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Wettelijke basis, bewaartermijn en kopie op telefoon.","\u002Fnl\u002Fveiligheid\u002Fcertificeringen-audits-naleving-regelgeving\u002Feen-vergadering-op-locatie-opnemen-gdpr\u002F","Vergadering opnemen op locatie: welke GDPR-regels?","In de zaal ziet niemand dat er wordt opgenomen. Wat u moet zeggen en wanneer.",null,"Gratis proberen","U neemt een vergadering op locatie op met uw telefoon om een verslag te krijgen? Dat kan, maar fysiek aanwezig zijn brengt een uitdaging mee die videoconferenties niet hebben: er is geen assistent zichtbaar, dus niemand ziet dat er wordt opgenomen.\n\n**De informatie wordt mondeling gegeven en herhaald aan iedereen die binnenkomt.**\n\n## Mag je een vergadering op locatie opnemen?\n\n**Ja, maar niet zonder regels voor de verwerking.**\n\nEen opname in een zaal bevat stemmen, namen, functies en uitspraken. Dit is dus een verwerking van persoonsgegevens volgens de GDPR, net als bij een videoconferentie.\n\nU moet onder meer:\n\n* mondeling informeren vóór de opname start;\n* uw wettelijke basis bepalen;\n* het doel van de opname vastleggen;\n* bewaartermijn beperken;\n* omgaan met de kopie op de telefoon;\n* deelnemers hun rechten laten uitoefenen.\n\nOpnames zonder medeweten van aanwezigen zijn strafbaar volgens het Wetboek van Strafrecht, met gevangenisstraffen en boetes voor het schenden van privacy (artikel 226-1).\n\n### Is een opname in een zaal een persoonsgegeven?\n\n**Ja.**\n\nDe GDPR definieert persoonsgegevens als \"alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon\" (artikel 4, lid 1).\n\nRond de tafel kunnen stemmen, genoemde namen en uitspraken elke deelnemer identificeren.\n\nOok transcripties en verslagen vallen hieronder.\n\n### Waarom is de GDPR van toepassing op een opname via telefoon?\n\nOmdat u meerdere opeenvolgende verwerkingen uitvoert:\n\n**opnemen → uploaden → transcriberen → opslaan → delen → eventueel verwijderen.**\n\nHet gebruikte apparaat verandert het principe niet.\n\nEen smartphone op tafel valt onder dezelfde regels als een assistent die deelneemt aan een videoconferentie. Het algemene kader staat op de pagina [professionele vergadering opnemen](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-une-reunion-professionnelle-rgpd\u002F).\n\n### Welke gegevens worden in een zaal opgenomen?\n\nAfhankelijk van het gebruikte hulpmiddel kunt u bewaren:\n\n* audio van de ruimte;\n* transcriptie;\n* namen van sprekers;\n* datum van de vergadering;\n* duur;\n* verslag;\n* genomen besluiten;\n* toegewezen acties.\n\nEen zaal vangt meer op dan een videoconferentie: gesprekken vóór de officiële start, privégesprekken, mensen die door de ruimte lopen.\n\nEen deelnemer kan ook zijn gezondheid, gezinssituatie of politieke mening bespreken.\n\n---\n\n## Moet je deelnemers informeren vóór opname in de zaal?\n\n**Ja.**\n\nDe informatie moet **voor of bij het verzamelen van de gegevens** worden gegeven. De GDPR vereist dat dit gebeurt \"op het moment dat de gegevens worden verkregen\" (artikel 13, lid 1).\n\nIn de zaal is deze aankondiging het enige teken voor deelnemers.\n\n### Wanneer informeren?\n\n**Vóór de opname start.**\n\nIn de praktijk kunt u dit in de uitnodiging vermelden en bij aanvang van de vergadering herhalen.\n\nDeze tweede stap is cruciaal bij fysieke bijeenkomsten, waar niets visueel opneemt.\n\n### Wat moet u zeggen?\n\nDe CNIL adviseert om deelnemers te informeren over: het bestaan van het systeem; de verantwoordelijke voor de verwerking; de doeleinden.\n\nU moet eenvoudig uitleggen:\n\n**wie opneemt → waarom → wat wordt opgenomen → wat er met de data gebeurt.**\n\n### Moet u vermelden dat een AI het verslag maakt?\n\n**Ja.**\n\nDe audio-opname en de verwerking door AI zijn twee aparte handelingen.\n\nDe Europese AI-verordening vereist dat \"leveranciers ervoor zorgen dat AI-systemen die direct met mensen communiceren duidelijk maken dat het om AI gaat\" (artikel 50, lid 1). Deze verplichtingen gelden sinds 2 augustus 2026 en richten zich op de leverancier; uw informatieplicht komt uit de GDPR en CNIL-richtlijnen.\n\nBij videoconferenties is de assistent zichtbaar in de deelnemerslijst; in de zaal niet, dus mondeling informeren is essentieel.\n\nU kunt bijvoorbeeld zeggen:\n\n> \"De vergadering wordt opgenomen via mijn telefoon en een AI-assistent maakt automatisch het verslag.\"\n\n### Wat als iemand tijdens de vergadering binnenkomt?\n\n**Informeer die persoon voordat hij spreekt.**\n\nDit komt vaak voor: iemand die binnenkomt heeft de opening niet gehoord.\n\nU kunt zeggen:\n\n> \"Ik informeer u voordat u spreekt: de vergadering wordt opgenomen en een AI-assistent maakt het verslag. Als u bezwaar hebt, zegt u het en stop ik de opname.\"\n\n---\n\n## Welke wettelijke basis voor opname op locatie?\n\n**De basis hangt vooral af van wie er aanwezig is.**\n\nDe twee belangrijkste zijn gerechtvaardigd belang en toestemming.\n\n### Gerechtvaardigd belang gebruiken?\n\n**Ja, vooral bij interne vergaderingen.**\n\nArtikel 6 GDPR staat verwerking toe als \"noodzakelijk voor de gerechtvaardigde belangen van de verwerkingsverantwoordelijke, tenzij de belangen of fundamentele rechten van betrokkenen zwaarder wegen\" (lid 1, f).\n\nU moet een belangenafweging doen en deelnemers informeren.\n\n### Toestemming gebruiken?\n\n**Ja, als toestemming de juiste basis is.**\n\nToestemming is \"een vrije, specifieke, geïnformeerde en ondubbelzinnige wilsuiting\" (artikel 4, lid 11). De verantwoordelijke moet kunnen aantonen dat toestemming is gegeven (artikel 7, lid 1).\n\nIn de zaal is bewijs lastiger dan bij videoconferenties; een tijdstempel bij opname helpt.\n\n### Opnemen zonder toestemming bij interne vergadering?\n\n**Ja, mogelijk op basis van gerechtvaardigd belang, na informeren en belangenafweging.**\n\n### Opnemen bij klantafspraak?\n\n**Ja, maar u moet toestemming vragen als dat de basis is.**\n\nDit geldt zodra een extern persoon aanwezig is: klant, kandidaat, externe spreker. Zie details voor [commerciële afspraak](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-rendez-vous-commercial-rgpd\u002F), [sollicitatiegesprek](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-entretien-de-recrutement-rgpd\u002F) of [bouwplaatsbezoek](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fnl\u002Fveiligheid\u002Fcertificeringen-audits-naleving-regelgeving\u002Feen-bouwvergadering-opnemen-gdpr\u002F).\n\nWeigert die persoon, dan neemt u niet op.\n\n---\n\n## Hoe lang bewaart u een opname op locatie?\n\n**Zo lang als nodig is voor het doel, niet langer.**\n\nDe GDPR vereist dat persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan noodzakelijk (artikel 5, lid 1, e).\n\nFysiek aanwezig zijn maakt het lastig: de opname bestaat op twee plekken.\n\n### Hoe lang audio bewaren?\n\nDe CNIL zegt dat opnames van werkgesprekken maximaal zes maanden mogen worden bewaard.\n\nVraag uzelf af:\n\n**Wanneer is de audio niet meer nuttig?**\n\n### Hoe lang transcriptie bewaren?\n\nDe CNIL zegt dat analysematerialen tot een jaar mogen worden bewaard.\n\nDe bewaartermijn hangt af van uw doel en verwerking.\n\n### Wat met de kopie op de telefoon?\n\n**U moet deze behandelen als het origineel.**\n\nEen opname gestart op mobiel bestaat op het apparaat en online.\n\nAls uw bewaarbeleid alleen online kopieën dekt, regelt u slechts een deel van de verwerking:\n\n**telefoon → upload → online account → verwijder beide kopieën.**\n\n---\n\n## Wie mag een opname op locatie bekijken?\n\n**Alleen wie het voor het werk nodig heeft.**\n\nEen zaalopname bevat meer info dan een eindverslag, inclusief gesprekken vóór en na de vergadering.\n\n### Wie mag audio, transcriptie en verslag raadplegen?\n\nDe bestanden dienen verschillende doelen.\n\nU kunt bijvoorbeeld:\n\n* het verslag delen met deelnemers;\n* toegang tot transcriptie beperken;\n* audio alleen bewaren voor strikt noodzakelijke doeleinden.\n\nAudio verdient de strengste toegang.\n\n### Moet u data versleutelen?\n\n**Beveiliging moet passen bij het risico.**\n\nDe GDPR vereist passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder pseudonimisering en encryptie (artikel 32, lid 1).\n\nHet [Leexi-conformiteitsdossier](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fnl\u002Fveiligheid\u002Fcertificeringen-audits-naleving-regelgeving\u002Ffaq-naleving-soevereiniteit\u002F) beschrijft hosting, onderaannemers en certificeringen.\n\nVeiligheid van opslag en overdracht is een belangrijk selectiecriterium.\n\n---\n\n## Welke rechten hebben deelnemers?\n\nOpgenomen personen hebben GDPR-rechten.\n\n### Kunnen ze toegang vragen?\n\n**Ja.**\n\nZe hebben recht op bevestiging of hun persoonsgegevens worden verwerkt (artikel 15, lid 1). Dit geldt voor audio, transcriptie en verslag.\n\n### Kunnen ze correctie vragen?\n\n**Ja.**\n\nZe mogen onjuiste persoonsgegevens laten corrigeren (artikel 16).\n\nDit is belangrijk in de zaal, waar meerdere mensen soms tegelijk spreken.\n\nAI kan verkeerd transcriberen:\n\n* namen;\n* bedragen;\n* data;\n* besluiten;\n* wie sprak.\n\n### Kunnen ze verwijdering vragen?\n\n**Ja, binnen de GDPR-voorwaarden.**\n\nZe mogen verwijdering vragen (artikel 17, lid 1).\n\nVerzoeken worden beoordeeld op doel en bewaarplicht.\n\n### Kunnen ze bezwaar maken tegen opname?\n\n**Ja, als verwerking op gerechtvaardigd belang is gebaseerd (artikel 21, lid 1).**\n\n### Wanneer moet u reageren?\n\n**Binnen een maand.**\n\nDe verantwoordelijke moet binnen een maand reageren (artikel 12, lid 3).\n\nU moet de betreffende opname kunnen terugvinden in uw bibliotheek.\n\n---\n\n## Welke verplichtingen bij AI-notulering?\n\nAI voegt verwerking toe aan opname.\n\nProces:\n\n**audio → upload → transcriptie → analyse → verslag → opslag.**\n\nUpload is specifiek voor fysieke bijeenkomsten en faalt het vaakst.\n\n### Wat doet AI precies?\n\nHet kan:\n\n* gesprekken transcriberen;\n* sprekers identificeren;\n* besluiten extraheren;\n* acties herkennen;\n* verslag maken;\n* deadlines organiseren.\n\n### Waar worden data opgeslagen?\n\nVraag dit aan uw leverancier.\n\nBij Leexi blijven opnames, transcripties en verslagen in de regio Parijs op AWS. Bij veel licenties kan hosting bij Scaleway.\n\n### Wie verwerkt de data?\n\nDe leverancier is verwerker volgens GDPR.\n\nLeexi gebruikt OpenAI voor het taalmodel, uitgevoerd via Azure France in gesloten circuit.\n\n### Is een DPA nodig?\n\n**Ja, als leverancier verwerker is.**\n\nArtikel 28 vereist een contract tussen verwerkingsverantwoordelijke en verwerker.\n\n### Gebruikt AI uw gesprekken om modellen te trainen?\n\n**Dat hangt af van de leverancier.**\n\nBij Leexi worden gesprekken niet gebruikt voor training, op alle accounts.\n\n---\n\n## Hoe deelnemers informeren in de zaal?\n\nGebruik eenvoudige, duidelijke formuleringen.\n\n### Bij aanvang vergadering\n\n> \"Voor we beginnen: ik neem de vergadering op met mijn telefoon en een AI-assistent maakt het verslag met besluiten en acties. Het verslag wordt gedeeld. De opname wordt [duur] bewaard en daarna verwijderd. Heeft iemand bezwaar?\"\n\n### Voor interne zaalvergadering\n\n> \"Net als bij onze visio’s neem ik op en wordt het verslag automatisch gemaakt. Het komt in de gedeelde bibliotheek. Wilt u dat ik voor een punt stop, zegt u het.\"\n\n### Voor klantafspraak\n\n> \"Voordat we beginnen: gaat u akkoord met opname? Een AI-assistent maakt het verslag, dat scheelt mij notities tijdens ons gesprek.\"\n\n---\n\n## Veelgemaakte fouten\n\n### 1. Opnemen zonder informeren\n\nIn een zaal is er geen visueel teken dat er wordt opgenomen, makkelijker te vergeten dan bij visio.\n\n### 2. Alleen bij start informeren\n\nBinnenkomers horen niets en gaan praten.\n\n### 3. Bestanden op telefoon laten staan\n\nUpload blijft vaak op apparaat. Als beleid dit niet dekt, is verwerking onvolledig.\n\n### 4. App sluiten vóór upload klaar is\n\nMeest voorkomende reden dat opnames niet in bibliotheek komen.\n\n### 5. Gedeeld account voor zaal gebruiken\n\nMeerdere personen onder één identiteit, verstoort toewijzing en toegang.\n\n### 6. Alle vergaderingen automatisch opnemen\n\nCNIL zegt: \"werkgever mag geen permanente of systematische opname inrichten\".\n\n---\n\n## Hoe opnemen met Leexi?\n\nNa GDPR-kader volgt een paar stappen.\n\n### 1. Opname starten\n\nKan via [mobiele app](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fnl\u002Fuse-cases\u002Fia-notitie-tool-op-locatie\u002F), geen extra zaalapparatuur nodig.\n\n### 2. Upload opname\n\nNa vergadering wordt opname naar online account gestuurd, verwerking start.\n\n### 3. Transcriberen en verslag maken\n\nU krijgt transcriptie en verslag met besluiten, acties en deadlines.\n\n### 4. Toegang beheren\n\nU bepaalt wie verslagen mag zien.\n\n### 5. Data controleren\n\nLeexi biedt hosting in Parijs, optie Scaleway, uitvoering via Azure France, encryptie en geen training op gesprekken.\n\n---\n\n## Praktische moeilijkheden gebruikers\n\nJuridische vragen zijn niet de enige problemen.\n\nVan **1.141 supporttickets jan-jun 2026** gaan **27 over zaal- of mobiele opname**. Meest voorkomende issues: upload mislukt, opname na vergadering kwijt, opname stopt of vangt maar deel, verkeerde toewijzing van uitspraken.\n\nGeen ticket vraagt of opnemen toegestaan is.\n\nDit geeft een andere kijk:\n\n**Het gaat niet alleen om \"mag ik opnemen?\"**\n\nMaar ook:\n\n**waar gaat opname heen → wie mag het zien → hoe lang blijft het → hoe wordt het verwijderd.**\n\n---\n\n## Samenvatting opnemen op locatie\n\nControleer voor opname deze zes punten:\n\n* **Informatie**: weten aanwezigen dat ze worden opgenomen, ook laatkomers?\n* **Doel**: waarom bewaart u opname?\n* **Wettelijke basis**: gerechtvaardigd belang intern, toestemming extern?\n* **Bewaring**: wanneer verwijdert u audio en transcriptie, online en op telefoon?\n* **Toegang**: wie mag data zien?\n* **Verwerkers**: weet u wie data verwerkt en waar?\n\nBij AI komt er een zevende bij:\n\n**Weten deelnemers dat AI opname verwerkt voor verslag?**\n\n## Veelgestelde vragen\n\n### Is het legaal om een vergadering op locatie op te nemen?\n\nJa, mits u het geldende kader respecteert: informeren, wettelijke basis, doel en bewaartermijn.\n\n### Is speciale microfoon of apparatuur nodig?\n\nNee. Een smartphone met app is voldoende, geen zaalapparatuur.\n\n### Hoe informeren als geen assistent zichtbaar is?\n\nMondeling, vóór opname start en bij elke binnenkomer.\n\n### Kan je opnemen vanaf een computer?\n\nGebruikers vragen dit vaak. Mobiele app is de standaard voor zaalvergaderingen.\n\n### Komt het verslag in CRM?\n\nJa, net als bij videoconferentie: transcriptie, verslag, synchronisatie.\n\n### Hoe lang bewaren?\n\nAfhankelijk van doel. CNIL zegt max 6 maanden voor werkoproepen, tot 1 jaar voor analyse. Denk aan kopie op telefoon.\n\n### Kan deelnemer verwijdering vragen?\n\nJa, volgens GDPR-recht op verwijdering.\n\n---\n\n## Conclusie\n\n**Opnemen in de zaal is mogelijk.**\n\nMaar vraag niet alleen:\n\n> \"Mag ik opnemen?\"\n\nControleer de hele keten, inclusief kopie op telefoon:\n\n**informeren → opnemen → uploaden → transcriberen → delen → bewaren → beide kopieën verwijderen.**\n\nDeze keten moet uw privacybeleid regelen.\n\n**Houdt u vergaderingen op locatie?** [Test Leexi bij uw volgende fysieke vergadering](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)\n\n## Bronnen\n\nPrimaire bronnen geraadpleegd op 22 augustus 2026.\n\n* GDPR artikelen 4, 5, 6, 7, 12, 13, 15, 16, 17, 21, 28, 32\n* Wetboek van Strafrecht artikel 226-1\n* CNIL, Luisteren en opnemen op werkplek\n* Europese AI-verordening artikel 50\n\n*Deze pagina beschrijft het toepasselijke kader. Het is geen juridisch advies.*\n","2026-08-24T13:10:28.125Z","2026-08-24T13:15:21.417Z","nl",[],[77,80,83,86,89,92],{"locale":78,"slug":79,"documentId":63},"fr","\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-une-reunion-en-presentiel-rgpd\u002F",{"locale":81,"slug":82,"documentId":63},"en","\u002Fen\u002Fsecurity\u002Fcertifications-audits-compliance\u002Frecord-an-in-person-meeting-gdpr\u002F",{"locale":84,"slug":85,"documentId":63},"es","\u002Fes\u002Fseguridad\u002Fcertificaciones-auditorias-cumplimiento\u002Fgrabar-una-reunion-presencial-rgpd\u002F",{"locale":87,"slug":88,"documentId":63},"de","\u002Fde\u002Fsicherheit-und-datenschutz\u002Fzertifizierungen-audits-einhaltung-vorschriften\u002Fprasenzmeeting-aufnehmen-gdpr\u002F",{"locale":90,"slug":91,"documentId":63},"it","\u002Fit\u002Fsicurezza\u002Fcertificazioni-audit-conformita-normativa\u002Fregistrare-una-riunione-in-presenza-gdpr\u002F",{"locale":93,"slug":94,"documentId":63},"pt","\u002Fpt\u002Fseguranca\u002Fcertificacoes-auditorias-conformidade-regulatoria\u002Fgravar-uma-reuniao-presencial-rgpd\u002F",{"id":96,"documentId":97,"name":98,"alternativeText":99,"caption":100,"width":101,"height":102,"formats":103,"hash":130,"ext":105,"mime":108,"size":131,"url":132,"previewUrl":69,"createdAt":133,"updatedAt":134,"publishedAt":133,"focalPoint":69,"related":135},2455,"oiqkp6f1rfgpjv6bkvsizrm7","certification.png","Clipboard with a document titled 'COMPLIANCE CERTIFICATE' on a wooden desk.","A compliance certificate document is displayed on a clipboard, emphasizing the importance of regulatory adherence.",800,450,{"small":104,"medium":114,"thumbnail":122},{"ext":105,"url":106,"hash":107,"mime":108,"name":109,"path":69,"size":110,"width":111,"height":112,"sizeInBytes":113},".png","https:\u002F\u002Freliable-canvas-66698e1f5b.media.strapiapp.com\u002Fsmall_certification_5f52b47360.png","small_certification_5f52b47360","image\u002Fpng","small_certification.png",150.69,500,281,150686,{"ext":105,"url":115,"hash":116,"mime":108,"name":117,"path":69,"size":118,"width":119,"height":120,"sizeInBytes":121},"https:\u002F\u002Freliable-canvas-66698e1f5b.media.strapiapp.com\u002Fmedium_certification_5f52b47360.png","medium_certification_5f52b47360","medium_certification.png",305.95,750,422,305945,{"ext":105,"url":123,"hash":124,"mime":108,"name":125,"path":69,"size":126,"width":127,"height":128,"sizeInBytes":129},"https:\u002F\u002Freliable-canvas-66698e1f5b.media.strapiapp.com\u002Fthumbnail_certification_5f52b47360.png","thumbnail_certification_5f52b47360","thumbnail_certification.png",42.91,245,138,42911,"certification_5f52b47360",72.97,"https:\u002F\u002Freliable-canvas-66698e1f5b.media.strapiapp.com\u002Fcertification_5f52b47360.png","2026-01-21T16:02:35.974Z","2026-01-21T16:02:40.227Z",[136,152,165,179,191,203,215,227,238,250,262,273,284,297,309,321,332,344,355,367,381,392,403,415,426,438,449,463,474,486,497,507,516,528,542,543,554,565,574,583,597,608,617,626,637,648,659,670,681,692,703,714,728,739,750,761,772,783,794,805,816,827,838],{"id":137,"documentId":138,"metaTitle":139,"metaDescription":140,"slug":141,"heroTitle":142,"heroUnderTitle":143,"heroUnderTitle2":144,"heroUnderTitle3":145,"heroCTA":146,"heroVideoUrl":69,"blog":147,"createdAt":148,"updatedAt":149,"publishedAt":150,"locale":90,"__type":151},7681,"bwmpzqrd0w9logz49tdfp8u9","Certificazioni e normative","Scopri l'importanza di certificazioni, audit e conformità per la sicurezza e affidabilità di soluzioni AI come Leexi.","\u002Fit\u002Fsicurezza\u002Fcertificazioni-audit-conformita-normativa\u002F","Certificazioni, audit e conformità normativa","Garantire la sicurezza dei dati e il rispetto degli standard internazionali","Comprendere l'importanza di audit e certificazioni nel mondo AI","Scegli un assistente AI affidabile, certificato e conforme per i tuoi meeting","Prova Leexi gratuitamente","Le certificazioni e gli audit sono fondamentali per garantire che gli strumenti e servizi utilizzati rispettino i più alti standard di protezione dati, privacy e qualità. Ma cosa significano esattamente certificazioni, audit e conformità normativa? Perché sono essenziali? E come orientarsi in questo campo spesso complesso?\n\n## Cos'è una certificazione e perché è importante?\n\nUna certificazione è un riconoscimento ufficiale rilasciato da un ente indipendente che attesta che un prodotto, servizio o organizzazione rispetta specifici standard. Questi standard possono riguardare la sicurezza dei dati, la gestione del rischio, la qualità dei processi o la conformità a normative specifiche.\n\nLa certificazione è importante perché offre una garanzia oggettiva a utenti e clienti. Dimostra l'impegno dell'azienda verso elevati standard, la protezione delle informazioni sensibili e l'affidabilità dei servizi. Ad esempio, la certificazione ISO 27001 è uno standard internazionale riconosciuto per la gestione della sicurezza delle informazioni.\n\nNel contesto di soluzioni AI e presa automatica di appunti come Leexi, queste certificazioni rassicurano gli utenti sulla riservatezza delle conversazioni, la tracciabilità dei dati e la solidità dell'infrastruttura.\n\n## Qual è il ruolo degli audit nella conformità normativa?\n\nGli audit sono valutazioni approfondite e periodiche condotte da esperti interni o esterni per verificare che le pratiche di un'organizzazione rispettino gli standard e le normative vigenti. Aiutano a individuare eventuali debolezze, misurare l'efficacia delle misure di sicurezza e suggerire miglioramenti.\n\nNella conformità normativa, gli audit sono essenziali per garantire il rispetto degli obblighi legali, soprattutto riguardo alla protezione dei dati personali (GDPR in Europa), la sicurezza informatica e la trasparenza nell'uso dell'intelligenza artificiale (come previsto dall'EU AI Act).\n\n## Come impatta la conformità normativa su aziende e utenti?\n\nLa conformità normativa comprende tutte le regole e leggi che un'azienda deve seguire nel proprio settore. Mira a proteggere i diritti degli utenti, garantire la sicurezza dei dati e regolamentare l'uso della tecnologia.\n\nPer le aziende, la conformità è un obbligo legale e un vantaggio competitivo. Aiuta a evitare sanzioni finanziarie, danni reputazionali e perdita di fiducia. Favorisce inoltre una migliore organizzazione interna, una gestione rigorosa del rischio e maggiore trasparenza verso i clienti.\n\nPer gli utenti, la conformità assicura che i loro dati personali siano trattati con rispetto, che le informazioni siano protette e che gli strumenti utilizzati siano affidabili. Ad esempio, Leexi, rispettando GDPR, ISO 27001 e l'EU AI Act, garantisce una protezione ottimale degli scambi professionali, tracciabilità chiara e uso etico dell'intelligenza artificiale.\n\n## Perché scegliere uno strumento certificato e conforme come Leexi?\n\nCon il crescente numero di soluzioni digitali, è fondamentale scegliere strumenti che dimostrino impegno verso sicurezza e conformità. Optare per un assistente AI certificato significa assicurare un alto livello di protezione dei dati, gestione rigorosa del rischio e rispetto delle normative vigenti.\n\nLeexi rappresenta perfettamente questo impegno. Certificato ISO 27001 e conforme a GDPR e EU AI Act, offre una soluzione intelligente per la presa di appunti che unisce performance, sicurezza e conformità normativa. Grazie a queste certificazioni, gli utenti beneficiano di completa tracciabilità delle conversazioni, maggiore riservatezza e qualità del servizio ottimale.\n\nInoltre, Leexi è sottoposto a audit regolari per mantenere e migliorare i suoi standard, garantendo un'esperienza utente affidabile e sicura. Scegliendo Leexi, si opta per un assistente AI che pone conformità e sicurezza al centro delle proprie operazioni, aumentando produttività e collaborazione.\n\n## Conclusione\n\nCertificazioni, audit e conformità normativa sono molto più che formalità amministrative: sono garanzie essenziali per la sicurezza, qualità ed etica delle soluzioni digitali. In un contesto dove i dati sono preziosi e sensibili, questi elementi aiutano a costruire fiducia tra fornitori di servizi e utenti.\n\nPer le aziende che vogliono adottare strumenti AI performanti e sicuri, è cruciale scegliere soluzioni certificate e regolarmente sottoposte ad audit. Leexi, con la certificazione ISO 27001 e la conformità a GDPR e EU AI Act, incarna pienamente questo impegno verso eccellenza e trasparenza.\n\nPronto a migliorare la qualità dei tuoi meeting garantendo sicurezza e conformità dei tuoi dati? Prova Leexi oggi e approfitta di un assistente AI intelligente, certificato e conforme ai più rigorosi standard.\n\n[Prova Leexi gratuitamente](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)","2026-06-03T18:10:08.802Z","2026-06-03T18:10:23.360Z","2026-06-03T18:10:23.429Z","api::child-page.child-page",{"id":153,"documentId":154,"metaTitle":155,"metaDescription":156,"slug":157,"heroTitle":158,"heroUnderTitle":159,"heroUnderTitle2":69,"heroUnderTitle3":69,"heroCTA":160,"heroVideoUrl":69,"blog":161,"createdAt":162,"updatedAt":163,"publishedAt":164,"locale":87,"__type":151},23335,"k6dgobw91tsqlawal3fdwrw5","FAQ Compliance & Souveränität: DSGVO,","Antworten zu Compliance & Souveränität vor Leexi: Hosting in Frankreich, kein KI-Training, ISO 27001, DPA, Einwilligung.","\u002Fde\u002Fsicherheit-und-datenschutz\u002Fzertifizierungen-audits-einhaltung-vorschriften\u002Ffaq-konformitaet-souveraenitaet\u002F","FAQ zu Compliance und Souveränität","Belegte Antworten auf Fragen Ihres DSB vor der Einführung von Leexi.","Kostenlos testen","## Zusammenfassung\n\nDieses FAQ beantwortet genau die Fragen, die ein professioneller Einkäufer und sein DSB vor dem Kauf eines [KI-gestützten Notiztools](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fde\u002Fki-assistent\u002Fnote-taker\u002Fleexi-ai-note-taker-revolution-fuer-meetings\u002F) stellen. Es unterscheidet drei rechtliche Ebenen: gesetzliche Vorgaben (DSGVO, AI Act), Kundenanforderungen ohne gesetzliche Pflicht (ISO 27001, europäisches Hosting) und branchenspezifische Vorgaben (Gesundheit, öffentlicher Sektor). Jede Antwort ist belegt. Keine Konformitätsbehauptung ohne Nachweis. Fachbegriffe (DPA, Closed Loop, Diarisierung) sind im [Glossar des KI-Notiztools](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fde\u002Fsicherheit-und-datenschutz\u002Fzertifizierungen-audits-einhaltung-vorschriften\u002Fglossar-ki-notiztool\u002F) definiert.\n\nWeder ISO 27001 noch Hosting in Frankreich sind allgemeine gesetzliche Pflichten. Kunden fordern sie, zwei Branchen schreiben sie vor: Gesundheit und öffentlicher Sektor.\n\n> **Kernantwort:** Hosting AWS Region Paris, Scaleway-Option ab bestimmtem Lizenzvolumen, LLM (OpenAI) läuft über Azure Frankreich im Closed Loop, kein Training mit Kundendaten, Verschlüsselung in Transit und Ruhe, ISO 27001 zertifiziert, ISO 42001 in Arbeit, NIS2 in Finalisierung, EU AI Act konform, DPA, Subunternehmerliste und ISO-Zertifikat auf Anfrage, ca. 10.000 Nutzerunternehmen in Europa, französisch-belgische Einheit.\n\n---\n\n## 1. Datenstandort und Hosting\n\n### Verlassen meine Daten die EU?\nNein, Speicherung und Verarbeitung bleiben in Frankreich. Wichtig: Infrastruktur-Anbieter ist AWS, ein US-Unternehmen (siehe Cloud Act). Für strikte Souveränität (keine extraterritorialen Gesetze) ist Scaleway die passende Option.\n\n### Was bedeutet \"souveränes Hosting\" genau?\nEin anspruchsvoller Käufer prüft: Rechenzentren physisch in Frankreich, juristische Person nach französischem\u002Feuropäischem Recht ohne extraterritoriale Gesetze, europäische Kapitalmehrheit. AWS Paris erfüllt Standort, nicht Immunität. Scaleway erfüllt alle drei.\n\n### Ist Hosting in Frankreich gesetzlich vorgeschrieben?\nNein, generell nicht. DSGVO verlangt meist keine Speicherung in Frankreich oder Europa. Souveränes Hosting ist Pflicht nur in bestimmten Branchen: Gesundheitsdaten (HDS-zertifizierter Anbieter) und öffentlicher Sektor (SecNumCloud, SREN-Gesetz). Sonst ist es eine stark wachsende Kundenanforderung, keine gesetzliche Pflicht.\n\n---\n\n## 2. KI-Training\n\n### Trainiert Leexi seine KI mit meinen Meetings?\nNein. Ihre Gespräche werden nicht zum Training der Modelle genutzt. Das gilt standardmäßig für alle Konten. Technische Teams prüfen das zuerst, und es ist ein Grund, warum Käufer Leexi gegenüber US-Tools bevorzugen.\n\n### Ist Leexi \"auf ChatGPT basiert\"? Gehen meine Daten zu OpenAI?\nDas Sprachmodell stammt von OpenAI, läuft aber über Azure Frankreich im Closed Loop. Ihre Daten werden nicht zum Training verwendet und sind nicht für Dritte zugänglich. Closed Loop bedeutet, die Verarbeitung bleibt kontrolliert in Frankreich.\n\n### Wie kann ich das meinem DSB beweisen?\nLeexi dokumentiert dies im [Compliance-Dossier](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fde\u002Fsicherheit-und-datenschutz\u002Fzertifizierungen-audits-einhaltung-vorschriften\u002F) mit DPA und Subunternehmerliste. Kein Training ist dort klar schriftlich bestätigt.\n\n---\n\n## 3. Zertifizierungen und Standards\n\n### Welche weiteren Zertifikate hat oder plant Leexi?\nISO 42001 (KI-Managementsystem) ist in Arbeit. NIS2-Konformität wird finalisiert. Leexi richtet sich nach dem EU AI Act aus. Regelmäßige Audits, auch durch Kunden, sind Standard.\n\n### Tragen NIS2 oder ISO 27001 zur gesetzlichen Sicherheitsverpflichtung bei?\nNIS2 ist die gesetzliche Sicherheitsverpflichtung für \"essenzielle\" und \"wichtige\" Stellen, nicht ISO 27001. ISO 27001 ist ein Mittel zur Erfüllung, keine Pflicht an sich.\n\n### Ist Leexi SecNumCloud-zertifiziert?\nNoch nicht. SecNumCloud (ANSSI) bescheinigt hohes Sicherheitsniveau und Immunität gegen extraterritoriale Gesetze, vor allem für den öffentlichen Sektor. Für Standard-B2B-Nutzung ist es kein Muss.\n\n---\n\n## 4. DPA, Subunternehmer und Kaufnachweise\n\n### Schließt Leexi eine Datenverarbeitungsvereinbarung (DPA)?\nJa, die DPA wird bereitgestellt. Sie ist ein wichtiges Dokument für professionelle Käufer zur Kontrolle der Datenverarbeitung.\n\n### Welche Unterlagen stellt Leexi für Kauf- oder Ausschreibungsunterlagen bereit?\nDPA, Subunternehmerliste, ISO 27001-Zertifikat und Hosting-Standort. Diese Nachweise verlangen Käufer 2026: DPA, Auditrechte oder Drittberichte, Standort, Subunternehmerliste. Ohne diese Nachweise wird ein Anbieter ausgeschlossen.\n\n---\n\n## 5. Einwilligung und Information der Teilnehmer\n\n### Müssen Teilnehmer informiert werden, dass ein Meeting aufgezeichnet wird?\nJa. DSGVO und EU AI Act verlangen, dass Teilnehmer über Aufzeichnung und KI-Assistenz informiert werden. Ein einfacher Hinweis \"Dieses Meeting wird aufgezeichnet\" reicht nicht: KI-Nutzung muss in der Einladung, zu Beginn mündlich und sichtbar während des Meetings genannt werden.\n\n### Was ist die Rechtsgrundlage für die Aufzeichnung?\nKontextabhängig. Intern kann der Arbeitgeber berechtigtes Interesse geltend machen, wenn Interessenabwägung und Vorinformation erfolgen; Arbeitnehmer-Einwilligung gilt selten als frei wegen Abhängigkeitsverhältnis. Bei Kunden- oder externen Anrufen ist meist explizite Einwilligung nötig. Aufzeichnen und Transkribieren ohne Rechtsgrundlage, Vorinformation und kontrollierte Aufbewahrung ist illegal.\n\n---\n\n## 6. EU-Transfers und Cloud Act\n\n### Gilt der US Cloud Act für meine Daten bei Leexi?\nWichtige Frage. Daten sind in Frankreich gespeichert, aber AWS ist US-Unternehmen und theoretisch Cloud Act unterworfen. Für strikte Souveränität mit Immunität gegen extraterritoriale Gesetze ist Scaleway die Lösung. Leexi behauptet nicht, AWS Paris sei vor US-Recht geschützt, bietet aber die Alternative.\n\n### Worin unterscheidet sich Leexi von US-Tools wie Otter oder Fireflies?\nUS-Tools, die alles in den USA hosten und verarbeiten, unterliegen Schrems-II-Transferregeln und Data Privacy Framework. US-Tools erlauben oft, dass ein Teilnehmer Aufnahme für alle startet, was nach DSGVO-Art. 6 und 7 kritisch ist. Leexi speichert und verarbeitet in Frankreich und setzt standardmäßig Einwilligung voraus. Der Vergleich gilt nur gegenüber US-Tools, z.B. [KI-Notiztool-Alternativen für Teams](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fde\u002Fintegrationen\u002Fvideokonferenzen\u002Fmicrosoft-teams\u002Ftop-alternativen-ai-note-taker-fuer-teams\u002F).\n\n---\n\n## 7. Technische Sicherheit\n\n### Sind meine Daten verschlüsselt?\nJa, sowohl während der Übertragung als auch im Ruhezustand.\n\n---\n\n## 8. EU AI Act\n\n### Was ändert der EU AI Act für die Wahl eines KI-Notiztools 2026?\nDie Wahl wird vor allem eine juristische Entscheidung. Unternehmen müssen ihre KI-Tools erfassen, Risikoanalysen für sensible Anwendungen durchführen und die Konformität der Anbieter prüfen. Anbieter müssen Compliance nachweisen und Audit- oder Drittberichte ermöglichen. Das ist eine doppelte Absicherung neben der DSGVO.\n\n### Ist Leexi EU AI Act-konform?\nLeexi richtet sich nach dem [EU AI Act](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fde\u002Fsicherheit-und-datenschutz\u002Fzertifizierungen-audits-einhaltung-vorschriften\u002Feu-ki-verordnung\u002F), insbesondere Transparenz (sichtbarer Assistent, Teilnehmerinfo) und bereitet ISO 42001 für KI-Management vor. US-Tools haben diese Anforderungen meist nicht, was Leexi differenziert.\n\n---\n\n## 9. Souveränität: Nachfrage und Diskurs\n\n### Warum ist Datensouveränität ein Kaufkriterium?\nWegen massiver Abhängigkeit und Bewusstseins bei Entscheidern. Ca. 70 % des europäischen Cloudmarkts sind bei AWS, Azure und Google, fast 80 % der europäischen Cloud-Ausgaben gehen an US-Anbieter, ca. 70 % der französischen Daten sind außerhalb der EU gehostet. Diese Abhängigkeit schafft Nachfrage für europäische Alternativen, öffentliche Ausschreibungen bevorzugen zunehmend zertifizierte europäische Lösungen.\n\n### Ist Leexi eine glaubwürdige souveräne Alternative zu US-Tools?\nLeexi ist eine französisch-belgische Einheit, speichert und verarbeitet in Frankreich, setzt Einwilligung voraus, besitzt ISO 27001 und bietet souveränes Hosting via Scaleway. Für Käufer, die US-Tools wegen Datenübertragung ausgeschlossen haben, ist Leexi oft der Einstieg.\n\n---\n\n## 10. Branchenspezifisch\n\n### Ich arbeite im öffentlichen Sektor oder mit ihm. Was muss ich prüfen?\nDer öffentliche Sektor folgt SecNumCloud für sensible Daten, geregelt durch SREN-Gesetz mit Speicherort-Territorialität und verschärften Vertragsklauseln. Leexi ist aktuell nicht SecNumCloud-zertifiziert; für sensible öffentliche Daten ist das entscheidend. Für normale Verwaltung ohne sensible Daten erfüllen Hosting in Frankreich und ISO 27001 die meisten Anforderungen.\n\n### Ich bin Anwalt, Berater, HR oder Steuerberater. Bin ich betroffen?\nJa, wegen Vertraulichkeit der Daten: Kundenakten, Bewerberdaten, Finanzinfos. DSGVO-Pflichten (Rechtsgrundlage, Information, Aufbewahrung) gelten voll, und Kunden können Standort- und Nicht-Training-Garantien verlangen. Hier erfüllen Hosting in Frankreich, kein Training und Leexi-DPA direkt Ihre Anforderungen.\n\n---\n\n## 11. Unterlagen für Ihren DSB\n\n### Was übermittle ich konkret meinem DSB zur Validierung von Leexi?\nSechs Dokumente, die Leexi bereitstellt: Hosting-Standort (Frankreich, AWS Paris, Scaleway-Option), Nachweis kein Training, ISO 27001-Zertifikat, DPA, Subunternehmerliste und Aufbewahrungsrichtlinie. Das ist das Dossier für Ihren DSB. Während die interne Prüfung läuft, können Sie [Leexi in einem realen Meeting testen](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta).\n","2026-08-07T15:20:06.044Z","2026-08-18T10:05:20.811Z","2026-08-18T10:05:20.917Z",{"id":166,"documentId":138,"metaTitle":167,"metaDescription":168,"slug":169,"heroTitle":170,"heroUnderTitle":171,"heroUnderTitle2":172,"heroUnderTitle3":173,"heroCTA":174,"heroVideoUrl":69,"blog":175,"createdAt":176,"updatedAt":177,"publishedAt":178,"locale":81,"__type":151},5444,"Certifications & regulatory","Discover the importance of certifications, audits, and regulatory compliance to ensure the security and reliability of AI solutions like Leexi.","\u002Fen\u002Fsecurity\u002Fcertifications-audits-compliance\u002F","Certifications, audits & regulatory compliance","Ensuring your data security and compliance with international standards","Understanding the importance of audits and certifications in the AI world","Choose a reliable, certified, and compliant AI assistant for your meetings","Try Leexi for free","Certifications and audits play a fundamental role in ensuring that the tools and services you use meet the highest standards for data protection, privacy, and quality. But what exactly do certifications, audits, and regulatory compliance mean? Why are they essential? And how can you navigate this sometimes complex field?\n\n## What is a certification and why does it matter?\n\nA certification is an official recognition granted by an independent body that confirms a product, service, or organization meets a specific set of standards. These standards may relate to data security, risk management, process quality, or compliance with specific regulations.\n\nCertification is important because it provides objective assurance to users and clients. It demonstrates a company's commitment to high standards, protecting sensitive information, and ensuring the reliability of its services. For example, ISO 27001 certification is a recognized international standard for information security management.\n\nIn the context of AI solutions and automated note-taking like Leexi, these certifications reassure users about the confidentiality of their conversations, data traceability, and the robustness of the infrastructure.\n\n## What role do audits play in regulatory compliance?\n\nAudits are thorough and regular assessments conducted by internal or external experts to verify that an organization's practices comply with current standards and regulations. They help identify potential weaknesses, measure the effectiveness of security measures, and suggest improvements.\n\nIn regulatory compliance, audits are essential to ensure legal obligations are met, especially regarding personal data protection (GDPR in Europe), IT security, and transparency in the use of artificial intelligence (such as the EU AI Act).\n\n## How does regulatory compliance impact businesses and their users?\n\nRegulatory compliance refers to all the rules and laws a company must follow in its sector. It aims to protect user rights, ensure data security, and regulate technology use.