve-t-il vos réunions ?\n\n> DPA Leexi, article 9.1\n> *« Par défaut les données sont conservées 2 ans maximum. Le client a la possibilité de réduire ce délai sur demande ou via les paramètres de la plateforme Leexi. »*\n\nEn fin de contrat, l'article 11.2 vous laisse le choix entre la restitution et la suppression. Leexi peut garder des copies de sauvegarde si la suppression est matériellement difficile, à condition de suivre un processus de suppression des sauvegardes devenues inutiles et de faire des efforts raisonnables pour anonymiser ces données.\n\n### Pouvez-vous auditer Leexi ?\n\n> DPA Leexi, article 10.1\n> *« Le client peut mandater un auditeur indépendant, avec un préavis raisonnable, au moins 20 jours avant la date de l'audit. Le client ne peut pas exercer ce droit d'audit plus d'une fois par période de douze (12) mois et le client doit supporter l'intégralité des coûts et dépenses de tout audit, sauf si un tel audit révèle un Incident de sécurité, auquel cas Leexi devra supporter l'intégralité des coûts et dépenses de cet audit. »*\n\nL'audit suppose un accord de confidentialité et ne donne pas accès aux données des autres clients. Le préavis peut passer à 30 jours en fin d'année.\n\n### Que fait Leexi si une autorité étrangère demande vos données ?\n\nL'article 15 du DPA répond à la question du Cloud Act que les acheteurs posent le plus souvent. Leexi s'engage à vous notifier « sans retard injustifié » toute demande juridiquement contraignante d'une autorité d'un pays tiers, à chercher une dérogation si la loi lui interdit de vous prévenir, à documenter ses efforts, et à tenir une politique écrite sur ces demandes, à votre disposition.\n\n---\n\n## Connaître les limites du DPA\n\n**Le DPA est un document standard. Il ne contient pas tout, et il vaut mieux le savoir avant de le transmettre.**\n\n- Il ne contient pas de clause dédiée au non-entraînement des modèles d'IA sur vos réunions. Cet engagement est écrit dans la [politique de confidentialité](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fpolitique-de-confidentialite) et dans la [FAQ conformité](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Ffaq-conformite-souverainete\u002F), et fait l'objet d'une page dédiée. Si votre juridique exige la clause dans le contrat, demandez-la en annexe.\n- Il ne comporte pas de signature manuscrite : il est accepté en ligne. Un DPO qui veut une copie contresignée ou son propre modèle d'annexe la demande à hello@leexi.ai. Le cas s'est présenté, et Leexi a rempli l'annexe du client.\n- Il ne remplace ni une qualification SecNumCloud, que Leexi ne détient pas, ni une certification HDS en propre pour les données de santé.\n- Il limite l'audit à une fois par période de douze mois, à vos frais sauf incident.\n- Il ne précise pas le seuil de licences à partir duquel l'hébergement Scaleway remplace AWS. Ce point se règle dans le contrat commercial.\n\n---\n\n## Transmettre les pièces à votre DPO\n\n| Pièce | Ce qu'elle prouve | Comment l'obtenir |\n|---|---|---|\n| DPA version 2.0 du 6 juillet 2026 | Le contrat de sous-traitance exigé par l'article 28 du RGPD, avec ses clauses de sécurité, de notification, de conservation, d'audit et de transferts | [dpa_fr.pdf](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdpa_fr.pdf) ou [dpa_en.pdf](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdpa_en.pdf), accepté à la souscription |\n| Liste des dix sous-traitants avec rôle et zone d'hébergement | La chaîne de sous-traitance et l'absence de traitement hors UE dans la liste, hors Cloudflare (Europe et Royaume-Uni) | Article 6.1 du DPA et [Trust Center](https:\u002F\u002Ftrust.leexi.ai\u002F) |\n| Certificat ISO 27001:2022 | La certification que l'article 5.3 du DPA prend pour référence | Transmis par l'équipe commerciale avec l'accès au Trust Center, sur demande à hello@leexi.ai |\n| Politique de confidentialité | L'hébergement sur AWS en Europe et l'engagement de non-entraînement | [leexi.ai\u002Ffr\u002Fpolitique-de-confidentialite](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fpolitique-de-confidentialite) |\n| Registre des activités de traitement | L'obligation de l'article 30 du RGPD, que le DPA déclare tenue à l'article 14.3 | Sur demande à hello@leexi.ai |\n| Conditions générales version 2.0 du 6 juillet 2026 | L'engagement sur le règlement européen sur l'IA, en annexe 1.1 | [terms_of_service_fr.pdf](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fterms_of_service_fr.pdf) |\n\nLe non-entraînement des modèles, absent du DPA, est traité sur la page [non-entraînement de l'IA sur vos réunions](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fnon-entrainement-ia-donnees-de-reunion\u002F). Les règles d'enregistrement elles-mêmes, information des participants, base légale et conservation, sont sur la page [enregistrer une réunion professionnelle](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-une-reunion-professionnelle-rgpd\u002F). L'ensemble des certifications et audits est réuni dans la [section sécurité et conformité](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002F).\n\nVous pouvez tester Leexi sur une réunion réelle pendant la revue de votre DPO : le DPA s'applique dès l'essai gratuit. [Réserver une démonstration](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)\n\n---\n\n## Questions fréquentes\n\n### Le DPA s'applique-t-il pendant l'essai gratuit ?\n\nOui. Le préambule du DPA précise qu'il est conclu à la date de la souscription en ligne, « y compris dans le cadre d'un essai gratuit ». Les réunions enregistrées pendant l'essai sont couvertes par les mêmes clauses de sécurité, de conservation et de suppression que celles d'un compte payant.\n\n### Faut-il signer le DPA ou est-il accepté en ligne ?\n\nIl est accepté en ligne à la souscription, sans signature manuscrite. Si votre service achats exige une copie signée ou une confirmation écrite de la version applicable, demandez-la à hello@leexi.ai en indiquant la date de votre souscription : la version en vigueur à cette date est celle qui s'applique.\n\n### Que se passe-t-il si Leexi ajoute un sous-traitant ?\n\nLeexi vous informe, et vous disposez de quinze jours à compter de la réception de l'information pour formuler une objection motivée (article 6.2 du DPA). Une réunion est prévue avant tout refus. Si vous refusez le sous-traitant, le service qui en dépend ne peut plus vous être fourni.\n\n### Dans quel délai Leexi notifie-t-il une violation de données ?\n\nSous 24 heures après en avoir pris connaissance, par e-mail, avec la description de la violation, les catégories et le nombre approximatif de personnes concernées, un point de contact et les mesures prises (article 5.4 du DPA). Ce délai vous laisse 48 heures pour votre propre notification à l'autorité de contrôle.\n\n### Puis-je faire auditer Leexi par mon propre cabinet ?\n\nOui, une fois par période de douze mois, avec un préavis d'au moins 20 jours, après signature d'un accord de confidentialité, et à vos frais sauf si l'audit révèle un incident de sécurité (article 10.1 du DPA). Vous pouvez aussi vous appuyer sur la certification ISO 27001:2022 que le DPA cite à l'article 5.3.\n\n### Que deviennent mes réunions à la fin du contrat ?\n\nVous choisissez entre la restitution et la suppression de toutes les données personnelles (article 11.2 du DPA). Leexi peut conserver des copies de sauvegarde si la suppression est matériellement difficile, à condition de suivre un processus de suppression des sauvegardes inutiles et de chercher à anonymiser ces données.\n\n### Le DPA autorise-t-il un transfert de mes données hors de l'Union européenne ?\n\nSeulement vers un pays reconnu adéquat par la Commission européenne ou sous clauses contractuelles types dans leur version de juin 2021 (article 6.4 du DPA). Les dix sous-traitants listés hébergent dans l'UE, en Europe ou au Royaume-Uni. En cas de demande d'une autorité d'un pays tiers, Leexi s'engage à vous notifier sans retard injustifié (article 15).\n\n---\n\n## En résumé\n\n**Le DPA de Leexi existe, il est public et il s'applique dès l'essai gratuit.**\n\nIl répond point par point à l'article 28 du RGPD : instructions documentées, dix sous-traitants nommés avec droit d'objection sous quinze jours, sécurité adossée à l'ISO 27001:2022, notification d'une violation sous 24 heures, conservation par défaut de deux ans maximum, restitution ou suppression en fin de contrat, audit annuel.\n\nCe qu'il ne contient pas, vous le demandez en annexe : la clause de non-entraînement et une copie contresignée.\n\n## Sources\n\nTextes relevés sur sources primaires les 22 août et 2 septembre 2026.\n\n* Leexi, Accord de traitement de données, version 2.0 en vigueur à compter du 6 juillet 2026, [dpa_fr.pdf](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdpa_fr.pdf)\n* Leexi, Conditions générales de vente et d'utilisation, version 2.0 en vigueur au 6 juillet 2026\n* Leexi, Politique de confidentialité, leexi.ai\u002Ffr\u002Fpolitique-de-confidentialite\n* Leexi, Trust Center, trust.leexi.ai, consulté le 2 septembre 2026\n* RGPD, articles 5, 28, 30 et 32, texte publié par la CNIL\n\n*Cette page décrit le cadre applicable. Elle ne constitue pas un avis juridique.*\n","2026-09-02T07:00:26.614Z","2026-09-03T08:57:21.071Z","2026-09-08T11:34:22.378Z",{"id":582,"documentId":291,"metaTitle":583,"metaDescription":584,"slug":585,"heroTitle":586,"heroUnderTitle":587,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":179,"heroVideoUrl":68,"blog":588,"createdAt":589,"updatedAt":590,"publishedAt":591,"locale":184,"__type":132},25000,"Enregistrer un rendez-vous commercial : les règles RGPD","Votre client n'appartient pas à votre organisation : son accord se demande avant l'enregistrement. Base légale, preuve du consentement, copie dans le CRM.","\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-rendez-vous-commercial-rgpd\u002F","Enregistrer un rendez-vous commercial : quelles règles RGPD ?","La seule réunion où votre interlocuteur est extérieur à votre organisation, et ce que cela change.","Vous enregistrez vos rendez-vous clients pour récupérer automatiquement le compte rendu et alimenter votre CRM sans avoir à tout ressaisir ? C'est possible. Mais un rendez-vous commercial n'est pas une réunion interne : la personne que vous enregistrez ne fait pas partie de votre organisation.\n\n**Cela change la base légale du traitement, mais aussi ce que vous devez lui expliquer avant de commencer l'enregistrement.**\n\n## Peut-on enregistrer un rendez-vous commercial ?\n\n**Oui, à condition d'encadrer correctement le traitement.**\n\nUn enregistrement de rendez-vous peut contenir le nom de votre contact, sa fonction, ses objections, ses besoins ou encore ses engagements. Il s'agit donc bien d'un traitement de données personnelles au sens du RGPD.\n\nAvant de mettre en place ce type d'enregistrement, vous devez notamment :\n\n* obtenir l'accord de votre interlocuteur avant de commencer ;\n* déterminer la base légale du traitement ;\n* définir précisément pourquoi vous conservez l'enregistrement ;\n* fixer une durée de conservation ;\n* prendre en compte la copie éventuellement envoyée dans votre CRM ;\n* permettre à votre interlocuteur d'exercer ses droits.\n\nIl y a également un aspect pénal à ne pas négliger. Enregistrer une personne à son insu peut relever de l'article 226-1 du Code pénal, qui sanctionne le fait de porter volontairement atteinte à l'intimité de la vie privée en captant, enregistrant ou transmettant, sans son consentement, des paroles prononcées à titre privé ou confidentiel.\n\nDans la pratique, les commerciaux utilisent l'enregistrement pour différentes raisons : garder une trace précise des échanges, ne rien oublier, mieux suivre les engagements pris ou encore exploiter les informations apparues pendant le rendez-vous. Des utilisateurs interrogés par Leexi évoquent par exemple le besoin d'avoir « le record », de « verrouiller les échanges » ou de conserver les informations importantes apparues pendant les meetings.\n\n### Un enregistrement de rendez-vous est-il une donnée personnelle ?\n\n**Oui.**\n\nLe RGPD définit une donnée personnelle comme « toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable » (article 4, point 1).\n\nDans un rendez-vous commercial, le compte rendu peut identifier votre contact par son nom, sa fonction ou certains éléments liés à sa situation.\n\nL'enregistrement audio est donc concerné, mais pas seulement. La transcription et les informations extraites ou enregistrées dans le CRM le sont également.\n\n### Pourquoi le rendez-vous client est-il un cas à part ?\n\nParce que la personne enregistrée n'est pas votre salariée. Et surtout, le traitement ne s'arrête pas au moment où vous lancez l'enregistrement.\n\nLe parcours ressemble plutôt à ceci :\n\n**enregistrer → transcrire → rédiger → envoyer dans le CRM → conserver → supprimer.**\n\nÀ chaque étape, les données peuvent donc être copiées, transmises ou consultées.\n\nVotre interlocuteur n'a par ailleurs aucune raison de considérer qu'il accepte automatiquement d'être enregistré simplement parce qu'il participe à un rendez-vous commercial. Le cadre applicable aux réunions professionnelles est détaillé dans la page consacrée à l'[enregistrement d'une réunion professionnelle](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-une-reunion-professionnelle-rgpd\u002F).\n\n### Que contient un compte rendu de rendez-vous ?\n\nSelon l'outil utilisé, plusieurs types de données peuvent être conservés :\n\n* l'audio de la conversation ;\n* la transcription ;\n* le nom des différents intervenants ;\n* la date du rendez-vous ;\n* le compte rendu ;\n* les besoins exprimés ;\n* les objections ;\n* les prochaines étapes.\n\nCes informations peuvent ensuite être envoyées dans votre CRM. Vous avez alors une deuxième copie des données dans un autre système.\n\nLeexi propose par exemple des connexions avec onze CRM : HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Dynamics 365, Zoho, Sellsy, Odoo, Attio, Koban, Adminpulse et Tribe. Les champs de la fiche client peuvent notamment être complétés automatiquement.\n\n---\n\n## Faut-il prévenir le client avant d'enregistrer ?\n\n**Oui.**\n\nL'information doit être donnée avant ou au moment où les données sont collectées. L'article 13 du RGPD précise qu'elle doit être fournie « au moment où les données en question sont obtenues ».\n\nPour un rendez-vous commercial, il faut toutefois distinguer deux choses : **informer votre interlocuteur et obtenir son accord**.\n\n### Le mail envoyé avant le rendez-vous\n\n**Il sert à informer, mais son contenu est important.**\n\nLorsqu'un rendez-vous est planifié avec une invitation, l'invité peut recevoir un e-mail indiquant qu'un outil d'enregistrement ou de prise de notes participera à la réunion. C'est souvent la première information qu'il reçoit sur l'enregistrement.\n\nIl faut donc vérifier précisément ce que dit ce message.\n\nUn cas remonté par un commercial rattaché à une filiale illustre bien le problème : il demandait que l'e-mail mentionne sa propre société plutôt que la maison mère, car ses clients risquaient de ne pas connaître cette dernière.\n\nL'identité du responsable du traitement fait partie des informations que la CNIL demande notamment d'indiquer.\n\n### Que se passe-t-il lorsque l'outil rejoint la réunion ?\n\n**Il peut annoncer l'enregistrement, mais il faut d'abord avoir configuré correctement son fonctionnement.**\n\nUn client demandait par exemple que l'outil « n'entre pas dans la réunion sans demander la permission ». Sur un rendez-vous commercial, son arrivée avant même que vous ayez demandé l'accord peut donner l'impression que l'enregistrement est automatique.\n\nLe réglage de l'admission doit donc être vérifié avant le rendez-vous.\n\n### Que faut-il dire au client ?\n\nLa CNIL indique que « les salariés ainsi que les interlocuteurs (clients, par exemple) doivent être notamment informés : de l'existence du dispositif ; de l'identité du responsable de traitement ; des finalités poursuivies ».\n\nEn pratique, votre interlocuteur doit comprendre simplement :\n\n**qui enregistre → pourquoi → ce qui est enregistré → ce qui sera fait des données.**\n\nLa CNIL précise également que les interlocuteurs doivent être informés de leur droit d'opposition avant la fin de la conversation téléphonique.\n\n### Faut-il préciser qu'une IA rédige le compte rendu ?\n\n**Oui.**\n\nIl faut distinguer l'enregistrement lui-même du traitement qui intervient ensuite.\n\nDans le premier cas, vous captez la conversation. Dans le second, l'IA peut transcrire cette conversation et produire automatiquement un compte rendu.\n\nLe règlement européen sur l'intelligence artificielle prévoit que les personnes physiques qui interagissent directement avec certains systèmes d'IA doivent être informées qu'elles interagissent avec un système d'IA. Cette obligation s'applique depuis le 2 août 2026 et concerne notamment les fournisseurs des systèmes. De votre côté, votre obligation d'information relève du RGPD et de la doctrine de la CNIL.\n\nUne formulation simple peut suffire :\n\n> « J'enregistre notre échange et un assistant IA en rédige automatiquement le compte rendu. »\n\n### Que faire si le client arrive en retard, ou refuse ?\n\n**S'il refuse, vous arrêtez l'enregistrement. S'il arrive en retard, vérifiez que l'outil d'enregistrement est toujours présent dans la réunion.**\n\nLe problème peut se produire lorsque le commercial rejoint la réunion à l'heure, mais que le prospect n'est pas encore arrivé. Si la caméra et le micro sont coupés pendant l'attente, l'outil peut considérer que la réunion est inactive et quitter automatiquement la visioconférence après quelques minutes.\n\nUn responsable expliquait ainsi que l'outil quittait la réunion après dix minutes d'inactivité, alors que sa commerciale était simplement en train d'attendre son prospect.\n\nLe prospect peut ensuite rejoindre la réunion, mais l'outil n'est plus là pour enregistrer l'échange. **Il faut donc vérifier le délai d'inactivité afin qu'il reste présent jusqu'à l'arrivée du prospect.**\n\nUne fois le prospect arrivé, vous lui annoncez l'enregistrement et demandez son accord avant de commencer.\n\nLorsqu'un nouveau participant rejoint une réunion déjà commencée, il doit également être informé avant de prendre la parole.\n\n---\n\n## Quelle base légale utiliser pour enregistrer un rendez-vous ?\n\n**Dans le contexte commercial décrit ici, le consentement est le fondement le plus adapté.**\n\nVotre interlocuteur est extérieur à votre organisation. L'intérêt légitime peut davantage correspondre à certains traitements internes, mais le rendez-vous commercial implique directement une personne extérieure.\n\nC'est également ce que l'on retrouve dans les usages remontés par les prospects de Leexi : certains expliquent vouloir tester l'outil « avec bien sûr l'accord du client ».\n\n### Pourquoi le consentement plutôt que l'intérêt légitime ?\n\n**Parce que votre interlocuteur doit pouvoir refuser sans conséquence pour lui.**\n\nLe RGPD définit le consentement comme « toute manifestation de volonté, libre, spécifique, éclairée et univoque par laquelle la personne concernée accepte, par une déclaration ou par un acte positif clair » (article 4, point 11).\n\nDans le cadre d'un rendez-vous commercial, cette condition de liberté peut être respectée si le client peut réellement dire non.\n\n### Comment prouver le consentement ?\n\nC'est à vous, en tant que responsable du traitement, de pouvoir démontrer que la personne a bien donné son accord.\n\nL'article 7, paragraphe 1, du RGPD précise que le responsable du traitement doit « être en mesure de démontrer que la personne concernée a donné son consentement ».\n\nUn accord donné oralement au début du rendez-vous peut apparaître directement dans l'enregistrement. Un consentement horodaté par l'outil permet également de conserver une preuve distincte.\n\n### Le client peut-il revenir sur son accord ?\n\n**Oui.**\n\nLe RGPD prévoit qu'« il est aussi simple de retirer que de donner son consentement » (article 7, paragraphe 3).\n\nSi votre interlocuteur retire son consentement, vous devez donc traiter cette demande, notamment en supprimant l'enregistrement lorsque cela est requis.\n\n### Peut-on enregistrer un prospect qui ne vous connaît pas encore ?\n\n**Oui, dans les mêmes conditions.**\n\nLe fait qu'il s'agisse d'un premier contact ne change pas le principe. La demande d'accord doit simplement intervenir au début de l'échange, avant de lancer l'enregistrement.\n\n---\n\n## Combien de temps conserver l'enregistrement d'un rendez-vous ?\n\n**Aussi longtemps que nécessaire pour atteindre la finalité prévue, mais pas plus longtemps.**\n\nLe RGPD impose que les données soient « conservées sous une forme permettant l'identification des personnes concernées pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées » (article 5, paragraphe 1, point e).\n\nDans le cas commercial, il faut cependant regarder au-delà de l'audio : le compte rendu peut également être conservé dans le CRM.\n\n### Combien de temps conserver l'audio ?\n\nPour l'écoute et l'enregistrement des appels au travail, la CNIL indique que « les enregistrements peuvent être conservés jusqu'à six mois au maximum ».\n\nLa bonne question à vous poser est donc :\n\n**À partir de quel moment l'audio ne m'est-il plus utile ?**\n\nChez Leexi, la conservation par défaut est fixée par l'accord de traitement à **deux ans maximum**, avec la possibilité de la réduire sur demande ou dans les paramètres (article 9.1). En fin de contrat, les données sont restituées ou supprimées conformément à l'article 11.2.\n\n### Combien de temps conserver le compte rendu dans le CRM ?\n\nLa CNIL indique que « les documents d'analyse peuvent quant à eux être conservés jusqu'à un an ».\n\nLa durée réellement applicable dépend toutefois de votre politique de gestion de la relation client.\n\nIl faut surtout retenir un point : **le compte rendu envoyé dans le CRM suit la politique de conservation du CRM, pas celle de l'outil qui a généré le compte rendu.**\n\nVous devez donc aligner les deux systèmes.\n\n### Que faire du lien de replay envoyé au client ?\n\n**Le lien de replay doit lui aussi avoir une durée de vie.**\n\nUn lien permettant de revoir l'enregistrement constitue un moyen d'accéder à la donnée. Sa durée de validité fait donc partie du sujet de la conservation et du contrôle des accès.\n\nDes commerciaux ont notamment rencontré des problèmes avec des liens de replay expirés qu'ils souhaitaient renvoyer à des prospects.\n\nL'expiration d'un lien n'est donc pas nécessairement un problème : elle permet justement de limiter l'accès dans le temps.\n\nDéfinissez simplement combien de temps le client doit pouvoir revoir la réunion. Lorsque l'audio n'est plus nécessaire, le compte rendu peut être partagé seul.\n\n### Que faire des rendez-vous qui n'ont pas abouti ?\n\nUn prospect qui ne devient finalement pas client conserve ses droits.\n\nVous ne pouvez donc pas conserver indéfiniment ses données simplement parce que le rendez-vous a été enregistré. La conservation doit rester liée à la finalité définie.\n\n---\n\n## Qui peut accéder à l'enregistrement d'un rendez-vous ?\n\n**Les personnes qui en ont réellement besoin pour leur travail.**\n\nCela peut notamment être le commercial qui a mené le rendez-vous, son responsable ou les personnes qui reprennent le dossier.\n\n### Dans Leexi\n\n**La gestion des accès se fait notamment par équipe et par dossier.**\n\nLes demandes des utilisateurs montrent l'importance de cette distinction : certains veulent qu'un rendez-vous soit accessible à l'équipe qui reprend le dossier, tandis que d'autres cherchent à contrôler précisément quels appels sont visibles par quels collaborateurs.\n\nLes règles d'accès doivent donc être définies avant que les enregistrements commencent à circuler.\n\n### Dans le CRM\n\n**Les droits du CRM prennent le relais.**\n\nLorsqu'un compte rendu est envoyé dans HubSpot ou Salesforce, il est soumis aux droits associés à la fiche concernée.\n\nIl faut donc vérifier la façon dont les deux systèmes communiquent. Des problèmes de liens HubSpot ou de réunions créées en double montrent qu'une mauvaise synchronisation peut également conduire à dupliquer les données.\n\nEt une fiche client dupliquée, c'est potentiellement une donnée personnelle dupliquée.\n\n### Et si les comptes rendus sont stockés sur un drive ?\n\n**C'est souvent à cet endroit que le contrôle devient plus compliqué.**\n\nUn responsable signalait par exemple que les comptes rendus étaient envoyés vers le drive personnel de chaque commercial et souhaitait les centraliser sur le drive de l'entreprise.\n\nUn document conservé dans l'espace personnel d'un commercial peut sortir de la politique d'accès prévue par l'organisation. Il peut également rester accessible après son départ.\n\nQuelques précautions simples :\n\n* utiliser un espace partagé comme destination par défaut ;\n* limiter l'accès aux personnes qui travaillent réellement sur le dossier ;\n* vérifier régulièrement où sont stockés les comptes rendus, notamment après une modification des paramètres.\n\n### Faut-il chiffrer les données ?\n\n**La sécurité doit être proportionnée au risque.**\n\nL'article 32 du RGPD demande la mise en place de « mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque », et cite notamment la pseudonymisation et le chiffrement des données personnelles.\n\n---\n\n## Quels sont les droits de votre interlocuteur ?\n\nUne personne dont la voix, la transcription ou les informations personnelles sont enregistrées bénéficie des droits prévus par le RGPD.\n\nLeexi a notamment reçu, sur la période étudiée, deux demandes d'effacement provenant de participants extérieurs à l'organisation qui enregistrait les réunions.\n\nLe cas commercial est donc bien concerné.\n\n### Peut-il demander l'accès à ses données ?\n\n**Oui.**\n\nL'article 15 du RGPD donne à la personne concernée « le droit d'obtenir du responsable du traitement la confirmation que des données à caractère personnel la concernant sont ou ne sont pas traitées ».\n\nLa demande peut concerner l'audio, la transcription ou encore le compte rendu.\n\nDans beaucoup de cas, les commerciaux envoient déjà le compte rendu au client, ce qui permet de répondre à une partie de la demande de manière assez simple.\n\n### Peut-il demander une rectification ?\n\n**Oui.**\n\nL'article 16 du RGPD prévoit que la personne concernée « a le droit d'obtenir du responsable du traitement, dans les meilleurs délais, la rectification des données à caractère personnel la concernant qui sont inexactes ».\n\nC'est particulièrement important lorsqu'une IA intervient dans la transcription.\n\nUne transcription automatique peut par exemple se tromper sur :\n\n* un nom propre ;\n* un montant ;\n* une échéance ;\n* une objection ;\n* l'identité de la personne qui parle.\n\n### Peut-il demander l'effacement ?\n\n**Oui, dans les conditions prévues par le RGPD.**\n\nL'article 17 prévoit que la personne concernée « a le droit d'obtenir du responsable du traitement l'effacement, dans les meilleurs délais, de données à caractère personnel la concernant ».\n\nLa demande doit cependant être examinée en fonction de la finalité du traitement et des éventuelles obligations légales de conservation.\n\n### Peut-il s'opposer à l'enregistrement ?\n\n**Oui. Dans un rendez-vous commercial, cela peut simplement prendre la forme d'un refus avant ou pendant l'échange.**\n\nL'article 21, paragraphe 1, du RGPD prévoit un droit d'opposition à certains traitements fondés sur l'article 6, paragraphe 1, points e) ou f).\n\nConcrètement, si votre interlocuteur refuse l'enregistrement, vous arrêtez l'enregistrement et vous prenez vos notes vous-même.\n\n### Peut-on transmettre son enregistrement à un tiers ?\n\n**Pas si cette utilisation n'a pas été prévue dans la finalité annoncée.**\n\nUn responsable demandait par exemple s'il pouvait extraire un enregistrement vocal pour le transmettre à un tiers afin d'obtenir un regard critique sur le discours de ses commerciaux.\n\nLa formation des commerciaux peut constituer une finalité, mais dans ce cas la voix du client quitte votre organisation.\n\nIl faut donc que cette utilisation soit annoncée au client au moment où vous demandez son accord.\n\n### Dans quel délai devez-vous répondre ?\n\n**En principe, dans un délai d'un mois.**\n\nL'article 12, paragraphe 3, du RGPD prévoit que le responsable du traitement répond « dans les meilleurs délais et en tout état de cause dans un délai d'un mois à compter de la réception de la demande ».\n\n---\n\n## Quelles obligations lorsque l'IA prend les notes ?\n\nL'IA ajoute une étape supplémentaire au traitement classique d'un enregistrement.\n\nLe fonctionnement peut être résumé ainsi :\n\n**audio → transcription → analyse → compte rendu → fiche CRM.**\n\n### Que fait concrètement l'IA ?\n\nSelon l'outil et sa configuration, elle peut :\n\n* transcrire l'échange ;\n* identifier les différents intervenants ;\n* extraire les besoins exprimés ;\n* relever les objections ;\n* produire un compte rendu ;\n* remplir automatiquement certains champs de la fiche client.\n\n### Dans quelle langue arrive le compte rendu ?\n\n**Dans la langue configurée dans l'outil.**\n\nCe réglage mérite d'être vérifié avant le premier envoi automatique vers le CRM.\n\nPlusieurs cas rencontrés en janvier montrent le problème : comptes rendus en anglais alors que le rendez-vous était en français, résumés envoyés en anglais dans Zoho, rendez-vous en allemand avec un résumé en anglais ou encore compte rendu en anglais dans HubSpot.\n\nSi le contact ou l'équipe commerciale ne lit pas la langue utilisée, l'erreur peut ensuite se retrouver directement dans la fiche client.\n\n### Quel modèle de compte rendu utiliser ?\n\n**Le modèle doit correspondre au type de rendez-vous.**\n\nUne réunion terrain ne produit pas forcément les mêmes informations qu'une visioconférence commerciale.\n\nLe template doit donc être choisi en fonction du rendez-vous et idéalement figé une fois validé.\n\nLes demandes remontées par les utilisateurs montrent ce qui peut arriver autrement : modèle qui reprend tous les interlocuteurs alors qu'il ne le devrait pas, structure qui change alors qu'elle avait été validée, note trop longue dans Dynamics, structure différente de celle attendue ou encore nom de produit remplacé par celui d'une autre société.\n\nLe modèle détermine finalement quelles informations sont extraites et conservées dans la fiche client.\n\n### Où sont stockées les données ?\n\n**C'est l'une des premières questions à poser à votre fournisseur.**\n\nChez Leexi, les enregistrements, transcriptions et comptes rendus restent en région Paris, sur AWS. Au-delà d'un certain volume de licences, un hébergement chez Scaleway peut être choisi.\n\nLes dix sous-traitants de Leexi sont identifiés dans l'article 6.1 de son [accord de traitement des données](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdpa_fr.pdf), avec leur rôle et leur zone d'hébergement.\n\n### Qui traite les données ?\n\nLe fournisseur de l'outil intervient comme sous-traitant dans le cadre prévu par le RGPD.\n\nLe CRM constitue également un autre sous-traitant, puisque le compte rendu y est ensuite transmis et conservé.\n\nLe [dossier de conformité de Leexi](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Ffaq-conformite-souverainete\u002F) détaille sa propre chaîne de traitement.\n\nDans le cas de Leexi, OpenAI fournit le modèle de langage et Leexi l'exécute via Azure France, en circuit fermé.\n\n### Faut-il un DPA avec le fournisseur ?\n\n**Oui, lorsque le fournisseur agit en tant que sous-traitant.**\n\nL'article 28 du RGPD prévoit que « le traitement par un sous-traitant est régi par un contrat ou un autre acte juridique […] qui lie le sous-traitant à l'égard du responsable du traitement ».\n\nCe contrat doit notamment définir l'objet et la durée du traitement, sa nature et sa finalité, les types de données concernés, les catégories de personnes concernées ainsi que les obligations et droits du responsable du traitement.\n\nLe DPA de Leexi est public, en version 2.0 depuis le 6 juillet 2026. Il prévoit notamment une conservation par défaut de deux ans maximum, réductible sur demande ou dans les paramètres, ainsi que la restitution ou la suppression des données à la fin du contrat. Une notification d'une violation de données est également prévue sous 24 heures.\n\n### L'IA utilise-t-elle vos conversations pour entraîner ses modèles ?\n\n**Cela dépend du fournisseur.**\n\nChez Leexi, les conversations ne servent pas à entraîner les modèles, quel que soit le compte.\n\nCet engagement est indiqué dans la [politique de confidentialité](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fpolitique-de-confidentialite) et dans la [FAQ conformité](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Ffaq-conformite-souverainete\u002F). Le sujet est également détaillé dans la page consacrée au [non-entraînement de l'IA sur les réunions](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fnon-entrainement-ia-donnees-de-reunion\u002F).\n\n---\n\n## Comment demander l'accord d'un client avant d'enregistrer ?\n\nL'e-mail envoyé avant le rendez-vous permet de prévenir votre interlocuteur. Mais au moment de commencer la réunion, il faut également demander clairement son accord.\n\nIl n'est pas nécessaire de transformer cette demande en long discours juridique. Une phrase simple et compréhensible suffit.\n\n### En ouverture de rendez-vous\n\n> « Avant qu'on entre dans le sujet : est-ce que vous êtes d'accord pour que j'enregistre notre échange ? Un assistant IA me rédige le compte rendu, ça m'évite de prendre des notes pendant qu'on se parle. Je vous l'envoie si vous le souhaitez. »\n\n### Pour un rendez-vous chez le client\n\n> « Je vous préviens : j'enregistre depuis mon téléphone et le compte rendu est rédigé automatiquement. Il reste interne à mon équipe. Est-ce que ça vous convient ? »\n\n### Pour un rendez-vous à plusieurs côté client\n\n> « Je précise pour tout le monde : la réunion est enregistrée et un assistant IA rédige le compte rendu. Si l'un d'entre vous préfère que je coupe, dites-le maintenant. »\n\n---\n\n## Quelles sont les erreurs à éviter ?\n\n### 1. Demander l'accord après avoir commencé l'enregistrement\n\nL'ordre des étapes compte.\n\nL'information doit être donnée avant ou au moment de la collecte des données. Il faut donc demander l'accord avant de lancer l'enregistrement.\n\n### 2. Considérer que l'invitation vaut accord\n\nL'e-mail envoyé avant le rendez-vous informe le client. Il ne doit pas être considéré comme le consentement lui-même.\n\n### 3. Ne pas vérifier que l'outil est bien présent dans la réunion\n\nC'est un problème très concret.\n\nDes utilisateurs ont signalé que leur outil d'enregistrement ne rejoignait parfois pas les rendez-vous, qu'il se déconnectait de manière inattendue ou qu'il arrivait avec plusieurs minutes de retard.\n\nDans certains cas, l'outil était bien présent dans Teams mais les notes ne remontaient ensuite ni dans le CRM ni dans Leexi.\n\nVous pouvez donc avoir annoncé au client qu'il allait être enregistré alors que l'enregistrement n'a finalement pas eu lieu.\n\n### 4. Laisser les comptes rendus dans les espaces personnels\n\nUn compte rendu envoyé sur le drive personnel d'un commercial sort potentiellement de la politique d'accès de l'entreprise.\n\nIl faut savoir où les documents sont stockés et qui peut réellement y accéder.\n\n### 5. Envoyer un compte rendu dans la mauvaise langue au CRM\n\nPlusieurs cas ont été signalés en janvier.\n\nLe problème est simple : la fiche client peut alors contenir un texte que le commercial suivant ne comprend pas ou ne relit pas.\n\n### 6. Enregistrer un rendez-vous depuis l'application sans pouvoir vérifier qu'il est bien conservé\n\nDes cas de rendez-vous individuels enregistrés depuis l'application puis perdus ont également été signalés.\n\nLe problème est particulièrement gênant lorsque le client avait bien donné son accord : la réunion a eu lieu, l'enregistrement était autorisé, mais il n'en reste finalement rien.\n\n---\n\n## Comment enregistrer un rendez-vous avec Leexi ?\n\nUne fois le cadre RGPD défini, la mise en place de l'outil reste assez simple.\n\n### 1. Inviter l'outil de prise de notes\n\nLeexi peut rejoindre vos rendez-vous Teams, Meet et Zoom depuis votre agenda.\n\nPour un rendez-vous chez le client, l'enregistrement peut être lancé depuis l'application mobile. Les règles spécifiques à l'[enregistrement en présentiel](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-une-reunion-en-presentiel-rgpd\u002F) s'appliquent alors.\n\n### 2. Prévenir le client\n\nL'e-mail d'information est envoyé avant le rendez-vous.\n\nSon contenu et son activation peuvent être configurés dans les paramètres, notamment avec le nom de votre société.\n\n### 3. Choisir le modèle de compte rendu\n\nLe compte rendu peut notamment reprendre les besoins exprimés, les objections, les décisions et les prochaines étapes.\n\nLe modèle est choisi selon le type de rendez-vous, par exemple pour un rendez-vous terrain ou une visioconférence.\n\n### 4. Envoyer le compte rendu dans le CRM\n\nLe compte rendu et les tâches peuvent être synchronisés avec HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Dynamics 365 et sept autres CRM, puis associés au bon contact.\n\nLe fonctionnement complet est présenté sur la page [prise de notes IA pour les commerciaux](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fcas-d-usage\u002Foutil-prise-de-notes-ia-commerciaux\u002F).\n\nLes [appels téléphoniques](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-appel-telephonique-rgpd\u002F) suivent un fonctionnement similaire. Une intégration Google Drive et une API permettent également d'utiliser d'autres destinations.\n\n### 5. Partager, puis supprimer\n\nLe replay peut être partagé par lien, avec une durée de validité.\n\nLorsque l'audio n'est pas nécessaire, vous pouvez simplement transmettre le compte rendu.\n\nLa réunion peut être supprimée depuis la bibliothèque et les informations présentes dans la fiche peuvent être traitées depuis le CRM.\n\n### 6. Contrôler les données\n\nLeexi indique notamment un hébergement en région Paris, une option Scaleway, une exécution du modèle via Azure France en circuit fermé, ainsi que le chiffrement des données en transit et au repos.\n\nL'entreprise indique également que les conversations ne sont pas utilisées pour entraîner les modèles.\n\n---\n\n## Quelles difficultés rencontrent réellement les utilisateurs ?\n\nLes questions de conformité ne sont qu'une partie du problème.\n\nSur **1 141 demandes reçues par le support de Leexi entre janvier et juin 2026**, **9 concernent l'enregistrement d'un rendez-vous commercial**, tandis que 176 portent sur la connexion avec un CRM.\n\nLes difficultés les plus fréquentes concernent l'outil qui ne rejoint pas la réunion, le compte rendu qui n'arrive pas ou qui arrive au mauvais endroit, la langue utilisée ou encore un modèle de compte rendu qui ne correspond pas au rendez-vous.\n\nLe rendez-vous commercial apparaît par ailleurs dans 550 démonstrations sur la même période.\n\nCela permet de voir le problème sous un autre angle.\n\n**La vraie question n'est pas seulement : « Ai-je le droit d'enregistrer ? »**\n\nIl faut aussi savoir :\n\n**où va le compte rendu → qui peut le voir → dans quelle fiche il est enregistré → comment il sera supprimé.**\n\n---\n\n## Enregistrer un rendez-vous commercial : ce qu'il faut retenir\n\nAvant d'enregistrer un rendez-vous, vérifiez ces six points :\n\n* **Accord** : votre interlocuteur a-t-il clairement dit oui avant le début de l'enregistrement ?\n* **Finalité** : savez-vous pourquoi vous conservez cet enregistrement ?\n* **Base légale** : avez-vous bien déterminé le fondement juridique du traitement ?\n* **Conservation** : savez-vous combien de temps vous garderez l'audio, le compte rendu et les données présentes dans le CRM ?\n* **Accès** : les comptes rendus sont-ils stockés dans un espace maîtrisé par l'entreprise ?\n* **Sous-traitants** : savez-vous quels prestataires traitent les données, y compris votre CRM ?\n\nEt si une IA intervient, ajoutez un septième point :\n\n**Votre client sait-il qu'un système d'IA traite l'enregistrement pour produire automatiquement le compte rendu ?**\n\n## Questions fréquentes\n\n### Faut-il l'accord du client, et à quel moment ?\n\nOui. Pour une personne extérieure à votre organisation, le consentement est le fondement présenté ici comme le plus adapté. La demande doit être faite à l'oral au début du rendez-vous, avant de lancer l'enregistrement.\n\nL'e-mail envoyé avant la réunion sert à informer. Il ne doit pas être considéré comme le consentement lui-même.\n\n### Que faire si le client refuse en cours de rendez-vous ?\n\nVous arrêtez l'enregistrement et vous prenez des notes.\n\nLe RGPD prévoit qu'« il est aussi simple de retirer que de donner son consentement » (article 7, paragraphe 3). La demande doit donc être prise en compte et, lorsque cela est nécessaire, les données enregistrées doivent être supprimées.\n\nLe refus ne doit pas avoir de conséquence sur la relation commerciale.\n\n### Le compte rendu envoyé dans le CRM est-il soumis aux mêmes règles ?\n\nOui.\n\nIl s'agit toujours de données personnelles, mais elles se trouvent désormais dans un deuxième système, avec ses propres règles d'accès et de conservation.\n\nVotre CRM constitue donc un sous-traitant supplémentaire au sens de l'article 28. Et si vous supprimez l'enregistrement original sans traiter la fiche CRM, les données peuvent toujours exister ailleurs.\n\n### Peut-on faire écouter l'enregistrement d'un client à un tiers ?\n\nPas si cette utilisation n'a pas été prévue dans la finalité annoncée au client.\n\nLa formation des commerciaux peut constituer une finalité admise par la CNIL, mais la voix du client est alors transmise en dehors de votre organisation.\n\nCette utilisation doit donc être annoncée lorsque vous demandez l'accord.\n\n### Combien de temps garder l'enregistrement d'un prospect qui n'a pas signé ?\n\nPas plus longtemps que nécessaire au regard de la finalité poursuivie, conformément au principe de limitation de la conservation prévu par le RGPD.\n\nLa CNIL retient six mois pour l'audio et un an pour les documents d'analyse dans le cadre des appels au travail.\n\nChez Leexi, la conservation par défaut peut aller jusqu'à deux ans, avec une possibilité de réduction dans les paramètres. La fiche CRM, elle, suit sa propre politique de conservation.\n\n### Que faire si l'outil d'enregistrement a quitté la réunion avant l'arrivée du prospect ?\n\nIl faut vérifier le délai d'inactivité avant le premier rendez-vous.\n\nPar défaut, l'outil peut quitter une réunion vide après quelques minutes. Si votre commercial attend le prospect avec sa caméra et son micro coupés, il peut donc partir avant son arrivée.\n\nLe prospect peut alors rejoindre la réunion sans que l'outil soit encore présent pour enregistrer la conversation.\n\n**Il faut donc prévoir un délai suffisamment long pour que l'outil reste dans la réunion jusqu'à l'arrivée du prospect.**\n\nVérifiez également que l'outil est configuré pour attendre l'admission avant d'entrer dans la réunion.\n\n### Le compte rendu peut-il arriver dans la langue du client dans le CRM ?\n\nOui, si la langue du compte rendu est correctement configurée.\n\nElle doit être vérifiée avant le premier envoi automatique vers le CRM.\n\nUn compte rendu rédigé dans une langue que le contact ou l'équipe commerciale ne lit pas risque de rester sans relecture. Or une transcription automatique peut contenir des erreurs et le droit de rectification prévu par l'article 16 du RGPD suppose que ces informations puissent être corrigées.\n","2026-08-22T07:48:00.214Z","2026-09-08T11:34:16.160Z","2026-09-08T11:34:22.751Z",{"id":593,"documentId":349,"metaTitle":594,"metaDescription":595,"slug":596,"heroTitle":597,"heroUnderTitle":598,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":599,"heroVideoUrl":68,"blog":600,"createdAt":601,"updatedAt":602,"publishedAt":603,"locale":241,"__type":132},25012,"Grabar una llamada telefónica: las reglas del RGPD | Leexi","La CNIL prohíbe grabación permanente y exige informar sobre derecho de oposición antes del fin de la llamada. Duración, base legal y herramientas.","\u002Fes\u002Fseguridad\u002Fcertificaciones-auditorias-cumplimiento\u002Fgrabar-una-llamada-telefonica-rgpd\u002F","Grabar llamada telefónica profesional: ¿qué reglas RGPD?","El único caso con doctrina detallada de la CNIL, más exigente que en otros casos.","Prueba gratis","¿Grabas tus llamadas para obtener la transcripción y el acta? Es el único caso sobre el que la CNIL ha publicado una doctrina detallada, y es más exigente que para el resto de reuniones.\n\n**Excluye la grabación permanente, pide informar a tu interlocutor de su derecho de oposición antes del final de la conversación y fija los plazos de conservación.**\n\n## ¿Se puede grabar una llamada telefónica profesional?\n\n**Sí, pero no sin encuadrar el tratamiento.**\n\nLa grabación de una llamada contiene una voz, un número y el contenido de una conversación. Constituye, por tanto, un tratamiento de datos personales en el sentido del RGPD.\n\nDebes, en particular:\n\n* informar a tu interlocutor al inicio de la llamada;\n* mencionar su derecho de oposición;\n* determinar tu base legal;\n* definir la finalidad de la grabación;\n* limitar el plazo de conservación;\n* consultar a los representantes del personal antes de implantar el dispositivo.\n\nGrabar sin que lo sepa tu interlocutor entra además en el ámbito del Código Penal francés, que castiga «con un año de prisión y 45 000 euros de multa el hecho de atentar voluntariamente, por cualquier medio, contra la intimidad de la vida privada de otra persona: 1.º captando, grabando o transmitiendo, sin el consentimiento de su autor, palabras pronunciadas a título privado o confidencial» (artículo 226-1).\n\n### ¿La grabación de una llamada es un dato personal?\n\n**Sí.**\n\nEl RGPD define el dato personal como «toda información sobre una persona física identificada o identificable» (artículo 4, punto 1).\n\nUna voz, un número y lo dicho durante una llamada pueden permitir identificar a tu interlocutor.\n\nLa transcripción y el acta también están afectadas.\n\n### ¿Por qué las llamadas están más reguladas que el resto de reuniones?\n\n**Porque la CNIL les dedica una ficha específica.**\n\nEs el único tipo de intercambio profesional que cuenta con una doctrina tan detallada, y sirve de referencia para [los demás formatos de reunión](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fes\u002Fseguridad\u002Fcertificaciones-auditorias-cumplimiento\u002Fgrabar-una-reunion-profesional-rgpd\u002F).\n\nAdemás, realizas varios tratamientos sucesivos:\n\n**llamada → grabación por la telefonía → transcripción → acta → ficha CRM.**\n\n### ¿Se pueden grabar todas las llamadas?\n\n**No.**\n\nLa CNIL indica que «el empleador no puede implantar un dispositivo de escucha o de grabación permanente o sistemático».\n\nUna configuración que graba cada llamada sin excepción posible queda, por tanto, fuera del marco, aunque la herramienta sepa hacerlo.\n\n### ¿Qué datos se graban?\n\nSegún las herramientas utilizadas, puedes conservar:\n\n* el audio de la llamada;\n* la transcripción;\n* el número llamado o llamante;\n* la fecha y la duración;\n* el acta;\n* los compromisos adquiridos;\n* los próximos pasos.\n\n---\n\n## ¿Hay que avisar al interlocutor antes de grabar una llamada?\n\n**Sí.**\n\nLa información debe darse **antes o en el momento en que se recogen los datos**, es decir, al inicio de la llamada.\n\nEn las llamadas, la CNIL exige una información más amplia que en otros casos.\n\n### ¿Qué hay que decirle?\n\nLa CNIL indica que «los empleados y los interlocutores (clientes, por ejemplo) deben ser informados, en particular: de la existencia del dispositivo; de la identidad del responsable del tratamiento; de las finalidades perseguidas».\n\nPrecisa también que la información abarca «la base legal del dispositivo (obligación derivada de un texto legal, por ejemplo, o interés legítimo del empleador)».\n\nDebes poder explicar, por tanto, de forma sencilla:\n\n**quién graba → por qué → con qué fundamento → qué se hará con los datos.**\n\n### ¿Hay que mencionar el derecho de oposición?\n\n**Sí, y es una exigencia propia de las llamadas.**\n\nLa CNIL indica que «los interlocutores deben ser informados de su derecho de oposición antes del final de la conversación telefónica».\n\nLa información no se limita, pues, a anunciar la grabación: indica a la persona que puede oponerse, y se da durante la llamada.\n\n### ¿Hay que consultar a los representantes del personal?\n\n**Sí, antes de implantar el dispositivo.**\n\nLa CNIL indica que «las instancias representativas del personal deben ser informadas y consultadas antes de cualquier decisión de instalar un dispositivo de escucha o de grabación de llamadas».\n\nEs una etapa previa a la implantación, no una formalidad llamada a llamada.\n\n### ¿Hay que precisar que una IA transcribe la llamada?\n\n**Sí.**\n\nLa grabación de audio y el tratamiento que realiza después la IA son dos operaciones que conviene distinguir.\n\nEl Reglamento europeo de inteligencia artificial prevé que «los proveedores garantizarán que los sistemas de IA destinados a interactuar directamente con personas físicas se diseñen y desarrollen de forma que las personas físicas de que se trate estén informadas de que están interactuando con un sistema de IA» (artículo 50, apartado 1). Estas obligaciones se aplican desde el 2 de agosto de 2026 y se dirigen al proveedor del sistema; tu obligación de informar procede del RGPD y de la doctrina de la CNIL.\n\nPuedes anunciar, por ejemplo:\n\n> «Esta llamada se graba y un asistente de IA redacta automáticamente el acta.»\n\n---\n\n## ¿Qué base legal usar para grabar una llamada?\n\n**La base legal depende, en particular, de la persona grabada y de la finalidad perseguida.**\n\nAquí aparecen principalmente dos fundamentos: el interés legítimo del empleador y el consentimiento del interlocutor.\n\n### ¿Se puede usar el interés legítimo?\n\n**Sí, la CNIL lo cita como posible fundamento del dispositivo.**\n\nEl artículo 6 del RGPD autoriza un tratamiento «necesario para la satisfacción de intereses legítimos perseguidos por el responsable del tratamiento o por un tercero, siempre que sobre dichos intereses no prevalezcan los intereses o los derechos y libertades fundamentales del interesado» (apartado 1, letra f).\n\nDebes, por tanto, realizar en particular una **ponderación de intereses** e informar a las personas.\n\n### ¿Se puede usar el consentimiento?\n\n**Sí, en particular para una llamada con un cliente o un prospecto**, como en [una cita comercial](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fes\u002Fseguridad\u002Fcertificaciones-auditorias-cumplimiento\u002Fgrabar-una-reunion-comercial-rgpd\u002F).\n\nEl consentimiento se define como «toda manifestación de voluntad libre, específica, informada e inequívoca por la que el interesado acepta, ya sea mediante una declaración o una clara acción afirmativa» (RGPD, artículo 4, punto 11). El responsable del tratamiento debe además «ser capaz de demostrar que aquel consintió el tratamiento de sus datos personales» (artículo 7, apartado 1).\n\n### ¿Qué finalidad elegir?\n\n**La que seas capaz de justificar.**\n\nLa CNIL incluye la formación del personal entre las finalidades admitidas para la grabación de llamadas.\n\nLa finalidad que escribes determina después el resto: la duración, los accesos y lo que puedes hacer con el archivo.\n\n### ¿Se puede grabar a un empleado durante sus llamadas?\n\n**Sí, puede ser posible en el marco de un dispositivo puntual**, comunicado y presentado a los representantes del personal.\n\nUna grabación permanente, en cambio, queda excluida por la CNIL.\n\n---\n\n## ¿Cuánto tiempo conservar la grabación de una llamada?\n\n**Tanto como sea necesario para la finalidad perseguida, y no más.**\n\nEl RGPD exige que los datos sean «mantenidos de forma que se permita la identificación de los interesados durante no más tiempo del necesario para los fines del tratamiento de los datos personales» (artículo 5, apartado 1, letra e). La CNIL da además referencias cifradas.\n\n### ¿Cuánto tiempo conservar el audio?\n\n**Seis meses como máximo.** La CNIL indica que «las grabaciones pueden conservarse hasta seis meses como máximo».\n\nEs el plazo que fija para las grabaciones de llamadas en el lugar de trabajo.\n\n### ¿Cuánto tiempo conservar una transcripción?\n\nLa CNIL indica que «los documentos de análisis pueden conservarse, por su parte, hasta un año».\n\n### ¿El plazo máximo es el plazo normal?\n\n**No.**\n\nLa CNIL describe una secuencia más corta: escuchar las grabaciones en los días siguientes, redactar los documentos de análisis necesarios y luego suprimir las grabaciones en bruto sin esperar a los seis meses.\n\nUna política eficaz debe prever, por tanto:\n\n**grabación → análisis rápido → supresión del audio → conservación del documento de análisis.**\n\n---\n\n## ¿Quién puede acceder a la grabación de una llamada?\n\n**Únicamente las personas que la necesitan para su trabajo.**\n\nEl colaborador afectado, su responsable y las personas encargadas de la formación cuando esa es la finalidad elegida.\n\n### ¿Quién puede consultar el audio, la transcripción y el acta?\n\nLos tres archivos no responden necesariamente a la misma necesidad.\n\nPuedes, por ejemplo:\n\n* compartir el acta con el equipo afectado;\n* limitar el acceso a la transcripción;\n* conservar el audio para las necesidades realmente justificadas.\n\n### ¿Qué pasa cuando la llamada sube al CRM?\n\n**Existe entonces una copia en un segundo sistema, con sus propios derechos de acceso.**\n\nLas dos políticas deben ser coherentes; de lo contrario, la restricción fijada en un lado se levanta en el otro.\n\n### ¿Hay que cifrar los datos?\n\n**La seguridad debe adaptarse al riesgo.**\n\nEl RGPD exige «medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar un nivel de seguridad adecuado al riesgo, que en su caso incluya, entre otros: a) la seudonimización y el cifrado de datos personales» (artículo 32, apartado 1).\n\n---\n\n## ¿Cuáles son los derechos de tu interlocutor?\n\nLas personas grabadas disponen de los derechos previstos por el RGPD.\n\n### ¿Puede solicitar el acceso a sus datos?\n\n**Sí.**\n\nEl interesado tiene «derecho a obtener del responsable del tratamiento confirmación de si se están tratando o no datos personales que le conciernen» (RGPD, artículo 15, apartado 1). Puede afectar al audio, la transcripción y el acta.\n\n### ¿Puede solicitar una rectificación?\n\n**Sí.**\n\nEl interesado tiene «derecho a obtener sin dilación indebida del responsable del tratamiento la rectificación de los datos personales inexactos que le conciernan» (RGPD, artículo 16).\n\nEs especialmente importante con una transcripción automática.\n\nUna IA puede transcribir mal:\n\n* un nombre propio;\n* un importe;\n* un número;\n* una fecha;\n* la identidad de la persona que habló.\n\n### ¿Puede solicitar la supresión?\n\n**Sí, en las condiciones previstas por el RGPD.**\n\nEl interesado tiene «derecho a obtener sin dilación indebida del responsable del tratamiento la supresión de los datos personales que le conciernan» (RGPD, artículo 17, apartado 1).\n\n### ¿Puede oponerse a la grabación?\n\n**Sí, y la CNIL exige que este derecho se le anuncie antes del final de la conversación.**\n\nEl interesado tiene «derecho a oponerse en cualquier momento, por motivos relacionados con su situación particular, a que datos personales que le conciernan sean objeto de un tratamiento basado en lo dispuesto en el artículo 6, apartado 1, letras e) o f)» (RGPD, artículo 21, apartado 1).\n\nEsto implica que pueda ejercerse durante la llamada, y que detengas la grabación a petición suya.\n\n### ¿En qué plazo debes responder?\n\n**En principio, en el plazo de un mes.** El responsable del tratamiento responde «sin dilación indebida y, en cualquier caso, en el plazo de un mes a partir de la recepción de la solicitud» (RGPD, artículo 12, apartado 3).\n\n---\n\n## ¿Qué obligaciones hay cuando la IA transcribe la llamada?\n\nLa IA añade un tratamiento a la simple grabación.\n\nEl funcionamiento puede resumirse así:\n\n**audio → transcripción → análisis → acta → ficha CRM.**\n\n### ¿Qué hace concretamente la IA?\n\nPuede:\n\n* transcribir la llamada;\n* identificar a los participantes;\n* extraer los compromisos;\n* identificar los próximos pasos;\n* producir un acta;\n* vincular la llamada al contacto correcto.\n\n### ¿Cuántos encargados del tratamiento intervienen en una llamada?\n\n**Al menos dos, a menudo tres.**\n\nLa herramienta de telefonía, la herramienta de transcripción y luego el CRM cuando el acta se envía allí.\n\nEs la particularidad de la llamada telefónica: la cadena es más larga que en una videoconferencia, y cada eslabón debe estar encuadrado.\n\n### ¿Dónde se almacenan los datos?\n\nEs una de las primeras preguntas que hacer a tus proveedores.\n\nEn Leexi, las grabaciones, transcripciones y actas permanecen en la región de París, en AWS. A partir de cierto volumen de licencias, puede elegirse un alojamiento en Scaleway.\n\nTu herramienta de telefonía almacena por su parte la grabación original: las dos ubicaciones se comprueban por separado. El [expediente de cumplimiento de Leexi](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fes\u002Fseguridad\u002Fcertificaciones-auditorias-cumplimiento\u002Ffaq-cumplimiento-soberania\u002F) detalla el alojamiento, los encargados del tratamiento y las certificaciones.\n\n### ¿Hace falta un DPA con cada proveedor?\n\n**Sí, cuando el proveedor actúa como encargado del tratamiento.**\n\nEl artículo 28 del RGPD prevé que «el tratamiento por el encargado se regirá por un contrato u otro acto jurídico […] que vincule al encargado respecto del responsable y establezca el objeto, la duración, la naturaleza y la finalidad del tratamiento, el tipo de datos personales y categorías de interesados, y las obligaciones y derechos del responsable» (apartado 3).\n\n### ¿Utiliza la IA tus conversaciones para entrenar sus modelos?\n\n**Depende del proveedor.**\n\nEn Leexi, las conversaciones no entrenan ningún modelo, en todas las cuentas.\n\n---\n\n## ¿Cómo informar al interlocutor de que una llamada se graba?\n\nPuedes usar una formulación sencilla y precisa.\n\n### Al inicio de una llamada saliente\n\n> «Antes de empezar: esta llamada se graba y un asistente de IA redacta el acta. Puedes oponerte; dímelo y detengo la grabación.»\n\n### Para una llamada entrante\n\n> «Le informo de que la llamada se graba, para poder atenderle sin tomar notas. Si prefiere que no sea así, detengo la grabación.»\n\n### Para una llamada entre compañeros\n\n> «Grabo para el acta, como siempre. Dime si quieres que la detenga en algún momento.»\n\n---\n\n## ¿Qué errores hay que evitar?\n\n### 1. Grabar todas las llamadas por defecto\n\nLa CNIL excluye el dispositivo permanente o sistemático.\n\n### 2. No mencionar el derecho de oposición\n\nEs la exigencia más específica de las llamadas, y la que más a menudo falta en los mensajes de bienvenida.\n\n### 3. Implantar sin consultar a los representantes del personal\n\nLa información y la consulta se producen antes de la decisión de instalar el dispositivo.\n\n### 4. Guardar las grabaciones en bruto hasta el plazo máximo\n\nLa CNIL describe lo contrario: analizar rápidamente y luego suprimir el audio sin esperar.\n\n### 5. Olvidar las copias en los otros sistemas\n\nUna llamada grabada en la telefonía, transcrita en otro sitio y enviada a un CRM existe en tres lugares.\n\n### 6. Suponer que una grabación de terceros se transcribirá automáticamente\n\nUna grabación producida por otra herramienta no se incorpora necesariamente a tu cadena de transcripción.\n\n---\n\n## ¿Cómo grabar una llamada con Leexi?\n\nUna vez definido el marco RGPD, el uso de la herramienta se resume en unos pocos pasos.\n\n### 1. Conectar tu herramienta de telefonía\n\nLeexi puede conectarse a herramientas de llamadas como Aircall o Ringover.\n\n### 2. Transcribir la llamada\n\nTras la llamada, recuperas la transcripción junto al acta.\n\n### 3. Generar el acta\n\nEl acta recoge, en particular, los puntos tratados, los compromisos y los próximos pasos.\n\n### 4. Vincular la llamada al contacto correcto\n\nEl acta puede sincronizarse con tu CRM y vincularse al contacto correspondiente, igual que tras [una cita](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fes\u002Fcaso-de-uso\u002Fherramienta-toma-notas-ia-comerciales\u002F).\n\n### 5. Controlar los datos\n\nLeexi indica, en particular, un alojamiento en la región de París, una opción Scaleway, una ejecución del modelo a través de Azure Francia en circuito cerrado, el cifrado de los datos en tránsito y en reposo, y la ausencia de entrenamiento con tus conversaciones.\n\n---\n\n## ¿Qué dificultades encuentran realmente los usuarios?\n\nLas cuestiones jurídicas no son las únicas dificultades que se encuentran en la práctica.\n\nDe **1 141 tickets de soporte recibidos entre enero y junio de 2026**, **7 se refieren a la grabación o transcripción de llamadas**. Los motivos más frecuentes son, en particular, el acta que no sube al CRM, transcripciones de llamadas que no se encuentran y una llamada entrante que interrumpe la grabación de una reunión en curso.\n\nEsto ofrece otra lectura del problema:\n\n**la cuestión no es solo «¿tengo derecho a grabar?»**\n\nTambién hay que saber:\n\n**qué herramienta graba → quién transcribe → dónde aterriza el acta → cuánto tiempo permanece cada copia.**\n\n---\n\n## Grabar una llamada profesional: lo que hay que recordar\n\nAntes de grabar tus llamadas, comprueba estos seis puntos:\n\n* **Información**: ¿tu interlocutor conoce la existencia del dispositivo y su derecho de oposición?\n* **Alcance**: ¿el dispositivo es puntual, y no permanente?\n* **Base legal**: ¿interés legítimo del empleador o consentimiento del interlocutor?\n* **Representantes del personal**: ¿han sido informados y consultados antes de la implantación?\n* **Conservación**: ¿el audio se suprime rápidamente tras el análisis?\n* **Encargados del tratamiento**: ¿conoces los tres eslabones de tu cadena?\n\nSi interviene una IA, añade un séptimo punto:\n\n**¿sabe tu interlocutor que un sistema de IA trata la grabación para producir el acta?**\n\n## Preguntas frecuentes\n\n### ¿Es legal grabar una llamada profesional?\n\nSí, siempre que se respete el marco aplicable: información al interlocutor, mención del derecho de oposición, base legal, finalidad y plazo de conservación, en particular.\n\n### ¿Se pueden grabar todas las llamadas de un departamento?\n\nNo. La CNIL excluye el dispositivo permanente o sistemático, salvo texto legal particular.\n\n### ¿Hay que avisar a un cliente que llama?\n\nSí, al inicio de la llamada, con la mención de su derecho de oposición.\n\n### ¿Hay que consultar al comité de empresa?\n\nLas instancias representativas del personal deben ser informadas y consultadas antes de la decisión de instalar el dispositivo.\n\n### ¿Cuánto tiempo conservar la grabación de una llamada?\n\nSeis meses como máximo según la CNIL en el marco correspondiente, y hasta un año para los documentos de análisis. La práctica que describe consiste en analizar rápidamente y luego suprimir el audio sin esperar.\n\n### ¿Un cliente puede pedir la supresión de la grabación de su llamada?\n\nSí, en las condiciones previstas por el derecho de supresión del RGPD.\n\n### ¿La transcripción de una llamada puede ir al CRM?\n\nSí. El acta puede vincularse al contacto correspondiente en HubSpot, Salesforce, Pipedrive o Microsoft Dynamics.\n\n---\n\n## En resumen\n\n**Grabar una llamada profesional es posible.**\n\nPero el buen reflejo no es solo preguntarse:\n\n> «¿Tengo derecho a grabar?»\n\nHay que verificar más bien toda la cadena, que tiene un eslabón más que en una videoconferencia:\n\n**informar → mencionar el derecho de oposición → grabar → transcribir → vincular al contacto → suprimir el audio.**\n\nEs esta cadena completa la que debe encuadrar tu política de protección de datos.\n\n**¿Tus llamadas merecen un acta?** [Ver cómo Leexi se conecta a tu telefonía](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)\n\n## Fuentes\n\nTextos tomados de fuentes primarias el 22 de agosto de 2026.\n\n* RGPD, artículos 4, 5, 6, 7, 12, 13, 15, 16, 17, 21, 28 y 32\n* Código Penal francés, artículo 226-1\n* CNIL, Escucha y grabación de llamadas en el lugar de trabajo\n* Reglamento europeo de inteligencia artificial, artículo 50\n\n*Esta página describe el marco aplicable. No constituye un dictamen jurídico.*\n","2026-08-31T15:21:35.841Z","2026-09-04T09:32:06.061Z","2026-09-08T11:34:23.694Z",{"id":605,"documentId":337,"metaTitle":606,"metaDescription":607,"slug":608,"heroTitle":609,"heroUnderTitle":610,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":126,"heroVideoUrl":68,"blog":611,"createdAt":612,"updatedAt":613,"publishedAt":614,"locale":131,"__type":132},25023,"DPA Leexi: Gesetzliche Vorgaben und Leistungen von Leexi","Das DPA von Leexi ist seit 6. Juli 2026 gültig. Inhalt, DSGVO-Anforderungen, 10 Subunternehmer, Audit und Unterlagen für Ihren DSB.","\u002Fde\u002Fsicherheit-und-datenschutz\u002Fzertifizierungen-audits-einhaltung-vorschriften\u002Fdpa-datenverarbeitungsvertrag\u002F","DPA: Gesetzliche Vorgaben und Leistungen von Leexi","Öffentlich, gültig seit 6. Juli 2026, akzeptiert ab kostenlosem Test. Inhalt und Ausnahmen.","Das DPA von Leexi ist ein öffentliches Dokument. Es heißt „Data Processing Agreement“, Version 2.0 seit dem 6. Juli 2026, und kann vor Kontoerstellung eingesehen werden: [französische Version](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdpa_fr.pdf), [englische Version](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdpa_en.pdf). Es gilt ab Online-Abschluss, inklusive kostenlosem Test. Es benennt zehn Subunternehmer, legt die Standardaufbewahrung auf maximal zwei Jahre fest, sieht eine Datenpannenmeldung innerhalb von 24 Stunden vor und gewährt ein jährliches Prüfungsrecht.\n\n## Überprüfen, was das DPA abdeckt\n\n**Das DPA regelt, wie Leexi Ihre Meeting-Daten in Ihrem Auftrag verarbeitet.** Sie bleiben für die Verarbeitung verantwortlich, Leexi ist Ihr Auftragsverarbeiter.\n\nDas Dokument sagt es selbst:\n\n> DPA Leexi, Artikel 4.2\n> *„Als Auftragsverarbeiter verarbeitet Leexi personenbezogene Daten im Namen und gemäß den Anweisungen des Verantwortlichen.“*\n\nFür Sie bedeutet das: Sie bestimmen Zweck, Aufbewahrungsdauer und Zugriffsberechtigte. Leexi führt aus.\n\n### Welche Daten umfasst das DPA?\n\nDer Umfang steht in Artikel 3.\n\n> DPA Leexi, Artikel 3\n> *„Leexi erhebt folgende personenbezogene Daten: Name, Vorname, E-Mail, Telefonnummer, Funktion, Firmenname, Videokonferenz- oder VOIP-Gespräche mit Metadaten.“*\n\nBetroffene sind laut Artikel 3 „Mitarbeiter, Lieferanten und Kunden des Kunden“. Vorgänge sind „Erhebung, Übertragung, Speicherung und Löschung“.\n\n### Wie stellen Käufer die Anfrage?\n\nZwischen März und Mai 2026 forderten sechs Käufer das DPA bei Leexi an. Ein Vermögensverwalter bat im Mai 2026 um das „Data Processing Agreement (DPA) für unser Konto, unterschriebene Kopie oder schriftliche Bestätigung der gültigen Version“. Eine öffentliche Einrichtung fragte im März 2026 „die Verfügbarkeit eines Data Processing Agreement (DPA)“ unter acht Punkten vor Auswahl eines Transkriptionstools. Ein Kunde suchte im April 2026 die „unterzeichnete DPA“, die er nicht mehr fand. Der DSB eines anderen Kunden bat Leexi, sein eigenes Subunternehmer-Anlagenmodell auszufüllen.\n\nDiese vier Anfragen lassen sich auf drei Fragen reduzieren: Welche Version gilt für mein Konto, wo ist die Subunternehmerliste, und wie bewahre ich Nachweise? Diese Seite beantwortet sie.\n\n---\n\n## Ist das DPA gesetzlich vorgeschrieben?\n\n**Ja. Sobald ein Dienstleister personenbezogene Daten für Sie verarbeitet, verlangt die DSGVO einen schriftlichen Vertrag mit festgelegtem Inhalt.**\n\n> DSGVO, Artikel 28, Absatz 3\n> *„Die Verarbeitung durch einen Auftragsverarbeiter erfolgt auf Grundlage eines Vertrags oder eines anderen Rechtsakts, der den Auftragsverarbeiter gegenüber dem Verantwortlichen bindet und Zweck, Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung, Datenarten, betroffene Personen sowie Rechte und Pflichten regelt.“*\n\nDie Pflicht trifft Sie und Leexi. Der Verantwortliche muss einen Auftragsverarbeiter mit geeigneten Garantien wählen.\n\n> DSGVO, Artikel 28, Absatz 1\n> *„Der Verantwortliche beauftragt nur Auftragsverarbeiter, die ausreichende Garantien für geeignete technische und organisatorische Maßnahmen bieten, um die Anforderungen der Verordnung zu erfüllen und die Rechte der Betroffenen zu schützen.“*\n\nDrei Ebenen:\n\n- **Gesetzlich vorgeschrieben**: Vertrag und Mindestklauseln (Art. 28 Abs. 3 a–h: dokumentierte Anweisungen, Vertraulichkeit, Sicherheit, Unterauftragsvergabe, Unterstützung bei Betroffenenrechten, Löschung\u002FRückgabe, Audit).\n- **Von Einkäufern verlangt**: unterschriebene Kopie oder schriftliche Bestätigung, Subunternehmer-Anlage im eigenen Format, Reaktionsfrist. Nicht gesetzlich, aber üblich bei Einkauf und DSB.\n- **Branchenspezifisch**: Finanz- und öffentlicher Sektor fordern zusätzlich effektives Prüfungsrecht und schriftliche Richtlinie zu ausländischen Behördenanfragen. Das DPA von Leexi regelt beides in Art. 10 und 15.\n\n### Muss das DPA ein Prüfungsrecht vorsehen?\n\nJa. Art. 28 Abs. 3 h) macht es verpflichtend.\n\n> DSGVO, Artikel 28, Absatz 3, Punkt h)\n> *„Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen alle Informationen zur Verfügung, die zur Einhaltung der Verpflichtungen erforderlich sind, und ermöglicht Audits, einschließlich Inspektionen, durch den Verantwortlichen oder einen beauftragten Prüfer.“*\n\n---\n\n## Das DPA von Leexi erhalten\n\n**Das DPA ist online in zwei Sprachen verfügbar und wird bei Vertragsabschluss akzeptiert.**\n\n> DPA Leexi, Präambel\n> *„Dieses Datenverarbeitungsabkommen („Vereinbarung“) wird zwischen dem Kunden und Leexi zum Zeitpunkt des Online-Abonnements, einschließlich eines kostenlosen Tests, geschlossen.“*\n\nSie müssen also nicht auf eine Zusendung warten. Die für Ihr Konto gültige Version ist die zum Zeitpunkt Ihres Abschlusses, mit Datum auf der ersten Seite.\n\n### Wer unterschreibt?\n\nDas DPA benennt die juristische Person: Leexi, Aktiengesellschaft, Sitz 2 avenue Herrmann Debroux, 1160 Brüssel, Belgien, vertreten durch Xavier Lombard, CEO. Es gilt belgisches Recht, Gerichtsstand Brüssel (Art. 13).\n\n### Welche Subunternehmer nennt das DPA?\n\nZehn in Art. 6.1 mit Rolle und Hosting-Region. Auszug:\n\n- Amazon Web Services, Infrastrukturhosting, EU\n- Microsoft Azure, Transkription und generative KI, EU\n- Google Workspace, Identitätsanbieter, EU\n- Gladia, Speech-to-Text-Anbieter, EU\n- New Relic, Anwendungsüberwachung, EU\n- Eleven Labs Inc., Speech-to-Text-Anbieter, Europa\n- Scaleway SAS, Cloud-Infrastruktur (Hosting, Speicher), EU (Frankreich)\n- Cloudflare, Perimetersicherheit, Europa \u002F UK\n- Mailgun, Transaktions-E-Mail-Management, EU (Frankfurt, Deutschland)\n- Mistral, generative KI, EU\n\nDie aktuelle Liste ist im [Trust Center von Leexi](https:\u002F\u002Ftrust.leexi.ai\u002F) einsehbar, Stand 2. September 2026.\n\n### Was, wenn Leexi einen Subunternehmer wechselt?\n\nDie DSGVO gewährt ein Widerspruchsrecht.\n\n> DSGVO, Artikel 28, Absatz 2\n> *„Der Auftragsverarbeiter darf keinen weiteren Auftragsverarbeiter ohne schriftliche Genehmigung des Verantwortlichen einsetzen. Bei allgemeiner Genehmigung informiert er den Verantwortlichen über geplante Änderungen, damit dieser widersprechen kann.“*\n\nDas DPA regelt die Frist.\n\n> DPA Leexi, Artikel 6.2\n> *„Der Kunde hat 15 Tage ab Erhalt der Information, um begründeten Widerspruch einzulegen.“*\n\nEs sieht ein Gespräch vor und stellt klar, dass bei Ablehnung der Dienst nicht mehr erbracht wird.\n\n### Welche Sicherheitsmaßnahmen sieht das DPA vor?\n\nArt. 32 DSGVO nennt Verschlüsselung als Maßnahme.\n\n> DSGVO, Artikel 32, Absatz 1\n> *„Verantwortlicher und Auftragsverarbeiter treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, z. B. Pseudonymisierung und Verschlüsselung personenbezogener Daten.“*\n\nDas DPA von Leexi erfüllt Art. 5.3.\n\n> DPA Leexi, Artikel 5.3\n> *„Leexi hat angemessene technische und organisatorische Maßnahmen umgesetzt, darunter Verschlüsselung, Zugangskontrollen, regelmäßige Backups, Mitarbeiterschulungen und Hintergrundprüfungen. Die Maßnahmen basieren auf ISO 27001:2022 Zertifizierung.“*\n\n### Wie schnell informiert Leexi bei Datenpannen?\n\n> DPA Leexi, Artikel 5.4\n> *„Leexi benachrichtigt den Kunden innerhalb von 24 Stunden nach Kenntnis per E-Mail.“*\n\nDie Meldung enthält Art der Verletzung, betroffene Kategorien und Anzahl, Kontaktpunkt, wahrscheinliche Folgen und ergriffene Maßnahmen. So können Sie die eigene Meldung an die Aufsichtsbehörde innerhalb von 72 Stunden vornehmen.\n\n### Wie lange speichert Leexi Ihre Meetings?\n\n> DPA Leexi, Artikel 9.1\n> *„Standardmäßig werden Daten maximal 2 Jahre gespeichert. Der Kunde kann die Frist verkürzen.“*\n\nNach Vertragsende wählen Sie zwischen Rückgabe und Löschung. Leexi darf Backups behalten, wenn Löschung technisch schwierig ist, muss aber unnötige Backups löschen und anonymisieren.\n\n### Können Sie Leexi auditieren?\n\n> DPA Leexi, Artikel 10.1\n> *„Der Kunde kann mit angemessener Frist (mind. 20 Tage) einen unabhängigen Prüfer beauftragen, max. einmal jährlich, auf eigene Kosten außer bei Sicherheitsvorfall.“*\n\nDas Audit erfordert Vertraulichkeitsvereinbarung und keinen Zugriff auf andere Kundendaten. Jahresendfristen können 30 Tage betragen.\n\n### Was, wenn eine ausländische Behörde Daten anfragt?\n\nArt. 15 DPA behandelt den Cloud Act. Leexi verpflichtet sich, Sie unverzüglich zu informieren, Ausnahmen zu suchen, Bemühungen zu dokumentieren und eine schriftliche Richtlinie vorzuhalten.\n\n---\n\n## Grenzen des DPA\n\n**Das DPA ist ein Standarddokument. Es enthält nicht alles, das sollten Sie vor Weitergabe wissen.**\n\n- Keine Klausel zum Nicht-Training von KI-Modellen auf Ihren Meetings. Dieses Versprechen steht in der [Datenschutzerklärung](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fde\u002Fdatenschutzerklaerung\u002F) und der [Compliance-FAQ](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fde\u002Fsicherheit-und-datenschutz\u002Fzertifizierungen-audits-einhaltung-vorschriften\u002Ffaq-konformitaet-souveraenitaet\u002F), mit eigener Seite. Juristisch erforderliche Klauseln bitte als Anlage anfragen.\n- Keine handschriftliche Unterschrift: Online akzeptiert. DSB, die unterschriebene Kopie oder eigenes Anlagenmodell wollen, wenden sich an hello@leexi.ai. Leexi hat Kundenanlagen ausgefüllt.\n- Ersetzt keine SecNumCloud-Qualifikation oder eigene HDS-Zertifizierung für Gesundheitsdaten.\n- Audit auf einmal jährlich begrenzt, auf eigene Kosten außer bei Vorfall.\n- Kein Schwellenwert für Scaleway-Hosting statt AWS; das regelt der Vertrag.\n\n---\n\n## Unterlagen für Ihren DSB\n\n| Dokument | Nachweis | Bezug |\n|---|---|---|\n| DPA Version 2.0 vom 6. Juli 2026 | Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO mit Sicherheits-, Melde-, Aufbewahrungs-, Audit- und Transferklauseln | [dpa_de.pdf](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdpa_fr.pdf) oder [dpa_en.pdf](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdpa_en.pdf), bei Abschluss akzeptiert |\n| Liste der zehn Subunternehmer mit Rolle und Hosting | Kette der Subunternehmer und keine Verarbeitung außerhalb der EU außer Cloudflare (Europa und UK) | Art. 6.1 DPA und [Trust Center](https:\u002F\u002Ftrust.leexi.ai\u002F) |\n| ISO 27001:2022 Zertifikat | Zertifizierung, auf die Art. 5.3 DPA verweist | Auf Anfrage bei Vertrieb, Zugang zum Trust Center, hello@leexi.ai |\n| Datenschutzerklärung | Hosting bei AWS in Europa und Nicht-Training-Verpflichtung | [leexi.ai\u002Fde\u002Fdatenschutz](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fde\u002Fdatenschutzerklaerung\u002F) |\n| Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten | Verpflichtung aus Art. 30 DSGVO, im DPA Art. 14.3 bestätigt | Auf Anfrage hello@leexi.ai |\n| Allgemeine Geschäftsbedingungen Version 2.0 vom 6. Juli 2026 | Verpflichtung zur EU-KI-Verordnung, Anhang 1.1 | [terms_of_service_de.pdf](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fterms_of_service_fr.pdf) |\n\nDas Nicht-Training der KI, nicht im DPA, wird auf der Seite [Nicht-Training der KI auf Ihren Meetings](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fnon-entrainement-ia-donnees-de-reunion\u002F) behandelt. Regeln zur Aufzeichnung, Teilnehmerinformation, Rechtsgrundlage und Aufbewahrung finden sich auf [Professionelles Meeting aufzeichnen](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fde\u002Fsicherheit-und-datenschutz\u002Fzertifizierungen-audits-einhaltung-vorschriften\u002Fein-geschaftstreffen-gdpr-aufzeichnen\u002F). Alle Zertifizierungen und Audits sind in der [Sicherheits- und Compliance-Sektion](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fde\u002Fsicherheit-und-datenschutz\u002Fzertifizierungen-audits-einhaltung-vorschriften\u002F) zusammengefasst.\n\nSie können Leexi während der DSB-Prüfung in einem echten Meeting testen: Das DPA gilt ab kostenlosem Test. [Demo buchen](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)\n\n---\n\n## Häufige Fragen\n\n### Gilt das DPA während des kostenlosen Tests?\n\nJa. Die Präambel sagt, es gilt ab Online-Abschluss, „einschließlich kostenlosem Test“. Aufgezeichnete Meetings sind durch dieselben Sicherheits-, Aufbewahrungs- und Löschklauseln geschützt wie zahlende Konten.\n\n### Muss das DPA unterschrieben werden oder wird es online akzeptiert?\n\nEs wird online bei Abschluss akzeptiert, keine handschriftliche Unterschrift. Falls Einkauf eine unterschriebene Kopie oder schriftliche Bestätigung verlangt, wenden Sie sich an hello@leexi.ai mit Abschlussdatum; die zum Datum gültige Version gilt.\n\n### Was passiert, wenn Leexi einen Subunternehmer hinzufügt?\n\nLeexi informiert Sie, Sie haben 15 Tage ab Erhalt, um begründet Widerspruch einzulegen (Art. 6.2 DPA). Vor Ablehnung findet ein Gespräch statt. Bei Ablehnung kann der Dienst nicht mehr erbracht werden.\n\n### Wie schnell meldet Leexi eine Datenpanne?\n\nInnerhalb von 24 Stunden nach Kenntnis per E-Mail mit Beschreibung, betroffenen Kategorien und Anzahl, Kontakt und Maßnahmen (Art. 5.4 DPA). Sie haben so 48 Stunden für eigene Meldung an Aufsichtsbehörde.\n\n### Kann ich Leexi durch meinen eigenen Prüfer auditieren lassen?\n\nJa, einmal jährlich mit mind. 20 Tagen Vorankündigung, nach Vertraulichkeitsvereinbarung, auf eigene Kosten außer bei Sicherheitsvorfall (Art. 10.1 DPA). Sie können auch auf ISO 27001:2022 Zertifikat zurückgreifen (Art. 5.3).\n\n### Was passiert mit meinen Meetings nach Vertragsende?\n\nSie wählen Rückgabe oder Löschung aller personenbezogenen Daten (Art. 11.2 DPA). Leexi darf Backups behalten, wenn Löschung technisch schwierig, muss aber unnötige Backups löschen und anonymisieren.\n\n### Erlaubt das DPA Datenübertragung außerhalb der EU?\n\nNur in Länder mit Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission oder unter Standardvertragsklauseln Juni 2021 (Art. 6.4 DPA). Die zehn Subunternehmer hosten in EU, Europa oder UK. Bei Anfragen aus Drittstaaten informiert Leexi unverzüglich (Art. 15).\n\n---\n\n## Zusammenfassung\n\n**Das DPA von Leexi existiert, ist öffentlich und gilt ab kostenlosem Test.**\n\nEs erfüllt Art. 28 DSGVO: dokumentierte Anweisungen, zehn Subunternehmer mit 15 Tagen Widerspruchsrecht, Sicherheit nach ISO 27001:2022, Meldung von Datenpannen in 24 Stunden, Standardaufbewahrung 2 Jahre, Rückgabe oder Löschung, jährliches Audit.\n\nWas fehlt, fordern Sie als Anlage an: Nicht-Training-Klausel und unterschriebene Kopie.\n\n## Quellen\n\nPrimärquellen geprüft am 22. August und 2. September 2026.\n\n* Leexi, Data Processing Agreement, Version 2.0 gültig ab 6. Juli 2026, [dpa_de.pdf](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdpa_fr.pdf)\n* Leexi, Allgemeine Geschäftsbedingungen, Version 2.0 gültig ab 6. Juli 2026\n* Leexi, Datenschutzerklärung, leexi.ai\u002Fde\u002Fdatenschutz\n* Leexi, Trust Center, trust.leexi.ai, geprüft am 2. September 2026\n* DSGVO, Artikel 5, 28, 30 und 32, veröffentlicht von CNIL\n\n*Diese Seite beschreibt den anwendbaren Rahmen und stellt keine Rechtsberatung dar.*\n","2026-09-07T07:38:08.017Z","2026-09-07T07:38:25.404Z","2026-09-08T11:34:25.651Z",{"id":616,"documentId":291,"metaTitle":617,"metaDescription":618,"slug":619,"heroTitle":620,"heroUnderTitle":621,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":215,"heroVideoUrl":68,"blog":622,"createdAt":623,"updatedAt":624,"publishedAt":625,"locale":74,"__type":132},25007,"Een commercieel gesprek opnemen: de GDPR-regels","Uw klant behoort niet tot uw organisatie: toestemming is vereist vóór opname. Wettelijke basis, bewijs van toestemming, kopie in CRM.","\u002Fnl\u002Fveiligheid\u002Fcertificeringen-audits-naleving-regelgeving\u002Feen-verkoopgesprek-opnemen-gdpr\u002F","Een commercieel gesprek opnemen: welke GDPR-regels?","De enige vergadering waarbij uw gesprekspartner buiten uw organisatie staat, en wat dat betekent.","Neemt u uw klantgesprekken op om het verslag te krijgen en uw CRM te vullen zonder iets opnieuw in te typen? Dat kan, maar het commerciële gesprek is de enige vergadering waarbij uw gesprekspartner niet tot uw organisatie behoort.\n\n**Dat verandert de rechtsgrond, en het verandert wat u moet zeggen voordat u de opname start.**\n\n## Mag u een commercieel gesprek opnemen?\n\n**Ja, maar niet zonder de verwerking te omkaderen.**\n\nEen opname van een gesprek bevat de naam van uw contactpersoon, zijn functie, zijn bezwaren en zijn toezeggingen. Ze vormt dus een verwerking van persoonsgegevens in de zin van de GDPR.\n\nU moet met name:\n\n* uw gesprekspartner om akkoord vragen vóór de opname;\n* uw rechtsgrond bepalen;\n* het doel van de opname vastleggen;\n* de bewaartermijn beperken;\n* ook de kopie in het CRM behandelen;\n* uw gesprekspartner in staat stellen zijn rechten uit te oefenen.\n\nOpnemen zonder dat de aanwezigen het weten valt bovendien onder het Franse Strafwetboek, dat „met een jaar gevangenisstraf en 45.000 euro boete bestraft wie, met welk middel ook, opzettelijk de intimiteit van het privéleven van anderen aantast: 1° door zonder toestemming van de spreker privé of vertrouwelijk uitgesproken woorden op te vangen, op te nemen of door te geven” (artikel 226-1).\n\n### Is een opname van een gesprek een persoonsgegeven?\n\n**Ja.**\n\nDe GDPR definieert een persoonsgegeven als „alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon” (artikel 4, punt 1).\n\nEen commercieel verslag noemt uw contactpersoon, zijn functie en soms elementen over zijn situatie.\n\nOok het transcript en de ingevulde velden in het CRM vallen eronder.\n\n### Waarom is de GDPR hier nog meer van toepassing?\n\nOmdat de opgenomen persoon niet uw werknemer is, en omdat u verschillende opeenvolgende verwerkingen uitvoert:\n\n**opnemen → transcriberen → opstellen → naar het CRM sturen → bewaren → wissen.**\n\nGeen enkele arbeidsrelatie verbindt u met uw gesprekspartner, en hij heeft geen enkele reden om de opname standaard te aanvaarden. Het kader dat voor alle vergaderingen geldt, staat beschreven op de pagina [een professionele vergadering opnemen](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fnl\u002Fveiligheid\u002Fcertificeringen-audits-naleving-regelgeving\u002Fprofessionele-vergadering-opnemen-gdpr\u002F).\n\n### Welke gegevens worden opgenomen?\n\nAfhankelijk van het gebruikte hulpmiddel kunt u bewaren:\n\n* de audio van het gesprek;\n* het transcript;\n* de naam van de sprekers;\n* de datum van het gesprek;\n* het verslag;\n* de geuite behoeften;\n* de bezwaren;\n* de volgende stappen.\n\nDeze elementen gaan vervolgens naar uw CRM, wat een tweede kopie in een ander systeem creëert.\n\n---\n\n## Moet u de klant waarschuwen vóór de opname?\n\n**Ja.**\n\nDe informatie moet worden gegeven **vóór of op het moment dat de gegevens worden verzameld**. De tekst vereist dat ze wordt verstrekt „bij de verkrijging van de persoonsgegevens” (GDPR, artikel 13, lid 1).\n\nBij een commercieel gesprek volstaat informeren niet: u vraagt ook zijn akkoord.\n\n### Wanneer moet u hem waarschuwen?\n\n**Voordat u de opname start.**\n\nIn de praktijk kunt u het vermelden in de uitnodiging en daarna de vraag mondeling stellen bij het begin.\n\nDe uitnodiging informeert. Alleen het mondelinge gesprek stelt uw gesprekspartner in staat te weigeren.\n\n### Wat moet u hem zeggen?\n\nDe CNIL geeft aan dat „de werknemers en de gesprekspartners (bijvoorbeeld klanten) met name geïnformeerd moeten worden: over het bestaan van het systeem; over de identiteit van de verwerkingsverantwoordelijke; over de nagestreefde doeleinden”.\n\nU moet dus eenvoudig kunnen uitleggen:\n\n**wie opneemt → waarom → wat wordt opgenomen → wat er met de gegevens gebeurt.**\n\nDe CNIL voegt toe dat „de gesprekspartners vóór het einde van het telefoongesprek geïnformeerd moeten worden over hun recht van bezwaar”.\n\n### Volstaat een melding die vóór het gesprek wordt verstuurd?\n\n**Nee: ze informeert, maar ze verzamelt geen akkoord.**\n\nControleer ook de inhoud ervan. Ze vertelt uw klant welk bedrijf de vergadering organiseert, wat een probleem kan zijn wanneer u bij een dochteronderneming werkt en de naam van het moederbedrijf niet wilt meedelen.\n\n### Moet u vermelden dat een AI het verslag opstelt?\n\n**Ja.**\n\nDe audio-opname en de verwerking die de AI daarna uitvoert, zijn twee handelingen die u best onderscheidt.\n\nDe Europese AI-verordening bepaalt dat „aanbieders ervoor zorgen dat AI-systemen die voor directe interactie met natuurlijke personen zijn bedoeld, zodanig worden ontworpen en ontwikkeld dat de betrokken natuurlijke personen worden geïnformeerd dat zij interageren met een AI-systeem” (artikel 50, lid 1). Deze verplichtingen gelden sinds 2 augustus 2026 en richten zich tot de aanbieder van het systeem; uw informatieplicht komt uit de GDPR en de doctrine van de CNIL.\n\nU kunt bijvoorbeeld aankondigen:\n\n> „Ik neem ons gesprek op en een AI-assistent stelt automatisch het verslag op.”\n\n### Wat als iemand tijdens het gesprek aansluit?\n\n**U informeert die persoon voordat hij het woord neemt.**\n\nBij een gesprek met meerdere personen aan klantzijde komt dat vaak voor.\n\n---\n\n## Welke rechtsgrond gebruikt u om een gesprek op te nemen?\n\n**Toestemming is de meest geschikte grondslag voor het commerciële geval.**\n\nUw gesprekspartner behoort niet tot uw organisatie, en het gerechtvaardigd belang is eerder de grondslag voor interne verwerkingen.\n\n### Waarom toestemming in plaats van gerechtvaardigd belang?\n\n**Omdat uw klant kan weigeren zonder gevolgen voor hem.**\n\nToestemming wordt gedefinieerd als „elke vrije, specifieke, geïnformeerde en ondubbelzinnige wilsuiting waarmee de betrokkene door middel van een verklaring of een ondubbelzinnige actieve handeling hem betreffende verwerking van persoonsgegevens aanvaardt” (GDPR, artikel 4, punt 11). Bij een commercieel gesprek levert de voorwaarde van vrijheid geen bijzondere moeilijkheid op.\n\n### Hoe bewijst u die toestemming?\n\n**De verwerkingsverantwoordelijke moet „kunnen aantonen dat de betrokkene toestemming heeft gegeven” (GDPR, artikel 7, lid 1).**\n\nEen akkoord dat mondeling bij het begin van het gesprek wordt gegeven, staat in de opname zelf. Een toestemming met tijdstempel door het hulpmiddel maakt het mogelijk er een apart bewijs van te bewaren.\n\n### Kan de klant zijn akkoord intrekken?\n\n**Ja.**\n\nDe GDPR bepaalt dat „het intrekken van de toestemming even eenvoudig is als het geven ervan” (artikel 7, lid 3). De wissing van de opname volgt dan op het verzoek.\n\n### Mag u een prospect opnemen die u nog niet kent?\n\n**Ja, onder dezelfde voorwaarden.**\n\nDe vraag wordt bij het begin gesteld, voordat u het onderwerp aansnijdt.\n\n---\n\n## Hoe lang bewaart u de opname van een gesprek?\n\n**Zo lang als nodig voor het nagestreefde doel, en niet langer.**\n\nDe GDPR vereist dat gegevens worden „bewaard in een vorm die het mogelijk maakt de betrokkenen niet langer te identificeren dan voor de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt noodzakelijk is” (artikel 5, lid 1, onder e).\n\nHet commerciële geval voegt een moeilijkheid toe: het verslag leeft ook in uw CRM.\n\n### Hoe lang bewaart u de audio?\n\nVoor het meeluisteren en opnemen van gesprekken op het werk geeft de CNIL aan dat „de opnames maximaal zes maanden bewaard mogen worden”.\n\nU kunt zich dus afvragen:\n\n**Vanaf welk moment heb ik de audio niet meer nodig?**\n\n### Hoe lang bewaart u het verslag?\n\nDe CNIL geeft aan dat „de analysedocumenten op hun beurt tot een jaar bewaard mogen worden”.\n\nDe toepasselijke termijn hangt echter af van uw beleid voor klantrelatiebeheer.\n\n### Wat met de kopie in het CRM?\n\n**U moet ze behandelen zoals het origineel.**\n\nDe opname wissen zonder de klantfiche te behandelen, laat het gegeven staan:\n\n**opname → verslag → CRM-fiche → wissing van beide kopieën.**\n\n### Wat met gesprekken die nergens toe hebben geleid?\n\nEen prospect die geen klant is geworden, behoudt zijn rechten, en niets rechtvaardigt hem langer dan nodig in uw opnames te bewaren.\n\n---\n\n## Wie mag de opname van een gesprek raadplegen?\n\n**Alleen de personen die ze nodig hebben voor hun werk.**\n\nDe verkoper die het gesprek heeft gevoerd, zijn leidinggevende en de personen die het dossier overnemen.\n\n### Waar komt het verslag terecht?\n\n**Dat is evenzeer een kwestie van naleving als van organisatie.**\n\nEen verslag dat in de persoonlijke ruimte van een verkoper staat, ontsnapt aan het toegangsbeleid van de organisatie.\n\nU kunt bijvoorbeeld:\n\n* een gedeelde ruimte als standaardbestemming instellen;\n* de toegang beperken tot de personen die bij het dossier betrokken zijn;\n* na een wijziging van de instellingen controleren waar de verslagen terechtkomen.\n\n### Moeten de gegevens versleuteld worden?\n\n**De beveiliging moet afgestemd zijn op het risico.**\n\nDe GDPR vereist „passende technische en organisatorische maatregelen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen, die, waar passend, onder meer het volgende omvatten: a) de pseudonimisering en versleuteling van persoonsgegevens” (artikel 32, lid 1).\n\n---\n\n## Wat zijn de rechten van uw gesprekspartner?\n\nDe opgenomen personen beschikken over de rechten die de GDPR voorziet.\n\n### Kan hij toegang tot zijn gegevens vragen?\n\n**Ja.**\n\nDe betrokkene heeft „het recht om van de verwerkingsverantwoordelijke uitsluitsel te verkrijgen over het al dan niet verwerken van hem betreffende persoonsgegevens” (GDPR, artikel 15, lid 1). Dat kan de audio, het transcript en het verslag betreffen.\n\nVeel verkopers sturen het verslag sowieso naar de klant, wat de vraag beantwoordt voordat ze zich stelt.\n\n### Kan hij een rectificatie vragen?\n\n**Ja.**\n\nDe betrokkene heeft „het recht om van de verwerkingsverantwoordelijke onverwijld rectificatie van hem betreffende onjuiste persoonsgegevens te verkrijgen” (GDPR, artikel 16).\n\nDat is bijzonder belangrijk bij een automatisch transcript.\n\nEen AI kan verkeerd transcriberen:\n\n* een eigennaam;\n* een bedrag;\n* een deadline;\n* een bezwaar;\n* de identiteit van de persoon die sprak.\n\n### Kan hij wissing vragen?\n\n**Ja, onder de voorwaarden die de GDPR voorziet.**\n\nDe betrokkene heeft „het recht van de verwerkingsverantwoordelijke zonder onredelijke vertraging wissing van hem betreffende persoonsgegevens te verkrijgen” (GDPR, artikel 17, lid 1).\n\nHet verzoek moet worden beoordeeld in het licht van het doel van de verwerking en eventuele bewaarverplichtingen.\n\n### Kan hij bezwaar maken tegen de opname?\n\n**Ja, en bij een commercieel gesprek neemt dat de vorm aan van een weigering, vóór of tijdens het gesprek.**\n\nDe betrokkene heeft „het recht om vanwege met zijn specifieke situatie verband houdende redenen bezwaar te maken tegen de verwerking van hem betreffende persoonsgegevens op basis van artikel 6, lid 1, onder e) of f)” (GDPR, artikel 21, lid 1).\n\nU stopt dan de opname en maakt notities.\n\n### Binnen welke termijn moet u antwoorden?\n\n**In principe binnen een maand.** De verwerkingsverantwoordelijke antwoordt „onverwijld en in ieder geval binnen een maand na ontvangst van het verzoek” (GDPR, artikel 12, lid 3).\n\n---\n\n## Welke verplichtingen gelden wanneer de AI de notities maakt?\n\nDe AI voegt een verwerking toe aan de eenvoudige opname.\n\nDe werking kan als volgt worden samengevat:\n\n**audio → transcript → analyse → verslag → CRM-fiche.**\n\n### Wat doet de AI concreet?\n\nZe kan:\n\n* het gesprek transcriberen;\n* de sprekers identificeren;\n* de geuite behoeften eruit halen;\n* de bezwaren noteren;\n* een verslag opstellen;\n* de velden van de klantfiche invullen.\n\n### Waar worden de gegevens opgeslagen?\n\nDat is een van de eerste vragen die u uw leverancier moet stellen.\n\nBij Leexi blijven opnames, transcripten en verslagen in de regio Parijs, op AWS. Boven een bepaald aantal licenties kan hosting bij Scaleway worden gekozen.\n\n### Wie verwerkt de gegevens?\n\nDe leverancier van het hulpmiddel treedt op als verwerker binnen het kader dat de GDPR voorziet.\n\nUw CRM is een tweede verwerker, en het verslag dat daar aankomt volgt dezelfde redenering. Het [nalevingsdossier van Leexi](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fnl\u002Fveiligheid\u002Fcertificeringen-audits-naleving-regelgeving\u002Ffaq-naleving-soevereiniteit\u002F) beschrijft zijn eigen verwerkingsketen in detail.\n\nIn het geval van Leexi levert OpenAI het taalmodel en voert Leexi het uit via Azure France, in een gesloten circuit.\n\n### Hebt u een verwerkersovereenkomst met de leverancier nodig?\n\n**Ja, wanneer de leverancier optreedt als verwerker.**\n\nArtikel 28 van de GDPR bepaalt dat „de verwerking door een verwerker wordt geregeld in een overeenkomst of andere rechtshandeling […] die de verwerker ten aanzien van de verwerkingsverantwoordelijke bindt, en waarin het onderwerp en de duur van de verwerking, de aard en het doel van de verwerking, het soort persoonsgegevens en de categorieën van betrokkenen, en de rechten en verplichtingen van de verwerkingsverantwoordelijke worden omschreven” (lid 3).\n\n### Gebruikt de AI uw gesprekken om haar modellen te trainen?\n\n**Dat hangt af van de leverancier.**\n\nBij Leexi trainen de gesprekken geen enkel model, op alle accounts.\n\n---\n\n## Hoe vraagt u een klant om akkoord vóór de opname?\n\nU kunt een eenvoudige en precieze formulering gebruiken.\n\n### Bij het begin van het gesprek\n\n> „Voordat we het onderwerp aansnijden: gaat u ermee akkoord dat ik ons gesprek opneem? Een AI-assistent stelt het verslag voor mij op, zo hoef ik geen notities te maken terwijl we praten. Ik stuur het u door als u dat wenst.”\n\n### Voor een gesprek bij de klant\n\n> „Ik waarschuw u even: ik neem op met mijn telefoon en het verslag wordt automatisch opgesteld. Het blijft intern binnen mijn team. Is dat goed voor u?”\n\n### Voor een gesprek met meerdere personen aan klantzijde\n\n> „Voor de duidelijkheid voor iedereen: de vergadering wordt opgenomen en een AI-assistent stelt het verslag op. Als iemand van u liever heeft dat ik stop, zeg het dan nu.”\n\n---\n\n## Welke fouten moet u vermijden?\n\n### 1. Om akkoord vragen nadat de opname al gestart is\n\nDe volgorde telt. De informatie is verschuldigd vóór of op het moment van de verzameling.\n\n### 2. De uitnodiging als akkoord beschouwen\n\nEen melding die vóór het gesprek wordt verstuurd, informeert; ze verzamelt geen toestemming.\n\n### 3. De verslagen in persoonlijke ruimtes laten staan\n\nZe vallen dan buiten het toegangsbeleid van de organisatie, en niemand weet nog wie ze kan lezen.\n\n### 4. De kopie in het CRM vergeten\n\nDe opname wissen zonder de klantfiche te behandelen, laat het gegeven staan.\n\n### 5. Een verslagsjabloon hergebruiken dat voor een ander gebruik is ontworpen\n\nEen slecht gekozen sjabloon produceert secties die niet ter zake doen en schrijft uitspraken toe aan de verkeerde personen.\n\n### 6. Veronderstellen dat het gedrag op alle platformen identiek is\n\nDe assistent kan op het ene videoconferentieplatform zelf verbinding maken en op het andere een handmatige uitnodiging vereisen.\n\n---\n\n## Hoe neemt u een gesprek op met Leexi?\n\nZodra het GDPR-kader is vastgelegd, komt het gebruik van het hulpmiddel neer op enkele stappen.\n\n### 1. Deelnemen aan het gesprek\n\nLeexi kan vanuit uw agenda deelnemen aan uw Teams-, Meet- en Zoom-gesprekken. Voor een gesprek bij de klant kan de opname worden gestart vanuit de mobiele app, en gelden de regels voor [opnemen in een vergaderzaal](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fnl\u002Fveiligheid\u002Fcertificeringen-audits-naleving-regelgeving\u002Feen-vergadering-op-locatie-opnemen-gdpr\u002F).\n\n### 2. De deelnemers waarschuwen\n\nEr kan vóór het gesprek een melding naar de deelnemers worden verstuurd. De inhoud en de activering ervan stelt u in bij de instellingen.\n\n### 3. Het verslag genereren\n\nHet verslag bevat met name de geuite behoeften, de bezwaren, de beslissingen en de volgende stappen.\n\n### 4. Het CRM vullen\n\nHet verslag en de taken kunnen worden gesynchroniseerd met HubSpot, Salesforce, Pipedrive of Microsoft Dynamics, en aan de juiste contactpersoon worden gekoppeld. De volledige werking staat beschreven op de pagina [AI-notities voor verkopers](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fnl\u002Fuse-cases\u002Fia-notitiehulpmiddel-voor-verkopers\u002F), en [telefoongesprekken](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fnl\u002Fveiligheid\u002Fcertificeringen-audits-naleving-regelgeving\u002Feen-telefoongesprek-opnemen-gdpr\u002F) volgen dezelfde weg.\n\n### 5. De gegevens controleren\n\nLeexi vermeldt met name hosting in de regio Parijs, een Scaleway-optie, uitvoering van het model via Azure France in een gesloten circuit, versleuteling van de gegevens tijdens overdracht en opslag, en geen training op uw gesprekken.\n\n---\n\n## Welke moeilijkheden ondervinden gebruikers werkelijk?\n\nDe juridische vragen zijn niet de enige moeilijkheden in de praktijk.\n\nVan **1.141 supporttickets ontvangen tussen januari en juni 2026** **gaan er 9 over het opnemen van een gesprek**. De meest voorkomende redenen zijn met name de assistent die niet aan het gesprek deelneemt, het verslag dat niet of niet op de juiste plaats aankomt, en het verslagsjabloon dat niet overeenkomt met het type gesprek.\n\nDat geeft een andere lezing van het probleem:\n\n**de vraag is niet alleen „mag ik opnemen?”**\n\nU moet ook weten:\n\n**waar het verslag naartoe gaat → wie het kan zien → in welke fiche het terechtkomt → hoe het wordt gewist.**\n\n---\n\n## Een commercieel gesprek opnemen: wat u moet onthouden\n\nControleer deze zes punten voordat u een gesprek opneemt:\n\n* **Akkoord**: heeft uw gesprekspartner mondeling ja gezegd vóór de opname?\n* **Doel**: waarom bewaart u de opname?\n* **Rechtsgrond**: is toestemming wel degelijk de gekozen grondslag?\n* **Bewaring**: wanneer worden de audio, het verslag en de CRM-fiche behandeld?\n* **Toegang**: komt het verslag in een gedeelde of een persoonlijke ruimte terecht?\n* **Verwerkers**: weet u wie uw gegevens verwerkt, uw CRM inbegrepen?\n\nAls er een AI bij betrokken is, voegt u een zevende punt toe:\n\n**weet uw klant dat een AI-systeem de opname verwerkt om het verslag op te stellen?**\n\n## Veelgestelde vragen\n\n### Hebt u het akkoord van de klant nodig om een gesprek op te nemen?\n\nJa, wanneer toestemming de gekozen grondslag is. U vraagt het voordat u de opname start.\n\n### Volstaat een vermelding in de uitnodiging?\n\nNee. Ze informeert, ze verzamelt geen akkoord. De vraag wordt mondeling gesteld bij het begin.\n\n### Kan de klant een kopie van het verslag vragen?\n\nJa, op grond van het recht van inzage dat de GDPR voorziet.\n\n### Wat gebeurt er als de klant de opname weigert?\n\nU stopt de opname en maakt notities. De weigering geldt onmiddellijk.\n\n### Gaat het verslag zonder nalezing naar het CRM?\n\nNee. Het blijft bewerkbaar en kan worden gevalideerd vóór de synchronisatie.\n\n### Hoe lang bewaart u de opname van een gesprek?\n\nDe termijn hangt af van het doel. Voor opnames van gesprekken op het werk hanteert de CNIL in het betrokken kader maximaal zes maanden, en tot een jaar voor analysedocumenten. Denk aan de kopie in het CRM.\n\n### Kan een prospect die geen klant is geworden om wissing vragen?\n\nJa, onder de voorwaarden van het recht op wissing van de GDPR.\n\n---\n\n## Samengevat\n\n**Een commercieel gesprek opnemen is mogelijk.**\n\nMaar de juiste reflex is niet alleen vragen:\n\n> „Mag ik opnemen?”\n\nU moet eerder de hele keten controleren, tot aan de klantfiche:\n\n**akkoord vragen → opnemen → transcriberen → opstellen → naar het CRM sturen → bewaren → wissen.**\n\nHet is die volledige keten die door uw gegevensbeschermingsbeleid moet worden omkaderd.\n\n**Wilt u het verslag van uw gesprekken zonder het te schrijven?** [Test Leexi bij uw volgende klantgesprek](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)\n\n## Bronnen\n\nTeksten opgezocht in primaire bronnen op 22 augustus 2026.\n\n* GDPR, artikelen 4, 5, 6, 7, 12, 13, 15, 16, 17, 21, 28 en 32\n* Frans Strafwetboek (Code pénal), artikel 226-1\n* CNIL, Meeluisteren en opnemen van gesprekken op de werkplek\n* Europese AI-verordening, artikel 50\n\n*Deze pagina beschrijft het toepasselijke kader. Ze vormt geen juridisch advies.*\n","2026-08-31T14:23:30.939Z","2026-09-08T11:34:16.441Z","2026-09-08T11:34:23.330Z",{"id":627,"documentId":483,"metaTitle":628,"metaDescription":629,"slug":630,"heroTitle":631,"heroUnderTitle":632,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":126,"heroVideoUrl":68,"blog":633,"createdAt":634,"updatedAt":635,"publishedAt":636,"locale":131,"__type":132},25024,"Berufliches Meeting aufzeichnen: DSGV","Teilnehmer informieren, Rechtsgrundlage wählen, Aufbewahrung begrenzen, Zugriffe kontrollieren: DSGVO-Regeln vor Meeting-Aufzeichnung.","\u002Fde\u002Fsicherheit-und-datenschutz\u002Fzertifizierungen-audits-einhaltung-vorschriften\u002Fein-geschaftstreffen-gdpr-aufzeichnen\u002F","Berufliches Meeting aufzeichnen: DSGVO-Regeln","Regeln vor der Aufzeichnung und Änderungen bei KI-gestützter Protokollerstellung.","Möchten Sie ein Meeting aufzeichnen, um automatisch eine Transkription oder ein Protokoll zu erhalten? Das ist möglich, aber Sie müssen mehrere Regeln beachten: Teilnehmer informieren, Rechtsgrundlage wählen, Aufbewahrung begrenzen und Zugriff auf Dateien kontrollieren.\n\n**Wenn eine KI die Transkription oder Protokollerstellung übernimmt, müssen Sie die Betroffenen auch über diese Verarbeitung informieren.**\n\n## Darf man ein berufliches Meeting aufzeichnen?\n\n**Ja, aber nur mit klaren Vorgaben zur Verarbeitung.**\n\nEine Meeting-Aufzeichnung enthält Stimmen, Namen, Funktionen und Äußerungen und ist somit eine personenbezogene Datenverarbeitung im Sinne der DSGVO.\n\nSie müssen insbesondere:\n\n* die Teilnehmer vor der Aufzeichnung informieren;\n* die Rechtsgrundlage festlegen;\n* den Zweck der Aufzeichnung definieren;\n* die Aufbewahrungsdauer begrenzen;\n* den Zugriff einschränken;\n* die Ausübung der Rechte der Teilnehmer ermöglichen.\n\nEine heimliche Aufzeichnung verstößt zudem gegen das Strafgesetzbuch, das mit Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder Geldstrafe bestraft (Art. 226-1).\n\n### Ist eine Meeting-Aufzeichnung personenbezogen?\n\n**Ja.**\n\nDie DSGVO definiert personenbezogene Daten als „alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen“ (Art. 4 Nr. 1).\n\nStimme, Name, Funktion oder Äußerungen können einen Teilnehmer identifizieren.\n\nAuch Transkription und Protokoll sind betroffen.\n\n### Warum gilt die DSGVO für aufgezeichnete Meetings?\n\nWeil mehrere Verarbeitungsschritte erfolgen:\n\n**aufzeichnen → transkribieren → speichern → teilen → ggf. löschen.**\n\nDas verwendete Medium ändert nichts daran.\n\nOb mit Telefon, Diktiergerät, Computer oder AI-meeting-Assistent bei Videokonferenzen: Sie verarbeiten personenbezogene Daten. Praktische Anforderungen unterscheiden sich: siehe [Aufzeichnung im Raum](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-une-reunion-en-presentiel-rgpd\u002F), [Telefonaufzeichnung](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-appel-telephonique-rgpd\u002F) und [Baustellenbesuch](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fde\u002Fsicherheit-und-datenschutz\u002Fzertifizierungen-audits-einhaltung-vorschriften\u002Fbaustellenbesprechung-gdpr-aufzeichnen\u002F).\n\n### Welche Daten werden aufgezeichnet?\n\nJe nach Tool können Sie speichern:\n\n* Audio;\n* Transkription;\n* Namen der Sprecher;\n* Datum des Meetings;\n* Dauer;\n* Protokoll;\n* getroffene Entscheidungen;\n* zugewiesene Aufgaben.\n\nManche Gespräche enthalten auch sensible Daten, z. B. Gesundheitszustand, familiäre Situation oder politische Meinung.\n\n---\n\n## Müssen Teilnehmer vor der Aufzeichnung informiert werden?\n\n**Ja.**\n\nDie Information muss **vor oder bei der Datenerhebung** erfolgen (DSGVO Art. 13 Abs. 1).\n\nEin einfaches „Das Meeting wird aufgezeichnet“ reicht oft nicht aus.\n\n### Wann informieren?\n\n**Vor Beginn der Aufzeichnung.**\n\nPraktisch können Sie in der Einladung informieren und zu Beginn des Meetings daran erinnern.\n\nDas ist besonders wichtig, wenn jemand später dazukommt.\n\n### Was sagen?\n\nDie CNIL empfiehlt, Teilnehmer über das System, den Verantwortlichen und die Zwecke zu informieren.\n\nErklären Sie einfach:\n\n**Wer zeichnet auf → warum → was wird aufgezeichnet → was passiert mit den Daten.**\n\n### Muss man angeben, dass eine KI das Protokoll erstellt?\n\n**Ja.**\n\nAudioaufzeichnung und KI-Verarbeitung sind getrennte Vorgänge.\n\nDie EU-Verordnung zur künstlichen Intelligenz verlangt, dass Nutzer wissen, wenn sie mit einem KI-System interagieren (Art. 50 Abs. 1).\n\nDiese Pflicht gilt seit 2. August 2026 für Anbieter; Ihre Informationspflicht folgt aus DSGVO und CNIL-Leitlinien.\n\nWenn ein Assistent transkribiert und automatisch ein Protokoll erstellt, müssen Sie die Teilnehmer informieren.\n\nBeispiel:\n\n> „Das Meeting wird aufgezeichnet und ein AI-meeting-Assistent erstellt automatisch das Protokoll.“\n\nKommt jemand später dazu, informieren Sie ihn vor dem Sprechen.\n\n### Was tun, wenn jemand während des Meetings dazukommt?\n\n**Vor dem Sprechen informieren.**\n\nBei Videokonferenzen sieht man den Assistenten in der Teilnehmerliste, bei Präsenzmeetings nicht unbedingt.\n\nSagen Sie z. B.:\n\n> „Ich informiere Sie, bevor Sie sprechen: Das Meeting wird aufgezeichnet und ein AI-meeting-Assistent erstellt das Protokoll. Wenn Sie damit nicht einverstanden sind, sagen Sie bitte, dann stoppe ich die Aufzeichnung.“\n\n---\n\n## Welche Rechtsgrundlage für die Aufzeichnung?\n\n**Die Rechtsgrundlage hängt von der Person und dem Meeting-Kontext ab.**\n\nHauptsächlich kommen berechtigtes Interesse und Einwilligung in Frage. Details siehe [Verkaufsgespräch](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-rendez-vous-commercial-rgpd\u002F), [Bewerbungsgespräch](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-entretien-de-recrutement-rgpd\u002F), [Vorstandssitzung](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-comite-de-direction-rgpd\u002F) und [Lenkungsausschuss](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-comite-de-pilotage-rgpd\u002F).\n\n### Berechtigtes Interesse nutzen?\n\n**Ja, z. B. für interne Meetings.**\n\nArt. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erlaubt Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen, sofern nicht die Grundrechte der Betroffenen überwiegen.\n\nEin Interessenabwägungstest und Information der Teilnehmer sind nötig.\n\n### Einwilligung nutzen?\n\n**Ja, wenn sie die passende Grundlage ist.**\n\nEinwilligung ist eine freiwillige, spezifische, informierte und unmissverständliche Zustimmung (Art. 4 Nr. 11 DSGVO).\n\nDer Verantwortliche muss den Nachweis der Einwilligung erbringen (Art. 7 Abs. 1 DSGVO).\n\nZeitgestempelte Einwilligungen sind empfehlenswert.\n\n### Aufzeichnung ohne Einwilligung zwischen Kollegen?\n\n**Ja, mit berechtigtem Interesse, nach Information und Abwägung.**\n\nDas Verhältnis Mitarbeiter–Arbeitgeber unterscheidet sich von Kunde oder Interessent.\n\n### Aufzeichnung von Kunden oder Interessenten?\n\n**Ja, aber nur mit deren Einwilligung.**\n\nVor der Aufzeichnung muss die Zustimmung eingeholt werden.\n\nBei Ablehnung wird nicht aufgezeichnet.\n\n---\n\n## Wie lange Aufzeichnungen aufbewahren?\n\n**So lange wie nötig für den Zweck, nicht länger.**\n\nDSGVO verlangt, Daten nur so lange zu speichern, wie es für die Zwecke erforderlich ist (Art. 5 Abs. 1 lit. e).\n\nEine Sammlung mehrjähriger Meetings ohne Löschregeln ist problematisch.\n\n### Wie lange Audio aufbewahren?\n\nDie CNIL erlaubt maximal sechs Monate für Arbeitsanruf-Aufzeichnungen.\n\nIm Meeting fragen Sie sich:\n\n**Wann ist das Audio nicht mehr nützlich?**\n\nNach Prüfung und Freigabe des Protokolls verliert das Original oft an Bedeutung.\n\n### Wie lange Transkriptionen aufbewahren?\n\nDie CNIL nennt bis zu einem Jahr für Analyse-Dokumente.\n\nDie Dauer hängt vom Zweck und der Verarbeitung ab.\n\n### Was mit alten Aufzeichnungen?\n\n**Löschen planen.**\n\nVerlassen Sie sich nicht auf Nutzergedächtnis.\n\nEine effektive Richtlinie umfasst:\n\n**Erstellung → Aufbewahrung → Ablauf → Löschung.**\n\n---\n\n## Wer darf auf Aufzeichnungen zugreifen?\n\n**Nur Personen, die es für ihre Arbeit brauchen.**\n\nAufzeichnungen enthalten mehr Informationen als das finale Protokoll.\n\nZugriffsrechte sollten abgestuft sein.\n\n### Wer darf Audio, Transkription und Protokoll sehen?\n\nDie drei Dateien dienen unterschiedlichen Zwecken.\n\nBeispiel:\n\n* Protokoll mit Teilnehmern teilen;\n* Zugriff auf Transkription beschränken;\n* Audio nur bei berechtigtem Bedarf speichern.\n\nZugriff muss verhältnismäßig sein.\n\n### Müssen Daten verschlüsselt werden?\n\n**Sicherheit muss risikogerecht sein.**\n\nDSGVO fordert technische und organisatorische Maßnahmen, u. a. Pseudonymisierung und Verschlüsselung (Art. 32 Abs. 1).\n\nDas [Leexi-Konformitätsdossier](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fde\u002Fsicherheit-und-datenschutz\u002Fzertifizierungen-audits-einhaltung-vorschriften\u002Ffaq-konformitaet-souveraenitaet\u002F) beschreibt Hosting, Subunternehmer und Zertifizierungen.\n\nSicherheitsaspekte sind bei der Anbieterauswahl wichtig.\n\n---\n\n## Welche Rechte haben Teilnehmer?\n\nBetroffene haben DSGVO-Rechte.\n\n### Können sie Zugang zu ihren Daten verlangen?\n\n**Ja.**\n\nBetroffene haben das Recht auf Bestätigung, ob ihre Daten verarbeitet werden (Art. 15 Abs. 1).\n\nDies betrifft Audio, Transkription und Protokoll.\n\n### Können sie Berichtigung verlangen?\n\n**Ja.**\n\nFalsche personenbezogene Daten müssen unverzüglich berichtigt werden (Art. 16).\n\nWichtig bei automatischer Transkription, die Fehler bei Namen, Zahlen, Daten, Entscheidungen oder Sprecheridentität machen kann.\n\n### Können sie Löschung verlangen?\n\n**Ja, unter DSGVO-Bedingungen.**\n\nBetroffene können Löschung verlangen, die aber im Kontext des Zwecks und gesetzlicher Aufbewahrungspflichten geprüft wird (Art. 17).\n\n### Können sie der Aufzeichnung widersprechen?\n\n**Ja, bei Verarbeitung auf berechtigtem Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f).**\n\nDas Widerspruchsrecht begleitet diese Rechtsgrundlage (Art. 21).\n\n### Wie schnell muss geantwortet werden?\n\n**In der Regel innerhalb eines Monats.**\n\nDer Verantwortliche muss unverzüglich und spätestens binnen eines Monats antworten (Art. 12 Abs. 3).\n\nEine gut organisierte Meeting-Bibliothek erleichtert die Rechteausübung.\n\n---\n\n## Pflichten bei KI-gestützter Protokollerstellung\n\nKI fügt der einfachen Aufzeichnung eine Verarbeitung hinzu.\n\nAblauf:\n\n**Audio → Transkription → Analyse → Protokoll → Speicherung.**\n\nJeder Schritt muss datenschutzkonform sein.\n\n### Was macht die KI konkret?\n\nSie kann:\n\n* Gespräche transkribieren;\n* Sprecher identifizieren;\n* Entscheidungen extrahieren;\n* Aufgaben erkennen;\n* Protokolle erstellen;\n* Fristen organisieren.\n\nDas Protokoll ist kein bloßer Mitschnitt, sondern Ergebnis zusätzlicher Verarbeitung.\n\n### Wo werden Daten gespeichert?\n\nFragen Sie Ihren Anbieter.\n\nBei Leexi bleiben Aufnahmen, Transkriptionen und Protokolle in der Region Paris auf AWS. Ab bestimmter Lizenzanzahl ist Hosting bei Scaleway möglich.\n\n### Wer verarbeitet die Daten?\n\nDer Anbieter agiert als Auftragsverarbeiter gemäß DSGVO.\n\nLeexi nutzt OpenAI-Modelle, die über Azure France im geschlossenen System laufen.\n\n### Braucht man eine DPA mit dem Anbieter?\n\n**Ja, wenn der Anbieter Auftragsverarbeiter ist.**\n\nArt. 28 regelt den Vertrag zwischen Verantwortlichem und Auftragsverarbeiter.\n\nDies ist der sogenannte **DPA**.\n\n### Nutzt die KI Ihre Gespräche zum Modelltraining?\n\n**Das hängt vom Anbieter ab.**\n\nBei Leexi werden Gespräche nicht zum Training verwendet.\n\n---\n\n## Wie Teilnehmer über KI-Aufzeichnung informieren?\n\nNutzen Sie klare Formulierungen.\n\n### Vor einem Meeting\n\n> „Vor Beginn: Ich zeichne das Meeting auf und ein AI-meeting-Assistent erstellt das Protokoll mit Entscheidungen und Aufgaben. Das Protokoll wird geteilt. Die Aufzeichnung wird [Dauer] gespeichert und dann gelöscht. Gibt es Einwände?“\n\n### Für interne Meetings\n\n> „Wie gewohnt wird das Meeting aufgezeichnet und das Protokoll automatisch erstellt. Es landet in der gemeinsamen Bibliothek mit Entscheidungen und Aufgaben. Wenn Sie möchten, schalte ich für einzelne Punkte aus.“\n\n### Für Kunden oder Interessenten\n\n> „Bevor wir starten: Sind Sie einverstanden, dass ich unser Gespräch aufzeichne? Ein AI-meeting-Assistent erstellt das Protokoll, so muss ich keine Notizen machen.“\n\n---\n\n## Fehler, die vermieden werden sollten\n\n### 1. Aufzeichnen ohne Info\n\nDas ist ein häufiger Fehler.\n\nSie starten die Aufzeichnung und vergessen, die Anwesenden zu informieren.\n\n### 2. Zweck nicht definieren\n\n„Wir behalten Meetings für alle Fälle“ ist keine Aufbewahrungsstrategie.\n\nSie müssen wissen, warum und wie lange Sie speichern.\n\n### 3. Alle Aufzeichnungen unbegrenzt speichern\n\nMehrjährige Meeting-Sammlungen ohne Löschregeln sind schwer zu kontrollieren.\n\n### 4. Zugriff für alle im Unternehmen\n\nEin Vorstandprotokoll ist nicht für alle zugänglich.\n\n### 5. Jeder nutzt eigenes Tool\n\nDas führt zu vielen Anbietern, Verarbeitungen, Speicherorten und Verträgen.\n\n### 6. Automatische Aufzeichnung aller Meetings\n\nDie CNIL verbietet permanente oder systematische Überwachung.\n\nAutomatisierung ersetzt keine klare Regelung.\n\n---\n\n## Wie zeichnet man mit Leexi auf?\n\nNach DSGVO-Rahmen sind nur wenige Schritte nötig.\n\n### 1. Meeting beitreten\n\nLeexi kann Meetings in Teams, Meet und Zoom aus Ihrem Kalender beitreten.\n\nBei Präsenzmeetings starten Sie die Aufzeichnung per App.\n\n### 2. Gespräche transkribieren\n\nNach dem Meeting erhalten Sie Transkription und Protokoll.\n\n### 3. Protokoll generieren\n\nDas Protokoll enthält Entscheidungen, Aufgaben und Fristen.\n\nSie können das Format anpassen.\n\n### 4. Zugriffe verwalten\n\nSie legen fest, wer Protokolle sehen darf.\n\n### 5. Daten kontrollieren\n\nLeexi hostet in Paris, bietet Scaleway-Option, nutzt Azure France im geschlossenen System, verschlüsselt Daten und trainiert keine Modelle mit Ihren Gesprächen.\n\n---\n\n## Welche Probleme haben Nutzer wirklich?\n\nRechtliche Fragen sind nicht die einzigen Herausforderungen.\n\nVon **1.141 Support-Tickets von Jan bis Juni 2026** betreffen häufig Probleme mit mobiler Aufzeichnung, Meeting-Verbindungen, Telefontranskriptionen und Zugriffsrechten.\n\nDas zeigt:\n\n**Es geht nicht nur um „Darf ich aufzeichnen?“**\n\nSondern auch:\n\n**Wo landet die Aufzeichnung → Wer sieht sie → Wie lange bleibt sie → Wie wird sie gelöscht.**\n\n---\n\n## Zusammenfassung: Berufliches Meeting aufzeichnen\n\nVor der Aufzeichnung prüfen Sie:\n\n* **Information**: Sind Teilnehmer informiert?\n* **Zweck**: Warum speichern?\n* **Rechtsgrundlage**: Welche Grundlage?\n* **Aufbewahrung**: Wann löschen?\n* **Zugriff**: Wer darf sehen?\n* **Auftragsverarbeiter**: Wer verarbeitet und wo?\n\nBei KI-gestützter Protokollerstellung:\n\n* **KI-Verarbeitung**: Sind Teilnehmer über AI-meeting informiert?\n\n## Häufige Fragen\n\n### Ist Meeting-Aufzeichnung legal?\n\nJa, wenn Rahmenbedingungen eingehalten werden: Information, Rechtsgrundlage, Zweck, Aufbewahrung.\n\n### Muss man Teilnehmer informieren?\n\nJa, vor oder bei Datenerhebung.\n\n### Darf man ohne Einwilligung aufzeichnen?\n\nIn manchen Fällen mit berechtigtem Interesse nach Abwägung.\n\n### Darf man Kunden ohne Einwilligung aufzeichnen?\n\nNein, Einwilligung ist erforderlich.\n\n### Darf man mit dem Telefon aufzeichnen?\n\nJa, das Medium ändert nichts an den Pflichten.\n\n### Darf man KI für Notizen nutzen?\n\nJa, aber Teilnehmer müssen informiert werden.\n\n### Wie lange speichern?\n\nJe nach Zweck, max. 6 Monate Audio, bis zu 1 Jahr Analyse-Dokumente.\n\n### Kann Teilnehmer Löschung verlangen?\n\nJa, nach DSGVO-Bedingungen.\n\n---\n\n## Fazit\n\n**Meeting-Aufzeichnung ist möglich.**\n\nAber nicht nur die Frage:\n\n> „Darf ich aufzeichnen?“\n\nSondern die ganze Kette:\n\n**informieren → aufzeichnen → transkribieren → analysieren → teilen → speichern → löschen.**\n\nDiese Kette muss durch Datenschutzrichtlinien geregelt sein.\n\n**Möchten Sie Protokolle ohne Aufwand?** [Demo buchen](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)\n\n## Quellen\n\nPrimärquellen geprüft am 22. August 2026.\n\n* DSGVO Artikel 4, 5, 6, 7, 12, 13, 15, 16, 17, 21, 28, 32\n* Strafgesetzbuch Art. 226-1\n* CNIL: Überwachung und Aufzeichnung am Arbeitsplatz\n* EU-Verordnung KI Art. 50\n\n*Diese Seite beschreibt den rechtlichen Rahmen, stellt keine Rechtsberatung dar.*\n","2026-08-24T12:26:14.817Z","2026-09-04T09:31:41.339Z","2026-09-08T11:34:25.642Z",{"id":638,"documentId":303,"metaTitle":639,"metaDescription":640,"slug":641,"heroTitle":642,"heroUnderTitle":643,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":126,"heroVideoUrl":68,"blog":644,"createdAt":645,"updatedAt":646,"publishedAt":647,"locale":131,"__type":132},25027,"Meeting vor Ort aufnehmen: DSGVO-Reg","Im Raum sieht niemand den Assistenten: Info mündlich, Rechtsgrundlage, Aufbewahrungsdauer und Kopie auf dem Telefon.","\u002Fde\u002Fsicherheit-und-datenschutz\u002Fzertifizierungen-audits-einhaltung-vorschriften\u002Fprasenzmeeting-aufnehmen-gdpr\u002F","Meeting vor Ort aufnehmen: Welche DSGVO-Regeln gelten?","Im Raum sieht niemand die Aufnahme. 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Sie ist somit eine personenbezogene Datenverarbeitung im Sinne der DSGVO, wie auch eine Videokonferenz.\n\nSie müssen insbesondere:\n\n* vor der Aufnahme mündlich informieren;\n* die Rechtsgrundlage bestimmen;\n* den Zweck der Aufnahme definieren;\n* die Aufbewahrungsdauer begrenzen;\n* die auf dem Telefon verbliebene Kopie behandeln;\n* die Ausübung der Rechte der Teilnehmer ermöglichen.\n\nEine heimliche Aufnahme verstößt zudem gegen das Strafgesetzbuch, das „mit Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder Geldstrafe bestraft, wer vorsätzlich die Intimsphäre eines anderen verletzt, indem er ohne Einwilligung private oder vertrauliche Äußerungen aufnimmt oder überträgt“ (Art. 226-1).\n\n### Ist eine Aufnahme im Raum eine personenbezogene Daten?\n\n**Ja.**\n\nDie DSGVO definiert personenbezogene Daten als „alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen“ (Art. 4, Nr. 1).\n\nAm Tisch können Stimmen, genannte Namen und Äußerungen jeden Teilnehmer identifizieren.\n\nAuch Transkription und Protokoll sind betroffen.\n\n### Warum gilt die DSGVO bei einer Aufnahme mit dem Telefon?\n\nWeil Sie mehrere aufeinanderfolgende Verarbeitungsschritte durchführen:\n\n**aufnehmen → hochladen → transkribieren → speichern → teilen → ggf. löschen.**\n\nDas verwendete Medium ändert nichts am Prinzip.\n\nEin auf dem Tisch liegendes Smartphone unterliegt denselben Regeln wie ein Assistent in einer Videokonferenz. Der allgemeine Rahmen ist auf der Seite [Meeting professionell aufnehmen](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-une-reunion-professionnelle-rgpd\u002F) beschrieben.\n\n### Welche Daten werden im Raum aufgenommen?\n\nJe nach Tool können Sie speichern:\n\n* den Raumton;\n* die Transkription;\n* die Namen der Sprecher;\n* Datum und Dauer des Meetings;\n* das Protokoll;\n* getroffene Entscheidungen;\n* zugewiesene Aufgaben.\n\nEin Raum erfasst mehr als eine Videokonferenz: Gespräche vor Beginn, Nebenunterhaltungen, Personen, die den Raum durchqueren.\n\nTeilnehmer können auch Gesundheitszustand, familiäre Situation oder politische Meinung erwähnen.\n\n---\n\n## Muss man Teilnehmer vor der Aufnahme im Raum informieren?\n\n**Ja.**\n\nDie Information muss **vor oder bei der Datenerhebung** erfolgen. Der Text verlangt, dass sie „zum Zeitpunkt der Erhebung der Daten“ gegeben wird (DSGVO, Art. 13, Abs. 1).\n\nIm Raum ist diese Ansage der einzige Hinweis für die Teilnehmer.\n\n### Wann informieren?\n\n**Vor Beginn der Aufnahme.**\n\nPraktisch können Sie in der Einladung informieren und zu Beginn des Meetings daran erinnern.\n\nDieser zweite Schritt ist besonders wichtig, da es keine sichtbare Aufnahmeanzeige gibt.\n\n### Was sagen?\n\nDie CNIL empfiehlt, die Betroffenen über „das Vorhandensein der Einrichtung, den Verantwortlichen und die Zwecke“ zu informieren.\n\nSie sollten also einfach erklären:\n\n**wer aufnimmt → warum → was aufgenommen wird → was mit den Daten passiert.**\n\n### Muss man erwähnen, dass eine KI das Protokoll erstellt?\n\n**Ja.**\n\nDie Audioaufnahme und die anschließende KI-Verarbeitung sind zwei getrennte Vorgänge.\n\nDie EU-Verordnung zur KI verlangt, dass „Anbieter sicherstellen, dass KI-Systeme, die direkt mit Personen interagieren, so gestaltet sind, dass die Betroffenen wissen, dass sie mit einem KI-System interagieren“ (Art. 50, Abs. 1). Diese Pflicht gilt seit 2. August 2026 und richtet sich an den Anbieter; Ihre Informationspflicht folgt aus DSGVO und CNIL-Doktrin.\n\nIn Videokonferenzen ist der Assistentenname sichtbar, im Raum nicht, daher ist die mündliche Ansage entscheidend.\n\nSie können z.B. sagen:\n\n> „Das Meeting wird von meinem Telefon aufgenommen und ein KI-Assistent erstellt automatisch das Protokoll.“\n\n### Was tun, wenn jemand während des Meetings eintritt?\n\n**Vor dem Wortbeitrag informieren.**\n\nDas ist häufig: Die Person hat die Eröffnung nicht gehört.\n\nSie können sagen:\n\n> „Ich informiere Sie, bevor Sie sprechen: Das Meeting wird aufgenommen und ein KI-Assistent erstellt das Protokoll. Wenn Sie Einwände haben, sagen Sie bitte, dann stoppe ich die Aufnahme.“\n\n---\n\n## Welche Rechtsgrundlage für die Aufnahme vor Ort?\n\n**Die Rechtsgrundlage hängt von den Anwesenden ab.**\n\nHauptsächlich kommen berechtigtes Interesse und Einwilligung in Betracht.\n\n### Berechtigtes Interesse?\n\n**Ja, besonders bei internen Meetings.**\n\nArt. 6 DSGVO erlaubt Verarbeitung, „die zur Wahrung berechtigter Interessen des Verantwortlichen oder Dritter erforderlich ist, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte der Betroffenen überwiegen“ (Abs. 1, lit. f).\n\nSie müssen eine **Interessenabwägung** durchführen und informieren.\n\n### Einwilligung?\n\n**Ja, wenn sie die geeignete Grundlage ist.**\n\nEinwilligung ist „jede freiwillige, spezifische, informierte und unmissverständliche Willensbekundung“ (Art. 4, Nr. 11). Der Verantwortliche muss „den Nachweis der Einwilligung erbringen“ (Art. 7, Abs. 1).\n\nIm Raum ist der Nachweis schwieriger als digital. Ein Zeitstempel beim Start kann helfen.\n\n### Aufnahme ohne Einwilligung bei internem Meeting?\n\n**Ja, möglich auf Basis berechtigter Interessen, nach Information und Abwägung.**\n\n### Aufnahme bei Kundentermin?\n\n**Ja, aber Zustimmung ist erforderlich, wenn Einwilligung Grundlage ist.**\n\nDas gilt, wenn externe Personen anwesend sind: Kunde, Bewerber, externer Teilnehmer. Details zu [Geschäftstermin](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-rendez-vous-commercial-rgpd\u002F), [Bewerbungsgespräch](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-entretien-de-recrutement-rgpd\u002F) oder [Baustellenbesuch](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fde\u002Fsicherheit-und-datenschutz\u002Fzertifizierungen-audits-einhaltung-vorschriften\u002Fbaustellenbesprechung-gdpr-aufzeichnen\u002F).\n\nBei Ablehnung wird nicht aufgenommen.\n\n---\n\n## Wie lange aufbewahren?\n\n**So lange wie nötig, nicht länger.**\n\nDSGVO verlangt Daten „in einer Form, die die Identifizierung der Betroffenen nur so lange ermöglicht, wie es für die Zwecke erforderlich ist“ (Art. 5, Abs. 1, lit. e).\n\nPräsenz bedeutet doppelte Speicherung.\n\n### Wie lange Audio?\n\nDie CNIL erlaubt „bis zu sechs Monate“ für Arbeitsgespräche.\n\nFrage: **Wann ist Audio nicht mehr nützlich?**\n\n### Wie lange Transkription?\n\nCNIL erlaubt „bis zu einem Jahr“ für Analyse-Dokumente.\n\nDie Dauer hängt vom Zweck und der Verarbeitung ab.\n\n### Was mit der Kopie auf dem Telefon?\n\n**Sie ist wie das Original zu behandeln.**\n\nAufnahme auf Mobilgerät existiert lokal und online.\n\nWenn die Aufbewahrungsrichtlinie nur online gilt, betrifft sie nur einen Teil:\n\n**Telefon → Upload → Online-Konto → Löschung beider Kopien.**\n\n---\n\n## Wer hat Zugriff?\n\n**Nur Personen, die es für ihre Arbeit brauchen.**\n\nEine Raumaufnahme enthält mehr als das finale Protokoll, auch Randgespräche vor\u002Fnach dem Meeting.\n\n### Wer darf Audio, Transkription, Protokoll sehen?\n\nDie drei Dateien erfüllen unterschiedliche Zwecke.\n\nSie können z.B.:\n\n* Protokoll mit Teilnehmern teilen;\n* Zugriff auf Transkription einschränken;\n* Audio nur bei berechtigtem Bedarf speichern.\n\nAudio verdient den strengsten Zugriffsschutz.\n\n### Daten verschlüsseln?\n\n**Sicherheit muss risikogerecht sein.**\n\nDSGVO fordert „technische und organisatorische Maßnahmen, einschließlich Pseudonymisierung und Verschlüsselung“ (Art. 32, Abs. 1).\n\nDas [Leexi Compliance-Dossier](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fde\u002Fsicherheit-und-datenschutz\u002Fzertifizierungen-audits-einhaltung-vorschriften\u002Ffaq-konformitaet-souveraenitaet\u002F) beschreibt Hosting, Subunternehmer und Zertifizierungen.\n\nBei Anbieterauswahl prüfen Sie Sicherheit von Speicherung und Übertragung.\n\n---\n\n## Rechte der Teilnehmer\n\nBetroffene haben DSGVO-Rechte.\n\n### Zugriff auf Daten?\n\n**Ja.**\n\nBetroffene haben „Recht auf Bestätigung, ob personenbezogene Daten verarbeitet werden“ (Art. 15, Abs. 1). Betrifft Audio, Transkription, Protokoll.\n\n### Berichtigung?\n\n**Ja.**\n\nRecht auf „unverzügliche Berichtigung unrichtiger Daten“ (Art. 16).\n\nWichtig, da mehrere Personen sprechen, manchmal gleichzeitig.\n\nKI kann falsch transkribieren:\n\n* Namen;\n* Beträge;\n* Daten;\n* Entscheidungen;\n* Sprecheridentität.\n\n### Löschung?\n\n**Ja, nach DSGVO-Bedingungen.**\n\nRecht auf „Löschung personenbezogener Daten“ (Art. 17, Abs. 1).\n\nPrüfung nach Zweck und Aufbewahrungspflichten.\n\n### Widerspruch?\n\n**Ja, bei berechtigtem Interesse als Rechtsgrundlage.**\n\nRecht auf Widerspruch „aus Gründen, die sich aus der besonderen Situation ergeben“ (Art. 21, Abs. 1).\n\n### Antwortfrist?\n\n**In der Regel innerhalb eines Monats.** Verantwortlicher antwortet „unverzüglich, spätestens innerhalb eines Monats“ (Art. 12, Abs. 3).\n\nVoraussetzung: Meeting muss in Bibliothek auffindbar sein.\n\n---\n\n## Pflichten bei KI-gestützter Protokollerstellung\n\nKI fügt Verarbeitungsschritte hinzu:\n\n**Audio → Upload → Transkription → Analyse → Protokoll → Speicherung.**\n\nUpload ist speziell für Präsenz und oft fehleranfällig.\n\n### Was macht die KI?\n\nSie kann:\n\n* Gespräche transkribieren;\n* Sprecher identifizieren;\n* Entscheidungen extrahieren;\n* Aufgaben erkennen;\n* Protokoll erstellen;\n* Termine organisieren.\n\n### Wo werden Daten gespeichert?\n\nFragen Sie Ihren Anbieter.\n\nBei Leexi bleiben Aufnahmen, Transkripte und Protokolle in der Region Paris auf AWS. Ab bestimmter Lizenzanzahl ist Scaleway-Hosting möglich.\n\n### Wer verarbeitet Daten?\n\nDer Anbieter ist Auftragsverarbeiter nach DSGVO.\n\nLeexi nutzt OpenAI-Modelle, ausgeführt über Azure France in geschlossenem System.\n\n### DPA mit Anbieter nötig?\n\n**Ja, wenn Anbieter Auftragsverarbeiter ist.**\n\nArt. 28 DSGVO verlangt Vertrag, der Verarbeitung regelt (Art, Dauer, Zweck, Datenarten, Rechte und Pflichten).\n\n### Nutzt KI Ihre Gespräche zum Training?\n\n**Kommt auf Anbieter an.**\n\nBei Leexi werden Gespräche nicht zum Modelltraining genutzt.\n\n---\n\n## Wie Teilnehmer im Raum informieren?\n\nEinfache, klare Formulierungen.\n\n### Zu Beginn\n\n> „Vor Beginn: Ich nehme das Meeting mit meinem Telefon auf, ein KI-Assistent erstellt Protokoll mit Entscheidungen und Aufgaben. Protokoll wird geteilt. Aufnahme wird [Dauer] gespeichert, dann gelöscht. Gibt es Einwände?“\n\n### Internes Meeting\n\n> „Wie bei Videokonferenzen nehme ich auf, Protokoll wird automatisch erstellt und in der gemeinsamen Bibliothek abgelegt. Wenn Sie möchten, schalte ich für einzelne Punkte aus.“\n\n### Kundentermin\n\n> „Bevor wir starten: Sind Sie einverstanden, dass ich unser Gespräch aufnehme? Ein KI-Assistent erstellt das Protokoll, so muss ich keine Notizen machen.“\n\n---\n\n## Fehler vermeiden\n\n### 1. Aufnahme ohne Hinweis\n\nIm Raum gibt es keinen sichtbaren Hinweis, Aufnahme wird leichter vergessen.\n\n### 2. Nur zu Beginn informieren\n\nSpäter eintretende hören nichts und sprechen dennoch.\n\n### 3. Dateien auf Telefon belassen\n\nHochgeladene Aufnahme bleibt oft lokal. Richtlinie muss beide Kopien abdecken.\n\n### 4. App vor Upload schließen\n\nHäufigster Grund, warum Aufnahme nicht in Bibliothek erscheint.\n\n### 5. Gemeinsames Konto für Raum\n\nMehrere Nutzer unter einer Identität erschweren Zuordnung und Zugriffskontrolle.\n\n### 6. Alle Meetings automatisch aufnehmen\n\nCNIL: „Arbeitgeber darf keine permanente oder systematische Überwachung einrichten.“\n\n---\n\n## Wie mit Leexi vor Ort aufnehmen?\n\nNach DSGVO-Rahmen nur wenige Schritte:\n\n### 1. Aufnahme starten\n\nPer [Mobile App](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fde\u002Fuse-cases\u002Fki-werkzeug-fuer-notizen-im-ia-prasenz\u002F), kein Raum-Equipment nötig.\n\n### 2. Aufnahme hochladen\n\nNach Meeting wird Aufnahme ins Online-Konto geladen, Verarbeitung startet.\n\n### 3. Transkription und Protokoll\n\nSie erhalten Transkript und Protokoll mit Entscheidungen, Aufgaben, Terminen.\n\n### 4. Zugriffsrechte verwalten\n\nSie bestimmen, wer Protokolle sehen darf.