\n\nFor businesses, compliance is a legal requirement and a competitive advantage. It helps avoid financial penalties, reputational damage, and loss of trust. It also encourages better internal organization, rigorous risk management, and greater transparency with clients.\n\nFor users, compliance ensures their personal data is handled respectfully, their information is secure, and the tools they use are reliable. For example, Leexi, by complying with GDPR, ISO 27001, and the EU AI Act, guarantees users optimal protection of their professional exchanges, clear traceability, and ethical use of artificial intelligence.\n\n## Why choose a certified and compliant tool like Leexi?\n\nWith the growing number of digital solutions, it is crucial to choose tools that have proven their commitment to security and compliance. Opting for a certified AI assistant means ensuring a high level of data protection, rigorous risk management, and compliance with current regulations.\n\nLeexi perfectly illustrates this commitment. Certified ISO 27001, compliant with GDPR and the EU AI Act, Leexi offers an intelligent note-taking solution that combines performance, security, and regulatory compliance. Thanks to these certifications, users benefit from complete conversation traceability, enhanced confidentiality, and optimal service quality.\n\nAdditionally, Leexi undergoes regular audits to maintain and improve its standards, ensuring a reliable and secure user experience. By choosing Leexi, you opt for an AI assistant that puts compliance and security at the heart of its operations, while boosting your productivity and collaboration.\n\n## Conclusion\n\nCertifications, audits, and regulatory compliance are much more than administrative formalities: they are essential guarantees for the security, quality, and ethics of digital solutions. In a context where data is valuable and sensitive, these elements help build trust between service providers and users.\n\nFor companies looking to adopt high-performing and secure AI tools, it is crucial to choose solutions that are certified and regularly audited. Leexi, with its ISO 27001 certification and compliance with GDPR and the EU AI Act, fully embodies this commitment to excellence and transparency.\n\nReady to improve your meeting quality while ensuring the security and compliance of your data? Try Leexi today and benefit from an intelligent AI assistant, certified and compliant with the most demanding standards.\n\n[Try Leexi for free](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)","2026-02-10T22:00:07.433Z","2026-05-20T15:28:33.257Z","2026-05-20T15:28:34.041Z",{"id":180,"documentId":181,"metaTitle":182,"metaDescription":183,"slug":184,"heroTitle":185,"heroUnderTitle":186,"heroUnderTitle2":69,"heroUnderTitle3":69,"heroCTA":70,"heroVideoUrl":69,"blog":187,"createdAt":188,"updatedAt":189,"publishedAt":190,"locale":74,"__type":151},21128,"o1f9widgoa50xlx4jh67gibv","IA notuleringstool voor bijeenkomsten","Leexi neemt uw vergaderingen op via de mobiele app en maakt verslagen met beslissingen, acties en deadlines. Gegevens veilig in Frankrijk.","\u002Fnl\u002Fuse-cases\u002Fia-notitie-tool-op-locatie\u002F","IA notuleringstool voor bijeenkomsten: verslag van uw zaalvergaderingen","De mobiele app neemt de zaalvergadering op en maakt een verslag met beslissingen, acties en deadlines.","Veel AI-notuleringstools werken goed bij videoconferenties. Vergaderingen in persoon worden minder vaak zo eenvoudig ondersteund.\n\nLeexi werkt ook in persoon. Via de mobiele app neemt het de vergadering op, transcribeert de gesprekken en genereert automatisch een verslag met genomen beslissingen, uit te voeren acties en deadlines.\n\nDe gegevens worden gehost in Frankrijk en worden nooit gebruikt om AI-modellen te trainen.\n\n**[Probeer Leexi bij een zaalvergadering](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)**\n\n## Waarom zaalvergaderingen moeilijker te documenteren zijn\n\nBij videoconferenties is het meestal voldoende een assistent toe te voegen voor transcriptie en verslag.\n\nIn persoon moet vaak met een telefoon worden opgenomen en het verslag handmatig geschreven. Dit kost tijd en belangrijke info kan vergeten worden.\n\nToch vinden veel vergaderingen nog steeds in persoon plaats: directievergaderingen, bouwvergaderingen, klantgesprekken, werving of bijeenkomsten van overheden.\n\n## Hoe Leexi werkt in persoon\n\n### Mobiele app om de vergadering op te nemen\n\nOpen simpelweg [de Leexi-app](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fnl\u002Fai-assistent\u002Fmobiele-app\u002F) op een smartphone om te starten.\n\nDe telefoon ligt op tafel en neemt de gesprekken op tijdens de hele vergadering. Geen speciale apparatuur of installatie nodig.\n\nDe app kan ook gebruikt worden bij klantbezoeken, op bouwplaatsen of bij andere gesprekken buiten kantoor.\n\n### Zelfde werking als bij videoconferenties\n\nNa de vergadering levert Leexi hetzelfde soort verslag als bij een videoconferentie.\n\nU vindt onder andere:\n\n- een samenvatting van de vergadering;\n- genomen beslissingen;\n- uit te voeren acties;\n- verantwoordelijken per taak;\n- deadlines.\n\nDe volledige transcriptie blijft beschikbaar om specifieke gedeeltes terug te vinden.\n\nHet verslag kan worden nagelezen, aangepast en goedgekeurd voor delen.\n\n## Eén bibliotheek voor al uw vergaderingen\n\nOf uw gesprekken nu via [Google Meet](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fnl\u002Fintegraties\u002Fvideoconferencing\u002Fgoogle-meet\u002Fplatform-voor-videoconferenties\u002F), Microsoft Teams, [Zoom](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fnl\u002Fintegraties\u002Fvideoconferencing\u002Fzoom\u002F), telefoon of in persoon zijn, alle verslagen worden op één plek verzameld.\n\nZo vindt u snel een vergadering terug, zoekt u een beslissing of bekijkt u oude gesprekken, ongeacht het formaat.\n\n## Gegevens gehost in Frankrijk\n\nOpnames worden veilig gehost in Frankrijk.\n\nGegevens zijn versleuteld tijdens verzending en opslag.\n\nVerwerking gebeurt via een gesloten Azure France omgeving.\n\nGesprekken worden nooit gebruikt om AI-modellen te trainen.\n\nLeexi is ook [ISO 27001](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fnl\u002Fveiligheid\u002Fcertificeringen-audits-naleving-regelgeving\u002F) gecertificeerd en biedt [de benodigde documentatie voor compliance teams](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fnl\u002Fveiligheid\u002Fcertificeringen-audits-naleving-regelgeving\u002Ffaq-naleving-soevereiniteit\u002F).\n\n## Deelnemers informeren voor opname\n\nBij een vergadering in persoon is er geen automatische melding van opname.\n\nInformeer daarom vooraf dat een AI-assistent notuleert.\n\n## Veelgestelde vragen\n\n### Werkt Leexi echt in persoon?\n\nJa. De mobiele app neemt zaalvergaderingen op en genereert automatisch transcriptie en verslag.\n\n### Is speciale apparatuur nodig?\n\nNee. Een smartphone met de Leexi-app is voldoende.\n\n### Kan het verslag worden aangepast?\n\nJa. Het kan worden nagelezen en gecorrigeerd voor delen.\n\n### Is het verslag beschikbaar in het Frans?\n\nJa. Frans en meerdere andere talen worden ondersteund.\n\n### Kan ik Leexi gratis testen?\n\nJa. Probeer het bij uw volgende vergadering in persoon.\n\n**[Test Leexi bij uw volgende vergadering in persoon](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)**","2026-08-07T15:21:38.787Z","2026-08-10T08:50:37.961Z","2026-08-10T08:50:38.122Z",{"id":192,"documentId":181,"metaTitle":193,"metaDescription":194,"slug":195,"heroTitle":196,"heroUnderTitle":197,"heroUnderTitle2":69,"heroUnderTitle3":69,"heroCTA":198,"heroVideoUrl":69,"blog":199,"createdAt":200,"updatedAt":201,"publishedAt":202,"locale":81,"__type":151},21296,"AI Note-Taking Tool for In-Person |Le","Leexi records your in-room meetings via mobile app and creates summaries: decisions, actions, deadlines. Data hosted in France.","\u002Fen\u002Fuse-cases\u002Fai-note-taking-tool-in-person\u002F","AI Note-Taking Tool for In-Person: Meeting Summaries","Mobile app records in-room meetings and generates summaries: decisions, actions, deadlines.","Try for Free","Many AI note-taking tools work well for video calls. In-person meetings, however, are less often supported with the same ease.\n\nLeexi also works in person. From its mobile app, it records the meeting, transcribes exchanges, and automatically generates a summary with decisions made, actions to take, and deadlines.\n\nData is hosted in France and never used to train AI models.\n\n**[Try Leexi for an in-room meeting](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)**\n\n## Why In-Person Meetings Are Harder to Document\n\nIn video calls, adding an assistant usually suffices to get a transcript and summary.\n\nIn person, meetings are often recorded by phone, then notes are manually written. This takes time and important info can be missed.\n\nYet many meetings still happen in rooms: management, site meetings, client talks, recruitment, or local authority meetings.\n\n## How Leexi Works In Person\n\n### Mobile App to Record the Meeting\n\nTo start recording, just open [the Leexi app](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fen\u002Fai-assistant\u002Fmobile-app\u002F) on a smartphone.\n\nPlace the phone on the table to capture the entire meeting. No special equipment or room setup needed.\n\nThe app can also be used during client visits, on-site, or any offsite meeting.\n\n### Same Functionality as Video Calls\n\nAfter the meeting, Leexi produces the same deliverables as for video calls.\n\nYou get:\n\n- a meeting summary;\n- decisions made;\n- actions to take;\n- task owners;\n- deadlines.\n\nThe full transcript remains available to find specific parts of the conversation.\n\nBefore sharing, the summary can be reviewed, edited, and approved.\n\n## One Library for All Your Meetings\n\nWhether your meetings are on [Google Meet](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fen\u002Fintegrations\u002Fconferencing\u002Fgoogle-meet\u002Fvideo-conferencing-platform\u002F), Microsoft Teams, [Zoom](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fen\u002Fintegrations\u002Fconferencing\u002Fzoom\u002F), phone, or in person, all summaries are stored in one place.\n\nYou can quickly find meetings, search decisions, or review past conversations regardless of format.\n\n## Data Hosted in France\n\nRecordings are hosted in France on secure infrastructure.\n\nData is encrypted during transmission and storage.\n\nProcessing is done via a closed Azure France environment.\n\nConversations are never used to train AI models.\n\nLeexi is also certified [ISO 27001](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fen\u002Fsecurity\u002Fcertifications-audits-compliance\u002F) and provides [compliance documentation](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fen\u002Fsecurity\u002Fcertifications-audits-compliance\u002Ffaq-compliance-sovereignty\u002F).\n\n## Inform Participants Before Recording\n\nIn in-person meetings, nothing automatically signals recording.\n\nBefore starting, participants must be informed that an AI assistant is taking notes.\n\n## Frequently Asked Questions\n\n### Does Leexi really work in person?\n\nYes. The mobile app records in-room meetings and automatically generates transcripts and summaries.\n\n### Is special equipment needed?\n\nNo. A smartphone with the Leexi app is enough.\n\n### Can the summary be edited?\n\nYes. It can be reviewed and corrected before sharing.\n\n### Is the summary available in French?\n\nYes. French and several other languages are supported.\n\n### Can I try Leexi for free?\n\nYes. You can try it at your next in-person meeting.\n\n**[Try Leexi at your next in-person meeting](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)**","2026-08-07T15:21:38.703Z","2026-08-10T08:51:16.631Z","2026-08-10T08:51:16.756Z",{"id":204,"documentId":181,"metaTitle":205,"metaDescription":206,"slug":207,"heroTitle":208,"heroUnderTitle":209,"heroUnderTitle2":69,"heroUnderTitle3":69,"heroCTA":210,"heroVideoUrl":69,"blog":211,"createdAt":212,"updatedAt":213,"publishedAt":214,"locale":84,"__type":151},21297,"Herramienta IA para notas presencial|","Leexi graba reuniones presenciales desde móvil y crea resúmenes con decisiones y acciones. Datos alojados en Francia.","\u002Fes\u002Fcaso-de-uso\u002Fherramienta-toma-notas-ia-presencial\u002F","Herramienta IA para notas presenciales: resumen de tus reuniones en sala","La app móvil graba la reunión en sala y genera el resumen: decisiones, acciones, plazos.","Probar gratis","Muchos herramientas de notas IA funcionan bien en videoconferencias. Las reuniones presenciales, en cambio, suelen tener menos soporte con la misma facilidad.\n\nLeexi también funciona presencialmente. Desde su app móvil, graba la reunión, transcribe las conversaciones y genera automáticamente un resumen con decisiones, acciones y plazos.\n\nLos datos se alojan en Francia y nunca se usan para entrenar modelos de inteligencia artificial.\n\n**[Prueba Leexi en una reunión en sala](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)**\n\n## Por qué las reuniones presenciales son más difíciles de documentar\n\nEn videoconferencia, basta añadir un asistente para obtener transcripción y resumen.\n\nEn presencial, suele grabarse con un teléfono y luego redactar el resumen manualmente, lo que consume tiempo y puede olvidar datos importantes.\n\nSin embargo, muchas reuniones siguen siendo presenciales: dirección, obra, clientes, reclutamiento o juntas municipales.\n\n## Cómo funciona Leexi en presencial\n\n### App móvil para grabar la reunión\n\nPara grabar, solo abre [la app Leexi](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fes\u002Fasistente-ia\u002Fapp-movil\u002F) en un smartphone.\n\nEl teléfono se pone en la mesa y capta la reunión completa. No se necesita equipo especial ni instalación en la sala.\n\nTambién puede usarse en visitas a clientes, obras o cualquier reunión fuera de oficina.\n\n### Igual que en videoconferencia\n\nAl acabar, Leexi genera el mismo tipo de entregable que en videoconferencia.\n\nIncluye:\n\n- resumen de la reunión;\n- decisiones tomadas;\n- acciones a realizar;\n- responsables de cada tarea;\n- plazos.\n\nLa transcripción completa está disponible para buscar partes específicas.\n\nAntes de compartir, el resumen puede revisarse, editarse y aprobarse.\n\n## Una sola biblioteca para todas tus reuniones\n\nYa sea en [Google Meet](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fes\u002Fintegraciones\u002Fvideoconferencia\u002Fgoogle-meet\u002Fplataforma-de-videoconferencia\u002F), Microsoft Teams, [Zoom](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fes\u002Fintegraciones\u002Fvideoconferencia\u002Fzoom\u002F), teléfono o presencial, todos los resúmenes están en un solo lugar.\n\nPuedes encontrar rápidamente una reunión, buscar una decisión o consultar intercambios anteriores, sin importar el formato.\n\n## Datos alojados en Francia\n\nLas grabaciones se alojan en Francia en infraestructura segura.\n\nLos datos se cifran en transmisión y almacenamiento.\n\nEl procesamiento se hace en infraestructura Azure Francia en entorno cerrado.\n\nLas conversaciones nunca se usan para entrenar IA.\n\nLeexi también cuenta con certificación [ISO 27001](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fes\u002Fseguridad\u002Fcertificaciones-auditorias-cumplimiento\u002F) y ofrece [documentación para equipos de cumplimiento](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fes\u002Fseguridad\u002Fcertificaciones-auditorias-cumplimiento\u002Ffaq-cumplimiento-soberania\u002F).\n\n## Informar a participantes antes de grabar\n\nEn reuniones presenciales no hay señal automática de grabación.\n\nPor eso, es necesario informar a los participantes que un asistente IA está tomando notas.\n\n## Preguntas frecuentes\n\n### ¿Leexi funciona realmente en presencial?\n\nSí. La app móvil graba reuniones en sala y genera transcripción y resumen automáticamente.\n\n### ¿Se necesita equipo especial?\n\nNo. Solo un smartphone con la app Leexi.\n\n### ¿Se puede modificar el resumen?\n\nSí. Puede revisarse y corregirse antes de compartir.\n\n### ¿El resumen está disponible en francés?\n\nSí. Se soporta francés y varios idiomas más.\n\n### ¿Se puede probar Leexi gratis?\n\nSí. Puedes probarlo en tu próxima reunión presencial.\n\n**[Prueba Leexi en tu próxima reunión presencial](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)**","2026-08-07T15:21:38.858Z","2026-08-10T08:51:20.299Z","2026-08-10T08:51:20.417Z",{"id":216,"documentId":181,"metaTitle":217,"metaDescription":218,"slug":219,"heroTitle":220,"heroUnderTitle":221,"heroUnderTitle2":69,"heroUnderTitle3":69,"heroCTA":222,"heroVideoUrl":69,"blog":223,"createdAt":224,"updatedAt":225,"publishedAt":226,"locale":90,"__type":151},21298,"Strumento note IA in presenza | Leexi","Leexi registra le riunioni in sala dall'app mobile e crea il verbale: decisioni, azioni, scadenze. Dati ospitati in Francia.","\u002Fit\u002Fcasi-d-uso\u002Fstrumento-appunti-ia-in-presenza\u002F","Strumento note IA in presenza: verbale delle tue riunioni in sala","L'app mobile registra la riunione in sala e crea il verbale: decisioni, azioni, scadenze.","Prova gratis","Molti strumenti di note IA funzionano bene in videoconferenza. Le riunioni in presenza, invece, sono meno supportate con la stessa semplicità.\n\nLeexi funziona anche in presenza. Dalla sua app mobile, registra la riunione, trascrive gli scambi e genera automaticamente un verbale con decisioni, azioni da svolgere e scadenze.\n\nI dati sono ospitati in Francia e non sono mai usati per addestrare modelli di intelligenza artificiale.\n\n**[Prova Leexi in una riunione in sala](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)**\n\n## Perché le riunioni in presenza sono più difficili da documentare\n\nIn videoconferenza basta spesso aggiungere un assistente per ottenere trascrizione e verbale.\n\nIn presenza, spesso si registra con un telefono e si scrive il verbale manualmente, richiedendo tempo e rischiando di perdere informazioni importanti.\n\nMolte riunioni si svolgono ancora in sala: direzione, cantieri, clienti, reclutamento o enti locali.\n\n## Come funziona Leexi in presenza\n\n### Un'app mobile per registrare la riunione\n\nPer avviare la registrazione, basta aprire [l'app Leexi](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fit\u002Fassistente-ia\u002Fapp-mobile\u002F) su uno smartphone.\n\nIl telefono posato sul tavolo cattura gli scambi per tutta la riunione. Nessuna attrezzatura o installazione è necessaria.\n\nL'app può essere usata anche in visita clienti, cantieri o scambi fuori ufficio.\n\n### Stesso funzionamento della videoconferenza\n\nAl termine, Leexi produce lo stesso tipo di documento.\n\nTrovi:\n\n- un riassunto della riunione;\n- decisioni prese;\n- azioni da fare;\n- responsabili di ogni compito;\n- scadenze.\n\nLa trascrizione completa è disponibile per ritrovare passaggi precisi.\n\nIl verbale può essere riletto, modificato e approvato prima della condivisione.\n\n## Una sola libreria per tutte le riunioni\n\nChe le riunioni siano su [Google Meet](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fit\u002Fintegrazioni\u002Fvideoconferenza\u002Fgoogle-meet\u002Fpiattaforma-di-videoconferenza\u002F), Microsoft Teams, [Zoom](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fit\u002Fintegrazioni\u002Fvideoconferenza\u002Fzoom\u002F), telefono o in presenza, tutti i verbali sono raccolti insieme.\n\nCosì puoi trovare rapidamente una riunione, cercare decisioni o consultare scambi passati, qualunque sia il formato.\n\n## Dati ospitati in Francia\n\nLe registrazioni sono ospitate in Francia su infrastruttura sicura.\n\nI dati sono criptati in trasmissione e archiviazione.\n\nIl trattamento avviene su infrastruttura Azure France in ambiente chiuso.\n\nLe conversazioni non servono mai ad addestrare modelli AI.\n\nLeexi è certificato [ISO 27001](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fit\u002Fsicurezza\u002Fcertificazioni-audit-conformita-normativa\u002F) e fornisce [documentazione per i team compliance](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fit\u002Fsicurezza\u002Fcertificazioni-audit-conformita-normativa\u002Ffaq-conformita-sovranita\u002F).\n\n## Informare i partecipanti prima della registrazione\n\nIn presenza non c'è segnale automatico di registrazione in corso.\n\nÈ quindi necessario informare i partecipanti che un assistente IA prende appunti.\n\n## Domande frequenti\n\n### Leexi funziona davvero in presenza?\n\nSì. L'app mobile registra la riunione in sala e genera trascrizione e verbale automaticamente.\n\n### Serve attrezzatura particolare?\n\nNo. Basta uno smartphone con l'app Leexi.\n\n### Il verbale può essere modificato?\n\nSì. Può essere riletto e corretto prima della condivisione.\n\n### Il verbale è disponibile in francese?\n\nSì. Il francese è supportato, insieme ad altre lingue.\n\n### Si può provare Leexi gratis?\n\nSì. Puoi provarlo alla prossima riunione in presenza.\n\n**[Prova Leexi alla tua prossima riunione in presenza](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)**","2026-08-07T15:21:38.912Z","2026-08-10T08:51:25.920Z","2026-08-10T08:51:26.024Z",{"id":228,"documentId":181,"metaTitle":229,"metaDescription":230,"slug":231,"heroTitle":232,"heroUnderTitle":233,"heroUnderTitle2":69,"heroUnderTitle3":69,"heroCTA":160,"heroVideoUrl":69,"blog":234,"createdAt":235,"updatedAt":236,"publishedAt":237,"locale":87,"__type":151},21658,"KI-Notiztool für Präsenzmeetings | Le","Leexi zeichnet Ihre Meetings mobil auf und erstellt Berichte mit Entscheidungen, Aktionen, Fristen. Daten sicher in Frankreich gehostet.","\u002Fde\u002Fuse-cases\u002Fki-werkzeug-fuer-notizen-im-ia-prasenz\u002F","KI-Notiztool für Präsenzmeetings: Berichte Ihrer Meetings vor Ort","Mobile App nimmt Meetings vor Ort auf und erstellt Berichte mit Entscheidungen, Aktionen, Fristen.","Viele KI-Notiztools funktionieren gut bei Videokonferenzen. Präsenzmeetings werden jedoch seltener so einfach unterstützt.\n\nLeexi funktioniert auch vor Ort. Über die mobile App nimmt es das Meeting auf, transkribiert Gespräche und erstellt automatisch einen Bericht mit Entscheidungen, Aufgaben und Fristen.\n\nDie Daten werden in Frankreich gehostet und niemals zum Trainieren von KI-Modellen verwendet.\n\n**[Probieren Sie Leexi bei einem Präsenzmeeting aus](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)**\n\n## Warum Präsenzmeetings schwerer zu dokumentieren sind\n\nBei Videokonferenzen reicht meist ein Assistent, um Transkripte und Berichte zu erhalten.\n\nVor Ort wird oft mit dem Handy aufgenommen und der Bericht manuell erstellt. Das kostet Zeit und wichtige Infos gehen verloren.\n\nDennoch finden viele Meetings weiterhin vor Ort statt: Leitungssitzungen, Baustellenbesprechungen, Kundengespräche, Recruiting oder Kommunalversammlungen.\n\n## Wie Leexi vor Ort funktioniert\n\n### Mobile App zur Meeting-Aufnahme\n\nStarten Sie die Aufnahme mit der [Leexi-App](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fde\u002Fki-assistent\u002Fmobile-app\u002F) auf dem Smartphone.\n\nDas Handy liegt auf dem Tisch und nimmt das Gespräch während des Meetings auf. Keine spezielle Ausrüstung oder Installation nötig.\n\nDie App kann auch bei Kundenbesuchen, auf Baustellen oder außerhalb des Büros genutzt werden.\n\n### Gleiche Funktionalität wie bei Videokonferenzen\n\nNach dem Meeting erstellt Leexi denselben Berichtstyp wie bei Videokonferenzen.\n\nSie erhalten:\n\n- eine Zusammenfassung;\n- getroffene Entscheidungen;\n- Aufgaben;\n- Zuständige;\n- Fristen.\n\nDas vollständige Transkript bleibt verfügbar, um bestimmte Gesprächspassagen nachzulesen.\n\nVor dem Teilen kann der Bericht geprüft, bearbeitet und freigegeben werden.\n\n## Eine Bibliothek für alle Meetings\n\nOb über [Google Meet](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fde\u002Fintegrationen\u002Fvideokonferenzen\u002Fgoogle-meet\u002Fkonferenzplattform\u002F), Microsoft Teams, [Zoom](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fde\u002Fintegrationen\u002Fvideokonferenzen\u002Fzoom\u002F), Telefon oder vor Ort – alle Berichte sind zentral gespeichert.\n\nSo finden Sie schnell Meetings, Entscheidungen oder frühere Gespräche, egal in welchem Format.\n\n## Datenhosting in Frankreich\n\nAufnahmen werden sicher in Frankreich gespeichert.\n\nDaten sind während Übertragung und Speicherung verschlüsselt.\n\nDie Verarbeitung erfolgt über eine geschlossene Azure-France-Infrastruktur.\n\nGespräche werden nie zum KI-Training genutzt.\n\nLeexi ist zudem [ISO 27001](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fde\u002Fsicherheit-und-datenschutz\u002Fzertifizierungen-audits-einhaltung-vorschriften\u002F)-zertifiziert und stellt [Compliance-Dokumentation](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fde\u002Fsicherheit-und-datenschutz\u002Fzertifizierungen-audits-einhaltung-vorschriften\u002Ffaq-konformitaet-souveraenitaet\u002F) bereit.\n\n## Teilnehmer vor Aufnahme informieren\n\nBei Präsenzmeetings gibt es keine automatische Aufnahmeanzeige.\n\nInformieren Sie vor Beginn, dass ein KI-Assistent die Notizen erstellt.\n\n## Häufige Fragen\n\n### Funktioniert Leexi wirklich vor Ort?\n\nJa. Die mobile App nimmt Meetings auf und erstellt automatisch Transkripte und Berichte.\n\n### Braucht man spezielle Ausrüstung?\n\nNein. Ein Smartphone mit Leexi-App genügt.\n\n### Kann der Bericht bearbeitet werden?\n\nJa. Er kann vor dem Teilen geprüft und korrigiert werden.\n\n### Gibt es den Bericht auf Deutsch?\n\nJa. Deutsch und viele weitere Sprachen werden unterstützt.\n\n### Kann man Leexi kostenlos testen?\n\nJa. Probieren Sie es bei Ihrem nächsten Präsenzmeeting aus.\n\n**[Testen Sie Leexi bei Ihrem nächsten Präsenzmeeting](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)**","2026-08-07T15:21:38.970Z","2026-08-10T08:55:19.140Z","2026-08-10T08:55:19.322Z",{"id":239,"documentId":181,"metaTitle":240,"metaDescription":241,"slug":242,"heroTitle":243,"heroUnderTitle":244,"heroUnderTitle2":69,"heroUnderTitle3":69,"heroCTA":245,"heroVideoUrl":69,"blog":246,"createdAt":247,"updatedAt":248,"publishedAt":249,"locale":93,"__type":151},21665,"Ferramenta IA para notas presenciais","Leexi grava suas reuniões presenciais pelo app móvel e gera relatórios: decisões, ações, prazos. 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Pelo app móvel, grava a reunião, transcreve as falas e gera automaticamente um resumo com decisões, ações e prazos.\n\nOs dados são hospedados na França e nunca usados para treinar modelos de IA.\n\n**[Experimente Leexi numa reunião em sala](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)**\n\n## Por que reuniões presenciais são mais difíceis de documentar\n\nEm videoconferência, basta adicionar um assistente para obter transcrição e resumo.\n\nPresencialmente, geralmente se grava com celular e depois escreve-se o resumo manualmente, o que toma tempo e pode esquecer pontos importantes.\n\nAinda assim, muitas reuniões ocorrem em sala: diretoria, obras, clientes, recrutamento ou órgãos públicos.\n\n## Como Leexi funciona presencialmente\n\n### App móvel para gravar a reunião\n\nPara gravar, abra [o app Leexi](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fpt\u002Fassistente-ia\u002Fapp-mobile\u002F) no smartphone.\n\nO celular fica na mesa captando o áudio durante toda a reunião. Não precisa equipamento especial nem instalação na sala.\n\nO app também pode ser usado em visita a cliente, obra ou qualquer encontro fora do escritório.\n\n### Mesmo funcionamento da videoconferência\n\nApós a reunião, Leexi gera o mesmo tipo de documento que em videoconferência.\n\nVocê terá:\n\n- resumo da reunião;\n- decisões tomadas;\n- ações a executar;\n- responsáveis por cada tarefa;\n- prazos.\n\nA transcrição completa fica disponível para consultar trechos específicos.\n\nAntes de compartilhar, o resumo pode ser revisado, editado e aprovado.\n\n## Uma única biblioteca para todas suas reuniões\n\nSeja no [Google Meet](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fpt\u002Fintegracoes\u002Fvideoconferencia\u002Fgoogle-meet\u002Fplataforma-de-videoconferencia\u002F), Microsoft Teams, [Zoom](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fpt\u002Fintegracoes\u002Fvideoconferencia\u002Fzoom\u002F), telefone ou presencial, todos os resumos ficam juntos.\n\nAssim, você encontra rápido uma reunião, busca uma decisão ou consulta conversas antigas, em qualquer formato.\n\n## Dados hospedados na França\n\nAs gravações ficam em infraestrutura segura na França.\n\nOs dados são criptografados na transmissão e armazenamento.\n\nO processamento ocorre em ambiente fechado Azure França.\n\nAs conversas nunca são usadas para treinar IA.\n\nLeexi tem certificação [ISO 27001](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fpt\u002Fseguranca\u002Fcertificacoes-auditorias-conformidade-regulatoria\u002F) e oferece [documentação para equipes de compliance](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fpt\u002Fseguranca\u002Fcertificacoes-auditorias-conformidade-regulatoria\u002Ffaq-conformidade-soberania\u002F).\n\n## Informar participantes antes da gravação\n\nEm reunião presencial, não há aviso automático de gravação.\n\nPor isso, informe os participantes que um assistente IA fará a tomada de notas.\n\n## Perguntas frequentes\n\n### Leexi funciona mesmo presencialmente?\n\nSim. O app móvel grava a reunião em sala e gera transcrição e resumo automaticamente.\n\n### Precisa de equipamento especial?\n\nNão. Apenas um smartphone com o app Leexi.\n\n### O resumo pode ser editado?\n\nSim. Pode ser revisado e corrigido antes de compartilhar.\n\n### O resumo está disponível em português?\n\nSim. Português e várias outras línguas são suportados.\n\n### Posso testar Leexi grátis?\n\nSim. Experimente na sua próxima reunião presencial.\n\n**[Teste Leexi na sua próxima reunião presencial](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)**","2026-08-07T15:21:39.037Z","2026-08-10T08:56:25.583Z","2026-08-10T08:56:25.961Z",{"id":251,"documentId":252,"metaTitle":253,"metaDescription":254,"slug":255,"heroTitle":256,"heroUnderTitle":257,"heroUnderTitle2":69,"heroUnderTitle3":69,"heroCTA":160,"heroVideoUrl":69,"blog":258,"createdAt":259,"updatedAt":260,"publishedAt":261,"locale":87,"__type":151},23336,"kc3n49vcwh2o7fy3xikjopv0","KI-Notiztool für Recruiting | Leexi","Leexi transkribiert Ihre Recruiting-Gespräche, erstellt strukturierte Berichte und Bewertungsbögen. Daten werden in Frankreich gespeichert.","\u002Fde\u002Fuse-cases\u002Fki-unterstutztes-notiztool-rekrutierung\u002F","KI-Notiztool für Recruiting: strukturierter Gesprächsbericht","Strukturierter Bericht und Bewertungsbogen passend zum Gesprächstyp. Kandidatendaten bleiben in Frankreich.","Leexi unterstützt Sie bei Ihren Recruiting-Gesprächen per Videokonferenz, Telefon oder vor Ort. Das Tool transkribiert das Gespräch, erstellt einen strukturierten Bericht und generiert einen Bewertungsbogen passend zum Gesprächstyp.\n\nJede Zusammenfassung ist anpassbar an Ihren Recruiting-Prozess. Die Kandidatendaten werden in Frankreich gehostet und niemals zum Training von KI-Modellen verwendet.\n\n**[Probieren Sie Leexi bei Ihrem nächsten Gespräch aus](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)**\n\n## Ein Bericht, der zu jedem Gespräch passt\n\nNicht alle Gespräche verfolgen dasselbe Ziel.\n\nEin erstes Gespräch prüft den Werdegang, die Motivation oder Zulassungskriterien. Ein technisches Interview bewertet spezifische Fähigkeiten. Ein Abschlussgespräch fokussiert auf die Passung zur Stelle oder Unternehmenskultur.\n\nLeexi passt die Struktur des Berichts automatisch an den Gesprächstyp an.\n\nSie können auch eigene Vorlagen erstellen, um stets die für Ihr Team wichtigen Informationen zu erfassen.\n\n## Konzentration auf den Kandidaten\n\nNotizen während eines Gesprächs zu machen, unterbricht oft den Kontakt zum Kandidaten.\n\nMit Leexi wird [das Gespräch automatisch aufgezeichnet und transkribiert](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fde\u002Fki-assistent\u002Fnote-taker\u002Fleexi-ai-note-taker-revolution-fuer-meetings\u002F). Das Tool erkennt die Gesprächspartner und erstellt kurz nach dem Gespräch eine Zusammenfassung.\n\nSo können Sie sich voll auf den Austausch konzentrieren, ohne sich um Notizen sorgen zu müssen.\n\n## Eine leicht teilbare Zusammenfassung\n\nAm Ende des Gesprächs erhalten Sie:\n\n- eine Zusammenfassung der Diskussion;\n- Stärken des Kandidaten;\n- Punkte zur Vertiefung;\n- Warnhinweise;\n- einen strukturierten Bewertungsbogen.\n\nDer Bericht kann anschließend mit Recruitern und Führungskräften geteilt werden, damit alle auf derselben Informationsbasis arbeiten.\n\nSituationsaufgaben und technische Übungen können ebenfalls anhand eines gemeinsamen Bogens bewertet werden.\n\n## Kandidaten leichter vergleichen\n\nWenn alle Gespräche dieselbe Struktur haben, wird der Vergleich einfacher.\n\nJeder Kandidat wird nach denselben Kriterien bewertet, was kollektive Entscheidungen erleichtert und ermöglicht, die Entscheidungsgründe auch Wochen oder Monate später schnell nachzuvollziehen.\n\nBei Unsicherheiten steht die vollständige Transkription zur Verfügung, um den Kontext oder die genauen Aussagen des Kandidaten zu prüfen.\n\n## Zustimmung der Kandidaten wird berücksichtigt\n\nDie Aufzeichnung eines Gesprächs beinhaltet die Verarbeitung personenbezogener Daten.\n\nVor Beginn wird der Kandidat darüber informiert, dass ein KI-Assistent bei der Notizerstellung hilft.\n\nDie Zustimmung kann [aufgezeichnet und mit Zeitstempel versehen werden](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fde\u002Fsicherheit-und-datenschutz\u002Fzertifizierungen-audits-einhaltung-vorschriften\u002Ffaq-konformitaet-souveraenitaet\u002F), um bei Bedarf einen Nachweis zu haben. Die Einstellungen sind an Teams oder Länder anpassbar.\n\nZugriffsrechte sind ebenfalls konfigurierbar: Nur autorisierte Mitarbeiter können die Gesprächsberichte einsehen.\n\n## Wie sieht ein Gesprächsbericht aus?\n\nDas Dokument fasst das Gespräch, Bewertungskriterien und Empfehlungen zusammen. Vor der Weitergabe kann es geprüft, korrigiert und freigegeben werden.\n\n## HR-Daten werden in Frankreich gehostet\n\nKandidatendaten werden in Frankreich auf einer [sicheren Infrastruktur](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fde\u002Fsicherheit-und-datenschutz\u002Fzertifizierungen-audits-einhaltung-vorschriften\u002F) gespeichert.\n\nDie Datenübertragung und Speicherung sind verschlüsselt.\n\nDie Verarbeitung erfolgt über eine geschlossene Azure-France-Umgebung.\n\nAufgezeichnete Gespräche werden niemals zum Training von KI-Modellen genutzt.\n\n**[Buchen Sie eine Demo für Ihr Recruiting-Team](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)**\n","2026-08-07T15:27:52.618Z","2026-08-18T10:07:43.957Z","2026-08-18T10:07:44.146Z",{"id":263,"documentId":154,"metaTitle":264,"metaDescription":265,"slug":266,"heroTitle":267,"heroUnderTitle":268,"heroUnderTitle2":69,"heroUnderTitle3":69,"heroCTA":245,"heroVideoUrl":69,"blog":269,"createdAt":270,"updatedAt":271,"publishedAt":272,"locale":93,"__type":151},23345,"FAQ conformidade e soberania: RGPD,  ","Respostas sobre conformidade e soberania antes de adotar Leexi: hospedagem na França, não-treinamento da IA, ISO 27001, DPA, consentimento.","\u002Fpt\u002Fseguranca\u002Fcertificacoes-auditorias-conformidade-regulatoria\u002Ffaq-conformidade-soberania\u002F","FAQ conformidade e soberania","Respostas comprovadas para as dúvidas do seu DPO antes de adotar Leexi.","## Resumo\n\nEsta FAQ responde, palavra por palavra, às perguntas que um comprador profissional e seu DPO fazem antes de adquirir uma [ferramenta de notas com IA](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fpt\u002Fassistente-ia\u002Fanotacoes-ia\u002Fleexi-ai-note-taker-revolucao-reunioes\u002F). Ela distingue três níveis de força jurídica, pois não são equivalentes: o que a lei exige (RGPD, AI Act), o que seus clientes demandam sem obrigação legal (ISO 27001, hospedagem europeia) e o que é imposto por setor (saúde, público). Cada resposta traz sua prova. Nenhuma afirmação de conformidade é feita sem respaldo. Termos técnicos (DPA, circuito fechado, diarização) são definidos no [glossário da ferramenta de notas com IA](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fpt\u002Fseguranca\u002Fcertificacoes-auditorias-conformidade-regulatoria\u002Fglossario-ferramenta-de-anotacao-ia\u002F).\n\nNem ISO 27001 nem hospedagem na França são obrigações legais universais. Seus clientes as exigem, e dois setores as impõem: saúde e setor público.\n\n> **Essencial em uma resposta:** hospedagem AWS região Paris, opção Scaleway para volumes maiores, LLM (OpenAI) executado via Azure França em circuito fechado, sem treinamento com dados do cliente, criptografia em trânsito e repouso, ISO 27001 obtida, ISO 42001 em andamento, NIS2 finalizando, alinhamento com EU AI Act, DPA e lista de subcontratados e certificado ISO disponíveis sob demanda, cerca de 10.000 empresas usuárias na Europa, entidade franco-belga.\n\n---\n\n## 1. Localização e hospedagem dos dados\n\n### Meus dados saem da União Europeia?\nNão para armazenamento e processamento, que permanecem na França. A nuance está no fornecedor de infraestrutura: a região de armazenamento é europeia, mas AWS é uma empresa americana (veja a questão do Cloud Act). Para soberania estrita (entidade não sujeita a leis extraterritoriais), a opção Scaleway atende.\n\n### O que é hospedagem “soberana” exatamente?\nUm comprador exigente verifica três pontos: datacenters fisicamente na França, entidade jurídica francesa ou europeia não sujeita a leis extraterritoriais, e controle acionário europeu. Hospedagem AWS Paris cumpre localização física, mas não imunidade a leis extraeuropeias. Opção Scaleway cumpre os três.\n\n### Hospedagem na França é obrigação legal?\nNão, em geral. RGPD não exige que dados fiquem na França ou Europa para a maioria dos tratamentos. Hospedagem soberana é obrigatória só para alguns setores: dados de saúde (via hospedagem certificada HDS) e setor público para dados sensíveis (trajetória SecNumCloud, lei SREN). Para o resto, é demanda crescente dos compradores; lei não obriga.\n\n---\n\n## 2. Treinamento da IA\n\n### Leexi treina sua IA com minhas reuniões?\nNão. Suas conversas não são usadas para treinar modelos. Regra válida para todas as contas, por padrão. Também é o primeiro ponto verificado pelas equipes técnicas e motivo para compradores escolherem Leexi após descartar ferramentas americanas.\n\n### Leexi é “baseado no ChatGPT”? Meus dados vão para OpenAI?\nO modelo de linguagem é fornecido pela OpenAI, mas executado via Azure França, em circuito fechado. Seus dados não são usados para treinar o modelo nem expostos a terceiros. Circuito fechado significa processamento em perímetro controlado, na França.\n\n### Como comprovar isso ao meu DPO?\nLeexi documenta no seu [dossiê de conformidade](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fpt\u002Fseguranca\u002Fcertificacoes-auditorias-conformidade-regulatoria\u002F), com DPA e lista de subcontratados. O não-treinamento está escrito claramente.\n\n---\n\n## 3. Certificações e normas\n\n### Quais outras certificações Leexi possui ou prepara?\nISO 42001 (gestão de IA) em andamento. Conformidade NIS2 finalizando. Leexi se alinha ao EU AI Act. Passa auditorias regulares, inclusive por clientes.\n\n### NIS2 ou ISO 27001 impõem obrigação legal de segurança?\nNIS2, não ISO 27001, impõe obrigação legal para entidades “essenciais” e “importantes”. ISO 27001 é meio para cumprir, não obrigação em si.\n\n### Leexi tem qualificação SecNumCloud?\nNão ainda. SecNumCloud (ANSSI) atesta segurança superior e imunidade a leis extraeuropeias, focado no setor público para dados sensíveis (lei SREN). Não é pré-requisito para uso B2B padrão.\n\n---\n\n## 4. DPA, subcontratados e provas de compra\n\n### Leexi assina acordo de tratamento de dados (DPA)?\nSim. DPA fornecido. Documento que todo comprador profissional exige para comprovar supervisão do tratamento.\n\n### Quais documentos Leexi disponibiliza para compra ou licitação?\nDPA, lista de subcontratados, certificado ISO 27001 e localização da hospedagem. São as provas exigidas em 2026: DPA, direito de auditoria ou relatórios terceiros, localização, lista de subcontratados. Sem essas provas, fornecedor é descartado.\n\n---\n\n## 5. Consentimento e informação dos participantes\n\n### É preciso avisar que reunião é gravada?\nSim. RGPD e EU AI Act exigem informar que reunião é gravada e que assistente IA toma notas. Apenas “esta reunião é gravada” não basta: uso da IA deve constar no convite, ser lembrado oralmente no início e visível durante a reunião.\n\n### Qual base legal para gravar reunião?\nDepende do contexto. Internamente, empregador pode usar interesse legítimo, com teste de equilíbrio e aviso prévio: consentimento do empregado raramente é “livre” por subordinação. Para chamadas com clientes ou externos, consentimento explícito geralmente requerido. Gravar e transcrever sem base legal, aviso e controle de tempo é ilegal.\n\n---\n\n## 6. Transferências fora da UE e Cloud Act\n\n### Cloud Act americano pode atingir meus dados na Leexi?\nBoa pergunta. Dados armazenados na França, mas AWS é empresa americana, sujeita teoricamente ao Cloud Act. Para soberania estrita e imunidade a leis extraterritoriais, opção Scaleway (francesa) é solução. Leexi não afirma que AWS Paris é imune à lei americana; oferece alternativa para quem exige.\n\n### Diferença para ferramentas americanas como Otter ou Fireflies?\nFerramenta que hospeda e processa tudo nos EUA segue regras pós-Schrems II e Data Privacy Framework. Modelo de consentimento de várias ferramentas americanas, onde um participante ativa gravação para todos, é frágil perante artigos 6 e 7 do RGPD. Leexi armazena e processa na França e exige consentimento por padrão. Comparação é só com ferramentas americanas, ex: [alternativas de ferramenta de notas IA para Teams](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fpt\u002Fintegracoes\u002Fvideoconferencia\u002Fmicrosoft-teams\u002Ftop-alternativas-ai-note-taker-para-teams\u002F).\n\n---\n\n## 7. Segurança técnica\n\n### Meus dados são criptografados?\nSim, em trânsito e repouso.\n\n---\n\n## 8. EU AI Act\n\n### O que muda o EU AI Act para escolha de ferramenta IA em 2026?\nEscolher ferramenta IA é decisão jurídica. Empresas devem mapear ferramentas IA, fazer análises de impacto para usos sensíveis e verificar conformidade dos fornecedores. Fornecedor deve provar conformidade e permitir auditoria ou relatórios terceiros. É dupla trava com RGPD.\n\n### Leexi está conforme o EU AI Act?\nLeexi se alinha ao [EU AI Act](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fpt\u002Fseguranca\u002Fcertificacoes-auditorias-conformidade-regulatoria\u002Feu-ai-act\u002F), especialmente transparência (assistente visível, informação aos participantes) e prepara ISO 42001 para gestão de IA. Ferramentas americanas não têm essas exigências, o que diferencia.\n\n---\n\n## 9. Soberania: demanda e discurso\n\n### Por que soberania de dados virou critério de compra?\nPorque dependência inicial é grande e decisores perceberam. Cerca de 70% do mercado cloud europeu está em AWS, Azure e Google; quase 80% dos gastos cloud europeus vão a fornecedores americanos; cerca de 70% dos dados franceses estão fora da UE. Essa dependência gera demanda por alternativa europeia, e compras públicas favorecem soluções certificadas europeias.\n\n### Leexi é alternativa soberana confiável a ferramentas americanas?\nLeexi é entidade franco-belga, armazena e processa na França, exige consentimento padrão, tem ISO 27001 e oferece hospedagem soberana com Scaleway. Para comprador que descartou ferramenta americana por transferência de dados, é porta de entrada.\n\n---\n\n## 10. Por setor\n\n### Trabalho no setor público ou com ele. O que verificar?\nSetor público segue trajetória SecNumCloud para dados sensíveis, regulada pela lei SREN, com territorialidade e cláusulas contratuais reforçadas. Leexi não tem qualificação SecNumCloud ainda: para dados sensíveis públicos, é ponto decisivo. Para uso administrativo comum, hospedagem na França e ISO 27001 atendem à maioria das exigências.\n\n### Sou advogado, consultor, RH ou contador. Me afeta?\nSim, pela confidencialidade dos dados: clientes, candidatos, finanças. Obrigação RGPD (base legal, informação, conservação) se aplica plenamente, e seus clientes podem exigir garantias de localização e não-treinamento. Hospedagem na França, não-treinamento e DPA da Leexi atendem diretamente.\n\n---\n\n## 11. Documentos para seu DPO\n\n### O que envio ao meu DPO para validar Leexi?\nSeis documentos fornecidos por Leexi: localização da hospedagem (França, AWS Paris, opção Scaleway), atestado de não-treinamento, certificado ISO 27001, DPA, lista de subcontratados e política de conservação. É o dossiê para seu DPO. Enquanto validação interna ocorre, você pode [testar Leexi numa reunião real](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta).\n","2026-08-07T15:20:06.111Z","2026-08-18T10:09:47.712Z","2026-08-18T10:09:47.842Z",{"id":274,"documentId":252,"metaTitle":275,"metaDescription":276,"slug":277,"heroTitle":278,"heroUnderTitle":279,"heroUnderTitle2":69,"heroUnderTitle3":69,"heroCTA":245,"heroVideoUrl":69,"blog":280,"createdAt":281,"updatedAt":282,"publishedAt":283,"locale":93,"__type":151},23346,"Ferramenta IA para notas em recrut. |","Leexi transcreve entrevistas de recrutamento, gera resumo estruturado e avaliação adaptada. Dados hospedados na França.","\u002Fpt\u002Fcaso-de-uso\u002Fferramenta-anotacao-ia-recrutamento\u002F","Ferramenta IA para notas em recrutamento: resumo estruturado da entrevista","Resumo estruturado e avaliação adaptada ao tipo de entrevista. Dados dos candidatos permanecem na França.","Leexi assiste suas entrevistas de recrutamento por videoconferência, telefone ou presencialmente. A ferramenta transcreve a conversa, gera um resumo estruturado e produz uma avaliação adaptada ao tipo de entrevista.\n\nCada resumo é personalizável conforme seu processo de recrutamento. Os dados dos candidatos permanecem hospedados na França e nunca são usados para treinar modelos de inteligência artificial.\n\n**[Experimente Leexi na sua próxima entrevista](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)**\n\n## Um resumo adaptado a cada entrevista\n\nNem todas as entrevistas têm o mesmo objetivo.\n\nUma primeira conversa valida o percurso, motivações ou critérios de elegibilidade. Uma entrevista técnica avalia competências específicas. A entrevista final foca na adequação ao cargo ou cultura da empresa.\n\nLeexi adapta automaticamente a estrutura do resumo ao tipo de entrevista realizada.\n\nVocê também pode criar seus próprios modelos para sempre encontrar as informações importantes para sua equipe.\n\n## Mantenha o foco no candidato\n\nTomar notas durante a entrevista muitas vezes interrompe o contato com o candidato.\n\nCom Leexi, [a conversa é gravada e transcrita automaticamente](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fpt\u002Fassistente-ia\u002Fanotacoes-ia\u002Fleexi-ai-note-taker-revolucao-reunioes\u002F). A ferramenta identifica os interlocutores e gera uma síntese logo após a entrevista.\n\nAssim, você pode dedicar toda sua atenção ao diálogo, sem se preocupar em anotar.\n\n## Uma síntese fácil de compartilhar\n\nAo fim da entrevista, você terá:\n\n- um resumo da discussão;\n- pontos fortes do candidato;\n- pontos a aprofundar;\n- elementos de atenção;\n- uma avaliação estruturada.\n\nO resumo pode ser compartilhado com recrutadores e gestores para que todos trabalhem com a mesma base de informação.\n\nSituações simuladas e exercícios técnicos também podem ser avaliados com uma grade comum.\n\n## Compare candidatos com facilidade\n\nQuando todas as entrevistas seguem a mesma estrutura, comparar fica mais simples.\n\nCada candidato é avaliado pelos mesmos critérios, facilitando decisões coletivas e permitindo relembrar os motivos de uma escolha semanas ou meses depois.\n\nEm caso de dúvida, a transcrição completa está disponível para verificar o contexto ou as palavras exatas do candidato.\n\n## Consentimento dos candidatos respeitado\n\nGravar uma entrevista envolve tratamento de dados pessoais.\n\nAntes do início, o candidato é informado que um assistente IA participa da tomada de notas.\n\nO consentimento pode ser [registrado e datado](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fpt\u002Fseguranca\u002Fcertificacoes-auditorias-conformidade-regulatoria\u002Ffaq-conformidade-soberania\u002F) para comprovação se necessário. Configurações podem variar por equipe ou país.\n\nOs direitos de acesso são configuráveis: apenas colaboradores autorizados podem ver os resumos.\n\n## Como é um resumo de entrevista?\n\nO documento reúne síntese da entrevista, critérios de avaliação e recomendações. Pode ser revisado, corrigido e validado antes de ser compartilhado.\n\n## Dados de RH hospedados na França\n\nOs dados dos candidatos são hospedados na França em uma [infraestrutura segura](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fpt\u002Fseguranca\u002Fcertificacoes-auditorias-conformidade-regulatoria\u002F).\n\nAs comunicações são criptografadas durante transmissão e armazenamento.\n\nO processamento ocorre em infraestrutura Azure França, ambiente fechado.\n\nEntrevistas gravadas nunca são usadas para treinar modelos de inteligência artificial.\n\n**[Agende uma demo para sua equipe de recrutamento](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)**\n","2026-08-07T15:27:52.674Z","2026-08-18T10:09:55.114Z","2026-08-18T10:09:55.230Z",{"id":285,"documentId":286,"metaTitle":287,"metaDescription":288,"slug":289,"heroTitle":290,"heroUnderTitle":291,"heroUnderTitle2":69,"heroUnderTitle3":69,"heroCTA":292,"heroVideoUrl":69,"blog":293,"createdAt":294,"updatedAt":295,"publishedAt":296,"locale":81,"__type":151},23365,"qbg048x7ymuva163cya2t3wy","Recording a Construction Meeting: RGp","On-site with multiple companies and arrivals during visits. Oral info, legal basis per participant, retention until project completion.","\u002Fen\u002Fsecurity\u002Fcertifications-audits-compliance\u002Frecord-a-construction-site-meeting-gdpr\u002F","Recording a Construction Meeting: What Are the RGPD Rules?","On-site with participants from several companies and arrivals during the visit.","Try for free","Do you record your construction site visits to send the report the same day? It's possible, but a construction meeting has three unique aspects: it takes place on-site, involves participants from multiple companies, and often happens standing up.\n\n**None of these three situations fall under the same rules as an internal video conference.**\n\n## Can you record a construction meeting?\n\n**Yes, but not without regulating the processing.**\n\nA construction report names companies, managers, and assigned delays. It thus constitutes personal data processing under the RGPD.\n\nYou must especially:\n\n* inform attendees orally;\n* obtain consent from participants who are not your employees;\n* determine your legal basis;\n* define the purpose of the recording;\n* limit retention duration;\n* plan for people arriving during the visit.\n\nRecording without attendees' knowledge also violates the Penal Code, which punishes \"up to one year imprisonment and €45,000 fine for intentionally infringing on someone's privacy by capturing, recording, or transmitting, without consent, private or confidential speech\" (article 226-1).\n\n### Is a construction recording personal data?\n\n**Yes.**\n\nThe RGPD defines personal data as \"any information relating to an identified or identifiable natural person\" (article 4, point 1).\n\nOn a site, the report assigns reservations and responsibilities to named individuals. The common framework is detailed on the [recording a professional meeting](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-une-reunion-professionnelle-rgpd\u002F) page.\n\nTranscription and reporting are also concerned.\n\n### Why is a construction meeting different?\n\n**For three reasons.**\n\nParticipants come from different companies, preventing a single legal basis as in [a steering committee](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-comite-de-pilotage-rgpd\u002F). No assistant is visible since there is no screen, aligning with [in-person rules](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-une-reunion-en-presentiel-rgpd\u002F). The report serves as a reference in case of disputes, affecting its value and retention.\n\nYou also perform several successive processes:\n\n**record on-site → upload → transcribe → draft → share with companies → retain.**\n\n### What data is recorded?\n\nDepending on the tool, you may keep:\n\n* site audio;\n* transcription;\n* participants' names and companies;\n* visit date;\n* report;\n* noted reservations;\n* actions and deadlines.\n\nSite audio also captures ambient noise and unrelated conversations.\n\n---\n\n## Must participants be informed before recording?\n\n**Yes.**\n\nInformation must be given **before or when data is collected**. The text requires it \"at the time the data is obtained\" (RGPD, article 13, paragraph 1).\n\nOn-site, this is done aloud when the group gathers.\n\n### What should you say?\n\nThe CNIL states individuals \"must be informed of the system's existence; the data controller's identity; the purposes pursued.\"\n\nYou should clearly explain:\n\n**who records → why → who receives the report → how long it is kept.**\n\n### How to inform on a site with people coming and going?\n\n**This is the challenge unique to this meeting type.**\n\nParticipants arrive progressively, leave early, and not all are present at the announcement.\n\nTwo methods can supplement oral notice:\n\n* mention in the invitation;\n* reminder in the previous visit's report.\n\n### Should you specify that an AI drafts the report?\n\n**Yes.**\n\nAudio recording and subsequent AI processing are distinct operations.\n\nThe European AI regulation states \"providers must ensure AI systems interacting directly with individuals inform them they are interacting with AI\" (article 50, paragraph 1). These rules apply since August 2, 2026, targeting providers; your obligation to inform comes from RGPD and CNIL guidance.\n\nYou might say:\n\n> \"The visit is recorded via my phone, and an AI assistant automatically drafts the report.\"\n\n### What if someone joins mid-visit?\n\n**Inform them before they speak.**\n\nOn-site, this is more rule than exception.\n\n---\n\n## What legal basis to use for recording a site visit?\n\n**Two legal bases can coexist on the same site.**\n\nYour employees and external companies rely on different grounds.\n\n### Can legitimate interest be used?\n\n**Yes, for your own employees.**\n\nArticle 6 of RGPD allows processing \"necessary for legitimate interests pursued by the controller or a third party, unless overridden by fundamental rights\" (paragraph 1, point f).\n\nYou must conduct a **balancing test** and inform individuals.\n\n### Can consent be used?\n\n**Yes, and it applies to external companies.**\n\nWorkers and managers from other companies are not your employees. Their consent is requested, as in [a commercial meeting](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-rendez-vous-commercial-rgpd\u002F).\n\n### Should this be in contract documents?\n\n**Yes, it's the simplest way to handle it once and for all.**\n\nIncluding recording terms in contracts avoids repeated consent requests for each new company.\n\n### What purpose to specify?\n\n**Producing the visit report with reservations, decisions, and actions.**\n\nThis precise purpose justifies recording and limits usage.\n\n### Can a participant refuse?\n\n**Yes, under RGPD conditions.**\n\nYou then pause recording during their participation or for the entire visit.\n\n---\n\n## How long to keep a visit recording?\n\n**Only as long as necessary for the purpose.**\n\nRGPD requires data \"kept in identifiable form no longer than necessary for processing purposes\" (article 5, paragraph 1, point e).\n\nOn-site audio and reports have different useful lifespans.\n\n### How long keep audio?\n\nFor work call recordings, CNIL states \"recordings may be kept up to six months max.\"\n\nOnce the report is shared and uncontested, audio generally loses routine use.\n\n### Does the report require longer retention?\n\n**Likely, as it serves as a reference in disputes.**\n\nCNIL notes \"analysis documents may be kept up to one year.\" Longer retention must be justified.\n\n### What about at project completion?\n\n**This is the natural time to delete audio recordings.**\n\nAn effective policy should be:\n\n**visit → report shared → project completion → audio deletion.**\n\n### What about files remaining on phones?\n\nOn-site recordings often remain on devices after upload. Both copies follow the same rule.\n\n---\n\n## Who can access visit recordings?\n\n**Only those involved in follow-up.**\n\nParticipants, project owner, and those managing the file.\n\n### Who can access audio, transcription, and report?\n\nThe three files serve different needs.\n\nFor example:\n\n* share report with all companies;\n* restrict transcription access;\n* keep audio only if justified.\n\nSite audio deserves the strictest access.\n\n### Report circulates among companies\n\nEach applies its own rules; your retention period doesn't bind theirs.\n\n### Should data be encrypted?\n\n**Security must match risk.**\n\nRGPD requires \"appropriate technical and organizational measures to ensure security, including pseudonymization and encryption\" (article 32, paragraph 1).\n\n---\n\n## What rights do participants have?\n\nRecorded persons have RGPD rights.\n\n### Can they request access?\n\n**Yes.**\n\nThey \"have the right to obtain confirmation from the controller whether personal data concerning them is processed\" (article 15, paragraph 1). This covers audio, transcription, and reports.\n\n### Can they request correction?\n\n**Yes, with concrete effects on-site.**\n\nThey \"have the right to obtain correction of inaccurate personal data\" (article 16).\n\nMisassigned reservations can be corrected.\n\nAI may mis-transcribe:\n\n* company name;\n* lot;\n* reservation;\n* deadline;\n* speaker identity.\n\n### Can they request deletion?\n\n**Yes, under RGPD conditions.**\n\nThey \"have the right to obtain deletion of personal data\" (article 17, paragraph 1).\n\n### Can they object to recording?\n\n**Yes, under RGPD conditions.**\n\nThey \"have the right to object at any time to processing based on article 6(1)(e) or (f)\" (article 21, paragraph 1).\n\n### How quickly must you respond?\n\n**Generally within one month.**\n\nThe controller must respond \"without undue delay and at latest within one month\" (article 12, paragraph 3).\n\n---\n\n## Obligations when AI takes notes on-site\n\nAI adds processing beyond recording.\n\nProcess summary:\n\n**site audio → upload → transcription → analysis → visit report.**\n\n### What does AI do?\n\nIt can:\n\n* transcribe exchanges;\n* identify participants;\n* note reservations;\n* extract decisions;\n* produce report;\n* organize deadlines.\n\n### Is on-site audio quality reliable for transcription?\n\n**On-site capture conditions are poorer than in rooms.**\n\nAmbient noise and movement degrade capture, making report review more necessary.\n\n### Where is data stored?\n\nAsk your provider.\n\nLeexi stores recordings, transcriptions, and reports in Paris region on AWS. Above a license volume, Scaleway hosting is optional.\n\n### Is a DPA needed with the provider?\n\n**Yes, when the provider acts as a processor.**\n\nArticle 28 requires a contract defining processing scope, duration, nature, purpose, data types, categories, and obligations.\n\nLeexi uses OpenAI's language model executed via Azure France in a closed circuit. Terms are defined in the [AI note-taking tool glossary](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fen\u002Fsecurity\u002Fcertifications-audits-compliance\u002Fglossary-ai-note-taking-tool\u002F).\n\n### Does AI use your recordings to train models?\n\n**Depends on the provider.**\n\nLeexi does not use conversations to train models on any accounts.\n\n---\n\n## How to announce recording on-site?\n\nUse simple, clear wording.\n\n### At gathering, before visit\n\n> \"Before we start: I record via my phone and an AI assistant drafts the report with reservations and actions. It will be sent to all. If anyone objects, please say now.\"\n\n### For a first-time company\n\n> \"Please note construction meetings are recorded and reports shared among all companies. Let me know if this is an issue.\"\n\n### For someone arriving mid-visit\n\n> \"I inform you before you speak: the visit is recorded for the report.\"\n\n---\n\n## Mistakes to avoid\n\n### 1. Only informing at visit start\n\nSome arrive after the start on-site.\n\n### 2. Applying legitimate interest to external companies\n\nIt covers only your employees.\n\n### 3. Relying on transcription without review\n\nOn-site capture conditions degrade results; misassigned reservations have consequences.\n\n### 4. Keeping audio after project completion\n\nThe report suffices once the file is closed.\n\n### 5. Leaving recording on phone\n\nOn-site recordings often remain on devices after upload.\n\n### 6. Neglecting export quality\n\nConstruction reports are printed, sent, attached. Broken tables in word processors cause real issues.\n\n---\n\n## How to record a site visit with Leexi?\n\nOnce RGPD framework is set, use involves few steps.\n\n### 1. Start recording\n\nCan be started from mobile app, no on-site hardware needed.\n\n### 2. Upload recording\n\nAfter visit, recording uploads to your online account.\n\n### 3. Generate visit report\n\nCreate a report template tailored to construction visits with needed sections.\n\n### 4. Review before sharing\n\nReview and correct report before sharing, especially important with on-site capture.\n\n### 5. Control data\n\nLeexi indicates Paris region hosting, Scaleway option, Azure France closed circuit execution, data encryption in transit and at rest, and no training on your conversations.\n\n---\n\n## What difficulties do users really face?\n\nLegal questions aren't the only practical challenges.\n\nAmong **1,141 support tickets from Jan to June 2026**, **1 explicitly concerns a construction meeting**. It relates not to recording or transcription but formatting: tables break when opening in word processors.\n\nDetails are instructive. Construction reports are exported, sent, printed, attached—not just online.\n\nIssues with on-site recording mirror those in-room, as the channel is the same. Among **27 tickets on in-person recording**, mobile app upload is the main reason.\n\nThis offers another perspective:\n\n**the question isn't just \"Can I record?\"**\n\nYou must also know:\n\n**if recording uploads → if report exports properly → who receives it → how long it's kept.**\n\n---\n\n## Key takeaways for recording a construction meeting\n\nBefore recording a visit, check these six points:\n\n* **Information**: Are attendees informed, including late arrivals?\n* **Legal basis**: Have you distinguished employees from external companies?\n* **Contract**: Is recording included in contract documents?\n* **Review**: Is the report reviewed before sharing?\n* **Retention**: Is audio deleted at project completion, both on account and phone?\n* **Export**: Does the report open correctly in recipients' tools?\n\nIf AI is involved, add a seventh:\n\n**Do participants know an AI system processes the recording to produce the report?**\n\n## FAQ\n\n### Is recording a construction meeting legal?\n\nYes, provided attendees are informed, an appropriate legal basis is used, and retention periods set.\n\n### Is consent needed from all companies present?\n\nConsent is required from non-employees. Including it in contracts avoids repeated requests.\n\n### How to inform late arrivals?\n\nOrally, before they speak. This is common on-site.\n\n### Is special equipment needed on-site?\n\nNo. A smartphone with the app suffices, no hardware installation.\n\n### Does site noise degrade the report?\n\nOn-site capture is poorer than in rooms. Review and correction are advised.\n\n### How long keep visit recordings?\n\nDepends on purpose. CNIL allows up to six months for work call recordings, up to one year for analysis documents.\n\n### Can a company request deletion of its data?\n\nYes, under RGPD erasure rights.\n\n---\n\n## Summary\n\n**Recording a construction meeting is possible.**\n\nBut the right approach isn't just asking:\n\n> \"Can I record?\"\n\nYou must verify the entire chain to the final document:\n\n**inform on-site → record → upload → review → share → delete audio at completion.**\n\nThis full chain must be governed by your data protection policy.\n\n**Want same-day reports for your site visits?** [Try Leexi on your next visit](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)\n\n## Sources\n\nPrimary sources reviewed August 22, 2026.\n\n* RGPD articles 4,5,6,7,12,13,15,16,17,21,28,32\n* Penal Code article 226-1\n* CNIL, Listening and recording calls at work\n* European AI regulation article 50\n\n*This page outlines the applicable framework. It is not legal advice.*\n","2026-08-24T10:41:39.128Z","2026-08-24T10:41:53.119Z","2026-08-24T12:20:38.125Z",{"id":298,"documentId":286,"metaTitle":299,"metaDescription":300,"slug":301,"heroTitle":302,"heroUnderTitle":303,"heroUnderTitle2":69,"heroUnderTitle3":69,"heroCTA":304,"heroVideoUrl":69,"blog":305,"createdAt":306,"updatedAt":307,"publishedAt":308,"locale":90,"__type":151},23369,"Registrare riunione cantiere: regole ","In cantiere con diverse aziende e arrivi durante la visita. Informazione orale, base legale per partecipante, conservazione fino alla consegna.","\u002Fit\u002Fsicurezza\u002Fcertificazioni-audit-conformita-normativa\u002Fregistrare-una-riunione-di-cantiere-gdpr\u002F","Registrare una riunione di cantiere: quali regole RGPD?","In cantiere, con partecipanti di più aziende e arrivi durante la visita.","Prova gratuitamente","Registrate le vostre visite in cantiere per inviare il verbale lo stesso giorno? È possibile, ma una riunione di cantiere ha tre particolarità: si svolge in cantiere, con partecipanti di diverse aziende, spesso in piedi.\n\n**Nessuna di queste situazioni segue lo stesso regime di una videoconferenza interna.**\n\n## È possibile registrare una riunione di cantiere?\n\n**Sì, ma non senza regolare il trattamento.**\n\nUn verbale di cantiere nomina aziende, responsabili e ritardi attribuiti. È quindi un trattamento di dati personali secondo il RGPD.\n\nDovete in particolare:\n\n* informare oralmente i presenti;\n* chiedere il consenso ai partecipanti non vostri dipendenti;\n* definire la base legale;\n* specificare la finalità della registrazione;\n* limitare la durata della conservazione;\n* prevedere il caso di chi arriva durante la visita.\n\nRegistrare senza consenso è reato secondo il Codice penale, che punisce con un anno di carcere e 45.000 euro di multa chi, con qualsiasi mezzo, viola la privacy altrui registrando senza consenso (articolo 226-1).\n\n### La registrazione di cantiere è un dato personale?\n\n**Sì.**\n\nIl RGPD definisce dato personale qualsiasi informazione relativa a persona identificata o identificabile (articolo 4, punto 1).\n\nIn cantiere, il verbale assegna riserve e responsabilità a persone nominate. Il quadro comune è dettagliato nella pagina [enregistrer une réunion professionnelle](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-une-reunion-professionnelle-rgpd\u002F).\n\nAnche trascrizione e verbale sono interessati.\n\n### Perché il cantiere non è una riunione come le altre?\n\n**Per tre motivi.**\n\nI partecipanti provengono da aziende diverse, quindi non si può usare una base legale unica come in un [comitato di pilotaggio](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-comite-de-pilotage-rgpd\u002F). Nessuno vede un assistente, poiché non c’è schermo, come nelle [regole del presenziale](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-une-reunion-en-presentiel-rgpd\u002F). Il verbale serve come riferimento in caso di disaccordo, influenzandone valore e durata.\n\nSi effettuano più trattamenti successivi:\n\n**registrazione in cantiere → upload → trascrizione → redazione → diffusione alle aziende → conservazione.**\n\n### Quali dati vengono registrati?\n\nA seconda dello strumento, potete conservare:\n\n* audio del cantiere;\n* trascrizione;\n* nomi dei partecipanti e azienda;\n* data della visita;\n* verbale;\n* riserve rilevate;\n* azioni e scadenze.\n\nL’audio cattura anche rumori ambientali e conversazioni non relative alla riunione.\n\n---\n\n## Bisogna avvisare i partecipanti prima di registrare?\n\n**Sì.**\n\nL’informazione deve avvenire **prima o al momento della raccolta dei dati** (RGPD, articolo 13, paragrafo 1).\n\nIn cantiere, si comunica a voce alta quando il gruppo è riunito.\n\n### Cosa dire?\n\nLa CNIL indica che i soggetti devono essere informati dell’esistenza del dispositivo, dell’identità del responsabile del trattamento e delle finalità.\n\nDovete spiegare chiaramente:\n\n**chi registra → perché → chi riceverà il verbale → durata conservazione.**\n\n### Come informare in un cantiere con arrivi e partenze?\n\n**È la difficoltà tipica di questo tipo di riunione.**\n\nI partecipanti arrivano e vanno via durante la visita, non tutti sono presenti all’annuncio.\n\nSi possono aggiungere all’annuncio orale:\n\n* menzione nella convocazione;\n* promemoria nel verbale della visita precedente.\n\n### Va detto che un’IA redige il verbale?\n\n**Sì.**\n\nRegistrazione audio e trattamento IA sono due operazioni distinte.\n\nIl regolamento europeo sull’intelligenza artificiale richiede che i sistemi IA che interagiscono con persone informino che si tratta di IA (articolo 50, paragrafo 1). Queste regole valgono dal 2 agosto 2026 e riguardano il fornitore; l’obbligo di informare deriva da RGPD e CNIL.\n\nPotete dire ad esempio:\n\n> «La visita è registrata dal mio telefono e un assistente IA redige automaticamente il verbale.»\n\n### Cosa fare se qualcuno arriva durante la visita?\n\n**Informarlo prima che prenda la parola.**\n\nIn cantiere è la regola, non l’eccezione.\n\n---\n\n## Quale base legale usare per registrare una visita in cantiere?\n\n**Possono coesistere due basi legali nello stesso sito.**\n\nI vostri dipendenti e le aziende esterne hanno basi diverse.\n\n### Si può usare l’interesse legittimo?\n\n**Sì, per i vostri dipendenti.**\n\nL’articolo 6 del RGPD autorizza il trattamento necessario per interessi legittimi del titolare, salvo prevalenza di diritti della persona (paragrafo 1, punto f).\n\nServe un **bilanciamento degli interessi** e informare le persone.\n\n### Si può usare il consenso?\n\n**Sì, per le aziende esterne.**\n\nCapicantiere e responsabili non sono vostri dipendenti. Il consenso si chiede come in un [appuntamento commerciale](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-rendez-vous-commercial-rgpd\u002F).\n\n### Va previsto nei documenti di gara?\n\n**È il modo più semplice per gestire la questione una volta per tutte.**\n\nInserire la registrazione nei documenti contrattuali evita di chiedere il consenso a ogni nuova azienda.\n\n### Quale finalità scegliere?\n\n**Produrre il verbale della visita con riserve, decisioni e azioni.**\n\nÈ una finalità precisa che giustifica la registrazione e ne limita l’uso.\n\n### Un partecipante può rifiutare?\n\n**Sì, secondo RGPD.**\n\nIn tal caso si interrompe la registrazione per la sua presenza o per tutta la visita.\n\n---\n\n## Quanto conservare la registrazione?\n\n**Solo per il tempo necessario alla finalità.**\n\nIl RGPD impone di conservare i dati solo per il tempo necessario (articolo 5, paragrafo 1, punto e).\n\nAudio e verbale hanno durate diverse.\n\n### Quanto conservare l’audio?\n\nPer ascolto e registrazione chiamate, la CNIL indica massimo sei mesi.\n\nDopo la diffusione e senza contestazioni, l’audio di solito non serve più.\n\n### Il verbale richiede più tempo?\n\n**Probabilmente sì, serve come riferimento in caso di disaccordo.**\n\nLa CNIL consente fino a un anno per documenti di analisi. Durate più lunghe devono essere giustificate.\n\n### Cosa fare alla consegna del cantiere?\n\n**È il momento per cancellare l’audio.**\n\nPolitica efficace:\n\n**visita → verbale diffuso → consegna → cancellazione audio.**\n\n### E il file sul telefono?\n\nLa registrazione resta spesso sul dispositivo dopo l’upload. Entrambe le copie seguono la stessa regola.\n\n---\n\n## Chi può accedere alla registrazione?\n\n**Solo chi segue il processo.**\n\nPartecipanti, committente e chi gestisce il dossier.\n\n### Chi può ascoltare audio, trascrizione e verbale?\n\nI tre file hanno usi diversi.\n\nPotete per esempio:\n\n* diffondere il verbale a tutte le aziende;\n* limitare l’accesso alla trascrizione;\n* conservare l’audio solo se giustificato.\n\nL’audio merita l’accesso più ristretto.\n\n### Il verbale circola tra aziende\n\nOgnuna lo usa secondo le proprie regole; la vostra conservazione non è vincolante per loro.\n\n### Va cifrato?\n\n**La sicurezza deve essere proporzionata al rischio.**\n\nIl RGPD richiede misure tecniche e organizzative adeguate, come pseudonimizzazione e cifratura (articolo 32, paragrafo 1).\n\n---\n\n## Quali diritti hanno i partecipanti?\n\nHanno i diritti previsti dal RGPD.\n\n### Possono chiedere accesso ai dati?\n\n**Sì.**\n\nPossono ottenere conferma se i dati personali li riguardano (articolo 15).\n\n### Possono chiedere rettifica?\n\n**Sì, con effetti concreti in cantiere.**\n\nPossono correggere dati inesatti (articolo 16).\n\nUna riserva attribuita male si corregge così.\n\nL’IA può trascrivere male nomi, lotti, riserve, scadenze o identità.\n\n### Possono chiedere cancellazione?\n\n**Sì, secondo RGPD.**\n\nPossono chiedere cancellazione tempestiva (articolo 17).\n\n### Possono opporsi alla registrazione?\n\n**Sì, secondo RGPD.**\n\nPossono opporsi per motivi personali al trattamento basato su interesse legittimo (articolo 21).\n\n### Entro quando rispondere?\n\n**Di norma entro un mese.**\n\nIl titolare risponde entro un mese dalla richiesta (articolo 12).\n\n---\n\n## Quali obblighi quando l’IA prende appunti in cantiere?\n\nL’IA aggiunge un trattamento alla registrazione.\n\nFunzionamento:\n\n**audio → upload → trascrizione → analisi → verbale.**\n\n### Cosa fa l’IA?\n\nPuò:\n\n* trascrivere;\n* identificare partecipanti;\n* rilevare riserve;\n* estrarre decisioni;\n* produrre verbale;\n* organizzare scadenze.\n\n### La qualità audio permette trascrizione affidabile?\n\n**La captazione in cantiere è più difficile.**\n\nRumore e spostamenti peggiorano la qualità, rendendo necessaria la revisione del verbale.\n\n### Dove sono archiviati i dati?\n\nDomanda importante al fornitore.\n\nLeexi conserva registrazioni, trascrizioni e verbali nella regione Parigi su AWS; per grandi volumi è possibile Scaleway.\n\n### Serve un DPA con il fornitore?\n\n**Sì, se il fornitore è subappaltatore.**\n\nL’articolo 28 richiede contratto che definisca trattamento, durata, dati e obblighi.\n\nLeexi usa OpenAI per il modello linguistico, eseguito via Azure Francia in circuito chiuso. Termini nel [glossario dello strumento IA](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fit\u002Fsicurezza\u002Fcertificazioni-audit-conformita-normativa\u002Fglossario-strumento-di-prendere-appunti-ia\u002F).\n\n### L’IA usa le registrazioni per addestrarsi?\n\n**Dipende dal fornitore.**\n\nLeexi non usa conversazioni per addestrare modelli su nessun account.\n\n---\n\n## Come annunciare la registrazione in cantiere?\n\nFormulazione semplice e chiara.\n\n### All’assembramento, prima della visita\n\n> «Prima di iniziare: registro dal mio telefono e un assistente IA redige il verbale con riserve e azioni. Lo riceverete tutti. Se qualcuno si oppone, dica ora.»\n\n### Per un’azienda alla prima visita\n\n> «Le riunioni di cantiere sono registrate e il verbale circola tra tutte le aziende. Segnalate problemi.»