\n\n### 5. Daten kontrollieren\n\nLeexi bietet Hosting in Paris, Option Scaleway, KI-Ausführung via Azure France, Verschlüsselung während Übertragung und Speicherung, kein Training mit Ihren Gesprächen.\n\n---\n\n## Praktische Schwierigkeiten\n\nRechtliche Fragen sind nicht die einzigen Probleme.\n\nVon **1.141 Support-Tickets Jan–Jun 2026** betreffen **27 die Aufnahme vor Ort oder per App**. Häufige Probleme: fehlgeschlagener Upload, Aufnahme nach Meeting nicht auffindbar, Aufnahme stoppt oder erfasst nur Teile, Zuordnung der Sprecher schwierig.\n\nKein Ticket fragt, ob Aufnahme erlaubt ist.\n\nDas zeigt: Thema ist nicht nur „Darf ich aufnehmen?“\n\nSondern auch:\n\n**Wo geht Aufnahme hin → Wer sieht sie → Wie lange bleibt sie → Wie wird sie gelöscht.**\n\n---\n\n## Zusammenfassung\n\nVor Aufnahme im Raum prüfen Sie:\n\n* **Information**: Wissen alle, dass aufgenommen wird, auch Nachzügler?\n* **Zweck**: Warum speichern?\n* **Rechtsgrundlage**: Berechtigtes Interesse intern, Zustimmung extern?\n* **Aufbewahrung**: Wann werden Audio und Transkript gelöscht, online und lokal?\n* **Zugriff**: Wer darf Daten sehen?\n* **Subunternehmer**: Wer verarbeitet Daten, wo sind sie gespeichert?\n\nBei KI kommt hinzu:\n\n* Wissen Teilnehmer, dass KI die Aufnahme verarbeitet und Protokoll erstellt?\n\n## FAQ\n\n### Ist Aufnahme vor Ort legal?\n\nJa, wenn Rahmen eingehalten wird: Information, Rechtsgrundlage, Zweck, Dauer.\n\n### Braucht man Mikro oder spezielles Equipment?\n\nNein. Smartphone mit App reicht, kein Raum-Equipment nötig.\n\n### Wie informieren, wenn kein Assistent sichtbar?\n\nMündlich vor Aufnahme und bei jedem Nachzügler.\n\n### Kann man mit PC aufnehmen?\n\nApp ist vorgesehen für Raum-Meetings.\n\n### Kommt Protokoll ins CRM?\n\nJa, wie bei Videokonferenz: Transkript, Protokoll, Synchronisation.\n\n### Wie lange speichern?\n\nDauer hängt vom Zweck ab. CNIL erlaubt max. 6 Monate für Arbeitsgespräche, bis zu 1 Jahr für Analyse-Dokumente. Denken Sie an Kopie auf Telefon.\n\n### Kann Teilnehmer Löschung verlangen?\n\nJa, nach DSGVO-Recht auf Löschung.\n\n---\n\n## Fazit\n\n**Aufnahme im Raum ist möglich.**\n\nFrage ist nicht nur:\n\n> „Darf ich aufnehmen?“\n\nSondern gesamte Kette prüfen, inklusive Kopie auf Telefon:\n\n**informieren → aufnehmen → hochladen → transkribieren → teilen → speichern → beide Kopien löschen.**\n\nDiese Kette muss durch Datenschutzrichtlinie geregelt sein.\n\n**Haben Sie Meetings vor Ort?** [Testen Sie Leexi bei Ihrem nächsten Präsenz-Meeting](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)\n\n## Quellen\n\nPrimärquellen geprüft am 22. August 2026.\n\n* DSGVO, Artikel 4, 5, 6, 7, 12, 13, 15, 16, 17, 21, 28, 32\n* Strafgesetzbuch, Artikel 226-1\n* CNIL, Abhören und Aufzeichnen am Arbeitsplatz\n* EU-KI-Verordnung, Artikel 50\n\n*Diese Seite beschreibt den anwendbaren Rahmen. Keine Rechtsberatung.*\n","2026-08-24T13:13:47.814Z","2026-09-04T09:31:54.308Z","2026-09-08T11:34:25.901Z",{"id":649,"documentId":291,"metaTitle":650,"metaDescription":651,"slug":652,"heroTitle":653,"heroUnderTitle":654,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":191,"heroVideoUrl":68,"blog":655,"createdAt":656,"updatedAt":657,"publishedAt":658,"locale":145,"__type":132},25035,"Gravar uma reunião comercial: as regras do RGPD","Cliente externo: consentimento obrigatório antes da gravação. Base legal, prova de consentimento, cópia no CRM.","\u002Fpt\u002Fseguranca\u002Fcertificacoes-auditorias-conformidade-regulatoria\u002Fgravar-uma-reuniao-comercial-rgpd\u002F","Gravar reunião comercial: quais regras RGPD?","A única reunião com participante externo e suas implicações.","Você grava as reuniões com clientes para obter a ata e preencher o CRM sem redigitar nada? É possível, mas a reunião comercial é a única reunião em que o seu interlocutor não pertence à sua organização.\n\n**Isso muda a base legal, e muda o que você precisa dizer antes de iniciar a gravação.**\n\n## É permitido gravar uma reunião comercial?\n\n**Sim, mas não sem enquadrar o tratamento.**\n\nA gravação de uma reunião contém o nome do seu contato, o cargo, as objeções e os compromissos dele. Constitui, portanto, um tratamento de dados pessoais no sentido do RGPD.\n\nVocê deve, em particular:\n\n* pedir o acordo do seu interlocutor antes da gravação;\n* determinar a sua base legal;\n* definir a finalidade da gravação;\n* limitar o prazo de conservação;\n* tratar também a cópia enviada ao CRM;\n* permitir que o seu interlocutor exerça os seus direitos.\n\nGravar sem o conhecimento das pessoas presentes está além disso abrangido pelo Código Penal francês, que pune «com um ano de prisão e 45 000 euros de multa o fato de, por qualquer meio, atentar voluntariamente contra a intimidade da vida privada de outrem: 1.º captando, gravando ou transmitindo, sem o consentimento do seu autor, palavras pronunciadas a título privado ou confidencial» (artigo 226-1).\n\n### A gravação de uma reunião é um dado pessoal?\n\n**Sim.**\n\nO RGPD define dado pessoal como «informação relativa a uma pessoa singular identificada ou identificável» (artigo 4.º, ponto 1).\n\nUma ata comercial nomeia o seu contato, o cargo dele e, às vezes, elementos sobre a sua situação.\n\nA transcrição e os campos preenchidos no CRM também estão abrangidos.\n\n### Por que o RGPD se aplica ainda mais aqui?\n\nPorque a pessoa gravada não é sua funcionária, e porque você realiza vários tratamentos sucessivos:\n\n**gravar → transcrever → redigir → enviar ao CRM → conservar → apagar.**\n\nNenhuma relação de trabalho o vincula ao seu interlocutor, e ele não tem nenhum motivo para aceitar a gravação por padrão. O quadro comum a todas as reuniões está detalhado na página [gravar uma reunião profissional](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fpt\u002Fseguranca\u002Fcertificacoes-auditorias-conformidade-regulatoria\u002Fgravar-uma-reuniao-profissional-rgpd\u002F).\n\n### Quais dados são gravados?\n\nDependendo da ferramenta utilizada, você pode conservar:\n\n* o áudio da conversa;\n* a transcrição;\n* o nome dos participantes;\n* a data da reunião;\n* a ata;\n* as necessidades expressas;\n* as objeções;\n* os próximos passos.\n\nEsses elementos seguem depois para o seu CRM, o que cria uma segunda cópia em outro sistema.\n\n---\n\n## É preciso avisar o cliente antes de gravar?\n\n**Sim.**\n\nA informação deve ser dada **antes ou no momento em que os dados são coletados**. O texto exige que seja fornecida «aquando da recolha desses dados pessoais» (RGPD, artigo 13.º, n.º 1).\n\nEm uma reunião comercial, informar não basta: você também pede o acordo dele.\n\n### Quando é preciso avisá-lo?\n\n**Antes de iniciar a gravação.**\n\nNa prática, você pode mencioná-lo no convite e depois fazer a pergunta oralmente na abertura.\n\nO convite avisa. Só a conversa oral permite ao seu interlocutor recusar.\n\n### O que é preciso dizer a ele?\n\nA CNIL indica que «os funcionários e os interlocutores (clientes, por exemplo) devem ser informados, em particular: da existência do dispositivo; da identidade do responsável pelo tratamento; das finalidades perseguidas».\n\nVocê deve, portanto, conseguir explicar de forma simples:\n\n**quem grava → por quê → o que é gravado → o que será feito com os dados.**\n\nA CNIL acrescenta que «os interlocutores devem ser informados do seu direito de oposição antes do fim da conversa telefônica».\n\n### Uma notificação enviada antes da reunião é suficiente?\n\n**Não: ela informa, mas não recolhe nenhum acordo.**\n\nVerifique também o conteúdo dela. Ela indica ao seu cliente qual empresa organiza a reunião, o que pode ser um problema quando você pertence a uma filial e não quer comunicar o nome da matriz.\n\n### É preciso dizer que uma IA redige a ata?\n\n**Sim.**\n\nA gravação de áudio e o tratamento realizado em seguida pela IA são duas operações que convém distinguir.\n\nO Regulamento europeu sobre a inteligência artificial prevê que «os prestadores asseguram que os sistemas de IA destinados a interagir diretamente com pessoas singulares são concebidos e desenvolvidos de maneira que as pessoas singulares em causa sejam informadas de que estão a interagir com um sistema de IA» (artigo 50.º, n.º 1). Essas obrigações aplicam-se desde 2 de agosto de 2026 e visam o fornecedor do sistema; a sua obrigação de informar decorre do RGPD e da doutrina da CNIL.\n\nVocê pode anunciar, por exemplo:\n\n> «Estou gravando a nossa conversa e um assistente de IA redige automaticamente a ata.»\n\n### O que fazer se alguém entrar na reunião já em andamento?\n\n**Você a informa antes que ela tome a palavra.**\n\nEm uma reunião com várias pessoas do lado do cliente, isso é frequente.\n\n---\n\n## Qual base legal usar para gravar uma reunião?\n\n**O consentimento é o fundamento mais adequado ao caso comercial.**\n\nO seu interlocutor não pertence à sua organização, e o interesse legítimo fundamenta antes os tratamentos internos.\n\n### Por que o consentimento e não o interesse legítimo?\n\n**Porque o seu cliente pode recusar sem nenhuma consequência para ele.**\n\nO consentimento é definido como «uma manifestação de vontade, livre, específica, informada e explícita, pela qual o titular dos dados aceita, mediante declaração ou ato positivo inequívoco, que os dados pessoais que lhe dizem respeito sejam objeto de tratamento» (RGPD, artigo 4.º, ponto 11). Em uma reunião comercial, a condição de liberdade não coloca nenhuma dificuldade particular.\n\n### Como provar esse consentimento?\n\n**O responsável pelo tratamento «deve poder demonstrar que o titular dos dados deu o seu consentimento» (RGPD, artigo 7.º, n.º 1).**\n\nUm acordo dado oralmente no início da conversa consta na própria gravação. Um consentimento com registro de data e hora pela ferramenta permite conservar uma prova separada.\n\n### O cliente pode voltar atrás no seu acordo?\n\n**Sim.**\n\nO RGPD prevê que «o consentimento deve ser tão fácil de retirar quanto de dar» (artigo 7.º, n.º 3). O apagamento da gravação segue então o pedido.\n\n### É permitido gravar um prospect que ainda não o conhece?\n\n**Sim, nas mesmas condições.**\n\nO pedido é feito na abertura, antes de entrar no assunto.\n\n---\n\n## Por quanto tempo conservar a gravação de uma reunião?\n\n**Pelo tempo necessário à finalidade perseguida, e não mais.**\n\nO RGPD impõe dados «conservados de uma forma que permita a identificação dos titulares dos dados apenas durante o período necessário para as finalidades para as quais são tratados» (artigo 5.º, n.º 1, alínea e).\n\nO caso comercial acrescenta uma dificuldade: a ata também vive no seu CRM.\n\n### Por quanto tempo conservar o áudio?\n\nPara a escuta e gravação de chamadas no trabalho, a CNIL indica que «as gravações podem ser conservadas até seis meses, no máximo».\n\nVocê pode, portanto, se perguntar:\n\n**Em que momento o áudio deixa de me ser útil?**\n\n### Por quanto tempo conservar a ata?\n\nA CNIL indica que «os documentos de análise podem, por sua vez, ser conservados até um ano».\n\nO prazo aplicável depende, no entanto, da sua política de gestão do relacionamento com o cliente.\n\n### O que fazer com a cópia presente no CRM?\n\n**Você deve tratá-la como o original.**\n\nApagar a gravação sem tratar a ficha do cliente deixa o dado no lugar:\n\n**gravação → ata → ficha CRM → apagamento das duas cópias.**\n\n### O que fazer com as reuniões que não deram resultado?\n\nUm prospect que não se tornou cliente conserva os seus direitos, e nada justifica mantê-lo nas suas gravações por mais tempo que o necessário.\n\n---\n\n## Quem pode acessar a gravação de uma reunião?\n\n**Apenas as pessoas que precisam dela para o seu trabalho.**\n\nO comercial que conduziu a conversa, o responsável dele e as pessoas que assumem o dossiê.\n\n### Onde a ata vai parar?\n\n**É uma questão de conformidade tanto quanto de organização.**\n\nUma ata guardada no espaço pessoal de um comercial escapa à política de acesso da organização.\n\nVocê pode, por exemplo:\n\n* definir um espaço compartilhado como destino padrão;\n* limitar o acesso às pessoas envolvidas no dossiê;\n* verificar onde as atas vão parar após uma mudança de configuração.\n\n### É preciso criptografar os dados?\n\n**A segurança deve ser adequada ao risco.**\n\nO RGPD exige «medidas técnicas e organizativas adequadas para assegurar um nível de segurança adequado ao risco, incluindo, consoante o que for adequado: a) a pseudonimização e a cifragem dos dados pessoais» (artigo 32.º, n.º 1).\n\n---\n\n## Quais são os direitos do seu interlocutor?\n\nAs pessoas gravadas dispõem dos direitos previstos pelo RGPD.\n\n### Ele pode pedir acesso aos seus dados?\n\n**Sim.**\n\nO titular dos dados tem «o direito de obter do responsável pelo tratamento a confirmação de que os dados pessoais que lhe digam respeito são ou não objeto de tratamento» (RGPD, artigo 15.º, n.º 1). Isso pode abranger o áudio, a transcrição e a ata.\n\nMuitos comerciais enviam a ata ao cliente de qualquer forma, o que resolve a questão antes que ela se coloque.\n\n### Ele pode pedir uma retificação?\n\n**Sim.**\n\nO titular dos dados tem «o direito de obter, sem demora injustificada, do responsável pelo tratamento a retificação dos dados pessoais inexatos que lhe digam respeito» (RGPD, artigo 16.º).\n\nIsso é particularmente importante com uma transcrição automática.\n\nUma IA pode transcrever mal:\n\n* um nome próprio;\n* um valor;\n* um prazo;\n* uma objeção;\n* a identidade da pessoa que falou.\n\n### Ele pode pedir o apagamento?\n\n**Sim, nas condições previstas pelo RGPD.**\n\nO titular dos dados tem «o direito de obter do responsável pelo tratamento o apagamento dos seus dados pessoais, sem demora injustificada» (RGPD, artigo 17.º, n.º 1).\n\nO pedido deve ser examinado à luz da finalidade do tratamento e das eventuais obrigações de conservação.\n\n### Ele pode se opor à gravação?\n\n**Sim, e em uma reunião comercial isso toma a forma de uma recusa, antes ou durante a conversa.**\n\nO titular dos dados tem «o direito de se opor a qualquer momento, por motivos relacionados com a sua situação particular, ao tratamento dos dados pessoais que lhe digam respeito com base no artigo 6.º, n.º 1, alínea e) ou f)» (RGPD, artigo 21.º, n.º 1).\n\nVocê então interrompe a gravação e toma notas.\n\n### Em que prazo você deve responder?\n\n**Em princípio, no prazo de um mês.** O responsável pelo tratamento responde «sem demora injustificada e no prazo de um mês a contar da receção do pedido» (RGPD, artigo 12.º, n.º 3).\n\n---\n\n## Quais obrigações quando a IA faz as anotações?\n\nA IA acrescenta um tratamento à simples gravação.\n\nO funcionamento pode ser resumido assim:\n\n**áudio → transcrição → análise → ata → ficha CRM.**\n\n### O que a IA faz concretamente?\n\nEla pode:\n\n* transcrever a conversa;\n* identificar os participantes;\n* extrair as necessidades expressas;\n* registrar as objeções;\n* produzir uma ata;\n* preencher os campos da ficha do cliente.\n\n### Onde os dados são armazenados?\n\nÉ uma das primeiras perguntas a fazer ao seu fornecedor.\n\nNa Leexi, as gravações, transcrições e atas permanecem na região de Paris, na AWS. Acima de um certo volume de licenças, pode ser escolhida uma hospedagem na Scaleway.\n\n### Quem trata os dados?\n\nO fornecedor da ferramenta intervém como subcontratante no quadro previsto pelo RGPD.\n\nO seu CRM constitui um segundo subcontratante, e a ata que chega a ele segue o mesmo raciocínio. O [dossiê de conformidade da Leexi](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fpt\u002Fseguranca\u002Fcertificacoes-auditorias-conformidade-regulatoria\u002Ffaq-conformidade-soberania\u002F) detalha a sua própria cadeia de tratamento.\n\nNo caso da Leexi, a OpenAI fornece o modelo de linguagem e a Leexi o executa via Azure França, em circuito fechado.\n\n### É preciso um DPA com o fornecedor?\n\n**Sim, quando o fornecedor atua como subcontratante.**\n\nO artigo 28.º do RGPD prevê que «o tratamento em subcontratação é regulado por contrato ou outro ato normativo […] que vincule o subcontratante ao responsável pelo tratamento, estabeleça o objeto e a duração do tratamento, a natureza e finalidade do tratamento, o tipo de dados pessoais e as categorias dos titulares dos dados, e as obrigações e direitos do responsável pelo tratamento» (n.º 3).\n\n### A IA usa as suas conversas para treinar os seus modelos?\n\n**Depende do fornecedor.**\n\nNa Leexi, as conversas não treinam nenhum modelo, em todas as contas.\n\n---\n\n## Como pedir o acordo de um cliente antes de gravar?\n\nVocê pode usar uma formulação simples e precisa.\n\n### Na abertura da reunião\n\n> «Antes de entrarmos no assunto: você concorda que eu grave a nossa conversa? Um assistente de IA redige a ata para mim, assim não preciso tomar notas enquanto conversamos. Envio a ata para você se quiser.»\n\n### Para uma reunião na sede do cliente\n\n> «Só para avisar: estou gravando pelo meu telefone e a ata é redigida automaticamente. Ela fica interna à minha equipe. Tudo bem para você?»\n\n### Para uma reunião com várias pessoas do lado do cliente\n\n> «Deixo claro para todos: a reunião está sendo gravada e um assistente de IA redige a ata. Se algum de vocês preferir que eu interrompa, diga agora.»\n\n---\n\n## Quais erros evitar?\n\n### 1. Pedir o acordo depois de ter iniciado a gravação\n\nA ordem importa. A informação é devida antes ou no momento da coleta.\n\n### 2. Considerar que o convite vale como acordo\n\nUma notificação enviada antes da reunião informa, não recolhe consentimento.\n\n### 3. Deixar as atas nos espaços pessoais\n\nElas saem então da política de acesso da organização, e ninguém mais sabe quem pode lê-las.\n\n### 4. Esquecer a cópia presente no CRM\n\nApagar a gravação sem tratar a ficha do cliente deixa o dado no lugar.\n\n### 5. Reutilizar um modelo de ata concebido para outro uso\n\nUm modelo mal escolhido produz seções fora do assunto e atribui as falas às pessoas erradas.\n\n### 6. Supor que o comportamento é idêntico em todas as plataformas\n\nO assistente pode se conectar sozinho em uma plataforma de videoconferência e exigir um convite manual em outra.\n\n---\n\n## Como gravar uma reunião com a Leexi?\n\nUma vez definido o quadro RGPD, o uso da ferramenta se resume a algumas etapas.\n\n### 1. Entrar na reunião\n\nA Leexi pode entrar nas suas reuniões Teams, Meet e Zoom a partir da sua agenda. Para uma reunião na sede do cliente, a gravação pode ser iniciada pelo aplicativo móvel, e aplicam-se as regras próprias da [gravação em sala](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fpt\u002Fseguranca\u002Fcertificacoes-auditorias-conformidade-regulatoria\u002Fgravar-uma-reuniao-presencial-rgpd\u002F).\n\n### 2. Avisar os participantes\n\nUma notificação pode ser enviada aos participantes antes da reunião. O conteúdo e a ativação dela são ajustados nas configurações.\n\n### 3. Gerar a ata\n\nA ata retoma, em particular, as necessidades expressas, as objeções, as decisões e os próximos passos.\n\n### 4. Preencher o CRM\n\nA ata e as tarefas podem ser sincronizadas com HubSpot, Salesforce, Pipedrive ou Microsoft Dynamics, e vinculadas ao contato certo. O funcionamento completo está descrito na página [anotações com IA para comerciais](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fpt\u002Fcaso-de-uso\u002Fferramenta-anotacao-ia-comerciais\u002F), e [as chamadas telefônicas](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fpt\u002Fseguranca\u002Fcertificacoes-auditorias-conformidade-regulatoria\u002Fgravar-uma-chamada-telefonica-rgpd\u002F) seguem o mesmo caminho.\n\n### 5. Controlar os dados\n\nA Leexi indica, em particular, uma hospedagem na região de Paris, uma opção Scaleway, uma execução do modelo via Azure França em circuito fechado, a criptografia dos dados em trânsito e em repouso e a ausência de treinamento com as suas conversas.\n\n---\n\n## Quais dificuldades os usuários encontram de fato?\n\nAs questões jurídicas não são as únicas dificuldades encontradas na prática.\n\nDe **1 141 tickets de suporte recebidos entre janeiro e junho de 2026**, **9 dizem respeito à gravação de uma reunião**. Os motivos mais frequentes são, em particular, o assistente que não entra na reunião, a ata que não chega ou não chega ao lugar certo, e o modelo de ata que não corresponde ao tipo de reunião.\n\nIsso dá outra leitura do problema:\n\n**a questão não é apenas «tenho o direito de gravar?»**\n\nÉ preciso saber também:\n\n**para onde vai a ata → quem pode vê-la → em que ficha ela vai parar → como ela é apagada.**\n\n---\n\n## Gravar uma reunião comercial: o que lembrar\n\nAntes de gravar uma reunião, verifique estes seis pontos:\n\n* **Acordo**: o seu interlocutor disse sim, oralmente, antes da gravação?\n* **Finalidade**: por que você conserva a gravação?\n* **Base legal**: o consentimento é realmente o fundamento escolhido?\n* **Conservação**: quando o áudio, a ata e a ficha CRM serão tratados?\n* **Acesso**: a ata vai parar em um espaço compartilhado ou pessoal?\n* **Subcontratantes**: você sabe quem trata os seus dados, incluindo o seu CRM?\n\nSe uma IA intervém, acrescente um sétimo ponto:\n\n**o seu cliente sabe que um sistema de IA trata a gravação para produzir a ata?**\n\n## Perguntas frequentes\n\n### É preciso o acordo do cliente para gravar uma reunião?\n\nSim, quando o consentimento é o fundamento escolhido. Ele é pedido antes de iniciar a gravação.\n\n### Uma menção no convite é suficiente?\n\nNão. Ela informa, não recolhe acordo. A pergunta é feita oralmente na abertura.\n\n### O cliente pode pedir uma cópia da ata?\n\nSim, com base no direito de acesso previsto pelo RGPD.\n\n### O que acontece se o cliente recusar a gravação?\n\nVocê interrompe a gravação e toma notas. A recusa aplica-se imediatamente.\n\n### A ata vai para o CRM sem revisão?\n\nNão. Ela permanece editável e pode ser validada antes da sincronização.\n\n### Por quanto tempo conservar a gravação de uma reunião?\n\nO prazo depende da finalidade. Para as gravações de chamadas no trabalho, a CNIL adota seis meses no máximo no quadro em questão, e até um ano para os documentos de análise. Pense na cópia presente no CRM.\n\n### Um prospect que não se tornou cliente pode pedir o apagamento?\n\nSim, nas condições previstas pelo direito ao apagamento do RGPD.\n\n---\n\n## Em resumo\n\n**Gravar uma reunião comercial é possível.**\n\nMas o bom reflexo não é apenas perguntar:\n\n> «Tenho o direito de gravar?»\n\nÉ preciso, antes, verificar toda a cadeia, até a ficha do cliente:\n\n**pedir o acordo → gravar → transcrever → redigir → enviar ao CRM → conservar → apagar.**\n\nÉ essa cadeia completa que deve ser enquadrada pela sua política de proteção de dados.\n\n**Quer a ata das suas reuniões sem redigi-la?** [Testar a Leexi na sua próxima reunião com um cliente](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)\n\n## Fontes\n\nTextos consultados em fontes primárias em 22 de agosto de 2026.\n\n* RGPD, artigos 4.º, 5.º, 6.º, 7.º, 12.º, 13.º, 15.º, 16.º, 17.º, 21.º, 28.º e 32.º\n* Código Penal francês, artigo 226-1\n* CNIL, Escuta e gravação de chamadas no local de trabalho\n* Regulamento europeu sobre a inteligência artificial, artigo 50.º\n\n*Esta página descreve o quadro aplicável. Não constitui um parecer jurídico.*\n","2026-08-31T14:54:09.094Z","2026-09-08T11:34:17.358Z","2026-09-08T11:34:26.564Z",{"id":660,"documentId":266,"metaTitle":661,"metaDescription":662,"slug":663,"heroTitle":664,"heroUnderTitle":665,"heroUnderTitle2":666,"heroUnderTitle3":667,"heroCTA":668,"heroVideoUrl":68,"blog":669,"createdAt":670,"updatedAt":671,"publishedAt":672,"locale":170,"__type":132},5444,"Certifications & regulatory","Discover the importance of certifications, audits, and regulatory compliance to ensure the security and reliability of AI solutions like Leexi.","\u002Fen\u002Fsecurity\u002Fcertifications-audits-compliance\u002F","Certifications, audits & regulatory compliance","Ensuring your data security and compliance with international standards","Understanding the importance of audits and certifications in the AI world","Choose a reliable, certified, and compliant AI assistant for your meetings","Try Leexi for free","Certifications and audits play a fundamental role in ensuring that the tools and services you use meet the highest standards for data protection, privacy, and quality. But what exactly do certifications, audits, and regulatory compliance mean? Why are they essential? And how can you navigate this sometimes complex field?\n\n## What is a certification and why does it matter?\n\nA certification is an official recognition granted by an independent body that confirms a product, service, or organization meets a specific set of standards. These standards may relate to data security, risk management, process quality, or compliance with specific regulations.\n\nCertification is important because it provides objective assurance to users and clients. It demonstrates a company's commitment to high standards, protecting sensitive information, and ensuring the reliability of its services. For example, ISO 27001 certification is a recognized international standard for information security management.\n\nIn the context of AI solutions and automated note-taking like Leexi, these certifications reassure users about the confidentiality of their conversations, data traceability, and the robustness of the infrastructure.\n\n## What role do audits play in regulatory compliance?\n\nAudits are thorough and regular assessments conducted by internal or external experts to verify that an organization's practices comply with current standards and regulations. They help identify potential weaknesses, measure the effectiveness of security measures, and suggest improvements.\n\nIn regulatory compliance, audits are essential to ensure legal obligations are met, especially regarding personal data protection (GDPR in Europe), IT security, and transparency in the use of artificial intelligence (such as the EU AI Act).\n\n## How does regulatory compliance impact businesses and their users?\n\nRegulatory compliance refers to all the rules and laws a company must follow in its sector. It aims to protect user rights, ensure data security, and regulate technology use.\n\nFor businesses, compliance is a legal requirement and a competitive advantage. It helps avoid financial penalties, reputational damage, and loss of trust. It also encourages better internal organization, rigorous risk management, and greater transparency with clients.\n\nFor users, compliance ensures their personal data is handled respectfully, their information is secure, and the tools they use are reliable. For example, Leexi, by complying with GDPR, ISO 27001, and the EU AI Act, guarantees users optimal protection of their professional exchanges, clear traceability, and ethical use of artificial intelligence.\n\n## Why choose a certified and compliant tool like Leexi?\n\nWith the growing number of digital solutions, it is crucial to choose tools that have proven their commitment to security and compliance. Opting for a certified AI assistant means ensuring a high level of data protection, rigorous risk management, and compliance with current regulations.\n\nLeexi perfectly illustrates this commitment. Certified ISO 27001, compliant with GDPR and the EU AI Act, Leexi offers an intelligent note-taking solution that combines performance, security, and regulatory compliance. Thanks to these certifications, users benefit from complete conversation traceability, enhanced confidentiality, and optimal service quality.\n\nAdditionally, Leexi undergoes regular audits to maintain and improve its standards, ensuring a reliable and secure user experience. By choosing Leexi, you opt for an AI assistant that puts compliance and security at the heart of its operations, while boosting your productivity and collaboration.\n\n## Conclusion\n\nCertifications, audits, and regulatory compliance are much more than administrative formalities: they are essential guarantees for the security, quality, and ethics of digital solutions. In a context where data is valuable and sensitive, these elements help build trust between service providers and users.\n\nFor companies looking to adopt high-performing and secure AI tools, it is crucial to choose solutions that are certified and regularly audited. Leexi, with its ISO 27001 certification and compliance with GDPR and the EU AI Act, fully embodies this commitment to excellence and transparency.\n\nReady to improve your meeting quality while ensuring the security and compliance of your data? Try Leexi today and benefit from an intelligent AI assistant, certified and compliant with the most demanding standards.\n\n[Try Leexi for free](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)","2026-02-10T22:00:07.433Z","2026-05-20T15:28:33.257Z","2026-05-20T15:28:34.041Z",{"id":674,"documentId":337,"metaTitle":675,"metaDescription":676,"slug":677,"heroTitle":678,"heroUnderTitle":679,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":680,"heroVideoUrl":68,"blog":681,"createdAt":682,"updatedAt":683,"publishedAt":684,"locale":145,"__type":132},25029,"DPA Leexi: o que a lei exige e o que Leexi oferece","O DPA da Leexi é público desde 6 de julho de 2026. Conteúdo, exigências do RGPD, 10 subcontratados, auditoria e documentos para seu DPO.","\u002Fpt\u002Fseguranca\u002Fcertificacoes-auditorias-conformidade-regulatoria\u002Fdpa-acordo-tratamento-dados\u002F","DPA: o que a lei exige e o que Leexi oferece","Público, vigente desde 6 de julho de 2026, aceito já no teste gratuito. O que contém e o que não contém.","Testar gratuitamente","O DPA da Leexi é um documento público chamado “Acordo de Processamento de Dados”, versão 2.0 desde 6 de julho de 2026, disponível antes de criar conta: [versão francesa](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdpa_fr.pdf), [versão inglesa](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdpa_en.pdf). Aplica-se desde a assinatura online, incluindo o teste gratuito. Lista os dez subcontratados da Leexi, define conservação padrão de até dois anos, prevê notificação de violação em 24h e concede direito a auditoria anual.\n\n## Verificar o que o DPA cobre\n\n**O DPA define o quadro em que Leexi processa os dados das suas reuniões por sua conta.** Você permanece responsável pelo tratamento, Leexi é seu subcontratado.\n\nO documento diz em seus termos:\n\n> DPA Leexi, artigo 4.2\n> *\"Como subcontratado, Leexi processará dados pessoais em nome e conforme instruções do Controlador de Dados.\"*\n\nIsso significa que você decide a finalidade da gravação, tempo de conservação e quem acessa os relatórios. Leexi executa.\n\n### Quais dados o DPA cobre?\n\nO escopo está no artigo 3.\n\n> DPA Leexi, artigo 3\n> *\"Leexi coleta: nome, sobrenome, email, telefone, cargo, nome da empresa, conversas em videoconferência ou VOIP com metadados.\"*\n\nAs pessoas envolvidas são, conforme artigo 3, \"funcionários, fornecedores e clientes do cliente\". As operações são \"coleta, transferência, conservação e exclusão\".\n\n### Como os compradores solicitam o DPA?\n\nEntre março e maio de 2026, seis compradores pediram o DPA à Leexi. Um gestor de patrimônio pediu, em maio de 2026, o \"Data Processing Agreement (DPA) aplicável à nossa conta, cópia assinada ou confirmação escrita da versão contratual\". Um órgão público pediu, em março, \"disponibilidade de um DPA\" entre oito pontos para escolher ferramenta de transcrição. Um cliente buscou, em abril, \"o DPA assinado\" que não encontrou. O DPO de outro cliente pediu que Leexi preenchesse seu modelo próprio de anexo de subcontratados.\n\nEsses pedidos resumem-se a três dúvidas: qual versão vale para minha conta, onde está a lista de subcontratados e como manter registro. Esta página responde.\n\n---\n\n## O DPA é obrigação legal?\n\n**Sim. Quando um prestador processa dados pessoais para você, o RGPD exige contrato escrito com conteúdo definido.**\n\n> RGPD, artigo 28, parágrafo 3\n> *\"O tratamento por subcontratado é regido por contrato ou ato jurídico que vincula subcontratado ao controlador, definindo objeto, duração, natureza, finalidade, tipos de dados e categorias de pessoas, obrigações e direitos do controlador.\"*\n\nA obrigação é sua e da Leexi. O controlador deve escolher subcontratado com garantias.\n\n> RGPD, artigo 28, parágrafo 1\n> *\"O controlador só usa subcontratados que garantam medidas técnicas e organizacionais adequadas para cumprir o regulamento e proteger direitos dos titulares.\"*\n\nTrês níveis:\n\n- **Imposto por lei**: existência do contrato e cláusulas mínimas (artigo 28, parágrafo 3, pontos a-h: instruções, confidencialidade, segurança, subcontratação, auxílio a direitos, exclusão ou devolução, auditoria).\n- **Exigido por compradores**: cópia assinada ou confirmação escrita, anexo de subcontratados, prazo de resposta. Não imposto por lei, prática de compras e DPO.\n- **Imposto por setor**: financeiro e público exigem direito efetivo de auditoria e política sobre pedidos de autoridades estrangeiras. DPA Leexi trata isso nos artigos 10 e 15.\n\n### DPA deve prever direito a auditoria?\n\nSim, ponto h) do parágrafo 3 torna obrigatório.\n\n> RGPD, artigo 28, parágrafo 3, h)\n> *\"Disponibilizar informações para demonstrar conformidade e permitir auditorias pelo controlador ou auditor mandatado, e colaborar.\"*\n\n---\n\n## Obter o DPA da Leexi\n\n**DPA está online em duas línguas e aceito na assinatura.**\n\n> DPA Leexi, preâmbulo\n> *\"Este acordo de processamento de dados é firmado entre cliente e Leexi na data da assinatura online, inclusive em teste gratuito.\"*\n\nNão precisa esperar envio. Versão aplicável é a vigente na assinatura, datada na primeira página.\n\n### Quem assina?\n\nDPA identifica entidade: Leexi, sociedade anônima, sede em 2 avenue Herrmann Debroux, 1160 Bruxelas, Bélgica, representada por Xavier Lombard, CEO. Regido pela lei belga, litígios em tribunais de Bruxelas (artigo 13).\n\n### Quais subcontratados o DPA nomeia?\n\nDez, artigo 6.1, com função e local de hospedagem:\n\n- Amazon Web Services, infraestrutura, UE\n- Microsoft Azure, transcrição e IA generativa, UE\n- Google Workspace, identidade, UE\n- Gladia, speech to text, UE\n- New Relic, monitoramento de apps, UE\n- Eleven Labs Inc., speech to text, Europa\n- Scaleway SAS, infraestrutura cloud, UE (França)\n- Cloudflare, segurança perimetral, Europa\u002FReino Unido\n- Mailgun, emails transacionais, UE (Frankfurt, Alemanha)\n- Mistral, IA generativa, UE\n\nLista atualizada no [Trust Center da Leexi](https:\u002F\u002Ftrust.leexi.ai\u002F), dez subcontratados em 2 set 2026.\n\n### E se Leexi mudar subcontratado?\n\nRGPD dá direito de objeção.\n\n> RGPD, artigo 28, parágrafo 2\n> *\"Subcontratado não contrata outro sem autorização escrita do controlador. Em autorização geral, informa mudanças para permitir objeções.\"*\n\nDPA define prazo.\n\n> DPA Leexi, artigo 6.2\n> *\"Cliente tem 15 dias após receber info para objetar e justificar.\"*\n\nPrevê reunião antes de recusa. Se recusar subcontratado, Leexi não poderá fornecer serviço dependente.\n\n### Quais medidas de segurança o DPA prevê?\n\nArtigo 32 do RGPD cita criptografia.\n\n> RGPD, artigo 32, parágrafo 1\n> *\"Controlador e subcontratado implementam medidas técnicas e organizacionais adequadas, incluindo pseudonimização e criptografia.\"*\n\nDPA Leexi responde no artigo 5.3.\n\n> DPA Leexi, artigo 5.3\n> *\"Leexi implementou medidas técnicas e organizacionais para garantir segurança e confidencialidade, incluindo criptografia, controle de acesso, backups, treinamento e verificação de antecedentes. Medidas implementadas após certificação ISO 27001:2022.\"*\n\n### Prazo para notificação de violação?\n\n> DPA Leexi, artigo 5.4\n> *\"Leexi notifica cliente sobre violação de dados em até 24 horas por email.\"*\n\nNotificação inclui natureza, categorias e número aproximado de afetados, contato, consequências e medidas. Você tem dados para notificação à autoridade em 72h conforme RGPD.\n\n### Quanto tempo Leexi conserva reuniões?\n\n> DPA Leexi, artigo 9.1\n> *\"Por padrão, dados são guardados até 2 anos. Cliente pode reduzir prazo via pedido ou configurações.\"*\n\nNo fim do contrato, artigo 11.2 permite escolha entre devolução ou exclusão. Leexi pode manter backups se exclusão difícil, seguindo processo para eliminar backups inúteis e anonimizar dados.\n\n### Posso auditar Leexi?\n\n> DPA Leexi, artigo 10.1\n> *\"Cliente pode nomear auditor independente com aviso prévio de 20 dias, uma vez a cada 12 meses, arcando custos, exceto se auditoria revelar incidente de segurança, quando Leexi arca com custos.\"*\n\nAuditoria requer acordo de confidencialidade e não acessa dados de outros clientes. Aviso pode ser 30 dias no fim do ano.\n\n### E se autoridade estrangeira pedir dados?\n\nArtigo 15 responde questão do Cloud Act, comum entre compradores. Leexi se compromete a notificar \"sem atraso injustificado\" qualquer pedido legal de país terceiro, buscar exceção se proibido de avisar, documentar esforços e manter política escrita disponível.\n\n---\n\n## Limites do DPA\n\n**DPA é padrão. Não contém tudo, melhor saber antes de enviar.**\n\n- Não inclui cláusula de não-treinamento de IA nas reuniões. Esse compromisso está na [política de privacidade](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fpt\u002Fpolitica-de-privacidade\u002F) e [FAQ conformidade](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fpt\u002Fseguranca\u002Fcertificacoes-auditorias-conformidade-regulatoria\u002Ffaq-conformidade-soberania\u002F), com página dedicada. Se jurídico exigir cláusula no contrato, peça em anexo.\n- Não tem assinatura manuscrita: aceito online. DPO que quiser cópia assinada ou anexo próprio deve pedir a hello@leexi.ai. Já ocorreu, Leexi preencheu anexo.\n- Não substitui qualificação SecNumCloud, que Leexi não tem, nem certificação HDS para dados de saúde.\n- Limita auditoria a uma vez por 12 meses, a seu custo salvo incidente.\n- Não detalha limite de licenças para hospedagem Scaleway substituir AWS, resolvido no contrato comercial.\n\n---\n\n## Documentos para seu DPO\n\n| Documento | Prova | Como obter |\n|---|---|---|\n| DPA versão 2.0 de 6 julho 2026 | Contrato exigido pelo artigo 28 do RGPD, com cláusulas de segurança, notificação, conservação, auditoria e transferências | [dpa_fr.pdf](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdpa_fr.pdf) ou [dpa_en.pdf](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdpa_en.pdf), aceito na assinatura |\n| Lista dos dez subcontratados com função e local | Cadeia de subcontratação e ausência de tratamento fora da UE, exceto Cloudflare (Europa e Reino Unido) | Artigo 6.1 do DPA e [Trust Center](https:\u002F\u002Ftrust.leexi.ai\u002F) |\n| Certificado ISO 27001:2022 | Certificação referenciada no artigo 5.3 do DPA | Enviado pela equipe comercial com acesso ao Trust Center, sob solicitação a hello@leexi.ai |\n| Política de privacidade | Hospedagem AWS na Europa e compromisso de não-treinamento | [leexi.ai\u002Ffr\u002Fpolitique-de-confidentialite](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fpt\u002Fpolitica-de-privacidade\u002F) |\n| Registro de atividades de tratamento | Obrigação do artigo 30 do RGPD, declarada no artigo 14.3 do DPA | Sob solicitação a hello@leexi.ai |\n| Termos gerais versão 2.0 de 6 julho 2026 | Compromisso sobre regulamento europeu de IA, anexo 1.1 | [terms_of_service_fr.pdf](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fterms_of_service_fr.pdf) |\n\nNão-treinamento de IA, ausente do DPA, está na página [não-treinamento de IA nas suas reuniões](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fnon-entrainement-ia-donnees-de-reunion\u002F). Regras de gravação, informação, base legal e conservação estão em [gravar reunião profissional](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fpt\u002Fseguranca\u002Fcertificacoes-auditorias-conformidade-regulatoria\u002Fgravar-uma-reuniao-profissional-rgpd\u002F). Certificações e auditorias reunidas em [segurança e conformidade](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fpt\u002Fseguranca\u002Fcertificacoes-auditorias-conformidade-regulatoria\u002F).\n\nPode testar Leexi em reunião real durante revisão do seu DPO: DPA vale no teste gratuito. [Agendar demonstração](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)\n\n---\n\n## Perguntas frequentes\n\n### DPA vale no teste gratuito?\n\nSim. Preâmbulo diz que é firmado na assinatura online, \"inclusive em teste gratuito\". Reuniões gravadas no teste têm mesmas cláusulas de segurança, conservação e exclusão que conta paga.\n\n### Precisa assinar DPA ou é aceito online?\n\nAceito online na assinatura, sem assinatura manuscrita. Se compras exigir cópia assinada ou confirmação escrita, peça a hello@leexi.ai com data da assinatura: versão vigente nessa data vale.\n\n### E se Leexi adicionar subcontratado?\n\nLeexi informa, você tem 15 dias para objeção motivada (artigo 6.2). Reunião antes de recusa. Se recusar, serviço dependente não será fornecido.\n\n### Prazo para notificação de violação?\n\nAté 24h após conhecimento, por email, com descrição, categorias, número aproximado, contato e medidas (artigo 5.4). Dá 48h para sua notificação à autoridade.\n\n### Posso auditar Leexi com meu auditor?\n\nSim, uma vez a cada 12 meses, com aviso de 20 dias, acordo de confidencialidade, custos seus salvo se incidente (artigo 10.1). Pode usar certificação ISO 27001:2022 citada no artigo 5.3.\n\n### O que acontece com minhas reuniões no fim do contrato?\n\nVocê escolhe entre devolução ou exclusão dos dados pessoais (artigo 11.2). Leexi pode manter backups se exclusão difícil, seguindo processo para eliminar backups inúteis e anonimizar dados.\n\n### DPA permite transferência de dados fora da UE?\n\nSó para países com decisão de adequação da Comissão Europeia ou sob cláusulas contratuais padrão de junho 2021 (artigo 6.4). Os dez subcontratados hospedam na UE, Europa ou Reino Unido. Se autoridade de país terceiro pedir dados, Leexi notifica sem atraso injustificado (artigo 15).\n\n---\n\n## Resumo\n\n**DPA da Leexi existe, é público e vale desde o teste gratuito.**\n\nCumpre artigo 28 do RGPD: instruções documentadas, dez subcontratados com direito a objeção em 15 dias, segurança baseada em ISO 27001:2022, notificação de violação em 24h, conservação padrão de até 2 anos, devolução ou exclusão ao fim, auditoria anual.\n\nO que não contém, peça em anexo: cláusula de não-treinamento e cópia assinada.\n\n## Fontes\n\nTextos de fontes primárias em 22 ago e 2 set 2026.\n\n* Leexi, Acordo de Processamento de Dados, versão 2.0 vigente desde 6 jul 2026, [dpa_fr.pdf](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdpa_fr.pdf)\n* Leexi, Termos e Condições, versão 2.0 vigente em 6 jul 2026\n* Leexi, Política de Privacidade, leexi.ai\u002Ffr\u002Fpolitique-de-confidentialite\n* Leexi, Trust Center, trust.leexi.ai, consultado em 2 set 2026\n* RGPD, artigos 5, 28, 30 e 32, texto CNIL\n\n*Esta página descreve o quadro aplicável. Não é parecer jurídico.*\n","2026-09-07T07:39:07.105Z","2026-09-07T07:39:18.111Z","2026-09-08T11:34:26.204Z",{"id":686,"documentId":483,"metaTitle":687,"metaDescription":688,"slug":689,"heroTitle":690,"heroUnderTitle":691,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":191,"heroVideoUrl":68,"blog":692,"createdAt":693,"updatedAt":694,"publishedAt":695,"locale":145,"__type":132},25031,"Gravar reunião profissional: regras L","Informe participantes, escolha base legal, limite conservação e controle acessos: regras RGPD para gravar reuniões.","\u002Fpt\u002Fseguranca\u002Fcertificacoes-auditorias-conformidade-regulatoria\u002Fgravar-uma-reuniao-profissional-rgpd\u002F","Gravar reunião profissional: quais regras RGPD?","Regras a seguir antes de gravar e mudanças com IA na redação da ata.","Quer gravar uma reunião para obter automaticamente uma transcrição ou ata? É possível, mas deve seguir várias regras: informar participantes, escolher base legal, limitar conservação e controlar acesso aos arquivos.\n\n**Se uma IA transcrever ou redigir a ata, é preciso informar os envolvidos sobre esse tratamento.**\n\n## É permitido gravar uma reunião profissional?\n\n**Sim, mas com regras para o tratamento.**\n\nUma gravação contém vozes, nomes, cargos e falas, configurando tratamento de dados pessoais conforme o RGPD.\n\nVocê deve:\n\n* informar os participantes antes da gravação;\n* definir base legal;\n* estabelecer finalidade;\n* limitar tempo de conservação;\n* restringir acessos;\n* garantir direitos dos participantes.\n\nGravar sem consentimento pode violar o Código Penal, que pune invasão de privacidade (artigo 226-1).\n\n### Gravação é dado pessoal?\n\n**Sim.**\n\nRGPD define dado pessoal como informação relacionada a pessoa física identificada ou identificável (art.4,1).\n\nVoz, nome, cargo e falas podem identificar participantes.\n\nTranscrição e ata também são dados pessoais.\n\n### Por que RGPD se aplica?\n\nPorque há vários tratamentos: gravar → transcrever → armazenar → compartilhar → possivelmente apagar.\n\nO meio usado não altera o princípio.\n\nSeja com telefone, gravador, computador ou assistente em videoconferência, trata-se dados pessoais.\n\nVeja casos específicos: [gravação em sala](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-une-reunion-en-presentiel-rgpd\u002F), [chamada telefônica](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-appel-telephonique-rgpd\u002F), [visita a obra](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fpt\u002Fseguranca\u002Fcertificacoes-auditorias-conformidade-regulatoria\u002Fgravar-uma-reuniao-de-obras-rgpd\u002F).\n\n### Quais dados são gravados?\n\nDependendo da ferramenta, pode-se armazenar:\n\n* áudio;\n* transcrição;\n* nomes dos participantes;\n* data e duração;\n* ata;\n* decisões;\n* ações atribuídas.\n\nConversas podem revelar dados sensíveis não previstos, como saúde ou opiniões.\n\n---\n\n## Precisa avisar antes de gravar?\n\n**Sim.**\n\nA informação deve ocorrer antes ou no momento da coleta (RGPD, art.13,1).\n\nDizer só \"a reunião está sendo gravada\" pode não ser suficiente.\n\n### Quando avisar?\n\n**Antes de iniciar a gravação.**\n\nPode avisar no convite e lembrar no início da reunião.\n\nAviso é crucial para quem entra depois.\n\n### O que informar?\n\nCNIL recomenda informar sobre existência do sistema, responsável pelo tratamento e finalidades.\n\nExplique claramente:\n\n**quem grava → por quê → o que é gravado → uso dos dados.**\n\n### Informar que IA redige a ata?\n\n**Sim.**\n\nGravação e tratamento pela IA são operações distintas.\n\nRegulamento europeu de IA exige informar que interagem com sistema de IA (art.50,1), válido desde 2\u002F8\u002F2026.\n\nSe assistente transcreve e gera ata automaticamente, informe os participantes.\n\nExemplo:\n\n> \"A reunião está gravada e um assistente IA redige a ata automaticamente.\"\n\nQuem entrar depois deve receber a mesma informação antes de falar.\n\n### E se alguém chegar durante a reunião?\n\n**Informe antes que fale.**\n\nEm videoconferência, assistente aparece na lista; presencialmente, pode não perceber.\n\nDiga:\n\n> \"Aviso que a reunião está gravada e um assistente IA redige a ata. Se tiver problema, avise que paro a gravação.\"\n\n---\n\n## Qual base legal usar?\n\n**Depende da pessoa e contexto.**\n\nPrincipais bases: interesse legítimo e consentimento.\n\nVeja detalhes para [reunião comercial](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-rendez-vous-commercial-rgpd\u002F), [entrevista](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-entretien-de-recrutement-rgpd\u002F), [diretoria](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-comite-de-direction-rgpd\u002F), [comitê](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-comite-de-pilotage-rgpd\u002F).\n\n### Interesse legítimo?\n\n**Sim, para reuniões internas.**\n\nArt.6 permite tratamento necessário para interesses legítimos, salvo direitos fundamentais prevalecerem.\n\nFaça teste de equilíbrio e informe.\n\n### Consentimento?\n\n**Sim, quando apropriado.**\n\nConsentimento é manifestação livre, específica, informada e inequívoca (art.4,11).\n\nResponsável deve provar consentimento (art.7,1).\n\nConsentimento com data ajuda comprovar.\n\n### Gravar colaboradores sem consentimento?\n\n**Sim, com interesse legítimo, informação e teste.**\n\nSituação de empregado difere de cliente.\n\n### Gravar cliente ou prospect?\n\n**Sim, mas peça consentimento antes.**\n\nSe negar, não grave.\n\n---\n\n## Quanto tempo conservar gravação?\n\n**Só o necessário para a finalidade.**\n\nRGPD exige conservar dados identificáveis só pelo tempo necessário (art.5,1,e).\n\nBiblioteca sem regras de exclusão gera problemas.\n\n### Quanto tempo conservar áudio?\n\nCNIL diz gravações podem ficar até 6 meses.\n\nApós validação da ata, áudio pode perder utilidade.\n\n### Quanto tempo conservar transcrição?\n\nCNIL permite até 1 ano para documentos de análise.\n\nDepende da finalidade.\n\n### E gravações antigas?\n\n**Deve haver política de exclusão.**\n\nNão dependa da memória dos usuários.\n\nPolítica eficaz: criação → conservação → prazo → exclusão.\n\n---\n\n## Quem acessa gravação?\n\n**Só quem precisa para o trabalho.**\n\nGravação tem mais dados que ata final.\n\nDiferencie níveis de acesso.\n\n### Quem pode ver áudio, transcrição e ata?\n\nPodem ter usos distintos:\n\n* compartilhar ata com participantes;\n* limitar acesso à transcrição;\n* guardar áudio só se justificado.\n\nAcesso deve ser proporcional.\n\n### Precisa criptografar?\n\n**Segurança conforme risco.**\n\nRGPD exige medidas técnicas e organizacionais adequadas, incluindo pseudonimização e criptografia (art.32,1).\n\n[Dossiê de conformidade Leexi](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fpt\u002Fseguranca\u002Fcertificacoes-auditorias-conformidade-regulatoria\u002Ffaq-conformidade-soberania\u002F) detalha hospedagem, subcontratados e certificações.\n\nSegurança de armazenamento e transferência é crucial na escolha do fornecedor.\n\n---\n\n## Direitos dos participantes\n\nTêm direitos previstos no RGPD.\n\n### Podem pedir acesso?\n\n**Sim.**\n\nDireito de saber se dados pessoais são tratados (art.15,1).\n\nInclui áudio, transcrição e ata.\n\n### Podem pedir retificação?\n\n**Sim.**\n\nDireito de corrigir dados incorretos (art.16).\n\nImportante para transcrição automática, que pode errar nomes, valores, datas, decisões e identificações.\n\n### Podem pedir exclusão?\n\n**Sim, conforme RGPD.**\n\nDireito de apagar dados pessoais (art.17,1).\n\nPedido avaliado conforme finalidade e obrigações legais.\n\n### Podem se opor à gravação?\n\n**Sim, se base for interesse legítimo (art.21,1).**\n\nDireito de oposição acompanha essa base legal.\n\n### Prazo para resposta?\n\n**Normalmente 1 mês.**\n\nResponsável deve responder em até 1 mês (art.12,3).\n\nOrganização facilita atendimento.\n\n---\n\n## Obrigações quando IA toma notas\n\nIA adiciona tratamento além da gravação.\n\nFluxo: áudio → transcrição → análise → ata → armazenamento.\n\nCada etapa deve estar no escopo da proteção de dados.\n\n### O que IA faz?\n\nPode:\n\n* transcrever;\n* identificar participantes;\n* extrair decisões;\n* identificar ações;\n* produzir ata;\n* organizar prazos.\n\nAta é resultado de processamento, não mera cópia.\n\n### Onde dados são armazenados?\n\nPergunte ao fornecedor.\n\nLeexi mantém dados na região de Paris, AWS; pode usar Scaleway para grandes volumes.\n\n### Quem trata dados?\n\nFornecedor é subcontratado conforme RGPD.\n\nLeexi usa modelo OpenAI via Azure France em circuito fechado.\n\n### Precisa DPA?\n\n**Sim, se fornecedor for subcontratado.**\n\nArt.28 regula contrato entre controlador e subcontratado, chamado DPA.\n\n### IA usa conversas para treinar?\n\n**Depende do fornecedor.**\n\nLeexi não usa conversas para treinar modelos.\n\n---\n\n## Como informar que IA grava reunião?\n\nUse linguagem clara.\n\n### Antes da reunião\n\n> \"Antes de começar: gravo a reunião e um assistente IA redige a ata com decisões e ações. Ata será compartilhada. Gravação será mantida [duração] e depois apagada. Alguém se opõe?\"\n\n### Reunião interna\n\n> \"Como sempre, reunião é gravada e ata gerada automaticamente. Vai para biblioteca compartilhada com decisões e tarefas. Se quiser que eu pare para algum ponto, avise.\"\n\n### Cliente ou prospect\n\n> \"Antes de começar: concorda que eu grave? Assistente IA faz a ata, assim não preciso anotar enquanto falamos.\"\n\n---\n\n## Erros a evitar\n\n### 1. Gravar sem avisar\n\nErro comum.\n\nGrava do telefone e esquece de avisar.\n\n### 2. Não definir finalidade\n\n\"Guardamos as reuniões por precaução\" não é política.\n\nSaiba por que grava e por quanto tempo.\n\n### 3. Guardar tudo indefinidamente\n\nAnos de reuniões sem exclusão geram problema.\n\n### 4. Dar acesso a toda empresa\n\nAta de diretoria não deve ser acessível a todos.\n\n### 5. Cada um usar sua ferramenta\n\nMultiplica fornecedores, tratamentos, locais e contratos.\n\n### 6. Gravar tudo automaticamente\n\nCNIL proíbe gravação permanente ou sistemática.\n\nAutomação não elimina necessidade de regras.\n\n---\n\n## Como gravar com Leexi?\n\nApós definir regras RGPD, siga passos:\n\n### 1. Entrar na reunião\n\nLeexi pode entrar em Teams, Meet e Zoom via agenda.\n\nEm reunião presencial, grave pelo app móvel.\n\n### 2. Transcrever\n\nApós reunião, obtenha transcrição junto com ata.\n\n### 3. Gerar ata\n\nInclui decisões, ações e prazos.\n\nAdapte formato conforme tipo de reunião.\n\n### 4. Gerenciar acessos\n\nDefina quem pode ver as atas.\n\n### 5. Controlar dados\n\nLeexi informa hospedagem em Paris, opção Scaleway, execução via Azure France, criptografia e ausência de treino com suas conversas.\n\n---\n\n## Dificuldades reais dos usuários\n\nQuestões jurídicas não são únicas dificuldades.\n\nEm **1.141 tickets de suporte entre jan e jun 2026**, problemas comuns são gravação pelo app, conexão em reuniões comerciais, transcrição telefônica e direitos de acesso.\n\nIsso mostra outro lado:\n\n**não é só \"posso gravar?\"**\n\nÉ também saber:\n\n**onde vai gravação → quem vê → por quanto tempo → como apagar.**\n\n---\n\n## Resumo\n\n**Gravar reunião é possível.**\n\nMas o importante não é só perguntar:\n\n> \"Posso gravar?\"\n\nÉ verificar toda cadeia:\n\n**informar → gravar → transcrever → analisar → compartilhar → conservar → apagar.**\n\nEssa cadeia deve estar na política de proteção de dados.\n\n**Quer a ata das suas reuniões sem escrever?** [Agende uma demonstração](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)\n\n## Fontes\n\nTextos consultados em 22\u002F08\u002F2026.\n\n* RGPD, artigos 4,5,6,7,12,13,15,16,17,21,28,32\n* Código Penal, art.226-1\n* CNIL, Escuta e gravação no trabalho\n* Regulamento europeu IA, art.50\n\n*Esta página explica o quadro legal. Não é parecer jurídico.*\n","2026-08-24T12:26:58.086Z","2026-09-04T09:31:46.782Z","2026-09-08T11:34:26.211Z",{"id":697,"documentId":303,"metaTitle":698,"metaDescription":699,"slug":700,"heroTitle":701,"heroUnderTitle":702,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":191,"heroVideoUrl":68,"blog":703,"createdAt":704,"updatedAt":705,"publishedAt":706,"locale":145,"__type":132},25034,"Gravar reunião presencial: regras RG ","No local, ninguém vê o assistente: informação é oral. Base legal, tempo de guarda e cópia no telefone.","\u002Fpt\u002Fseguranca\u002Fcertificacoes-auditorias-conformidade-regulatoria\u002Fgravar-uma-reuniao-presencial-rgpd\u002F","Gravar reunião presencial: quais regras RGPD?","No local, ninguém vê a gravação. O que informar e quando.","Você grava uma reunião presencial pelo telefone para obter a ata? É possível, mas o presencial tem um desafio que a videoconferência não tem: nenhum assistente aparece na tela, então ninguém vê a gravação.\n\n**A informação é dada oralmente e repetida para cada pessoa que entra na sala.**\n\n## É permitido gravar uma reunião presencial?\n\n**Sim, mas com regras para o tratamento.**\n\nA gravação contém vozes, nomes, cargos e falas, sendo um tratamento de dados pessoais segundo o RGPD, como numa videoconferência.\n\nVocê deve:\n\n* informar oralmente antes de gravar;\n* definir a base legal;\n* estabelecer a finalidade;\n* limitar o tempo de conservação;\n* tratar a cópia no telefone;\n* garantir os direitos dos participantes.\n\nGravar sem consentimento viola o Código Penal, que pune com até 1 ano de prisão e 45.000 euros de multa a violação da privacidade por gravação sem consentimento (artigo 226-1).\n\n### A gravação presencial é dado pessoal?\n\n**Sim.**\n\nRGPD define dado pessoal como informação relacionada a pessoa identificada ou identificável (art. 4, 1).\n\nVoices, nomes e falas identificam participantes.\n\nTranscrição e ata também são dados pessoais.\n\n### Por que RGPD se aplica à gravação no telefone?\n\nPorque há vários tratamentos: gravar → enviar → transcrever → armazenar → compartilhar → possivelmente apagar.\n\nO dispositivo não altera o princípio.\n\nUm smartphone na mesa tem o mesmo regime que um assistente em videoconferência. O quadro geral está em [gravar reunião profissional](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-une-reunion-professionnelle-rgpd\u002F).\n\n### Que dados são gravados na sala?\n\nDependendo da ferramenta, pode-se guardar:\n\n* áudio;\n* transcrição;\n* nomes dos participantes;\n* data e duração;\n* ata;\n* decisões;\n* ações atribuídas.\n\nA sala capta mais que videoconferência: conversas antes do início, conversas paralelas, pessoas passando.\n\nAlguém pode mencionar saúde, família ou opinião política.\n\n---\n\n## Precisa avisar antes de gravar?\n\n**Sim.**\n\nA informação deve ser dada **antes ou ao coletar dados** (RGPD, art. 13, 1).\n\nNo presencial, esse aviso é o único sinal para os participantes.\n\n### Quando avisar?\n\n**Antes de iniciar a gravação.**\n\nPode avisar no convite e lembrar ao iniciar.\n\nEssa segunda etapa é crucial no presencial, onde não há sinal visual.\n\n### O que dizer?\n\nCNIL recomenda informar sobre o dispositivo, o responsável e a finalidade.\n\nExplique claramente:\n\n**quem grava → por quê → o que grava → o que fará com os dados.**\n\n### Precisa dizer que uma IA faz a ata?\n\n**Sim.**\n\nGravação e tratamento por IA são operações distintas.\n\nRegulamento europeu de IA exige que sistemas que interagem com pessoas informem isso (art. 50, 1), aplicável desde 2\u002F8\u002F2026, para o fornecedor. Sua obrigação vem do RGPD e CNIL.\n\nNa videoconferência, o nome do assistente aparece; no presencial, só o aviso oral informa.\n\nPode dizer:\n\n> “A reunião é gravada pelo meu telefone e um assistente IA gera automaticamente a ata.”\n\n### E se alguém entrar durante a reunião?\n\n**Informe antes que fale.**\n\nComum no presencial: quem entra não ouviu o aviso inicial.\n\nPode dizer:\n\n> “Aviso antes que fale: a reunião é gravada e um assistente IA faz a ata. Se tiver problema, diga e paro a gravação.”\n\n---\n\n## Qual base legal usar para gravar presencial?\n\n**Depende dos presentes.**\n\nPrincipais bases: interesse legítimo e consentimento.\n\n### Pode usar interesse legítimo?\n\n**Sim, para reunião interna.**\n\nArt. 6 do RGPD permite tratamento necessário para interesses legítimos, salvo prevalência dos direitos do titular.\n\nDeve fazer teste de equilíbrio e informar.\n\n### Pode usar consentimento?\n\n**Sim, se for base adequada.**\n\nConsentimento é manifestação livre, específica, informada e inequívoca (RGPD, art. 4, 11).\n\nResponsável deve provar o consentimento (art. 7, 1).\n\nNo presencial, prova é mais difícil que na videoconferência; consentimento registrado ao iniciar ajuda.\n\n### Pode gravar reunião interna sem consentimento?\n\n**Sim, com base no interesse legítimo, após informação e teste.**\n\n### Pode gravar reunião com cliente?\n\n**Sim, mas deve obter consentimento se essa for a base.**\n\nQuando há pessoa externa (cliente, candidato, outro), veja detalhes em [reunião comercial](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-rendez-vous-commercial-rgpd\u002F), [entrevista](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-entretien-de-recrutement-rgpd\u002F), [visita obra](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fpt\u002Fseguranca\u002Fcertificacoes-auditorias-conformidade-regulatoria\u002Fgravar-uma-reuniao-de-obras-rgpd\u002F).\n\nSe recusar, não grave.\n\n---\n\n## Quanto tempo guardar gravação presencial?\n\n**Só o necessário para a finalidade.**\n\nRGPD exige dados conservados só pelo tempo necessário (art. 5, 1, e).\n\nPresencial tem desafio: gravação existe em dois locais.\n\n### Quanto tempo guardar áudio?\n\nCNIL diz que gravações de chamadas podem ser guardadas até 6 meses.\n\nPergunte:\n\n**Quando o áudio deixa de ser útil?**\n\n### Quanto tempo guardar transcrição?\n\nCNIL permite até 1 ano para documentos de análise.\n\nDepende da finalidade e tratamento.\n\n### E o arquivo no telefone?\n\n**Trate como original.**\n\nGravação no celular e na conta online.\n\nSe política cobre só cópia online, cobre só parte do tratamento:\n\n**telefone → envio → conta online → apagar cópias.**\n\n---\n\n## Quem pode acessar gravação presencial?\n\n**Só quem precisa para o trabalho.**\n\nGravação contém mais informações que ata final, incluindo falas antes e depois.\n\n### Quem pode ver áudio, transcrição e ata?\n\nNem sempre mesmo público.\n\nPode:\n\n* compartilhar ata com participantes;\n* limitar acesso à transcrição;\n* guardar áudio só para necessidades justificadas.\n\nÁudio merece acesso mais restrito.\n\n### Precisa criptografar?\n\n**Segurança deve ser proporcional ao risco.**\n\nRGPD exige medidas técnicas e organizacionais adequadas, incluindo pseudonimização e criptografia (art. 32, 1).\n\n[Dossiê de conformidade Leexi](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fpt\u002Fseguranca\u002Fcertificacoes-auditorias-conformidade-regulatoria\u002Ffaq-conformidade-soberania\u002F) detalha hospedagem, subcontratados e certificações.\n\nSegurança do armazenamento e transferência é ponto chave na escolha do fornecedor.\n\n---\n\n## Quais direitos dos participantes?\n\nDireitos previstos no RGPD.\n\n### Podem pedir acesso aos dados?\n\n**Sim.**\n\nDireito de confirmação se dados pessoais são tratados (RGPD, art. 15, 1). Inclui áudio, transcrição e ata.\n\n### Podem pedir retificação?\n\n**Sim.**\n\nDireito de correção rápida de dados incorretos (RGPD, art. 16).\n\nImportante no presencial, onde vários falam.\n\nIA pode errar nomes, valores, datas, decisões, ou identificar quem falou.\n\n### Podem pedir exclusão?\n\n**Sim, conforme RGPD.**\n\nDireito de apagar dados pessoais (RGPD, art. 17, 1).\n\nPedido avaliado conforme finalidade e obrigações.\n\n### Podem se opor à gravação?\n\n**Sim, se base for interesse legítimo, conforme RGPD.**\n\nDireito de oposição por motivos pessoais (RGPD, art. 21, 1).\n\n### Prazo para resposta?\n\n**Geralmente 1 mês.** Responsável responde em até 1 mês (RGPD, art. 12, 3).\n\nPrecisa localizar reunião, o que exige que gravações estejam na biblioteca.\n\n---\n\n## Obrigações quando IA faz a ata?\n\nIA adiciona tratamento à gravação.\n\nFluxo:\n\n**áudio → envio → transcrição → análise → ata → armazenamento.**\n\nEnvio é etapa do presencial e a que mais falha.\n\n### O que IA faz?\n\nPode:\n\n* transcrever;\n* identificar participantes;\n* extrair decisões;\n* identificar ações;\n* gerar ata;\n* organizar prazos.\n\n### Onde dados são armazenados?\n\nPergunte ao fornecedor.\n\nLeexi guarda dados na região de Paris, na AWS. Acima de certo volume, pode usar Scaleway.\n\n### Quem trata dados?\n\nFornecedor é subcontratado conforme RGPD.\n\nLeexi usa OpenAI para modelo, executado via Azure França em circuito fechado.\n\n### Precisa DPA com fornecedor?\n\n**Sim, se fornecedor é subcontratado.**\n\nArt. 28 do RGPD exige contrato definindo tratamento e obrigações.\n\n### IA usa conversas para treinar modelos?\n\n**Depende do fornecedor.**\n\nLeexi não usa conversas para treinar modelos.\n\n---\n\n## Como informar participantes na sala?\n\nUse linguagem simples e clara.\n\n### Ao iniciar reunião\n\n> “Antes de começar: gravo a reunião pelo telefone e um assistente IA gera a ata com decisões e ações. Ata será compartilhada. Gravação guardada [duração] e depois apagada. Alguém se opõe?”\n\n### Para reunião interna\n\n> “Como nas visões, gravo e ata é gerada automaticamente e vai para biblioteca compartilhada. Se quiser que pare para algum ponto, avise.”\n\n### Para reunião com cliente\n\n> “Antes de começar: concorda que eu grave? Um assistente IA faz a ata, evitando que eu tome notas enquanto falamos.”\n\n---\n\n## Erros a evitar\n\n### 1. Gravar sem avisar\n\nNenhum sinal visual no presencial, facilita esquecer.\n\n### 2. Avisar só no início\n\nQuem entra depois não ouviu e vai falar.\n\n### 3. Deixar arquivos no telefone\n\nGravação enviada pode ficar no aparelho. Política deve cobrir isso.\n\n### 4. Fechar app antes do envio\n\nCausa mais comum de gravação não chegar à biblioteca.\n\n### 5. Usar conta compartilhada\n\nVárias pessoas sob mesma identidade, prejudicando atribuição e controle.\n\n### 6. Gravar todas reuniões automaticamente\n\nCNIL diz que empregador não pode ter gravação permanente ou sistemática.\n\n---\n\n## Como gravar reunião presencial com Leexi?\n\nCom quadro RGPD definido, uso é simples.\n\n### 1. Iniciar gravação\n\nPode iniciar pelo [app móvel](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fpt\u002Fcaso-de-uso\u002Fferramenta-anotacao-ia-presencial\u002F), sem equipamento na sala.\n\n### 2. Enviar gravação\n\nApós reunião, gravação vai para conta online e tratamento começa.\n\n### 3. Transcrever e gerar ata\n\nRecebe transcrição e ata com decisões, ações e prazos.\n\n### 4. Gerenciar acessos\n\nDefine colaboradores que podem ver atas.\n\n### 5. Controlar dados\n\nLeexi informa hospedagem em Paris, opção Scaleway, execução via Azure França, criptografia e ausência de treino com suas conversas.\n\n---\n\n## Quais dificuldades reais dos usuários?\n\nQuestões legais não são as únicas.\n\nEm **1.141 tickets de suporte de jan a jun 2026**, **27 são sobre gravação presencial ou app móvel**.\n\nProblemas comuns: envio falha, gravação sumida, gravação parcial, atribuição de falas.\n\nNenhum pergunta se é permitido gravar.\n\nOutro olhar:\n\n**onde vai a gravação → quem vê → quanto tempo fica → como apagar.**\n\n---\n\n## Resumo para gravação presencial\n\nAntes de gravar, confira:\n\n* **Informação**: todos sabem que são gravados, inclusive quem chega depois?\n* **Finalidade**: por que guarda gravação?\n* **Base legal**: interesse legítimo interno, consentimento externo?\n* **Conservação**: quando áudio e transcrição serão apagados, na conta e no telefone?\n* **Acesso**: quem pode ver dados?\n* **Subcontratados**: sabe quem trata e onde guarda?\n\nSe IA participa, acrescente:\n\n* participantes sabem que IA processa gravação para ata?\n\n## Perguntas frequentes\n\n### É legal gravar reunião presencial?\n\nSim, respeitando informação, base legal, finalidade e tempo.\n\n### Precisa microfone ou equipamento especial?\n\nNão. Smartphone com app basta, sem instalar nada.\n\n### Como avisar sem assistente visível?\n\nOralmente, antes de gravar e para quem entra depois.\n\n### Pode gravar presencial pelo computador?\n\nUsuários perguntam, mas app móvel é o previsto.\n\n### Ata da reunião vai para CRM?\n\nSim, como na videoconferência: transcrição, ata e sincronização.\n\n### Quanto tempo guardar gravação?\n\nDepende da finalidade. CNIL recomenda até 6 meses para chamadas e até 1 ano para análise. Lembre da cópia no telefone.\n\n### Participante pode pedir exclusão?\n\nSim, conforme direito ao apagamento do RGPD.\n\n---\n\n## Em resumo\n\n**Gravar reunião presencial é possível.**\n\nMas não basta perguntar:\n\n> “Posso gravar?”\n\nÉ preciso controlar toda a cadeia, incluindo cópia no telefone:\n\n**informar → gravar → enviar → transcrever → compartilhar → guardar → apagar cópias.**\n\nEssa cadeia deve estar na política de proteção de dados.\n\n**Suas reuniões são presenciais?** [Teste Leexi na próxima reunião presencial](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)\n\n## Fontes\n\nTextos consultados em 22\u002F08\u002F2026.\n\n* RGPD, artigos 4,5,6,7,12,13,15,16,17,21,28,32\n* Código Penal, art. 226-1\n* CNIL, Escuta e gravação no trabalho\n* Regulamento europeu IA, art. 50\n\n*Esta página explica o quadro legal, não é parecer jurídico.*\n","2026-08-24T13:15:20.464Z","2026-09-04T09:31:55.094Z","2026-09-08T11:34:26.453Z",{"id":708,"documentId":709,"metaTitle":710,"metaDescription":711,"slug":712,"heroTitle":713,"heroUnderTitle":714,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":165,"heroVideoUrl":68,"blog":715,"createdAt":716,"updatedAt":717,"publishedAt":718,"locale":170,"__type":132},23365,"qbg048x7ymuva163cya2t3wy","Recording a Construction Meeting: RGp","On-site with multiple companies and arrivals during visits. Oral info, legal basis per participant, retention until project completion.","\u002Fen\u002Fsecurity\u002Fcertifications-audits-compliance\u002Frecord-a-construction-site-meeting-gdpr\u002F","Recording a Construction Meeting: What Are the RGPD Rules?","On-site with participants from several companies and arrivals during the visit.","Do you record your construction site visits to send the report the same day? It's possible, but a construction meeting has three unique aspects: it takes place on-site, involves participants from multiple companies, and often happens standing up.\n\n**None of these three situations fall under the same rules as an internal video conference.**\n\n## Can you record a construction meeting?\n\n**Yes, but not without regulating the processing.**\n\nA construction report names companies, managers, and assigned delays. It thus constitutes personal data processing under the RGPD.\n\nYou must especially:\n\n* inform attendees orally;\n* obtain consent from participants who are not your employees;\n* determine your legal basis;\n* define the purpose of the recording;\n* limit retention duration;\n* plan for people arriving during the visit.\n\nRecording without attendees' knowledge also violates the Penal Code, which punishes \"up to one year imprisonment and €45,000 fine for intentionally infringing on someone's privacy by capturing, recording, or transmitting, without consent, private or confidential speech\" (article 226-1).\n\n### Is a construction recording personal data?\n\n**Yes.**\n\nThe RGPD defines personal data as \"any information relating to an identified or identifiable natural person\" (article 4, point 1).\n\nOn a site, the report assigns reservations and responsibilities to named individuals. The common framework is detailed on the [recording a professional meeting](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-une-reunion-professionnelle-rgpd\u002F) page.\n\nTranscription and reporting are also concerned.\n\n### Why is a construction meeting different?\n\n**For three reasons.**\n\nParticipants come from different companies, preventing a single legal basis as in [a steering committee](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-comite-de-pilotage-rgpd\u002F). No assistant is visible since there is no screen, aligning with [in-person rules](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-une-reunion-en-presentiel-rgpd\u002F). The report serves as a reference in case of disputes, affecting its value and retention.\n\nYou also perform several successive processes:\n\n**record on-site → upload → transcribe → draft → share with companies → retain.**\n\n### What data is recorded?\n\nDepending on the tool, you may keep:\n\n* site audio;\n* transcription;\n* participants' names and companies;\n* visit date;\n* report;\n* noted reservations;\n* actions and deadlines.\n\nSite audio also captures ambient noise and unrelated conversations.\n\n---\n\n## Must participants be informed before recording?\n\n**Yes.**\n\nInformation must be given **before or when data is collected**. The text requires it \"at the time the data is obtained\" (RGPD, article 13, paragraph 1).\n\nOn-site, this is done aloud when the group gathers.\n\n### What should you say?\n\nThe CNIL states individuals \"must be informed of the system's existence; the data controller's identity; the purposes pursued.\"\n\nYou should clearly explain:\n\n**who records → why → who receives the report → how long it is kept.**\n\n### How to inform on a site with people coming and going?\n\n**This is the challenge unique to this meeting type.**\n\nParticipants arrive progressively, leave early, and not all are present at the announcement.\n\nTwo methods can supplement oral notice:\n\n* mention in the invitation;\n* reminder in the previous visit's report.\n\n### Should you specify that an AI drafts the report?\n\n**Yes.**\n\nAudio recording and subsequent AI processing are distinct operations.\n\nThe European AI regulation states \"providers must ensure AI systems interacting directly with individuals inform them they are interacting with AI\" (article 50, paragraph 1). These rules apply since August 2, 2026, targeting providers; your obligation to inform comes from RGPD and CNIL guidance.\n\nYou might say:\n\n> \"The visit is recorded via my phone, and an AI assistant automatically drafts the report.\"\n\n### What if someone joins mid-visit?\n\n**Inform them before they speak.**\n\nOn-site, this is more rule than exception.\n\n---\n\n## What legal basis to use for recording a site visit?\n\n**Two legal bases can coexist on the same site.**\n\nYour employees and external companies rely on different grounds.\n\n### Can legitimate interest be used?\n\n**Yes, for your own employees.**\n\nArticle 6 of RGPD allows processing \"necessary for legitimate interests pursued by the controller or a third party, unless overridden by fundamental rights\" (paragraph 1, point f).\n\nYou must conduct a **balancing test** and inform individuals.\n\n### Can consent be used?\n\n**Yes, and it applies to external companies.**\n\nWorkers and managers from other companies are not your employees. Their consent is requested, as in [a commercial meeting](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-rendez-vous-commercial-rgpd\u002F).\n\n### Should this be in contract documents?\n\n**Yes, it's the simplest way to handle it once and for all.**\n\nIncluding recording terms in contracts avoids repeated consent requests for each new company.\n\n### What purpose to specify?\n\n**Producing the visit report with reservations, decisions, and actions.**\n\nThis precise purpose justifies recording and limits usage.\n\n### Can a participant refuse?\n\n**Yes, under RGPD conditions.**\n\nYou then pause recording during their participation or for the entire visit.\n\n---\n\n## How long to keep a visit recording?\n\n**Only as long as necessary for the purpose.**\n\nRGPD requires data \"kept in identifiable form no longer than necessary for processing purposes\" (article 5, paragraph 1, point e).\n\nOn-site audio and reports have different useful lifespans.\n\n### How long keep audio?\n\nFor work call recordings, CNIL states \"recordings may be kept up to six months max.\"\n\nOnce the report is shared and uncontested, audio generally loses routine use.\n\n### Does the report require longer retention?\n\n**Likely, as it serves as a reference in disputes.**\n\nCNIL notes \"analysis documents may be kept up to one year.\" Longer retention must be justified.\n\n### What about at project completion?\n\n**This is the natural time to delete audio recordings.**\n\nAn effective policy should be:\n\n**visit → report shared → project completion → audio deletion.**\n\n### What about files remaining on phones?\n\nOn-site recordings often remain on devices after upload. Both copies follow the same rule.\n\n---\n\n## Who can access visit recordings?\n\n**Only those involved in follow-up.**\n\nParticipants, project owner, and those managing the file.\n\n### Who can access audio, transcription, and report?\n\nThe three files serve different needs.\n\nFor example:\n\n* share report with all companies;\n* restrict transcription access;\n* keep audio only if justified.\n\nSite audio deserves the strictest access.\n\n### Report circulates among companies\n\nEach applies its own rules; your retention period doesn't bind theirs.\n\n### Should data be encrypted?\n\n**Security must match risk.**\n\nRGPD requires \"appropriate technical and organizational measures to ensure security, including pseudonymization and encryption\" (article 32, paragraph 1).\n\n---\n\n## What rights do participants have?\n\nRecorded persons have RGPD rights.\n\n### Can they request access?\n\n**Yes.**\n\nThey \"have the right to obtain confirmation from the controller whether personal data concerning them is processed\" (article 15, paragraph 1). This covers audio, transcription, and reports.\n\n### Can they request correction?\n\n**Yes, with concrete effects on-site.**\n\nThey \"have the right to obtain correction of inaccurate personal data\" (article 16).\n\nMisassigned reservations can be corrected.\n\nAI may mis-transcribe:\n\n* company name;\n* lot;\n* reservation;\n* deadline;\n* speaker identity.\n\n### Can they request deletion?\n\n**Yes, under RGPD conditions.**\n\nThey \"have the right to obtain deletion of personal data\" (article 17, paragraph 1).\n\n### Can they object to recording?\n\n**Yes, under RGPD conditions.**\n\nThey \"have the right to object at any time to processing based on article 6(1)(e) or (f)\" (article 21, paragraph 1).\n\n### How quickly must you respond?\n\n**Generally within one month.**\n\nThe controller must respond \"without undue delay and at latest within one month\" (article 12, paragraph 3).\n\n---\n\n## Obligations when AI takes notes on-site\n\nAI adds processing beyond recording.\n\nProcess summary:\n\n**site audio → upload → transcription → analysis → visit report.**\n\n### What does AI do?\n\nIt can:\n\n* transcribe exchanges;\n* identify participants;\n* note reservations;\n* extract decisions;\n* produce report;\n* organize deadlines.\n\n### Is on-site audio quality reliable for transcription?\n\n**On-site capture conditions are poorer than in rooms.**\n\nAmbient noise and movement degrade capture, making report review more necessary.\n\n### Where is data stored?\n\nAsk your provider.\n\nLeexi stores recordings, transcriptions, and reports in Paris region on AWS. Above a license volume, Scaleway hosting is optional.\n\n### Is a DPA needed with the provider?\n\n**Yes, when the provider acts as a processor.**\n\nArticle 28 requires a contract defining processing scope, duration, nature, purpose, data types, categories, and obligations.\n\nLeexi uses OpenAI's language model executed via Azure France in a closed circuit. Terms are defined in the [AI note-taking tool glossary](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fen\u002Fsecurity\u002Fcertifications-audits-compliance\u002Fglossary-ai-note-taking-tool\u002F).\n\n### Does AI use your recordings to train models?\n\n**Depends on the provider.**\n\nLeexi does not use conversations to train models on any accounts.\n\n---\n\n## How to announce recording on-site?\n\nUse simple, clear wording.\n\n### At gathering, before visit\n\n> \"Before we start: I record via my phone and an AI assistant drafts the report with reservations and actions. It will be sent to all. If anyone objects, please say now.\"\n\n### For a first-time company\n\n> \"Please note construction meetings are recorded and reports shared among all companies. Let me know if this is an issue.\"\n\n### For someone arriving mid-visit\n\n> \"I inform you before you speak: the visit is recorded for the report.\"\n\n---\n\n## Mistakes to avoid\n\n### 1. Only informing at visit start\n\nSome arrive after the start on-site.\n\n### 2. Applying legitimate interest to external companies\n\nIt covers only your employees.\n\n### 3. Relying on transcription without review\n\nOn-site capture conditions degrade results; misassigned reservations have consequences.\n\n### 4. Keeping audio after project completion\n\nThe report suffices once the file is closed.\n\n### 5. Leaving recording on phone\n\nOn-site recordings often remain on devices after upload.\n\n### 6. Neglecting export quality\n\nConstruction reports are printed, sent, attached. Broken tables in word processors cause real issues.\n\n---\n\n## How to record a site visit with Leexi?\n\nOnce RGPD framework is set, use involves few steps.\n\n### 1. Start recording\n\nCan be started from mobile app, no on-site hardware needed.\n\n### 2. Upload recording\n\nAfter visit, recording uploads to your online account.\n\n### 3. Generate visit report\n\nCreate a report template tailored to construction visits with needed sections.\n\n### 4. Review before sharing\n\nReview and correct report before sharing, especially important with on-site capture.\n\n### 5. Control data\n\nLeexi indicates Paris region hosting, Scaleway option, Azure France closed circuit execution, data encryption in transit and at rest, and no training on your conversations.\n\n---\n\n## What difficulties do users really face?\n\nLegal questions aren't the only practical challenges.\n\nAmong **1,141 support tickets from Jan to June 2026**, **1 explicitly concerns a construction meeting**. It relates not to recording or transcription but formatting: tables break when opening in word processors.\n\nDetails are instructive. Construction reports are exported, sent, printed, attached—not just online.\n\nIssues with on-site recording mirror those in-room, as the channel is the same. Among **27 tickets on in-person recording**, mobile app upload is the main reason.\n\nThis offers another perspective:\n\n**the question isn't just \"Can I record?\"**\n\nYou must also know:\n\n**if recording uploads → if report exports properly → who receives it → how long it's kept.**\n\n---\n\n## Key takeaways for recording a construction meeting\n\nBefore recording a visit, check these six points:\n\n* **Information**: Are attendees informed, including late arrivals?\n* **Legal basis**: Have you distinguished employees from external companies?\n* **Contract**: Is recording included in contract documents?\n* **Review**: Is the report reviewed before sharing?\n* **Retention**: Is audio deleted at project completion, both on account and phone?\n* **Export**: Does the report open correctly in recipients' tools?\n\nIf AI is involved, add a seventh:\n\n**Do participants know an AI system processes the recording to produce the report?**\n\n## FAQ\n\n### Is recording a construction meeting legal?\n\nYes, provided attendees are informed, an appropriate legal basis is used, and retention periods set.\n\n### Is consent needed from all companies present?\n\nConsent is required from non-employees. Including it in contracts avoids repeated requests.\n\n### How to inform late arrivals?\n\nOrally, before they speak. This is common on-site.\n\n### Is special equipment needed on-site?\n\nNo. A smartphone with the app suffices, no hardware installation.\n\n### Does site noise degrade the report?\n\nOn-site capture is poorer than in rooms. Review and correction are advised.\n\n### How long keep visit recordings?\n\nDepends on purpose. CNIL allows up to six months for work call recordings, up to one year for analysis documents.\n\n### Can a company request deletion of its data?\n\nYes, under RGPD erasure rights.\n\n---\n\n## Summary\n\n**Recording a construction meeting is possible.**\n\nBut the right approach isn't just asking:\n\n> \"Can I record?\"\n\nYou must verify the entire chain to the final document:\n\n**inform on-site → record → upload → review → share → delete audio at completion.**\n\nThis full chain must be governed by your data protection policy.\n\n**Want same-day reports for your site visits?** [Try Leexi on your next visit](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)\n\n## Sources\n\nPrimary sources reviewed August 22, 2026.\n\n* RGPD articles 4,5,6,7,12,13,15,16,17,21,28,32\n* Penal Code article 226-1\n* CNIL, Listening and recording calls at work\n* European AI regulation article 50\n\n*This page outlines the applicable framework. It is not legal advice.*\n","2026-08-24T10:41:39.128Z","2026-08-24T10:41:53.119Z","2026-08-24T12:20:38.125Z",{"id":720,"documentId":709,"metaTitle":721,"metaDescription":722,"slug":723,"heroTitle":724,"heroUnderTitle":725,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":726,"heroVideoUrl":68,"blog":727,"createdAt":728,"updatedAt":729,"publishedAt":730,"locale":158,"__type":132},23369,"Registrare riunione cantiere: regole ","In cantiere con diverse aziende e arrivi durante la visita. Informazione orale, base legale per partecipante, conservazione fino alla consegna.","\u002Fit\u002Fsicurezza\u002Fcertificazioni-audit-conformita-normativa\u002Fregistrare-una-riunione-di-cantiere-gdpr\u002F","Registrare una riunione di cantiere: quali regole RGPD?","In cantiere, con partecipanti di più aziende e arrivi durante la visita.","Prova gratuitamente","Registrate le vostre visite in cantiere per inviare il verbale lo stesso giorno? È possibile, ma una riunione di cantiere ha tre particolarità: si svolge in cantiere, con partecipanti di diverse aziende, spesso in piedi.\n\n**Nessuna di queste situazioni segue lo stesso regime di una videoconferenza interna.**\n\n## È possibile registrare una riunione di cantiere?\n\n**Sì, ma non senza regolare il trattamento.**\n\nUn verbale di cantiere nomina aziende, responsabili e ritardi attribuiti. È quindi un trattamento di dati personali secondo il RGPD.\n\nDovete in particolare:\n\n* informare oralmente i presenti;\n* chiedere il consenso ai partecipanti non vostri dipendenti;\n* definire la base legale;\n* specificare la finalità della registrazione;\n* limitare la durata della conservazione;\n* prevedere il caso di chi arriva durante la visita.\n\nRegistrare senza consenso è reato secondo il Codice penale, che punisce con un anno di carcere e 45.000 euro di multa chi, con qualsiasi mezzo, viola la privacy altrui registrando senza consenso (articolo 226-1).\n\n### La registrazione di cantiere è un dato personale?\n\n**Sì.**\n\nIl RGPD definisce dato personale qualsiasi informazione relativa a persona identificata o identificabile (articolo 4, punto 1).\n\nIn cantiere, il verbale assegna riserve e responsabilità a persone nominate. Il quadro comune è dettagliato nella pagina [enregistrer une réunion professionnelle](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-une-reunion-professionnelle-rgpd\u002F).\n\nAnche trascrizione e verbale sono interessati.\n\n### Perché il cantiere non è una riunione come le altre?\n\n**Per tre motivi.**\n\nI partecipanti provengono da aziende diverse, quindi non si può usare una base legale unica come in un [comitato di pilotaggio](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-comite-de-pilotage-rgpd\u002F). Nessuno vede un assistente, poiché non c’è schermo, come nelle [regole del presenziale](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-une-reunion-en-presentiel-rgpd\u002F). Il verbale serve come riferimento in caso di disaccordo, influenzandone valore e durata.\n\nSi effettuano più trattamenti successivi:\n\n**registrazione in cantiere → upload → trascrizione → redazione → diffusione alle aziende → conservazione.**\n\n### Quali dati vengono registrati?\n\nA seconda dello strumento, potete conservare:\n\n* audio del cantiere;\n* trascrizione;\n* nomi dei partecipanti e azienda;\n* data della visita;\n* verbale;\n* riserve rilevate;\n* azioni e scadenze.\n\nL’audio cattura anche rumori ambientali e conversazioni non relative alla riunione.\n\n---\n\n## Bisogna avvisare i partecipanti prima di registrare?\n\n**Sì.**\n\nL’informazione deve avvenire **prima o al momento della raccolta dei dati** (RGPD, articolo 13, paragrafo 1).\n\nIn cantiere, si comunica a voce alta quando il gruppo è riunito.\n\n### Cosa dire?\n\nLa CNIL indica che i soggetti devono essere informati dell’esistenza del dispositivo, dell’identità del responsabile del trattamento e delle finalità.\n\nDovete spiegare chiaramente:\n\n**chi registra → perché → chi riceverà il verbale → durata conservazione.**\n\n### Come informare in un cantiere con arrivi e partenze?\n\n**È la difficoltà tipica di questo tipo di riunione.**\n\nI partecipanti arrivano e vanno via durante la visita, non tutti sono presenti all’annuncio.\n\nSi possono aggiungere all’annuncio orale:\n\n* menzione nella convocazione;\n* promemoria nel verbale della visita precedente.\n\n### Va detto che un’IA redige il verbale?\n\n**Sì.**\n\nRegistrazione audio e trattamento IA sono due operazioni distinte.\n\nIl regolamento europeo sull’intelligenza artificiale richiede che i sistemi IA che interagiscono con persone informino che si tratta di IA (articolo 50, paragrafo 1). Queste regole valgono dal 2 agosto 2026 e riguardano il fornitore; l’obbligo di informare deriva da RGPD e CNIL.\n\nPotete dire ad esempio:\n\n> «La visita è registrata dal mio telefono e un assistente IA redige automaticamente il verbale.»\n\n### Cosa fare se qualcuno arriva durante la visita?\n\n**Informarlo prima che prenda la parola.**\n\nIn cantiere è la regola, non l’eccezione.\n\n---\n\n## Quale base legale usare per registrare una visita in cantiere?\n\n**Possono coesistere due basi legali nello stesso sito.**\n\nI vostri dipendenti e le aziende esterne hanno basi diverse.\n\n### Si può usare l’interesse legittimo?\n\n**Sì, per i vostri dipendenti.**\n\nL’articolo 6 del RGPD autorizza il trattamento necessario per interessi legittimi del titolare, salvo prevalenza di diritti della persona (paragrafo 1, punto f).\n\nServe un **bilanciamento degli interessi** e informare le persone.\n\n### Si può usare il consenso?\n\n**Sì, per le aziende esterne.**\n\nCapicantiere e responsabili non sono vostri dipendenti. Il consenso si chiede come in un [appuntamento commerciale](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-rendez-vous-commercial-rgpd\u002F).\n\n### Va previsto nei documenti di gara?\n\n**È il modo più semplice per gestire la questione una volta per tutte.**\n\nInserire la registrazione nei documenti contrattuali evita di chiedere il consenso a ogni nuova azienda.\n\n### Quale finalità scegliere?\n\n**Produrre il verbale della visita con riserve, decisioni e azioni.**\n\nÈ una finalità precisa che giustifica la registrazione e ne limita l’uso.\n\n### Un partecipante può rifiutare?\n\n**Sì, secondo RGPD.**\n\nIn tal caso si interrompe la registrazione per la sua presenza o per tutta la visita.\n\n---\n\n## Quanto conservare la registrazione?\n\n**Solo per il tempo necessario alla finalità.**\n\nIl RGPD impone di conservare i dati solo per il tempo necessario (articolo 5, paragrafo 1, punto e).\n\nAudio e verbale hanno durate diverse.\n\n### Quanto conservare l’audio?\n\nPer ascolto e registrazione chiamate, la CNIL indica massimo sei mesi.\n\nDopo la diffusione e senza contestazioni, l’audio di solito non serve più.\n\n### Il verbale richiede più tempo?\n\n**Probabilmente sì, serve come riferimento in caso di disaccordo.**\n\nLa CNIL consente fino a un anno per documenti di analisi. Durate più lunghe devono essere giustificate.\n\n### Cosa fare alla consegna del cantiere?\n\n**È il momento per cancellare l’audio.**\n\nPolitica efficace:\n\n**visita → verbale diffuso → consegna → cancellazione audio.**\n\n### E il file sul telefono?\n\nLa registrazione resta spesso sul dispositivo dopo l’upload. Entrambe le copie seguono la stessa regola.\n\n---\n\n## Chi può accedere alla registrazione?\n\n**Solo chi segue il processo.**\n\nPartecipanti, committente e chi gestisce il dossier.\n\n### Chi può ascoltare audio, trascrizione e verbale?\n\nI tre file hanno usi diversi.\n\nPotete per esempio:\n\n* diffondere il verbale a tutte le aziende;\n* limitare l’accesso alla trascrizione;\n* conservare l’audio solo se giustificato.\n\nL’audio merita l’accesso più ristretto.\n\n### Il verbale circola tra aziende\n\nOgnuna lo usa secondo le proprie regole; la vostra conservazione non è vincolante per loro.\n\n### Va cifrato?\n\n**La sicurezza deve essere proporzionata al rischio.**\n\nIl RGPD richiede misure tecniche e organizzative adeguate, come pseudonimizzazione e cifratura (articolo 32, paragrafo 1).\n\n---\n\n## Quali diritti hanno i partecipanti?\n\nHanno i diritti previsti dal RGPD.\n\n### Possono chiedere accesso ai dati?\n\n**Sì.**\n\nPossono ottenere conferma se i dati personali li riguardano (articolo 15).\n\n### Possono chiedere rettifica?\n\n**Sì, con effetti concreti in cantiere.**\n\nPossono correggere dati inesatti (articolo 16).\n\nUna riserva attribuita male si corregge così.\n\nL’IA può trascrivere male nomi, lotti, riserve, scadenze o identità.\n\n### Possono chiedere cancellazione?\n\n**Sì, secondo RGPD.**\n\nPossono chiedere cancellazione tempestiva (articolo 17).\n\n### Possono opporsi alla registrazione?\n\n**Sì, secondo RGPD.**\n\nPossono opporsi per motivi personali al trattamento basato su interesse legittimo (articolo 21).\n\n### Entro quando rispondere?\n\n**Di norma entro un mese.**\n\nIl titolare risponde entro un mese dalla richiesta (articolo 12).\n\n---\n\n## Quali obblighi quando l’IA prende appunti in cantiere?\n\nL’IA aggiunge un trattamento alla registrazione.\n\nFunzionamento:\n\n**audio → upload → trascrizione → analisi → verbale.**\n\n### Cosa fa l’IA?\n\nPuò:\n\n* trascrivere;\n* identificare partecipanti;\n* rilevare riserve;\n* estrarre decisioni;\n* produrre verbale;\n* organizzare scadenze.\n\n### La qualità audio permette trascrizione affidabile?\n\n**La captazione in cantiere è più difficile.**\n\nRumore e spostamenti peggiorano la qualità, rendendo necessaria la revisione del verbale.\n\n### Dove sono archiviati i dati?\n\nDomanda importante al fornitore.\n\nLeexi conserva registrazioni, trascrizioni e verbali nella regione Parigi su AWS; per grandi volumi è possibile Scaleway.\n\n### Serve un DPA con il fornitore?\n\n**Sì, se il fornitore è subappaltatore.**\n\nL’articolo 28 richiede contratto che definisca trattamento, durata, dati e obblighi.\n\nLeexi usa OpenAI per il modello linguistico, eseguito via Azure Francia in circuito chiuso. Termini nel [glossario dello strumento IA](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fit\u002Fsicurezza\u002Fcertificazioni-audit-conformita-normativa\u002Fglossario-strumento-di-prendere-appunti-ia\u002F).\n\n### L’IA usa le registrazioni per addestrarsi?\n\n**Dipende dal fornitore.**\n\nLeexi non usa conversazioni per addestrare modelli su nessun account.\n\n---\n\n## Come annunciare la registrazione in cantiere?\n\nFormulazione semplice e chiara.\n\n### All’assembramento, prima della visita\n\n> «Prima di iniziare: registro dal mio telefono e un assistente IA redige il verbale con riserve e azioni. Lo riceverete tutti. Se qualcuno si oppone, dica ora.»\n\n### Per un’azienda alla prima visita\n\n> «Le riunioni di cantiere sono registrate e il verbale circola tra tutte le aziende. Segnalate problemi.»\n\n### Per chi arriva durante la visita\n\n> «La visita è registrata per il verbale, vi avviso prima che parliate.»\n\n---\n\n## Errori da evitare\n\n### 1. Avvisare solo all’inizio\n\nIn cantiere alcuni arrivano dopo l’inizio.\n\n### 2. Usare interesse legittimo per aziende esterne\n\nCopre solo i vostri dipendenti.\n\n### 3. Fidarsi della trascrizione senza revisione\n\nLa qualità peggiora in cantiere; errori hanno conseguenze.\n\n### 4. Conservare audio dopo consegna\n\nIl verbale basta a chiusura.\n\n### 5. Lasciare registrazione sul telefono\n\nSpesso resta dopo upload.\n\n### 6. Trascurare qualità esportazione\n\nIl verbale è stampato, inviato, allegato. Tabelle rotte creano problemi.\n\n---\n\n## Come registrare una visita con Leexi?\n\nDopo aver definito il quadro RGPD, basta qualche passo.\n\n### 1. Avviare registrazione\n\nDa app mobile, senza installare nulla in cantiere.\n\n### 2. Caricare registrazione\n\nFinita la visita, si invia al vostro account online.\n\n### 3. Generare verbale\n\nPotete creare modello specifico per visite con sezioni necessarie.\n\n### 4. Revisionare prima di diffondere\n\nIl verbale si può correggere, importante per qualità in cantiere.\n\n### 5. Controllare dati\n\nLeexi indica hosting Parigi, opzione Scaleway, esecuzione modello via Azure Francia in circuito chiuso, cifratura dati in transito e a riposo, nessun addestramento su conversazioni.\n\n---\n\n## Quali difficoltà incontrano gli utenti?\n\nNon solo questioni legali.\n\nSu **1.141 ticket supporto tra gen e giu 2026**, **1 riguarda esplicitamente riunione di cantiere**. Non è su registrazione o trascrizione, ma formattazione: tabelle verbale si rompono in editor.\n\nDettaglio istruttivo: il verbale in cantiere non resta online, è esportato, inviato, stampato, allegato.\n\nDifficoltà registrazione in sala valgono anche per cantiere, stesso canale. Su **27 ticket** per registrazione in presenza, upload da app mobile è motivo principale.\n\nQuindi il problema non è solo «posso registrare?» ma:\n\n**registrazione → esportazione verbale → destinatari → durata conservazione.**\n\n---\n\n## Riassunto\n\nPrima di registrare una visita, verificate:\n\n* **Informazione**: presenti avvisati, anche chi arriva dopo?\n* **Base legale**: distinti dipendenti e aziende esterne?\n* **Contratto**: registrazione prevista nei documenti?\n* **Revisione**: verbale letto prima di diffondere?\n* **Conservazione**: audio cancellato a consegna, su account e telefono?\n* **Esportazione**: verbale si apre correttamente?\n\nSe interviene IA, aggiungete:\n\n**i partecipanti sanno che un sistema IA elabora la registrazione?**\n\n## Domande frequenti\n\n### È legale registrare una riunione di cantiere?\n\nSì, se informate, scegliete base legale adatta e fissate durata conservazione.\n\n### Serve consenso di tutte le aziende?\n\nSi chiede a chi non è vostro dipendente. Prevederlo nei documenti evita richieste continue.\n\n### Come avvisare chi arriva dopo?\n\nOralmente, prima che parli. Comune in cantiere.\n\n### Serve attrezzatura speciale?\n\nNo. Uno smartphone con app basta.\n\n### Il rumore peggiora il verbale?\n\nCondizioni in cantiere peggiori che in sala. Il verbale va rivisto.\n\n### Quanto conservare la registrazione?\n\nDipende dalla finalità. CNIL indica max sei mesi per audio chiamate, fino a un anno per analisi.\n\n### Un’azienda può chiedere cancellazione?\n\nSì, secondo diritto alla cancellazione RGPD.\n\n---\n\n## In sintesi\n\n**Registrare una riunione di cantiere è possibile.**\n\nMa non basta chiedersi:\n\n> «Posso registrare?»\n\nBisogna controllare tutta la catena fino al documento finale:\n\n**informare → registrare → caricare → revisionare → diffondere → cancellare audio.**\n\nQuesta catena va regolata dalla vostra politica dati.\n\n**Volete un verbale inviato il giorno stesso?** [Provate Leexi alla prossima visita](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)\n\n## Fonti\n\nTesti da fonti primarie al 22 agosto 2026.\n\n* RGPD, articoli 4, 5, 6, 7, 12, 13, 15, 16, 17, 21, 28, 32\n* Codice penale, articolo 226-1\n* CNIL, Ascolto e registrazione chiamate sul lavoro\n* Regolamento europeo IA, articolo 50\n\n*Questa pagina descrive il quadro applicabile. Non è un parere legale.*\n","2026-08-24T10:43:57.468Z","2026-08-24T10:44:17.939Z","2026-08-24T12:20:38.601Z",{"id":732,"documentId":709,"metaTitle":733,"metaDescription":734,"slug":735,"heroTitle":736,"heroUnderTitle":737,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":215,"heroVideoUrl":68,"blog":738,"createdAt":739,"updatedAt":740,"publishedAt":741,"locale":74,"__type":132},23367,"Bouwvergadering opnemen: GDPR regels","Op locatie met verschillende bedrijven en binnenkomers tijdens bezoek. Mondelinge info, wettelijke basis per deelnemer, bewaaring tot oplevering.","\u002Fnl\u002Fveiligheid\u002Fcertificeringen-audits-naleving-regelgeving\u002Feen-bouwvergadering-opnemen-gdpr\u002F","Bouwvergadering opnemen: welke GDPR regels?","Op locatie met deelnemers van meerdere bedrijven en binnenkomers tijdens bezoek.","U neemt uw bouwbezoeken op om het verslag dezelfde dag te versturen? Dat kan, maar een bouwvergadering heeft drie kenmerken: het vindt plaats op locatie, met deelnemers van verschillende bedrijven, en vaak staand.\n\n**Geen van deze drie situaties valt onder hetzelfde regime als een interne videoconferentie.**\n\n## Mag je een bouwvergadering opnemen?\n\n**Ja, maar niet zonder de verwerking te regelen.**\n\nEen bouwverslag noemt bedrijven, verantwoordelijken en de aan hen toegekende vertragingen. Het is dus een verwerking van persoonsgegevens volgens de GDPR.\n\nU moet onder meer:\n\n* mondeling informeren van aanwezigen;\n* toestemming vragen aan deelnemers die geen werknemers van u zijn;\n* uw wettelijke basis bepalen;\n* het doel van de opname definiëren;\n* bewaartermijn beperken;\n* rekening houden met personen die tijdens het bezoek binnenkomen.\n\nOpnemen zonder medeweten van aanwezigen is strafbaar volgens het Wetboek van Strafrecht, met maximaal één jaar gevangenisstraf en 45.000 euro boete voor het zonder toestemming opnemen van privégesprekken (artikel 226-1).\n\n### Is een bouwopname een persoonsgegeven?\n\n**Ja.**\n\nDe GDPR definieert een persoonsgegeven als \"alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon\" (artikel 4, lid 1).\n\nOp een bouwplaats wijst het verslag verantwoordelijkheden toe aan genoemde personen. Het kader staat op de pagina [professionele vergadering opnemen](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-une-reunion-professionnelle-rgpd\u002F).\n\nTranscriptie en verslag vallen hier ook onder.\n\n### Waarom is een bouwvergadering anders dan andere vergaderingen?\n\n**Om drie redenen.**\n\nDe deelnemers komen van verschillende bedrijven, waardoor geen enkele wettelijke basis volstaat, anders dan bij [een stuurgroep](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-comite-de-pilotage-rgpd\u002F). Er is geen scherm, dus geen assistent zichtbaar, wat aansluit bij [regels voor fysieke bijeenkomsten](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-une-reunion-en-presentiel-rgpd\u002F). Het verslag dient als referentie bij meningsverschillen, wat de waarde en bewaartermijn beïnvloedt.\n\nU voert meerdere opeenvolgende verwerkingen uit:\n\n**op locatie opnemen → uploaden → transcriberen → verslag maken → verspreiden → bewaren.**\n\n### Welke gegevens worden opgenomen?\n\nAfhankelijk van het gebruikte hulpmiddel kunt u bewaren:\n\n* audio van de locatie;\n* transcriptie;\n* namen van deelnemers en hun bedrijf;\n* datum van het bezoek;\n* verslag;\n* vastgestelde opmerkingen;\n* acties en deadlines.\n\nDe audio bevat ook omgevingsgeluid en gesprekken die niet met de vergadering te maken hebben.\n\n---\n\n## Moet je deelnemers vooraf informeren?\n\n**Ja.**\n\nDe informatie moet **voor of op het moment van gegevensverzameling** gegeven worden (GDPR, artikel 13, lid 1).\n\nOp een bouwplaats gebeurt dit mondeling bij het samenkomen van de groep.\n\n### Wat moet je zeggen?\n\nDe CNIL stelt dat betrokkenen geïnformeerd moeten worden over het bestaan van het systeem, de verantwoordelijke en de doeleinden.\n\nU moet eenvoudig kunnen uitleggen:\n\n**wie opneemt → waarom → wie het verslag ontvangt → bewaartermijn.**\n\n### Hoe informeren op een locatie met binnenkomers?\n\n**Dat is de uitdaging van dit type vergadering.**\n\nDeelnemers komen en gaan, en zijn niet allemaal aanwezig bij de aankondiging.\n\nTwee aanvullende middelen naast mondelinge aankondiging:\n\n* vermelding in de uitnodiging;\n* herinnering in het verslag van het vorige bezoek.\n\n### Moet je vermelden dat een AI het verslag maakt?\n\n**Ja.**\n\nAudio-opname en de verwerking door AI zijn twee aparte handelingen.\n\nDe Europese AI-verordening vereist dat systemen die direct met mensen communiceren, hen informeren over de AI-interactie (artikel 50, lid 1). Deze verplichtingen gelden sinds 2 augustus 2026 voor de leverancier; uw informatieplicht komt uit de GDPR en CNIL-richtlijnen.\n\nU kunt bijvoorbeeld zeggen:\n\n> \"De opname gebeurt via mijn telefoon en een AI-assistent maakt automatisch het verslag.\"\n\n### Wat als iemand tijdens het bezoek binnenkomt?\n\n**Informeer die persoon voordat hij of zij spreekt.**\n\nOp een bouwplaats is dit eerder regel dan uitzondering.\n\n---\n\n## Welke wettelijke basis voor opname?\n\n**Twee wettelijke bases kunnen naast elkaar bestaan op dezelfde locatie.**\n\nUw werknemers en de deelnemende bedrijven vallen onder verschillende grondslagen.\n\n### Mag je het gerechtvaardigd belang gebruiken?\n\n**Ja, voor uw eigen werknemers.**\n\nArtikel 6 GDPR staat verwerking toe als noodzakelijk voor gerechtvaardigde belangen, tenzij de fundamentele rechten en vrijheden zwaarder wegen.\n\nU moet een **belangenafwegingstest** doen en informeren.\n\n### Mag je toestemming gebruiken?\n\n**Ja, dat geldt voor deelnemende bedrijven.**\n\nLeidinggevenden en medewerkers van andere bedrijven zijn geen werknemers van u. Hun toestemming moet worden gevraagd, zoals bij [een commerciële afspraak](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-rendez-vous-commercial-rgpd\u002F).\n\n### Moet dit in contractstukken staan?\n\n**Dat is de eenvoudigste manier om het eenmalig te regelen.**\n\nEen clausule over opname in contracten voorkomt herhaald toestemming vragen bij elke nieuwe deelnemer.\n\n### Welk doel kiezen?\n\n**Het maken van het bezoekverslag met opmerkingen, beslissingen en acties.**\n\nDit is een specifiek doel dat opname rechtvaardigt en het gebruik beperkt.\n\n### Kan een deelnemer weigeren?\n\n**Ja, volgens GDPR-voorwaarden.**\n\nU stopt dan de opname tijdens zijn of haar bijdrage of voor het hele bezoek.\n\n---\n\n## Hoe lang bewaren?\n\n**Zolang als nodig is voor het doel, niet langer.**\n\nGDPR vereist dat persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan noodzakelijk (artikel 5, lid 1, punt e).\n\nAudio en verslag hebben op een bouwplaats verschillende bewaartermijnen.\n\n### Hoe lang audio bewaren?\n\nVoor werkgerelateerde oproepen mag audio maximaal zes maanden worden bewaard volgens CNIL.\n\nNa verspreiding en zonder bezwaar is audio meestal niet meer nodig.\n\n### Heeft het verslag een langere bewaartermijn?\n\n**Waarschijnlijk wel, omdat het als referentie dient bij meningsverschillen.**\n\nCNIL geeft aan dat analysetools documenten tot een jaar mogen bewaren. Een langere termijn moet worden vastgelegd en gerechtvaardigd.\n\n### Wat bij oplevering?\n\n**Dan is het tijd om audio-opnames te verwijderen.**\n\nEen effectief beleid is:\n\n**bezoek → verslag verspreid → oplevering → audio verwijderen.**\n\n### Wat met bestanden op de telefoon?\n\nOpnames blijven vaak op het apparaat na upload. Beide exemplaren volgen dezelfde regels.\n\n---\n\n## Wie mag de opname inzien?\n\n**Alleen betrokkenen bij de opvolging.**\n\nDeelnemers, opdrachtgever en dossierbeheerders.\n\n### Wie mag audio, transcriptie en verslag bekijken?\n\nDe drie bestanden dienen verschillende doelen.\n\nU kunt bijvoorbeeld:\n\n* het verslag aan alle bedrijven sturen;\n* de transcriptie beperkt toegankelijk maken;\n* audio alleen bewaren voor gerechtvaardigde doeleinden.\n\nAudio verdient de strengste toegang.\n\n### Verslag circuleert tussen bedrijven\n\nElk bedrijf past eigen regels toe; uw bewaartermijn geldt niet voor hen.\n\n### Moet data versleuteld zijn?\n\n**Beveiliging moet risicogebaseerd zijn.**\n\nGDPR vereist passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder pseudonimisering en encryptie (artikel 32, lid 1).\n\n---\n\n## Welke rechten hebben deelnemers?\n\nOpgenomen personen hebben GDPR-rechten.\n\n### Kunnen ze inzage vragen?\n\n**Ja.**\n\nZe mogen bevestiging vragen of hun persoonsgegevens worden verwerkt (artikel 15).\n\nDit betreft audio, transcriptie en verslag.\n\n### Kunnen ze correctie vragen?\n\n**Ja, met concrete gevolgen op de bouwplaats.**\n\nOnjuiste toewijzing van opmerkingen kan worden gecorrigeerd (artikel 16).\n\nAI kan fouten maken in:\n\n* bedrijfsnaam;\n* onderdeel;\n* opmerking;\n* deadline;\n* sprekeridentiteit.\n\n### Kunnen ze verwijdering vragen?\n\n**Ja, volgens GDPR (artikel 17).**\n\n### Kunnen ze bezwaar maken tegen opname?\n\n**Ja, om persoonlijke redenen (artikel 21).**\n\n### Hoe snel moet u reageren?\n\n**Binnen een maand.**\n\nDe verantwoordelijke moet binnen een maand reageren (artikel 12).\n\n---\n\n## Verplichtingen bij AI-notities op locatie\n\nAI voegt verwerking toe aan opname.\n\nProces:\n\n**audio opnemen → uploaden → transcriberen → analyseren → bezoekverslag maken.**\n\n### Wat doet AI precies?\n\n* gesprekken transcriberen;\n* deelnemers identificeren;\n* opmerkingen noteren;\n* beslissingen extraheren;\n* verslag produceren;\n* deadlines organiseren.\n\n### Is audio kwaliteit op bouwplaats betrouwbaar?\n\n**Opnameomstandigheden zijn slechter dan in een zaal.**\n\nOmgevingsgeluid en bewegingen verslechteren opname, dus nalezen is belangrijker.\n\n### Waar worden data opgeslagen?\n\nVraag dit aan uw leverancier.\n\nBij Leexi blijven opnames, transcripties en verslagen in regio Parijs op AWS. Bij veel licenties kan hosting bij Scaleway gekozen worden.\n\n### Is een DPA nodig?\n\n**Ja, als de leverancier een verwerker is.**\n\nArtikel 28 GDPR vereist een contract tussen verwerker en verantwoordelijke.\n\nLeexi gebruikt OpenAI voor taalmodellen, uitgevoerd via Azure Frankrijk in gesloten circuit. Termen staan in het [glossarium van de AI-notitie tool](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fnl\u002Fveiligheid\u002Fcertificeringen-audits-naleving-regelgeving\u002Fwoordenlijst-ai-notitie-tool\u002F).\n\n### Gebruikt AI uw opnames om modellen te trainen?\n\n**Dat hangt af van de leverancier.**\n\nLeexi gebruikt geen gesprekken voor modeltraining op alle accounts.\n\n---\n\n## Hoe aankondigen op locatie?\n\nGebruik eenvoudige, duidelijke formuleringen.\n\n### Bij samenkomst, voor bezoek\n\n> \"Voor we beginnen: ik neem op met mijn telefoon en een AI-assistent maakt het verslag met opmerkingen en acties. Het wordt naar iedereen gestuurd. Als iemand bezwaar heeft, zeg het nu.\"\n\n### Voor een bedrijf dat voor het eerst deelneemt\n\n> \"Bouwvergaderingen worden opgenomen en het verslag gaat naar alle bedrijven. Laat weten als dat een probleem is.\"\n\n### Voor iemand die later binnenkomt\n\n> \"Ik waarschuw je voordat je spreekt: het bezoek wordt opgenomen voor het verslag.\"\n\n---\n\n## Fouten om te vermijden\n\n### 1. Alleen bij aanvang informeren\n\nOp een bouwplaats komen mensen na het begin binnen.\n\n### 2. Gerechtvaardigd belang toepassen op externe bedrijven\n\nDit geldt alleen voor eigen werknemers.\n\n### 3. Vertrouwen op transcriptie zonder nalezen\n\nSlechte opnameomstandigheden vereisen correctie; verkeerde toewijzing heeft gevolgen.\n\n### 4. Audio bewaren na oplevering\n\nHet verslag volstaat na afsluiting.\n\n### 5. Opname op telefoon laten staan\n\nOpnames blijven vaak op apparaat na upload.\n\n### 6. Slechte exportkwaliteit\n\nVerslagen worden afgedrukt, verstuurd en toegevoegd aan dossiers. Kapotte tabellen in tekstverwerkers zijn een probleem.\n\n---\n\n## Hoe een bouwbezoek opnemen met Leexi?\n\nNa vaststelling GDPR-kader zijn er enkele stappen.\n\n### 1. Start opname\n\nVia mobiele app, geen extra apparatuur nodig.\n\n### 2. Upload opname\n\nNa bezoek wordt opname naar online account gestuurd.\n\n### 3. Maak bezoekverslag\n\nMaak een sjabloon speciaal voor bouwbezoeken met benodigde secties.\n\n### 4. Lees na voor verspreiding\n\nVerslag kan worden nagelezen en gecorrigeerd, vooral bij opname op locatie.\n\n### 5. Controleer data\n\nLeexi biedt hosting in regio Parijs, optie Scaleway, uitvoering via Azure Frankrijk, encryptie in transit en rust, en geen modeltraining op gesprekken.\n\n---\n\n## Praktische moeilijkheden gebruikers\n\nJuridische vragen zijn niet de enige uitdagingen.\n\nVan **1.141 supporttickets in eerste helft 2026** ging **1 expliciet over een bouwvergadering**. Het betrof niet opname of transcriptie, maar opmaak: tabellen breken bij openen in tekstverwerker.\n\nDetails zijn leerzaam. Verslag is geen online document: het wordt geëxporteerd, verstuurd, afgedrukt en toegevoegd aan dossiers.\n\nMoeilijkheden bij opname in zaal gelden ook voor bouwplaats, omdat het kanaal hetzelfde is. Van de **27 tickets over opname op locatie** is upload via mobiele app de belangrijkste oorzaak.\n\nDit geeft een andere kijk:\n\n**het gaat niet alleen om \"mag ik opnemen?\"**\n\nMaar ook:\n\n**komt opname binnen → exporteert verslag goed → wie ontvangt het → hoe lang bewaren.**\n\n---\n\n## Samenvatting opname bouwvergadering\n\nControleer voor opname zes punten:\n\n* **Informatie**: zijn aanwezigen geïnformeerd, ook binnenkomers?\n* **Wettelijke basis**: onderscheid werknemers en externe bedrijven?\n* **Contract**: is opname in contractstukken geregeld?\n* **Nalezen**: wordt verslag nagelezen voor verspreiding?\n* **Bewaring**: wordt audio verwijderd na oplevering, ook op telefoon?\n* **Export**: opent verslag correct bij ontvangers?\n\nBij AI-notities komt een zevende punt:\n\n**Weten deelnemers dat AI het verslag maakt?**\n\n## Veelgestelde vragen\n\n### Is opname van bouwvergadering legaal?\n\nJa, mits informeren, juiste wettelijke basis en bewaartermijn.\n\n### Is toestemming van alle bedrijven nodig?\n\nToestemming is vereist van niet-werknemers. In contract regelen voorkomt herhaald vragen.\n\n### Hoe informeren binnenkomers?\n\nMondeling, voordat ze spreken. Dit is gebruikelijk op bouwplaats.\n\n### Is speciale apparatuur nodig?\n\nNee, een smartphone met app volstaat.\n\n### Verstoort bouwgeluid verslag?\n\nOpnameomstandigheden zijn slechter dan in zaal. Nalezen en corrigeren is belangrijk.\n\n### Hoe lang bewaren?\n\nAfhankelijk van doel. CNIL noemt max zes maanden voor werkoproepen, tot een jaar voor analyse.\n\n### Kan een bedrijf verwijdering vragen?\n\nJa, volgens GDPR-recht op verwijdering.\n\n---\n\n## Conclusie\n\n**Opname van bouwvergadering is mogelijk.**\n\nMaar de juiste aanpak is niet alleen:\n\n> \"Mag ik opnemen?\"\n\nMaar controle van hele keten:\n\n**informeren → opnemen → uploaden → nalezen → verspreiden → audio verwijderen bij oplevering.**\n\nDeze keten moet worden geregeld in uw gegevensbeschermingsbeleid.\n\n**Wilt u uw bouwbezoeken dezelfde dag een verslag sturen?** [Test Leexi bij uw volgende bezoek](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)\n\n## Bronnen\n\nPrimaire bronnen geraadpleegd op 22 augustus 2026.\n\n* GDPR, artikelen 4, 5, 6, 7, 12, 13, 15, 16, 17, 21, 28, 32\n* Wetboek van Strafrecht, artikel 226-1\n* CNIL, Luisteren en opnemen van werkoproepen\n* Europese AI-verordening, artikel 50\n\n*Deze pagina beschrijft het toepasselijke kader en is geen juridisch advies.*\n","2026-08-24T10:42:28.865Z","2026-08-24T10:42:47.367Z","2026-08-24T12:20:38.377Z",{"id":743,"documentId":709,"metaTitle":744,"metaDescription":745,"slug":746,"heroTitle":747,"heroUnderTitle":748,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":749,"heroVideoUrl":68,"blog":750,"createdAt":751,"updatedAt":752,"publishedAt":753,"locale":145,"__type":132},23371,"Gravar reunião de obra: regras RGPD","No local, com várias empresas e chegadas durante a visita. Informação oral, base legal por participante, conservação até a receção.","\u002Fpt\u002Fseguranca\u002Fcertificacoes-auditorias-conformidade-regulatoria\u002Fgravar-uma-reuniao-de-obras-rgpd\u002F","Gravar reunião de obra: quais regras RGPD?","No local, com participantes de várias empresas e chegadas durante a visita.","Experimentar grátis","Você grava suas visitas de obra para enviar o relatório no mesmo dia? É possível, mas uma reunião de obra tem três particularidades: ocorre no local, com participantes de várias empresas, e frequentemente em pé.\n\n**Nenhuma dessas situações segue o mesmo regime que uma videoconferência interna.**\n\n## É permitido gravar uma reunião de obra?\n\n**Sim, mas com controle do tratamento.**\n\nUm relatório de obra nomeia empresas, responsáveis e atrasos atribuídos, configurando tratamento de dados pessoais segundo o RGPD.\n\nVocê deve:\n\n* informar oralmente os presentes;\n* obter consentimento dos participantes que não são seus funcionários;\n* definir a base legal;\n* estabelecer a finalidade da gravação;\n* limitar o tempo de conservação;\n* prever casos de pessoas que chegam durante a visita.\n\nGravar sem consentimento viola o Código Penal, que pune com até um ano de prisão e 45.000 euros de multa quem, por qualquer meio, viola a privacidade alheia captando ou transmitindo falas privadas sem autorização (artigo 226-1).\n\n### A gravação de obra é dado pessoal?\n\n**Sim.**\n\nO RGPD define dado pessoal como qualquer informação relacionada a pessoa física identificada ou identificável (artigo 4, ponto 1).\n\nNo local, o relatório atribui responsabilidades a pessoas nomeadas. O quadro comum está detalhado na página [gravar reunião profissional](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-une-reunion-professionnelle-rgpd\u002F).\n\nTranscrição e relatório também são abrangidos.\n\n### Por que a obra não é uma reunião comum?\n\n**Por três motivos.**\n\nParticipantes de empresas diferentes impedem base legal única, diferente de [comitê de pilotagem](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-comite-de-pilotage-rgpd\u002F). Não há assistente visível, pois não há tela, alinhando-se às [regras presenciais](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-une-reunion-en-presentiel-rgpd\u002F). O relatório serve como referência em desacordos, alterando valor e tempo de conservação.\n\nVocê realiza vários tratamentos sucessivos:\n\n**gravar no local → enviar → transcrever → redigir → distribuir → conservar.**\n\n### Quais dados são gravados?\n\nDependendo da ferramenta, pode-se conservar:\n\n* áudio do local;\n* transcrição;\n* nomes dos participantes e empresas;\n* data da visita;\n* relatório;\n* reservas apontadas;\n* ações e prazos.\n\nO áudio captura também ruídos e conversas alheias.\n\n---\n\n## É preciso avisar antes de gravar?\n\n**Sim.**\n\nA informação deve ocorrer **antes ou no momento da coleta**. O RGPD exige que seja dada \"no momento da obtenção dos dados\" (artigo 13, parágrafo 1).\n\nNo local, é dada em voz alta ao reunir o grupo.\n\n### O que informar?\n\nA CNIL orienta que os envolvidos devem ser informados sobre: existência do sistema; identidade do controlador; finalidades.\n\nExplique claramente:\n\n**quem grava → por quê → quem recebe o relatório → tempo de conservação.**\n\n### Como informar num local com entradas e saídas?\n\n**Essa é a dificuldade desse tipo de reunião.**\n\nParticipantes chegam e saem em momentos diferentes, nem todos presentes na informação.\n\nAlém do aviso oral, pode-se usar:\n\n* menção na convocação;\n* lembrete no relatório anterior.\n\n### É preciso dizer que IA redige o relatório?\n\n**Sim.**\n\nGravação e processamento pela IA são operações distintas.\n\nRegulamento europeu de IA exige que sistemas que interagem com pessoas informem sobre o uso de IA (artigo 50, parágrafo 1). Essa obrigação vale desde 2 de agosto de 2026 para fornecedores; sua obrigação vem do RGPD e CNIL.\n\nExemplo de aviso:\n\n> \"A visita é gravada pelo meu telefone e um assistente IA redige automaticamente o relatório.\"\n\n### E se alguém chegar durante a visita?\n\n**Informe antes que fale.**\n\nNo local, isso é regra, não exceção.\n\n---\n\n## Qual base legal usar para gravar?\n\n**Duas bases podem coexistir no mesmo local.**\n\nSeus funcionários e empresas externas têm fundamentos diferentes.\n\n### Pode usar interesse legítimo?\n\n**Sim, para seus funcionários.**\n\nArtigo 6 do RGPD permite tratamento \"necessário para interesses legítimos do controlador ou terceiro, salvo prevalência dos direitos do titular\" (parágrafo 1, f).\n\nDeve-se realizar **teste de equilíbrio** e informar os envolvidos.\n\n### Pode usar consentimento?\n\n**Sim, para empresas externas.**\n\nConsentimento é solicitado a colaboradores e responsáveis externos, como em [reunião comercial](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-rendez-vous-commercial-rgpd\u002F).\n\n### Deve constar no contrato?\n\n**Sim, é a forma mais simples de resolver.**\n\nIncluir gravação nos documentos contratuais evita pedir consentimento a cada nova empresa.\n\n### Qual finalidade?\n\n**Produzir relatório da visita com reservas, decisões e ações.**\n\nFinalidade clara que justifica e limita o uso da gravação.\n\n### Participante pode recusar?\n\n**Sim, conforme RGPD.**\n\nVocê interrompe a gravação durante sua participação ou toda a visita.\n\n---\n\n## Quanto tempo conservar a gravação?\n\n**Só o necessário para a finalidade.**\n\nRGPD exige dados conservados \"por tempo não superior ao necessário\" (artigo 5, parágrafo 1, e).\n\nÁudio e relatório têm durações úteis diferentes.\n\n### Quanto conservar áudio?\n\nCNIL recomenda até seis meses para gravações de chamadas de trabalho.\n\nApós divulgação e ausência de contestação, áudio perde uso comum.\n\n### Relatório precisa durar mais?\n\n**Provavelmente, pois serve como referência em desacordos.**\n\nCNIL indica que documentos de análise podem ser guardados até um ano, com justificativa escrita.\n\n### E na recepção da obra?\n\n**Momento natural para apagar áudio.**\n\nPolítica eficaz:\n\n**visita → relatório divulgado → recepção → apagar áudio.**\n\n### E arquivo no telefone?\n\nGravação no local geralmente fica no aparelho após envio. Ambas as cópias seguem mesma regra.\n\n---\n\n## Quem pode acessar a gravação?\n\n**Apenas envolvidos no acompanhamento.**\n\nParticipantes, dono da obra e responsáveis pelo processo.\n\n### Quem acessa áudio, transcrição e relatório?\n\nCada arquivo atende a necessidades distintas.\n\nPode-se:\n\n* distribuir relatório a todas as empresas;\n* limitar acesso à transcrição;\n* guardar áudio só para necessidades justificadas.\n\nÁudio merece acesso mais restrito.\n\n### Relatório circula entre empresas\n\nCada uma aplica suas regras; sua conservação não impõe às outras.\n\n### Dados devem ser criptografados?\n\n**Segurança deve ser proporcional ao risco.**\n\nRGPD exige \"medidas técnicas e organizacionais adequadas, incluindo pseudonimização e criptografia\" (artigo 32, parágrafo 1).\n\n---\n\n## Quais direitos dos participantes?\n\nGravados têm direitos previstos no RGPD.\n\n### Podem pedir acesso?\n\n**Sim.**\n\nDireito de confirmação sobre tratamento de dados pessoais (artigo 15, parágrafo 1), aplicável a áudio, transcrição e relatório.\n\n### Podem pedir retificação?\n\n**Sim, com impacto real na obra.**\n\nDireito à correção de dados incorretos (artigo 16). Reserva atribuída à empresa errada deve ser corrigida.\n\nIA pode errar na transcrição de:\n\n* nome da empresa;\n* lote;\n* reserva;\n* prazo;\n* identidade do falante.\n\n### Podem pedir exclusão?\n\n**Sim, conforme RGPD.**\n\nDireito à exclusão rápida de dados pessoais (artigo 17).\n\n### Podem se opor à gravação?\n\n**Sim, conforme RGPD.**\n\nDireito de oposição por motivos pessoais a tratamento baseado em interesse legítimo (artigo 21).\n\n### Prazo para resposta?\n\n**Normalmente, um mês.**\n\nControlador responde \"sem demora e no máximo em um mês\" (artigo 12).\n\n---\n\n## Obrigações quando IA faz anotações no local\n\nIA adiciona tratamento além da gravação.\n\nFluxo:\n\n**áudio → envio → transcrição → análise → relatório.**\n\n### O que IA faz?\n\nPode:\n\n* transcrever;\n* identificar participantes;\n* apontar reservas;\n* extrair decisões;\n* produzir relatório;\n* organizar prazos.\n\n### Qualidade do áudio permite boa transcrição?\n\n**Captura no local é pior que em sala.**\n\nRuídos e movimentação prejudicam, tornando revisão essencial.\n\n### Onde dados são armazenados?\n\nPergunte ao fornecedor.\n\nLeexi mantém dados na região de Paris, AWS; para grandes volumes, opção Scaleway.\n\n### Precisa DPA com fornecedor?\n\n**Sim, se fornecedor for subcontratado.**\n\nArtigo 28 exige contrato definindo tratamento, duração, natureza, dados e obrigações.\n\nLeexi usa OpenAI para modelo de linguagem, executado via Azure França em circuito fechado. Termos no [glossário da ferramenta IA](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fpt\u002Fseguranca\u002Fcertificacoes-auditorias-conformidade-regulatoria\u002Fglossario-ferramenta-de-anotacao-ia\u002F).\n\n### IA usa gravações para treinar modelos?\n\n**Depende do fornecedor.**\n\nLeexi não usa conversas para treinar modelos.\n\n---\n\n## Como anunciar gravação na obra?\n\nUse linguagem simples e clara.\n\n### Ao reunir antes da visita\n\n> \"Antes de começar a visita: gravo pelo meu telefone e um assistente IA redige o relatório com reservas e ações. Será enviado a todos. Se alguém se opuser, diga agora.\"\n\n### Para empresa que participa pela primeira vez\n\n> \"Informo que reuniões de obra são gravadas e o relatório circula entre todas as empresas. Avise se houver problema.\"\n\n### Para quem chega durante a visita\n\n> \"Aviso antes que fale: a visita está sendo gravada para o relatório.\"\n\n---\n\n## Erros a evitar\n\n### 1. Avisar só no início\n\nNo local, alguns chegam após o começo.\n\n### 2. Usar interesse legítimo para empresas externas\n\nVale só para seus funcionários.\n\n### 3. Confiar na transcrição sem revisar\n\nCaptura ruim prejudica resultado; reserva mal atribuída tem consequências.\n\n### 4. Guardar áudio após recepção\n\nRelatório basta após fechamento.\n\n### 5. Deixar gravação no telefone\n\nArquivo local geralmente fica após envio.\n\n### 6. Negligenciar qualidade do export\n\nRelatório impresso, enviado e anexado; tabela quebrada em editor é problema sério.\n\n---\n\n## Como gravar visita com Leexi?\n\nApós definir RGPD, uso é simples.\n\n### 1. Iniciar gravação\n\nPelo app móvel, sem equipamento extra.\n\n### 2. Enviar gravação\n\nApós visita, gravação vai para conta online.\n\n### 3. Gerar relatório\n\nCrie modelo específico para visitas, com seções necessárias.\n\n### 4. Revisar antes de distribuir\n\nRevisão e correção são importantes, especialmente com áudio captado no local.\n\n### 5. Controlar dados\n\nLeexi informa hospedagem em Paris, opção Scaleway, execução via Azure França, criptografia em trânsito e repouso, e ausência de treinamento com suas conversas.\n\n---\n\n## Dificuldades reais dos usuários\n\nQuestões jurídicas não são as únicas dificuldades.\n\nEntre **1.141 tickets de suporte de jan a jun 2026**, **1 é sobre reunião de obra**, relacionado à formatação: tabelas quebram em editor.\n\nDetalhe é instrutivo. Relatório de obra não fica online: é exportado, enviado, impresso e anexado.\n\nDificuldades com gravação presencial também valem para obra, pois canal é o mesmo. Dos **27 tickets sobre gravação presencial**, envio via app móvel é principal motivo.\n\nIsso mostra que o problema não é só \"posso gravar?\" mas:\n\n**se a gravação sobe → se o relatório exporta bem → quem recebe → tempo de conservação.**\n\n---\n\n## Resumo\n\n**Gravar reunião de obra é possível.**\n\nMas o foco não é só:\n\n> \"Posso gravar?\"\n\nÉ preciso controlar toda a cadeia até o documento final:\n\n**informar no local → gravar → enviar → revisar → distribuir → apagar áudio na recepção.**\n\nEssa cadeia deve ser coberta pela política de proteção de dados.\n\n**Quer relatório enviado no mesmo dia?** [Teste Leexi na próxima visita](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)\n\n## Fontes\n\nTextos consultados em 22\u002F08\u002F2026.\n\n* RGPD, artigos 4, 5, 6, 7, 12, 13, 15, 16, 17, 21, 28 e 32\n* Código Penal, artigo 226-1\n* CNIL, Escuta e gravação de chamadas no trabalho\n* Regulamento europeu de IA, artigo 50\n\n*Esta página descreve o quadro aplicável. Não é parecer jurídico.*\n","2026-08-24T10:45:49.133Z","2026-08-24T10:45:57.595Z","2026-08-24T12:20:38.829Z",{"id":755,"documentId":709,"metaTitle":756,"metaDescription":757,"slug":758,"heroTitle":759,"heroUnderTitle":760,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":236,"heroVideoUrl":68,"blog":761,"createdAt":762,"updatedAt":763,"publishedAt":764,"locale":241,"__type":132},23368,"Grabar reunión de obra: reglas RGPD","En obra, con distintas empresas y llegadas durante la visita. Información oral, base legal por participante, conservación hasta recepción.","\u002Fes\u002Fseguridad\u002Fcertificaciones-auditorias-cumplimiento\u002Fgrabar-una-reunion-de-obra-rgpd\u002F","Grabar una reunión de obra: ¿qué reglas RGPD?","En obra, con participantes de varias empresas y llegadas durante la visita.","¿Grabas tus visitas de obra para enviar el informe el mismo día? Es posible, pero una reunión de obra tiene tres particularidades: se realiza en obra, con participantes de varias empresas, y a menudo de pie.\n\n**Ninguna de estas situaciones sigue el mismo régimen que una videoconferencia interna.**\n\n## ¿Se puede grabar una reunión de obra?\n\n**Sí, pero no sin regular el tratamiento.**\n\nUn informe de obra nombra empresas, responsables y retrasos asignados. Por tanto, es un tratamiento de datos personales según el RGPD.\n\nDebes:\n\n* informar oralmente a los presentes;\n* pedir consentimiento a participantes que no sean tus empleados;\n* determinar la base legal;\n* definir el propósito de la grabación;\n* limitar el tiempo de conservación;\n* prever casos de personas que llegan durante la visita.\n\nGrabar sin consentimiento viola el Código Penal, que sanciona con prisión y multa «por captar, grabar o transmitir sin consentimiento palabras privadas o confidenciales» (artículo 226-1).\n\n### ¿Es un dato personal la grabación de obra?\n\n**Sí.**\n\nEl RGPD define dato personal como «cualquier información relativa a una persona física identificada o identificable» (artículo 4.1).\n\nEn obra, el informe asigna responsabilidades a personas nombradas. El marco común está en la página [grabar una reunión profesional](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-une-reunion-professionnelle-rgpd\u002F).\n\nLa transcripción e informe también están afectados.\n\n### ¿Por qué la obra no es una reunión común?\n\n**Por tres razones.**\n\nLos participantes son de distintas empresas, impidiendo una base legal única, como en [un comité de dirección](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-comite-de-pilotage-rgpd\u002F). No hay asistentes visibles, pues no hay pantalla, lo que se asemeja a [las reglas presenciales](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-une-reunion-en-presentiel-rgpd\u002F). El informe sirve de referencia en desacuerdos, cambiando su valor y conservación.\n\nSe realizan varios tratamientos sucesivos:\n\n**grabar en obra → subir → transcribir → redactar → difundir → conservar.**\n\n### ¿Qué datos se graban?\n\nSegún la herramienta, puedes conservar:\n\n* audio de obra;\n* transcripción;\n* nombres y empresas de participantes;\n* fecha de visita;\n* informe;\n* reservas detectadas;\n* acciones y plazos.\n\nEl audio capta ruido ambiente y conversaciones ajenas.\n\n---\n\n## ¿Hay que avisar antes de grabar?\n\n**Sí.**\n\nLa información debe darse **antes o al recoger los datos** (RGPD, art.13.1).\n\nEn obra, se informa en voz alta al reunir al grupo.\n\n### ¿Qué decir?\n\nLa CNIL indica que deben informarse sobre: existencia del sistema, responsable del tratamiento y finalidades.\n\nDebes explicar:\n\n**quién graba → por qué → quién recibe el informe → cuánto se conserva.**\n\n### ¿Cómo informar si la gente entra y sale?\n\n**Es la dificultad de este tipo de reunión.**\n\nLos participantes llegan y se van en distintos momentos.