\n\n### Per chi arriva durante la visita\n\n> «La visita è registrata per il verbale, vi avviso prima che parliate.»\n\n---\n\n## Errori da evitare\n\n### 1. Avvisare solo all’inizio\n\nIn cantiere alcuni arrivano dopo l’inizio.\n\n### 2. Usare interesse legittimo per aziende esterne\n\nCopre solo i vostri dipendenti.\n\n### 3. Fidarsi della trascrizione senza revisione\n\nLa qualità peggiora in cantiere; errori hanno conseguenze.\n\n### 4. Conservare audio dopo consegna\n\nIl verbale basta a chiusura.\n\n### 5. Lasciare registrazione sul telefono\n\nSpesso resta dopo upload.\n\n### 6. Trascurare qualità esportazione\n\nIl verbale è stampato, inviato, allegato. Tabelle rotte creano problemi.\n\n---\n\n## Come registrare una visita con Leexi?\n\nDopo aver definito il quadro RGPD, basta qualche passo.\n\n### 1. Avviare registrazione\n\nDa app mobile, senza installare nulla in cantiere.\n\n### 2. Caricare registrazione\n\nFinita la visita, si invia al vostro account online.\n\n### 3. Generare verbale\n\nPotete creare modello specifico per visite con sezioni necessarie.\n\n### 4. Revisionare prima di diffondere\n\nIl verbale si può correggere, importante per qualità in cantiere.\n\n### 5. Controllare dati\n\nLeexi indica hosting Parigi, opzione Scaleway, esecuzione modello via Azure Francia in circuito chiuso, cifratura dati in transito e a riposo, nessun addestramento su conversazioni.\n\n---\n\n## Quali difficoltà incontrano gli utenti?\n\nNon solo questioni legali.\n\nSu **1.141 ticket supporto tra gen e giu 2026**, **1 riguarda esplicitamente riunione di cantiere**. Non è su registrazione o trascrizione, ma formattazione: tabelle verbale si rompono in editor.\n\nDettaglio istruttivo: il verbale in cantiere non resta online, è esportato, inviato, stampato, allegato.\n\nDifficoltà registrazione in sala valgono anche per cantiere, stesso canale. Su **27 ticket** per registrazione in presenza, upload da app mobile è motivo principale.\n\nQuindi il problema non è solo «posso registrare?» ma:\n\n**registrazione → esportazione verbale → destinatari → durata conservazione.**\n\n---\n\n## Riassunto\n\nPrima di registrare una visita, verificate:\n\n* **Informazione**: presenti avvisati, anche chi arriva dopo?\n* **Base legale**: distinti dipendenti e aziende esterne?\n* **Contratto**: registrazione prevista nei documenti?\n* **Revisione**: verbale letto prima di diffondere?\n* **Conservazione**: audio cancellato a consegna, su account e telefono?\n* **Esportazione**: verbale si apre correttamente?\n\nSe interviene IA, aggiungete:\n\n**i partecipanti sanno che un sistema IA elabora la registrazione?**\n\n## Domande frequenti\n\n### È legale registrare una riunione di cantiere?\n\nSì, se informate, scegliete base legale adatta e fissate durata conservazione.\n\n### Serve consenso di tutte le aziende?\n\nSi chiede a chi non è vostro dipendente. Prevederlo nei documenti evita richieste continue.\n\n### Come avvisare chi arriva dopo?\n\nOralmente, prima che parli. Comune in cantiere.\n\n### Serve attrezzatura speciale?\n\nNo. Uno smartphone con app basta.\n\n### Il rumore peggiora il verbale?\n\nCondizioni in cantiere peggiori che in sala. Il verbale va rivisto.\n\n### Quanto conservare la registrazione?\n\nDipende dalla finalità. CNIL indica max sei mesi per audio chiamate, fino a un anno per analisi.\n\n### Un’azienda può chiedere cancellazione?\n\nSì, secondo diritto alla cancellazione RGPD.\n\n---\n\n## In sintesi\n\n**Registrare una riunione di cantiere è possibile.**\n\nMa non basta chiedersi:\n\n> «Posso registrare?»\n\nBisogna controllare tutta la catena fino al documento finale:\n\n**informare → registrare → caricare → revisionare → diffondere → cancellare audio.**\n\nQuesta catena va regolata dalla vostra politica dati.\n\n**Volete un verbale inviato il giorno stesso?** [Provate Leexi alla prossima visita](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)\n\n## Fonti\n\nTesti da fonti primarie al 22 agosto 2026.\n\n* RGPD, articoli 4, 5, 6, 7, 12, 13, 15, 16, 17, 21, 28, 32\n* Codice penale, articolo 226-1\n* CNIL, Ascolto e registrazione chiamate sul lavoro\n* Regolamento europeo IA, articolo 50\n\n*Questa pagina descrive il quadro applicabile. Non è un parere legale.*\n","2026-08-24T10:43:57.468Z","2026-08-24T10:44:17.939Z","2026-08-24T12:20:38.601Z",{"id":310,"documentId":286,"metaTitle":311,"metaDescription":312,"slug":313,"heroTitle":314,"heroUnderTitle":315,"heroUnderTitle2":69,"heroUnderTitle3":69,"heroCTA":316,"heroVideoUrl":69,"blog":317,"createdAt":318,"updatedAt":319,"publishedAt":320,"locale":78,"__type":151},23366,"Enregistrer une réunion de chantier : les règles RGPD","Sur site, avec des entreprises différentes et des arrivées en cours de visite. Information orale, base légale par intervenant, conservation jusqu'à la réception.","\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-une-reunion-de-chantier-rgpd\u002F","Enregistrer une réunion de chantier : quelles règles RGPD ?","Sur site, avec des intervenants de plusieurs entreprises, et des arrivées en cours de visite.","Essayer gratuitement","Vous enregistrez vos visites de chantier pour envoyer le compte rendu le jour même ? C'est possible, mais une réunion de chantier cumule trois particularités : elle se tient sur site, avec des intervenants de plusieurs entreprises, et souvent debout.\n\n**Aucune de ces trois situations ne relève du même régime qu'une visioconférence interne.**\n\n## Peut-on enregistrer une réunion de chantier ?\n\n**Oui, mais pas sans encadrer le traitement.**\n\nUn compte rendu de chantier nomme les entreprises, les responsables et les retards qui leur sont attribués. Il constitue donc un traitement de données personnelles au sens du RGPD.\n\nVous devez notamment :\n\n* informer à l'oral les personnes présentes ;\n* demander l'accord des intervenants qui ne sont pas vos salariés ;\n* déterminer votre base légale ;\n* définir la finalité de l'enregistrement ;\n* limiter la durée de conservation ;\n* prévoir le cas des personnes qui arrivent en cours de visite.\n\nEnregistrer à l'insu des personnes présentes relève par ailleurs du Code pénal, qui punit « d'un an d'emprisonnement et de 45 000 euros d'amende le fait, au moyen d'un procédé quelconque, volontairement de porter atteinte à l'intimité de la vie privée d'autrui : 1° En captant, enregistrant ou transmettant, sans le consentement de leur auteur, des paroles prononcées à titre privé ou confidentiel » (article 226-1).\n\n### Un enregistrement de chantier est-il une donnée personnelle ?\n\n**Oui.**\n\nLe RGPD définit une donnée personnelle comme « toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable » (article 4, point 1).\n\nSur un chantier, le compte rendu attribue des réserves et des responsabilités à des personnes nommées. Le cadre commun est détaillé sur la page [enregistrer une réunion professionnelle](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-une-reunion-professionnelle-rgpd\u002F).\n\nLa transcription et le compte rendu sont également concernés.\n\n### Pourquoi le chantier n'est-il pas une réunion comme les autres ?\n\n**Pour trois raisons.**\n\nLes intervenants viennent d'entreprises différentes, ce qui empêche de retenir une base légale unique, comme sur [un comité de pilotage](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-comite-de-pilotage-rgpd\u002F). Personne ne voit d'assistant, puisqu'il n'y a pas d'écran, ce qui rejoint [les règles du présentiel](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-une-reunion-en-presentiel-rgpd\u002F). Et le compte rendu sert de référence en cas de désaccord, ce qui change sa valeur et sa durée de conservation.\n\nVous effectuez par ailleurs plusieurs traitements successifs :\n\n**enregistrer sur site → téléverser → transcrire → rédiger → diffuser aux entreprises → conserver.**\n\n### Quelles données sont enregistrées ?\n\nSelon l'outil utilisé, vous pouvez conserver :\n\n* l'audio du site ;\n* la transcription ;\n* le nom des intervenants et leur entreprise ;\n* la date de la visite ;\n* le compte rendu ;\n* les réserves relevées ;\n* les actions et leurs échéances.\n\nL'audio d'un site capte aussi le bruit ambiant et les conversations qui n'ont rien à voir avec la réunion.\n\n---\n\n## Faut-il prévenir les intervenants avant d'enregistrer ?\n\n**Oui.**\n\nL'information doit intervenir **avant ou au moment où les données sont collectées**. Le texte demande qu'elle soit fournie « au moment où les données en question sont obtenues » (RGPD, article 13, paragraphe 1).\n\nSur un chantier, elle se donne à voix haute, au moment où le groupe est rassemblé.\n\n### Que faut-il leur dire ?\n\nLa CNIL indique que les personnes concernées « doivent être notamment informés : de l'existence du dispositif ; de l'identité du responsable de traitement ; des finalités poursuivies ».\n\nVous devez donc pouvoir expliquer simplement :\n\n**qui enregistre → pourquoi → qui recevra le compte rendu → combien de temps il est conservé.**\n\n### Comment informer sur un site où les gens vont et viennent ?\n\n**C'est la difficulté propre à ce type de réunion.**\n\nLes intervenants arrivent au fur et à mesure, repartent avant la fin, et ne sont pas tous présents au moment de l'annonce.\n\nDeux moyens peuvent s'ajouter à l'annonce orale :\n\n* la mention dans la convocation ;\n* un rappel dans le compte rendu de la visite précédente.\n\n### Faut-il préciser qu'une IA rédige le compte rendu ?\n\n**Oui.**\n\nL'enregistrement audio et le traitement effectué ensuite par l'IA sont deux opérations qu'il est utile de distinguer.\n\nLe règlement européen sur l'intelligence artificielle prévoit que « les fournisseurs veillent à ce que les systèmes d'IA destinés à interagir directement avec des personnes physiques soient conçus et développés de manière à ce que les personnes physiques concernées soient informées qu'elles interagissent avec un système d'IA » (article 50, paragraphe 1). Ces obligations s'appliquent depuis le 2 août 2026, et elles visent le fournisseur du système ; votre obligation d'informer vient du RGPD et de la doctrine de la CNIL.\n\nVous pouvez par exemple annoncer :\n\n> « La visite est enregistrée depuis mon téléphone et un assistant IA en rédige automatiquement le compte rendu. »\n\n### Que faire quand une personne rejoint la visite en cours ?\n\n**Vous l'informez avant qu'elle ne prenne la parole.**\n\nSur un chantier, c'est la règle plutôt que l'exception.\n\n---\n\n## Quelle base légale utiliser pour enregistrer une visite de chantier ?\n\n**Deux bases légales peuvent coexister sur le même site.**\n\nVos salariés et les entreprises intervenantes ne relèvent pas du même fondement.\n\n### Peut-on utiliser l'intérêt légitime ?\n\n**Oui, pour vos propres salariés.**\n\nL'article 6 du RGPD autorise un traitement « nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le responsable du traitement ou par un tiers, à moins que ne prévalent les intérêts ou les libertés et droits fondamentaux de la personne concernée » (paragraphe 1, point f).\n\nVous devez donc notamment réaliser un **test de balance des intérêts** et informer les personnes.\n\n### Peut-on utiliser le consentement ?\n\n**Oui, et c'est la voie qui s'applique aux entreprises intervenantes.**\n\nLes compagnons, chefs d'équipe et responsables des autres entreprises ne sont pas vos salariés. Leur accord se demande, dans les mêmes conditions que sur [un rendez-vous commercial](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-rendez-vous-commercial-rgpd\u002F).\n\n### Faut-il le prévoir dans les pièces du marché ?\n\n**C'est le moyen le plus simple de traiter la question une fois pour toutes.**\n\nUn point sur l'enregistrement des réunions de chantier dans les documents contractuels évite de redemander l'accord à chaque nouvelle entreprise qui intervient.\n\n### Quelle finalité retenir ?\n\n**Produire le compte rendu de visite, avec les réserves, les décisions et les actions.**\n\nC'est une finalité précise, qui justifie l'enregistrement et qui borne son usage.\n\n### Un intervenant peut-il refuser ?\n\n**Oui, dans les conditions prévues par le RGPD.**\n\nVous coupez alors l'enregistrement pour la durée de son intervention, ou pour toute la visite.\n\n---\n\n## Combien de temps conserver l'enregistrement d'une visite ?\n\n**Aussi longtemps que nécessaire à la finalité poursuivie, et pas davantage.**\n\nLe RGPD impose des données « conservées sous une forme permettant l'identification des personnes concernées pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées » (article 5, paragraphe 1, point e).\n\nSur un chantier, l'audio et le compte rendu n'ont pas la même durée de vie utile.\n\n### Combien de temps conserver l'audio ?\n\nPour l'écoute et l'enregistrement des appels au travail, la CNIL indique que « les enregistrements peuvent être conservés jusqu'à six mois au maximum ».\n\nUne fois le compte rendu diffusé et non contesté, l'audio n'a en général plus d'usage courant.\n\n### Le compte rendu appelle-t-il une durée plus longue ?\n\n**C'est probable, parce qu'il sert de référence en cas de désaccord sur une réserve ou un délai.**\n\nLa CNIL indique que « les documents d'analyse peuvent quant à eux être conservés jusqu'à un an ». Une durée plus longue doit être écrite et justifiée par cette finalité.\n\n### Que faire à la réception du chantier ?\n\n**C'est le moment naturel pour appliquer la règle de suppression aux enregistrements audio.**\n\nUne politique efficace doit prévoir :\n\n**visite → compte rendu diffusé → réception du chantier → suppression de l'audio.**\n\n### Que faire du fichier resté sur le téléphone ?\n\nUn enregistrement fait sur site reste souvent sur l'appareil après le téléversement. Les deux copies suivent la même règle.\n\n---\n\n## Qui peut accéder à l'enregistrement d'une visite ?\n\n**Uniquement les personnes concernées par le suivi.**\n\nLes participants, le maître d'ouvrage, et les personnes qui reprennent le dossier.\n\n### Qui peut consulter l'audio, la transcription et le compte rendu ?\n\nLes trois fichiers ne répondent pas forcément au même besoin.\n\nVous pouvez par exemple :\n\n* diffuser le compte rendu à toutes les entreprises ;\n* limiter l'accès à la transcription ;\n* conserver l'audio pour les besoins réellement justifiés.\n\nL'audio d'un site mérite l'accès le plus restreint des trois.\n\n### Le compte rendu circule entre plusieurs entreprises\n\nChacune l'applique ensuite selon ses propres règles, et votre durée de conservation ne s'impose pas aux leurs.\n\n### Faut-il chiffrer les données ?\n\n**La sécurité doit être adaptée au risque.**\n\nLe RGPD demande des « mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque, y compris entre autres, selon les besoins : a) la pseudonymisation et le chiffrement des données à caractère personnel » (article 32, paragraphe 1).\n\n---\n\n## Quels sont les droits des intervenants ?\n\nLes personnes enregistrées disposent des droits prévus par le RGPD.\n\n### Peuvent-elles demander l'accès à leurs données ?\n\n**Oui.**\n\nLa personne concernée « a le droit d'obtenir du responsable du traitement la confirmation que des données à caractère personnel la concernant sont ou ne sont pas traitées » (RGPD, article 15, paragraphe 1). Cela peut concerner l'audio, la transcription et le compte rendu.\n\n### Peuvent-elles demander une rectification ?\n\n**Oui, et cela a des conséquences concrètes sur un chantier.**\n\nLa personne concernée « a le droit d'obtenir du responsable du traitement, dans les meilleurs délais, la rectification des données à caractère personnel la concernant qui sont inexactes » (RGPD, article 16).\n\nUne réserve attribuée à la mauvaise entreprise se corrige à ce titre.\n\nUne IA peut mal retranscrire :\n\n* un nom d'entreprise ;\n* un lot ;\n* une réserve ;\n* une échéance ;\n* l'identité de la personne qui a parlé.\n\n### Peuvent-elles demander l'effacement ?\n\n**Oui, dans les conditions prévues par le RGPD.**\n\nLa personne concernée « a le droit d'obtenir du responsable du traitement l'effacement, dans les meilleurs délais, de données à caractère personnel la concernant » (RGPD, article 17, paragraphe 1).\n\n### Peuvent-elles s'opposer à l'enregistrement ?\n\n**Oui, dans les conditions prévues par le RGPD.**\n\nLa personne concernée « a le droit de s'opposer à tout moment, pour des raisons tenant à sa situation particulière, à un traitement des données à caractère personnel la concernant fondé sur l'article 6, paragraphe 1, point e) ou f) » (RGPD, article 21, paragraphe 1).\n\n### Dans quel délai devez-vous répondre ?\n\n**En principe, dans un délai d'un mois.** Le responsable du traitement répond « dans les meilleurs délais et en tout état de cause dans un délai d'un mois à compter de la réception de la demande » (RGPD, article 12, paragraphe 3).\n\n---\n\n## Quelles obligations lorsque l'IA prend les notes sur site ?\n\nL'IA ajoute un traitement au simple enregistrement.\n\nLe fonctionnement peut être résumé ainsi :\n\n**audio du site → téléversement → transcription → analyse → compte rendu de visite.**\n\n### Que fait concrètement l'IA ?\n\nElle peut :\n\n* transcrire les échanges ;\n* identifier les intervenants ;\n* relever les réserves ;\n* extraire les décisions ;\n* produire un compte rendu ;\n* organiser les échéances.\n\n### La qualité audio d'un chantier permet-elle une transcription fiable ?\n\n**Les conditions de captation sur site sont moins bonnes qu'en salle.**\n\nLe bruit ambiant et les déplacements dégradent la captation, ce qui rend la relecture du compte rendu plus nécessaire qu'ailleurs.\n\n### Où sont stockées les données ?\n\nC'est l'une des premières questions à poser à votre fournisseur.\n\nChez Leexi, les enregistrements, transcriptions et comptes rendus restent en région Paris, sur AWS. Au-delà d'un certain volume de licences, un hébergement chez Scaleway peut être choisi.\n\n### Faut-il un DPA avec le fournisseur ?\n\n**Oui, lorsque le fournisseur agit comme sous-traitant.**\n\nL'article 28 du RGPD prévoit que « le traitement par un sous-traitant est régi par un contrat ou un autre acte juridique […] qui lie le sous-traitant à l'égard du responsable du traitement, définit l'objet et la durée du traitement, la nature et la finalité du traitement, le type de données à caractère personnel et les catégories de personnes concernées, et les obligations et les droits du responsable du traitement » (paragraphe 3).\n\nDans le cas de Leexi, OpenAI fournit le modèle de langage et Leexi l'exécute via Azure France, en circuit fermé. Les termes employés ici sont définis dans le [glossaire de l'outil de prise de notes IA](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fglossaire-outil-de-prise-de-notes-ia\u002F).\n\n### L'IA utilise-t-elle vos enregistrements pour entraîner ses modèles ?\n\n**Cela dépend du fournisseur.**\n\nChez Leexi, les conversations n'entraînent aucun modèle, sur tous les comptes.\n\n---\n\n## Comment annoncer l'enregistrement sur un chantier ?\n\nVous pouvez utiliser une formulation simple et précise.\n\n### Au rassemblement, avant la visite\n\n> « Avant qu'on commence la visite : j'enregistre depuis mon téléphone et un assistant IA rédige le compte rendu, avec les réserves et les actions. Il vous sera envoyé à tous. Si quelqu'un s'y oppose, dites-le maintenant. »\n\n### Pour une entreprise qui intervient pour la première fois\n\n> « Je vous précise que les réunions de chantier sont enregistrées et que le compte rendu circule entre toutes les entreprises. Dites-moi si ça pose un problème de votre côté. »\n\n### Pour une personne qui arrive en cours de visite\n\n> « Je vous préviens avant que vous ne preniez la parole : la visite est enregistrée pour le compte rendu. »\n\n---\n\n## Quelles sont les erreurs à éviter ?\n\n### 1. Ne prévenir qu'au début de la visite\n\nSur un chantier, une partie des personnes présentes arrive après le début.\n\n### 2. Appliquer l'intérêt légitime aux entreprises intervenantes\n\nIl ne couvre que vos propres salariés.\n\n### 3. Compter sur la transcription sans la relire\n\nLes conditions de captation d'un site dégradent le résultat, et une réserve mal attribuée a des conséquences.\n\n### 4. Conserver l'audio après la réception du chantier\n\nLe compte rendu suffit une fois le dossier clos.\n\n### 5. Laisser l'enregistrement sur le téléphone\n\nUn enregistrement fait sur site reste souvent sur l'appareil après le téléversement.\n\n### 6. Négliger la qualité de l'export\n\nLe compte rendu de chantier est imprimé, envoyé, joint à un dossier. Un tableau qui se casse à l'ouverture dans un traitement de texte pose un problème réel.\n\n---\n\n## Comment enregistrer une visite de chantier avec Leexi ?\n\nUne fois le cadre RGPD défini, l'utilisation de l'outil se résume à quelques étapes.\n\n### 1. Lancer l'enregistrement\n\nL'enregistrement peut être lancé depuis l'application mobile, sans matériel à installer sur site.\n\n### 2. Téléverser l'enregistrement\n\nUne fois la visite terminée, l'enregistrement est envoyé vers votre compte en ligne.\n\n### 3. Générer le compte rendu de visite\n\nVous pouvez créer un modèle de compte rendu propre aux visites de chantier, avec les sections que vos réunions appellent.\n\n### 4. Relire avant diffusion\n\nLe compte rendu peut être relu et corrigé avant d'être partagé, ce qui compte davantage quand la captation s'est faite sur site.\n\n### 5. Contrôler les données\n\nLeexi indique notamment un hébergement en région Paris, une option Scaleway, une exécution du modèle via Azure France en circuit fermé, le chiffrement des données en transit et au repos et l'absence d'entraînement sur vos conversations.\n\n---\n\n## Quelles difficultés rencontrent réellement les utilisateurs ?\n\nLes questions juridiques ne sont pas les seules difficultés rencontrées en pratique.\n\nSur **1 141 tickets de support reçus entre janvier et juin 2026**, **1 porte explicitement sur une réunion de chantier**. Il ne concerne ni l'enregistrement ni la transcription, mais la mise en forme : les tableaux du compte rendu se cassent à l'ouverture dans un traitement de texte.\n\nLe détail est instructif. Sur un chantier, le compte rendu n'est pas un document qui reste en ligne : il est exporté, envoyé, imprimé, joint à un dossier.\n\nLes difficultés relevées sur l'enregistrement en salle valent par ailleurs pour le chantier, puisque le canal est le même. Sur les **27 tickets** qui portent sur l'enregistrement en présentiel, le téléversement depuis l'application mobile est le premier motif.\n\nCela donne une autre lecture du problème :\n\n**le sujet n'est pas seulement « ai-je le droit d'enregistrer ? »**\n\nIl faut aussi savoir :\n\n**si l'enregistrement remonte → si le compte rendu s'exporte proprement → qui le reçoit → combien de temps il est conservé.**\n\n---\n\n## Enregistrer une réunion de chantier : ce qu'il faut retenir\n\nAvant d'enregistrer une visite, vérifiez ces six points :\n\n* **Information** : les personnes présentes sont-elles prévenues, y compris celles qui arrivent en cours ?\n* **Base légale** : avez-vous distingué vos salariés des entreprises intervenantes ?\n* **Marché** : l'enregistrement est-il prévu dans les pièces contractuelles ?\n* **Relecture** : le compte rendu est-il relu avant diffusion ?\n* **Conservation** : l'audio est-il supprimé à la réception du chantier, sur le compte comme sur le téléphone ?\n* **Export** : le compte rendu s'ouvre-t-il correctement dans les outils de vos interlocuteurs ?\n\nSi une IA intervient, ajoutez un septième point :\n\n**les intervenants savent-ils qu'un système d'IA traite l'enregistrement pour produire le compte rendu ?**\n\n## Questions fréquentes\n\n### Est-il légal d'enregistrer une réunion de chantier ?\n\nOui, sous réserve d'informer les personnes présentes, de retenir une base légale adaptée à chacune et de fixer une durée de conservation.\n\n### Faut-il l'accord de toutes les entreprises présentes ?\n\nL'accord se demande aux personnes qui ne sont pas vos salariés. Le prévoir dans les pièces du marché évite de le redemander à chaque visite.\n\n### Comment prévenir les personnes qui arrivent en cours de visite ?\n\nÀ l'oral, avant qu'elles ne prennent la parole. C'est la situation la plus fréquente sur un chantier.\n\n### Faut-il un équipement particulier pour enregistrer sur site ?\n\nNon. Un smartphone équipé de l'application peut suffire, sans matériel à installer.\n\n### Le bruit du chantier dégrade-t-il le compte rendu ?\n\nLes conditions de captation sur site sont moins bonnes qu'en salle. Le compte rendu peut être relu et corrigé avant diffusion.\n\n### Combien de temps conserver l'enregistrement d'une visite ?\n\nLa durée dépend de la finalité. Pour les enregistrements d'appels au travail, la CNIL retient six mois au maximum dans le cadre concerné, et jusqu'à un an pour les documents d'analyse.\n\n### Une entreprise peut-elle demander la suppression de ce qui la concerne ?\n\nOui, dans les conditions prévues par le droit à l'effacement du RGPD.\n\n---\n\n## En résumé\n\n**Enregistrer une réunion de chantier est possible.**\n\nMais le bon réflexe n'est pas seulement de demander :\n\n> « Ai-je le droit d'enregistrer ? »\n\nIl faut plutôt vérifier toute la chaîne, jusqu'au document qui sortira du logiciel :\n\n**informer sur site → enregistrer → téléverser → relire → diffuser aux entreprises → supprimer l'audio à la réception.**\n\nC'est cette chaîne complète qui doit être encadrée par votre politique de protection des données.\n\n**Vos visites de chantier méritent un compte rendu envoyé le jour même ?** [Tester Leexi sur votre prochaine visite](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)\n\n## Sources\n\nTextes relevés sur sources primaires le 22 août 2026.\n\n* RGPD, articles 4, 5, 6, 7, 12, 13, 15, 16, 17, 21, 28 et 32\n* Code pénal, article 226-1\n* CNIL, Écoute et enregistrement des appels sur le lieu de travail\n* Règlement européen sur l'intelligence artificielle, article 50\n\n*Cette page décrit le cadre applicable. Elle ne constitue pas un avis juridique.*\n","2026-08-22T07:48:14.253Z","2026-08-22T08:10:18.411Z","2026-08-24T12:20:38.271Z",{"id":322,"documentId":286,"metaTitle":323,"metaDescription":324,"slug":325,"heroTitle":326,"heroUnderTitle":327,"heroUnderTitle2":69,"heroUnderTitle3":69,"heroCTA":70,"heroVideoUrl":69,"blog":328,"createdAt":329,"updatedAt":330,"publishedAt":331,"locale":74,"__type":151},23367,"Bouwvergadering opnemen: GDPR regels","Op locatie met verschillende bedrijven en binnenkomers tijdens bezoek. Mondelinge info, wettelijke basis per deelnemer, bewaaring tot oplevering.","\u002Fnl\u002Fveiligheid\u002Fcertificeringen-audits-naleving-regelgeving\u002Feen-bouwvergadering-opnemen-gdpr\u002F","Bouwvergadering opnemen: welke GDPR regels?","Op locatie met deelnemers van meerdere bedrijven en binnenkomers tijdens bezoek.","U neemt uw bouwbezoeken op om het verslag dezelfde dag te versturen? Dat kan, maar een bouwvergadering heeft drie kenmerken: het vindt plaats op locatie, met deelnemers van verschillende bedrijven, en vaak staand.\n\n**Geen van deze drie situaties valt onder hetzelfde regime als een interne videoconferentie.**\n\n## Mag je een bouwvergadering opnemen?\n\n**Ja, maar niet zonder de verwerking te regelen.**\n\nEen bouwverslag noemt bedrijven, verantwoordelijken en de aan hen toegekende vertragingen. Het is dus een verwerking van persoonsgegevens volgens de GDPR.\n\nU moet onder meer:\n\n* mondeling informeren van aanwezigen;\n* toestemming vragen aan deelnemers die geen werknemers van u zijn;\n* uw wettelijke basis bepalen;\n* het doel van de opname definiëren;\n* bewaartermijn beperken;\n* rekening houden met personen die tijdens het bezoek binnenkomen.\n\nOpnemen zonder medeweten van aanwezigen is strafbaar volgens het Wetboek van Strafrecht, met maximaal één jaar gevangenisstraf en 45.000 euro boete voor het zonder toestemming opnemen van privégesprekken (artikel 226-1).\n\n### Is een bouwopname een persoonsgegeven?\n\n**Ja.**\n\nDe GDPR definieert een persoonsgegeven als \"alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon\" (artikel 4, lid 1).\n\nOp een bouwplaats wijst het verslag verantwoordelijkheden toe aan genoemde personen. Het kader staat op de pagina [professionele vergadering opnemen](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-une-reunion-professionnelle-rgpd\u002F).\n\nTranscriptie en verslag vallen hier ook onder.\n\n### Waarom is een bouwvergadering anders dan andere vergaderingen?\n\n**Om drie redenen.**\n\nDe deelnemers komen van verschillende bedrijven, waardoor geen enkele wettelijke basis volstaat, anders dan bij [een stuurgroep](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-comite-de-pilotage-rgpd\u002F). Er is geen scherm, dus geen assistent zichtbaar, wat aansluit bij [regels voor fysieke bijeenkomsten](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-une-reunion-en-presentiel-rgpd\u002F). Het verslag dient als referentie bij meningsverschillen, wat de waarde en bewaartermijn beïnvloedt.\n\nU voert meerdere opeenvolgende verwerkingen uit:\n\n**op locatie opnemen → uploaden → transcriberen → verslag maken → verspreiden → bewaren.**\n\n### Welke gegevens worden opgenomen?\n\nAfhankelijk van het gebruikte hulpmiddel kunt u bewaren:\n\n* audio van de locatie;\n* transcriptie;\n* namen van deelnemers en hun bedrijf;\n* datum van het bezoek;\n* verslag;\n* vastgestelde opmerkingen;\n* acties en deadlines.\n\nDe audio bevat ook omgevingsgeluid en gesprekken die niet met de vergadering te maken hebben.\n\n---\n\n## Moet je deelnemers vooraf informeren?\n\n**Ja.**\n\nDe informatie moet **voor of op het moment van gegevensverzameling** gegeven worden (GDPR, artikel 13, lid 1).\n\nOp een bouwplaats gebeurt dit mondeling bij het samenkomen van de groep.\n\n### Wat moet je zeggen?\n\nDe CNIL stelt dat betrokkenen geïnformeerd moeten worden over het bestaan van het systeem, de verantwoordelijke en de doeleinden.\n\nU moet eenvoudig kunnen uitleggen:\n\n**wie opneemt → waarom → wie het verslag ontvangt → bewaartermijn.**\n\n### Hoe informeren op een locatie met binnenkomers?\n\n**Dat is de uitdaging van dit type vergadering.**\n\nDeelnemers komen en gaan, en zijn niet allemaal aanwezig bij de aankondiging.\n\nTwee aanvullende middelen naast mondelinge aankondiging:\n\n* vermelding in de uitnodiging;\n* herinnering in het verslag van het vorige bezoek.\n\n### Moet je vermelden dat een AI het verslag maakt?\n\n**Ja.**\n\nAudio-opname en de verwerking door AI zijn twee aparte handelingen.\n\nDe Europese AI-verordening vereist dat systemen die direct met mensen communiceren, hen informeren over de AI-interactie (artikel 50, lid 1). Deze verplichtingen gelden sinds 2 augustus 2026 voor de leverancier; uw informatieplicht komt uit de GDPR en CNIL-richtlijnen.\n\nU kunt bijvoorbeeld zeggen:\n\n> \"De opname gebeurt via mijn telefoon en een AI-assistent maakt automatisch het verslag.\"\n\n### Wat als iemand tijdens het bezoek binnenkomt?\n\n**Informeer die persoon voordat hij of zij spreekt.**\n\nOp een bouwplaats is dit eerder regel dan uitzondering.\n\n---\n\n## Welke wettelijke basis voor opname?\n\n**Twee wettelijke bases kunnen naast elkaar bestaan op dezelfde locatie.**\n\nUw werknemers en de deelnemende bedrijven vallen onder verschillende grondslagen.\n\n### Mag je het gerechtvaardigd belang gebruiken?\n\n**Ja, voor uw eigen werknemers.**\n\nArtikel 6 GDPR staat verwerking toe als noodzakelijk voor gerechtvaardigde belangen, tenzij de fundamentele rechten en vrijheden zwaarder wegen.\n\nU moet een **belangenafwegingstest** doen en informeren.\n\n### Mag je toestemming gebruiken?\n\n**Ja, dat geldt voor deelnemende bedrijven.**\n\nLeidinggevenden en medewerkers van andere bedrijven zijn geen werknemers van u. Hun toestemming moet worden gevraagd, zoals bij [een commerciële afspraak](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-rendez-vous-commercial-rgpd\u002F).\n\n### Moet dit in contractstukken staan?\n\n**Dat is de eenvoudigste manier om het eenmalig te regelen.**\n\nEen clausule over opname in contracten voorkomt herhaald toestemming vragen bij elke nieuwe deelnemer.\n\n### Welk doel kiezen?\n\n**Het maken van het bezoekverslag met opmerkingen, beslissingen en acties.**\n\nDit is een specifiek doel dat opname rechtvaardigt en het gebruik beperkt.\n\n### Kan een deelnemer weigeren?\n\n**Ja, volgens GDPR-voorwaarden.**\n\nU stopt dan de opname tijdens zijn of haar bijdrage of voor het hele bezoek.\n\n---\n\n## Hoe lang bewaren?\n\n**Zolang als nodig is voor het doel, niet langer.**\n\nGDPR vereist dat persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan noodzakelijk (artikel 5, lid 1, punt e).\n\nAudio en verslag hebben op een bouwplaats verschillende bewaartermijnen.\n\n### Hoe lang audio bewaren?\n\nVoor werkgerelateerde oproepen mag audio maximaal zes maanden worden bewaard volgens CNIL.\n\nNa verspreiding en zonder bezwaar is audio meestal niet meer nodig.\n\n### Heeft het verslag een langere bewaartermijn?\n\n**Waarschijnlijk wel, omdat het als referentie dient bij meningsverschillen.**\n\nCNIL geeft aan dat analysetools documenten tot een jaar mogen bewaren. Een langere termijn moet worden vastgelegd en gerechtvaardigd.\n\n### Wat bij oplevering?\n\n**Dan is het tijd om audio-opnames te verwijderen.**\n\nEen effectief beleid is:\n\n**bezoek → verslag verspreid → oplevering → audio verwijderen.**\n\n### Wat met bestanden op de telefoon?\n\nOpnames blijven vaak op het apparaat na upload. Beide exemplaren volgen dezelfde regels.\n\n---\n\n## Wie mag de opname inzien?\n\n**Alleen betrokkenen bij de opvolging.**\n\nDeelnemers, opdrachtgever en dossierbeheerders.\n\n### Wie mag audio, transcriptie en verslag bekijken?\n\nDe drie bestanden dienen verschillende doelen.\n\nU kunt bijvoorbeeld:\n\n* het verslag aan alle bedrijven sturen;\n* de transcriptie beperkt toegankelijk maken;\n* audio alleen bewaren voor gerechtvaardigde doeleinden.\n\nAudio verdient de strengste toegang.\n\n### Verslag circuleert tussen bedrijven\n\nElk bedrijf past eigen regels toe; uw bewaartermijn geldt niet voor hen.\n\n### Moet data versleuteld zijn?\n\n**Beveiliging moet risicogebaseerd zijn.**\n\nGDPR vereist passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder pseudonimisering en encryptie (artikel 32, lid 1).\n\n---\n\n## Welke rechten hebben deelnemers?\n\nOpgenomen personen hebben GDPR-rechten.\n\n### Kunnen ze inzage vragen?\n\n**Ja.**\n\nZe mogen bevestiging vragen of hun persoonsgegevens worden verwerkt (artikel 15).\n\nDit betreft audio, transcriptie en verslag.\n\n### Kunnen ze correctie vragen?\n\n**Ja, met concrete gevolgen op de bouwplaats.**\n\nOnjuiste toewijzing van opmerkingen kan worden gecorrigeerd (artikel 16).\n\nAI kan fouten maken in:\n\n* bedrijfsnaam;\n* onderdeel;\n* opmerking;\n* deadline;\n* sprekeridentiteit.\n\n### Kunnen ze verwijdering vragen?\n\n**Ja, volgens GDPR (artikel 17).**\n\n### Kunnen ze bezwaar maken tegen opname?\n\n**Ja, om persoonlijke redenen (artikel 21).**\n\n### Hoe snel moet u reageren?\n\n**Binnen een maand.**\n\nDe verantwoordelijke moet binnen een maand reageren (artikel 12).\n\n---\n\n## Verplichtingen bij AI-notities op locatie\n\nAI voegt verwerking toe aan opname.\n\nProces:\n\n**audio opnemen → uploaden → transcriberen → analyseren → bezoekverslag maken.**\n\n### Wat doet AI precies?\n\n* gesprekken transcriberen;\n* deelnemers identificeren;\n* opmerkingen noteren;\n* beslissingen extraheren;\n* verslag produceren;\n* deadlines organiseren.\n\n### Is audio kwaliteit op bouwplaats betrouwbaar?\n\n**Opnameomstandigheden zijn slechter dan in een zaal.**\n\nOmgevingsgeluid en bewegingen verslechteren opname, dus nalezen is belangrijker.\n\n### Waar worden data opgeslagen?\n\nVraag dit aan uw leverancier.\n\nBij Leexi blijven opnames, transcripties en verslagen in regio Parijs op AWS. Bij veel licenties kan hosting bij Scaleway gekozen worden.\n\n### Is een DPA nodig?\n\n**Ja, als de leverancier een verwerker is.**\n\nArtikel 28 GDPR vereist een contract tussen verwerker en verantwoordelijke.\n\nLeexi gebruikt OpenAI voor taalmodellen, uitgevoerd via Azure Frankrijk in gesloten circuit. Termen staan in het [glossarium van de AI-notitie tool](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fnl\u002Fveiligheid\u002Fcertificeringen-audits-naleving-regelgeving\u002Fwoordenlijst-ai-notitie-tool\u002F).\n\n### Gebruikt AI uw opnames om modellen te trainen?\n\n**Dat hangt af van de leverancier.**\n\nLeexi gebruikt geen gesprekken voor modeltraining op alle accounts.\n\n---\n\n## Hoe aankondigen op locatie?\n\nGebruik eenvoudige, duidelijke formuleringen.\n\n### Bij samenkomst, voor bezoek\n\n> \"Voor we beginnen: ik neem op met mijn telefoon en een AI-assistent maakt het verslag met opmerkingen en acties. Het wordt naar iedereen gestuurd. Als iemand bezwaar heeft, zeg het nu.\"\n\n### Voor een bedrijf dat voor het eerst deelneemt\n\n> \"Bouwvergaderingen worden opgenomen en het verslag gaat naar alle bedrijven. Laat weten als dat een probleem is.\"\n\n### Voor iemand die later binnenkomt\n\n> \"Ik waarschuw je voordat je spreekt: het bezoek wordt opgenomen voor het verslag.\"\n\n---\n\n## Fouten om te vermijden\n\n### 1. Alleen bij aanvang informeren\n\nOp een bouwplaats komen mensen na het begin binnen.\n\n### 2. Gerechtvaardigd belang toepassen op externe bedrijven\n\nDit geldt alleen voor eigen werknemers.\n\n### 3. Vertrouwen op transcriptie zonder nalezen\n\nSlechte opnameomstandigheden vereisen correctie; verkeerde toewijzing heeft gevolgen.\n\n### 4. Audio bewaren na oplevering\n\nHet verslag volstaat na afsluiting.\n\n### 5. Opname op telefoon laten staan\n\nOpnames blijven vaak op apparaat na upload.\n\n### 6. Slechte exportkwaliteit\n\nVerslagen worden afgedrukt, verstuurd en toegevoegd aan dossiers. Kapotte tabellen in tekstverwerkers zijn een probleem.\n\n---\n\n## Hoe een bouwbezoek opnemen met Leexi?\n\nNa vaststelling GDPR-kader zijn er enkele stappen.\n\n### 1. Start opname\n\nVia mobiele app, geen extra apparatuur nodig.\n\n### 2. Upload opname\n\nNa bezoek wordt opname naar online account gestuurd.\n\n### 3. Maak bezoekverslag\n\nMaak een sjabloon speciaal voor bouwbezoeken met benodigde secties.