\n\nSe pueden añadir:\n\n* mención en la convocatoria;\n* recordatorio en el informe previo.\n\n### ¿Hay que decir que una IA redacta el informe?\n\n**Sí.**\n\nLa grabación y el tratamiento por IA son operaciones distintas.\n\nEl reglamento europeo de IA exige informar cuando se interactúa con IA (art.50.1). Estas obligaciones aplican desde 2 agosto 2026 y se dirigen al proveedor; tu obligación viene del RGPD y CNIL.\n\nPuedes decir:\n\n> «La visita se graba desde mi teléfono y un asistente IA redacta automáticamente el informe.»\n\n### ¿Qué hacer si alguien llega en curso?\n\n**Informarle antes de que hable.**\n\nEn obra, es la norma.\n\n---\n\n## ¿Qué base legal usar para grabar?\n\n**Pueden coexistir dos bases en el mismo sitio.**\n\nTus empleados y las empresas externas no comparten base.\n\n### ¿Se puede usar interés legítimo?\n\n**Sí, para tus empleados.**\n\nEl art.6 RGPD permite tratamiento necesario para intereses legítimos, salvo prevalencia de derechos (párrafo 1.f).\n\nDebes hacer un **test de equilibrio** e informar.\n\n### ¿Se puede usar consentimiento?\n\n**Sí, para empresas externas.**\n\nSe pide a jefes y responsables externos, igual que en [una cita comercial](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-rendez-vous-commercial-rgpd\u002F).\n\n### ¿Incluirlo en contrato?\n\n**Es la forma más sencilla de resolverlo.**\n\nIncluirlo en documentos contractuales evita pedir permiso en cada visita.\n\n### ¿Qué finalidad elegir?\n\n**Elaborar el informe con reservas, decisiones y acciones.**\n\nEs una finalidad concreta que justifica y limita el uso.\n\n### ¿Puede negarse un participante?\n\n**Sí, según RGPD.**\n\nSe para la grabación durante su intervención o toda la visita.\n\n---\n\n## ¿Cuánto conservar la grabación?\n\n**Sólo lo necesario para la finalidad.**\n\nEl RGPD exige conservar datos identificables sólo el tiempo necesario (art.5.1.e).\n\nAudio e informe tienen vidas útiles distintas.\n\n### ¿Cuánto conservar audio?\n\nLa CNIL indica máximo seis meses para grabaciones laborales.\n\nTras difundir el informe y sin objeciones, el audio suele perder utilidad.\n\n### ¿El informe dura más?\n\n**Probablemente, pues es referencia en desacuerdos.**\n\nLa CNIL dice que análisis pueden conservarse hasta un año, con justificación escrita.\n\n### ¿Qué hacer al recibir la obra?\n\n**Momento natural para borrar audio.**\n\nPolítica eficaz:\n\n**visita → informe difundido → recepción → borrar audio.**\n\n### ¿Y el archivo en el teléfono?\n\nGrabación en obra suele quedar en el dispositivo tras subirla. Ambas copias siguen la misma regla.\n\n---\n\n## ¿Quién accede a la grabación?\n\n**Sólo personas implicadas en seguimiento.**\n\nParticipantes, promotor y responsables del expediente.\n\n### ¿Quién ve audio, transcripción e informe?\n\nNo siempre coinciden necesidades.\n\nEjemplos:\n\n* difundir informe a todas las empresas;\n* limitar acceso a transcripción;\n* conservar audio sólo si justificado.\n\nEl audio merece acceso más restringido.\n\n### Informe circula entre empresas\n\nCada una aplica sus reglas; tu conservación no impone a ellas.\n\n### ¿Hay que cifrar datos?\n\n**La seguridad debe ajustarse al riesgo.**\n\nEl RGPD exige medidas técnicas y organizativas adecuadas, incluyendo pseudonimización y cifrado (art.32.1).\n\n---\n\n## Derechos de los participantes\n\nTienen derechos RGPD.\n\n### ¿Pueden pedir acceso a sus datos?\n\n**Sí.**\n\nPueden confirmar si se tratan datos personales (art.15.1), incluyendo audio, transcripción e informe.\n\n### ¿Pueden pedir rectificación?\n\n**Sí, con impacto real en obra.**\n\nPueden corregir datos inexactos (art.16), como reservas mal asignadas.\n\nLa IA puede errar en:\n\n* nombre de empresa;\n* lote;\n* reserva;\n* plazo;\n* identidad del hablante.\n\n### ¿Pueden pedir borrado?\n\n**Sí, según RGPD.**\n\nPueden solicitar eliminación de datos personales (art.17.1).\n\n### ¿Pueden oponerse a grabación?\n\n**Sí, según RGPD.**\n\nPueden oponerse por motivos personales a tratamiento basado en interés legítimo (art.21.1).\n\n### ¿Plazo para responder?\n\n**Generalmente un mes.**\n\nResponsable responde «lo antes posible y en todo caso en un mes» (art.12.3).\n\n---\n\n## Obligaciones cuando IA toma notas en obra\n\nIA añade tratamiento a la grabación.\n\nProceso:\n\n**audio → subir → transcribir → analizar → informe.**\n\n### ¿Qué hace la IA?\n\nPuede:\n\n* transcribir;\n* identificar participantes;\n* detectar reservas;\n* extraer decisiones;\n* generar informe;\n* organizar plazos.\n\n### ¿Calidad audio permite transcripción fiable?\n\n**Condiciones en obra son peores que en sala.**\n\nRuido y movimiento afectan calidad, por lo que revisar informe es más necesario.\n\n### ¿Dónde se almacenan datos?\n\nPregunta clave al proveedor.\n\nEn Leexi, grabaciones, transcripciones e informes se alojan en región París, en AWS. Para grandes volúmenes, opción Scaleway.\n\n### ¿Se necesita DPA con proveedor?\n\n**Sí, si actúa como subcontratista.**\n\nArt.28 RGPD exige contrato que defina tratamiento, duración, tipo de datos, obligaciones y derechos.\n\nEn Leexi, OpenAI provee modelo y Leexi ejecuta vía Azure Francia en circuito cerrado. Términos en [glosario de herramienta IA](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fes\u002Fseguridad\u002Fcertificaciones-auditorias-cumplimiento\u002Fglosario-herramienta-de-toma-de-notas-ia\u002F).\n\n### ¿La IA usa grabaciones para entrenar modelos?\n\n**Depende del proveedor.**\n\nEn Leexi, conversaciones no entrenan modelos en ninguna cuenta.\n\n---\n\n## Cómo anunciar grabación en obra\n\nUsa frase simple y clara.\n\n### Al reunir antes de visita\n\n> «Antes de empezar la visita: grabo desde mi teléfono y un asistente IA redacta el informe con reservas y acciones. Se enviará a todos. Si alguien se opone, dígalo ahora.»\n\n### Para empresa que interviene por primera vez\n\n> «Las reuniones de obra se graban y el informe circula entre empresas. Avísenme si hay problema.»\n\n### Para persona que llega en curso\n\n> «Le aviso antes de que hable: la visita se graba para el informe.»\n\n---\n\n## Errores a evitar\n\n### 1. Avisar sólo al inicio\n\nEn obra, algunos llegan después de empezar.\n\n### 2. Usar interés legítimo para empresas externas\n\nSólo cubre a tus empleados.\n\n### 3. Confiar en transcripción sin revisar\n\nCondiciones en obra degradan calidad; reservas mal asignadas tienen consecuencias.\n\n### 4. Conservar audio tras recepción\n\nEl informe basta una vez cerrado el expediente.\n\n### 5. Dejar grabación en teléfono\n\nGrabación en obra suele quedar en dispositivo tras subir.\n\n### 6. Descuidar calidad de exportación\n\nInforme se imprime, envía y adjunta. Tablas que se rompen en procesador causan problemas.\n\n---\n\n## Cómo grabar visita con Leexi\n\nCon marco RGPD definido, uso es sencillo.\n\n### 1. Iniciar grabación\n\nDesde app móvil, sin instalar equipo en obra.\n\n### 2. Subir grabación\n\nAl terminar visita, se envía a cuenta online.\n\n### 3. Generar informe\n\nPuedes crear modelo específico para visitas de obra con secciones necesarias.\n\n### 4. Revisar antes de difundir\n\nRevisar y corregir informe, especialmente por calidad en obra.\n\n### 5. Controlar datos\n\nLeexi ofrece alojamiento en París, opción Scaleway, ejecución vía Azure Francia en circuito cerrado, cifrado en tránsito y reposo, y no usa conversaciones para entrenar.\n\n---\n\n## Dificultades reales de usuarios\n\nNo sólo legales.\n\nDe 1,141 tickets soporte entre enero y junio 2026, 1 trata explícitamente reunión de obra, no grabación ni transcripción, sino formato: tablas se rompen en procesador.\n\nDetalle instructivo: informe no queda online, se exporta, envía, imprime y adjunta.\n\nDificultades de grabación en sala aplican a obra, mismo canal. De 27 tickets sobre grabación presencial, subir desde app móvil es motivo principal.\n\nEsto muestra que el problema no es sólo «¿puedo grabar?»\n\nTambién hay que saber:\n\n**¿se sube grabación? → ¿se exporta bien informe? → ¿quién lo recibe? → ¿cuánto se conserva?**\n\n---\n\n## Resumen\n\n**Grabar reunión de obra es posible.**\n\nPero no basta preguntar:\n\n> «¿Puedo grabar?»\n\nHay que controlar toda la cadena hasta el documento final:\n\n**informar en obra → grabar → subir → revisar → difundir → borrar audio al cierre.**\n\nEsta cadena debe estar en política de protección de datos.\n\n**¿Quieres informe de visita enviado el mismo día?** [Prueba Leexi en tu próxima visita](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)\n\n## Fuentes\n\nTextos consultados al 22 agosto 2026.\n\n* RGPD, arts. 4,5,6,7,12,13,15,16,17,21,28,32\n* Código Penal, art. 226-1\n* CNIL, Escucha y grabación en trabajo\n* Reglamento europeo IA, art. 50\n\n*Esta página describe el marco aplicable. No es asesoría legal.*\n","2026-08-24T10:43:10.271Z","2026-08-24T10:43:24.277Z","2026-08-24T12:20:38.483Z",{"id":766,"documentId":266,"metaTitle":767,"metaDescription":768,"slug":769,"heroTitle":770,"heroUnderTitle":771,"heroUnderTitle2":772,"heroUnderTitle3":773,"heroCTA":774,"heroVideoUrl":68,"blog":775,"createdAt":776,"updatedAt":777,"publishedAt":778,"locale":184,"__type":132},5471,"Certifications, audits & conformité","Découvrez l’importance des certifications, audits et conformité réglementaire pour garantir la sécurité et la fiabilité des solutions IA comme Leexi.","\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002F","Certifications, audits & conformité réglementaire ","Garantir la sécurité de vos données et la conformité aux normes internationales","Comprendre les enjeux des audits et certifications dans l’univers de l’IA","Choisir un assistant IA fiable, certifié et conforme pour vos réunions","Essayez Leexi gratuitement","Les certifications et audits jouent un rôle fondamental pour garantir que les outils et services utilisés respectent les normes les plus strictes en matière de protection des données, de confidentialité et de qualité. Mais qu’entend-on exactement par certifications, audits et conformité réglementaire ? Pourquoi sont-ils indispensables ? Et comment s’y retrouver dans cet univers parfois complexe ? \n\n## Qu’est-ce qu’une certification et pourquoi est-elle importante ?\n\nUne certification est une reconnaissance officielle délivrée par un organisme indépendant qui atteste qu’un produit, un service ou une organisation respecte un référentiel précis. Ces référentiels peuvent porter sur la sécurité des données, la gestion des risques, la qualité des processus ou encore la conformité à des réglementations spécifiques.\n\nLa certification est importante car elle offre une garantie objective aux utilisateurs et clients. Elle témoigne de l’engagement de l’entreprise à respecter des standards élevés, à protéger les informations sensibles et à assurer la fiabilité de ses services. Par exemple, la certification ISO 27001 est une norme internationale reconnue qui concerne la gestion de la sécurité de l’information. \n\nDans le contexte des solutions d’intelligence artificielle et de prise de notes automatisée, comme Leexi, ces certifications rassurent les utilisateurs sur la confidentialité de leurs échanges, la traçabilité des données et la robustesse des infrastructures. \n\n## Quel rôle jouent les audits dans la conformité réglementaire ?\n\nLes audits sont des examens approfondis et réguliers réalisés par des experts internes ou externes pour vérifier que les pratiques d’une organisation sont conformes aux normes et réglementations en vigueur. Ils permettent d’identifier les éventuelles failles, de mesurer l’efficacité des dispositifs de sécurité et de proposer des améliorations.\n\nDans le domaine de la conformité réglementaire, les audits sont essentiels pour s’assurer que les obligations légales sont respectées, notamment en matière de protection des données personnelles (RGPD en Europe), de sécurité informatique, ou encore de transparence dans l’utilisation des intelligences artificielles (comme le EU AI Act).\n\n## Comment la conformité réglementaire impacte-t-elle les entreprises et leurs utilisateurs ?\n\nLa conformité réglementaire désigne l’ensemble des règles et lois auxquelles une entreprise doit se conformer dans son secteur d’activité. Elle vise à protéger les droits des utilisateurs, à garantir la sécurité des données et à encadrer l’usage des technologies.\n\nPour les entreprises, respecter la conformité est un impératif légal mais aussi un avantage compétitif. Cela évite les sanctions financières, les atteintes à la réputation et les pertes de confiance. Par ailleurs, cela favorise une meilleure organisation interne, une gestion rigoureuse des risques et une transparence accrue vis-à-vis des clients.\n\nDu côté des utilisateurs, la conformité assure que leurs données personnelles sont traitées avec respect, que leurs informations sont sécurisées et que les outils qu’ils utilisent sont fiables. Par exemple, Leexi, en étant conforme au RGPD, à l’ISO 27001 et au EU AI Act, garantit à ses utilisateurs une protection optimale de leurs échanges professionnels, une traçabilité claire et une utilisation éthique de l’intelligence artificielle.\n\n## Pourquoi choisir un outil certifié et conforme comme Leexi ?\n\nFace à la multiplication des solutions numériques, il est crucial de privilégier des outils qui ont fait la preuve de leur sérieux en matière de sécurité et de conformité. Choisir un assistant IA certifié, c’est s’assurer d’un niveau élevé de protection des données, d’une gestion rigoureuse des risques et d’une conformité aux réglementations en vigueur.\n\nLeexi illustre parfaitement cette exigence. Certifié ISO 27001, conforme au RGPD et au EU AI Act, Leexi offre une solution de prise de notes intelligente qui allie performance, sécurité et respect des normes. Grâce à ces certifications, les utilisateurs bénéficient d’une traçabilité complète des conversations, d’une confidentialité renforcée et d’une qualité de service optimale.\n\nDe plus, Leexi intègre des audits réguliers pour maintenir et améliorer ses standards, garantissant ainsi une expérience utilisateur fiable et sécurisée. En choisissant Leexi, vous optez pour un assistant IA qui place la conformité et la sécurité au cœur de son fonctionnement, tout en améliorant votre productivité et votre collaboration.\n\n## Conclusion\n\nLes certifications, audits et la conformité réglementaire sont bien plus que des formalités administratives : ce sont des garanties essentielles pour assurer la sécurité, la qualité et l’éthique des solutions numériques. Dans un contexte où les données sont précieuses et sensibles, ces éléments permettent de bâtir une relation de confiance entre les fournisseurs de services et leurs utilisateurs.\n\nPour les entreprises qui souhaitent adopter des outils d’intelligence artificielle performants et sécurisés, il est crucial de privilégier des solutions certifiées et auditées régulièrement. Leexi, avec ses certifications ISO 27001, sa conformité RGPD et EU AI Act, s’inscrit pleinement dans cette démarche d’excellence et de transparence.\n\nPrêt à améliorer la qualité de vos réunions tout en garantissant la sécurité et la conformité de vos données ? Essayez Leexi dès aujourd’hui et bénéficiez d’un assistant IA intelligent, certifié et conforme aux normes les plus exigeantes.\n\n[Essayez Leexi gratuitement](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)","2026-01-22T13:37:05.486Z","2026-05-21T09:05:50.759Z","2026-05-21T09:05:51.529Z",{"id":780,"documentId":709,"metaTitle":781,"metaDescription":782,"slug":783,"heroTitle":784,"heroUnderTitle":785,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":126,"heroVideoUrl":68,"blog":786,"createdAt":787,"updatedAt":788,"publishedAt":789,"locale":131,"__type":132},23370,"Baubesprechung aufzeichnen: DSGVO-Reg","Vor Ort mit verschiedenen Firmen und laufenden Besuchern. Mündliche Info, Rechtsgrundlage pro Teilnehmer, Aufbewahrung bis Abnahme.","\u002Fde\u002Fsicherheit-und-datenschutz\u002Fzertifizierungen-audits-einhaltung-vorschriften\u002Fbaustellenbesprechung-gdpr-aufzeichnen\u002F","Baubesprechung aufzeichnen: DSGVO-Regeln?","Vor Ort mit Teilnehmern aus mehreren Firmen und laufenden Besuchern.","Sie zeichnen Ihre Baustellenbesuche auf, um den Bericht noch am selben Tag zu versenden? Das ist möglich, aber eine Baubesprechung hat drei Besonderheiten: Sie findet vor Ort statt, mit Teilnehmern aus verschiedenen Firmen und oft im Stehen.\n\n**Keine dieser drei Situationen unterliegt dem gleichen Regime wie eine interne Videokonferenz.**\n\n## Darf man eine Baubesprechung aufzeichnen?\n\n**Ja, aber nicht ohne die Verarbeitung zu regeln.**\n\nEin Baustellenbericht nennt Firmen, Verantwortliche und ihnen zugewiesene Verzögerungen. Er stellt somit eine Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne der DSGVO dar.\n\nSie müssen insbesondere:\n\n* die Anwesenden mündlich informieren;\n* die Zustimmung der Teilnehmer einholen, die nicht Ihre Mitarbeiter sind;\n* Ihre Rechtsgrundlage bestimmen;\n* den Zweck der Aufzeichnung definieren;\n* die Aufbewahrungsdauer begrenzen;\n* den Fall von Personen regeln, die während des Besuchs dazukommen.\n\nDas heimliche Aufzeichnen der Anwesenden ist zudem strafbar (§ 226-1 StGB): \"Wer vorsätzlich die Intimsphäre eines anderen durch das Aufnehmen, Speichern oder Übermitteln von privaten oder vertraulichen Äußerungen ohne Zustimmung verletzt, wird mit bis zu einem Jahr Haft oder 45.000 Euro Geldstrafe bestraft.\"\n\n### Ist eine Baustellenaufnahme eine personenbezogene Daten?\n\n**Ja.**\n\nDie DSGVO definiert personenbezogene Daten als „alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen“ (Art. 4 Nr. 1).\n\nAuf der Baustelle werden Verantwortlichkeiten und Mängel bestimmten Personen zugeordnet. Der gemeinsame Rahmen ist auf der Seite [professionelles Meeting aufzeichnen](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-une-reunion-professionnelle-rgpd\u002F) beschrieben.\n\nAuch Transkription und Bericht sind betroffen.\n\n### Warum ist die Baustelle kein gewöhnliches Meeting?\n\n**Aus drei Gründen.**\n\nDie Teilnehmer stammen aus verschiedenen Firmen, was eine einheitliche Rechtsgrundlage ausschließt, anders als bei [einem Lenkungsausschuss](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-comite-de-pilotage-rgpd\u002F). Es gibt keinen sichtbaren Assistenten, da kein Bildschirm vorhanden ist, was den [Präsenzregeln](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-une-reunion-en-presentiel-rgpd\u002F) entspricht. Und der Bericht dient als Referenz bei Streitigkeiten, was seinen Wert und die Aufbewahrungsdauer beeinflusst.\n\nSie führen zudem mehrere aufeinanderfolgende Verarbeitungsschritte durch:\n\n**vor Ort aufnehmen → hochladen → transkribieren → Bericht erstellen → an Firmen verteilen → aufbewahren.**\n\n### Welche Daten werden aufgezeichnet?\n\nJe nach verwendetem Tool können Sie speichern:\n\n* die Audioaufnahme vor Ort;\n* die Transkription;\n* Namen der Teilnehmer und deren Firmen;\n* Datum des Besuchs;\n* den Bericht;\n* festgestellte Mängel;\n* Maßnahmen und Fristen.\n\nDie Audioaufnahme erfasst auch Umgebungsgeräusche und Gespräche, die nichts mit dem Meeting zu tun haben.\n\n---\n\n## Muss man die Teilnehmer vor der Aufnahme informieren?\n\n**Ja.**\n\nDie Information muss **vor oder zum Zeitpunkt der Datenerhebung** erfolgen. Der Text verlangt, dass sie „zum Zeitpunkt der Erhebung der Daten“ bereitgestellt wird (DSGVO, Art. 13 Abs. 1).\n\nAuf der Baustelle erfolgt dies mündlich, wenn die Gruppe versammelt ist.\n\n### Was muss man sagen?\n\nDie CNIL weist darauf hin, dass Betroffene „insbesondere über die Existenz der Maßnahme, die Identität des Verantwortlichen und die verfolgten Zwecke informiert werden müssen“.\n\nSie sollten also einfach erklären können:\n\n**wer aufzeichnet → warum → wer den Bericht erhält → wie lange die Daten aufbewahrt werden.**\n\n### Wie informiert man auf einer Baustelle mit wechselnden Personen?\n\n**Das ist die besondere Herausforderung bei dieser Art von Meeting.**\n\nTeilnehmer kommen und gehen während des Besuchs und sind nicht alle bei der Ansage anwesend.\n\nZwei Mittel können zur mündlichen Ansage ergänzt werden:\n\n* Hinweis in der Einladung;\n* Erinnerung im Bericht des vorherigen Besuchs.\n\n### Muss man darauf hinweisen, dass eine KI den Bericht erstellt?\n\n**Ja.**\n\nDie Audioaufnahme und die anschließende Verarbeitung durch die KI sind zwei getrennte Vorgänge.\n\nDie europäische KI-Verordnung verlangt, dass „Anbieter sicherstellen, dass KI-Systeme, die direkt mit natürlichen Personen interagieren, so gestaltet sind, dass die Betroffenen wissen, dass sie mit einem KI-System interagieren“ (Art. 50 Abs. 1). Diese Pflicht gilt seit 2. August 2026 und richtet sich an den Anbieter; Ihre Informationspflicht ergibt sich aus der DSGVO und der CNIL-Doktrin.\n\nSie können z.B. sagen:\n\n> „Der Besuch wird über mein Telefon aufgezeichnet und ein KI-Assistent erstellt automatisch den Bericht.“\n\n### Was tun, wenn jemand während des Besuchs dazukommt?\n\n**Sie informieren die Person, bevor sie spricht.**\n\nAuf der Baustelle ist das eher die Regel als die Ausnahme.\n\n---\n\n## Welche Rechtsgrundlage gilt für die Aufnahme eines Baustellenbesuchs?\n\n**Zwei Rechtsgrundlagen können am selben Ort nebeneinander bestehen.**\n\nIhre Mitarbeiter und die Fremdfirmen fallen unter unterschiedliche Grundlagen.\n\n### Kann man berechtigtes Interesse nutzen?\n\n**Ja, für Ihre eigenen Mitarbeiter.**\n\nArt. 6 DSGVO erlaubt eine Verarbeitung „die zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich ist, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte der betroffenen Person überwiegen“ (Abs. 1 lit. f).\n\nSie müssen insbesondere einen **Interessenabwägungstest** durchführen und die Betroffenen informieren.\n\n### Kann man Einwilligung nutzen?\n\n**Ja, das gilt für die Fremdfirmen.**\n\nGesellen, Teamleiter und Verantwortliche anderer Firmen sind nicht Ihre Mitarbeiter. Ihre Zustimmung ist einzuholen, wie bei [einem Geschäftstermin](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-rendez-vous-commercial-rgpd\u002F).\n\n### Sollte das im Vertrag geregelt sein?\n\n**Das ist der einfachste Weg, die Frage endgültig zu klären.**\n\nEin Hinweis zur Aufnahme in den Vertragsunterlagen vermeidet, bei jedem neuen Unternehmen erneut nachzufragen.\n\n### Welchen Zweck wählt man?\n\n**Erstellung des Besuchsberichts mit Mängeln, Entscheidungen und Maßnahmen.**\n\nDas ist ein klarer Zweck, der die Aufnahme rechtfertigt und die Nutzung begrenzt.\n\n### Kann ein Teilnehmer ablehnen?\n\n**Ja, gemäß DSGVO.**\n\nSie unterbrechen dann die Aufnahme für die Dauer seines Beitrags oder für den gesamten Besuch.\n\n---\n\n## Wie lange darf man die Aufnahme aufbewahren?\n\n**So lange wie nötig für den Zweck, nicht länger.**\n\nDie DSGVO verlangt, dass Daten „in einer Form gespeichert werden, die die Identifizierung der Betroffenen nur so lange ermöglicht, wie es für die Zwecke der Verarbeitung erforderlich ist“ (Art. 5 Abs. 1 lit. e).\n\nAudio und Bericht haben auf der Baustelle unterschiedliche Nutzungsdauern.\n\n### Wie lange das Audio?\n\nFür Arbeitsgesprächsaufnahmen gibt die CNIL an, dass „Aufnahmen maximal sechs Monate aufbewahrt werden dürfen“.\n\nNach Verteilung und ohne Widerspruch verliert das Audio meist seine praktische Bedeutung.\n\n### Braucht der Bericht eine längere Aufbewahrung?\n\n**Wahrscheinlich, da er bei Streitigkeiten über Mängel oder Fristen als Referenz dient.**\n\nDie CNIL nennt eine Aufbewahrung von bis zu einem Jahr für Analyse-Dokumente. Eine längere Dauer muss schriftlich begründet sein.\n\n### Was bei Abnahme der Baustelle?\n\n**Das ist der natürliche Zeitpunkt für die Löschung der Audioaufnahmen.**\n\nEine wirksame Richtlinie sieht vor:\n\n**Besuch → Bericht verteilt → Baustellenabnahme → Audio löschen.**\n\n### Was mit der Datei auf dem Telefon?\n\nEine vor Ort erstellte Aufnahme bleibt oft nach dem Hochladen auf dem Gerät. Beide Kopien unterliegen der gleichen Regel.\n\n---\n\n## Wer darf die Aufnahme einsehen?\n\n**Nur Personen, die mit der Nachverfolgung befasst sind.**\n\nTeilnehmer, Bauherr und Personen, die die Akte übernehmen.\n\n### Wer darf Audio, Transkription und Bericht sehen?\n\nDie drei Dateien dienen unterschiedlichen Zwecken.\n\nSie können z.B.:\n\n* den Bericht an alle Firmen senden;\n* den Zugriff auf die Transkription beschränken;\n* das Audio nur bei berechtigtem Bedarf aufbewahren.\n\nDas Audio sollte den restriktivsten Zugang erhalten.\n\n### Der Bericht wird zwischen Firmen geteilt\n\nJede Firma wendet ihre eigenen Regeln an, Ihre Aufbewahrungsdauer gilt nicht für sie.\n\n### Muss man Daten verschlüsseln?\n\n**Die Sicherheit muss dem Risiko angepasst sein.**\n\nDie DSGVO verlangt „geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten, einschließlich Pseudonymisierung und Verschlüsselung personenbezogener Daten“ (Art. 32 Abs. 1).\n\n---\n\n## Welche Rechte haben die Teilnehmer?\n\nDie Aufgenommenen haben die in der DSGVO vorgesehenen Rechte.\n\n### Können sie Auskunft verlangen?\n\n**Ja.**\n\nDie betroffene Person hat „das Recht, vom Verantwortlichen eine Bestätigung darüber zu erhalten, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden“ (Art. 15 Abs. 1). Das betrifft Audio, Transkription und Bericht.\n\n### Können sie Berichtigung verlangen?\n\n**Ja, das hat konkrete Folgen auf der Baustelle.**\n\nDie betroffene Person hat „das Recht, unverzüglich die Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen“ (Art. 16).\n\nEin Mangel, der der falschen Firma zugeordnet wurde, wird so korrigiert.\n\nEine KI kann falsch transkribieren:\n\n* Firmennamen;\n* Gewerke;\n* Mängel;\n* Fristen;\n* die sprechende Person.\n\n### Können sie Löschung verlangen?\n\n**Ja, unter den Bedingungen der DSGVO.**\n\nDie betroffene Person hat „das Recht, die Löschung ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen“ (Art. 17 Abs. 1).\n\n### Können sie der Aufnahme widersprechen?\n\n**Ja, unter den Bedingungen der DSGVO.**\n\nDie betroffene Person hat „das Recht, jederzeit aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, der Verarbeitung zu widersprechen“ (Art. 21 Abs. 1).\n\n### Wie schnell müssen Sie reagieren?\n\n**In der Regel innerhalb eines Monats.** Der Verantwortliche antwortet „unverzüglich, spätestens jedoch innerhalb eines Monats nach Eingang des Antrags“ (Art. 12 Abs. 3).\n\n---\n\n## Welche Pflichten gelten, wenn die KI vor Ort mitschreibt?\n\nDie KI fügt der reinen Aufnahme eine Verarbeitung hinzu.\n\nDer Ablauf ist:\n\n**Audio vor Ort → Hochladen → Transkription → Analyse → Besuchsbericht.**\n\n### Was macht die KI konkret?\n\nSie kann:\n\n* Gespräche transkribieren;\n* Teilnehmer identifizieren;\n* Mängel erfassen;\n* Entscheidungen extrahieren;\n* einen Bericht erstellen;\n* Fristen organisieren.\n\n### Ermöglicht die Audioqualität eine zuverlässige Transkription?\n\n**Die Aufnahmebedingungen vor Ort sind schlechter als im Raum.**\n\nUmgebungsgeräusche und Bewegungen verschlechtern die Aufnahme, daher ist das Korrekturlesen wichtiger als anderswo.\n\n### Wo werden die Daten gespeichert?\n\nDas ist eine der ersten Fragen an Ihren Anbieter.\n\nBei Leexi bleiben Aufnahmen, Transkripte und Berichte in der Region Paris auf AWS. Ab einem bestimmten Lizenzvolumen kann ein Hosting bei Scaleway gewählt werden.\n\n### Braucht man einen DPA mit dem Anbieter?\n\n**Ja, wenn der Anbieter als Auftragsverarbeiter agiert.**\n\nArt. 28 DSGVO schreibt vor, dass „die Verarbeitung durch einen Auftragsverarbeiter durch einen Vertrag geregelt ist, der den Gegenstand, die Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung, die Art der personenbezogenen Daten und die Kategorien betroffener Personen sowie die Pflichten und Rechte des Verantwortlichen festlegt“ (Abs. 3).\n\nBei Leexi liefert OpenAI das Sprachmodell, Leexi führt es über Azure France in geschlossener Umgebung aus. Die Begriffe sind im [Glossar des KI-Notiztools](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fde\u002Fsicherheit-und-datenschutz\u002Fzertifizierungen-audits-einhaltung-vorschriften\u002Fglossar-ki-notiztool\u002F) definiert.\n\n### Nutzt die KI Ihre Aufnahmen zum Training?\n\n**Das hängt vom Anbieter ab.**\n\nBei Leexi werden Gespräche auf allen Konten nicht zum Modelltraining verwendet.\n\n---\n\n## Wie kündigt man die Aufnahme auf der Baustelle an?\n\nSie können eine einfache und klare Formulierung verwenden.\n\n### Beim Zusammentreffen vor dem Besuch\n\n> „Bevor wir mit dem Besuch beginnen: Ich nehme über mein Telefon auf und ein KI-Assistent erstellt den Bericht mit Mängeln und Maßnahmen. Er wird an alle gesendet. Wenn jemand widerspricht, bitte jetzt sagen.\"\n\n### Für eine Firma, die erstmals beteiligt ist\n\n> „Ich weise darauf hin, dass Baubesprechungen aufgezeichnet werden und der Bericht an alle Firmen verteilt wird. Bitte sagen Sie, wenn das für Sie ein Problem ist.\"\n\n### Für eine Person, die während des Besuchs dazukommt\n\n> „Ich informiere Sie, bevor Sie sprechen: Der Besuch wird für den Bericht aufgezeichnet.\"\n\n---\n\n## Welche Fehler sollte man vermeiden?\n\n### 1. Nur zu Beginn informieren\n\nAuf der Baustelle kommen manche erst nach Beginn.\n\n### 2. Berechtigtes Interesse für Fremdfirmen anwenden\n\nDas gilt nur für eigene Mitarbeiter.\n\n### 3. Auf Transkription ohne Korrektur vertrauen\n\nDie Aufnahmebedingungen verschlechtern das Ergebnis, eine falsch zugeordnete Mängel hat Folgen.\n\n### 4. Audio nach Abnahme aufbewahren\n\nDer Bericht reicht, wenn die Akte geschlossen ist.\n\n### 5. Aufnahme auf dem Telefon belassen\n\nEine vor Ort erstellte Aufnahme bleibt oft nach dem Hochladen auf dem Gerät.\n\n### 6. Qualität des Exports vernachlässigen\n\nDer Baustellenbericht wird gedruckt, versendet, in Akten abgelegt. Ein beim Öffnen beschädigtes Tabellenblatt in Textverarbeitung ist ein echtes Problem.\n\n---\n\n## Wie zeichnet man einen Baustellenbesuch mit Leexi auf?\n\nNach Festlegung des DSGVO-Rahmens läuft die Nutzung in wenigen Schritten:\n\n### 1. Aufnahme starten\n\nDie Aufnahme kann über die mobile App gestartet werden, ohne vor Ort Geräte zu installieren.\n\n### 2. Aufnahme hochladen\n\nNach dem Besuch wird die Aufnahme in Ihr Online-Konto gesendet.\n\n### 3. Besuchsbericht erstellen\n\nSie können ein Berichtsmuster speziell für Baustellenbesuche anlegen, mit den Abschnitten, die Ihre Meetings erfordern.\n\n### 4. Vor Verteilung Korrektur lesen\n\nDer Bericht kann vor dem Teilen geprüft und korrigiert werden, was bei vor Ort Aufnahmen besonders wichtig ist.\n\n### 5. Daten kontrollieren\n\nLeexi bietet Hosting in der Region Paris, eine Scaleway-Option, Ausführung des Modells über Azure France in geschlossener Umgebung, Verschlüsselung der Daten bei Übertragung und Speicherung sowie kein Training mit Ihren Gesprächen.\n\n---\n\n## Welche Schwierigkeiten haben Nutzer wirklich?\n\nJuristische Fragen sind nicht die einzigen praktischen Herausforderungen.\n\nVon **1.141 Support-Tickets zwischen Januar und Juni 2026** betrifft **1 explizit eine Baubesprechung**. Es geht nicht um Aufnahme oder Transkription, sondern um Formatierung: Tabellen im Bericht brechen beim Öffnen in Textverarbeitung.\n\nDas ist aufschlussreich. Auf der Baustelle bleibt der Bericht kein Online-Dokument: Er wird exportiert, versendet, gedruckt, in Akten abgelegt.\n\nDie bei Präsenzaufnahmen gemeldeten Probleme gelten auch für die Baustelle, da der Kanal derselbe ist. Von den **27 Tickets zu Präsenzaufnahmen** ist das Hochladen via mobile App der häufigste Grund.\n\nDas zeigt:\n\n**Es geht nicht nur um die Frage „Darf ich aufzeichnen?“**\n\nMan muss auch wissen:\n\n**ob die Aufnahme hochgeladen wird → ob der Bericht sauber exportiert wird → wer ihn erhält → wie lange er aufbewahrt wird.**\n\n---\n\n## Baubesprechung aufzeichnen: Wichtiges zum Merken\n\nVor der Aufnahme eines Besuchs prüfen Sie diese sechs Punkte:\n\n* **Information**: Sind alle Anwesenden informiert, auch die später Hinzukommenden?\n* **Rechtsgrundlage**: Haben Sie Mitarbeiter und Fremdfirmen unterschieden?\n* **Vertrag**: Ist die Aufnahme in Vertragsunterlagen geregelt?\n* **Korrektur**: Wird der Bericht vor Verteilung geprüft?\n* **Aufbewahrung**: Wird das Audio nach Abnahme gelöscht, sowohl im Konto als auch auf dem Telefon?\n* **Export**: Öffnet sich der Bericht korrekt bei Ihren Ansprechpartnern?\n\nWenn eine KI beteiligt ist, fügen Sie einen siebten Punkt hinzu:\n\n**Wissen die Teilnehmer, dass ein KI-System die Aufnahme verarbeitet, um den Bericht zu erstellen?**\n\n## Häufige Fragen\n\n### Ist es legal, eine Baubesprechung aufzuzeichnen?\n\nJa, vorausgesetzt, die Anwesenden werden informiert, eine passende Rechtsgrundlage gewählt und eine Aufbewahrungsdauer festgelegt.\n\n### Braucht man die Zustimmung aller anwesenden Firmen?\n\nDie Zustimmung ist bei Personen einzuholen, die nicht Ihre Mitarbeiter sind. Die Regelung im Vertrag vermeidet wiederholte Anfragen.\n\n### Wie informiert man Personen, die während des Besuchs dazukommen?\n\nMündlich, bevor sie sprechen. Das ist auf Baustellen üblich.\n\n### Braucht man spezielle Ausrüstung für die Aufnahme vor Ort?\n\nNein. Ein Smartphone mit App genügt, ohne zusätzliche Geräte.\n\n### Beeinträchtigt Baulärm den Bericht?\n\nDie Aufnahmebedingungen sind vor Ort schlechter als im Raum. Der Bericht sollte vor Verteilung geprüft und korrigiert werden.\n\n### Wie lange darf man die Aufnahme aufbewahren?\n\nDie Dauer richtet sich nach dem Zweck. Für Arbeitsgespräche nennt die CNIL maximal sechs Monate, für Analyse-Dokumente bis zu einem Jahr.\n\n### Kann eine Firma die Löschung ihrer Daten verlangen?\n\nJa, unter den Bedingungen des Löschrechts der DSGVO.\n\n---\n\n## Zusammenfassung\n\n**Baubesprechungen aufzuzeichnen ist möglich.**\n\nAber die richtige Frage ist nicht nur:\n\n> „Darf ich aufzeichnen?“\n\nSondern die gesamte Kette zu prüfen:\n\n**vor Ort informieren → aufnehmen → hochladen → prüfen → an Firmen verteilen → Audio nach Abnahme löschen.**\n\nDiese vollständige Kette muss durch Ihre Datenschutzrichtlinie geregelt sein.\n\n**Möchten Sie Ihre Baustellenbesuche noch am selben Tag mit einem Bericht versenden?** [Testen Sie Leexi bei Ihrem nächsten Besuch](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)\n\n## Quellen\n\nPrimärquellen geprüft am 22. August 2026.\n\n* DSGVO, Artikel 4, 5, 6, 7, 12, 13, 15, 16, 17, 21, 28 und 32\n* Strafgesetzbuch, Artikel 226-1\n* CNIL, Abhören und Aufzeichnen von Arbeitsgesprächen\n* Europäische KI-Verordnung, Artikel 50\n\n*Diese Seite beschreibt den anwendbaren Rahmen. Sie stellt keine Rechtsberatung dar.*\n","2026-08-24T10:45:03.722Z","2026-08-24T10:45:16.323Z","2026-08-24T12:20:38.716Z",{"id":791,"documentId":266,"metaTitle":792,"metaDescription":793,"slug":794,"heroTitle":795,"heroUnderTitle":796,"heroUnderTitle2":797,"heroUnderTitle3":798,"heroCTA":799,"heroVideoUrl":68,"blog":800,"createdAt":801,"updatedAt":802,"publishedAt":803,"locale":131,"__type":132},6623,"Zertifizierungen & Vorschriften","Erfahren Sie, warum Zertifizierungen, Audits und Compliance für die Sicherheit von AI-Lösungen wie Leexi wichtig sind.","\u002Fde\u002Fsicherheit-und-datenschutz\u002Fzertifizierungen-audits-einhaltung-vorschriften\u002F","Zertifizierungen, Audits & Compliance","Sichern Sie Ihre Daten und erfüllen Sie internationale Standards","Warum Audits und Zertifikate in der AI-Welt zählen","Wählen Sie einen zuverlässigen, zertifizierten AI-Assistenten für Meetings","Leexi kostenlos testen","Zertifizierungen und Audits sind entscheidend, um sicherzustellen, dass die von Ihnen genutzten Tools und Dienste höchste Standards in Datenschutz, Privatsphäre und Qualität erfüllen. Aber was genau bedeuten Zertifizierungen, Audits und regulatorische Compliance? Warum sind sie wichtig? Und wie navigiert man in diesem komplexen Bereich?\n\n## Was ist eine Zertifizierung und warum ist sie wichtig?\n\nEine Zertifizierung ist eine offizielle Anerkennung durch eine unabhängige Stelle, die bestätigt, dass ein Produkt, eine Dienstleistung oder Organisation bestimmte Standards erfüllt. Diese können Datenschutz, Risikomanagement, Prozessqualität oder Einhaltung von Vorschriften betreffen.\n\nZertifizierungen bieten objektive Sicherheit für Nutzer und Kunden. Sie zeigen das Engagement eines Unternehmens für hohe Standards, den Schutz sensibler Daten und die Zuverlässigkeit seiner Dienste. Zum Beispiel ist die ISO 27001 eine international anerkannte Norm für Informationssicherheitsmanagement.\n\nIm Kontext von AI-Lösungen und automatischer Protokollierung wie Leexi geben diese Zertifikate den Nutzern Sicherheit bezüglich Vertraulichkeit, Datenrückverfolgbarkeit und robuster Infrastruktur.\n\n## Welche Rolle spielen Audits bei der Compliance?\n\nAudits sind gründliche, regelmäßige Prüfungen durch interne oder externe Experten, die sicherstellen, dass Praktiken den geltenden Standards und Vorschriften entsprechen. Sie helfen, Schwachstellen zu erkennen, Sicherheitsmaßnahmen zu bewerten und Verbesserungen vorzuschlagen.\n\nBei der regulatorischen Compliance sind Audits unerlässlich, um gesetzliche Vorgaben zu erfüllen, insbesondere zum Schutz personenbezogener Daten (wie DSGVO in Europa), IT-Sicherheit und Transparenz im Einsatz von künstlicher Intelligenz (z. B. EU AI Act).\n\n## Wie beeinflusst Compliance Unternehmen und Nutzer?\n\nCompliance umfasst alle Regeln und Gesetze, die ein Unternehmen in seinem Bereich einhalten muss. Ziel ist es, Nutzerrechte zu schützen, Datensicherheit zu gewährleisten und den Technologieneinsatz zu regulieren.\n\nFür Unternehmen ist Compliance gesetzlich vorgeschrieben und ein Wettbewerbsvorteil. Sie hilft, Bußgelder, Reputationsschäden und Vertrauensverlust zu vermeiden. Zudem fördert sie bessere Organisation, striktes Risikomanagement und mehr Transparenz gegenüber Kunden.\n\nFür Nutzer garantiert Compliance den respektvollen Umgang mit persönlichen Daten, Sicherheit der Informationen und Zuverlässigkeit der genutzten Tools. Leexi gewährleistet durch Einhaltung von DSGVO, ISO 27001 und EU AI Act optimalen Schutz beruflicher Gespräche, klare Nachvollziehbarkeit und ethischen KI-Einsatz.\n\n## Warum ein zertifiziertes und konformes Tool wie Leexi wählen?\n\nAngesichts der Vielzahl digitaler Lösungen ist es wichtig, Tools zu wählen, die ihr Engagement für Sicherheit und Compliance nachgewiesen haben. Ein zertifizierter AI-Assistent garantiert hohen Datenschutz, strenges Risikomanagement und Einhaltung aktueller Vorschriften.\n\nLeexi steht exemplarisch für dieses Engagement. ISO 27001-zertifiziert, DSGVO- und EU AI Act-konform, bietet Leexi eine intelligente Notizlösung, die Leistung, Sicherheit und Compliance vereint. Nutzer profitieren von vollständiger Gesprächsnachverfolgbarkeit, erhöhter Vertraulichkeit und optimaler Servicequalität.\n\nZudem unterzieht sich Leexi regelmäßigen Audits zur Aufrechterhaltung und Verbesserung der Standards, was eine zuverlässige und sichere Nutzererfahrung garantiert. Mit Leexi wählen Sie einen AI-Assistenten, der Compliance und Sicherheit in den Mittelpunkt stellt und gleichzeitig Ihre Produktivität und Zusammenarbeit steigert.\n\n## Fazit\n\nZertifizierungen, Audits und regulatorische Compliance sind weit mehr als Formalitäten: Sie sind essenzielle Garantien für Sicherheit, Qualität und Ethik digitaler Lösungen. In einer Welt, in der Daten wertvoll und sensibel sind, schaffen sie Vertrauen zwischen Dienstleistern und Nutzern.\n\nUnternehmen, die leistungsstarke und sichere AI-Tools einsetzen wollen, sollten auf zertifizierte und regelmäßig geprüfte Lösungen setzen. Leexi mit ISO 27001-Zertifizierung und Einhaltung von DSGVO sowie EU AI Act steht für dieses Engagement für Exzellenz und Transparenz.\n\nMöchten Sie die Qualität Ihrer Meetings verbessern und gleichzeitig Sicherheit und Compliance Ihrer Daten gewährleisten? Testen Sie Leexi noch heute und profitieren Sie von einem intelligenten, zertifizierten und konformen AI-Assistenten.\n\n[Leexi kostenlos testen](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)","2026-06-03T16:21:34.655Z","2026-06-03T16:21:57.029Z","2026-06-03T16:21:57.107Z",{"id":805,"documentId":806,"metaTitle":807,"metaDescription":808,"slug":809,"heroTitle":810,"heroUnderTitle":811,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":126,"heroVideoUrl":68,"blog":812,"createdAt":813,"updatedAt":814,"publishedAt":815,"locale":131,"__type":132},20967,"mlm11fc65n2jes0ddn1uh3j4","Glossar für KI-Notiztool: Bericht, DS","Begriffe des KI-Notiztools einfach erklärt: Bericht, Transkription, DSGVO, ISO 27001, LLM, Diarisierung, RAG u.v.m.","\u002Fde\u002Fsicherheit-und-datenschutz\u002Fzertifizierungen-audits-einhaltung-vorschriften\u002Fglossar-ki-notiztool\u002F","Glossar für das KI-Notiztool","Produkt-, Compliance- und Technikbegriffe einfach erklärt und suchmaschinenfreundlich.","Begriffe, die Fachleute bei der Wahl eines KI-Notiztools begegnen, einfach erklärt. Jede Definition umfasst ein bis drei Sätze, verfasst für die direkte Übernahme durch Suchmaschinen oder KI. Für Kauffragen beantwortet die [FAQ zu Compliance und Souveränität](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fde\u002Fsicherheit-und-datenschutz\u002Fzertifizierungen-audits-einhaltung-vorschriften\u002Ffaq-konformitaet-souveraenitaet\u002F) diese Punkt für Punkt; um die Funktionen zu erleben, [testen Sie Leexi in einem Ihrer Meetings](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta).\n\n## Produkt und Bericht\n\n**KI-Notiztool.** Software, die Ihrem Meeting (Videokonferenz, Telefon oder Präsenz) beitritt, es transkribiert und einen Bericht erstellt: Entscheidungen, Aktionen, Fristen. Es schreibt die Notizen für Sie, statt Sie beim Schreiben zu unterstützen. Details zur Funktionsweise unter [KI-Meeting-Notizen](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fde\u002Fki-assistent\u002Fnote-taker\u002Fleexi-ai-note-taker-revolution-fuer-meetings\u002F).\n\n**Notetaker.** Englischer Begriff für ein KI-Notiztool. Bei Leexi sagen wir „KI-Notiztool“.\n\n**Bericht (CR).** Das nach dem Meeting erstellte Dokument: Zusammenfassung, getroffene Entscheidungen, zugewiesene Aufgaben und Fristen. Das Ergebnis im Gegensatz zur Rohtranskription. Einige [Meeting-Berichtstools](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fde\u002Fki-assistent\u002Fnote-taker\u002Ftools-fuer-meeting-berichte\u002F) erzeugen es automatisch.\n\n**Protokoll (PV).** Formeller Bericht einer Instanz: Vorstand, Hauptversammlung, Betriebsrat, Gemeinderat. Gleiche Logik wie CR, aber mit strengeren Formvorgaben.\n\n**Transkription.** Wortwörtlicher Text dessen, was im Meeting gesagt wurde. Grundlage für die Zusammenfassung, bleibt aber roh und muss ausgewertet werden.\n\n**Sprecheridentifikation (wer spricht).** Zuordnung jeder Transkriptpassage zur sprechenden Person. Ermöglicht zu erkennen, wer welche Verpflichtung eingegangen ist.\n\n**Automatische Zusammenfassung.** Aus der Transkription generierte Synthese: das Wesentliche des Meetings ohne vollständiges Nachlesen.\n\n**Zusammenfassungsvorlage.** Berichtsvorlage für einen Meetingtyp, z. B. Bewerbungsgespräch oder Verkaufstermin. Die Zusammenfassung fokussiert dann die relevanten Punkte.\n\n**Bibliothek.** Durchsuchbarer Verlauf Ihrer aufgezeichneten Meetings. Ermöglicht das Nachschlagen vergangener Gespräche ohne erneutes Öffnen der Aufnahme.\n\n**Assistent (Bot).** Agent, der dem Meeting beitritt, um es aufzuzeichnen und zu transkribieren. Sichtbar im Meeting, wie es der EU AI Act verlangt.\n\n**Automatische CRM-Befüllung.** Automatisches Ausfüllen der CRM-Felder aus dem Bericht ohne manuelle Eingabe. Der passende Bericht wird über [CRM- und Videokonferenz-Integrationen](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fintegrations\u002F) in die richtige Akte eingetragen.\n\n**Präsenzmeeting.** Meeting im Raum im Gegensatz zur Videokonferenz. Ein KI-Notiztool, das nur in Video funktioniert, erfasst diese nicht; [die mobile App](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fde\u002Fki-assistent\u002Fmobile-app\u002F) nimmt den Raum auf.\n\n## Compliance und Souveränität\n\n**DSGVO.** Europäische Datenschutz-Grundverordnung. Für ein KI-Notiztool fordert sie eine Rechtsgrundlage für die Aufzeichnung, Information der Teilnehmer und kontrollierte Aufbewahrungsdauer.\n\n**Rechtsgrundlage.** Juristische Basis, die die Aufzeichnung erlaubt. Intern kann der Arbeitgeber auf berechtigtes Interesse nach Abwägung und Vorinformation setzen; bei externen Anrufen ist meist explizite Zustimmung nötig.\n\n**Zeitgestimmte Zustimmung.** Datierter Nachweis, dass Teilnehmer informiert wurden und zustimmten, gespeichert in einem exportierbaren, team- und länderspezifisch konfigurierbaren Log.\n\n**ISO 27001.** Freiwilliger Standard für Informationssicherheit. Keine gesetzliche Pflicht, aber faktisch Voraussetzung bei B2B-Ausschreibungen, Großkunden und öffentlichen Aufträgen. Details auf [Zertifizierungen, Audits und Compliance](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fde\u002Fsicherheit-und-datenschutz\u002Fzertifizierungen-audits-einhaltung-vorschriften\u002F).\n\n**ISO 42001.** Standard für Management von KI-Systemen. Bei Leexi in Vorbereitung.\n\n**NIS2.** EU-Richtlinie mit Sicherheitsverpflichtungen für „essenzielle“ und „wichtige“ Einrichtungen. Sie schafft die Pflicht, nicht ISO 27001; diese ist ein Mittel zur Umsetzung.\n\n**EU AI Act.** Europäischer Rechtsrahmen für KI. Verlangt u.a. Transparenz (sichtbarer Assistent im Meeting) und Risikoanalysen für sensible Anwendungen. [Leexis Engagement zum EU AI Act](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fde\u002Fsicherheit-und-datenschutz\u002Fzertifizierungen-audits-einhaltung-vorschriften\u002Feu-ki-verordnung\u002F) ist dokumentiert.\n\n**Cloud Act.** US-Gesetz, das Behörden Zugriff auf Daten von US-Unternehmen erlaubt, auch wenn diese außerhalb gespeichert sind. Deshalb reicht AWS-Hosting in Frankreich nicht für strenge Souveränität.\n\n**Souveränes Hosting.** Hosting, das drei Bedingungen erfüllt: Rechenzentren physisch in Frankreich, juristische Einheit ohne extraterritoriale US-Gesetze, europäische Kapitalmehrheit.\n\n**HDS (Gesundheitsdaten-Hoster).** Pflichtzertifizierung für Hosting personenbezogener Gesundheitsdaten in Frankreich. Ohne sie darf ein Tool diese Daten für Gesundheitsstrukturen nicht verarbeiten.\n\n**SecNumCloud.** ANSSI-Qualifikation für hohes Sicherheitsniveau und Immunität gegen außereuropäische Gesetze. Vor allem für öffentliche Stellen mit sensiblen Daten.\n\n**DPA (Datenverarbeitungsvertrag).** Vertrag, der die Datenverarbeitung durch einen Anbieter regelt. Eines der ersten Dokumente, die ein Datenschutzbeauftragter vor Kauf verlangt.\n\n**Auftragsverarbeiter.** Dienstleister, der Daten im Auftrag des Anbieters verarbeitet. Die Liste der Subunternehmer ist Teil der Nachweise, die ein Käufer zur Prozessabbildung fordert.\n\n**Kein Training.** Ihre Gespräche werden nicht zum Training von KI-Modellen genutzt. Erster Prüfpunkt der Technikteams.\n\n**Geschlossener Kreis.** Verarbeitung, bei der das Sprachmodell in einem kontrollierten Umfeld läuft, ohne Daten an Dritte weiterzugeben. Bei Leexi läuft das Modell über Azure Frankreich im geschlossenen Kreis.\n\n**Verschlüsselung in Transit und Ruhe.** Schutz der Daten während Übertragung und Speicherung.\n\n**Schrems II \u002F Data Privacy Framework.** Rechtsrahmen für den Transfer personenbezogener Daten von EU in die USA. Ein Tool, das komplett in den USA hostet und verarbeitet, unterliegt ihm.\n\n**SOC 2.** US-amerikanischer Auditbericht, funktional ähnlich ISO 27001. Käufer verlangen einen der beiden als Drittbeleg, keine bloße Selbstauskunft.\n\n**DPIA \u002F AIPD (Datenschutz-Folgenabschätzung).** Risikoanalyse zum Datenschutz, erforderlich bei sensiblen Verarbeitungen. EU AI Act macht sie fast obligatorisch vor KI-Einsatz.\n\n**Pseudonymisierung und Anonymisierung.** Pseudonymisierung ersetzt Identifikatoren durch reversible Codes; Anonymisierung macht Identifikation unmöglich. Nur Anonymisierung entzieht Daten dem DSGVO.\n\n**Personenbezogene Daten (PII).** Alle Informationen, die eine Person direkt oder indirekt identifizieren. Meeting-Transkripte enthalten fast immer solche Daten: Namen, Funktionen, Äußerungen.\n\n**Datenresidenz.** Ort, an dem Ihre Daten physisch gespeichert sind. Bei Leexi ist das Frankreich.\n\n## Unter der Haube: Technik\n\n**Spracherkennung (ASR, speech-to-text).** Umwandlung von Sprache in Text. Erste Stufe der Kette: Ohne verlässliche Transkription kein verlässlicher Bericht.\n\n**Diarisierung.** Technischer Begriff für Sprecheridentifikation: Audio segmentieren und jedem Abschnitt die richtige Person zuordnen. Ermöglicht „wer sagte was“.\n\n**Spracherkennungsaktivität (VAD).** Erkennung, wann gesprochen wird, um Sprache zu transkribieren und Pausen sowie Hintergrundgeräusche auszublenden.\n\n**Wortfehlerrate (WER).** Maß für Transkriptionsqualität: Prozentsatz falsch transkribierter Wörter. Je niedriger, desto besser. Oft unterscheiden sich Tools besonders bei Französisch und Niederländisch.\n\n**Natürliche Sprachverarbeitung (NLP).** Techniken, mit denen Maschinen Sprache analysieren und erzeugen. Wandelt rohe Transkription in strukturierte Zusammenfassung.\n\n**Großes Sprachmodell (LLM).** KI-Modell, das aus Transkription Zusammenfassung, Entscheidungen und Aufgaben erstellt. Bei Leexi ein OpenAI-Modell, ausgeführt via Azure Frankreich im geschlossenen Kreis.\n\n**Prompt und Prompt-Vorlage.** Anweisung an das Modell zur Berichtserstellung. Eine Vorlage pro Meetingtyp lenkt die Zusammenfassung auf relevante Inhalte.\n\n**RAG (retrieval-augmented generation).** Technik, bei der das Modell auf konkrete Dokumente zugreift statt nur auf sein Gedächtnis. Bei Leexi fragt „Ask Leexi“ so Ihre Meeting-Historie ab.\n\n**Extraktive und abstraktive Zusammenfassung.** Extraktiv: Sätze werden unverändert ausgewählt. Abstraktiv: Inhalte werden umformuliert. Ein guter Bericht kombiniert beides: reformulierte Entscheidungen, exakte Zitate bei Beweiskraft.\n\n**Halluzination.** Wenn ein Modell plausible, aber falsche Informationen erzeugt. Risiko bei Berichten, weswegen nichts ohne Ihre Prüfung versendet wird.\n\n**Fachspezifischer Wortschatz \u002F individuelles Wörterbuch.** Ergänzung um branchenspezifische Begriffe (Produktnamen, Abkürzungen, Jargon) für korrekte Transkription.\n\n**Latenz und Echtzeit.** Verzögerung zwischen Gesagtem und Transkription. Echtzeit bedeutet Anzeige während des Meetings, nicht danach.\n\n**API und Webhook.** Technische Schnittstellen, die Berichte automatisch an andere Tools (CRM, Wissensdatenbank) senden, ohne manuelle Eingriffe.\n\n**TLS- und AES-Verschlüsselung.** TLS schützt Daten bei der Übertragung, AES bei der Speicherung. Das ist die praktische Bedeutung von „verschlüsselt in Transit und Ruhe“.\n\n## Integrationen und Deployment\n\n**CRM.** Tool zur Zentralisierung Ihrer Kontakte und Chancen (HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Dynamics). Ziel beim KI-Notiztool ist, den Bericht an der richtigen Stelle einzupflegen.\n\n**VoIP.** Telefonie über Internet (Aircall, Ringover). Ermöglicht auch das Erfassen und Zusammenfassen von Anrufen, nicht nur Videokonferenzen.\n\n**SSO \u002F SAML.** Single Sign-On, das Tool mit dem Unternehmensverzeichnis verbindet. Einrichtung erfolgt meist durch IT-Administrator.\n\n**Kalenderanbindung.** Verbindung des Tools mit Ihrem Kalender (Outlook, Google Kalender), damit der Assistent automatisch geplante Meetings beitritt.","2026-08-07T15:23:41.659Z","2026-08-10T08:06:10.235Z","2026-08-10T08:07:27.609Z",{"id":817,"documentId":266,"metaTitle":818,"metaDescription":819,"slug":820,"heroTitle":821,"heroUnderTitle":822,"heroUnderTitle2":823,"heroUnderTitle3":824,"heroCTA":825,"heroVideoUrl":68,"blog":826,"createdAt":827,"updatedAt":828,"publishedAt":829,"locale":241,"__type":132},8428,"Certificaciones y normativas","Descubre la importancia de certificaciones, auditorías y cumplimiento normativo para la seguridad y fiabilidad de soluciones AI como Leexi.","\u002Fes\u002Fseguridad\u002Fcertificaciones-auditorias-cumplimiento\u002F","Certificaciones, auditorías y cumplimiento normativo","Garantizando la seguridad de tus datos y el cumplimiento de normas internacionales","Comprendiendo la importancia de auditorías y certificaciones en el mundo AI","Elige un asistente AI fiable, certificado y conforme para tus reuniones","Prueba Leexi gratis","Las certificaciones y auditorías son fundamentales para asegurar que las herramientas y servicios que usas cumplen con los más altos estándares de protección de datos, privacidad y calidad. Pero, ¿qué significan exactamente certificaciones, auditorías y cumplimiento normativo? ¿Por qué son esenciales? ¿Y cómo navegar este campo a veces complejo?\n\n## ¿Qué es una certificación y por qué importa?\n\nUna certificación es un reconocimiento oficial otorgado por un organismo independiente que confirma que un producto, servicio u organización cumple con un conjunto específico de normas. Estas normas pueden referirse a seguridad de datos, gestión de riesgos, calidad de procesos o cumplimiento de regulaciones.\n\nLa certificación es importante porque brinda una garantía objetiva a usuarios y clientes. Demuestra el compromiso de una empresa con altos estándares, la protección de información sensible y la fiabilidad de sus servicios. Por ejemplo, la certificación ISO 27001 es un estándar internacional reconocido para la gestión de seguridad de la información.\n\nEn el contexto de soluciones AI y toma automática de notas como Leexi, estas certificaciones tranquilizan a los usuarios sobre la confidencialidad de sus conversaciones, la trazabilidad de datos y la robustez de la infraestructura.\n\n## ¿Qué papel juegan las auditorías en el cumplimiento normativo?\n\nLas auditorías son evaluaciones exhaustivas y periódicas realizadas por expertos internos o externos para verificar que las prácticas de una organización cumplen con las normas y regulaciones vigentes. Ayudan a identificar debilidades, medir la eficacia de las medidas de seguridad y sugerir mejoras.\n\nEn el cumplimiento normativo, las auditorías son esenciales para asegurar que se cumplen las obligaciones legales, especialmente en protección de datos personales (GDPR en Europa), seguridad informática y transparencia en el uso de inteligencia artificial (como la Ley AI de la UE).\n\n## ¿Cómo impacta el cumplimiento normativo a empresas y usuarios?\n\nEl cumplimiento normativo se refiere a todas las reglas y leyes que una empresa debe seguir en su sector. Busca proteger los derechos del usuario, garantizar la seguridad de los datos y regular el uso de tecnología.\n\nPara las empresas, el cumplimiento es un requisito legal y una ventaja competitiva. Ayuda a evitar sanciones financieras, daños reputacionales y pérdida de confianza. También fomenta mejor organización interna, gestión rigurosa de riesgos y mayor transparencia con los clientes.\n\nPara los usuarios, el cumplimiento asegura que sus datos personales se manejan con respeto, su información está segura y las herramientas que usan son fiables. Por ejemplo, Leexi, al cumplir con GDPR, ISO 27001 y la Ley AI de la UE, garantiza protección óptima de sus intercambios profesionales, trazabilidad clara y uso ético de la inteligencia artificial.\n\n## ¿Por qué elegir una herramienta certificada y conforme como Leexi?\n\nCon el creciente número de soluciones digitales, es crucial elegir herramientas que hayan demostrado su compromiso con la seguridad y el cumplimiento. Optar por un asistente AI certificado significa asegurar un alto nivel de protección de datos, gestión rigurosa de riesgos y cumplimiento de normativas vigentes.\n\nLeexi ilustra perfectamente este compromiso. Certificado ISO 27001, conforme con GDPR y la Ley AI de la UE, Leexi ofrece una solución inteligente para tomar notas que combina rendimiento, seguridad y cumplimiento normativo. Gracias a estas certificaciones, los usuarios disfrutan de trazabilidad completa de conversaciones, mayor confidencialidad y calidad óptima del servicio.\n\nAdemás, Leexi se somete a auditorías regulares para mantener y mejorar sus estándares, asegurando una experiencia de usuario fiable y segura. Al elegir Leexi, optas por un asistente AI que pone el cumplimiento y la seguridad en el centro de sus operaciones, mientras potencia tu productividad y colaboración.\n\n## Conclusión\n\nCertificaciones, auditorías y cumplimiento normativo son mucho más que trámites administrativos: son garantías esenciales para la seguridad, calidad y ética de las soluciones digitales. En un contexto donde los datos son valiosos y sensibles, estos elementos ayudan a construir confianza entre proveedores y usuarios.\n\nPara empresas que buscan adoptar herramientas AI seguras y de alto rendimiento, es crucial elegir soluciones certificadas y auditadas regularmente. Leexi, con su certificación ISO 27001 y cumplimiento con GDPR y la Ley AI de la UE, encarna plenamente este compromiso con la excelencia y transparencia.\n\n¿Listo para mejorar la calidad de tus reuniones asegurando la seguridad y el cumplimiento de tus datos? Prueba Leexi hoy y aprovecha un asistente AI inteligente, certificado y conforme con los estándares más exigentes.\n\n[Prueba Leexi gratis](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)","2026-06-04T07:49:53.756Z","2026-06-04T07:50:09.441Z","2026-06-04T08:07:56.398Z",{"id":831,"documentId":806,"metaTitle":832,"metaDescription":833,"slug":834,"heroTitle":835,"heroUnderTitle":836,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":165,"heroVideoUrl":68,"blog":837,"createdAt":838,"updatedAt":839,"publishedAt":840,"locale":170,"__type":132},20731,"AI Note-Taking Tool Glossary: Summary","Key AI note-taking terms defined simply: summary, transcription, GDPR, ISO 27001, LLM, diarization, RAG, and more.","\u002Fen\u002Fsecurity\u002Fcertifications-audits-compliance\u002Fglossary-ai-note-taking-tool\u002F","AI Note-Taking Tool Glossary","Product, compliance, and technical terms defined simply and indexed as-is by search engines.","Terms a professional encounters when choosing an AI note-taking tool, simply defined. Each definition fits in one to three sentences, written to be used verbatim by search engines or AI. For purchasing questions, the [compliance and sovereignty FAQ](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fen\u002Fsecurity\u002Fcertifications-audits-compliance\u002Ffaq-compliance-sovereignty\u002F) answers point by point; to see these components working together, [try Leexi in one of your meetings](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta).\n\n## Product and Summary\n\n**AI note-taking tool.** Software that joins your meeting (video, phone, or in-person), transcribes it, and drafts the summary: decisions, actions, deadlines. It writes notes for you instead of helping you write your own. Full details at [AI meeting note-taking](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fen\u002Fai-assistant\u002Fai-note-taker\u002Fleexi-ai-note-taker-revolution-meetings\u002F).\n\n**Notetaker.** Common English term for an AI note-taking tool. At Leexi, we say “AI note-taking tool.”\n\n**Summary (CR).** The document written after the meeting: recap, decisions made, assigned tasks, and deadlines. It’s the deliverable, unlike the raw transcription. Some [meeting summary tools](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fen\u002Fai-assistant\u002Fai-note-taker\u002Ftools-meeting-reports\u002F) produce it automatically.\n\n**Minutes (PV).** Formal summary of a body: board, general assembly, works council, municipal council. Same logic as a summary but with stricter format requirements.\n\n**Transcription.** Word-for-word text of what was said during the meeting. It serves as the basis for the summary but remains raw and must be processed to extract essentials.\n\n**Speaker identification (who speaks).** Assigning each part of the transcription to the person who said it. This allows knowing who made which commitment.\n\n**Automatic summary.** Synthesis generated from the transcription: the meeting’s essentials without reading it all.\n\n**Summary template.** A summary model adapted to a meeting type, e.g., recruitment interview or sales meeting. The summary then highlights what matters for that meeting type.\n\n**Library.** History of your recorded meetings, accessible. You can find past conversations without reopening recordings.\n\n**The assistant (the bot).** The agent joining the meeting to record and transcribe it. It is visible in the meeting, as required by the EU AI Act.\n\n**Autofill CRM.** Automatic filling of CRM fields from the summary without re-entry. The right summary links to the right record via [CRM and video integrations](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fintegrations\u002F).\n\n**In-person.** A meeting in a room, as opposed to video. An AI note-taking tool working only in video misses these; [the mobile app](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fen\u002Fai-assistant\u002Fmobile-app\u002F) records the room.\n\n## Compliance and Sovereignty\n\n**GDPR.** The European personal data regulation. For an AI note-taking tool, it requires a legal basis for recording, participant information, and controlled retention.\n\n**Legal basis.** The legal ground authorizing recording. Internally, employers rely on legitimate interest after balancing tests and prior notice; for calls with externals, explicit consent is usually required.\n\n**Timestamped consent.** Dated proof that participants were informed and consented to recording, kept in an exportable log configurable by team and country.\n\n**ISO 27001.** A voluntary information security standard. Not legally required but a de facto prerequisite in B2B bids, large accounts, and public contracts. Details on [certifications, audits, and compliance](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fen\u002Fsecurity\u002Fcertifications-audits-compliance\u002F).\n\n**ISO 42001.** AI system management standard. At Leexi, it is in progress.\n\n**NIS2.** European directive imposing legal security obligations on “essential” and “important” entities. It creates the obligation, not ISO 27001, which is a means to comply.\n\n**EU AI Act.** European AI framework. It mandates transparency (visible assistant in meetings) and impact analyses for sensitive uses. [Leexi’s commitment on the EU AI Act](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fen\u002Fsecurity\u002Fcertifications-audits-compliance\u002Feu-ai-act\u002F) is documented.\n\n**Cloud Act.** US law allowing authorities to demand access to data held by US companies, even if stored elsewhere. Hence, AWS hosting in France alone doesn’t meet strict sovereignty.\n\n**Sovereign hosting.** Hosting meeting three conditions: datacenters physically in France, legal entity not subject to extraterritorial laws, and European ownership control.\n\n**HDS (Health Data Host).** Mandatory certification to host personal health data in France. Without it, a tool cannot process such data for health organizations.\n\n**SecNumCloud.** ANSSI qualification certifying high security and immunity to extra-European laws. Mainly concerns public sector sensitive data.\n\n**DPA (data processing agreement).** Contract governing your data processing by a provider. One of the first documents a DPO requests before purchase.\n\n**Subprocessor.** A provider processing data on behalf of the supplier. The subprocessor list is part of evidence buyers require to map the processing chain.\n\n**No training.** Your conversations are not used to train AI models. This is the first check for technical teams.\n\n**Closed loop.** Processing where the language model runs in a controlled perimeter, not exposing your data to third-party use. At Leexi, the model runs via Azure France in a closed loop.\n\n**Encryption in transit and at rest.** Protecting data during transfer and storage.\n\n**Schrems II \u002F Data Privacy Framework.** Legal framework governing EU-to-US personal data transfers. Tools hosting and processing entirely in the US depend on it.\n\n**SOC 2.** US-origin audit report, functional equivalent of ISO 27001. Buyers request one or the other as third-party proof, not just a declaration.\n\n**DPIA \u002F AIPD (impact analysis).** Data protection impact analysis required for sensitive processing. The EU AI Act makes it almost systematic before deploying AI tools.\n\n**Pseudonymization and anonymization.** Pseudonymization replaces identifiers with reversible codes; anonymization makes identification impossible. Only anonymization excludes data from GDPR.\n\n**Personally Identifiable Information (PII).** Any info identifying a person directly or indirectly. Meeting transcriptions almost always contain some: names, roles, spoken content.\n\n**Data residency.** Where your data is physically stored. For Leexi, it is France.\n\n## Under the Hood: Technology\n\n**Speech recognition (ASR, speech-to-text).** Converting speech to text. The first step: without reliable transcription, no reliable summary.\n\n**Diarization.** Technical term for speaker identification: segmenting audio and assigning each part to the right person. Enables writing “who said what.”\n\n**Voice activity detection (VAD).** Detecting when someone speaks to transcribe speech and ignore silence and background noise.\n\n**Word error rate (WER).** Quality measure of transcription: percentage of mis-transcribed words. Lower is better; often French and Dutch distinguish tools.\n\n**Natural language processing (NLP).** Techniques enabling machines to analyze and produce language. Transforms raw transcription into structured summary.\n\n**Large language model (LLM).** AI model drafting summaries, decisions, and tasks from transcription. At Leexi, an OpenAI model runs via Azure France in a closed loop.\n\n**Prompt and prompt template.** Instructions given to the model to produce the summary. One template per meeting type guides the summary to what matters for that exchange.\n\n**RAG (retrieval-augmented generation).** Technique where the model answers using specific documents rather than only memory. At Leexi, “Ask Leexi” queries your meeting history.\n\n**Extractive and abstractive summary.** Extractive selects exact sentences; abstractive rephrases. Good summaries combine both: reformulated decisions, exact quotes when authoritative.\n\n**Hallucination.** When a model produces plausible but false info. A risk to monitor in summaries, and why nothing is sent before your review.\n\n**Domain vocabulary \u002F custom dictionary.** Adding sector-specific terms (product names, acronyms, jargon) so transcription spells them correctly.\n\n**Latency and real-time.** Delay between speech and transcription. Real-time shows transcription during the meeting, not after.\n\n**API and webhook.** Technical connection points sending summaries automatically to other tools (CRM, knowledge base) without human action.\n\n**TLS and AES encryption.** TLS protects data in transfer, AES during storage. This is the concrete meaning of “encrypted in transit and at rest.”\n\n## Integrations and Deployment\n\n**CRM.** Tool centralizing contacts and opportunities (HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Dynamics). The goal for an AI note-taking tool is to send summaries to the right place.\n\n**VoIP.** Internet telephony (Aircall, Ringover). Enables capturing and summarizing calls, not just video meetings.\n\n**SSO \u002F SAML.** Single sign-on connecting the tool to the company directory. Setup often done by IT admin.\n\n**Calendar connection.** Linking the tool to your calendar (Outlook, Google Calendar), allowing the assistant to join scheduled meetings automatically.","2026-08-07T15:23:41.367Z","2026-08-10T08:06:10.040Z","2026-08-10T08:06:38.158Z",{"id":842,"documentId":266,"metaTitle":843,"metaDescription":844,"slug":845,"heroTitle":846,"heroUnderTitle":847,"heroUnderTitle2":848,"heroUnderTitle3":849,"heroCTA":850,"heroVideoUrl":68,"blog":851,"createdAt":852,"updatedAt":853,"publishedAt":854,"locale":145,"__type":132},8670,"Certificações e regulamentação","Saiba a importância de certificações, auditorias e conformidade para garantir a segurança e confiabilidade do Leexi.","\u002Fpt\u002Fseguranca\u002Fcertificacoes-auditorias-conformidade-regulatoria\u002F","Certificações, auditorias e conformidade","Garantindo a segurança dos seus dados e conformidade internacional","Entenda a importância das auditorias e certificações na IA","Escolha um assistente AI confiável, certificado e conforme","Experimente Leexi grátis","Certificações e auditorias são essenciais para garantir que as ferramentas e serviços que você usa atendam aos mais altos padrões de proteção de dados, privacidade e qualidade. Mas o que exatamente significam certificações, auditorias e conformidade regulatória? Por que são essenciais? E como navegar por esse campo complexo?\n\n## O que é uma certificação e por que importa?\n\nUma certificação é um reconhecimento oficial concedido por um órgão independente que confirma que um produto, serviço ou organização atende a um conjunto específico de normas. Essas normas podem envolver segurança de dados, gestão de riscos, qualidade de processos ou conformidade com regulamentações.\n\nA certificação é importante porque oferece garantia objetiva a usuários e clientes. Demonstra o compromisso da empresa com altos padrões, proteção de informações sensíveis e confiabilidade dos serviços. Por exemplo, a certificação ISO 27001 é um padrão internacional reconhecido para gestão de segurança da informação.\n\nNo contexto de soluções AI e tomada automática de notas como Leexi, essas certificações tranquilizam os usuários quanto à confidencialidade das conversas, rastreabilidade dos dados e robustez da infraestrutura.\n\n## Qual o papel das auditorias na conformidade regulatória?\n\nAuditorias são avaliações detalhadas e regulares feitas por especialistas internos ou externos para verificar se as práticas da organização cumprem normas e regulamentos vigentes. Ajudam a identificar vulnerabilidades, medir a eficácia das medidas de segurança e sugerir melhorias.\n\nNa conformidade regulatória, auditorias são essenciais para garantir o cumprimento das obrigações legais, especialmente sobre proteção de dados pessoais (GDPR na Europa), segurança de TI e transparência no uso da inteligência artificial (como o EU AI Act).\n\n## Como a conformidade regulatória impacta empresas e usuários?\n\nConformidade regulatória refere-se a todas as regras e leis que uma empresa deve seguir em seu setor. Visa proteger direitos dos usuários, garantir segurança dos dados e regular o uso da tecnologia.\n\nPara empresas, a conformidade é obrigação legal e vantagem competitiva. Evita multas, danos à reputação e perda de confiança. Também promove melhor organização interna, gestão rigorosa de riscos e maior transparência com clientes.\n\nPara usuários, a conformidade assegura que seus dados pessoais são tratados com respeito, suas informações estão seguras e as ferramentas usadas são confiáveis. Por exemplo, Leexi, ao cumprir GDPR, ISO 27001 e EU AI Act, garante proteção ideal das trocas profissionais, rastreabilidade clara e uso ético da inteligência artificial.\n\n## Por que escolher uma ferramenta certificada e conforme como Leexi?\n\nCom o aumento das soluções digitais, é crucial optar por ferramentas que comprovem compromisso com segurança e conformidade. Escolher um assistente AI certificado significa garantir alta proteção de dados, gestão rigorosa de riscos e conformidade com regulamentos.\n\nLeexi exemplifica esse compromisso. Certificado ISO 27001, conforme GDPR e EU AI Act, oferece uma solução inteligente de tomada de notas que une desempenho, segurança e conformidade regulatória. Graças a essas certificações, usuários têm rastreabilidade completa das conversas, confidencialidade reforçada e qualidade de serviço ótima.\n\nAlém disso, Leexi passa por auditorias regulares para manter e aprimorar seus padrões, garantindo experiência confiável e segura. Ao escolher Leexi, você opta por um assistente AI que coloca conformidade e segurança no centro das operações, aumentando sua produtividade e colaboração.\n\n## Conclusão\n\nCertificações, auditorias e conformidade regulatória são mais que formalidades administrativas: são garantias essenciais para segurança, qualidade e ética das soluções digitais. Em um contexto onde dados são valiosos e sensíveis, esses elementos ajudam a construir confiança entre prestadores de serviço e usuários.\n\nPara empresas que buscam adotar ferramentas AI seguras e de alto desempenho, é vital escolher soluções certificadas e auditadas regularmente. Leexi, com certificação ISO 27001 e conformidade com GDPR e EU AI Act, representa esse compromisso com excelência e transparência.\n\nPronto para melhorar a qualidade das suas reuniões garantindo segurança e conformidade dos seus dados? Experimente Leexi hoje e aproveite um assistente AI inteligente, certificado e conforme os padrões mais exigentes.\n\n[Experimente Leexi grátis](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)","2026-06-04T08:23:45.427Z","2026-06-04T08:23:57.465Z","2026-06-04T08:23:57.534Z",{"id":856,"documentId":806,"metaTitle":857,"metaDescription":858,"slug":859,"heroTitle":860,"heroUnderTitle":861,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":236,"heroVideoUrl":68,"blog":862,"createdAt":863,"updatedAt":864,"publishedAt":865,"locale":241,"__type":132},20872,"Glosario de la herramienta IA de toma","Términos clave de la herramienta IA: cuenta, transcripción, RGPD, ISO 27001, LLM, diarización, RAG y más.","\u002Fes\u002Fseguridad\u002Fcertificaciones-auditorias-cumplimiento\u002Fglosario-herramienta-de-toma-de-notas-ia\u002F","Glosario de la herramienta IA de toma de notas","Términos del producto, cumplimiento y técnica, definidos y listos para buscadores.","Los términos que un profesional encuentra al elegir una herramienta IA de toma de notas, definidos de forma sencilla. Cada definición tiene de una a tres frases, escritas para ser usadas tal cual por buscadores o IA. Para dudas de compra, la [FAQ cumplimiento y soberanía](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fes\u002Fseguridad\u002Fcertificaciones-auditorias-cumplimiento\u002Ffaq-cumplimiento-soberania\u002F) responde punto por punto; para ver estas piezas en acción, [prueba Leexi en una de tus reuniones](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta).\n\n## Producto y cuenta\n\n**Herramienta IA de toma de notas.** Software que se une a tu reunión (videoconferencia, llamada o presencial), la transcribe y genera el resumen: decisiones, acciones, plazos. Escribe las notas por ti, no solo te ayuda a escribirlas. Más detalles en [toma de notas por IA](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fes\u002Fasistente-ia\u002Ftoma-de-notas-ia\u002Fleexi-ai-toma-notas-revolucion-reuniones\u002F).\n\n**Notetaker.** Término inglés común para herramienta IA de toma de notas. En Leexi, decimos «herramienta IA de toma de notas».\n\n**Cuenta (CR).** Documento redactado tras la reunión: resumen, decisiones, tareas asignadas y plazos. Es el entregable, a diferencia de la transcripción cruda. Algunos [herramientas de cuentas de reunión](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fes\u002Fasistente-ia\u002Ftoma-de-notas-ia\u002Fherramientas-reportes-reunion\u002F) lo generan automáticamente.\n\n**Acta (PV).** Cuenta formal de una instancia: junta directiva, asamblea, CSE, consejo municipal. Igual que un CR, pero con forma más estricta.\n\n**Transcripción.** Texto palabra por palabra de lo dicho en la reunión. Base para el resumen, pero cruda: hay que depurarla para extraer lo esencial.\n\n**Identificación del hablante.** Asignar cada fragmento de la transcripción a quien lo dijo. Permite saber quién asumió qué compromiso.\n\n**Resumen automático.** Síntesis generada desde la transcripción: lo esencial de la reunión sin releer todo.\n\n**Plantilla de resumen.** Modelo de cuenta adaptado a tipo de reunión, por ejemplo entrevista o cita comercial. El resumen destaca lo importante para ese tipo.\n\n**Biblioteca.** Historial consultable de tus reuniones grabadas. Encuentras intercambios pasados sin abrir grabaciones.\n\n**Asistente (bot).** Agente que se une a la reunión para grabar y transcribir. Visible en la reunión, como exige el EU AI Act.\n\n**Autorrelleno CRM.** Completa automáticamente campos del CRM desde el resumen, sin reingreso. El resumen correcto se asocia a la ficha adecuada vía [integraciones CRM y videoconferencia](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fintegrations\u002F).\n\n**Presencial.** Reunión en sala, frente a videoconferencia. Herramienta IA solo en video no capta estas; [app móvil](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fes\u002Fasistente-ia\u002Fapp-movil\u002F) graba la sala.\n\n## Cumplimiento y soberanía\n\n**RGPD.** Reglamento europeo de datos personales. Para herramienta IA, exige base legal para grabar, informar a participantes y controlar tiempo de conservación.\n\n**Base legal.** Fundamento jurídico que autoriza grabar. Internamente, empleador puede usar interés legítimo tras balance y aviso; con externos, suele requerirse consentimiento explícito.\n\n**Consentimiento fechado.** Prueba fechada de que participantes fueron informados y consintieron, guardada en registro exportable y configurable por equipo y país.\n\n**ISO 27001.** Norma voluntaria de seguridad informática. No es obligación legal, pero es requisito en licitaciones B2B, grandes cuentas y sector público. Detalles en [certificaciones, auditorías y cumplimiento](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fes\u002Fseguridad\u002Fcertificaciones-auditorias-cumplimiento\u002F).\n\n**ISO 42001.** Norma para gestión de sistemas de IA. En Leexi, está en proceso.\n\n**NIS2.** Directiva europea que impone seguridad legal a entidades «esenciales» e «importantes». Es la obligación legal, no ISO 27001, que es medio para cumplirla.\n\n**EU AI Act.** Marco europeo de inteligencia artificial. Impone transparencia (asistente visible) y análisis de impacto para usos sensibles. [Compromiso de Leexi con EU AI Act](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fes\u002Fseguridad\u002Fcertificaciones-auditorias-cumplimiento\u002Feu-ai-act\u002F).\n\n**Cloud Act.** Ley estadounidense que permite acceso a datos de empresas US aunque estén almacenados fuera. Por eso, AWS en Francia no basta para soberanía estricta.\n\n**Alojamiento soberano.** Alojamiento que cumple tres condiciones: datacenters en Francia, entidad legal no sujeta a leyes extraterritoriales y control europeo.\n\n**HDS (Alojador de Datos de Salud).** Certificación obligatoria para alojar datos personales de salud en Francia. Sin ella, herramienta no puede tratar datos para estructura sanitaria.\n\n**SecNumCloud.** Calificación ANSSI que garantiza alto nivel de seguridad e inmunidad a leyes extraeuropeas. Principalmente para sector público y datos sensibles.\n\n**DPA (acuerdo de procesamiento de datos).** Contrato que regula tratamiento de tus datos por proveedor. Es uno de los primeros documentos que un DPO pide antes de comprar.\n\n**Subcontratista.** Proveedor que procesa datos para el proveedor principal. Lista de subcontratistas es prueba que comprador exige para mapear cadena de tratamiento.\n\n**No entrenamiento.** Tus conversaciones no se usan para entrenar modelos IA. Primer punto que verifican equipos técnicos.\n\n**Circuito cerrado.** Tratamiento donde modelo de lenguaje opera en entorno controlado, sin exponer datos a terceros. En Leexi, modelo corre vía Azure Francia, en circuito cerrado.\n\n**Cifrado en tránsito y reposo.** Protección de datos durante transferencia y almacenamiento.\n\n**Schrems II \u002F Data Privacy Framework.** Marco legal que regula transferencias de datos personales UE-EEUU. Herramienta que aloja y procesa todo en EEUU depende de esto.\n\n**SOC 2.** Informe de auditoría estadounidense, equivalente funcional a ISO 27001. Compradores piden uno u otro como prueba externa, no solo declaración.\n\n**DPIA \u002F AIPD (análisis de impacto).** Análisis de impacto en protección de datos, requerido para tratamientos sensibles. EU AI Act lo hace casi obligatorio antes de desplegar IA.\n\n**Pseudonimización y anonimización.** Pseudonimizar: sustituir identificadores por códigos reversibles; anonimizar: hacer imposible identificar. Solo anonimización excluye dato del RGPD.\n\n**Datos personales (PII).** Información que identifica persona directa o indirectamente. Transcripción suele contener nombres, cargos, comentarios.\n\n**Residencia de datos.** Lugar físico donde se almacenan tus datos. Para Leexi, es Francia.\n\n## Bajo el capó: técnica\n\n**Reconocimiento vocal (ASR, speech-to-text).** Conversión de voz a texto. Primera etapa: sin transcripción fiable, no hay resumen fiable.\n\n**Diarización.** Nombre técnico para identificación del hablante: segmentar audio y asignar cada parte a la persona correcta. Permite saber «quién dijo qué».\n\n**Detección de actividad vocal (VAD).** Detectar cuándo alguien habla para transcribir y omitir silencios y ruido.\n\n**Tasa de error de palabras (WER).** Medida de calidad de transcripción: porcentaje de palabras mal transcritas. Más baja es mejor; suele diferenciar herramientas en francés y neerlandés.\n\n**Procesamiento de lenguaje natural (NLP).** Técnicas que permiten a máquina analizar y generar lenguaje. Convierte transcripción cruda en resumen estructurado.\n\n**Gran modelo de lenguaje (LLM).** Modelo IA que redacta resumen, decisiones y tareas desde transcripción. En Leexi, modelo OpenAI ejecutado vía Azure Francia, en circuito cerrado.\n\n**Prompt y plantilla de prompt.** Instrucción al modelo para generar cuenta. Plantilla por tipo de reunión orienta resumen a lo importante.\n\n**RAG (generación aumentada por recuperación).** Técnica donde modelo responde apoyado en documentos precisos, no solo memoria. En Leexi, «Ask Leexi» consulta historial de reuniones.\n\n**Resumen extractivo y abstractivo.** Extractivo: se seleccionan frases textuales. Abstractivo: se reformula. Buen resumen combina ambos: decisión reformulada, cita exacta si es clave.\n\n**Alucinación.** Cuando modelo genera información plausible pero falsa. En cuenta, riesgo a vigilar; por eso nada se envía sin tu revisión.\n\n**Vocabulario sectorial \u002F diccionario personalizado.** Añadir términos propios (productos, siglas, jerga) para que transcripción los escriba bien.\n\n**Latencia y tiempo real.** Retraso entre lo dicho y transcripción. En tiempo real, transcripción aparece durante reunión, no después.\n\n**API y webhook.** Puntos técnicos que envían cuenta automáticamente a otra herramienta (CRM, base de conocimientos) sin intervención humana.\n\n**Cifrado TLS y AES.** TLS protege datos en transferencia, AES en almacenamiento. Es el sentido de «cifrado en tránsito y reposo».\n\n## Integraciones y despliegue\n\n**CRM.** Herramienta que centraliza contactos y oportunidades (HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Dynamics). Reto para herramienta IA es subir cuenta al lugar correcto.\n\n**VoIP.** Telefonía por Internet (Aircall, Ringover). Permite captar y resumir llamadas, no solo videoconferencias.\n\n**SSO \u002F SAML.** Autenticación única que conecta herramienta al directorio de empresa. Su implementación suele ser por administrador IT.\n\n**Conexión al calendario.** Enlace de herramienta con tu agenda (Outlook, Google Calendar), que permite al asistente unirse automáticamente a reuniones programadas.","2026-08-07T15:23:41.541Z","2026-08-10T08:06:10.138Z","2026-08-10T08:07:11.640Z",{"id":867,"documentId":806,"metaTitle":868,"metaDescription":869,"slug":870,"heroTitle":871,"heroUnderTitle":872,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":215,"heroVideoUrl":68,"blog":873,"createdAt":874,"updatedAt":875,"publishedAt":876,"locale":74,"__type":132},20821,"Glossarium AI-notitiehulpmiddel: notu","Begrippen van AI-notitiehulpmiddel: verslag, transcriptie, GDPR, ISO 27001, LLM, diarizatie, RAG en meer.","\u002Fnl\u002Fveiligheid\u002Fcertificeringen-audits-naleving-regelgeving\u002Fwoordenlijst-ai-notitie-tool\u002F","Glossarium van het AI-notitiehulpmiddel","Product-, compliance- en technische termen, eenvoudig uitgelegd en precies overgenomen door zoekmachines.","De termen die een professional tegenkomt bij het kiezen van een AI-notitiehulpmiddel, eenvoudig uitgelegd. Elke definitie bestaat uit één tot drie zinnen, geschreven om exact door zoekmachines of AI te worden overgenomen. Voor aankoopvragen beantwoordt de [FAQ over compliance en soevereiniteit](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fnl\u002Fveiligheid\u002Fcertificeringen-audits-naleving-regelgeving\u002Ffaq-naleving-soevereiniteit\u002F) deze puntsgewijs; om te zien hoe deze onderdelen samenwerken, [test Leexi in een van uw vergaderingen](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta).\n\n## Het product en het verslag\n\n**AI-notitiehulpmiddel.** Software die uw vergadering (videoconferentie, telefoon of fysiek) bijwoont, transcribeert en een verslag maakt: beslissingen, acties, deadlines. Het schrijft de notities voor u, in plaats van u te helpen uw eigen notities te maken. De volledige werking staat op [AI-vergadernotities](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fnl\u002Fai-assistent\u002Fnote-taker\u002Fleexi-ai-note-taker-veranderd-vergaderingen\u002F).\n\n**Notetaker.** Veelgebruikte Engelse term voor een AI-notitiehulpmiddel. Bij Leexi zeggen we \"AI-notitiehulpmiddel\".\n\n**Verslag (CR).** Het document dat na de vergadering wordt opgesteld: samenvatting, genomen beslissingen, toegewezen taken en deadlines. Het is het eindproduct, in tegenstelling tot de ruwe transcriptie. Sommige [vergaderverslagtools](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fnl\u002Fai-assistent\u002Fnote-taker\u002Ftools-voor-samenvattingen\u002F) maken dit automatisch.\n\n**Proces-verbaal (PV).** Het formele verslag van een orgaan: raad van bestuur, algemene vergadering, CSE, gemeenteraad. Zelfde logica als een CR, maar met strengere vormvereisten.\n\n**Transcriptie.** Woord-voor-woord tekst van wat er tijdens de vergadering is gezegd. Het dient als basis voor het verslag, maar is nog onbewerkt: het moet worden geanalyseerd om de kern te halen.\n\n**Sprekeridentificatie (wie spreekt).** Toewijzing van elk transcriptiedeel aan de spreker. Zo weet u wie welke toezegging deed.\n\n**Automatisch samenvatten.** Synthese gemaakt uit de transcriptie: de kern van de vergadering, zonder alles opnieuw te lezen.\n\n**Samenvattingssjabloon.** Een verslagmodel aangepast aan een type vergadering, bijvoorbeeld een sollicitatiegesprek of verkoopafspraak. Het verslag richt zich dan op wat voor dat type vergadering telt.\n\n**Bibliotheek.** Historie van uw opgenomen vergaderingen, doorzoekbaar. U vindt een eerdere uitwisseling terug zonder de opname opnieuw te openen.\n\n**De assistent (de bot).** Agent die de vergadering bijwoont om op te nemen en te transcriberen. Hij is zichtbaar in de vergadering, zoals vereist door de EU AI Act.\n\n**Autofill CRM.** Automatisch invullen van CRM-velden vanuit het verslag, zonder herinvoer. Het juiste verslag verschijnt in het juiste dossier via de [CRM- en videoconferentie-integraties](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fintegrations\u002F).\n\n**Fysieke aanwezigheid.** Een vergadering in een zaal, in tegenstelling tot videoconferentie. Een AI-notitiehulpmiddel dat alleen in visio werkt, vangt deze niet; [de mobiele app](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fnl\u002Fai-assistent\u002Fmobiele-app\u002F) neemt de zaal wel op.\n\n## Compliance en soevereiniteit\n\n**GDPR.** Europese verordening voor persoonsgegevens. Voor een AI-notitiehulpmiddel vereist dit een wettelijke basis voor opname, informatie aan deelnemers en gecontroleerde bewaartermijn.\n\n**Wettelijke basis.** Juridische grondslag die opname toestaat. Intern kan de werkgever steunen op gerechtvaardigd belang na afweging en voorafgaande informatie; voor gesprekken met externen is meestal expliciete toestemming nodig.\n\n**Getimede toestemming.** Gedateerd bewijs dat deelnemers geïnformeerd zijn en toestemming gaven voor opname, bewaard in een exporteerbare log, instelbaar per team en land.\n\n**ISO 27001.** Vrijwillige norm voor informatiebeveiliging. Geen wettelijke verplichting, maar feitelijk vereiste bij B2B-aanbestedingen, grote klanten en overheidsopdrachten. Details op [certificeringen, audits en compliance](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fnl\u002Fveiligheid\u002Fcertificeringen-audits-naleving-regelgeving\u002F).\n\n**ISO 42001.** Norm voor management van AI-systemen. Bij Leexi in ontwikkeling.\n\n**NIS2.** Europese richtlijn die wettelijke beveiligingsplicht oplegt aan \"essentiële\" en \"belangrijke\" entiteiten. Deze verplichting komt van NIS2, niet van ISO 27001; ISO 27001 is een manier om eraan te voldoen.\n\n**EU AI Act.** Europees kader voor kunstmatige intelligentie. Vereist onder meer transparantie (zichtbare assistent in vergadering) en impactanalyses voor gevoelige toepassingen. [Leexi's inzet voor de EU AI Act](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fnl\u002Fveiligheid\u002Fcertificeringen-audits-naleving-regelgeving\u002Feu-ai-wet\u002F) is gedocumenteerd.\n\n**Cloud Act.** Amerikaanse wet die autoriteiten toegang geeft tot data van Amerikaanse bedrijven, ook als die elders zijn opgeslagen. Daarom is AWS-hosting in Frankrijk niet voldoende voor strikte soevereiniteit.\n\n**Soevereine hosting.** Hosting die aan drie voorwaarden voldoet: datacenters fysiek in Frankrijk, juridische entiteit niet onderworpen aan extraterritoriale wetten, en Europees kapitaalbeheer.\n\n**HDS (Gezondheidsgegevenshost).** Verplichte certificering voor hosting van gezondheidsgegevens in Frankrijk. Zonder deze mag een tool deze data niet verwerken voor een zorginstelling.\n\n**SecNumCloud.** ANSSI-kwalificatie die hoog beveiligingsniveau en immuniteit tegen extraterritoriale wetten garandeert. Vooral relevant voor publieke sector met gevoelige data.\n\n**DPA (gegevensverwerkingsovereenkomst).** Contract dat de verwerking van uw data door een leverancier regelt. Een van de eerste documenten die een DPO vraagt voor aankoop.\n\n**Subverwerker.** Dienstverlener die data verwerkt namens de leverancier. De lijst van subverwerkers is bewijs dat een koper vraagt om de verwerkingsketen in kaart te brengen.\n\n**Niet-trainen.** Uw gesprekken worden niet gebruikt om AI-modellen te trainen. Dit is het eerste wat technische teams controleren.\n\n**Gesloten circuit.** Verwerking waarbij het taalmodel draait binnen een gecontroleerde omgeving, zonder dat uw data voor derden wordt gebruikt. Bij Leexi draait het model via Azure France, in gesloten circuit.\n\n**Encryptie tijdens transport en opslag.** Bescherming van data tijdens overdracht en opslag.\n\n**Schrems II \u002F Data Privacy Framework.** Juridisch kader voor overdracht van persoonsgegevens van EU naar VS. Een tool die alles in de VS host en verwerkt, valt hieronder.\n\n**SOC 2.** Amerikaanse auditrapportage, functioneel equivalent van ISO 27001. Kopers vragen een van beide als onafhankelijke bewijsvoering, niet alleen een verklaring.\n\n**DPIA \u002F AIPD (impactanalyse).** Gegevensbeschermingseffectbeoordeling, vereist voor gevoelige verwerkingen. EU AI Act maakt dit bijna standaard voor AI-tools.\n\n**Pseudonimisering en anonimisering.** Pseudonimiseren vervangt ID's door omkeerbare codes; anonimiseren maakt identificatie onmogelijk. Alleen anonimiseren haalt data uit GDPR.\n\n**Persoonsgegevens (PII).** Alle informatie die een persoon direct of indirect identificeert. Een vergadertranscriptie bevat bijna altijd namen, functies, uitgesproken woorden.\n\n**Dataresidency.** De fysieke locatie waar uw data wordt opgeslagen. Voor Leexi is dat Frankrijk.\n\n## Onder de motorkap: techniek\n\n**Spraakherkenning (ASR, speech-to-text).** Omzetting van spraak naar tekst. Eerste stap in de keten: zonder betrouwbare transcriptie geen betrouwbaar verslag.\n\n**Diarizatie.** Technische term voor sprekeridentificatie: audio segmenteren en elk deel aan juiste persoon toewijzen. Zo kan worden genoteerd \"wie wat zei\".\n\n**Spraakactiviteitsdetectie (VAD).** Detectie van momenten waarop iemand spreekt, om spraak te transcriberen en stilte\u002Fachtergrondgeluid te negeren.\n\n**Woordenfoutpercentage (WER).** Maatstaf voor transcriptiekwaliteit: percentage verkeerd getranscribeerde woorden. Hoe lager, hoe beter; vaak maken tools het verschil in Frans en Nederlands.\n\n**Natuurlijke taalverwerking (NLP).** Technieken waarmee een machine taal analyseert en produceert. Zet ruwe transcriptie om in gestructureerde samenvatting.\n\n**Groot taalmodel (LLM).** AI-model dat het verslag, beslissingen en taken maakt op basis van transcriptie. Bij Leexi is dit een OpenAI-model dat via Azure France draait, in gesloten circuit.\n\n**Prompt en promptsjabloon.** Instructie aan het model om het verslag te maken. Per vergadertype stuurt een sjabloon de samenvatting naar relevante inhoud.\n\n**RAG (retrieval-augmented generation).** Techniek waarbij het model antwoordt op basis van specifieke documenten in plaats van alleen geheugen. Bij Leexi bevraagt \"Ask Leexi\" zo uw vergaderhistorie.\n\n**Extractieve en abstractive samenvatting.** Extractief: zinnen selecteren zoals ze zijn. Abstractive: herformuleren. Een goed verslag combineert beide: herformuleerde beslissing, exacte citaat waar relevant.\n\n**Hallucinatie.** Wanneer een model plausibele maar onjuiste informatie produceert. Bij verslagen een risico om te bewaken, reden dat niets wordt verzonden zonder uw controle.\n\n**Vakjargon \u002F gepersonaliseerd woordenboek.** Toevoegen van sector-specifieke termen (productnamen, acroniemen, jargon) zodat transcriptie ze correct spelt.\n\n**Latentie en realtime.** Vertraging tussen gesproken woord en transcriptie. Realtime toont transcriptie tijdens vergadering, niet erna.\n\n**API en webhook.** Technische koppelingen die automatisch een verslag naar een ander systeem sturen (CRM, kennisbank) zonder menselijke tussenkomst.\n\n**TLS- en AES-encryptie.** TLS beschermt data tijdens overdracht, AES tijdens opslag. Dit is de concrete betekenis van \"versleuteld in transit en in rust\".\n\n## Integraties en uitrol\n\n**CRM.** Hulpmiddel dat uw contacten en kansen centraliseert (HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Dynamics). Voor een AI-notitiehulpmiddel is de uitdaging het verslag op de juiste plek te krijgen.\n\n**VoIP.** Telefonie via internet (Aircall, Ringover). Hiermee kunnen ook gesprekken worden vastgelegd en samengevat, niet alleen videoconferenties.\n\n**SSO \u002F SAML.** Single sign-on die het hulpmiddel koppelt aan het bedrijfsdirectory. Meestal ingericht door IT-beheerder.\n\n**Agenda-koppeling.** Verbinding van het hulpmiddel met uw kalender (Outlook, Google Agenda), zodat de assistent automatisch geplande vergaderingen bijwoont.","2026-08-07T15:23:41.468Z","2026-08-10T08:06:10.083Z","2026-08-10T08:07:03.146Z",{"id":878,"documentId":806,"metaTitle":879,"metaDescription":880,"slug":881,"heroTitle":882,"heroUnderTitle":883,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":153,"heroVideoUrl":68,"blog":884,"createdAt":885,"updatedAt":886,"publishedAt":887,"locale":158,"__type":132},20925,"Glossario strumento note IA: verbale,","Termini strumento note IA spiegati: verbale, trascrizione, GDPR, ISO 27001, LLM, diarizzazione, RAG e altro.","\u002Fit\u002Fsicurezza\u002Fcertificazioni-audit-conformita-normativa\u002Fglossario-strumento-di-prendere-appunti-ia\u002F","Glossario dello strumento di note IA","Termini di prodotto, conformità e tecnica, spiegati e indicizzati dai motori di ricerca.","I termini che un professionista incontra scegliendo uno strumento di note IA, spiegati semplicemente. Ogni definizione è in una-tre frasi, scritta per essere ripresa così com'è da motori di ricerca o IA. Per domande d'acquisto, la [FAQ conformità e sovranità](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fit\u002Fsicurezza\u002Fcertificazioni-audit-conformita-normativa\u002Ffaq-conformita-sovranita\u002F) risponde punto per punto; per vedere queste funzioni insieme, [prova Leexi in una tua riunione](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta).\n\n## Il prodotto e il verbale\n\n**Strumento di note IA.** Un software che si unisce alla tua riunione (in videoconferenza, telefono o presenza), la trascrive e ne redige il verbale: decisioni, azioni, scadenze. Scrive le note al posto tuo, invece di aiutarti a scriverle. Il funzionamento completo è dettagliato su [la presa di note da riunione con IA](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fit\u002Fassistente-ia\u002Fpresa-appunti-ia\u002Fleexi-ai-note-taker-rivoluzione-riunioni\u002F).\n\n**Notetaker.** Termine inglese comune per uno strumento di note IA. In Leexi si dice «strumento di note IA».\n\n**Verbale (CR).** Documento redatto dopo la riunione: riassunto, decisioni prese, compiti assegnati e scadenze. È il deliverable, a differenza della trascrizione grezza. Alcuni [strumenti di verbali di riunione](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fit\u002Fassistente-ia\u002Fpresa-appunti-ia\u002Fstrumenti-rapporti-riunione\u002F) lo producono automaticamente.\n\n**Verbale ufficiale (PV).** Verbale formale di un organismo: consiglio d'amministrazione, assemblea generale, CSE, consiglio comunale. Stessa logica del CR, con requisiti formali più rigidi.\n\n**Trascrizione.** Testo parola per parola di quanto detto in riunione. Serve da base al riassunto, ma resta grezza: va elaborata per estrarne l'essenziale.\n\n**Identificazione oratore (chi parla).** Assegnazione di ogni parte della trascrizione alla persona che l'ha detta. Permette di sapere chi ha preso quale impegno.\n\n**Riassunto automatico.** Sintesi generata dalla trascrizione: l'essenziale della riunione, senza rileggerla tutta.\n\n**Template di riassunto.** Modello di verbale adatto a un tipo di riunione, es. colloquio o incontro commerciale. Il riassunto evidenzia ciò che conta per quel tipo.\n\n**Libreria.** Storico delle tue riunioni registrate, consultabile. Trovi uno scambio passato senza riaprire la registrazione.\n\n**Assistente (bot).** Agente che si unisce alla riunione per registrarla e trascriverla. Visibile in riunione, come richiesto dall'EU AI Act.\n\n**Autofill CRM.** Compilazione automatica dei campi CRM dal verbale, senza reinserimento. Il verbale giusto arriva nella scheda giusta, tramite [integrazioni CRM e videoconferenza](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fintegrations\u002F).\n\n**Presenza fisica.** Riunione in sala, contrapposta alla videoconferenza. Uno strumento di note IA che funziona solo in video non cattura queste; [l'app mobile](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fit\u002Fassistente-ia\u002Fapp-mobile\u002F) registra la sala.\n\n## Conformità e sovranità\n\n**GDPR.** Regolamento europeo sui dati personali. Per uno strumento di note IA impone base legale alla registrazione, informazione ai partecipanti e durata conservazione controllata.\n\n**Base legale.** Fondamento giuridico che autorizza la registrazione. Internamente, il datore può basarsi su interesse legittimo dopo test bilanciamento e informazione; per chiamate con esterni serve consenso esplicito.\n\n**Consenso datato.** Prova datata che i partecipanti sono stati informati e hanno acconsentito, conservata in log esportabile e configurabile per team e paese.\n\n**ISO 27001.** Norma volontaria di sicurezza informativa. Non obbligatoria per legge, ma prerequisito in gare B2B, grandi clienti e appalti pubblici. Dettagli su [certificazioni, audit e conformità](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fit\u002Fsicurezza\u002Fcertificazioni-audit-conformita-normativa\u002F).\n\n**ISO 42001.** Norma di gestione dei sistemi di intelligenza artificiale. In Leexi è in corso.\n\n**NIS2.** Direttiva europea che impone obbligo legale di sicurezza per entità «essenziali» e «importanti». È lei, non ISO 27001, a creare obbligo; ISO 27001 è un modo per rispettarlo.\n\n**EU AI Act.** Quadro europeo sull'intelligenza artificiale. Impone trasparenza (assistente visibile in riunione) e analisi d'impatto per usi sensibili. [L'impegno di Leexi sull'EU AI Act](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fit\u002Fsicurezza\u002Fcertificazioni-audit-conformita-normativa\u002Feu-ai-act\u002F) è documentato.\n\n**Cloud Act.** Legge USA che consente alle autorità americane di accedere a dati detenuti da società USA, anche se archiviati altrove. Per questo un hosting AWS in Francia non basta per sovranità stretta.\n\n**Hosting sovrano.** Hosting che soddisfa tre condizioni: datacenter fisici in Francia, entità giuridica non soggetta a leggi extraterritoriali, controllo azionario europeo.\n\n**HDS (Host dati sanitari).** Certificazione obbligatoria per ospitare dati sanitari personali in Francia. Senza, uno strumento non può trattare questi dati per strutture sanitarie.\n\n**SecNumCloud.** Qualifica ANSSI che attesta alto livello di sicurezza e immunità da leggi extraeuropee. Riguarda soprattutto settore pubblico e dati sensibili.\n\n**DPA (accordo trattamento dati).** Contratto che regola il trattamento dati da parte di un fornitore. È uno dei primi documenti richiesti da un DPO prima dell'acquisto.\n\n**Subappaltatore.** Fornitore che tratta dati per conto del fornitore principale. L'elenco subappaltatori è prova richiesta per mappare la catena di trattamento.\n\n**No training.** Le tue conversazioni non sono usate per addestrare modelli IA. Primo punto verificato dai team tecnici.\n\n**Circuito chiuso.** Trattamento dove modello linguistico gira in ambiente controllato, senza esporre dati a terzi. In Leexi, modello eseguito via Azure Francia, in circuito chiuso.\n\n**Crittografia in transito e a riposo.** Protezione dati durante trasferimento e archiviazione.\n\n**Schrems II \u002F Data Privacy Framework.** Quadro giuridico che regola trasferimenti dati personali UE-USA. Uno strumento che ospita e tratta tutto negli USA dipende da questo.\n\n**SOC 2.** Rapporto di audit USA, equivalente funzionale a ISO 27001. Acquirenti richiedono uno dei due come prova terza, non semplice dichiarazione.\n\n**DPIA \u002F AIPD (analisi impatto).** Analisi impatto protezione dati, richiesta per trattamenti sensibili. EU AI Act la rende quasi obbligatoria prima di usare uno strumento IA.\n\n**Pseudonimizzazione e anonimizzazione.** Pseudonimizzare significa sostituire identificatori con codici reversibili; anonimizzare significa rendere impossibile identificazione. Solo anonimizzazione esclude dato dal GDPR.\n\n**Dati personali (PII).** Qualsiasi informazione che identifica una persona, direttamente o indirettamente. Una trascrizione riunione quasi sempre li contiene: nomi, ruoli, discorsi.\n\n**Residenza dati.** Luogo fisico dove i dati sono archiviati. Per Leexi è la Francia.\n\n## Sotto il cofano: tecnica\n\n**Riconoscimento vocale (ASR, speech-to-text).** Conversione voce in testo. Prima tappa della catena: senza trascrizione affidabile, niente verbale affidabile.\n\n**Diarizzazione.** Termine tecnico per identificazione oratore: segmentare audio e assegnare ogni parte alla persona giusta. Permette di scrivere «chi ha detto cosa».\n\n**Rilevamento attività vocale (VAD).** Individuazione momenti in cui qualcuno parla, per trascrivere e ignorare silenzi e rumori.\n\n**Tasso errore parole (WER).** Misura qualità trascrizione: percentuale parole errate. Più basso è, migliore è trascrizione; spesso strumenti si distinguono su francese e olandese.\n\n**Elaborazione linguaggio naturale (NLP).** Tecniche che permettono a una macchina di analizzare e produrre linguaggio. Trasforma trascrizione grezza in riassunto strutturato.\n\n**Grande modello linguistico (LLM).** Modello IA che redige riassunto, decisioni e compiti dalla trascrizione. In Leexi è modello OpenAI eseguito via Azure Francia, in circuito chiuso.\n\n**Prompt e template prompt.** Istruzione data al modello per produrre verbale. Un template per tipo riunione orienta riassunto su ciò che conta per quel tipo.\n\n**RAG (generazione aumentata da recupero).** Tecnica dove modello risponde basandosi su documenti precisi, non solo memoria. In Leexi, «Ask Leexi» interroga lo storico delle tue riunioni.\n\n**Riassunto estrattivo e astrattivo.** Estrattivo: si selezionano frasi così come sono. Astrattivo: si riformula. Un buon verbale combina entrambi: decisione riformulata, citazione esatta se rilevante.\n\n**Allucinazione.** Quando un modello produce informazione plausibile ma falsa. Nel verbale è rischio da monitorare, motivo per cui nulla parte prima della tua revisione.\n\n**Vocabolario settore \u002F dizionario personalizzato.** Aggiunta di termini specifici del tuo campo (nomi prodotti, sigle, gergo) per trascrizione corretta.\n\n**Latenza e tempo reale.** Ritardo tra ciò che si dice e trascrizione. In tempo reale, trascrizione appare durante riunione, non dopo.\n\n**API e webhook.** Punti di connessione tecnica che inviano automaticamente verbale a altro strumento (CRM, knowledge base) senza intervento umano.\n\n**Crittografia TLS e AES.** TLS protegge dati in trasferimento, AES in archiviazione. È il senso concreto di «crittografato in transito e a riposo».\n\n## Integrazioni e distribuzione\n\n**CRM.** Strumento che centralizza contatti e opportunità (HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Dynamics). Sfida per strumento note IA è far arrivare verbale nel posto giusto.\n\n**VoIP.** Telefonia via Internet (Aircall, Ringover). Permette di catturare e riassumere anche chiamate, non solo videoconferenze.\n\n**SSO \u002F SAML.** Autenticazione unica che collega strumento alla directory aziendale. Spesso implementata dall'amministratore IT.\n\n**Connessione calendario.** Collegamento strumento al tuo calendario (Outlook, Google Calendar), che permette all'assistente di unirsi automaticamente alle riunioni pianificate.","2026-08-07T15:23:41.597Z","2026-08-10T08:06:10.189Z","2026-08-10T08:07:16.415Z",{"id":889,"documentId":266,"metaTitle":890,"metaDescription":891,"slug":892,"heroTitle":893,"heroUnderTitle":894,"heroUnderTitle2":895,"heroUnderTitle3":896,"heroCTA":897,"heroVideoUrl":68,"blog":898,"createdAt":899,"updatedAt":900,"publishedAt":901,"locale":74,"__type":132},7257,"Certificeringen & regelgeving","Ontdek het belang van certificeringen, audits en regelgeving voor de veiligheid en betrouwbaarheid van AI-oplossingen zoals Leexi.","\u002Fnl\u002Fveiligheid\u002Fcertificeringen-audits-naleving-regelgeving\u002F","Certificeringen, audits & regelgeving","Uw dataveiligheid en naleving van internationale normen waarborgen","Het belang van audits en certificeringen in de AI-wereld begrijpen","Kies een betrouwbare, gecertificeerde en conforme AI-assistent voor uw meetings","Probeer Leexi gratis","Certificeringen en audits spelen een fundamentele rol bij het waarborgen dat de tools en diensten die u gebruikt voldoen aan de hoogste normen voor gegevensbescherming, privacy en kwaliteit. Maar wat betekenen certificeringen, audits en naleving van regelgeving precies? Waarom zijn ze essentieel? En hoe navigeert u in dit soms complexe veld?\n\n## Wat is een certificering en waarom is het belangrijk?\n\nEen certificering is een officiële erkenning van een onafhankelijke instantie die bevestigt dat een product, dienst of organisatie voldoet aan een specifieke set normen. Deze normen kunnen betrekking hebben op databeveiliging, risicobeheer, proceskwaliteit of naleving van specifieke regelgeving.\n\nCertificering is belangrijk omdat het objectieve zekerheid biedt aan gebruikers en klanten. Het toont de inzet van een bedrijf voor hoge standaarden, bescherming van gevoelige informatie en betrouwbaarheid van diensten. Bijvoorbeeld, ISO 27001-certificering is een internationaal erkende norm voor informatiebeveiligingsbeheer.\n\nIn de context van AI-oplossingen en geautomatiseerde notulering zoals Leexi, bieden deze certificeringen gebruikers vertrouwen in de vertrouwelijkheid van gesprekken, datatraceerbaarheid en de robuustheid van de infrastructuur.\n\n## Welke rol spelen audits bij naleving van regelgeving?\n\nAudits zijn grondige en regelmatige beoordelingen door interne of externe experts om te verifiëren of de praktijken van een organisatie voldoen aan de geldende normen en regels. Ze helpen zwakke punten te identificeren, de effectiviteit van beveiligingsmaatregelen te meten en verbeteringen aan te bevelen.\n\nBij naleving van regelgeving zijn audits essentieel om te garanderen dat wettelijke verplichtingen worden nageleefd, vooral op het gebied van persoonsgegevensbescherming (zoals GDPR in Europa), IT-beveiliging en transparantie bij het gebruik van kunstmatige intelligentie (zoals de EU AI Act).\n\n## Hoe beïnvloedt regelgeving bedrijven en hun gebruikers?\n\nNaleving van regelgeving verwijst naar alle regels en wetten die een bedrijf in zijn sector moet volgen. Het doel is gebruikersrechten te beschermen, dataveiligheid te waarborgen en het gebruik van technologie te reguleren.\n\nVoor bedrijven is naleving een wettelijke vereiste en een concurrentievoordeel. Het helpt financiële boetes, reputatieschade en verlies van vertrouwen te voorkomen. Daarnaast stimuleert het betere interne organisatie, streng risicobeheer en meer transparantie richting klanten.\n\nVoor gebruikers zorgt naleving ervoor dat hun persoonsgegevens respectvol worden behandeld, hun informatie veilig is en de gebruikte tools betrouwbaar zijn. Leexi garandeert bijvoorbeeld, door te voldoen aan GDPR, ISO 27001 en de EU AI Act, optimale bescherming van professionele uitwisselingen, duidelijke traceerbaarheid en ethisch gebruik van AI.\n\n## Waarom kiezen voor een gecertificeerde en conforme tool zoals Leexi?\n\nMet het groeiende aantal digitale oplossingen is het cruciaal tools te kiezen die hun inzet voor veiligheid en naleving hebben bewezen. Kiezen voor een gecertificeerde AI-assistent betekent zorgen voor een hoog niveau van gegevensbescherming, streng risicobeheer en naleving van actuele regelgeving.\n\nLeexi illustreert deze inzet perfect. Gecertificeerd ISO 27001, compliant met GDPR en de EU AI Act, biedt Leexi een intelligente notulering die prestaties, veiligheid en regelgeving combineert. Dankzij deze certificeringen profiteren gebruikers van volledige gesprekstraceerbaarheid, verbeterde vertrouwelijkheid en optimale servicekwaliteit.\n\nDaarnaast ondergaat Leexi regelmatige audits om haar standaarden te behouden en te verbeteren, wat zorgt voor een betrouwbare en veilige gebruikerservaring. Door te kiezen voor Leexi kiest u voor een AI-assistent die compliance en veiligheid centraal stelt, terwijl uw productiviteit en samenwerking worden versterkt.\n\n## Conclusie\n\nCertificeringen, audits en naleving van regelgeving zijn veel meer dan administratieve formaliteiten: het zijn essentiële garanties voor de veiligheid, kwaliteit en ethiek van digitale oplossingen. In een context waar data waardevol en gevoelig is, helpen deze elementen vertrouwen op te bouwen tussen dienstverleners en gebruikers.\n\nVoor bedrijven die krachtige en veilige AI-tools willen inzetten, is het cruciaal oplossingen te kiezen die gecertificeerd en regelmatig geaudit zijn. Leexi, met haar ISO 27001-certificering en naleving van GDPR en de EU AI Act, belichaamt deze inzet voor uitmuntendheid en transparantie volledig.\n\nKlaar om de kwaliteit van uw meetings te verbeteren en tegelijk de veiligheid en naleving van uw data te waarborgen? Probeer Leexi vandaag nog en profiteer van een intelligente AI-assistent, gecertificeerd en compliant met de strengste normen.\n\n[Probeer Leexi gratis](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)","2026-06-03T14:27:25.249Z","2026-06-03T17:29:40.875Z","2026-06-03T17:41:14.741Z",{"id":903,"documentId":806,"metaTitle":904,"metaDescription":905,"slug":906,"heroTitle":907,"heroUnderTitle":908,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":191,"heroVideoUrl":68,"blog":909,"createdAt":910,"updatedAt":911,"publishedAt":912,"locale":145,"__type":132},21010,"Glossário da ferramenta de notas IA |","Termos da ferramenta de notas IA explicados: resumo, transcrição, RGPD, ISO 27001, LLM, diarização, RAG e mais.","\u002Fpt\u002Fseguranca\u002Fcertificacoes-auditorias-conformidade-regulatoria\u002Fglossario-ferramenta-de-anotacao-ia\u002F","Glossário da ferramenta de notas IA","Termos do produto, conformidade e técnica, explicados e usados pelos motores de busca.","Os termos que um profissional encontra ao escolher uma ferramenta de notas IA, explicados de forma simples. Cada definição tem de uma a três frases, escritas para serem usadas diretamente por motores de busca ou IA. Para dúvidas de compra, a [FAQ conformidade e soberania](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fpt\u002Fseguranca\u002Fcertificacoes-auditorias-conformidade-regulatoria\u002Ffaq-conformidade-soberania\u002F) responde ponto a ponto; para ver essas peças funcionando juntas, [teste Leexi em uma de suas reuniões](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta).\n\n## O produto e o resumo\n\n**Ferramenta de notas IA.** Um software que participa da sua reunião (videoconferência, telefone ou presencial), transcreve e gera o resumo: decisões, ações, prazos. Ele escreve as notas para você, em vez de ajudar a escrever as suas. O funcionamento completo está detalhado em [a tomada de notas por IA](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fpt\u002Fassistente-ia\u002Fanotacoes-ia\u002Fleexi-ai-note-taker-revolucao-reunioes\u002F).\n\n**Notetaker.** Termo inglês comum para ferramenta de notas IA. Na Leexi, dizemos «ferramenta de notas IA».\n\n**Resumo (CR).** Documento redigido após a reunião: síntese, decisões tomadas, tarefas atribuídas e prazos. É o entregável, em contraste com a transcrição bruta. [Ferramentas de resumo de reunião](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fpt\u002Fassistente-ia\u002Fanotacoes-ia\u002Fferramentas-relatorios-reuniao\u002F) o produzem automaticamente.\n\n**Ata (PV).** Resumo formal de uma instância: conselho administrativo, assembleia geral, CSE, conselho municipal. Mesma lógica do CR, com exigência formal mais rigorosa.\n\n**Transcrição.** Texto palavra por palavra do que foi dito na reunião. Serve de base para o resumo, mas é bruta: precisa ser analisada para extrair o essencial.\n\n**Identificação do locutor (quem fala).** Atribuição de cada trecho da transcrição à pessoa que falou. Permite saber quem assumiu qual compromisso.\n\n**Resumo automático.** Síntese gerada a partir da transcrição: o essencial da reunião, sem reler tudo.\n\n**Template de resumo.** Modelo de resumo adaptado a um tipo de reunião, como entrevista ou reunião comercial. O resumo foca no que importa para esse tipo.\n\n**Biblioteca.** Histórico das suas reuniões gravadas, acessível. Você encontra uma conversa passada sem reabrir a gravação.\n\n**Assistente (bot).** Agente que participa da reunião para gravar e transcrever. Visível na reunião, conforme exige o EU AI Act.\n\n**Autopreenchimento CRM.** Preenchimento automático dos campos do seu CRM a partir do resumo, sem digitação. O resumo correto vai para o registro certo, via [integrações CRM e videoconferência](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fintegrations\u002F).\n\n**Presencial.** Reunião em sala, em oposição à videoconferência. Ferramenta de notas IA que funciona só em vídeo não capta essas reuniões; [aplicativo móvel](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fpt\u002Fassistente-ia\u002Fapp-mobile\u002F) grava a sala.\n\n## Conformidade e soberania\n\n**RGPD.** Regulamento europeu de dados pessoais. Para ferramenta de notas IA, impõe base legal para gravação, informação dos participantes e prazo controlado de conservação.\n\n**Base legal.** Fundamento jurídico que autoriza a gravação. Internamente, empregador pode usar interesse legítimo após teste de equilíbrio e informação prévia; para chamadas externas, geralmente é necessário consentimento explícito.\n\n**Consentimento datado.** Prova datada de que participantes foram informados e consentiram, guardada em log exportável e configurável por equipe e país.\n\n**ISO 27001.** Norma voluntária de segurança da informação. Não é obrigação legal, mas virou pré-requisito em licitações B2B, grandes contas e setor público. Detalhes em [certificações, auditorias e conformidade](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fpt\u002Fseguranca\u002Fcertificacoes-auditorias-conformidade-regulatoria\u002F).\n\n**ISO 42001.** Norma para gestão de sistemas de inteligência artificial. Na Leexi, está em andamento.\n\n**NIS2.** Diretiva europeia que impõe obrigação legal de segurança para entidades \"essenciais\" e \"importantes\". É ela, não a ISO 27001, que cria a obrigação; ISO 27001 é meio para cumprir.\n\n**EU AI Act.** Regulamento europeu sobre IA. Exige transparência (assistente visível na reunião) e análises de impacto para usos sensíveis. [Compromisso da Leexi com o EU AI Act](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fpt\u002Fseguranca\u002Fcertificacoes-auditorias-conformidade-regulatoria\u002Feu-ai-act\u002F) está documentado.\n\n**Cloud Act.** Lei americana que permite autoridades dos EUA exigirem acesso a dados de empresa americana, mesmo armazenados fora. Por isso, hospedagem AWS na França não garante soberania estrita.\n\n**Hospedagem soberana.** Hospedagem que atende três condições: datacenters fisicamente na França, entidade jurídica não sujeita a leis extraterritoriais e controle acionário europeu.\n\n**HDS (Hospedagem de Dados de Saúde).** Certificação obrigatória para hospedar dados pessoais de saúde na França. Sem ela, ferramenta não pode tratar esses dados para estrutura de saúde.\n\n**SecNumCloud.** Qualificação da ANSSI que atesta alto nível de segurança e imunidade a leis extraeuropeias. Principalmente para setor público e dados sensíveis.\n\n**DPA (acordo de processamento de dados).** Contrato que regula o tratamento dos seus dados pelo fornecedor. Uma das primeiras peças que um DPO pede antes da compra.\n\n**Subcontratado.** Prestador que processa dados em nome do fornecedor. Lista de subcontratados é prova exigida para mapear cadeia de processamento.\n\n**Não-treinamento.** Garantia de que suas conversas não são usadas para treinar modelos de IA. Primeiro ponto verificado pelas equipes técnicas.\n\n**Circuito fechado.** Processamento onde modelo de linguagem roda em perímetro controlado, sem expor dados a terceiros. Na Leexi, modelo roda via Azure França, em circuito fechado.\n\n**Criptografia em trânsito e repouso.** Proteção dos dados durante transferência e armazenamento.\n\n**Schrems II \u002F Data Privacy Framework.** Quadro jurídico que regula transferências de dados pessoais da UE para os EUA. Ferramenta que hospeda e processa tudo nos EUA depende dele.\n\n**SOC 2.** Relatório de auditoria americano, equivalente funcional da ISO 27001. Compradores pedem um ou outro como prova externa, não só declaração.\n\n**DPIA \u002F AIPD (análise de impacto).** Análise de impacto sobre proteção de dados, exigida para tratamentos sensíveis. EU AI Act a torna quase obrigatória antes de implantar IA.\n\n**Pseudonimização e anonimização.** Pseudonimizar é substituir identificadores por códigos reversíveis; anonimizar é tornar identificação impossível. Só anonimização retira dado do âmbito do RGPD.\n\n**Dados pessoais (PII).** Informação que identifica pessoa direta ou indiretamente. Transcrição de reunião quase sempre contém: nomes, cargos, falas.\n\n**Residência dos dados.** Local físico onde seus dados são armazenados. Para Leexi, é a França.\n\n## Por trás da técnica\n\n**Reconhecimento de voz (ASR, speech-to-text).** Conversão da fala em texto. Primeira etapa da cadeia: sem transcrição confiável, não há resumo confiável.\n\n**Diarização.** Nome técnico para identificação do locutor: dividir áudio e atribuir cada trecho à pessoa correta. Permite escrever \"quem disse o quê\".\n\n**Detecção de atividade vocal (VAD).** Identificação dos momentos em que alguém fala, para transcrever e ignorar silêncios e ruídos.\n\n**Taxa de erro de palavras (WER).** Medida da qualidade da transcrição: % de palavras mal transcritas. Quanto menor, melhor; ferramentas se diferenciam em francês e holandês.\n\n**Processamento de linguagem natural (NLP).** Técnicas que permitem máquina analisar e produzir linguagem. Transforma transcrição bruta em resumo estruturado.\n\n**Grande modelo de linguagem (LLM).** Modelo de IA que redige resumo, decisões e tarefas a partir da transcrição. Na Leexi, é modelo OpenAI rodando via Azure França, em circuito fechado.\n\n**Prompt e template de prompt.** Instrução dada ao modelo para gerar resumo. Template por tipo de reunião orienta resumo ao que importa nesse tipo.\n\n**RAG (geração aumentada por recuperação).** Técnica onde modelo responde baseado em documentos precisos, não só memória. Na Leexi, \"Ask Leexi\" consulta histórico das suas reuniões.\n\n**Resumo extrativo e abstrativo.** Extrativo: seleciona frases literais. Abstrativo: reformula. Bom resumo combina ambos: decisão reformulada, citação exata quando relevante.\n\n**Alucinação.** Quando modelo gera informação plausível mas falsa. Em resumo, risco a monitorar e motivo pelo qual nada é enviado antes da sua revisão.\n\n**Vocabulário profissional \u002F dicionário personalizado.** Adição de termos do seu setor (nomes, siglas, jargão) para transcrição correta.\n\n**Latência e tempo real.** Atraso entre fala e transcrição. Em tempo real, transcrição aparece durante reunião, não depois.\n\n**API e webhook.** Pontos técnicos que enviam automaticamente resumo para outra ferramenta (CRM, base de conhecimento) sem intervenção humana.\n\n**Criptografia TLS e AES.** TLS protege dados na transferência, AES no armazenamento. É o sentido concreto de \"criptografado em trânsito e repouso\".\n\n## Integrações e implantação\n\n**CRM.** Ferramenta que centraliza contatos e oportunidades (HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Dynamics). Desafio para ferramenta de notas IA é enviar resumo ao lugar certo.\n\n**VoIP.** Telefonia pela internet (Aircall, Ringover). Permite captar e resumir chamadas, não só videoconferências.\n\n**SSO \u002F SAML.** Autenticação única que conecta ferramenta ao diretório da empresa. Implementação geralmente feita pelo administrador de TI.\n\n**Conexão com agenda.** Ligação da ferramenta ao seu calendário (Outlook, Google Agenda), permitindo que assistente entre automaticamente nas reuniões agendadas.","2026-08-07T15:23:41.728Z","2026-08-10T08:06:10.282Z","2026-08-10T08:07:38.865Z",{"id":914,"documentId":915,"metaTitle":916,"metaDescription":917,"slug":918,"heroTitle":919,"heroUnderTitle":920,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":179,"heroVideoUrl":68,"blog":921,"createdAt":922,"updatedAt":923,"publishedAt":924,"locale":184,"__type":132},22769,"k6dgobw91tsqlawal3fdwrw5","FAQ conformité et souveraineté : hébergement, RGPD, ISO 27001 | Leexi","Les réponses documentées aux questions conformité et souveraineté avant d'adopter Leexi : hébergement en France, non-entraînement de l'IA, ISO 27001, DPA, consentement.","\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Ffaq-conformite-souverainete\u002F","FAQ conformité et souveraineté","Les réponses, preuve à l'appui, aux questions que votre DPO se pose avant d'adopter Leexi.","## En résumé\n\nCette FAQ répond, au mot près, aux questions qu'un acheteur professionnel et son DPO se posent avant d'acheter un [outil de prise de notes IA](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fassistant-ia\u002Fprise-de-notes-ia\u002Fleexi-ai-note-taker-revolution-reunions\u002F). Elle sépare trois niveaux de force juridique, parce qu'ils ne se valent pas : ce que la loi impose (RGPD, AI Act), ce que vos clients exigent sans que la loi l'oblige (ISO 27001, hébergement européen), et ce qui est imposé par secteur (santé, public). Chaque réponse porte sa preuve. Aucune affirmation de conformité n'est écrite sans le fait qui la soutient. Les termes techniques (DPA, circuit fermé, diarisation) sont définis dans le [glossaire de l'outil de prise de notes IA](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fglossaire-outil-de-prise-de-notes-ia\u002F).\n\nNi l'ISO 27001 ni l'hébergement en France ne sont des obligations légales universelles. Vos clients les exigent, et deux secteurs les imposent : la santé et le public.\n\n> **L'essentiel en une réponse :** hébergement AWS région Paris, option Scaleway au-delà d'un certain volume de licences, LLM (OpenAI) exécuté via Azure France en circuit fermé, pas d'entraînement sur les données client, chiffrement en transit et au repos, ISO 27001 détenue, ISO 42001 en cours, NIS2 en finalisation, alignement EU AI Act, DPA et liste des sous-traitants et certificat ISO fournis sur demande, environ 10 000 entreprises utilisatrices en Europe, entité franco-belge.\n\n---\n\n## 1. Localisation et hébergement des données\n\n### Mes données quittent-elles l'Union européenne ?\nNon pour le stockage et le traitement, qui restent en France. La nuance à connaître concerne le fournisseur d'infrastructure : la région de stockage est européenne, mais AWS reste une société de droit américain (voir la question sur le Cloud Act). Pour une exigence de souveraineté stricte (entité non soumise aux lois extraterritoriales), c'est l'option Scaleway qui répond au besoin.\n\n### Qu'est-ce qu'un hébergement « souverain », exactement ?\nUn acheteur exigeant vérifie trois choses : des datacenters physiquement en France, une entité juridique de droit français ou européen non soumise à des lois extraterritoriales, et un contrôle capitalistique européen. L'hébergement AWS Paris coche la localisation physique mais pas l'immunité aux lois extra-européennes. L'option Scaleway coche les trois.\n\n### L'hébergement en France est-il une obligation légale ?\nNon, pas de façon générale. Le RGPD n'impose pas que les données restent en France ou en Europe pour la plupart des traitements. L'hébergement souverain devient obligatoire seulement pour certains secteurs : les données de santé (via un hébergeur certifié HDS) et le secteur public pour ses données sensibles (trajectoire SecNumCloud, loi SREN). Pour tout le reste, c'est une demande des acheteurs qui monte fort ; la loi ne l'impose pas.\n\n---\n\n## 2. Entraînement de l'IA\n\n### Est-ce que Leexi entraîne son IA sur mes réunions ?\nNon. Vos conversations ne servent pas à entraîner les modèles. Cette règle vaut pour tous les comptes, par défaut. C'est aussi le premier réflexe de vérification des équipes techniques, et l'une des raisons pour lesquelles des acheteurs présélectionnent Leexi après avoir écarté des outils américains.\n\n### Leexi est-il « basé sur ChatGPT » ? Mes données partent-elles chez OpenAI ?\nLe modèle de langage utilisé est fourni par OpenAI, mais il est exécuté via Azure France, en circuit fermé. Vos données ne sont pas utilisées pour entraîner ce modèle et ne sont pas exposées à un usage tiers. Le circuit fermé signifie que le traitement reste dans un périmètre maîtrisé, en France.\n\n### Comment le prouver à mon DPO ?\nLeexi documente ce point dans son [dossier de conformité](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002F), avec le DPA et la liste des sous-traitants. Le non-entraînement y est écrit noir sur blanc.\n\n---\n\n## 3. Certifications et normes\n\n### Quelles autres certifications Leexi détient-il ou prépare-t-il ?\nL'ISO 42001 (système de management de l'IA) est en cours. La mise en conformité NIS2 est en finalisation. Leexi s'aligne sur l'EU AI Act. Leexi passe régulièrement des audits, y compris menés par ses propres clients.\n\n### Est-ce que NIS2 ou l'ISO 27001 est ce qui porte l'obligation légale de sécurité ?\nC'est NIS2, pas l'ISO 27001, qui porte l'obligation légale de sécurité, pour les entités « essentielles » et « importantes ». L'ISO 27001 est un moyen d'y répondre, pas l'obligation elle-même.\n\n### Leexi est-il qualifié SecNumCloud ?\nNon à ce jour. La qualification SecNumCloud (ANSSI) atteste d'un niveau de sécurité supérieur et d'une immunité aux lois extra-européennes, et concerne surtout le secteur public pour ses données sensibles (loi SREN). Ce n'est pas un prérequis pour un usage B2B standard.\n\n---\n\n## 4. DPA, sous-traitants et preuves d'achat\n\n### Leexi signe-t-il un accord de traitement des données (DPA) ?\nOui. Le DPA est fourni. C'est l'une des pièces que tout acheteur professionnel demande pour démontrer sa propre supervision du traitement.\n\n### Quelles pièces Leexi met-il à disposition pour un dossier d'achat ou d'appel d'offres ?\nLe DPA, la liste des sous-traitants, le certificat ISO 27001 et la localisation d'hébergement. Ce sont exactement les preuves qu'un acheteur réclame en 2026 : DPA, droit d'audit ou rapports de conformité tiers, localisation, liste des sous-traitants. Sans ces preuves, un fournisseur est écarté.\n\n---\n\n## 5. Consentement et information des participants\n\n### Faut-il prévenir les participants qu'une réunion est enregistrée ?\nOui. Le RGPD et l'EU AI Act imposent d'informer les participants qu'une réunion est enregistrée et qu'un assistant IA prend des notes. Un simple « cette réunion est enregistrée » ne suffit pas : l'usage de l'IA doit être mentionné dans l'invitation, rappelé à l'oral en début de réunion, et rendu visible pendant la réunion.\n\n### Quelle est la base légale pour enregistrer une réunion ?\nElle dépend du contexte. En interne, l'employeur peut s'appuyer sur l'intérêt légitime, à condition de réaliser un test de balance des intérêts et d'informer en amont : le consentement salarié est rarement considéré comme « libre » du fait du lien de subordination. Pour les appels avec des clients ou des externes, le consentement explicite est généralement requis. Enregistrer et transcrire sans base légale, sans information préalable et sans durée de conservation maîtrisée est illégal.\n\n---\n\n## 6. Transferts hors UE et Cloud Act\n\n### Le Cloud Act américain peut-il s'appliquer à mes données chez Leexi ?\nC'est la bonne question à poser. Vos données sont stockées en France, mais AWS est une société de droit américain, ce qui l'expose en théorie au Cloud Act. Pour une exigence de souveraineté stricte visant l'immunité aux lois extraterritoriales, l'option Scaleway (acteur français) est la réponse adaptée. Leexi ne prétend pas que l'hébergement AWS Paris est immunisé au droit américain : il offre l'alternative pour ceux qui l'exigent.\n\n### En quoi est-ce différent d'un outil américain comme Otter ou Fireflies ?\nUn outil qui héberge et traite tout aux États-Unis relève des règles de transfert post-Schrems II et doit s'appuyer sur le Data Privacy Framework. Le modèle de consentement de plusieurs outils américains, où un seul participant déclenche l'enregistrement pour tous, est jugé fragile au regard des articles 6 et 7 du RGPD. Leexi stocke et traite en France et impose le consentement par défaut. Le comparatif se fait uniquement face aux outils américains, par exemple les [alternatives d'outil de prise de notes IA pour Teams](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fintegrations\u002Fvisio-conference\u002Fmicrosoft-teams\u002Ftop-alternatives-ai-note-taker-pour-teams\u002F).\n\n---\n\n## 7. Sécurité technique\n\n### Mes données sont-elles chiffrées ?\nOui, en transit et au repos.\n\n---\n\n## 8. EU AI Act\n\n### Qu'est-ce que l'EU AI Act change pour le choix d'un outil de prise de notes IA en 2026 ?\nChoisir un outil IA devient d'abord une décision juridique. Les entreprises doivent cartographier leurs outils IA, mener des analyses d'impact pour les usages sensibles, et vérifier la conformité de leurs fournisseurs. Le fournisseur doit pouvoir prouver sa conformité et donner un droit d'audit ou des rapports de conformité tiers. C'est un double verrou avec le RGPD.\n\n### Leexi est-il conforme à l'EU AI Act ?\nLeexi s'aligne sur [l'EU AI Act](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Feu-ai-act\u002F), notamment sur la transparence (assistant visible dans la réunion, information des participants) et prépare l'ISO 42001 qui structure le management de l'IA. Les outils américains ne portent pas ces mêmes contraintes, ce qui constitue une vraie différenciation.\n\n---\n\n## 9. Souveraineté : la demande et le discours\n\n### Pourquoi la souveraineté des données est-elle devenue un critère d'achat ?\nParce que la dépendance de départ est massive et que les décideurs en ont pris conscience. Environ 70 % du marché cloud européen est concentré chez AWS, Azure et Google, près de 80 % des dépenses cloud européennes vont à des fournisseurs américains, et environ 70 % des données françaises sont hébergées hors UE. Cette dépendance est exactement le réservoir de demande pour une alternative européenne, et les marchés publics favorisent de plus en plus les solutions européennes certifiées.\n\n### Leexi est-il une alternative souveraine crédible aux outils américains ?\nLeexi est une entité franco-belge, stocke et traite en France, impose le consentement par défaut, détient l'ISO 27001 et propose une option d'hébergement souverain avec Scaleway. Pour un acheteur qui a écarté un outil américain sur la question du transfert de données, c'est souvent la porte d'entrée.\n\n---\n\n## 10. Par secteur\n\n### Je travaille dans le secteur public ou avec lui. Que dois-je vérifier ?\nLe secteur public suit une trajectoire SecNumCloud pour ses données sensibles, encadrée par la loi SREN, avec territorialité de stockage et clauses contractuelles renforcées. Leexi n'est pas qualifié SecNumCloud à ce jour : pour un usage sur données sensibles publiques, ce point est déterminant. Pour un usage administratif courant hors données sensibles, l'hébergement France et l'ISO 27001 répondent à l'essentiel des exigences.\n\n### Je suis avocat, consultant, en RH ou en cabinet comptable. Suis-je concerné ?\nOui, par la confidentialité des données que vous traitez : dossiers clients, données candidats, informations financières. L'obligation RGPD (base légale, information, conservation) s'applique pleinement, et vos propres clients peuvent exiger de vous des garanties de localisation et de non-entraînement. C'est là que l'hébergement France, le non-entraînement et le DPA de Leexi répondent directement à votre besoin.\n\n---\n\n## 11. Les pièces à transmettre à votre DPO\n\n### Concrètement, qu'est-ce que je transmets à mon DPO pour valider Leexi ?\nSix pièces, que Leexi fournit : la localisation d'hébergement (France, AWS Paris, option Scaleway), l'attestation de non-entraînement, le certificat ISO 27001, le DPA, la liste des sous-traitants, et la politique de conservation. C'est le dossier que vous transférez à votre DPO. Pendant que la validation interne suit son cours, vous pouvez [tester Leexi sur une réunion réelle](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta).\n","2026-07-10T06:29:35.271Z","2026-08-18T09:37:17.162Z","2026-08-18T09:38:16.021Z",{"id":926,"documentId":927,"metaTitle":928,"metaDescription":929,"slug":930,"heroTitle":931,"heroUnderTitle":932,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":140,"heroVideoUrl":68,"blog":933,"createdAt":934,"updatedAt":935,"publishedAt":936,"locale":145,"__type":132},24583,"m5tcn8v0lytlnnasyd4tt0g3","Gravar um comité de pilotagem: regras RGPD essenciais","Colaboradores e intervenientes do cliente têm bases legais distintas. Informação, contrato, encerramento e eliminação de dados.","\u002Fpt\u002Fseguranca\u002Fcertificacoes-auditorias-conformidade-regulatoria\u002Fgravar-um-comite-de-pilotagem-rgpd\u002F","Gravar um comité de pilotagem: quais as regras RGPD?","Várias entidades numa mesma reunião, com duas bases legais coexistentes.","Você grava seus comités de projeto para obter uma ata de decisões compartilhada? É possível, mas um comité de pilotagem reúne pessoas de várias entidades: sua equipe, o cliente, às vezes prestadores.\n\n**É essa mistura que complica a regulamentação, mais que o tema tratado.**\n\n## É permitido gravar um comité de pilotagem?\n\n**Sim, mas não sem regulamentar o tratamento.**\n\nUm comité de pilotagem nomeia responsáveis, atribui prazos e discute o trabalho de pessoas identificadas. Portanto, constitui um tratamento de dados pessoais segundo o RGPD.\n\nVocê deve, entre outros:\n\n* informar todos os participantes antes da gravação;\n* distinguir seus colaboradores dos intervenientes externos;\n* determinar uma base legal para cada um;\n* definir a finalidade da gravação;\n* limitar o tempo de conservação;\n* prever o caso de pessoas que ingressam no projeto em andamento.\n\nGravar sem o conhecimento dos presentes é crime segundo o Código Penal, que pune com \"um ano de prisão e 45.000 euros de multa quem, por qualquer meio, voluntariamente atentar contra a intimidade da vida privada de outrem: 1° Captando, gravando ou transmitindo, sem consentimento, palavras proferidas em caráter privado ou confidencial\" (artigo 226-1).\n\n### A gravação de um comité é dado pessoal?\n\n**Sim.**\n\nO RGPD define dado pessoal como \"qualquer informação relativa a uma pessoa física identificada ou identificável\" (artigo 4, ponto 1).\n\nUma ata nominativa compartilhada entre várias organizações é um tratamento completo.\n\nA transcrição e o relatório também estão incluídos.\n\n### Por que esse tipo de reunião exige atenção especial?\n\n**Porque os participantes não pertencem todos ao mesmo empregador.**\n\nO que vale para um colaborador da sua empresa não vale para o gerente de projeto do cliente ou o consultor do prestador. O quadro comum está detalhado na página [gravar uma reunião profissional](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fpt\u002Fseguranca\u002Fcertificacoes-auditorias-conformidade-regulatoria\u002Fgravar-uma-reuniao-profissional-rgpd\u002F).\n\nVocê realiza vários tratamentos sucessivos:\n\n**gravar → transcrever → redigir → enviar às duas equipes → conservar → eliminar.**\n\n### Quais dados são gravados?\n\nDependendo da ferramenta, você pode conservar:\n\n* áudio da sessão;\n* transcrição;\n* nome dos participantes e suas organizações;\n* data e duração;\n* relatório;\n* pontos críticos;\n* ações e responsáveis.\n\n---\n\n## É necessário avisar os participantes antes de gravar?\n\n**Sim.**\n\nA informação deve ser dada **antes ou no momento da coleta dos dados**. O texto exige que seja fornecida \"no momento em que os dados são obtidos\" (RGPD, artigo 13, parágrafo 1).\n\nNum comité recorrente, o aviso é dado no início do projeto e lembrado no início de cada sessão.\n\n### O que informar?\n\nA CNIL indica que os envolvidos \"devem ser informados: da existência do dispositivo; da identidade do responsável pelo tratamento; das finalidades perseguidas\".\n\nVocê deve explicar claramente:\n\n**quem grava → por quê → quem receberá o relatório → por quanto tempo será guardado.**\n\n### Deve-se tratar os participantes externos de forma diferente?\n\n**Sim.**\n\nEles não estão cobertos pelo interesse legítimo do empregador deles nem pelo seu. O consentimento deles deve ser solicitado explicitamente.\n\n### Deve-se informar que uma IA redige o relatório?\n\n**Sim.**\n\nA gravação do áudio e o tratamento posterior pela IA são operações distintas que devem ser diferenciadas.\n\nO regulamento europeu sobre inteligência artificial prevê que \"os fornecedores assegurem que sistemas de IA que interajam diretamente com pessoas físicas sejam projetados para informar que estão interagindo com IA\" (artigo 50, parágrafo 1). Essas obrigações valem desde 2 de agosto de 2026 e são para o fornecedor; sua obrigação de informar vem do RGPD e da doutrina da CNIL.\n\nVocê pode dizer, por exemplo:\n\n> \"A sessão é gravada e um assistente IA redige automaticamente o relatório, que é compartilhado entre nossas equipes.\"\n\n### O que fazer quando a composição do comité muda?\n\n**Informe cada novo participante na sua primeira sessão.**\n\nA composição do comité muda durante o projeto, e a informação acompanha as chegadas.\n\n---\n\n## Qual base legal usar para gravar um comité de pilotagem?\n\n**Duas bases legais podem coexistir na mesma reunião.**\n\nNão é obrigatório usar uma única base para todos os presentes.\n\n### Pode-se usar o interesse legítimo?\n\n**Sim, para seus próprios colaboradores.**\n\nO artigo 6 do RGPD autoriza tratamento \"necessário para os interesses legítimos do responsável pelo tratamento ou de terceiros, salvo se prevalecerem direitos fundamentais da pessoa\" (parágrafo 1, ponto f).\n\nVocê deve realizar um **teste de equilíbrio de interesses** e informar os participantes.\n\n### Pode-se usar o consentimento?\n\n**Sim, e é o caminho para intervenientes externos.**\n\nConsentimento é \"manifestação livre, específica, informada e inequívoca da vontade da pessoa\" (RGPD, artigo 4, ponto 11). O responsável deve \"demonstrar que o consentimento foi dado\" (artigo 7, parágrafo 1). É o mesmo processo de [uma reunião comercial](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fpt\u002Fseguranca\u002Fcertificacoes-auditorias-conformidade-regulatoria\u002Fgravar-uma-reuniao-comercial-rgpd\u002F) e [uma visita de obra](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fpt\u002Fseguranca\u002Fcertificacoes-auditorias-conformidade-regulatoria\u002Fgravar-uma-reuniao-de-obras-rgpd\u002F).\n\n### Deve-se mencionar a gravação no contrato?\n\n**É a forma mais simples de resolver a questão de vez.**\n\nA questão surge no início do projeto, não em cada sessão.\n\n### Um participante pode se opor?\n\n**Sim, conforme previsto no RGPD.**\n\nA pessoa \"tem o direito de se opor a qualquer momento, por motivos relacionados à sua situação particular, ao tratamento baseado no artigo 6, parágrafo 1, e) ou f)\" (RGPD, artigo 21, parágrafo 1).\n\nPara os cobertos pelo interesse legítimo, pelo direito de oposição. Para os demais, o consentimento pode ser retirado tão facilmente quanto foi dado.\n\n---\n\n## Quanto tempo conservar a gravação de um comité?\n\n**Enquanto necessário para a finalidade, e não mais.**\n\nO RGPD exige dados \"conservados de forma a permitir a identificação das pessoas pelo tempo necessário às finalidades do tratamento\" (artigo 5, parágrafo 1, ponto e).\n\nNum projeto, esse prazo deve estar ligado a um evento específico.\n\n### Quanto tempo conservar o áudio?\n\nPara gravação de chamadas no trabalho, a CNIL indica que \"as gravações podem ser conservadas até seis meses no máximo\".\n\nApós validação do relatório, o áudio geralmente não tem mais uso.\n\n### Quanto tempo conservar o relatório?\n\nA CNIL indica que \"documentos de análise podem ser conservados até um ano\".\n\nUma ata de decisões pode ter prazo alinhado ao do projeto, desde que escrito.\n\n### O que acontece com a gravação ao fim do projeto?\n\n**Essa é a questão mais esquecida.**\n\nO projeto termina, seus comités ficam na biblioteca. Uma política eficaz deve prever:\n\n**sessão → relatório → encerramento do projeto → eliminação.**\n\n---\n\n## Quem pode acessar a gravação do comité de pilotagem?\n\n**Apenas quem precisa para o acompanhamento.**\n\nParticipantes e responsáveis pelo dossiê. Não toda a equipe, salvo decisão explícita.\n\n### Quem pode consultar áudio, transcrição e relatório?\n\nOs três arquivos não atendem necessariamente à mesma necessidade.\n\nVocê pode, por exemplo:\n\n* compartilhar o relatório com as duas equipes;\n* limitar acesso à transcrição;\n* conservar áudio apenas se justificado.\n\n### O relatório é enviado ao cliente?\n\n**Frequentemente, e é legítimo.**\n\nUma cópia sai da sua organização e entra em outra, com suas próprias regras de acesso. O prazo que você aplica não se impõe ao deles.\n\n### Deve-se criptografar os dados?\n\n**A segurança deve ser proporcional ao risco.**\n\nO RGPD exige \"medidas técnicas e organizacionais adequadas para garantir nível de segurança adequado ao risco, incluindo pseudonimização e criptografia\" (artigo 32, parágrafo 1).\n\n---\n\n## Quais os direitos dos participantes?\n\nAs pessoas gravadas têm direitos previstos no RGPD.\n\n### Podem pedir acesso aos seus dados?\n\n**Sim.**\n\nA pessoa \"tem direito a obter do responsável confirmação sobre tratamento de seus dados\" (RGPD, artigo 15, parágrafo 1). Pode incluir áudio, transcrição e relatório.\n\n### Podem pedir retificação?\n\n**Sim.**\n\nA pessoa \"tem direito a obter retificação dos dados pessoais incorretos\" (RGPD, artigo 16).\n\nNum comité, uma ação atribuída à pessoa errada pode ser corrigida.\n\nIA pode errar na transcrição de:\n\n* nome próprio;\n* prazo;\n* ponto crítico;\n* compromisso;\n* identidade do falante.\n\n### Podem pedir exclusão?\n\n**Sim, conforme RGPD.**\n\nA pessoa \"tem direito à exclusão dos dados pessoais\" (RGPD, artigo 17, parágrafo 1).\n\n### Quem trata o pedido quando várias organizações estão envolvidas?\n\n**Quem gravou.**\n\nÉ o responsável pelo tratamento, mesmo se o relatório circulou.\n\n### Prazo para resposta?\n\n**Em geral, um mês.** O responsável responde \"sem demora e no máximo em um mês após o pedido\" (RGPD, artigo 12, parágrafo 3).\n\n---\n\n## Quais obrigações quando a IA faz as anotações?\n\nIA adiciona tratamento além da gravação.\n\nO processo é:\n\n**áudio → transcrição → análise → ata de ações → distribuição às equipes.**\n\n### O que a IA faz concretamente?\n\nPode:\n\n* transcrever a sessão;\n* identificar os participantes;\n* extrair decisões;\n* destacar pontos críticos;\n* produzir relatório;\n* atribuir ações.\n\n### Onde os dados são armazenados?\n\nPergunta essencial ao fornecedor e ao cliente antes da gravação.\n\nNa Leexi, gravações, transcrições e relatórios ficam na região de Paris, na AWS. Acima de certo volume, hospedagem na Scaleway é opção.\n\n### Quem trata os dados?\n\nO fornecedor atua como subcontratado conforme RGPD.\n\nNo caso Leexi, OpenAI fornece o modelo e Leexi executa via Azure France, em circuito fechado.\n\n### É necessário um DPA com o fornecedor?\n\n**Sim, se o fornecedor é subcontratado.**\n\nArtigo 28 do RGPD exige contrato definindo objeto, duração, natureza, finalidade, tipos de dados, categorias e obrigações.\n\nEsse documento será solicitado pelo cliente para validar a cadeia de tratamento. O [dossiê de conformidade Leexi](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fpt\u002Fseguranca\u002Fcertificacoes-auditorias-conformidade-regulatoria\u002Ffaq-conformidade-soberania\u002F) reúne os documentos.\n\n### A IA usa suas sessões para treinar modelos?\n\n**Depende do fornecedor.**\n\nNa Leexi, conversas não treinam modelos em nenhuma conta.\n\n---\n\n## Como anunciar a gravação de um comité de pilotagem?\n\nUse uma formulação simples e clara.\n\n### No início do projeto\n\n> \"Para acompanhamento, gravamos os comités e o relatório é gerado automaticamente: decisões, pontos críticos, ações. Enviaremos após cada sessão. Está de acordo?\"\n\n### No início da sessão\n\n> \"Lembrete: a sessão é gravada e o relatório é enviado a todos. Se algo deve ficar fora do relatório, diga e eu paro a gravação.\"\n\n### Para novo participante\n\n> \"Informo que os comités são gravados e o relatório circula entre nossas equipes. Avise se houver problema.\"\n\n---\n\n## Quais erros evitar?\n\n### 1. Aplicar interesse legítimo a todos\n\nNão cobre pessoas externas à sua organização.\n\n### 2. Pedir consentimento só na primeira reunião\n\nA composição muda e a informação deve acompanhar as chegadas.\n\n### 3. Deixar comités de projeto encerrado na biblioteca\n\nSem regra de encerramento, ficam lá.\n\n### 4. Usar modelo de relatório para outro tipo de reunião\n\nModelo inadequado gera relatório que não corresponde ao comité nem ao esperado pelo cliente.\n\n### 5. Esquecer que relatório vive fora\n\nApós envio ao cliente, está sujeito às regras dele. Sua exclusão não o apaga lá.\n\n### 6. Não verificar se a sessão foi gravada corretamente\n\nSessão gravada mas não encontrada depois gera trabalho desnecessário.\n\n---\n\n## Como gravar um comité de pilotagem com Leexi?\n\nCom o quadro RGPD definido, o uso é simples.\n\n### 1. Entrar na sessão\n\nLeexi pode ingressar pela agenda. Em sala, gravação pode ser iniciada pelo app móvel, seguindo [regras presenciais](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fpt\u002Fseguranca\u002Fcertificacoes-auditorias-conformidade-regulatoria\u002Fgravar-uma-reuniao-presencial-rgpd\u002F).\n\n### 2. Gerar ata de decisões\n\nO relatório inclui decisões, pontos críticos, ações e responsáveis.\n\n### 3. Recuperar sessão passada\n\nSessões são guardadas em biblioteca consultável, permitindo recuperar compromissos antigos.\n\n### 4. Gerenciar acessos\n\nVocê define colaboradores autorizados a ver relatórios.\n\n### 5. Controlar dados\n\nLeexi informa hospedagem em Paris, opção Scaleway, execução via Azure France em circuito fechado, criptografia em trânsito e repouso, e ausência de treinamento com suas conversas.\n\n---\n\n## Quais dificuldades reais dos usuários?\n\nQuestões legais não são as únicas dificuldades práticas.\n\nDe **1.141 tickets de suporte entre jan e jun 2026**, **2 são sobre comité de pilotagem**: recuperação de sessão e modelo errado de relatório. Um terceiro relata sessão ingressada sem relatório disponível.\n\nNenhum pergunta se é permitido gravar.\n\nIsso mostra outra perspectiva:\n\n**não é só \"posso gravar?\"**\n\nÉ preciso saber:\n\n**quem pode acessar → sob qual modelo o relatório é feito → até quando fica acessível.**\n\n---\n\n## Gravar um comité de pilotagem: pontos-chave\n\nAntes de gravar, verifique seis pontos:\n\n* **Informação**: todos sabem que sessões são gravadas?\n* **Base legal**: colaboradores e externos foram distinguidos?\n* **Contrato**: gravação está no contrato do projeto?\n* **Chegadas**: novos são informados na primeira sessão?\n* **Encerramento**: há regra de exclusão ao fim do projeto?\n* **Subcontratados**: pode mostrar cadeia de tratamento ao cliente?\n\nSe IA atua, acrescente:\n\n**participantes sabem que IA processa gravação para relatório?**\n\n## Perguntas frequentes\n\n### É legal gravar um comité de pilotagem?\n\nSim, com informação aos participantes. Para colaboradores, interesse legítimo basta. Para externos, é necessário consentimento.\n\n### Precisa consentimento do cliente para gravar?\n\nSim, se consentimento é base legal. Mencionar no início evita repetir em cada sessão.\n\n### E se a composição mudar?\n\nCada novo participante é informado na primeira sessão.\n\n### O relatório pode ser enviado ao cliente?\n\nSim, é prática comum. Após envio, está sujeito às regras do cliente.\n\n### Quanto tempo conservar gravação?\n\nDepende da finalidade. CNIL recomenda até seis meses para gravações de chamadas, até um ano para documentos de análise.\n\n### Pode-se recuperar comité de meses atrás?\n\nSim, respeitando direitos de acesso e prazo de conservação.\n\n### Participante pode pedir exclusão de sessão?\n\nSim, conforme RGPD.\n\n---\n\n## Resumo\n\n**Gravar um comité de pilotagem é possível.**\n\nMas o correto não é só perguntar:\n\n> \"Posso gravar?\"\n\nÉ preciso verificar toda a cadeia, considerando as duas organizações:\n\n**informar equipes → gravar → transcrever → distribuir → conservar até encerramento → eliminar.**\n\nEssa cadeia deve ser regulada pela política de proteção de dados.\n\n**Quer um ata confiável para seus comités?** [Teste Leexi no seu próximo comité](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)\n\n## Fontes\n\nTextos consultados em 22 de agosto de 2026.\n\n* RGPD, artigos 4, 5, 6, 7, 12, 13, 15, 16, 17, 21, 28 e 32\n* Código Penal, artigo 226-1\n* CNIL, Escuta e gravação de chamadas no trabalho\n* Regulamento europeu sobre IA, artigo 50\n\n*Esta página descreve o quadro aplicável. Não constitui parecer jurídico.*\n","2026-08-31T15:23:14.424Z","2026-09-02T21:09:09.913Z","2026-09-02T21:47:01.454Z",{"id":938,"documentId":939,"metaTitle":940,"metaDescription":941,"slug":942,"heroTitle":943,"heroUnderTitle":944,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":191,"heroVideoUrl":68,"blog":945,"createdAt":946,"updatedAt":947,"publishedAt":948,"locale":145,"__type":132},24585,"hus73lpb5rczocm3pjfmy2z7","Registo de uma entrevista de emprego: regras do RGPD","Consentimento, tempo de armazenamento, acesso à avaliação: o que RGPD e CNIL exigem antes de gravar uma entrevista.","\u002Fpt\u002Fseguranca\u002Fcertificacoes-auditorias-conformidade-regulatoria\u002Fgravar-uma-entrevista-de-recrutamento-gdpr\u002F","Gravar entrevista de emprego: quais regras RGPD?","Um candidato não é seu empregado nem cliente, e esse desequilíbrio guia como pedir seu consentimento.","Você grava suas entrevistas para obter um relatório e uma avaliação? É possível, mas um candidato não é seu empregado nem cliente: ele se candidata, e uma recusa pode ser custosa para ele.\n\n**Esse desequilíbrio orienta como pedir seu consentimento e por quanto tempo manter seus dados.**\n\n## É permitido gravar uma entrevista de emprego?\n\n**Sim, mas com regras para o tratamento.**\n\nUma entrevista gravada contém o histórico, motivações e situação do candidato, às vezes informações não previstas para revelar. Isso configura um tratamento de dados pessoais conforme o RGPD.\n\nVocê deve:\n\n* pedir o consentimento antes da gravação;\n* informar o tempo de armazenamento;\n* definir a base legal;\n* esclarecer a finalidade da gravação;\n* restringir o acesso à avaliação;\n* garantir os direitos do candidato.\n\nGravar sem consentimento viola o Código Penal, que pune com até um ano de prisão e multa de 45.000 euros quem, por qualquer meio, viola a privacidade alheia captando ou transmitindo falas privadas sem autorização (artigo 226-1).\n\n### Uma entrevista gravada é dado pessoal?\n\n**Sim, e de forma detalhada.**\n\nRGPD define dado pessoal como \"qualquer informação relacionada a pessoa física identificada ou identificável\" (artigo 4, ponto 1).\n\nA entrevista trata de pessoa nomeada, seu percurso e competências.\n\nTranscrição, relatório e avaliação também são dados pessoais.\n\n### Por que o recrutamento exige mais cuidados?\n\n**Porque o candidato está solicitando algo.**\n\nEle não negocia as condições e pode sentir que recusar a gravação o prejudica, mesmo que não seja verdade. O quadro geral está na página [gravar reunião profissional](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fpt\u002Fseguranca\u002Fcertificacoes-auditorias-conformidade-regulatoria\u002Fgravar-uma-reuniao-profissional-rgpd\u002F).\n\nVocê realiza vários tratamentos sucessivos:\n\n**gravar → transcrever → elaborar relatório → produzir avaliação → enviar ao comitê.**\n\n### Quais dados são gravados?\n\nDependendo da ferramenta, pode-se guardar:\n\n* áudio da entrevista;\n* transcrição;\n* nomes dos participantes;\n* data da entrevista;\n* relatório;\n* pontos fortes e a melhorar;\n* avaliação.\n\nA avaliação é uma opinião sobre a pessoa e merece cuidado igual.\n\n---\n\n## É preciso avisar o candidato antes de gravar?\n\n**Sim.**\n\nA informação deve ocorrer **antes ou no momento da coleta dos dados**. O RGPD exige que seja fornecida \"quando os dados são obtidos\" (artigo 13, parágrafo 1).\n\nNa entrevista, informar não basta: é preciso pedir consentimento.\n\n### Quando avisar?\n\n**Antes de iniciar a gravação.**\n\nNa prática, pode-se informar na convocação e perguntar no início.\n\nA convocação prepara; só a pergunta oral permite recusa.\n\n### O que dizer?\n\nA CNIL exige informar sobre o dispositivo, responsável pelo tratamento e finalidades.\n\nExplique claramente:\n\n**quem grava → por quê → quem verá o relatório → tempo de armazenamento.**\n\n### É preciso informar o tempo de armazenamento?\n\n**Sim, é exigência específica do recrutamento.**\n\nCNIL diz que o arquivo pode ser guardado 2 anos após último contato, ou mais se houver consentimento formal, desde que informado.\n\n### É preciso dizer que IA faz o relatório?\n\n**Sim.**\n\nGravação e processamento pela IA são operações distintas.\n\nRegulamento europeu de IA exige que sistemas interativos informem usuários que estão lidando com IA (artigo 50, parágrafo 1), obrigação desde 2 ago 2026.\n\nNo recrutamento, isso é ainda mais importante: o candidato deve saber que uma síntese automática apoia a decisão.\n\nPode-se dizer:\n\n> \"A entrevista é gravada e um assistente IA elabora automaticamente o relatório.\"\n\n### E se um segundo avaliador entrar?\n\n**Informe-o na chegada, como fez com o candidato.**\n\n---\n\n## Qual base legal usar para gravar?\n\n**Consentimento do candidato é a base mais adequada.**\n\nInteresse legítimo é frágil aqui, pois o candidato não pertence à organização.\n\n### Por que consentimento?\n\n**Porque não há relação de trabalho.**\n\nConsentimento é \"manifestação livre, específica, informada e inequívoca\" (RGPD, artigo 4, ponto 11).\n\n\"Livre\" é difícil: candidato teme prejudicar-se e pode não recusar. A forma da pergunta é crucial.\n\n### Como provar consentimento?\n\n**Responsável deve demonstrar que consentimento foi dado (RGPD, artigo 7, parágrafo 1).**\n\nConsentimento registrado com data e hora no início é prova.\n\n### Pode o candidato retirar consentimento?\n\n**Sim.**\n\nRGPD permite retirar tão facilmente quanto dar (artigo 7, parágrafo 3).\n\n### Pode recusar gravação e ser excluído?\n\n**Não.**\n\nRecusa não afeta candidatura; tratar assim tornaria consentimento não livre.\n\n---\n\n## Por quanto tempo guardar gravação?\n\n**Só pelo tempo necessário à finalidade.**\n\nRGPD exige dados conservados \"por tempo não superior ao necessário\" (artigo 5, parágrafo 1, e).\n\n### Quanto tempo guardar o arquivo?\n\n**2 anos após último contato.** CNIL confirma esse prazo, ou mais com consentimento formal.\n\nPonto inicial é último contato, não data da entrevista.\n\n### Guardar áudio o mesmo tempo que avaliação?\n\n**Não é obrigatório.**\n\nApós revisão e avaliação, áudio pode perder utilidade.\n\nCNIL recomenda até 6 meses para gravações de trabalho, até 1 ano para análises.\n\n### E entrevistas de candidatos não selecionados?\n\n**Mesma regra do arquivo.**\n\nPolítica eficaz:\n\n**entrevista → relatório → decisão → apagar áudio → expirar arquivo.**\n\n---\n\n## Quem acessa o relatório?\n\n**Só quem decide.**\n\nRecrutador, gestor e comitê. Não toda equipe nem futuros colegas.\n\n### Quem pode ver áudio, transcrição e avaliação?\n\nCada arquivo tem uso distinto.\n\nPode-se:\n\n* compartilhar avaliação com comitê;\n* limitar acesso à transcrição;\n* guardar áudio só se justificado.\n\n### Dados devem ser criptografados?\n\n**Segurança deve ser proporcional ao risco.**\n\nRGPD exige \"medidas técnicas e organizacionais adequadas, incluindo pseudonimização e criptografia\" (artigo 32, parágrafo 1).\n\n---\n\n## Quais direitos do candidato?\n\nCandidato tem direitos do RGPD.\n\n### Pode pedir acesso aos dados?\n\n**Sim.**\n\nTem direito a confirmação se dados pessoais são ou não tratados (artigo 15, parágrafo 1). Inclui áudio, transcrição, relatório e avaliação.\n\n### Pode pedir correção?\n\n**Sim.**\n\nDireito a correção rápida de dados incorretos (artigo 16).\n\nImportante com transcrição automática, que pode errar nomes, diplomas, datas, respostas técnicas ou quem falou.\n\n### Pode pedir exclusão?\n\n**Sim, conforme RGPD.**\n\nDireito a apagar dados pessoais rapidamente (artigo 17, parágrafo 1).\n\nCNIL recomenda informar esse direito na entrevista.\n\n### Pode se opor à gravação?\n\n**Sim, recusando antes ou durante.**\n\nPode se opor a tratamento baseado em interesse legítimo (artigo 21, parágrafo 1).\n\nNesse caso, gravação é interrompida e anotação manual feita.\n\n### Prazo para resposta?\n\n**Normalmente, um mês.**\n\nResponsável responde \"sem demora e no máximo em um mês\" (artigo 12, parágrafo 3).\n\n---\n\n## Obrigações quando IA faz anotações?\n\nIA adiciona tratamento além da gravação.\n\nFluxo:\n\n**áudio → transcrição → análise → relatório → avaliação.**\n\n### O que IA faz?\n\nPode:\n\n* transcrever;\n* identificar participantes;\n* destacar pontos fortes;\n* apontar pontos a melhorar;\n* produzir relatório;\n* preencher avaliação.\n\n### Decisão pode basear-se na síntese?\n\n**Síntese é suporte, não decisão.**\n\nDeve ser revisada antes de enviar aos decisores.\n\n### Onde dados são armazenados?\n\nPergunte ao fornecedor.\n\nLeexi guarda dados na região de Paris, AWS; para volume grande, pode usar Scaleway.\n\n### Quem trata dados?\n\nFornecedor é subcontratado conforme RGPD.\n\nSoftware de recrutamento é segundo subcontratado. O [dossiê de conformidade Leexi](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fpt\u002Fseguranca\u002Fcertificacoes-auditorias-conformidade-regulatoria\u002Ffaq-conformidade-soberania\u002F) detalha.\n\nLeexi usa modelo OpenAI via Azure França, circuito fechado.\n\n### Precisa DPA com fornecedor?\n\n**Sim, se fornecedor é subcontratado.**\n\nArtigo 28 exige contrato definindo tratamento, dados, obrigações.\n\n### IA usa entrevistas para treinar modelos?\n\n**Depende do fornecedor.**\n\nLeexi não usa conversas para treinar modelos em nenhuma conta.\n\n---\n\n## Como pedir consentimento antes de gravar?\n\nUse frase simples e clara.\n\n### No início da entrevista\n\n> \"Antes de começar: gravo a entrevista e um assistente IA faz o relatório para que eu possa ouvir você em vez de anotar. O relatório é compartilhado com quem decide. Seus dados ficam 2 anos após nosso último contato e pode pedir exclusão a qualquer momento. Concorda?\"\n\n### Para entrevista técnica\n\n> \"Como outros candidatos, gravo para revisar suas respostas técnicas com a equipe. Se preferir anotações manuais, tudo bem e não afeta sua candidatura.\"\n\n### Para entrevista final\n\n> \"A conversa é gravada e o relatório vai ao comitê. Pode pedir cópia do que lhe diz respeito. Está de acordo?\"\n\n---\n\n## Erros a evitar\n\n### 1. Perguntar de modo que recusa seja difícil\n\n\"Você não se importa?\" não dá escolha real.\n\n### 2. Não informar tempo de armazenamento\n\nCNIL exige isso para guardar arquivo, não é opcional.\n\n### 3. Deixar avaliação circular amplamente\n\nÉ opinião sobre pessoa, deve ficar restrita a decisores.\n\n### 4. Usar modelo de relatório inadequado\n\nModelo errado traz seções irrelevantes e atribui ações erradas.\n\n### 5. Guardar entrevistas de não selecionados sem limite\n\nDois anos após último contato, salvo consentimento para mais.\n\n### 6. Não verificar presença do assistente\n\nAssistente fora da reunião não produz relatório e entrevista se perde.\n\n---\n\n## Como gravar com Leexi?\n\nCom RGPD definido, siga passos:\n\n### 1. Entrar na entrevista\n\nLeexi pode entrar em videoconferência pelo calendário. Para presencial, grava pelo app e [regras presenciais](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fpt\u002Fseguranca\u002Fcertificacoes-auditorias-conformidade-regulatoria\u002Fgravar-uma-reuniao-presencial-rgpd\u002F) valem.\n\n### 2. Ajustar relatório ao tipo\n\nFormato pode ser para primeira conversa, técnica ou final.\n\n### 3. Gerar avaliação\n\nAvaliação inclui pontos fortes, a melhorar e alertas. Veja [notas IA para recrutamento](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fpt\u002Fcaso-de-uso\u002Fferramenta-anotacao-ia-recrutamento\u002F).\n\n### 4. Coletar consentimento\n\nPode ser gravado e datado; configurações por equipe e país.\n\n### 5. Controlar dados\n\nLeexi informa hospedagem em Paris, opção Scaleway, execução via Azure França, criptografia e sem treino em conversas.\n\n---\n\n## Dificuldades reais dos usuários\n\nQuestões legais não são únicas dificuldades.\n\nEm **1.141 tickets de suporte entre jan e jun 2026**, **4 tratam de gravação de entrevistas**. Motivos incluem modelo de relatório inadequado, informação ao candidato ausente no relatório e assistente excluído.\n\nNenhum pergunta se é permitido gravar.\n\nIsso mostra que o problema é:\n\n**não só \"posso gravar?\"**\n\nMas também:\n\n**qual modelo usar → o que consta na avaliação → quem recebe → tempo de armazenamento.**\n\n---\n\n## Resumo\n\nAntes de gravar, verifique:\n\n* **Consentimento**: candidato disse sim sem custo?\n* **Tempo informado**: sabe quanto tempo dados ficam?\n* **Base legal**: consentimento é base?\n* **Armazenamento**: áudio é apagado após avaliação?\n* **Acesso**: quem recebe avaliação?\n* **Subcontratados**: sabe quem trata dados, incluindo software?\n\nSe IA atua, acrescente:\n\n**candidato sabe que IA processa gravação para relatório?**\n\n## Perguntas frequentes\n\n### É legal gravar entrevista?\n\nSim, com consentimento prévio e informação do tempo de armazenamento.\n\n### Quanto tempo guardar?\n\nCNIL recomenda 2 anos após último contato, salvo consentimento para mais.\n\n### Pode pedir cópia do relatório?\n\nSim, direito de acesso RGPD cobre relatório e avaliação.\n\n### Pode recusar gravação?\n\nSim, sem prejuízo à candidatura.\n\n### Pode pedir exclusão?\n\nSim, conforme direito ao apagamento RGPD.\n\n### Síntese serve para decisão?\n\nÉ suporte; deve ser revisada antes de decisão.\n\n### Pode comparar candidatos pelos relatórios?\n\nSim, se todos seguirem mesmo modelo.\n\n---\n\n## Em resumo\n\n**Gravar entrevista é possível.**\n\nMas não basta perguntar:\n\n> \"Posso gravar?\"\n\nÉ preciso controlar toda cadeia até avaliação:\n\n**pedir consentimento → informar tempo → gravar → transcrever → avaliar → restringir acesso → apagar.**\n\nEssa cadeia deve estar na política de proteção de dados.\n\n**Quer relatórios estruturados?** [Teste Leexi na próxima entrevista](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)\n\n## Fontes\n\nTextos consultados em 22 ago 2026.\n\n* RGPD artigos 4,5,6,7,12,13,15,16,17,21,28,32\n* Código Penal artigo 226-1\n* CNIL Recrutamento e arquivo\n* CNIL Gravação no trabalho\n* Regulamento IA europeu artigo 50\n\n*Esta página é informativa, não é parecer jurídico.*\n","2026-08-31T15:23:59.314Z","2026-09-02T21:14:39.370Z","2026-09-02T21:47:01.458Z",{"id":950,"documentId":709,"metaTitle":951,"metaDescription":952,"slug":953,"heroTitle":954,"heroUnderTitle":955,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":179,"heroVideoUrl":68,"blog":956,"createdAt":957,"updatedAt":958,"publishedAt":959,"locale":184,"__type":132},24586,"Enregistrer une réunion de chantier : les règles RGPD","Sur site, avec des entreprises différentes et des arrivées en cours de visite. Information orale, base légale par intervenant, conservation jusqu'à la réception.","\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-une-reunion-de-chantier-rgpd\u002F","Enregistrer une réunion de chantier : quelles règles RGPD ?","Sur site, avec des intervenants de plusieurs entreprises, et des arrivées en cours de visite.","Vous enregistrez vos visites de chantier pour envoyer le compte rendu le jour même ? C'est possible, mais une réunion de chantier cumule trois particularités : elle se tient sur site, avec des intervenants de plusieurs entreprises, et souvent debout.\n\n**Aucune de ces trois situations ne relève du même régime qu'une visioconférence interne.**\n\n## Peut-on enregistrer une réunion de chantier ?\n\n**Oui, mais pas sans encadrer le traitement.**\n\nUn compte rendu de chantier nomme les entreprises, les responsables et les retards qui leur sont attribués. Il constitue donc un traitement de données personnelles au sens du RGPD.\n\nVous devez notamment :\n\n* informer à l'oral les personnes présentes ;\n* demander l'accord des intervenants qui ne sont pas vos salariés ;\n* déterminer votre base légale ;\n* définir la finalité de l'enregistrement ;\n* limiter la durée de conservation ;\n* prévoir le cas des personnes qui arrivent en cours de visite.\n\nEnregistrer à l'insu des personnes présentes relève par ailleurs du Code pénal, qui punit « d'un an d'emprisonnement et de 45 000 euros d'amende le fait, au moyen d'un procédé quelconque, volontairement de porter atteinte à l'intimité de la vie privée d'autrui : 1° En captant, enregistrant ou transmettant, sans le consentement de leur auteur, des paroles prononcées à titre privé ou confidentiel » (article 226-1).\n\n### Un enregistrement de chantier est-il une donnée personnelle ?\n\n**Oui.**\n\nLe RGPD définit une donnée personnelle comme « toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable » (article 4, point 1).\n\nSur un chantier, le compte rendu attribue des réserves et des responsabilités à des personnes nommées. Le cadre commun est détaillé sur la page [enregistrer une réunion professionnelle](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-une-reunion-professionnelle-rgpd\u002F).\n\nLa transcription et le compte rendu sont également concernés.\n\n### Pourquoi le chantier n'est-il pas une réunion comme les autres ?\n\n**Pour trois raisons.**\n\nLes intervenants viennent d'entreprises différentes, ce qui empêche de retenir une base légale unique, comme sur [un comité de pilotage](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-comite-de-pilotage-rgpd\u002F). Personne ne voit d'assistant, puisqu'il n'y a pas d'écran, ce qui rejoint [les règles du présentiel](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-une-reunion-en-presentiel-rgpd\u002F). Et le compte rendu sert de référence en cas de désaccord, ce qui change sa valeur et sa durée de conservation.\n\nVous effectuez par ailleurs plusieurs traitements successifs :\n\n**enregistrer sur site → téléverser → transcrire → rédiger → diffuser aux entreprises → conserver.**\n\n### Quelles données sont enregistrées ?\n\nSelon l'outil utilisé, vous pouvez conserver :\n\n* l'audio du site ;\n* la transcription ;\n* le nom des intervenants et leur entreprise ;\n* la date de la visite ;\n* le compte rendu ;\n* les réserves relevées ;\n* les actions et leurs échéances.\n\nL'audio d'un site capte aussi le bruit ambiant et les conversations qui n'ont rien à voir avec la réunion.\n\n---\n\n## Faut-il prévenir les intervenants avant d'enregistrer ?\n\n**Oui.**\n\nL'information doit intervenir **avant ou au moment où les données sont collectées**. Le texte demande qu'elle soit fournie « au moment où les données en question sont obtenues » (RGPD, article 13, paragraphe 1).\n\nSur un chantier, elle se donne à voix haute, au moment où le groupe est rassemblé.\n\n### Que faut-il leur dire ?\n\nLa CNIL indique que les personnes concernées « doivent être notamment informés : de l'existence du dispositif ; de l'identité du responsable de traitement ; des finalités poursuivies ».\n\nVous devez donc pouvoir expliquer simplement :\n\n**qui enregistre → pourquoi → qui recevra le compte rendu → combien de temps il est conservé.**\n\n### Comment informer sur un site où les gens vont et viennent ?\n\n**C'est la difficulté propre à ce type de réunion.**\n\nLes intervenants arrivent au fur et à mesure, repartent avant la fin, et ne sont pas tous présents au moment de l'annonce.\n\nDeux moyens peuvent s'ajouter à l'annonce orale :\n\n* la mention dans la convocation ;\n* un rappel dans le compte rendu de la visite précédente.\n\n### Faut-il préciser qu'une IA rédige le compte rendu ?\n\n**Oui.**\n\nL'enregistrement audio et le traitement effectué ensuite par l'IA sont deux opérations qu'il est utile de distinguer.\n\nLe règlement européen sur l'intelligence artificielle prévoit que « les fournisseurs veillent à ce que les systèmes d'IA destinés à interagir directement avec des personnes physiques soient conçus et développés de manière à ce que les personnes physiques concernées soient informées qu'elles interagissent avec un système d'IA » (article 50, paragraphe 1). Ces obligations s'appliquent depuis le 2 août 2026, et elles visent le fournisseur du système ; votre obligation d'informer vient du RGPD et de la doctrine de la CNIL.\n\nVous pouvez par exemple annoncer :\n\n> « La visite est enregistrée depuis mon téléphone et un assistant IA en rédige automatiquement le compte rendu. »\n\n### Que faire quand une personne rejoint la visite en cours ?\n\n**Vous l'informez avant qu'elle ne prenne la parole.**\n\nSur un chantier, c'est la règle plutôt que l'exception.\n\n---\n\n## Quelle base légale utiliser pour enregistrer une visite de chantier ?\n\n**Deux bases légales peuvent coexister sur le même site.**\n\nVos salariés et les entreprises intervenantes ne relèvent pas du même fondement.\n\n### Peut-on utiliser l'intérêt légitime ?\n\n**Oui, pour vos propres salariés.**\n\nL'article 6 du RGPD autorise un traitement « nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le responsable du traitement ou par un tiers, à moins que ne prévalent les intérêts ou les libertés et droits fondamentaux de la personne concernée » (paragraphe 1, point f).\n\nVous devez donc notamment réaliser un **test de balance des intérêts** et informer les personnes.\n\n### Peut-on utiliser le consentement ?\n\n**Oui, et c'est la voie qui s'applique aux entreprises intervenantes.**\n\nLes compagnons, chefs d'équipe et responsables des autres entreprises ne sont pas vos salariés. Leur accord se demande, dans les mêmes conditions que sur [un rendez-vous commercial](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-rendez-vous-commercial-rgpd\u002F).\n\n### Faut-il le prévoir dans les pièces du marché ?\n\n**C'est le moyen le plus simple de traiter la question une fois pour toutes.**\n\nUn point sur l'enregistrement des réunions de chantier dans les documents contractuels évite de redemander l'accord à chaque nouvelle entreprise qui intervient.\n\n### Quelle finalité retenir ?\n\n**Produire le compte rendu de visite, avec les réserves, les décisions et les actions.**\n\nC'est une finalité précise, qui justifie l'enregistrement et qui borne son usage.\n\n### Un intervenant peut-il refuser ?\n\n**Oui, dans les conditions prévues par le RGPD.**\n\nVous coupez alors l'enregistrement pour la durée de son intervention, ou pour toute la visite.\n\n---\n\n## Combien de temps conserver l'enregistrement d'une visite ?\n\n**Aussi longtemps que nécessaire à la finalité poursuivie, et pas davantage.**\n\nLe RGPD impose des données « conservées sous une forme permettant l'identification des personnes concernées pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées » (article 5, paragraphe 1, point e).\n\nSur un chantier, l'audio et le compte rendu n'ont pas la même durée de vie utile.\n\n### Combien de temps conserver l'audio ?\n\nPour l'écoute et l'enregistrement des appels au travail, la CNIL indique que « les enregistrements peuvent être conservés jusqu'à six mois au maximum ».\n\nUne fois le compte rendu diffusé et non contesté, l'audio n'a en général plus d'usage courant.\n\n### Le compte rendu appelle-t-il une durée plus longue ?\n\n**C'est probable, parce qu'il sert de référence en cas de désaccord sur une réserve ou un délai.**\n\nLa CNIL indique que « les documents d'analyse peuvent quant à eux être conservés jusqu'à un an ». Une durée plus longue doit être écrite et justifiée par cette finalité.\n\n### Que faire à la réception du chantier ?\n\n**C'est le moment naturel pour appliquer la règle de suppression aux enregistrements audio.**\n\nUne politique efficace doit prévoir :\n\n**visite → compte rendu diffusé → réception du chantier → suppression de l'audio.**\n\n### Que faire du fichier resté sur le téléphone ?\n\nUn enregistrement fait sur site reste souvent sur l'appareil après le téléversement. Les deux copies suivent la même règle.\n\n---\n\n## Qui peut accéder à l'enregistrement d'une visite ?\n\n**Uniquement les personnes concernées par le suivi.**\n\nLes participants, le maître d'ouvrage, et les personnes qui reprennent le dossier.\n\n### Qui peut consulter l'audio, la transcription et le compte rendu ?\n\nLes trois fichiers ne répondent pas forcément au même besoin.\n\nVous pouvez par exemple :\n\n* diffuser le compte rendu à toutes les entreprises ;\n* limiter l'accès à la transcription ;\n* conserver l'audio pour les besoins réellement justifiés.\n\nL'audio d'un site mérite l'accès le plus restreint des trois.\n\n### Le compte rendu circule entre plusieurs entreprises\n\nChacune l'applique ensuite selon ses propres règles, et votre durée de conservation ne s'impose pas aux leurs.\n\n### Faut-il chiffrer les données ?\n\n**La sécurité doit être adaptée au risque.**\n\nLe RGPD demande des « mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque, y compris entre autres, selon les besoins : a) la pseudonymisation et le chiffrement des données à caractère personnel » (article 32, paragraphe 1).\n\n---\n\n## Quels sont les droits des intervenants ?\n\nLes personnes enregistrées disposent des droits prévus par le RGPD.\n\n### Peuvent-elles demander l'accès à leurs données ?\n\n**Oui.**\n\nLa personne concernée « a le droit d'obtenir du responsable du traitement la confirmation que des données à caractère personnel la concernant sont ou ne sont pas traitées » (RGPD, article 15, paragraphe 1). Cela peut concerner l'audio, la transcription et le compte rendu.\n\n### Peuvent-elles demander une rectification ?\n\n**Oui, et cela a des conséquences concrètes sur un chantier.**\n\nLa personne concernée « a le droit d'obtenir du responsable du traitement, dans les meilleurs délais, la rectification des données à caractère personnel la concernant qui sont inexactes » (RGPD, article 16).\n\nUne réserve attribuée à la mauvaise entreprise se corrige à ce titre.\n\nUne IA peut mal retranscrire :\n\n* un nom d'entreprise ;\n* un lot ;\n* une réserve ;\n* une échéance ;\n* l'identité de la personne qui a parlé.\n\n### Peuvent-elles demander l'effacement ?\n\n**Oui, dans les conditions prévues par le RGPD.**\n\nLa personne concernée « a le droit d'obtenir du responsable du traitement l'effacement, dans les meilleurs délais, de données à caractère personnel la concernant » (RGPD, article 17, paragraphe 1).\n\n### Peuvent-elles s'opposer à l'enregistrement ?\n\n**Oui, dans les conditions prévues par le RGPD.**\n\nLa personne concernée « a le droit de s'opposer à tout moment, pour des raisons tenant à sa situation particulière, à un traitement des données à caractère personnel la concernant fondé sur l'article 6, paragraphe 1, point e) ou f) » (RGPD, article 21, paragraphe 1).\n\n### Dans quel délai devez-vous répondre ?\n\n**En principe, dans un délai d'un mois.** Le responsable du traitement répond « dans les meilleurs délais et en tout état de cause dans un délai d'un mois à compter de la réception de la demande » (RGPD, article 12, paragraphe 3).\n\n---\n\n## Quelles obligations lorsque l'IA prend les notes sur site ?\n\nL'IA ajoute un traitement au simple enregistrement.\n\nLe fonctionnement peut être résumé ainsi :\n\n**audio du site → téléversement → transcription → analyse → compte rendu de visite.**\n\n### Que fait concrètement l'IA ?\n\nElle peut :\n\n* transcrire les échanges ;\n* identifier les intervenants ;\n* relever les réserves ;\n* extraire les décisions ;\n* produire un compte rendu ;\n* organiser les échéances.\n\n### La qualité audio d'un chantier permet-elle une transcription fiable ?\n\n**Les conditions de captation sur site sont moins bonnes qu'en salle.**\n\nLe bruit ambiant et les déplacements dégradent la captation, ce qui rend la relecture du compte rendu plus nécessaire qu'ailleurs.\n\n### Où sont stockées les données ?\n\nC'est l'une des premières questions à poser à votre fournisseur.\n\nChez Leexi, les enregistrements, transcriptions et comptes rendus restent en région Paris, sur AWS. Au-delà d'un certain volume de licences, un hébergement chez Scaleway peut être choisi. Les dix sous-traitants de Leexi sont nommés à l'article 6.1 de son [accord de traitement des données](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdpa_fr.pdf), avec leur rôle et leur zone d'hébergement.\n\n### Faut-il un DPA avec le fournisseur ?\n\n**Oui, lorsque le fournisseur agit comme sous-traitant.**\n\nL'article 28 du RGPD prévoit que « le traitement par un sous-traitant est régi par un contrat ou un autre acte juridique […] qui lie le sous-traitant à l'égard du responsable du traitement, définit l'objet et la durée du traitement, la nature et la finalité du traitement, le type de données à caractère personnel et les catégories de personnes concernées, et les obligations et les droits du responsable du traitement » (paragraphe 3).\n\nLe DPA de Leexi est public, en version 2.0 depuis le 6 juillet 2026 ([version française](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdpa_fr.pdf)). Il fixe la conservation par défaut à deux ans maximum, réductible sur demande ou dans les paramètres (article 9.1), la restitution ou la suppression de toutes les données en fin de contrat (article 11.2), et la notification d'une violation de données sous 24 heures (article 5.4).\n\nDans le cas de Leexi, OpenAI fournit le modèle de langage et Leexi l'exécute via Azure France, en circuit fermé. Les termes employés ici sont définis dans le [glossaire de l'outil de prise de notes IA](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fglossaire-outil-de-prise-de-notes-ia\u002F).\n\n### L'IA utilise-t-elle vos enregistrements pour entraîner ses modèles ?\n\n**Cela dépend du fournisseur.**\n\nChez Leexi, les conversations n'entraînent aucun modèle, sur tous les comptes. L'engagement est écrit dans la [politique de confidentialité](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fpolitique-de-confidentialite) et dans la [FAQ conformité](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Ffaq-conformite-souverainete\u002F).\n\n---\n\n## Comment annoncer l'enregistrement sur un chantier ?\n\nVous pouvez utiliser une formulation simple et précise.\n\n### Au rassemblement, avant la visite\n\n> « Avant qu'on commence la visite : j'enregistre depuis mon téléphone et un assistant IA rédige le compte rendu, avec les réserves et les actions. Il vous sera envoyé à tous. Si quelqu'un s'y oppose, dites-le maintenant. »\n\n### Pour une entreprise qui intervient pour la première fois\n\n> « Je vous précise que les réunions de chantier sont enregistrées et que le compte rendu circule entre toutes les entreprises. Dites-moi si ça pose un problème de votre côté. »\n\n### Pour une personne qui arrive en cours de visite\n\n> « Je vous préviens avant que vous ne preniez la parole : la visite est enregistrée pour le compte rendu. »\n\n---\n\n## Quelles sont les erreurs à éviter ?\n\n### 1. Ne prévenir qu'au début de la visite\n\nSur un chantier, une partie des personnes présentes arrive après le début.\n\n### 2. Appliquer l'intérêt légitime aux entreprises intervenantes\n\nIl ne couvre que vos propres salariés.\n\n### 3. Compter sur la transcription sans la relire\n\nLes conditions de captation d'un site dégradent le résultat, et une réserve mal attribuée a des conséquences.\n\n### 4. Conserver l'audio après la réception du chantier\n\nLe compte rendu suffit une fois le dossier clos.\n\n### 5. Laisser l'enregistrement sur le téléphone\n\nUn enregistrement fait sur site reste souvent sur l'appareil après le téléversement.\n\n### 6. Négliger la qualité de l'export\n\nLe compte rendu de chantier est imprimé, envoyé, joint à un dossier. Un tableau qui se casse à l'ouverture dans un traitement de texte pose un problème réel.\n\n---\n\n## Comment enregistrer une visite de chantier avec Leexi ?\n\nUne fois le cadre RGPD défini, l'utilisation de l'outil se résume à quelques étapes.\n\n### 1. Lancer l'enregistrement\n\nL'enregistrement peut être lancé depuis l'application mobile, sans matériel à installer sur site.\n\n### 2. Téléverser l'enregistrement\n\nUne fois la visite terminée, l'enregistrement est envoyé vers votre compte en ligne.\n\n### 3. Générer le compte rendu de visite\n\nVous pouvez créer un modèle de compte rendu propre aux visites de chantier, avec les sections que vos réunions appellent.\n\n### 4. Relire avant diffusion\n\nLe compte rendu peut être relu et corrigé avant d'être partagé, ce qui compte davantage quand la captation s'est faite sur site.\n\n### 5. Contrôler les données\n\nLeexi indique notamment un hébergement en région Paris, une option Scaleway, une exécution du modèle via Azure France en circuit fermé, le chiffrement des données en transit et au repos et l'absence d'entraînement sur vos conversations.\n\n---\n\n## Quelles difficultés rencontrent réellement les utilisateurs ?\n\nLes questions juridiques ne sont pas les seules difficultés rencontrées en pratique.\n\nSur **1 141 tickets de support reçus entre janvier et juin 2026**, **1 porte explicitement sur une réunion de chantier**. Il ne concerne ni l'enregistrement ni la transcription, mais la mise en forme : les tableaux du compte rendu se cassent à l'ouverture dans un traitement de texte.\n\nLe détail est instructif. Sur un chantier, le compte rendu n'est pas un document qui reste en ligne : il est exporté, envoyé, imprimé, joint à un dossier.\n\nLes difficultés relevées sur l'enregistrement en salle valent par ailleurs pour le chantier, puisque le canal est le même. Sur les **27 tickets** qui portent sur l'enregistrement en présentiel, le téléversement depuis l'application mobile est le premier motif.\n\nCela donne une autre lecture du problème :\n\n**le sujet n'est pas seulement « ai-je le droit d'enregistrer ? »**\n\nIl faut aussi savoir :\n\n**si l'enregistrement remonte → si le compte rendu s'exporte proprement → qui le reçoit → combien de temps il est conservé.**\n\n---\n\n## Enregistrer une réunion de chantier : ce qu'il faut retenir\n\nAvant d'enregistrer une visite, vérifiez ces six points :\n\n* **Information** : les personnes présentes sont-elles prévenues, y compris celles qui arrivent en cours ?\n* **Base légale** : avez-vous distingué vos salariés des entreprises intervenantes ?\n* **Marché** : l'enregistrement est-il prévu dans les pièces contractuelles ?\n* **Relecture** : le compte rendu est-il relu avant diffusion ?\n* **Conservation** : l'audio est-il supprimé à la réception du chantier, sur le compte comme sur le téléphone ?\n* **Export** : le compte rendu s'ouvre-t-il correctement dans les outils de vos interlocuteurs ?\n\nSi une IA intervient, ajoutez un septième point :\n\n**les intervenants savent-ils qu'un système d'IA traite l'enregistrement pour produire le compte rendu ?**\n\n## Questions fréquentes\n\n### Est-il légal d'enregistrer une réunion de chantier ?\n\nOui, sous réserve d'informer les personnes présentes, de retenir une base légale adaptée à chacune et de fixer une durée de conservation.\n\n### Faut-il l'accord de toutes les entreprises présentes ?\n\nL'accord se demande aux personnes qui ne sont pas vos salariés. Le prévoir dans les pièces du marché évite de le redemander à chaque visite.\n\n### Comment prévenir les personnes qui arrivent en cours de visite ?\n\nÀ l'oral, avant qu'elles ne prennent la parole. C'est la situation la plus fréquente sur un chantier.\n\n### Faut-il un équipement particulier pour enregistrer sur site ?\n\nNon. Un smartphone équipé de l'application peut suffire, sans matériel à installer.\n\n### Le bruit du chantier dégrade-t-il le compte rendu ?\n\nLes conditions de captation sur site sont moins bonnes qu'en salle. Le compte rendu peut être relu et corrigé avant diffusion.\n\n### Combien de temps conserver l'enregistrement d'une visite ?\n\nLa durée dépend de la finalité. Pour les enregistrements d'appels au travail, la CNIL retient six mois au maximum dans le cadre concerné, et jusqu'à un an pour les documents d'analyse.\n\n### Une entreprise peut-elle demander la suppression de ce qui la concerne ?\n\nOui, dans les conditions prévues par le droit à l'effacement du RGPD.\n\n---\n\n## En résumé\n\n**Enregistrer une réunion de chantier est possible.**\n\nMais le bon réflexe n'est pas seulement de demander :\n\n> « Ai-je le droit d'enregistrer ? »\n\nIl faut plutôt vérifier toute la chaîne, jusqu'au document qui sortira du logiciel :\n\n**informer sur site → enregistrer → téléverser → relire → diffuser aux entreprises → supprimer l'audio à la réception.**\n\nC'est cette chaîne complète qui doit être encadrée par votre politique de protection des données.\n\n**Vos visites de chantier méritent un compte rendu envoyé le jour même ?** [Tester Leexi sur votre prochaine visite](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)\n\n## Sources\n\nTextes relevés sur sources primaires le 22 août 2026.\n\n* RGPD, articles 4, 5, 6, 7, 12, 13, 15, 16, 17, 21, 28 et 32\n* Code pénal, article 226-1\n* CNIL, Écoute et enregistrement des appels sur le lieu de travail\n* Règlement européen sur l'intelligence artificielle, article 50\n* Leexi, Accord de traitement de données, version 2.0 en vigueur à compter du 6 juillet 2026\n\n*Cette page décrit le cadre applicable. Elle ne constitue pas un avis juridique.*\n","2026-08-22T07:48:14.253Z","2026-09-02T12:08:44.128Z","2026-09-02T21:47:24.366Z",{"id":961,"documentId":927,"metaTitle":962,"metaDescription":963,"slug":964,"heroTitle":965,"heroUnderTitle":966,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":179,"heroVideoUrl":68,"blog":967,"createdAt":968,"updatedAt":969,"publishedAt":970,"locale":184,"__type":132},24589,"Enregistrer un comité de pilotage : les règles RGPD","Vos collaborateurs et les intervenants du client ne relèvent pas de la même base légale. Information, contrat de projet, clôture et suppression.","\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-comite-de-pilotage-rgpd\u002F","Enregistrer un comité de pilotage : quelles règles RGPD ?","Plusieurs entités dans la même réunion, et deux bases légales qui coexistent.","Vous enregistrez vos comités de projet pour obtenir un relevé de décisions partagé ? C'est possible, mais un comité de pilotage réunit des personnes de plusieurs entités : votre équipe, le client, parfois des prestataires.\n\n**C'est ce mélange qui complique l'encadrement, plus que le sujet traité.**\n\n## Peut-on enregistrer un comité de pilotage ?\n\n**Oui, mais pas sans encadrer le traitement.**\n\nUn comité de pilotage nomme des responsables, attribue des retards et discute du travail de personnes identifiées. Il constitue donc un traitement de données personnelles au sens du RGPD.\n\nVous devez notamment :\n\n* informer tous les participants avant l'enregistrement ;\n* distinguer vos collaborateurs des intervenants extérieurs ;\n* déterminer une base légale pour chacun ;\n* définir la finalité de l'enregistrement ;\n* limiter la durée de conservation ;\n* prévoir le cas des personnes qui rejoignent le projet en cours.\n\nEnregistrer à l'insu des personnes présentes relève par ailleurs du Code pénal, qui punit « d'un an d'emprisonnement et de 45 000 euros d'amende le fait, au moyen d'un procédé quelconque, volontairement de porter atteinte à l'intimité de la vie privée d'autrui : 1° En captant, enregistrant ou transmettant, sans le consentement de leur auteur, des paroles prononcées à titre privé ou confidentiel » (article 226-1).\n\n### Un enregistrement de comité est-il une donnée personnelle ?\n\n**Oui.**\n\nLe RGPD définit une donnée personnelle comme « toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable » (article 4, point 1).\n\nUn relevé d'actions nominatif partagé entre plusieurs organisations constitue un traitement à part entière.\n\nLa transcription et le compte rendu sont également concernés.\n\n### Pourquoi ce type de réunion demande-t-il une attention particulière ?\n\n**Parce que les participants ne relèvent pas tous du même employeur.**\n\nCe qui vaut pour un collaborateur de votre entreprise ne vaut pas pour le chef de projet du client ou le consultant du prestataire. Le cadre commun est détaillé sur la page [enregistrer une réunion professionnelle](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-une-reunion-professionnelle-rgpd\u002F).\n\nVous effectuez par ailleurs plusieurs traitements successifs :\n\n**enregistrer → transcrire → rédiger → envoyer aux deux équipes → conserver → supprimer.**\n\n### Quelles données sont enregistrées ?\n\nSelon l'outil utilisé, vous pouvez conserver :\n\n* l'audio de la séance ;\n* la transcription ;\n* le nom des participants et leur organisation ;\n* la date et la durée ;\n* le compte rendu ;\n* les points bloquants ;\n* les actions et leurs porteurs.\n\n---\n\n## Faut-il prévenir les participants avant d'enregistrer ?\n\n**Oui.**\n\nL'information doit intervenir **avant ou au moment où les données sont collectées**. Le texte demande qu'elle soit fournie « au moment où les données en question sont obtenues » (RGPD, article 13, paragraphe 1).\n\nSur un comité récurrent, l'annonce se fait au démarrage du projet, puis se rappelle en ouverture de séance.\n\n### Que faut-il leur dire ?\n\nLa CNIL indique que les personnes concernées « doivent être notamment informés : de l'existence du dispositif ; de l'identité du responsable de traitement ; des finalités poursuivies ».\n\nVous devez donc pouvoir expliquer simplement :\n\n**qui enregistre → pourquoi → qui recevra le compte rendu → combien de temps il est conservé.**\n\n### Faut-il traiter différemment les participants externes ?\n\n**Oui.**\n\nIls ne sont couverts ni par l'intérêt légitime de leur employeur ni par le vôtre. Leur accord se demande, et il se demande explicitement.\n\n### Faut-il préciser qu'une IA rédige le compte rendu ?\n\n**Oui.**\n\nL'enregistrement audio et le traitement effectué ensuite par l'IA sont deux opérations qu'il est utile de distinguer.\n\nLe règlement européen sur l'intelligence artificielle prévoit que « les fournisseurs veillent à ce que les systèmes d'IA destinés à interagir directement avec des personnes physiques soient conçus et développés de manière à ce que les personnes physiques concernées soient informées qu'elles interagissent avec un système d'IA » (article 50, paragraphe 1). Ces obligations s'appliquent depuis le 2 août 2026, et elles visent le fournisseur du système ; votre obligation d'informer vient du RGPD et de la doctrine de la CNIL.\n\nVous pouvez par exemple annoncer :\n\n> « La séance est enregistrée et un assistant IA en rédige automatiquement le compte rendu, qui circule entre nos deux équipes. »\n\n### Que faire quand la composition du comité change ?\n\n**Vous informez chaque nouvel arrivant à sa première séance.**\n\nUn comité de pilotage change de composition au fil du projet, et l'information suit les arrivées.\n\n---\n\n## Quelle base légale utiliser pour enregistrer un comité de pilotage ?\n\n**Deux bases légales peuvent coexister dans la même réunion.**\n\nRien n'oblige à retenir un fondement unique pour toutes les personnes présentes.\n\n### Peut-on utiliser l'intérêt légitime ?\n\n**Oui, pour vos propres collaborateurs.**\n\nL'article 6 du RGPD autorise un traitement « nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le responsable du traitement ou par un tiers, à moins que ne prévalent les intérêts ou les libertés et droits fondamentaux de la personne concernée » (paragraphe 1, point f).\n\nVous devez donc notamment réaliser un **test de balance des intérêts** et informer les participants.\n\n### Peut-on utiliser le consentement ?\n\n**Oui, et c'est la voie qui s'applique aux intervenants extérieurs.**\n\nLe consentement est défini comme « toute manifestation de volonté, libre, spécifique, éclairée et univoque par laquelle la personne concernée accepte, par une déclaration ou par un acte positif clair » (RGPD, article 4, point 11). Le responsable du traitement doit par ailleurs « être en mesure de démontrer que la personne concernée a donné son consentement » (article 7, paragraphe 1). C'est la même mécanique que sur [un rendez-vous commercial](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-rendez-vous-commercial-rgpd\u002F) et sur [une visite de chantier](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-une-reunion-de-chantier-rgpd\u002F).\n\n### Faut-il mentionner l'enregistrement au contrat de prestation ?\n\n**C'est le moyen le plus simple de traiter la question une fois pour toutes.**\n\nLa question se pose au démarrage du projet, plutôt qu'à chaque séance.\n\n### Un participant peut-il s'opposer ?\n\n**Oui, dans les conditions prévues par le RGPD.**\n\nLa personne concernée « a le droit de s'opposer à tout moment, pour des raisons tenant à sa situation particulière, à un traitement des données à caractère personnel la concernant fondé sur l'article 6, paragraphe 1, point e) ou f) » (RGPD, article 21, paragraphe 1).\n\nPour ceux couverts par l'intérêt légitime, au titre du droit d'opposition. Pour les autres, un accord se retire aussi simplement qu'il se donne.\n\n---\n\n## Combien de temps conserver l'enregistrement d'un comité ?\n\n**Aussi longtemps que nécessaire à la finalité poursuivie, et pas davantage.**\n\nLe RGPD impose des données « conservées sous une forme permettant l'identification des personnes concernées pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées » (article 5, paragraphe 1, point e).\n\nSur un projet, cette durée gagne à être rattachée à un événement précis.\n\n### Combien de temps conserver l'audio ?\n\nPour l'écoute et l'enregistrement des appels au travail, la CNIL indique que « les enregistrements peuvent être conservés jusqu'à six mois au maximum ».\n\nUne fois le compte rendu validé par le comité, l'audio n'a en général plus d'usage.\n\n### Combien de temps conserver le compte rendu ?\n\nLa CNIL indique que « les documents d'analyse peuvent quant à eux être conservés jusqu'à un an ».\n\nUn relevé de décisions de projet peut appeler une durée alignée sur la durée du projet, à condition qu'elle soit écrite.\n\n### Que devient l'enregistrement à la fin du projet ?\n\n**C'est la question qui manque le plus souvent.**\n\nUn projet se termine, ses comités restent dans la bibliothèque. Une politique efficace doit prévoir :\n\n**séance → compte rendu → clôture du projet → suppression.**\n\n---\n\n## Qui peut accéder à l'enregistrement d'un comité de pilotage ?\n\n**Uniquement les personnes qui en ont besoin pour le suivi.**\n\nLes participants, et les personnes qui reprennent le dossier. Pas l'ensemble de l'équipe projet, sauf décision explicite.\n\n### Qui peut consulter l'audio, la transcription et le compte rendu ?\n\nLes trois fichiers ne répondent pas forcément au même besoin.\n\nVous pouvez par exemple :\n\n* partager le compte rendu avec les deux équipes ;\n* limiter l'accès à la transcription ;\n* conserver l'audio pour les besoins réellement justifiés.\n\n### Le compte rendu part-il chez le client ?\n\n**Souvent, et c'est légitime.**\n\nUne copie sort alors de votre organisation et entre dans une autre, avec ses propres règles d'accès. La durée de conservation que vous appliquez de votre côté ne s'impose pas à la sienne.\n\n### Faut-il chiffrer les données ?\n\n**La sécurité doit être adaptée au risque.**\n\nLe RGPD demande des « mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque, y compris entre autres, selon les besoins : a) la pseudonymisation et le chiffrement des données à caractère personnel » (article 32, paragraphe 1).\n\n---\n\n## Quels sont les droits des participants ?\n\nLes personnes enregistrées disposent des droits prévus par le RGPD.\n\n### Peuvent-elles demander l'accès à leurs données ?\n\n**Oui.**\n\nLa personne concernée « a le droit d'obtenir du responsable du traitement la confirmation que des données à caractère personnel la concernant sont ou ne sont pas traitées » (RGPD, article 15, paragraphe 1). Cela peut concerner l'audio, la transcription et le compte rendu.\n\n### Peuvent-elles demander une rectification ?\n\n**Oui.**\n\nLa personne concernée « a le droit d'obtenir du responsable du traitement, dans les meilleurs délais, la rectification des données à caractère personnel la concernant qui sont inexactes » (RGPD, article 16).\n\nSur un comité de pilotage, une action attribuée à la mauvaise personne se corrige à ce titre.\n\nUne IA peut mal retranscrire :\n\n* un nom propre ;\n* une échéance ;\n* un point bloquant ;\n* un engagement ;\n* l'identité de la personne qui a parlé.\n\n### Peuvent-elles demander l'effacement ?\n\n**Oui, dans les conditions prévues par le RGPD.**\n\nLa personne concernée « a le droit d'obtenir du responsable du traitement l'effacement, dans les meilleurs délais, de données à caractère personnel la concernant » (RGPD, article 17, paragraphe 1).\n\n### Qui traite la demande quand plusieurs organisations sont concernées ?\n\n**Celle qui a enregistré.**\n\nC'est elle le responsable de traitement, même si le compte rendu a circulé ailleurs.\n\n### Dans quel délai devez-vous répondre ?\n\n**En principe, dans un délai d'un mois.** Le responsable du traitement répond « dans les meilleurs délais et en tout état de cause dans un délai d'un mois à compter de la réception de la demande » (RGPD, article 12, paragraphe 3).\n\n---\n\n## Quelles obligations lorsque l'IA prend les notes ?\n\nL'IA ajoute un traitement au simple enregistrement.\n\nLe fonctionnement peut être résumé ainsi :\n\n**audio → transcription → analyse → relevé d'actions → diffusion aux deux équipes.**\n\n### Que fait concrètement l'IA ?\n\nElle peut :\n\n* transcrire la séance ;\n* identifier les intervenants ;\n* extraire les décisions ;\n* relever les points bloquants ;\n* produire un compte rendu ;\n* attribuer les actions à leurs porteurs.\n\n### Où sont stockées les données ?\n\nC'est l'une des premières questions à poser à votre fournisseur, et celle que votre client posera avant d'accepter l'enregistrement.\n\nChez Leexi, les enregistrements, transcriptions et comptes rendus restent en région Paris, sur AWS. Au-delà d'un certain volume de licences, un hébergement chez Scaleway peut être choisi. Les dix sous-traitants de Leexi sont nommés à l'article 6.1 de son [accord de traitement des données](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdpa_fr.pdf), avec leur rôle et leur zone d'hébergement.\n\n### Qui traite les données ?\n\nLe fournisseur de l'outil intervient en tant que sous-traitant dans le cadre prévu par le RGPD.\n\nDans le cas de Leexi, OpenAI fournit le modèle de langage et Leexi l'exécute via Azure France, en circuit fermé.\n\n### Faut-il un DPA avec le fournisseur ?\n\n**Oui, lorsque le fournisseur agit comme sous-traitant.**\n\nL'article 28 du RGPD prévoit que « le traitement par un sous-traitant est régi par un contrat ou un autre acte juridique […] qui lie le sous-traitant à l'égard du responsable du traitement, définit l'objet et la durée du traitement, la nature et la finalité du traitement, le type de données à caractère personnel et les catégories de personnes concernées, et les obligations et les droits du responsable du traitement » (paragraphe 3).\n\nLe DPA de Leexi est public, en version 2.0 depuis le 6 juillet 2026 ([version française](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdpa_fr.pdf)). Il fixe la conservation par défaut à deux ans maximum, réductible sur demande ou dans les paramètres (article 9.1), la restitution ou la suppression de toutes les données en fin de contrat (article 11.2), et la notification d'une violation de données sous 24 heures (article 5.4).\n\nC'est ce document que votre client demandera s'il souhaite voir votre chaîne de traitement avant d'accepter l'enregistrement. Le [dossier de conformité de Leexi](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Ffaq-conformite-souverainete\u002F) rassemble les pièces.\n\n### L'IA utilise-t-elle vos séances pour entraîner ses modèles ?\n\n**Cela dépend du fournisseur.**\n\nChez Leexi, les conversations n'entraînent aucun modèle, sur tous les comptes. L'engagement est écrit dans la [politique de confidentialité](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fpolitique-de-confidentialite) et dans la [FAQ conformité](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Ffaq-conformite-souverainete\u002F).\n\n---\n\n## Comment annoncer l'enregistrement d'un comité de pilotage ?\n\nVous pouvez utiliser une formulation simple et précise.\n\n### Au démarrage du projet\n\n> « Pour le suivi, nous enregistrons les comités et le compte rendu est rédigé automatiquement : décisions, points bloquants, actions. Il vous est envoyé après chaque séance. Est-ce que ça vous convient ? »\n\n### En ouverture de séance\n\n> « Rappel : la séance est enregistrée et le compte rendu part à tous les participants. Si un point doit rester hors compte rendu, dites-le et je coupe. »\n\n### Pour un nouvel intervenant\n\n> « Je vous précise que les comités sont enregistrés et que le compte rendu circule entre nos deux équipes. Dites-moi si ça pose un problème de votre côté. »\n\n---\n\n## Quelles sont les erreurs à éviter ?\n\n### 1. Appliquer l'intérêt légitime à tous les participants\n\nIl ne couvre pas les personnes extérieures à votre organisation.\n\n### 2. Demander l'accord une seule fois, au premier comité\n\nLa composition change au fil du projet, et l'information suit les arrivées.\n\n### 3. Laisser les comités d'un projet terminé dans la bibliothèque\n\nSans règle liée à la clôture du projet, ils y restent.\n\n### 4. Utiliser un modèle de compte rendu prévu pour un autre usage\n\nUn modèle mal associé produit un rapport qui ne correspond ni au comité ni à ce que le client attend.\n\n### 5. Oublier que le compte rendu vit ailleurs\n\nUne fois envoyé au client, il relève aussi de ses règles d'accès. Votre suppression ne le supprime pas chez lui.\n\n### 6. Ne pas vérifier que la séance est bien remontée\n\nUne séance enregistrée mais introuvable ensuite mobilise plusieurs personnes pour rien.\n\n---\n\n## Comment enregistrer un comité de pilotage avec Leexi ?\n\nUne fois le cadre RGPD défini, l'utilisation de l'outil se résume à quelques étapes.\n\n### 1. Rejoindre la séance\n\nLeexi peut rejoindre la réunion depuis votre agenda. En salle, l'enregistrement peut être lancé depuis l'application mobile, et [les règles du présentiel](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-une-reunion-en-presentiel-rgpd\u002F) s'appliquent.\n\n### 2. Générer le relevé de décisions\n\nLe compte rendu reprend notamment les décisions, les points bloquants, les actions et leurs porteurs.\n\n### 3. Retrouver une séance passée\n\nLes séances sont conservées dans une bibliothèque consultable, ce qui permet de retrouver un engagement pris plusieurs mois plus tôt.\n\n### 4. Gérer les accès\n\nVous définissez les collaborateurs autorisés à consulter les comptes rendus.\n\n### 5. Contrôler les données\n\nLeexi indique notamment un hébergement en région Paris, une option Scaleway, une exécution du modèle via Azure France en circuit fermé, le chiffrement des données en transit et au repos et l'absence d'entraînement sur vos conversations.\n\n---\n\n## Quelles difficultés rencontrent réellement les utilisateurs ?\n\nLes questions juridiques ne sont pas les seules difficultés rencontrées en pratique.\n\nSur **1 141 tickets de support reçus entre janvier et juin 2026**, **2 portent sur un comité de pilotage**. Ils concernent la récupération d'une séance passée et un modèle de compte rendu appliqué au mauvais type de réunion. Un troisième ticket, proche, signale une séance rejointe par l'assistant sans qu'aucun compte rendu ne soit disponible ensuite.\n\nAucun ne demande s'il est permis d'enregistrer.\n\nCela donne une autre lecture du problème :\n\n**le sujet n'est pas seulement « ai-je le droit d'enregistrer ? »**\n\nIl faut aussi savoir :\n\n**qui peut retrouver la séance → sous quel modèle le compte rendu est produit → jusqu'à quand il reste accessible.**\n\n---\n\n## Enregistrer un comité de pilotage : ce qu'il faut retenir\n\nAvant d'enregistrer vos comités, vérifiez ces six points :\n\n* **Information** : tous les participants savent-ils que les séances sont enregistrées ?\n* **Base légale** : avez-vous distingué vos collaborateurs des intervenants extérieurs ?\n* **Contrat** : l'enregistrement est-il mentionné dans les documents de projet ?\n* **Arrivées** : les nouveaux intervenants sont-ils informés à leur première séance ?\n* **Clôture** : une règle de suppression est-elle liée à la fin du projet ?\n* **Sous-traitants** : pouvez-vous montrer votre chaîne de traitement au client ?\n\nSi une IA intervient, ajoutez un septième point :\n\n**les participants savent-ils qu'un système d'IA traite l'enregistrement pour produire le compte rendu ?**\n\n## Questions fréquentes\n\n### Est-il légal d'enregistrer un comité de pilotage ?\n\nOui, avec l'information des participants. Pour vos collaborateurs, l'intérêt légitime peut suffire. Pour les intervenants extérieurs, leur accord est demandé.\n\n### Faut-il l'accord du client pour enregistrer les comités ?\n\nOui, lorsque le consentement est le fondement retenu. Le mentionner au démarrage du projet évite de le redemander à chaque séance.\n\n### Que faire si la composition du comité change ?\n\nChaque nouvel arrivant est informé à sa première séance.\n\n### Le compte rendu peut-il être envoyé au client ?\n\nOui, et c'est l'usage courant. Une fois envoyé, il relève aussi des règles d'accès du client.\n\n### Combien de temps conserver l'enregistrement d'un comité ?\n\nLa durée dépend de la finalité. Pour les enregistrements d'appels au travail, la CNIL retient six mois au maximum dans le cadre concerné, et jusqu'à un an pour les documents d'analyse.\n\n### Peut-on retrouver un comité tenu il y a plusieurs mois ?\n\nOui, sous réserve des droits d'accès et de la durée de conservation appliquée.\n\n### Un participant peut-il demander la suppression d'une séance ?\n\nIl peut demander l'effacement des données le concernant, dans les conditions prévues par le RGPD.\n\n---\n\n## En résumé\n\n**Enregistrer un comité de pilotage est possible.**\n\nMais le bon réflexe n'est pas seulement de demander :\n\n> « Ai-je le droit d'enregistrer ? »\n\nIl faut plutôt vérifier toute la chaîne, en tenant compte des deux organisations concernées :\n\n**informer les deux équipes → enregistrer → transcrire → diffuser → conserver jusqu'à la clôture → supprimer.**\n\nC'est cette chaîne complète qui doit être encadrée par votre politique de protection des données.\n\n**Vos comités de pilotage méritent un relevé de décisions fiable ?** [Tester Leexi sur votre prochain comité](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)\n\n## Sources\n\nTextes relevés sur sources primaires le 22 août 2026.\n\n* RGPD, articles 4, 5, 6, 7, 12, 13, 15, 16, 17, 21, 28 et 32\n* Code pénal, article 226-1\n* CNIL, Écoute et enregistrement des appels sur le lieu de travail\n* Règlement européen sur l'intelligence artificielle, article 50\n* Leexi, Accord de traitement de données, version 2.0 en vigueur à compter du 6 juillet 2026\n\n*Cette page décrit le cadre applicable. Elle ne constitue pas un avis juridique.*\n","2026-08-22T07:48:09.960Z","2026-09-02T21:09:09.338Z","2026-09-02T21:47:24.361Z",{"id":972,"documentId":939,"metaTitle":973,"metaDescription":974,"slug":975,"heroTitle":976,"heroUnderTitle":977,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":179,"heroVideoUrl":68,"blog":978,"createdAt":979,"updatedAt":980,"publishedAt":981,"locale":184,"__type":132},24590,"Enregistrer un entretien de recrutement : les règles RGPD","Accord du candidat, durée de conservation à annoncer, accès à la grille d'évaluation : ce que le RGPD et la CNIL demandent avant d'enregistrer un entretien.","\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-entretien-de-recrutement-rgpd\u002F","Enregistrer un entretien de recrutement : quelles règles RGPD ?","Un candidat n'est ni votre salarié ni votre client, et ce déséquilibre commande la façon de demander son accord.","Vous enregistrez vos entretiens pour obtenir un compte rendu et une grille d'évaluation ? C'est possible, mais un candidat n'est ni votre salarié ni votre client : il postule, et un refus peut lui sembler coûteux.\n\n**C'est ce déséquilibre qui commande la manière de demander son accord, et la durée pendant laquelle vous conservez ses données.**\n\n## Peut-on enregistrer un entretien de recrutement ?\n\n**Oui, mais pas sans encadrer le traitement.**\n\nUn entretien enregistré contient le parcours du candidat, ses motivations, sa situation, parfois des éléments qu'il n'avait pas prévu de livrer. Il constitue donc un traitement de données personnelles au sens du RGPD.\n\nVous devez notamment :\n\n* demander l'accord du candidat avant l'enregistrement ;\n* l'informer de la durée de conservation ;\n* déterminer votre base légale ;\n* définir la finalité de l'enregistrement ;\n* restreindre l'accès à la grille d'évaluation ;\n* permettre l'exercice de ses droits.\n\nEnregistrer à l'insu des personnes présentes relève par ailleurs du Code pénal, qui punit « d'un an d'emprisonnement et de 45 000 euros d'amende le fait, au moyen d'un procédé quelconque, volontairement de porter atteinte à l'intimité de la vie privée d'autrui : 1° En captant, enregistrant ou transmettant, sans le consentement de leur auteur, des paroles prononcées à titre privé ou confidentiel » (article 226-1).\n\n### Un entretien enregistré est-il une donnée personnelle ?\n\n**Oui, et de façon particulièrement dense.**\n\nLe RGPD définit une donnée personnelle comme « toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable » (article 4, point 1).\n\nUn entretien porte sur une personne nommée, sur son parcours et sur ses compétences.\n\nLa transcription, le compte rendu et la grille d'évaluation sont également concernés.\n\n### Pourquoi le recrutement appelle-t-il plus de précautions ?\n\n**Parce que la personne enregistrée demande quelque chose.**\n\nElle n'est pas en position de négocier les conditions de l'échange, et un refus d'enregistrement peut lui sembler pénalisant, même quand il ne l'est pas. Le cadre commun est détaillé sur la page [enregistrer une réunion professionnelle](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-une-reunion-professionnelle-rgpd\u002F).\n\nVous effectuez par ailleurs plusieurs traitements successifs :\n\n**enregistrer → transcrire → rédiger le compte rendu → produire la grille → transmettre au comité.**\n\n### Quelles données sont enregistrées ?\n\nSelon l'outil utilisé, vous pouvez conserver :\n\n* l'audio de l'entretien ;\n* la transcription ;\n* le nom des intervenants ;\n* la date de l'entretien ;\n* le compte rendu ;\n* les points forts et les points à approfondir ;\n* la grille d'évaluation.\n\nLa grille est une appréciation portée sur une personne : elle mérite le même soin que le reste.\n\n---\n\n## Faut-il prévenir le candidat avant d'enregistrer l'entretien ?\n\n**Oui.**\n\nL'information doit intervenir **avant ou au moment où les données sont collectées**. Le texte demande qu'elle soit fournie « au moment où les données en question sont obtenues » (RGPD, article 13, paragraphe 1).\n\nSur un entretien, l'information ne suffit pas : vous demandez aussi son accord.\n\n### Quand faut-il le prévenir ?\n\n**Avant de lancer l'enregistrement.**\n\nEn pratique, vous pouvez l'annoncer dans le message de convocation, puis poser la question à l'ouverture.\n\nLa convocation prépare. Seule la question orale permet au candidat de refuser.\n\n### Que faut-il lui dire ?\n\nLa CNIL indique que les personnes concernées « doivent être notamment informés : de l'existence du dispositif ; de l'identité du responsable de traitement ; des finalités poursuivies ».\n\nVous devez donc pouvoir expliquer simplement :\n\n**qui enregistre → pourquoi → qui verra le compte rendu → combien de temps les données sont conservées.**\n\n### Faut-il annoncer la durée de conservation ?\n\n**Oui, et c'est une exigence propre au recrutement.**\n\nLa CNIL indique que le dossier « pourra être conservé 2 ans après votre dernier contact avec le recruteur, ou plus longtemps si vous avez donné votre accord formel », et que c'est « à la condition de vous en informer et d'avoir obtenu votre accord » qu'un recruteur peut conserver les données.\n\n### Faut-il préciser qu'une IA rédige le compte rendu ?\n\n**Oui.**\n\nL'enregistrement audio et le traitement effectué ensuite par l'IA sont deux opérations qu'il est utile de distinguer.\n\nLe règlement européen sur l'intelligence artificielle prévoit que « les fournisseurs veillent à ce que les systèmes d'IA destinés à interagir directement avec des personnes physiques soient conçus et développés de manière à ce que les personnes physiques concernées soient informées qu'elles interagissent avec un système d'IA » (article 50, paragraphe 1). Ces obligations s'appliquent depuis le 2 août 2026, et elles visent le fournisseur du système ; votre obligation d'informer vient du RGPD et de la doctrine de la CNIL.\n\nSur un entretien, cette information compte doublement : le candidat peut vouloir savoir qu'une synthèse automatique servira de support à la décision.\n\nVous pouvez par exemple annoncer :\n\n> « L'entretien est enregistré et un assistant IA en rédige automatiquement le compte rendu. »\n\n### Que faire si un second évaluateur rejoint l'entretien ?\n\n**Vous l'informez à son arrivée, comme le candidat l'a été.**\n\n---\n\n## Quelle base légale utiliser pour enregistrer un entretien ?\n\n**Le consentement du candidat est le fondement le plus adapté.**\n\nL'intérêt légitime est plus fragile ici, parce que la personne concernée n'appartient pas à l'organisation.\n\n### Pourquoi le consentement ?\n\n**Parce que le candidat n'est pas dans une relation de travail avec vous.**\n\nLe consentement est défini comme « toute manifestation de volonté, libre, spécifique, éclairée et univoque par laquelle la personne concernée accepte, par une déclaration ou par un acte positif clair » (RGPD, article 4, point 11).\n\nLa difficulté tient au mot « libre » : un candidat qui craint de compromettre sa candidature ne refuse pas facilement. La façon de poser la question compte donc autant que la question elle-même.\n\n### Comment prouver ce consentement ?\n\n**Le responsable du traitement doit « être en mesure de démontrer que la personne concernée a donné son consentement » (RGPD, article 7, paragraphe 1).**\n\nUn consentement horodaté au lancement de l'entretien permet notamment de conserver cette preuve.\n\n### Le candidat peut-il revenir sur son accord ?\n\n**Oui.**\n\nLe RGPD prévoit qu'« il est aussi simple de retirer que de donner son consentement » (article 7, paragraphe 3).\n\n### Peut-on écarter un candidat qui refuse l'enregistrement ?\n\n**Non.**\n\nUn refus d'enregistrement ne dit rien de la candidature. Le traiter comme un signal reviendrait par ailleurs à rendre le consentement non libre.\n\n---\n\n## Combien de temps conserver l'enregistrement d'un entretien ?\n\n**Aussi longtemps que nécessaire à la finalité poursuivie, et pas davantage.**\n\nLe RGPD impose des données « conservées sous une forme permettant l'identification des personnes concernées pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées » (article 5, paragraphe 1, point e). Le recrutement dispose par ailleurs d'un repère propre.\n\n### Combien de temps conserver le dossier de candidature ?\n\n**Deux ans après le dernier contact.** La CNIL indique que le dossier « pourra être conservé 2 ans après votre dernier contact avec le recruteur, ou plus longtemps si vous avez donné votre accord formel ».\n\nLe point de départ est le dernier contact, pas la date de l'entretien.\n\n### Faut-il garder l'audio aussi longtemps que la grille ?\n\n**Rien ne l'impose.**\n\nUne fois le compte rendu relu et la grille remplie, l'enregistrement original peut ne plus avoir la même utilité.\n\nPour les enregistrements d'appels au travail, la CNIL retient une durée maximale de six mois, et jusqu'à un an pour les documents d'analyse.\n\n### Que faire des entretiens de candidats non retenus ?\n\n**Ils suivent la même règle que le dossier, avec un archivage à part.**\n\nLe référentiel des durées de conservation en ressources humaines publié par la CNIL le 2 avril 2026 distingue deux durées. En base active, les données d'un candidat non retenu versées dans une CV-thèque se conservent « jusqu'à 2 ans à compter du dernier contact avec le candidat non retenu », avec son accord ou sauf opposition de sa part. En archivage intermédiaire, elles se conservent « à des fins probatoires, pour les éventuelles actions en discrimination : 5 ans à compter de la date à laquelle le poste a été pourvu », sur le fondement de l'article L. 1134-5 du Code du travail, que le référentiel classe en obligation. Pour le candidat retenu, la durée en base active est « le temps de la procédure de recrutement jusqu'au résultat de la candidature », ses données rejoignant ensuite la gestion du personnel.\n\nCe que ça donne pour vous : l'audio et le compte rendu d'un entretien de candidat non retenu ne se suppriment pas à la décision. Ils passent en archivage restreint pendant cinq ans, accessibles aux seules personnes habilitées, avant suppression.\n\nUne politique efficace doit prévoir :\n\n**entretien → compte rendu → décision → suppression de l'audio → échéance du dossier.**\n\n---\n\n## Qui peut accéder au compte rendu d'un entretien ?\n\n**Uniquement les personnes qui participent à la décision.**\n\nLe recruteur, le manager concerné, et le comité de recrutement. Pas l'ensemble de l'équipe, ni les futurs collègues du candidat.\n\n### Qui peut consulter l'audio, la transcription et la grille ?\n\nLes trois fichiers ne répondent pas forcément au même besoin.\n\nVous pouvez par exemple :\n\n* partager la grille avec le comité de recrutement ;\n* limiter l'accès à la transcription ;\n* conserver l'audio pour les besoins réellement justifiés.\n\n### Faut-il chiffrer les données ?\n\n**La sécurité doit être adaptée au risque.**\n\nLe RGPD demande des « mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque, y compris entre autres, selon les besoins : a) la pseudonymisation et le chiffrement des données à caractère personnel » (article 32, paragraphe 1).\n\n---\n\n## Quels sont les droits du candidat ?\n\nLes personnes enregistrées disposent des droits prévus par le RGPD.\n\n### Peut-il demander l'accès à ses données ?\n\n**Oui.**\n\nLe candidat « a le droit d'obtenir du responsable du traitement la confirmation que des données à caractère personnel la concernant sont ou ne sont pas traitées » (RGPD, article 15, paragraphe 1). Cela peut concerner l'audio, la transcription, le compte rendu et la grille d'évaluation.\n\n### Peut-il demander une rectification ?\n\n**Oui.**\n\nLa personne concernée « a le droit d'obtenir du responsable du traitement, dans les meilleurs délais, la rectification des données à caractère personnel la concernant qui sont inexactes » (RGPD, article 16).\n\nC'est particulièrement important avec une transcription automatique.\n\nUne IA peut mal retranscrire :\n\n* un nom propre ;\n* un diplôme ;\n* une date ;\n* une réponse technique ;\n* l'identité de la personne qui a parlé.\n\n### Peut-il demander l'effacement ?\n\n**Oui, dans les conditions prévues par le RGPD.**\n\nLa personne concernée « a le droit d'obtenir du responsable du traitement l'effacement, dans les meilleurs délais, de données à caractère personnel la concernant » (RGPD, article 17, paragraphe 1).\n\nLa CNIL recommande par ailleurs d'informer le candidat de ce droit au moment de l'entretien.\n\n### Peut-il s'opposer à l'enregistrement ?\n\n**Oui, et sur un entretien cela prend la forme d'un refus, avant ou pendant l'échange.**\n\nLa personne concernée « a le droit de s'opposer à tout moment, pour des raisons tenant à sa situation particulière, à un traitement des données à caractère personnel la concernant fondé sur l'article 6, paragraphe 1, point e) ou f) » (RGPD, article 21, paragraphe 1).\n\nVous coupez alors l'enregistrement et vous prenez des notes.\n\n### Dans quel délai devez-vous répondre ?\n\n**En principe, dans un délai d'un mois.** Le responsable du traitement répond « dans les meilleurs délais et en tout état de cause dans un délai d'un mois à compter de la réception de la demande » (RGPD, article 12, paragraphe 3).\n\n---\n\n## Quelles obligations lorsque l'IA prend les notes ?\n\nL'IA ajoute un traitement au simple enregistrement.\n\nLe fonctionnement peut être résumé ainsi :\n\n**audio → transcription → analyse → compte rendu → grille d'évaluation.**\n\n### Que fait concrètement l'IA ?\n\nElle peut :\n\n* transcrire l'entretien ;\n* identifier les intervenants ;\n* relever les points forts ;\n* relever les points à approfondir ;\n* produire un compte rendu ;\n* remplir une grille d'évaluation.\n\n### La décision peut-elle reposer sur cette synthèse ?\n\n**La synthèse est un support, pas une décision.**\n\nElle se relit et se corrige avant d'être transmise aux personnes qui décident.\n\n### Où sont stockées les données ?\n\nC'est l'une des premières questions à poser à votre fournisseur.\n\nChez Leexi, les enregistrements, transcriptions et comptes rendus restent en région Paris, sur AWS. Au-delà d'un certain volume de licences, un hébergement chez Scaleway peut être choisi. Les dix sous-traitants de Leexi sont nommés à l'article 6.1 de son [accord de traitement des données](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdpa_fr.pdf), avec leur rôle et leur zone d'hébergement.\n\n### Qui traite les données ?\n\nLe fournisseur de l'outil intervient en tant que sous-traitant dans le cadre prévu par le RGPD.\n\nVotre logiciel de suivi des candidatures constitue un second sous-traitant. Le [dossier de conformité de Leexi](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Ffaq-conformite-souverainete\u002F) détaille sa propre chaîne de traitement.\n\nDans le cas de Leexi, OpenAI fournit le modèle de langage et Leexi l'exécute via Azure France, en circuit fermé.\n\n### Faut-il un DPA avec le fournisseur ?\n\n**Oui, lorsque le fournisseur agit comme sous-traitant.**\n\nL'article 28 du RGPD prévoit que « le traitement par un sous-traitant est régi par un contrat ou un autre acte juridique […] qui lie le sous-traitant à l'égard du responsable du traitement, définit l'objet et la durée du traitement, la nature et la finalité du traitement, le type de données à caractère personnel et les catégories de personnes concernées, et les obligations et les droits du responsable du traitement » (paragraphe 3).\n\nLe DPA de Leexi est public, en version 2.0 depuis le 6 juillet 2026 ([version française](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdpa_fr.pdf)). Il fixe la conservation par défaut à deux ans maximum, réductible sur demande ou dans les paramètres (article 9.1), la restitution ou la suppression de toutes les données en fin de contrat (article 11.2), et la notification d'une violation de données sous 24 heures (article 5.4).\n\n### L'IA utilise-t-elle vos entretiens pour entraîner ses modèles ?\n\n**Cela dépend du fournisseur.**\n\nChez Leexi, les conversations n'entraînent aucun modèle, sur tous les comptes. L'engagement est écrit dans la [politique de confidentialité](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fpolitique-de-confidentialite) et dans la [FAQ conformité](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Ffaq-conformite-souverainete\u002F).\n\n---\n\n## Comment demander l'accord d'un candidat avant d'enregistrer ?\n\nVous pouvez utiliser une formulation simple et précise.\n\n### En ouverture d'entretien\n\n> « Avant de commencer : j'enregistre l'entretien et un assistant IA en rédige le compte rendu, pour que je puisse vous écouter au lieu de prendre des notes. Le compte rendu est partagé aux personnes qui participent à la décision. Vos données sont conservées deux ans après notre dernier contact, et vous pouvez demander leur suppression à tout moment. Est-ce que vous êtes d'accord ? »\n\n### Pour un entretien technique\n\n> « Comme pour les autres candidats, j'enregistre l'échange pour pouvoir revenir sur vos réponses techniques avec l'équipe. Si vous préférez que je prenne des notes à la main, c'est possible et ça ne change rien à votre candidature. »\n\n### Pour un entretien final\n\n> « L'échange est enregistré et le compte rendu ira au comité de recrutement. Vous pouvez me demander une copie de ce qui vous concerne. Ça vous va ? »\n\n---\n\n## Quelles sont les erreurs à éviter ?\n\n### 1. Poser la question de façon à ce qu'un refus soit gênant\n\n« Vous n'y voyez pas d'inconvénient ? » ne laisse pas vraiment le choix.\n\n### 2. Ne pas annoncer la durée de conservation\n\nLa CNIL en fait une condition de la conservation du dossier, pas une information facultative.\n\n### 3. Laisser la grille d'évaluation circuler largement\n\nC'est une appréciation portée sur une personne, elle se restreint aux participants à la décision.\n\n### 4. Utiliser un modèle de compte rendu conçu pour un autre usage\n\nUn modèle mal choisi introduit des sections sans rapport et attribue au recruteur des actions qui reviennent au candidat.\n\n### 5. Conserver les entretiens des candidats non retenus sans limite\n\nDeux ans après le dernier contact, sauf accord formel pour une durée plus longue.\n\n### 6. Ne pas vérifier que l'assistant est bien présent\n\nUn assistant exclu de la réunion ne produit aucun compte rendu, et l'entretien est perdu.\n\n---\n\n## Comment enregistrer un entretien avec Leexi ?\n\nUne fois le cadre RGPD défini, l'utilisation de l'outil se résume à quelques étapes.\n\n### 1. Rejoindre l'entretien\n\nLeexi peut rejoindre vos entretiens en visioconférence depuis votre agenda. Pour un entretien en face à face, l'enregistrement peut être lancé depuis l'application mobile, et [les règles du présentiel](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-une-reunion-en-presentiel-rgpd\u002F) s'appliquent.\n\n### 2. Adapter le compte rendu au type d'entretien\n\nLe format peut être paramétré selon qu'il s'agit d'un premier échange, d'un entretien technique ou d'un entretien final.\n\n### 3. Produire la grille d'évaluation\n\nLa grille reprend notamment les points forts, les points à approfondir et les éléments de vigilance. Le fonctionnement complet est décrit sur la page [prise de notes IA pour le recrutement](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fcas-d-usage\u002Foutil-prise-de-notes-ia-recrutement\u002F).\n\n### 4. Recueillir le consentement\n\nLe consentement peut être enregistré et horodaté, et les paramètres peuvent être adaptés par équipe et par pays.\n\n### 5. Contrôler les données\n\nLeexi indique notamment un hébergement en région Paris, une option Scaleway, une exécution du modèle via Azure France en circuit fermé, le chiffrement des données en transit et au repos et l'absence d'entraînement sur vos conversations.\n\n---\n\n## Quelles difficultés rencontrent réellement les utilisateurs ?\n\nLes questions juridiques ne sont pas les seules difficultés rencontrées en pratique.\n\nSur **1 141 tickets de support reçus entre janvier et juin 2026**, **4 portent sur l'enregistrement d'entretiens de recrutement**. Les motifs concernent notamment le modèle de compte rendu qui ne produit pas ce que le recruteur attend, une information donnée au candidat qui n'apparaît pas dans le compte rendu, et un assistant exclu de la réunion.\n\nAucun de ces tickets ne demande s'il est permis d'enregistrer.\n\nCela donne une autre lecture du problème :\n\n**le sujet n'est pas seulement « ai-je le droit d'enregistrer ? »**\n\nIl faut aussi savoir :\n\n**quel modèle est appliqué → ce qui figure dans la grille → qui la reçoit → combien de temps elle est conservée.**\n\n---\n\n## Enregistrer un entretien de recrutement : ce qu'il faut retenir\n\nAvant d'enregistrer un entretien, vérifiez ces six points :\n\n* **Accord** : le candidat a-t-il dit oui, sans que le refus lui coûte quoi que ce soit ?\n* **Durée annoncée** : sait-il combien de temps ses données sont conservées ?\n* **Base légale** : le consentement est-il bien le fondement retenu ?\n* **Conservation** : l'audio est-il supprimé une fois la grille remplie ?\n* **Accès** : qui reçoit la grille d'évaluation ?\n* **Sous-traitants** : savez-vous qui traite les données, votre logiciel de suivi compris ?\n\nSi une IA intervient, ajoutez un septième point :\n\n**le candidat sait-il qu'un système d'IA traite l'enregistrement pour produire le compte rendu ?**\n\n## Questions fréquentes\n\n### Est-il légal d'enregistrer un entretien de recrutement ?\n\nOui, avec l'accord du candidat, obtenu avant l'enregistrement, et à condition de l'informer de la durée de conservation de ses données.\n\n### Combien de temps peut-on conserver l'entretien d'un candidat ?\n\nLe référentiel CNIL du 2 avril 2026 fixe deux durées pour un candidat non retenu : deux ans après le dernier contact en base active s'il est versé dans une CV-thèque, et cinq ans à compter de la date à laquelle le poste a été pourvu en archivage intermédiaire, à des fins probatoires en cas d'action en discrimination (article L. 1134-5 du Code du travail). La CNIL retient deux ans après le dernier contact avec le recruteur, sauf accord formel du candidat pour une durée plus longue.\n\n### Un candidat peut-il demander une copie de son compte rendu ?\n\nOui, au titre du droit d'accès prévu par le RGPD. Cela peut couvrir le compte rendu et la grille d'évaluation le concernant.\n\n### Un candidat peut-il refuser l'enregistrement ?\n\nOui, et ce refus ne doit avoir aucune conséquence sur sa candidature.\n\n### Un candidat peut-il demander la suppression de son entretien ?\n\nOui, dans les conditions prévues par le droit à l'effacement du RGPD.\n\n### La synthèse générée peut-elle servir de base à la décision ?\n\nElle sert de support. Elle se relit et se corrige avant d'être transmise aux personnes qui décident.\n\n### Peut-on comparer les candidats à partir des comptes rendus ?\n\nOui, à condition que tous les entretiens suivent la même structure, ce que permet un modèle de compte rendu commun.\n\n---\n\n## En résumé\n\n**Enregistrer un entretien de recrutement est possible.**\n\nMais le bon réflexe n'est pas seulement de demander :\n\n> « Ai-je le droit d'enregistrer ? »\n\nIl faut plutôt vérifier toute la chaîne, jusqu'à la grille qui servira à décider :\n\n**demander l'accord → annoncer la durée → enregistrer → transcrire → produire la grille → restreindre l'accès → supprimer.**\n\nC'est cette chaîne complète qui doit être encadrée par votre politique de protection des données.\n\n**Vos entretiens méritent un compte rendu structuré ?** [Tester Leexi sur votre prochain entretien](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)\n\n## Sources\n\nTextes relevés sur sources primaires le 22 août 2026.\n\n* RGPD, articles 4, 5, 6, 7, 12, 13, 15, 16, 17, 21, 28 et 32\n* Code pénal, article 226-1\n* CNIL, Recrutement et conservation du dossier de candidature\n* CNIL, Écoute et enregistrement des appels sur le lieu de travail\n* Règlement européen sur l'intelligence artificielle, article 50\n* Leexi, Accord de traitement de données, version 2.0 en vigueur à compter du 6 juillet 2026\n* CNIL, Référentiel relatif aux durées de conservation des données à caractère personnel, gestion des ressources humaines, 2 avril 2026 (relevé le 2 septembre 2026)\n\n*Cette page décrit le cadre applicable. Elle ne constitue pas un avis juridique.*\n","2026-08-22T07:48:05.971Z","2026-09-02T21:14:38.655Z","2026-09-02T21:47:24.362Z",{"id":983,"documentId":939,"metaTitle":984,"metaDescription":985,"slug":986,"heroTitle":987,"heroUnderTitle":988,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":126,"heroVideoUrl":68,"blog":989,"createdAt":990,"updatedAt":991,"publishedAt":992,"locale":131,"__type":132},24555,"Bewerbungsgespräch aufzeichnen: die DSGVO-Regeln","Einwilligung, Aufbewahrungsdauer, Bewertungsbogen: DSGVO und CNIL Vorgaben vor der Aufnahme eines Bewerbungsgesprächs.","\u002Fde\u002Fsicherheit-und-datenschutz\u002Fzertifizierungen-audits-einhaltung-vorschriften\u002Fein-bewerbungsgespraech-gdpr-aufzeichnen\u002F","Bewerbungsgespräch aufzeichnen: Welche DSGVO-Regeln gelten?","Ein Bewerber ist weder Ihr Mitarbeiter noch Kunde – dieses Ungleichgewicht bestimmt, wie Sie um Zustimmung bitten.","Sie zeichnen Ihre Bewerbungsgespräche auf, um ein Protokoll und einen Bewertungsbogen zu erhalten? Das ist möglich, aber ein Bewerber ist weder Ihr Mitarbeiter noch Ihr Kunde: Er bewirbt sich, und eine Ablehnung kann ihm teuer erscheinen.\n\n**Dieses Ungleichgewicht bestimmt, wie Sie um sein Einverständnis bitten und wie lange Sie seine Daten aufbewahren.**\n\n## Darf man ein Bewerbungsgespräch aufzeichnen?\n\n**Ja, aber nicht ohne die Verarbeitung zu regeln.**\n\nEin aufgezeichnetes Gespräch enthält den Werdegang des Bewerbers, seine Motivation, seine Situation, manchmal Dinge, die er nicht preisgeben wollte. Es stellt daher eine Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne der DSGVO dar.\n\nSie müssen insbesondere:\n\n* vor der Aufzeichnung das Einverständnis des Bewerbers einholen;\n* ihn über die Aufbewahrungsdauer informieren;\n* Ihre Rechtsgrundlage bestimmen;\n* den Zweck der Aufzeichnung festlegen;\n* den Zugriff auf den Bewertungsbogen beschränken;\n* ihm die Ausübung seiner Rechte ermöglichen.\n\nEine Aufzeichnung ohne Wissen der anwesenden Personen fällt außerdem unter das französische Strafgesetzbuch (Code pénal), das „mit einem Jahr Freiheitsstrafe und 45.000 Euro Geldstrafe bestraft, wer mit welchem Mittel auch immer vorsätzlich die Intimität des Privatlebens anderer verletzt: 1° indem er ohne Zustimmung des Urhebers privat oder vertraulich gesprochene Worte erfasst, aufzeichnet oder übermittelt“ (Artikel 226-1).\n\n### Ist ein aufgezeichnetes Bewerbungsgespräch ein personenbezogenes Datum?\n\n**Ja, und zwar in besonders dichter Form.**\n\nDie DSGVO definiert personenbezogene Daten als „alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen“ (Artikel 4, Nummer 1).\n\nEin Bewerbungsgespräch handelt von einer namentlich bekannten Person, ihrem Werdegang und ihren Kompetenzen.\n\nTranskript, Protokoll und Bewertungsbogen sind ebenfalls betroffen.\n\n### Warum verlangt die Personalauswahl mehr Vorsicht?\n\n**Weil die aufgezeichnete Person um etwas bittet.**\n\nSie ist nicht in der Position, die Bedingungen des Gesprächs zu verhandeln, und eine Ablehnung der Aufzeichnung kann ihr nachteilig erscheinen, selbst wenn sie es nicht ist. Der gemeinsame Rahmen ist auf der Seite [ein berufliches Meeting aufzeichnen](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fde\u002Fsicherheit-und-datenschutz\u002Fzertifizierungen-audits-einhaltung-vorschriften\u002Fein-geschaftstreffen-gdpr-aufzeichnen\u002F) beschrieben.\n\nSie führen außerdem mehrere aufeinanderfolgende Verarbeitungen durch:\n\n**aufzeichnen → transkribieren → Protokoll verfassen → Bewertungsbogen erstellen → an das Gremium weitergeben.**\n\n### Welche Daten werden aufgezeichnet?\n\nJe nach verwendetem Tool können Sie aufbewahren:\n\n* die Audioaufnahme des Gesprächs;\n* das Transkript;\n* die Namen der Beteiligten;\n* das Datum des Gesprächs;\n* das Protokoll;\n* die Stärken und die zu vertiefenden Punkte;\n* den Bewertungsbogen.\n\nDer Bewertungsbogen ist eine Beurteilung einer Person: Er verdient dieselbe Sorgfalt wie der Rest.\n\n---\n\n## Muss der Bewerber vor der Aufzeichnung des Gesprächs informiert werden?\n\n**Ja.**\n\nDie Information muss **vor oder zum Zeitpunkt der Datenerhebung** erfolgen. Der Text verlangt, dass sie „zum Zeitpunkt der Erhebung dieser Daten“ bereitgestellt wird (DSGVO, Artikel 13, Absatz 1).\n\nBei einem Bewerbungsgespräch reicht die Information nicht aus: Sie bitten auch um sein Einverständnis.\n\n### Wann muss man ihn informieren?\n\n**Bevor die Aufzeichnung gestartet wird.**\n\nIn der Praxis können Sie es in der Einladung ankündigen und dann zu Beginn die Frage stellen.\n\nDie Einladung bereitet vor. Nur die mündliche Frage erlaubt dem Bewerber, abzulehnen.\n\n### Was muss man ihm sagen?\n\nDie CNIL gibt an, dass die betroffenen Personen „insbesondere informiert werden müssen: über das Bestehen des Systems; über die Identität des Verantwortlichen; über die verfolgten Zwecke“.\n\nSie müssen also einfach erklären können:\n\n**wer aufzeichnet → warum → wer das Protokoll sieht → wie lange die Daten aufbewahrt werden.**\n\n### Muss die Aufbewahrungsdauer angekündigt werden?\n\n**Ja, und das ist eine Anforderung, die speziell für die Personalauswahl gilt.**\n\nDie CNIL gibt an, dass die Bewerbungsunterlagen „2 Jahre nach Ihrem letzten Kontakt mit dem Recruiter aufbewahrt werden können, oder länger, wenn Sie Ihr ausdrückliches Einverständnis gegeben haben“, und dass ein Recruiter die Daten nur „unter der Bedingung, Sie darüber zu informieren und Ihr Einverständnis eingeholt zu haben“ aufbewahren darf.\n\n### Muss man angeben, dass eine KI das Protokoll verfasst?\n\n**Ja.**\n\nDie Audioaufzeichnung und die anschließende Verarbeitung durch die KI sind zwei Vorgänge, die man sinnvollerweise unterscheidet.\n\nDie europäische KI-Verordnung sieht vor, dass „die Anbieter sicherstellen, dass KI-Systeme, die für die direkte Interaktion mit natürlichen Personen bestimmt sind, so konzipiert und entwickelt werden, dass die betreffenden natürlichen Personen informiert werden, dass sie mit einem KI-System interagieren“ (Artikel 50, Absatz 1). Diese Pflichten gelten seit dem 2. August 2026 und richten sich an den Anbieter des Systems; Ihre Informationspflicht ergibt sich aus der DSGVO und der Doktrin der CNIL.\n\nBei einem Bewerbungsgespräch zählt diese Information doppelt: Der Bewerber möchte vielleicht wissen, dass eine automatische Zusammenfassung als Entscheidungsgrundlage dient.\n\nSie können zum Beispiel ankündigen:\n\n> „Das Gespräch wird aufgezeichnet, und ein KI-Assistent verfasst automatisch das Protokoll.“\n\n### Was tun, wenn ein zweiter Interviewer zum Gespräch dazukommt?\n\n**Sie informieren ihn bei seiner Ankunft, so wie der Bewerber informiert wurde.**\n\n---\n\n## Welche Rechtsgrundlage für die Aufzeichnung eines Bewerbungsgesprächs?\n\n**Die Einwilligung des Bewerbers ist die am besten geeignete Grundlage.**\n\nDas berechtigte Interesse ist hier fragiler, weil die betroffene Person nicht zur Organisation gehört.\n\n### Warum die Einwilligung?\n\n**Weil der Bewerber in keinem Arbeitsverhältnis zu Ihnen steht.**\n\nDie Einwilligung ist definiert als „jede freiwillig für den bestimmten Fall, in informierter Weise und unmissverständlich abgegebene Willensbekundung in Form einer Erklärung oder einer sonstigen eindeutigen bestätigenden Handlung“ (DSGVO, Artikel 4, Nummer 11).\n\nDie Schwierigkeit liegt im Wort „freiwillig“: Ein Bewerber, der fürchtet, seine Bewerbung zu gefährden, lehnt nicht leicht ab. Die Art, wie die Frage gestellt wird, zählt daher ebenso viel wie die Frage selbst.\n\n### Wie weist man diese Einwilligung nach?\n\n**Der Verantwortliche muss „nachweisen können, dass die betroffene Person in die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten eingewilligt hat“ (DSGVO, Artikel 7, Absatz 1).**\n\nEine zu Beginn des Gesprächs mit Zeitstempel erfasste Einwilligung ermöglicht es insbesondere, diesen Nachweis aufzubewahren.\n\n### Kann der Bewerber sein Einverständnis zurücknehmen?\n\n**Ja.**\n\nDie DSGVO sieht vor, dass „der Widerruf der Einwilligung so einfach wie die Erteilung der Einwilligung sein muss“ (Artikel 7, Absatz 3).\n\n### Darf man einen Bewerber ausschließen, der die Aufzeichnung ablehnt?\n\n**Nein.**\n\nEine Ablehnung der Aufzeichnung sagt nichts über die Bewerbung aus. Sie als Signal zu behandeln, würde außerdem die Einwilligung unfreiwillig machen.\n\n---\n\n## Wie lange darf die Aufzeichnung eines Bewerbungsgesprächs aufbewahrt werden?\n\n**So lange, wie es für den verfolgten Zweck erforderlich ist, und nicht länger.**\n\nDie DSGVO verlangt, dass Daten „in einer Form gespeichert werden, die die Identifizierung der betroffenen Personen nur so lange ermöglicht, wie es für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich ist“ (Artikel 5, Absatz 1, Buchstabe e). Für die Personalauswahl gibt es außerdem einen eigenen Richtwert.\n\n### Wie lange die Bewerbungsunterlagen aufbewahren?\n\n**Zwei Jahre nach dem letzten Kontakt.** Die CNIL gibt an, dass die Unterlagen „2 Jahre nach Ihrem letzten Kontakt mit dem Recruiter aufbewahrt werden können, oder länger, wenn Sie Ihr ausdrückliches Einverständnis gegeben haben“.\n\nAusgangspunkt ist der letzte Kontakt, nicht das Datum des Gesprächs.\n\n### Muss die Audioaufnahme so lange aufbewahrt werden wie der Bewertungsbogen?\n\n**Nichts schreibt das vor.**\n\nSobald das Protokoll durchgesehen und der Bewertungsbogen ausgefüllt ist, hat die ursprüngliche Aufzeichnung möglicherweise nicht mehr denselben Nutzen.\n\nFür Aufzeichnungen von Anrufen am Arbeitsplatz sieht die CNIL eine Höchstdauer von sechs Monaten vor und bis zu einem Jahr für Analysedokumente.\n\n### Was tun mit den Gesprächen nicht berücksichtigter Bewerber?\n\n**Sie folgen derselben Regel wie die Unterlagen.**\n\nEine wirksame Richtlinie muss vorsehen:\n\n**Gespräch → Protokoll → Entscheidung → Löschung der Audioaufnahme → Ablauf der Unterlagen.**\n\n---\n\n## Wer darf auf das Protokoll eines Bewerbungsgesprächs zugreifen?\n\n**Nur die Personen, die an der Entscheidung beteiligt sind.**\n\nDer Recruiter, die betroffene Führungskraft und das Auswahlgremium. Nicht das gesamte Team und nicht die künftigen Kollegen des Bewerbers.\n\n### Wer darf Audio, Transkript und Bewertungsbogen einsehen?\n\nDie drei Dateien dienen nicht unbedingt demselben Bedarf.\n\nSie können zum Beispiel:\n\n* den Bewertungsbogen mit dem Auswahlgremium teilen;\n* den Zugriff auf das Transkript beschränken;\n* die Audioaufnahme nur für wirklich begründete Bedürfnisse aufbewahren.\n\n### Müssen die Daten verschlüsselt werden?\n\n**Die Sicherheit muss dem Risiko angemessen sein.**\n\nDie DSGVO verlangt „geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten; diese Maßnahmen schließen gegebenenfalls unter anderem Folgendes ein: a) die Pseudonymisierung und Verschlüsselung personenbezogener Daten“ (Artikel 32, Absatz 1).\n\n---\n\n## Welche Rechte hat der Bewerber?\n\nDie aufgezeichneten Personen verfügen über die in der DSGVO vorgesehenen Rechte.\n\n### Kann er Auskunft über seine Daten verlangen?\n\n**Ja.**\n\nDer Bewerber hat „das Recht, von dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden“ (DSGVO, Artikel 15, Absatz 1). Das kann die Audioaufnahme, das Transkript, das Protokoll und den Bewertungsbogen betreffen.\n\n### Kann er eine Berichtigung verlangen?\n\n**Ja.**\n\nDie betroffene Person hat „das Recht, von dem Verantwortlichen unverzüglich die Berichtigung sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen“ (DSGVO, Artikel 16).\n\nDas ist bei einer automatischen Transkription besonders wichtig.\n\nEine KI kann falsch transkribieren:\n\n* einen Eigennamen;\n* einen Abschluss;\n* ein Datum;\n* eine fachliche Antwort;\n* die Identität der Person, die gesprochen hat.\n\n### Kann er die Löschung verlangen?\n\n**Ja, unter den in der DSGVO vorgesehenen Bedingungen.**\n\nDie betroffene Person hat „das Recht, von dem Verantwortlichen zu verlangen, dass sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden“ (DSGVO, Artikel 17, Absatz 1).\n\nDie CNIL empfiehlt außerdem, den Bewerber zum Zeitpunkt des Gesprächs über dieses Recht zu informieren.\n\n### Kann er der Aufzeichnung widersprechen?\n\n**Ja, und bei einem Bewerbungsgespräch nimmt das die Form einer Ablehnung an, vor oder während des Gesprächs.**\n\nDie betroffene Person hat „das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Artikel 6 Absatz 1 Buchstaben e oder f erfolgt, Widerspruch einzulegen“ (DSGVO, Artikel 21, Absatz 1).\n\nSie stoppen dann die Aufzeichnung und machen sich Notizen.\n\n### Innerhalb welcher Frist müssen Sie antworten?\n\n**Grundsätzlich innerhalb eines Monats.** Der Verantwortliche antwortet „unverzüglich, in jedem Fall aber innerhalb eines Monats nach Eingang des Antrags“ (DSGVO, Artikel 12, Absatz 3).\n\n---\n\n## Welche Pflichten gelten, wenn die KI die Notizen macht?\n\nDie KI fügt der bloßen Aufzeichnung eine weitere Verarbeitung hinzu.\n\nDie Funktionsweise lässt sich so zusammenfassen:\n\n**Audio → Transkript → Analyse → Protokoll → Bewertungsbogen.**\n\n### Was macht die KI konkret?\n\nSie kann:\n\n* das Gespräch transkribieren;\n* die Sprecher identifizieren;\n* die Stärken festhalten;\n* die zu vertiefenden Punkte festhalten;\n* ein Protokoll erstellen;\n* einen Bewertungsbogen ausfüllen.\n\n### Darf die Entscheidung auf dieser Zusammenfassung beruhen?\n\n**Die Zusammenfassung ist eine Hilfe, keine Entscheidung.**\n\nSie wird durchgesehen und korrigiert, bevor sie an die Entscheidungsträger weitergegeben wird.\n\n### Wo werden die Daten gespeichert?\n\nDas ist eine der ersten Fragen, die Sie Ihrem Anbieter stellen sollten.\n\nBei Leexi bleiben Aufzeichnungen, Transkripte und Protokolle in der Region Paris, auf AWS. Ab einem bestimmten Lizenzvolumen kann ein Hosting bei Scaleway gewählt werden.\n\n### Wer verarbeitet die Daten?\n\nDer Anbieter des Tools tritt als Auftragsverarbeiter im Rahmen der DSGVO auf.\n\nIhre Bewerbermanagement-Software ist ein zweiter Auftragsverarbeiter. Die [Compliance-Dokumentation von Leexi](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fde\u002Fsicherheit-und-datenschutz\u002Fzertifizierungen-audits-einhaltung-vorschriften\u002Ffaq-konformitaet-souveraenitaet\u002F) beschreibt die eigene Verarbeitungskette im Detail.\n\nIm Fall von Leexi liefert OpenAI das Sprachmodell, und Leexi führt es über Azure France in einem geschlossenen Kreislauf aus.\n\n### Braucht man einen AVV mit dem Anbieter?\n\n**Ja, wenn der Anbieter als Auftragsverarbeiter handelt.**\n\nArtikel 28 der DSGVO sieht vor, dass „die Verarbeitung durch einen Auftragsverarbeiter auf der Grundlage eines Vertrags oder eines anderen Rechtsinstruments […] erfolgt, der bzw. das den Auftragsverarbeiter in Bezug auf den Verantwortlichen bindet und in dem Gegenstand und Dauer der Verarbeitung, Art und Zweck der Verarbeitung, die Art der personenbezogenen Daten, die Kategorien betroffener Personen und die Pflichten und Rechte des Verantwortlichen festgelegt sind“ (Absatz 3).\n\n### Nutzt die KI Ihre Gespräche, um ihre Modelle zu trainieren?\n\n**Das hängt vom Anbieter ab.**\n\nBei Leexi trainieren die Gespräche kein Modell, auf allen Konten.\n\n---\n\n## Wie holt man das Einverständnis eines Bewerbers vor der Aufzeichnung ein?\n\nSie können eine einfache und präzise Formulierung verwenden.\n\n### Zu Beginn des Gesprächs\n\n> „Bevor wir anfangen: Ich zeichne das Gespräch auf, und ein KI-Assistent verfasst das Protokoll, damit ich Ihnen zuhören kann, statt Notizen zu machen. Das Protokoll wird mit den an der Entscheidung beteiligten Personen geteilt. Ihre Daten werden zwei Jahre nach unserem letzten Kontakt aufbewahrt, und Sie können jederzeit ihre Löschung verlangen. Sind Sie damit einverstanden?“\n\n### Bei einem Fachgespräch\n\n> „Wie bei den anderen Bewerbern zeichne ich unser Gespräch auf, um mit dem Team auf Ihre fachlichen Antworten zurückkommen zu können. Wenn Sie lieber möchten, dass ich handschriftlich Notizen mache, ist das möglich und ändert nichts an Ihrer Bewerbung.“\n\n### Bei einem Abschlussgespräch\n\n> „Das Gespräch wird aufgezeichnet, und das Protokoll geht an das Auswahlgremium. Sie können von mir eine Kopie dessen verlangen, was Sie betrifft. Ist das für Sie in Ordnung?“\n\n---\n\n## Welche Fehler sollte man vermeiden?\n\n### 1. Die Frage so stellen, dass eine Ablehnung unangenehm ist\n\n„Sie haben doch nichts dagegen?“ lässt nicht wirklich eine Wahl.\n\n### 2. Die Aufbewahrungsdauer nicht ankündigen\n\nDie CNIL macht sie zur Bedingung für die Aufbewahrung der Unterlagen, nicht zu einer optionalen Information.\n\n### 3. Den Bewertungsbogen weit zirkulieren lassen\n\nEr ist eine Beurteilung einer Person und bleibt auf die an der Entscheidung Beteiligten beschränkt.\n\n### 4. Eine für einen anderen Zweck konzipierte Protokollvorlage verwenden\n\nEine schlecht gewählte Vorlage fügt themenfremde Abschnitte ein und ordnet dem Recruiter Aufgaben zu, die dem Bewerber zukommen.\n\n### 5. Die Gespräche nicht berücksichtigter Bewerber unbegrenzt aufbewahren\n\nZwei Jahre nach dem letzten Kontakt, sofern kein ausdrückliches Einverständnis für eine längere Dauer vorliegt.\n\n### 6. Nicht prüfen, ob der Assistent tatsächlich anwesend ist\n\nEin aus dem Meeting ausgeschlossener Assistent erstellt kein Protokoll, und das Gespräch ist verloren.\n\n---\n\n## Wie zeichnet man ein Bewerbungsgespräch mit Leexi auf?\n\nSobald der DSGVO-Rahmen definiert ist, beschränkt sich die Nutzung des Tools auf wenige Schritte.\n\n### 1. Dem Gespräch beitreten\n\nLeexi kann Ihren Videointerviews aus Ihrem Kalender heraus beitreten. Bei einem Gespräch vor Ort kann die Aufzeichnung über die mobile App gestartet werden, und es gelten [die Regeln für Präsenzmeetings](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fde\u002Fsicherheit-und-datenschutz\u002Fzertifizierungen-audits-einhaltung-vorschriften\u002Fprasenzmeeting-aufnehmen-gdpr\u002F).\n\n### 2. Das Protokoll an die Art des Gesprächs anpassen\n\nDas Format kann eingestellt werden, je nachdem, ob es sich um ein Erstgespräch, ein Fachgespräch oder ein Abschlussgespräch handelt.\n\n### 3. Den Bewertungsbogen erstellen\n\nDer Bewertungsbogen enthält insbesondere die Stärken, die zu vertiefenden Punkte und die kritischen Punkte. Der vollständige Ablauf ist auf der Seite [KI-Notizen für das Recruiting](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fde\u002Fuse-cases\u002Fki-unterstutztes-notiztool-rekrutierung\u002F) beschrieben.\n\n### 4. Die Einwilligung einholen\n\nDie Einwilligung kann erfasst und mit Zeitstempel versehen werden, und die Einstellungen können je Team und Land angepasst werden.\n\n### 5. Die Daten kontrollieren\n\nLeexi gibt insbesondere ein Hosting in der Region Paris, eine Scaleway-Option, eine Ausführung des Modells über Azure France im geschlossenen Kreislauf, die Verschlüsselung der Daten bei der Übertragung und im Ruhezustand sowie den Verzicht auf ein Training mit Ihren Gesprächen an.\n\n---\n\n## Auf welche Schwierigkeiten stoßen die Nutzer wirklich?\n\nDie rechtlichen Fragen sind nicht die einzigen Schwierigkeiten in der Praxis.\n\nVon **1.141 Support-Tickets, die zwischen Januar und Juni 2026 eingegangen sind**, **betreffen 4 die Aufzeichnung von Bewerbungsgesprächen**. Die Gründe betreffen insbesondere die Protokollvorlage, die nicht das liefert, was der Recruiter erwartet, eine dem Bewerber gegebene Information, die nicht im Protokoll erscheint, und einen aus dem Meeting ausgeschlossenen Assistenten.\n\nKeines dieser Tickets fragt, ob die Aufzeichnung erlaubt ist.\n\nDas erlaubt eine andere Lesart des Problems:\n\n**Die Frage lautet nicht nur „Darf ich aufzeichnen?“**\n\nMan muss auch wissen:\n\n**welche Vorlage angewendet wird → was im Bewertungsbogen steht → wer ihn erhält → wie lange er aufbewahrt wird.**\n\n---\n\n## Ein Bewerbungsgespräch aufzeichnen: das Wichtigste in Kürze\n\nPrüfen Sie vor der Aufzeichnung eines Gesprächs diese sechs Punkte:\n\n* **Einverständnis**: Hat der Bewerber Ja gesagt, ohne dass ihn eine Ablehnung etwas kostet?\n* **Angekündigte Dauer**: Weiß er, wie lange seine Daten aufbewahrt werden?\n* **Rechtsgrundlage**: Ist die Einwilligung tatsächlich die gewählte Grundlage?\n* **Aufbewahrung**: Wird die Audioaufnahme gelöscht, sobald der Bewertungsbogen ausgefüllt ist?\n* **Zugriff**: Wer erhält den Bewertungsbogen?\n* **Auftragsverarbeiter**: Wissen Sie, wer die Daten verarbeitet, Ihre Bewerbermanagement-Software eingeschlossen?\n\nWenn eine KI beteiligt ist, fügen Sie einen siebten Punkt hinzu:\n\n**Weiß der Bewerber, dass ein KI-System die Aufzeichnung verarbeitet, um das Protokoll zu erstellen?**\n\n## Häufige Fragen\n\n### Ist es legal, ein Bewerbungsgespräch aufzuzeichnen?\n\nJa, mit dem vor der Aufzeichnung eingeholten Einverständnis des Bewerbers und unter der Bedingung, ihn über die Aufbewahrungsdauer seiner Daten zu informieren.\n\n### Wie lange darf man das Gespräch eines Bewerbers aufbewahren?\n\nDie CNIL nennt zwei Jahre nach dem letzten Kontakt mit dem Recruiter, sofern der Bewerber nicht ausdrücklich einer längeren Dauer zustimmt.\n\n### Kann ein Bewerber eine Kopie seines Protokolls verlangen?\n\nJa, im Rahmen des in der DSGVO vorgesehenen Auskunftsrechts. Das kann das Protokoll und den ihn betreffenden Bewertungsbogen umfassen.\n\n### Kann ein Bewerber die Aufzeichnung ablehnen?\n\nJa, und diese Ablehnung darf keine Folgen für seine Bewerbung haben.\n\n### Kann ein Bewerber die Löschung seines Gesprächs verlangen?\n\nJa, unter den Bedingungen des in der DSGVO vorgesehenen Rechts auf Löschung.\n\n### Kann die erzeugte Zusammenfassung als Entscheidungsgrundlage dienen?\n\nSie dient als Hilfe. Sie wird durchgesehen und korrigiert, bevor sie an die Entscheidungsträger weitergegeben wird.\n\n### Kann man Bewerber anhand der Protokolle vergleichen?\n\nJa, sofern alle Gespräche derselben Struktur folgen, was eine gemeinsame Protokollvorlage ermöglicht.\n\n---\n\n## Zusammenfassung\n\n**Ein Bewerbungsgespräch aufzuzeichnen ist möglich.**\n\nAber der richtige Reflex besteht nicht nur darin zu fragen:\n\n> „Darf ich aufzeichnen?“\n\nMan sollte vielmehr die gesamte Kette prüfen, bis zum Bewertungsbogen, der für die Entscheidung dient:\n\n**Einverständnis einholen → Dauer ankündigen → aufzeichnen → transkribieren → Bewertungsbogen erstellen → Zugriff beschränken → löschen.**\n\nDiese vollständige Kette muss durch Ihre Datenschutzrichtlinie geregelt sein.\n\n**Ihre Bewerbungsgespräche verdienen ein strukturiertes Protokoll?** [Leexi bei Ihrem nächsten Bewerbungsgespräch testen](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)\n\n## Quellen\n\nTexte am 22. August 2026 aus Primärquellen entnommen.\n\n* DSGVO, Artikel 4, 5, 6, 7, 12, 13, 15, 16, 17, 21, 28 und 32\n* Französisches Strafgesetzbuch (Code pénal), Artikel 226-1\n* CNIL, Recruiting und Aufbewahrung der Bewerbungsunterlagen\n* CNIL, Mithören und Aufzeichnen von Anrufen am Arbeitsplatz\n* Europäische KI-Verordnung, Artikel 50\n\n*Diese Seite beschreibt den anwendbaren Rahmen. Sie stellt keine Rechtsberatung dar.*\n","2026-08-31T15:23:16.834Z","2026-09-02T06:58:32.474Z","2026-09-02T20:57:20.967Z",{"id":994,"documentId":927,"metaTitle":995,"metaDescription":996,"slug":997,"heroTitle":998,"heroUnderTitle":999,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":126,"heroVideoUrl":68,"blog":1000,"createdAt":1001,"updatedAt":1002,"publishedAt":1003,"locale":131,"__type":132},24556,"Ein Steuerungsausschuss aufzeichnen: DSGVO-Regeln beachten","Mitarbeiter und Kundenbeteiligte haben unterschiedliche Rechtsgrundlagen. Information, Projektvertrag, Löschung und Abschluss.","\u002Fde\u002Fsicherheit-und-datenschutz\u002Fzertifizierungen-audits-einhaltung-vorschriften\u002Fein-gdpr-steuerungsausschuss-aufzeichnen\u002F","Ein Steuerungsausschuss aufzeichnen: Welche DSGVO-Regeln gelten?","Mehrere Einheiten in einem Meeting, zwei unterschiedliche Rechtsgrundlagen.","Sie zeichnen Ihre Projektausschüsse auf, um ein gemeinsames Protokoll zu erhalten? Das ist möglich, aber ein Steuerungsausschuss versammelt Personen aus verschiedenen Einheiten: Ihr Team, den Kunden, manchmal Dienstleister.\n\n**Diese Mischung erschwert die Regelung mehr als das Thema selbst.**\n\n## Darf man einen Steuerungsausschuss aufzeichnen?\n\n**Ja, aber nicht ohne die Verarbeitung zu regeln.**\n\nEin Steuerungsausschuss benennt Verantwortliche, weist Fristen zu und bespricht die Arbeit identifizierter Personen. Das ist eine personenbezogene Datenverarbeitung im Sinne der DSGVO.\n\nSie müssen insbesondere:\n\n* alle Teilnehmenden vor der Aufzeichnung informieren;\n* Ihre Mitarbeitenden von externen Beteiligten unterscheiden;\n* für jede Person eine Rechtsgrundlage bestimmen;\n* den Zweck der Aufzeichnung definieren;\n* die Aufbewahrungsdauer begrenzen;\n* den Fall von später hinzukommenden Personen regeln.\n\nDas heimliche Aufzeichnen ist zudem strafbar (§ 226-1 StGB): „Wer vorsätzlich die Intimsphäre eines anderen verletzt, indem er ohne dessen Zustimmung private oder vertrauliche Äußerungen aufnimmt oder übermittelt, wird mit Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder Geldstrafe bestraft.“\n\n### Ist eine Aufzeichnung eines Ausschusses eine personenbezogene Datenverarbeitung?\n\n**Ja.**\n\nDie DSGVO definiert personenbezogene Daten als „alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen“ (Art. 4 Abs. 1).\n\nEin gemeinsames, namentliches Protokoll mehrerer Organisationen ist eine eigenständige Verarbeitung.\n\nAuch Transkription und Protokollierung sind betroffen.\n\n### Warum erfordert diese Art von Meeting besondere Aufmerksamkeit?\n\n**Weil nicht alle Teilnehmenden denselben Arbeitgeber haben.**\n\nWas für Ihre Mitarbeitenden gilt, gilt nicht für den Kundenprojektleiter oder den Dienstleisterberater. Der gemeinsame Rahmen ist auf der Seite [ein berufliches Meeting aufzeichnen](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fde\u002Fsicherheit-und-datenschutz\u002Fzertifizierungen-audits-einhaltung-vorschriften\u002Fein-geschaftstreffen-gdpr-aufzeichnen\u002F) beschrieben.\n\nSie führen zudem mehrere aufeinanderfolgende Verarbeitungsschritte durch:\n\n**aufzeichnen → transkribieren → protokollieren → an beide Teams senden → aufbewahren → löschen.**\n\n### Welche Daten werden aufgezeichnet?\n\nJe nach Tool können Sie speichern:\n\n* die Audiodatei der Sitzung;\n* die Transkription;\n* Namen der Teilnehmenden und deren Organisation;\n* Datum und Dauer;\n* das Protokoll;\n* kritische Punkte;\n* Maßnahmen und deren Verantwortliche.\n\n---\n\n## Müssen die Teilnehmenden vor der Aufzeichnung informiert werden?\n\n**Ja.**\n\nDie Information muss **vor oder bei der Erhebung der Daten** erfolgen. Die DSGVO verlangt, dass sie „zum Zeitpunkt der Erhebung der personenbezogenen Daten“ bereitgestellt wird (Art. 13 Abs. 1).\n\nBei wiederkehrenden Ausschüssen erfolgt die Ankündigung zu Projektbeginn und wird zu Sitzungsbeginn erinnert.\n\n### Was muss man sagen?\n\nDie CNIL weist darauf hin, dass Betroffene „insbesondere über die Existenz der Maßnahme, die Identität des Verantwortlichen und die verfolgten Zwecke“ informiert werden müssen.\n\nSie sollten also einfach erklären können:\n\n**wer aufzeichnet → warum → wer das Protokoll erhält → wie lange es gespeichert wird.**\n\n### Müssen externe Teilnehmende anders behandelt werden?\n\n**Ja.**\n\nSie sind weder durch das berechtigte Interesse ihres Arbeitgebers noch Ihres Unternehmens abgedeckt. Ihre Zustimmung ist erforderlich und muss ausdrücklich eingeholt werden.\n\n### Muss erwähnt werden, dass eine KI das Protokoll erstellt?\n\n**Ja.**\n\nDie Audioaufzeichnung und die anschließende KI-Verarbeitung sind zwei getrennte Vorgänge.\n\nDie europäische KI-Verordnung verlangt, dass „Anbieter sicherstellen, dass KI-Systeme, die direkt mit natürlichen Personen interagieren, so gestaltet sind, dass die betroffenen Personen informiert werden, dass sie mit einem KI-System interagieren“ (Art. 50 Abs. 1). Diese Pflicht gilt seit dem 2. August 2026 und richtet sich an den Anbieter; Ihre Informationspflicht folgt aus der DSGVO und CNIL-Doktrin.