\n\n### 4. Lees na voor verspreiding\n\nVerslag kan worden nagelezen en gecorrigeerd, vooral bij opname op locatie.\n\n### 5. Controleer data\n\nLeexi biedt hosting in regio Parijs, optie Scaleway, uitvoering via Azure Frankrijk, encryptie in transit en rust, en geen modeltraining op gesprekken.\n\n---\n\n## Praktische moeilijkheden gebruikers\n\nJuridische vragen zijn niet de enige uitdagingen.\n\nVan **1.141 supporttickets in eerste helft 2026** ging **1 expliciet over een bouwvergadering**. Het betrof niet opname of transcriptie, maar opmaak: tabellen breken bij openen in tekstverwerker.\n\nDetails zijn leerzaam. Verslag is geen online document: het wordt geëxporteerd, verstuurd, afgedrukt en toegevoegd aan dossiers.\n\nMoeilijkheden bij opname in zaal gelden ook voor bouwplaats, omdat het kanaal hetzelfde is. Van de **27 tickets over opname op locatie** is upload via mobiele app de belangrijkste oorzaak.\n\nDit geeft een andere kijk:\n\n**het gaat niet alleen om \"mag ik opnemen?\"**\n\nMaar ook:\n\n**komt opname binnen → exporteert verslag goed → wie ontvangt het → hoe lang bewaren.**\n\n---\n\n## Samenvatting opname bouwvergadering\n\nControleer voor opname zes punten:\n\n* **Informatie**: zijn aanwezigen geïnformeerd, ook binnenkomers?\n* **Wettelijke basis**: onderscheid werknemers en externe bedrijven?\n* **Contract**: is opname in contractstukken geregeld?\n* **Nalezen**: wordt verslag nagelezen voor verspreiding?\n* **Bewaring**: wordt audio verwijderd na oplevering, ook op telefoon?\n* **Export**: opent verslag correct bij ontvangers?\n\nBij AI-notities komt een zevende punt:\n\n**Weten deelnemers dat AI het verslag maakt?**\n\n## Veelgestelde vragen\n\n### Is opname van bouwvergadering legaal?\n\nJa, mits informeren, juiste wettelijke basis en bewaartermijn.\n\n### Is toestemming van alle bedrijven nodig?\n\nToestemming is vereist van niet-werknemers. In contract regelen voorkomt herhaald vragen.\n\n### Hoe informeren binnenkomers?\n\nMondeling, voordat ze spreken. Dit is gebruikelijk op bouwplaats.\n\n### Is speciale apparatuur nodig?\n\nNee, een smartphone met app volstaat.\n\n### Verstoort bouwgeluid verslag?\n\nOpnameomstandigheden zijn slechter dan in zaal. Nalezen en corrigeren is belangrijk.\n\n### Hoe lang bewaren?\n\nAfhankelijk van doel. CNIL noemt max zes maanden voor werkoproepen, tot een jaar voor analyse.\n\n### Kan een bedrijf verwijdering vragen?\n\nJa, volgens GDPR-recht op verwijdering.\n\n---\n\n## Conclusie\n\n**Opname van bouwvergadering is mogelijk.**\n\nMaar de juiste aanpak is niet alleen:\n\n> \"Mag ik opnemen?\"\n\nMaar controle van hele keten:\n\n**informeren → opnemen → uploaden → nalezen → verspreiden → audio verwijderen bij oplevering.**\n\nDeze keten moet worden geregeld in uw gegevensbeschermingsbeleid.\n\n**Wilt u uw bouwbezoeken dezelfde dag een verslag sturen?** [Test Leexi bij uw volgende bezoek](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)\n\n## Bronnen\n\nPrimaire bronnen geraadpleegd op 22 augustus 2026.\n\n* GDPR, artikelen 4, 5, 6, 7, 12, 13, 15, 16, 17, 21, 28, 32\n* Wetboek van Strafrecht, artikel 226-1\n* CNIL, Luisteren en opnemen van werkoproepen\n* Europese AI-verordening, artikel 50\n\n*Deze pagina beschrijft het toepasselijke kader en is geen juridisch advies.*\n","2026-08-24T10:42:28.865Z","2026-08-24T10:42:47.367Z","2026-08-24T12:20:38.377Z",{"id":333,"documentId":286,"metaTitle":334,"metaDescription":335,"slug":336,"heroTitle":337,"heroUnderTitle":338,"heroUnderTitle2":69,"heroUnderTitle3":69,"heroCTA":339,"heroVideoUrl":69,"blog":340,"createdAt":341,"updatedAt":342,"publishedAt":343,"locale":93,"__type":151},23371,"Gravar reunião de obra: regras RGPD","No local, com várias empresas e chegadas durante a visita. Informação oral, base legal por participante, conservação até a receção.","\u002Fpt\u002Fseguranca\u002Fcertificacoes-auditorias-conformidade-regulatoria\u002Fgravar-uma-reuniao-de-obras-rgpd\u002F","Gravar reunião de obra: quais regras RGPD?","No local, com participantes de várias empresas e chegadas durante a visita.","Experimentar grátis","Você grava suas visitas de obra para enviar o relatório no mesmo dia? É possível, mas uma reunião de obra tem três particularidades: ocorre no local, com participantes de várias empresas, e frequentemente em pé.\n\n**Nenhuma dessas situações segue o mesmo regime que uma videoconferência interna.**\n\n## É permitido gravar uma reunião de obra?\n\n**Sim, mas com controle do tratamento.**\n\nUm relatório de obra nomeia empresas, responsáveis e atrasos atribuídos, configurando tratamento de dados pessoais segundo o RGPD.\n\nVocê deve:\n\n* informar oralmente os presentes;\n* obter consentimento dos participantes que não são seus funcionários;\n* definir a base legal;\n* estabelecer a finalidade da gravação;\n* limitar o tempo de conservação;\n* prever casos de pessoas que chegam durante a visita.\n\nGravar sem consentimento viola o Código Penal, que pune com até um ano de prisão e 45.000 euros de multa quem, por qualquer meio, viola a privacidade alheia captando ou transmitindo falas privadas sem autorização (artigo 226-1).\n\n### A gravação de obra é dado pessoal?\n\n**Sim.**\n\nO RGPD define dado pessoal como qualquer informação relacionada a pessoa física identificada ou identificável (artigo 4, ponto 1).\n\nNo local, o relatório atribui responsabilidades a pessoas nomeadas. O quadro comum está detalhado na página [gravar reunião profissional](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-une-reunion-professionnelle-rgpd\u002F).\n\nTranscrição e relatório também são abrangidos.\n\n### Por que a obra não é uma reunião comum?\n\n**Por três motivos.**\n\nParticipantes de empresas diferentes impedem base legal única, diferente de [comitê de pilotagem](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-comite-de-pilotage-rgpd\u002F). Não há assistente visível, pois não há tela, alinhando-se às [regras presenciais](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-une-reunion-en-presentiel-rgpd\u002F). O relatório serve como referência em desacordos, alterando valor e tempo de conservação.\n\nVocê realiza vários tratamentos sucessivos:\n\n**gravar no local → enviar → transcrever → redigir → distribuir → conservar.**\n\n### Quais dados são gravados?\n\nDependendo da ferramenta, pode-se conservar:\n\n* áudio do local;\n* transcrição;\n* nomes dos participantes e empresas;\n* data da visita;\n* relatório;\n* reservas apontadas;\n* ações e prazos.\n\nO áudio captura também ruídos e conversas alheias.\n\n---\n\n## É preciso avisar antes de gravar?\n\n**Sim.**\n\nA informação deve ocorrer **antes ou no momento da coleta**. O RGPD exige que seja dada \"no momento da obtenção dos dados\" (artigo 13, parágrafo 1).\n\nNo local, é dada em voz alta ao reunir o grupo.\n\n### O que informar?\n\nA CNIL orienta que os envolvidos devem ser informados sobre: existência do sistema; identidade do controlador; finalidades.\n\nExplique claramente:\n\n**quem grava → por quê → quem recebe o relatório → tempo de conservação.**\n\n### Como informar num local com entradas e saídas?\n\n**Essa é a dificuldade desse tipo de reunião.**\n\nParticipantes chegam e saem em momentos diferentes, nem todos presentes na informação.\n\nAlém do aviso oral, pode-se usar:\n\n* menção na convocação;\n* lembrete no relatório anterior.\n\n### É preciso dizer que IA redige o relatório?\n\n**Sim.**\n\nGravação e processamento pela IA são operações distintas.\n\nRegulamento europeu de IA exige que sistemas que interagem com pessoas informem sobre o uso de IA (artigo 50, parágrafo 1). Essa obrigação vale desde 2 de agosto de 2026 para fornecedores; sua obrigação vem do RGPD e CNIL.\n\nExemplo de aviso:\n\n> \"A visita é gravada pelo meu telefone e um assistente IA redige automaticamente o relatório.\"\n\n### E se alguém chegar durante a visita?\n\n**Informe antes que fale.**\n\nNo local, isso é regra, não exceção.\n\n---\n\n## Qual base legal usar para gravar?\n\n**Duas bases podem coexistir no mesmo local.**\n\nSeus funcionários e empresas externas têm fundamentos diferentes.\n\n### Pode usar interesse legítimo?\n\n**Sim, para seus funcionários.**\n\nArtigo 6 do RGPD permite tratamento \"necessário para interesses legítimos do controlador ou terceiro, salvo prevalência dos direitos do titular\" (parágrafo 1, f).\n\nDeve-se realizar **teste de equilíbrio** e informar os envolvidos.\n\n### Pode usar consentimento?\n\n**Sim, para empresas externas.**\n\nConsentimento é solicitado a colaboradores e responsáveis externos, como em [reunião comercial](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-rendez-vous-commercial-rgpd\u002F).\n\n### Deve constar no contrato?\n\n**Sim, é a forma mais simples de resolver.**\n\nIncluir gravação nos documentos contratuais evita pedir consentimento a cada nova empresa.\n\n### Qual finalidade?\n\n**Produzir relatório da visita com reservas, decisões e ações.**\n\nFinalidade clara que justifica e limita o uso da gravação.\n\n### Participante pode recusar?\n\n**Sim, conforme RGPD.**\n\nVocê interrompe a gravação durante sua participação ou toda a visita.\n\n---\n\n## Quanto tempo conservar a gravação?\n\n**Só o necessário para a finalidade.**\n\nRGPD exige dados conservados \"por tempo não superior ao necessário\" (artigo 5, parágrafo 1, e).\n\nÁudio e relatório têm durações úteis diferentes.\n\n### Quanto conservar áudio?\n\nCNIL recomenda até seis meses para gravações de chamadas de trabalho.\n\nApós divulgação e ausência de contestação, áudio perde uso comum.\n\n### Relatório precisa durar mais?\n\n**Provavelmente, pois serve como referência em desacordos.**\n\nCNIL indica que documentos de análise podem ser guardados até um ano, com justificativa escrita.\n\n### E na recepção da obra?\n\n**Momento natural para apagar áudio.**\n\nPolítica eficaz:\n\n**visita → relatório divulgado → recepção → apagar áudio.**\n\n### E arquivo no telefone?\n\nGravação no local geralmente fica no aparelho após envio. Ambas as cópias seguem mesma regra.\n\n---\n\n## Quem pode acessar a gravação?\n\n**Apenas envolvidos no acompanhamento.**\n\nParticipantes, dono da obra e responsáveis pelo processo.\n\n### Quem acessa áudio, transcrição e relatório?\n\nCada arquivo atende a necessidades distintas.\n\nPode-se:\n\n* distribuir relatório a todas as empresas;\n* limitar acesso à transcrição;\n* guardar áudio só para necessidades justificadas.\n\nÁudio merece acesso mais restrito.\n\n### Relatório circula entre empresas\n\nCada uma aplica suas regras; sua conservação não impõe às outras.\n\n### Dados devem ser criptografados?\n\n**Segurança deve ser proporcional ao risco.**\n\nRGPD exige \"medidas técnicas e organizacionais adequadas, incluindo pseudonimização e criptografia\" (artigo 32, parágrafo 1).\n\n---\n\n## Quais direitos dos participantes?\n\nGravados têm direitos previstos no RGPD.\n\n### Podem pedir acesso?\n\n**Sim.**\n\nDireito de confirmação sobre tratamento de dados pessoais (artigo 15, parágrafo 1), aplicável a áudio, transcrição e relatório.\n\n### Podem pedir retificação?\n\n**Sim, com impacto real na obra.**\n\nDireito à correção de dados incorretos (artigo 16). Reserva atribuída à empresa errada deve ser corrigida.\n\nIA pode errar na transcrição de:\n\n* nome da empresa;\n* lote;\n* reserva;\n* prazo;\n* identidade do falante.\n\n### Podem pedir exclusão?\n\n**Sim, conforme RGPD.**\n\nDireito à exclusão rápida de dados pessoais (artigo 17).\n\n### Podem se opor à gravação?\n\n**Sim, conforme RGPD.**\n\nDireito de oposição por motivos pessoais a tratamento baseado em interesse legítimo (artigo 21).\n\n### Prazo para resposta?\n\n**Normalmente, um mês.**\n\nControlador responde \"sem demora e no máximo em um mês\" (artigo 12).\n\n---\n\n## Obrigações quando IA faz anotações no local\n\nIA adiciona tratamento além da gravação.\n\nFluxo:\n\n**áudio → envio → transcrição → análise → relatório.**\n\n### O que IA faz?\n\nPode:\n\n* transcrever;\n* identificar participantes;\n* apontar reservas;\n* extrair decisões;\n* produzir relatório;\n* organizar prazos.\n\n### Qualidade do áudio permite boa transcrição?\n\n**Captura no local é pior que em sala.**\n\nRuídos e movimentação prejudicam, tornando revisão essencial.\n\n### Onde dados são armazenados?\n\nPergunte ao fornecedor.\n\nLeexi mantém dados na região de Paris, AWS; para grandes volumes, opção Scaleway.\n\n### Precisa DPA com fornecedor?\n\n**Sim, se fornecedor for subcontratado.**\n\nArtigo 28 exige contrato definindo tratamento, duração, natureza, dados e obrigações.\n\nLeexi usa OpenAI para modelo de linguagem, executado via Azure França em circuito fechado. Termos no [glossário da ferramenta IA](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fpt\u002Fseguranca\u002Fcertificacoes-auditorias-conformidade-regulatoria\u002Fglossario-ferramenta-de-anotacao-ia\u002F).\n\n### IA usa gravações para treinar modelos?\n\n**Depende do fornecedor.**\n\nLeexi não usa conversas para treinar modelos.\n\n---\n\n## Como anunciar gravação na obra?\n\nUse linguagem simples e clara.\n\n### Ao reunir antes da visita\n\n> \"Antes de começar a visita: gravo pelo meu telefone e um assistente IA redige o relatório com reservas e ações. Será enviado a todos. Se alguém se opuser, diga agora.\"\n\n### Para empresa que participa pela primeira vez\n\n> \"Informo que reuniões de obra são gravadas e o relatório circula entre todas as empresas. Avise se houver problema.\"\n\n### Para quem chega durante a visita\n\n> \"Aviso antes que fale: a visita está sendo gravada para o relatório.\"\n\n---\n\n## Erros a evitar\n\n### 1. Avisar só no início\n\nNo local, alguns chegam após o começo.\n\n### 2. Usar interesse legítimo para empresas externas\n\nVale só para seus funcionários.\n\n### 3. Confiar na transcrição sem revisar\n\nCaptura ruim prejudica resultado; reserva mal atribuída tem consequências.\n\n### 4. Guardar áudio após recepção\n\nRelatório basta após fechamento.\n\n### 5. Deixar gravação no telefone\n\nArquivo local geralmente fica após envio.\n\n### 6. Negligenciar qualidade do export\n\nRelatório impresso, enviado e anexado; tabela quebrada em editor é problema sério.\n\n---\n\n## Como gravar visita com Leexi?\n\nApós definir RGPD, uso é simples.\n\n### 1. Iniciar gravação\n\nPelo app móvel, sem equipamento extra.\n\n### 2. Enviar gravação\n\nApós visita, gravação vai para conta online.\n\n### 3. Gerar relatório\n\nCrie modelo específico para visitas, com seções necessárias.\n\n### 4. Revisar antes de distribuir\n\nRevisão e correção são importantes, especialmente com áudio captado no local.\n\n### 5. Controlar dados\n\nLeexi informa hospedagem em Paris, opção Scaleway, execução via Azure França, criptografia em trânsito e repouso, e ausência de treinamento com suas conversas.\n\n---\n\n## Dificuldades reais dos usuários\n\nQuestões jurídicas não são as únicas dificuldades.\n\nEntre **1.141 tickets de suporte de jan a jun 2026**, **1 é sobre reunião de obra**, relacionado à formatação: tabelas quebram em editor.\n\nDetalhe é instrutivo. Relatório de obra não fica online: é exportado, enviado, impresso e anexado.\n\nDificuldades com gravação presencial também valem para obra, pois canal é o mesmo. Dos **27 tickets sobre gravação presencial**, envio via app móvel é principal motivo.\n\nIsso mostra que o problema não é só \"posso gravar?\" mas:\n\n**se a gravação sobe → se o relatório exporta bem → quem recebe → tempo de conservação.**\n\n---\n\n## Resumo\n\n**Gravar reunião de obra é possível.**\n\nMas o foco não é só:\n\n> \"Posso gravar?\"\n\nÉ preciso controlar toda a cadeia até o documento final:\n\n**informar no local → gravar → enviar → revisar → distribuir → apagar áudio na recepção.**\n\nEssa cadeia deve ser coberta pela política de proteção de dados.\n\n**Quer relatório enviado no mesmo dia?** [Teste Leexi na próxima visita](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)\n\n## Fontes\n\nTextos consultados em 22\u002F08\u002F2026.\n\n* RGPD, artigos 4, 5, 6, 7, 12, 13, 15, 16, 17, 21, 28 e 32\n* Código Penal, artigo 226-1\n* CNIL, Escuta e gravação de chamadas no trabalho\n* Regulamento europeu de IA, artigo 50\n\n*Esta página descreve o quadro aplicável. Não é parecer jurídico.*\n","2026-08-24T10:45:49.133Z","2026-08-24T10:45:57.595Z","2026-08-24T12:20:38.829Z",{"id":345,"documentId":286,"metaTitle":346,"metaDescription":347,"slug":348,"heroTitle":349,"heroUnderTitle":350,"heroUnderTitle2":69,"heroUnderTitle3":69,"heroCTA":210,"heroVideoUrl":69,"blog":351,"createdAt":352,"updatedAt":353,"publishedAt":354,"locale":84,"__type":151},23368,"Grabar reunión de obra: reglas RGPD","En obra, con distintas empresas y llegadas durante la visita. Información oral, base legal por participante, conservación hasta recepción.","\u002Fes\u002Fseguridad\u002Fcertificaciones-auditorias-cumplimiento\u002Fgrabar-una-reunion-de-obra-rgpd\u002F","Grabar una reunión de obra: ¿qué reglas RGPD?","En obra, con participantes de varias empresas y llegadas durante la visita.","¿Grabas tus visitas de obra para enviar el informe el mismo día? Es posible, pero una reunión de obra tiene tres particularidades: se realiza en obra, con participantes de varias empresas, y a menudo de pie.\n\n**Ninguna de estas situaciones sigue el mismo régimen que una videoconferencia interna.**\n\n## ¿Se puede grabar una reunión de obra?\n\n**Sí, pero no sin regular el tratamiento.**\n\nUn informe de obra nombra empresas, responsables y retrasos asignados. Por tanto, es un tratamiento de datos personales según el RGPD.\n\nDebes:\n\n* informar oralmente a los presentes;\n* pedir consentimiento a participantes que no sean tus empleados;\n* determinar la base legal;\n* definir el propósito de la grabación;\n* limitar el tiempo de conservación;\n* prever casos de personas que llegan durante la visita.\n\nGrabar sin consentimiento viola el Código Penal, que sanciona con prisión y multa «por captar, grabar o transmitir sin consentimiento palabras privadas o confidenciales» (artículo 226-1).\n\n### ¿Es un dato personal la grabación de obra?\n\n**Sí.**\n\nEl RGPD define dato personal como «cualquier información relativa a una persona física identificada o identificable» (artículo 4.1).\n\nEn obra, el informe asigna responsabilidades a personas nombradas. El marco común está en la página [grabar una reunión profesional](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-une-reunion-professionnelle-rgpd\u002F).\n\nLa transcripción e informe también están afectados.\n\n### ¿Por qué la obra no es una reunión común?\n\n**Por tres razones.**\n\nLos participantes son de distintas empresas, impidiendo una base legal única, como en [un comité de dirección](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-comite-de-pilotage-rgpd\u002F). No hay asistentes visibles, pues no hay pantalla, lo que se asemeja a [las reglas presenciales](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-une-reunion-en-presentiel-rgpd\u002F). El informe sirve de referencia en desacuerdos, cambiando su valor y conservación.\n\nSe realizan varios tratamientos sucesivos:\n\n**grabar en obra → subir → transcribir → redactar → difundir → conservar.**\n\n### ¿Qué datos se graban?\n\nSegún la herramienta, puedes conservar:\n\n* audio de obra;\n* transcripción;\n* nombres y empresas de participantes;\n* fecha de visita;\n* informe;\n* reservas detectadas;\n* acciones y plazos.\n\nEl audio capta ruido ambiente y conversaciones ajenas.\n\n---\n\n## ¿Hay que avisar antes de grabar?\n\n**Sí.**\n\nLa información debe darse **antes o al recoger los datos** (RGPD, art.13.1).\n\nEn obra, se informa en voz alta al reunir al grupo.\n\n### ¿Qué decir?\n\nLa CNIL indica que deben informarse sobre: existencia del sistema, responsable del tratamiento y finalidades.\n\nDebes explicar:\n\n**quién graba → por qué → quién recibe el informe → cuánto se conserva.**\n\n### ¿Cómo informar si la gente entra y sale?\n\n**Es la dificultad de este tipo de reunión.**\n\nLos participantes llegan y se van en distintos momentos.\n\nSe pueden añadir:\n\n* mención en la convocatoria;\n* recordatorio en el informe previo.\n\n### ¿Hay que decir que una IA redacta el informe?\n\n**Sí.**\n\nLa grabación y el tratamiento por IA son operaciones distintas.\n\nEl reglamento europeo de IA exige informar cuando se interactúa con IA (art.50.1). Estas obligaciones aplican desde 2 agosto 2026 y se dirigen al proveedor; tu obligación viene del RGPD y CNIL.\n\nPuedes decir:\n\n> «La visita se graba desde mi teléfono y un asistente IA redacta automáticamente el informe.»\n\n### ¿Qué hacer si alguien llega en curso?\n\n**Informarle antes de que hable.**\n\nEn obra, es la norma.\n\n---\n\n## ¿Qué base legal usar para grabar?\n\n**Pueden coexistir dos bases en el mismo sitio.**\n\nTus empleados y las empresas externas no comparten base.\n\n### ¿Se puede usar interés legítimo?\n\n**Sí, para tus empleados.**\n\nEl art.6 RGPD permite tratamiento necesario para intereses legítimos, salvo prevalencia de derechos (párrafo 1.f).\n\nDebes hacer un **test de equilibrio** e informar.\n\n### ¿Se puede usar consentimiento?\n\n**Sí, para empresas externas.**\n\nSe pide a jefes y responsables externos, igual que en [una cita comercial](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-rendez-vous-commercial-rgpd\u002F).\n\n### ¿Incluirlo en contrato?\n\n**Es la forma más sencilla de resolverlo.**\n\nIncluirlo en documentos contractuales evita pedir permiso en cada visita.\n\n### ¿Qué finalidad elegir?\n\n**Elaborar el informe con reservas, decisiones y acciones.**\n\nEs una finalidad concreta que justifica y limita el uso.\n\n### ¿Puede negarse un participante?\n\n**Sí, según RGPD.**\n\nSe para la grabación durante su intervención o toda la visita.\n\n---\n\n## ¿Cuánto conservar la grabación?\n\n**Sólo lo necesario para la finalidad.**\n\nEl RGPD exige conservar datos identificables sólo el tiempo necesario (art.5.1.e).\n\nAudio e informe tienen vidas útiles distintas.\n\n### ¿Cuánto conservar audio?\n\nLa CNIL indica máximo seis meses para grabaciones laborales.\n\nTras difundir el informe y sin objeciones, el audio suele perder utilidad.\n\n### ¿El informe dura más?\n\n**Probablemente, pues es referencia en desacuerdos.**\n\nLa CNIL dice que análisis pueden conservarse hasta un año, con justificación escrita.\n\n### ¿Qué hacer al recibir la obra?\n\n**Momento natural para borrar audio.**\n\nPolítica eficaz:\n\n**visita → informe difundido → recepción → borrar audio.**\n\n### ¿Y el archivo en el teléfono?\n\nGrabación en obra suele quedar en el dispositivo tras subirla. Ambas copias siguen la misma regla.\n\n---\n\n## ¿Quién accede a la grabación?\n\n**Sólo personas implicadas en seguimiento.**\n\nParticipantes, promotor y responsables del expediente.\n\n### ¿Quién ve audio, transcripción e informe?\n\nNo siempre coinciden necesidades.\n\nEjemplos:\n\n* difundir informe a todas las empresas;\n* limitar acceso a transcripción;\n* conservar audio sólo si justificado.\n\nEl audio merece acceso más restringido.\n\n### Informe circula entre empresas\n\nCada una aplica sus reglas; tu conservación no impone a ellas.\n\n### ¿Hay que cifrar datos?\n\n**La seguridad debe ajustarse al riesgo.**\n\nEl RGPD exige medidas técnicas y organizativas adecuadas, incluyendo pseudonimización y cifrado (art.32.1).\n\n---\n\n## Derechos de los participantes\n\nTienen derechos RGPD.\n\n### ¿Pueden pedir acceso a sus datos?\n\n**Sí.**\n\nPueden confirmar si se tratan datos personales (art.15.1), incluyendo audio, transcripción e informe.\n\n### ¿Pueden pedir rectificación?\n\n**Sí, con impacto real en obra.**\n\nPueden corregir datos inexactos (art.16), como reservas mal asignadas.\n\nLa IA puede errar en:\n\n* nombre de empresa;\n* lote;\n* reserva;\n* plazo;\n* identidad del hablante.\n\n### ¿Pueden pedir borrado?\n\n**Sí, según RGPD.**\n\nPueden solicitar eliminación de datos personales (art.17.1).\n\n### ¿Pueden oponerse a grabación?\n\n**Sí, según RGPD.**\n\nPueden oponerse por motivos personales a tratamiento basado en interés legítimo (art.21.1).\n\n### ¿Plazo para responder?\n\n**Generalmente un mes.**\n\nResponsable responde «lo antes posible y en todo caso en un mes» (art.12.3).\n\n---\n\n## Obligaciones cuando IA toma notas en obra\n\nIA añade tratamiento a la grabación.\n\nProceso:\n\n**audio → subir → transcribir → analizar → informe.**\n\n### ¿Qué hace la IA?\n\nPuede:\n\n* transcribir;\n* identificar participantes;\n* detectar reservas;\n* extraer decisiones;\n* generar informe;\n* organizar plazos.\n\n### ¿Calidad audio permite transcripción fiable?\n\n**Condiciones en obra son peores que en sala.**\n\nRuido y movimiento afectan calidad, por lo que revisar informe es más necesario.\n\n### ¿Dónde se almacenan datos?\n\nPregunta clave al proveedor.\n\nEn Leexi, grabaciones, transcripciones e informes se alojan en región París, en AWS. Para grandes volúmenes, opción Scaleway.\n\n### ¿Se necesita DPA con proveedor?\n\n**Sí, si actúa como subcontratista.**\n\nArt.28 RGPD exige contrato que defina tratamiento, duración, tipo de datos, obligaciones y derechos.\n\nEn Leexi, OpenAI provee modelo y Leexi ejecuta vía Azure Francia en circuito cerrado. Términos en [glosario de herramienta IA](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fes\u002Fseguridad\u002Fcertificaciones-auditorias-cumplimiento\u002Fglosario-herramienta-de-toma-de-notas-ia\u002F).\n\n### ¿La IA usa grabaciones para entrenar modelos?\n\n**Depende del proveedor.**\n\nEn Leexi, conversaciones no entrenan modelos en ninguna cuenta.\n\n---\n\n## Cómo anunciar grabación en obra\n\nUsa frase simple y clara.\n\n### Al reunir antes de visita\n\n> «Antes de empezar la visita: grabo desde mi teléfono y un asistente IA redacta el informe con reservas y acciones. Se enviará a todos. Si alguien se opone, dígalo ahora.»\n\n### Para empresa que interviene por primera vez\n\n> «Las reuniones de obra se graban y el informe circula entre empresas. Avísenme si hay problema.»\n\n### Para persona que llega en curso\n\n> «Le aviso antes de que hable: la visita se graba para el informe.»\n\n---\n\n## Errores a evitar\n\n### 1. Avisar sólo al inicio\n\nEn obra, algunos llegan después de empezar.\n\n### 2. Usar interés legítimo para empresas externas\n\nSólo cubre a tus empleados.\n\n### 3. Confiar en transcripción sin revisar\n\nCondiciones en obra degradan calidad; reservas mal asignadas tienen consecuencias.\n\n### 4. Conservar audio tras recepción\n\nEl informe basta una vez cerrado el expediente.\n\n### 5. Dejar grabación en teléfono\n\nGrabación en obra suele quedar en dispositivo tras subir.\n\n### 6. Descuidar calidad de exportación\n\nInforme se imprime, envía y adjunta. Tablas que se rompen en procesador causan problemas.\n\n---\n\n## Cómo grabar visita con Leexi\n\nCon marco RGPD definido, uso es sencillo.\n\n### 1. Iniciar grabación\n\nDesde app móvil, sin instalar equipo en obra.\n\n### 2. Subir grabación\n\nAl terminar visita, se envía a cuenta online.\n\n### 3. Generar informe\n\nPuedes crear modelo específico para visitas de obra con secciones necesarias.\n\n### 4. Revisar antes de difundir\n\nRevisar y corregir informe, especialmente por calidad en obra.\n\n### 5. Controlar datos\n\nLeexi ofrece alojamiento en París, opción Scaleway, ejecución vía Azure Francia en circuito cerrado, cifrado en tránsito y reposo, y no usa conversaciones para entrenar.\n\n---\n\n## Dificultades reales de usuarios\n\nNo sólo legales.\n\nDe 1,141 tickets soporte entre enero y junio 2026, 1 trata explícitamente reunión de obra, no grabación ni transcripción, sino formato: tablas se rompen en procesador.\n\nDetalle instructivo: informe no queda online, se exporta, envía, imprime y adjunta.\n\nDificultades de grabación en sala aplican a obra, mismo canal. De 27 tickets sobre grabación presencial, subir desde app móvil es motivo principal.\n\nEsto muestra que el problema no es sólo «¿puedo grabar?»\n\nTambién hay que saber:\n\n**¿se sube grabación? → ¿se exporta bien informe? → ¿quién lo recibe? → ¿cuánto se conserva?**\n\n---\n\n## Resumen\n\n**Grabar reunión de obra es posible.**\n\nPero no basta preguntar:\n\n> «¿Puedo grabar?»\n\nHay que controlar toda la cadena hasta el documento final:\n\n**informar en obra → grabar → subir → revisar → difundir → borrar audio al cierre.**\n\nEsta cadena debe estar en política de protección de datos.\n\n**¿Quieres informe de visita enviado el mismo día?** [Prueba Leexi en tu próxima visita](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)\n\n## Fuentes\n\nTextos consultados al 22 agosto 2026.\n\n* RGPD, arts. 4,5,6,7,12,13,15,16,17,21,28,32\n* Código Penal, art. 226-1\n* CNIL, Escucha y grabación en trabajo\n* Reglamento europeo IA, art. 50\n\n*Esta página describe el marco aplicable. No es asesoría legal.*\n","2026-08-24T10:43:10.271Z","2026-08-24T10:43:24.277Z","2026-08-24T12:20:38.483Z",{"id":356,"documentId":357,"metaTitle":358,"metaDescription":359,"slug":360,"heroTitle":361,"heroUnderTitle":362,"heroUnderTitle2":69,"heroUnderTitle3":69,"heroCTA":316,"heroVideoUrl":69,"blog":363,"createdAt":364,"updatedAt":365,"publishedAt":366,"locale":78,"__type":151},22449,"ulvlgb4jqmuce1zuwi0b19lm","Outil de prise de notes IA pour commerciaux | Leexi","Leexi assiste à vos rendez-vous commerciaux, génère un compte rendu structuré et complète automatiquement votre CRM. Données hébergées en France.","\u002Ffr\u002Fcas-d-usage\u002Foutil-prise-de-notes-ia-commerciaux\u002F","Outil de prise de notes IA pour commerciaux : le compte rendu qui remplit votre CRM automatiquement","Leexi retranscrit vos rendez-vous, génère le compte rendu et complète votre CRM. Aucune ressaisie.","Un rendez-vous terminé, il reste souvent la partie la plus pénible : rédiger le compte rendu, mettre à jour le CRM, renseigner les prochaines étapes, noter les objections… Autant de tâches qui prennent du temps et finissent parfois repoussées à plus tard.\n\nLeexi automatise cette étape. L'outil assiste à vos rendez-vous en visioconférence, au téléphone ou en présentiel, retranscrit la conversation, génère un compte rendu structuré, puis complète automatiquement votre CRM. Aucune ressaisie, aucune copie manuelle.\n\nLes données restent hébergées en France et ne sont jamais utilisées pour entraîner les modèles d'IA. Aujourd'hui, plus de 10 000 entreprises en Europe utilisent Leexi.\n\n**[Essayez Leexi sur votre prochain rendez-vous commercial](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)**\n\n## Après chaque rendez-vous, le même constat\n\nUne fois l'appel terminé, il faut encore rédiger un compte rendu, retrouver la bonne fiche client, compléter le CRM, créer les tâches et noter les informations importantes.\n\nDans la pratique, cette étape est rarement faite immédiatement. Les informations sont saisies plusieurs heures plus tard, parfois le lendemain, avec des oublis ou des approximations.\n\nPendant le rendez-vous, le problème est le même : prendre des notes oblige souvent à décrocher de la conversation. À l'inverse, lorsqu'on se concentre entièrement sur le prospect, il devient difficile de tout retenir.\n\n[Leexi prend les notes à votre place](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fassistant-ia\u002Fprise-de-notes-ia\u002Fleexi-ai-note-taker-revolution-reunions\u002F). Vous restez concentré sur l'échange, puis retrouvez un compte rendu complet quelques instants après la réunion.\n\n## Ce que Leexi génère après un rendez-vous\n\n### Un compte rendu structuré\n\nLe compte rendu reprend les éléments essentiels de l'échange :\n\n- les besoins exprimés ;\n- les objections ;\n- les décisions prises ;\n- les prochaines étapes ;\n- les actions à réaliser.\n\nLa transcription complète reste disponible à côté du résumé. Si un doute apparaît, il suffit de retrouver le passage exact de la conversation.\n\nChaque équipe peut également personnaliser le format du compte rendu selon son processus commercial.\n\n### Le CRM se met à jour automatiquement\n\nLeexi ne se contente pas de produire un résumé.\n\nL'outil renseigne directement les informations dans votre CRM : HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Microsoft Dynamics et [de nombreuses autres solutions](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fintegrations\u002F).\n\nLe bon compte rendu est associé au bon contact, dans la bonne opportunité, sans copier-coller.\n\nLes appels passés via Aircall ou Ringover suivent exactement le même fonctionnement.\n\n## Retrouver facilement l'historique d'un client\n\nTous les rendez-vous sont conservés dans une bibliothèque consultable.\n\nAvant un nouvel échange, il devient simple de retrouver :\n\n- les engagements pris ;\n- les objections déjà évoquées ;\n- les besoins exprimés lors des précédentes discussions.\n\nPlus besoin de réécouter plusieurs enregistrements pour préparer un rendez-vous.\n\n## Former les commerciaux à partir de vrais échanges\n\nLes meilleurs appels peuvent être enregistrés comme références.\n\nL'équipe peut ensuite les retrouver facilement pour analyser des situations concrètes, écouter les formulations utilisées et partager les bonnes pratiques.\n\nLe scoring peut également suivre votre méthode commerciale, qu'il s'agisse de MEDDIC, SPICED ou d'un framework interne.\n\n## À quoi ressemble un compte rendu commercial ?\n\nLe document regroupe le résumé de l'échange, les objections, les prochaines étapes et les tâches à effectuer.\n\nAvant d'être envoyé ou synchronisé avec le CRM, le compte rendu reste modifiable et peut être validé par le commercial.\n\n## Les rendez-vous en présentiel sont aussi pris en charge\n\nLes échanges réalisés chez un client, sur un salon ou en déplacement peuvent être [enregistrés depuis l'application mobile](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fassistant-ia\u002Fapp-mobile\u002F).\n\nLe traitement reste identique : transcription, résumé, puis synchronisation avec le CRM.\n\nLe résultat est le même qu'après une visioconférence.\n\n## Des données hébergées en France\n\nLes conversations sont [hébergées en France, sur une infrastructure sécurisée](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Ffaq-conformite-souverainete\u002F).\n\nLes données sont chiffrées pendant leur transmission et leur stockage.\n\nLe traitement s'effectue via une infrastructure Azure France en environnement fermé.\n\nEnfin, les conversations de vos équipes ne servent jamais à entraîner les modèles d'intelligence artificielle.\n\n**[Réservez une démo de Leexi](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)**\n","2026-07-10T08:23:04.747Z","2026-08-18T09:32:10.924Z","2026-08-18T09:33:46.767Z",{"id":368,"documentId":138,"metaTitle":369,"metaDescription":370,"slug":371,"heroTitle":372,"heroUnderTitle":373,"heroUnderTitle2":374,"heroUnderTitle3":375,"heroCTA":376,"heroVideoUrl":69,"blog":377,"createdAt":378,"updatedAt":379,"publishedAt":380,"locale":78,"__type":151},5471,"Certifications, audits & conformité","Découvrez l’importance des certifications, audits et conformité réglementaire pour garantir la sécurité et la fiabilité des solutions IA comme Leexi.","\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002F","Certifications, audits & conformité réglementaire ","Garantir la sécurité de vos données et la conformité aux normes internationales","Comprendre les enjeux des audits et certifications dans l’univers de l’IA","Choisir un assistant IA fiable, certifié et conforme pour vos réunions","Essayez Leexi gratuitement","Les certifications et audits jouent un rôle fondamental pour garantir que les outils et services utilisés respectent les normes les plus strictes en matière de protection des données, de confidentialité et de qualité. Mais qu’entend-on exactement par certifications, audits et conformité réglementaire ? Pourquoi sont-ils indispensables ? Et comment s’y retrouver dans cet univers parfois complexe ? \n\n## Qu’est-ce qu’une certification et pourquoi est-elle importante ?\n\nUne certification est une reconnaissance officielle délivrée par un organisme indépendant qui atteste qu’un produit, un service ou une organisation respecte un référentiel précis. Ces référentiels peuvent porter sur la sécurité des données, la gestion des risques, la qualité des processus ou encore la conformité à des réglementations spécifiques.\n\nLa certification est importante car elle offre une garantie objective aux utilisateurs et clients. Elle témoigne de l’engagement de l’entreprise à respecter des standards élevés, à protéger les informations sensibles et à assurer la fiabilité de ses services. Par exemple, la certification ISO 27001 est une norme internationale reconnue qui concerne la gestion de la sécurité de l’information. \n\nDans le contexte des solutions d’intelligence artificielle et de prise de notes automatisée, comme Leexi, ces certifications rassurent les utilisateurs sur la confidentialité de leurs échanges, la traçabilité des données et la robustesse des infrastructures. \n\n## Quel rôle jouent les audits dans la conformité réglementaire ?\n\nLes audits sont des examens approfondis et réguliers réalisés par des experts internes ou externes pour vérifier que les pratiques d’une organisation sont conformes aux normes et réglementations en vigueur. Ils permettent d’identifier les éventuelles failles, de mesurer l’efficacité des dispositifs de sécurité et de proposer des améliorations.\n\nDans le domaine de la conformité réglementaire, les audits sont essentiels pour s’assurer que les obligations légales sont respectées, notamment en matière de protection des données personnelles (RGPD en Europe), de sécurité informatique, ou encore de transparence dans l’utilisation des intelligences artificielles (comme le EU AI Act).\n\n## Comment la conformité réglementaire impacte-t-elle les entreprises et leurs utilisateurs ?\n\nLa conformité réglementaire désigne l’ensemble des règles et lois auxquelles une entreprise doit se conformer dans son secteur d’activité. Elle vise à protéger les droits des utilisateurs, à garantir la sécurité des données et à encadrer l’usage des technologies.\n\nPour les entreprises, respecter la conformité est un impératif légal mais aussi un avantage compétitif. Cela évite les sanctions financières, les atteintes à la réputation et les pertes de confiance. Par ailleurs, cela favorise une meilleure organisation interne, une gestion rigoureuse des risques et une transparence accrue vis-à-vis des clients.\n\nDu côté des utilisateurs, la conformité assure que leurs données personnelles sont traitées avec respect, que leurs informations sont sécurisées et que les outils qu’ils utilisent sont fiables. Par exemple, Leexi, en étant conforme au RGPD, à l’ISO 27001 et au EU AI Act, garantit à ses utilisateurs une protection optimale de leurs échanges professionnels, une traçabilité claire et une utilisation éthique de l’intelligence artificielle.\n\n## Pourquoi choisir un outil certifié et conforme comme Leexi ?\n\nFace à la multiplication des solutions numériques, il est crucial de privilégier des outils qui ont fait la preuve de leur sérieux en matière de sécurité et de conformité. Choisir un assistant IA certifié, c’est s’assurer d’un niveau élevé de protection des données, d’une gestion rigoureuse des risques et d’une conformité aux réglementations en vigueur.\n\nLeexi illustre parfaitement cette exigence. Certifié ISO 27001, conforme au RGPD et au EU AI Act, Leexi offre une solution de prise de notes intelligente qui allie performance, sécurité et respect des normes. Grâce à ces certifications, les utilisateurs bénéficient d’une traçabilité complète des conversations, d’une confidentialité renforcée et d’une qualité de service optimale.\n\nDe plus, Leexi intègre des audits réguliers pour maintenir et améliorer ses standards, garantissant ainsi une expérience utilisateur fiable et sécurisée. En choisissant Leexi, vous optez pour un assistant IA qui place la conformité et la sécurité au cœur de son fonctionnement, tout en améliorant votre productivité et votre collaboration.\n\n## Conclusion\n\nLes certifications, audits et la conformité réglementaire sont bien plus que des formalités administratives : ce sont des garanties essentielles pour assurer la sécurité, la qualité et l’éthique des solutions numériques. Dans un contexte où les données sont précieuses et sensibles, ces éléments permettent de bâtir une relation de confiance entre les fournisseurs de services et leurs utilisateurs.\n\nPour les entreprises qui souhaitent adopter des outils d’intelligence artificielle performants et sécurisés, il est crucial de privilégier des solutions certifiées et auditées régulièrement. Leexi, avec ses certifications ISO 27001, sa conformité RGPD et EU AI Act, s’inscrit pleinement dans cette démarche d’excellence et de transparence.\n\nPrêt à améliorer la qualité de vos réunions tout en garantissant la sécurité et la conformité de vos données ? Essayez Leexi dès aujourd’hui et bénéficiez d’un assistant IA intelligent, certifié et conforme aux normes les plus exigeantes.\n\n[Essayez Leexi gratuitement](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)","2026-01-22T13:37:05.486Z","2026-05-21T09:05:50.759Z","2026-05-21T09:05:51.529Z",{"id":382,"documentId":286,"metaTitle":383,"metaDescription":384,"slug":385,"heroTitle":386,"heroUnderTitle":387,"heroUnderTitle2":69,"heroUnderTitle3":69,"heroCTA":160,"heroVideoUrl":69,"blog":388,"createdAt":389,"updatedAt":390,"publishedAt":391,"locale":87,"__type":151},23370,"Baubesprechung aufzeichnen: DSGVO-Reg","Vor Ort mit verschiedenen Firmen und laufenden Besuchern. Mündliche Info, Rechtsgrundlage pro Teilnehmer, Aufbewahrung bis Abnahme.","\u002Fde\u002Fsicherheit-und-datenschutz\u002Fzertifizierungen-audits-einhaltung-vorschriften\u002Fbaustellenbesprechung-gdpr-aufzeichnen\u002F","Baubesprechung aufzeichnen: DSGVO-Regeln?","Vor Ort mit Teilnehmern aus mehreren Firmen und laufenden Besuchern.","Sie zeichnen Ihre Baustellenbesuche auf, um den Bericht noch am selben Tag zu versenden? Das ist möglich, aber eine Baubesprechung hat drei Besonderheiten: Sie findet vor Ort statt, mit Teilnehmern aus verschiedenen Firmen und oft im Stehen.\n\n**Keine dieser drei Situationen unterliegt dem gleichen Regime wie eine interne Videokonferenz.**\n\n## Darf man eine Baubesprechung aufzeichnen?\n\n**Ja, aber nicht ohne die Verarbeitung zu regeln.**\n\nEin Baustellenbericht nennt Firmen, Verantwortliche und ihnen zugewiesene Verzögerungen. Er stellt somit eine Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne der DSGVO dar.\n\nSie müssen insbesondere:\n\n* die Anwesenden mündlich informieren;\n* die Zustimmung der Teilnehmer einholen, die nicht Ihre Mitarbeiter sind;\n* Ihre Rechtsgrundlage bestimmen;\n* den Zweck der Aufzeichnung definieren;\n* die Aufbewahrungsdauer begrenzen;\n* den Fall von Personen regeln, die während des Besuchs dazukommen.\n\nDas heimliche Aufzeichnen der Anwesenden ist zudem strafbar (§ 226-1 StGB): \"Wer vorsätzlich die Intimsphäre eines anderen durch das Aufnehmen, Speichern oder Übermitteln von privaten oder vertraulichen Äußerungen ohne Zustimmung verletzt, wird mit bis zu einem Jahr Haft oder 45.000 Euro Geldstrafe bestraft.\"\n\n### Ist eine Baustellenaufnahme eine personenbezogene Daten?\n\n**Ja.**\n\nDie DSGVO definiert personenbezogene Daten als „alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen“ (Art. 4 Nr. 1).\n\nAuf der Baustelle werden Verantwortlichkeiten und Mängel bestimmten Personen zugeordnet. Der gemeinsame Rahmen ist auf der Seite [professionelles Meeting aufzeichnen](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-une-reunion-professionnelle-rgpd\u002F) beschrieben.\n\nAuch Transkription und Bericht sind betroffen.\n\n### Warum ist die Baustelle kein gewöhnliches Meeting?\n\n**Aus drei Gründen.**\n\nDie Teilnehmer stammen aus verschiedenen Firmen, was eine einheitliche Rechtsgrundlage ausschließt, anders als bei [einem Lenkungsausschuss](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-comite-de-pilotage-rgpd\u002F). Es gibt keinen sichtbaren Assistenten, da kein Bildschirm vorhanden ist, was den [Präsenzregeln](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-une-reunion-en-presentiel-rgpd\u002F) entspricht. Und der Bericht dient als Referenz bei Streitigkeiten, was seinen Wert und die Aufbewahrungsdauer beeinflusst.\n\nSie führen zudem mehrere aufeinanderfolgende Verarbeitungsschritte durch:\n\n**vor Ort aufnehmen → hochladen → transkribieren → Bericht erstellen → an Firmen verteilen → aufbewahren.**\n\n### Welche Daten werden aufgezeichnet?\n\nJe nach verwendetem Tool können Sie speichern:\n\n* die Audioaufnahme vor Ort;\n* die Transkription;\n* Namen der Teilnehmer und deren Firmen;\n* Datum des Besuchs;\n* den Bericht;\n* festgestellte Mängel;\n* Maßnahmen und Fristen.\n\nDie Audioaufnahme erfasst auch Umgebungsgeräusche und Gespräche, die nichts mit dem Meeting zu tun haben.\n\n---\n\n## Muss man die Teilnehmer vor der Aufnahme informieren?\n\n**Ja.**\n\nDie Information muss **vor oder zum Zeitpunkt der Datenerhebung** erfolgen. Der Text verlangt, dass sie „zum Zeitpunkt der Erhebung der Daten“ bereitgestellt wird (DSGVO, Art. 13 Abs. 1).\n\nAuf der Baustelle erfolgt dies mündlich, wenn die Gruppe versammelt ist.\n\n### Was muss man sagen?\n\nDie CNIL weist darauf hin, dass Betroffene „insbesondere über die Existenz der Maßnahme, die Identität des Verantwortlichen und die verfolgten Zwecke informiert werden müssen“.\n\nSie sollten also einfach erklären können:\n\n**wer aufzeichnet → warum → wer den Bericht erhält → wie lange die Daten aufbewahrt werden.**\n\n### Wie informiert man auf einer Baustelle mit wechselnden Personen?\n\n**Das ist die besondere Herausforderung bei dieser Art von Meeting.**\n\nTeilnehmer kommen und gehen während des Besuchs und sind nicht alle bei der Ansage anwesend.\n\nZwei Mittel können zur mündlichen Ansage ergänzt werden:\n\n* Hinweis in der Einladung;\n* Erinnerung im Bericht des vorherigen Besuchs.\n\n### Muss man darauf hinweisen, dass eine KI den Bericht erstellt?\n\n**Ja.**\n\nDie Audioaufnahme und die anschließende Verarbeitung durch die KI sind zwei getrennte Vorgänge.\n\nDie europäische KI-Verordnung verlangt, dass „Anbieter sicherstellen, dass KI-Systeme, die direkt mit natürlichen Personen interagieren, so gestaltet sind, dass die Betroffenen wissen, dass sie mit einem KI-System interagieren“ (Art. 50 Abs. 1). Diese Pflicht gilt seit 2. August 2026 und richtet sich an den Anbieter; Ihre Informationspflicht ergibt sich aus der DSGVO und der CNIL-Doktrin.\n\nSie können z.B. sagen:\n\n> „Der Besuch wird über mein Telefon aufgezeichnet und ein KI-Assistent erstellt automatisch den Bericht.“\n\n### Was tun, wenn jemand während des Besuchs dazukommt?\n\n**Sie informieren die Person, bevor sie spricht.**\n\nAuf der Baustelle ist das eher die Regel als die Ausnahme.\n\n---\n\n## Welche Rechtsgrundlage gilt für die Aufnahme eines Baustellenbesuchs?\n\n**Zwei Rechtsgrundlagen können am selben Ort nebeneinander bestehen.**\n\nIhre Mitarbeiter und die Fremdfirmen fallen unter unterschiedliche Grundlagen.\n\n### Kann man berechtigtes Interesse nutzen?\n\n**Ja, für Ihre eigenen Mitarbeiter.**\n\nArt. 6 DSGVO erlaubt eine Verarbeitung „die zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich ist, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte der betroffenen Person überwiegen“ (Abs. 1 lit. f).\n\nSie müssen insbesondere einen **Interessenabwägungstest** durchführen und die Betroffenen informieren.\n\n### Kann man Einwilligung nutzen?\n\n**Ja, das gilt für die Fremdfirmen.**\n\nGesellen, Teamleiter und Verantwortliche anderer Firmen sind nicht Ihre Mitarbeiter. Ihre Zustimmung ist einzuholen, wie bei [einem Geschäftstermin](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-rendez-vous-commercial-rgpd\u002F).\n\n### Sollte das im Vertrag geregelt sein?\n\n**Das ist der einfachste Weg, die Frage endgültig zu klären.**\n\nEin Hinweis zur Aufnahme in den Vertragsunterlagen vermeidet, bei jedem neuen Unternehmen erneut nachzufragen.\n\n### Welchen Zweck wählt man?\n\n**Erstellung des Besuchsberichts mit Mängeln, Entscheidungen und Maßnahmen.**\n\nDas ist ein klarer Zweck, der die Aufnahme rechtfertigt und die Nutzung begrenzt.\n\n### Kann ein Teilnehmer ablehnen?\n\n**Ja, gemäß DSGVO.**\n\nSie unterbrechen dann die Aufnahme für die Dauer seines Beitrags oder für den gesamten Besuch.\n\n---\n\n## Wie lange darf man die Aufnahme aufbewahren?\n\n**So lange wie nötig für den Zweck, nicht länger.**\n\nDie DSGVO verlangt, dass Daten „in einer Form gespeichert werden, die die Identifizierung der Betroffenen nur so lange ermöglicht, wie es für die Zwecke der Verarbeitung erforderlich ist“ (Art. 5 Abs. 1 lit. e).\n\nAudio und Bericht haben auf der Baustelle unterschiedliche Nutzungsdauern.\n\n### Wie lange das Audio?\n\nFür Arbeitsgesprächsaufnahmen gibt die CNIL an, dass „Aufnahmen maximal sechs Monate aufbewahrt werden dürfen“.\n\nNach Verteilung und ohne Widerspruch verliert das Audio meist seine praktische Bedeutung.\n\n### Braucht der Bericht eine längere Aufbewahrung?\n\n**Wahrscheinlich, da er bei Streitigkeiten über Mängel oder Fristen als Referenz dient.**\n\nDie CNIL nennt eine Aufbewahrung von bis zu einem Jahr für Analyse-Dokumente. Eine längere Dauer muss schriftlich begründet sein.\n\n### Was bei Abnahme der Baustelle?\n\n**Das ist der natürliche Zeitpunkt für die Löschung der Audioaufnahmen.**\n\nEine wirksame Richtlinie sieht vor:\n\n**Besuch → Bericht verteilt → Baustellenabnahme → Audio löschen.**\n\n### Was mit der Datei auf dem Telefon?\n\nEine vor Ort erstellte Aufnahme bleibt oft nach dem Hochladen auf dem Gerät. Beide Kopien unterliegen der gleichen Regel.\n\n---\n\n## Wer darf die Aufnahme einsehen?\n\n**Nur Personen, die mit der Nachverfolgung befasst sind.**\n\nTeilnehmer, Bauherr und Personen, die die Akte übernehmen.\n\n### Wer darf Audio, Transkription und Bericht sehen?\n\nDie drei Dateien dienen unterschiedlichen Zwecken.\n\nSie können z.B.:\n\n* den Bericht an alle Firmen senden;\n* den Zugriff auf die Transkription beschränken;\n* das Audio nur bei berechtigtem Bedarf aufbewahren.\n\nDas Audio sollte den restriktivsten Zugang erhalten.\n\n### Der Bericht wird zwischen Firmen geteilt\n\nJede Firma wendet ihre eigenen Regeln an, Ihre Aufbewahrungsdauer gilt nicht für sie.\n\n### Muss man Daten verschlüsseln?\n\n**Die Sicherheit muss dem Risiko angepasst sein.**\n\nDie DSGVO verlangt „geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten, einschließlich Pseudonymisierung und Verschlüsselung personenbezogener Daten“ (Art. 32 Abs. 1).\n\n---\n\n## Welche Rechte haben die Teilnehmer?\n\nDie Aufgenommenen haben die in der DSGVO vorgesehenen Rechte.\n\n### Können sie Auskunft verlangen?\n\n**Ja.**\n\nDie betroffene Person hat „das Recht, vom Verantwortlichen eine Bestätigung darüber zu erhalten, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden“ (Art. 15 Abs. 1). Das betrifft Audio, Transkription und Bericht.\n\n### Können sie Berichtigung verlangen?\n\n**Ja, das hat konkrete Folgen auf der Baustelle.**\n\nDie betroffene Person hat „das Recht, unverzüglich die Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen“ (Art. 16).\n\nEin Mangel, der der falschen Firma zugeordnet wurde, wird so korrigiert.\n\nEine KI kann falsch transkribieren:\n\n* Firmennamen;\n* Gewerke;\n* Mängel;\n* Fristen;\n* die sprechende Person.\n\n### Können sie Löschung verlangen?\n\n**Ja, unter den Bedingungen der DSGVO.**\n\nDie betroffene Person hat „das Recht, die Löschung ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen“ (Art. 17 Abs. 1).\n\n### Können sie der Aufnahme widersprechen?\n\n**Ja, unter den Bedingungen der DSGVO.**\n\nDie betroffene Person hat „das Recht, jederzeit aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, der Verarbeitung zu widersprechen“ (Art. 21 Abs. 1).\n\n### Wie schnell müssen Sie reagieren?\n\n**In der Regel innerhalb eines Monats.** Der Verantwortliche antwortet „unverzüglich, spätestens jedoch innerhalb eines Monats nach Eingang des Antrags“ (Art. 12 Abs. 3).\n\n---\n\n## Welche Pflichten gelten, wenn die KI vor Ort mitschreibt?\n\nDie KI fügt der reinen Aufnahme eine Verarbeitung hinzu.\n\nDer Ablauf ist:\n\n**Audio vor Ort → Hochladen → Transkription → Analyse → Besuchsbericht.**\n\n### Was macht die KI konkret?\n\nSie kann:\n\n* Gespräche transkribieren;\n* Teilnehmer identifizieren;\n* Mängel erfassen;\n* Entscheidungen extrahieren;\n* einen Bericht erstellen;\n* Fristen organisieren.\n\n### Ermöglicht die Audioqualität eine zuverlässige Transkription?\n\n**Die Aufnahmebedingungen vor Ort sind schlechter als im Raum.**\n\nUmgebungsgeräusche und Bewegungen verschlechtern die Aufnahme, daher ist das Korrekturlesen wichtiger als anderswo.\n\n### Wo werden die Daten gespeichert?\n\nDas ist eine der ersten Fragen an Ihren Anbieter.\n\nBei Leexi bleiben Aufnahmen, Transkripte und Berichte in der Region Paris auf AWS. Ab einem bestimmten Lizenzvolumen kann ein Hosting bei Scaleway gewählt werden.\n\n### Braucht man einen DPA mit dem Anbieter?\n\n**Ja, wenn der Anbieter als Auftragsverarbeiter agiert.**\n\nArt. 28 DSGVO schreibt vor, dass „die Verarbeitung durch einen Auftragsverarbeiter durch einen Vertrag geregelt ist, der den Gegenstand, die Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung, die Art der personenbezogenen Daten und die Kategorien betroffener Personen sowie die Pflichten und Rechte des Verantwortlichen festlegt“ (Abs. 3).\n\nBei Leexi liefert OpenAI das Sprachmodell, Leexi führt es über Azure France in geschlossener Umgebung aus. Die Begriffe sind im [Glossar des KI-Notiztools](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fde\u002Fsicherheit-und-datenschutz\u002Fzertifizierungen-audits-einhaltung-vorschriften\u002Fglossar-ki-notiztool\u002F) definiert.\n\n### Nutzt die KI Ihre Aufnahmen zum Training?\n\n**Das hängt vom Anbieter ab.**\n\nBei Leexi werden Gespräche auf allen Konten nicht zum Modelltraining verwendet.\n\n---\n\n## Wie kündigt man die Aufnahme auf der Baustelle an?\n\nSie können eine einfache und klare Formulierung verwenden.\n\n### Beim Zusammentreffen vor dem Besuch\n\n> „Bevor wir mit dem Besuch beginnen: Ich nehme über mein Telefon auf und ein KI-Assistent erstellt den Bericht mit Mängeln und Maßnahmen. Er wird an alle gesendet. Wenn jemand widerspricht, bitte jetzt sagen.\"\n\n### Für eine Firma, die erstmals beteiligt ist\n\n> „Ich weise darauf hin, dass Baubesprechungen aufgezeichnet werden und der Bericht an alle Firmen verteilt wird. Bitte sagen Sie, wenn das für Sie ein Problem ist.\"\n\n### Für eine Person, die während des Besuchs dazukommt\n\n> „Ich informiere Sie, bevor Sie sprechen: Der Besuch wird für den Bericht aufgezeichnet.\"\n\n---\n\n## Welche Fehler sollte man vermeiden?\n\n### 1. Nur zu Beginn informieren\n\nAuf der Baustelle kommen manche erst nach Beginn.\n\n### 2. Berechtigtes Interesse für Fremdfirmen anwenden\n\nDas gilt nur für eigene Mitarbeiter.\n\n### 3. Auf Transkription ohne Korrektur vertrauen\n\nDie Aufnahmebedingungen verschlechtern das Ergebnis, eine falsch zugeordnete Mängel hat Folgen.\n\n### 4. Audio nach Abnahme aufbewahren\n\nDer Bericht reicht, wenn die Akte geschlossen ist.\n\n### 5. Aufnahme auf dem Telefon belassen\n\nEine vor Ort erstellte Aufnahme bleibt oft nach dem Hochladen auf dem Gerät.\n\n### 6. Qualität des Exports vernachlässigen\n\nDer Baustellenbericht wird gedruckt, versendet, in Akten abgelegt. Ein beim Öffnen beschädigtes Tabellenblatt in Textverarbeitung ist ein echtes Problem.\n\n---\n\n## Wie zeichnet man einen Baustellenbesuch mit Leexi auf?\n\nNach Festlegung des DSGVO-Rahmens läuft die Nutzung in wenigen Schritten:\n\n### 1. Aufnahme starten\n\nDie Aufnahme kann über die mobile App gestartet werden, ohne vor Ort Geräte zu installieren.\n\n### 2. Aufnahme hochladen\n\nNach dem Besuch wird die Aufnahme in Ihr Online-Konto gesendet.\n\n### 3. Besuchsbericht erstellen\n\nSie können ein Berichtsmuster speziell für Baustellenbesuche anlegen, mit den Abschnitten, die Ihre Meetings erfordern.\n\n### 4. Vor Verteilung Korrektur lesen\n\nDer Bericht kann vor dem Teilen geprüft und korrigiert werden, was bei vor Ort Aufnahmen besonders wichtig ist.\n\n### 5. Daten kontrollieren\n\nLeexi bietet Hosting in der Region Paris, eine Scaleway-Option, Ausführung des Modells über Azure France in geschlossener Umgebung, Verschlüsselung der Daten bei Übertragung und Speicherung sowie kein Training mit Ihren Gesprächen.\n\n---\n\n## Welche Schwierigkeiten haben Nutzer wirklich?\n\nJuristische Fragen sind nicht die einzigen praktischen Herausforderungen.\n\nVon **1.141 Support-Tickets zwischen Januar und Juni 2026** betrifft **1 explizit eine Baubesprechung**. Es geht nicht um Aufnahme oder Transkription, sondern um Formatierung: Tabellen im Bericht brechen beim Öffnen in Textverarbeitung.\n\nDas ist aufschlussreich. Auf der Baustelle bleibt der Bericht kein Online-Dokument: Er wird exportiert, versendet, gedruckt, in Akten abgelegt.\n\nDie bei Präsenzaufnahmen gemeldeten Probleme gelten auch für die Baustelle, da der Kanal derselbe ist. Von den **27 Tickets zu Präsenzaufnahmen** ist das Hochladen via mobile App der häufigste Grund.\n\nDas zeigt:\n\n**Es geht nicht nur um die Frage „Darf ich aufzeichnen?“**\n\nMan muss auch wissen:\n\n**ob die Aufnahme hochgeladen wird → ob der Bericht sauber exportiert wird → wer ihn erhält → wie lange er aufbewahrt wird.**\n\n---\n\n## Baubesprechung aufzeichnen: Wichtiges zum Merken\n\nVor der Aufnahme eines Besuchs prüfen Sie diese sechs Punkte:\n\n* **Information**: Sind alle Anwesenden informiert, auch die später Hinzukommenden?\n* **Rechtsgrundlage**: Haben Sie Mitarbeiter und Fremdfirmen unterschieden?\n* **Vertrag**: Ist die Aufnahme in Vertragsunterlagen geregelt?\n* **Korrektur**: Wird der Bericht vor Verteilung geprüft?\n* **Aufbewahrung**: Wird das Audio nach Abnahme gelöscht, sowohl im Konto als auch auf dem Telefon?\n* **Export**: Öffnet sich der Bericht korrekt bei Ihren Ansprechpartnern?\n\nWenn eine KI beteiligt ist, fügen Sie einen siebten Punkt hinzu:\n\n**Wissen die Teilnehmer, dass ein KI-System die Aufnahme verarbeitet, um den Bericht zu erstellen?**\n\n## Häufige Fragen\n\n### Ist es legal, eine Baubesprechung aufzuzeichnen?\n\nJa, vorausgesetzt, die Anwesenden werden informiert, eine passende Rechtsgrundlage gewählt und eine Aufbewahrungsdauer festgelegt.\n\n### Braucht man die Zustimmung aller anwesenden Firmen?\n\nDie Zustimmung ist bei Personen einzuholen, die nicht Ihre Mitarbeiter sind. Die Regelung im Vertrag vermeidet wiederholte Anfragen.\n\n### Wie informiert man Personen, die während des Besuchs dazukommen?\n\nMündlich, bevor sie sprechen. Das ist auf Baustellen üblich.\n\n### Braucht man spezielle Ausrüstung für die Aufnahme vor Ort?\n\nNein. Ein Smartphone mit App genügt, ohne zusätzliche Geräte.\n\n### Beeinträchtigt Baulärm den Bericht?\n\nDie Aufnahmebedingungen sind vor Ort schlechter als im Raum. Der Bericht sollte vor Verteilung geprüft und korrigiert werden.\n\n### Wie lange darf man die Aufnahme aufbewahren?\n\nDie Dauer richtet sich nach dem Zweck. Für Arbeitsgespräche nennt die CNIL maximal sechs Monate, für Analyse-Dokumente bis zu einem Jahr.\n\n### Kann eine Firma die Löschung ihrer Daten verlangen?\n\nJa, unter den Bedingungen des Löschrechts der DSGVO.\n\n---\n\n## Zusammenfassung\n\n**Baubesprechungen aufzuzeichnen ist möglich.**\n\nAber die richtige Frage ist nicht nur:\n\n> „Darf ich aufzeichnen?“\n\nSondern die gesamte Kette zu prüfen:\n\n**vor Ort informieren → aufnehmen → hochladen → prüfen → an Firmen verteilen → Audio nach Abnahme löschen.**\n\nDiese vollständige Kette muss durch Ihre Datenschutzrichtlinie geregelt sein.\n\n**Möchten Sie Ihre Baustellenbesuche noch am selben Tag mit einem Bericht versenden?** [Testen Sie Leexi bei Ihrem nächsten Besuch](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)\n\n## Quellen\n\nPrimärquellen geprüft am 22. August 2026.\n\n* DSGVO, Artikel 4, 5, 6, 7, 12, 13, 15, 16, 17, 21, 28 und 32\n* Strafgesetzbuch, Artikel 226-1\n* CNIL, Abhören und Aufzeichnen von Arbeitsgesprächen\n* Europäische KI-Verordnung, Artikel 50\n\n*Diese Seite beschreibt den anwendbaren Rahmen. Sie stellt keine Rechtsberatung dar.*\n","2026-08-24T10:45:03.722Z","2026-08-24T10:45:16.323Z","2026-08-24T12:20:38.716Z",{"id":393,"documentId":252,"metaTitle":394,"metaDescription":395,"slug":396,"heroTitle":397,"heroUnderTitle":398,"heroUnderTitle2":69,"heroUnderTitle3":69,"heroCTA":316,"heroVideoUrl":69,"blog":399,"createdAt":400,"updatedAt":401,"publishedAt":402,"locale":78,"__type":151},22113,"Outil de prise de notes IA pour le recrutement | Leexi","Leexi retranscrit vos entretiens de recrutement, génère un compte rendu structuré et une grille d'évaluation adaptée au type d'entretien. 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The tool identifies speakers and generates a summary shortly after the interview.\n\nThis lets you fully focus on the exchange without worrying about note-taking.\n\n## An easy-to-share summary\n\nAt the end of the interview, you get:\n\n- a discussion summary;\n- candidate strengths;\n- areas to explore further;\n- points of caution;\n- a structured evaluation grid.\n\nThe report can then be shared with recruiters and managers so everyone works from the same information.\n\nRole-plays and technical exercises can also be evaluated using a common grid.\n\n## Easier candidate comparison\n\nWhen all interviews follow the same structure, comparisons become simpler.\n\nEach candidate is evaluated by the same criteria, facilitating collective decisions and enabling quick retrieval of reasons behind choices weeks or months later.\n\nIf in doubt, the full transcript remains available to verify context or exact candidate statements.\n\n## Candidate consent is respected\n\nRecording an interview involves processing personal data.\n\nBefore starting, the candidate is informed that an AI assistant participates in note-taking.\n\nConsent can be [recorded and timestamped](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fen\u002Fsecurity\u002Fcertifications-audits-compliance\u002Ffaq-compliance-sovereignty\u002F) to keep proof if needed. Settings can be adapted by teams or countries.\n\nAccess rights are configurable: only authorized staff can view interview reports.\n\n## What does an interview report look like?\n\nThe document compiles the interview summary, evaluation criteria, and recommendations. It can be reviewed, corrected, and approved before sharing.\n\n## HR data hosted in France\n\nCandidate data is hosted in France on a [secure infrastructure](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fen\u002Fsecurity\u002Fcertifications-audits-compliance\u002F).\n\nExchanges are encrypted during transmission and storage.\n\nProcessing is done via a closed Azure France environment.\n\nRecorded interviews are never used to train AI models.\n\n**[Book a demo for your recruitment team](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)**\n","2026-08-07T15:27:52.291Z","2026-08-18T09:30:05.261Z","2026-08-18T09:30:13.757Z",{"id":427,"documentId":252,"metaTitle":428,"metaDescription":429,"slug":430,"heroTitle":431,"heroUnderTitle":432,"heroUnderTitle2":69,"heroUnderTitle3":69,"heroCTA":433,"heroVideoUrl":69,"blog":434,"createdAt":435,"updatedAt":436,"publishedAt":437,"locale":74,"__type":151},22150,"AI-notitiehulpmiddel voor werving |Le","Leexi zet uw sollicitatiegesprekken om in gestructureerde verslagen en evaluaties. Kandidatendata blijft in Frankrijk.","\u002Fnl\u002Fuse-cases\u002Fia-notitie-tool-werving\u002F","AI-notitiehulpmiddel voor werving: gestructureerd verslag","Gestructureerd verslag en evaluatie aangepast aan het gesprekstype. Kandidatendata blijft in Frankrijk.","Gratis uitproberen","Leexi assisteert bij uw sollicitatiegesprekken via video, telefoon of face-to-face. Het hulpmiddel zet het gesprek om in tekst, maakt een gestructureerd verslag en genereert een evaluatieformulier aangepast aan het gesprekstype.\n\nElk verslag is aanpasbaar volgens uw wervingsproces. Kandidatendata blijft gehost in Frankrijk en wordt nooit gebruikt om AI-modellen te trainen.\n\n**[Probeer Leexi bij uw volgende gesprek](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)**\n\n## Een verslag aangepast aan elk gesprek\n\nNiet elk gesprek heeft hetzelfde doel.\n\nEen eerste gesprek valideert het parcours, de motivatie of de geschiktheidscriteria. Een technisch gesprek beoordeelt specifieke vaardigheden. Een laatste gesprek richt zich meer op de match met de functie of bedrijfscultuur.\n\nLeexi past automatisch de structuur van het verslag aan het gesprekstype aan.\n\nU kunt ook eigen sjablonen maken om steeds de voor uw team belangrijke informatie terug te vinden.\n\n## Focus op de kandidaat\n\nNotities maken tijdens een gesprek onderbreekt vaak het contact met de kandidaat.\n\nMet Leexi wordt [het gesprek automatisch opgenomen en getranscribeerd](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fnl\u002Fai-assistent\u002Fnote-taker\u002Fleexi-ai-note-taker-veranderd-vergaderingen\u002F). Het hulpmiddel herkent de verschillende sprekers en genereert kort na het gesprek een samenvatting.\n\nZo kunt u zich volledig op het gesprek richten zonder zorgen over notities.\n\n## Eenvoudig te delen samenvatting\n\nNa het gesprek vindt u:\n\n- een samenvatting van de discussie;\n- sterke punten van de kandidaat;\n- punten om verder te onderzoeken;\n- aandachtspunten;\n- een gestructureerd evaluatieformulier.\n\nHet verslag kan gedeeld worden met recruiters en managers zodat iedereen op dezelfde informatie werkt.\n\nOefeningen en technische tests kunnen ook beoordeeld worden met een gemeenschappelijk formulier.\n\n## Kandidaten eenvoudiger vergelijken\n\nAls alle gesprekken dezelfde structuur volgen, worden vergelijkingen eenvoudiger.\n\nElke kandidaat wordt beoordeeld op dezelfde criteria, wat collectieve beslissingen vergemakkelijkt en snel terugvinden van motieven voor keuzes mogelijk maakt, zelfs na weken of maanden.\n\nBij twijfel blijft de volledige transcriptie beschikbaar om context of exacte uitspraken te controleren.\n\n## Toestemming van kandidaten wordt gerespecteerd\n\nOpname van een gesprek betekent verwerking van persoonlijke gegevens.\n\nVoor het gesprek wordt de kandidaat geïnformeerd dat een AI-assistent notities maakt.\n\nToestemming kan [worden geregistreerd en getimestamped](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fnl\u002Fveiligheid\u002Fcertificeringen-audits-naleving-regelgeving\u002Ffaq-naleving-soevereiniteit\u002F) als bewijs. Instellingen kunnen aangepast worden per team of land.\n\nToegangsrechten zijn configureerbaar: alleen geautoriseerde medewerkers kunnen verslagen inzien.\n\n## Hoe ziet een gespreksverslag eruit?\n\nHet document bevat een samenvatting, evaluatiecriteria en aanbevelingen. Voor verspreiding kan het worden nagelezen, gecorrigeerd en goedgekeurd.\n\n## HR-gegevens gehost in Frankrijk\n\nKandidatendata wordt gehost in Frankrijk op een [beveiligde infrastructuur](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fnl\u002Fveiligheid\u002Fcertificeringen-audits-naleving-regelgeving\u002F).\n\nCommunicatie is versleuteld tijdens overdracht en opslag.\n\nVerwerking gebeurt via een gesloten Azure France-omgeving.\n\nOpgenomen gesprekken worden nooit gebruikt om AI-modellen te trainen.\n\n**[Plan een demo voor uw wervingsteam](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)**\n","2026-08-07T15:27:52.372Z","2026-08-18T09:30:19.328Z","2026-08-18T09:30:31.541Z",{"id":439,"documentId":252,"metaTitle":440,"metaDescription":441,"slug":442,"heroTitle":443,"heroUnderTitle":444,"heroUnderTitle2":69,"heroUnderTitle3":69,"heroCTA":222,"heroVideoUrl":69,"blog":445,"createdAt":446,"updatedAt":447,"publishedAt":448,"locale":90,"__type":151},22225,"Strumento note IA per reclutamento | ","Leexi trascrive i colloqui di lavoro, crea report strutturati e griglie di valutazione su misura. Dati ospitati in Francia.","\u002Fit\u002Fcasi-d-uso\u002Fstrumento-appunti-ia-reclutamento\u002F","Strumento note IA per reclutamento: report colloquio strutturato","Report strutturato e griglia di valutazione su misura. Dati candidati conservati in Francia.","Leexi assiste ai tuoi colloqui di lavoro in videoconferenza, telefono o di persona. Lo strumento trascrive la conversazione, genera un report strutturato e produce una griglia di valutazione adatta al tipo di colloquio.\n\nOgni riassunto è personalizzabile secondo il tuo processo di reclutamento. I dati dei candidati restano ospitati in Francia e non sono mai usati per addestrare modelli di intelligenza artificiale.\n\n**[Prova Leexi nel tuo prossimo colloquio](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)**\n\n## Un report adatto a ogni colloquio\n\nNon tutti i colloqui hanno lo stesso obiettivo.\n\nUn primo incontro verifica il percorso, le motivazioni o i criteri di ammissibilità. Un colloquio tecnico valuta competenze specifiche. Un colloquio finale si concentra sull’adeguatezza al ruolo o alla cultura aziendale.\n\nLeexi adatta automaticamente la struttura del report al tipo di colloquio svolto.\n\nPuoi anche creare modelli personalizzati per trovare sempre le informazioni importanti per il tuo team.\n\n## Concentrati sul candidato\n\nPrendere appunti durante un colloquio spesso interrompe il contatto con il candidato.\n\nCon Leexi, [la conversazione viene registrata e trascritta automaticamente](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fit\u002Fassistente-ia\u002Fpresa-appunti-ia\u002Fleexi-ai-note-taker-rivoluzione-riunioni\u002F). Lo strumento identifica gli interlocutori e genera una sintesi pochi istanti dopo il colloquio.\n\nCosì puoi dedicare tutta la tua attenzione al dialogo, senza preoccuparti degli appunti.\n\n## Una sintesi facile da condividere\n\nAl termine del colloquio trovi:\n\n- un riassunto della discussione;\n- i punti di forza del candidato;\n- gli aspetti da approfondire;\n- gli elementi di attenzione;\n- una griglia di valutazione strutturata.\n\nIl report può essere condiviso con recruiter e manager affinché tutti lavorino sulla stessa base informativa.\n\nSituazioni simulate ed esercizi tecnici possono essere valutati con una griglia comune.\n\n## Confronta i candidati più facilmente\n\nQuando tutti i colloqui seguono la stessa struttura, il confronto è più semplice.\n\nOgni candidato è valutato con gli stessi criteri, facilitando decisioni collettive e ritrovando rapidamente i motivi di una scelta anche dopo settimane o mesi.\n\nIn caso di dubbi, la trascrizione completa è disponibile per verificare il contesto o le parole esatte del candidato.\n\n## Il consenso dei candidati è rispettato\n\nRegistrare un colloquio implica il trattamento di dati personali.\n\nPrima dell’inizio, il candidato è informato che un assistente IA partecipa alla presa di appunti.\n\nIl consenso può essere [registrato e datato](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fit\u002Fsicurezza\u002Fcertificazioni-audit-conformita-normativa\u002Ffaq-conformita-sovranita\u002F) per conservare una prova se necessario. Le impostazioni possono essere adattate per team o paesi.\n\nI diritti di accesso sono configurabili: solo collaboratori autorizzati possono consultare i report.\n\n## Come è fatto un report di colloquio?\n\nIl documento riunisce la sintesi del colloquio, i criteri di valutazione e le raccomandazioni. Prima della diffusione può essere rivisto, corretto e approvato.\n\n## Dati HR ospitati in Francia\n\nI dati dei candidati sono ospitati in Francia su una [infrastruttura sicura](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fit\u002Fsicurezza\u002Fcertificazioni-audit-conformita-normativa\u002F).\n\nLe comunicazioni sono criptate durante trasmissione e archiviazione.\n\nIl trattamento avviene su infrastruttura Azure France in ambiente chiuso.\n\nI colloqui registrati non sono mai usati per addestrare modelli di intelligenza artificiale.\n\n**[Prenota una demo per il tuo team di reclutamento](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)**\n","2026-08-07T15:27:52.563Z","2026-08-18T09:30:47.019Z","2026-08-18T09:30:48.788Z",{"id":450,"documentId":138,"metaTitle":451,"metaDescription":452,"slug":453,"heroTitle":454,"heroUnderTitle":455,"heroUnderTitle2":456,"heroUnderTitle3":457,"heroCTA":458,"heroVideoUrl":69,"blog":459,"createdAt":460,"updatedAt":461,"publishedAt":462,"locale":87,"__type":151},6623,"Zertifizierungen & Vorschriften","Erfahren Sie, warum Zertifizierungen, Audits und Compliance für die Sicherheit von AI-Lösungen wie Leexi wichtig sind.","\u002Fde\u002Fsicherheit-und-datenschutz\u002Fzertifizierungen-audits-einhaltung-vorschriften\u002F","Zertifizierungen, Audits & Compliance","Sichern Sie Ihre Daten und erfüllen Sie internationale Standards","Warum Audits und Zertifikate in der AI-Welt zählen","Wählen Sie einen zuverlässigen, zertifizierten AI-Assistenten für Meetings","Leexi kostenlos testen","Zertifizierungen und Audits sind entscheidend, um sicherzustellen, dass die von Ihnen genutzten Tools und Dienste höchste Standards in Datenschutz, Privatsphäre und Qualität erfüllen. Aber was genau bedeuten Zertifizierungen, Audits und regulatorische Compliance? Warum sind sie wichtig? Und wie navigiert man in diesem komplexen Bereich?\n\n## Was ist eine Zertifizierung und warum ist sie wichtig?\n\nEine Zertifizierung ist eine offizielle Anerkennung durch eine unabhängige Stelle, die bestätigt, dass ein Produkt, eine Dienstleistung oder Organisation bestimmte Standards erfüllt. Diese können Datenschutz, Risikomanagement, Prozessqualität oder Einhaltung von Vorschriften betreffen.\n\nZertifizierungen bieten objektive Sicherheit für Nutzer und Kunden. Sie zeigen das Engagement eines Unternehmens für hohe Standards, den Schutz sensibler Daten und die Zuverlässigkeit seiner Dienste. Zum Beispiel ist die ISO 27001 eine international anerkannte Norm für Informationssicherheitsmanagement.\n\nIm Kontext von AI-Lösungen und automatischer Protokollierung wie Leexi geben diese Zertifikate den Nutzern Sicherheit bezüglich Vertraulichkeit, Datenrückverfolgbarkeit und robuster Infrastruktur.\n\n## Welche Rolle spielen Audits bei der Compliance?\n\nAudits sind gründliche, regelmäßige Prüfungen durch interne oder externe Experten, die sicherstellen, dass Praktiken den geltenden Standards und Vorschriften entsprechen. Sie helfen, Schwachstellen zu erkennen, Sicherheitsmaßnahmen zu bewerten und Verbesserungen vorzuschlagen.\n\nBei der regulatorischen Compliance sind Audits unerlässlich, um gesetzliche Vorgaben zu erfüllen, insbesondere zum Schutz personenbezogener Daten (wie DSGVO in Europa), IT-Sicherheit und Transparenz im Einsatz von künstlicher Intelligenz (z. B. EU AI Act).\n\n## Wie beeinflusst Compliance Unternehmen und Nutzer?\n\nCompliance umfasst alle Regeln und Gesetze, die ein Unternehmen in seinem Bereich einhalten muss. Ziel ist es, Nutzerrechte zu schützen, Datensicherheit zu gewährleisten und den Technologieneinsatz zu regulieren.\n\nFür Unternehmen ist Compliance gesetzlich vorgeschrieben und ein Wettbewerbsvorteil. Sie hilft, Bußgelder, Reputationsschäden und Vertrauensverlust zu vermeiden. Zudem fördert sie bessere Organisation, striktes Risikomanagement und mehr Transparenz gegenüber Kunden.\n\nFür Nutzer garantiert Compliance den respektvollen Umgang mit persönlichen Daten, Sicherheit der Informationen und Zuverlässigkeit der genutzten Tools. Leexi gewährleistet durch Einhaltung von DSGVO, ISO 27001 und EU AI Act optimalen Schutz beruflicher Gespräche, klare Nachvollziehbarkeit und ethischen KI-Einsatz.\n\n## Warum ein zertifiziertes und konformes Tool wie Leexi wählen?\n\nAngesichts der Vielzahl digitaler Lösungen ist es wichtig, Tools zu wählen, die ihr Engagement für Sicherheit und Compliance nachgewiesen haben. Ein zertifizierter AI-Assistent garantiert hohen Datenschutz, strenges Risikomanagement und Einhaltung aktueller Vorschriften.\n\nLeexi steht exemplarisch für dieses Engagement. ISO 27001-zertifiziert, DSGVO- und EU AI Act-konform, bietet Leexi eine intelligente Notizlösung, die Leistung, Sicherheit und Compliance vereint. Nutzer profitieren von vollständiger Gesprächsnachverfolgbarkeit, erhöhter Vertraulichkeit und optimaler Servicequalität.