\n\nSie können z.B. sagen:\n\n> „Die Sitzung wird aufgezeichnet und ein KI-Assistent erstellt automatisch das Protokoll, das zwischen unseren beiden Teams geteilt wird.“\n\n### Was tun, wenn sich die Zusammensetzung des Ausschusses ändert?\n\n**Sie informieren jede neue Person bei ihrer ersten Sitzung.**\n\nEin Steuerungsausschuss ändert sich im Projektverlauf, die Information folgt den Zugängen.\n\n---\n\n## Welche Rechtsgrundlage gilt für die Aufzeichnung eines Steuerungsausschusses?\n\n**Zwei Rechtsgrundlagen können im selben Meeting nebeneinander bestehen.**\n\nEs besteht keine Pflicht, für alle Anwesenden dieselbe Grundlage zu wählen.\n\n### Kann das berechtigte Interesse genutzt werden?\n\n**Ja, für Ihre eigenen Mitarbeitenden.**\n\nArt. 6 DSGVO erlaubt eine Verarbeitung „die zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich ist, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person überwiegen“ (Abs. 1 lit. f).\n\nSie müssen insbesondere eine **Interessenabwägung** durchführen und die Teilnehmenden informieren.\n\n### Kann die Einwilligung genutzt werden?\n\n**Ja, und das gilt für externe Beteiligte.**\n\nDie Einwilligung ist „jede freiwillige, spezifische, informierte und unmissverständliche Willensbekundung“ (Art. 4 Abs. 11). Der Verantwortliche muss zudem „nachweisen können, dass die betroffene Person eingewilligt hat“ (Art. 7 Abs. 1). Das entspricht dem Vorgehen bei [einem Verkaufsgespräch]( https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fde\u002Fsicherheit-und-datenschutz\u002Fzertifizierungen-audits-einhaltung-vorschriften\u002Fverkaufsgesprach-gdpr-aufzeichnen\u002F) oder [einer Baustellenbesichtigung](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fde\u002Fsicherheit-und-datenschutz\u002Fzertifizierungen-audits-einhaltung-vorschriften\u002Fbaustellenbesprechung-gdpr-aufzeichnen\u002F).\n\n### Muss die Aufzeichnung im Dienstvertrag erwähnt werden?\n\n**Das ist der einfachste Weg, die Frage einmalig zu klären.**\n\nDie Frage wird zu Projektbeginn geklärt, nicht bei jeder Sitzung.\n\n### Kann ein Teilnehmender widersprechen?\n\n**Ja, unter den Bedingungen der DSGVO.**\n\nDie betroffene Person „hat das Recht, jederzeit aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen“ (Art. 21 Abs. 1).\n\nFür Mitarbeitende mit berechtigtem Interesse gilt das Widerspruchsrecht. Für andere kann die Einwilligung ebenso einfach widerrufen werden.\n\n---\n\n## Wie lange darf die Aufzeichnung eines Ausschusses gespeichert werden?\n\n**So lange wie nötig für den Zweck, nicht länger.**\n\nDie DSGVO verlangt, dass Daten „in einer Form gespeichert werden, die die Identifizierung der betroffenen Personen nur so lange ermöglicht, wie es für die Zwecke erforderlich ist“ (Art. 5 Abs. 1 lit. e).\n\nIm Projekt sollte die Dauer an ein konkretes Ereignis gebunden sein.\n\n### Wie lange darf die Audiodatei aufbewahrt werden?\n\nDie CNIL gibt für Arbeitsgesprächsaufzeichnungen eine maximale Dauer von sechs Monaten an.\n\nNach Freigabe des Protokolls ist die Audioaufnahme meist nicht mehr erforderlich.\n\n### Wie lange darf das Protokoll aufbewahrt werden?\n\nDie CNIL erlaubt eine Aufbewahrung von bis zu einem Jahr für Analyse-Dokumente.\n\nEin Projektprotokoll kann an die Projektdauer angepasst werden, sofern schriftlich festgelegt.\n\n### Was passiert mit der Aufzeichnung nach Projektende?\n\n**Das ist oft die ungeklärte Frage.**\n\nEin Projekt endet, die Ausschüsse bleiben in der Bibliothek. Eine wirksame Richtlinie muss vorsehen:\n\n**Sitzung → Protokoll → Projektabschluss → Löschung.**\n\n---\n\n## Wer darf auf die Aufzeichnung eines Steuerungsausschusses zugreifen?\n\n**Nur Personen, die sie für die Nachverfolgung benötigen.**\n\nTeilnehmende und Personen, die die Akte übernehmen. Nicht das gesamte Projektteam, außer es wurde ausdrücklich beschlossen.\n\n### Wer darf Audio, Transkription und Protokoll einsehen?\n\nDie drei Dateien erfüllen unterschiedliche Zwecke.\n\nSie können z.B.:\n\n* das Protokoll mit beiden Teams teilen;\n* den Zugriff auf die Transkription einschränken;\n* die Audioaufnahme nur bei berechtigtem Bedarf speichern.\n\n### Wird das Protokoll an den Kunden gesendet?\n\n**Oft, und das ist legitim.**\n\nEine Kopie verlässt Ihre Organisation und unterliegt den Zugriffsregeln des Kunden. Ihre Aufbewahrungsfrist gilt dort nicht.\n\n### Müssen die Daten verschlüsselt werden?\n\n**Die Sicherheit muss dem Risiko angemessen sein.**\n\nDie DSGVO verlangt „geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten, einschließlich Pseudonymisierung und Verschlüsselung“ (Art. 32 Abs. 1).\n\n---\n\n## Welche Rechte haben die Teilnehmenden?\n\nDie Betroffenen haben die in der DSGVO vorgesehenen Rechte.\n\n### Können sie Auskunft über ihre Daten verlangen?\n\n**Ja.**\n\nDie betroffene Person „hat das Recht, vom Verantwortlichen eine Bestätigung darüber zu erhalten, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden“ (Art. 15 Abs. 1). Das betrifft Audio, Transkription und Protokoll.\n\n### Können sie eine Berichtigung verlangen?\n\n**Ja.**\n\nDie betroffene Person „hat das Recht, unverzüglich die Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen“ (Art. 16).\n\nIm Steuerungsausschuss kann eine falsch zugewiesene Maßnahme so korrigiert werden.\n\nEine KI kann falsch transkribieren:\n\n* Eigennamen;\n* Fristen;\n* kritische Punkte;\n* Verpflichtungen;\n* die sprechende Person.\n\n### Können sie Löschung verlangen?\n\n**Ja, unter den Bedingungen der DSGVO.**\n\nDie betroffene Person „hat das Recht, unverzüglich die Löschung ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen“ (Art. 17 Abs. 1).\n\n### Wer bearbeitet die Anfrage, wenn mehrere Organisationen beteiligt sind?\n\n**Die Organisation, die aufgezeichnet hat.**\n\nSie ist der Verantwortliche, auch wenn das Protokoll anderswo zirkuliert.\n\n### Wie schnell muss geantwortet werden?\n\n**In der Regel innerhalb eines Monats.** Der Verantwortliche antwortet „ohne unangemessene Verzögerung und spätestens innerhalb eines Monats nach Eingang der Anfrage“ (Art. 12 Abs. 3).\n\n---\n\n## Welche Pflichten bestehen, wenn die KI die Notizen erstellt?\n\nDie KI fügt der reinen Aufzeichnung eine weitere Verarbeitung hinzu.\n\nDer Ablauf ist:\n\n**Audio → Transkription → Analyse → Maßnahmenprotokoll → Verteilung an beide Teams.**\n\n### Was macht die KI konkret?\n\nSie kann:\n\n* die Sitzung transkribieren;\n* die Sprecher identifizieren;\n* Entscheidungen extrahieren;\n* kritische Punkte erfassen;\n* ein Protokoll erstellen;\n* Maßnahmen den Verantwortlichen zuordnen.\n\n### Wo werden die Daten gespeichert?\n\nDas ist eine der ersten Fragen an Ihren Anbieter und wird Ihr Kunde vor der Zustimmung zur Aufzeichnung stellen.\n\nBei Leexi bleiben Aufnahmen, Transkriptionen und Protokolle in der Region Paris auf AWS. Ab einer bestimmten Lizenzanzahl kann Hosting bei Scaleway gewählt werden.\n\n### Wer verarbeitet die Daten?\n\nDer Anbieter agiert als Auftragsverarbeiter im Rahmen der DSGVO.\n\nBei Leexi liefert OpenAI das Sprachmodell, Leexi führt es über Azure France in einem geschlossenen System aus.\n\n### Ist ein DPA mit dem Anbieter erforderlich?\n\n**Ja, wenn der Anbieter als Auftragsverarbeiter handelt.**\n\nArt. 28 DSGVO schreibt vor, dass „die Verarbeitung durch einen Auftragsverarbeiter durch einen Vertrag geregelt wird, der den Gegenstand, die Dauer, die Art und den Zweck der Verarbeitung, die Art der personenbezogenen Daten und die Kategorien betroffener Personen sowie die Pflichten und Rechte des Verantwortlichen festlegt“ (Abs. 3).\n\nDieses Dokument wird Ihr Kunde anfordern, wenn er Ihre Verarbeitungskette vor der Zustimmung prüfen möchte. Das [Leexi-Konformitätsdossier](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fde\u002Fsicherheit-und-datenschutz\u002Fzertifizierungen-audits-einhaltung-vorschriften\u002Ffaq-konformitaet-souveraenitaet\u002F) enthält die Unterlagen.\n\n### Nutzt die KI Ihre Sitzungen zum Training ihrer Modelle?\n\n**Das hängt vom Anbieter ab.**\n\nBei Leexi werden Gespräche auf allen Konten nicht zum Training verwendet.\n\n---\n\n## Wie kündigt man die Aufzeichnung eines Steuerungsausschusses an?\n\nSie können eine einfache und klare Formulierung verwenden.\n\n### Zu Projektbeginn\n\n> „Zur Nachverfolgung zeichnen wir die Ausschüsse auf, das Protokoll wird automatisch erstellt: Entscheidungen, kritische Punkte, Maßnahmen. Es wird Ihnen nach jeder Sitzung zugesandt. Ist das für Sie in Ordnung?“\n\n### Zu Sitzungsbeginn\n\n> „Erinnerung: Die Sitzung wird aufgezeichnet und das Protokoll geht an alle Teilnehmenden. Wenn ein Punkt nicht ins Protokoll soll, sagen Sie bitte Bescheid, ich schalte dann ab.“\n\n### Für neue Teilnehmende\n\n> „Ich weise darauf hin, dass die Ausschüsse aufgezeichnet werden und das Protokoll zwischen unseren Teams geteilt wird. Bitte sagen Sie, wenn Sie damit ein Problem haben.“\n\n---\n\n## Welche Fehler sollten vermieden werden?\n\n### 1. Berechtigtes Interesse für alle Teilnehmenden anwenden\n\nEs gilt nicht für externe Personen.\n\n### 2. Zustimmung nur einmal beim ersten Ausschuss einholen\n\nDie Zusammensetzung ändert sich, die Information muss folgen.\n\n### 3. Ausschüsse eines abgeschlossenen Projekts in der Bibliothek belassen\n\nOhne Regel zur Projektabschlusslöschung bleiben sie dort.\n\n### 4. Ein Protokollmodell für einen anderen Meetingtyp verwenden\n\nEin falsch zugeordnetes Modell erzeugt ein Protokoll, das weder zum Ausschuss noch zum Kunden passt.\n\n### 5. Vergessen, dass das Protokoll woanders weiterlebt\n\nNach Versand an den Kunden gilt dessen Zugriffsregelung. Ihre Löschung löscht es dort nicht.\n\n### 6. Nicht prüfen, ob die Sitzung korrekt erfasst wurde\n\nEine aufgezeichnete, aber nicht auffindbare Sitzung bindet unnötig Ressourcen.\n\n---\n\n## Wie zeichnet man einen Steuerungsausschuss mit Leexi auf?\n\nNach Festlegung des DSGVO-Rahmens umfasst die Nutzung wenige Schritte.\n\n### 1. Sitzung beitreten\n\nLeexi kann dem Meeting aus Ihrem Kalender beitreten. Im Raum kann die Aufzeichnung per Mobile App gestartet werden, es gelten die [Präsenzregeln](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fde\u002Fsicherheit-und-datenschutz\u002Fzertifizierungen-audits-einhaltung-vorschriften\u002Fprasenzmeeting-aufnehmen-gdpr\u002F).\n\n### 2. Protokoll mit Entscheidungen generieren\n\nDas Protokoll enthält Entscheidungen, kritische Punkte, Maßnahmen und Verantwortliche.\n\n### 3. Vergangene Sitzung finden\n\nSitzungen werden in einer durchsuchbaren Bibliothek gespeichert, so können Verpflichtungen von vor Monaten gefunden werden.\n\n### 4. Zugriffe verwalten\n\nSie legen fest, welche Mitarbeitenden Protokolle einsehen dürfen.\n\n### 5. Daten kontrollieren\n\nLeexi zeigt u.a. Hosting in der Region Paris, Scaleway-Option, Ausführung des Modells über Azure France im geschlossenen System, Verschlüsselung der Daten in Transit und Ruhe sowie kein Training mit Ihren Gesprächen.\n\n---\n\n## Welche Schwierigkeiten haben Nutzer tatsächlich?\n\nJuristische Fragen sind nicht die einzigen praktischen Herausforderungen.\n\nVon **1.141 Support-Tickets zwischen Januar und Juni 2026** betreffen **2 einen Steuerungsausschuss**: die Wiederherstellung einer Sitzung und ein Protokollmodell, das für den falschen Meetingtyp angewandt wurde. Ein drittes Ticket meldet, dass eine Sitzung vom Assistenten beigetreten wurde, aber kein Protokoll verfügbar ist.\n\nKeines fragt, ob Aufzeichnung erlaubt ist.\n\nDas zeigt eine andere Perspektive:\n\n**Die Frage ist nicht nur „Darf ich aufzeichnen?“**\n\nMan muss auch wissen:\n\n**Wer kann die Sitzung finden → unter welchem Protokollmodell wird das Protokoll erstellt → wie lange bleibt es zugänglich.**\n\n---\n\n## Steuerungsausschuss aufzeichnen: Das Wichtigste\n\nVor der Aufzeichnung prüfen Sie diese sechs Punkte:\n\n* **Information**: Wissen alle Teilnehmenden, dass aufgezeichnet wird?\n* **Rechtsgrundlage**: Haben Sie Mitarbeitende von externen Beteiligten unterschieden?\n* **Vertrag**: Ist die Aufzeichnung im Projektvertrag erwähnt?\n* **Zugänge**: Werden neue Teilnehmende bei ihrer ersten Sitzung informiert?\n* **Abschluss**: Gibt es eine Löschregel zum Projektende?\n* **Auftragsverarbeiter**: Können Sie Ihre Verarbeitungskette dem Kunden zeigen?\n\nWenn eine KI beteiligt ist, fügen Sie einen siebten Punkt hinzu:\n\n**Wissen die Teilnehmenden, dass ein KI-System die Aufzeichnung verarbeitet, um das Protokoll zu erstellen?**\n\n## Häufige Fragen\n\n### Ist es legal, einen Steuerungsausschuss aufzuzeichnen?\n\nJa, mit Information der Teilnehmenden. Für Ihre Mitarbeitenden reicht berechtigtes Interesse, für externe Beteiligte ist deren Einwilligung erforderlich.\n\n### Braucht man die Zustimmung des Kunden zur Aufzeichnung?\n\nJa, wenn Einwilligung die Rechtsgrundlage ist. Die Erwähnung zu Projektbeginn erspart Wiederholungen.\n\n### Was tun, wenn sich die Zusammensetzung ändert?\n\nJede neue Person wird bei der ersten Sitzung informiert.\n\n### Kann das Protokoll an den Kunden gesendet werden?\n\nJa, das ist üblich. Nach Versand gilt die Zugriffsregelung des Kunden.\n\n### Wie lange darf die Aufzeichnung gespeichert werden?\n\nDie Dauer richtet sich nach dem Zweck. Für Arbeitsgesprächsaufzeichnungen sind bis zu sechs Monate erlaubt, für Analyse-Dokumente bis zu einem Jahr.\n\n### Kann man einen Ausschuss von vor mehreren Monaten finden?\n\nJa, sofern Zugriffsrechte und Aufbewahrungsdauer dies erlauben.\n\n### Kann ein Teilnehmender die Löschung einer Sitzung verlangen?\n\nJa, unter den Bedingungen der DSGVO.\n\n---\n\n## Zusammenfassung\n\n**Die Aufzeichnung eines Steuerungsausschusses ist möglich.**\n\nDer richtige Ansatz ist nicht nur die Frage:\n\n> „Darf ich aufzeichnen?“\n\nSondern die gesamte Kette zu prüfen, unter Berücksichtigung beider Organisationen:\n\n**informieren → aufzeichnen → transkribieren → verteilen → bis zum Abschluss speichern → löschen.**\n\nDiese vollständige Kette muss durch Ihre Datenschutzrichtlinie geregelt sein.\n\n**Wollen Sie zuverlässige Protokolle für Ihre Steuerungsausschüsse?** [Testen Sie Leexi bei Ihrem nächsten Ausschuss](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)\n\n## Quellen\n\nPrimärquellen vom 22. August 2026:\n\n* DSGVO, Artikel 4, 5, 6, 7, 12, 13, 15, 16, 17, 21, 28, 32\n* Strafgesetzbuch, Artikel 226-1\n* CNIL, Abhören und Aufzeichnen von Telefonaten am Arbeitsplatz\n* Europäische KI-Verordnung, Artikel 50\n\n*Diese Seite beschreibt den anwendbaren Rahmen. Sie stellt keine Rechtsberatung dar.*\n","2026-08-31T15:22:37.948Z","2026-09-02T20:51:31.208Z","2026-09-02T20:57:20.972Z",{"id":1005,"documentId":915,"metaTitle":1006,"metaDescription":1007,"slug":1008,"heroTitle":1009,"heroUnderTitle":1010,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":126,"heroVideoUrl":68,"blog":1011,"createdAt":1012,"updatedAt":1013,"publishedAt":1014,"locale":131,"__type":132},24559,"FAQ Compliance & Souveränität: DSGVO,","Antworten zu Compliance & Souveränität vor Leexi: Hosting in Frankreich, kein KI-Training, ISO 27001, DPA, Einwilligung.","\u002Fde\u002Fsicherheit-und-datenschutz\u002Fzertifizierungen-audits-einhaltung-vorschriften\u002Ffaq-konformitaet-souveraenitaet\u002F","FAQ zu Compliance und Souveränität","Belegte Antworten auf Fragen Ihres DSB vor der Einführung von Leexi.","## Zusammenfassung\n\nDieses FAQ beantwortet genau die Fragen, die ein professioneller Einkäufer und sein DSB vor dem Kauf eines [KI-gestützten Notiztools](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fde\u002Fki-assistent\u002Fnote-taker\u002Fleexi-ai-note-taker-revolution-fuer-meetings\u002F) stellen. Es unterscheidet drei rechtliche Ebenen: gesetzliche Vorgaben (DSGVO, AI Act), Kundenanforderungen ohne gesetzliche Pflicht (ISO 27001, europäisches Hosting) und branchenspezifische Vorgaben (Gesundheit, öffentlicher Sektor). Jede Antwort ist belegt. Keine Konformitätsbehauptung ohne Nachweis. Fachbegriffe (DPA, Closed Loop, Diarisierung) sind im [Glossar des KI-Notiztools](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fde\u002Fsicherheit-und-datenschutz\u002Fzertifizierungen-audits-einhaltung-vorschriften\u002Fglossar-ki-notiztool\u002F) definiert.\n\nWeder ISO 27001 noch Hosting in Frankreich sind allgemeine gesetzliche Pflichten. Kunden fordern sie, zwei Branchen schreiben sie vor: Gesundheit und öffentlicher Sektor.\n\n> **Kernantwort:** Hosting AWS Region Paris, Scaleway-Option ab bestimmtem Lizenzvolumen, LLM (OpenAI) läuft über Azure Frankreich im Closed Loop, kein Training mit Kundendaten, Verschlüsselung in Transit und Ruhe, ISO 27001 zertifiziert, ISO 42001 in Arbeit, NIS2 in Finalisierung, EU AI Act konform, DPA, Subunternehmerliste und ISO-Zertifikat auf Anfrage, ca. 10.000 Nutzerunternehmen in Europa, belgisches Unternehmen.\n\n---\n\n## 1. Datenstandort und Hosting\n\n### Verlassen meine Daten die EU?\nNein, Speicherung und Verarbeitung bleiben in Frankreich. Wichtig: Infrastruktur-Anbieter ist AWS, ein US-Unternehmen (siehe Cloud Act). Für strikte Souveränität (keine extraterritorialen Gesetze) ist Scaleway die passende Option.\n\n### Was bedeutet \"souveränes Hosting\" genau?\nEin anspruchsvoller Käufer prüft: Rechenzentren physisch in Frankreich, juristische Person nach französischem\u002Feuropäischem Recht ohne extraterritoriale Gesetze, europäische Kapitalmehrheit. AWS Paris erfüllt Standort, nicht Immunität. Scaleway erfüllt alle drei.\n\n### Ist Hosting in Frankreich gesetzlich vorgeschrieben?\nNein, generell nicht. DSGVO verlangt meist keine Speicherung in Frankreich oder Europa. Souveränes Hosting ist Pflicht nur in bestimmten Branchen: Gesundheitsdaten (HDS-zertifizierter Anbieter) und öffentlicher Sektor (SecNumCloud, SREN-Gesetz). Sonst ist es eine stark wachsende Kundenanforderung, keine gesetzliche Pflicht.\n\n---\n\n## 2. KI-Training\n\n### Trainiert Leexi seine KI mit meinen Meetings?\nNein. Ihre Gespräche werden nicht zum Training der Modelle genutzt. Das gilt standardmäßig für alle Konten. Technische Teams prüfen das zuerst, und es ist ein Grund, warum Käufer Leexi gegenüber US-Tools bevorzugen.\n\n### Ist Leexi \"auf ChatGPT basiert\"? Gehen meine Daten zu OpenAI?\nDas Sprachmodell stammt von OpenAI, läuft aber über Azure Frankreich im Closed Loop. Ihre Daten werden nicht zum Training verwendet und sind nicht für Dritte zugänglich. Closed Loop bedeutet, die Verarbeitung bleibt kontrolliert in Frankreich.\n\n### Wie kann ich das meinem DSB beweisen?\nLeexi dokumentiert dies im [Compliance-Dossier](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fde\u002Fsicherheit-und-datenschutz\u002Fzertifizierungen-audits-einhaltung-vorschriften\u002F) mit DPA und Subunternehmerliste. Kein Training ist dort klar schriftlich bestätigt.\n\n---\n\n## 3. Zertifizierungen und Standards\n\n### Welche weiteren Zertifikate hat oder plant Leexi?\nISO 42001 (KI-Managementsystem) ist in Arbeit. NIS2-Konformität wird finalisiert. Leexi richtet sich nach dem EU AI Act aus. Regelmäßige Audits, auch durch Kunden, sind Standard.\n\n### Tragen NIS2 oder ISO 27001 zur gesetzlichen Sicherheitsverpflichtung bei?\nNIS2 ist die gesetzliche Sicherheitsverpflichtung für \"essenzielle\" und \"wichtige\" Stellen, nicht ISO 27001. ISO 27001 ist ein Mittel zur Erfüllung, keine Pflicht an sich.\n\n### Ist Leexi SecNumCloud-zertifiziert?\nNoch nicht. SecNumCloud (ANSSI) bescheinigt hohes Sicherheitsniveau und Immunität gegen extraterritoriale Gesetze, vor allem für den öffentlichen Sektor. Für Standard-B2B-Nutzung ist es kein Muss.\n\n---\n\n## 4. DPA, Subunternehmer und Kaufnachweise\n\n### Schließt Leexi eine Datenverarbeitungsvereinbarung (DPA)?\nJa, die DPA wird bereitgestellt. Sie ist ein wichtiges Dokument für professionelle Käufer zur Kontrolle der Datenverarbeitung.\n\n### Welche Unterlagen stellt Leexi für Kauf- oder Ausschreibungsunterlagen bereit?\nDPA, Subunternehmerliste, ISO 27001-Zertifikat und Hosting-Standort. Diese Nachweise verlangen Käufer 2026: DPA, Auditrechte oder Drittberichte, Standort, Subunternehmerliste. Ohne diese Nachweise wird ein Anbieter ausgeschlossen.\n\n---\n\n## 5. Einwilligung und Information der Teilnehmer\n\n### Müssen Teilnehmer informiert werden, dass ein Meeting aufgezeichnet wird?\nJa. DSGVO und EU AI Act verlangen, dass Teilnehmer über Aufzeichnung und KI-Assistenz informiert werden. Ein einfacher Hinweis \"Dieses Meeting wird aufgezeichnet\" reicht nicht: KI-Nutzung muss in der Einladung, zu Beginn mündlich und sichtbar während des Meetings genannt werden.\n\n### Was ist die Rechtsgrundlage für die Aufzeichnung?\nKontextabhängig. Intern kann der Arbeitgeber berechtigtes Interesse geltend machen, wenn Interessenabwägung und Vorinformation erfolgen; Arbeitnehmer-Einwilligung gilt selten als frei wegen Abhängigkeitsverhältnis. Bei Kunden- oder externen Anrufen ist meist explizite Einwilligung nötig. Aufzeichnen und Transkribieren ohne Rechtsgrundlage, Vorinformation und kontrollierte Aufbewahrung ist illegal.\n\n---\n\n## 6. EU-Transfers und Cloud Act\n\n### Gilt der US Cloud Act für meine Daten bei Leexi?\nWichtige Frage. Daten sind in Frankreich gespeichert, aber AWS ist US-Unternehmen und theoretisch Cloud Act unterworfen. Für strikte Souveränität mit Immunität gegen extraterritoriale Gesetze ist Scaleway die Lösung. Leexi behauptet nicht, AWS Paris sei vor US-Recht geschützt, bietet aber die Alternative.\n\n### Worin unterscheidet sich Leexi von US-Tools wie Otter oder Fireflies?\nUS-Tools, die alles in den USA hosten und verarbeiten, unterliegen Schrems-II-Transferregeln und Data Privacy Framework. US-Tools erlauben oft, dass ein Teilnehmer Aufnahme für alle startet, was nach DSGVO-Art. 6 und 7 kritisch ist. Leexi speichert und verarbeitet in Frankreich und setzt standardmäßig Einwilligung voraus. Der Vergleich gilt nur gegenüber US-Tools, z.B. [KI-Notiztool-Alternativen für Teams](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fde\u002Fintegrationen\u002Fvideokonferenzen\u002Fmicrosoft-teams\u002Ftop-alternativen-ai-note-taker-fuer-teams\u002F).\n\n---\n\n## 7. Technische Sicherheit\n\n### Sind meine Daten verschlüsselt?\nJa, sowohl während der Übertragung als auch im Ruhezustand.\n\n---\n\n## 8. EU AI Act\n\n### Was ändert der EU AI Act für die Wahl eines KI-Notiztools 2026?\nDie Wahl wird vor allem eine juristische Entscheidung. Unternehmen müssen ihre KI-Tools erfassen, Risikoanalysen für sensible Anwendungen durchführen und die Konformität der Anbieter prüfen. Anbieter müssen Compliance nachweisen und Audit- oder Drittberichte ermöglichen. Das ist eine doppelte Absicherung neben der DSGVO.\n\n### Ist Leexi EU AI Act-konform?\nLeexi richtet sich nach dem [EU AI Act](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fde\u002Fsicherheit-und-datenschutz\u002Fzertifizierungen-audits-einhaltung-vorschriften\u002Feu-ki-verordnung\u002F), insbesondere Transparenz (sichtbarer Assistent, Teilnehmerinfo) und bereitet ISO 42001 für KI-Management vor. US-Tools haben diese Anforderungen meist nicht, was Leexi differenziert.\n\n---\n\n## 9. Souveränität: Nachfrage und Diskurs\n\n### Warum ist Datensouveränität ein Kaufkriterium?\nWegen massiver Abhängigkeit und Bewusstseins bei Entscheidern. Ca. 70 % des europäischen Cloudmarkts sind bei AWS, Azure und Google, fast 80 % der europäischen Cloud-Ausgaben gehen an US-Anbieter, ca. 70 % der französischen Daten sind außerhalb der EU gehostet. Diese Abhängigkeit schafft Nachfrage für europäische Alternativen, öffentliche Ausschreibungen bevorzugen zunehmend zertifizierte europäische Lösungen.\n\n### Ist Leexi eine glaubwürdige souveräne Alternative zu US-Tools?\nLeexi ist ein belgisches Unternehmen, speichert und verarbeitet in Frankreich, setzt Einwilligung voraus, besitzt ISO 27001 und bietet souveränes Hosting via Scaleway. Für Käufer, die US-Tools wegen Datenübertragung ausgeschlossen haben, ist Leexi oft der Einstieg.\n\n---\n\n## 10. Branchenspezifisch\n\n### Ich arbeite im öffentlichen Sektor oder mit ihm. Was muss ich prüfen?\nDer öffentliche Sektor folgt SecNumCloud für sensible Daten, geregelt durch SREN-Gesetz mit Speicherort-Territorialität und verschärften Vertragsklauseln. Leexi ist aktuell nicht SecNumCloud-zertifiziert; für sensible öffentliche Daten ist das entscheidend. Für normale Verwaltung ohne sensible Daten erfüllen Hosting in Frankreich und ISO 27001 die meisten Anforderungen.\n\n### Ich bin Anwalt, Berater, HR oder Steuerberater. Bin ich betroffen?\nJa, wegen Vertraulichkeit der Daten: Kundenakten, Bewerberdaten, Finanzinfos. DSGVO-Pflichten (Rechtsgrundlage, Information, Aufbewahrung) gelten voll, und Kunden können Standort- und Nicht-Training-Garantien verlangen. Hier erfüllen Hosting in Frankreich, kein Training und Leexi-DPA direkt Ihre Anforderungen.\n\n---\n\n## 11. Unterlagen für Ihren DSB\n\n### Was übermittle ich konkret meinem DSB zur Validierung von Leexi?\nSechs Dokumente, die Leexi bereitstellt: Hosting-Standort (Frankreich, AWS Paris, Scaleway-Option), Nachweis kein Training, ISO 27001-Zertifikat, DPA, Subunternehmerliste und Aufbewahrungsrichtlinie. Das ist das Dossier für Ihren DSB. Während die interne Prüfung läuft, können Sie [Leexi in einem realen Meeting testen](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta).\n","2026-08-07T15:20:06.044Z","2026-09-02T06:39:46.763Z","2026-09-02T20:57:21.014Z",{"id":1016,"documentId":915,"metaTitle":1017,"metaDescription":1018,"slug":1019,"heroTitle":1020,"heroUnderTitle":1021,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":191,"heroVideoUrl":68,"blog":1022,"createdAt":1023,"updatedAt":1024,"publishedAt":1025,"locale":145,"__type":132},24564,"FAQ conformidade e soberania: RGPD,  ","Respostas sobre conformidade e soberania antes de adotar Leexi: hospedagem na França, não-treinamento da IA, ISO 27001, DPA, consentimento.","\u002Fpt\u002Fseguranca\u002Fcertificacoes-auditorias-conformidade-regulatoria\u002Ffaq-conformidade-soberania\u002F","FAQ conformidade e soberania","Respostas comprovadas para as dúvidas do seu DPO antes de adotar Leexi.","## Resumo\n\nEsta FAQ responde, palavra por palavra, às perguntas que um comprador profissional e seu DPO fazem antes de adquirir uma [ferramenta de notas com IA](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fpt\u002Fassistente-ia\u002Fanotacoes-ia\u002Fleexi-ai-note-taker-revolucao-reunioes\u002F). Ela distingue três níveis de força jurídica, pois não são equivalentes: o que a lei exige (RGPD, AI Act), o que seus clientes demandam sem obrigação legal (ISO 27001, hospedagem europeia) e o que é imposto por setor (saúde, público). Cada resposta traz sua prova. Nenhuma afirmação de conformidade é feita sem respaldo. Termos técnicos (DPA, circuito fechado, diarização) são definidos no [glossário da ferramenta de notas com IA](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fpt\u002Fseguranca\u002Fcertificacoes-auditorias-conformidade-regulatoria\u002Fglossario-ferramenta-de-anotacao-ia\u002F).\n\nNem ISO 27001 nem hospedagem na França são obrigações legais universais. Seus clientes as exigem, e dois setores as impõem: saúde e setor público.\n\n> **Essencial em uma resposta:** hospedagem AWS região Paris, opção Scaleway para volumes maiores, LLM (OpenAI) executado via Azure França em circuito fechado, sem treinamento com dados do cliente, criptografia em trânsito e repouso, ISO 27001 obtida, ISO 42001 em andamento, NIS2 finalizando, alinhamento com EU AI Act, DPA e lista de subcontratados e certificado ISO disponíveis sob demanda, cerca de 10.000 empresas usuárias na Europa, empresa belga.\n\n---\n\n## 1. Localização e hospedagem dos dados\n\n### Meus dados saem da União Europeia?\nNão para armazenamento e processamento, que permanecem na França. A nuance está no fornecedor de infraestrutura: a região de armazenamento é europeia, mas AWS é uma empresa americana (veja a questão do Cloud Act). Para soberania estrita (entidade não sujeita a leis extraterritoriais), a opção Scaleway atende.\n\n### O que é hospedagem “soberana” exatamente?\nUm comprador exigente verifica três pontos: datacenters fisicamente na França, entidade jurídica francesa ou europeia não sujeita a leis extraterritoriais, e controle acionário europeu. Hospedagem AWS Paris cumpre localização física, mas não imunidade a leis extraeuropeias. Opção Scaleway cumpre os três.\n\n### Hospedagem na França é obrigação legal?\nNão, em geral. RGPD não exige que dados fiquem na França ou Europa para a maioria dos tratamentos. Hospedagem soberana é obrigatória só para alguns setores: dados de saúde (via hospedagem certificada HDS) e setor público para dados sensíveis (trajetória SecNumCloud, lei SREN). Para o resto, é demanda crescente dos compradores; lei não obriga.\n\n---\n\n## 2. Treinamento da IA\n\n### Leexi treina sua IA com minhas reuniões?\nNão. Suas conversas não são usadas para treinar modelos. Regra válida para todas as contas, por padrão. Também é o primeiro ponto verificado pelas equipes técnicas e motivo para compradores escolherem Leexi após descartar ferramentas americanas.\n\n### Leexi é “baseado no ChatGPT”? Meus dados vão para OpenAI?\nO modelo de linguagem é fornecido pela OpenAI, mas executado via Azure França, em circuito fechado. Seus dados não são usados para treinar o modelo nem expostos a terceiros. Circuito fechado significa processamento em perímetro controlado, na França.\n\n### Como comprovar isso ao meu DPO?\nLeexi documenta no seu [dossiê de conformidade](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fpt\u002Fseguranca\u002Fcertificacoes-auditorias-conformidade-regulatoria\u002F), com DPA e lista de subcontratados. O não-treinamento está escrito claramente.\n\n---\n\n## 3. Certificações e normas\n\n### Quais outras certificações Leexi possui ou prepara?\nISO 42001 (gestão de IA) em andamento. Conformidade NIS2 finalizando. Leexi se alinha ao EU AI Act. Passa auditorias regulares, inclusive por clientes.\n\n### NIS2 ou ISO 27001 impõem obrigação legal de segurança?\nNIS2, não ISO 27001, impõe obrigação legal para entidades “essenciais” e “importantes”. ISO 27001 é meio para cumprir, não obrigação em si.\n\n### Leexi tem qualificação SecNumCloud?\nNão ainda. SecNumCloud (ANSSI) atesta segurança superior e imunidade a leis extraeuropeias, focado no setor público para dados sensíveis (lei SREN). Não é pré-requisito para uso B2B padrão.\n\n---\n\n## 4. DPA, subcontratados e provas de compra\n\n### Leexi assina acordo de tratamento de dados (DPA)?\nSim. DPA fornecido. Documento que todo comprador profissional exige para comprovar supervisão do tratamento.\n\n### Quais documentos Leexi disponibiliza para compra ou licitação?\nDPA, lista de subcontratados, certificado ISO 27001 e localização da hospedagem. São as provas exigidas em 2026: DPA, direito de auditoria ou relatórios terceiros, localização, lista de subcontratados. Sem essas provas, fornecedor é descartado.\n\n---\n\n## 5. Consentimento e informação dos participantes\n\n### É preciso avisar que reunião é gravada?\nSim. RGPD e EU AI Act exigem informar que reunião é gravada e que assistente IA toma notas. Apenas “esta reunião é gravada” não basta: uso da IA deve constar no convite, ser lembrado oralmente no início e visível durante a reunião.\n\n### Qual base legal para gravar reunião?\nDepende do contexto. Internamente, empregador pode usar interesse legítimo, com teste de equilíbrio e aviso prévio: consentimento do empregado raramente é “livre” por subordinação. Para chamadas com clientes ou externos, consentimento explícito geralmente requerido. Gravar e transcrever sem base legal, aviso e controle de tempo é ilegal.\n\n---\n\n## 6. Transferências fora da UE e Cloud Act\n\n### Cloud Act americano pode atingir meus dados na Leexi?\nBoa pergunta. Dados armazenados na França, mas AWS é empresa americana, sujeita teoricamente ao Cloud Act. Para soberania estrita e imunidade a leis extraterritoriais, opção Scaleway (francesa) é solução. Leexi não afirma que AWS Paris é imune à lei americana; oferece alternativa para quem exige.\n\n### Diferença para ferramentas americanas como Otter ou Fireflies?\nFerramenta que hospeda e processa tudo nos EUA segue regras pós-Schrems II e Data Privacy Framework. Modelo de consentimento de várias ferramentas americanas, onde um participante ativa gravação para todos, é frágil perante artigos 6 e 7 do RGPD. Leexi armazena e processa na França e exige consentimento por padrão. Comparação é só com ferramentas americanas, ex: [alternativas de ferramenta de notas IA para Teams](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fpt\u002Fintegracoes\u002Fvideoconferencia\u002Fmicrosoft-teams\u002Ftop-alternativas-ai-note-taker-para-teams\u002F).\n\n---\n\n## 7. Segurança técnica\n\n### Meus dados são criptografados?\nSim, em trânsito e repouso.\n\n---\n\n## 8. EU AI Act\n\n### O que muda o EU AI Act para escolha de ferramenta IA em 2026?\nEscolher ferramenta IA é decisão jurídica. Empresas devem mapear ferramentas IA, fazer análises de impacto para usos sensíveis e verificar conformidade dos fornecedores. Fornecedor deve provar conformidade e permitir auditoria ou relatórios terceiros. É dupla trava com RGPD.\n\n### Leexi está conforme o EU AI Act?\nLeexi se alinha ao [EU AI Act](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fpt\u002Fseguranca\u002Fcertificacoes-auditorias-conformidade-regulatoria\u002Feu-ai-act\u002F), especialmente transparência (assistente visível, informação aos participantes) e prepara ISO 42001 para gestão de IA. Ferramentas americanas não têm essas exigências, o que diferencia.\n\n---\n\n## 9. Soberania: demanda e discurso\n\n### Por que soberania de dados virou critério de compra?\nPorque dependência inicial é grande e decisores perceberam. Cerca de 70% do mercado cloud europeu está em AWS, Azure e Google; quase 80% dos gastos cloud europeus vão a fornecedores americanos; cerca de 70% dos dados franceses estão fora da UE. Essa dependência gera demanda por alternativa europeia, e compras públicas favorecem soluções certificadas europeias.\n\n### Leexi é alternativa soberana confiável a ferramentas americanas?\nLeexi é uma empresa belga, armazena e processa na França, exige consentimento padrão, tem ISO 27001 e oferece hospedagem soberana com Scaleway. Para comprador que descartou ferramenta americana por transferência de dados, é porta de entrada.\n\n---\n\n## 10. Por setor\n\n### Trabalho no setor público ou com ele. O que verificar?\nSetor público segue trajetória SecNumCloud para dados sensíveis, regulada pela lei SREN, com territorialidade e cláusulas contratuais reforçadas. Leexi não tem qualificação SecNumCloud ainda: para dados sensíveis públicos, é ponto decisivo. Para uso administrativo comum, hospedagem na França e ISO 27001 atendem à maioria das exigências.\n\n### Sou advogado, consultor, RH ou contador. Me afeta?\nSim, pela confidencialidade dos dados: clientes, candidatos, finanças. Obrigação RGPD (base legal, informação, conservação) se aplica plenamente, e seus clientes podem exigir garantias de localização e não-treinamento. Hospedagem na França, não-treinamento e DPA da Leexi atendem diretamente.\n\n---\n\n## 11. Documentos para seu DPO\n\n### O que envio ao meu DPO para validar Leexi?\nSeis documentos fornecidos por Leexi: localização da hospedagem (França, AWS Paris, opção Scaleway), atestado de não-treinamento, certificado ISO 27001, DPA, lista de subcontratados e política de conservação. É o dossiê para seu DPO. Enquanto validação interna ocorre, você pode [testar Leexi numa reunião real](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta).\n","2026-08-07T15:20:06.111Z","2026-09-02T06:42:32.570Z","2026-09-02T20:57:39.004Z",{"id":1027,"documentId":939,"metaTitle":1028,"metaDescription":1029,"slug":1030,"heroTitle":1031,"heroUnderTitle":1032,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":215,"heroVideoUrl":68,"blog":1033,"createdAt":1034,"updatedAt":1035,"publishedAt":1036,"locale":74,"__type":132},24592,"Een sollicitatiegesprek opnemen: de GDPR-regels","Toestemming kandidaat, bewaartermijn, toegang tot evaluatie: wat GDPR en CNIL vragen voor opname van sollicitatiegesprekken.","\u002Fnl\u002Fveiligheid\u002Fcertificeringen-audits-naleving-regelgeving\u002Feen-sollicitatiegesprek-rgpd-opnemen\u002F","Opnemen sollicitatiegesprek: welke GDPR-regels?","Een kandidaat is geen werknemer of klant, dit bepaalt hoe je toestemming vraagt.","Neemt u uw sollicitatiegesprekken op om een verslag en een evaluatierooster te krijgen? Dat kan, maar een kandidaat is noch uw werknemer noch uw klant: hij solliciteert, en weigeren kan hem duur lijken.\n\n**Het is dat onevenwicht dat bepaalt hoe u om zijn akkoord vraagt, en hoe lang u zijn gegevens bewaart.**\n\n## Mag u een sollicitatiegesprek opnemen?\n\n**Ja, maar niet zonder de verwerking te omkaderen.**\n\nEen opgenomen gesprek bevat het parcours van de kandidaat, zijn motivatie, zijn situatie, soms elementen die hij niet van plan was te delen. Het vormt dus een verwerking van persoonsgegevens in de zin van de GDPR.\n\nU moet met name:\n\n* de kandidaat om akkoord vragen vóór de opname;\n* hem informeren over de bewaartermijn;\n* uw rechtsgrond bepalen;\n* het doel van de opname vastleggen;\n* de toegang tot het evaluatierooster beperken;\n* hem in staat stellen zijn rechten uit te oefenen.\n\nOpnemen zonder dat de aanwezigen het weten valt bovendien onder het Franse Strafwetboek, dat „met een jaar gevangenisstraf en 45.000 euro boete bestraft wie, met welk middel ook, opzettelijk de intimiteit van het privéleven van anderen aantast: 1° door zonder toestemming van de spreker privé of vertrouwelijk uitgesproken woorden op te vangen, op te nemen of door te geven” (artikel 226-1).\n\n### Is een opgenomen sollicitatiegesprek een persoonsgegeven?\n\n**Ja, en op een bijzonder dichte manier.**\n\nDe GDPR definieert een persoonsgegeven als „alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon” (artikel 4, punt 1).\n\nEen sollicitatiegesprek gaat over een persoon met naam, over zijn parcours en over zijn competenties.\n\nOok het transcript, het verslag en het evaluatierooster vallen eronder.\n\n### Waarom vraagt werving meer voorzichtigheid?\n\n**Omdat de opgenomen persoon om iets vraagt.**\n\nHij is niet in de positie om de voorwaarden van het gesprek te onderhandelen, en een weigering van de opname kan hem nadelig lijken, zelfs wanneer ze dat niet is. Het gemeenschappelijke kader staat beschreven op de pagina [een professionele vergadering opnemen](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fnl\u002Fveiligheid\u002Fcertificeringen-audits-naleving-regelgeving\u002Fprofessionele-vergadering-opnemen-gdpr\u002F).\n\nU voert bovendien verschillende opeenvolgende verwerkingen uit:\n\n**opnemen → transcriberen → het verslag opstellen → het rooster maken → doorgeven aan het comité.**\n\n### Welke gegevens worden opgenomen?\n\nAfhankelijk van het gebruikte hulpmiddel kunt u bewaren:\n\n* de audio van het gesprek;\n* het transcript;\n* de naam van de sprekers;\n* de datum van het gesprek;\n* het verslag;\n* de sterke punten en de punten om uit te diepen;\n* het evaluatierooster.\n\nHet rooster is een beoordeling van een persoon: het verdient dezelfde zorg als de rest.\n\n---\n\n## Moet u de kandidaat waarschuwen vóór u het gesprek opneemt?\n\n**Ja.**\n\nDe informatie moet worden gegeven **vóór of op het moment dat de gegevens worden verzameld**. De tekst vereist dat ze wordt verstrekt „bij de verkrijging van de persoonsgegevens” (GDPR, artikel 13, lid 1).\n\nBij een sollicitatiegesprek volstaat informeren niet: u vraagt ook zijn akkoord.\n\n### Wanneer moet u hem waarschuwen?\n\n**Voordat u de opname start.**\n\nIn de praktijk kunt u het aankondigen in de uitnodiging en daarna de vraag stellen bij het begin.\n\nDe uitnodiging bereidt voor. Alleen de mondelinge vraag stelt de kandidaat in staat te weigeren.\n\n### Wat moet u hem zeggen?\n\nDe CNIL geeft aan dat de betrokkenen „met name geïnformeerd moeten worden: over het bestaan van het systeem; over de identiteit van de verwerkingsverantwoordelijke; over de nagestreefde doeleinden”.\n\nU moet dus eenvoudig kunnen uitleggen:\n\n**wie opneemt → waarom → wie het verslag zal zien → hoe lang de gegevens worden bewaard.**\n\n### Moet u de bewaartermijn aankondigen?\n\n**Ja, en dat is een vereiste die eigen is aan werving.**\n\nDe CNIL geeft aan dat het dossier „2 jaar na uw laatste contact met de recruiter bewaard mag worden, of langer als u uw formele akkoord hebt gegeven”, en dat een recruiter de gegevens enkel mag bewaren „op voorwaarde dat hij u daarover informeert en uw akkoord heeft verkregen”.\n\n### Moet u vermelden dat een AI het verslag opstelt?\n\n**Ja.**\n\nDe audio-opname en de verwerking die de AI daarna uitvoert, zijn twee handelingen die u best onderscheidt.\n\nDe Europese AI-verordening bepaalt dat „aanbieders ervoor zorgen dat AI-systemen die voor directe interactie met natuurlijke personen zijn bedoeld, zodanig worden ontworpen en ontwikkeld dat de betrokken natuurlijke personen worden geïnformeerd dat zij interageren met een AI-systeem” (artikel 50, lid 1). Deze verplichtingen gelden sinds 2 augustus 2026 en richten zich tot de aanbieder van het systeem; uw informatieplicht komt uit de GDPR en de doctrine van de CNIL.\n\nBij een sollicitatiegesprek telt deze informatie dubbel: de kandidaat wil misschien weten dat een automatische samenvatting de beslissing zal ondersteunen.\n\nU kunt bijvoorbeeld aankondigen:\n\n> „Het gesprek wordt opgenomen en een AI-assistent stelt automatisch het verslag op.”\n\n### Wat als een tweede beoordelaar zich bij het gesprek aansluit?\n\n**U informeert hem bij zijn aankomst, zoals de kandidaat werd geïnformeerd.**\n\n---\n\n## Welke rechtsgrond gebruikt u om een sollicitatiegesprek op te nemen?\n\n**De toestemming van de kandidaat is de meest geschikte grondslag.**\n\nHet gerechtvaardigd belang is hier fragieler, omdat de betrokkene niet tot de organisatie behoort.\n\n### Waarom toestemming?\n\n**Omdat de kandidaat niet in een arbeidsrelatie met u staat.**\n\nToestemming wordt gedefinieerd als „elke vrije, specifieke, geïnformeerde en ondubbelzinnige wilsuiting waarmee de betrokkene door middel van een verklaring of een ondubbelzinnige actieve handeling” aanvaardt (GDPR, artikel 4, punt 11).\n\nDe moeilijkheid zit in het woord „vrij”: een kandidaat die vreest zijn kandidatuur in gevaar te brengen, weigert niet gemakkelijk. De manier waarop u de vraag stelt, telt dus evenveel als de vraag zelf.\n\n### Hoe bewijst u die toestemming?\n\n**De verwerkingsverantwoordelijke moet „kunnen aantonen dat de betrokkene toestemming heeft gegeven” (GDPR, artikel 7, lid 1).**\n\nEen toestemming met tijdstempel bij het starten van het gesprek maakt het mogelijk dat bewijs te bewaren.\n\n### Kan de kandidaat zijn akkoord intrekken?\n\n**Ja.**\n\nDe GDPR bepaalt dat „het intrekken van de toestemming even eenvoudig is als het geven ervan” (artikel 7, lid 3).\n\n### Mag u een kandidaat afwijzen die de opname weigert?\n\n**Nee.**\n\nEen weigering van de opname zegt niets over de kandidatuur. Ze als signaal behandelen zou de toestemming bovendien niet vrij maken.\n\n---\n\n## Hoe lang bewaart u de opname van een sollicitatiegesprek?\n\n**Zo lang als nodig voor het nagestreefde doel, en niet langer.**\n\nDe GDPR vereist dat gegevens worden „bewaard in een vorm die het mogelijk maakt de betrokkenen niet langer te identificeren dan voor de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt noodzakelijk is” (artikel 5, lid 1, onder e). Werving heeft bovendien een eigen richtpunt.\n\n### Hoe lang bewaart u het kandidaatsdossier?\n\n**Twee jaar na het laatste contact.** De CNIL geeft aan dat het dossier „2 jaar na uw laatste contact met de recruiter bewaard mag worden, of langer als u uw formele akkoord hebt gegeven”.\n\nHet startpunt is het laatste contact, niet de datum van het gesprek.\n\n### Moet u de audio even lang bewaren als het rooster?\n\n**Niets verplicht dat.**\n\nZodra het verslag is nagelezen en het rooster is ingevuld, heeft de oorspronkelijke opname mogelijk niet meer dezelfde waarde.\n\nVoor opnames van gesprekken op het werk hanteert de CNIL een maximale termijn van zes maanden, en tot een jaar voor analysedocumenten.\n\n### Wat met de gesprekken van niet-weerhouden kandidaten?\n\n**Ze volgen dezelfde regel als het dossier.**\n\nEen doeltreffend beleid moet voorzien in:\n\n**gesprek → verslag → beslissing → wissing van de audio → vervaldatum van het dossier.**\n\n---\n\n## Wie mag het verslag van een sollicitatiegesprek raadplegen?\n\n**Alleen de personen die aan de beslissing deelnemen.**\n\nDe recruiter, de betrokken manager en het wervingscomité. Niet het hele team, en ook niet de toekomstige collega's van de kandidaat.\n\n### Wie mag de audio, het transcript en het rooster raadplegen?\n\nDe drie bestanden beantwoorden niet noodzakelijk aan dezelfde behoefte.\n\nU kunt bijvoorbeeld:\n\n* het rooster delen met het wervingscomité;\n* de toegang tot het transcript beperken;\n* de audio bewaren voor werkelijk gerechtvaardigde behoeften.\n\n### Moeten de gegevens versleuteld worden?\n\n**De beveiliging moet afgestemd zijn op het risico.**\n\nDe GDPR vereist „passende technische en organisatorische maatregelen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen, die, waar passend, onder meer het volgende omvatten: a) de pseudonimisering en versleuteling van persoonsgegevens” (artikel 32, lid 1).\n\n---\n\n## Wat zijn de rechten van de kandidaat?\n\nDe opgenomen personen beschikken over de rechten die de GDPR voorziet.\n\n### Kan hij toegang tot zijn gegevens vragen?\n\n**Ja.**\n\nDe kandidaat heeft „het recht om van de verwerkingsverantwoordelijke uitsluitsel te verkrijgen over het al dan niet verwerken van hem betreffende persoonsgegevens” (GDPR, artikel 15, lid 1). Dat kan de audio, het transcript, het verslag en het evaluatierooster betreffen.\n\n### Kan hij een rectificatie vragen?\n\n**Ja.**\n\nDe betrokkene heeft „het recht om van de verwerkingsverantwoordelijke onverwijld rectificatie van hem betreffende onjuiste persoonsgegevens te verkrijgen” (GDPR, artikel 16).\n\nDat is bijzonder belangrijk bij een automatisch transcript.\n\nEen AI kan verkeerd transcriberen:\n\n* een eigennaam;\n* een diploma;\n* een datum;\n* een technisch antwoord;\n* de identiteit van de persoon die sprak.\n\n### Kan hij wissing vragen?\n\n**Ja, onder de voorwaarden die de GDPR voorziet.**\n\nDe betrokkene heeft „het recht van de verwerkingsverantwoordelijke zonder onredelijke vertraging wissing van hem betreffende persoonsgegevens te verkrijgen” (GDPR, artikel 17, lid 1).\n\nDe CNIL beveelt bovendien aan de kandidaat op het moment van het gesprek over dit recht te informeren.\n\n### Kan hij bezwaar maken tegen de opname?\n\n**Ja, en bij een sollicitatiegesprek neemt dat de vorm aan van een weigering, vóór of tijdens het gesprek.**\n\nDe betrokkene heeft „het recht om vanwege met zijn specifieke situatie verband houdende redenen bezwaar te maken tegen de verwerking van hem betreffende persoonsgegevens op basis van artikel 6, lid 1, onder e) of f)” (GDPR, artikel 21, lid 1).\n\nU stopt dan de opname en maakt notities.\n\n### Binnen welke termijn moet u antwoorden?\n\n**In principe binnen een maand.** De verwerkingsverantwoordelijke antwoordt „onverwijld en in ieder geval binnen een maand na ontvangst van het verzoek” (GDPR, artikel 12, lid 3).\n\n---\n\n## Welke verplichtingen gelden wanneer de AI de notities maakt?\n\nDe AI voegt een verwerking toe aan de eenvoudige opname.\n\nDe werking kan als volgt worden samengevat:\n\n**audio → transcript → analyse → verslag → evaluatierooster.**\n\n### Wat doet de AI concreet?\n\nZe kan:\n\n* het gesprek transcriberen;\n* de sprekers identificeren;\n* de sterke punten noteren;\n* de punten om uit te diepen noteren;\n* een verslag opstellen;\n* een evaluatierooster invullen.\n\n### Mag de beslissing op deze samenvatting berusten?\n\n**De samenvatting is een hulpmiddel, geen beslissing.**\n\nZe wordt nagelezen en gecorrigeerd voordat ze aan de beslissers wordt doorgegeven.\n\n### Waar worden de gegevens opgeslagen?\n\nDat is een van de eerste vragen die u uw leverancier moet stellen.\n\nBij Leexi blijven opnames, transcripten en verslagen in de regio Parijs, op AWS. Boven een bepaald aantal licenties kan hosting bij Scaleway worden gekozen.\n\n### Wie verwerkt de gegevens?\n\nDe leverancier van het hulpmiddel treedt op als verwerker binnen het kader dat de GDPR voorziet.\n\nUw software voor kandidaatopvolging is een tweede verwerker. Het [nalevingsdossier van Leexi](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fnl\u002Fveiligheid\u002Fcertificeringen-audits-naleving-regelgeving\u002Ffaq-naleving-soevereiniteit\u002F) beschrijft zijn eigen verwerkingsketen in detail.\n\nIn het geval van Leexi levert OpenAI het taalmodel en voert Leexi het uit via Azure France, in een gesloten circuit.\n\n### Hebt u een verwerkersovereenkomst met de leverancier nodig?\n\n**Ja, wanneer de leverancier optreedt als verwerker.**\n\nArtikel 28 van de GDPR bepaalt dat „de verwerking door een verwerker wordt geregeld in een overeenkomst of andere rechtshandeling […] die de verwerker ten aanzien van de verwerkingsverantwoordelijke bindt, en waarin het onderwerp en de duur van de verwerking, de aard en het doel van de verwerking, het soort persoonsgegevens en de categorieën van betrokkenen, en de rechten en verplichtingen van de verwerkingsverantwoordelijke worden omschreven” (lid 3).\n\n### Gebruikt de AI uw sollicitatiegesprekken om haar modellen te trainen?\n\n**Dat hangt af van de leverancier.**\n\nBij Leexi trainen de gesprekken geen enkel model, op alle accounts.\n\n---\n\n## Hoe vraagt u een kandidaat om akkoord vóór de opname?\n\nU kunt een eenvoudige en precieze formulering gebruiken.\n\n### Bij het begin van het gesprek\n\n> „Voordat we beginnen: ik neem het gesprek op en een AI-assistent stelt het verslag op, zodat ik naar u kan luisteren in plaats van notities te maken. Het verslag wordt gedeeld met de personen die aan de beslissing deelnemen. Uw gegevens worden twee jaar na ons laatste contact bewaard, en u kunt op elk moment vragen ze te wissen. Gaat u daarmee akkoord?”\n\n### Voor een technisch gesprek\n\n> „Zoals bij de andere kandidaten neem ik het gesprek op om met het team op uw technische antwoorden te kunnen terugkomen. Als u liever hebt dat ik met de hand notities maak, kan dat en het verandert niets aan uw kandidatuur.”\n\n### Voor een eindgesprek\n\n> „Het gesprek wordt opgenomen en het verslag gaat naar het wervingscomité. U kunt me een kopie vragen van wat u betreft. Is dat goed voor u?”\n\n---\n\n## Welke fouten moet u vermijden?\n\n### 1. De vraag zo stellen dat weigeren ongemakkelijk is\n\n„U hebt daar toch geen bezwaar tegen?” laat niet echt een keuze.\n\n### 2. De bewaartermijn niet aankondigen\n\nDe CNIL maakt er een voorwaarde van voor het bewaren van het dossier, geen facultatieve informatie.\n\n### 3. Het evaluatierooster breed laten circuleren\n\nHet is een beoordeling van een persoon; het blijft beperkt tot de deelnemers aan de beslissing.\n\n### 4. Een verslagsjabloon gebruiken dat voor een ander gebruik is ontworpen\n\nEen slecht gekozen sjabloon voegt secties toe die er niets mee te maken hebben en schrijft aan de recruiter acties toe die aan de kandidaat toekomen.\n\n### 5. De gesprekken van niet-weerhouden kandidaten onbeperkt bewaren\n\nTwee jaar na het laatste contact, tenzij er een formeel akkoord is voor een langere termijn.\n\n### 6. Niet controleren of de assistent wel aanwezig is\n\nEen assistent die uit de vergadering is uitgesloten, produceert geen verslag, en het gesprek is verloren.\n\n---\n\n## Hoe neemt u een sollicitatiegesprek op met Leexi?\n\nZodra het GDPR-kader is vastgelegd, komt het gebruik van het hulpmiddel neer op enkele stappen.\n\n### 1. Deelnemen aan het gesprek\n\nLeexi kan vanuit uw agenda deelnemen aan uw videogesprekken. Voor een gesprek in persoon kan de opname worden gestart vanuit de mobiele app, en gelden [de regels voor vergaderingen op locatie](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fnl\u002Fveiligheid\u002Fcertificeringen-audits-naleving-regelgeving\u002Feen-vergadering-op-locatie-opnemen-gdpr\u002F).\n\n### 2. Het verslag aanpassen aan het type gesprek\n\nHet formaat kan worden ingesteld naargelang het om een eerste gesprek, een technisch gesprek of een eindgesprek gaat.\n\n### 3. Het evaluatierooster maken\n\nHet rooster bevat met name de sterke punten, de punten om uit te diepen en de aandachtspunten. De volledige werking staat beschreven op de pagina [AI-notities voor werving](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fnl\u002Fuse-cases\u002Fia-notitie-tool-werving\u002F).\n\n### 4. De toestemming verzamelen\n\nDe toestemming kan worden geregistreerd met een tijdstempel, en de instellingen kunnen per team en per land worden aangepast.\n\n### 5. De gegevens controleren\n\nLeexi vermeldt met name hosting in de regio Parijs, een Scaleway-optie, uitvoering van het model via Azure France in een gesloten circuit, versleuteling van de gegevens tijdens overdracht en opslag, en geen training op uw gesprekken.\n\n---\n\n## Welke moeilijkheden ondervinden gebruikers werkelijk?\n\nDe juridische vragen zijn niet de enige moeilijkheden in de praktijk.\n\nVan **1.141 supporttickets ontvangen tussen januari en juni 2026** **gaan er 4 over het opnemen van sollicitatiegesprekken**. De redenen betreffen met name het verslagsjabloon dat niet oplevert wat de recruiter verwacht, informatie die aan de kandidaat is gegeven maar niet in het verslag staat, en een assistent die uit de vergadering is uitgesloten.\n\nGeen van deze tickets vraagt of opnemen toegelaten is.\n\nDat geeft een andere lezing van het probleem:\n\n**de vraag is niet alleen „mag ik opnemen?”**\n\nU moet ook weten:\n\n**welk sjabloon wordt toegepast → wat in het rooster staat → wie het ontvangt → hoe lang het wordt bewaard.**\n\n---\n\n## Een sollicitatiegesprek opnemen: wat u moet onthouden\n\nControleer deze zes punten voordat u een gesprek opneemt:\n\n* **Akkoord**: heeft de kandidaat ja gezegd, zonder dat weigeren hem iets kost?\n* **Aangekondigde termijn**: weet hij hoe lang zijn gegevens worden bewaard?\n* **Rechtsgrond**: is toestemming wel degelijk de gekozen grondslag?\n* **Bewaring**: wordt de audio gewist zodra het rooster is ingevuld?\n* **Toegang**: wie ontvangt het evaluatierooster?\n* **Verwerkers**: weet u wie de gegevens verwerkt, uw opvolgingssoftware inbegrepen?\n\nAls er een AI bij betrokken is, voegt u een zevende punt toe:\n\n**weet de kandidaat dat een AI-systeem de opname verwerkt om het verslag op te stellen?**\n\n## Veelgestelde vragen\n\n### Is het legaal een sollicitatiegesprek op te nemen?\n\nJa, met het akkoord van de kandidaat, verkregen vóór de opname, en op voorwaarde dat u hem informeert over de bewaartermijn van zijn gegevens.\n\n### Hoe lang mag u het gesprek van een kandidaat bewaren?\n\nDe CNIL hanteert twee jaar na het laatste contact met de recruiter, tenzij de kandidaat formeel akkoord gaat met een langere termijn.\n\n### Kan een kandidaat een kopie van zijn verslag vragen?\n\nJa, op grond van het recht van inzage dat de GDPR voorziet. Dat kan het verslag en het evaluatierooster over hem omvatten.\n\n### Kan een kandidaat de opname weigeren?\n\nJa, en die weigering mag geen enkel gevolg hebben voor zijn kandidatuur.\n\n### Kan een kandidaat vragen om zijn gesprek te wissen?\n\nJa, onder de voorwaarden van het recht op wissing van de GDPR.\n\n### Kan de gegenereerde samenvatting als basis dienen voor de beslissing?\n\nZe dient als hulpmiddel. Ze wordt nagelezen en gecorrigeerd voordat ze aan de beslissers wordt doorgegeven.\n\n### Kunt u kandidaten vergelijken op basis van de verslagen?\n\nJa, op voorwaarde dat alle gesprekken dezelfde structuur volgen, wat een gemeenschappelijk verslagsjabloon mogelijk maakt.\n\n---\n\n## Samengevat\n\n**Een sollicitatiegesprek opnemen is mogelijk.**\n\nMaar de juiste reflex is niet alleen vragen:\n\n> „Mag ik opnemen?”\n\nU moet eerder de hele keten controleren, tot aan het rooster dat zal dienen om te beslissen:\n\n**akkoord vragen → de termijn aankondigen → opnemen → transcriberen → het rooster maken → de toegang beperken → wissen.**\n\nHet is die volledige keten die door uw gegevensbeschermingsbeleid moet worden omkaderd.\n\n**Verdienen uw sollicitatiegesprekken een gestructureerd verslag?** [Test Leexi bij uw volgende sollicitatiegesprek](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)\n\n## Bronnen\n\nTeksten opgezocht in primaire bronnen op 22 augustus 2026.\n\n* GDPR, artikelen 4, 5, 6, 7, 12, 13, 15, 16, 17, 21, 28 en 32\n* Frans Strafwetboek (Code pénal), artikel 226-1\n* CNIL, Werving en bewaring van het kandidaatsdossier\n* CNIL, Meeluisteren en opnemen van gesprekken op de werkplek\n* Europese AI-verordening, artikel 50\n\n*Deze pagina beschrijft het toepasselijke kader. Ze vormt geen juridisch advies.*\n","2026-08-31T15:20:45.085Z","2026-09-02T21:14:38.926Z","2026-09-02T21:47:44.658Z",{"id":1038,"documentId":927,"metaTitle":1039,"metaDescription":1040,"slug":1041,"heroTitle":1042,"heroUnderTitle":1043,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":69,"heroVideoUrl":68,"blog":1044,"createdAt":1045,"updatedAt":1046,"publishedAt":1047,"locale":74,"__type":132},24594,"Een stuurgroep opnemen: de GDPR-regels uitgelegd","Uw medewerkers en klantdeelnemers vallen onder verschillende rechtsgronden. Info, projectcontract, afsluiting en verwijdering.","\u002Fnl\u002Fveiligheid\u002Fcertificeringen-audits-naleving-regelgeving\u002Feen-rgpd-stuurgroep-registreren\u002F","Een stuurgroep opnemen: welke GDPR-regels gelden?","Meerdere entiteiten in dezelfde vergadering, met twee rechtsgronden die naast elkaar bestaan.","U neemt uw projectstuurgroepen op om gedeelde besluitnotities te verkrijgen? Dat kan, maar een stuurgroep brengt mensen van verschillende entiteiten samen: uw team, de klant, soms ook leveranciers.\n\n**Juist die mix maakt de regelgeving complexer dan het onderwerp zelf.**\n\n## Mag je een stuurgroep opnemen?\n\n**Ja, maar niet zonder de verwerking te regelen.**\n\nEen stuurgroep benoemt verantwoordelijken, wijst vertragingen toe en bespreekt het werk van geïdentificeerde personen. Het is dus een verwerking van persoonsgegevens volgens de GDPR.\n\nU moet onder meer:\n\n* alle deelnemers vooraf informeren;\n* uw medewerkers onderscheiden van externe deelnemers;\n* voor ieder een rechtsgrond bepalen;\n* het doel van de opname vastleggen;\n* bewaartermijn beperken;\n* rekening houden met nieuwe deelnemers tijdens het project.\n\nOpnames zonder medeweten van aanwezigen zijn strafbaar volgens het Wetboek van Strafrecht: \"met welke methode dan ook, opzettelijk de privacy van anderen schenden door zonder toestemming privé- of vertrouwelijke gesprekken vast te leggen\" (artikel 226-1).\n\n### Is een opname van een stuurgroep een persoonsgegeven?\n\n**Ja.**\n\nDe GDPR definieert een persoonsgegeven als \"alle informatie die betrekking heeft op een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon\" (artikel 4, lid 1).\n\nEen genummerde actielijst gedeeld tussen meerdere organisaties is een volledige verwerking.\n\nTranscripties en verslagen vallen hier ook onder.\n\n### Waarom vraagt dit type vergadering extra aandacht?\n\n**Omdat deelnemers niet allemaal dezelfde werkgever hebben.**\n\nWat geldt voor uw medewerker geldt niet voor de projectleider van de klant of een consultant van een leverancier. Het gemeenschappelijke kader staat op de pagina [een professionele vergadering opnemen](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fnl\u002Fveiligheid\u002Fcertificeringen-audits-naleving-regelgeving\u002Fprofessionele-vergadering-opnemen-gdpr\u002F).\n\nU voert bovendien meerdere opeenvolgende verwerkingen uit:\n\n**opnemen → transcriberen → opstellen → naar beide teams sturen → bewaren → verwijderen.**\n\n### Welke gegevens worden opgenomen?\n\nAfhankelijk van het gebruikte hulpmiddel kunt u bewaren:\n\n* audio van de sessie;\n* transcriptie;\n* namen van deelnemers en hun organisatie;\n* datum en duur;\n* verslag;\n* knelpunten;\n* acties en verantwoordelijken.\n\n---\n\n## Moet u deelnemers vooraf waarschuwen?\n\n**Ja.**\n\nDe informatie moet **voor of op het moment van gegevensverzameling** worden gegeven. De tekst vereist dat deze \"wordt verstrekt zodra de betreffende gegevens worden verkregen\" (GDPR, artikel 13, lid 1).\n\nBij terugkerende stuurgroepen gebeurt de aankondiging bij projectstart en wordt deze bij elke sessie herhaald.\n\n### Wat moet u zeggen?\n\nDe CNIL stelt dat betrokkenen \"onder meer geïnformeerd moeten worden over het bestaan van het systeem, de identiteit van de verwerkingsverantwoordelijke en de nagestreefde doeleinden\".\n\nU moet dus eenvoudig kunnen uitleggen:\n\n**wie neemt op → waarom → wie ontvangt het verslag → hoe lang het wordt bewaard.**\n\n### Moeten externe deelnemers anders worden behandeld?\n\n**Ja.**\n\nZij vallen niet onder het gerechtvaardigd belang van hun werkgever of dat van u. Hun toestemming is vereist, en wel expliciet.\n\n### Moet u vermelden dat een AI het verslag opstelt?\n\n**Ja.**\n\nDe audio-opname en de daaropvolgende verwerking door AI zijn twee aparte handelingen die u moet onderscheiden.\n\nDe Europese AI-verordening stelt dat \"leveranciers ervoor zorgen dat AI-systemen die direct met natuurlijke personen interageren zo zijn ontworpen dat betrokkenen weten dat ze met een AI-systeem communiceren\" (artikel 50, lid 1). Deze verplichtingen gelden sinds 2 augustus 2026 en richten zich op de leverancier; uw informatieplicht komt voort uit de GDPR en CNIL-richtlijnen.\n\nU kunt bijvoorbeeld zeggen:\n\n> \"De sessie wordt opgenomen en een AI-assistent stelt automatisch het verslag op, dat tussen onze teams wordt gedeeld.\"\n\n### Wat als de samenstelling van de stuurgroep verandert?\n\n**Informeer elke nieuwe deelnemer bij zijn of haar eerste sessie.**\n\nDe samenstelling wisselt tijdens het project en de informatie volgt de nieuwe deelnemers.\n\n---\n\n## Welke rechtsgrond gebruikt u voor opname?\n\n**Twee rechtsgronden kunnen naast elkaar bestaan in dezelfde vergadering.**\n\nEr is geen verplichting om voor alle aanwezigen één rechtsgrond te kiezen.\n\n### Mag u het gerechtvaardigd belang gebruiken?\n\n**Ja, voor uw eigen medewerkers.**\n\nArtikel 6 GDPR staat verwerking toe \"die noodzakelijk is voor de gerechtvaardigde belangen van de verwerkingsverantwoordelijke of een derde, tenzij de belangen of fundamentele rechten en vrijheden van de betrokkene zwaarder wegen\" (lid 1, punt f).\n\nU moet een **afwegingsproef** uitvoeren en de deelnemers informeren.\n\n### Mag u toestemming gebruiken?\n\n**Ja, en dat is de juiste weg voor externe deelnemers.**\n\nToestemming is \"elke vrije, specifieke, geïnformeerde en ondubbelzinnige wilsuiting waarmee de betrokkene instemt\" (GDPR, artikel 4, punt 11). De verwerkingsverantwoordelijke moet kunnen aantonen dat toestemming is gegeven (artikel 7, lid 1). Dit werkt hetzelfde als bij [een commerciële afspraak](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fnl\u002Fveiligheid\u002Fcertificeringen-audits-naleving-regelgeving\u002Feen-verkoopgesprek-opnemen-gdpr\u002F) of [een bouwplaatsbezoek](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fnl\u002Fveiligheid\u002Fcertificeringen-audits-naleving-regelgeving\u002Feen-bouwvergadering-opnemen-gdpr\u002F).\n\n### Moet u opname in het contract vermelden?\n\n**Dat is de eenvoudigste manier om het eenmalig te regelen.**\n\nDit gebeurt bij projectstart, niet bij elke sessie.\n\n### Kan een deelnemer bezwaar maken?\n\n**Ja, volgens de GDPR-voorwaarden.**\n\nBetrokkenen \"hebben het recht om op elk moment bezwaar te maken tegen verwerking op grond van artikel 6, lid 1, e) of f) om redenen die verband houden met hun bijzondere situatie\" (artikel 21, lid 1).\n\nVoor degenen onder gerechtvaardigd belang geldt het recht op bezwaar. Voor anderen kan toestemming net zo eenvoudig worden ingetrokken als gegeven.\n\n---\n\n## Hoe lang bewaart u een opname?\n\n**Zolang als nodig is voor het doel, niet langer.**\n\nDe GDPR vereist dat gegevens \"worden bewaard in een vorm die identificatie van betrokkenen mogelijk maakt, niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden van de verwerking\" (artikel 5, lid 1, punt e).\n\nBij projecten is het handig deze termijn aan een specifiek evenement te koppelen.\n\n### Hoe lang bewaart u audio?\n\nVoor werkgerelateerde oproepopnames stelt de CNIL dat \"opnames maximaal zes maanden mogen worden bewaard\".\n\nNa goedkeuring van het verslag is audio meestal niet meer nodig.\n\n### Hoe lang bewaart u het verslag?\n\nDe CNIL zegt dat \"analyse-documenten tot een jaar bewaard mogen worden\".\n\nEen projectbesluitlijst kan worden bewaard zolang het project loopt, mits schriftelijk vastgelegd.\n\n### Wat gebeurt er met de opname na het project?\n\n**Dat is vaak de vergeten vraag.**\n\nEen project eindigt, maar de stuurgroepen blijven in de bibliotheek. Een effectief beleid omvat:\n\n**sessie → verslag → projectafsluiting → verwijdering.**\n\n---\n\n## Wie mag de opname bekijken?\n\n**Alleen personen die het nodig hebben voor opvolging.**\n\nDeelnemers en dossierverantwoordelijken, niet het hele projectteam tenzij expliciet besloten.\n\n### Wie mag audio, transcriptie en verslag raadplegen?\n\nDeze bestanden dienen verschillende doelen.\n\nU kunt bijvoorbeeld:\n\n* het verslag delen met beide teams;\n* toegang tot transcriptie beperken;\n* audio alleen bewaren voor gerechtvaardigde doeleinden.\n\n### Gaat het verslag naar de klant?\n\n**Vaak, en dat is terecht.**\n\nEen kopie verlaat uw organisatie en valt onder de regels van de klant. Uw bewaartermijn geldt niet voor hen.\n\n### Moet u gegevens versleutelen?\n\n**Beveiliging moet risico-gebaseerd zijn.**\n\nDe GDPR vereist \"passende technische en organisatorische maatregelen om een beveiligingsniveau passend bij het risico te waarborgen, waaronder pseudonimisering en versleuteling van persoonsgegevens\" (artikel 32, lid 1).\n\n---\n\n## Welke rechten hebben deelnemers?\n\nGeregistreerden hebben de rechten volgens de GDPR.\n\n### Kunnen ze toegang tot hun gegevens vragen?\n\n**Ja.**\n\nBetrokkenen \"hebben het recht om van de verwerkingsverantwoordelijke bevestiging te krijgen of hun persoonsgegevens worden verwerkt\" (artikel 15, lid 1). Dit kan audio, transcriptie en verslag betreffen.\n\n### Kunnen ze correctie vragen?\n\n**Ja.**\n\nBetrokkenen \"hebben het recht op rectificatie van onjuiste persoonsgegevens zonder onnodige vertraging\" (artikel 16).\n\nIn een stuurgroep kan een actie aan de verkeerde persoon worden toegewezen.\n\nAI kan verkeerd transcriberen:\n\n* een eigennaam;\n* een deadline;\n* een knelpunt;\n* een toezegging;\n* de spreker.\n\n### Kunnen ze verwijdering vragen?\n\n**Ja, volgens de GDPR-voorwaarden.**\n\nBetrokkenen \"hebben het recht op verwijdering van hun persoonsgegevens zonder onnodige vertraging\" (artikel 17, lid 1).\n\n### Wie behandelt de aanvraag bij meerdere organisaties?\n\n**Degene die heeft opgenomen.**\n\nDie is de verwerkingsverantwoordelijke, ook als het verslag elders circuleert.\n\n### Hoe snel moet u reageren?\n\n**In principe binnen een maand.** De verwerkingsverantwoordelijke reageert \"zonder onnodige vertraging en in ieder geval binnen een maand na ontvangst van het verzoek\" (artikel 12, lid 3).\n\n---\n\n## Welke verplichtingen gelden bij AI-notulering?\n\nAI voegt een verwerking toe aan de opname.\n\nHet proces is:\n\n**audio → transcriptie → analyse → actielijst → verspreiding naar beide teams.**\n\n### Wat doet AI concreet?\n\nHet kan:\n\n* de sessie transcriberen;\n* sprekers identificeren;\n* besluiten extraheren;\n* knelpunten signaleren;\n* een verslag opstellen;\n* acties toewijzen.\n\n### Waar worden gegevens opgeslagen?\n\nDit is een van de eerste vragen aan uw leverancier en die van uw klant voor akkoord.\n\nBij Leexi blijven opnames, transcripties en verslagen in de regio Parijs, op AWS. Bij veel licenties kan hosting via Scaleway gekozen worden.\n\n### Wie verwerkt de gegevens?\n\nDe leverancier is verwerker volgens de GDPR.\n\nBij Leexi levert OpenAI het taalmodel en Leexi voert het uit via Azure France in een gesloten circuit.\n\n### Is een DPA nodig met de leverancier?\n\n**Ja, als de leverancier als verwerker optreedt.**\n\nArtikel 28 GDPR vereist een contract dat de verwerking regelt tussen verwerker en verantwoordelijke (lid 3).\n\nDit document zal uw klant vragen om de verwerkingsketen te controleren voor akkoord. Het [Leexi-conformiteitsdossier](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fnl\u002Fveiligheid\u002Fcertificeringen-audits-naleving-regelgeving\u002Ffaq-naleving-soevereiniteit\u002F) bevat de documenten.\n\n### Gebruikt AI uw sessies om modellen te trainen?\n\n**Dat hangt van de leverancier af.**\n\nBij Leexi worden gesprekken niet gebruikt voor modeltraining, op alle accounts.\n\n---\n\n## Hoe kondigt u opname van een stuurgroep aan?\n\nGebruik eenvoudige en duidelijke formuleringen.\n\n### Bij projectstart\n\n> \"Voor opvolging nemen we de stuurgroepen op en wordt het verslag automatisch opgesteld: besluiten, knelpunten, acties. Het wordt na elke sessie verstuurd. Gaat u hiermee akkoord?\"\n\n### Bij aanvang van de sessie\n\n> \"Ter herinnering: de sessie wordt opgenomen en het verslag gaat naar alle deelnemers. Als iets niet in het verslag mag, zegt u het en stop ik de opname.\"\n\n### Voor een nieuwe deelnemer\n\n> \"Ik informeer u dat de stuurgroepen worden opgenomen en het verslag tussen onze teams wordt gedeeld. Laat weten of u hier bezwaar tegen heeft.\"\n\n---\n\n## Welke fouten vermijdt u best?\n\n### 1. Gerechtvaardigd belang toepassen op alle deelnemers\n\nDit geldt niet voor externen.\n\n### 2. Toestemming slechts één keer vragen bij eerste stuurgroep\n\nSamenstelling verandert, informatie moet volgen.\n\n### 3. Stuurgroepen van afgerond project in bibliotheek laten\n\nZonder afsluitregel blijven ze bewaard.\n\n### 4. Verslagmodel gebruiken voor verkeerd type vergadering\n\nEen verkeerd model levert een onjuist rapport.\n\n### 5. Vergeten dat verslag ook elders leeft\n\nNa verzending valt het onder klantregels. Uw verwijdering geldt niet bij hen.\n\n### 6. Niet controleren of sessie correct is opgenomen\n\nEen opgenomen maar onvindbare sessie kost onnodig tijd.\n\n---\n\n## Hoe neemt u een stuurgroep op met Leexi?\n\nNa vaststelling van het GDPR-kader zijn er enkele stappen.\n\n### 1. Deelnemen aan de sessie\n\nLeexi kan via uw agenda deelnemen. In de vergaderruimte start u opname via de mobiele app, met toepassing van [aanwezigheidsregels](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fnl\u002Fveiligheid\u002Fcertificeringen-audits-naleving-regelgeving\u002Feen-vergadering-op-locatie-opnemen-gdpr\u002F).\n\n### 2. Besluitnotities genereren\n\nHet verslag bevat besluiten, knelpunten, acties en verantwoordelijken.\n\n### 3. Eerdere sessie terugvinden\n\nSessies worden bewaard in een doorzoekbare bibliotheek, zodat u eerdere afspraken terugvindt.\n\n### 4. Toegang beheren\n\nU bepaalt welke medewerkers verslagen mogen bekijken.\n\n### 5. Gegevens controleren\n\nLeexi vermeldt hosting in regio Parijs, Scaleway-optie, uitvoering via Azure France in gesloten circuit, encryptie in transit en rust, en geen training op uw gesprekken.\n\n---\n\n## Welke problemen ervaren gebruikers echt?\n\nJuridische vragen zijn niet de enige praktische uitdagingen.\n\nVan **1.141 supporttickets tussen januari en juni 2026** gingen **2 over een stuurgroep**. Het betrof het terugvinden van een eerdere sessie en een verkeerd verslagmodel. Een derde ticket meldde dat de assistent een sessie betrad zonder beschikbaar verslag.\n\nGeen enkele vroeg of opname is toegestaan.\n\nDit geeft een andere kijk:\n\n**Het gaat niet alleen om \"mag ik opnemen?\"**\n\nMaar ook:\n\n**wie kan de sessie terugvinden → onder welk model wordt het verslag gemaakt → hoe lang blijft het toegankelijk.**\n\n---\n\n## Samenvatting opname stuurgroep\n\nControleer voor opname deze zes punten:\n\n* **Informatie**: weten alle deelnemers dat sessies worden opgenomen?\n* **Rechtsgrond**: hebt u medewerkers en externen onderscheiden?\n* **Contract**: is opname vermeld in projectdocumenten?\n* **Nieuwe deelnemers**: worden zij bij eerste sessie geïnformeerd?\n* **Afsluiting**: is er een verwijderregel bij projectafsluiting?\n* **Verwerkers**: kunt u uw verwerkingsketen aan de klant tonen?\n\nIs AI betrokken, voeg dan een zevende punt toe:\n\n**Weten deelnemers dat een AI het verslag maakt?**\n\n## Veelgestelde vragen\n\n### Is het legaal een stuurgroep op te nemen?\n\nJa, met informatie aan deelnemers. Voor eigen medewerkers volstaat gerechtvaardigd belang. Voor externen is toestemming nodig.\n\n### Is toestemming van de klant nodig?\n\nJa, als toestemming de rechtsgrond is. Vermelden bij projectstart voorkomt herhaald vragen.\n\n### Wat als de samenstelling verandert?\n\nNieuwe deelnemers worden bij eerste sessie geïnformeerd.\n\n### Mag het verslag naar de klant?\n\nJa, dat is gebruikelijk. Na verzending valt het onder klantregels.\n\n### Hoe lang bewaart u opnames?\n\nAfhankelijk van het doel. CNIL stelt maximaal zes maanden voor werkoproepen, tot een jaar voor analyse-documenten.\n\n### Kan een oude stuurgroep worden teruggevonden?\n\nJa, mits toegangsrechten en bewaartermijn.\n\n### Kan een deelnemer verwijdering vragen?\n\nJa, volgens GDPR.\n\n---\n\n## Conclusie\n\n**Een stuurgroep opnemen is mogelijk.**\n\nMaar het juiste is niet alleen vragen:\n\n> \"Mag ik opnemen?\"\n\nU moet de hele keten controleren, rekening houdend met beide organisaties:\n\n**informeren → opnemen → transcriberen → verspreiden → bewaren tot afsluiting → verwijderen.**\n\nDeze keten moet worden geregeld in uw gegevensbeschermingsbeleid.\n\n**Wilt u betrouwbare besluitnotities voor uw stuurgroepen?** [Test Leexi bij uw volgende stuurgroep](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)\n\n## Bronnen\n\nTeksten geraadpleegd op 22 augustus 2026.\n\n* GDPR artikelen 4, 5, 6, 7, 12, 13, 15, 16, 17, 21, 28, 32\n* Wetboek van Strafrecht, artikel 226-1\n* CNIL, Luisteren en opnemen van werkoproepen\n* Europese AI-verordening, artikel 50\n\n*Deze pagina beschrijft het toepasselijke kader. Het is geen juridisch advies.*\n","2026-08-31T15:20:10.472Z","2026-09-02T21:09:09.581Z","2026-09-02T21:47:44.662Z",{"id":1049,"documentId":915,"metaTitle":1050,"metaDescription":1051,"slug":1052,"heroTitle":1053,"heroUnderTitle":1054,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":69,"heroVideoUrl":68,"blog":1055,"createdAt":1056,"updatedAt":1057,"publishedAt":1058,"locale":74,"__type":132},24595,"FAQ naleving en soevereiniteit: host,","Antwoorden op nalevingsvragen voor Leexi: hosting in Frankrijk, geen AI-training, ISO 27001, DPA, toestemming.","\u002Fnl\u002Fveiligheid\u002Fcertificeringen-audits-naleving-regelgeving\u002Ffaq-naleving-soevereiniteit\u002F","FAQ naleving en soevereiniteit","Bewijsgebaseerde antwoorden op vragen van uw DPO voor het gebruik van Leexi.","## Samenvatting\n\nDeze FAQ beantwoordt exact de vragen die een professionele koper en zijn DPO stellen voor de aanschaf van een [AI-notitiehulpmiddel](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fnl\u002Fai-assistent\u002Fnote-taker\u002Fleexi-ai-note-taker-veranderd-vergaderingen\u002F). Er worden drie juridische niveaus onderscheiden: wettelijke vereisten (AVG, AI Act), klantvereisten zonder wettelijke verplichting (ISO 27001, Europese hosting) en sectorale verplichtingen (gezondheid, overheid). Elke antwoord is onderbouwd met bewijs. Technische termen (DPA, gesloten circuit, diarizatie) zijn gedefinieerd in de [glossarium van het AI-notitiehulpmiddel](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fnl\u002Fveiligheid\u002Fcertificeringen-audits-naleving-regelgeving\u002Fwoordenlijst-ai-notitie-tool\u002F).\n\nNoch ISO 27001, noch hosting in Frankrijk zijn universele wettelijke verplichtingen. Klanten eisen het wel, en twee sectoren verplichten het: gezondheid en overheid.\n\n> **Belangrijkste antwoord:** hosting AWS regio Parijs, Scaleway-optie bij groot licentievolume, LLM (OpenAI) uitgevoerd via Azure Frankrijk in gesloten circuit, geen training op klantgegevens, versleuteling in transit en rust, ISO 27001 gecertificeerd, ISO 42001 in voorbereiding, NIS2 in afronding, EU AI Act naleving, DPA en lijst onderaannemers en ISO-certificaat op aanvraag, circa 10.000 Europese bedrijven, Belgisch bedrijf.\n\n---\n\n## 1. Locatie en hosting van data\n\n### Verlaat mijn data de Europese Unie?\nNee, opslag en verwerking blijven in Frankrijk. De nuance betreft de infrastructuurprovider: opslagregio is Europees, maar AWS is een Amerikaans bedrijf (zie Cloud Act). Voor strikte soevereiniteit (geen extraterritoriale wetgeving) is Scaleway de oplossing.\n\n### Wat is precies \"soevereine\" hosting?\nEen veeleisende koper controleert drie zaken: datacenters fysiek in Frankrijk, een juridische entiteit onder Frans of Europees recht zonder extraterritoriale wetten, en Europees kapitaalbeheer. AWS Parijs voldoet aan locatie, niet aan immuniteit. Scaleway voldoet aan alle drie.\n\n### Is hosting in Frankrijk wettelijk verplicht?\nNee, niet algemeen. De AVG vereist niet dat data in Frankrijk of Europa blijft voor de meeste verwerkingen. Soevereine hosting is verplicht voor sommige sectoren: gezondheidsdata (via HDS-gecertificeerde host) en publieke sector voor gevoelige data (SecNumCloud traject, SREN-wet). Verder is het een groeiende klantvraag, geen wettelijke eis.\n\n---\n\n## 2. AI-training\n\n### Trained Leexi zijn AI op mijn vergaderingen?\nNee. Uw gesprekken worden niet gebruikt om modellen te trainen. Dit geldt standaard voor alle accounts. Dit is ook een eerste controlepunt voor technische teams en reden waarom kopers Leexi verkiezen boven Amerikaanse tools.\n\n### Is Leexi \"gebaseerd op ChatGPT\"? Gaan mijn data naar OpenAI?\nHet taalmodel is van OpenAI, maar draait via Azure Frankrijk in een gesloten circuit. Uw data worden niet gebruikt voor training en zijn niet toegankelijk voor derden. Gesloten circuit betekent verwerking binnen een gecontroleerde Franse omgeving.\n\n### Hoe bewijs ik dit aan mijn DPO?\nLeexi documenteert dit in het [nalevingsdossier](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fnl\u002Fveiligheid\u002Fcertificeringen-audits-naleving-regelgeving\u002F), inclusief DPA en lijst onderaannemers. Niet-training staat zwart-op-wit.\n\n---\n\n## 3. Certificeringen en normen\n\n### Welke andere certificeringen heeft of bereidt Leexi voor?\nISO 42001 (AI managementsysteem) is in voorbereiding. NIS2 naleving wordt afgerond. Leexi volgt de EU AI Act. Regelmatige audits, ook door klanten.\n\n### Is NIS2 of ISO 27001 de wettelijke beveiligingsplicht?\nNIS2 is de wettelijke beveiligingsplicht voor \"essentiële\" en \"belangrijke\" entiteiten. ISO 27001 is een middel om daaraan te voldoen, geen wettelijke verplichting op zich.\n\n### Is Leexi SecNumCloud-gekwalificeerd?\nNog niet. SecNumCloud (ANSSI) garandeert hogere beveiliging en immuniteit tegen extraterritoriale wetten, vooral voor publieke sector gevoelige data (SREN-wet). Niet vereist voor standaard B2B gebruik.\n\n---\n\n## 4. DPA, onderaannemers en aankoopbewijzen\n\n### Ondertekent Leexi een Data Processing Agreement (DPA)?\nJa. DPA wordt geleverd. Dit is een standaarddocument dat professionele kopers vragen om toezicht op verwerking aan te tonen.\n\n### Welke documenten levert Leexi voor aankoop- of aanbestedingsdossiers?\nDPA, lijst onderaannemers, ISO 27001 certificaat en hostinglocatie. Dit zijn precies de bewijzen die kopers in 2026 vragen: DPA, auditrechten of derde nalevingsrapporten, locatie, onderaannemerslijst. Zonder deze bewijzen wordt een leverancier uitgesloten.\n\n---\n\n## 5. Toestemming en informatie deelnemers\n\n### Moeten deelnemers weten dat een vergadering wordt opgenomen?\nJa. AVG en EU AI Act verplichten deelnemers te informeren dat een vergadering wordt opgenomen en dat een AI-assistent notities maakt. \"Deze vergadering wordt opgenomen\" is niet genoeg: AI-gebruik moet in de uitnodiging, mondeling aan het begin en zichtbaar tijdens de vergadering worden vermeld.\n\n### Wat is de wettelijke basis voor opname?\nAfhankelijk van context. Intern kan werkgever beroep doen op gerechtvaardigd belang, mits belangenafweging en voorafgaande informatie; werknemerstoestemming wordt zelden als vrij beschouwd vanwege gezagsverhouding. Bij gesprekken met klanten of externen is expliciete toestemming meestal vereist. Opname en transcriptie zonder wettelijke basis, voorafgaande info en bewaartermijn is illegaal.\n\n---\n\n## 6. Overdrachten buiten EU en Cloud Act\n\n### Kan de Amerikaanse Cloud Act van toepassing zijn op mijn data bij Leexi?\nGoede vraag. Data worden in Frankrijk opgeslagen, maar AWS is Amerikaans bedrijf, dus theoretisch Cloud Act van toepassing. Voor strikte soevereiniteit en immuniteit is Scaleway (Franse speler) de juiste keuze. Leexi beweert niet dat AWS Parijs immuun is, maar biedt een alternatief.\n\n### Wat is het verschil met Amerikaanse tools zoals Otter of Fireflies?\nTools die alles in VS hosten en verwerken vallen onder Schrems II regels en Data Privacy Framework. Het toestemmingsmodel van sommige Amerikaanse tools, waarbij één deelnemer opname start voor allen, is kwetsbaar volgens AVG-artikelen 6 en 7. Leexi slaat op in Frankrijk, verwerkt daar en vereist standaard toestemming. Vergelijking is alleen met Amerikaanse tools, bv. [AI-notitiehulpmiddel alternatieven voor Teams](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fnl\u002Fintegraties\u002Fvideoconferencing\u002Fmicrosoft-teams\u002Ftop-alternatieven-ai-note-taker-voor-teams\u002F).\n\n---\n\n## 7. Technische beveiliging\n\n### Zijn mijn data versleuteld?\nJa, tijdens overdracht en in rust.\n\n---\n\n## 8. EU AI Act\n\n### Wat verandert de EU AI Act voor de keuze van een AI-notitiehulpmiddel in 2026?\nDe keuze wordt eerst een juridische beslissing. Bedrijven moeten hun AI-tools in kaart brengen, impactanalyses doen voor gevoelige toepassingen en leveranciers op naleving controleren. Leverancier moet naleving kunnen bewijzen en auditrechten of derde nalevingsrapporten geven. Dit is een dubbele beveiliging naast AVG.\n\n### Is Leexi conform de EU AI Act?\nLeexi volgt [de EU AI Act](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fnl\u002Fveiligheid\u002Fcertificeringen-audits-naleving-regelgeving\u002Feu-ai-wet\u002F), vooral transparantie (zichtbare assistent, deelnemersinformatie) en bereidt ISO 42001 voor voor AI-management. Amerikaanse tools hebben deze verplichtingen niet, wat een echte differentiatie is.\n\n---\n\n## 9. Soevereiniteit: vraag en discours\n\n### Waarom is datasoevereiniteit een aankoopcriterium geworden?\nOmdat de afhankelijkheid groot is en beslissers zich daarvan bewust zijn. Circa 70% van de Europese cloudmarkt is geconcentreerd bij AWS, Azure en Google, bijna 80% van Europese clouduitgaven gaat naar Amerikaanse leveranciers, en circa 70% van Franse data wordt buiten EU gehost. Deze afhankelijkheid creëert vraag naar Europese alternatieven, en publieke markten stimuleren gecertificeerde Europese oplossingen.\n\n### Is Leexi een geloofwaardig soeverein alternatief voor Amerikaanse tools?\nLeexi is een Belgisch bedrijf, slaat op in Frankrijk, vereist standaard toestemming, heeft ISO 27001 en biedt soevereine hosting met Scaleway. Voor kopers die Amerikaanse tools vanwege datatransfer uitsluiten, is het vaak de toegangspoort.\n\n---\n\n## 10. Per sector\n\n### Ik werk in of met de publieke sector. Wat moet ik controleren?\nDe publieke sector volgt SecNumCloud traject voor gevoelige data, gereguleerd door SREN-wet, met opslagterritorialiteit en versterkte contractclausules. Leexi is nog niet SecNumCloud-gekwalificeerd: voor gevoelige publieke data is dit cruciaal. Voor regulier administratief gebruik zonder gevoelige data voldoen Franse hosting en ISO 27001 aan de meeste eisen.\n\n### Ik ben advocaat, consultant, HR of accountant. Ben ik betrokken?\nJa, vanwege vertrouwelijkheid van data: klantdossiers, kandidaatdata, financiële info. AVG-verplichtingen (rechtmatige grondslag, informatie, bewaartermijn) gelden volledig, en klanten kunnen garanties eisen over locatie en geen AI-training. Franse hosting, geen training en DPA van Leexi voldoen direct aan deze behoefte.\n\n---\n\n## 11. Documenten voor uw DPO\n\n### Wat geef ik concreet aan mijn DPO om Leexi te valideren?\nZes documenten die Leexi levert: hostinglocatie (Frankrijk, AWS Parijs, Scaleway-optie), attest geen training, ISO 27001 certificaat, DPA, lijst onderaannemers en bewaarbeleid. Dit dossier geeft u aan uw DPO. Terwijl interne validatie loopt, kunt u [Leexi testen in een echte vergadering](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta).\n","2026-08-07T15:20:05.842Z","2026-09-02T06:39:51.128Z","2026-09-02T21:47:44.664Z",{"id":1060,"documentId":173,"metaTitle":1061,"metaDescription":1062,"slug":1063,"heroTitle":1064,"heroUnderTitle":1065,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":236,"heroVideoUrl":68,"blog":1066,"createdAt":1067,"updatedAt":1068,"publishedAt":1069,"locale":241,"__type":132},24553,"Grabar un comité directivo: las reglas del RGPD","No es el derecho a grabar, sino la difusión del acta. Interés legítimo, acceso y personas ausentes en cuestión.","\u002Fes\u002Fseguridad\u002Fcertificaciones-auditorias-cumplimiento\u002Fgrabar-un-comite-de-direccion-rgpd\u002F","Grabar un comité directivo: ¿qué reglas RGPD?","Quién podrá leer el acta y qué pasa con comentarios sobre personas ausentes.","¿Graba sus comités para obtener un acta de decisiones fiable? Es posible, y la cuestión del derecho a grabar se resuelve rápido, ya que los participantes son sus propios empleados.\n\n**La verdadera cuestión está en otra parte: quién podrá leer el acta, y qué ocurre con los comentarios hechos sobre personas que no están en la sala.**\n\n## ¿Se puede grabar un comité directivo?\n\n**Sí, pero no sin enmarcar el tratamiento.**\n\nUn comité directivo nombra a personas, discute sus resultados y a veces su futuro en la organización. Constituye por tanto un tratamiento de datos personales en el sentido del RGPD.\n\nDebe en particular:\n\n* informar a los miembros del comité antes de la grabación;\n* determinar su base jurídica;\n* definir la finalidad de la grabación;\n* limitar el plazo de conservación;\n* restringir la difusión del acta;\n* tener en cuenta a las personas ausentes de las que se habla.\n\nGrabar sin el conocimiento de las personas presentes está además sujeto al Código Penal francés, que castiga «con un año de prisión y una multa de 45 000 euros el hecho de atentar voluntariamente, por cualquier medio, contra la intimidad de la vida privada de otra persona: 1.º captando, grabando o transmitiendo, sin el consentimiento de su autor, palabras pronunciadas con carácter privado o confidencial» (artículo 226-1).\n\n### ¿La grabación de un comité es un dato personal?\n\n**Sí.**\n\nEl RGPD define los datos personales como «toda información sobre una persona física identificada o identificable» (artículo 4, punto 1).\n\nLos participantes son identificables, y las personas citadas en la sesión lo son igualmente.\n\nLa transcripción y el acta también están afectadas.\n\n### ¿Por qué este tipo de reunión es diferente?\n\n**Porque los datos más sensibles no conciernen a los participantes.**\n\nConciernen a las personas de las que se habla y que no están en la sala: un empleado cuya situación se discute, un cliente, un socio. El marco común a todas las reuniones se detalla en la página [grabar una reunión profesional](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fes\u002Fseguridad\u002Fcertificaciones-auditorias-cumplimiento\u002Fgrabar-una-reunion-profesional-rgpd\u002F).\n\nAdemás, realiza varios tratamientos sucesivos:\n\n**grabar → transcribir → redactar → difundir al comité → conservar → suprimir.**\n\n### ¿Qué datos se graban?\n\nSegún la herramienta utilizada, puede conservar:\n\n* el audio de la sesión;\n* la transcripción;\n* el nombre de los participantes;\n* la fecha y la duración;\n* el acta;\n* las decisiones adoptadas;\n* las acciones asignadas;\n* las menciones de personas ausentes.\n\n---\n\n## ¿Hay que avisar a los miembros del comité antes de grabar?\n\n**Sí.**\n\nLa información debe facilitarse **antes o en el momento en que se recogen los datos**. El texto exige que se proporcione «en el momento en que estos se obtengan» (RGPD, artículo 13, apartado 1).\n\nEn un comité recurrente, el anuncio se hace una vez al implantar el dispositivo, y luego se recuerda al abrir cada sesión.\n\n### ¿Qué hay que decirles?\n\nLa CNIL indica que las personas afectadas «deben ser informadas en particular: de la existencia del dispositivo; de la identidad del responsable del tratamiento; de las finalidades perseguidas».\n\nEn este tipo de reunión, un punto cuenta más que los demás: la lista de personas que tendrán acceso al acta.\n\nDebe por tanto poder explicar de forma sencilla:\n\n**quién graba → por qué → quién leerá el acta → cuánto tiempo se conserva.**\n\n### ¿Hay que informar a las personas de las que se habla en la sesión?\n\n**La cuestión merece abordarse en su política interna.**\n\nEl RGPD prevé una información a las personas cuyos datos se tratan. Un comité que aborda con regularidad situaciones individuales gana tratando este punto de antemano en lugar de en la sesión.\n\n### ¿Hay que precisar que una IA redacta el acta?\n\n**Sí.**\n\nLa grabación de audio y el tratamiento efectuado después por la IA son dos operaciones que conviene distinguir.\n\nEl reglamento europeo sobre la inteligencia artificial prevé que «los proveedores garantizarán que los sistemas de IA destinados a interactuar directamente con personas físicas se diseñen y desarrollen de tal forma que las personas físicas de que se trate estén informadas de que están interactuando con un sistema de IA» (artículo 50, apartado 1). Estas obligaciones se aplican desde el 2 de agosto de 2026 y se dirigen al proveedor del sistema; su obligación de informar proviene del RGPD y de la doctrina de la CNIL.\n\nPuede por ejemplo anunciar:\n\n> «La sesión se graba y un asistente de IA redacta automáticamente el acta.»\n\n### ¿Cómo gestionar a un invitado puntual?\n\n**Le informa a su llegada.**\n\nSu acceso al acta puede además limitarse a la parte que le concierne.\n\n---\n\n## ¿Qué base jurídica utilizar para grabar un comité?\n\n**El interés legítimo es el fundamento adoptado para las reuniones internas.**\n\nEl consentimiento plantea aquí una dificultad que el interés legítimo evita.\n\n### ¿Se puede utilizar el interés legítimo?\n\n**Sí, en particular para un comité interno.**\n\nEl artículo 6 del RGPD autoriza un tratamiento «necesario para la satisfacción de intereses legítimos perseguidos por el responsable del tratamiento o por un tercero, siempre que sobre dichos intereses no prevalezcan los intereses o los derechos y libertades fundamentales del interesado» (apartado 1, letra f).\n\nDebe por tanto realizar en particular una **ponderación de intereses** e informar a los participantes.\n\n### ¿Por qué no el consentimiento?\n\n**Porque la libertad de negarse es discutible.**\n\nEl consentimiento debe ser libre. Entre un directivo y los miembros de su comité, esta condición es más delicada de establecer. No plantea la misma dificultad en [una reunión comercial](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fes\u002Fseguridad\u002Fcertificaciones-auditorias-cumplimiento\u002Fgrabar-una-reunion-comercial-rgpd\u002F), donde su interlocutor puede negarse sin consecuencias.\n\n### ¿Qué finalidad adoptar?\n\n**Producir un acta de decisiones y un seguimiento de las acciones.**\n\nEs una finalidad clara, que justifica la grabación y que delimita lo que puede hacer con ella.\n\n«Guardamos las sesiones por si acaso» no es una finalidad, y no permite ni justificar el tratamiento ni fijar un plazo.\n\n### ¿Puede oponerse un miembro del comité?\n\n**Sí, en las condiciones previstas por el RGPD**, ya que el tratamiento se basa en el interés legítimo.\n\nEl interesado tiene «derecho a oponerse en cualquier momento, por motivos relacionados con su situación particular, a que datos personales que le conciernan sean objeto de un tratamiento basado en lo dispuesto en el artículo 6, apartado 1, letras e) o f)» (RGPD, artículo 21, apartado 1).\n\n---\n\n## ¿Cuánto tiempo conservar la grabación de un comité?\n\n**El tiempo necesario para la finalidad perseguida, y no más.**\n\nEl RGPD exige datos «mantenidos de forma que se permita la identificación de los interesados durante no más tiempo del necesario para los fines del tratamiento de los datos personales» (artículo 5, apartado 1, letra e).\n\n### ¿Cuánto tiempo conservar el audio?\n\nPara la escucha y grabación de llamadas en el trabajo, la CNIL indica que «las grabaciones pueden conservarse hasta un máximo de seis meses».\n\nUn comité directivo no necesita en general su audio más allá de la validación del acta, y es el audio el que contiene las palabras excluidas del acta final.\n\n### ¿Cuánto tiempo conservar el acta?\n\nLa CNIL indica que «los documentos de análisis pueden conservarse hasta un año».\n\nUn acta de decisiones que sirve de memoria puede requerir un plazo más largo, con la condición de que esté escrito y justificado.\n\n### ¿Hay que tratar todas las sesiones de la misma forma?\n\n**No.**\n\nUna sesión que aborda situaciones individuales no exige las mismas reglas que una revisión de cifras.\n\nUna política eficaz puede prever:\n\n**sesión corriente → conservación estándar · sesión sensible → plazo más corto y acceso más restringido.**\n\n---\n\n## ¿Quién puede acceder al acta de un comité?\n\n**Únicamente los miembros del comité.**\n\nEs el punto que plantea más dificultades en la práctica en este tipo de reunión.\n\n### ¿Quién puede consultar el audio, la transcripción y el acta?\n\nLos tres archivos no responden necesariamente a la misma necesidad.\n\nPuede por ejemplo:\n\n* compartir el acta con los miembros del comité;\n* limitar el acceso a la transcripción;\n* conservar el audio para las necesidades realmente justificadas.\n\nEl acceso se decide antes de la primera sesión grabada, y no una vez que las actas ya se han producido.\n\n### ¿Hace falta un espacio separado para estas reuniones?\n\n**Es más sencillo de controlar.**\n\nGuardar las actas del comité en el mismo espacio que las demás reuniones equivale a hacer que la confidencialidad dependa de los permisos de cada archivo.\n\n### ¿Hay que cifrar los datos?\n\n**La seguridad debe adaptarse al riesgo.**\n\nEl RGPD exige «medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar un nivel de seguridad adecuado al riesgo, que en su caso incluya, entre otros: a) la seudonimización y el cifrado de datos personales» (artículo 32, apartado 1).\n\n---\n\n## ¿Cuáles son los derechos de los participantes?\n\nLas personas grabadas disponen de los derechos previstos por el RGPD.\n\n### ¿Pueden solicitar el acceso a sus datos?\n\n**Sí.**\n\nEl interesado tiene «derecho a obtener del responsable del tratamiento confirmación de si se están tratando o no datos personales que le conciernen» (RGPD, artículo 15, apartado 1). Esto puede afectar al audio, a la transcripción y al acta.\n\n### ¿Pueden solicitar una rectificación?\n\n**Sí.**\n\nEl interesado tiene «derecho a obtener sin dilación indebida del responsable del tratamiento la rectificación de los datos personales inexactos que le conciernan» (RGPD, artículo 16).\n\nEn un comité, una posición mal atribuida en un acta puede tener consecuencias reales.\n\nUna IA puede transcribir mal:\n\n* un nombre propio;\n* un importe;\n* una decisión;\n* un plazo;\n* la identidad de la persona que ha hablado.\n\n### ¿Pueden solicitar la supresión?\n\n**Sí, en las condiciones previstas por el RGPD.**\n\nEl interesado tiene «derecho a obtener sin dilación indebida del responsable del tratamiento la supresión de los datos personales que le conciernan» (RGPD, artículo 17, apartado 1).\n\n### ¿Y las personas ausentes de las que se habla?\n\n**Disponen de los mismos derechos.**\n\nUn empleado que se entera de que una sesión ha discutido su situación puede solicitar el acceso a los datos que le conciernen.\n\n### ¿En qué plazo debe responder?\n\n**En principio, en el plazo de un mes.** El responsable del tratamiento responde «sin dilación indebida y, en cualquier caso, en el plazo de un mes a partir de la recepción de la solicitud» (RGPD, artículo 12, apartado 3).\n\n---\n\n## ¿Qué obligaciones cuando la IA toma las notas?\n\nLa IA añade un tratamiento a la simple grabación.\n\nEl funcionamiento puede resumirse así:\n\n**audio → transcripción → análisis → acta de decisiones → difusión.**\n\n### ¿Qué hace concretamente la IA?\n\nPuede:\n\n* transcribir la sesión;\n* identificar a los intervinientes;\n* extraer las decisiones;\n* recoger los arbitrajes;\n* producir un acta;\n* organizar los plazos.\n\n### ¿Dónde se almacenan los datos?\n\nEs una de las primeras preguntas que hay que hacer a su proveedor, y se plantea aquí más que en otros casos, ya que son sus propias decisiones las que circulan.\n\nEn Leexi, las grabaciones, transcripciones y actas permanecen en la región de París, en AWS. A partir de un cierto volumen de licencias, puede elegirse un alojamiento en Scaleway. El [expediente de conformidad](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fes\u002Fseguridad\u002Fcertificaciones-auditorias-cumplimiento\u002Ffaq-cumplimiento-soberania\u002F) detalla los encargados del tratamiento y las certificaciones.\n\n### ¿Quién trata los datos?\n\nEl proveedor de la herramienta interviene como encargado del tratamiento en el marco previsto por el RGPD.\n\nEn el caso de Leexi, OpenAI proporciona el modelo de lenguaje y Leexi lo ejecuta a través de Azure France, en circuito cerrado.\n\n### ¿Hace falta un DPA con el proveedor?\n\n**Sí, cuando el proveedor actúa como encargado del tratamiento.**\n\nEl artículo 28 del RGPD prevé que «el tratamiento por el encargado se regirá por un contrato u otro acto jurídico […] que vincule al encargado respecto del responsable y establezca el objeto, la duración, la naturaleza y la finalidad del tratamiento, el tipo de datos personales y las categorías de interesados, y las obligaciones y derechos del responsable» (apartado 3).\n\n### ¿La IA utiliza sus sesiones para entrenar sus modelos?\n\n**Depende del proveedor.**\n\nEn Leexi, las conversaciones no entrenan ningún modelo, en todas las cuentas.\n\n---\n\n## ¿Cómo anunciar la grabación de un comité directivo?\n\nPuede utilizar una formulación sencilla y precisa.\n\n### Al implantar el dispositivo\n\n> «A partir de este mes, las sesiones se graban y el acta se redacta automáticamente: decisiones, arbitrajes, acciones. El acceso se limita a los miembros del comité. La grabación se suprime tras la validación del acta.»\n\n### Al abrir la sesión\n\n> «Recordatorio: la sesión se graba y el acta se envía a los miembros del comité. Si un punto debe quedar fuera del acta, dígalo y corto.»\n\n### Para un invitado puntual\n\n> «La sesión se graba y el acta circula en el comité. No tendrá acceso a ella más allá de la parte que le concierne.»\n\n---\n\n## ¿Cuáles son los errores que hay que evitar?\n\n### 1. Difundir el acta más allá del comité\n\nEs la primera causa de dificultad en este tipo de reunión, y se resuelve en la configuración.\n\n### 2. Ajustar los accesos a posteriori\n\nLa petición de restringir el acceso llega a menudo cuando las actas ya se han producido. La configuración se decide antes de la primera sesión.\n\n### 3. No definir la finalidad\n\nSin finalidad escrita, no pueden justificarse ni el plazo de conservación ni el alcance del acceso.\n\n### 4. Tratar todas las sesiones de la misma forma\n\nUna sesión que aborda situaciones individuales merece un plazo más corto y un acceso más restringido.\n\n### 5. Guardar el audio tras la validación del acta\n\nEs el audio el que contiene las palabras excluidas del acta final.\n\n### 6. Olvidar a las personas ausentes de las que se habla\n\nDisponen de los mismos derechos que los participantes.\n\n---\n\n## ¿Cómo grabar un comité con Leexi?\n\nUna vez definido el marco del RGPD, el uso de la herramienta se resume en unos pocos pasos.\n\n### 1. Unirse a la sesión\n\nLeexi puede unirse a la reunión desde su agenda. En sala, la grabación puede iniciarse desde la aplicación móvil, y se aplican [las reglas de la reunión presencial](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fes\u002Fseguridad\u002Fcertificaciones-auditorias-cumplimiento\u002Fgrabar-una-reunion-presencial-rgpd\u002F).\n\n### 2. Generar el acta de decisiones\n\nEl acta recoge en particular las decisiones, los arbitrajes, las acciones y los plazos.\n\n### 3. Restringir el acceso\n\nUsted define los empleados autorizados a consultar las actas.\n\n### 4. Revisar antes de la difusión\n\nEl acta puede revisarse y corregirse antes de ser compartida.\n\n### 5. Controlar los datos\n\nLeexi indica en particular un alojamiento en la región de París, una opción Scaleway, una ejecución del modelo a través de Azure France en circuito cerrado, el cifrado de los datos en tránsito y en reposo y la ausencia de entrenamiento con sus conversaciones.\n\n---\n\n## ¿Qué dificultades encuentran realmente los usuarios?\n\nLas cuestiones jurídicas no son las únicas dificultades encontradas en la práctica.\n\nDe **1 141 tickets de soporte recibidos entre enero y junio de 2026**, **2 se refieren a la grabación de un comité directivo**. Los dos tratan del mismo tema: el acta que no llega a su destinatario, y la petición de retirar el acceso a los participantes ajenos al equipo directivo.\n\nNinguno pregunta si está permitido grabar.\n\nEsto ofrece otra lectura del problema:\n\n**el tema no es solo «¿tengo derecho a grabar?»**\n\nTambién hay que saber:\n\n**quién recibe el acta → quién puede reabrirla más tarde → qué ocurre con el audio → qué queda fuera del acta.**\n\n---\n\n## Grabar un comité directivo: lo que hay que recordar\n\nAntes de grabar sus comités, compruebe estos seis puntos:\n\n* **Información**: ¿saben los miembros que las sesiones se graban?\n* **Finalidad**: ¿está escrita el acta de decisiones como finalidad?\n* **Base jurídica**: ¿está documentado el interés legítimo, ponderación incluida?\n* **Acceso**: ¿está configurado el alcance de la difusión antes de la primera sesión?\n* **Conservación**: ¿se suprime el audio tras la validación del acta?\n* **Personas ausentes**: ¿prevé su política su información?\n\nSi interviene una IA, añada un séptimo punto:\n\n**¿saben los miembros que un sistema de IA trata la grabación para producir el acta?**\n\n## Preguntas frecuentes\n\n### ¿Es legal grabar un comité directivo?\n\nSí, sobre la base del interés legítimo, tras informar a los participantes y realizar una ponderación de intereses.\n\n### ¿Hace falta el acuerdo de cada miembro del comité?\n\nNo, el interés legítimo no exige el consentimiento. La información previa, en cambio, sigue siendo obligatoria.\n\n### ¿Puede un miembro oponerse a la grabación?\n\nSí, en las condiciones previstas por el RGPD, por motivos relacionados con su situación particular.\n\n### ¿Quién debe tener acceso al acta?\n\nLos miembros del comité. Los derechos de acceso se configuran antes de la primera sesión grabada.\n\n### ¿Se puede cortar la grabación durante un punto sensible?\n\nSí, y es más fiable que contar con una supresión a posteriori.\n\n### ¿Cuánto tiempo conservar la grabación?\n\nEl plazo depende de la finalidad. Para las grabaciones de llamadas en el trabajo, la CNIL adopta un máximo de seis meses en el marco correspondiente, y hasta un año para los documentos de análisis.\n\n### ¿Tienen derechos las personas de las que se habla en la sesión?\n\nSí, los mismos que los participantes: acceso, rectificación, supresión.\n\n---\n\n## En resumen\n\n**Grabar un comité directivo es posible.**\n\nPero el buen reflejo no es solo preguntar:\n\n> «¿Tengo derecho a grabar?»\n\nConviene más bien comprobar toda la cadena, prestando atención a la difusión:\n\n**informar → grabar → transcribir → revisar → difundir al comité → suprimir el audio.**\n\nEs esta cadena completa la que debe estar enmarcada por su política de protección de datos.\n\n**¿Merecen sus comités un acta fiable y restringida?** [Vea cómo Leexi gestiona los accesos](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)\n\n## Fuentes\n\nTextos recogidos de fuentes primarias el 22 de agosto de 2026.\n\n* RGPD, artículos 4, 5, 6, 12, 13, 15, 16, 17, 21, 28 y 32\n* Código Penal francés, artículo 226-1\n* CNIL, Escucha y grabación de llamadas en el lugar de trabajo\n* Reglamento europeo sobre la inteligencia artificial, artículo 50\n\n*Esta página describe el marco aplicable. No constituye un asesoramiento jurídico.*\n","2026-08-31T15:21:20.473Z","2026-09-02T20:29:45.210Z","2026-09-02T20:57:04.343Z",{"id":1071,"documentId":915,"metaTitle":1072,"metaDescription":1073,"slug":1074,"heroTitle":1075,"heroUnderTitle":1076,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":236,"heroVideoUrl":68,"blog":1077,"createdAt":1078,"updatedAt":1079,"publishedAt":1080,"locale":241,"__type":132},24596,"FAQ cumplimiento y soberanía: hosting","Respuestas clave sobre cumplimiento y soberanía antes de adoptar Leexi: hosting en Francia, no entrenamiento IA, ISO 27001, DPA, consentimiento.","\u002Fes\u002Fseguridad\u002Fcertificaciones-auditorias-cumplimiento\u002Ffaq-cumplimiento-soberania\u002F","FAQ cumplimiento y soberanía","Respuestas con pruebas para las dudas que tu DPO tiene antes de adoptar Leexi.","## En resumen\n\nEsta FAQ responde, palabra por palabra, a las preguntas que un comprador profesional y su DPO se hacen antes de adquirir una [herramienta de toma de notas IA](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fes\u002Fasistente-ia\u002Ftoma-de-notas-ia\u002Fleexi-ai-toma-notas-revolucion-reuniones\u002F). Se distinguen tres niveles de fuerza legal, porque no son iguales: lo que exige la ley (RGPD, AI Act), lo que tus clientes piden sin obligación legal (ISO 27001, hosting europeo) y lo que impone cada sector (salud, público). Cada respuesta incluye su prueba. Ninguna afirmación de cumplimiento está sin respaldo. Los términos técnicos (DPA, circuito cerrado, diarización) se definen en el [glosario de la herramienta de toma de notas IA](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fes\u002Fseguridad\u002Fcertificaciones-auditorias-cumplimiento\u002Fglosario-herramienta-de-toma-de-notas-ia\u002F).\n\nNi ISO 27001 ni el hosting en Francia son obligaciones legales universales. Tus clientes los exigen, y dos sectores los imponen: salud y público.\n\n> **Lo esencial en una respuesta:** hosting AWS región París, opción Scaleway para cierto volumen de licencias, LLM (OpenAI) ejecutado vía Azure Francia en circuito cerrado, no se entrena con datos de clientes, cifrado en tránsito y reposo, ISO 27001 certificada, ISO 42001 en proceso, NIS2 en finalización, alineación con EU AI Act, DPA y lista de subcontratistas y certificado ISO disponibles a solicitud, unas 10,000 empresas usuarias en Europa, empresa belga.\n\n---\n\n## 1. Localización y hosting de datos\n\n### ¿Mis datos salen de la Unión Europea?\nNo para almacenamiento y procesamiento, que permanecen en Francia. La diferencia está en el proveedor de infraestructura: la región de almacenamiento es europea, pero AWS es una empresa bajo ley estadounidense (ver pregunta sobre Cloud Act). Para soberanía estricta (entidad no sujeta a leyes extraterritoriales), la opción Scaleway es la adecuada.\n\n### ¿Qué es un hosting « soberano » exactamente?\nUn comprador exigente verifica tres cosas: datacenters físicamente en Francia, entidad jurídica francesa o europea no sujeta a leyes extraterritoriales, y control accionarial europeo. Hosting AWS París cumple la ubicación física pero no inmunidad a leyes extraeuropeas. La opción Scaleway cumple las tres.\n\n### ¿Es obligatorio legalmente el hosting en Francia?\nNo, no en general. El RGPD no exige que los datos permanezcan en Francia o Europa para la mayoría de tratamientos. El hosting soberano es obligatorio solo para ciertos sectores: datos de salud (con hosting certificado HDS) y sector público para datos sensibles (trayectoria SecNumCloud, ley SREN). Para el resto, es demanda creciente de compradores; la ley no lo impone.\n\n---\n\n## 2. Entrenamiento de la IA\n\n### ¿Leexi entrena su IA con mis reuniones?\nNo. Tus conversaciones no se usan para entrenar modelos. Esta regla aplica a todas las cuentas por defecto. Es también la primera verificación técnica y una razón por la que compradores descartan herramientas americanas y eligen Leexi.\n\n### ¿Leexi está « basado en ChatGPT »? ¿Mis datos van a OpenAI?\nEl modelo de lenguaje es de OpenAI, pero se ejecuta vía Azure Francia, en circuito cerrado. Tus datos no se usan para entrenar el modelo ni se exponen a terceros. Circuito cerrado significa procesamiento en perímetro controlado, en Francia.\n\n### ¿Cómo demostrarlo a mi DPO?\nLeexi documenta esto en su [dossier de cumplimiento](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fes\u002Fseguridad\u002Fcertificaciones-auditorias-cumplimiento\u002F), con DPA y lista de subcontratistas. El no entrenamiento está claramente especificado.\n\n---\n\n## 3. Certificaciones y normas\n\n### ¿Qué otras certificaciones tiene o prepara Leexi?\nISO 42001 (gestión de IA) en proceso. Cumplimiento NIS2 en finalización. Leexi se alinea con EU AI Act. Realiza auditorías regulares, incluso por clientes.\n\n### ¿NIS2 o ISO 27001 es la obligación legal de seguridad?\nNIS2, no ISO 27001, impone la obligación legal para entidades « esenciales » y « importantes ». ISO 27001 es un medio para cumplir, no la obligación en sí.\n\n### ¿Leexi está calificado SecNumCloud?\nNo aún. SecNumCloud (ANSSI) certifica nivel superior y protección ante leyes extraeuropeas, sobre todo para sector público y datos sensibles (ley SREN). No es requisito para uso B2B estándar.\n\n---\n\n## 4. DPA, subcontratistas y pruebas de compra\n\n### ¿Leexi firma un acuerdo de tratamiento de datos (DPA)?\nSí. El DPA se proporciona. Es un documento que todo comprador profesional pide para supervisar el tratamiento.\n\n### ¿Qué documentos ofrece Leexi para compra o licitación?\nDPA, lista de subcontratistas, certificado ISO 27001 y ubicación del hosting. Son las pruebas que un comprador exige en 2026: DPA, derecho a auditoría o informes de terceros, ubicación, lista de subcontratistas. Sin estas pruebas, un proveedor es descartado.\n\n---\n\n## 5. Consentimiento e información a participantes\n\n### ¿Hay que avisar que una reunión se graba?\nSí. RGPD y EU AI Act exigen informar que la reunión se graba y que un asistente IA toma notas. Decir solo « esta reunión se graba » no basta: el uso de IA debe mencionarse en la invitación, recordarse oralmente al inicio y mostrarse durante la reunión.\n\n### ¿Cuál es la base legal para grabar una reunión?\nDepende del contexto. Internamente, el empleador puede basarse en interés legítimo, con prueba de balance y aviso previo: el consentimiento del empleado rara vez se considera « libre » por subordinación. Para llamadas con clientes o externos, se requiere consentimiento explícito. Grabar y transcribir sin base legal, aviso ni control de conservación es ilegal.\n\n---\n\n## 6. Transferencias fuera de UE y Cloud Act\n\n### ¿Puede el Cloud Act estadounidense aplicarse a mis datos en Leexi?\nEs la pregunta clave. Tus datos están en Francia, pero AWS es empresa bajo ley estadounidense, expuesta al Cloud Act. Para soberanía estricta e inmunidad a leyes extraterritoriales, la opción Scaleway (francesa) es la respuesta. Leexi no afirma que hosting AWS París esté inmunizado a ley estadounidense, ofrece alternativa para quien la exige.\n\n### ¿En qué se diferencia de herramientas americanas como Otter o Fireflies?\nUna herramienta que hospeda y procesa todo en EE.UU. está bajo reglas post-Schrems II y debe usar Data Privacy Framework. El consentimiento de varios americanos, donde un solo participante activa grabación para todos, es débil según artículos 6 y 7 RGPD. Leexi almacena y procesa en Francia y exige consentimiento por defecto. La comparación es solo frente a herramientas americanas, como las [alternativas de herramienta de notas IA para Teams](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fes\u002Fintegraciones\u002Fvideoconferencia\u002Fmicrosoft-teams\u002Fmejores-alternativas-ai-note-taker-para-teams\u002F).\n\n---\n\n## 7. Seguridad técnica\n\n### ¿Mis datos están cifrados?\nSí, en tránsito y en reposo.\n\n---\n\n## 8. EU AI Act\n\n### ¿Qué cambia EU AI Act para elegir herramienta IA en 2026?\nElegir IA es decisión legal. Empresas deben mapear herramientas IA, hacer análisis de impacto para usos sensibles y verificar cumplimiento de proveedores. Proveedor debe probar cumplimiento y ofrecer derecho a auditoría o informes de terceros. Es doble control junto a RGPD.\n\n### ¿Leexi cumple EU AI Act?\nLeexi se alinea con [EU AI Act](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fes\u002Fseguridad\u002Fcertificaciones-auditorias-cumplimiento\u002Feu-ai-act\u002F), especialmente transparencia (asistente visible, info a participantes) y prepara ISO 42001 para gestión IA. Herramientas americanas no tienen estas obligaciones, es diferenciador real.\n\n---\n\n## 9. Soberanía: demanda y discurso\n\n### ¿Por qué la soberanía de datos es criterio de compra?\nPor la gran dependencia inicial y conciencia de decisores. Un 70 % del mercado cloud europeo está en AWS, Azure y Google; casi 80 % del gasto cloud europeo va a proveedores americanos; y un 70 % de datos franceses se aloja fuera UE. Esta dependencia genera demanda para alternativa europea, y mercados públicos favorecen soluciones europeas certificadas.\n\n### ¿Leexi es alternativa soberana creíble a herramientas americanas?\nLeexi es una empresa belga, almacena y procesa en Francia, exige consentimiento por defecto, tiene ISO 27001 y opción de hosting soberano con Scaleway. Para comprador que descartó herramienta americana por transferencia de datos, suele ser puerta de entrada.\n\n---\n\n## 10. Por sector\n\n### Trabajo en sector público o con él. ¿Qué debo verificar?\nSector público sigue trayectoria SecNumCloud para datos sensibles, regulada por ley SREN, con territorialidad y cláusulas contractuales reforzadas. Leexi no está calificado SecNumCloud aún: para datos sensibles públicos es crucial. Para uso administrativo común sin datos sensibles, hosting en Francia e ISO 27001 cubren la mayoría de exigencias.\n\n### Soy abogado, consultor, RRHH o contable. ¿Me afecta?\nSí, por confidencialidad de datos: clientes, candidatos, finanzas. Obligación RGPD (base legal, info, conservación) aplica plenamente, y tus clientes pueden exigir garantías de ubicación y no entrenamiento. Hosting en Francia, no entrenamiento y DPA de Leexi responden directamente a tu necesidad.\n\n---\n\n## 11. Documentos para tu DPO\n\n### ¿Qué entrego a mi DPO para validar Leexi?\nSeis documentos que Leexi provee: ubicación hosting (Francia, AWS París, opción Scaleway), certificado de no entrenamiento, certificado ISO 27001, DPA, lista de subcontratistas y política de conservación. Es el dossier para tu DPO. Mientras validación interna avanza, puedes [probar Leexi en reunión real](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta).\n","2026-08-07T15:20:05.932Z","2026-09-02T06:39:54.315Z","2026-09-02T21:47:57.884Z",{"id":1082,"documentId":927,"metaTitle":1083,"metaDescription":1084,"slug":1085,"heroTitle":1086,"heroUnderTitle":1087,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":236,"heroVideoUrl":68,"blog":1088,"createdAt":1089,"updatedAt":1090,"publishedAt":1091,"locale":241,"__type":132},24597,"Grabar un comité de pilotaje: normas RGPD esenciales","Colaboradores y participantes tienen bases legales distintas. Información, contrato, cierre y eliminación de datos.","\u002Fes\u002Fseguridad\u002Fcertificaciones-auditorias-cumplimiento\u002Fgrabar-un-comite-de-pilotaje-rgpd\u002F","Grabar un comité de pilotaje: ¿qué normas RGPD aplicar?","Varias entidades en la misma reunión, con dos bases legales coexistentes.","¿Grabas tus comités de proyecto para obtener un acta compartida? Es posible, pero un comité de pilotaje reúne personas de varias entidades: tu equipo, el cliente y a veces proveedores.\n\n**Esta mezcla complica el marco legal más que el tema tratado.**\n\n## ¿Se puede grabar un comité de pilotaje?\n\n**Sí, pero regulando el tratamiento.**\n\nUn comité de pilotaje designa responsables, asigna retrasos y discute el trabajo de personas identificadas. Por tanto, es un tratamiento de datos personales según el RGPD.\n\nDebes:\n\n* informar a todos antes de grabar;\n* distinguir colaboradores de externos;\n* definir base legal para cada uno;\n* establecer finalidad de la grabación;\n* limitar tiempo de conservación;\n* prever casos de nuevos participantes.\n\nGrabar sin consentimiento viola el Código Penal, que castiga con prisión y multa «por captar, grabar o transmitir sin consentimiento palabras privadas o confidenciales» (art. 226-1).\n\n### ¿Es un dato personal la grabación del comité?\n\n**Sí.**\n\nEl RGPD define dato personal como «información sobre persona física identificada o identificable» (art.4.1).\n\nUn acta nominativa compartida entre organizaciones es un tratamiento.\n\nLa transcripción y el resumen también.\n\n### ¿Por qué esta reunión requiere atención especial?\n\n**Porque los participantes no dependen del mismo empleador.**\n\nLo que aplica a un colaborador tuyo no es igual para el jefe de proyecto del cliente o consultor externo. El marco común está en [grabar reunión profesional](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fes\u002Fseguridad\u002Fcertificaciones-auditorias-cumplimiento\u002Fgrabar-una-reunion-profesional-rgpd\u002F).\n\nRealizas varios tratamientos sucesivos:\n\n**grabar → transcribir → redactar → enviar a ambos equipos → conservar → eliminar.**\n\n### ¿Qué datos se graban?\n\nSegún la herramienta, puedes conservar:\n\n* audio de la sesión;\n* transcripción;\n* nombres y organizaciones de participantes;\n* fecha y duración;\n* acta;\n* puntos críticos;\n* acciones y responsables.\n\n---\n\n## ¿Hay que avisar antes de grabar?\n\n**Sí.**\n\nLa información debe darse **antes o al recoger datos**. El RGPD exige que se informe «cuando se obtienen los datos» (art.13.1).\n\nEn comités recurrentes, se anuncia al inicio del proyecto y se recuerda en cada sesión.\n\n### ¿Qué informar?\n\nLa CNIL indica que deben saber: existencia del sistema, responsable del tratamiento y finalidades.\n\nDebes explicar:\n\n**quién graba → por qué → quién recibe el acta → cuánto se conserva.**\n\n### ¿Diferenciar participantes externos?\n\n**Sí.**\n\nNo están cubiertos por interés legítimo propio ni del empleador. Se requiere su consentimiento explícito.\n\n### ¿Decir que IA redacta el acta?\n\n**Sí.**\n\nLa grabación y el procesamiento por IA son operaciones distintas.\n\nEl reglamento europeo de IA exige informar si se interactúa con sistemas IA (art.50.1), vigente desde 2 agosto 2026, aplicable al proveedor; tu obligación viene del RGPD y CNIL.\n\nPuedes decir:\n\n> «La sesión se graba y un asistente IA redacta automáticamente el acta, que se comparte entre ambos equipos.»\n\n### ¿Qué si cambia la composición del comité?\n\n**Informas a cada nuevo participante en su primera sesión.**\n\nLos comités cambian durante el proyecto y la información sigue a los nuevos.\n\n---\n\n## ¿Qué base legal usar para grabar?\n\n**Pueden coexistir dos bases legales en la misma reunión.**\n\nNo es obligatorio un único fundamento para todos.\n\n### ¿Se puede usar interés legítimo?\n\n**Sí, para tus colaboradores.**\n\nEl art.6 del RGPD permite tratamiento «necesario para intereses legítimos del responsable o tercero, salvo prevalencia de derechos del interesado» (párrafo 1.f).\n\nDebes hacer un **test de balance de intereses** e informar.\n\n### ¿Se puede usar consentimiento?\n\n**Sí, para participantes externos.**\n\nEl consentimiento es «manifestación libre, específica, informada y unívoca» (art.4.11). El responsable debe demostrarlo (art.7.1). Igual que en [cita comercial](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fes\u002Fseguridad\u002Fcertificaciones-auditorias-cumplimiento\u002Fgrabar-una-reunion-comercial-rgpd\u002F) o [visita obra](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fes\u002Fseguridad\u002Fcertificaciones-auditorias-cumplimiento\u002Fgrabar-una-reunion-de-obra-rgpd\u002F).\n\n### ¿Mencionar grabación en contrato?\n\n**Es la forma más sencilla de resolverlo.**\n\nSe aborda al inicio del proyecto, no en cada sesión.\n\n### ¿Puede un participante oponerse?\n\n**Sí, según RGPD.**\n\nPuede oponerse en cualquier momento por motivos personales a tratamientos basados en art.6.1.e o f (art.21.1).\n\nPara interés legítimo, derecho de oposición; para otros, retiro sencillo del consentimiento.\n\n---\n\n## ¿Cuánto conservar la grabación?\n\n**Solo lo necesario para la finalidad.**\n\nEl RGPD exige conservar datos identificables solo el tiempo necesario (art.5.1.e).\n\nEn proyectos, conviene vincularlo a evento concreto.\n\n### ¿Cuánto conservar audio?\n\nLa CNIL dice que grabaciones laborales pueden conservarse hasta seis meses.\n\nTras validar acta, el audio suele no usarse.\n\n### ¿Cuánto conservar acta?\n\nCNIL indica hasta un año para documentos analíticos.\n\nUn acta puede conservarse según duración del proyecto, si está documentado.\n\n### ¿Qué pasa al terminar proyecto?\n\n**Es la pregunta más olvidada.**\n\nEl proyecto termina, pero los comités quedan en biblioteca. Política eficaz debe prever:\n\n**sesión → acta → cierre proyecto → eliminación.**\n\n---\n\n## ¿Quién accede a la grabación?\n\n**Solo quienes la necesitan para seguimiento.**\n\nParticipantes y responsables del expediente. No todo el equipo salvo decisión explícita.\n\n### ¿Quién ve audio, transcripción y acta?\n\nNo siempre se requiere lo mismo.\n\nPuedes:\n\n* compartir acta con ambos equipos;\n* limitar acceso a transcripción;\n* conservar audio solo si es necesario.\n\n### ¿El acta se envía al cliente?\n\n**Sí, es habitual y legítimo.**\n\nSale de tu organización y entra en otra con reglas propias. Tu plazo no obliga al cliente.\n\n### ¿Hay que cifrar datos?\n\n**La seguridad debe ajustarse al riesgo.**\n\nEl RGPD exige «medidas técnicas y organizativas apropiadas, incluyendo seudonimización y cifrado» (art.32.1).\n\n---\n\n## ¿Qué derechos tienen los participantes?\n\nLos grabados tienen derechos RGPD.\n\n### ¿Pueden pedir acceso a sus datos?\n\n**Sí.**\n\nPueden solicitar confirmación de tratamiento (art.15.1), incluyendo audio, transcripción y acta.\n\n### ¿Pueden pedir rectificación?\n\n**Sí.**\n\nPueden pedir corrección de datos inexactos (art.16).\n\nEn comité, corregir acción asignada erróneamente.\n\nLa IA puede errar en:\n\n* nombres;\n* fechas;\n* puntos críticos;\n* compromisos;\n* identidad del hablante.\n\n### ¿Pueden pedir eliminación?\n\n**Sí, según RGPD.**\n\nPueden solicitar borrado rápido (art.17.1).\n\n### ¿Quién gestiona solicitudes si hay varias organizaciones?\n\n**Quien grabó.**\n\nEs responsable del tratamiento, aunque acta circule.\n\n### ¿Plazo para responder?\n\n**Generalmente un mes.** Responsable responde «sin demora y en todo caso en un mes» (art.12.3).\n\n---\n\n## ¿Qué obligaciones si IA toma notas?\n\nLa IA añade tratamiento a la grabación.\n\nProceso:\n\n**audio → transcripción → análisis → acta → difusión a equipos.**\n\n### ¿Qué hace la IA?\n\nPuede:\n\n* transcribir;\n* identificar participantes;\n* extraer decisiones;\n* señalar puntos críticos;\n* generar acta;\n* asignar acciones.\n\n### ¿Dónde se almacenan datos?\n\nPregunta clave para proveedor y cliente.\n\nEn Leexi, grabaciones, transcripciones y actas se alojan en región París, en AWS. Con volumen alto, opción Scaleway.\n\n### ¿Quién trata datos?\n\nProveedor actúa como encargado según RGPD.\n\nLeexi usa modelo OpenAI ejecutado en Azure Francia, circuito cerrado.\n\n### ¿Se necesita DPA con proveedor?\n\n**Sí, si es encargado.**\n\nArt.28 exige contrato que defina objeto, duración, naturaleza, tipo y obligaciones.\n\nCliente pedirá este documento antes de aceptar grabación. El [dossier de conformidad de Leexi](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fes\u002Fseguridad\u002Fcertificaciones-auditorias-cumplimiento\u002Ffaq-cumplimiento-soberania\u002F) lo reúne.\n\n### ¿La IA usa sesiones para entrenar modelos?\n\n**Depende del proveedor.**\n\nLeexi no usa conversaciones para entrenamiento en ninguna cuenta.\n\n---\n\n## ¿Cómo anunciar grabación de comité?\n\nUsa frases claras y precisas.\n\n### Al inicio del proyecto\n\n> «Para seguimiento, grabamos comités y el acta se redacta automáticamente: decisiones, puntos críticos, acciones. Se envía tras cada sesión. ¿Está bien para ustedes?»\n\n### Al abrir sesión\n\n> «Recordatorio: la sesión se graba y el acta se envía a todos. Si algo debe quedar fuera, díganlo y paro.»\n\n### Para nuevo participante\n\n> «Les informo que los comités se graban y el acta circula entre nuestros equipos. Avísenme si hay problema.»\n\n---\n\n## Errores comunes\n\n### 1. Aplicar interés legítimo a todos\n\nNo cubre externos.\n\n### 2. Pedir consentimiento solo una vez\n\nComposición cambia y la info debe seguir.\n\n### 3. Dejar comités de proyecto cerrado en biblioteca\n\nSin regla de cierre, quedan ahí.\n\n### 4. Usar modelo de acta para otro tipo de reunión\n\nProduce informe inadecuado.\n\n### 5. Olvidar que acta vive fuera\n\nEn cliente, tiene reglas propias. Tu eliminación no afecta.\n\n### 6. No verificar que sesión se haya grabado\n\nSesión perdida moviliza gente inútilmente.\n\n---\n\n## ¿Cómo grabar con Leexi?\n\nCon marco RGPD definido, solo unos pasos:\n\n### 1. Unirse a sesión\n\nLeexi puede unirse desde agenda. En sala, grabar desde app móvil. Aplican [reglas presencial](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fes\u002Fseguridad\u002Fcertificaciones-auditorias-cumplimiento\u002Fgrabar-una-reunion-presencial-rgpd\u002F).\n\n### 2. Generar acta\n\nIncluye decisiones, puntos críticos, acciones y responsables.\n\n### 3. Buscar sesión pasada\n\nSesiones quedan en biblioteca para consultar compromisos antiguos.\n\n### 4. Gestionar accesos\n\nDefines quién puede ver actas.\n\n### 5. Controlar datos\n\nLeexi indica alojamiento en París, opción Scaleway, modelo en Azure Francia cerrado, cifrado en tránsito y reposo, sin entrenamiento con tus datos.\n\n---\n\n## Dificultades reales de usuarios\n\nNo solo legales.\n\nDe **1,141 tickets de soporte entre enero y junio 2026**, **2 son sobre comité de pilotaje**: recuperar sesión y modelo incorrecto. Un tercero reporta sesión unida sin acta.\n\nNinguno pregunta si es legal grabar.\n\nOtra lectura:\n\n**No solo «¿puedo grabar?»**\n\nSino:\n\n**¿quién puede recuperar sesión → bajo qué modelo se produce acta → hasta cuándo es accesible?**\n\n---\n\n## Resumen\n\n**Grabar un comité de pilotaje es posible.**\n\nPero no solo preguntar:\n\n> «¿Puedo grabar?»\n\nSino revisar toda la cadena considerando ambas organizaciones:\n\n**informar → grabar → transcribir → difundir → conservar hasta cierre → eliminar.**\n\nEsta cadena debe estar en tu política de protección de datos.\n\n**¿Quieres actas fiables para tus comités?** [Prueba Leexi en tu próximo comité](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)\n\n## Fuentes\n\nTextos consultados el 22 agosto 2026.\n\n* RGPD, arts. 4,5,6,7,12,13,15,16,17,21,28,32\n* Código Penal, art. 226-1\n* CNIL, escucha y grabación en trabajo\n* Reglamento europeo IA, art. 50\n\n*Esta página describe el marco aplicable y no es asesoría legal.*\n","2026-08-31T15:20:43.854Z","2026-09-02T21:09:09.652Z","2026-09-02T21:47:57.887Z",{"id":1093,"documentId":939,"metaTitle":1094,"metaDescription":1095,"slug":1096,"heroTitle":1097,"heroUnderTitle":1098,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":236,"heroVideoUrl":68,"blog":1099,"createdAt":1100,"updatedAt":1101,"publishedAt":1102,"locale":241,"__type":132},24599,"Grabar una entrevista de trabajo: las reglas del RGPD","Consentimiento, duración y acceso: lo que exige RGPD y CNIL antes de grabar una entrevista laboral.","\u002Fes\u002Fseguridad\u002Fcertificaciones-auditorias-cumplimiento\u002Fgrabar-una-entrevista-de-reclutamiento-rgpd\u002F","Grabar entrevista laboral: ¿qué reglas RGPD?","Un candidato no es empleado ni cliente; esta diferencia guía cómo pedir su consentimiento.","¿Grabas tus entrevistas para obtener un acta y una parrilla de evaluación? Es posible, pero un candidato no es ni tu empleado ni tu cliente: se está postulando, y negarse puede parecerle costoso.\n\n**Es ese desequilibrio el que dicta la manera de pedir su acuerdo, y el tiempo durante el cual conservas sus datos.**\n\n## ¿Se puede grabar una entrevista de trabajo?\n\n**Sí, pero no sin encuadrar el tratamiento.**\n\nUna entrevista grabada contiene la trayectoria del candidato, sus motivaciones, su situación y, a veces, elementos que no tenía previsto revelar. Constituye, por tanto, un tratamiento de datos personales en el sentido del RGPD.\n\nDebes, en particular:\n\n* pedir el acuerdo del candidato antes de grabar;\n* informarle del plazo de conservación;\n* determinar tu base legal;\n* definir la finalidad de la grabación;\n* restringir el acceso a la parrilla de evaluación;\n* permitirle ejercer sus derechos.\n\nGrabar sin que lo sepan las personas presentes entra además en el ámbito del Código Penal francés, que castiga «con un año de prisión y 45 000 euros de multa el hecho de atentar voluntariamente, por cualquier medio, contra la intimidad de la vida privada de otra persona: 1.º captando, grabando o transmitiendo, sin el consentimiento de su autor, palabras pronunciadas a título privado o confidencial» (artículo 226-1).\n\n### ¿Una entrevista grabada es un dato personal?\n\n**Sí, y de forma especialmente densa.**\n\nEl RGPD define el dato personal como «toda información sobre una persona física identificada o identificable» (artículo 4, punto 1).\n\nUna entrevista trata de una persona con nombre, de su trayectoria y de sus competencias.\n\nLa transcripción, el acta y la parrilla de evaluación también están afectadas.\n\n### ¿Por qué la selección de personal exige más precauciones?\n\n**Porque la persona grabada está pidiendo algo.**\n\nNo está en posición de negociar las condiciones del intercambio, y negarse a la grabación puede parecerle penalizador, incluso cuando no lo es. El marco común se detalla en la página [grabar una reunión profesional](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fes\u002Fseguridad\u002Fcertificaciones-auditorias-cumplimiento\u002Fgrabar-una-reunion-profesional-rgpd\u002F).\n\nAdemás, realizas varios tratamientos sucesivos:\n\n**grabar → transcribir → redactar el acta → producir la parrilla → transmitir al comité.**\n\n### ¿Qué datos se graban?\n\nSegún la herramienta utilizada, puedes conservar:\n\n* el audio de la entrevista;\n* la transcripción;\n* el nombre de los participantes;\n* la fecha de la entrevista;\n* el acta;\n* los puntos fuertes y los puntos a profundizar;\n* la parrilla de evaluación.\n\nLa parrilla es una valoración sobre una persona: merece el mismo cuidado que el resto.\n\n---\n\n## ¿Hay que avisar al candidato antes de grabar la entrevista?\n\n**Sí.**\n\nLa información debe darse **antes o en el momento en que se recogen los datos**. El texto exige que se facilite «en el momento en que estos se obtengan» (RGPD, artículo 13, apartado 1).\n\nEn una entrevista, informar no basta: también pides su acuerdo.\n\n### ¿Cuándo hay que avisarle?\n\n**Antes de iniciar la grabación.**\n\nEn la práctica, puedes anunciarlo en el mensaje de convocatoria y después plantear la pregunta al inicio.\n\nLa convocatoria prepara. Solo la pregunta oral permite al candidato negarse.\n\n### ¿Qué hay que decirle?\n\nLa CNIL indica que las personas afectadas «deben ser informadas, en particular: de la existencia del dispositivo; de la identidad del responsable del tratamiento; de las finalidades perseguidas».\n\nDebes poder explicar, por tanto, de forma sencilla:\n\n**quién graba → por qué → quién verá el acta → cuánto tiempo se conservan los datos.**\n\n### ¿Hay que anunciar el plazo de conservación?\n\n**Sí, y es una exigencia propia de la selección de personal.**\n\nLa CNIL indica que el expediente «podrá conservarse 2 años después de su último contacto con el reclutador, o más tiempo si ha dado su acuerdo formal», y que es «a condición de informarle y de haber obtenido su acuerdo» que un reclutador puede conservar los datos.\n\n### ¿Hay que precisar que una IA redacta el acta?\n\n**Sí.**\n\nLa grabación de audio y el tratamiento que realiza después la IA son dos operaciones que conviene distinguir.\n\nEl Reglamento europeo de inteligencia artificial prevé que «los proveedores garantizarán que los sistemas de IA destinados a interactuar directamente con personas físicas se diseñen y desarrollen de forma que las personas físicas de que se trate estén informadas de que están interactuando con un sistema de IA» (artículo 50, apartado 1). Estas obligaciones se aplican desde el 2 de agosto de 2026 y se dirigen al proveedor del sistema; tu obligación de informar procede del RGPD y de la doctrina de la CNIL.\n\nEn una entrevista, esta información cuenta doblemente: el candidato puede querer saber que una síntesis automática servirá de apoyo a la decisión.\n\nPuedes anunciar, por ejemplo:\n\n> «La entrevista se graba y un asistente de IA redacta automáticamente el acta.»\n\n### ¿Qué hacer si un segundo evaluador se incorpora a la entrevista?\n\n**Le informas a su llegada, como se informó al candidato.**\n\n---\n\n## ¿Qué base legal usar para grabar una entrevista?\n\n**El consentimiento del candidato es la base más adecuada.**\n\nEl interés legítimo es más frágil aquí, porque la persona afectada no pertenece a la organización.\n\n### ¿Por qué el consentimiento?\n\n**Porque el candidato no tiene una relación laboral contigo.**\n\nEl consentimiento se define como «toda manifestación de voluntad libre, específica, informada e inequívoca por la que el interesado acepta, ya sea mediante una declaración o una clara acción afirmativa» (RGPD, artículo 4, punto 11).\n\nLa dificultad está en la palabra «libre»: un candidato que teme comprometer su candidatura no se niega fácilmente. La forma de plantear la pregunta cuenta, por tanto, tanto como la pregunta misma.\n\n### ¿Cómo probar ese consentimiento?\n\n**El responsable del tratamiento «deberá ser capaz de demostrar que aquel consintió el tratamiento de sus datos personales» (RGPD, artículo 7, apartado 1).**\n\nUn consentimiento con marca de tiempo al inicio de la entrevista permite conservar esa prueba.\n\n### ¿Puede el candidato retirar su acuerdo?\n\n**Sí.**\n\nEl RGPD prevé que «será tan fácil retirar el consentimiento como darlo» (artículo 7, apartado 3).\n\n### ¿Se puede descartar a un candidato que rechaza la grabación?\n\n**No.**\n\nUna negativa a la grabación no dice nada de la candidatura. Tratarla como una señal equivaldría, además, a hacer que el consentimiento no fuera libre.\n\n---\n\n## ¿Cuánto tiempo conservar la grabación de una entrevista?\n\n**Tanto como sea necesario para la finalidad perseguida, y no más.**\n\nEl RGPD exige que los datos sean «mantenidos de forma que se permita la identificación de los interesados durante no más tiempo del necesario para los fines del tratamiento de los datos personales» (artículo 5, apartado 1, letra e). La selección de personal dispone, además, de una referencia propia.\n\n### ¿Cuánto tiempo conservar el expediente de candidatura?\n\n**Dos años después del último contacto.** La CNIL indica que el expediente «podrá conservarse 2 años después de su último contacto con el reclutador, o más tiempo si ha dado su acuerdo formal».\n\nEl punto de partida es el último contacto, no la fecha de la entrevista.\n\n### ¿Hay que guardar el audio tanto tiempo como la parrilla?\n\n**Nada lo impone.**\n\nUna vez releido el acta y rellenada la parrilla, la grabación original puede dejar de tener la misma utilidad.\n\nPara las grabaciones de llamadas en el trabajo, la CNIL fija una duración máxima de seis meses, y hasta un año para los documentos de análisis.\n\n### ¿Qué hacer con las entrevistas de los candidatos no seleccionados?\n\n**Siguen la misma regla que el expediente.**\n\nUna política eficaz debe prever:\n\n**entrevista → acta → decisión → supresión del audio → vencimiento del expediente.**\n\n---\n\n## ¿Quién puede acceder al acta de una entrevista?\n\n**Únicamente las personas que participan en la decisión.**\n\nEl reclutador, el manager correspondiente y el comité de selección. No todo el equipo, ni los futuros compañeros del candidato.\n\n### ¿Quién puede consultar el audio, la transcripción y la parrilla?\n\nLos tres archivos no responden necesariamente a la misma necesidad.\n\nPuedes, por ejemplo:\n\n* compartir la parrilla con el comité de selección;\n* limitar el acceso a la transcripción;\n* conservar el audio para las necesidades realmente justificadas.\n\n### ¿Hay que cifrar los datos?\n\n**La seguridad debe adaptarse al riesgo.**\n\nEl RGPD exige «medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar un nivel de seguridad adecuado al riesgo, que en su caso incluya, entre otros: a) la seudonimización y el cifrado de datos personales» (artículo 32, apartado 1).\n\n---\n\n## ¿Cuáles son los derechos del candidato?\n\nLas personas grabadas disponen de los derechos previstos por el RGPD.\n\n### ¿Puede solicitar el acceso a sus datos?\n\n**Sí.**\n\nEl candidato tiene «derecho a obtener del responsable del tratamiento confirmación de si se están tratando o no datos personales que le conciernen» (RGPD, artículo 15, apartado 1). Puede afectar al audio, la transcripción, el acta y la parrilla de evaluación.\n\n### ¿Puede solicitar una rectificación?\n\n**Sí.**\n\nEl interesado tiene «derecho a obtener sin dilación indebida del responsable del tratamiento la rectificación de los datos personales inexactos que le conciernan» (RGPD, artículo 16).\n\nEs especialmente importante con una transcripción automática.\n\nUna IA puede transcribir mal:\n\n* un nombre propio;\n* un título académico;\n* una fecha;\n* una respuesta técnica;\n* la identidad de la persona que habló.\n\n### ¿Puede solicitar la supresión?\n\n**Sí, en las condiciones previstas por el RGPD.**\n\nEl interesado tiene «derecho a obtener sin dilación indebida del responsable del tratamiento la supresión de los datos personales que le conciernan» (RGPD, artículo 17, apartado 1).\n\nLa CNIL recomienda, además, informar al candidato de este derecho en el momento de la entrevista.\n\n### ¿Puede oponerse a la grabación?\n\n**Sí, y en una entrevista adopta la forma de una negativa, antes o durante el intercambio.**\n\nEl interesado tiene «derecho a oponerse en cualquier momento, por motivos relacionados con su situación particular, a que datos personales que le conciernan sean objeto de un tratamiento basado en lo dispuesto en el artículo 6, apartado 1, letras e) o f)» (RGPD, artículo 21, apartado 1).\n\nEntonces detienes la grabación y tomas notas.\n\n### ¿En qué plazo debes responder?\n\n**En principio, en el plazo de un mes.** El responsable del tratamiento responde «sin dilación indebida y, en cualquier caso, en el plazo de un mes a partir de la recepción de la solicitud» (RGPD, artículo 12, apartado 3).\n\n---\n\n## ¿Qué obligaciones hay cuando la IA toma las notas?\n\nLa IA añade un tratamiento a la simple grabación.\n\nEl funcionamiento puede resumirse así:\n\n**audio → transcripción → análisis → acta → parrilla de evaluación.**\n\n### ¿Qué hace concretamente la IA?\n\nPuede:\n\n* transcribir la entrevista;\n* identificar a los participantes;\n* recoger los puntos fuertes;\n* recoger los puntos a profundizar;\n* producir un acta;\n* rellenar una parrilla de evaluación.\n\n### ¿Puede la decisión basarse en esta síntesis?\n\n**La síntesis es un apoyo, no una decisión.**\n\nSe relee y se corrige antes de transmitirla a las personas que deciden.\n\n### ¿Dónde se almacenan los datos?\n\nEs una de las primeras preguntas que hacer a tu proveedor.\n\nEn Leexi, las grabaciones, transcripciones y actas permanecen en la región de París, en AWS. A partir de cierto volumen de licencias, puede elegirse un alojamiento en Scaleway.\n\n### ¿Quién trata los datos?\n\nEl proveedor de la herramienta interviene como encargado del tratamiento en el marco previsto por el RGPD.\n\nTu software de seguimiento de candidaturas constituye un segundo encargado. El [expediente de cumplimiento de Leexi](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fes\u002Fseguridad\u002Fcertificaciones-auditorias-cumplimiento\u002Ffaq-cumplimiento-soberania\u002F) detalla su propia cadena de tratamiento.\n\nEn el caso de Leexi, OpenAI proporciona el modelo de lenguaje y Leexi lo ejecuta a través de Azure Francia, en circuito cerrado.\n\n### ¿Hace falta un DPA con el proveedor?\n\n**Sí, cuando el proveedor actúa como encargado del tratamiento.**\n\nEl artículo 28 del RGPD prevé que «el tratamiento por el encargado se regirá por un contrato u otro acto jurídico […] que vincule al encargado respecto del responsable y establezca el objeto, la duración, la naturaleza y la finalidad del tratamiento, el tipo de datos personales y categorías de interesados, y las obligaciones y derechos del responsable» (apartado 3).\n\n### ¿Utiliza la IA tus entrevistas para entrenar sus modelos?\n\n**Depende del proveedor.**\n\nEn Leexi, las conversaciones no entrenan ningún modelo, en todas las cuentas.\n\n---\n\n## ¿Cómo pedir el acuerdo de un candidato antes de grabar?\n\nPuedes usar una formulación sencilla y precisa.\n\n### Al inicio de la entrevista\n\n> «Antes de empezar: grabo la entrevista y un asistente de IA redacta el acta, para poder escucharte en lugar de tomar notas. El acta se comparte con las personas que participan en la decisión. Tus datos se conservan dos años después de nuestro último contacto, y puedes pedir su supresión en cualquier momento. ¿Estás de acuerdo?»\n\n### Para una entrevista técnica\n\n> «Como con el resto de candidatos, grabo la conversación para poder volver sobre tus respuestas técnicas con el equipo. Si prefieres que tome notas a mano, es posible y no cambia nada en tu candidatura.»\n\n### Para una entrevista final\n\n> «La conversación se graba y el acta irá al comité de selección. Puedes pedirme una copia de lo que te concierne. ¿Te parece bien?»\n\n---\n\n## ¿Qué errores hay que evitar?\n\n### 1. Plantear la pregunta de forma que negarse resulte incómodo\n\n«¿No te importa, verdad?» no deja realmente elección.\n\n### 2. No anunciar el plazo de conservación\n\nLa CNIL lo convierte en una condición de la conservación del expediente, no en una información opcional.\n\n### 3. Dejar que la parrilla de evaluación circule ampliamente\n\nEs una valoración sobre una persona; se restringe a los participantes en la decisión.\n\n### 4. Utilizar una plantilla de acta diseñada para otro uso\n\nUna plantilla mal elegida introduce secciones sin relación y atribuye al reclutador acciones que corresponden al candidato.\n\n### 5. Conservar sin límite las entrevistas de los candidatos no seleccionados\n\nDos años después del último contacto, salvo acuerdo formal para una duración mayor.\n\n### 6. No comprobar que el asistente está realmente presente\n\nUn asistente excluido de la reunión no produce ningún acta, y la entrevista se pierde.\n\n---\n\n## ¿Cómo grabar una entrevista con Leexi?\n\nUna vez definido el marco RGPD, el uso de la herramienta se resume en unos pocos pasos.\n\n### 1. Unirse a la entrevista\n\nLeexi puede unirse a tus entrevistas por videoconferencia desde tu agenda. Para una entrevista presencial, la grabación puede iniciarse desde la aplicación móvil, y se aplican [las reglas de la reunión presencial](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fes\u002Fseguridad\u002Fcertificaciones-auditorias-cumplimiento\u002Fgrabar-una-reunion-presencial-rgpd\u002F).\n\n### 2. Adaptar el acta al tipo de entrevista\n\nEl formato puede configurarse según se trate de un primer contacto, una entrevista técnica o una entrevista final.\n\n### 3. Producir la parrilla de evaluación\n\nLa parrilla recoge, en particular, los puntos fuertes, los puntos a profundizar y los puntos de atención. El funcionamiento completo se describe en la página [toma de notas con IA para la selección de personal](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fes\u002Fcaso-de-uso\u002Fherramienta-toma-notas-ia-reclutamiento\u002F).\n\n### 4. Recoger el consentimiento\n\nEl consentimiento puede registrarse con marca de tiempo, y los parámetros pueden adaptarse por equipo y por país.\n\n### 5. Controlar los datos\n\nLeexi indica, en particular, un alojamiento en la región de París, una opción Scaleway, una ejecución del modelo a través de Azure Francia en circuito cerrado, el cifrado de los datos en tránsito y en reposo, y la ausencia de entrenamiento con tus conversaciones.\n\n---\n\n## ¿Qué dificultades encuentran realmente los usuarios?\n\nLas cuestiones jurídicas no son las únicas dificultades que se encuentran en la práctica.\n\nDe **1 141 tickets de soporte recibidos entre enero y junio de 2026**, **4 se refieren a la grabación de entrevistas de selección**. Los motivos se refieren, en particular, a la plantilla de acta que no produce lo que el reclutador espera, a una información dada al candidato que no aparece en el acta y a un asistente excluido de la reunión.\n\nNinguno de estos tickets pregunta si está permitido grabar.\n\nEsto ofrece otra lectura del problema:\n\n**la cuestión no es solo «¿tengo derecho a grabar?»**\n\nTambién hay que saber:\n\n**qué plantilla se aplica → qué figura en la parrilla → quién la recibe → cuánto tiempo se conserva.**\n\n---\n\n## Grabar una entrevista de trabajo: lo que hay que recordar\n\nAntes de grabar una entrevista, comprueba estos seis puntos:\n\n* **Acuerdo**: ¿el candidato ha dicho sí, sin que negarse le cueste nada?\n* **Plazo anunciado**: ¿sabe cuánto tiempo se conservan sus datos?\n* **Base legal**: ¿es el consentimiento la base elegida?\n* **Conservación**: ¿se suprime el audio una vez rellenada la parrilla?\n* **Acceso**: ¿quién recibe la parrilla de evaluación?\n* **Encargados**: ¿sabes quién trata los datos, incluido tu software de seguimiento?\n\nSi interviene una IA, añade un séptimo punto:\n\n**¿sabe el candidato que un sistema de IA trata la grabación para producir el acta?**\n\n## Preguntas frecuentes\n\n### ¿Es legal grabar una entrevista de trabajo?\n\nSí, con el acuerdo del candidato, obtenido antes de la grabación, y a condición de informarle del plazo de conservación de sus datos.\n\n### ¿Cuánto tiempo se puede conservar la entrevista de un candidato?\n\nLa CNIL fija dos años después del último contacto con el reclutador, salvo acuerdo formal del candidato para una duración mayor.\n\n### ¿Puede un candidato pedir una copia de su acta?\n\nSí, en virtud del derecho de acceso previsto por el RGPD. Puede cubrir el acta y la parrilla de evaluación que le conciernen.\n\n### ¿Puede un candidato rechazar la grabación?\n\nSí, y esa negativa no debe tener ninguna consecuencia en su candidatura.\n\n### ¿Puede un candidato pedir la supresión de su entrevista?\n\nSí, en las condiciones previstas por el derecho de supresión del RGPD.\n\n### ¿Puede la síntesis generada servir de base para la decisión?\n\nSirve de apoyo. Se relee y se corrige antes de transmitirla a las personas que deciden.\n\n### ¿Se pueden comparar candidatos a partir de las actas?\n\nSí, a condición de que todas las entrevistas sigan la misma estructura, lo que permite una plantilla de acta común.\n\n---\n\n## En resumen\n\n**Grabar una entrevista de trabajo es posible.**\n\nPero el buen reflejo no es solo preguntarse:\n\n> «¿Tengo derecho a grabar?»\n\nHay que verificar más bien toda la cadena, hasta la parrilla que servirá para decidir:\n\n**pedir el acuerdo → anunciar el plazo → grabar → transcribir → producir la parrilla → restringir el acceso → suprimir.**\n\nEs esta cadena completa la que debe encuadrar tu política de protección de datos.\n\n**¿Tus entrevistas merecen un acta estructurada?** [Probar Leexi en tu próxima entrevista](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)\n\n## Fuentes\n\nTextos tomados de fuentes primarias el 22 de agosto de 2026.\n\n* RGPD, artículos 4, 5, 6, 7, 12, 13, 15, 16, 17, 21, 28 y 32\n* Código Penal francés, artículo 226-1\n* CNIL, Selección de personal y conservación del expediente de candidatura\n* CNIL, Escucha y grabación de llamadas en el lugar de trabajo\n* Reglamento europeo de inteligencia artificial, artículo 50\n\n*Esta página describe el marco aplicable. No constituye un dictamen jurídico.*\n","2026-08-31T15:21:25.508Z","2026-09-02T21:14:39.015Z","2026-09-02T21:47:57.890Z",{"id":1104,"documentId":939,"metaTitle":1105,"metaDescription":1106,"slug":1107,"heroTitle":1108,"heroUnderTitle":1109,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":165,"heroVideoUrl":68,"blog":1110,"createdAt":1111,"updatedAt":1112,"publishedAt":1113,"locale":170,"__type":132},24571,"Recording a Recruitment Interview: The GDPR Rules","Candidate consent, retention period, evaluation access: RGPD and CNIL rules before recording interviews.","\u002Fen\u002Fsecurity\u002Fcertifications-audits-compliance\u002Frecord-a-gdpr-compliant-recruitment-interview\u002F","Recording Recruitment Interviews: What Are the RGPD Rules?","A candidate is neither your employee nor client, so this imbalance guides how to request consent.","Do you record your interviews to get minutes and an evaluation grid? It's possible, but a candidate is neither your employee nor your client: they are applying, and refusing may feel costly to them.\n\n**It is this imbalance that dictates how you ask for their agreement, and how long you keep their data.**\n\n## Can you record a recruitment interview?\n\n**Yes, but not without a framework for the processing.**\n\nA recorded interview contains the candidate's background, their motivations, their situation, sometimes things they had not planned to share. It therefore constitutes processing of personal data within the meaning of the GDPR.\n\nIn particular, you must:\n\n* ask for the candidate's agreement before recording;\n* inform them of the retention period;\n* determine your legal basis;\n* define the purpose of the recording;\n* restrict access to the evaluation grid;\n* allow them to exercise their rights.\n\nRecording without the knowledge of the people present also falls under the French Criminal Code, which punishes \"with one year's imprisonment and a fine of €45,000 the act of wilfully violating the privacy of another person by any means whatsoever: 1° by capturing, recording or transmitting, without the consent of their author, words spoken in private or confidentially\" (Article 226-1).\n\n### Is a recorded interview personal data?\n\n**Yes, and particularly dense personal data.**\n\nThe GDPR defines personal data as \"any information relating to an identified or identifiable natural person\" (Article 4, point 1).\n\nAn interview is about a named person, their background and their skills.\n\nThe transcript, the minutes and the evaluation grid are also covered.\n\n### Why does recruitment call for more precautions?\n\n**Because the person recorded is asking for something.**\n\nThey are not in a position to negotiate the terms of the exchange, and refusing the recording may seem penalising to them, even when it is not. The common framework is detailed on the page [recording a professional meeting](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fen\u002Fsecurity\u002Fcertifications-audits-compliance\u002Frecord-a-professional-meeting-gdpr\u002F).\n\nYou also carry out several successive processing operations:\n\n**record → transcribe → write the minutes → produce the grid → pass on to the committee.**\n\n### What data is recorded?\n\nDepending on the tool used, you may keep:\n\n* the audio of the interview;\n* the transcript;\n* the names of the speakers;\n* the date of the interview;\n* the minutes;\n* the strengths and the points to explore further;\n* the evaluation grid.\n\nThe grid is an assessment of a person: it deserves the same care as everything else.\n\n---\n\n## Do you have to inform the candidate before recording the interview?\n\n**Yes.**\n\nThe information must be given **before or at the time the data is collected**. The text requires it to be provided \"at the time when personal data are obtained\" (GDPR, Article 13, paragraph 1).\n\nIn an interview, information alone is not enough: you also ask for their agreement.\n\n### When should you inform them?\n\n**Before starting the recording.**\n\nIn practice, you can announce it in the invitation message, then ask the question at the start.\n\nThe invitation prepares. Only the spoken question allows the candidate to refuse.\n\n### What should you tell them?\n\nThe CNIL states that the people concerned \"must in particular be informed: of the existence of the system; of the identity of the data controller; of the purposes pursued\".\n\nYou must therefore be able to explain simply:\n\n**who is recording → why → who will see the minutes → how long the data is kept.**\n\n### Do you have to announce the retention period?\n\n**Yes, and this is a requirement specific to recruitment.**\n\nThe CNIL states that the file \"may be kept for 2 years after your last contact with the recruiter, or longer if you have given your formal agreement\", and that it is \"on condition of informing you and having obtained your agreement\" that a recruiter may keep the data.\n\n### Do you have to say that an AI writes the minutes?\n\n**Yes.**\n\nThe audio recording and the processing then carried out by the AI are two operations that are worth distinguishing.\n\nThe European AI Regulation provides that \"providers shall ensure that AI systems intended to interact directly with natural persons are designed and developed in such a way that the natural persons concerned are informed that they are interacting with an AI system\" (Article 50, paragraph 1). These obligations have applied since 2 August 2026, and they target the provider of the system; your obligation to inform comes from the GDPR and the CNIL's guidance.\n\nIn an interview, this information matters twice over: the candidate may want to know that an automatic summary will support the decision.\n\nYou can, for example, announce:\n\n> \"The interview is being recorded and an AI assistant automatically writes the minutes.\"\n\n### What if a second interviewer joins the interview?\n\n**You inform them when they arrive, as the candidate was informed.**\n\n---\n\n## Which legal basis should you use to record an interview?\n\n**The candidate's consent is the most suitable basis.**\n\nLegitimate interest is weaker here, because the person concerned does not belong to the organisation.\n\n### Why consent?\n\n**Because the candidate is not in an employment relationship with you.**\n\nConsent is defined as \"any freely given, specific, informed and unambiguous indication of the data subject's wishes by which he or she, by a statement or by a clear affirmative action, signifies agreement\" (GDPR, Article 4, point 11).\n\nThe difficulty lies in the words \"freely given\": a candidate who fears jeopardising their application does not refuse easily. How you ask the question therefore matters as much as the question itself.\n\n### How do you prove that consent?\n\n**The controller must \"be able to demonstrate that the data subject has consented\" (GDPR, Article 7, paragraph 1).**\n\nConsent timestamped when the interview starts makes it possible to keep that proof.\n\n### Can the candidate withdraw their agreement?\n\n**Yes.**\n\nThe GDPR provides that \"it shall be as easy to withdraw as to give consent\" (Article 7, paragraph 3).\n\n### Can you reject a candidate who refuses the recording?\n\n**No.**\n\nRefusing a recording says nothing about the application. Treating it as a signal would also make the consent not freely given.\n\n---\n\n## How long should you keep the recording of an interview?\n\n**For as long as necessary for the purpose pursued, and no longer.**\n\nThe GDPR requires data to be \"kept in a form which permits identification of data subjects for no longer than is necessary for the purposes for which the personal data are processed\" (Article 5, paragraph 1, point e). Recruitment also has a benchmark of its own.\n\n### How long should you keep the application file?\n\n**Two years after the last contact.** The CNIL states that the file \"may be kept for 2 years after your last contact with the recruiter, or longer if you have given your formal agreement\".\n\nThe starting point is the last contact, not the date of the interview.\n\n### Do you have to keep the audio as long as the grid?\n\n**Nothing requires it.**\n\nOnce the minutes have been reviewed and the grid filled in, the original recording may no longer have the same usefulness.\n\nFor recordings of calls at work, the CNIL retains a maximum period of six months, and up to one year for analysis documents.\n\n### What about the interviews of unsuccessful candidates?\n\n**They follow the same rule as the file.**\n\nAn effective policy must provide for:\n\n**interview → minutes → decision → deletion of the audio → expiry of the file.**\n\n---\n\n## Who can access the minutes of an interview?\n\n**Only the people involved in the decision.**\n\nThe recruiter, the manager concerned, and the recruitment committee. Not the whole team, nor the candidate's future colleagues.\n\n### Who can view the audio, the transcript and the grid?\n\nThe three files do not necessarily meet the same need.\n\nYou can, for example:\n\n* share the grid with the recruitment committee;\n* limit access to the transcript;\n* keep the audio only for genuinely justified needs.\n\n### Should the data be encrypted?\n\n**Security must be appropriate to the risk.**\n\nThe GDPR requires \"appropriate technical and organisational measures to ensure a level of security appropriate to the risk, including inter alia as appropriate: (a) the pseudonymisation and encryption of personal data\" (Article 32, paragraph 1).\n\n---\n\n## What are the candidate's rights?\n\nThe people recorded have the rights provided for by the GDPR.\n\n### Can they request access to their data?\n\n**Yes.**\n\nThe candidate has \"the right to obtain from the controller confirmation as to whether or not personal data concerning him or her are being processed\" (GDPR, Article 15, paragraph 1). This may concern the audio, the transcript, the minutes and the evaluation grid.\n\n### Can they request rectification?\n\n**Yes.**\n\nThe data subject has \"the right to obtain from the controller without undue delay the rectification of inaccurate personal data concerning him or her\" (GDPR, Article 16).\n\nThis is particularly important with an automatic transcript.\n\nAn AI can mistranscribe:\n\n* a proper name;\n* a qualification;\n* a date;\n* a technical answer;\n* the identity of the person who spoke.\n\n### Can they request erasure?\n\n**Yes, under the conditions laid down by the GDPR.**\n\nThe data subject has \"the right to obtain from the controller the erasure of personal data concerning him or her without undue delay\" (GDPR, Article 17, paragraph 1).\n\nThe CNIL also recommends informing the candidate of this right at the time of the interview.\n\n### Can they object to the recording?\n\n**Yes, and in an interview this takes the form of a refusal, before or during the exchange.**\n\nThe data subject has \"the right to object, on grounds relating to his or her particular situation, at any time to processing of personal data concerning him or her which is based on point (e) or (f) of Article 6(1)\" (GDPR, Article 21, paragraph 1).\n\nYou then stop the recording and take notes.\n\n### How quickly must you respond?\n\n**In principle, within one month.** The controller responds \"without undue delay and in any event within one month of receipt of the request\" (GDPR, Article 12, paragraph 3).\n\n---\n\n## What obligations apply when the AI takes the notes?\n\nThe AI adds a processing operation on top of the simple recording.\n\nThe way it works can be summarised as follows:\n\n**audio → transcript → analysis → minutes → evaluation grid.**\n\n### What does the AI actually do?\n\nIt can:\n\n* transcribe the interview;\n* identify the speakers;\n* pick out the strengths;\n* pick out the points to explore further;\n* produce minutes;\n* fill in an evaluation grid.\n\n### Can the decision rest on this summary?\n\n**The summary is a support, not a decision.**\n\nIt is reviewed and corrected before being passed on to the people who decide.\n\n### Where is the data stored?\n\nThis is one of the first questions to ask your provider.\n\nAt Leexi, recordings, transcripts and minutes stay in the Paris region, on AWS. Above a certain volume of licences, hosting at Scaleway can be chosen.\n\n### Who processes the data?\n\nThe provider of the tool acts as a processor within the framework provided for by the GDPR.\n\nYour applicant tracking software is a second processor. [Leexi's compliance file](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fen\u002Fsecurity\u002Fcertifications-audits-compliance\u002Ffaq-compliance-sovereignty\u002F) details its own processing chain.\n\nIn Leexi's case, OpenAI provides the language model and Leexi runs it via Azure France, in a closed circuit.\n\n### Do you need a DPA with the provider?\n\n**Yes, when the provider acts as a processor.**\n\nArticle 28 of the GDPR provides that \"processing by a processor shall be governed by a contract or other legal act […] that is binding on the processor with regard to the controller and that sets out the subject-matter and duration of the processing, the nature and purpose of the processing, the type of personal data and categories of data subjects and the obligations and rights of the controller\" (paragraph 3).\n\n### Does the AI use your interviews to train its models?\n\n**That depends on the provider.**\n\nAt Leexi, conversations do not train any model, on all accounts.\n\n---\n\n## How do you ask a candidate for their agreement before recording?\n\nYou can use simple, precise wording.\n\n### At the start of an interview\n\n> \"Before we start: I'm recording the interview and an AI assistant writes the minutes, so that I can listen to you instead of taking notes. The minutes are shared with the people involved in the decision. Your data is kept for two years after our last contact, and you can ask for it to be deleted at any time. Is that OK with you?\"\n\n### For a technical interview\n\n> \"As with the other candidates, I'm recording our conversation so that I can go back over your technical answers with the team. If you'd rather I took notes by hand, that's possible and it changes nothing about your application.\"\n\n### For a final interview\n\n> \"The conversation is being recorded and the minutes will go to the recruitment committee. You can ask me for a copy of what concerns you. Is that all right?\"\n\n---\n\n## What mistakes should you avoid?\n\n### 1. Asking the question in a way that makes refusing awkward\n\n\"You don't mind, do you?\" doesn't really leave a choice.\n\n### 2. Not announcing the retention period\n\nThe CNIL makes it a condition of keeping the file, not optional information.\n\n### 3. Letting the evaluation grid circulate widely\n\nIt is an assessment of a person; it is restricted to those involved in the decision.\n\n### 4. Using a minutes template designed for another purpose\n\nA badly chosen template introduces unrelated sections and attributes to the recruiter actions that belong to the candidate.\n\n### 5. Keeping the interviews of unsuccessful candidates indefinitely\n\nTwo years after the last contact, unless there is formal agreement for a longer period.\n\n### 6. Not checking that the assistant is actually present\n\nAn assistant excluded from the meeting produces no minutes, and the interview is lost.\n\n---\n\n## How do you record an interview with Leexi?\n\nOnce the GDPR framework is defined, using the tool comes down to a few steps.\n\n### 1. Join the interview\n\nLeexi can join your video interviews from your calendar. For a face-to-face interview, the recording can be started from the mobile app, and [the rules for in-person meetings](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fen\u002Fsecurity\u002Fcertifications-audits-compliance\u002Frecord-an-in-person-meeting-gdpr\u002F) apply.\n\n### 2. Adapt the minutes to the type of interview\n\nThe format can be configured depending on whether it is a first conversation, a technical interview or a final interview.\n\n### 3. Produce the evaluation grid\n\nThe grid covers in particular the strengths, the points to explore further and the points requiring attention. The full workflow is described on the page [AI note-taking for recruitment](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fen\u002Fuse-cases\u002Fai-note-taking-tool-recruitment\u002F).\n\n### 4. Collect consent\n\nConsent can be recorded and timestamped, and the settings can be adapted per team and per country.\n\n### 5. Control the data\n\nLeexi states in particular hosting in the Paris region, a Scaleway option, model execution via Azure France in a closed circuit, encryption of data in transit and at rest, and no training on your conversations.\n\n---\n\n## What difficulties do users actually encounter?\n\nLegal questions are not the only difficulties encountered in practice.\n\nOut of **1,141 support tickets received between January and June 2026**, **4 concern recording recruitment interviews**. The reasons include the minutes template not producing what the recruiter expects, information given to the candidate that does not appear in the minutes, and an assistant excluded from the meeting.\n\nNone of these tickets asks whether recording is allowed.\n\nThis gives another reading of the problem:\n\n**the question is not only \"am I allowed to record?\"**\n\nYou also need to know:\n\n**which template is applied → what appears in the grid → who receives it → how long it is kept.**\n\n---\n\n## Recording a recruitment interview: what to remember\n\nBefore recording an interview, check these six points:\n\n* **Agreement**: did the candidate say yes, without refusing costing them anything?\n* **Announced period**: do they know how long their data is kept?\n* **Legal basis**: is consent indeed the basis you rely on?\n* **Retention**: is the audio deleted once the grid is filled in?\n* **Access**: who receives the evaluation grid?\n* **Processors**: do you know who processes the data, including your applicant tracking software?\n\nIf an AI is involved, add a seventh point:\n\n**does the candidate know that an AI system processes the recording to produce the minutes?**\n\n## Frequently asked questions\n\n### Is it legal to record a recruitment interview?\n\nYes, with the candidate's agreement, obtained before the recording, and provided you inform them of the retention period of their data.\n\n### How long can you keep a candidate's interview?\n\nThe CNIL retains two years after the last contact with the recruiter, unless the candidate formally agrees to a longer period.\n\n### Can a candidate ask for a copy of their minutes?\n\nYes, under the right of access provided for by the GDPR. This may cover the minutes and the evaluation grid concerning them.\n\n### Can a candidate refuse the recording?\n\nYes, and that refusal must have no consequence for their application.\n\n### Can a candidate ask for their interview to be deleted?\n\nYes, under the conditions laid down by the GDPR's right to erasure.\n\n### Can the generated summary be the basis for the decision?\n\nIt serves as a support. It is reviewed and corrected before being passed on to the people who decide.\n\n### Can you compare candidates on the basis of the minutes?\n\nYes, provided all interviews follow the same structure, which a common minutes template makes possible.\n\n---\n\n## In summary\n\n**Recording a recruitment interview is possible.**\n\nBut the right reflex is not only to ask:\n\n> \"Am I allowed to record?\"\n\nYou should instead check the whole chain, all the way to the grid that will be used to decide:\n\n**ask for agreement → announce the period → record → transcribe → produce the grid → restrict access → delete.**\n\nIt is this complete chain that must be governed by your data protection policy.\n\n**Do your interviews deserve structured minutes?** [Try Leexi on your next interview](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)\n\n## Sources\n\nTexts taken from primary sources on 22 August 2026.\n\n* GDPR, Articles 4, 5, 6, 7, 12, 13, 15, 16, 17, 21, 28 and 32\n* French Criminal Code, Article 226-1\n* CNIL, Recruitment and retention of the application file\n* CNIL, Listening to and recording calls in the workplace\n* European Artificial Intelligence Regulation, Article 50\n\n*This page describes the applicable framework. It does not constitute legal advice.*\n","2026-08-31T15:20:04.601Z","2026-09-02T06:56:04.581Z","2026-09-02T20:58:29.344Z",{"id":1115,"documentId":927,"metaTitle":1116,"metaDescription":1117,"slug":1118,"heroTitle":1119,"heroUnderTitle":1120,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":165,"heroVideoUrl":68,"blog":1121,"createdAt":1122,"updatedAt":1123,"publishedAt":1124,"locale":170,"__type":132},24572,"Recording a Steering Committee: GDPR Rules Explained","Different legal bases apply to your staff and client participants. Learn about notification, contracts, closure, and data deletion.","\u002Fen\u002Fsecurity\u002Fcertifications-audits-compliance\u002Frecord-a-gdpr-steering-committee\u002F","Recording a Steering Committee: What Are the GDPR Rules?","Multiple entities in one meeting, with two legal bases coexisting.","You record your project steering committees to get a shared decision log? That's possible, but a steering committee brings together people from several entities: your team, the client, sometimes contractors.\n\n**It's this mix that complicates the framework more than the subject discussed.**\n\n## Can you record a steering committee?\n\n**Yes, but not without regulating the processing.**\n\nA steering committee appoints managers, assigns deadlines, and discusses the work of identified individuals. It thus constitutes personal data processing under the GDPR.\n\nYou must notably:\n\n* inform all participants before recording;\n* distinguish your employees from external participants;\n* determine a legal basis for each;\n* define the purpose of the recording;\n* limit retention duration;\n* plan for people joining the project midstream.\n\nRecording without the knowledge of those present also falls under the Penal Code, which punishes \"with one year imprisonment and €45,000 fine the act, by any means, of intentionally infringing on another's privacy: 1° By capturing, recording, or transmitting, without consent, words spoken in private or confidential settings\" (Article 226-1).\n\n### Is a steering committee recording personal data?\n\n**Yes.**\n\nThe GDPR defines personal data as \"any information relating to an identified or identifiable natural person\" (Article 4, point 1).\n\nA nominative action log shared among multiple organizations is a full processing operation.\n\nTranscription and minutes are also concerned.\n\n### Why does this type of meeting require special attention?\n\n**Because participants do not all belong to the same employer.**\n\nWhat applies to your employee does not apply to the client's project manager or the contractor's consultant. The common framework is detailed on the [recording a professional meeting](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fen\u002Fsecurity\u002Fcertifications-audits-compliance\u002Frecord-a-professional-meeting-gdpr\u002F) page.\n\nYou also perform several successive processes:\n\n**record → transcribe → draft → send to both teams → retain → delete.**\n\n### What data is recorded?\n\nDepending on the tool used, you may retain:\n\n* session audio;\n* transcription;\n* participant names and organizations;\n* date and duration;\n* minutes;\n* blocking points;\n* actions and their owners.\n\n---\n\n## Must participants be informed before recording?\n\n**Yes.**\n\nInformation must be given **before or at the time data is collected**. The text requires it \"at the time the data are obtained\" (GDPR, Article 13, paragraph 1).\n\nFor recurring committees, the announcement is made at project start, then reminded at session openings.\n\n### What should you tell them?\n\nThe CNIL states that concerned persons \"must be informed notably of: the existence of the system; the identity of the data controller; the purposes pursued.\"\n\nYou must be able to explain simply:\n\n**who records → why → who will receive the minutes → how long it is retained.**\n\n### Should external participants be treated differently?\n\n**Yes.**\n\nThey are covered neither by their employer's legitimate interest nor yours. Their consent must be explicitly obtained.\n\n### Should it be specified that AI drafts the minutes?\n\n**Yes.**\n\nAudio recording and subsequent AI processing are two operations worth distinguishing.\n\nThe European AI regulation states that \"providers shall ensure AI systems intended to interact directly with natural persons are designed so that persons are informed they are interacting with an AI system\" (Article 50, paragraph 1). These obligations apply since August 2, 2026, targeting the system provider; your obligation to inform comes from the GDPR and CNIL guidance.\n\nYou can, for example, announce:\n\n> \"The session is recorded and an AI assistant automatically drafts the minutes, which circulate between our two teams.\"\n\n### What if the committee composition changes?\n\n**Inform each newcomer at their first session.**\n\nA steering committee changes composition over the project, and information follows arrivals.\n\n---\n\n## Which legal basis to use for recording a steering committee?\n\n**Two legal bases may coexist in the same meeting.**\n\nNo obligation to choose a single basis for all present.\n\n### Can legitimate interest be used?\n\n**Yes, for your own employees.**\n\nArticle 6 of the GDPR allows processing \"necessary for the legitimate interests pursued by the controller or a third party, unless overridden by the interests or fundamental rights and freedoms of the data subject\" (paragraph 1, point f).\n\nYou must notably conduct a **legitimate interests balancing test** and inform participants.\n\n### Can consent be used?\n\n**Yes, and this applies to external participants.**\n\nConsent is defined as \"any freely given, specific, informed and unambiguous indication of the data subject's wishes by which they signify agreement\" (GDPR, Article 4, point 11). The controller must also \"be able to demonstrate that the data subject has consented\" (Article 7, paragraph 1). This is the same mechanism as for [a sales appointment](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fen\u002Fsecurity\u002Fcertifications-audits-compliance\u002Frecord-a-sales-meeting-gdpr\u002F) and [a site visit](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fen\u002Fsecurity\u002Fcertifications-audits-compliance\u002Frecord-a-construction-site-meeting-gdpr\u002F).\n\n### Should recording be mentioned in the service contract?\n\n**It's the simplest way to handle the issue once and for all.**\n\nThis is addressed at project start rather than each session.\n\n### Can a participant object?\n\n**Yes, under GDPR conditions.**\n\nThe data subject \"has the right to object at any time, on grounds relating to their particular situation, to processing of personal data concerning them based on Article 6(1)(e) or (f)\" (GDPR, Article 21, paragraph 1).\n\nFor those covered by legitimate interest, under the right to object. For others, consent can be withdrawn as easily as given.\n\n---\n\n## How long to keep a steering committee recording?\n\n**As long as necessary for the purpose, no longer.**\n\nThe GDPR requires data \"kept in a form permitting identification of data subjects for no longer than necessary for the purposes\" (Article 5, paragraph 1, point e).\n\nFor a project, this duration should be linked to a specific event.\n\n### How long to keep audio?\n\nFor work call recording and listening, the CNIL states \"recordings may be kept up to six months maximum.\"\n\nOnce minutes are validated, audio generally has no further use.\n\n### How long to keep minutes?\n\nThe CNIL states \"analysis documents may be kept up to one year.\"\n\nA project decision log may be kept aligned with project duration if documented.\n\n### What happens to recordings at project end?\n\n**This question is often overlooked.**\n\nA project ends, but its committees remain in the library. An effective policy should provide:\n\n**session → minutes → project closure → deletion.**\n\n---\n\n## Who can access a steering committee recording?\n\n**Only those who need it for follow-up.**\n\nParticipants and those taking over the file. Not the entire project team unless explicitly decided.\n\n### Who can access audio, transcription, and minutes?\n\nThe three files do not necessarily serve the same needs.\n\nYou might:\n\n* share minutes with both teams;\n* restrict transcription access;\n* keep audio only for justified needs.\n\n### Are minutes sent to the client?\n\n**Often, and legitimately.**\n\nA copy then leaves your organization and enters another with its own access rules. Your retention period does not bind theirs.\n\n### Should data be encrypted?\n\n**Security must match the risk.**\n\nThe GDPR requires \"appropriate technical and organizational measures to ensure a level of security appropriate to the risk, including pseudonymization and encryption\" (Article 32, paragraph 1).\n\n---\n\n## What rights do participants have?\n\nRecorded persons have rights under the GDPR.\n\n### Can they request access to their data?\n\n**Yes.**\n\nThe data subject \"has the right to obtain from the controller confirmation as to whether personal data concerning them are being processed\" (GDPR, Article 15, paragraph 1). This may concern audio, transcription, and minutes.\n\n### Can they request rectification?\n\n**Yes.**\n\nThe data subject \"has the right to obtain from the controller without undue delay the rectification of inaccurate personal data\" (GDPR, Article 16).\n\nIn a steering committee, an action wrongly assigned can be corrected.\n\nAI may mis-transcribe:\n\n* a proper name;\n* a deadline;\n* a blocking point;\n* a commitment;\n* the identity of the speaker.\n\n### Can they request erasure?\n\n**Yes, under GDPR conditions.**\n\nThe data subject \"has the right to obtain from the controller the erasure of personal data concerning them\" (GDPR, Article 17, paragraph 1).\n\n### Who handles requests when multiple organizations are involved?\n\n**The one who recorded.**\n\nThey are the data controller, even if minutes circulated elsewhere.\n\n### What is the response time?\n\n**Generally, within one month.** The controller replies \"without undue delay and at the latest within one month of receipt of the request\" (GDPR, Article 12, paragraph 3).\n\n---\n\n## What obligations when AI takes notes?\n\nAI adds processing beyond simple recording.\n\nThe workflow can be summarized:\n\n**audio → transcription → analysis → action log → distribution to both teams.**\n\n### What does AI concretely do?\n\nIt can:\n\n* transcribe the session;\n* identify speakers;\n* extract decisions;\n* note blocking points;\n* produce minutes;\n* assign actions to owners.\n\n### Where is data stored?\n\nThis is a key question for your provider and your client before accepting recording.\n\nWith Leexi, recordings, transcriptions, and minutes remain in the Paris region on AWS. Beyond a certain license volume, hosting on Scaleway can be chosen.\n\n### Who processes the data?\n\nThe tool provider acts as a processor under GDPR.\n\nFor Leexi, OpenAI provides the language model and Leexi runs it via Azure France in a closed circuit.\n\n### Is a DPA needed with the provider?\n\n**Yes, when the provider acts as a processor.**\n\nArticle 28 of the GDPR requires that \"processing by a processor is governed by a contract or legal act binding the processor to the controller, defining the subject, duration, nature, purpose, data types, categories of data subjects, and controller's rights and obligations\" (paragraph 3).\n\nThis document is what your client will request to see your processing chain before agreeing to recording. The [Leexi compliance dossier](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fen\u002Fsecurity\u002Fcertifications-audits-compliance\u002Ffaq-compliance-sovereignty\u002F) gathers these documents.\n\n### Does AI use your sessions to train its models?\n\n**It depends on the provider.**\n\nWith Leexi, conversations do not train any model on any account.\n\n---\n\n## How to announce recording a steering committee?\n\nUse simple, precise wording.\n\n### At project start\n\n> \"For follow-up, we record committees and minutes are automatically drafted: decisions, blocking points, actions. They are sent after each session. Is that okay with you?\"\n\n### At session start\n\n> \"Reminder: the session is recorded and minutes are sent to all participants. If a point should be excluded, please say so and I will stop recording.\"\n\n### For a new participant\n\n> \"Please note committees are recorded and minutes circulate between our two teams. Let me know if this is an issue on your side.\"\n\n---\n\n## What mistakes to avoid?\n\n### 1. Applying legitimate interest to all participants\n\nIt does not cover people outside your organization.\n\n### 2. Asking consent only once, at the first committee\n\nComposition changes over the project; information must follow arrivals.\n\n### 3. Leaving committees of a finished project in the library\n\nWithout rules linked to project closure, they remain.\n\n### 4. Using a minutes template meant for another purpose\n\nA mismatched template produces a report that fits neither the committee nor client expectations.\n\n### 5. Forgetting that minutes live elsewhere\n\nOnce sent to the client, their access rules apply. Your deletion does not remove it on their side.\n\n### 6. Not verifying the session was properly recorded\n\nA recorded but lost session wastes several people’s time.\n\n---\n\n## How to record a steering committee with Leexi?\n\nOnce the GDPR framework is set, using the tool involves a few steps.\n\n### 1. Join the session\n\nLeexi can join the meeting from your calendar. In-room, recording can start from the mobile app, and [in-person rules](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fen\u002Fsecurity\u002Fcertifications-audits-compliance\u002Frecord-an-in-person-meeting-gdpr\u002F) apply.\n\n### 2. Generate the decision log\n\nMinutes include decisions, blocking points, actions, and their owners.\n\n### 3. Find a past session\n\nSessions are kept in a searchable library, allowing retrieval of commitments made months ago.\n\n### 4. Manage access\n\nYou define which employees can view minutes.\n\n### 5. Control data\n\nLeexi indicates hosting in Paris region, Scaleway option, model execution via Azure France closed circuit, encryption in transit and at rest, and no training on your conversations.\n\n---\n\n## What real difficulties do users face?\n\nLegal questions are not the only practical challenges.\n\nOut of **1,141 support tickets received between January and June 2026**, **2 concern a steering committee**. They involve retrieving a past session and a minutes template applied to the wrong meeting type. A third, related ticket reports a session joined by the assistant with no minutes available afterward.\n\nNone ask if recording is allowed.\n\nThis offers another perspective:\n\n**The issue is not only \"Am I allowed to record?\"**\n\nYou also need to know:\n\n**who can find the session → under which template minutes are produced → how long it remains accessible.**\n\n---\n\n## Recording a steering committee: key takeaways\n\nBefore recording your committees, check these six points:\n\n* **Information**: do all participants know sessions are recorded?\n* **Legal basis**: have you distinguished employees from external participants?\n* **Contract**: is recording mentioned in project documents?\n* **Arrivals**: are new participants informed at their first session?\n* **Closure**: is there a deletion rule linked to project end?\n* **Processors**: can you show your processing chain to the client?\n\nIf AI is involved, add a seventh point:\n\n**do participants know an AI system processes the recording to produce minutes?**\n\n## Frequently Asked Questions\n\n### Is it legal to record a steering committee?\n\nYes, with participant information. Legitimate interest may suffice for your employees. External participants require consent.\n\n### Is client consent needed to record committees?\n\nYes, when consent is the chosen basis. Mentioning it at project start avoids repeating at each session.\n\n### What if committee composition changes?\n\nEach newcomer is informed at their first session.\n\n### Can minutes be sent to the client?\n\nYes, this is common practice. Once sent, client access rules apply.\n\n### How long to keep committee recordings?\n\nDuration depends on purpose. For work call recordings, CNIL allows up to six months; analysis documents up to one year.\n\n### Can a committee held months ago be retrieved?\n\nYes, subject to access rights and retention policies.\n\n### Can a participant request deletion of a session?\n\nYes, under GDPR conditions.\n\n---\n\n## In summary\n\n**Recording a steering committee is possible.**\n\nBut the right approach is not just asking:\n\n> \"Am I allowed to record?\"\n\nYou must verify the entire chain, considering both organizations involved:\n\n**inform both teams → record → transcribe → distribute → retain until closure → delete.**\n\nThis complete chain must be governed by your data protection policy.\n\n**Want reliable decision logs for your steering committees?** [Try Leexi on your next committee](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)\n\n## Sources\n\nTexts referenced from primary sources on August 22, 2026.\n\n* GDPR Articles 4, 5, 6, 7, 12, 13, 15, 16, 17, 21, 28, 32\n* Penal Code Article 226-1\n* CNIL, Listening and recording calls at the workplace\n* European AI Regulation Article 50\n\n*This page describes the applicable framework. It does not constitute legal advice.*\n","2026-08-31T15:19:06.890Z","2026-09-02T20:50:52.723Z","2026-09-02T20:58:29.350Z",{"id":1126,"documentId":915,"metaTitle":1127,"metaDescription":1128,"slug":1129,"heroTitle":1130,"heroUnderTitle":1131,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":165,"heroVideoUrl":68,"blog":1132,"createdAt":1133,"updatedAt":1134,"publishedAt":1135,"locale":170,"__type":132},24575,"FAQ Compliance & Sovereignty: Hosting","Documented answers on compliance and sovereignty before adopting Leexi: hosting in France, no AI training, ISO 27001, DPA, consent.","\u002Fen\u002Fsecurity\u002Fcertifications-audits-compliance\u002Ffaq-compliance-sovereignty\u002F","Compliance and Sovereignty FAQ","Evidence-backed answers to your DPO’s questions before adopting Leexi.","## Summary\n\nThis FAQ provides exact answers to questions a professional buyer and their DPO ask before purchasing an [AI note-taking tool](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fen\u002Fai-assistant\u002Fai-note-taker\u002Fleexi-ai-note-taker-revolution-meetings\u002F). It distinguishes three legal strength levels: what the law requires (GDPR, AI Act), what clients demand beyond the law (ISO 27001, European hosting), and sector-specific rules (health, public). Each answer is supported by proof. No compliance claim is made without backing facts. Technical terms (DPA, closed circuit, diarization) are defined in the [AI note-taking tool glossary](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fen\u002Fsecurity\u002Fcertifications-audits-compliance\u002Fglossary-ai-note-taking-tool\u002F).\n\nNeither ISO 27001 nor hosting in France are universal legal obligations. Clients demand them, and two sectors require them: health and public.\n\n> **Key takeaway:** AWS Paris hosting, Scaleway option beyond certain license volumes, LLM (OpenAI) run via Azure France in a closed circuit, no training on client data, encryption in transit and at rest, ISO 27001 certified, ISO 42001 in progress, NIS2 finalizing, aligned with EU AI Act, DPA and subcontractor list and ISO certificate available on request, about 10,000 European companies use it, Belgian company.\n\n---\n\n## 1. Data Location and Hosting\n\n### Do my data leave the European Union?\nNo for storage and processing, which remain in France. The nuance concerns the infrastructure provider: storage region is European, but AWS is a US company (see Cloud Act question). For strict sovereignty (entity not subject to extraterritorial laws), Scaleway option meets the need.\n\n### What exactly is \"sovereign\" hosting?\nA demanding buyer checks three things: datacenters physically in France, a French or European legal entity not subject to extraterritorial laws, and European capital control. AWS Paris hosting meets physical location but not immunity from extra-European laws. Scaleway option meets all three.\n\n### Is hosting in France a legal obligation?\nNo, not generally. GDPR does not require data to stay in France or Europe for most processing. Sovereign hosting is mandatory only for some sectors: health data (via HDS-certified host) and public sector for sensitive data (SecNumCloud path, SREN law). Otherwise, it’s a growing buyer demand; not legally imposed.\n\n---\n\n## 2. AI Training\n\n### Does Leexi train its AI on my meetings?\nNo. Your conversations are not used to train models. This applies to all accounts by default. It’s also the first technical check and a reason buyers shortlist Leexi after excluding US tools.\n\n### Is Leexi \"based on ChatGPT\"? Do my data go to OpenAI?\nThe language model is from OpenAI but runs via Azure France in a closed circuit. Your data aren’t used to train the model nor exposed to third-party use. Closed circuit means processing stays within a controlled perimeter in France.\n\n### How to prove this to my DPO?\nLeexi documents this in its [compliance file](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fen\u002Fsecurity\u002Fcertifications-audits-compliance\u002F), with DPA and subcontractor list. No-training is stated explicitly.\n\n---\n\n## 3. Certifications and Standards\n\n### What other certifications does Leexi hold or prepare?\nISO 42001 (AI management system) is underway. NIS2 compliance is finalizing. Leexi aligns with EU AI Act. Regular audits occur, including by clients.\n\n### Is NIS2 or ISO 27001 the legal security obligation?\nNIS2, not ISO 27001, carries the legal security obligation for \"essential\" and \"important\" entities. ISO 27001 is a means to comply, not the obligation itself.\n\n### Is Leexi SecNumCloud qualified?\nNot yet. SecNumCloud (ANSSI) certifies higher security and immunity to extraterritorial laws, mainly for public sector sensitive data (SREN law). Not required for standard B2B use.\n\n---\n\n## 4. DPA, Subcontractors, and Purchase Proofs\n\n### Does Leexi sign a Data Processing Agreement (DPA)?\nYes. The DPA is provided. It’s a key document buyers request to demonstrate their processing oversight.\n\n### What documents does Leexi provide for purchase or tender files?\nDPA, subcontractor list, ISO 27001 certificate, hosting location. These are exactly the proofs buyers require in 2026: DPA, audit rights or third-party compliance reports, location, subcontractor list. Without these, suppliers are excluded.\n\n---\n\n## 5. Consent and Participant Information\n\n### Must participants be informed a meeting is recorded?\nYes. GDPR and EU AI Act require informing participants that a meeting is recorded and an AI assistant takes notes. A simple \"this meeting is recorded\" is insufficient: AI use must be mentioned in the invite, orally at meeting start, and visibly during the meeting.\n\n### What is the legal basis to record a meeting?\nIt depends on context. Internally, employer may rely on legitimate interest with a balancing test and prior info: employee consent is rarely \"free\" due to subordination. For client or external calls, explicit consent is usually required. Recording and transcribing without legal basis, prior info, and controlled retention is illegal.\n\n---\n\n## 6. Transfers Outside EU and Cloud Act\n\n### Can the US Cloud Act apply to my data with Leexi?\nThis is the right question. Your data are stored in France, but AWS is a US company, theoretically subject to Cloud Act. For strict sovereignty aiming at immunity from extraterritorial laws, Scaleway (French actor) is the suitable option. Leexi does not claim AWS Paris hosting is immune to US law; it offers the alternative for those who require it.\n\n### How is this different from US tools like Otter or Fireflies?\nA tool hosting and processing everything in the US falls under post-Schrems II transfer rules and must rely on Data Privacy Framework. The consent model of some US tools, where one participant triggers recording for all, is fragile under GDPR articles 6 and 7. Leexi stores and processes in France and enforces default consent. The comparison is only versus US tools, e.g. [AI note-taking tool alternatives for Teams](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fen\u002Fintegrations\u002Fconferencing\u002Fmicrosoft-teams\u002Ftop-ai-note-taker-alternatives-for-teams\u002F).\n\n---\n\n## 7. Technical Security\n\n### Are my data encrypted?\nYes, in transit and at rest.\n\n---\n\n## 8. EU AI Act\n\n### What does the EU AI Act change for choosing an AI note-taking tool in 2026?\nChoosing an AI tool is primarily a legal decision. Companies must map AI tools, conduct impact analyses for sensitive uses, and verify supplier compliance. Supplier must prove compliance and provide audit rights or third-party reports. It’s a double lock with GDPR.\n\n### Is Leexi compliant with the EU AI Act?\nLeexi aligns with [EU AI Act](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fen\u002Fsecurity\u002Fcertifications-audits-compliance\u002Feu-ai-act\u002F), notably transparency (assistant visible in meeting, participant info) and prepares ISO 42001 structuring AI management. US tools lack these constraints, a real differentiator.\n\n---\n\n## 9. Sovereignty: Demand and Discourse\n\n### Why has data sovereignty become a buying criterion?\nBecause initial dependence is massive and decision-makers realize it. About 70% of European cloud market is with AWS, Azure, Google; nearly 80% of European cloud spend goes to US providers; about 70% of French data hosted outside EU. This dependence fuels demand for a European alternative, and public markets increasingly favor certified European solutions.\n\n### Is Leexi a credible sovereign alternative to US tools?\nLeexi is a Belgian company, stores and processes in France, enforces default consent, holds ISO 27001, and offers sovereign hosting with Scaleway. For buyers excluding US tools over data transfer, it’s often the entry point.\n\n---\n\n## 10. By Sector\n\n### I work in or with the public sector. What should I check?\nPublic sector follows SecNumCloud path for sensitive data, framed by SREN law, with storage territoriality and strengthened contractual clauses. Leexi is not SecNumCloud qualified yet: for sensitive public data use, this is critical. For routine administrative use excluding sensitive data, France hosting and ISO 27001 meet main requirements.\n\n### I am a lawyer, consultant, HR, or accountant. Am I concerned?\nYes, due to confidentiality of data handled: client files, candidate data, financial info. GDPR obligations (legal basis, info, retention) fully apply, and your clients may require guarantees on location and no training. Here, France hosting, no training, and Leexi’s DPA directly meet your needs.\n\n---\n\n## 11. Documents to Provide Your DPO\n\n### What exactly do I give my DPO to validate Leexi?\nSix documents Leexi provides: hosting location (France, AWS Paris, Scaleway option), no-training attestation, ISO 27001 certificate, DPA, subcontractor list, and retention policy. This is the file you pass to your DPO. While internal validation proceeds, you can [test Leexi on a real meeting](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta).\n","2026-08-07T15:19:33.579Z","2026-09-02T06:39:43.748Z","2026-09-02T20:58:29.399Z",{"id":1137,"documentId":927,"metaTitle":1138,"metaDescription":1139,"slug":1140,"heroTitle":1141,"heroUnderTitle":1142,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":153,"heroVideoUrl":68,"blog":1143,"createdAt":1144,"updatedAt":1145,"publishedAt":1146,"locale":158,"__type":132},24600,"Registrare un comitato di pilotaggio: regole GDPR essenziali","Collaboratori e partecipanti esterni hanno basi legali diverse. Informazioni, contratto, chiusura e cancellazione dati.","\u002Fit\u002Fsicurezza\u002Fcertificazioni-audit-conformita-normativa\u002Fregistrare-un-comitato-di-pilotaggio-gdpr\u002F","Registrare un comitato di pilotaggio: quali regole GDPR?","Più entità in una riunione, con due basi legali che coesistono.","Registrate i vostri comitati di progetto per ottenere un verbale condiviso? È possibile, ma un comitato di pilotaggio riunisce persone di diverse entità: il vostro team, il cliente, a volte fornitori esterni.\n\n**È questa mescolanza che complica la regolamentazione, più del tema trattato.**\n\n## È possibile registrare un comitato di pilotaggio?\n\n**Sì, ma non senza regolare il trattamento.**\n\nUn comitato di pilotaggio nomina responsabili, assegna scadenze e discute il lavoro di persone identificate. Costituisce quindi un trattamento di dati personali ai sensi del GDPR.\n\nDovete in particolare:\n\n* informare tutti i partecipanti prima della registrazione;\n* distinguere i vostri collaboratori dagli esterni;\n* definire una base legale per ciascuno;\n* stabilire la finalità della registrazione;\n* limitare la durata della conservazione;\n* prevedere il caso di persone che si uniscono al progetto in corso.\n\nRegistrare a insaputa delle persone presenti è inoltre punito dal Codice penale con «un anno di reclusione e 45.000 euro di multa per chi, con qualsiasi mezzo, viola volontariamente la privacy altrui: 1° catturando, registrando o trasmettendo senza consenso parole pronunciate in privato o confidenzialmente» (articolo 226-1).\n\n### Una registrazione di comitato è un dato personale?\n\n**Sì.**\n\nIl GDPR definisce dato personale come «qualsiasi informazione relativa a una persona fisica identificata o identificabile» (articolo 4, punto 1).\n\nUn verbale nominativo condiviso tra più organizzazioni è un trattamento a sé.\n\nAnche trascrizione e resoconto sono coinvolti.\n\n### Perché questo tipo di riunione richiede attenzione particolare?\n\n**Perché i partecipanti non appartengono tutti allo stesso datore di lavoro.**\n\nCiò che vale per un vostro collaboratore non vale per il project manager del cliente o il consulente del fornitore. Il quadro comune è dettagliato nella pagina [registrare una riunione professionale](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fit\u002Fsicurezza\u002Fcertificazioni-audit-conformita-normativa\u002Fregistrare-una-riunione-professionale-gdpr\u002F).\n\nEffettuate inoltre più trattamenti successivi:\n\n**registrare → trascrivere → redigere → inviare ai due team → conservare → cancellare.**\n\n### Quali dati vengono registrati?\n\nA seconda dello strumento, potete conservare:\n\n* audio della sessione;\n* trascrizione;\n* nomi e organizzazioni dei partecipanti;\n* data e durata;\n* verbale;\n* punti critici;\n* azioni e responsabili.\n\n---\n\n## È necessario avvertire i partecipanti prima della registrazione?\n\n**Sì.**\n\nL'informazione deve essere fornita **prima o al momento della raccolta dei dati**. Il testo richiede che sia data «al momento dell'ottenimento dei dati» (GDPR, articolo 13, paragrafo 1).\n\nIn un comitato ricorrente, l'annuncio avviene all'avvio del progetto e si ricorda all'apertura di ogni seduta.\n\n### Cosa dire ai partecipanti?\n\nLa CNIL indica che devono essere informati «dell'esistenza del sistema; dell'identità del responsabile del trattamento; delle finalità perseguite».\n\nDovete quindi spiegare chiaramente:\n\n**chi registra → perché → chi riceverà il verbale → durata della conservazione.**\n\n### I partecipanti esterni vanno trattati diversamente?\n\n**Sì.**\n\nNon sono coperti né dall'interesse legittimo del loro datore né dal vostro. Il loro consenso va richiesto esplicitamente.\n\n### Va specificato che un'IA redige il verbale?\n\n**Sì.**\n\nRegistrazione audio e trattamento successivo da parte dell'IA sono due operazioni da distinguere.\n\nIl regolamento europeo sull'intelligenza artificiale prevede che «i fornitori garantiscano che i sistemi IA che interagiscono direttamente con persone fisiche siano progettati per informare gli utenti che interagiscono con un sistema IA» (articolo 50, paragrafo 1). Questi obblighi valgono dal 2 agosto 2026 e riguardano il fornitore; il vostro obbligo di informare deriva dal GDPR e dalla CNIL.\n\nPotete ad esempio dire:\n\n> «La sessione è registrata e un assistente IA redige automaticamente il verbale, che circola tra i nostri due team.»\n\n### Cosa fare se cambia la composizione del comitato?\n\n**Informate ogni nuovo arrivato alla sua prima seduta.**\n\nUn comitato cambia nel tempo e l'informazione segue gli ingressi.\n\n---\n\n## Quale base legale usare per registrare un comitato di pilotaggio?\n\n**Due basi legali possono coesistere nella stessa riunione.**\n\nNon è obbligatorio adottare un'unica base per tutti i presenti.\n\n### Si può usare l'interesse legittimo?\n\n**Sì, per i vostri collaboratori.**\n\nL'articolo 6 del GDPR autorizza un trattamento «necessario per gli interessi legittimi del titolare o di terzi, salvo prevalenza di diritti e libertà fondamentali della persona» (paragrafo 1, punto f).\n\nDovete effettuare un **bilanciamento degli interessi** e informare i partecipanti.\n\n### Si può usare il consenso?\n\n**Sì, ed è la via per gli esterni.**\n\nIl consenso è «qualsiasi manifestazione libera, specifica, informata e inequivocabile con cui la persona accetta» (GDPR, articolo 4, punto 11). Il titolare deve «dimostrare che il consenso è stato dato» (articolo 7, paragrafo 1). È la stessa procedura di [un appuntamento commerciale]( https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fit\u002Fsicurezza\u002Fcertificazioni-audit-conformita-normativa\u002Fregistrare-una-riunione-commerciale-gdpr\u002F) e [una visita in cantiere](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fit\u002Fsicurezza\u002Fcertificazioni-audit-conformita-normativa\u002Fregistrare-una-riunione-di-cantiere-gdpr\u002F).\n\n### Va menzionata la registrazione nel contratto di servizio?\n\n**È il modo più semplice per risolvere la questione una volta per tutte.**\n\nSi affronta all'inizio del progetto, non a ogni seduta.\n\n### Un partecipante può opporsi?\n\n**Sì, nei termini del GDPR.**\n\nLa persona «ha diritto di opporsi in qualsiasi momento, per motivi legati alla sua situazione, al trattamento basato sull'articolo 6, paragrafo 1, lettere e) o f)» (GDPR, articolo 21, paragrafo 1).\n\nPer chi è coperto dall'interesse legittimo vale il diritto di opposizione; per gli altri, il consenso si ritira facilmente.\n\n---\n\n## Quanto tempo conservare la registrazione di un comitato?\n\n**Solo per il tempo necessario alla finalità, e non oltre.**\n\nIl GDPR impone dati «conservati in forma identificabile per un periodo non superiore al necessario» (articolo 5, paragrafo 1, punto e).\n\nPer un progetto, è utile legare la durata a un evento specifico.\n\n### Quanto conservare l'audio?\n\nPer ascolto e registrazione di chiamate lavorative, la CNIL indica «fino a sei mesi al massimo».\n\nDopo la validazione del verbale, l'audio generalmente non serve più.\n\n### Quanto conservare il verbale?\n\nLa CNIL indica «fino a un anno» per i documenti di analisi.\n\nUn verbale di progetto può essere conservato per la durata del progetto, se scritto.\n\n### Cosa succede alla fine del progetto?\n\n**Spesso è la domanda più trascurata.**\n\nUn progetto finisce, i comitati restano nella libreria. Una politica efficace prevede:\n\n**seduta → verbale → chiusura progetto → cancellazione.**\n\n---\n\n## Chi può accedere alla registrazione di un comitato di pilotaggio?\n\n**Solo chi ne ha bisogno per il monitoraggio.**\n\nPartecipanti e chi riprende il dossier. Non l'intero team, salvo decisione esplicita.\n\n### Chi può consultare audio, trascrizione e verbale?\n\nI tre file rispondono a esigenze diverse.\n\nPotete per esempio:\n\n* condividere il verbale con entrambi i team;\n* limitare l'accesso alla trascrizione;\n* conservare l'audio solo se giustificato.\n\n### Il verbale viene inviato al cliente?\n\n**Spesso, ed è legittimo.**\n\nUna copia esce dalla vostra organizzazione e entra in un'altra con regole proprie. La vostra durata di conservazione non si impone alla sua.\n\n### Va criptato il dato?\n\n**La sicurezza deve essere proporzionata al rischio.**\n\nIl GDPR richiede «misure tecniche e organizzative adeguate per garantire un livello di sicurezza adeguato, inclusi pseudonimizzazione e cifratura» (articolo 32, paragrafo 1).\n\n---\n\n## Quali diritti hanno i partecipanti?\n\nI registrati godono dei diritti previsti dal GDPR.\n\n### Possono chiedere accesso ai loro dati?\n\n**Sì.**\n\nLa persona «ha diritto di ottenere conferma dal titolare se i dati personali la riguardano sono trattati» (GDPR, articolo 15, paragrafo 1). Riguarda audio, trascrizione e verbale.\n\n### Possono chiedere rettifica?\n\n**Sì.**\n\nLa persona «ha diritto di ottenere la rettifica dei dati inesatti» (GDPR, articolo 16).\n\nIn un comitato, un'azione attribuita erroneamente si corregge così.\n\nL'IA può trascrivere male:\n\n* un nome proprio;\n* una scadenza;\n* un punto critico;\n* un impegno;\n* l'identità del parlante.\n\n### Possono chiedere cancellazione?\n\n**Sì, nei termini del GDPR.**\n\nLa persona «ha diritto all'eliminazione dei dati personali» (GDPR, articolo 17, paragrafo 1).\n\n### Chi gestisce la richiesta se più organizzazioni sono coinvolte?\n\n**Chi ha registrato.**\n\nÈ il titolare del trattamento, anche se il verbale è circolato altrove.\n\n### Entro quando rispondere?\n\n**Di norma entro un mese.** Il titolare risponde «senza ritardo e comunque entro un mese dalla richiesta» (GDPR, articolo 12, paragrafo 3).\n\n---\n\n## Quali obblighi quando l'IA prende appunti?\n\nL'IA aggiunge un trattamento alla semplice registrazione.\n\nIl processo è:\n\n**audio → trascrizione → analisi → verbale azioni → diffusione ai due team.**\n\n### Cosa fa concretamente l'IA?\n\nPuò:\n\n* trascrivere la seduta;\n* identificare i partecipanti;\n* estrarre decisioni;\n* evidenziare punti critici;\n* produrre un verbale;\n* assegnare azioni ai responsabili.\n\n### Dove sono conservati i dati?\n\nÈ una delle prime domande da fare al fornitore e che il cliente porrà prima di accettare la registrazione.\n\nCon Leexi, registrazioni, trascrizioni e verbali restano in regione Parigi, su AWS. Oltre un certo volume di licenze, si può scegliere hosting Scaleway.\n\n### Chi tratta i dati?\n\nIl fornitore è sub-responsabile secondo il GDPR.\n\nPer Leexi, OpenAI fornisce il modello linguistico ed è eseguito da Leexi via Azure Francia in circuito chiuso.\n\n### Serve un DPA con il fornitore?\n\n**Sì, se il fornitore è sub-responsabile.**\n\nL'articolo 28 del GDPR prevede un contratto che definisce oggetto, durata, natura, finalità, tipo di dati, categorie di interessati e obblighi (paragrafo 3).\n\nIl cliente chiederà questo documento per verificare la catena di trattamento prima di accettare. Il [dossier di conformità Leexi](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fit\u002Fsicurezza\u002Fcertificazioni-audit-conformita-normativa\u002Ffaq-conformita-sovranita\u002F) raccoglie i documenti.\n\n### L'IA usa le vostre sedute per addestrare i modelli?\n\n**Dipende dal fornitore.**\n\nCon Leexi, le conversazioni non addestrano modelli su nessun account.\n\n---\n\n## Come annunciare la registrazione di un comitato di pilotaggio?\n\nPotete usare una formula semplice e chiara.\n\n### All'avvio del progetto\n\n> «Per il monitoraggio, registriamo i comitati e il verbale è redatto automaticamente: decisioni, punti critici, azioni. Vi viene inviato dopo ogni seduta. Va bene per voi?»\n\n### All'apertura della seduta\n\n> «Ricordo: la seduta è registrata e il verbale inviato a tutti. Se un punto deve restare fuori, dite e interrompo.»\n\n### Per un nuovo partecipante\n\n> «Vi informo che i comitati sono registrati e il verbale circola tra i nostri due team. Segnalate se ci sono problemi.»\n\n---\n\n## Quali errori evitare?\n\n### 1. Applicare interesse legittimo a tutti\n\nNon copre esterni alla vostra organizzazione.\n\n### 2. Chiedere consenso solo al primo comitato\n\nLa composizione cambia e l'informazione deve seguire.\n\n### 3. Lasciare comitati di progetto chiuso in libreria\n\nSenza regola di chiusura, restano lì.\n\n### 4. Usare modello verbale per uso sbagliato\n\nUn modello mal associato produce report non corrispondenti.\n\n### 5. Dimenticare che il verbale vive altrove\n\nUna volta inviato al cliente, segue le sue regole. La vostra cancellazione non lo elimina lì.\n\n### 6. Non verificare che la seduta sia stata registrata\n\nUna seduta registrata ma non trovata coinvolge persone inutilmente.\n\n---\n\n## Come registrare un comitato con Leexi?\n\nDefinito il quadro GDPR, l'uso è in pochi passi.\n\n### 1. Partecipare alla seduta\n\nLeexi può unirsi dalla vostra agenda. In sala, la registrazione si avvia dall'app mobile, applicando [regole per presenza](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fit\u002Fsicurezza\u002Fcertificazioni-audit-conformita-normativa\u002Fregistrare-una-riunione-in-presenza-gdpr\u002F).\n\n### 2. Generare il verbale\n\nIl verbale riporta decisioni, punti critici, azioni e responsabili.\n\n### 3. Ritrovare una seduta passata\n\nLe sedute sono in una libreria consultabile, per ritrovare impegni presi mesi prima.\n\n### 4. Gestire accessi\n\nDefinite chi può consultare i verbali.\n\n### 5. Controllare i dati\n\nLeexi indica hosting in regione Parigi, opzione Scaleway, esecuzione modello via Azure Francia in circuito chiuso, cifratura dati in transito e a riposo, e nessun addestramento con le vostre conversazioni.\n\n---\n\n## Quali difficoltà incontrano gli utenti?\n\nLe questioni legali non sono le uniche difficoltà.\n\nSu **1.141 ticket supporto da gennaio a giugno 2026**, **2 riguardano un comitato di pilotaggio**: recupero seduta passata e modello verbale errato. Un terzo segnala seduta raggiunta dall'assistente senza verbale disponibile.\n\nNessuno chiede se è permesso registrare.\n\nCiò offre un'altra lettura:\n\n**non è solo «posso registrare?»**\n\nServe sapere:\n\n**chi può ritrovare la seduta → con quale modello è prodotto il verbale → fino a quando è accessibile.**\n\n---\n\n## Riassumendo\n\n**Registrare un comitato di pilotaggio è possibile.**\n\nMa il buon approccio non è solo chiedere:\n\n> «Posso registrare?»\n\nBisogna controllare tutta la catena, considerando le due organizzazioni:\n\n**informare i due team → registrare → trascrivere → diffondere → conservare fino a chiusura → cancellare.**\n\nQuesta catena va regolata dalla vostra politica di protezione dati.\n\n**I vostri comitati meritano un verbale affidabile?** [Prova Leexi al prossimo comitato](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)\n\n## Fonti\n\nTesti da fonti primarie al 22 agosto 2026.\n\n* GDPR, articoli 4, 5, 6, 7, 12, 13, 15, 16, 17, 21, 28, 32\n* Codice penale, articolo 226-1\n* CNIL, Ascolto e registrazione chiamate sul lavoro\n* Regolamento europeo IA, articolo 50\n\n*Questa pagina descrive il quadro applicabile. Non costituisce parere legale.*\n","2026-08-31T15:21:34.233Z","2026-09-02T21:09:09.731Z","2026-09-02T21:48:10.092Z",{"id":1148,"documentId":939,"metaTitle":1149,"metaDescription":1150,"slug":1151,"heroTitle":1152,"heroUnderTitle":1153,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":153,"heroVideoUrl":68,"blog":1154,"createdAt":1155,"updatedAt":1156,"publishedAt":1157,"locale":158,"__type":132},24602,"Registrare un colloquio di lavoro: le regole GDPR","Consenso candidato, durata conservazione, accesso alla valutazione: cosa richiedono GDPR e CNIL prima di registrare un colloquio.","\u002Fit\u002Fsicurezza\u002Fcertificazioni-audit-conformita-normativa\u002Fregistrare-un-colloquio-di-selezione-rgpd\u002F","Registrare un colloquio di lavoro: quali regole GDPR?","Un candidato non è né un dipendente né un cliente, questo squilibrio guida la richiesta del suo consenso.","Registri i tuoi colloqui per ottenere un resoconto e una griglia di valutazione? È possibile, ma un candidato non è né un tuo dipendente né un tuo cliente: si sta candidando, e un rifiuto può sembrargli costoso.\n\n**È questo squilibrio che determina il modo di chiedere il suo accordo, e la durata per cui conservi i suoi dati.**\n\n## Si può registrare un colloquio di lavoro?\n\n**Sì, ma non senza inquadrare il trattamento.**\n\nUn colloquio registrato contiene il percorso del candidato, le sue motivazioni, la sua situazione, a volte elementi che non aveva previsto di rivelare. Costituisce quindi un trattamento di dati personali ai sensi del GDPR.\n\nDevi in particolare:\n\n* chiedere l'accordo del candidato prima della registrazione;\n* informarlo della durata di conservazione;\n* determinare la tua base giuridica;\n* definire la finalità della registrazione;\n* limitare l'accesso alla griglia di valutazione;\n* permettergli di esercitare i suoi diritti.\n\nRegistrare all'insaputa delle persone presenti rientra inoltre nel Codice penale francese, che punisce «con un anno di reclusione e 45.000 euro di ammenda il fatto di violare volontariamente, con qualsiasi mezzo, l'intimità della vita privata altrui: 1° captando, registrando o trasmettendo, senza il consenso del loro autore, parole pronunciate a titolo privato o confidenziale» (articolo 226-1).\n\n### Un colloquio registrato è un dato personale?\n\n**Sì, e in modo particolarmente denso.**\n\nIl GDPR definisce il dato personale come «qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile» (articolo 4, punto 1).\n\nUn colloquio riguarda una persona con nome e cognome, il suo percorso e le sue competenze.\n\nAnche la trascrizione, il resoconto e la griglia di valutazione sono interessati.\n\n### Perché la selezione richiede più precauzioni?\n\n**Perché la persona registrata sta chiedendo qualcosa.**\n\nNon è in posizione di negoziare le condizioni dello scambio, e un rifiuto della registrazione può sembrarle penalizzante, anche quando non lo è. Il quadro comune è descritto nella pagina [registrare una riunione professionale](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fit\u002Fsicurezza\u002Fcertificazioni-audit-conformita-normativa\u002Fregistrare-una-riunione-professionale-gdpr\u002F).\n\nEffettui inoltre più trattamenti successivi:\n\n**registrare → trascrivere → redigere il resoconto → produrre la griglia → trasmettere alla commissione.**\n\n### Quali dati vengono registrati?\n\nA seconda dello strumento utilizzato, puoi conservare:\n\n* l'audio del colloquio;\n* la trascrizione;\n* il nome dei partecipanti;\n* la data del colloquio;\n* il resoconto;\n* i punti di forza e i punti da approfondire;\n* la griglia di valutazione.\n\nLa griglia è una valutazione espressa su una persona: merita la stessa cura del resto.\n\n---\n\n## Bisogna avvisare il candidato prima di registrare il colloquio?\n\n**Sì.**\n\nL'informazione deve avvenire **prima o nel momento in cui i dati vengono raccolti**. Il testo richiede che sia fornita «nel momento in cui i dati personali sono ottenuti» (GDPR, articolo 13, paragrafo 1).\n\nIn un colloquio, l'informazione non basta: chiedi anche il suo accordo.\n\n### Quando bisogna avvisarlo?\n\n**Prima di avviare la registrazione.**\n\nIn pratica, puoi annunciarlo nel messaggio di convocazione, poi porre la domanda all'apertura.\n\nLa convocazione prepara. Solo la domanda a voce permette al candidato di rifiutare.\n\n### Cosa bisogna dirgli?\n\nLa CNIL indica che le persone interessate «devono essere informate in particolare: dell'esistenza del dispositivo; dell'identità del titolare del trattamento; delle finalità perseguite».\n\nDevi quindi poter spiegare in modo semplice:\n\n**chi registra → perché → chi vedrà il resoconto → per quanto tempo i dati sono conservati.**\n\n### Bisogna annunciare la durata di conservazione?\n\n**Sì, ed è un'esigenza propria della selezione.**\n\nLa CNIL indica che il fascicolo «potrà essere conservato per 2 anni dopo il suo ultimo contatto con il selezionatore, o più a lungo se ha dato il suo accordo formale», e che è «a condizione di informarla e di aver ottenuto il suo accordo» che un selezionatore può conservare i dati.\n\n### Bisogna precisare che un'IA redige il resoconto?\n\n**Sì.**\n\nLa registrazione audio e il trattamento effettuato in seguito dall'IA sono due operazioni che è utile distinguere.\n\nIl Regolamento europeo sull'intelligenza artificiale prevede che «i fornitori garantiscono che i sistemi di IA destinati a interagire direttamente con le persone fisiche sono progettati e sviluppati in modo tale che le persone fisiche interessate siano informate del fatto di stare interagendo con un sistema di IA» (articolo 50, paragrafo 1). Questi obblighi si applicano dal 2 agosto 2026 e riguardano il fornitore del sistema; il tuo obbligo di informare deriva dal GDPR e dalla dottrina della CNIL.\n\nIn un colloquio, questa informazione conta doppiamente: il candidato può voler sapere che una sintesi automatica servirà da supporto alla decisione.\n\nPuoi ad esempio annunciare:\n\n> «Il colloquio è registrato e un assistente IA ne redige automaticamente il resoconto.»\n\n### Cosa fare se un secondo valutatore si unisce al colloquio?\n\n**Lo informi al suo arrivo, come è stato informato il candidato.**\n\n---\n\n## Quale base giuridica usare per registrare un colloquio?\n\n**Il consenso del candidato è il fondamento più adatto.**\n\nIl legittimo interesse è più fragile qui, perché la persona interessata non appartiene all'organizzazione.\n\n### Perché il consenso?\n\n**Perché il candidato non è in un rapporto di lavoro con te.**\n\nIl consenso è definito come «qualsiasi manifestazione di volontà, libera, specifica, informata e inequivocabile dell'interessato, con la quale lo stesso manifesta il proprio assenso, mediante dichiarazione o azione positiva inequivocabile» (GDPR, articolo 4, punto 11).\n\nLa difficoltà sta nella parola «libera»: un candidato che teme di compromettere la sua candidatura non rifiuta facilmente. Il modo di porre la domanda conta quindi quanto la domanda stessa.\n\n### Come provare questo consenso?\n\n**Il titolare del trattamento deve «essere in grado di dimostrare che l'interessato ha prestato il proprio consenso» (GDPR, articolo 7, paragrafo 1).**\n\nUn consenso con marca temporale all'avvio del colloquio permette in particolare di conservare questa prova.\n\n### Il candidato può tornare sul suo accordo?\n\n**Sì.**\n\nIl GDPR prevede che «il consenso è revocato con la stessa facilità con cui è accordato» (articolo 7, paragrafo 3).\n\n### Si può scartare un candidato che rifiuta la registrazione?\n\n**No.**\n\nUn rifiuto della registrazione non dice nulla della candidatura. Trattarlo come un segnale renderebbe inoltre il consenso non libero.\n\n---\n\n## Per quanto tempo conservare la registrazione di un colloquio?\n\n**Per il tempo necessario alla finalità perseguita, e non oltre.**\n\nIl GDPR impone dati «conservati in una forma che consenta l'identificazione degli interessati per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali sono trattati» (articolo 5, paragrafo 1, lettera e). La selezione dispone inoltre di un riferimento proprio.\n\n### Per quanto tempo conservare il fascicolo di candidatura?\n\n**Due anni dopo l'ultimo contatto.** La CNIL indica che il fascicolo «potrà essere conservato per 2 anni dopo il suo ultimo contatto con il selezionatore, o più a lungo se ha dato il suo accordo formale».\n\nIl punto di partenza è l'ultimo contatto, non la data del colloquio.\n\n### Bisogna conservare l'audio tanto a lungo quanto la griglia?\n\n**Nulla lo impone.**\n\nUna volta riletto il resoconto e compilata la griglia, la registrazione originale può non avere più la stessa utilità.\n\nPer le registrazioni delle chiamate sul lavoro, la CNIL indica una durata massima di sei mesi, e fino a un anno per i documenti di analisi.\n\n### Cosa fare dei colloqui dei candidati non selezionati?\n\n**Seguono la stessa regola del fascicolo.**\n\nUna politica efficace deve prevedere:\n\n**colloquio → resoconto → decisione → cancellazione dell'audio → scadenza del fascicolo.**\n\n---\n\n## Chi può accedere al resoconto di un colloquio?\n\n**Solo le persone che partecipano alla decisione.**\n\nIl selezionatore, il manager interessato e la commissione di selezione. Non l'intero team, né i futuri colleghi del candidato.\n\n### Chi può consultare l'audio, la trascrizione e la griglia?\n\nI tre file non rispondono necessariamente allo stesso bisogno.\n\nPuoi ad esempio:\n\n* condividere la griglia con la commissione di selezione;\n* limitare l'accesso alla trascrizione;\n* conservare l'audio per i bisogni realmente giustificati.\n\n### Bisogna cifrare i dati?\n\n**La sicurezza deve essere adeguata al rischio.**\n\nIl GDPR richiede «misure tecniche e organizzative adeguate per garantire un livello di sicurezza adeguato al rischio, che comprendono, tra le altre, se del caso: a) la pseudonimizzazione e la cifratura dei dati personali» (articolo 32, paragrafo 1).\n\n---\n\n## Quali sono i diritti del candidato?\n\nLe persone registrate dispongono dei diritti previsti dal GDPR.\n\n### Può chiedere l'accesso ai suoi dati?\n\n**Sì.**\n\nIl candidato ha «il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano» (GDPR, articolo 15, paragrafo 1). Può riguardare l'audio, la trascrizione, il resoconto e la griglia di valutazione.\n\n### Può chiedere una rettifica?\n\n**Sì.**\n\nL'interessato ha «il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la rettifica dei dati personali inesatti che lo riguardano senza ingiustificato ritardo» (GDPR, articolo 16).\n\nÈ particolarmente importante con una trascrizione automatica.\n\nUn'IA può trascrivere male:\n\n* un nome proprio;\n* un titolo di studio;\n* una data;\n* una risposta tecnica;\n* l'identità della persona che ha parlato.\n\n### Può chiedere la cancellazione?\n\n**Sì, alle condizioni previste dal GDPR.**\n\nL'interessato ha «il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la cancellazione dei dati personali che lo riguardano senza ingiustificato ritardo» (GDPR, articolo 17, paragrafo 1).\n\nLa CNIL raccomanda inoltre di informare il candidato di questo diritto al momento del colloquio.\n\n### Può opporsi alla registrazione?\n\n**Sì, e in un colloquio prende la forma di un rifiuto, prima o durante lo scambio.**\n\nL'interessato ha «il diritto di opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla sua situazione particolare, al trattamento dei dati personali che lo riguardano ai sensi dell'articolo 6, paragrafo 1, lettere e) o f)» (GDPR, articolo 21, paragrafo 1).\n\nInterrompi allora la registrazione e prendi appunti.\n\n### Entro quale termine devi rispondere?\n\n**In linea di principio, entro un mese.** Il titolare del trattamento risponde «senza ingiustificato ritardo e, comunque, al più tardi entro un mese dal ricevimento della richiesta» (GDPR, articolo 12, paragrafo 3).\n\n---\n\n## Quali obblighi quando l'IA prende gli appunti?\n\nL'IA aggiunge un trattamento alla semplice registrazione.\n\nIl funzionamento può essere riassunto così:\n\n**audio → trascrizione → analisi → resoconto → griglia di valutazione.**\n\n### Cosa fa concretamente l'IA?\n\nPuò:\n\n* trascrivere il colloquio;\n* identificare i partecipanti;\n* rilevare i punti di forza;\n* rilevare i punti da approfondire;\n* produrre un resoconto;\n* compilare una griglia di valutazione.\n\n### La decisione può basarsi su questa sintesi?\n\n**La sintesi è un supporto, non una decisione.**\n\nSi rilegge e si corregge prima di essere trasmessa alle persone che decidono.\n\n### Dove sono archiviati i dati?\n\nÈ una delle prime domande da porre al tuo fornitore.\n\nPresso Leexi, registrazioni, trascrizioni e resoconti restano nella regione di Parigi, su AWS. Oltre un certo volume di licenze, può essere scelto un hosting presso Scaleway.\n\n### Chi tratta i dati?\n\nIl fornitore dello strumento interviene come responsabile del trattamento nel quadro previsto dal GDPR.\n\nIl tuo software di gestione delle candidature costituisce un secondo responsabile del trattamento. Il [dossier di conformità di Leexi](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fit\u002Fsicurezza\u002Fcertificazioni-audit-conformita-normativa\u002Ffaq-conformita-sovranita\u002F) descrive in dettaglio la propria catena di trattamento.\n\nNel caso di Leexi, OpenAI fornisce il modello linguistico e Leexi lo esegue tramite Azure France, a circuito chiuso.\n\n### Serve un DPA con il fornitore?\n\n**Sì, quando il fornitore agisce come responsabile del trattamento.**\n\nL'articolo 28 del GDPR prevede che «i trattamenti da parte di un responsabile del trattamento sono disciplinati da un contratto o da altro atto giuridico […] che vincoli il responsabile del trattamento al titolare del trattamento, stipulando la materia disciplinata e la durata del trattamento, la natura e la finalità del trattamento, il tipo di dati personali e le categorie di interessati, gli obblighi e i diritti del titolare del trattamento» (paragrafo 3).\n\n### L'IA utilizza i tuoi colloqui per addestrare i suoi modelli?\n\n**Dipende dal fornitore.**\n\nPresso Leexi, le conversazioni non addestrano alcun modello, su tutti gli account.\n\n---\n\n## Come chiedere l'accordo di un candidato prima di registrare?\n\nPuoi usare una formulazione semplice e precisa.\n\n### In apertura di colloquio\n\n> «Prima di cominciare: registro il colloquio e un assistente IA ne redige il resoconto, così posso ascoltarla invece di prendere appunti. Il resoconto è condiviso con le persone che partecipano alla decisione. I suoi dati sono conservati per due anni dopo il nostro ultimo contatto, e può chiederne la cancellazione in qualsiasi momento. È d'accordo?»\n\n### Per un colloquio tecnico\n\n> «Come per gli altri candidati, registro lo scambio per poter tornare sulle sue risposte tecniche con il team. Se preferisce che prenda appunti a mano, è possibile e non cambia nulla per la sua candidatura.»\n\n### Per un colloquio finale\n\n> «Lo scambio è registrato e il resoconto andrà alla commissione di selezione. Può chiedermi una copia di ciò che la riguarda. Le va bene?»\n\n---\n\n## Quali sono gli errori da evitare?\n\n### 1. Porre la domanda in modo che un rifiuto sia imbarazzante\n\n«Non ha nulla in contrario, vero?» non lascia davvero la scelta.\n\n### 2. Non annunciare la durata di conservazione\n\nLa CNIL ne fa una condizione della conservazione del fascicolo, non un'informazione facoltativa.\n\n### 3. Lasciare circolare ampiamente la griglia di valutazione\n\nÈ una valutazione espressa su una persona, si limita ai partecipanti alla decisione.\n\n### 4. Usare un modello di resoconto concepito per un altro uso\n\nUn modello scelto male introduce sezioni fuori tema e attribuisce al selezionatore azioni che spettano al candidato.\n\n### 5. Conservare senza limite i colloqui dei candidati non selezionati\n\nDue anni dopo l'ultimo contatto, salvo accordo formale per una durata più lunga.\n\n### 6. Non verificare che l'assistente sia effettivamente presente\n\nUn assistente escluso dalla riunione non produce alcun resoconto, e il colloquio è perso.\n\n---\n\n## Come registrare un colloquio con Leexi?\n\nUna volta definito il quadro GDPR, l'uso dello strumento si riduce a pochi passaggi.\n\n### 1. Partecipare al colloquio\n\nLeexi può partecipare ai tuoi colloqui in videoconferenza dal tuo calendario. Per un colloquio di persona, la registrazione può essere avviata dall'app mobile, e si applicano [le regole delle riunioni in presenza](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fit\u002Fsicurezza\u002Fcertificazioni-audit-conformita-normativa\u002Fregistrare-una-riunione-in-presenza-gdpr\u002F).\n\n### 2. Adattare il resoconto al tipo di colloquio\n\nIl formato può essere configurato a seconda che si tratti di un primo contatto, di un colloquio tecnico o di un colloquio finale.\n\n### 3. Produrre la griglia di valutazione\n\nLa griglia riprende in particolare i punti di forza, i punti da approfondire e gli elementi di attenzione. Il funzionamento completo è descritto nella pagina [presa di appunti IA per la selezione](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fit\u002Fcasi-d-uso\u002Fstrumento-appunti-ia-reclutamento\u002F).\n\n### 4. Raccogliere il consenso\n\nIl consenso può essere registrato con marca temporale, e le impostazioni possono essere adattate per team e per paese.\n\n### 5. Controllare i dati\n\nLeexi indica in particolare un hosting nella regione di Parigi, un'opzione Scaleway, un'esecuzione del modello tramite Azure France a circuito chiuso, la cifratura dei dati in transito e a riposo e l'assenza di addestramento sulle tue conversazioni.\n\n---\n\n## Quali difficoltà incontrano realmente gli utenti?\n\nLe questioni giuridiche non sono le uniche difficoltà incontrate nella pratica.\n\nSu **1.141 ticket di supporto ricevuti tra gennaio e giugno 2026**, **4 riguardano la registrazione di colloqui di selezione**. I motivi riguardano in particolare il modello di resoconto che non produce ciò che il selezionatore si aspetta, un'informazione data al candidato che non compare nel resoconto e un assistente escluso dalla riunione.\n\nNessuno di questi ticket chiede se sia permesso registrare.\n\nQuesto dà un'altra lettura del problema:\n\n**la questione non è solo «ho il diritto di registrare?»**\n\nBisogna anche sapere:\n\n**quale modello viene applicato → cosa figura nella griglia → chi la riceve → per quanto tempo viene conservata.**\n\n---\n\n## Registrare un colloquio di lavoro: cosa ricordare\n\nPrima di registrare un colloquio, verifica questi sei punti:\n\n* **Accordo**: il candidato ha detto sì, senza che il rifiuto gli costi nulla?\n* **Durata annunciata**: sa per quanto tempo i suoi dati sono conservati?\n* **Base giuridica**: il consenso è effettivamente il fondamento scelto?\n* **Conservazione**: l'audio viene cancellato una volta compilata la griglia?\n* **Accesso**: chi riceve la griglia di valutazione?\n* **Responsabili del trattamento**: sai chi tratta i dati, software di gestione delle candidature compreso?\n\nSe interviene un'IA, aggiungi un settimo punto:\n\n**il candidato sa che un sistema di IA tratta la registrazione per produrre il resoconto?**\n\n## Domande frequenti\n\n### È legale registrare un colloquio di lavoro?\n\nSì, con l'accordo del candidato, ottenuto prima della registrazione, e a condizione di informarlo della durata di conservazione dei suoi dati.\n\n### Per quanto tempo si può conservare il colloquio di un candidato?\n\nLa CNIL indica due anni dopo l'ultimo contatto con il selezionatore, salvo accordo formale del candidato per una durata più lunga.\n\n### Un candidato può chiedere una copia del suo resoconto?\n\nSì, in virtù del diritto di accesso previsto dal GDPR. Può coprire il resoconto e la griglia di valutazione che lo riguardano.\n\n### Un candidato può rifiutare la registrazione?\n\nSì, e questo rifiuto non deve avere alcuna conseguenza sulla sua candidatura.\n\n### Un candidato può chiedere la cancellazione del suo colloquio?\n\nSì, alle condizioni previste dal diritto alla cancellazione del GDPR.\n\n### La sintesi generata può servire come base per la decisione?\n\nServe da supporto. Si rilegge e si corregge prima di essere trasmessa alle persone che decidono.\n\n### Si possono confrontare i candidati a partire dai resoconti?\n\nSì, a condizione che tutti i colloqui seguano la stessa struttura, cosa che un modello di resoconto comune permette.\n\n---\n\n## In sintesi\n\n**Registrare un colloquio di lavoro è possibile.**\n\nMa il riflesso giusto non è solo chiedersi:\n\n> «Ho il diritto di registrare?»\n\nBisogna piuttosto verificare tutta la catena, fino alla griglia che servirà per decidere:\n\n**chiedere l'accordo → annunciare la durata → registrare → trascrivere → produrre la griglia → limitare l'accesso → cancellare.**\n\nÈ questa catena completa che deve essere inquadrata dalla tua politica di protezione dei dati.\n\n**I tuoi colloqui meritano un resoconto strutturato?** [Prova Leexi al tuo prossimo colloquio](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)\n\n## Fonti\n\nTesti rilevati da fonti primarie il 22 agosto 2026.\n\n* GDPR, articoli 4, 5, 6, 7, 12, 13, 15, 16, 17, 21, 28 e 32\n* Codice penale francese, articolo 226-1\n* CNIL, Selezione e conservazione del fascicolo di candidatura\n* CNIL, Ascolto e registrazione delle chiamate sul luogo di lavoro\n* Regolamento europeo sull'intelligenza artificiale, articolo 50\n\n*Questa pagina descrive il quadro applicabile. Non costituisce un parere legale.*\n","2026-08-31T15:22:24.221Z","2026-09-02T21:14:39.129Z","2026-09-02T21:48:10.096Z",{"id":1159,"documentId":915,"metaTitle":1160,"metaDescription":1161,"slug":1162,"heroTitle":1163,"heroUnderTitle":1164,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":153,"heroVideoUrl":68,"blog":1165,"createdAt":1166,"updatedAt":1167,"publishedAt":1168,"locale":158,"__type":132},24581,"FAQ conformità e sovranità: hosting, ","Risposte documentate su conformità e sovranità prima di adottare Leexi: hosting in Francia, no training IA, ISO 27001, DPA, consenso.","\u002Fit\u002Fsicurezza\u002Fcertificazioni-audit-conformita-normativa\u002Ffaq-conformita-sovranita\u002F","FAQ conformità e sovranità","Risposte comprovate alle domande del tuo DPO prima di adottare Leexi.","## In sintesi\n\nQuesta FAQ risponde esattamente alle domande che un acquirente professionale e il suo DPO si pongono prima di acquistare uno [strumento di note IA](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fit\u002Fassistente-ia\u002Fpresa-appunti-ia\u002Fleexi-ai-note-taker-rivoluzione-riunioni\u002F). Distingue tre livelli di forza giuridica, perché non sono equivalenti: ciò che impone la legge (RGPD, AI Act), ciò che i clienti richiedono senza obbligo legale (ISO 27001, hosting europeo) e ciò che impone il settore (sanità, pubblico). Ogni risposta è supportata da prove. Nessuna affermazione di conformità è scritta senza fatti a sostegno. I termini tecnici (DPA, circuito chiuso, diarizzazione) sono definiti nel [glossario dello strumento di note IA](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fit\u002Fsicurezza\u002Fcertificazioni-audit-conformita-normativa\u002Fglossario-strumento-di-prendere-appunti-ia\u002F).\n\nNé ISO 27001 né l'hosting in Francia sono obblighi legali universali. I clienti li richiedono, e due settori li impongono: sanità e pubblico.\n\n> **Essenziale in una risposta:** hosting AWS regione Parigi, opzione Scaleway oltre un certo volume di licenze, LLM (OpenAI) eseguito tramite Azure Francia in circuito chiuso, nessun training sui dati cliente, crittografia in transito e a riposo, ISO 27001 posseduta, ISO 42001 in corso, NIS2 in finalizzazione, allineamento EU AI Act, DPA e lista subappaltatori e certificato ISO forniti su richiesta, circa 10.000 aziende utenti in Europa, società belga.\n\n---\n\n## 1. Localizzazione e hosting dei dati\n\n### I miei dati lasciano l'Unione Europea?\nNo per archiviazione e trattamento, che restano in Francia. La differenza riguarda il fornitore infrastrutturale: la regione di storage è europea, ma AWS è una società di diritto americano (vedi domanda sul Cloud Act). Per una sovranità rigorosa (entità non soggetta a leggi extraterritoriali), l'opzione Scaleway soddisfa il bisogno.\n\n### Cos'è esattamente un hosting « sovrano »?\nUn acquirente esigente verifica tre cose: datacenter fisicamente in Francia, entità giuridica di diritto francese o europeo non soggetta a leggi extraterritoriali, e controllo azionario europeo. L'hosting AWS Parigi soddisfa la localizzazione fisica ma non l'immunità alle leggi extra-europee. L'opzione Scaleway soddisfa tutte e tre.\n\n### L'hosting in Francia è un obbligo legale?\nNo, non in generale. Il RGPD non impone che i dati restino in Francia o Europa per la maggior parte dei trattamenti. L'hosting sovrano diventa obbligatorio solo per certi settori: dati sanitari (tramite host certificato HDS) e settore pubblico per dati sensibili (percorso SecNumCloud, legge SREN). Per il resto, è una richiesta crescente degli acquirenti; la legge non lo impone.\n\n---\n\n## 2. Training dell'IA\n\n### Leexi allena la sua IA sulle mie riunioni?\nNo. Le tue conversazioni non servono ad addestrare i modelli. Questa regola vale per tutti gli account, di default. È anche il primo controllo dei team tecnici e uno dei motivi per cui acquirenti scartano strumenti americani e scelgono Leexi.\n\n### Leexi è « basato su ChatGPT »? I miei dati vanno a OpenAI?\nIl modello linguistico è fornito da OpenAI, ma eseguito tramite Azure Francia, in circuito chiuso. I tuoi dati non sono usati per addestrare il modello né esposti a terzi. Il circuito chiuso significa che il trattamento resta in un perimetro controllato, in Francia.\n\n### Come provarlo al mio DPO?\nLeexi documenta questo punto nel suo [dossier di conformità](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fit\u002Fsicurezza\u002Fcertificazioni-audit-conformita-normativa\u002F), con DPA e lista subappaltatori. Il non-training è scritto chiaramente.\n\n---\n\n## 3. Certificazioni e norme\n\n### Quali altre certificazioni ha o prepara Leexi?\nISO 42001 (sistema di gestione IA) è in corso. Conformità NIS2 in finalizzazione. Leexi si allinea all'EU AI Act. Effettua regolarmente audit, anche da clienti.\n\n### NIS2 o ISO 27001 impongono l'obbligo legale di sicurezza?\nÈ NIS2, non ISO 27001, che impone l'obbligo legale di sicurezza per entità « essenziali » e « importanti ». ISO 27001 è un mezzo per ottemperare, non l'obbligo stesso.\n\n### Leexi è qualificato SecNumCloud?\nNo, ad oggi. La qualifica SecNumCloud (ANSSI) attesta un livello di sicurezza superiore e immunità a leggi extra-europee, riguarda soprattutto il settore pubblico per dati sensibili (legge SREN). Non è prerequisito per uso B2B standard.\n\n---\n\n## 4. DPA, subappaltatori e prove d'acquisto\n\n### Leexi firma un accordo di trattamento dati (DPA)?\nSì. Il DPA è fornito. È uno dei documenti richiesti da ogni acquirente professionale per dimostrare supervisione del trattamento.\n\n### Quali documenti mette a disposizione Leexi per acquisti o gare?\nDPA, lista subappaltatori, certificato ISO 27001 e localizzazione hosting. Sono le prove richieste nel 2026: DPA, diritto di audit o rapporti di conformità terzi, localizzazione, lista subappaltatori. Senza queste prove, il fornitore è escluso.\n\n---\n\n## 5. Consenso e informazione partecipanti\n\n### Bisogna avvisare che una riunione è registrata?\nSì. RGPD e EU AI Act impongono di informare che la riunione è registrata e che un assistente IA prende appunti. Un semplice « questa riunione è registrata » non basta: l'uso IA deve essere menzionato nell'invito, ricordato oralmente all'inizio e visibile durante la riunione.\n\n### Qual è la base legale per registrare una riunione?\nDipende dal contesto. Internamente, il datore può basarsi su interesse legittimo, con test di bilanciamento e informazione preventiva: il consenso del dipendente raramente è considerato « libero » per subordinazione. Per chiamate con clienti o esterni, di solito serve consenso esplicito. Registrare e trascrivere senza base legale, informazione e controllo conservazione è illegale.\n\n---\n\n## 6. Trasferimenti fuori UE e Cloud Act\n\n### Il Cloud Act USA può applicarsi ai miei dati su Leexi?\nDomanda giusta. I dati sono in Francia, ma AWS è società di diritto americano, quindi teoricamente soggetta al Cloud Act. Per sovranità rigorosa e immunità a leggi extraterritoriali, l'opzione Scaleway (francese) è la risposta. Leexi non afferma che hosting AWS Parigi sia immune a diritto USA: offre un'alternativa per chi la richiede.\n\n### Differenze con strumenti americani come Otter o Fireflies?\nUno strumento che ospita e tratta tutto negli USA è soggetto a regole post-Schrems II e deve usare Data Privacy Framework. Il modello di consenso di molti strumenti USA, dove un partecipante avvia registrazione per tutti, è fragile rispetto agli articoli 6 e 7 RGPD. Leexi archivia e tratta in Francia e impone consenso di default. Il confronto è solo con strumenti USA, es. [alternative strumenti note IA per Teams](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fit\u002Fintegrazioni\u002Fvideoconferenza\u002Fmicrosoft-teams\u002Fmigliori-alternative-ai-note-taker-per-teams\u002F).\n\n---\n\n## 7. Sicurezza tecnica\n\n### I miei dati sono crittografati?\nSì, in transito e a riposo.\n\n---\n\n## 8. EU AI Act\n\n### Cosa cambia l'EU AI Act nella scelta di uno strumento note IA nel 2026?\nScegliere uno strumento IA è prima una decisione legale. Le aziende devono mappare strumenti IA, fare analisi d'impatto per usi sensibili e verificare conformità fornitori. Il fornitore deve provare conformità e dare diritto di audit o rapporti terzi. È un doppio vincolo con RGPD.\n\n### Leexi è conforme all'EU AI Act?\nLeexi si allinea all'[EU AI Act](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fit\u002Fsicurezza\u002Fcertificazioni-audit-conformita-normativa\u002Feu-ai-act\u002F), soprattutto su trasparenza (assistente visibile in riunione, info partecipanti) e prepara ISO 42001 per gestione IA. Strumenti USA non hanno questi vincoli, è una vera differenza.\n\n---\n\n## 9. Sovranità: domanda e discorso\n\n### Perché la sovranità dati è criterio d'acquisto?\nPerché la dipendenza iniziale è massiccia e i decisori ne sono consapevoli. Circa 70% mercato cloud europeo è concentrato in AWS, Azure e Google, quasi 80% spese cloud europee vanno a fornitori USA, e circa 70% dati francesi sono fuori UE. Questa dipendenza è il bacino per un'alternativa europea, e mercati pubblici favoriscono sempre più soluzioni europee certificate.\n\n### Leexi è un'alternativa sovrana credibile agli strumenti USA?\nLeexi è una società belga, archivia e tratta in Francia, impone consenso di default, possiede ISO 27001 e offre hosting sovrano con Scaleway. Per chi scarta strumenti USA per trasferimento dati, è spesso il primo passo.\n\n---\n\n## 10. Per settore\n\n### Lavoro nel settore pubblico o con esso. Cosa verificare?\nIl settore pubblico segue percorso SecNumCloud per dati sensibili, regolato da legge SREN, con territorialità storage e clausole contrattuali rafforzate. Leexi non è qualificato SecNumCloud ad oggi: per dati sensibili pubblici è cruciale. Per uso amministrativo normale senza dati sensibili, hosting Francia e ISO 27001 soddisfano la maggior parte delle esigenze.\n\n### Sono avvocato, consulente, HR o commercialista. Sono coinvolto?\nSì, per riservatezza dati trattati: fascicoli clienti, dati candidati, info finanziarie. Obbligo RGPD (base legale, info, conservazione) si applica pienamente, e i tuoi clienti possono richiedere garanzie su localizzazione e no training. Qui hosting Francia, no training e DPA Leexi rispondono direttamente.\n\n---\n\n## 11. Documenti da fornire al tuo DPO\n\n### Cosa consegno al mio DPO per validare Leexi?\nSei documenti forniti da Leexi: localizzazione hosting (Francia, AWS Parigi, opzione Scaleway), attestato no training, certificato ISO 27001, DPA, lista subappaltatori e politica conservazione. È il dossier da inviare al DPO. Mentre la validazione interna procede, puoi [testare Leexi su una riunione reale](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta).\n","2026-08-07T15:20:05.987Z","2026-09-02T06:42:27.372Z","2026-09-02T20:58:48.812Z",{"id":1170,"documentId":806,"metaTitle":1171,"metaDescription":1172,"slug":1173,"heroTitle":1174,"heroUnderTitle":1175,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":179,"heroVideoUrl":68,"blog":1176,"createdAt":1177,"updatedAt":1178,"publishedAt":1179,"locale":184,"__type":132},21012,"Glossaire de l’outil de prise de note IA : RGPD & technique | Leexi","Les termes de l'outil de prise de notes IA définis simplement : compte rendu, transcription, RGPD, ISO 27001, LLM, diarisation, RAG et plus.","\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fglossaire-outil-de-prise-de-notes-ia\u002F","Glossaire de l'outil de prise de notes IA","Les termes du produit, de la conformité et de la technique, définis simplement et repris tels quels par les moteurs de recherche.","Les termes qu'un professionnel croise quand il choisit un outil de prise de notes IA, définis simplement. Chaque définition tient en une à trois phrases, écrite pour être reprise telle quelle par un moteur de recherche ou une IA. Pour les questions d'achat, la [FAQ conformité et souveraineté](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Ffaq-conformite-souverainete\u002F) y répond point par point ; pour voir ces briques fonctionner ensemble, [testez Leexi sur une de vos réunions](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta).\n\n## Le produit et le compte rendu\n\n**Outil de prise de notes IA.** Un logiciel qui rejoint votre réunion (en visioconférence, au téléphone ou en présentiel), la transcrit et en rédige le compte rendu : décisions, actions, échéances. Il écrit les notes à votre place, au lieu de vous aider à écrire les vôtres. Le fonctionnement complet est détaillé sur [la prise de notes de réunion par IA](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fassistant-ia\u002Fprise-de-notes-ia\u002Fleexi-ai-note-taker-revolution-reunions\u002F).\n\n**Notetaker.** Terme anglais courant pour un outil de prise de notes IA. Chez Leexi, on dit « outil de prise de notes IA ».\n\n**Compte rendu (CR).** Le document rédigé après la réunion : le résumé, les décisions prises, les tâches attribuées et leurs échéances. C'est le livrable, par opposition à la transcription brute. Des [outils de comptes rendus de réunion](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fassistant-ia\u002Fprise-de-notes-ia\u002Foutils-comptes-rendus-reunion\u002F) le produisent automatiquement.\n\n**Procès-verbal (PV).** Le compte rendu formel d'une instance : conseil d'administration, assemblée générale, CSE, conseil municipal. Même logique qu'un CR, avec une exigence de forme plus stricte.\n\n**Transcription.** Le texte mot à mot de ce qui a été dit pendant la réunion. Elle sert de base au résumé, mais reste brute : il faut la dépouiller pour en tirer l'essentiel.\n\n**Identification du locuteur (qui parle).** L'attribution de chaque passage de la transcription à la personne qui l'a dit. C'est ce qui permet de savoir qui a pris quel engagement.\n\n**Résumé automatique.** La synthèse générée à partir de la transcription : l'essentiel de la réunion, sans la relire en entier.\n\n**Template de résumé.** Un modèle de compte rendu adapté à un type de réunion, par exemple un entretien de recrutement ou un rendez-vous commercial. Le résumé reprend alors ce qui compte pour ce type de réunion.\n\n**Bibliothèque.** L'historique de vos réunions enregistrées, consultable. Vous y retrouvez un échange passé sans rouvrir un enregistrement.\n\n**L'assistant (le bot).** L'agent qui rejoint la réunion pour l'enregistrer et la transcrire. Il est visible dans la réunion, comme l'exige l'EU AI Act.\n\n**Autofill CRM.** Le remplissage automatique des champs de votre CRM à partir du compte rendu, sans ressaisie. Le bon compte rendu remonte dans la bonne fiche, via les [intégrations CRM et visioconférence](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fintegrations\u002F).\n\n**Présentiel.** Une réunion en salle, par opposition à la visioconférence. Un outil de prise de notes IA qui ne fonctionne qu'en visio ne capte pas ces réunions ; [l'application mobile](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fassistant-ia\u002Fapp-mobile\u002F), elle, enregistre la salle.\n\n## Conformité et souveraineté\n\n**RGPD.** Le règlement européen sur les données personnelles. Pour un outil de prise de notes IA, il impose une base légale à l'enregistrement, l'information des participants et une durée de conservation maîtrisée.\n\n**Base légale.** Le fondement juridique qui autorise l'enregistrement. En interne, l'employeur peut s'appuyer sur l'intérêt légitime après un test de balance et une information préalable ; pour les appels avec des externes, le consentement explicite est généralement requis.\n\n**Consentement horodaté.** La preuve datée que les participants ont été informés et ont consenti à l'enregistrement, conservée dans un log exportable et paramétrable par équipe et par pays.\n\n**ISO 27001.** Une norme volontaire de sécurité de l'information. Elle n'est pas une obligation légale, mais elle est devenue un prérequis de fait dans les appels d'offres B2B, les grands comptes et les marchés publics. Le détail est sur la page [certifications, audits et conformité](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002F).\n\n**ISO 42001.** La norme de management des systèmes d'intelligence artificielle. Chez Leexi, elle est en cours.\n\n**NIS2.** La directive européenne qui porte l'obligation légale de sécurité pour les entités « essentielles » et « importantes ». C'est elle, et non l'ISO 27001, qui crée l'obligation ; l'ISO 27001 est un moyen d'y répondre.\n\n**EU AI Act.** Le cadre européen sur l'intelligence artificielle. Il impose notamment la transparence (un assistant visible dans la réunion) et des analyses d'impact pour les usages sensibles. [L'engagement de Leexi sur l'EU AI Act](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Feu-ai-act\u002F) est documenté.\n\n**Cloud Act.** La loi américaine qui permet aux autorités des États-Unis d'exiger l'accès à des données détenues par une société de droit américain, même stockées ailleurs. C'est la raison pour laquelle un hébergement AWS en France ne suffit pas à une exigence de souveraineté stricte.\n\n**Hébergement souverain.** Un hébergement qui coche trois conditions : des datacenters physiquement en France, une entité juridique non soumise aux lois extraterritoriales, et un contrôle capitalistique européen.\n\n**HDS (Hébergeur de Données de Santé).** Une certification obligatoire pour héberger des données de santé à caractère personnel en France. Sans elle, un outil ne peut pas traiter ces données pour une structure de santé.\n\n**SecNumCloud.** Une qualification de l'ANSSI qui atteste d'un haut niveau de sécurité et d'une immunité aux lois extra-européennes. Elle concerne surtout le secteur public pour ses données sensibles.\n\n**DPA (accord de traitement des données).** Le contrat qui encadre le traitement de vos données par un fournisseur. C'est l'une des premières pièces qu'un DPO réclame avant d'acheter.\n\n**Sous-traitant.** Un prestataire qui traite des données pour le compte du fournisseur. La liste des sous-traitants fait partie des preuves qu'un acheteur exige pour cartographier la chaîne de traitement.\n\n**Non-entraînement.** Le fait que vos conversations ne servent pas à entraîner les modèles d'IA. C'est le premier point que vérifient les équipes techniques.\n\n**Circuit fermé.** Un traitement où le modèle de langage s'exécute dans un périmètre maîtrisé, sans exposer vos données à un usage tiers. Chez Leexi, le modèle est exécuté via Azure France, en circuit fermé.\n\n**Chiffrement en transit et au repos.** La protection des données à la fois pendant leur transfert et pendant leur stockage.\n\n**Schrems II \u002F Data Privacy Framework.** Le cadre juridique qui régit les transferts de données personnelles de l'Union européenne vers les États-Unis. Un outil qui héberge et traite tout aux États-Unis en dépend.\n\n**SOC 2.** Un rapport d'audit d'origine américaine, équivalent fonctionnel de l'ISO 27001. Les acheteurs réclament l'un ou l'autre comme preuve tierce, pas une simple déclaration.\n\n**DPIA \u002F AIPD (analyse d'impact).** L'analyse d'impact relative à la protection des données, exigée pour les traitements sensibles. L'EU AI Act la rend quasi systématique avant de déployer un outil d'IA.\n\n**Pseudonymisation et anonymisation.** Pseudonymiser, c'est remplacer les identifiants par des codes réversibles ; anonymiser, c'est rendre l'identification impossible. Seule l'anonymisation fait sortir une donnée du champ du RGPD.\n\n**Données à caractère personnel (PII).** Toute information qui identifie une personne, directement ou indirectement. Une transcription de réunion en contient presque toujours : noms, fonctions, propos tenus.\n\n**Résidence des données.** L'endroit où vos données sont physiquement stockées. Pour Leexi, c'est la France.\n\n## Sous le capot : la technique\n\n**Reconnaissance vocale (ASR, speech-to-text).** La conversion de la parole en texte. C'est la première étape de la chaîne : sans transcription fiable, pas de compte rendu fiable.\n\n**Diarisation.** Le nom technique de l'identification du locuteur : découper l'audio et attribuer chaque passage à la bonne personne. C'est ce qui permet d'écrire « qui a dit quoi ».\n\n**Détection d'activité vocale (VAD).** Le repérage des moments où quelqu'un parle, pour transcrire la parole et ignorer les silences et le bruit de fond.\n\n**Taux d'erreur de mots (WER).** La mesure de la qualité d'une transcription : le pourcentage de mots mal retranscrits. Plus il est bas, meilleure est la transcription, et c'est souvent sur le français et le néerlandais que les outils se départagent.\n\n**Traitement du langage naturel (NLP).** L'ensemble des techniques qui permettent à une machine d'analyser et de produire du langage. C'est ce qui transforme une transcription brute en résumé structuré.\n\n**Grand modèle de langage (LLM).** Le modèle d'IA qui rédige le résumé, les décisions et les tâches à partir de la transcription. Chez Leexi, il s'agit d'un modèle OpenAI exécuté via Azure France, en circuit fermé.\n\n**Prompt et template de prompt.** L'instruction donnée au modèle pour produire le compte rendu. Un template par type de réunion oriente le résumé vers ce qui compte pour ce type d'échange.\n\n**RAG (génération augmentée par récupération).** Une technique où le modèle répond en s'appuyant sur des documents précis plutôt que sur sa seule mémoire. Chez Leexi, « Ask Leexi » interroge ainsi l'historique de vos réunions.\n\n**Résumé extractif et abstractif.** Extractif : on sélectionne des phrases telles quelles. Abstractif : on reformule. Un bon compte rendu combine les deux : la décision reformulée, la citation exacte quand elle fait foi.\n\n**Hallucination.** Quand un modèle produit une information plausible mais fausse. Sur un compte rendu, c'est le risque à surveiller, et la raison pour laquelle rien ne part avant votre relecture.\n\n**Vocabulaire métier \u002F dictionnaire personnalisé.** L'ajout de termes propres à votre secteur (noms de produits, sigles, jargon) pour que la transcription les orthographie correctement.\n\n**Latence et temps réel.** Le délai entre ce qui est dit et sa transcription. En temps réel, la transcription s'affiche pendant la réunion, pas après.\n\n**API et webhook.** Les points de connexion techniques qui envoient automatiquement un compte rendu vers un autre outil (CRM, base de connaissances) sans intervention humaine.\n\n**Chiffrement TLS et AES.** TLS protège les données pendant leur transfert, AES pendant leur stockage. C'est le sens concret de « chiffré en transit et au repos ».\n\n## Intégrations et déploiement\n\n**CRM.** L'outil qui centralise vos contacts et vos opportunités (HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Dynamics). L'enjeu, pour un outil de prise de notes IA, est d'y faire remonter le compte rendu au bon endroit.\n\n**VoIP.** La téléphonie sur Internet (Aircall, Ringover). Elle permet de capter et de résumer aussi les appels, pas seulement les visioconférences.\n\n**SSO \u002F SAML.** L'authentification unique qui connecte l'outil à l'annuaire de l'entreprise. Sa mise en place passe souvent par l'administrateur informatique.\n\n**Connexion à l'agenda.** Le branchement de l'outil sur votre calendrier (Outlook, Google Agenda), qui permet à l'assistant de rejoindre automatiquement les réunions planifiées.","2026-07-10T06:51:59.207Z","2026-08-10T08:43:54.620Z","2026-08-10T08:43:54.843Z",{"id":1181,"documentId":303,"metaTitle":1182,"metaDescription":1183,"slug":1184,"heroTitle":1185,"heroUnderTitle":1186,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":153,"heroVideoUrl":68,"blog":1187,"createdAt":1188,"updatedAt":1189,"publishedAt":1190,"locale":158,"__type":132},25016,"Registrare una riunione in presenza: ","In sala nessun assistente è visibile: l'informazione è orale. Base legale, durata conservazione e copia sul telefono.","\u002Fit\u002Fsicurezza\u002Fcertificazioni-audit-conformita-normativa\u002Fregistrare-una-riunione-in-presenza-gdpr\u002F","Registrare una riunione in presenza: quali regole GDPR?","In sala nessuno vede che la registrazione è attiva. Cosa dire e quando.","Registri una riunione in sala dal tuo telefono per ottenere il verbale? È possibile, ma il contesto in presenza presenta una difficoltà che la videoconferenza non ha: nessun assistente appare sullo schermo, quindi nessuno vede che la registrazione è in corso.\n\n**L'informazione viene data oralmente e si ripete a ogni persona che entra nella stanza.**\n\n## Si può registrare una riunione in presenza?\n\n**Sì, ma non senza regolare il trattamento.**\n\nUna registrazione in sala contiene voci, nomi, ruoli e discorsi. Costituisce quindi un trattamento di dati personali ai sensi del GDPR, come una videoconferenza.\n\nDevi in particolare:\n\n* informare oralmente prima di avviare la registrazione;\n* determinare la base giuridica;\n* definire la finalità della registrazione;\n* limitare la durata della conservazione;\n* gestire la copia rimasta sul telefono;\n* permettere l'esercizio dei diritti dei partecipanti.\n\nRegistrare senza consenso è reato secondo il Codice penale, che punisce con «un anno di reclusione e 45.000 euro di multa chi, con qualsiasi mezzo, viola intenzionalmente la privacy altrui: 1° catturando, registrando o trasmettendo senza consenso parole pronunciate in privato o confidenzialmente» (articolo 226-1).\n\n### Una registrazione in sala è un dato personale?\n\n**Sì.**\n\nIl GDPR definisce dato personale come «qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile» (art. 4, punto 1).\n\nIntorno a un tavolo, voci, nomi e discorsi possono identificare ogni partecipante.\n\nAnche la trascrizione e il verbale sono coinvolti.\n\n### Perché il GDPR si applica a una registrazione da telefono?\n\nPerché si effettuano più trattamenti successivi:\n\n**registrare → caricare → trascrivere → conservare → condividere → eventualmente cancellare.**\n\nIl supporto non cambia il principio.\n\nUno smartphone sul tavolo è soggetto alle stesse regole di un assistente in videoconferenza. Il quadro generale è dettagliato nella pagina [registrare una riunione professionale](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-une-reunion-professionnelle-rgpd\u002F).\n\n### Quali dati si registrano in una sala?\n\nA seconda dello strumento, puoi conservare:\n\n* audio della stanza;\n* trascrizione;\n* nomi degli intervenuti;\n* data della riunione;\n* durata;\n* verbale;\n* decisioni prese;\n* azioni assegnate ai partecipanti.\n\nUna sala cattura più di una videoconferenza: conversazioni precedenti l'inizio ufficiale, scambi in disparte, persone che attraversano la stanza.\n\nUn partecipante può anche menzionare salute, situazione familiare o opinioni politiche durante la riunione.\n\n---\n\n## Bisogna avvisare i partecipanti prima di registrare in sala?\n\n**Sì.**\n\nL'informazione deve avvenire **prima o al momento della raccolta dei dati**. Il testo richiede che sia fornita «al momento dell'ottenimento dei dati» (GDPR, art. 13, par. 1).\n\nIn sala, questo annuncio è l'unico riferimento per i partecipanti.\n\n### Quando avvisare i partecipanti?\n\n**Prima di avviare la registrazione.**\n\nIn pratica, puoi avvisare nell'invito e poi ricordare all'apertura della riunione.\n\nQuesta seconda fase è particolarmente importante in presenza, dove nulla segnala visivamente la registrazione.\n\n### Cosa dire loro?\n\nLa CNIL indica che le persone devono essere informate «dell'esistenza del dispositivo; dell'identità del responsabile del trattamento; delle finalità perseguite».\n\nDevi quindi spiegare semplicemente:\n\n**chi registra → perché → cosa si registra → cosa si farà dei dati.**\n\n### Bisogna specificare che un'IA redige il verbale?\n\n**Sì.**\n\nLa registrazione audio e il trattamento successivo da parte dell'IA sono due operazioni da distinguere.\n\nIl regolamento europeo sull'intelligenza artificiale prevede che «i fornitori assicurino che i sistemi IA che interagiscono direttamente con persone siano progettati per informare che si interagisce con un sistema IA» (art. 50, par. 1). Questi obblighi valgono dal 2 agosto 2026 e riguardano il fornitore; il tuo obbligo di informare deriva dal GDPR e dalla CNIL.\n\nIn videoconferenza, il nome dell'assistente nella lista partecipanti rende visibile la cosa. In sala, nulla si vede, quindi l'annuncio orale è fondamentale.\n\nPuoi dire per esempio:\n\n> «La riunione è registrata dal mio telefono e un assistente IA ne redige automaticamente il verbale.»\n\n### Cosa fare se qualcuno entra durante la riunione?\n\n**Informalo prima che prenda la parola.**\n\nÈ la situazione più comune in sala: chi entra non ha sentito l'apertura.