\n\nZudem unterzieht sich Leexi regelmäßigen Audits zur Aufrechterhaltung und Verbesserung der Standards, was eine zuverlässige und sichere Nutzererfahrung garantiert. Mit Leexi wählen Sie einen AI-Assistenten, der Compliance und Sicherheit in den Mittelpunkt stellt und gleichzeitig Ihre Produktivität und Zusammenarbeit steigert.\n\n## Fazit\n\nZertifizierungen, Audits und regulatorische Compliance sind weit mehr als Formalitäten: Sie sind essenzielle Garantien für Sicherheit, Qualität und Ethik digitaler Lösungen. In einer Welt, in der Daten wertvoll und sensibel sind, schaffen sie Vertrauen zwischen Dienstleistern und Nutzern.\n\nUnternehmen, die leistungsstarke und sichere AI-Tools einsetzen wollen, sollten auf zertifizierte und regelmäßig geprüfte Lösungen setzen. Leexi mit ISO 27001-Zertifizierung und Einhaltung von DSGVO sowie EU AI Act steht für dieses Engagement für Exzellenz und Transparenz.\n\nMöchten Sie die Qualität Ihrer Meetings verbessern und gleichzeitig Sicherheit und Compliance Ihrer Daten gewährleisten? Testen Sie Leexi noch heute und profitieren Sie von einem intelligenten, zertifizierten und konformen AI-Assistenten.\n\n[Leexi kostenlos testen](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)","2026-06-03T16:21:34.655Z","2026-06-03T16:21:57.029Z","2026-06-03T16:21:57.107Z",{"id":464,"documentId":357,"metaTitle":465,"metaDescription":466,"slug":467,"heroTitle":468,"heroUnderTitle":469,"heroUnderTitle2":69,"heroUnderTitle3":69,"heroCTA":198,"heroVideoUrl":69,"blog":470,"createdAt":471,"updatedAt":472,"publishedAt":473,"locale":81,"__type":151},22418,"AI Note-Taking Tool for Sales | Leexi","Leexi attends your sales meetings, creates structured summaries, and auto-updates your CRM. Data hosted in France securely.","\u002Fen\u002Fuse-cases\u002Fai-note-taking-tool-sales\u002F","AI Note-Taking Tool for Sales: Meeting Summaries That Auto-Fill Your CRM","Leexi transcribes your meetings, generates summaries, and updates your CRM. No manual entry needed.","After a meeting ends, the hardest part often remains: writing the summary, updating the CRM, noting next steps, recording objections… These tasks take time and are often postponed.\n\nLeexi automates this step. The tool attends your video calls, phone, or in-person meetings, transcribes the conversation, generates a structured summary, then automatically updates your CRM. No manual entry or copy-pasting.\n\nData stays hosted in France and is never used to train AI models. Today, over 10,000 companies across Europe use Leexi.\n\n**[Try Leexi on your next sales meeting](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)**\n\n## The same challenge after every meeting\n\nOnce the call ends, you still need to write a summary, find the right client record, update the CRM, create tasks, and note key info.\n\nIn practice, this step is rarely done immediately. Information is entered hours later, sometimes the next day, often with omissions or inaccuracies.\n\nDuring the meeting, the problem is the same: taking notes often distracts from the conversation. Conversely, focusing fully on the prospect makes it hard to remember everything.\n\n[Leexi takes notes for you](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fen\u002Fai-assistant\u002Fai-note-taker\u002Fleexi-ai-note-taker-revolution-meetings\u002F). Stay focused on the discussion, then get a complete summary moments after the meeting.\n\n## What Leexi generates after a meeting\n\n### A structured summary\n\nThe summary covers key points from the exchange:\n\n- expressed needs;\n- objections;\n- decisions made;\n- next steps;\n- actions to take.\n\nThe full transcription remains available alongside the summary. If in doubt, simply find the exact part of the conversation.\n\nEach team can also customize the summary format to fit their sales process.\n\n### CRM updates automatically\n\nLeexi does more than summarize.\n\nThe tool directly inputs information into your CRM: HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Microsoft Dynamics, and [many others](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fintegrations\u002F).\n\nThe right summary links to the correct contact and opportunity—no copy-pasting.\n\nCalls via Aircall or Ringover work the same way.\n\n## Easily access client history\n\nAll meetings are saved in a searchable library.\n\nBefore a new conversation, quickly review:\n\n- commitments made;\n- objections raised;\n- needs expressed in past talks.\n\nNo need to re-listen to multiple recordings to prepare.\n\n## Train sales teams with real calls\n\nTop calls can be saved as references.\n\nTeams can easily revisit them to analyze real situations, hear phrasing used, and share best practices.\n\nScoring can follow your sales method, whether MEDDIC, SPICED, or an internal framework.\n\n## What does a sales summary look like?\n\nThe document includes the exchange summary, objections, next steps, and tasks.\n\nBefore sending or syncing with the CRM, the summary is editable and can be approved by the salesperson.\n\n## In-person meetings supported too\n\nMeetings at client sites, trade shows, or on the go can be [recorded via the mobile app](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fen\u002Fai-assistant\u002Fmobile-app\u002F).\n\nProcessing is the same: transcription, summary, then CRM sync.\n\nThe result matches that of a video call.\n\n## Data hosted in France\n\nConversations are [hosted in France on secure infrastructure](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fen\u002Fsecurity\u002Fcertifications-audits-compliance\u002Ffaq-compliance-sovereignty\u002F).\n\nData is encrypted during transmission and storage.\n\nProcessing occurs on a closed Azure France environment.\n\nFinally, your teams’ conversations are never used to train AI models.\n\n**[Book a Leexi demo](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)**\n","2026-08-07T15:25:55.909Z","2026-08-18T09:33:15.704Z","2026-08-18T09:33:35.297Z",{"id":475,"documentId":476,"metaTitle":477,"metaDescription":478,"slug":479,"heroTitle":480,"heroUnderTitle":481,"heroUnderTitle2":69,"heroUnderTitle3":69,"heroCTA":70,"heroVideoUrl":69,"blog":482,"createdAt":483,"updatedAt":484,"publishedAt":485,"locale":74,"__type":151},23392,"gts73982cmf3h302x0bbdm0q","Professionele vergadering opnemen: RG","Deelnemers informeren, wettelijke basis kiezen, bewaartermijn beperken en toegang controleren volgens de AVG voor het opnemen van vergaderingen.","\u002Fnl\u002Fveiligheid\u002Fcertificeringen-audits-naleving-regelgeving\u002Fprofessionele-vergadering-opnemen-gdpr\u002F","Professionele vergadering opnemen: welke AVG-regels?","Regels vóór opname en veranderingen als AI-meeting het verslag maakt.","Wilt u een vergadering opnemen om automatisch een transcriptie of verslag te krijgen? Dat kan, maar u moet regels volgen: deelnemers informeren, een wettelijke basis kiezen, bewaartermijn beperken en toegang tot bestanden controleren.\n\n**Als een AI-meeting het transcript of verslag maakt, moet u ook de betrokkenen over deze verwerking informeren.**\n\n## Mag je een professionele vergadering opnemen?\n\n**Ja, maar niet zonder regels.**\n\nEen opname bevat stemmen, namen, functies en uitspraken. Dit is een verwerking van persoonsgegevens volgens de AVG.\n\nU moet onder meer:\n\n* deelnemers vóór opname informeren;\n* uw wettelijke basis bepalen;\n* het doel van de opname vaststellen;\n* bewaartermijn beperken;\n* toegang beperken;\n* deelnemersrechten waarborgen.\n\nOpnames zonder medeweten van aanwezigen zijn strafbaar volgens het Wetboek van Strafrecht, met gevangenis en boete (artikel 226-1).\n\n### Is een vergadering een persoonsgegeven?\n\n**Ja.**\n\nDe AVG definieert persoonsgegevens als \"alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare persoon\" (artikel 4, lid 1).\n\nStemmen, namen, functies en uitspraken kunnen deelnemers identificeren.\n\nTranscripties en verslagen vallen ook hieronder.\n\n### Waarom is de AVG van toepassing?\n\nOmdat u meerdere verwerkingen uitvoert:\n\n**opnemen → transcriberen → opslaan → delen → eventueel verwijderen.**\n\nHet medium maakt niet uit.\n\nOf u nu opneemt met telefoon, dictafoon, computer of een AI-meeting die aan een videovergadering deelneemt, u verwerkt persoonsgegevens. Praktische regels verschillen: zie [opname in zaal](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-une-reunion-en-presentiel-rgpd\u002F), [telefoonopname](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-appel-telephonique-rgpd\u002F) en [bouwplaatsbezoek](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fnl\u002Fveiligheid\u002Fcertificeringen-audits-naleving-regelgeving\u002Feen-bouwvergadering-opnemen-gdpr\u002F).\n\n### Welke gegevens worden opgenomen?\n\nAfhankelijk van het hulpmiddel kunt u bewaren:\n\n* audio;\n* transcriptie;\n* namen van sprekers;\n* datum van vergadering;\n* duur;\n* verslag;\n* genomen besluiten;\n* toegewezen acties.\n\nSoms komen ook gevoelige gegevens aan het licht, zoals gezondheid, gezinssituatie of politieke mening.\n\n---\n\n## Moet u deelnemers vooraf informeren?\n\n**Ja.**\n\nDe informatie moet vóór of bij het verzamelen van gegevens gegeven worden (AVG, artikel 13, lid 1).\n\nAlleen zeggen \"de vergadering wordt opgenomen\" is vaak niet genoeg.\n\n### Wanneer informeren?\n\n**Vóór de opname start.**\n\nPraktisch kan dit in de uitnodiging en bij aanvang van de vergadering.\n\nDit is belangrijk als iemand later aansluit.\n\n### Wat vertellen?\n\nDe CNIL adviseert deelnemers te informeren over het bestaan van de opname, de verantwoordelijke en het doel.\n\nLeg simpel uit:\n\n**wie neemt op → waarom → wat wordt opgenomen → wat gebeurt met de data.**\n\n### Moet u melden dat AI-meeting het verslag maakt?\n\n**Ja.**\n\nAudio-opname en AI-verwerking zijn aparte stappen.\n\nDe Europese AI-verordening vereist dat mensen weten dat ze met een AI-systeem communiceren (artikel 50, lid 1). Dit geldt sinds 2 augustus 2026 en is de verantwoordelijkheid van de leverancier; uw informatieplicht komt uit de AVG en CNIL-richtlijnen.\n\nAls een assistant de vergadering transcribeert en automatisch een verslag maakt, moet u dit melden.\n\nU kunt zeggen:\n\n> \"De vergadering wordt opgenomen en een AI-meeting maakt automatisch het verslag.\"\n\nAls iemand later aansluit, geeft u dezelfde informatie vóórdat die spreekt.\n\n### Wat als iemand later binnenkomt?\n\n**Informeer die persoon vóór spreken.**\n\nIn videovergaderingen ziet men vaak de assistant in de deelnemerslijst; fysiek niet altijd.\n\nU kunt zeggen:\n\n> \"Ik informeer u dat de vergadering wordt opgenomen en een AI-meeting het verslag maakt. Als u dat niet wilt, stop ik de opname.\"\n\n---\n\n## Welke wettelijke basis voor opname?\n\n**Afhankelijk van wie en de context.**\n\nBelangrijk zijn gerechtvaardigd belang en toestemming. Zie details voor [commerciële afspraak](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-rendez-vous-commercial-rgpd\u002F), [sollicitatiegesprek](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-entretien-de-recrutement-rgpd\u002F), [directiecomité](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-comite-de-direction-rgpd\u002F) en [stuurgroep](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-comite-de-pilotage-rgpd\u002F).\n\n### Gerechtvaardigd belang?\n\n**Ja, vooral voor interne vergaderingen.**\n\nArtikel 6 AVG staat verwerking toe als noodzakelijk voor gerechtvaardigde belangen, tenzij de rechten van betrokkenen zwaarder wegen.\n\nU moet een belangenafweging maken en deelnemers informeren.\n\n### Toestemming?\n\n**Ja, als dit passende basis is.**\n\nToestemming is een vrije, specifieke, geïnformeerde en ondubbelzinnige wilsuiting (AVG, artikel 4, punt 11).\n\nDe verwerkingsverantwoordelijke moet kunnen aantonen dat toestemming is gegeven (artikel 7, lid 1).\n\nEen tijdstempel helpt bewijs.\n\n### Mag u zonder toestemming opnemen tussen collega’s?\n\n**Ja, als gerechtvaardigd belang geldt, na informatie en belangenafweging.**\n\nDe situatie werknemer-werkgever verschilt van klant of prospect.\n\n### Mag u klanten of prospects opnemen?\n\n**Ja, maar u moet toestemming vragen als dat de basis is.**\n\nVraag akkoord vóór opname.\n\nWeigert men, dan neemt u niet op.\n\n---\n\n## Hoe lang bewaren?\n\n**Zolang nodig voor het doel, niet langer.**\n\nDe AVG vereist dat gegevens niet langer worden bewaard dan nodig (artikel 5, lid 1, punt e).\n\nEen bibliotheek met jaren aan vergaderingen zonder verwijderbeleid is een probleem.\n\n### Hoe lang audio bewaren?\n\nDe CNIL adviseert maximaal zes maanden voor werkgerelateerde opnames.\n\nVraag uzelf af: wanneer is audio niet meer nuttig?\n\nNa goedkeuring van het verslag kan de originele opname minder waarde hebben.\n\n### Hoe lang transcriptie bewaren?\n\nCNIL zegt: analyse-documenten tot één jaar.\n\nBewaartermijn hangt af van doel en verwerking.\n\n### Wat met oude opnames?\n\n**Plan verwijdering.**\n\nVertrouw niet op gebruikersgeheugen.\n\nEen effectief beleid omvat:\n\n**aanmaak → bewaren → vervaldatum → verwijderen.**\n\n---\n\n## Wie mag toegang tot opnames?\n\n**Alleen wie het voor werk nodig heeft.**\n\nOpnames bevatten meer info dan het eindverslag.\n\nMaak onderscheid in toegangsrechten.\n\n### Wie mag audio, transcriptie en verslag zien?\n\nDe drie bestanden dienen verschillende doelen.\n\nBijvoorbeeld:\n\n* verslag delen met deelnemers;\n* transcriptie beperkt toegankelijk maken;\n* audio alleen bewaren als echt nodig.\n\nToegang moet proportioneel zijn.\n\n### Moet data versleuteld worden?\n\n**Beveiliging moet risicogeschikt zijn.**\n\nDe AVG vereist passende technische en organisatorische maatregelen, zoals pseudonimisering en encryptie (artikel 32, lid 1).\n\nHet [Leexi compliance dossier](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fnl\u002Fveiligheid\u002Fcertificeringen-audits-naleving-regelgeving\u002Ffaq-naleving-soevereiniteit\u002F) beschrijft hosting, onderaannemers en certificeringen.\n\nBeveiliging van opslag en overdracht is cruciaal bij leverancierskeuze.\n\n---\n\n## Welke rechten hebben deelnemers?\n\nDeelnemers hebben rechten volgens de AVG.\n\n### Recht op inzage?\n\n**Ja.**\n\nBetrokkene kan bevestiging vragen of gegevens worden verwerkt (artikel 15, lid 1).\n\nDit geldt voor audio, transcriptie en verslag.\n\n### Recht op correctie?\n\n**Ja.**\n\nBetrokkene kan onjuiste persoonsgegevens laten corrigeren (artikel 16).\n\nBelangrijk bij automatische transcriptie.\n\nAI kan fouten maken in:\n\n* namen;\n* bedragen;\n* data;\n* besluiten;\n* sprekeridentiteit.\n\n### Recht op wissen?\n\n**Ja, volgens AVG voorwaarden.**\n\nBetrokkene kan verwijdering vragen (artikel 17).\n\nVerzoek wordt beoordeeld op doel en bewaarplicht.\n\n### Recht van bezwaar?\n\n**Ja, bij verwerking op gerechtvaardigd belang (artikel 21).**\n\nBetrokkene kan bezwaar maken om persoonlijke redenen.\n\n### Reactietermijn?\n\n**Meestal binnen één maand.**\n\nVerantwoordelijke reageert \"zonder onnodige vertraging en uiterlijk binnen een maand\" (artikel 12, lid 3).\n\nEen goed georganiseerde bibliotheek helpt rechten uitoefenen.\n\n---\n\n## Verplichtingen bij AI-notities?\n\nAI voegt verwerking toe aan opname.\n\nProces:\n\n**audio → transcriptie → analyse → verslag → opslag.**\n\nElke stap moet binnen uw privacykader passen.\n\n### Wat doet AI concreet?\n\n* gesprekken transcriberen;\n* sprekers identificeren;\n* besluiten extraheren;\n* acties herkennen;\n* verslag maken;\n* deadlines organiseren.\n\nVerslag is geen kopie van opname, maar extra verwerking.\n\n### Waar worden data opgeslagen?\n\nVraag dit aan uw leverancier.\n\nBij Leexi blijven opnames, transcripties en verslagen in regio Parijs op AWS. Bij veel licenties kan hosting via Scaleway.\n\n### Wie verwerkt data?\n\nLeverancier is verwerker volgens AVG.\n\nLeexi gebruikt OpenAI voor taalmodel, uitgevoerd via Azure Frankrijk in gesloten circuit.\n\n### Is een DPA nodig?\n\n**Ja, als leverancier verwerker is.**\n\nArtikel 28 AVG vereist contract tussen verwerkingsverantwoordelijke en verwerker (DPA).\n\n### Gebruikt AI uw gesprekken voor training?\n\n**Hangt af van leverancier.**\n\nControleer dit vóór keuze.\n\nLeexi gebruikt gesprekken niet voor modeltraining.\n\n---\n\n## Hoe deelnemers informeren over AI-opname?\n\nGebruik eenvoudige, duidelijke formuleringen.\n\n### Voor een vergadering\n\n> \"Voor we beginnen: ik neem de vergadering op en een AI-meeting maakt het verslag met besluiten en acties. Het verslag wordt gedeeld. De opname wordt [duur] bewaard en daarna verwijderd. Heeft iemand bezwaar?\"\n\n### Voor interne vergadering\n\n> \"Zoals gewoonlijk wordt de vergadering opgenomen en het verslag automatisch gemaakt. Het komt in de gedeelde bibliotheek met besluiten en taken. Wilt u dat ik stop voor een punt, zeg het dan.\"\n\n### Voor klant of prospect\n\n> \"Voordat we starten: gaat u akkoord met opname? Een AI-meeting maakt het verslag, zo hoef ik geen notities te maken.\"\n\n---\n\n## Veelgemaakte fouten\n\n### 1. Opnemen zonder informeren\n\nEen veelvoorkomende fout.\n\nU start opname op telefoon en vergeet deelnemers te informeren.\n\n### 2. Doel niet vastleggen\n\n\"We bewaren vergaderingen voor het geval\" is geen beleid.\n\nWeet waarom en hoelang u bewaart.\n\n### 3. Alles onbeperkt bewaren\n\nJaren aan vergaderingen zonder verwijderbeleid is lastig te beheren.\n\n### 4. Toegang voor heel bedrijf\n\nVerslag van directiecomité is niet voor iedereen.\n\n### 5. Iedereen eigen tool laten gebruiken\n\nLevert veel leveranciers, verwerkingen, opslagplekken en contracten op.\n\n### 6. Automatisch alle vergaderingen opnemen\n\nCNIL zegt: \"Werkgever mag geen permanente of systematische opname inrichten.\"\n\nAutomatisering vervangt geen kader.\n\n---\n\n## Hoe opnemen met Leexi?\n\nNa vaststellen AVG-kader volgt gebruik in stappen.\n\n### 1. Vergadering joinen\n\nLeexi kan Teams, Meet en Zoom meetings joinen via agenda.\n\nVoor fysieke vergadering start opname via mobiele app.\n\n### 2. Gesprekken transcriberen\n\nNa vergadering ontvangt u transcriptie naast verslag.\n\n### 3. Verslag genereren\n\nVerslag bevat besluiten, acties en deadlines.\n\nPas formaat aan per vergadertype.\n\n### 4. Toegang beheren\n\nBepaal wie verslagen mag zien.\n\n### 5. Data controleren\n\nLeexi biedt hosting in Parijs, optie Scaleway, uitvoering via Azure Frankrijk, encryptie in transit en rust, en geen training op gesprekken.\n\n---\n\n## Praktische problemen gebruikers\n\nJuridische vragen zijn niet de enige uitdaging.\n\nUit **1.141 supporttickets jan-jun 2026** blijken problemen met mobiele opname, verbindingen met sales meetings, telefonische transcripties en toegangsrechten.\n\nDit geeft ander inzicht:\n\n**Het gaat niet alleen om \"mag ik opnemen?\"**\n\nMaar ook:\n\n**waar gaat opname heen → wie ziet het → hoe lang blijft het → hoe wordt het verwijderd.**\n\n---\n\n## Samenvatting opname professionele vergadering\n\nControleer voor opname deze zes punten:\n\n* **Informatie**: weten deelnemers dat ze opgenomen worden?\n* **Doel**: waarom bewaart u opname?\n* **Wettelijke basis**: welke juridische grondslag?\n* **Bewaring**: wanneer verwijdert u audio en transcriptie?\n* **Toegang**: wie mag data zien?\n* **Verwerkers**: weet u wie data verwerkt en waar?\n\nBij AI komt een zevende punt:\n\n**Weten deelnemers dat AI-meeting opname verwerkt voor verslag?**\n\n## Veelgestelde vragen\n\n### Is het legaal een professionele vergadering op te nemen?\n\nJa, mits u het juiste kader volgt: informeren, wettelijke basis, doel en bewaartermijn.\n\n### Moet u deelnemers informeren?\n\nJa, vóór of bij dataverzameling.\n\n### Mag u opnemen zonder toestemming?\n\nSoms, vooral intern met gerechtvaardigd belang na belangenafweging.\n\n### Mag u klanten of prospects opnemen?\n\nJa, maar vraag toestemming als dat de basis is.\n\n### Mag u opnemen met telefoon?\n\nJa, het medium verandert de regels niet.\n\n### Mag u AI gebruiken voor notities?\n\nJa, maar deelnemers moeten geïnformeerd worden.\n\n### Hoe lang bewaren?\n\nAfhankelijk van doel. CNIL adviseert max zes maanden voor werkgerelateerde audio, tot een jaar voor analyse-documenten.\n\n### Kan deelnemer verwijdering vragen?\n\nJa, volgens AVG-recht op wissen.\n\n---\n\n## Conclusie\n\n**Opnemen van vergaderingen is mogelijk.**\n\nMaar vraag niet alleen:\n\n> \"Mag ik opnemen?\"\n\nControleer de hele keten:\n\n**informeren → opnemen → transcriberen → analyseren → delen → bewaren → verwijderen.**\n\nDeze keten moet uw privacybeleid regelen.\n\n**Wilt u verslagen zonder zelf te schrijven?** [Plan een demo](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)\n\n## Bronnen\n\nPrimaire bronnen geraadpleegd op 22 augustus 2026.\n\n* AVG artikelen 4, 5, 6, 7, 12, 13, 15, 16, 17, 21, 28, 32\n* Wetboek van Strafrecht artikel 226-1\n* CNIL, Luisteren en opnemen van werktelefoongesprekken\n* Europese AI-verordening artikel 50\n\n*Deze pagina beschrijft het toepasselijke kader en is geen juridisch advies.*\n","2026-08-24T12:23:05.533Z","2026-08-24T12:26:08.649Z","2026-08-24T13:03:13.841Z",{"id":487,"documentId":476,"metaTitle":488,"metaDescription":489,"slug":490,"heroTitle":491,"heroUnderTitle":492,"heroUnderTitle2":69,"heroUnderTitle3":69,"heroCTA":245,"heroVideoUrl":69,"blog":493,"createdAt":494,"updatedAt":495,"publishedAt":496,"locale":93,"__type":151},23396,"Gravar reunião profissional: regras L","Informe participantes, escolha base legal, limite conservação e controle acessos: regras RGPD para gravar reuniões.","\u002Fpt\u002Fseguranca\u002Fcertificacoes-auditorias-conformidade-regulatoria\u002Fgravar-uma-reuniao-profissional-rgpd\u002F","Gravar reunião profissional: quais regras RGPD?","Regras a seguir antes de gravar e mudanças com IA na redação da ata.","Quer gravar uma reunião para obter automaticamente uma transcrição ou ata? É possível, mas deve seguir várias regras: informar participantes, escolher base legal, limitar conservação e controlar acesso aos arquivos.\n\n**Se uma IA transcrever ou redigir a ata, é preciso informar os envolvidos sobre esse tratamento.**\n\n## É permitido gravar uma reunião profissional?\n\n**Sim, mas com regras para o tratamento.**\n\nUma gravação contém vozes, nomes, cargos e falas, configurando tratamento de dados pessoais conforme o RGPD.\n\nVocê deve:\n\n* informar os participantes antes da gravação;\n* definir base legal;\n* estabelecer finalidade;\n* limitar tempo de conservação;\n* restringir acessos;\n* garantir direitos dos participantes.\n\nGravar sem consentimento pode violar o Código Penal, que pune invasão de privacidade (artigo 226-1).\n\n### Gravação é dado pessoal?\n\n**Sim.**\n\nRGPD define dado pessoal como informação relacionada a pessoa física identificada ou identificável (art.4,1).\n\nVoz, nome, cargo e falas podem identificar participantes.\n\nTranscrição e ata também são dados pessoais.\n\n### Por que RGPD se aplica?\n\nPorque há vários tratamentos: gravar → transcrever → armazenar → compartilhar → possivelmente apagar.\n\nO meio usado não altera o princípio.\n\nSeja com telefone, gravador, computador ou assistente em videoconferência, trata-se dados pessoais.\n\nVeja casos específicos: [gravação em sala](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-une-reunion-en-presentiel-rgpd\u002F), [chamada telefônica](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-appel-telephonique-rgpd\u002F), [visita a obra](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fpt\u002Fseguranca\u002Fcertificacoes-auditorias-conformidade-regulatoria\u002Fgravar-uma-reuniao-de-obras-rgpd\u002F).\n\n### Quais dados são gravados?\n\nDependendo da ferramenta, pode-se armazenar:\n\n* áudio;\n* transcrição;\n* nomes dos participantes;\n* data e duração;\n* ata;\n* decisões;\n* ações atribuídas.\n\nConversas podem revelar dados sensíveis não previstos, como saúde ou opiniões.\n\n---\n\n## Precisa avisar antes de gravar?\n\n**Sim.**\n\nA informação deve ocorrer antes ou no momento da coleta (RGPD, art.13,1).\n\nDizer só \"a reunião está sendo gravada\" pode não ser suficiente.\n\n### Quando avisar?\n\n**Antes de iniciar a gravação.**\n\nPode avisar no convite e lembrar no início da reunião.\n\nAviso é crucial para quem entra depois.\n\n### O que informar?\n\nCNIL recomenda informar sobre existência do sistema, responsável pelo tratamento e finalidades.\n\nExplique claramente:\n\n**quem grava → por quê → o que é gravado → uso dos dados.**\n\n### Informar que IA redige a ata?\n\n**Sim.**\n\nGravação e tratamento pela IA são operações distintas.\n\nRegulamento europeu de IA exige informar que interagem com sistema de IA (art.50,1), válido desde 2\u002F8\u002F2026.\n\nSe assistente transcreve e gera ata automaticamente, informe os participantes.\n\nExemplo:\n\n> \"A reunião está gravada e um assistente IA redige a ata automaticamente.\"\n\nQuem entrar depois deve receber a mesma informação antes de falar.\n\n### E se alguém chegar durante a reunião?\n\n**Informe antes que fale.**\n\nEm videoconferência, assistente aparece na lista; presencialmente, pode não perceber.\n\nDiga:\n\n> \"Aviso que a reunião está gravada e um assistente IA redige a ata. Se tiver problema, avise que paro a gravação.\"\n\n---\n\n## Qual base legal usar?\n\n**Depende da pessoa e contexto.**\n\nPrincipais bases: interesse legítimo e consentimento.\n\nVeja detalhes para [reunião comercial](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-rendez-vous-commercial-rgpd\u002F), [entrevista](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-entretien-de-recrutement-rgpd\u002F), [diretoria](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-comite-de-direction-rgpd\u002F), [comitê](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-comite-de-pilotage-rgpd\u002F).\n\n### Interesse legítimo?\n\n**Sim, para reuniões internas.**\n\nArt.6 permite tratamento necessário para interesses legítimos, salvo direitos fundamentais prevalecerem.\n\nFaça teste de equilíbrio e informe.\n\n### Consentimento?\n\n**Sim, quando apropriado.**\n\nConsentimento é manifestação livre, específica, informada e inequívoca (art.4,11).\n\nResponsável deve provar consentimento (art.7,1).\n\nConsentimento com data ajuda comprovar.\n\n### Gravar colaboradores sem consentimento?\n\n**Sim, com interesse legítimo, informação e teste.**\n\nSituação de empregado difere de cliente.\n\n### Gravar cliente ou prospect?\n\n**Sim, mas peça consentimento antes.**\n\nSe negar, não grave.\n\n---\n\n## Quanto tempo conservar gravação?\n\n**Só o necessário para a finalidade.**\n\nRGPD exige conservar dados identificáveis só pelo tempo necessário (art.5,1,e).\n\nBiblioteca sem regras de exclusão gera problemas.\n\n### Quanto tempo conservar áudio?\n\nCNIL diz gravações podem ficar até 6 meses.\n\nApós validação da ata, áudio pode perder utilidade.\n\n### Quanto tempo conservar transcrição?\n\nCNIL permite até 1 ano para documentos de análise.\n\nDepende da finalidade.\n\n### E gravações antigas?\n\n**Deve haver política de exclusão.**\n\nNão dependa da memória dos usuários.\n\nPolítica eficaz: criação → conservação → prazo → exclusão.\n\n---\n\n## Quem acessa gravação?\n\n**Só quem precisa para o trabalho.**\n\nGravação tem mais dados que ata final.\n\nDiferencie níveis de acesso.\n\n### Quem pode ver áudio, transcrição e ata?\n\nPodem ter usos distintos:\n\n* compartilhar ata com participantes;\n* limitar acesso à transcrição;\n* guardar áudio só se justificado.\n\nAcesso deve ser proporcional.\n\n### Precisa criptografar?\n\n**Segurança conforme risco.**\n\nRGPD exige medidas técnicas e organizacionais adequadas, incluindo pseudonimização e criptografia (art.32,1).\n\n[Dossiê de conformidade Leexi](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fpt\u002Fseguranca\u002Fcertificacoes-auditorias-conformidade-regulatoria\u002Ffaq-conformidade-soberania\u002F) detalha hospedagem, subcontratados e certificações.\n\nSegurança de armazenamento e transferência é crucial na escolha do fornecedor.\n\n---\n\n## Direitos dos participantes\n\nTêm direitos previstos no RGPD.\n\n### Podem pedir acesso?\n\n**Sim.**\n\nDireito de saber se dados pessoais são tratados (art.15,1).\n\nInclui áudio, transcrição e ata.\n\n### Podem pedir retificação?\n\n**Sim.**\n\nDireito de corrigir dados incorretos (art.16).\n\nImportante para transcrição automática, que pode errar nomes, valores, datas, decisões e identificações.\n\n### Podem pedir exclusão?\n\n**Sim, conforme RGPD.**\n\nDireito de apagar dados pessoais (art.17,1).\n\nPedido avaliado conforme finalidade e obrigações legais.\n\n### Podem se opor à gravação?\n\n**Sim, se base for interesse legítimo (art.21,1).**\n\nDireito de oposição acompanha essa base legal.\n\n### Prazo para resposta?\n\n**Normalmente 1 mês.**\n\nResponsável deve responder em até 1 mês (art.12,3).\n\nOrganização facilita atendimento.\n\n---\n\n## Obrigações quando IA toma notas\n\nIA adiciona tratamento além da gravação.\n\nFluxo: áudio → transcrição → análise → ata → armazenamento.\n\nCada etapa deve estar no escopo da proteção de dados.\n\n### O que IA faz?\n\nPode:\n\n* transcrever;\n* identificar participantes;\n* extrair decisões;\n* identificar ações;\n* produzir ata;\n* organizar prazos.\n\nAta é resultado de processamento, não mera cópia.\n\n### Onde dados são armazenados?\n\nPergunte ao fornecedor.\n\nLeexi mantém dados na região de Paris, AWS; pode usar Scaleway para grandes volumes.\n\n### Quem trata dados?\n\nFornecedor é subcontratado conforme RGPD.\n\nLeexi usa modelo OpenAI via Azure France em circuito fechado.\n\n### Precisa DPA?\n\n**Sim, se fornecedor for subcontratado.**\n\nArt.28 regula contrato entre controlador e subcontratado, chamado DPA.\n\n### IA usa conversas para treinar?\n\n**Depende do fornecedor.**\n\nLeexi não usa conversas para treinar modelos.\n\n---\n\n## Como informar que IA grava reunião?\n\nUse linguagem clara.\n\n### Antes da reunião\n\n> \"Antes de começar: gravo a reunião e um assistente IA redige a ata com decisões e ações. Ata será compartilhada. Gravação será mantida [duração] e depois apagada. Alguém se opõe?\"\n\n### Reunião interna\n\n> \"Como sempre, reunião é gravada e ata gerada automaticamente. Vai para biblioteca compartilhada com decisões e tarefas. Se quiser que eu pare para algum ponto, avise.\"\n\n### Cliente ou prospect\n\n> \"Antes de começar: concorda que eu grave? Assistente IA faz a ata, assim não preciso anotar enquanto falamos.\"\n\n---\n\n## Erros a evitar\n\n### 1. Gravar sem avisar\n\nErro comum.\n\nGrava do telefone e esquece de avisar.\n\n### 2. Não definir finalidade\n\n\"Guardamos as reuniões por precaução\" não é política.\n\nSaiba por que grava e por quanto tempo.\n\n### 3. Guardar tudo indefinidamente\n\nAnos de reuniões sem exclusão geram problema.\n\n### 4. Dar acesso a toda empresa\n\nAta de diretoria não deve ser acessível a todos.\n\n### 5. Cada um usar sua ferramenta\n\nMultiplica fornecedores, tratamentos, locais e contratos.\n\n### 6. Gravar tudo automaticamente\n\nCNIL proíbe gravação permanente ou sistemática.\n\nAutomação não elimina necessidade de regras.\n\n---\n\n## Como gravar com Leexi?\n\nApós definir regras RGPD, siga passos:\n\n### 1. Entrar na reunião\n\nLeexi pode entrar em Teams, Meet e Zoom via agenda.\n\nEm reunião presencial, grave pelo app móvel.\n\n### 2. Transcrever\n\nApós reunião, obtenha transcrição junto com ata.\n\n### 3. Gerar ata\n\nInclui decisões, ações e prazos.\n\nAdapte formato conforme tipo de reunião.\n\n### 4. Gerenciar acessos\n\nDefina quem pode ver as atas.\n\n### 5. Controlar dados\n\nLeexi informa hospedagem em Paris, opção Scaleway, execução via Azure France, criptografia e ausência de treino com suas conversas.\n\n---\n\n## Dificuldades reais dos usuários\n\nQuestões jurídicas não são únicas dificuldades.\n\nEm **1.141 tickets de suporte entre jan e jun 2026**, problemas comuns são gravação pelo app, conexão em reuniões comerciais, transcrição telefônica e direitos de acesso.\n\nIsso mostra outro lado:\n\n**não é só \"posso gravar?\"**\n\nÉ também saber:\n\n**onde vai gravação → quem vê → por quanto tempo → como apagar.**\n\n---\n\n## Resumo\n\n**Gravar reunião é possível.**\n\nMas o importante não é só perguntar:\n\n> \"Posso gravar?\"\n\nÉ verificar toda cadeia:\n\n**informar → gravar → transcrever → analisar → compartilhar → conservar → apagar.**\n\nEssa cadeia deve estar na política de proteção de dados.\n\n**Quer a ata das suas reuniões sem escrever?** [Agende uma demonstração](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)\n\n## Fontes\n\nTextos consultados em 22\u002F08\u002F2026.\n\n* RGPD, artigos 4,5,6,7,12,13,15,16,17,21,28,32\n* Código Penal, art.226-1\n* CNIL, Escuta e gravação no trabalho\n* Regulamento europeu IA, art.50\n\n*Esta página explica o quadro legal. Não é parecer jurídico.*\n","2026-08-24T12:26:58.086Z","2026-08-24T12:30:16.199Z","2026-08-24T13:03:14.431Z",{"id":498,"documentId":63,"metaTitle":499,"metaDescription":500,"slug":79,"heroTitle":501,"heroUnderTitle":502,"heroUnderTitle2":69,"heroUnderTitle3":69,"heroCTA":316,"heroVideoUrl":69,"blog":503,"createdAt":504,"updatedAt":505,"publishedAt":506,"locale":78,"__type":151},23403,"Enregistrer une réunion en présentiel : les règles RGPD","En salle, aucun assistant n'est visible : l'information se donne à l'oral. Base légale, durée de conservation et copie restée sur le téléphone.","Enregistrer une réunion en présentiel : quelles règles RGPD ?","En salle, personne ne voit que l'enregistrement tourne. Ce que vous devez dire, et à quel moment.","Vous enregistrez une réunion en salle depuis votre téléphone pour en obtenir le compte rendu ? C'est possible, mais le présentiel pose une difficulté que la visioconférence n'a pas : aucun assistant n'apparaît à l'écran, donc personne ne voit que l'enregistrement tourne.\n\n**L'information se donne alors à l'oral, et elle se répète à chaque personne qui entre dans la pièce.**\n\n## Peut-on enregistrer une réunion en présentiel ?\n\n**Oui, mais pas sans encadrer le traitement.**\n\nUn enregistrement fait en salle contient des voix, des noms, des fonctions et des propos. Il constitue donc un traitement de données personnelles au sens du RGPD, au même titre qu'une visioconférence.\n\nVous devez notamment :\n\n* informer à l'oral avant de lancer l'enregistrement ;\n* déterminer votre base légale ;\n* définir la finalité de l'enregistrement ;\n* limiter la durée de conservation ;\n* traiter la copie restée sur le téléphone ;\n* permettre l'exercice des droits des participants.\n\nEnregistrer à l'insu des personnes présentes relève par ailleurs du Code pénal, qui punit « d'un an d'emprisonnement et de 45 000 euros d'amende le fait, au moyen d'un procédé quelconque, volontairement de porter atteinte à l'intimité de la vie privée d'autrui : 1° En captant, enregistrant ou transmettant, sans le consentement de leur auteur, des paroles prononcées à titre privé ou confidentiel » (article 226-1).\n\n### Un enregistrement fait en salle est-il une donnée personnelle ?\n\n**Oui.**\n\nLe RGPD définit une donnée personnelle comme « toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable » (article 4, point 1).\n\nAutour d'une table, les voix, les noms cités et les propos tenus peuvent permettre d'identifier chaque participant.\n\nLa transcription et le compte rendu sont également concernés.\n\n### Pourquoi le RGPD s'applique-t-il à un enregistrement fait sur un téléphone ?\n\nParce que vous effectuez plusieurs traitements successifs :\n\n**enregistrer → téléverser → transcrire → stocker → partager → éventuellement supprimer.**\n\nLe support utilisé ne change pas le principe.\n\nUn smartphone posé sur la table relève du même régime qu'un assistant qui rejoint une visioconférence. Le cadre général est détaillé sur la page [enregistrer une réunion professionnelle](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-une-reunion-professionnelle-rgpd\u002F).\n\n### Quelles données sont enregistrées dans une salle ?\n\nSelon l'outil utilisé, vous pouvez conserver :\n\n* l'audio de la pièce ;\n* la transcription ;\n* les noms des intervenants ;\n* la date de la réunion ;\n* sa durée ;\n* le compte rendu ;\n* les décisions prises ;\n* les actions attribuées aux participants.\n\nUne salle capte plus large qu'une visioconférence : les conversations qui précèdent le début officiel, les échanges en aparté, les personnes qui traversent la pièce.\n\nUn participant peut également évoquer son état de santé, sa situation familiale ou une opinion politique pendant la réunion.\n\n---\n\n## Faut-il prévenir les participants avant d'enregistrer en salle ?\n\n**Oui.**\n\nL'information doit intervenir **avant ou au moment où les données sont collectées**. Le texte demande qu'elle soit fournie « au moment où les données en question sont obtenues » (RGPD, article 13, paragraphe 1).\n\nEn salle, cette annonce est le seul repère dont disposent les participants.\n\n### Quand faut-il prévenir les participants ?\n\n**Avant de lancer l'enregistrement.**\n\nEn pratique, vous pouvez prévenir dans l'invitation, puis rappeler l'information à l'ouverture de la réunion.\n\nCette seconde étape est particulièrement importante en présentiel, où rien ne signale visuellement l'enregistrement.\n\n### Que faut-il leur dire ?\n\nLa CNIL indique que les personnes concernées « doivent être notamment informés : de l'existence du dispositif ; de l'identité du responsable de traitement ; des finalités poursuivies ».\n\nVous devez donc pouvoir expliquer simplement :\n\n**qui enregistre → pourquoi → ce qui est enregistré → ce qui sera fait des données.**\n\n### Faut-il préciser qu'une IA rédige le compte rendu ?\n\n**Oui.**\n\nL'enregistrement audio et le traitement effectué ensuite par l'IA sont deux opérations qu'il est utile de distinguer.\n\nLe règlement européen sur l'intelligence artificielle prévoit que « les fournisseurs veillent à ce que les systèmes d'IA destinés à interagir directement avec des personnes physiques soient conçus et développés de manière à ce que les personnes physiques concernées soient informées qu'elles interagissent avec un système d'IA » (article 50, paragraphe 1). Ces obligations s'appliquent depuis le 2 août 2026, et elles visent le fournisseur du système ; votre obligation d'informer vient du RGPD et de la doctrine de la CNIL.