\n\nPuoi dire:\n\n> «Ti avviso prima che parli: la riunione è registrata e un assistente IA ne redige il verbale. Se hai problemi, dillo e interrompo la registrazione.»\n\n---\n\n## Quale base giuridica usare per registrare in presenza?\n\n**Dipende soprattutto dalle persone presenti.**\n\nDue basi principali: interesse legittimo e consenso.\n\n### Si può usare l'interesse legittimo?\n\n**Sì, soprattutto per riunioni interne in sala.**\n\nL'art. 6 GDPR autorizza un trattamento «necessario per interessi legittimi del titolare o di terzi, salvo prevalenza di diritti e libertà fondamentali della persona» (par. 1, lett. f).\n\nDevi fare un **bilanciamento degli interessi** e informare i partecipanti.\n\n### Si può usare il consenso?\n\n**Sì, se è la base appropriata.**\n\nIl consenso è «qualsiasi manifestazione libera, specifica, informata e inequivocabile di volontà» (GDPR, art. 4, punto 11). Il titolare deve dimostrare che è stato dato (art. 7, par. 1).\n\nIn sala è più difficile provarlo che in videoconferenza, dove resta traccia digitale. Un consenso datato all'avvio aiuta.\n\n### Si può registrare una riunione interna senza consenso?\n\n**Sì, può essere possibile con interesse legittimo, previa informazione e bilanciamento.**\n\n### Si può registrare un appuntamento con un cliente?\n\n**Sì, ma serve il suo consenso se questa è la base giuridica.**\n\nSe c'è una persona esterna (cliente, candidato, altro), vedi i dettagli per [appuntamento commerciale](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-rendez-vous-commercial-rgpd\u002F), [colloquio](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-entretien-de-recrutement-rgpd\u002F) o [visita cantiere](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fit\u002Fsicurezza\u002Fcertificazioni-audit-conformita-normativa\u002Fregistrare-una-riunione-di-cantiere-gdpr\u002F).\n\nSe rifiuta, non registrare.\n\n---\n\n## Quanto tempo conservare una registrazione in sala?\n\n**Solo per il tempo necessario alla finalità.**\n\nIl GDPR impone dati «conservati in forma identificabile per non più del necessario» (art. 5, par. 1, lett. e).\n\nIn presenza, la registrazione esiste in due luoghi.\n\n### Quanto conservare l'audio?\n\nPer ascolto e registrazioni sul lavoro, la CNIL indica «fino a sei mesi al massimo».\n\nIn riunione, chiediti:\n\n**Quando l'audio non mi serve più?**\n\n### Quanto conservare la trascrizione?\n\nLa CNIL dice «i documenti di analisi possono essere conservati fino a un anno».\n\nDipende dalla finalità e dal trattamento.\n\n### Cosa fare del file sul telefono?\n\n**Va trattato come l'originale.**\n\nUna registrazione da mobile esiste su dispositivo e account online.\n\nSe la politica copre solo la copia online, copre solo parte del trattamento:\n\n**telefono → caricamento → account online → cancellazione di entrambe le copie.**\n\n---\n\n## Chi può accedere a una registrazione in sala?\n\n**Solo chi ne ha bisogno per lavoro.**\n\nUna registrazione in sala contiene più info di un verbale finale, inclusi discorsi periferici prima o dopo.\n\n### Chi può vedere audio, trascrizione e verbale?\n\nI tre file rispondono a bisogni diversi.\n\nPuoi per esempio:\n\n* condividere il verbale con i partecipanti;\n* limitare l'accesso alla trascrizione;\n* conservare l'audio solo se giustificato.\n\nL'audio merita l'accesso più ristretto.\n\n### Serve cifrare i dati?\n\n**La sicurezza deve essere proporzionata al rischio.**\n\nIl GDPR richiede «misure tecniche e organizzative adeguate per garantire un livello di sicurezza adeguato, incluse pseudonimizzazione e cifratura» (art. 32, par. 1).\n\nIl [dossier di conformità Leexi](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fit\u002Fsicurezza\u002Fcertificazioni-audit-conformita-normativa\u002Ffaq-conformita-sovranita\u002F) dettaglia hosting, subappaltatori e certificazioni.\n\nQuando scegli un fornitore, verifica sicurezza di archiviazione e trasferimenti.\n\n---\n\n## Quali diritti hanno i partecipanti?\n\nI registrati hanno i diritti previsti dal GDPR.\n\n### Possono chiedere accesso ai dati?\n\n**Sì.**\n\nLa persona ha diritto a conferma se i dati personali la riguardano sono trattati (GDPR, art. 15, par. 1). Riguarda audio, trascrizione e verbale.\n\n### Possono chiedere rettifica?\n\n**Sì.**\n\nLa persona ha diritto alla rettifica tempestiva di dati inesatti (GDPR, art. 16).\n\nImportante in sala, dove più persone parlano anche contemporaneamente.\n\nL'IA può trascrivere male:\n\n* nomi propri;\n* importi;\n* date;\n* decisioni;\n* chi ha parlato.\n\n### Possono chiedere cancellazione?\n\n**Sì, secondo il GDPR.**\n\nLa richiesta si valuta rispetto alla finalità e obblighi di conservazione.\n\n### Possono opporsi alla registrazione?\n\n**Sì, se il trattamento si basa su interesse legittimo, secondo il GDPR.**\n\nLa persona può opporsi in qualsiasi momento per motivi personali (GDPR, art. 21, par. 1).\n\n### Entro quando rispondere?\n\n**Di norma entro un mese.** Il titolare risponde «senza ritardo e comunque entro un mese dalla richiesta» (GDPR, art. 12, par. 3).\n\nServe però ritrovare la riunione, quindi le registrazioni devono essere ben archiviate.\n\n---\n\n## Quali obblighi quando l'IA prende appunti in sala?\n\nL'IA aggiunge un trattamento alla semplice registrazione.\n\nIl processo è:\n\n**audio → caricamento → trascrizione → analisi → verbale → archiviazione.**\n\nIl caricamento è tipico del contesto in presenza ed è il passaggio più soggetto a errori.\n\n### Cosa fa concretamente l'IA?\n\nPuò:\n\n* trascrivere;\n* identificare gli intervenuti;\n* estrarre decisioni;\n* identificare azioni;\n* produrre verbale;\n* organizzare scadenze.\n\n### Dove sono conservati i dati?\n\nDomanda importante per il fornitore.\n\nCon Leexi, registrazioni, trascrizioni e verbali restano in regione Parigi su AWS. Oltre un certo volume, si può scegliere hosting Scaleway.\n\n### Chi tratta i dati?\n\nIl fornitore agisce come subappaltatore secondo GDPR.\n\nPer Leexi, OpenAI fornisce il modello linguistico e Leexi lo esegue via Azure Francia in circuito chiuso.\n\n### Serve un DPA con il fornitore?\n\n**Sì, se il fornitore è subappaltatore.**\n\nL'art. 28 GDPR prevede un contratto che definisce oggetto, durata, natura, finalità, dati e obblighi (par. 3).\n\n### L'IA usa le conversazioni per addestrare i modelli?\n\n**Dipende dal fornitore.**\n\nCon Leexi, le conversazioni non addestrano modelli su nessun account.\n\n---\n\n## Come informare i partecipanti in sala?\n\nUsa una formula semplice e chiara.\n\n### All'apertura della riunione\n\n> «Prima di iniziare: registro la riunione dal mio telefono e un assistente IA ne redige il verbale con decisioni e azioni. Il verbale sarà condiviso. La registrazione sarà conservata [durata] e poi cancellata. Qualcuno si oppone?»\n\n### Per una riunione interna in sala\n\n> «Come nelle nostre video, registro e il verbale è generato automaticamente. Arriva nella libreria condivisa. Se vuoi che interrompa per un punto, dillo.»\n\n### Per un appuntamento con un cliente\n\n> «Prima di iniziare: sei d'accordo che registri il nostro scambio? Un assistente IA mi redige il verbale, così non prendo appunti mentre parliamo.»\n\n---\n\n## Errori da evitare\n\n### 1. Registrare senza avvisare\n\nIn sala nessun segnale ricorda la registrazione, più facile dimenticare che in video.\n\n### 2. Avvisare solo all'inizio\n\nChi entra dopo non ha sentito e parlerà.\n\n### 3. Lasciare file sul telefono\n\nUna registrazione caricata resta spesso sul dispositivo. Se la politica non copre questa copia, non copre tutto il trattamento.\n\n### 4. Chiudere l'app prima del caricamento\n\nCausa frequente di registrazioni mai arrivate in libreria.\n\n### 5. Usare un account condiviso per la sala\n\nPiù persone sotto un'identità unica, peggiora attribuzione e controllo accessi.\n\n### 6. Registrare tutte le riunioni automaticamente\n\nLa CNIL dice «il datore non può installare un sistema di ascolto o registrazione permanente o sistematico».\n\n---\n\n## Come registrare una riunione in sala con Leexi?\n\nDopo aver definito il quadro GDPR, l'uso è semplice.\n\n### 1. Avviare la registrazione\n\nSi avvia da [app mobile](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fit\u002Fcasi-d-uso\u002Fstrumento-appunti-ia-in-presenza\u002F), senza installare nulla in sala.\n\n### 2. Caricare la registrazione\n\nAl termine, la registrazione viene inviata al tuo account online e il trattamento parte.\n\n### 3. Trascrivere e generare verbale\n\nRicevi trascrizione e verbale con decisioni, azioni e scadenze.\n\n### 4. Gestire accessi\n\nDefinisci chi può consultare i verbali.\n\n### 5. Controllare i dati\n\nLeexi indica hosting in regione Parigi, opzione Scaleway, esecuzione modello via Azure Francia in circuito chiuso, cifratura dati in transito e a riposo, nessun addestramento sulle conversazioni.\n\n---\n\n## Quali difficoltà hanno gli utenti?\n\nNon solo questioni legali.\n\nSu **1.141 ticket di supporto da gen a giu 2026**, **27 riguardano registrazioni in sala o app mobile**. Problemi frequenti: caricamento fallito, registrazione non trovata, interruzione o registrazione parziale, attribuzione discorsi.\n\nNessuno chiede se è permesso registrare.\n\nQuesto cambia la prospettiva:\n\n**non solo «posso registrare?»**\n\nMa anche:\n\n**dove va la registrazione → chi la vede → quanto dura → come si cancella.**\n\n---\n\n## Riassunto per registrare in presenza\n\nPrima di registrare in sala, verifica sei punti:\n\n* **Informazione**: tutti sanno di essere registrati, anche chi arriva dopo?\n* **Finalità**: perché conservi la registrazione?\n* **Base giuridica**: interesse legittimo interno o consenso esterni?\n* **Conservazione**: quando cancelli audio e trascrizione da account e telefono?\n* **Accesso**: chi può vedere i dati?\n* **Subappaltatori**: sai chi tratta i dati e dove sono?\n\nSe interviene un'IA, aggiungi:\n\n**i partecipanti sanno che un sistema IA tratta la registrazione per il verbale?**\n\n## Domande frequenti\n\n### È legale registrare una riunione in presenza?\n\nSì, rispettando informazione, base giuridica, finalità e durata.\n\n### Serve microfono o attrezzatura?\n\nNo. Uno smartphone con app basta, senza installazioni.\n\n### Come avvisare se nessun assistente è visibile?\n\nOralmente, prima di registrare e a ogni nuovo entrato.\n\n### Si può registrare da computer?\n\nGli utenti chiedono, ma l'app mobile è la via prevista per sala.\n\n### Il verbale sale nel CRM?\n\nSì, come in videoconferenza: trascrizione, verbale, sincronizzazione.\n\n### Quanto conservare la registrazione?\n\nDipende dalla finalità. CNIL indica max sei mesi per audio lavoro, un anno per analisi. Ricorda la copia su telefono.\n\n### Un partecipante può chiedere cancellazione?\n\nSì, secondo diritto all'oblio GDPR.\n\n---\n\n## In sintesi\n\n**Registrare una riunione in sala è possibile.**\n\nMa non basta chiedersi:\n\n> «Posso registrare?»\n\nDevi controllare tutta la catena, considerando la copia su telefono:\n\n**informare → registrare → caricare → trascrivere → condividere → conservare → cancellare entrambe le copie.**\n\nQuesta catena va regolata dalla tua politica dati.\n\n**Le tue riunioni sono in sala?** [Prova Leexi nella prossima riunione in presenza](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)\n\n## Fonti\n\nTesti da fonti primarie al 22 agosto 2026.\n\n* GDPR, articoli 4, 5, 6, 7, 12, 13, 15, 16, 17, 21, 28, 32\n* Codice penale, art. 226-1\n* CNIL, Ascolto e registrazione chiamate sul lavoro\n* Regolamento europeo IA, art. 50\n\n*Questa pagina descrive il quadro applicabile. Non è un parere legale.*\n","2026-08-24T13:12:45.932Z","2026-09-04T09:31:54.197Z","2026-09-08T11:34:24.148Z",{"id":1192,"documentId":1193,"metaTitle":1194,"metaDescription":1195,"slug":1196,"heroTitle":1197,"heroUnderTitle":1198,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":179,"heroVideoUrl":68,"blog":1199,"createdAt":1200,"updatedAt":1201,"publishedAt":1202,"locale":184,"__type":132},24629,"ytkzo19fd5q3kkfn4lgt0jkn","Non-entraînement de l'IA : ce que Leexi garantit sur vos réunions","Leexi n'entraîne aucun modèle d'IA sur vos réunions. Où l'engagement est écrit, quels modèles lisent vos données, ce que le RGPD impose, et les pièces à transmettre à votre DPO.","\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fnon-entrainement-ia-donnees-de-reunion\u002F","Non-entraînement de l'IA : ce que la loi impose et ce que Leexi fournit","L'engagement est écrit, les modèles sont nommés, l'attestation se demande. Ce que votre DPO vérifie.","Leexi n'utilise pas vos réunions pour entraîner des modèles d'IA. L'engagement est écrit dans la politique de confidentialité et dans la FAQ conformité, il vaut pour tous les comptes par défaut, et une attestation vous est fournie sur demande pour votre dossier. Les modèles qui lisent vos réunions pour produire la transcription et le compte rendu sont fournis par des tiers nommés dans le DPA, tous hébergés dans l'Union européenne, et liés à Leexi par des obligations au moins aussi protectrices que celles du DPA.\n\n## Vérifier ce que « non-entraînement » recouvre\n\n**Entraîner un modèle, c'est modifier le modèle avec vos données. Lire vos données pour produire un compte rendu, c'est autre chose.**\n\nQuand Leexi transcrit une réunion et rédige le compte rendu, un modèle de langage lit l'audio ou le texte de cette réunion et produit un résultat. C'est l'usage que vous demandez. Le modèle ne garde rien de cette réunion après la production du compte rendu.\n\nEntraîner, c'est utiliser des milliers de réunions pour ajuster les paramètres d'un modèle, de façon à ce qu'il réponde mieux à l'avenir. Vos propos deviennent alors une partie du modèle, et ils peuvent réapparaître dans les réponses faites à d'autres. C'est ce que l'engagement de non-entraînement exclut.\n\n### Comment les acheteurs formulent-ils l'exigence ?\n\nUn acheteur en gestion de patrimoine demande à Leexi, en mai 2026, un « engagement contractuel ou clause écrite “non-entraînement des modèles” précisant que les données clients (y compris logs, transcriptions, embeddings) ne seront pas utilisées pour entraîner, améliorer ou optimiser des modèles d'IA sauf accord écrit préalable ». Un organisme public demande, en mars 2026, « la garantie que nos données ne sont jamais utilisées pour entraîner vos modèles IA ».\n\nCes deux formulations disent le niveau attendu : l'engagement doit couvrir les transcriptions, les journaux techniques et les représentations vectorielles (les « embeddings », la forme numérique sous laquelle un texte est indexé pour la recherche), et il doit couvrir l'amélioration du service autant que l'entraînement au sens strict.\n\n---\n\n## Savoir si le non-entraînement est une obligation légale\n\n**Aucun texte ne nomme le « non-entraînement ». Deux articles du RGPD produisent le même effet.**\n\nLe premier est le principe de limitation des finalités.\n\n> RGPD, article 5, paragraphe 1, point b)\n> *« collectées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes, et ne pas être traitées ultérieurement d'une manière incompatible avec ces finalités »*\n\nVous enregistrez une réunion pour en obtenir le compte rendu. Entraîner un modèle avec cette réunion est une autre finalité, que vous n'avez pas déterminée.\n\nLe second est l'obligation faite au sous-traitant de n'agir que sur vos instructions.\n\n> RGPD, article 28, paragraphe 3, point a)\n> *« ne traite les données à caractère personnel que sur instruction documentée du responsable du traitement, y compris en ce qui concerne les transferts de données à caractère personnel vers un pays tiers ou à une organisation internationale, à moins qu'il ne soit tenu d'y procéder en vertu du droit de l'Union ou du droit de l'État membre auquel le sous-traitant est soumis »*\n\nLeexi est votre sous-traitant (article 4.2 de son DPA). Un entraînement sur vos réunions serait un traitement sans instruction de votre part.\n\nTrois niveaux de force :\n\n- **Imposé par la loi** : l'interdiction de traiter vos données pour une finalité incompatible, et l'interdiction faite au sous-traitant d'agir hors instruction.\n- **Exigé par les acheteurs** : une clause écrite qui nomme l'entraînement, l'amélioration et l'optimisation des modèles, et qui couvre les journaux et les embeddings. Le RGPD ne l'exige pas sous cette forme, les DPO la demandent parce qu'elle se vérifie en une ligne.\n- **Imposé par un secteur** : aucun référentiel sectoriel ne l'impose en tant que tel. La finance et le secteur public l'obtiennent par leurs questionnaires de sécurité.\n\n### Le non-entraînement dispense-t-il d'informer les participants ?\n\nNon. L'information des participants est une obligation distincte, qui vous incombe.\n\n> Règlement européen sur l'intelligence artificielle, article 50, paragraphe 1\n> *« Les fournisseurs veillent à ce que les systèmes d'IA destinés à interagir directement avec des personnes physiques soient conçus et développés de manière à ce que les personnes physiques concernées soient informées qu'elles interagissent avec un système d'IA, à moins que cela ne soit évident du point de vue d'une personne physique raisonnablement bien informée, observatrice et avisée, compte tenu des circonstances et du contexte d'utilisation. »*\n\nCet article vise le fournisseur du système. Votre propre obligation d'informer les participants vient du RGPD, et l'assistant Leexi est visible dans la réunion pour vous y aider.\n\n---\n\n## Connaître les modèles qui lisent vos réunions\n\n**Leexi nomme ses fournisseurs d'IA dans le DPA, avec leur zone d'hébergement.**\n\n> DPA Leexi, article 6.1\n> *« Microsoft Azure pour la transcription et l'IA générative → hébergement dans l'UE »*\n> *« Gladia pour le fournisseur de speech to Text → hébergement dans l'UE »*\n> *« Eleven Labs Inc. : fournisseur de Speech-to-Text → hébergement en Europe »*\n> *« Mistral pour l'IA générative → hébergement dans l'UE »*\n\nLa FAQ conformité précise le montage : le modèle de langage est fourni par OpenAI et exécuté via Azure France, en circuit fermé. Le circuit fermé signifie que le traitement reste dans un périmètre maîtrisé, en France, sans exposition à un usage tiers.\n\n### Le fournisseur du modèle peut-il, lui, entraîner ses modèles sur vos réunions ?\n\nLe DPA impose aux sous-traitants de Leexi les mêmes obligations que celles qui lient Leexi.\n\n> DPA Leexi, article 6.3\n> *« Leexi veillera à ce que tous les sous-traitants engagés pour le traitement des données personnelles soient liés par des accords écrits contenant des obligations de protection des données qui sont au moins aussi protectrices que celles énoncées dans le présent accord. »*\n\nC'est la transposition du paragraphe 4 de l'article 28 du RGPD, qui exige que « les mêmes obligations en matière de protection de données » soient imposées à tout sous-traitant ultérieur.\n\n---\n\n## Obtenir la preuve du non-entraînement\n\n**L'engagement est écrit à deux endroits publics, et une attestation complète le dossier.**\n\nDans la politique de confidentialité, section « Sécurité et formation des modèles IA » :\n\n> Leexi, politique de confidentialité\n> *« Nous n'utilisons pas ces données pour entraîner ou améliorer des modèles IA\u002FML généralisés ou non personnalisés. Tout traitement IA appliqué est strictement limité aux fonctionnalités que vous demandez. »*\n\nDans la [FAQ conformité](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Ffaq-conformite-souverainete\u002F), à la question « Est-ce que Leexi entraîne son IA sur mes réunions ? » : « Non. Vos conversations ne servent pas à entraîner les modèles. Cette règle vaut pour tous les comptes, par défaut. »\n\nL'attestation de non-entraînement fait partie des six pièces que la FAQ conformité liste pour votre DPO, avec la localisation d'hébergement, le certificat ISO 27001, le DPA, la liste des sous-traitants et la politique de conservation.\n\n---\n\n## Connaître les limites de l'engagement\n\n**Trois points à connaître avant de transmettre le dossier.**\n\n- Le DPA version 2.0 ne contient pas de clause dédiée au non-entraînement. L'engagement figure dans la politique de confidentialité et dans la FAQ. Si votre juridique veut la clause dans le contrat, demandez une annexe à hello@leexi.ai.\n- La phrase de la politique de confidentialité est placée dans la section sur les données issues des intégrations tierces. Elle est complétée par la FAQ, qui vise les conversations elles-mêmes. Une attestation lève le doute sur le périmètre.\n- Le non-entraînement ne signifie pas que l'IA ne lit pas vos réunions. Elle les lit pour produire ce que vous demandez : transcription, compte rendu, réponses d'Ask Leexi sur vos propres réunions. Le contenu de vos réunions reste dans votre compte, dans la bibliothèque, pendant la durée de conservation que vous fixez.\n\n---\n\n## Transmettre les pièces à votre DPO\n\n| Pièce | Ce qu'elle prouve | Comment l'obtenir |\n|---|---|---|\n| Politique de confidentialité, section « Sécurité et formation des modèles IA » | L'engagement écrit de non-entraînement et la limitation du traitement IA aux fonctionnalités demandées | [leexi.ai\u002Ffr\u002Fpolitique-de-confidentialite](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fpolitique-de-confidentialite) |\n| FAQ conformité, question « Est-ce que Leexi entraîne son IA sur mes réunions ? » | L'engagement appliqué à toutes les conversations, pour tous les comptes | [FAQ conformité et souveraineté](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Ffaq-conformite-souverainete\u002F) |\n| Attestation de non-entraînement | La pièce à joindre au dossier, au format que votre DPO attend | Sur demande à hello@leexi.ai |\n| DPA version 2.0, articles 4.2, 6.1 et 6.3 | Leexi agit sur vos instructions, les fournisseurs d'IA sont nommés et hébergés dans l'UE, ils sont liés par les mêmes obligations | [dpa_fr.pdf](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdpa_fr.pdf) |\n| Trust Center | La liste des dix sous-traitants tenue à jour, la certification ISO 27001:2022, l'ISO 42001 en cours | [trust.leexi.ai](https:\u002F\u002Ftrust.leexi.ai\u002F) |\n\nCe que l'IA fait de l'enregistrement, et ce que vous devez en dire aux participants, est traité sur la page [enregistrer une réunion professionnelle](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-une-reunion-professionnelle-rgpd\u002F). L'ensemble des certifications et audits est réuni dans la [section sécurité et conformité](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002F).\n\nLe DPA s'applique dès l'essai gratuit. Vous pouvez tester Leexi sur une réunion réelle pendant la revue de votre DPO. [Réserver une démonstration](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)\n\n---\n\n## Questions fréquentes\n\n### Que veut dire « circuit fermé » pour le modèle exécuté via Azure France ?\n\nLe modèle de langage est exécuté dans un périmètre maîtrisé, en France, et vos données ne sont ni utilisées pour entraîner ce modèle ni exposées à un usage tiers. C'est la réponse que donne la FAQ conformité de Leexi, et c'est le point que les équipes techniques vérifient en premier.\n\n### Mes transcriptions servent-elles à améliorer Leexi ?\n\nNon. La politique de confidentialité exclut l'entraînement et l'amélioration de modèles généralisés ou non personnalisés, et limite tout traitement IA aux fonctionnalités que vous demandez. Un DPO qui veut couvrir aussi les journaux techniques et les embeddings demande l'attestation, qui formalise ce périmètre.\n\n### Un template de résumé personnalisé entraîne-t-il un modèle ?\n\nNon. Un template de résumé est un jeu d'instructions (un « prompt » dans l'application) que le modèle lit à chaque compte rendu. Il ne modifie pas le modèle. Vous pouvez en créer un par type de réunion sans qu'aucune donnée n'entre dans un entraînement.\n\n### Ask Leexi apprend-il de mes réunions ?\n\nAsk Leexi lit vos réunions pour répondre à vos questions sur plusieurs comptes rendus à la fois. C'est une lecture au moment de la question, limitée à votre compte. Le modèle n'est pas modifié par vos réunions.\n\n### Comment obtenir une attestation écrite de non-entraînement ?\n\nDemandez-la à hello@leexi.ai en précisant le périmètre attendu par votre DPO (transcriptions, journaux, embeddings) et la date de votre souscription. C'est l'une des six pièces du dossier de conformité que Leexi fournit, avec le DPA, la liste des sous-traitants, le certificat ISO 27001, la localisation d'hébergement et la politique de conservation.\n\n### Le non-entraînement suffit-il pour un dossier RGPD ?\n\nNon. Il couvre une seule exigence, celle de la finalité. Votre dossier a aussi besoin du DPA (article 28 du RGPD), de la liste des sous-traitants, de la durée de conservation et de la preuve que les participants sont informés. La page [DPA : ce que la loi impose et ce que Leexi fournit](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fdpa-accord-traitement-donnees\u002F) traite les trois premières.\n\n---\n\n## En résumé\n\n**Vos réunions ne servent pas à entraîner des modèles. L'engagement est public, il vaut pour tous les comptes, et une attestation le formalise pour votre DPO.**\n\nLe RGPD produit le même effet par la limitation des finalités et par l'obligation faite au sous-traitant d'agir sur instruction. Les fournisseurs d'IA de Leexi sont nommés dans le DPA, hébergés dans l'UE et liés par les mêmes obligations.\n\nCe que le DPA ne contient pas, une clause dédiée, se demande en annexe.\n\n## Sources\n\nTextes relevés sur sources primaires les 22 août et 2 septembre 2026.\n\n* Leexi, Politique de confidentialité, section « Sécurité et formation des modèles IA », leexi.ai\u002Ffr\u002Fpolitique-de-confidentialite\n* Leexi, FAQ conformité et souveraineté, publiée le 10 août 2026\n* Leexi, Accord de traitement de données, version 2.0 en vigueur à compter du 6 juillet 2026, articles 4.2, 6.1 et 6.3\n* Leexi, Trust Center, trust.leexi.ai, consulté le 2 septembre 2026\n* RGPD, articles 5 et 28, texte publié par la CNIL\n* Règlement européen sur l'intelligence artificielle, article 50\n\n*Cette page décrit le cadre applicable. Elle ne constitue pas un avis juridique.*\n","2026-09-02T07:00:31.852Z","2026-09-03T08:57:31.269Z","2026-09-07T07:42:01.704Z",{"id":1204,"documentId":1193,"metaTitle":1205,"metaDescription":1206,"slug":1207,"heroTitle":1208,"heroUnderTitle":1209,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":165,"heroVideoUrl":68,"blog":1210,"createdAt":1211,"updatedAt":1212,"publishedAt":1213,"locale":170,"__type":132},24628,"AI Non-Training: What Leexi Guarantees About Your Meetings","Leexi does not train any AI models on your meetings. Written commitments, which models read your data, GDPR requirements, and documents for your DPO.","\u002Fen\u002Fsecurity\u002Fcertifications-audits-compliance\u002Fnon-ai-training-meeting-data\u002F","AI Non-Training: Legal Requirements and What Leexi Provides","Written commitment, named models, attestation on request. What your DPO verifies.","Leexi does not use your meetings to train AI models. This commitment is documented in the privacy policy and compliance FAQ, applies by default to all accounts, and an attestation is provided upon request for your records. The models reading your meetings to produce transcripts and summaries are provided by third parties named in the DPA, all hosted within the European Union, and bound to Leexi by obligations at least as protective as those in the DPA.\n\n## Understanding What \"Non-Training\" Means\n\n**Training a model means modifying it with your data. Reading your data to produce a summary is different.**\n\nWhen Leexi transcribes a meeting and drafts the summary, a language model reads the audio or text of that meeting and produces a result. This is the use you request. The model retains nothing from that meeting after producing the summary.\n\nTraining involves using thousands of meetings to adjust a model’s parameters to perform better in the future. Your words then become part of the model and may reappear in responses to others. The non-training commitment excludes this.\n\n### How Do Buyers Phrase This Requirement?\n\nA wealth management buyer asked Leexi in May 2026 for a \"contractual commitment or written clause 'non-training of models' specifying that client data (including logs, transcriptions, embeddings) will not be used to train, improve, or optimize AI models without prior written consent.\" A public organization requested in March 2026 \"guarantees that our data is never used to train your AI models.\"\n\nBoth formulations express the expected level: the commitment must cover transcriptions, technical logs, and vector representations (\"embeddings\"), and address service improvement as well as strict training.\n\n---\n\n## Is Non-Training a Legal Obligation?\n\n**No text explicitly names \"non-training.\" Two GDPR articles produce the same effect.**\n\nThe first is the purpose limitation principle.\n\n> GDPR, Article 5(1)(b)\n> *\"collected for specified, explicit, and legitimate purposes and not further processed in a manner incompatible with those purposes\"*\n\nYou record a meeting to obtain its summary. Training a model with that meeting is a different purpose you have not specified.\n\nThe second is the obligation for processors to act only on your instructions.\n\n> GDPR, Article 28(3)(a)\n> *\"processes personal data only on documented instructions from the controller, including regarding transfers to third countries or international organizations, unless required by Union or Member State law\"*\n\nLeexi is your processor (Article 4.2 of its DPA). Training on your meetings would be processing without your instruction.\n\nThree levels of force:\n\n- **Imposed by law**: prohibition to process data for incompatible purposes and processor acting only on instructions.\n- **Required by buyers**: a written clause naming training, improvement, and optimization of models, covering logs and embeddings. GDPR does not require this form, but DPOs request it as it is easily verifiable.\n- **Imposed by sector**: no sector-specific framework mandates it as such. Finance and public sectors obtain it through security questionnaires.\n\n### Does Non-Training Exempt Informing Participants?\n\nNo. Informing participants is a separate obligation.\n\n> EU AI Regulation, Article 50(1)\n> *\"Providers shall ensure AI systems interacting directly with natural persons are designed so that persons are informed they are interacting with AI, unless obvious to a reasonably well-informed person given context.\"*\n\nThis article targets system providers. Your obligation to inform participants comes from GDPR, and the Leexi assistant is visible in meetings to help.\n\n---\n\n## Knowing the Models That Read Your Meetings\n\n**Leexi names its AI providers in the DPA, with their hosting locations.**\n\n> Leexi DPA, Article 6.1\n> *\"Microsoft Azure for transcription and generative AI → hosted in the EU\"*\n> *\"Gladia for speech-to-text provider → hosted in the EU\"*\n> *\"Eleven Labs Inc.: speech-to-text provider → hosted in Europe\"*\n> *\"Mistral for generative AI → hosted in the EU\"*\n\nThe compliance FAQ details the setup: the language model is provided by OpenAI and run via Azure France in a closed circuit. Closed circuit means processing stays within a controlled perimeter in France, without exposure to third-party use.\n\n### Can the Model Provider Train Their Models on Your Meetings?\n\nThe DPA requires Leexi’s processors to have the same obligations as Leexi.\n\n> Leexi DPA, Article 6.3\n> *\"Leexi will ensure all processors engaged for personal data processing are bound by written agreements with data protection obligations at least as protective as those in this agreement.\"*\n\nThis transposes GDPR Article 28(4), requiring \"the same data protection obligations\" for any downstream processor.\n\n---\n\n## Obtaining Proof of Non-Training\n\n**The commitment is documented in two public places, and an attestation completes the file.**\n\nIn the privacy policy, section \"Security and AI Model Training\":\n\n> Leexi Privacy Policy\n> *\"We do not use this data to train or improve generalized or non-personalized AI\u002FML models. All applied AI processing is strictly limited to the features you request.\"*\n\nIn the [compliance FAQ](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fen\u002Fsecurity\u002Fcertifications-audits-compliance\u002Ffaq-compliance-sovereignty\u002F), question \"Does Leexi train its AI on my meetings?\": \"No. Your conversations are not used to train models. This applies by default to all accounts.\"\n\nThe non-training attestation is among six documents listed in the compliance FAQ for your DPO, along with hosting location, ISO 27001 certificate, DPA, list of processors, and retention policy.\n\n---\n\n## Understanding the Limits of the Commitment\n\n**Three points before submitting the file.**\n\n- DPA version 2.0 contains no dedicated non-training clause. The commitment is in the privacy policy and FAQ. If your legal team wants a clause in the contract, request an annex at hello@leexi.ai.\n- The privacy policy phrase is in the section on data from third-party integrations. The FAQ complements it, targeting the conversations themselves. An attestation clarifies the scope.\n- Non-training does not mean AI does not read your meetings. It reads them to produce what you request: transcription, summary, Ask Leexi responses on your meetings. Your meeting content remains in your account, in the library, for the retention period you set.\n\n---\n\n## Providing Documents to Your DPO\n\n| Document | What It Proves | How to Obtain |\n|---|---|---|\n| Privacy Policy, section \"Security and AI Model Training\" | Written non-training commitment and AI processing limited to requested features | [leexi.ai\u002Fen\u002Fprivacy-policy](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fen\u002Fprivacy-policy\u002F) |\n| Compliance FAQ, question \"Does Leexi train its AI on my meetings?\" | Commitment applies to all conversations, all accounts | [Compliance FAQ and Sovereignty](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fen\u002Fsecurity\u002Fcertifications-audits-compliance\u002Ffaq-compliance-sovereignty\u002F) |\n| Non-Training Attestation | Document to include in your file, in the format your DPO expects | On request at hello@leexi.ai |\n| DPA version 2.0, Articles 4.2, 6.1, and 6.3 | Leexi acts on your instructions; AI providers are named and EU-hosted, bound by same obligations | [dpa_en.pdf](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdpa_fr.pdf) |\n| Trust Center | Updated list of ten processors, ISO 27001:2022 certification, ISO 42001 in progress | [trust.leexi.ai](https:\u002F\u002Ftrust.leexi.ai\u002F) |\n\nWhat AI does with recordings and what you must tell participants is covered on the [record a professional meeting](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fen\u002Fsecurity\u002Fcertifications-audits-compliance\u002Frecord-a-professional-meeting-gdpr\u002F) page. All certifications and audits are gathered in the [security and compliance section](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fen\u002Fsecurity\u002Fcertifications-audits-compliance\u002F).\n\nThe DPA applies from the free trial. You can test Leexi on a real meeting during your DPO’s review. [Book a demo](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)\n\n---\n\n## Frequently Asked Questions\n\n### What Does \"Closed Circuit\" Mean for the Model Run via Azure France?\n\nThe language model runs within a controlled perimeter in France, and your data is neither used to train this model nor exposed to third-party use. This is the answer given by Leexi’s compliance FAQ and is the first point technical teams verify.\n\n### Are My Transcriptions Used to Improve Leexi?\n\nNo. The privacy policy excludes training and improving generalized or non-personalized models and limits AI processing to requested features. A DPO wanting coverage for logs and embeddings requests the attestation, which formalizes this scope.\n\n### Does a Custom Summary Template Train a Model?\n\nNo. A summary template is a set of instructions (a \"prompt\" in the app) the model reads for each summary. It does not modify the model. You can create one per meeting type without any data entering training.\n\n### Does Ask Leexi Learn from My Meetings?\n\nAsk Leexi reads your meetings to answer questions across multiple summaries at once. This is a read at query time, limited to your account. The model is not modified by your meetings.\n\n### How to Obtain a Written Non-Training Attestation?\n\nRequest it at hello@leexi.ai specifying the scope your DPO expects (transcriptions, logs, embeddings) and your subscription date. It is one of six compliance documents Leexi provides, along with the DPA, processor list, ISO 27001 certificate, hosting location, and retention policy.\n\n### Is Non-Training Enough for a GDPR File?\n\nNo. It covers only one requirement: purpose limitation. Your file also needs the DPA (Article 28 GDPR), processor list, retention period, and proof participants are informed. The page [DPA: Legal Requirements and What Leexi Provides](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fen\u002Fsecurity\u002Fcertifications-audits-compliance\u002Fdpa-data-processing-agreement\u002F) covers the first three.\n\n---\n\n## Summary\n\n**Your meetings are not used to train models. The commitment is public, applies to all accounts, and an attestation formalizes it for your DPO.**\n\nGDPR achieves the same effect through purpose limitation and the processor’s obligation to act on instruction. Leexi’s AI providers are named in the DPA, hosted in the EU, and bound by the same obligations.\n\nWhat the DPA lacks—a dedicated clause—can be requested as an annex.\n\n## Sources\n\nTexts reviewed from primary sources on August 22 and September 2, 2026.\n\n* Leexi Privacy Policy, section \"Security and AI Model Training\", leexi.ai\u002Fen\u002Fprivacy-policy\n* Leexi Compliance FAQ and Sovereignty, published August 10, 2026\n* Leexi Data Processing Agreement, version 2.0 effective July 6, 2026, Articles 4.2, 6.1, and 6.3\n* Leexi Trust Center, trust.leexi.ai, accessed September 2, 2026\n* GDPR Articles 5 and 28, text published by CNIL\n* EU AI Regulation, Article 50\n\n*This page describes the applicable framework. It does not constitute legal advice.*\n","2026-09-07T07:40:45.217Z","2026-09-07T07:41:25.574Z","2026-09-07T07:42:01.620Z",{"id":1215,"documentId":1193,"metaTitle":1216,"metaDescription":1217,"slug":1218,"heroTitle":1219,"heroUnderTitle":1220,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":215,"heroVideoUrl":68,"blog":1221,"createdAt":1222,"updatedAt":1223,"publishedAt":1224,"locale":74,"__type":132},24630,"Geen AI-training: wat Leexi garandeert over uw vergaderingen","Leexi traint geen AI-modellen met uw vergaderingen. Wat het engagement inhoudt, welke modellen uw data lezen, GDPR-vereisten en documenten voor uw DPO.","\u002Fnl\u002Fveiligheid\u002Fcertificeringen-audits-naleving-regelgeving\u002Fgeen-ai-training-vergadergegevens\u002F","Geen AI-training: wettelijke vereisten en wat Leexi biedt","Het engagement is vastgelegd, modellen zijn genoemd, attestatie op aanvraag. Wat uw DPO controleert.","Leexi gebruikt uw vergaderingen niet om AI-modellen te trainen. Dit engagement staat in het privacybeleid en de compliance FAQ, geldt standaard voor alle accounts, en een attest is op aanvraag beschikbaar voor uw dossier. De modellen die uw vergaderingen lezen voor transcriptie en samenvatting worden geleverd door derden genoemd in de DPA, allemaal gehost binnen de EU, en gebonden aan Leexi door minstens even beschermende verplichtingen als in de DPA.\n\n## Controleren wat \"geen training\" precies betekent\n\n**Een model trainen betekent het model aanpassen met uw data. Data lezen om een verslag te maken is iets anders.**\n\nWanneer Leexi een vergadering transcribeert en samenvat, leest een taalmodel de audio of tekst en levert een resultaat. Dit is het gebruik dat u vraagt. Het model bewaart niets van de vergadering na het maken van het verslag.\n\nTrainingsdata gebruiken betekent duizenden vergaderingen inzetten om modelparameters aan te passen zodat het in de toekomst beter presteert. Uw woorden worden dan onderdeel van het model en kunnen terugkomen in antwoorden aan anderen. Dit sluit het engagement voor geen training uit.\n\n### Hoe formuleren kopers deze eis?\n\nEen vermogensbeheerder vroeg Leexi in mei 2026 om een \"contractuele verbintenis of schriftelijke clausule 'geen modeltraining' die bevestigt dat klantgegevens (inclusief logs, transcripties, embeddings) niet gebruikt worden om AI-modellen te trainen, verbeteren of optimaliseren zonder voorafgaande schriftelijke toestemming.\" Een overheidsinstantie vroeg in maart 2026 om \"garantie dat onze data nooit gebruikt worden om uw AI-modellen te trainen.\"\n\nDeze formuleringen geven het gewenste niveau aan: het engagement moet transcripties, technische logs en vectorrepresentaties (de \"embeddings\", de digitale vorm waarin tekst wordt geïndexeerd voor zoekopdrachten) omvatten, en zowel serviceverbetering als training in enge zin dekken.\n\n---\n\n## Is geen training een wettelijke verplichting?\n\n**Er is geen specifieke wet die \"geen training\" noemt. Twee GDPR-artikelen hebben hetzelfde effect.**\n\nHet eerste is het doelbindingsbeginsel.\n\n> GDPR, artikel 5, lid 1, punt b)\n> *\"verzameld voor specifieke, expliciete en legitieme doeleinden en niet verder verwerkt op een wijze die onverenigbaar is met die doeleinden\"*\n\nU neemt een vergadering op om een verslag te maken. Een model trainen met die vergadering is een ander doel dat u niet heeft bepaald.\n\nHet tweede is de verplichting voor de verwerker om alleen op uw instructies te handelen.\n\n> GDPR, artikel 28, lid 3, punt a)\n> *\"verwerkt persoonsgegevens alleen op gedocumenteerde instructie van de verwerkingsverantwoordelijke, ook met betrekking tot doorgifte aan derde landen of internationale organisaties, tenzij verplicht door EU- of lidstaatwetgeving\"*\n\nLeexi is uw verwerker (artikel 4.2 van de DPA). Training op uw vergaderingen zonder instructie is ongeoorloofde verwerking.\n\nDrie niveaus van kracht:\n\n- **Wettelijk verplicht**: verbod op verwerking voor onverenigbare doeleinden en verbod voor verwerker om buiten instructies te handelen.\n- **Eis van kopers**: schriftelijke clausule die training, verbetering en optimalisatie van modellen benoemt en logs en embeddings dekt. GDPR vereist dit niet zo, DPO's vragen het omdat het makkelijk te controleren is.\n- **Sectorale eis**: geen sectorale standaard eist dit expliciet. Financiële en publieke sectoren krijgen dit via beveiligingsvragenlijsten.\n\n### Valt informeren van deelnemers weg bij geen training?\n\nNee. Informeren van deelnemers is een aparte verplichting.\n\n> EU AI-verordening, artikel 50, lid 1\n> *\"Leveranciers zorgen dat AI-systemen die direct met natuurlijke personen interageren zo ontworpen zijn dat betrokkenen geïnformeerd worden dat ze met een AI-systeem interacteren, tenzij dit voor een redelijk geïnformeerd, oplettend en verstandig persoon duidelijk is gezien de omstandigheden en context.\"*\n\nDit artikel richt zich op de leverancier van het systeem. Uw eigen informatieplicht komt uit de GDPR, en de Leexi-assistent is zichtbaar in de vergadering om u te helpen.\n\n---\n\n## Welke modellen lezen uw vergaderingen?\n\n**Leexi noemt zijn AI-leveranciers in de DPA, met hun hostinglocaties.**\n\n> DPA Leexi, artikel 6.1\n> *\"Microsoft Azure voor transcriptie en generatieve AI → hosting in de EU\"*\n> *\"Gladia voor spraak-naar-tekst → hosting in de EU\"*\n> *\"Eleven Labs Inc.: spraak-naar-tekst leverancier → hosting in Europa\"*\n> *\"Mistral voor generatieve AI → hosting in de EU\"*\n\nDe compliance FAQ legt uit: het taalmodel wordt geleverd door OpenAI en draait via Azure Frankrijk, in een gesloten circuit. Dit betekent dat de verwerking binnen een gecontroleerd gebied in Frankrijk blijft, zonder blootstelling aan derden.\n\n### Kan de modelleverancier zelf uw vergaderingen gebruiken om modellen te trainen?\n\nDe DPA verplicht Leexi's onderaannemers dezelfde dataprotectie als Leexi zelf.\n\n> DPA Leexi, artikel 6.3\n> *\"Leexi zorgt dat alle onderaannemers die persoonsgegevens verwerken gebonden zijn aan schriftelijke overeenkomsten met minstens even beschermende verplichtingen als deze overeenkomst.\"*\n\nDit is de implementatie van artikel 28 lid 4 GDPR, dat dezelfde dataprotectieverplichtingen aan alle volgende verwerkers oplegt.\n\n---\n\n## Bewijs van geen training verkrijgen\n\n**Het engagement staat op twee publieke plaatsen en een attest maakt het dossier compleet.**\n\nIn het privacybeleid, sectie \"Beveiliging en training van AI-modellen\":\n\n> Leexi, privacybeleid\n> *\"Wij gebruiken deze data niet om algemene of niet-gepersonaliseerde AI\u002FML-modellen te trainen of verbeteren. Alle AI-verwerking is strikt beperkt tot de functies die u vraagt.\"*\n\nIn de [compliance FAQ](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fnl\u002Fveiligheid\u002Fcertificeringen-audits-naleving-regelgeving\u002Ffaq-naleving-soevereiniteit\u002F), bij de vraag \"Trainen jullie AI op mijn vergaderingen?\": \"Nee. Uw gesprekken worden niet gebruikt om modellen te trainen. Dit geldt standaard voor alle accounts.\"\n\nHet attest van geen training is een van de zes documenten die de compliance FAQ noemt voor uw DPO, samen met hostinglocatie, ISO 27001-certificaat, DPA, lijst van onderaannemers en bewaarbeleid.\n\n---\n\n## Grenzen van het engagement\n\n**Drie punten om te weten voor u het dossier overhandigt.**\n\n- DPA versie 2.0 bevat geen specifieke clausule over geen training. Het engagement staat in het privacybeleid en de FAQ. Wilt uw juridische afdeling een clausule in het contract, vraag dan een bijlage via hello@leexi.ai.\n- De zin in het privacybeleid staat bij data uit derdenintegraties. De FAQ behandelt de gesprekken zelf. Een attest verduidelijkt het toepassingsgebied.\n- Geen training betekent niet dat AI uw vergaderingen niet leest. Het leest ze om te leveren wat u vraagt: transcriptie, samenvatting, antwoorden van Ask Leexi op uw eigen vergaderingen. De inhoud blijft in uw account, in de bibliotheek, zolang u bewaart.\n\n---\n\n## Documenten voor uw DPO\n\n| Document | Wat het bewijst | Hoe te verkrijgen |\n|---|---|---|\n| Privacybeleid, sectie \"Beveiliging en training van AI-modellen\" | Schriftelijk engagement voor geen training en beperking van AI-verwerking tot gevraagde functies | [leexi.ai\u002Fnl\u002Fprivacybeleid](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fnl\u002Fprivacybeleid\u002F) |\n| Compliance FAQ, vraag \"Trainen jullie AI op mijn vergaderingen?\" | Engagement geldt voor alle gesprekken en accounts | [compliance FAQ en soevereiniteit](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fnl\u002Fveiligheid\u002Fcertificeringen-audits-naleving-regelgeving\u002Ffaq-naleving-soevereiniteit\u002F) |\n| Attest geen training | Document voor dossier, formaat volgens DPO-wens | Op aanvraag via hello@leexi.ai |\n| DPA versie 2.0, artikelen 4.2, 6.1 en 6.3 | Leexi handelt op uw instructies, AI-leveranciers zijn genoemd en gehost in de EU, gebonden aan dezelfde verplichtingen | [dpa_nl.pdf](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdpa_fr.pdf) |\n| Trust Center | Bijgewerkte lijst van tien onderaannemers, ISO 27001:2022 certificaat, ISO 42001 in voorbereiding | [trust.leexi.ai](https:\u002F\u002Ftrust.leexi.ai\u002F) |\n\nWat AI doet met de opname en wat u deelnemers moet melden, staat op de pagina [professionele vergadering opnemen](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fnl\u002Fveiligheid\u002Fcertificeringen-audits-naleving-regelgeving\u002Fprofessionele-vergadering-opnemen-gdpr\u002F). Alle certificeringen en audits staan in de [beveiliging en compliance sectie](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fnl\u002Fveiligheid\u002Fcertificeringen-audits-naleving-regelgeving\u002F).\n\nDe DPA geldt vanaf de gratis proefperiode. U kunt Leexi testen in een echte vergadering tijdens de DPO-review. [Demo boeken](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)\n\n---\n\n## Veelgestelde vragen\n\n### Wat betekent \"gesloten circuit\" voor het model via Azure Frankrijk?\n\nHet taalmodel draait binnen een gecontroleerd gebied in Frankrijk, en uw data worden niet gebruikt om het model te trainen of aan derden blootgesteld. Dit is het antwoord in de Leexi compliance FAQ en het eerste punt dat technische teams controleren.\n\n### Worden mijn transcripties gebruikt om Leexi te verbeteren?\n\nNee. Het privacybeleid sluit training en verbetering van algemene of niet-gepersonaliseerde modellen uit en beperkt AI-verwerking tot gevraagde functies. Een DPO die ook logs en embeddings wil dekken vraagt het attest dat dit formaliseert.\n\n### Trainen gepersonaliseerde samenvattingssjablonen een model?\n\nNee. Een sjabloon is een set instructies (een \"prompt\" in de app) die het model leest bij elk verslag. Het verandert het model niet. U kunt per type vergadering een sjabloon maken zonder data in training te gebruiken.\n\n### Leert Ask Leexi van mijn vergaderingen?\n\nAsk Leexi leest uw vergaderingen om uw vragen over meerdere verslagen te beantwoorden. Dit gebeurt op het moment van de vraag, beperkt tot uw account. Het model wordt niet aangepast door uw vergaderingen.\n\n### Hoe krijg ik een schriftelijk attest van geen training?\n\nVraag het via hello@leexi.ai met het door uw DPO gewenste toepassingsgebied (transcripties, logs, embeddings) en uw abonnementsdatum. Het is een van de zes compliance documenten die Leexi levert, samen met DPA, lijst onderaannemers, ISO 27001 certificaat, hostinglocatie en bewaarbeleid.\n\n### Is geen training voldoende voor een GDPR-dossier?\n\nNee. Het dekt slechts één eis, die van het doel. Uw dossier heeft ook de DPA (artikel 28 GDPR), lijst van onderaannemers, bewaartermijn en bewijs van deelnemersinformatie nodig. De pagina [DPA: wettelijke vereisten en wat Leexi biedt](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fnl\u002Fveiligheid\u002Fcertificeringen-audits-naleving-regelgeving\u002Fdpa-overeenkomst-gegevensverwerking\u002F) behandelt de eerste drie.\n\n---\n\n## Samenvatting\n\n**Uw vergaderingen worden niet gebruikt om modellen te trainen. Het engagement is openbaar, geldt voor alle accounts, en een attest formaliseert dit voor uw DPO.**\n\nDe GDPR heeft hetzelfde effect via doelbinding en instructieplicht voor verwerkers. Leexi's AI-leveranciers zijn genoemd in de DPA, gehost in de EU en gebonden aan dezelfde verplichtingen.\n\nWat de DPA niet bevat, een specifieke clausule, kunt u als bijlage aanvragen.\n\n## Bronnen\n\nTeksten geraadpleegd op 22 augustus en 2 september 2026.\n\n* Leexi, Privacybeleid, sectie \"Beveiliging en training van AI-modellen\", leexi.ai\u002Fnl\u002Fprivacybeleid\n* Leexi, Compliance FAQ en soevereiniteit, gepubliceerd 10 augustus 2026\n* Leexi, Data Processing Agreement, versie 2.0 geldig vanaf 6 juli 2026, artikelen 4.2, 6.1 en 6.3\n* Leexi, Trust Center, trust.leexi.ai, geraadpleegd 2 september 2026\n* GDPR, artikelen 5 en 28, tekst gepubliceerd door CNIL\n* EU AI-verordening, artikel 50\n\n*Deze pagina beschrijft het toepasselijke kader. Het is geen juridisch advies.*\n","2026-09-07T07:41:18.941Z","2026-09-07T07:41:55.692Z","2026-09-07T07:42:01.791Z",{"id":1226,"documentId":1193,"metaTitle":1227,"metaDescription":1228,"slug":1229,"heroTitle":1230,"heroUnderTitle":1231,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":236,"heroVideoUrl":68,"blog":1232,"createdAt":1233,"updatedAt":1233,"publishedAt":1234,"locale":241,"__type":132},24631,"No entrenamiento de IA: lo que Leexi garantiza sobre tus reuniones","Leexi no entrena modelos de IA con tus reuniones. Compromisos escritos, modelos que leen tus datos, requisitos RGPD y documentos para tu DPO.","\u002Fes\u002Fseguridad\u002Fcertificaciones-auditorias-cumplimiento\u002Fno-entrenamiento-ia-datos-de-reunion\u002F","No entrenamiento de IA: lo que la ley exige y lo que Leexi ofrece","Compromiso escrito, modelos nombrados, certificado disponible. Lo que tu DPO verifica.","Leexi no utiliza tus reuniones para entrenar modelos de IA. El compromiso está escrito en la política de privacidad y en la FAQ de cumplimiento, aplica a todas las cuentas por defecto, y se proporciona un certificado a solicitud para tu expediente. Los modelos que leen tus reuniones para producir la transcripción y el resumen son de terceros nombrados en el DPA, todos alojados en la Unión Europea, y vinculados a Leexi por obligaciones igual o más estrictas que las del DPA.\n\n## Verificar qué implica el “no entrenamiento”\n\n**Entrenar un modelo significa modificarlo con tus datos. Leer tus datos para generar un resumen es distinto.**\n\nCuando Leexi transcribe una reunión y redacta el resumen, un modelo de lenguaje lee el audio o texto y produce un resultado. Es el uso que solicitas. El modelo no conserva nada de esa reunión tras generar el resumen.\n\nEntrenar implica usar miles de reuniones para ajustar parámetros y mejorar respuestas futuras. Tus palabras forman parte del modelo y pueden aparecer en respuestas a otros. Eso excluye el compromiso de no entrenamiento.\n\n### ¿Cómo formulan los compradores esta exigencia?\n\nUn comprador en gestión patrimonial pidió a Leexi en mayo 2026 un “compromiso contractual o cláusula escrita de ‘no entrenamiento de modelos’ que especifique que los datos del cliente (incluidos logs, transcripciones, embeddings) no se usarán para entrenar, mejorar u optimizar modelos de IA sin acuerdo previo escrito”. Un organismo público solicitó en marzo 2026 “garantía de que nuestros datos nunca se usan para entrenar sus modelos IA”.\n\nAmbas expresiones indican el nivel esperado: el compromiso debe cubrir transcripciones, logs técnicos y representaciones vectoriales (embeddings), y abarcar tanto la mejora del servicio como el entrenamiento estricto.\n\n---\n\n## Saber si el no entrenamiento es obligación legal\n\n**Ningún texto menciona “no entrenamiento”. Dos artículos del RGPD tienen el mismo efecto.**\n\nEl primero es el principio de limitación de finalidades.\n\n> RGPD, artículo 5, apartado 1, letra b)\n> *“recogidos para finalidades determinadas, explícitas y legítimas, y no tratados posteriormente de forma incompatible con dichas finalidades”*\n\nGrabas una reunión para obtener un resumen. Entrenar un modelo con esa reunión es otra finalidad no determinada.\n\nEl segundo es la obligación del encargado de tratamiento de actuar solo bajo instrucciones.\n\n> RGPD, artículo 28, apartado 3, letra a)\n> *“solo trata datos personales bajo instrucciones documentadas del responsable del tratamiento, incluyendo transferencias a terceros países u organizaciones internacionales, salvo obligación legal”*\n\nLeexi es tu encargado (artículo 4.2 del DPA). Entrenar con tus reuniones sería un tratamiento sin tu instrucción.\n\nTres niveles de fuerza:\n\n- **Impuesto por ley**: prohibición de tratar datos para finalidades incompatibles y de actuar sin instrucciones.\n- **Exigido por compradores**: cláusula escrita que nombre entrenamiento, mejora y optimización, cubriendo logs y embeddings. El RGPD no lo exige así, pero los DPO la piden por claridad.\n- **Impuesto por sector**: ningún estándar sectorial lo impone. Finanzas y sector público lo obtienen vía cuestionarios de seguridad.\n\n### ¿El no entrenamiento exime de informar a los participantes?\n\nNo. Informar a los participantes es obligación distinta y tu responsabilidad.\n\n> Reglamento europeo IA, artículo 50, apartado 1\n> *“Los proveedores aseguran que los sistemas IA que interactúan con personas informen que es un sistema IA, salvo que sea evidente para una persona razonablemente informada y observadora.”*\n\nEste artículo se dirige al proveedor. Tu obligación de informar viene del RGPD, y el asistente Leexi es visible en la reunión para ayudarte.\n\n---\n\n## Conocer los modelos que leen tus reuniones\n\n**Leexi nombra sus proveedores de IA en el DPA, con su zona de alojamiento.**\n\n> DPA Leexi, artículo 6.1\n> *“Microsoft Azure para transcripción e IA generativa → alojamiento en la UE”*\n> *“Gladia para proveedor de speech to text → alojamiento en la UE”*\n> *“Eleven Labs Inc.: proveedor de speech to text → alojamiento en Europa”*\n> *“Mistral para IA generativa → alojamiento en la UE”*\n\nLa FAQ de cumplimiento detalla que el modelo de lenguaje es de OpenAI y se ejecuta vía Azure Francia, en circuito cerrado. Esto significa que el procesamiento se mantiene en un entorno controlado en Francia, sin exposición a terceros.\n\n### ¿Puede el proveedor entrenar sus modelos con tus reuniones?\n\nEl DPA obliga a los subcontratistas de Leexi a las mismas obligaciones que Leexi.\n\n> DPA Leexi, artículo 6.3\n> *“Leexi asegurará que todos los subcontratistas tengan acuerdos escritos con obligaciones de protección de datos al menos tan estrictas como las del presente acuerdo.”*\n\nEs la transposición del artículo 28.4 del RGPD, que exige imponer las mismas obligaciones a cualquier subcontratista.\n\n---\n\n## Obtener prueba del no entrenamiento\n\n**El compromiso está escrito en dos documentos públicos y un certificado completa el expediente.**\n\nEn la política de privacidad, sección “Seguridad y formación de modelos IA”:\n\n> Leexi, política de privacidad\n> *“No usamos estos datos para entrenar o mejorar modelos IA\u002FML generalizados o no personalizados. El tratamiento IA aplicado se limita estrictamente a las funciones que solicitas.”*\n\nEn la [FAQ cumplimiento](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fes\u002Fseguridad\u002Fcertificaciones-auditorias-cumplimiento\u002Ffaq-cumplimiento-soberania\u002F), en la pregunta “¿Leexi entrena su IA con mis reuniones?”: “No. Tus conversaciones no se usan para entrenar modelos. Esta regla aplica a todas las cuentas, por defecto.”\n\nEl certificado de no entrenamiento es uno de los seis documentos que la FAQ lista para tu DPO, junto con la ubicación de alojamiento, certificado ISO 27001, DPA, lista de subcontratistas y política de conservación.\n\n---\n\n## Conocer límites del compromiso\n\n**Tres puntos antes de enviar el expediente.**\n\n- El DPA versión 2.0 no incluye cláusula específica de no entrenamiento. El compromiso está en la política de privacidad y FAQ. Si tu departamento legal quiere la cláusula en contrato, pide un anexo a hello@leexi.ai.\n- La frase en la política está en la sección sobre datos de integraciones externas. La FAQ complementa, enfocándose en las conversaciones. Un certificado despeja dudas sobre el alcance.\n- No entrenar no significa que la IA no lea tus reuniones. Las lee para producir lo que pides: transcripción, resumen, respuestas de Ask Leexi sobre tus reuniones. El contenido permanece en tu cuenta y biblioteca durante el tiempo que determines.\n\n---\n\n## Enviar documentos a tu DPO\n\n| Documento | Qué prueba | Cómo obtener |\n|---|---|---|\n| Política de privacidad, sección “Seguridad y formación de modelos IA” | Compromiso escrito de no entrenamiento y limitación del tratamiento IA | [leexi.ai\u002Fes\u002Fpolitica-de-privacidad](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fes\u002Fpolitica-de-privacidad\u002F) |\n| FAQ cumplimiento, pregunta “¿Leexi entrena su IA con mis reuniones?” | Compromiso aplicado a todas las conversaciones y cuentas | [FAQ cumplimiento y soberanía](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fes\u002Fseguridad\u002Fcertificaciones-auditorias-cumplimiento\u002Ffaq-cumplimiento-soberania\u002F) |\n| Certificado de no entrenamiento | Documento para tu expediente, en formato que tu DPO requiera | Solicitar a hello@leexi.ai |\n| DPA versión 2.0, artículos 4.2, 6.1 y 6.3 | Leexi actúa bajo tus instrucciones, proveedores de IA nombrados y alojados en UE, con mismas obligaciones | [dpa_es.pdf](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdpa_fr.pdf) |\n| Trust Center | Lista actualizada de diez subcontratistas, certificación ISO 27001:2022, ISO 42001 en proceso | [trust.leexi.ai](https:\u002F\u002Ftrust.leexi.ai\u002F) |\n\nQué hace la IA con la grabación y qué informar a los participantes se explica en la página [grabar una reunión profesional](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fes\u002Fseguridad\u002Fcertificaciones-auditorias-cumplimiento\u002Fgrabar-una-reunion-profesional-rgpd\u002F). Todas las certificaciones y auditorías están en la [sección seguridad y cumplimiento](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fes\u002Fseguridad\u002Fcertificaciones-auditorias-cumplimiento\u002F).\n\nEl DPA aplica desde la prueba gratuita. Puedes probar Leexi en una reunión real durante la revisión de tu DPO. [Reservar una demostración](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)\n\n---\n\n## Preguntas frecuentes\n\n### ¿Qué significa “circuito cerrado” para el modelo ejecutado vía Azure Francia?\n\nEl modelo de lenguaje se ejecuta en un entorno controlado en Francia, y tus datos no se usan para entrenar ese modelo ni se exponen a terceros. Así responde la FAQ de cumplimiento de Leexi, y es lo que verifican primero los equipos técnicos.\n\n### ¿Mis transcripciones sirven para mejorar Leexi?\n\nNo. La política de privacidad excluye entrenar o mejorar modelos generalizados o no personalizados, y limita el tratamiento IA a las funciones que solicitas. Un DPO que quiera cubrir logs técnicos y embeddings pide el certificado que formaliza ese alcance.\n\n### ¿Un template de resumen personalizado entrena un modelo?\n\nNo. Un template es un conjunto de instrucciones (un “prompt” en la app) que el modelo lee en cada resumen. No modifica el modelo. Puedes crear uno por tipo de reunión sin que datos entren en entrenamiento.\n\n### ¿Ask Leexi aprende de mis reuniones?\n\nAsk Leexi lee tus reuniones para responder preguntas sobre varios resúmenes a la vez. Es una lectura al momento de la consulta, limitada a tu cuenta. El modelo no se modifica con tus reuniones.\n\n### ¿Cómo obtener un certificado escrito de no entrenamiento?\n\nSolicítalo a hello@leexi.ai indicando el alcance que tu DPO espera (transcripciones, logs, embeddings) y la fecha de tu suscripción. Es uno de los seis documentos del expediente de cumplimiento que Leexi provee, junto con DPA, lista de subcontratistas, certificado ISO 27001, ubicación de alojamiento y política de conservación.\n\n### ¿El no entrenamiento basta para un expediente RGPD?\n\nNo. Cubre solo una exigencia, la de finalidad. Tu expediente también necesita el DPA (artículo 28 RGPD), lista de subcontratistas, duración de conservación y prueba de información a participantes. La página [DPA: lo que la ley exige y Leexi ofrece](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fes\u002Fseguridad\u002Fcertificaciones-auditorias-cumplimiento\u002Fdpa-acuerdo-tratamiento-datos\u002F) trata las tres primeras.\n\n---\n\n## En resumen\n\n**Tus reuniones no se usan para entrenar modelos. El compromiso es público, aplica a todas las cuentas, y un certificado lo formaliza para tu DPO.**\n\nEl RGPD produce el mismo efecto por limitación de finalidades y obligación del encargado de actuar bajo instrucciones. Los proveedores de IA de Leexi están nombrados en el DPA, alojados en UE y sujetos a las mismas obligaciones.\n\nLo que el DPA no contiene, una cláusula dedicada, se solicita en anexo.\n\n## Fuentes\n\nTextos consultados en fuentes primarias el 22 de agosto y 2 de septiembre de 2026.\n\n* Leexi, Política de privacidad, sección “Seguridad y formación de modelos IA”, leexi.ai\u002Fes\u002Fpolitica-de-privacidad\n* Leexi, FAQ cumplimiento y soberanía, publicada el 10 de agosto de 2026\n* Leexi, Acuerdo de procesamiento de datos, versión 2.0 vigente desde el 6 de julio de 2026, artículos 4.2, 6.1 y 6.3\n* Leexi, Trust Center, trust.leexi.ai, consultado el 2 de septiembre de 2026\n* RGPD, artículos 5 y 28, texto publicado por la CNIL\n* Reglamento europeo sobre inteligencia artificial, artículo 50\n\n*Esta página describe el marco aplicable. No constituye asesoría legal.*\n","2026-09-07T07:41:57.922Z","2026-09-07T07:42:01.892Z",{"id":1236,"documentId":1237,"metaTitle":1238,"metaDescription":1239,"slug":1240,"heroTitle":1241,"heroUnderTitle":1242,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":179,"heroVideoUrl":68,"blog":1243,"createdAt":1244,"updatedAt":1245,"publishedAt":1246,"locale":184,"__type":132},24463,"o1f9widgoa50xlx4jh67gibv","Outil de prise de notes IA en présentiel | Leexi","Leexi enregistre vos réunions en salle depuis l'application mobile et génère le compte rendu : décisions, actions, échéances. Données hébergées en France.","\u002Ffr\u002Fcas-d-usage\u002Foutil-prise-de-notes-ia-presentiel\u002F","Outil de prise de notes IA en présentiel : le compte rendu de vos réunions en salle","L'application mobile enregistre la réunion en salle et génère le compte rendu : décisions, actions, échéances.","De nombreux outils de prise de notes IA fonctionnent très bien en visioconférence. Les réunions en présentiel, en revanche, sont moins souvent prises en charge avec le même niveau de simplicité.\n\nLeexi fonctionne aussi en présentiel. Depuis son application mobile, il enregistre la réunion, retranscrit les échanges et génère automatiquement un compte rendu avec les décisions prises, les actions à réaliser et les échéances.\n\nLes données sont hébergées en France et ne sont jamais utilisées pour entraîner les modèles d'intelligence artificielle.\n\n**[Essayez Leexi sur une réunion en salle](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)**\n\n## Pourquoi les réunions en présentiel restent plus difficiles à documenter\n\nEn visioconférence, il suffit généralement d'ajouter un assistant à la réunion pour obtenir une transcription et un compte rendu.\n\nEn présentiel, il faut souvent enregistrer la réunion avec un téléphone, puis rédiger le compte rendu manuellement. Cette étape demande du temps et les informations importantes peuvent être oubliées.\n\nPourtant, de nombreuses réunions se déroulent encore en salle : réunions de direction, réunions de chantier, échanges avec des clients, recrutement ou réunions des collectivités.\n\n## Comment Leexi fonctionne en présentiel\n\n### Une application mobile pour enregistrer la réunion\n\nPour lancer un enregistrement, il suffit d'ouvrir [l'application Leexi](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fassistant-ia\u002Fapp-mobile\u002F) sur un smartphone.\n\nLe téléphone est posé sur la table et capture les échanges pendant toute la réunion. Aucun équipement spécifique n'est nécessaire et aucune installation n'est requise dans la salle.\n\nL'application peut également être utilisée lors d'une visite chez un client, sur un chantier ou lors de tout échange organisé en dehors des bureaux.\n\n### Le même fonctionnement qu'en visioconférence\n\nUne fois la réunion terminée, Leexi produit le même type de livrable qu'après une visioconférence.\n\nVous retrouvez notamment :\n\n- un résumé de la réunion ;\n- les décisions prises ;\n- les actions à réaliser ;\n- les responsables de chaque tâche ;\n- les échéances.\n\nLa transcription complète reste disponible si vous souhaitez retrouver un passage précis de la conversation.\n\nAvant d'être partagé, le compte rendu peut être relu, modifié et validé.\n\n## Une seule bibliothèque pour toutes vos réunions\n\nQue vos échanges aient lieu sur [Google Meet](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fintegrations\u002Fvisio-conference\u002Fgoogle-meet\u002Fplateforme-de-visioconference\u002F), Microsoft Teams, [Zoom](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fintegrations\u002Fvisio-conference\u002Fzoom\u002F), au téléphone ou en présentiel, tous les comptes rendus sont regroupés au même endroit.\n\nVous pouvez ainsi retrouver rapidement une réunion, rechercher une décision ou consulter un ancien échange, quel que soit son format.\n\n## Des données hébergées en France\n\nLes enregistrements sont hébergés en France sur une infrastructure sécurisée.\n\nLes données sont chiffrées pendant leur transmission et leur stockage.\n\nLe traitement est réalisé via une infrastructure Azure France en environnement fermé.\n\nLes conversations ne servent jamais à entraîner les modèles d'intelligence artificielle.\n\nLeexi est également certifié [ISO 27001](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002F) et met à disposition [la documentation nécessaire pour les équipes chargées de la conformité](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Ffaq-conformite-souverainete\u002F).\n\n## Informer les participants avant l'enregistrement\n\nLors d'une réunion en présentiel, rien ne signale automatiquement qu'un enregistrement est en cours.\n\nAvant de commencer, il est donc nécessaire d'informer les participants qu'un assistant IA réalise la prise de notes.\n\n## Questions fréquentes\n\n### Faut-il un micro ou un équipement particulier pour enregistrer une réunion en salle ?\n\nNon. Un smartphone équipé de l'application Leexi suffit. Aucun matériel à installer dans la salle, aucun budget d'équipement à prévoir avant de tester.\n\n### Comment informer les participants quand aucun bot n'est visible dans la réunion ?\n\nEn visioconférence, l'assistant apparaît dans la liste des participants. En salle, il n'y a rien à voir : l'information se donne à l'oral avant de lancer l'enregistrement. Le RGPD impose de prévenir les participants qu'une réunion est enregistrée et qu'un assistant IA prend les notes.\n\n### Le compte rendu d'une réunion en salle est-il aussi complet qu'après une visioconférence ?\n\nOui, le traitement est identique : transcription, résumé, décisions, actions. Les réunions en salle et les visioconférences arrivent dans la même bibliothèque, sans distinction de traitement.\n\n### Une réunion en salle remonte-t-elle dans le CRM comme une visioconférence ?\n\nOui. Un rendez-vous chez un client ou sur un salon est enregistré depuis l'application mobile, puis transcrit, résumé et synchronisé avec votre CRM comme n'importe quelle visioconférence.\n\n### Le compte rendu peut-il être corrigé avant d'être partagé ?\n\nOui. Il est relu et corrigé avant diffusion. C'est utile en présentiel, où les conditions d'écoute sont plus variables qu'en visioconférence.\n\n**[Testez Leexi sur votre prochaine réunion en présentiel](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)**","2026-07-10T08:23:08.359Z","2026-08-21T15:37:03.142Z","2026-09-01T19:12:35.951Z",{"id":1248,"documentId":1249,"metaTitle":1250,"metaDescription":1251,"slug":1252,"heroTitle":1253,"heroUnderTitle":1254,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":179,"heroVideoUrl":68,"blog":1255,"createdAt":1256,"updatedAt":1257,"publishedAt":1258,"locale":184,"__type":132},24464,"ulvlgb4jqmuce1zuwi0b19lm","Outil de prise de notes IA pour commerciaux | Leexi","Leexi assiste à vos rendez-vous commerciaux, génère un compte rendu structuré et complète automatiquement votre CRM. Données hébergées en France.","\u002Ffr\u002Fcas-d-usage\u002Foutil-prise-de-notes-ia-commerciaux\u002F","Outil de prise de notes IA pour commerciaux : le compte rendu qui remplit votre CRM automatiquement","Leexi retranscrit vos rendez-vous, génère le compte rendu et complète votre CRM. Aucune ressaisie.","Un rendez-vous terminé, il reste souvent la partie la plus pénible : rédiger le compte rendu, mettre à jour le CRM, renseigner les prochaines étapes, noter les objections… Autant de tâches qui prennent du temps et finissent parfois repoussées à plus tard.\n\nLeexi automatise cette étape. L'outil assiste à vos rendez-vous en visioconférence, au téléphone ou en présentiel, retranscrit la conversation, génère un compte rendu structuré, puis complète automatiquement votre CRM. Aucune ressaisie, aucune copie manuelle.\n\nLes données restent hébergées en France et ne sont jamais utilisées pour entraîner les modèles d'IA. Aujourd'hui, plus de 10 000 entreprises en Europe utilisent Leexi.\n\n**[Essayez Leexi sur votre prochain rendez-vous commercial](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)**\n\n## Après chaque rendez-vous, le même constat\n\nUne fois l'appel terminé, il faut encore rédiger un compte rendu, retrouver la bonne fiche client, compléter le CRM, créer les tâches et noter les informations importantes.\n\nDans la pratique, cette étape est rarement faite immédiatement. Les informations sont saisies plusieurs heures plus tard, parfois le lendemain, avec des oublis ou des approximations.\n\nPendant le rendez-vous, le problème est le même : prendre des notes oblige souvent à décrocher de la conversation. À l'inverse, lorsqu'on se concentre entièrement sur le prospect, il devient difficile de tout retenir.\n\n[Leexi prend les notes à votre place](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fassistant-ia\u002Fprise-de-notes-ia\u002Fleexi-ai-note-taker-revolution-reunions\u002F). Vous restez concentré sur l'échange, puis retrouvez un compte rendu complet quelques instants après la réunion.\n\n## Ce que Leexi génère après un rendez-vous\n\n### Un compte rendu structuré\n\nLe compte rendu reprend les éléments essentiels de l'échange :\n\n- les besoins exprimés ;\n- les objections ;\n- les décisions prises ;\n- les prochaines étapes ;\n- les actions à réaliser.\n\nLa transcription complète reste disponible à côté du résumé. Si un doute apparaît, il suffit de retrouver le passage exact de la conversation.\n\nChaque équipe peut également personnaliser le format du compte rendu selon son processus commercial.\n\n### Le CRM se met à jour automatiquement\n\nLeexi ne se contente pas de produire un résumé.\n\nL'outil renseigne directement les informations dans votre CRM : HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Microsoft Dynamics et [de nombreuses autres solutions](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fintegrations\u002F).\n\nLe bon compte rendu est associé au bon contact, dans la bonne opportunité, sans copier-coller.\n\nLes appels passés via Aircall ou Ringover suivent exactement le même fonctionnement.\n\n## Retrouver facilement l'historique d'un client\n\nTous les rendez-vous sont conservés dans une bibliothèque consultable.\n\nAvant un nouvel échange, il devient simple de retrouver :\n\n- les engagements pris ;\n- les objections déjà évoquées ;\n- les besoins exprimés lors des précédentes discussions.\n\nPlus besoin de réécouter plusieurs enregistrements pour préparer un rendez-vous.\n\n## Former les commerciaux à partir de vrais échanges\n\nLes meilleurs appels peuvent être enregistrés comme références.\n\nL'équipe peut ensuite les retrouver facilement pour analyser des situations concrètes, écouter les formulations utilisées et partager les bonnes pratiques.\n\nLe scoring peut également suivre votre méthode commerciale, qu'il s'agisse de MEDDIC, SPICED ou d'un framework interne.\n\n## À quoi ressemble un compte rendu commercial ?\n\nLe document regroupe le résumé de l'échange, les objections, les prochaines étapes et les tâches à effectuer.\n\nAvant d'être envoyé ou synchronisé avec le CRM, le compte rendu reste modifiable et peut être validé par le commercial.\n\n## Les rendez-vous en présentiel sont aussi pris en charge\n\nLes échanges réalisés chez un client, sur un salon ou en déplacement peuvent être [enregistrés depuis l'application mobile](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fassistant-ia\u002Fapp-mobile\u002F).\n\nLe traitement reste identique : transcription, résumé, puis synchronisation avec le CRM.\n\nLe résultat est le même qu'après une visioconférence.\n\n## Des données hébergées en France\n\nLes conversations sont [hébergées en France, sur une infrastructure sécurisée](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Ffaq-conformite-souverainete\u002F).\n\nLes données sont chiffrées pendant leur transmission et leur stockage.\n\nLe traitement s'effectue via une infrastructure Azure France en environnement fermé.\n\nEnfin, les conversations de vos équipes ne servent jamais à entraîner les modèles d'intelligence artificielle.\n\n## Questions fréquentes\n\n### Le compte rendu part-il dans le CRM sans que je le relise ?\n\nNon. Le compte rendu reste modifiable et se valide avant d'être envoyé ou synchronisé. Vous corrigez un montant ou une échéance avant que la fiche client ne bouge.\n\n### Les appels téléphoniques sont-ils couverts, ou seulement les visioconférences ?\n\nLes deux. Les appels passés via Aircall ou Ringover suivent exactement le même traitement qu'une visioconférence : transcription, compte rendu, synchronisation avec le CRM.\n\n### Le compte rendu peut-il suivre notre méthode commerciale ?\n\nOui. Le format du compte rendu se personnalise selon votre processus, et le scoring suit votre méthode, qu'il s'agisse de MEDDIC, de SPICED ou d'un référentiel interne. Vous retrouvez vos propres champs, pas une trame générique.\n\n### Un rendez-vous chez le client ou sur un salon est-il pris en charge ?\n\nOui, depuis l'application mobile. La transcription, le résumé et la synchronisation avec le CRM sont identiques à ceux d'une visioconférence.\n\n### Comment retrouver ce qui s'est dit lors des précédents rendez-vous d'un client ?\n\nTous les rendez-vous sont conservés dans une bibliothèque consultable. Avant un nouvel échange, vous retrouvez les engagements pris, les objections déjà évoquées et les besoins exprimés, sans réécouter les enregistrements.\n\n### Nos échanges commerciaux servent-ils à entraîner une IA ?\n\nNon. Les conversations de vos équipes ne servent jamais à entraîner les modèles. Elles sont hébergées en France, chiffrées pendant leur transmission et leur stockage, et le traitement par le modèle de langage passe par Azure France en circuit fermé.\n\n**[Réservez une démo de Leexi](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)**\n","2026-07-10T08:23:04.747Z","2026-08-21T15:36:31.728Z","2026-09-01T19:12:35.954Z",{"id":1260,"documentId":1261,"metaTitle":1262,"metaDescription":1263,"slug":1264,"heroTitle":1265,"heroUnderTitle":1266,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":179,"heroVideoUrl":68,"blog":1267,"createdAt":1268,"updatedAt":1269,"publishedAt":1270,"locale":184,"__type":132},24465,"kc3n49vcwh2o7fy3xikjopv0","Outil de prise de notes IA pour le recrutement | Leexi","Leexi retranscrit vos entretiens de recrutement, génère un compte rendu structuré et une grille d'évaluation adaptée au type d'entretien. Données en France.","\u002Ffr\u002Fcas-d-usage\u002Foutil-prise-de-notes-ia-recrutement\u002F","Outil de prise de notes IA pour le recrutement : le compte rendu d'entretien structuré","Compte rendu structuré et grille d'évaluation adaptée au type d'entretien. Les données des candidats restent en France.","Leexi assiste à vos entretiens de recrutement en visioconférence, au téléphone ou en présentiel. L'outil retranscrit la conversation, génère un compte rendu structuré et produit une grille d'évaluation adaptée au type d'entretien.\n\nChaque résumé est personnalisable selon votre processus de recrutement. Les données des candidats restent hébergées en France et ne servent jamais à entraîner les modèles d'intelligence artificielle.\n\n**[Essayez Leexi sur votre prochain entretien](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)**\n\n## Un compte rendu adapté à chaque entretien\n\nTous les entretiens ne poursuivent pas le même objectif.\n\nUn premier échange permet de valider le parcours, les motivations ou les critères d'éligibilité. Un entretien technique évalue des compétences précises. Un entretien final s'intéresse davantage à l'adéquation avec le poste ou à la culture de l'entreprise.\n\nLeexi adapte automatiquement la structure du compte rendu au type d'entretien réalisé.\n\nVous pouvez également créer vos propres modèles afin de retrouver systématiquement les informations qui comptent pour votre équipe.\n\n## Rester concentré sur le candidat\n\nPrendre des notes pendant un entretien oblige souvent à interrompre le contact avec le candidat.\n\nAvec Leexi, [la conversation est enregistrée puis retranscrite automatiquement](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fassistant-ia\u002Fprise-de-notes-ia\u002Fleexi-ai-note-taker-revolution-reunions\u002F). L'outil identifie les différents interlocuteurs et génère une synthèse quelques instants après l'entretien.\n\nVous pouvez ainsi consacrer toute votre attention aux échanges, sans vous soucier de la prise de notes.\n\n## Une synthèse facile à partager\n\nÀ la fin de l'entretien, vous retrouvez :\n\n- un résumé de la discussion ;\n- les points forts du candidat ;\n- les points à approfondir ;\n- les éléments de vigilance ;\n- une grille d'évaluation structurée.\n\nLe compte rendu peut ensuite être partagé avec les recruteurs et le manager afin que chacun travaille sur la même base d'information.\n\nLes mises en situation et les exercices techniques peuvent également être évalués selon une grille commune.\n\n## Comparer les candidats plus facilement\n\nQuand tous les entretiens suivent la même structure, la comparaison ne dépend plus de la mémoire du recruteur ni du soin mis à prendre des notes ce jour-là.\n\nChaque candidat est évalué sur les mêmes critères, avec un compte rendu de longueur et de contenu comparables — même quand plusieurs recruteurs se sont partagé les entretiens. La décision collective s'appuie sur des éléments équivalents, retrouvés facilement plusieurs semaines ou plusieurs mois plus tard.\n\nEn cas de doute sur un choix déjà pris, la transcription complète permet de revenir aux propos exacts du candidat plutôt qu'à un souvenir approximatif.\n\n## Le consentement des candidats est pris en compte\n\nL'enregistrement d'un entretien implique le traitement de données personnelles.\n\nAvant le début de l'échange, le candidat est informé qu'un assistant IA participe à la prise de notes.\n\nLe consentement peut être [enregistré et horodaté](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Ffaq-conformite-souverainete\u002F) afin de conserver une preuve en cas de besoin. Les paramètres peuvent être adaptés selon les équipes ou les pays.\n\nLes droits d'accès sont également configurables : seuls les collaborateurs autorisés peuvent consulter les comptes rendus d'entretien.\n\n## À quoi ressemble un compte rendu d'entretien ?\n\nLe document rassemble la synthèse de l'entretien, les critères d'évaluation et les recommandations. Avant toute diffusion, il peut être relu, corrigé et validé.\n\n*Exemple illustratif (à remplacer par une capture réelle anonymisée fournie par Leexi) :*\n\n**Entretien technique — Poste : Développeur back-end — Durée : 45 min**\n\n- Compétences techniques (API, bases de données) : Solide — bonne maîtrise démontrée sur deux cas concrets abordés en entretien\n- Résolution de problèmes : Satisfaisant — raisonnement clair, a demandé des clarifications pertinentes\n- Communication : Bon — explique ses choix techniques simplement\n- Adéquation avec l'équipe : À vérifier — peu d'échanges sur le travail en équipe pendant l'entretien\n\n**Points forts :** maîtrise technique confirmée, bonne communication.\n**Points à approfondir :** expérience du travail en équipe.\n**Éléments de vigilance :** préavis de trois mois mentionné en fin d'entretien.\n\n## Questions fréquentes\n\n### Le compte rendu change-t-il selon le type d'entretien mené ?\n\nOui. Leexi adapte automatiquement la structure du compte rendu à un entretien de présélection, un entretien technique ou un entretien final, et vous pouvez créer vos propres modèles.\n\n### Leexi fonctionne-t-il aussi bien en visioconférence, au téléphone et en présentiel ?\n\nOui. Leexi assiste vos entretiens de recrutement quel que soit le canal utilisé, avec la même génération de compte rendu à la clé.\n\n### Faut-il le consentement du candidat pour enregistrer l'entretien ?\n\nOui. Le candidat doit être informé qu'un assistant IA participe à la prise de notes, et le consentement peut être enregistré et horodaté. Le cadre complet est détaillé dans la [FAQ conformité et souveraineté](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Ffaq-conformite-souverainete\u002F).\n\n### Qui peut consulter le compte rendu d'un entretien ?\n\nUniquement les collaborateurs autorisés. Les droits d'accès sont configurables par équipe.\n\n### Peut-on comparer plusieurs candidats sur les mêmes critères ?\n\nOui. Quand tous les entretiens suivent la même structure, chaque candidat est évalué sur les mêmes critères, ce qui facilite une décision collective.\n\n### Peut-on tester Leexi avant de s'engager ?\n\nOui. Vous pouvez essayer Leexi gratuitement sur votre prochain entretien de recrutement, sans engagement.\n\n## Des données RH hébergées en France\n\nLes données des candidats sont hébergées en France sur une [infrastructure sécurisée](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002F).\n\nLes échanges sont chiffrés pendant leur transmission et leur stockage.\n\nLe traitement est réalisé via une infrastructure Azure France en environnement fermé.\n\nLes entretiens enregistrés ne sont jamais utilisés pour entraîner les modèles d'intelligence artificielle.\n\n**[Réservez une démo pour votre équipe recrutement](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)**","2026-07-10T08:23:06.172Z","2026-09-01T14:33:17.181Z","2026-09-01T19:12:35.957Z",{"id":1272,"documentId":1237,"metaTitle":1273,"metaDescription":1274,"slug":1275,"heroTitle":1276,"heroUnderTitle":1277,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":203,"heroVideoUrl":68,"blog":1278,"createdAt":1279,"updatedAt":1280,"publishedAt":1281,"locale":170,"__type":132},24469,"AI Note-Taking Tool for In-Person Meetings | Leexi","Leexi records your in-room meetings via mobile app and creates summaries: decisions, actions, deadlines. Data hosted in France.","\u002Fen\u002Fuse-cases\u002Fai-note-taking-tool-in-person\u002F","AI Note-Taking Tool for In-Person: Meeting Summaries","Mobile app records in-room meetings and generates summaries: decisions, actions, deadlines.","Many AI note-taking tools work very well in video conferences. In-person meetings, however, are less often supported with the same level of ease.\n\nLeexi also works in person. From its mobile app, it records the meeting, transcribes the exchanges, and automatically generates a report with decisions made, actions to take, and deadlines.\n\nData is hosted in France and is never used to train AI models.\n\n**[Try Leexi on an in-room meeting](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)**\n\n## Why in-person meetings remain harder to document\n\nIn video conferences, you usually just add an assistant to get a transcription and a report.\n\nIn person, you often have to record the meeting with a phone, then manually write the report. This step takes time and important information can be missed.\n\nYet many meetings still happen in rooms: management meetings, site meetings, client discussions, recruitment, or community meetings.\n\n## How Leexi works in person\n\n### A mobile app to record the meeting\n\nTo start recording, just open [the Leexi app](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fen\u002Fai-assistant\u002Fmobile-app\u002F) on a smartphone.\n\nPlace the phone on the table and it captures the exchanges throughout the meeting. No special equipment or room setup is needed.\n\nThe app can also be used during client visits, on construction sites, or any meeting outside the office.\n\n### The same operation as in video conferences\n\nOnce the meeting ends, Leexi produces the same type of deliverable as after a video conference.\n\nYou get:\n\n- a meeting summary;\n- decisions made;\n- actions to take;\n- task owners;\n- deadlines.\n\nThe full transcription remains available if you want to find a specific part of the conversation.\n\nBefore sharing, the report can be reviewed, edited, and approved.\n\n## One library for all your meetings\n\nWhether your meetings happen on [Google Meet](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fen\u002Fintegrations\u002Fconferencing\u002Fgoogle-meet\u002Fvideo-conferencing-platform\u002F), Microsoft Teams, [Zoom](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fen\u002Fintegrations\u002Fconferencing\u002Fzoom\u002F), by phone, or in person, all reports are gathered in one place.\n\nYou can quickly find a meeting, search for a decision, or review past conversations, regardless of format.\n\n## Data hosted in France\n\nRecordings are hosted in France on a secure infrastructure.\n\nData is encrypted during transmission and storage.\n\nProcessing is done via an Azure France infrastructure in a closed environment.\n\nConversations are never used to train AI models.\n\nLeexi is also certified [ISO 27001](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fen\u002Fsecurity\u002Fcertifications-audits-compliance\u002F) and provides [necessary documentation for compliance teams](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fen\u002Fsecurity\u002Fcertifications-audits-compliance\u002Ffaq-compliance-sovereignty\u002F).\n\n## Informing participants before recording\n\nIn in-person meetings, nothing automatically signals that recording is underway.\n\nBefore starting, participants must be informed that an AI assistant is taking notes.\n\n## Frequently asked questions\n\n### Do you need a microphone or special equipment to record an in-room meeting?\n\nNo. A smartphone with the Leexi app is enough. No room setup or equipment budget is needed before trying.\n\n### How to inform participants when no bot is visible in the meeting?\n\nIn video conferences, the assistant appears in the participant list. In rooms, there’s nothing visible: the information is given verbally before recording starts. GDPR requires informing participants that the meeting is recorded and an AI assistant is taking notes.\n\n### Is the report from an in-room meeting as complete as after a video conference?\n\nYes, the processing is identical: transcription, summary, decisions, actions. In-room meetings and video conferences go into the same library, with no difference in treatment.\n\n### Does an in-room meeting appear in the CRM like a video conference?\n\nYes. A client visit or trade show meeting is recorded via the mobile app, then transcribed, summarized, and synced with your CRM like any video conference.\n\n### Can the report be corrected before sharing?\n\nYes. It is reviewed and corrected before distribution. This is useful in person, where listening conditions vary more than in video conferences.\n\n**[Test Leexi at your next in-person meeting](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)**","2026-08-07T15:21:38.703Z","2026-09-01T19:45:29.924Z","2026-09-01T19:47:50.935Z",{"id":1283,"documentId":1261,"metaTitle":1284,"metaDescription":1285,"slug":1286,"heroTitle":1287,"heroUnderTitle":1288,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":165,"heroVideoUrl":68,"blog":1289,"createdAt":1290,"updatedAt":1291,"publishedAt":1292,"locale":170,"__type":132},24470,"AI Note-Taking Tool for Recruitment | Leexi","Leexi transcribes your recruitment interviews, generating structured reports and evaluation grids tailored to interview types. Data hosted in France.","\u002Fen\u002Fuse-cases\u002Fai-note-taking-tool-recruitment\u002F","AI Note-Taking Tool for Recruitment: Structured Interview Reports","Structured reports and evaluation grids tailored to interview types. Candidate data remains in France.","Leexi assists you during your recruitment interviews via videoconference, phone, or in person. The tool transcribes the conversation, generates a structured report, and produces an evaluation grid tailored to the type of interview.\n\nEach summary is customizable according to your recruitment process. Candidate data remains hosted in France and is never used to train AI models.\n\n**[Try Leexi on your next interview](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)**\n\n## A report tailored to each interview\n\nNot all interviews have the same purpose.\n\nAn initial exchange validates the candidate's background, motivations, or eligibility criteria. A technical interview assesses specific skills. A final interview focuses more on fit with the position or company culture.\n\nLeexi automatically adapts the report structure to the type of interview conducted.\n\nYou can also create your own templates to consistently capture the information that matters to your team.\n\n## Stay focused on the candidate\n\nTaking notes during an interview often interrupts contact with the candidate.\n\nWith Leexi, [the conversation is recorded and then automatically transcribed](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fen\u002Fai-assistant\u002Fai-note-taker\u002Fleexi-ai-note-taker-revolution-meetings\u002F). The tool identifies the different speakers and generates a summary shortly after the interview.\n\nThis allows you to fully focus on the conversation without worrying about note-taking.\n\n## An easy-to-share summary\n\nAt the end of the interview, you receive:\n\n- a summary of the discussion;\n- the candidate’s strengths;\n- areas to explore further;\n- points of caution;\n- a structured evaluation grid.\n\nThe report can then be shared with recruiters and the manager so everyone works from the same information base.\n\nRole-plays and technical exercises can also be evaluated using a common grid.\n\n## Compare candidates more easily\n\nWhen all interviews follow the same structure, comparisons no longer depend on the recruiter’s memory or the quality of notes taken that day.\n\nEach candidate is evaluated on the same criteria, with reports of comparable length and content—even when multiple recruiters have shared the interviews. Collective decisions rely on equivalent elements, easily retrieved weeks or months later.\n\nIf there is doubt about a previous choice, the full transcription allows revisiting the candidate’s exact words rather than relying on approximate memory.\n\n## Candidate consent is taken into account\n\nRecording an interview involves processing personal data.\n\nBefore the exchange begins, the candidate is informed that an AI assistant is helping with note-taking.\n\nConsent can be [recorded and timestamped](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fen\u002Fsecurity\u002Fcertifications-audits-compliance\u002Ffaq-compliance-sovereignty\u002F) to keep proof if needed. Settings can be adapted by teams or countries.\n\nAccess rights are also configurable: only authorized staff can view interview reports.\n\n## What does an interview report look like?\n\nThe document gathers the interview summary, evaluation criteria, and recommendations. Before any sharing, it can be reviewed, corrected, and approved.\n\n*Illustrative example (to be replaced by an anonymized real screenshot provided by Leexi):*\n\n**Technical interview — Position: Back-end Developer — Duration: 45 min**\n\n- Technical skills (API, databases): Strong — demonstrated good mastery on two concrete cases discussed during the interview\n- Problem-solving: Satisfactory — clear reasoning, asked relevant clarifications\n- Communication: Good — explains technical choices simply\n- Team fit: To verify — little discussion about teamwork during the interview\n\n**Strengths:** confirmed technical expertise, good communication.\n**Areas to explore:** teamwork experience.\n**Points of caution:** three-month notice period mentioned at the end of the interview.\n\n## Frequently asked questions\n\n### Does the report change depending on the type of interview?\n\nYes. Leexi automatically adapts the report structure for pre-screening, technical, or final interviews, and you can create your own templates.\n\n### Does Leexi work equally well via videoconference, phone, and in person?\n\nYes. Leexi supports your recruitment interviews regardless of the channel used, with the same report generation.\n\n### Is candidate consent required to record the interview?\n\nYes. The candidate must be informed that an AI assistant is helping with note-taking, and consent can be recorded and timestamped. The full framework is detailed in the [compliance and sovereignty FAQ](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fen\u002Fsecurity\u002Fcertifications-audits-compliance\u002Ffaq-compliance-sovereignty\u002F).\n\n### Who can view an interview report?\n\nOnly authorized staff. Access rights are configurable by team.\n\n### Can multiple candidates be compared on the same criteria?\n\nYes. When all interviews follow the same structure, each candidate is evaluated on the same criteria, facilitating collective decisions.\n\n### Can Leexi be tested before committing?\n\nYes. You can try Leexi for free on your next recruitment interview, with no commitment.\n\n## HR data hosted in France\n\nCandidate data is hosted in France on a [secure infrastructure](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fen\u002Fsecurity\u002Fcertifications-audits-compliance\u002F).\n\nExchanges are encrypted during transmission and storage.\n\nProcessing is done via an Azure France infrastructure in a closed environment.\n\nRecorded interviews are never used to train AI models.\n\n**[Book a demo for your recruitment team](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)**","2026-08-07T15:27:52.291Z","2026-09-01T19:40:04.233Z","2026-09-01T19:47:50.937Z",{"id":1294,"documentId":1249,"metaTitle":1295,"metaDescription":1296,"slug":1297,"heroTitle":1298,"heroUnderTitle":1299,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":203,"heroVideoUrl":68,"blog":1300,"createdAt":1301,"updatedAt":1302,"publishedAt":1303,"locale":170,"__type":132},24471,"AI Note-Taking Tool for Sales | Leexi","Leexi attends your sales meetings, creates structured summaries, and auto-updates your CRM. Data hosted in France securely.","\u002Fen\u002Fuse-cases\u002Fai-note-taking-tool-sales\u002F","AI Note-Taking Tool for Sales: Meeting Summaries That Auto-Fill Your CRM","Leexi transcribes your meetings, generates summaries, and updates your CRM. No manual entry needed.","A meeting ends, and often the most tedious part remains: writing the report, updating the CRM, noting next steps, recording objections… So many tasks that take time and are sometimes postponed.\n\nLeexi automates this step. The tool attends your meetings via video conference, phone, or in person, transcribes the conversation, generates a structured report, then automatically updates your CRM. No re-entry, no manual copying.\n\nData stays hosted in France and is never used to train AI models. Today, over 10,000 companies across Europe use Leexi.\n\n**[Try Leexi on your next sales meeting](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)**\n\n## The same issue after every meeting\n\nOnce the call ends, you still have to write a report, find the right client record, update the CRM, create tasks, and note important information.\n\nIn practice, this step is rarely done immediately. Information is entered hours later, sometimes the next day, with omissions or inaccuracies.\n\nDuring the meeting, the problem is the same: taking notes often means losing focus on the conversation. Conversely, when fully focused on the prospect, it’s hard to remember everything.\n\n[Leexi takes notes for you](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fen\u002Fai-assistant\u002Fai-note-taker\u002Fleexi-ai-note-taker-revolution-meetings\u002F). You stay focused on the exchange, then get a complete report moments after the meeting.\n\n## What Leexi generates after a meeting\n\n### A structured report\n\nThe report covers the key elements of the exchange:\n\n- expressed needs;\n- objections;\n- decisions made;\n- next steps;\n- actions to be taken.\n\nThe full transcription remains available alongside the summary. If in doubt, just find the exact part of the conversation.\n\nEach team can also customize the report format according to their sales process.\n\n### The CRM updates automatically\n\nLeexi does more than produce a summary.\n\nThe tool directly fills in information in your CRM: HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Microsoft Dynamics, and [many other solutions](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fintegrations\u002F).\n\nThe correct report is linked to the right contact, in the right opportunity, without copy-pasting.\n\nCalls made via Aircall or Ringover follow the exact same process.\n\n## Easily access a client’s history\n\nAll meetings are stored in a searchable library.\n\nBefore a new exchange, it’s easy to find:\n\n- commitments made;\n- objections already raised;\n- needs expressed in previous discussions.\n\nNo need to re-listen to multiple recordings to prepare a meeting.\n\n## Train salespeople using real interactions\n\nThe best calls can be saved as references.\n\nThe team can then easily find them to analyze real situations, listen to phrasing used, and share best practices.\n\nScoring can also follow your sales method, whether MEDDIC, SPICED, or an internal framework.\n\n## What does a sales report look like?\n\nThe document includes the exchange summary, objections, next steps, and tasks to complete.\n\nBefore being sent or synced with the CRM, the report remains editable and can be approved by the salesperson.\n\n## In-person meetings are also supported\n\nMeetings held at a client’s site, at a trade show, or on the go can be [recorded via the mobile app](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fen\u002Fai-assistant\u002Fmobile-app\u002F).\n\nThe process remains the same: transcription, summary, then CRM sync.\n\nThe result is the same as after a video conference.\n\n## Data hosted in France\n\nConversations are [hosted in France on a secure infrastructure](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fen\u002Fsecurity\u002Fcertifications-audits-compliance\u002Ffaq-compliance-sovereignty\u002F).\n\nData is encrypted during transmission and storage.\n\nProcessing is done via an Azure France infrastructure in a closed environment.\n\nFinally, your teams’ conversations are never used to train AI models.\n\n## Frequently asked questions\n\n### Does the report go to the CRM without me reviewing it?\n\nNo. The report remains editable and must be approved before being sent or synced. You can correct amounts or deadlines before the client record changes.\n\n### Are phone calls covered, or only video conferences?\n\nBoth. Calls made via Aircall or Ringover follow the same process as video conferences: transcription, report, CRM sync.\n\n### Can the report follow our sales method?\n\nYes. The report format is customizable to your process, and scoring follows your method, whether MEDDIC, SPICED, or an internal framework. You get your own fields, not a generic template.\n\n### Are client-site or trade show meetings supported?\n\nYes, via the mobile app. Transcription, summary, and CRM sync are the same as for video conferences.\n\n### How can I find what was said in previous client meetings?\n\nAll meetings are stored in a searchable library. Before a new exchange, you find commitments made, objections raised, and needs expressed without re-listening to recordings.\n\n### Are our sales conversations used to train AI?\n\nNo. Your teams’ conversations are never used to train models. They are hosted in France, encrypted during transmission and storage, and processed via Azure France in a closed circuit.\n\n**[Book a Leexi demo](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)**\n","2026-08-07T15:25:55.909Z","2026-09-01T14:54:40.535Z","2026-09-01T19:47:50.939Z",{"id":1305,"documentId":1249,"metaTitle":1306,"metaDescription":1307,"slug":1308,"heroTitle":1309,"heroUnderTitle":1310,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":215,"heroVideoUrl":68,"blog":1311,"createdAt":1312,"updatedAt":1313,"publishedAt":1314,"locale":74,"__type":132},24478,"AI-notitiehulpmiddel voor sales | Leexi","Leexi ondersteunt uw salesgesprekken, maakt gestructureerde verslagen en vult automatisch uw CRM aan. Gegevens veilig in Frankrijk.","\u002Fnl\u002Fuse-cases\u002Fia-notitiehulpmiddel-voor-verkopers\u002F","AI-notitiehulpmiddel voor sales: verslag dat uw CRM automatisch vult","Leexi transcribeert uw afspraken, maakt het verslag en vult uw CRM aan. Geen handmatige invoer.","Een afspraak afgerond, dan volgt vaak het meest vervelende deel: het verslag schrijven, het CRM bijwerken, de volgende stappen noteren, bezwaren vastleggen... Al deze taken kosten tijd en worden soms uitgesteld.\n\nLeexi automatiseert deze stap. De tool woont uw afspraken bij via videoconferentie, telefoon of persoonlijk, transcribeert het gesprek, genereert een gestructureerd verslag en vult automatisch uw CRM aan. Geen handmatige invoer, geen kopiëren-plakken.\n\nDe gegevens worden in Frankrijk gehost en worden nooit gebruikt om AI-modellen te trainen. Vandaag de dag gebruiken meer dan 10.000 bedrijven in Europa Leexi.\n\n**[Probeer Leexi bij uw volgende commerciële afspraak](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)**\n\n## Na elke afspraak hetzelfde beeld\n\nNa het gesprek moet er nog een verslag worden geschreven, het juiste klantdossier worden gevonden, het CRM worden bijgewerkt, taken worden aangemaakt en belangrijke informatie worden genoteerd.\n\nIn de praktijk gebeurt dit zelden direct. De informatie wordt uren later ingevoerd, soms pas de volgende dag, met vergeten details of onnauwkeurigheden.\n\nTijdens de afspraak is het probleem hetzelfde: notities maken leidt vaak tot het verliezen van focus op het gesprek. Omgekeerd, als u zich volledig op de prospect concentreert, wordt het moeilijk om alles te onthouden.\n\n[Leexi maakt de notities voor u](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fnl\u002Fai-assistent\u002Fnote-taker\u002Fleexi-ai-note-taker-veranderd-vergaderingen\u002F). U blijft gefocust op het gesprek en ontvangt kort na de meeting een volledig verslag.\n\n## Wat Leexi genereert na een afspraak\n\n### Een gestructureerd verslag\n\nHet verslag bevat de essentiële elementen van het gesprek:\n\n- de geuite behoeften;\n- de bezwaren;\n- de genomen beslissingen;\n- de volgende stappen;\n- de uit te voeren acties.\n\nDe volledige transcriptie blijft beschikbaar naast de samenvatting. Bij twijfel kunt u het exacte gespreksonderdeel terugvinden.\n\nElk team kan het verslagformaat ook aanpassen aan zijn commerciële proces.\n\n### Het CRM wordt automatisch bijgewerkt\n\nLeexi beperkt zich niet tot een samenvatting.\n\nDe tool vult direct de informatie in uw CRM in: HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Microsoft Dynamics en [veel andere oplossingen](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fintegrations\u002F).\n\nHet juiste verslag wordt gekoppeld aan het juiste contact, in de juiste kans, zonder kopiëren-plakken.\n\nGesprekken via Aircall of Ringover volgen exact hetzelfde proces.\n\n## Gemakkelijk de klantgeschiedenis terugvinden\n\nAlle afspraken worden bewaard in een doorzoekbare bibliotheek.\n\nVoor een nieuw gesprek vindt u eenvoudig:\n\n- de gemaakte afspraken;\n- eerder genoemde bezwaren;\n- de behoeften uit eerdere gesprekken.\n\nU hoeft niet meerdere opnames opnieuw te beluisteren ter voorbereiding.\n\n## Commerciële teams trainen met echte gesprekken\n\nDe beste gesprekken kunnen als referentie worden opgenomen.\n\nHet team kan ze daarna gemakkelijk terugvinden om concrete situaties te analyseren, gebruikte formuleringen te beluisteren en best practices te delen.\n\nDe scoring kan ook uw commerciële methode volgen, of het nu MEDDIC, SPICED of een intern framework is.\n\n## Hoe ziet een commercieel verslag eruit?\n\nHet document bevat de samenvatting van het gesprek, de bezwaren, de volgende stappen en de uit te voeren taken.\n\nVoordat het wordt verzonden of gesynchroniseerd met het CRM, blijft het verslag bewerkbaar en kan het door de verkoper worden goedgekeurd.\n\n## Ook afspraken op locatie worden ondersteund\n\nGesprekken bij een klant, op een beurs of onderweg kunnen worden [opgenomen via de mobiele app](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fnl\u002Fai-assistent\u002Fmobiele-app\u002F).\n\nDe verwerking is hetzelfde: transcriptie, samenvatting en synchronisatie met het CRM.\n\nHet resultaat is gelijk aan dat van een videoconferentie.\n\n## Gegevens gehost in Frankrijk\n\nDe gesprekken worden [gehost in Frankrijk op een beveiligde infrastructuur](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fnl\u002Fveiligheid\u002Fcertificeringen-audits-naleving-regelgeving\u002Ffaq-naleving-soevereiniteit\u002F).\n\nDe gegevens zijn versleuteld tijdens verzending en opslag.\n\nDe verwerking vindt plaats via een Azure France-infrastructuur in een gesloten omgeving.\n\nTot slot worden de gesprekken van uw teams nooit gebruikt om AI-modellen te trainen.\n\n## Veelgestelde vragen\n\n### Wordt het verslag zonder mijn controle in het CRM geplaatst?\n\nNee. Het verslag blijft bewerkbaar en moet worden goedgekeurd voordat het wordt verzonden of gesynchroniseerd. U kunt een bedrag of datum corrigeren voordat het klantdossier wordt bijgewerkt.\n\n### Worden ook telefoongesprekken ondersteund, of alleen videoconferenties?\n\nBeide. Gesprekken via Aircall of Ringover worden op dezelfde manier verwerkt als videoconferenties: transcriptie, verslag en synchronisatie met het CRM.\n\n### Kan het verslag onze commerciële methode volgen?\n\nJa. Het formaat van het verslag kan worden aangepast aan uw proces en de scoring volgt uw methode, of het nu MEDDIC, SPICED of een intern referentiekader is. U vindt uw eigen velden, geen generieke sjabloon.\n\n### Worden afspraken bij de klant of op een beurs ondersteund?\n\nJa, via de mobiele app. Transcriptie, samenvatting en synchronisatie met het CRM zijn hetzelfde als bij een videoconferentie.\n\n### Hoe vind ik terug wat er bij eerdere klantafspraken is besproken?\n\nAlle afspraken worden bewaard in een doorzoekbare bibliotheek. Voor een nieuw gesprek vindt u de gemaakte afspraken, eerder genoemde bezwaren en geuite behoeften zonder opnames opnieuw te beluisteren.\n\n### Worden onze commerciële gesprekken gebruikt om AI te trainen?\n\nNee. De gesprekken van uw teams worden nooit gebruikt om modellen te trainen. Ze worden gehost in Frankrijk, versleuteld tijdens verzending en opslag, en de verwerking via het taalmodel verloopt via Azure France in een gesloten circuit.\n\n**[Boek een demo van Leexi](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)**\n","2026-08-07T15:26:05.052Z","2026-09-01T19:25:09.474Z","2026-09-01T19:48:01.504Z",{"id":1316,"documentId":1261,"metaTitle":1317,"metaDescription":1318,"slug":1319,"heroTitle":1320,"heroUnderTitle":1321,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":69,"heroVideoUrl":68,"blog":1322,"createdAt":1323,"updatedAt":1324,"publishedAt":1325,"locale":74,"__type":132},24479,"AI-notitiehulpmiddel voor werving | Leexi","Leexi zet uw sollicitatiegesprekken om in gestructureerde verslagen en evaluaties. Kandidatendata blijft in Frankrijk.","\u002Fnl\u002Fuse-cases\u002Fia-notitie-tool-werving\u002F","AI-notitiehulpmiddel voor werving: gestructureerd verslag","Gestructureerd verslag en evaluatie aangepast aan het gesprekstype. Kandidatendata blijft in Frankrijk.","Leexi assisteert uw sollicitatiegesprekken via videoconferentie, telefoon of face-to-face. De tool transcribeert het gesprek, genereert een gestructureerd verslag en produceert een beoordelingsformulier dat is afgestemd op het type gesprek.\n\nElke samenvatting is aanpasbaar volgens uw wervingsproces. De gegevens van kandidaten worden in Frankrijk gehost en worden nooit gebruikt om AI-modellen te trainen.\n\n**[Probeer Leexi bij uw volgende sollicitatiegesprek](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)**\n\n## Een verslag op maat van elk gesprek\n\nNiet alle gesprekken hebben hetzelfde doel.\n\nEen eerste gesprek bevestigt het parcours, de motivatie of de toelatingscriteria. Een technisch gesprek beoordeelt specifieke vaardigheden. Een eindgesprek richt zich meer op de match met de functie of de bedrijfscultuur.\n\nLeexi past automatisch de structuur van het verslag aan het type gesprek aan.\n\nU kunt ook uw eigen sjablonen maken om steeds de voor uw team belangrijke informatie terug te vinden.\n\n## Focus op de kandidaat houden\n\nNotities maken tijdens een gesprek onderbreekt vaak het contact met de kandidaat.\n\nMet Leexi wordt [het gesprek opgenomen en automatisch getranscribeerd](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fnl\u002Fai-assistent\u002Fnote-taker\u002Fleexi-ai-note-taker-veranderd-vergaderingen\u002F). De tool herkent de verschillende gesprekspartners en genereert kort na het gesprek een samenvatting.\n\nZo kunt u zich volledig op het gesprek concentreren, zonder zorgen over notities.\n\n## Een samenvatting die makkelijk te delen is\n\nAan het einde van het gesprek vindt u:\n\n- een samenvatting van de discussie;\n- de sterke punten van de kandidaat;\n- punten om verder te onderzoeken;\n- aandachtspunten;\n- een gestructureerd beoordelingsformulier.\n\nHet verslag kan vervolgens worden gedeeld met recruiters en de manager, zodat iedereen op dezelfde informatiebasis werkt.\n\nOefensituaties en technische opdrachten kunnen ook volgens een gemeenschappelijk formulier beoordeeld worden.\n\n## Kandidaten makkelijker vergelijken\n\nWanneer alle gesprekken dezelfde structuur volgen, hangt de vergelijking niet meer af van het geheugen van de recruiter of de zorgvuldigheid bij het maken van notities.\n\nElke kandidaat wordt beoordeeld op dezelfde criteria, met een verslag van vergelijkbare lengte en inhoud — zelfs als meerdere recruiters de gesprekken hebben gedeeld. De collectieve beslissing is gebaseerd op gelijkwaardige elementen, die makkelijk terug te vinden zijn na weken of maanden.\n\nBij twijfel over een genomen beslissing maakt de volledige transcriptie het mogelijk om terug te gaan naar de exacte woorden van de kandidaat in plaats van een vaag geheugen.\n\n## Toestemming van kandidaten wordt gerespecteerd\n\nHet opnemen van een gesprek houdt verwerking van persoonsgegevens in.\n\nVooraf wordt de kandidaat geïnformeerd dat een AI-assistent meeschrijft.\n\nDe toestemming kan [worden geregistreerd en getimestamped](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fnl\u002Fveiligheid\u002Fcertificeringen-audits-naleving-regelgeving\u002Ffaq-naleving-soevereiniteit\u002F) om bewijs te bewaren indien nodig. Instellingen kunnen per team of land worden aangepast.\n\nToegangsrechten zijn ook configureerbaar: alleen geautoriseerde medewerkers kunnen de gespreksverslagen inzien.\n\n## Hoe ziet een gespreksverslag eruit?\n\nHet document bevat de samenvatting van het gesprek, beoordelingscriteria en aanbevelingen. Voor verspreiding kan het worden nagelezen, gecorrigeerd en goedgekeurd.\n\n*Illustratief voorbeeld (te vervangen door een echte geanonimiseerde screenshot van Leexi):*\n\n**Technisch gesprek — Functie: Back-end ontwikkelaar — Duur: 45 min**\n\n- Technische vaardigheden (API, databases): Sterk — goede beheersing aangetoond in twee concrete cases tijdens het gesprek\n- Probleemoplossing: Voldoende — helder redeneren, stelde relevante verduidelijkingen\n- Communicatie: Goed — legt technische keuzes eenvoudig uit\n- Match met het team: Nog te verifiëren — weinig uitwisseling over teamwerk tijdens het gesprek\n\n**Sterke punten:** bevestigde technische kennis, goede communicatie.\n**Te verdiepen punten:** ervaring met teamwerk.\n**Aandachtspunten:** opzegtermijn van drie maanden genoemd aan het einde van het gesprek.\n\n## Veelgestelde vragen\n\n### Verandert het verslag afhankelijk van het type gesprek?\n\nJa. Leexi past automatisch de structuur aan voor een preselectiegesprek, technisch gesprek of eindgesprek, en u kunt eigen sjablonen maken.\n\n### Werkt Leexi even goed via videoconferentie, telefoon en face-to-face?\n\nJa. Leexi ondersteunt uw sollicitatiegesprekken ongeacht het kanaal, met dezelfde verslaggeneratie.\n\n### Is toestemming van de kandidaat nodig om het gesprek op te nemen?\n\nJa. De kandidaat moet geïnformeerd worden dat een AI-assistent meeschrijft, en toestemming kan worden geregistreerd en getimestamped. Het volledige kader staat in de [FAQ compliance en soevereiniteit](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fnl\u002Fveiligheid\u002Fcertificeringen-audits-naleving-regelgeving\u002Ffaq-naleving-soevereiniteit\u002F).\n\n### Wie kan het verslag van een gesprek inzien?\n\nAlleen geautoriseerde medewerkers. Toegangsrechten zijn per team instelbaar.\n\n### Kunnen meerdere kandidaten op dezelfde criteria worden vergeleken?\n\nJa. Wanneer alle gesprekken dezelfde structuur volgen, wordt elke kandidaat op dezelfde criteria beoordeeld, wat een collectieve beslissing vergemakkelijkt.\n\n### Kan ik Leexi eerst testen voordat ik me verbind?\n\nJa. U kunt Leexi gratis proberen bij uw volgende sollicitatiegesprek, zonder verplichtingen.\n\n## HR-gegevens gehost in Frankrijk\n\nKandidatengegevens worden in Frankrijk gehost op een [beveiligde infrastructuur](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fnl\u002Fveiligheid\u002Fcertificeringen-audits-naleving-regelgeving\u002F).\n\nDe communicatie is versleuteld tijdens overdracht en opslag.\n\nDe verwerking gebeurt via een gesloten Azure France-omgeving.\n\nOpgenomen gesprekken worden nooit gebruikt om AI-modellen te trainen.\n\n**[Plan een demo voor uw recruitmentteam](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)**","2026-08-07T15:27:52.372Z","2026-09-01T19:42:23.409Z","2026-09-01T19:48:01.506Z",{"id":1327,"documentId":1237,"metaTitle":1328,"metaDescription":1329,"slug":1330,"heroTitle":1331,"heroUnderTitle":1332,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":215,"heroVideoUrl":68,"blog":1333,"createdAt":1334,"updatedAt":1335,"publishedAt":1336,"locale":74,"__type":132},24482,"IA notuleringstool voor bijeenkomsten","Leexi neemt uw vergaderingen op via de mobiele app en maakt verslagen met beslissingen, acties en deadlines. Gegevens veilig in Frankrijk.","\u002Fnl\u002Fuse-cases\u002Fia-notitie-tool-op-locatie\u002F","IA notuleringstool voor bijeenkomsten: verslag van uw zaalvergaderingen","De mobiele app neemt de zaalvergadering op en maakt een verslag met beslissingen, acties en deadlines.","Veel AI-notitiehulpmiddelen werken uitstekend bij videoconferenties. Fysieke vergaderingen worden daarentegen minder vaak met hetzelfde gemak ondersteund.\n\nLeexi werkt ook in fysieke vergaderingen. Via de mobiele app neemt het de vergadering op, transcribeert de gesprekken en genereert automatisch een verslag met genomen beslissingen, uit te voeren acties en deadlines.\n\nDe gegevens worden in Frankrijk gehost en worden nooit gebruikt om AI-modellen te trainen.\n\n**[Probeer Leexi bij een vergadering in de zaal](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)**\n\n## Waarom fysieke vergaderingen moeilijker te documenteren zijn\n\nBij videoconferenties is het meestal voldoende om een assistent toe te voegen voor transcriptie en verslag.\n\nIn fysieke vergaderingen moet je vaak met een telefoon opnemen en het verslag handmatig schrijven. Dit kost tijd en belangrijke informatie kan verloren gaan.\n\nToch vinden veel vergaderingen nog steeds plaats in een zaal: directievergaderingen, bouwvergaderingen, klantgesprekken, werving of overheidsbijeenkomsten.\n\n## Hoe Leexi werkt in fysieke vergaderingen\n\n### Een mobiele app om de vergadering op te nemen\n\nOpen simpelweg [de Leexi-app](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fnl\u002Fai-assistent\u002Fmobiele-app\u002F) op een smartphone om te starten.\n\nDe telefoon ligt op tafel en neemt de hele vergadering op. Geen speciale apparatuur of installatie nodig.\n\nDe app kan ook gebruikt worden bij klantbezoeken, op bouwplaatsen of andere gesprekken buiten kantoor.\n\n### Zelfde werking als bij videoconferenties\n\nNa de vergadering levert Leexi hetzelfde type verslag als bij een videoconferentie.\n\nJe vindt onder andere:\n\n- een samenvatting van de vergadering;\n- genomen beslissingen;\n- uit te voeren acties;\n- verantwoordelijken per taak;\n- deadlines.\n\nDe volledige transcriptie blijft beschikbaar om specifieke gedeeltes terug te vinden.\n\nHet verslag kan worden nagelezen, aangepast en goedgekeurd voordat het gedeeld wordt.\n\n## Eén bibliotheek voor al je vergaderingen\n\nOf je nu vergadert via [Google Meet](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fnl\u002Fintegraties\u002Fvideoconferencing\u002Fgoogle-meet\u002Fplatform-voor-videoconferenties\u002F), Microsoft Teams, [Zoom](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fnl\u002Fintegraties\u002Fvideoconferencing\u002Fzoom\u002F), telefonisch of fysiek, alle verslagen worden op één plek verzameld.\n\nZo vind je snel een vergadering terug, zoek je een beslissing of bekijk je oude gesprekken, ongeacht het formaat.\n\n## Gegevens gehost in Frankrijk\n\nOpnames worden veilig gehost in Frankrijk.\n\nGegevens zijn versleuteld tijdens overdracht en opslag.\n\nVerwerking gebeurt via een gesloten Azure France-omgeving.\n\nGesprekken worden nooit gebruikt om AI-modellen te trainen.\n\nLeexi is ook gecertificeerd volgens [ISO 27001](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fnl\u002Fveiligheid\u002Fcertificeringen-audits-naleving-regelgeving\u002F) en biedt [de benodigde documentatie voor compliance-teams](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fnl\u002Fveiligheid\u002Fcertificeringen-audits-naleving-regelgeving\u002Ffaq-naleving-soevereiniteit\u002F).\n\n## Deelnemers informeren voor opname\n\nIn fysieke vergaderingen is er geen automatische melding dat er wordt opgenomen.\n\nInformeer deelnemers daarom vooraf dat een AI-assistent notities maakt.\n\n## Veelgestelde vragen\n\n### Heb je een microfoon of speciale apparatuur nodig om een zaalvergadering op te nemen?\n\nNee. Een smartphone met de Leexi-app is voldoende. Geen installatie of extra budget nodig om te testen.\n\n### Hoe informeer je deelnemers als er geen bot zichtbaar is?\n\nBij videoconferenties verschijnt de assistent in de deelnemerslijst. In de zaal is dat niet zichtbaar: informeer mondeling voordat je opneemt. De AVG vereist dat deelnemers weten dat er wordt opgenomen en dat een AI-assistent notities maakt.\n\n### Is het verslag van een zaalvergadering net zo volledig als bij een videoconferentie?\n\nJa, de verwerking is identiek: transcriptie, samenvatting, beslissingen, acties. Zaalvergaderingen en videoconferenties komen in dezelfde bibliotheek zonder onderscheid.\n\n### Wordt een zaalvergadering ook in het CRM geregistreerd zoals een videoconferentie?\n\nJa. Een afspraak bij een klant of op een beurs wordt via de mobiele app opgenomen, getranscribeerd, samengevat en gesynchroniseerd met je CRM zoals elke videoconferentie.\n\n### Kan het verslag worden aangepast voordat het gedeeld wordt?\n\nJa. Het wordt nagelezen en gecorrigeerd voor verspreiding. Dit is handig in fysieke vergaderingen waar luisteromstandigheden variëren.\n\n**[Test Leexi bij je volgende fysieke vergadering](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)**","2026-08-07T15:21:38.787Z","2026-09-01T19:23:13.758Z","2026-09-01T19:48:01.516Z",{"id":1338,"documentId":1237,"metaTitle":1339,"metaDescription":1340,"slug":1341,"heroTitle":1342,"heroUnderTitle":1343,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":126,"heroVideoUrl":68,"blog":1344,"createdAt":1345,"updatedAt":1346,"publishedAt":1347,"locale":131,"__type":132},24490,"KI-Notiztool für Präsenzmeetings | Leexi","Leexi zeichnet Ihre Meetings mobil auf und erstellt Berichte mit Entscheidungen, Aktionen, Fristen. Daten sicher in Frankreich gehostet.","\u002Fde\u002Fuse-cases\u002Fki-werkzeug-fuer-notizen-im-ia-prasenz\u002F","KI-Notiztool für Präsenzmeetings: Berichte Ihrer Meetings vor Ort","Mobile App nimmt Meetings vor Ort auf und erstellt Berichte mit Entscheidungen, Aktionen, Fristen.","Viele KI-Notiztools funktionieren sehr gut bei Videokonferenzen. Präsenzmeetings werden hingegen seltener mit derselben Einfachheit unterstützt.\n\nLeexi funktioniert auch vor Ort. Über die mobile App zeichnet es das Meeting auf, transkribiert die Gespräche und erstellt automatisch ein Protokoll mit getroffenen Entscheidungen, Aufgaben und Fristen.\n\nDie Daten werden in Frankreich gehostet und niemals zum Training von KI-Modellen verwendet.\n\n**[Probieren Sie Leexi bei einem Meeting im Raum aus](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)**\n\n## Warum Präsenzmeetings schwerer zu dokumentieren sind\n\nBei Videokonferenzen reicht es meist, einen Assistenten hinzuzufügen, um eine Transkription und ein Protokoll zu erhalten.\n\nVor Ort wird oft mit dem Handy aufgenommen und das Protokoll manuell erstellt. Das kostet Zeit und wichtige Infos können verloren gehen.\n\nDoch viele Meetings finden weiterhin im Raum statt: Vorstandssitzungen, Baustellenbesprechungen, Kundengespräche, Recruiting oder kommunale Treffen.\n\n## Wie Leexi vor Ort funktioniert\n\n### Mobile App zur Meeting-Aufzeichnung\n\nZum Start der Aufnahme öffnen Sie einfach [die Leexi-App](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fde\u002Fki-assistent\u002Fmobile-app\u002F) auf dem Smartphone.\n\nDas Telefon wird auf den Tisch gelegt und nimmt während des gesamten Meetings die Gespräche auf. Keine spezielle Ausrüstung oder Installation im Raum nötig.\n\nDie App kann auch bei Kundenbesuchen, auf Baustellen oder bei anderen externen Treffen genutzt werden.\n\n### Gleiche Funktionsweise wie bei Videokonferenzen\n\nNach dem Meeting erstellt Leexi denselben Output wie bei Videokonferenzen.\n\nSie erhalten:\n\n- eine Zusammenfassung des Meetings;\n- getroffene Entscheidungen;\n- Aufgaben;\n- Zuständige für jede Aufgabe;\n- Fristen.\n\nDie vollständige Transkription bleibt verfügbar, um bestimmte Gesprächspassagen nachzuschlagen.\n\nDas Protokoll kann vor dem Teilen gelesen, bearbeitet und freigegeben werden.\n\n## Eine Bibliothek für alle Ihre Meetings\n\nOb Ihre Gespräche auf [Google Meet](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fde\u002Fintegrationen\u002Fvideokonferenzen\u002Fgoogle-meet\u002Fkonferenzplattform\u002F), Microsoft Teams, [Zoom](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fde\u002Fintegrationen\u002Fvideokonferenzen\u002Fzoom\u002F), telefonisch oder vor Ort stattfinden – alle Protokolle sind an einem Ort gesammelt.\n\nSo finden Sie schnell ein Meeting, suchen eine Entscheidung oder sehen sich alte Gespräche an, unabhängig vom Format.\n\n## Datenhosting in Frankreich\n\nDie Aufnahmen werden in Frankreich auf einer sicheren Infrastruktur gespeichert.\n\nDie Daten sind während der Übertragung und Speicherung verschlüsselt.\n\nDie Verarbeitung erfolgt über eine geschlossene Azure-France-Umgebung.\n\nGespräche werden niemals zum Training von KI-Modellen verwendet.\n\nLeexi ist zudem nach [ISO 27001](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fde\u002Fsicherheit-und-datenschutz\u002Fzertifizierungen-audits-einhaltung-vorschriften\u002F) zertifiziert und stellt [die erforderliche Dokumentation für Compliance-Teams](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fde\u002Fsicherheit-und-datenschutz\u002Fzertifizierungen-audits-einhaltung-vorschriften\u002Ffaq-konformitaet-souveraenitaet\u002F) bereit.\n\n## Teilnehmer vor der Aufnahme informieren\n\nBei Präsenzmeetings gibt es keine automatische Anzeige einer Aufnahme.\n\nVor Beginn muss daher mündlich mitgeteilt werden, dass ein KI-Assistent die Notizen macht.\n\n## Häufige Fragen\n\n### Braucht man ein Mikrofon oder spezielle Ausrüstung für die Raumaufnahme?\n\nNein. Ein Smartphone mit der Leexi-App genügt. Keine Installation oder Ausrüstung nötig, kein Budget vor dem Test erforderlich.\n\n### Wie informiert man Teilnehmer, wenn kein Bot sichtbar ist?\n\nBei Videokonferenzen erscheint der Assistent in der Teilnehmerliste. Im Raum gibt es nichts zu sehen: Die Info wird vor der Aufnahme mündlich gegeben. Die DSGVO verlangt, Teilnehmer über die Aufnahme und den KI-Assistenten zu informieren.\n\n### Ist das Protokoll eines Präsenzmeetings genauso vollständig wie bei Videokonferenzen?\n\nJa, die Verarbeitung ist identisch: Transkription, Zusammenfassung, Entscheidungen, Aufgaben. Präsenz- und Videomeetings landen in derselben Bibliothek ohne Unterschied.\n\n### Wird ein Präsenzmeeting im CRM wie eine Videokonferenz erfasst?\n\nJa. Ein Termin beim Kunden oder auf einer Messe wird über die mobile App aufgenommen, transkribiert, zusammengefasst und mit Ihrem CRM synchronisiert wie jede Videokonferenz.\n\n### Kann das Protokoll vor dem Teilen korrigiert werden?\n\nJa. Es wird vor der Freigabe gelesen und korrigiert. Das ist besonders vor Ort wichtig, wo die Hörbedingungen variabler sind als bei Videokonferenzen.\n\n**[Testen Sie Leexi bei Ihrem nächsten Präsenzmeeting](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)**","2026-08-07T15:21:38.970Z","2026-09-01T19:22:28.804Z","2026-09-01T19:48:18.880Z",{"id":1349,"documentId":1261,"metaTitle":1350,"metaDescription":1351,"slug":1352,"heroTitle":1353,"heroUnderTitle":1354,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":126,"heroVideoUrl":68,"blog":1355,"createdAt":1356,"updatedAt":1357,"publishedAt":1358,"locale":131,"__type":132},24491,"KI-Notiztool für Recruiting | Leexi","Leexi transkribiert Ihre Recruiting-Gespräche, erstellt strukturierte Berichte und Bewertungsbögen. Daten werden in Frankreich gespeichert.","\u002Fde\u002Fuse-cases\u002Fki-unterstutztes-notiztool-rekrutierung\u002F","KI-Notiztool für Recruiting: strukturierter Gesprächsbericht","Strukturierter Bericht und Bewertungsbogen passend zum Gesprächstyp. Kandidatendaten bleiben in Frankreich.","Leexi unterstützt Sie bei Ihren Vorstellungsgesprächen per Videokonferenz, Telefon oder persönlich. Das Tool transkribiert das Gespräch, erstellt einen strukturierten Bericht und generiert eine Bewertungsskala, die auf die Art des Gesprächs zugeschnitten ist.\n\nJede Zusammenfassung ist an Ihren Einstellungsprozess anpassbar. Die Daten der Kandidaten werden in Frankreich gehostet und niemals zum Trainieren von KI-Modellen verwendet.\n\n**[Probieren Sie Leexi bei Ihrem nächsten Gespräch aus](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)**\n\n## Ein Bericht, der auf jedes Gespräch zugeschnitten ist\n\nNicht alle Gespräche verfolgen dasselbe Ziel.\n\nEin erstes Gespräch dient dazu, den Werdegang, die Motivation oder die Zulassungskriterien zu prüfen. Ein technisches Gespräch bewertet spezifische Fähigkeiten. Ein abschließendes Gespräch konzentriert sich stärker auf die Passung zur Stelle oder zur Unternehmenskultur.\n\nLeexi passt die Struktur des Berichts automatisch an die Art des geführten Gesprächs an.\n\nSie können auch eigene Vorlagen erstellen, um stets die für Ihr Team wichtigen Informationen zu erfassen.\n\n## Konzentrieren Sie sich auf den Kandidaten\n\nWährend eines Gesprächs Notizen zu machen, unterbricht oft den Kontakt zum Kandidaten.\n\nMit Leexi wird [das Gespräch automatisch aufgezeichnet und transkribiert](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fde\u002Fki-assistent\u002Fnote-taker\u002Fleexi-ai-note-taker-revolution-fuer-meetings\u002F). Das Tool erkennt die verschiedenen Gesprächspartner und erstellt kurz nach dem Gespräch eine Zusammenfassung.\n\nSo können Sie sich voll und ganz auf den Austausch konzentrieren, ohne sich um Notizen sorgen zu müssen.\n\n## Eine Zusammenfassung, die sich leicht teilen lässt\n\nAm Ende des Gesprächs finden Sie:\n\n- eine Zusammenfassung der Diskussion;\n- die Stärken des Kandidaten;\n- die Punkte, die vertieft werden sollten;\n- die Warnhinweise;\n- eine strukturierte Bewertungsskala.\n\nDer Bericht kann anschließend mit den Recruitern und dem Manager geteilt werden, damit alle auf derselben Informationsbasis arbeiten.\n\nAuch Rollenspiele und technische Übungen können anhand einer gemeinsamen Skala bewertet werden.\n\n## Kandidaten leichter vergleichen\n\nWenn alle Gespräche derselben Struktur folgen, hängt der Vergleich nicht mehr vom Gedächtnis des Recruiters oder der Sorgfalt bei der Notiznahme ab.\n\nJeder Kandidat wird anhand derselben Kriterien bewertet, mit Berichten von vergleichbarer Länge und Inhalt – selbst wenn mehrere Recruiter die Gespräche geführt haben. Die kollektive Entscheidung basiert auf vergleichbaren, leicht wiederauffindbaren Informationen, auch Wochen oder Monate später.\n\nBei Zweifeln an einer bereits getroffenen Entscheidung ermöglicht die vollständige Transkription, zu den genauen Äußerungen des Kandidaten zurückzukehren, statt sich auf eine vage Erinnerung zu verlassen.\n\n## Die Zustimmung der Kandidaten wird berücksichtigt\n\nDie Aufzeichnung eines Gesprächs beinhaltet die Verarbeitung personenbezogener Daten.\n\nVor Beginn des Austauschs wird der Kandidat darüber informiert, dass ein AI-meeting Assistent an der Notiznahme beteiligt ist.\n\nDie Zustimmung kann [aufgezeichnet und mit Zeitstempel versehen werden](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fde\u002Fsicherheit-und-datenschutz\u002Fzertifizierungen-audits-einhaltung-vorschriften\u002Ffaq-konformitaet-souveraenitaet\u002F), um bei Bedarf einen Nachweis zu haben. Die Einstellungen können je nach Team oder Land angepasst werden.\n\nDie Zugriffsrechte sind ebenfalls konfigurierbar: Nur autorisierte Mitarbeiter können die Gesprächsberichte einsehen.\n\n## Wie sieht ein Gesprächsbericht aus?\n\nDas Dokument fasst die Zusammenfassung des Gesprächs, die Bewertungskriterien und Empfehlungen zusammen. Vor der Weitergabe kann es gelesen, korrigiert und freigegeben werden.\n\n*Beispiel (durch eine echte, anonymisierte Aufnahme von Leexi zu ersetzen):*\n\n**Technisches Gespräch – Position: Backend-Entwickler – Dauer: 45 Min**\n\n- Technische Fähigkeiten (API, Datenbanken): Solide – gute Beherrschung anhand von zwei konkreten Fällen im Gespräch gezeigt\n- Problemlösung: Zufriedenstellend – klare Argumentation, hat relevante Nachfragen gestellt\n- Kommunikation: Gut – erklärt technische Entscheidungen verständlich\n- Teamfit: Zu prüfen – wenig Austausch über Teamarbeit im Gespräch\n\n**Stärken:** bestätigte technische Kompetenz, gute Kommunikation.\n**Zu vertiefen:** Erfahrung in der Teamarbeit.\n**Warnhinweise:** dreimonatige Kündigungsfrist am Ende des Gesprächs erwähnt.\n\n## Häufige Fragen\n\n### Ändert sich der Bericht je nach Art des Gesprächs?\n\nJa. Leexi passt die Struktur des Berichts automatisch an ein Vorgespräch, ein technisches Gespräch oder ein Abschlussgespräch an, und Sie können eigene Vorlagen erstellen.\n\n### Funktioniert Leexi gleichermaßen bei Videokonferenzen, Telefonaten und Präsenzgesprächen?\n\nJa. Leexi unterstützt Ihre Vorstellungsgespräche unabhängig vom Kanal, mit derselben Berichtserstellung.\n\n### Ist die Zustimmung des Kandidaten zur Aufzeichnung erforderlich?\n\nJa. Der Kandidat muss informiert werden, dass ein AI-meeting Assistent an der Notiznahme beteiligt ist, und die Zustimmung kann aufgezeichnet und mit Zeitstempel versehen werden. Der vollständige Rahmen ist in der [FAQ zu Compliance und Souveränität](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fde\u002Fsicherheit-und-datenschutz\u002Fzertifizierungen-audits-einhaltung-vorschriften\u002Ffaq-konformitaet-souveraenitaet\u002F) beschrieben.\n\n### Wer kann den Gesprächsbericht einsehen?\n\nNur autorisierte Mitarbeiter. Die Zugriffsrechte sind teamabhängig konfigurierbar.\n\n### Können mehrere Kandidaten anhand derselben Kriterien verglichen werden?\n\nJa. Wenn alle Gespräche derselben Struktur folgen, wird jeder Kandidat anhand derselben Kriterien bewertet, was eine kollektive Entscheidung erleichtert.\n\n### Kann man Leexi vor einer Verpflichtung testen?\n\nJa. Sie können Leexi kostenlos bei Ihrem nächsten Vorstellungsgespräch ausprobieren, unverbindlich.\n\n## HR-Daten werden in Frankreich gehostet\n\nDie Kandidatendaten werden in Frankreich auf einer [sicheren Infrastruktur](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fde\u002Fsicherheit-und-datenschutz\u002Fzertifizierungen-audits-einhaltung-vorschriften\u002F) gehostet.\n\nDie Datenübertragung und Speicherung sind verschlüsselt.\n\nDie Verarbeitung erfolgt über eine geschlossene Azure-France-Umgebung.\n\nDie aufgezeichneten Gespräche werden niemals zum Trainieren von KI-Modellen verwendet.\n\n**[Buchen Sie eine Demo für Ihr Recruiting-Team](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)**","2026-08-07T15:27:52.618Z","2026-09-01T19:21:32.344Z","2026-09-01T19:48:18.882Z",{"id":1360,"documentId":1249,"metaTitle":1361,"metaDescription":1362,"slug":1363,"heroTitle":1364,"heroUnderTitle":1365,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":126,"heroVideoUrl":68,"blog":1366,"createdAt":1367,"updatedAt":1368,"publishedAt":1369,"locale":131,"__type":132},24492,"KI-Notiztool für Vertrieb | Leexi","Leexi begleitet Ihre Vertriebsgespräche, erstellt strukturierte Berichte und aktualisiert automatisch Ihr CRM. Daten sicher in Frankreich gehostet.","\u002Fde\u002Fuse-cases\u002Fki-notiztool-fuer-vertrieb\u002F","KI-Notiztool für Vertrieb: Berichte, die Ihr CRM automatisch füllen","Leexi transkribiert Ihre Termine, erstellt Berichte und aktualisiert Ihr CRM. Keine Nacharbeit nötig.","Ein Termin ist beendet, doch oft bleibt der mühsamste Teil: das Protokoll schreiben, das CRM aktualisieren, die nächsten Schritte festhalten, Einwände notieren… All diese Aufgaben kosten Zeit und werden manchmal aufgeschoben.\n\nLeexi automatisiert diesen Schritt. Das Tool begleitet Ihre Termine per Videokonferenz, Telefon oder vor Ort, transkribiert das Gespräch, erstellt ein strukturiertes Protokoll und aktualisiert automatisch Ihr CRM. Kein erneutes Eingeben, kein manuelles Kopieren.\n\nDie Daten werden in Frankreich gehostet und niemals zum Trainieren von KI-Modellen verwendet. Heute nutzen über 10.000 Unternehmen in Europa Leexi.\n\n**[Probieren Sie Leexi bei Ihrem nächsten Geschäftstermin aus](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)**\n\n## Nach jedem Termin die gleiche Erkenntnis\n\nNach dem Anruf muss noch ein Protokoll geschrieben, die richtige Kundenakte gefunden, das CRM ergänzt, Aufgaben erstellt und wichtige Informationen notiert werden.\n\nIn der Praxis wird dieser Schritt selten sofort erledigt. Die Informationen werden oft erst Stunden später oder am nächsten Tag eingetragen, mit Vergesslichkeiten oder Ungenauigkeiten.\n\nWährend des Termins ist das Problem dasselbe: Notizen machen lenkt oft vom Gespräch ab. Umgekehrt fällt es schwer, alles zu behalten, wenn man sich ganz auf den Kunden konzentriert.\n\n[Leexi macht die Notizen für Sie](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fde\u002Fki-assistent\u002Fnote-taker\u002Fleexi-ai-note-taker-revolution-fuer-meetings\u002F). Sie bleiben im Austausch fokussiert und erhalten kurz nach dem Meeting ein vollständiges Protokoll.\n\n## Was Leexi nach einem Termin erstellt\n\n### Ein strukturiertes Protokoll\n\nDas Protokoll fasst die wesentlichen Punkte des Gesprächs zusammen:\n\n- geäußerte Bedürfnisse;\n- Einwände;\n- getroffene Entscheidungen;\n- nächste Schritte;\n- auszuführende Maßnahmen.\n\nDie vollständige Transkription bleibt neben der Zusammenfassung verfügbar. Bei Unsicherheiten können Sie die genaue Gesprächsstelle leicht finden.\n\nJedes Team kann das Protokollformat zudem an seinen Vertriebsprozess anpassen.\n\n### Das CRM aktualisiert sich automatisch\n\nLeexi erstellt nicht nur eine Zusammenfassung.\n\nDas Tool trägt die Informationen direkt in Ihr CRM ein: HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Microsoft Dynamics und [viele weitere Lösungen](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fintegrations\u002F).\n\nDas richtige Protokoll wird dem passenden Kontakt und der richtigen Gelegenheit zugeordnet – ganz ohne Kopieren und Einfügen.\n\nAnrufe über Aircall oder Ringover werden genauso behandelt.\n\n## Kundenhistorie einfach wiederfinden\n\nAlle Termine werden in einer durchsuchbaren Bibliothek gespeichert.\n\nVor einem neuen Gespräch finden Sie schnell:\n\n- getroffene Vereinbarungen;\n- bereits erwähnte Einwände;\n- bei früheren Gesprächen geäußerte Bedürfnisse.\n\nSie müssen nicht mehrere Aufnahmen anhören, um sich vorzubereiten.\n\n## Vertriebsschulungen mit echten Gesprächen\n\nDie besten Anrufe können als Referenzen gespeichert werden.\n\nDas Team kann sie leicht wiederfinden, konkrete Situationen analysieren, verwendete Formulierungen anhören und Best Practices teilen.\n\nDas Scoring kann Ihre Vertriebsmethode abbilden, sei es MEDDIC, SPICED oder ein internes Framework.\n\n## Wie sieht ein Vertriebsprotokoll aus?\n\nDas Dokument fasst das Gespräch, Einwände, nächste Schritte und Aufgaben zusammen.\n\nVor dem Versand oder der CRM-Synchronisation bleibt das Protokoll bearbeitbar und kann vom Vertriebler freigegeben werden.\n\n## Auch Termine vor Ort werden unterstützt\n\nGespräche beim Kunden, auf Messen oder unterwegs können [über die mobile App aufgezeichnet werden](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fde\u002Fki-assistent\u002Fmobile-app\u002F).\n\nDie Verarbeitung ist identisch: Transkription, Zusammenfassung, dann CRM-Synchronisation.\n\nDas Ergebnis entspricht dem einer Videokonferenz.\n\n## Datenhosting in Frankreich\n\nDie Gespräche werden [in Frankreich auf sicherer Infrastruktur gehostet](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fde\u002Fsicherheit-und-datenschutz\u002Fzertifizierungen-audits-einhaltung-vorschriften\u002Ffaq-konformitaet-souveraenitaet\u002F).\n\nDie Daten sind während der Übertragung und Speicherung verschlüsselt.\n\nDie Verarbeitung erfolgt über eine geschlossene Azure-France-Umgebung.\n\nAußerdem werden die Gespräche Ihrer Teams niemals zum Trainieren von KI-Modellen verwendet.\n\n## Häufige Fragen\n\n### Wird das Protokoll ohne meine Kontrolle ins CRM übertragen?\n\nNein. Das Protokoll bleibt bearbeitbar und wird erst nach Ihrer Freigabe gesendet oder synchronisiert. Sie können Beträge oder Fristen korrigieren, bevor sich die Kundenakte ändert.\n\n### Werden nur Videokonferenzen oder auch Telefonate unterstützt?\n\nBeides. Anrufe über Aircall oder Ringover werden genauso behandelt wie Videokonferenzen: Transkription, Protokoll, CRM-Synchronisation.\n\n### Kann das Protokoll unsere Vertriebsmethode abbilden?\n\nJa. Das Protokollformat lässt sich an Ihren Prozess anpassen, und das Scoring folgt Ihrer Methode, ob MEDDIC, SPICED oder internes System. Sie erhalten Ihre eigenen Felder, keine generische Vorlage.\n\n### Werden Termine beim Kunden oder auf Messen unterstützt?\n\nJa, über die mobile App. Transkription, Zusammenfassung und CRM-Synchronisation sind identisch mit Videokonferenzen.\n\n### Wie finde ich frühere Kundengespräche wieder?\n\nAlle Termine werden in einer durchsuchbaren Bibliothek gespeichert. Vor einem neuen Gespräch sehen Sie Vereinbarungen, bereits genannte Einwände und geäußerte Bedürfnisse, ohne Aufnahmen erneut anzuhören.\n\n### Werden unsere Gespräche zum Trainieren einer KI genutzt?\n\nNein. Die Gespräche Ihrer Teams werden niemals zum Trainieren von Modellen verwendet. Sie werden in Frankreich gehostet, während der Übertragung und Speicherung verschlüsselt, und die Verarbeitung erfolgt in einer geschlossenen Azure-France-Umgebung.\n\n**[Vereinbaren Sie eine Leexi-Demo](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)**\n","2026-08-07T15:26:05.287Z","2026-09-01T19:24:14.910Z","2026-09-01T19:48:18.885Z",{"id":1371,"documentId":1249,"metaTitle":1372,"metaDescription":1373,"slug":1374,"heroTitle":1375,"heroUnderTitle":1376,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":599,"heroVideoUrl":68,"blog":1377,"createdAt":1378,"updatedAt":1379,"publishedAt":1380,"locale":241,"__type":132},24500,"Herramienta IA para notas comerciales","Leexi asiste en tus reuniones comerciales, genera resúmenes y actualiza tu CRM automáticamente. Datos alojados en Francia.","\u002Fes\u002Fcaso-de-uso\u002Fherramienta-toma-notas-ia-comerciales\u002F","Herramienta IA para notas comerciales: resumen que llena tu CRM automáticamente","Leexi transcribe tus reuniones, genera el resumen y actualiza tu CRM. Sin reingresos.","Una reunión terminada, a menudo queda la parte más tediosa: redactar el informe, actualizar el CRM, anotar los próximos pasos, registrar las objeciones... Tareas que consumen tiempo y que a veces se posponen.\n\nLeexi automatiza este proceso. La herramienta asiste a tus reuniones por videoconferencia, teléfono o presencialmente, transcribe la conversación, genera un informe estructurado y actualiza automáticamente tu CRM. Sin reingresos ni copias manuales.\n\nLos datos se alojan en Francia y nunca se usan para entrenar los modelos de IA. Hoy, más de 10.000 empresas en Europa usan Leexi.\n\n**[Prueba Leexi en tu próxima reunión comercial](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)**\n\n## Tras cada reunión, la misma realidad\n\nUna vez finalizada la llamada, aún hay que redactar un informe, encontrar la ficha del cliente, completar el CRM, crear tareas y anotar información clave.\n\nEn la práctica, esta etapa rara vez se hace de inmediato. Los datos se ingresan horas después, a veces al día siguiente, con olvidos o imprecisiones.\n\nDurante la reunión, el problema es igual: tomar notas suele desconectar de la conversación. Al contrario, si te concentras totalmente en el prospecto, es difícil retener todo.\n\n[Leexi toma las notas por ti](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fes\u002Fasistente-ia\u002Ftoma-de-notas-ia\u002Fleexi-ai-toma-notas-revolucion-reuniones\u002F). Te mantienes enfocado en el diálogo y recibes un informe completo poco después.\n\n## Lo que Leexi genera tras una reunión\n\n### Un informe estructurado\n\nEl informe recoge los elementos esenciales del intercambio:\n\n- las necesidades expresadas;\n- las objeciones;\n- las decisiones tomadas;\n- los próximos pasos;\n- las acciones a realizar.\n\nLa transcripción completa está disponible junto al resumen. Si hay dudas, basta con localizar el fragmento exacto de la conversación.\n\nCada equipo puede personalizar el formato del informe según su proceso comercial.\n\n### El CRM se actualiza automáticamente\n\nLeexi no solo produce un resumen.\n\nLa herramienta introduce directamente la información en tu CRM: HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Microsoft Dynamics y [muchas otras soluciones](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fintegrations\u002F).\n\nEl informe correcto se asocia al contacto adecuado, en la oportunidad correcta, sin copiar y pegar.\n\nLas llamadas realizadas vía Aircall o Ringover siguen el mismo proceso.\n\n## Accede fácilmente al historial de un cliente\n\nTodas las reuniones se guardan en una biblioteca consultable.\n\nAntes de un nuevo intercambio, es fácil recuperar:\n\n- los compromisos asumidos;\n- las objeciones ya mencionadas;\n- las necesidades expresadas en discusiones previas.\n\nNo es necesario volver a escuchar varias grabaciones para preparar una reunión.\n\n## Capacita a los comerciales con intercambios reales\n\nLas mejores llamadas pueden grabarse como referencias.\n\nEl equipo puede encontrarlas fácilmente para analizar situaciones concretas, escuchar las formulaciones usadas y compartir buenas prácticas.\n\nEl scoring también puede ajustarse a tu método comercial, sea MEDDIC, SPICED o un marco interno.\n\n## ¿Cómo es un informe comercial?\n\nEl documento reúne el resumen del intercambio, las objeciones, los próximos pasos y las tareas a realizar.\n\nAntes de enviarse o sincronizarse con el CRM, el informe es editable y puede ser validado por el comercial.\n\n## Las reuniones presenciales también están cubiertas\n\nLos intercambios con clientes, en ferias o desplazamientos pueden [grabarse desde la app móvil](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fes\u002Fasistente-ia\u002Fapp-movil\u002F).\n\nEl proceso es el mismo: transcripción, resumen y sincronización con el CRM.\n\nEl resultado es igual que tras una videoconferencia.\n\n## Datos alojados en Francia\n\nLas conversaciones se [alojan en Francia, en una infraestructura segura](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fes\u002Fseguridad\u002Fcertificaciones-auditorias-cumplimiento\u002Ffaq-cumplimiento-soberania\u002F).\n\nLos datos se cifran durante su transmisión y almacenamiento.\n\nEl procesamiento se realiza mediante infraestructura Azure Francia en entorno cerrado.\n\nAdemás, las conversaciones de tus equipos nunca se usan para entrenar modelos de inteligencia artificial.\n\n## Preguntas frecuentes\n\n### ¿El informe se envía al CRM sin que lo revise?\n\nNo. El informe es editable y se valida antes de enviarse o sincronizarse. Puedes corregir un importe o fecha antes de que la ficha del cliente cambie.\n\n### ¿Se cubren las llamadas telefónicas o solo videoconferencias?\n\nAmbas. Las llamadas vía Aircall o Ringover reciben el mismo tratamiento que una videoconferencia: transcripción, informe y sincronización con el CRM.\n\n### ¿El informe puede seguir nuestro método comercial?\n\nSí. El formato del informe se personaliza según tu proceso, y el scoring sigue tu método, sea MEDDIC, SPICED o un estándar interno. Encontrarás tus propios campos, no un formato genérico.\n\n### ¿Se cubren reuniones en cliente o ferias?\n\nSí, desde la app móvil. La transcripción, resumen y sincronización con el CRM son iguales que en videoconferencias.\n\n### ¿Cómo recuperar lo hablado en reuniones previas con un cliente?\n\nTodas las reuniones se guardan en una biblioteca consultable. Antes de un nuevo intercambio, recuperas compromisos, objeciones y necesidades sin volver a escuchar grabaciones.\n\n### ¿Nuestras conversaciones comerciales se usan para entrenar IA?\n\nNo. Las conversaciones de tus equipos nunca se usan para entrenar modelos. Se alojan en Francia, se cifran durante transmisión y almacenamiento, y el procesamiento por el modelo de lenguaje se realiza en Azure Francia en circuito cerrado.\n\n**[Reserva una demo de Leexi](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)**\n","2026-08-07T15:26:05.155Z","2026-09-01T14:55:14.785Z","2026-09-01T19:48:27.758Z",{"id":1382,"documentId":1261,"metaTitle":1383,"metaDescription":1384,"slug":1385,"heroTitle":1386,"heroUnderTitle":1387,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":599,"heroVideoUrl":68,"blog":1388,"createdAt":1389,"updatedAt":1390,"publishedAt":1391,"locale":241,"__type":132},24501,"Herramienta IA para notas de reclutamiento | Leexi","Leexi transcribe entrevistas, genera informes y evaluaciones adaptadas. Datos alojados en Francia, seguros y privados.","\u002Fes\u002Fcaso-de-uso\u002Fherramienta-toma-notas-ia-reclutamiento\u002F","Herramienta IA para notas en reclutamiento: informe estructurado de entrevistas","Informe estructurado y evaluación adaptada al tipo de entrevista. Datos de candidatos alojados en Francia.","Leexi asiste en tus entrevistas de reclutamiento por videoconferencia, teléfono o presencialmente. La herramienta transcribe la conversación, genera un informe estructurado y produce una tabla de evaluación adaptada al tipo de entrevista.\n\nCada resumen es personalizable según tu proceso de reclutamiento. Los datos de los candidatos se alojan en Francia y nunca se utilizan para entrenar modelos de inteligencia artificial.\n\n**[Prueba Leexi en tu próxima entrevista](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)**\n\n## Un informe adaptado a cada entrevista\n\nNo todas las entrevistas persiguen el mismo objetivo.\n\nUn primer contacto valida el recorrido, las motivaciones o los criterios de elegibilidad. Una entrevista técnica evalúa competencias específicas. Una entrevista final se centra más en la adecuación al puesto o a la cultura de la empresa.\n\nLeexi adapta automáticamente la estructura del informe al tipo de entrevista realizada.\n\nTambién puedes crear tus propios modelos para encontrar siempre la información que importa a tu equipo.\n\n## Mantente concentrado en el candidato\n\nTomar notas durante una entrevista suele interrumpir el contacto con el candidato.\n\nCon Leexi, [la conversación se graba y transcribe automáticamente](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fes\u002Fasistente-ia\u002Ftoma-de-notas-ia\u002Fleexi-ai-toma-notas-revolucion-reuniones\u002F). La herramienta identifica a los interlocutores y genera un resumen pocos momentos después de la entrevista.\n\nAsí puedes dedicar toda tu atención al intercambio, sin preocuparte por tomar notas.\n\n## Un resumen fácil de compartir\n\nAl finalizar la entrevista, encontrarás:\n\n- un resumen de la conversación;\n- los puntos fuertes del candidato;\n- los aspectos a profundizar;\n- elementos de precaución;\n- una tabla de evaluación estructurada.\n\nEl informe puede compartirse con los reclutadores y el responsable para que todos trabajen sobre la misma base de información.\n\nLas simulaciones y ejercicios técnicos también pueden evaluarse con una tabla común.\n\n## Comparar candidatos más fácilmente\n\nCuando todas las entrevistas siguen la misma estructura, la comparación no depende de la memoria del reclutador ni del cuidado al tomar notas ese día.\n\nCada candidato se evalúa con los mismos criterios, con un informe de longitud y contenido comparables, incluso cuando varios reclutadores han participado. La decisión colectiva se basa en elementos equivalentes, fácilmente consultables semanas o meses después.\n\nEn caso de duda sobre una elección ya tomada, la transcripción completa permite volver a las palabras exactas del candidato en lugar de un recuerdo aproximado.\n\n## Se tiene en cuenta el consentimiento de los candidatos\n\nGrabar una entrevista implica el tratamiento de datos personales.\n\nAntes de comenzar, el candidato es informado de que un asistente IA participa en la toma de notas.\n\nEl consentimiento puede [registrarse y sellarse con fecha y hora](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fes\u002Fseguridad\u002Fcertificaciones-auditorias-cumplimiento\u002Ffaq-cumplimiento-soberania\u002F) para conservar una prueba si es necesario. Los parámetros pueden adaptarse según equipos o países.\n\nLos derechos de acceso también son configurables: solo los colaboradores autorizados pueden consultar los informes de entrevista.\n\n## ¿Cómo es un informe de entrevista?\n\nEl documento reúne el resumen de la entrevista, los criterios de evaluación y las recomendaciones. Antes de su difusión, puede revisarse, corregirse y validarse.\n\n*Ejemplo ilustrativo (a reemplazar por una captura real anonimizada proporcionada por Leexi):*\n\n**Entrevista técnica — Puesto: Desarrollador back-end — Duración: 45 min**\n\n- Competencias técnicas (API, bases de datos): Sólido — buen dominio demostrado en dos casos prácticos tratados en la entrevista\n- Resolución de problemas: Satisfactorio — razonamiento claro, pidió aclaraciones pertinentes\n- Comunicación: Bueno — explica sus elecciones técnicas de forma sencilla\n- Adecuación al equipo: Por verificar — pocos intercambios sobre trabajo en equipo durante la entrevista\n\n**Puntos fuertes:** dominio técnico confirmado, buena comunicación.\n**Aspectos a profundizar:** experiencia en trabajo en equipo.\n**Elementos de precaución:** preaviso de tres meses mencionado al final de la entrevista.\n\n## Preguntas frecuentes\n\n### ¿El informe cambia según el tipo de entrevista?\n\nSí. Leexi adapta automáticamente la estructura del informe a una entrevista de preselección, técnica o final, y puedes crear tus propios modelos.\n\n### ¿Leexi funciona igual en videoconferencia, teléfono y presencial?\n\nSí. Leexi asiste tus entrevistas de reclutamiento en cualquier canal, generando el mismo tipo de informe.\n\n### ¿Se necesita el consentimiento del candidato para grabar la entrevista?\n\nSí. El candidato debe ser informado de que un asistente IA participa en la toma de notas, y el consentimiento puede registrarse y sellarse con fecha y hora. El marco completo está detallado en la [FAQ de conformidad y soberanía](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fes\u002Fseguridad\u002Fcertificaciones-auditorias-cumplimiento\u002Ffaq-cumplimiento-soberania\u002F).\n\n### ¿Quién puede consultar el informe de una entrevista?\n\nSolo los colaboradores autorizados. Los derechos de acceso se configuran por equipo.\n\n### ¿Se pueden comparar varios candidatos con los mismos criterios?\n\nSí. Cuando todas las entrevistas siguen la misma estructura, cada candidato se evalúa con los mismos criterios, facilitando la decisión colectiva.\n\n### ¿Se puede probar Leexi antes de comprometerse?\n\nSí. Puedes probar Leexi gratis en tu próxima entrevista de reclutamiento, sin compromiso.\n\n## Datos de RRHH alojados en Francia\n\nLos datos de los candidatos se alojan en Francia en una [infraestructura segura](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fes\u002Fseguridad\u002Fcertificaciones-auditorias-cumplimiento\u002F).\n\nLas comunicaciones se cifran durante su transmisión y almacenamiento.\n\nEl procesamiento se realiza en una infraestructura Azure Francia en entorno cerrado.\n\nLas entrevistas grabadas nunca se usan para entrenar modelos de inteligencia artificial.\n\n**[Reserva una demo para tu equipo de reclutamiento](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)**","2026-08-07T15:27:52.492Z","2026-09-01T19:40:49.510Z","2026-09-01T19:48:27.760Z",{"id":1393,"documentId":1237,"metaTitle":1394,"metaDescription":1395,"slug":1396,"heroTitle":1397,"heroUnderTitle":1398,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":236,"heroVideoUrl":68,"blog":1399,"createdAt":1400,"updatedAt":1401,"publishedAt":1402,"locale":241,"__type":132},24502,"Herramienta IA para notas en reuniones presenciales | Leexi","Leexi graba reuniones presenciales desde móvil y crea resúmenes con decisiones y acciones. Datos alojados en Francia.","\u002Fes\u002Fcaso-de-uso\u002Fherramienta-toma-notas-ia-presencial\u002F","Herramienta IA para notas presenciales: resumen de tus reuniones en sala","La app móvil graba la reunión en sala y genera el resumen: decisiones, acciones, plazos.","Muchos herramientas de toma de notas con IA funcionan muy bien en videoconferencias. Sin embargo, las reuniones presenciales suelen ser menos compatibles con el mismo nivel de simplicidad.\n\nLeexi también funciona en presencial. Desde su aplicación móvil, graba la reunión, transcribe las conversaciones y genera automáticamente un informe con las decisiones tomadas, las acciones a realizar y los plazos.\n\nLos datos se alojan en Francia y nunca se usan para entrenar modelos de inteligencia artificial.\n\n**[Prueba Leexi en una reunión presencial](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)**\n\n## Por qué las reuniones presenciales siguen siendo más difíciles de documentar\n\nEn videoconferencia, generalmente basta con añadir un asistente a la reunión para obtener una transcripción y un informe.\n\nEn presencial, a menudo hay que grabar la reunión con un teléfono y luego redactar el informe manualmente. Esta etapa consume tiempo y se pueden olvidar datos importantes.\n\nSin embargo, muchas reuniones siguen realizándose en sala: reuniones de dirección, de obra, con clientes, de reclutamiento o de entidades públicas.\n\n## Cómo funciona Leexi en presencial\n\n### Una aplicación móvil para grabar la reunión\n\nPara iniciar la grabación, solo hay que abrir [la aplicación Leexi](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fes\u002Fasistente-ia\u002Fapp-movil\u002F) en un smartphone.\n\nEl teléfono se coloca sobre la mesa y captura las conversaciones durante toda la reunión. No se necesita equipo especial ni instalación en la sala.\n\nLa aplicación también puede usarse en visitas a clientes, en obra o en cualquier encuentro fuera de la oficina.\n\n### El mismo funcionamiento que en videoconferencia\n\nAl terminar la reunión, Leexi genera el mismo tipo de entregable que tras una videoconferencia.\n\nEncontrarás, entre otros:\n\n- un resumen de la reunión;\n- las decisiones tomadas;\n- las acciones a realizar;\n- los responsables de cada tarea;\n- los plazos.\n\nLa transcripción completa está disponible si quieres consultar un fragmento específico de la conversación.\n\nAntes de compartirlo, el informe puede revisarse, modificarse y validarse.\n\n## Una sola biblioteca para todas tus reuniones\n\nTanto si tus encuentros son en [Google Meet](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fes\u002Fintegraciones\u002Fvideoconferencia\u002Fgoogle-meet\u002Fplataforma-de-videoconferencia\u002F), Microsoft Teams, [Zoom](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fes\u002Fintegraciones\u002Fvideoconferencia\u002Fzoom\u002F), por teléfono o presencial, todos los informes se agrupan en un mismo lugar.\n\nAsí puedes encontrar rápidamente una reunión, buscar una decisión o consultar un intercambio antiguo, sea cual sea su formato.\n\n## Datos alojados en Francia\n\nLas grabaciones se alojan en Francia en una infraestructura segura.\n\nLos datos se cifran durante su transmisión y almacenamiento.\n\nEl procesamiento se realiza mediante una infraestructura Azure Francia en entorno cerrado.\n\nLas conversaciones nunca se usan para entrenar modelos de inteligencia artificial.\n\nLeexi también está certificado con [ISO 27001](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fes\u002Fseguridad\u002Fcertificaciones-auditorias-cumplimiento\u002F) y ofrece [la documentación necesaria para los equipos de cumplimiento](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fes\u002Fseguridad\u002Fcertificaciones-auditorias-cumplimiento\u002Ffaq-cumplimiento-soberania\u002F).\n\n## Informar a los participantes antes de grabar\n\nEn una reunión presencial, no hay señal automática que indique que se está grabando.\n\nPor ello, antes de comenzar, es necesario informar a los participantes que un asistente IA está tomando notas.\n\n## Preguntas frecuentes\n\n### ¿Se necesita un micrófono o equipo especial para grabar una reunión en sala?\n\nNo. Basta con un smartphone con la aplicación Leexi. No hay que instalar nada en la sala ni prever presupuesto para equipo antes de probar.\n\n### ¿Cómo informar a los participantes si no hay bot visible en la reunión?\n\nEn videoconferencia, el asistente aparece en la lista de participantes. En sala, no hay nada visible: la información se comunica verbalmente antes de iniciar la grabación. El RGPD exige avisar a los participantes que la reunión se graba y que un asistente IA toma notas.\n\n### ¿El informe de una reunión en sala es tan completo como tras una videoconferencia?\n\nSí, el procesamiento es idéntico: transcripción, resumen, decisiones, acciones. Las reuniones en sala y videoconferencias van a la misma biblioteca, sin distinción.\n\n### ¿Una reunión en sala se registra en el CRM como una videoconferencia?\n\nSí. Una cita con un cliente o en una feria se graba desde la app móvil, luego se transcribe, resume y sincroniza con tu CRM como cualquier videoconferencia.\n\n### ¿Se puede corregir el informe antes de compartirlo?\n\nSí. Se revisa y corrige antes de difundir. Es útil en presencial, donde las condiciones de escucha son más variables que en videoconferencia.\n\n**[Prueba Leexi en tu próxima reunión presencial](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)**","2026-08-07T15:21:38.858Z","2026-09-01T19:46:09.449Z","2026-09-01T19:48:27.763Z",{"id":1404,"documentId":1249,"metaTitle":1405,"metaDescription":1406,"slug":1407,"heroTitle":1408,"heroUnderTitle":1409,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":191,"heroVideoUrl":68,"blog":1410,"createdAt":1411,"updatedAt":1412,"publishedAt":1413,"locale":145,"__type":132},24509,"Ferramenta IA para notas comerciais | Leexi","Leexi assiste suas reuniões comerciais, gera relatórios estruturados e atualiza seu CRM automaticamente. Dados hospedados na França.","\u002Fpt\u002Fcaso-de-uso\u002Fferramenta-anotacao-ia-comerciais\u002F","Ferramenta IA para notas comerciais: relatório que preenche seu CRM automaticamente","Leexi transcreve suas reuniões, gera o relatório e atualiza seu CRM. Sem retrabalho.","Uma reunião terminada, muitas vezes resta a parte mais cansativa: redigir a ata, atualizar o CRM, registrar os próximos passos, anotar as objeções... Tarefas que consomem tempo e que às vezes são adiadas.\n\nLeexi automatiza essa etapa. A ferramenta acompanha suas reuniões por videoconferência, telefone ou presencialmente, transcreve a conversa, gera uma ata estruturada e atualiza automaticamente seu CRM. Sem reentrada de dados, sem cópias manuais.\n\nOs dados permanecem hospedados na França e nunca são usados para treinar os modelos de IA. Hoje, mais de 10.000 empresas na Europa utilizam Leexi.\n\n**[Experimente Leexi na sua próxima reunião comercial](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)**\n\n## Após cada reunião, o mesmo desafio\n\nQuando a chamada termina, ainda é preciso redigir a ata, encontrar o cadastro correto do cliente, atualizar o CRM, criar tarefas e anotar informações importantes.\n\nNa prática, essa etapa raramente é feita imediatamente. As informações são inseridas horas depois, às vezes no dia seguinte, com esquecimentos ou imprecisões.\n\nDurante a reunião, o problema é o mesmo: tomar notas frequentemente distrai da conversa. Por outro lado, focar totalmente no prospect dificulta lembrar tudo.\n\n[Leexi toma as notas por você](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fpt\u002Fassistente-ia\u002Fanotacoes-ia\u002Fleexi-ai-note-taker-revolucao-reunioes\u002F). Você permanece focado na conversa e recebe uma ata completa logo após a reunião.\n\n## O que Leexi gera após uma reunião\n\n### Uma ata estruturada\n\nA ata resume os pontos essenciais da conversa:\n\n- necessidades expressas;\n- objeções;\n- decisões tomadas;\n- próximos passos;\n- ações a realizar.\n\nA transcrição completa fica disponível ao lado do resumo. Se houver dúvida, basta localizar o trecho exato da conversa.\n\nCada equipe pode personalizar o formato da ata conforme seu processo comercial.\n\n### O CRM é atualizado automaticamente\n\nLeexi não se limita a produzir um resumo.\n\nA ferramenta insere diretamente as informações no seu CRM: HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Microsoft Dynamics e [muitas outras soluções](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fintegrations\u002F).\n\nA ata correta é associada ao contato certo, na oportunidade correta, sem copiar e colar.\n\nChamadas feitas via Aircall ou Ringover seguem exatamente o mesmo processo.\n\n## Encontre facilmente o histórico de um cliente\n\nTodas as reuniões são armazenadas em uma biblioteca pesquisável.\n\nAntes de um novo contato, fica fácil recuperar:\n\n- compromissos assumidos;\n- objeções já mencionadas;\n- necessidades expressas em conversas anteriores.\n\nNão é mais necessário ouvir várias gravações para preparar uma reunião.\n\n## Treine os vendedores com base em conversas reais\n\nAs melhores chamadas podem ser gravadas como referência.\n\nA equipe pode acessá-las facilmente para analisar situações concretas, ouvir as formulações usadas e compartilhar boas práticas.\n\nA pontuação pode seguir seu método comercial, seja MEDDIC, SPICED ou um framework interno.\n\n## Como é uma ata comercial?\n\nO documento reúne o resumo da conversa, as objeções, os próximos passos e as tarefas a realizar.\n\nAntes de ser enviada ou sincronizada com o CRM, a ata pode ser editada e validada pelo vendedor.\n\n## Reuniões presenciais também são suportadas\n\nConversas realizadas no cliente, em feiras ou viagens podem ser [gravadas pelo aplicativo móvel](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fpt\u002Fassistente-ia\u002Fapp-mobile\u002F).\n\nO processo é o mesmo: transcrição, resumo e sincronização com o CRM.\n\nO resultado é igual ao de uma videoconferência.\n\n## Dados hospedados na França\n\nAs conversas são [hospedadas na França, em infraestrutura segura](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fpt\u002Fseguranca\u002Fcertificacoes-auditorias-conformidade-regulatoria\u002Ffaq-conformidade-soberania\u002F).\n\nOs dados são criptografados durante transmissão e armazenamento.\n\nO processamento ocorre via infraestrutura Azure França em ambiente fechado.\n\nAlém disso, as conversas das suas equipes nunca são usadas para treinar modelos de inteligência artificial.\n\n## Perguntas frequentes\n\n### A ata é enviada ao CRM sem minha revisão?\n\nNão. A ata permanece editável e deve ser validada antes do envio ou sincronização. Você pode corrigir valores ou prazos antes que o cadastro do cliente seja alterado.\n\n### Chamadas telefônicas são cobertas ou só videoconferências?\n\nAmbos. Chamadas via Aircall ou Ringover têm o mesmo tratamento que videoconferências: transcrição, ata e sincronização com o CRM.\n\n### A ata pode seguir nosso método comercial?\n\nSim. O formato da ata é personalizável conforme seu processo, e a pontuação acompanha seu método, seja MEDDIC, SPICED ou um referencial interno. Você encontra seus próprios campos, não um modelo genérico.\n\n### Reuniões no cliente ou em feiras são suportadas?\n\nSim, pelo aplicativo móvel. Transcrição, resumo e sincronização com o CRM são iguais aos de uma videoconferência.\n\n### Como encontrar o que foi dito em reuniões anteriores de um cliente?\n\nTodas as reuniões são armazenadas em uma biblioteca pesquisável. Antes de um novo contato, você recupera compromissos, objeções e necessidades expressas, sem precisar ouvir gravações.\n\n### Nossas conversas comerciais são usadas para treinar IA?\n\nNão. As conversas das suas equipes nunca são usadas para treinar modelos. São hospedadas na França, criptografadas durante transmissão e armazenamento, e o processamento pelo modelo de linguagem ocorre via Azure França em circuito fechado.\n\n**[Agende uma demonstração do Leexi](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)**\n","2026-08-07T15:26:05.354Z","2026-09-01T19:46:59.047Z","2026-09-01T19:48:35.839Z",{"id":1415,"documentId":1261,"metaTitle":1416,"metaDescription":1417,"slug":1418,"heroTitle":1419,"heroUnderTitle":1420,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":191,"heroVideoUrl":68,"blog":1421,"createdAt":1422,"updatedAt":1423,"publishedAt":1424,"locale":145,"__type":132},24510,"Ferramenta IA para notas em recrutamento | Leexi","Leexi transcreve entrevistas de recrutamento, gera resumo estruturado e avaliação adaptada. Dados hospedados na França.","\u002Fpt\u002Fcaso-de-uso\u002Fferramenta-anotacao-ia-recrutamento\u002F","Ferramenta IA para notas em recrutamento: resumo estruturado da entrevista","Resumo estruturado e avaliação adaptada ao tipo de entrevista. Dados dos candidatos permanecem na França.","Leexi assiste às suas entrevistas de recrutamento por videoconferência, telefone ou presencialmente. A ferramenta transcreve a conversa, gera um relatório estruturado e produz uma grade de avaliação adaptada ao tipo de entrevista.\n\nCada resumo é personalizável conforme seu processo de recrutamento. Os dados dos candidatos permanecem hospedados na França e nunca são usados para treinar modelos de inteligência artificial.\n\n**[Experimente Leexi na sua próxima entrevista](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)**\n\n## Um relatório adaptado a cada entrevista\n\nNem todas as entrevistas têm o mesmo objetivo.\n\nUma primeira conversa valida o percurso, as motivações ou os critérios de elegibilidade. Uma entrevista técnica avalia competências específicas. A entrevista final foca mais na adequação ao cargo ou à cultura da empresa.\n\nLeexi adapta automaticamente a estrutura do relatório ao tipo de entrevista realizada.\n\nVocê também pode criar seus próprios modelos para sempre encontrar as informações importantes para sua equipe.\n\n## Mantenha o foco no candidato\n\nTomar notas durante uma entrevista muitas vezes interrompe o contato com o candidato.\n\nCom Leexi, [a conversa é gravada e transcrita automaticamente](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fpt\u002Fassistente-ia\u002Fanotacoes-ia\u002Fleexi-ai-note-taker-revolucao-reunioes\u002F). A ferramenta identifica os diferentes interlocutores e gera um resumo poucos instantes após a entrevista.\n\nAssim, você pode dedicar toda sua atenção à conversa, sem se preocupar em anotar.\n\n## Um resumo fácil de compartilhar\n\nAo final da entrevista, você encontra:\n\n- um resumo da discussão;\n- os pontos fortes do candidato;\n- os pontos a aprofundar;\n- os elementos de atenção;\n- uma grade de avaliação estruturada.\n\nO relatório pode ser compartilhado com recrutadores e gestores para que todos trabalhem com a mesma base de informações.\n\nSituações práticas e exercícios técnicos também podem ser avaliados segundo uma grade comum.\n\n## Compare candidatos com mais facilidade\n\nQuando todas as entrevistas seguem a mesma estrutura, a comparação não depende mais da memória do recrutador nem do cuidado em anotar naquele dia.\n\nCada candidato é avaliado pelos mesmos critérios, com relatórios de comprimento e conteúdo comparáveis — mesmo quando vários recrutadores dividiram as entrevistas. A decisão coletiva baseia-se em elementos equivalentes, facilmente encontrados semanas ou meses depois.\n\nEm caso de dúvida sobre uma escolha já feita, a transcrição completa permite voltar às palavras exatas do candidato, em vez de uma lembrança aproximada.\n\n## O consentimento dos candidatos é respeitado\n\nGravar uma entrevista envolve o tratamento de dados pessoais.\n\nAntes do início da conversa, o candidato é informado que um assistente IA participa da tomada de notas.\n\nO consentimento pode ser [registrado e datado](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fpt\u002Fseguranca\u002Fcertificacoes-auditorias-conformidade-regulatoria\u002Ffaq-conformidade-soberania\u002F) para manter uma prova, se necessário. As configurações podem ser ajustadas conforme equipes ou países.\n\nOs direitos de acesso também são configuráveis: somente colaboradores autorizados podem consultar os relatórios de entrevista.\n\n## Como é um relatório de entrevista?\n\nO documento reúne o resumo da entrevista, os critérios de avaliação e as recomendações. Antes de qualquer divulgação, pode ser revisado, corrigido e aprovado.\n\n*Exemplo ilustrativo (para substituir por uma captura real anonimizada fornecida por Leexi):*\n\n**Entrevista técnica — Cargo: Desenvolvedor back-end — Duração: 45 min**\n\n- Competências técnicas (API, bancos de dados): Sólido — boa domínio demonstrado em dois casos práticos abordados na entrevista\n- Resolução de problemas: Satisfatório — raciocínio claro, pediu esclarecimentos pertinentes\n- Comunicação: Bom — explica suas escolhas técnicas de forma simples\n- Adequação à equipe: A verificar — poucas trocas sobre trabalho em equipe durante a entrevista\n\n**Pontos fortes:** domínio técnico confirmado, boa comunicação.\n**Pontos a aprofundar:** experiência em trabalho em equipe.\n**Elementos de atenção:** aviso prévio de três meses mencionado no final da entrevista.\n\n## Perguntas frequentes\n\n### O relatório muda conforme o tipo de entrevista?\n\nSim. Leexi adapta automaticamente a estrutura do relatório para entrevista de triagem, técnica ou final, e você pode criar seus próprios modelos.\n\n### Leexi funciona igualmente bem em videoconferência, telefone e presencial?\n\nSim. Leexi assiste suas entrevistas de recrutamento em qualquer canal, gerando o mesmo tipo de relatório.\n\n### É necessário consentimento do candidato para gravar a entrevista?\n\nSim. O candidato deve ser informado que um assistente IA participa da tomada de notas, e o consentimento pode ser registrado e datado. O quadro completo está detalhado na [FAQ conformidade e soberania](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fpt\u002Fseguranca\u002Fcertificacoes-auditorias-conformidade-regulatoria\u002Ffaq-conformidade-soberania\u002F).\n\n### Quem pode consultar o relatório da entrevista?\n\nApenas colaboradores autorizados. Os direitos de acesso são configuráveis por equipe.\n\n### É possível comparar vários candidatos pelos mesmos critérios?\n\nSim. Quando todas as entrevistas seguem a mesma estrutura, cada candidato é avaliado pelos mesmos critérios, facilitando a decisão coletiva.\n\n### Posso testar Leexi antes de contratar?\n\nSim. Você pode experimentar Leexi gratuitamente na sua próxima entrevista de recrutamento, sem compromisso.\n\n## Dados de RH hospedados na França\n\nOs dados dos candidatos são hospedados na França em uma [infraestrutura segura](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fpt\u002Fseguranca\u002Fcertificacoes-auditorias-conformidade-regulatoria\u002F).\n\nAs trocas são criptografadas durante transmissão e armazenamento.\n\nO processamento é feito via infraestrutura Azure França em ambiente fechado.\n\nAs entrevistas gravadas nunca são usadas para treinar modelos de inteligência artificial.\n\n**[Agende uma demonstração para sua equipe de recrutamento](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)**","2026-08-07T15:27:52.674Z","2026-09-01T19:43:15.927Z","2026-09-01T19:48:35.842Z",{"id":1426,"documentId":1237,"metaTitle":1427,"metaDescription":1428,"slug":1429,"heroTitle":1430,"heroUnderTitle":1431,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":191,"heroVideoUrl":68,"blog":1432,"createdAt":1433,"updatedAt":1434,"publishedAt":1435,"locale":145,"__type":132},24511,"Ferramenta IA para notas presenciais","Leexi grava suas reuniões presenciais pelo app móvel e gera relatórios: decisões, ações, prazos. Dados hospedados na França.","\u002Fpt\u002Fcaso-de-uso\u002Fferramenta-anotacao-ia-presencial\u002F","Ferramenta IA para notas presenciais: resumo das suas reuniões em sala","O app móvel grava a reunião em sala e gera o resumo: decisões, ações, prazos.","Muitas ferramentas de tomada de notas com IA funcionam muito bem em videoconferências. Reuniões presenciais, por outro lado, são menos frequentemente suportadas com o mesmo nível de simplicidade.\n\nLeexi também funciona presencialmente. Pelo seu aplicativo móvel, ele grava a reunião, transcreve as conversas e gera automaticamente uma ata com as decisões tomadas, as ações a realizar e os prazos.\n\nOs dados são hospedados na França e nunca são usados para treinar modelos de inteligência artificial.\n\n**[Experimente Leexi em uma reunião presencial](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)**\n\n## Por que reuniões presenciais continuam mais difíceis de documentar\n\nEm videoconferência, geralmente basta adicionar um assistente à reunião para obter uma transcrição e uma ata.\n\nPresencialmente, muitas vezes é preciso gravar a reunião com um telefone e depois redigir a ata manualmente. Essa etapa consome tempo e informações importantes podem ser esquecidas.\n\nAinda assim, muitas reuniões acontecem em sala: reuniões de diretoria, de obra, com clientes, recrutamento ou reuniões de órgãos públicos.\n\n## Como Leexi funciona presencialmente\n\n### Um aplicativo móvel para gravar a reunião\n\nPara iniciar a gravação, basta abrir [o aplicativo Leexi](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fpt\u002Fassistente-ia\u002Fapp-mobile\u002F) no smartphone.\n\nO telefone é colocado na mesa e capta as conversas durante toda a reunião. Não é necessário equipamento específico nem instalação na sala.\n\nO aplicativo também pode ser usado em visitas a clientes, em obras ou em qualquer encontro fora do escritório.\n\n### O mesmo funcionamento das videoconferências\n\nAo terminar a reunião, Leexi gera o mesmo tipo de documento que após uma videoconferência.\n\nVocê encontra, entre outros:\n\n- um resumo da reunião;\n- as decisões tomadas;\n- as ações a realizar;\n- os responsáveis por cada tarefa;\n- os prazos.\n\nA transcrição completa fica disponível caso queira consultar um trecho específico da conversa.\n\nAntes de ser compartilhada, a ata pode ser revisada, editada e validada.\n\n## Uma única biblioteca para todas as suas reuniões\n\nSeja em [Google Meet](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fpt\u002Fintegracoes\u002Fvideoconferencia\u002Fgoogle-meet\u002Fplataforma-de-videoconferencia\u002F), Microsoft Teams, [Zoom](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fpt\u002Fintegracoes\u002Fvideoconferencia\u002Fzoom\u002F), por telefone ou presencialmente, todas as atas ficam reunidas no mesmo lugar.\n\nAssim, você pode encontrar rapidamente uma reunião, buscar uma decisão ou consultar uma conversa antiga, independentemente do formato.\n\n## Dados hospedados na França\n\nAs gravações são hospedadas na França em uma infraestrutura segura.\n\nOs dados são criptografados durante a transmissão e o armazenamento.\n\nO processamento ocorre em uma infraestrutura Azure France em ambiente fechado.\n\nAs conversas nunca são usadas para treinar modelos de inteligência artificial.\n\nLeexi também é certificado [ISO 27001](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fpt\u002Fseguranca\u002Fcertificacoes-auditorias-conformidade-regulatoria\u002F) e disponibiliza [a documentação necessária para equipes de conformidade](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fpt\u002Fseguranca\u002Fcertificacoes-auditorias-conformidade-regulatoria\u002Ffaq-conformidade-soberania\u002F).\n\n## Informar os participantes antes da gravação\n\nEm reuniões presenciais, nada indica automaticamente que a gravação está em andamento.\n\nAntes de começar, é necessário informar os participantes que um assistente IA está fazendo a tomada de notas.\n\n## Perguntas frequentes\n\n### É preciso microfone ou equipamento especial para gravar uma reunião em sala?\n\nNão. Um smartphone com o aplicativo Leexi é suficiente. Nenhum equipamento precisa ser instalado na sala, nem orçamento para equipamentos antes de testar.\n\n### Como informar os participantes quando nenhum bot está visível na reunião?\n\nEm videoconferência, o assistente aparece na lista de participantes. Em sala, não há nada visível: a informação é dada oralmente antes de iniciar a gravação. O RGPD exige avisar os participantes que a reunião está sendo gravada e que um assistente IA está tomando notas.\n\n### A ata de uma reunião em sala é tão completa quanto após uma videoconferência?\n\nSim, o processamento é idêntico: transcrição, resumo, decisões, ações. Reuniões presenciais e videoconferências ficam na mesma biblioteca, sem distinção de tratamento.\n\n### Uma reunião em sala é registrada no CRM como uma videoconferência?\n\nSim. Um encontro com cliente ou em evento é gravado pelo aplicativo móvel, depois transcrito, resumido e sincronizado com seu CRM como qualquer videoconferência.\n\n### A ata pode ser corrigida antes de ser compartilhada?\n\nSim. Ela é revisada e corrigida antes da divulgação. Isso é útil presencialmente, onde as condições de áudio são mais variáveis que em videoconferência.\n\n**[Teste Leexi na sua próxima reunião presencial](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)**","2026-08-07T15:21:39.037Z","2026-09-01T14:56:28.092Z","2026-09-01T19:48:35.844Z",{"id":1437,"documentId":1237,"metaTitle":1438,"metaDescription":1439,"slug":1440,"heroTitle":1441,"heroUnderTitle":1442,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":153,"heroVideoUrl":68,"blog":1443,"createdAt":1444,"updatedAt":1445,"publishedAt":1446,"locale":158,"__type":132},24521,"Strumento note IA in presenza | Leexi","Leexi registra le riunioni in sala dall'app mobile e crea il verbale: decisioni, azioni, scadenze. Dati ospitati in Francia.","\u002Fit\u002Fcasi-d-uso\u002Fstrumento-appunti-ia-in-presenza\u002F","Strumento note IA in presenza: verbale delle tue riunioni in sala","L'app mobile registra la riunione in sala e crea il verbale: decisioni, azioni, scadenze.","Molti strumenti di presa appunti basati su IA funzionano molto bene in videoconferenza. Le riunioni in presenza, invece, sono meno spesso supportate con lo stesso livello di semplicità.\n\nLeexi funziona anche in presenza. Dalla sua app mobile, registra la riunione, trascrive gli scambi e genera automaticamente un resoconto con le decisioni prese, le azioni da svolgere e le scadenze.\n\nI dati sono ospitati in Francia e non vengono mai utilizzati per addestrare i modelli di intelligenza artificiale.\n\n**[Prova Leexi in una riunione in sala](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)**\n\n## Perché le riunioni in presenza sono ancora più difficili da documentare\n\nIn videoconferenza, basta generalmente aggiungere un assistente alla riunione per ottenere una trascrizione e un resoconto.\n\nIn presenza, spesso si registra la riunione con un telefono, poi si redige manualmente il resoconto. Questa fase richiede tempo e le informazioni importanti possono essere dimenticate.\n\nEppure, molte riunioni si svolgono ancora in sala: riunioni di direzione, cantieri, incontri con clienti, reclutamento o riunioni di enti locali.\n\n## Come funziona Leexi in presenza\n\n### Un'app mobile per registrare la riunione\n\nPer avviare una registrazione, basta aprire [l'app Leexi](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fit\u002Fassistente-ia\u002Fapp-mobile\u002F) su uno smartphone.\n\nIl telefono viene posato sul tavolo e cattura gli scambi per tutta la durata della riunione. Non serve alcuna attrezzatura specifica né installazione in sala.\n\nL'app può essere usata anche durante visite da clienti, cantieri o qualsiasi incontro fuori ufficio.\n\n### Lo stesso funzionamento della videoconferenza\n\nTerminata la riunione, Leexi produce lo stesso tipo di documento di una videoconferenza.\n\nTroverai in particolare:\n\n- un riassunto della riunione;\n- le decisioni prese;\n- le azioni da svolgere;\n- i responsabili di ogni compito;\n- le scadenze.\n\nLa trascrizione completa resta disponibile per ritrovare passaggi precisi della conversazione.\n\nPrima della condivisione, il resoconto può essere riletta, modificata e approvata.\n\n## Una sola libreria per tutte le tue riunioni\n\nChe i tuoi scambi avvengano su [Google Meet](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fit\u002Fintegrazioni\u002Fvideoconferenza\u002Fgoogle-meet\u002Fpiattaforma-di-videoconferenza\u002F), Microsoft Teams, [Zoom](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fit\u002Fintegrazioni\u002Fvideoconferenza\u002Fzoom\u002F), al telefono o in presenza, tutti i resoconti sono raccolti nello stesso posto.\n\nCosì puoi ritrovare rapidamente una riunione, cercare una decisione o consultare uno scambio precedente, indipendentemente dal formato.\n\n## Dati ospitati in Francia\n\nLe registrazioni sono ospitate in Francia su infrastruttura sicura.\n\nI dati sono criptati durante trasmissione e archiviazione.\n\nIl trattamento avviene tramite infrastruttura Azure France in ambiente chiuso.\n\nLe conversazioni non sono mai usate per addestrare modelli di intelligenza artificiale.\n\nLeexi è inoltre certificato [ISO 27001](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fit\u002Fsicurezza\u002Fcertificazioni-audit-conformita-normativa\u002F) e fornisce [la documentazione necessaria per i team di conformità](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fit\u002Fsicurezza\u002Fcertificazioni-audit-conformita-normativa\u002Ffaq-conformita-sovranita\u002F).\n\n## Informare i partecipanti prima della registrazione\n\nDurante una riunione in presenza, non c'è segnale automatico che una registrazione sia in corso.\n\nPrima di iniziare, è quindi necessario informare i partecipanti che un assistente IA sta prendendo appunti.\n\n## Domande frequenti\n\n### Serve un microfono o attrezzatura particolare per registrare una riunione in sala?\n\nNo. Basta uno smartphone con l'app Leexi. Nessun dispositivo da installare in sala, nessun budget per attrezzature prima di provare.\n\n### Come informare i partecipanti quando nessun bot è visibile nella riunione?\n\nIn videoconferenza, l'assistente appare nella lista partecipanti. In sala, non c'è nulla da vedere: l'informazione si comunica oralmente prima di avviare la registrazione. Il GDPR impone di avvisare i partecipanti che la riunione è registrata e che un assistente IA prende appunti.\n\n### Il resoconto di una riunione in sala è completo come dopo una videoconferenza?\n\nSì, il trattamento è identico: trascrizione, riassunto, decisioni, azioni. Riunioni in sala e videoconferenze confluiscono nella stessa libreria, senza distinzione di trattamento.\n\n### Una riunione in sala viene registrata nel CRM come una videoconferenza?\n\nSì. Un appuntamento da cliente o a una fiera è registrato dall'app mobile, poi trascritto, riassunto e sincronizzato con il CRM come qualsiasi videoconferenza.\n\n### Il resoconto può essere corretto prima della condivisione?\n\nSì. Viene riletta e corretta prima della diffusione. Utile in presenza, dove le condizioni di ascolto sono più variabili rispetto alla videoconferenza.\n\n**[Prova Leexi nella tua prossima riunione in presenza](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)**","2026-08-07T15:21:38.912Z","2026-09-01T14:55:56.427Z","2026-09-01T19:48:43.655Z",{"id":1448,"documentId":1261,"metaTitle":1449,"metaDescription":1450,"slug":1451,"heroTitle":1452,"heroUnderTitle":1453,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":153,"heroVideoUrl":68,"blog":1454,"createdAt":1455,"updatedAt":1456,"publishedAt":1457,"locale":158,"__type":132},24522,"Strumento note IA per reclutamento | Leexi","Leexi trascrive i colloqui di lavoro, crea report strutturati e griglie di valutazione su misura. Dati ospitati in Francia.","\u002Fit\u002Fcasi-d-uso\u002Fstrumento-appunti-ia-reclutamento\u002F","Strumento note IA per reclutamento: report colloquio strutturato","Report strutturato e griglia di valutazione su misura. Dati candidati conservati in Francia.","Leexi assiste ai vostri colloqui di selezione in videoconferenza, al telefono o in presenza. Lo strumento trascrive la conversazione, genera un resoconto strutturato e produce una griglia di valutazione adattata al tipo di colloquio.\n\nOgni riassunto è personalizzabile secondo il vostro processo di selezione. I dati dei candidati restano ospitati in Francia e non vengono mai utilizzati per addestrare i modelli di intelligenza artificiale.\n\n**[Prova Leexi nel tuo prossimo colloquio](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)**\n\n## Un resoconto adatto a ogni colloquio\n\nNon tutti i colloqui hanno lo stesso obiettivo.\n\nUn primo scambio serve a convalidare il percorso, le motivazioni o i criteri di idoneità. Un colloquio tecnico valuta competenze specifiche. Un colloquio finale si interessa maggiormente all’adeguatezza al ruolo o alla cultura aziendale.\n\nLeexi adatta automaticamente la struttura del resoconto al tipo di colloquio effettuato.\n\nPotete anche creare i vostri modelli per ritrovare sempre le informazioni importanti per il vostro team.\n\n## Concentrarsi sul candidato\n\nPrendere appunti durante un colloquio spesso interrompe il contatto con il candidato.\n\nCon Leexi, [la conversazione viene registrata e trascritta automaticamente](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fit\u002Fassistente-ia\u002Fpresa-appunti-ia\u002Fleexi-ai-note-taker-rivoluzione-riunioni\u002F). Lo strumento identifica i diversi interlocutori e genera una sintesi pochi istanti dopo il colloquio.\n\nPotete così dedicare tutta la vostra attenzione allo scambio, senza preoccuparvi degli appunti.\n\n## Una sintesi facile da condividere\n\nAl termine del colloquio trovate:\n\n- un riassunto della discussione;\n- i punti di forza del candidato;\n- gli aspetti da approfondire;\n- gli elementi di attenzione;\n- una griglia di valutazione strutturata.\n\nIl resoconto può poi essere condiviso con i recruiter e il manager affinché tutti lavorino sulla stessa base informativa.\n\nLe simulazioni e gli esercizi tecnici possono essere valutati con una griglia comune.\n\n## Confrontare i candidati più facilmente\n\nQuando tutti i colloqui seguono la stessa struttura, il confronto non dipende più dalla memoria del recruiter né dalla cura nel prendere appunti quel giorno.\n\nOgni candidato è valutato sugli stessi criteri, con un resoconto di lunghezza e contenuto comparabili — anche quando più recruiter hanno condiviso i colloqui. La decisione collettiva si basa su elementi equivalenti, facilmente ritrovabili settimane o mesi dopo.\n\nIn caso di dubbio su una scelta già fatta, la trascrizione completa permette di tornare alle parole esatte del candidato anziché a un ricordo approssimativo.\n\n## Il consenso dei candidati è rispettato\n\nLa registrazione di un colloquio implica il trattamento di dati personali.\n\nPrima dell’inizio dello scambio, il candidato è informato che un assistente IA partecipa alla presa di appunti.\n\nIl consenso può essere [registrato e datato](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fit\u002Fsicurezza\u002Fcertificazioni-audit-conformita-normativa\u002Ffaq-conformita-sovranita\u002F) per conservare una prova in caso di necessità. I parametri possono essere adattati secondo i team o i paesi.\n\nI diritti di accesso sono configurabili: solo i collaboratori autorizzati possono consultare i resoconti dei colloqui.\n\n## Come è fatto un resoconto di colloquio?\n\nIl documento raccoglie la sintesi del colloquio, i criteri di valutazione e le raccomandazioni. Prima di ogni diffusione, può essere riletto, corretto e validato.\n\n*Esempio illustrativo (da sostituire con una cattura reale anonima fornita da Leexi):*\n\n**Colloquio tecnico — Posizione: Sviluppatore back-end — Durata: 45 min**\n\n- Competenze tecniche (API, database): Solido — buona padronanza dimostrata su due casi concreti affrontati nel colloquio\n- Risoluzione problemi: Soddisfacente — ragionamento chiaro, ha chiesto chiarimenti pertinenti\n- Comunicazione: Buono — spiega le scelte tecniche in modo semplice\n- Adeguatezza al team: Da verificare — pochi scambi sul lavoro di squadra durante il colloquio\n\n**Punti di forza:** padronanza tecnica confermata, buona comunicazione.\n**Aspetti da approfondire:** esperienza nel lavoro di squadra.\n**Elementi di attenzione:** preavviso di tre mesi menzionato a fine colloquio.\n\n## Domande frequenti\n\n### Il resoconto cambia a seconda del tipo di colloquio?\n\nSì. Leexi adatta automaticamente la struttura del resoconto a un colloquio di preselezione, tecnico o finale, e potete creare i vostri modelli.\n\n### Leexi funziona altrettanto bene in videoconferenza, telefono e presenza?\n\nSì. Leexi assiste i vostri colloqui di selezione qualunque sia il canale usato, con la stessa generazione di resoconto.\n\n### Serve il consenso del candidato per registrare il colloquio?\n\nSì. Il candidato deve essere informato che un assistente IA partecipa alla presa di appunti, e il consenso può essere registrato e datato. Il quadro completo è dettagliato nella [FAQ conformità e sovranità](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fit\u002Fsicurezza\u002Fcertificazioni-audit-conformita-normativa\u002Ffaq-conformita-sovranita\u002F).\n\n### Chi può consultare il resoconto di un colloquio?\n\nSolo i collaboratori autorizzati. I diritti di accesso sono configurabili per team.\n\n### Si possono confrontare più candidati sugli stessi criteri?\n\nSì. Quando tutti i colloqui seguono la stessa struttura, ogni candidato è valutato sugli stessi criteri, facilitando una decisione collettiva.\n\n### Si può provare Leexi prima di impegnarsi?\n\nSì. Potete provare Leexi gratuitamente nel vostro prossimo colloquio di selezione, senza impegno.\n\n## Dati HR ospitati in Francia\n\nI dati dei candidati sono ospitati in Francia su un’[infrastruttura sicura](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fit\u002Fsicurezza\u002Fcertificazioni-audit-conformita-normativa\u002F).\n\nGli scambi sono criptati durante la trasmissione e l’archiviazione.\n\nIl trattamento avviene tramite un’infrastruttura Azure France in ambiente chiuso.\n\nI colloqui registrati non sono mai usati per addestrare i modelli di intelligenza artificiale.\n\n**[Prenota una demo per il tuo team di selezione](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)**","2026-08-07T15:27:52.563Z","2026-09-01T19:41:36.541Z","2026-09-01T19:48:43.657Z",{"id":1459,"documentId":1249,"metaTitle":1460,"metaDescription":1461,"slug":1462,"heroTitle":1463,"heroUnderTitle":1464,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":153,"heroVideoUrl":68,"blog":1465,"createdAt":1466,"updatedAt":1467,"publishedAt":1468,"locale":158,"__type":132},24523,"Strumento note IA per vendite | Leexi","Leexi assiste i tuoi incontri di vendita, crea report strutturati e aggiorna automaticamente il CRM. Dati ospitati in Francia.","\u002Fit\u002Fcasi-d-uso\u002Fstrumento-appunti-ia-commerciali\u002F","Strumento note IA per vendite: report che aggiorna il CRM automaticamente","Leexi trascrive i tuoi incontri, crea report e aggiorna il CRM. Nessuna reinserimento.","Un appuntamento terminato, resta spesso la parte più noiosa: redigere il verbale, aggiornare il CRM, indicare i prossimi passi, annotare le obiezioni… Tante attività che richiedono tempo e spesso vengono rimandate.\n\nLeexi automatizza questa fase. Lo strumento assiste ai tuoi appuntamenti in videoconferenza, al telefono o in presenza, trascrive la conversazione, genera un verbale strutturato e aggiorna automaticamente il CRM. Niente reinserimenti o copia manuale.\n\nI dati restano ospitati in Francia e non vengono mai usati per addestrare i modelli di IA. Oggi più di 10.000 aziende in Europa usano Leexi.\n\n**[Prova Leexi al tuo prossimo appuntamento commerciale](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)**\n\n## Dopo ogni appuntamento, la stessa situazione\n\nTerminata la chiamata, bisogna ancora redigere un verbale, trovare la scheda cliente giusta, aggiornare il CRM, creare attività e annotare informazioni importanti.\n\nIn pratica, questa fase raramente avviene subito. Le informazioni vengono inserite ore dopo, a volte il giorno dopo, con dimenticanze o imprecisioni.\n\nDurante l’appuntamento, il problema è lo stesso: prendere appunti spesso distoglie dalla conversazione. Al contrario, concentrandosi solo sul prospect, diventa difficile ricordare tutto.\n\n[Leexi prende appunti per te](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fit\u002Fassistente-ia\u002Fpresa-appunti-ia\u002Fleexi-ai-note-taker-rivoluzione-riunioni\u002F). Rimani concentrato sul dialogo e ricevi un verbale completo pochi istanti dopo la riunione.\n\n## Cosa genera Leexi dopo un appuntamento\n\n### Un verbale strutturato\n\nIl verbale riporta gli elementi essenziali dello scambio:\n\n- le esigenze espresse;\n- le obiezioni;\n- le decisioni prese;\n- i prossimi passi;\n- le azioni da svolgere.\n\nLa trascrizione completa resta disponibile accanto al riassunto. Se c’è un dubbio, basta trovare il passaggio esatto della conversazione.\n\nOgni team può anche personalizzare il formato del verbale secondo il proprio processo commerciale.\n\n### Il CRM si aggiorna automaticamente\n\nLeexi non si limita a produrre un riassunto.\n\nLo strumento inserisce direttamente le informazioni nel tuo CRM: HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Microsoft Dynamics e [molte altre soluzioni](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fintegrations\u002F).\n\nIl verbale corretto è associato al contatto giusto, nell’opportunità giusta, senza copia-incolla.\n\nLe chiamate effettuate tramite Aircall o Ringover seguono lo stesso funzionamento.\n\n## Ritrovare facilmente la cronologia di un cliente\n\nTutti gli appuntamenti sono conservati in una libreria consultabile.\n\nPrima di un nuovo scambio, è semplice ritrovare:\n\n- gli impegni presi;\n- le obiezioni già sollevate;\n- le esigenze espresse nelle discussioni precedenti.\n\nNon serve più riascoltare molte registrazioni per preparare un appuntamento.\n\n## Formare i commerciali con scambi reali\n\nLe chiamate migliori possono essere registrate come riferimenti.\n\nIl team può poi ritrovarle facilmente per analizzare situazioni concrete, ascoltare le formulazioni usate e condividere le best practice.\n\nIl punteggio può anche seguire il tuo metodo commerciale, che sia MEDDIC, SPICED o un framework interno.\n\n## Com’è fatto un verbale commerciale?\n\nIl documento raccoglie il riassunto dello scambio, le obiezioni, i prossimi passi e le attività da svolgere.\n\nPrima di essere inviato o sincronizzato con il CRM, il verbale resta modificabile e può essere approvato dal commerciale.\n\n## Anche gli appuntamenti in presenza sono gestiti\n\nGli scambi con un cliente, a una fiera o in trasferta possono essere [registrati dall’app mobile](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fit\u002Fassistente-ia\u002Fapp-mobile\u002F).\n\nIl trattamento è identico: trascrizione, riassunto e sincronizzazione con il CRM.\n\nIl risultato è lo stesso di una videoconferenza.\n\n## Dati ospitati in Francia\n\nLe conversazioni sono [ospitate in Francia, su un’infrastruttura sicura](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fit\u002Fsicurezza\u002Fcertificazioni-audit-conformita-normativa\u002Ffaq-conformita-sovranita\u002F).\n\nI dati sono criptati durante la trasmissione e l’archiviazione.\n\nIl trattamento avviene tramite un’infrastruttura Azure France in ambiente chiuso.\n\nInfine, le conversazioni dei tuoi team non servono mai ad addestrare i modelli di intelligenza artificiale.\n\n## Domande frequenti\n\n### Il verbale viene inviato al CRM senza che lo rilegga?\n\nNo. Il verbale resta modificabile e va approvato prima di essere inviato o sincronizzato. Puoi correggere un importo o una scadenza prima che la scheda cliente venga aggiornata.\n\n### Sono coperti anche gli appuntamenti telefonici o solo le videoconferenze?\n\nEntrambi. Le chiamate tramite Aircall o Ringover seguono lo stesso trattamento delle videoconferenze: trascrizione, verbale, sincronizzazione con il CRM.\n\n### Il verbale può seguire il nostro metodo commerciale?\n\nSì. Il formato del verbale si personalizza secondo il tuo processo, e il punteggio segue il tuo metodo, che sia MEDDIC, SPICED o un riferimento interno. Trovi i tuoi campi, non uno schema generico.\n\n### Un appuntamento dal cliente o a una fiera è gestito?\n\nSì, tramite l’app mobile. Trascrizione, riassunto e sincronizzazione con il CRM sono identici a quelli di una videoconferenza.\n\n### Come ritrovare cosa si è detto negli appuntamenti precedenti di un cliente?\n\nTutti gli appuntamenti sono conservati in una libreria consultabile. Prima di un nuovo scambio, ritrovi gli impegni presi, le obiezioni già sollevate e le esigenze espresse, senza riascoltare le registrazioni.\n\n### I nostri scambi commerciali servono ad addestrare un’IA?\n\nNo. Le conversazioni dei tuoi team non servono mai ad addestrare i modelli. Sono ospitate in Francia, criptate durante trasmissione e archiviazione, e il trattamento tramite modello linguistico avviene su Azure France in circuito chiuso.\n\n**[Prenota una demo di Leexi](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)**\n","2026-08-07T15:26:05.222Z","2026-09-01T14:55:39.779Z","2026-09-01T19:48:43.659Z",{"id":1470,"documentId":120,"metaTitle":1471,"metaDescription":1472,"slug":1473,"heroTitle":1474,"heroUnderTitle":1475,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":179,"heroVideoUrl":68,"blog":1476,"createdAt":1477,"updatedAt":1478,"publishedAt":1479,"locale":184,"__type":132},24526,"Gérer les comptes rendus de mission en cabinet de conseil | Leexi","Leexi adapte le compte rendu de chaque mission de conseil à son destinataire — client, équipe, commercial. Données hébergées en France.","\u002Ffr\u002Fcas-d-usage\u002Fcomptes-rendus-mission-cabinet-conseil\u002F","Gérer les comptes rendus de mission en cabinet de conseil","Leexi adapte le compte rendu de chaque mission à qui le lit : une version pour le client, une pour l'équipe, une pour le suivi commercial, chacune envoyée au bon endroit.","Leexi adapte le compte rendu de chaque mission à qui le lit : une version pour le client, une pour l'équipe, une pour le suivi commercial, chacune envoyée au bon endroit.\n\nUn cabinet de conseil ne rédige pas un seul type de compte rendu. Leexi retranscrit la mission, puis génère les comptes rendus dont vous avez besoin selon le destinataire.\n\n**[Essayez Leexi sur votre prochaine mission](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)**\n\n## Le problème vécu en cabinet de conseil\n\nUn cabinet de conseil pluridisciplinaire de plusieurs milliers de collaborateurs, réparti sur plusieurs centaines de bureaux, avait déjà testé un outil américain de prise de notes IA en usage personnel. Il n'a jamais été déployé à l'échelle du cabinet, pour une raison précise : « on ne souhaitait pas déployer [l'outil] à tout le monde pour des questions de respect de la vie privée et de données. »\n\nDans ce même cabinet, une mission ne produit pas un seul compte rendu mais plusieurs, selon qui le lit : une version courte pour le client, les points clés pour l'équipe, une version orientée coaching pour le commercial, une évaluation du besoin face à l'offre. Le même échange se résume différemment selon le destinataire.\n\n## Ce que ça coûte concrètement\n\nCertaines missions touchent des sujets confidentiels : comité de direction, dossiers juridiques. La question posée par les équipes n'est pas « avons-nous le droit d'enregistrer », mais « qui peut lire ce compte rendu ensuite », avec la possibilité de retirer l'accès après coup si besoin.\n\nLe compte rendu ne doit pas remonter dans le CRM tant que le client n'y est pas identifié : une règle de confidentialité qui, sans automatisation, s'applique à la main, réunion par réunion.\n\nSur un cabinet de cette taille, l'adoption reste inégale au démarrage : dans un échantillon mesuré, l'agenda n'était connecté que sur 62 % des comptes actifs, et l'assistant conversationnel utilisé par seulement 16 % d'entre eux. Le frein n'est pas l'intérêt pour l'outil de prise de notes de compte rendu, c'est le paramétrage initial : agenda, connexion unique (SSO).\n\n## Comment Leexi fonctionne pour une mission de conseil\n\n**Un modèle par destinataire.** Vous configurez un compte rendu par usage : une version pour le client, une pour l'équipe, une pour le suivi commercial. Chaque mission génère les comptes rendus dont vous avez réellement besoin, pas un seul document à retravailler ensuite.\n\n**Le bon outil au bon moment.** Le compte rendu part automatiquement vers votre outil de stockage documentaire, et vers le CRM une fois le contact identifié.\n\n**Sur le terrain.** Pour les missions sans visioconférence, l'application mobile enregistre depuis un téléphone, posé sur la table.\n\n## Ce que nous observons chez nos cabinets de conseil\n\nLe frein au déploiement à grande échelle est presque toujours le même : la question de la souveraineté des données, posée avant toute discussion de fonctionnalités. Le paramétrage technique (agenda, SSO) vient ensuite, une fois la décision prise.\n\nUn client a résumé l'usage qu'il en fait autrement qu'un outil de prise de notes : « je ne vois pas un outil, je vois une compétence de mémoire qui commence à se développer chez nous », à propos de l'assistant conversationnel interrogé sur l'historique des échanges.\n\n## Des données hébergées en France\n\nLes échanges sont hébergés en France, sur une infrastructure sécurisée, chiffrés pendant leur transmission et leur stockage. Le traitement passe par une infrastructure Azure France en environnement fermé. Les conversations ne servent jamais à entraîner les modèles d'intelligence artificielle. Leexi est certifié ISO 27001 et met à disposition la documentation nécessaire pour les équipes chargées de la conformité.\n\n## Questions fréquentes\n\n### Un même échange peut-il produire plusieurs comptes rendus différents selon le destinataire ?\n\nOui. Vous configurez un modèle par destinataire — client, équipe, suivi commercial — et chaque mission génère les comptes rendus dont vous avez réellement besoin, pas un seul document à retravailler ensuite.\n\n### Qui peut consulter le compte rendu d'une mission confidentielle (comité de direction, dossier juridique) ?\n\nVous configurez qui y a accès, et cet accès peut être retiré après coup si besoin.\n\n### Le compte rendu remonte-t-il automatiquement dans le CRM ?\n\nSeulement une fois le client identifié. La règle s'applique automatiquement, sans devoir la vérifier à la main réunion par réunion.\n\n### Faut-il une visioconférence pour enregistrer une mission ?\n\nNon. Pour les missions sans visioconférence, l'application mobile enregistre depuis un téléphone posé sur la table.\n\n### Que faut-il paramétrer avant un déploiement à l'échelle du cabinet ?\n\nL'agenda et la connexion unique (SSO), une fois la question de la souveraineté des données tranchée en amont — c'est elle qui conditionne la discussion, avant le paramétrage technique.\n\n### Les échanges servent-ils à entraîner les modèles d'intelligence artificielle ?\n\nNon, jamais. Leexi est certifié ISO 27001 et met à disposition la documentation nécessaire pour les équipes chargées de la conformité.\n\n**[Réservez une démo pour votre cabinet](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)**","2026-08-29T13:41:23.837Z","2026-09-01T20:11:02.056Z","2026-09-01T20:11:32.231Z",{"id":1481,"documentId":120,"metaTitle":1482,"metaDescription":1483,"slug":1484,"heroTitle":1485,"heroUnderTitle":1486,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":165,"heroVideoUrl":68,"blog":1487,"createdAt":1488,"updatedAt":1489,"publishedAt":1490,"locale":170,"__type":132},24533,"Manage Consulting Mission Reports | Leexi","Leexi customizes each consulting mission report for clients, teams, and sales with data hosted securely in France.","\u002Fen\u002Fuse-cases\u002Fconsulting-firm-mission-reports\u002F","Manage Consulting Mission Reports","Leexi customizes each mission report for its reader: versions for clients, teams, and sales follow-up, each sent to the right place.","Leexi customizes the report of each assignment according to the reader: one version for the client, one for the team, one for sales follow-up, each sent to the right place.\n\nA consulting firm does not produce just one type of report. Leexi transcribes the assignment, then generates the reports you need based on the recipient.\n\n**[Try Leexi on your next assignment](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)**\n\n## The challenge faced in consulting firms\n\nA multidisciplinary consulting firm with several thousand employees across hundreds of offices had already tested an American AI note-taking tool for personal use. It was never deployed firm-wide for a specific reason: \"we did not want to roll out [the tool] to everyone due to privacy and data protection concerns.\"\n\nIn this same firm, an assignment produces multiple reports depending on the reader: a short version for the client, key points for the team, a coaching-oriented version for sales, an assessment of needs versus the offer. The same discussion is summarized differently depending on the recipient.\n\n## The real cost\n\nSome assignments involve confidential topics: executive committees, legal files. The teams' question is not \"are we allowed to record?\" but \"who can read this report afterward,\" with the option to revoke access if needed.\n\nThe report must not be uploaded to the CRM until the client is identified: a confidentiality rule that, without automation, is manually applied meeting by meeting.\n\nIn a firm of this size, adoption is uneven at the start: in a measured sample, calendars were connected on only 62% of active accounts, and the conversational assistant was used by just 16%. The barrier is not interest in the note-taking tool but initial setup: calendar, single sign-on (SSO).\n\n## How Leexi works for a consulting assignment\n\n**One model per recipient.** You configure a report per use: one version for the client, one for the team, one for sales follow-up. Each assignment generates only the reports you truly need, not a single document to rework afterward.\n\n**The right tool at the right time.** The report is automatically sent to your document storage tool and to the CRM once the contact is identified.\n\n**On the ground.** For assignments without video conferencing, the mobile app records from a phone placed on the table.\n\n## What we observe in our consulting firms\n\nThe main barrier to large-scale deployment is almost always the same: data sovereignty concerns, raised before any feature discussion. Technical setup (calendar, SSO) follows once the decision is made.\n\nOne client summarized its use differently than a note-taking tool: \"I don't see a tool, I see a memory skill that is starting to develop within us,\" referring to the conversational assistant queried on exchange history.\n\n## Data hosted in France\n\nExchanges are hosted in France on secure infrastructure, encrypted during transmission and storage. Processing occurs via a closed Azure France environment. Conversations are never used to train AI models. Leexi is ISO 27001 certified and provides necessary documentation for compliance teams.\n\n## Frequently Asked Questions\n\n### Can the same exchange produce different reports depending on the recipient?\n\nYes. You configure one model per recipient—client, team, sales follow-up—and each assignment generates only the reports you truly need, not a single document to rework afterward.\n\n### Who can access the report of a confidential assignment (executive committee, legal file)?\n\nYou configure who has access, and this access can be revoked afterward if needed.\n\n### Does the report automatically upload to the CRM?\n\nOnly once the client is identified. This rule applies automatically without manual checks meeting by meeting.\n\n### Is video conferencing required to record an assignment?\n\nNo. For assignments without video conferencing, the mobile app records from a phone placed on the table.\n\n### What must be configured before firm-wide deployment?\n\nThe calendar and single sign-on (SSO), once data sovereignty issues are resolved upfront—this determines the discussion before technical setup.\n\n### Are exchanges used to train AI models?\n\nNo, never. Leexi is ISO 27001 certified and provides necessary documentation for compliance teams.\n\n**[Book a demo for your firm](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)**","2026-08-31T15:17:09.843Z","2026-09-01T20:13:03.125Z","2026-09-01T20:13:12.797Z",{"id":1492,"documentId":120,"metaTitle":1493,"metaDescription":1494,"slug":1495,"heroTitle":1496,"heroUnderTitle":1497,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":69,"heroVideoUrl":68,"blog":1498,"createdAt":1499,"updatedAt":1500,"publishedAt":1501,"locale":74,"__type":132},24534,"Beheer adviesrapporten in adviesbureaus | Leexi","Leexi past elk adviesrapport aan voor klant, team of sales. Gegevens veilig opgeslagen in Frankrijk.","\u002Fnl\u002Fuse-cases\u002Fverslagen-opdrachten-adviesbureau\u002F","Beheer adviesrapporten in advieskantoor","Leexi past elk rapport aan voor wie het leest: een versie voor klant, team en sales, elk op de juiste plek verzonden.","Leexi past het verslag van elke opdracht aan op basis van wie het leest: een versie voor de klant, een voor het team, een voor de commerciële opvolging, elk op de juiste plek verzonden.\n\nEen adviesbureau stelt niet één type verslag op. Leexi transcribeert de opdracht en genereert vervolgens de verslagen die u nodig heeft, afhankelijk van de ontvanger.\n\n**[Probeer Leexi bij uw volgende opdracht](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)**\n\n## Het probleem binnen adviesbureaus\n\nEen multidisciplinair adviesbureau met duizenden medewerkers, verspreid over honderden kantoren, had al een Amerikaans AI-notitiehulpmiddel voor persoonlijk gebruik getest. Het werd nooit op grote schaal binnen het bureau uitgerold, om een specifieke reden: „we wilden het [hulpmiddel] niet voor iedereen uitrollen vanwege privacy- en gegevensbeschermingsredenen.”\n\nBinnen datzelfde bureau levert een opdracht niet één verslag op, maar meerdere, afhankelijk van wie het leest: een korte versie voor de klant, de kernpunten voor het team, een coachingsgerichte versie voor de verkoper, een evaluatie van de behoefte ten opzichte van het aanbod. Dezelfde uitwisseling wordt anders samengevat per ontvanger.\n\n## Wat het concreet kost\n\nSommige opdrachten behandelen vertrouwelijke onderwerpen: directiecomité, juridische dossiers. De vraag van de teams is niet „mogen we opnemen”, maar „wie mag dit verslag daarna lezen”, met de mogelijkheid om toegang achteraf in te trekken indien nodig.\n\nHet verslag mag niet in het CRM verschijnen zolang de klant niet is geïdentificeerd: een vertrouwelijkheidsregel die zonder automatisering handmatig per vergadering wordt toegepast.\n\nBij een bureau van deze omvang is de adoptie in het begin ongelijk: in een gemeten steekproef was de agenda slechts bij 62% van de actieve accounts gekoppeld, en werd de gespreksassistent door slechts 16% gebruikt. De belemmering is niet de interesse in het notitiehulpmiddel, maar de initiële configuratie: agenda, Single Sign-On (SSO).\n\n## Hoe Leexi werkt voor een adviesopdracht\n\n**Een model per ontvanger.** U stelt een verslag in per gebruik: een versie voor de klant, een voor het team, een voor commerciële opvolging. Elke opdracht genereert alleen de verslagen die u echt nodig heeft, niet één document dat later moet worden aangepast.\n\n**Het juiste hulpmiddel op het juiste moment.** Het verslag wordt automatisch verzonden naar uw documentopslag en naar het CRM zodra de contactpersoon is geïdentificeerd.\n\n**Op locatie.** Voor opdrachten zonder videoconferentie neemt de mobiele app op vanaf een telefoon die op tafel ligt.\n\n## Wat wij zien bij onze adviesbureaus\n\nDe belemmering voor grootschalige uitrol is vrijwel altijd dezelfde: de vraag naar data-soevereiniteit, die voorafgaat aan elke discussie over functionaliteiten. De technische configuratie (agenda, SSO) volgt pas nadat de beslissing is genomen.\n\nEen klant vatte het gebruik samen als iets anders dan een notitiehulpmiddel: „Ik zie het niet als een tool, maar als een geheugenvaardigheid die bij ons begint te groeien,” over de gespreksassistent die het gesprekshistoriek doorzoekt.\n\n## Gegevens gehost in Frankrijk\n\nDe uitwisselingen worden gehost in Frankrijk, op een beveiligde infrastructuur, versleuteld tijdens overdracht en opslag. De verwerking gebeurt via een gesloten Azure France-omgeving. De gesprekken worden nooit gebruikt om AI-modellen te trainen. Leexi is ISO 27001-gecertificeerd en stelt de benodigde documentatie beschikbaar voor compliance-teams.\n\n## Veelgestelde vragen\n\n### Kan dezelfde uitwisseling verschillende verslagen opleveren afhankelijk van de ontvanger?\n\nJa. U stelt een model in per ontvanger — klant, team, commerciële opvolging — en elke opdracht genereert alleen de verslagen die u echt nodig heeft, niet één document dat later moet worden aangepast.\n\n### Wie mag het verslag van een vertrouwelijke opdracht (directiecomité, juridisch dossier) inzien?\n\nU bepaalt wie toegang heeft, en die toegang kan achteraf worden ingetrokken indien nodig.\n\n### Wordt het verslag automatisch in het CRM geplaatst?\n\nAlleen nadat de klant is geïdentificeerd. Deze regel wordt automatisch toegepast, zonder handmatige controle per vergadering.\n\n### Is een videoconferentie nodig om een opdracht op te nemen?\n\nNee. Voor opdrachten zonder videoconferentie neemt de mobiele app op vanaf een telefoon die op tafel ligt.\n\n### Wat moet er worden ingesteld vóór een uitrol op bureauniveau?\n\nDe agenda en Single Sign-On (SSO), nadat de vraag over data-soevereiniteit vooraf is beantwoord — dat bepaalt de discussie vóór de technische configuratie.\n\n### Worden de gesprekken gebruikt om AI-modellen te trainen?\n\nNee, nooit. Leexi is ISO 27001-gecertificeerd en stelt de benodigde documentatie beschikbaar voor compliance-teams.\n\n**[Plan een demo voor uw bureau](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)**","2026-08-31T15:17:26.323Z","2026-09-01T20:13:03.280Z","2026-09-01T20:13:45.446Z",{"id":1503,"documentId":120,"metaTitle":1504,"metaDescription":1505,"slug":1506,"heroTitle":1507,"heroUnderTitle":1508,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":236,"heroVideoUrl":68,"blog":1509,"createdAt":1510,"updatedAt":1511,"publishedAt":1512,"locale":241,"__type":132},24535,"Gestión de informes de misión en consultoría | Leexi","Leexi adapta cada informe de misión según destinatario: cliente, equipo o comercial. Datos alojados en Francia, seguros y confiables.","\u002Fes\u002Fcaso-de-uso\u002Finformes-mision-consultoria\u002F","Gestionar informes de misión en consultoría","Leexi adapta cada informe según quién lo lea: versión para cliente, equipo o seguimiento comercial, enviada al lugar correcto.","Leexi adapta el informe de cada misión según quién lo lea: una versión para el cliente, otra para el equipo, otra para el seguimiento comercial, cada una enviada al lugar adecuado.\n\nUna consultora no redacta un solo tipo de informe. Leexi transcribe la misión y luego genera los informes que necesitas según el destinatario.\n\n**[Prueba Leexi en tu próxima misión](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)**\n\n## El problema en una consultora\n\nUna consultora multidisciplinaria con miles de empleados y cientos de oficinas ya había probado una herramienta americana de toma de notas IA para uso personal. Nunca se desplegó a nivel general por una razón clara: «no queríamos implementarla para todos por cuestiones de privacidad y datos.»\n\nEn esta misma consultora, una misión produce varios informes según quién lo lea: una versión corta para el cliente, los puntos clave para el equipo, una versión orientada a coaching para el comercial, una evaluación de la necesidad frente a la oferta. El mismo intercambio se resume distinto según el destinatario.\n\n## Costos concretos\n\nAlgunas misiones tratan temas confidenciales: comité directivo, asuntos legales. La pregunta no es «¿podemos grabar?» sino «¿quién puede leer este informe después?», con la opción de revocar acceso si es necesario.\n\nEl informe no debe subirse al CRM hasta que el cliente esté identificado: una regla de confidencialidad que, sin automatización, se aplica manualmente reunión por reunión.\n\nEn una consultora de este tamaño, la adopción inicial es desigual: en una muestra, solo el 62 % de las cuentas activas tenían el calendario conectado y solo el 16 % usaba el asistente conversacional. El obstáculo no es el interés por la herramienta, sino la configuración inicial: calendario, inicio de sesión único (SSO).\n\n## Cómo funciona Leexi en una misión de consultoría\n\n**Un modelo por destinatario.** Configuras un informe por uso: una versión para el cliente, otra para el equipo, otra para el seguimiento comercial. Cada misión genera solo los informes que realmente necesitas, no un documento único para editar.\n\n**La herramienta adecuada en el momento justo.** El informe se envía automáticamente a tu sistema de almacenamiento documental y al CRM una vez identificado el contacto.\n\n**En el terreno.** Para misiones sin videoconferencia, la app móvil graba desde un teléfono apoyado sobre la mesa.\n\n## Lo que observamos en nuestras consultoras\n\nEl principal freno para un despliegue masivo es casi siempre el mismo: la soberanía de los datos, planteada antes que cualquier discusión sobre funcionalidades. La configuración técnica (calendario, SSO) viene después, una vez tomada la decisión.\n\nUn cliente resumió su uso, distinto a una simple herramienta de notas: «no veo una herramienta, veo una capacidad de memoria que empieza a desarrollarse en nosotros», refiriéndose al asistente conversacional consultado sobre el historial de intercambios.\n\n## Datos alojados en Francia\n\nLas conversaciones se alojan en Francia, en una infraestructura segura, cifradas durante la transmisión y almacenamiento. El procesamiento se realiza en una infraestructura Azure Francia en entorno cerrado. Las conversaciones nunca se usan para entrenar modelos de inteligencia artificial. Leexi está certificado ISO 27001 y proporciona la documentación necesaria para los equipos de cumplimiento.\n\n## Preguntas frecuentes\n\n### ¿Puede un mismo intercambio generar varios informes distintos según el destinatario?\n\nSí. Configuras un modelo por destinatario — cliente, equipo, seguimiento comercial — y cada misión genera solo los informes que realmente necesitas, no un documento único para editar.\n\n### ¿Quién puede consultar el informe de una misión confidencial (comité directivo, asunto legal)?\n\nConfiguras quién tiene acceso, y ese acceso puede revocarse después si es necesario.\n\n### ¿El informe se sube automáticamente al CRM?\n\nSolo una vez que el cliente está identificado. La regla se aplica automáticamente, sin necesidad de verificar manualmente reunión por reunión.\n\n### ¿Se necesita videoconferencia para grabar una misión?\n\nNo. Para misiones sin videoconferencia, la app móvil graba desde un teléfono apoyado en la mesa.\n\n### ¿Qué se debe configurar antes de un despliegue a nivel consultora?\n\nEl calendario y el inicio de sesión único (SSO), una vez resuelta la cuestión de la soberanía de los datos — que condiciona la discusión antes de la configuración técnica.\n\n### ¿Se usan las conversaciones para entrenar modelos de inteligencia artificial?\n\nNo, nunca. Leexi está certificado ISO 27001 y proporciona la documentación necesaria para los equipos de cumplimiento.\n\n**[Reserva una demo para tu consultora](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)**","2026-08-31T15:17:57.417Z","2026-09-01T20:13:03.348Z","2026-09-01T20:16:43.219Z",{"heroImage":1514,"documentId":173,"slug":212,"heroTitle":213,"metaDescription":211,"publishedAt":219},{"id":78,"documentId":79,"name":80,"alternativeText":81,"caption":82,"width":83,"height":84,"formats":1515,"hash":112,"ext":87,"mime":90,"size":113,"url":114,"previewUrl":68,"createdAt":115,"updatedAt":116,"publishedAt":115,"focalPoint":68,"related":1519},{"small":1516,"medium":1517,"thumbnail":1518},{"ext":87,"url":88,"hash":89,"mime":90,"name":91,"path":68,"size":92,"width":93,"height":94,"sizeInBytes":95},{"ext":87,"url":97,"hash":98,"mime":90,"name":99,"path":68,"size":100,"width":101,"height":102,"sizeInBytes":103},{"ext":87,"url":105,"hash":106,"mime":90,"name":107,"path":68,"size":108,"width":109,"height":110,"sizeInBytes":111},[1520,1521,1522,1523,1524,1525,1526,1527,1528,1529,1530,1531,1532,1533,1534,1535,1536,1537,1538,1539,1540,1541,1542,1543,1544,1545,1546,1547,1548,1549,1550,1551,1552,1553,1554,1555,1556,1557,1558,1559,1560,1561,1562,1563,1564,1565,1566,1567,1568,1569,1570,1571,1572,1573,1574,1575,1576,1577,1578,1579,1580,1581,1582,1583,1584,1585,1586,1587,1588,1589,1590,1591,1592,1593,1594,1595,1596,1597,1598,1599,1600,1601,1602,1603,1604,1605,1606,1607,1608,1609,1610,1611,1612,1613,1614,1615,1616,1617,1618,1619,1620,1621,1622,1623,1624,1625,1626,1627,1628,1629,1630,1631,1632,1633,1634,1635,1636,1637,1638,1639,1640,1641,1642],{"id":627,"documentId":483,"metaTitle":628,"metaDescription":629,"slug":630,"heroTitle":631,"heroUnderTitle":632,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":126,"heroVideoUrl":68,"blog":633,"createdAt":634,"updatedAt":635,"publishedAt":636,"locale":131,"__type":132},{"id":1181,"documentId":303,"metaTitle":1182,"metaDescription":1183,"slug":1184,"heroTitle":1185,"heroUnderTitle":1186,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":153,"heroVideoUrl":68,"blog":1187,"createdAt":1188,"updatedAt":1189,"publishedAt":1190,"locale":158,"__type":132},{"id":616,"documentId":291,"metaTitle":617,"metaDescription":618,"slug":619,"heroTitle":620,"heroUnderTitle":621,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":215,"heroVideoUrl":68,"blog":622,"createdAt":623,"updatedAt":624,"publishedAt":625,"locale":74,"__type":132},{"id":605,"documentId":337,"metaTitle":606,"metaDescription":607,"slug":608,"heroTitle":609,"heroUnderTitle":610,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":126,"heroVideoUrl":68,"blog":611,"createdAt":612,"updatedAt":613,"publishedAt":614,"locale":131,"__type":132},{"id":593,"documentId":349,"metaTitle":594,"metaDescription":595,"slug":596,"heroTitle":597,"heroUnderTitle":598,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":599,"heroVideoUrl":68,"blog":600,"createdAt":601,"updatedAt":602,"publishedAt":603,"locale":241,"__type":132},{"id":582,"documentId":291,"metaTitle":583,"metaDescription":584,"slug":585,"heroTitle":586,"heroUnderTitle":587,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":179,"heroVideoUrl":68,"blog":588,"createdAt":589,"updatedAt":590,"publishedAt":591,"locale":184,"__type":132},{"id":571,"documentId":337,"metaTitle":572,"metaDescription":573,"slug":574,"heroTitle":575,"heroUnderTitle":576,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":179,"heroVideoUrl":68,"blog":577,"createdAt":578,"updatedAt":579,"publishedAt":580,"locale":184,"__type":132},{"id":638,"documentId":303,"metaTitle":639,"metaDescription":640,"slug":641,"heroTitle":642,"heroUnderTitle":643,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":126,"heroVideoUrl":68,"blog":644,"createdAt":645,"updatedAt":646,"publishedAt":647,"locale":131,"__type":132},{"id":560,"documentId":483,"metaTitle":561,"metaDescription":562,"slug":563,"heroTitle":564,"heroUnderTitle":565,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":153,"heroVideoUrl":68,"blog":566,"createdAt":567,"updatedAt":568,"publishedAt":569,"locale":158,"__type":132},{"id":549,"documentId":291,"metaTitle":550,"metaDescription":551,"slug":552,"heroTitle":553,"heroUnderTitle":554,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":236,"heroVideoUrl":68,"blog":555,"createdAt":556,"updatedAt":557,"publishedAt":558,"locale":241,"__type":132},{"id":538,"documentId":483,"metaTitle":539,"metaDescription":540,"slug":541,"heroTitle":542,"heroUnderTitle":543,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":236,"heroVideoUrl":68,"blog":544,"createdAt":545,"updatedAt":546,"publishedAt":547,"locale":241,"__type":132},{"id":649,"documentId":291,"metaTitle":650,"metaDescription":651,"slug":652,"heroTitle":653,"heroUnderTitle":654,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":191,"heroVideoUrl":68,"blog":655,"createdAt":656,"updatedAt":657,"publishedAt":658,"locale":145,"__type":132},{"id":527,"documentId":303,"metaTitle":528,"metaDescription":529,"slug":530,"heroTitle":531,"heroUnderTitle":532,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":215,"heroVideoUrl":68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manieren waarop AI ons leven vormt","Van spraakassistenten tot zelfrijdende auto's en gezichtsherkenning: AI verandert onze dagelijkse realiteit.","\u002Fnl\u002Ftechnologie\u002Fia-openai-azure-llm\u002Fhoe-ai-het-dagelijks-leven-revolutioneert-voorbeelden\u002F","Hoe verandert AI ons dagelijks leven? 11 concrete voorbeelden","Alomtegenwoordige AI","Test AI nu voor je meetings","Kunstmatige intelligentie is een van de meest fascinerende technologische ontwikkelingen van onze tijd. Sinds het ontstaan heeft het enorme vooruitgang geboekt en is het nu overal aanwezig in ons leven. In dit artikel duiken we in gebieden waar AI naadloos is geïntegreerd, wat ons comfort, onze veiligheid en efficiëntie verbetert.\n\n## Spraakassistenten\n\nSpraakassistenten zoals Siri, Google Assistant en Amazon Alexa hebben onze interactie met technologie vereenvoudigd. Ze zijn aanwezig in onze smartphones, slimme speakers en apparaten thuis en reageren op onze stemcommando's.\n\nDeze AI-systemen hebben een indrukwekkend niveau van verfijning bereikt. Ze begrijpen complexe opdrachten, doen onderzoek en kunnen eenvoudige gesprekken voeren. Je kunt ze gebruiken om het weer te checken, je dag te plannen, online te winkelen of muziek te luisteren.\n\nHun nut gaat verder dan comfort. Spraakassistenten bieden toegankelijkheidsoplossingen voor mensen met visuele of motorische beperkingen. Ze dragen ook bij aan slimme huizen, waar AI verlichting, temperatuur en apparaten beheert, wat gemak en energie-efficiëntie verbetert.\n\nMaar hoe werken ze? Deze assistenten gebruiken spraakherkenning om spraak om te zetten in tekst, waarna AI die tekst verwerkt om opdrachten te begrijpen. Dit proces steunt op machine learning en neurale netwerken voor voortdurende verbetering van de nauwkeurigheid.\n\n![voice assistants](https:\u002F\u002Freliable-canvas-66698e1f5b.media.strapiapp.com\u002Fassistant_vocaux_60443e10df.jpg)\n\n## Zelfrijdende auto's\n\nZelfrijdende auto's, met hun geavanceerde AI-technologie, veranderen onze manier van reizen. Deze intelligente voertuigen zijn uitgerust met sensoren, camera's en geavanceerde software die hen in staat stelt hun omgeving waar te nemen, andere voertuigen en voetgangers te detecteren en realtime beslissingen te nemen voor een veilige rit.\n\nHun werking is gebaseerd op het verzamelen van enorme hoeveelheden data van deze sensoren, waardoor de ingebouwde AI continu informatie analyseert en zich aanpast aan veranderende rijomstandigheden. Zelfrijdende auto's gebruiken geavanceerde algoritmen voor routeplanning, anticiperen op het gedrag van andere weggebruikers en nemen snelle beslissingen, zoals noodremmen bij gevaar. Dit leidt tot veiliger rijden, minder files en meer mobiliteit voor mensen die zelf niet kunnen rijden.\n\n## Spamfiltering\n\nSpamfiltering, vaak spam genoemd, kan onze inbox overspoelen. Om deze overlast te bestrijden, grijpt AI in met anti-spamfilters. Deze filters gebruiken machine learning-algoritmen om binnenkomende e-mails te analyseren en mogelijk ongewenste berichten te identificeren. Hoe meer ze analyseren, hoe efficiënter ze worden, omdat ze spam-patronen herkennen.\n\nHet mooie van deze filters is hun aanpassingsvermogen. Ze evolueren voortdurend om nieuwe spamtechnieken tegen te gaan. Je kunt ze zelfs aanpassen aan je voorkeuren. Uiteindelijk houdt AI je inbox schoon, zorgt dat belangrijke berichten doorkomen en spam buiten blijft. Dit is een concreet voorbeeld van hoe AI ons dagelijks leven vereenvoudigt.\n\n## GPS-navigatie in realtime\n\nGPS-apps zijn nu onmisbaar voor onze reizen. Ze verbergen een complexe technologie, aangedreven door AI. Deze systemen, hoewel ogenschijnlijk eenvoudig, zijn dankzij AI ware reisgenoten geworden.\n\nDe magie werkt zo: je GPS-app verzamelt data uit diverse bronnen, zoals satellieten, snelheidsmeters en verbonden voertuigen. Deze data worden geanalyseerd door machine learning-modellen. Ze houden rekening met realtime verkeer, ongevallen, weersomstandigheden en zelfs je rijvoorkeuren. Uit al deze informatie berekent AI de beste route voor jou. Het waarschuwt voor mogelijke problemen op de weg, vindt snellere alternatieve routes en voorspelt nauwkeurig de aankomsttijd.\n\nGPS-navigatie is een concreet voorbeeld van hoe AI ons leven vereenvoudigt. Het bespaart tijd, geld en rijstress. De volgende keer dat je je GPS volgt, bedenk dan dat geavanceerde AI-technologie aan het werk is om je reis soepel te laten verlopen.\n\n![GPS](https:\u002F\u002Freliable-canvas-66698e1f5b.media.strapiapp.com\u002Fgps_289df3a096.jpg)\n\n## Gezichtsherkenning\n\nGezichtsherkenning, alomtegenwoordig in ons dagelijks leven, verandert onze interacties via AI. Geavanceerde algoritmen analyseren onze unieke gezichtskenmerken en zetten deze om in digitale vingerafdrukken voor vergelijking. Wanneer je je smartphone ontgrendelt met je gezicht, vergelijkt AI je gezicht realtime met de opgeslagen vingerafdruk in milliseconden.\n\nDeze technologie gaat veel verder dan smartphones. Het beveiligt gebouwen, vergemakkelijkt toegang tot beperkte gebieden en heeft medische en entertainmenttoepassingen. Toch groeit de bezorgdheid over privacy en veiligheid. Het verzamelen, opslaan en gebruiken van gezichtsgegevens roept belangrijke vragen op.\n\nGezichtsherkenning, voortdurend evoluerend dankzij AI, vereist een balans tussen beveiligings- en gebruiksgemakvoordelen en legitieme privacy- en dataveiligheidszorgen. Verdere discussie is nodig om het toekomstig gebruik te begeleiden.\n\n## Aanbevelingssystemen\n\nWanneer je online interactie hebt, of het nu gaat om video's kijken, artikelen lezen of winkelen, werkt AI vaak achter de schermen om je ervaring te personaliseren. Aanbevelingssystemen, aangedreven door geavanceerde algoritmen, zijn overal en proberen je voorkeuren te voorspellen.\n\nZe analyseren je eerdere acties om te voorspellen wat je in de toekomst kan interesseren. Bijvoorbeeld, als je vaak kookvideo's bekijkt, kan het platform recepten of keukengerei aanbevelen. Techreuzen zoals Netflix of Amazon hebben deze systemen geperfectioneerd door je gewoonten te onderzoeken om hun suggesties te verfijnen.\n\nDeze algoritmen zijn complex en houden rekening met duizenden variabelen om je smaak te anticiperen. Ze gebruiken machine learning om patronen in je eerdere acties te detecteren en passen hun aanbevelingen voortdurend aan.\n\nAanbevelingssystemen beïnvloeden ons dagelijks leven door het ontdekken van nieuwe dingen te vergemakkelijken en diversiteit in interesses aan te moedigen. Ze roepen echter zorgen op over de \"filterbubbel\" die je blootstelling aan nieuwe ideeën kan beperken.\n\nDaarnaast stellen ze vragen over privacy en dataveiligheid, omdat ze enorme hoeveelheden gebruikersinformatie moeten verzamelen om relevante suggesties te doen. Transparantie, controle en regelgeving zijn essentieel om ervoor te zorgen dat AI onze online ervaring echt ten goede komt en onze privacy beschermt.\n\n[Word elke dag productiever](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)\n\n## Sociale netwerken\n\nSociale netwerken zijn nu een integraal onderdeel van ons dagelijks leven, maar wist je dat AI een sleutelrol speelt in hun evolutie?\n\nAI manifesteert zich in verschillende aspecten van deze platforms, waaronder inhoudssuggesties. Terwijl je door je nieuwsfeed scrolt, analyseert AI je browsegeschiedenis en eerdere interacties om berichten te tonen die bij je interesses passen.\n\nDaarnaast wordt AI gebruikt om ongepaste inhoud te detecteren en te filteren. Automatische moderatie-algoritmen kunnen spam, haatzaaiende uitlatingen, desinformatie en schokkende beelden herkennen, wat helpt een veilige omgeving te behouden.\n\nChatbots zijn ook gebruikelijk op sociale netwerken. Ze automatiseren antwoorden op veelgestelde vragen en bieden snelle ondersteuning aan klanten.\n\nDe impact van AI beperkt zich niet tot gebruikers. Bedrijven gebruiken deze technologie ook om markttrends te analyseren, consumentengedrag te voorspellen en zelfs automatisch content te genereren.\n\nUiteindelijk transformeert AI onze sociale netwerken in sterk gepersonaliseerde en responsieve platforms, die onze online ervaring steeds nauwkeuriger vormgeven. Terwijl we ons leven blijven delen op deze platforms, speelt AI een steeds belangrijkere rol in onze interacties.\n\n![social networks](https:\u002F\u002Freliable-canvas-66698e1f5b.media.strapiapp.com\u002Freseaux_sociaux_68518afd59.jpg)\n\n## Online adverteren\n\nKunstmatige intelligentie heeft online adverteren getransformeerd door het gerichter en efficiënter te maken. Met AI kunnen adverteerders gebruikersdata analyseren om gedetailleerde profielen te maken, wat zeer specifieke advertenties mogelijk maakt. Bijvoorbeeld, na het zoeken naar reizen online, zie je advertenties voor relevante reisbestemmingen.\n\nDaarnaast optimaliseert AI biedingen op advertenties op basis van de kans op conversie, wat betekent dat adverteerders meer betalen voor advertentieruimte die waarschijnlijk verkopen oplevert. Advertenties worden ook gepersonaliseerd met AI, waarbij producten worden benadrukt die je waarschijnlijk zult kopen op basis van je aankoopgeschiedenis en online gedrag.\n\nHet gebruik van AI in online adverteren roept echter ethische vragen op over privacy en manipulatie. Het vinden van een balans tussen advertentiepersonalisatie en privacy is essentieel.\n\n## Zoekmachines\n\nKunstmatige intelligentie heeft zoekmachines zoals Google, Bing en Yahoo getransformeerd. Deze zoekmachines zijn nu ongelooflijk effectief in het begrijpen van de betekenis achter onze zoekopdrachten via Natural Language Processing (NLP). Ze kunnen complexe, zelfs slecht geformuleerde vragen ontcijferen om relevante resultaten te bieden.\n\nDaarnaast personaliseert AI resultaten op basis van je zoekgeschiedenis en voorkeuren. Zo kunnen twee mensen met dezelfde zoekopdracht iets verschillende resultaten krijgen, afhankelijk van hun interesses.\n\nAI heeft ook zoekresultaten geoptimaliseerd door machine learning-algoritmen te gebruiken die webpagina's rangschikken op relevantie. Deze algoritmen verbeteren continu, waardoor steeds nauwkeurigere zoekresultaten worden geleverd.\n\n## VTC\n\nVoertuigen met chauffeur (VTC) zijn nu een gangbare vervoerswijze, die gemak en flexibiliteit bieden. Kunstmatige intelligentie speelt een sleutelrol in deze vervoersrevolutie.\n\nAI wordt gebruikt in VTC-boeking apps om de koppeling tussen chauffeur en passagier te optimaliseren. AI-algoritmen analyseren realtime de vraag naar ritten en beschikbaarheid van chauffeurs om efficiënte routes en kortere wachttijden te bieden. Dit betekent snellere VTC's en efficiëntere ritten.\n\nAI verbetert ook de veiligheid. Het controleert de achtergrond van chauffeurs en monitort hun gedrag realtime om vermoeidheid of gevaarlijk rijgedrag te detecteren, wat de veiligheid van passagiers verhoogt.\n\nBij betalingen detecteert AI fraude door transacties te analyseren en beschermt het gebruikers tegen verdachte activiteiten.\n\nTot slot verbeteren AI-gestuurde chatbots de klantervaring door vragen te beantwoorden en problemen realtime op te lossen, met 24-uurs klantenservice.\n\nSamengevat heeft AI de VTC-sector aanzienlijk verbeterd door ritbeheer te optimaliseren, de veiligheid te verhogen en een kwalitatieve klantenservice te bieden. Dankzij AI evolueren VTC's naar slimmer en veiliger vervoer.\n\n## Social Media Filters\n\nAI is een belangrijk onderdeel van hoe we onze beelden online bewerken en delen, vooral op sociale media. Social media-filters gaan veel verder dan simpele augmented reality-effecten. AI herkent automatisch gezichten op foto's en past filters toe om de beeldkwaliteit te verbeteren, de belichting aan te passen of imperfecties te corrigeren.\n\nZo kunnen AI-gebaseerde filters de huid verzachten en onvolkomenheden verwijderen. Ze analyseren huidtextuur en maken subtiele aanpassingen om de foto gladder te laten lijken, zonder handmatige retouchering.\n\nDaarnaast verbetert AI de fotocompositie door automatisch afbeeldingen bij te snijden voor een aantrekkelijker resultaat. Bijvoorbeeld, als je foto iets scheef is, maakt AI deze recht voor een betere uitlijning.\n\nAI speelt ook een cruciale rol bij het herkennen van objecten en scènes, waardoor sociale netwerken foto's kunnen classificeren en categoriseren. Deze mogelijkheid wordt gebruikt om je foto's in albums te organiseren en specifieke herinneringen te tonen op basis van de inhoud.\n\nTot slot personaliseert AI filters op basis van jouw voorkeuren door de soorten filters die je gebruikt en de kleuren die je mooi vindt op te slaan. Vervolgens raadt het vergelijkbare filters aan op basis van jouw voorkeuren.\n\nKunstmatige intelligentie is stilletjes in elk aspect van ons dagelijks leven doorgedrongen en verbetert het op diverse manieren. Van spraakassistenten in onze smartphones tot zelfrijdende auto's, van spamfiltering tot gezichtsherkenning, het werkt achter de schermen om ons leven makkelijker te maken.\n\nAI strekt zich uit tot onverwachte gebieden, van autonome voertuigen tot leuke filters. Terwijl we deze revolutie omarmen, is het essentieel alert te blijven op ethische implicaties, privacy en veiligheid. Kunstmatige intelligentie is niet langer slechts een technologie; het is onze stille metgezel geworden, die samenwerkt om ons dagelijks leven te verbeteren en de wereld om ons heen te transformeren.\n","2026-06-03T14:34:00.834Z","2026-06-17T12:03:26.653Z","2026-09-08T11:32:14.237Z",{"id":1664,"documentId":1665,"name":1666,"alternativeText":1667,"caption":68,"width":1668,"height":1669,"formats":1670,"hash":1702,"ext":1672,"mime":1675,"size":1703,"url":1704,"previewUrl":68,"createdAt":1705,"updatedAt":1705,"publishedAt":1706,"focalPoint":68},1546,"oq338rimhni54ty5p0et6z0l","filtre spam mail.jpg","spam mail filter",1920,1280,{"large":1671,"small":1681,"medium":1688,"thumbnail":1694},{"ext":1672,"url":1673,"hash":1674,"mime":1675,"name":1676,"path":68,"size":1677,"width":1678,"height":1679,"sizeInBytes":1680},".jpg","https:\u002F\u002Freliable-canvas-66698e1f5b.media.strapiapp.com\u002Flarge_filtre_spam_mail_0227ab795f.jpg","large_filtre_spam_mail_0227ab795f","image\u002Fjpeg","large_filtre spam mail.jpg",48.69,1000,667,48691,{"ext":1672,"url":1682,"hash":1683,"mime":1675,"name":1684,"path":68,"size":1685,"width":93,"height":1686,"sizeInBytes":1687},"https:\u002F\u002Freliable-canvas-66698e1f5b.media.strapiapp.com\u002Fsmall_filtre_spam_mail_0227ab795f.jpg","small_filtre_spam_mail_0227ab795f","small_filtre spam mail.jpg",18.31,333,18306,{"ext":1672,"url":1689,"hash":1690,"mime":1675,"name":1691,"path":68,"size":1692,"width":101,"height":93,"sizeInBytes":1693},"https:\u002F\u002Freliable-canvas-66698e1f5b.media.strapiapp.com\u002Fmedium_filtre_spam_mail_0227ab795f.jpg","medium_filtre_spam_mail_0227ab795f","medium_filtre spam mail.jpg",31.74,31739,{"ext":1672,"url":1695,"hash":1696,"mime":1675,"name":1697,"path":68,"size":1698,"width":1699,"height":1700,"sizeInBytes":1701},"https:\u002F\u002Freliable-canvas-66698e1f5b.media.strapiapp.com\u002Fthumbnail_filtre_spam_mail_0227ab795f.jpg","thumbnail_filtre_spam_mail_0227ab795f","thumbnail_filtre spam mail.jpg",6.69,234,156,6688,"filtre_spam_mail_0227ab795f",207.17,"https:\u002F\u002Freliable-canvas-66698e1f5b.media.strapiapp.com\u002Ffiltre_spam_mail_0227ab795f.jpg","2025-11-04T14:41:30.843Z","2025-11-04T14:41:30.844Z",[1708,1722,1737],{"id":1709,"documentId":1710,"metaTitle":1711,"metaDescription":1712,"slug":1713,"heroTitle":1714,"heroUnderTitle":1715,"heroUnderTitle2":68,"heroUnderTitle3":68,"heroCTA":1716,"heroVideoUrl":1717,"blog":1718,"createdAt":1719,"updatedAt":1720,"publishedAt":1721,"locale":74},24927,"nsz7il1xvck9ye5jqgjp31q6","5 alternatieven voor Gemini","Ontdek 5 alternatieven voor Gemini om je dagelijkse taken te vereenvoudigen","\u002Fnl\u002Ftechnologie\u002Fia-openai-azure-llm\u002Fbeste-alternatieven-voor-gemini\u002F","De beste alternatieven voor Gemini","5 tools om je taken te stroomlijnen","Ontdek Leexi AI Note Taker en neem nooit meer notities","false","ChatGPT, Leexi.ai, Mistral AI: ontdek de beste alternatieven voor Gemini. Vind de beste tool voor jouw projecten!\n\n[Probeer Leexi AI Note Taker gratis\n](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)  \n\n## OpenAI - ChatGPT: virtuele assistent en API \n\nOpenAI biedt een breed scala aan AI-tools, waaronder ChatGPT, een taalmodel voor tekstgeneratie. \n\n![open ai](https:\u002F\u002Freliable-canvas-66698e1f5b.media.strapiapp.com\u002Fopen_ai_2_ea02088f16.png)\n\n### Belangrijkste functies\n- __ChatGPT__: ChatGPT is een taalmodel voor tekstgeneratie waarmee interactieve gesprekken met een AI gevoerd kunnen worden. De AI kan vragen beantwoorden op basis van de context, tekst genereren, alternatieven voorstellen en met de gesprekspartner communiceren dankzij het begrip van de context.\n- __API Assistant__: cloudplatform dat toegang biedt tot OpenAI's machine learning modellen. Deze modellen kunnen diverse NLP-taken uitvoeren, zoals vragen beantwoorden en teksten classificeren. De API stelt ontwikkelaars in staat veel handmatige taken te automatiseren.\n\n### Gebruiksgemak \n\nChatGPT is toegankelijk via een eenvoudige interface waar gebruikers vragen kunnen stellen en antwoorden ontvangen.\n\n### Prijs \n__ChatGPT__\n- Gratis : $0\n- Plus : $20\n- Team : \n  - $25 per gebruiker\u002Fmaand bij jaarlijkse facturatie\n  - $30 per gebruiker\u002Fmaand bij maandelijkse facturatie\n- Bedrijf : op offerte\n\n__Open AI API__ \nTokens voor de Assistant API worden gefactureerd tegen het in-\u002Fuitgangstarief per token van het gekozen taalmodel.\n\n## Leexi.ai: intelligente notulering\n\nLeexi.ai is een geautomatiseerde notuleertool aangedreven door kunstmatige intelligentie die je dagelijkse leven vereenvoudigt en je productiviteit verhoogt: geen handmatige notities meer, Leexi doet het voor jou!  \n\n![leexi](https:\u002F\u002Freliable-canvas-66698e1f5b.media.strapiapp.com\u002Fleexi_AI_1_8202c67d8f.png)\n\n### Belangrijkste functies \n\n- __Automatische notulering__: dankzij geavanceerde AI herkent het de kernpunten van een gesprek of vergadering en vat deze automatisch samen. Het herkent verschillende informatietypes, zoals data, namen en taken, om notities nuttiger, georganiseerder en productiever te maken.\n- __Geavanceerde functies__: Leexi biedt scorecards, gepersonaliseerde samenvattingen en metrics om de kwaliteit van je gesprekken te analyseren en je voortgang effectief te volgen.\n\n[Probeer Leexi gratis\n](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)  \n\n### Gebruiksgemak \n\nLeexi is eenvoudig te gebruiken en aan te passen aan jouw wensen!\n\n### Prijzen \nLeexi.ai biedt verschillende abonnementen voor diverse behoeften:\n\n__Maandabonnement__\n- AI-meeting: €29\n- Business: €49\n- Enterprise: €69\n\n__Jaarabonnement__\n- AI-meeting: €23\n- Business: €39\n- Business: €55\n\n## Microsoft Copilot: assistent \n\nGeïntegreerd in Microsoft 365-apps zoals Outlook, Teams en PowerPoint, is Microsoft Copilot een AI-tool die je helpt bij dagelijkse taken.\n\n![microsoft](https:\u002F\u002Freliable-canvas-66698e1f5b.media.strapiapp.com\u002FCopilot_AI_1_04ee1f1315.png)\n\n### Hoofdfuncties \n\n- __Contentgeneratie__: helpt bij het schrijven van documenten, presentaties en e-mails.\n- __Geavanceerd zoeken en inzichten__: stelt je in staat snel informatie te vinden en echte data te krijgen.\n- __Data-analyse__: in Excel analyseert Copilot data en biedt visualisaties (grafieken, samenvattingen) om gegevens beter te begrijpen en weloverwogen beslissingen te nemen.\n- __Coachingsadvies, samenvattingen__: vooral voor Outlook adviseert Copilot over mogelijke verbeteringen en geeft coachingtips voor je e-mails.\n\n### Gebruiksgemak \n\nCopilot integreert automatisch met je tools, waardoor het relatief intuïtief en makkelijk te gebruiken is in je dagelijkse werk.\n\n### Prijs \n\n- Microsoft 365 Copilot-licentie: €28,10\u002Fgebruiker\u002Fmaand\n\n## Anthropic AI \n\nBekend om onderzoek naar AI-veiligheid en interpretatie, ontwikkelt Anthropic betrouwbare AI-systemen. Anthropic ontwikkelde Claude AI en biedt ook een API.\n\n![Anthropic](https:\u002F\u002Freliable-canvas-66698e1f5b.media.strapiapp.com\u002Fclaude_AI_1_8f1ff88ec4.png)\n\n### Belangrijkste functies \n\n- __API Anthropic__: biedt toegang tot conversatie-AI-modellen, waarmee ontwikkelaars boeiende taalinterfaces kunnen maken.\n- __Claude AI__: een krachtige, intelligente AI-platform met toegang tot een virtuele assistent die gebruikers helpt met diverse taken, van tekstgeneratie tot code en afbeeldingen.\n\n### Gebruiksgemak \n\nClaude is eenvoudig en intuïtief te gebruiken. Voor de API is echter enige kennis vereist!\n\n### Prijs \n\n__Claude.ai__ \n- Gratis: $0\n- Pro: $20 per persoon\u002Fmaand\n- Team : $30 per persoon\u002Fmaand\n\n__API__\nTokens voor de Anthropic API worden gefactureerd tegen het in-\u002Fuitgangstarief per token van het gekozen taalmodel.\n\n## Mistral AI \n\nBedrijf gespecialiseerd in generatieve AI, biedt een open-source model voor ontwikkelaars en bedrijven.\n\n![Mistral AI](https:\u002F\u002Freliable-canvas-66698e1f5b.media.strapiapp.com\u002FMistral_AI_1_279c4f3ea9.png)\n\n### Belangrijkste functies \n- __3 open source modellen__: Mistral 7B, Mixtral 8x7B en Mixtral 8x22B. Downloadbaar voor eigen gebruik of inzet op het platform.\n- __De Chat__: een conversatie-agent die snelle, accurate antwoorden geeft in specifieke domeinen (financiën, recht, etc.) en het web kan doorzoeken.\n- __Aanpasbaar__: Mistral AI biedt diensten en content op basis van jouw gedrag, wat je ervaring verbetert en conversieratio's verhoogt.\n\n### Gebruiksgemak \n\nVoor De Chat is het een gebruiksvriendelijk model. Voor de API is basiskennis vereist, net als bij andere API's.\n\n### Prijs \n\nChat is gratis beschikbaar via een webbrowser.  \n\n__API__\nTokens voor de Mistral AI API worden gefactureerd tegen het in-\u002Fuitgangstarief per token van het gekozen taalmodel.\n","2026-06-03T14:23:29.056Z","2026-06-17T12:03:10.473Z","2026-09-08T11:32:14.130Z",{"id":1723,"documentId":1724,"metaTitle":1725,"metaDescription":1726,"slug":1727,"heroTitle":1728,"heroUnderTitle":1729,"heroUnderTitle2":1730,"heroUnderTitle3":1731,"heroCTA":1732,"heroVideoUrl":68,"blog":1733,"createdAt":1734,"updatedAt":1735,"publishedAt":1736,"locale":74},24807,"xlpeafk4tgdfx03u73ab3k0f","9 topvragen over AI","Ontdek antwoorden op de 9 meest gestelde vragen over AI, de technologie die de wereld revolutioneert.","\u002Fnl\u002Ftechnologie\u002Fia-openai-azure-llm\u002Fveelgestelde-vragen-over-ai\u002F","De meest gestelde vragen over kunstmatige intelligentie","Wat is het?","Wat zijn de voordelen?","Wat is de toekomst?","Test de AI nu","Kunstmatige intelligentie heeft de afgelopen jaren razendsnel ons leven binnengehaald. Van spraakassistenten in onze smartphones tot autonome auto's, AI speelt een steeds grotere rol in ons dagelijks leven. Met deze groei komen ook veel vragen. In dit artikel behandelen we de 9 meest gestelde vragen over kunstmatige intelligentie.\n\n## Wat is kunstmatige intelligentie?\n\nKunstmatige intelligentie is een technologie waarmee computers intelligente taken kunnen uitvoeren, zoals menselijke taal begrijpen, objecten in beelden herkennen of beslissingen nemen op basis van informatie. Er zijn verschillende soorten AI, waaronder:\n- __Zwakke__ (of smalle) __AI__: Dit is het type AI dat we nu kennen. Ze is gespecialiseerd en kan specifieke taken uitvoeren, zoals machinevertaling of spraakherkenning. Ze kan niets buiten haar expertisegebied.\n- __Sterke__ (of algemene) __AI__: Dit is AI die even intelligent zou zijn als een mens, in staat om elke intellectuele taak te begrijpen die een mens kan. We zijn hier nog niet, maar onderzoekers werken eraan.\n- __Superintelligente AI__: Een hypothetische vorm van AI die slimmer is dan mensen en zichzelf kan verbeteren. Dit is een onderwerp van discussie onder AI-onderzoekers.\n\n## Hoe werkt AI?\n\nAI gebruikt computeralgoritmen om data te verwerken en taken intelligent uit te voeren, vergelijkbaar met het menselijk brein. Zo werkt het in het kort:\n- __Dataverzameling__: AI verzamelt data uit bronnen zoals beelden, teksten en video's. Hoe meer data, hoe beter AI kan leren.\n- __Datavoorbewerking__: De data wordt schoongemaakt om fouten te verwijderen en geschikt te maken voor analyse.\n- __Machine learning__: AI gebruikt algoritmen om patronen in data te herkennen. Belangrijke methoden zijn machine learning en deep learning, waarbij diepe neurale netwerken complexe taken uitvoeren zoals beeldherkenning en taalbegrip.\n- __Besluitvorming__: Na het leren kan AI beslissingen nemen of acties uitvoeren, bijvoorbeeld een chatbot die vragen beantwoordt.\n- __Continue verbetering__: AI verbetert zichzelf door steeds meer data te verwerken.\n\nEr zijn verschillende AI-typen:\n- __Supervised AI__: leert van door mensen gelabelde data\n- __Unsupervised AI__: zoekt patronen zonder gelabelde data\n- __Reinforcement AI__: leert door trial-and-error in interactie met de omgeving\n\n![werking van AI](https:\u002F\u002Freliable-canvas-66698e1f5b.media.strapiapp.com\u002Fleexi_copie_49741b2909.png)\n\n## Wat is de grootste kunstmatige intelligentie ter wereld?\n\nEr is niet echt één \"grootste\" AI, omdat AI in vele vormen en maten komt, elk gespecialiseerd in specifieke taken. Geavanceerde AI's worden ontwikkeld door techreuzen als Google, Amazon, Microsoft en IBM.\n\nOpenAI ontwikkelde bijvoorbeeld GPT-4, dat realistische teksten genereert en diverse vragen beantwoordt. Amazon heeft Alexa, een AI die slimme apparaten aanstuurt en spraakopdrachten uitvoert.\n\nDeze AI's zijn gespecialiseerd en niet direct vergelijkbaar zoals mensen. AI blijft zich ontwikkelen met veel toekomstige vooruitgang.\n\n![alexa](https:\u002F\u002Freliable-canvas-66698e1f5b.media.strapiapp.com\u002Falexa_28a8cdd46f.jpg)\n\n## Wat zijn de beperkingen van AI in ontwikkeling?\n\nAI kan indrukwekkende taken uitvoeren, maar kent ook grenzen. Het is belangrijk realistische verwachtingen te hebben.\n\nAI is sterk afhankelijk van data; zonder grote datasets kan het minder presteren. Ook ontbreekt contextueel begrip: AI is goed in specifieke taken, maar kan verdwalen in nieuwe situaties.\n\nVerder is AI niet creatief en heeft het geen bewustzijn. Het volgt instructies zonder autonome gedachten of emoties.\n\nComplexe taken zoals ethische beslissingen blijven lastig. Ook zijn er zorgen over veiligheid en privacy, vooral in gevoelige sectoren zoals de geneeskunde.\n\nAI ontwikkelt zich snel, dus professionals moeten continu bijleren.\n\nDeze beperkingen begrijpen is essentieel om AI effectief en ethisch te gebruiken.\n\n## Wat is de toekomst van AI?\n\nDe toekomst van AI biedt kansen en uitdagingen. Het kan ons leven verbeteren in gezondheid, onderwijs, werk en milieu. Tegelijk roept het ethische zorgen op, zoals discriminatie, baanverlies en autonome wapens.\n\nVerantwoord ontwikkelen en gebruiken is cruciaal, met aandacht voor ethiek en inclusiviteit.\n\nVoorbeelden van positieve toepassingen:\n- In de geneeskunde voor nieuwe behandelingen en gepersonaliseerde zorg\n- In het onderwijs voor maatwerk en betere leermiddelen\n- In werk om gevaarlijke taken te automatiseren en nieuwe banen te creëren\n- In milieu voor monitoring en klimaatbestrijding\n\nMaar ethische uitdagingen moeten serieus genomen worden, zoals het voorkomen van discriminatie en massaal baanverlies.\n\n[Test AI nu](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)\n\n## Wat zijn de voordelen van AI in het bedrijfsleven?\n\nAI verbetert efficiëntie, besluitvorming, klantbeleving en innovatie.\n\nHet automatiseert repetitieve taken, zodat medewerkers zich op complexere zaken kunnen richten. Bijvoorbeeld AI-chatbots beantwoorden 24\u002F7 klantvragen.\n\nAI analyseert grote data om trends te ontdekken, wat helpt bij betere beslissingen en productontwikkeling.\n\nOok personaliseert AI de klantbeleving, wat klanttevredenheid en loyaliteit verhoogt.\n\nAI is veelbelovend, maar kent uitdagingen zoals kosten, complexiteit en bias. Bewustzijn en maatregelen zijn belangrijk.\n\n## Is AI gevaarlijk?\n\nAI is krachtig en kan voor goede of slechte doelen worden gebruikt. Het ontwikkelt zich nog, maar kan al veel veranderen.\n\nAI automatiseert taken, neemt beslissingen en creëert nieuwe technologieën.\n\nEr zijn zorgen over misbruik, zoals autonome wapens, desinformatie en datadiefstal. Ook kan het banen kosten en ongelijkheid vergroten.\n\nDe gevaren hangen af van het gebruik. Het is vergelijkbaar met vuur: nuttig maar ook destructief als verkeerd gebruikt.\n\n![robot](https:\u002F\u002Freliable-canvas-66698e1f5b.media.strapiapp.com\u002Fia_3e6d2eb9f0.jpg)\n\n## Hoe zorgen we voor ethisch gebruik van AI en bescherming van persoonsgegevens?\n\nEthiek in AI is cruciaal. Ontwerpers moeten algoritmen ontwikkelen die discriminatie, bias en privacy-schending vermijden. Toezichthouders kunnen dit monitoren.\n\nWetgeving is nodig om persoonsgegevens goed te beheren.\n\nKortom, ethisch ontwerp gecombineerd met regelgeving beschermt gebruikers en maakt verantwoord gebruik van AI mogelijk.\n\n## Zal AI de mens vervangen?\n\nOf AI de mens volledig vervangt is onderwerp van discussie. Veel AI-toepassingen vullen menselijk werk aan in plaats van het te vervangen.\n\nAI is sterk in specifieke taken, maar mist veelzijdigheid en contextueel begrip. Mensen kunnen zich aanpassen en nieuwe vaardigheden leren, wat hen onmisbaar maakt.\n\nAI creëert ook nieuwe banen in ontwikkeling en beheer.\n\nMenselijke beslissingen houden rekening met ethiek en empathie, iets wat AI mist.\n\nWaarschijnlijk werkt AI samen met mensen, automatiseert routine en geeft ruimte voor waardevol werk.\n\nDe toekomst hangt af van hoe AI wordt ingezet in de samenleving.\n\n## Samenvatting\n\nKunstmatige intelligentie is een fascinerende technologie die veel kan, zoals onze stem begrijpen en helpen bij taken. Het is normaal om vragen te hebben over hoe het werkt en zich ontwikkelt. Blijf nieuwsgierig en leer meer om AI slim te gebruiken en zo een betere toekomst te bouwen met deze spannende technologie. 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Dit artikel belicht de impact van AI op onverwachte sectoren en onderzoekt hoe deze technologische revolutie conventionele grenzen overstijgt en innovatieve voordelen brengt waar dat niet werd verwacht.\n\n## Gezondheid en geneeskunde\n\nDe integratie van AI in de gezondheidszorg revolutioneert fundamenteel de manier waarop medische diagnoses worden gesteld. Machine learning-algoritmes, gevoed door enorme medische datasets, kunnen complexe informatie met opmerkelijke nauwkeurigheid analyseren en interpreteren. Deze capaciteit maakt snellere en nauwkeurigere diagnoses mogelijk, wat de patiëntenzorg verbetert. AI draagt ook bij aan de vroege opsporing van bepaalde ziekten, waardoor de kans op succesvolle behandelingen toeneemt.\n\nEen spannend toepassingsgebied van AI in de gezondheidszorg is de zoektocht naar gepersonaliseerde behandelingen. 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Deze voorspellende aanpak helpt opbrengsten te maximaliseren en verliezen te minimaliseren, wat leidt tot duurzamere en efficiëntere landbouw.\n\nAI brengt een revolutie in landbouwefficiëntie door slimme technologieën te introduceren. Bijvoorbeeld drones uitgerust met AI-technologieën kunnen de staat van gewassen monitoren, ziekten of plagen detecteren en gerichte interventies aanbevelen. Deze vooruitgang transformeert traditionele landbouw in een slim en verbonden systeem, wat niet alleen de productiviteit verbetert, maar ook de milieuduurzaamheid van de landbouwsector.\n\n![AI en landbouw](https:\u002F\u002Freliable-canvas-66698e1f5b.media.strapiapp.com\u002Fagriculture_intelligence_artificielle_7857d915e2.jpg)\n\n## Toerisme en reizen\n\nDe impact van AI in de toerismesector gaat verder dan eenvoudige automatisering. Door gebruik te maken van grote datasets kunnen reisbedrijven AI inzetten om gepersonaliseerde aanbevelingen te doen aan reizigers. 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