\n\nEn visioconférence, le nom de l'assistant dans la liste des participants rend la chose visible. En salle, il n'y a rien à voir, et l'annonce orale porte donc toute l'information.\n\nVous pouvez par exemple annoncer :\n\n> « La réunion est enregistrée depuis mon téléphone et un assistant IA en rédige automatiquement le compte rendu. »\n\n### Que faire si quelqu'un entre en cours de réunion ?\n\n**Vous l'informez avant qu'il ne prenne la parole.**\n\nC'est la situation la plus fréquente en salle : la personne qui pousse la porte n'a pas entendu ce qui a été dit en ouverture.\n\nVous pouvez dire :\n\n> « Je vous préviens avant que vous ne preniez la parole : la réunion est enregistrée et un assistant IA en rédige le compte rendu. Si cela vous pose un problème, dites-le et j'arrête l'enregistrement. »\n\n---\n\n## Quelle base légale utiliser pour enregistrer en présentiel ?\n\n**La base légale dépend notamment des personnes présentes dans la pièce.**\n\nDeux fondements apparaissent ici principalement : l'intérêt légitime et le consentement.\n\n### Peut-on utiliser l'intérêt légitime ?\n\n**Oui, notamment pour une réunion interne en salle.**\n\nL'article 6 du RGPD autorise un traitement « nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le responsable du traitement ou par un tiers, à moins que ne prévalent les intérêts ou les libertés et droits fondamentaux de la personne concernée » (paragraphe 1, point f).\n\nVous devez donc notamment réaliser un **test de balance des intérêts** et informer les participants.\n\n### Peut-on utiliser le consentement ?\n\n**Oui, lorsque le consentement constitue le fondement approprié du traitement.**\n\nLe consentement est défini comme « toute manifestation de volonté, libre, spécifique, éclairée et univoque par laquelle la personne concernée accepte, par une déclaration ou par un acte positif clair » (RGPD, article 4, point 11). Le responsable du traitement doit par ailleurs « être en mesure de démontrer que la personne concernée a donné son consentement » (article 7, paragraphe 1).\n\nEn salle, cette preuve est plus difficile à constituer qu'en visioconférence, où la trace est numérique. Un consentement horodaté au lancement de l'enregistrement permet notamment de la conserver.\n\n### Peut-on enregistrer une réunion interne en salle sans consentement ?\n\n**Oui, cela peut être possible sur le fondement de l'intérêt légitime**, après information préalable et test de balance.\n\n### Peut-on enregistrer un rendez-vous chez un client ?\n\n**Oui, mais vous devez obtenir son accord lorsque le consentement est le fondement retenu.**\n\nCette question se pose dès qu'une personne extérieure à votre organisation se trouve dans la pièce : un client, un candidat, un intervenant d'une autre entreprise. Voyez le détail pour [un rendez-vous commercial](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-rendez-vous-commercial-rgpd\u002F), [un entretien de recrutement](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-entretien-de-recrutement-rgpd\u002F) ou [une visite de chantier](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-une-reunion-de-chantier-rgpd\u002F).\n\nS'il refuse, vous n'enregistrez pas l'échange.\n\n---\n\n## Combien de temps conserver un enregistrement fait en salle ?\n\n**Aussi longtemps que nécessaire à la finalité poursuivie, et pas davantage.**\n\nLe RGPD impose des données « conservées sous une forme permettant l'identification des personnes concernées pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées » (article 5, paragraphe 1, point e).\n\nLe présentiel ajoute une difficulté : l'enregistrement existe à deux endroits.\n\n### Combien de temps conserver l'audio ?\n\nPour l'écoute et l'enregistrement des appels au travail, la CNIL indique que « les enregistrements peuvent être conservés jusqu'à six mois au maximum ».\n\nDans une réunion, vous pouvez donc vous demander :\n\n**À quel moment l'audio ne m'est-il plus utile ?**\n\n### Combien de temps conserver une transcription ?\n\nLa CNIL indique que « les documents d'analyse peuvent quant à eux être conservés jusqu'à un an ».\n\nLa durée applicable dépend toutefois de votre finalité et du traitement mis en place.\n\n### Que faire du fichier resté sur le téléphone ?\n\n**Vous devez le traiter comme l'original.**\n\nUn enregistrement lancé depuis un mobile existe sur l'appareil et sur le compte en ligne.\n\nSi votre politique de conservation ne couvre que la copie en ligne, elle ne couvre en réalité qu'une partie du traitement :\n\n**téléphone → téléversement → compte en ligne → suppression des deux copies.**\n\n---\n\n## Qui peut accéder à un enregistrement fait en salle ?\n\n**Uniquement les personnes qui en ont besoin pour leur travail.**\n\nUn enregistrement de salle contient davantage d'informations qu'un compte rendu finalisé, y compris des propos périphériques captés avant ou après la réunion.\n\n### Qui peut consulter l'audio, la transcription et le compte rendu ?\n\nLes trois fichiers ne répondent pas forcément au même besoin.\n\nVous pouvez par exemple :\n\n* partager le compte rendu avec les participants ;\n* limiter l'accès à la transcription ;\n* conserver l'audio pour les besoins réellement justifiés.\n\nL'audio d'une salle mérite l'accès le plus restreint des trois.\n\n### Faut-il chiffrer les données ?\n\n**La sécurité doit être adaptée au risque.**\n\nLe RGPD demande des « mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque, y compris entre autres, selon les besoins : a) la pseudonymisation et le chiffrement des données à caractère personnel » (article 32, paragraphe 1).\n\nLe [dossier de conformité de Leexi](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Ffaq-conformite-souverainete\u002F) détaille l'hébergement, les sous-traitants et les certifications.\n\nLorsque vous choisissez un fournisseur, la sécurité du stockage et des transferts fait donc partie des points à vérifier.\n\n---\n\n## Quels sont les droits des participants ?\n\nLes personnes enregistrées disposent des droits prévus par le RGPD.\n\n### Peuvent-elles demander l'accès à leurs données ?\n\n**Oui.**\n\nLa personne concernée « a le droit d'obtenir du responsable du traitement la confirmation que des données à caractère personnel la concernant sont ou ne sont pas traitées » (RGPD, article 15, paragraphe 1). Cela peut concerner l'audio, la transcription et le compte rendu.\n\n### Peuvent-elles demander une rectification ?\n\n**Oui.**\n\nLa personne concernée « a le droit d'obtenir du responsable du traitement, dans les meilleurs délais, la rectification des données à caractère personnel la concernant qui sont inexactes » (RGPD, article 16).\n\nC'est particulièrement important en salle, où plusieurs personnes parlent, parfois en même temps.\n\nUne IA peut mal retranscrire :\n\n* un nom propre ;\n* un montant ;\n* une date ;\n* une décision ;\n* l'identité de la personne qui a parlé.\n\n### Peuvent-elles demander l'effacement ?\n\n**Oui, dans les conditions prévues par le RGPD.**\n\nLa personne concernée « a le droit d'obtenir du responsable du traitement l'effacement, dans les meilleurs délais, de données à caractère personnel la concernant » (RGPD, article 17, paragraphe 1).\n\nLa demande doit être examinée au regard de la finalité du traitement et des éventuelles obligations de conservation.\n\n### Peuvent-elles s'opposer à l'enregistrement ?\n\n**Oui lorsque le traitement repose sur l'intérêt légitime, dans les conditions prévues par le RGPD.**\n\nLa personne concernée « a le droit de s'opposer à tout moment, pour des raisons tenant à sa situation particulière, à un traitement des données à caractère personnel la concernant fondé sur l'article 6, paragraphe 1, point e) ou f) » (RGPD, article 21, paragraphe 1).\n\n### Dans quel délai devez-vous répondre ?\n\n**En principe, dans un délai d'un mois.** Le responsable du traitement répond « dans les meilleurs délais et en tout état de cause dans un délai d'un mois à compter de la réception de la demande » (RGPD, article 12, paragraphe 3).\n\nEncore faut-il retrouver la réunion concernée, ce qui suppose que les enregistrements faits en salle soient bien remontés dans votre bibliothèque.\n\n---\n\n## Quelles obligations lorsque l'IA prend les notes en salle ?\n\nL'IA ajoute un traitement au simple enregistrement.\n\nLe fonctionnement peut être résumé ainsi :\n\n**audio → téléversement → transcription → analyse → compte rendu → stockage.**\n\nLe téléversement est l'étape propre au présentiel, et c'est celle qui échoue le plus souvent.\n\n### Que fait concrètement l'IA ?\n\nElle peut :\n\n* transcrire les échanges ;\n* identifier les intervenants ;\n* extraire les décisions ;\n* identifier les actions ;\n* produire un compte rendu ;\n* organiser les échéances.\n\n### Où sont stockées les données ?\n\nC'est l'une des premières questions à poser à votre fournisseur.\n\nChez Leexi, les enregistrements, transcriptions et comptes rendus restent en région Paris, sur AWS. Au-delà d'un certain volume de licences, un hébergement chez Scaleway peut être choisi.\n\n### Qui traite les données ?\n\nLe fournisseur de l'outil intervient en tant que sous-traitant dans le cadre prévu par le RGPD.\n\nDans le cas de Leexi, OpenAI fournit le modèle de langage et Leexi l'exécute via Azure France, en circuit fermé.\n\n### Faut-il un DPA avec le fournisseur ?\n\n**Oui, lorsque le fournisseur agit comme sous-traitant.**\n\nL'article 28 du RGPD prévoit que « le traitement par un sous-traitant est régi par un contrat ou un autre acte juridique […] qui lie le sous-traitant à l'égard du responsable du traitement, définit l'objet et la durée du traitement, la nature et la finalité du traitement, le type de données à caractère personnel et les catégories de personnes concernées, et les obligations et les droits du responsable du traitement » (paragraphe 3).\n\n### L'IA utilise-t-elle vos conversations pour entraîner ses modèles ?\n\n**Cela dépend du fournisseur.**\n\nChez Leexi, les conversations n'entraînent aucun modèle, sur tous les comptes.\n\n---\n\n## Comment informer les participants dans une salle ?\n\nVous pouvez utiliser une formulation simple et précise.\n\n### En ouverture de réunion\n\n> « Avant de commencer : j'enregistre la réunion depuis mon téléphone et un assistant IA en rédige le compte rendu, avec les décisions et les actions. Le compte rendu sera partagé aux personnes présentes. L'enregistrement est conservé [durée] puis supprimé. Est-ce que quelqu'un s'y oppose ? »\n\n### Pour une réunion interne en salle\n\n> « Comme pour nos visios, j'enregistre et le compte rendu est généré automatiquement. Il arrive dans la bibliothèque partagée. Si vous préférez que je coupe pour un point précis, dites-le. »\n\n### Pour un rendez-vous chez un client\n\n> « Avant qu'on entre dans le sujet : est-ce que vous êtes d'accord pour que j'enregistre notre échange ? Un assistant IA me rédige le compte rendu, ça m'évite de prendre des notes pendant qu'on se parle. »\n\n---\n\n## Quelles sont les erreurs à éviter ?\n\n### 1. Enregistrer sans prévenir\n\nAucun signal ne rappelle qu'un enregistrement est en cours dans une salle, ce qui rend l'oubli plus facile qu'en visioconférence.\n\n### 2. Ne prévenir qu'au début de la réunion\n\nLes personnes qui entrent ensuite n'ont rien entendu, et elles vont parler.\n\n### 3. Laisser les fichiers sur le téléphone\n\nUn enregistrement téléversé reste souvent sur l'appareil. Si votre politique de conservation ne couvre pas cette copie, elle ne couvre pas le traitement.\n\n### 4. Quitter l'application avant la fin du téléversement\n\nC'est la cause la plus fréquente des enregistrements qui n'arrivent jamais dans la bibliothèque.\n\n### 5. Utiliser un compte partagé pour la salle\n\nPlusieurs personnes se retrouvent alors sous une seule identité, ce qui dégrade l'attribution des propos et le contrôle des accès.\n\n### 6. Enregistrer toutes les réunions automatiquement\n\nLa CNIL indique que « l'employeur ne peut pas mettre en place un dispositif d'écoute ou d'enregistrement permanent ou systématique ».\n\n---\n\n## Comment enregistrer une réunion en salle avec Leexi ?\n\nUne fois le cadre RGPD défini, l'utilisation de l'outil se résume à quelques étapes.\n\n### 1. Lancer l'enregistrement\n\nL'enregistrement peut être lancé depuis [l'application mobile](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fcas-d-usage\u002Foutil-prise-de-notes-ia-presentiel\u002F), sans matériel à installer dans la salle.\n\n### 2. Téléverser l'enregistrement\n\nUne fois la réunion terminée, l'enregistrement est envoyé vers votre compte en ligne. Le traitement démarre à ce moment.\n\n### 3. Transcrire et générer le compte rendu\n\nVous récupérez la transcription à côté du compte rendu, qui reprend notamment les décisions, les actions et les échéances.\n\n### 4. Gérer les accès\n\nVous définissez les collaborateurs autorisés à consulter les comptes rendus.\n\n### 5. Contrôler les données\n\nLeexi indique notamment un hébergement en région Paris, une option Scaleway, une exécution du modèle via Azure France en circuit fermé, le chiffrement des données en transit et au repos et l'absence d'entraînement sur vos conversations.\n\n---\n\n## Quelles difficultés rencontrent réellement les utilisateurs ?\n\nLes questions juridiques ne sont pas les seules difficultés rencontrées en pratique.\n\nSur **1 141 tickets de support reçus entre janvier et juin 2026**, **27 portent sur l'enregistrement en salle ou depuis l'application mobile**. Les motifs les plus fréquents concernent notamment le téléversement qui n'aboutit pas, l'enregistrement introuvable après la réunion, l'enregistrement qui s'arrête ou ne capte qu'une partie de la séance, et l'attribution des propos entre les personnes présentes.\n\nAucun de ces tickets ne demande s'il est permis d'enregistrer.\n\nCela donne une autre lecture du problème :\n\n**le sujet n'est pas seulement « ai-je le droit d'enregistrer ? »**\n\nIl faut aussi savoir :\n\n**où va l'enregistrement → qui peut le voir → combien de temps il reste → comment il est supprimé.**\n\n---\n\n## Enregistrer en présentiel : ce qu'il faut retenir\n\nAvant d'enregistrer une réunion en salle, vérifiez ces six points :\n\n* **Information** : les personnes présentes savent-elles qu'elles sont enregistrées, y compris celles qui arrivent en cours ?\n* **Finalité** : pourquoi conservez-vous l'enregistrement ?\n* **Base légale** : intérêt légitime en interne, accord des personnes extérieures ?\n* **Conservation** : quand l'audio et la transcription seront-ils supprimés, sur le compte comme sur le téléphone ?\n* **Accès** : qui peut consulter les données ?\n* **Sous-traitants** : savez-vous qui traite vos données et où elles sont stockées ?\n\nSi une IA intervient, ajoutez un septième point :\n\n**les participants savent-ils qu'un système d'IA traite l'enregistrement pour produire le compte rendu ?**\n\n## Questions fréquentes\n\n### Est-il légal d'enregistrer une réunion en présentiel ?\n\nOui, sous réserve de respecter le cadre applicable : information des personnes présentes, base légale, finalité et durée de conservation notamment.\n\n### Faut-il un micro ou un équipement particulier ?\n\nNon. Un smartphone équipé de l'application peut suffire, sans matériel à installer dans la salle.\n\n### Comment prévenir quand aucun assistant n'est visible ?\n\nÀ l'oral, avant de lancer l'enregistrement, et de nouveau à chaque personne qui entre en cours de réunion.\n\n### Peut-on enregistrer une réunion en présentiel depuis un ordinateur ?\n\nC'est une question que les utilisateurs posent régulièrement. L'application mobile reste la voie prévue pour une réunion en salle.\n\n### Le compte rendu d'une réunion en salle remonte-t-il dans le CRM ?\n\nOui, comme après une visioconférence : transcription, compte rendu, puis synchronisation.\n\n### Combien de temps conserver l'enregistrement ?\n\nLa durée dépend de la finalité. Pour les enregistrements d'appels au travail, la CNIL retient six mois au maximum dans le cadre concerné, et jusqu'à un an pour les documents d'analyse. Pensez à la copie restée sur le téléphone.\n\n### Un participant peut-il demander la suppression de l'enregistrement ?\n\nOui, dans les conditions prévues par le droit à l'effacement du RGPD.\n\n---\n\n## En résumé\n\n**Enregistrer une réunion en salle est possible.**\n\nMais le bon réflexe n'est pas seulement de demander :\n\n> « Ai-je le droit d'enregistrer ? »\n\nIl faut plutôt vérifier toute la chaîne, en tenant compte de la copie qui reste sur le téléphone :\n\n**informer → enregistrer → téléverser → transcrire → partager → conserver → supprimer les deux copies.**\n\nC'est cette chaîne complète qui doit être encadrée par votre politique de protection des données.\n\n**Vos réunions se tiennent en salle ?** [Tester Leexi sur votre prochaine réunion en présentiel](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)\n\n## Sources\n\nTextes relevés sur sources primaires le 22 août 2026.\n\n* RGPD, articles 4, 5, 6, 7, 12, 13, 15, 16, 17, 21, 28 et 32\n* Code pénal, article 226-1\n* CNIL, Écoute et enregistrement des appels sur le lieu de travail\n* Règlement européen sur l'intelligence artificielle, article 50\n\n*Cette page décrit le cadre applicable. Elle ne constitue pas un avis juridique.*\n","2026-08-22T07:47:57.445Z","2026-08-22T08:09:19.724Z","2026-08-24T13:15:21.052Z",{"id":508,"documentId":63,"metaTitle":509,"metaDescription":510,"slug":82,"heroTitle":511,"heroUnderTitle":512,"heroUnderTitle2":69,"heroUnderTitle3":69,"heroCTA":198,"heroVideoUrl":69,"blog":513,"createdAt":514,"updatedAt":514,"publishedAt":515,"locale":81,"__type":151},23404,"Recording In-Person Meetings: GDPR","In-room, no assistant is visible: info is given orally. Legal basis, retention period, and copy on phone explained.","Recording In-Person Meetings: What Are the GDPR Rules?","In the room, no one sees the recording running. What you must say and when.","Are you recording an in-room meeting from your phone to get the minutes? It's possible, but in-person meetings pose a challenge that video calls don't: no assistant appears on screen, so no one sees the recording running.\n\n**Information is given orally and repeated to each person entering the room.**\n\n## Can you record an in-person meeting?\n\n**Yes, but not without regulating the processing.**\n\nA recording made in a room contains voices, names, roles, and statements. It thus constitutes personal data processing under GDPR, just like a video conference.\n\nYou must notably:\n\n* inform orally before starting the recording;\n* determine your legal basis;\n* define the purpose of the recording;\n* limit retention period;\n* handle the copy remaining on the phone;\n* enable participants to exercise their rights.\n\nRecording without consent violates the Penal Code, punishable by \"one year imprisonment and €45,000 fine for knowingly infringing on another's privacy by capturing, recording, or transmitting private or confidential speech without consent\" (Article 226-1).\n\n### Is a recording made in a room personal data?\n\n**Yes.**\n\nGDPR defines personal data as \"any information relating to an identified or identifiable natural person\" (Article 4, point 1).\n\nAround a table, voices, mentioned names, and statements can identify participants.\n\nTranscriptions and minutes are also concerned.\n\n### Why does GDPR apply to phone recordings?\n\nBecause you perform successive processing:\n\n**record → upload → transcribe → store → share → possibly delete.**\n\nThe medium does not change the principle.\n\nA smartphone on the table is treated like an assistant joining a video call. The general framework is detailed on the [record a professional meeting](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-une-reunion-professionnelle-rgpd\u002F) page.\n\n### What data is recorded in a room?\n\nDepending on the tool, you may keep:\n\n* room audio;\n* transcription;\n* speaker names;\n* meeting date;\n* duration;\n* minutes;\n* decisions made;\n* actions assigned.\n\nA room captures more than a video call: pre-meeting conversations, side talks, people passing through.\n\nParticipants may mention health, family, or political opinions during the meeting.\n\n---\n\n## Must participants be informed before recording in a room?\n\n**Yes.**\n\nInformation must be given **before or when data is collected**. The text requires it \"at the time the data are obtained\" (GDPR, Article 13, paragraph 1).\n\nIn-room, this announcement is the only cue for participants.\n\n### When to inform participants?\n\n**Before starting the recording.**\n\nPractically, you can notify in the invitation and remind at meeting start.\n\nThis second step is crucial in-person, where no visual recording indicator exists.\n\n### What to say?\n\nCNIL states that concerned persons \"must be informed of the existence of the system, the data controller's identity, and the purposes pursued.\"\n\nYou should simply explain:\n\n**who records → why → what is recorded → what will be done with data.**\n\n### Should you specify that AI writes the minutes?\n\n**Yes.**\n\nAudio recording and AI processing are distinct operations.\n\nThe EU AI regulation requires providers to ensure AI systems interacting directly with people inform them they interact with AI (Article 50, paragraph 1). These obligations apply since August 2, 2026, targeting providers; your obligation to inform comes from GDPR and CNIL guidance.\n\nIn video calls, the assistant's name in participants list makes it visible. In-room, no visual cue exists, so oral announcement carries all info.\n\nExample announcement:\n\n> \"The meeting is recorded from my phone and an AI assistant automatically drafts the minutes.\"\n\n### What if someone enters mid-meeting?\n\n**Inform them before they speak.**\n\nThis is common in rooms: latecomers haven't heard the opening info.\n\nYou can say:\n\n> \"Before you speak: the meeting is recorded and an AI assistant drafts the minutes. If you object, please say so and I'll stop recording.\"\n\n---\n\n## What legal basis to use for in-person recording?\n\n**Depends notably on who is present.**\n\nTwo main bases: legitimate interest and consent.\n\n### Can legitimate interest be used?\n\n**Yes, especially for internal meetings.**\n\nGDPR Article 6 allows processing \"necessary for legitimate interests pursued by controller or third party unless overridden by fundamental rights\" (paragraph 1, point f).\n\nYou must conduct a **balancing test** and inform participants.\n\n### Can consent be used?\n\n**Yes, when consent is appropriate basis.**\n\nConsent is \"a freely given, specific, informed and unambiguous indication of the data subject's wishes\" (GDPR, Article 4, point 11). Controller must \"be able to demonstrate consent\" (Article 7, paragraph 1).\n\nIn-room proof is harder than video calls with digital trace. Timestamped consent at recording start helps.\n\n### Can you record an internal meeting without consent?\n\n**Yes, possibly based on legitimate interest, after prior info and balancing test.**\n\n### Can you record a client meeting?\n\n**Yes, but you must obtain their agreement if consent is the basis.**\n\nThis applies when outsiders are present: clients, candidates, external speakers. See details for [commercial meeting](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-rendez-vous-commercial-rgpd\u002F), [recruitment interview](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-entretien-de-recrutement-rgpd\u002F), or [site visit](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fen\u002Fsecurity\u002Fcertifications-audits-compliance\u002Frecord-a-construction-site-meeting-gdpr\u002F).\n\nIf they refuse, do not record.\n\n---\n\n## How long to keep recordings made in a room?\n\n**Only as long as necessary for the purpose.**\n\nGDPR requires data \"kept in identifiable form no longer than necessary\" (Article 5, paragraph 1, point e).\n\nIn-person adds difficulty: recording exists in two places.\n\n### How long keep audio?\n\nFor work call recordings, CNIL states \"recordings may be kept up to six months max.\"\n\nAsk:\n\n**When is audio no longer useful?**\n\n### How long keep transcription?\n\nCNIL says \"analysis documents may be kept up to one year.\"\n\nDuration depends on purpose and processing.\n\n### What about the file on the phone?\n\n**Treat it as the original.**\n\nRecording started on mobile exists on device and online account.\n\nIf retention policy covers only online copy, it covers only part of processing:\n\n**phone → upload → online account → delete both copies.**\n\n---\n\n## Who can access in-room recordings?\n\n**Only those who need it for work.**\n\nRoom recordings contain more info than finalized minutes, including peripheral remarks before\u002Fafter meeting.\n\n### Who can access audio, transcription, minutes?\n\nThese files serve different needs.\n\nYou may:\n\n* share minutes with participants;\n* restrict transcription access;\n* keep audio only if justified.\n\nAudio deserves the strictest access.\n\n### Should data be encrypted?\n\n**Security must match risk.**\n\nGDPR requires \"appropriate technical and organizational measures to ensure security, including pseudonymization and encryption\" (Article 32, paragraph 1).\n\nThe [Leexi compliance dossier](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fen\u002Fsecurity\u002Fcertifications-audits-compliance\u002Ffaq-compliance-sovereignty\u002F) details hosting, subcontractors, certifications.\n\nWhen choosing a provider, verify storage and transfer security.\n\n---\n\n## What rights do participants have?\n\nRecorded persons have GDPR rights.\n\n### Can they request access?\n\n**Yes.**\n\nThey \"have right to obtain confirmation from controller whether personal data concerning them are processed\" (Article 15, paragraph 1). Applies to audio, transcription, minutes.\n\n### Can they request correction?\n\n**Yes.**\n\nThey \"have right to obtain rectification of inaccurate personal data\" (Article 16).\n\nImportant in rooms where multiple speak, sometimes simultaneously.\n\nAI may mis-transcribe:\n\n* proper names;\n* amounts;\n* dates;\n* decisions;\n* speaker identity.\n\n### Can they request deletion?\n\n**Yes, under GDPR conditions.**\n\nThey \"have right to obtain erasure of personal data\" (Article 17, paragraph 1).\n\nRequests considered per purpose and retention obligations.\n\n### Can they object to recording?\n\n**Yes, if processing based on legitimate interest, under GDPR conditions.**\n\nThey \"have right to object at any time for reasons related to their situation to processing based on Article 6(1)(e) or (f)\" (Article 21, paragraph 1).\n\n### How quickly must you respond?\n\n**Generally within one month.** Controller replies \"without undue delay and at latest within one month of request\" (Article 12, paragraph 3).\n\nYou must locate the meeting, so recordings must be properly uploaded.\n\n---\n\n## What obligations when AI takes notes in-room?\n\nAI adds processing beyond recording.\n\nProcess summary:\n\n**audio → upload → transcription → analysis → minutes → storage.**\n\nUpload is specific to in-person and often fails.\n\n### What does AI do?\n\nIt can:\n\n* transcribe exchanges;\n* identify speakers;\n* extract decisions;\n* identify actions;\n* produce minutes;\n* organize deadlines.\n\n### Where is data stored?\n\nAsk your provider.\n\nLeexi stores recordings, transcriptions, minutes in Paris region on AWS. Above certain license volume, Scaleway hosting is possible.\n\n### Who processes data?\n\nTool provider acts as processor under GDPR.\n\nLeexi uses OpenAI language model executed via Azure France in closed circuit.\n\n### Is a DPA needed?\n\n**Yes, if provider acts as processor.**\n\nGDPR Article 28 requires contract defining processing scope, duration, nature, purpose, data types, categories, and obligations.\n\n### Does AI use your conversations to train models?\n\n**Depends on provider.**\n\nLeexi does not train models on conversations on any accounts.\n\n---\n\n## How to inform participants in a room?\n\nUse simple, clear wording.\n\n### At meeting start\n\n> \"Before we start: I record the meeting from my phone and an AI assistant drafts the minutes with decisions and actions. Minutes will be shared with attendees. Recording kept [duration] then deleted. Any objections?\"\n\n### For internal in-room meetings\n\n> \"As with our video calls, I record and minutes are generated automatically. They go to the shared library. If you want me to stop for a point, say so.\"\n\n### For client meetings\n\n> \"Before we begin: do you agree to me recording our exchange? An AI assistant drafts the minutes, so I don't have to take notes while we talk.\"\n\n---\n\n## Common mistakes to avoid\n\n### 1. Recording without warning\n\nNo visual cue in rooms makes forgetting easier than in video calls.\n\n### 2. Informing only at meeting start\n\nLatecomers hear nothing and will speak.\n\n### 3. Leaving files on phone\n\nUploaded recordings often remain on device. If retention policy excludes this copy, it excludes part of processing.\n\n### 4. Leaving app before upload finishes\n\nMain cause of recordings never reaching library.\n\n### 5. Using shared account for room\n\nMultiple users under one identity degrade attribution and access control.\n\n### 6. Recording all meetings automatically\n\nCNIL states \"employer cannot implement permanent or systematic listening or recording.\"\n\n---\n\n## How to record an in-room meeting with Leexi?\n\nOnce GDPR framework set, use is simple.\n\n### 1. Start recording\n\nLaunch from [mobile app](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fen\u002Fuse-cases\u002Fai-note-taking-tool-in-person\u002F), no room hardware needed.\n\n### 2. Upload recording\n\nAfter meeting, recording sent to online account. Processing starts.\n\n### 3. Transcribe and generate minutes\n\nGet transcription alongside minutes with decisions, actions, deadlines.\n\n### 4. Manage access\n\nDefine collaborators authorized to view minutes.\n\n### 5. Control data\n\nLeexi details hosting in Paris region, Scaleway option, Azure France closed execution, encryption in transit and rest, no training on conversations.\n\n---\n\n## What real difficulties do users face?\n\nLegal questions aren't the only practical issues.\n\nOf **1,141 support tickets from Jan-Jun 2026**, **27 concern in-room or mobile app recording**. Common issues: upload failures, missing recordings, partial captures, speaker attribution.\n\nNone ask if recording is allowed.\n\nThis shows another perspective:\n\n**The issue isn't just \"can I record?\"**\n\nYou must also know:\n\n**where recording goes → who can see it → how long it stays → how it's deleted.**\n\n---\n\n## In summary\n\nBefore recording in-room, check these six points:\n\n* **Information**: do attendees know they're recorded, including late arrivals?\n* **Purpose**: why keep the recording?\n* **Legal basis**: legitimate interest internally, consent for outsiders?\n* **Retention**: when will audio and transcription be deleted, on account and phone?\n* **Access**: who can view data?\n* **Processors**: do you know who processes and stores your data?\n\nIf AI is involved, add a seventh:\n\n**Do participants know AI processes the recording to produce minutes?**\n\n## FAQs\n\n### Is recording an in-person meeting legal?\n\nYes, if you respect applicable rules: inform attendees, legal basis, purpose, retention.\n\n### Need special mic or equipment?\n\nNo. A smartphone with the app suffices, no room hardware needed.\n\n### How to inform when no assistant visible?\n\nOrally, before recording starts, and again to each late arrival.\n\n### Can you record in-person from a computer?\n\nUsers ask often. Mobile app remains the intended method.\n\n### Do in-room meeting minutes sync to CRM?\n\nYes, like video calls: transcription, minutes, then sync.\n\n### How long keep recording?\n\nDepends on purpose. CNIL sets max six months for work call recordings, up to one year for analysis docs. Remember phone copy.\n\n### Can participant request deletion?\n\nYes, under GDPR erasure rights.\n\n---\n\n## Summary\n\n**Recording in-room meetings is possible.**\n\nBut the right approach is not just:\n\n> \"Can I record?\"\n\nRather, verify the whole chain, considering the copy on the phone:\n\n**inform → record → upload → transcribe → share → retain → delete both copies.**\n\nThis full chain must be governed by your data protection policy.\n\n**Holding meetings in-room?** [Try Leexi at your next in-person meeting](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)\n\n## Sources\n\nPrimary sources checked August 22, 2026.\n\n* GDPR Articles 4,5,6,7,12,13,15,16,17,21,28,32\n* Penal Code Article 226-1\n* CNIL, Listening and recording calls at work\n* EU AI Regulation Article 50\n\n*This page describes the applicable framework. It is not legal advice.*\n","2026-08-24T13:08:55.893Z","2026-08-24T13:15:21.233Z",{"id":517,"documentId":518,"metaTitle":519,"metaDescription":520,"slug":521,"heroTitle":522,"heroUnderTitle":523,"heroUnderTitle2":69,"heroUnderTitle3":69,"heroCTA":160,"heroVideoUrl":69,"blog":524,"createdAt":525,"updatedAt":526,"publishedAt":527,"locale":87,"__type":151},20967,"mlm11fc65n2jes0ddn1uh3j4","Glossar für KI-Notiztool: Bericht, DS","Begriffe des KI-Notiztools einfach erklärt: Bericht, Transkription, DSGVO, ISO 27001, LLM, Diarisierung, RAG u.v.m.","\u002Fde\u002Fsicherheit-und-datenschutz\u002Fzertifizierungen-audits-einhaltung-vorschriften\u002Fglossar-ki-notiztool\u002F","Glossar für das KI-Notiztool","Produkt-, Compliance- und Technikbegriffe einfach erklärt und suchmaschinenfreundlich.","Begriffe, die Fachleute bei der Wahl eines KI-Notiztools begegnen, einfach erklärt. Jede Definition umfasst ein bis drei Sätze, verfasst für die direkte Übernahme durch Suchmaschinen oder KI. Für Kauffragen beantwortet die [FAQ zu Compliance und Souveränität](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fde\u002Fsicherheit-und-datenschutz\u002Fzertifizierungen-audits-einhaltung-vorschriften\u002Ffaq-konformitaet-souveraenitaet\u002F) diese Punkt für Punkt; um die Funktionen zu erleben, [testen Sie Leexi in einem Ihrer Meetings](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta).\n\n## Produkt und Bericht\n\n**KI-Notiztool.** Software, die Ihrem Meeting (Videokonferenz, Telefon oder Präsenz) beitritt, es transkribiert und einen Bericht erstellt: Entscheidungen, Aktionen, Fristen. Es schreibt die Notizen für Sie, statt Sie beim Schreiben zu unterstützen. Details zur Funktionsweise unter [KI-Meeting-Notizen](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fde\u002Fki-assistent\u002Fnote-taker\u002Fleexi-ai-note-taker-revolution-fuer-meetings\u002F).\n\n**Notetaker.** Englischer Begriff für ein KI-Notiztool. Bei Leexi sagen wir „KI-Notiztool“.\n\n**Bericht (CR).** Das nach dem Meeting erstellte Dokument: Zusammenfassung, getroffene Entscheidungen, zugewiesene Aufgaben und Fristen. Das Ergebnis im Gegensatz zur Rohtranskription. Einige [Meeting-Berichtstools](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fde\u002Fki-assistent\u002Fnote-taker\u002Ftools-fuer-meeting-berichte\u002F) erzeugen es automatisch.\n\n**Protokoll (PV).** Formeller Bericht einer Instanz: Vorstand, Hauptversammlung, Betriebsrat, Gemeinderat. Gleiche Logik wie CR, aber mit strengeren Formvorgaben.\n\n**Transkription.** Wortwörtlicher Text dessen, was im Meeting gesagt wurde. Grundlage für die Zusammenfassung, bleibt aber roh und muss ausgewertet werden.\n\n**Sprecheridentifikation (wer spricht).** Zuordnung jeder Transkriptpassage zur sprechenden Person. Ermöglicht zu erkennen, wer welche Verpflichtung eingegangen ist.\n\n**Automatische Zusammenfassung.** Aus der Transkription generierte Synthese: das Wesentliche des Meetings ohne vollständiges Nachlesen.\n\n**Zusammenfassungsvorlage.** Berichtsvorlage für einen Meetingtyp, z. B. Bewerbungsgespräch oder Verkaufstermin. Die Zusammenfassung fokussiert dann die relevanten Punkte.\n\n**Bibliothek.** Durchsuchbarer Verlauf Ihrer aufgezeichneten Meetings. Ermöglicht das Nachschlagen vergangener Gespräche ohne erneutes Öffnen der Aufnahme.\n\n**Assistent (Bot).** Agent, der dem Meeting beitritt, um es aufzuzeichnen und zu transkribieren. Sichtbar im Meeting, wie es der EU AI Act verlangt.\n\n**Automatische CRM-Befüllung.** Automatisches Ausfüllen der CRM-Felder aus dem Bericht ohne manuelle Eingabe. Der passende Bericht wird über [CRM- und Videokonferenz-Integrationen](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fintegrations\u002F) in die richtige Akte eingetragen.\n\n**Präsenzmeeting.** Meeting im Raum im Gegensatz zur Videokonferenz. Ein KI-Notiztool, das nur in Video funktioniert, erfasst diese nicht; [die mobile App](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fde\u002Fki-assistent\u002Fmobile-app\u002F) nimmt den Raum auf.\n\n## Compliance und Souveränität\n\n**DSGVO.** Europäische Datenschutz-Grundverordnung. Für ein KI-Notiztool fordert sie eine Rechtsgrundlage für die Aufzeichnung, Information der Teilnehmer und kontrollierte Aufbewahrungsdauer.\n\n**Rechtsgrundlage.** Juristische Basis, die die Aufzeichnung erlaubt. Intern kann der Arbeitgeber auf berechtigtes Interesse nach Abwägung und Vorinformation setzen; bei externen Anrufen ist meist explizite Zustimmung nötig.\n\n**Zeitgestimmte Zustimmung.** Datierter Nachweis, dass Teilnehmer informiert wurden und zustimmten, gespeichert in einem exportierbaren, team- und länderspezifisch konfigurierbaren Log.\n\n**ISO 27001.** Freiwilliger Standard für Informationssicherheit. Keine gesetzliche Pflicht, aber faktisch Voraussetzung bei B2B-Ausschreibungen, Großkunden und öffentlichen Aufträgen. Details auf [Zertifizierungen, Audits und Compliance](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fde\u002Fsicherheit-und-datenschutz\u002Fzertifizierungen-audits-einhaltung-vorschriften\u002F).\n\n**ISO 42001.** Standard für Management von KI-Systemen. Bei Leexi in Vorbereitung.\n\n**NIS2.** EU-Richtlinie mit Sicherheitsverpflichtungen für „essenzielle“ und „wichtige“ Einrichtungen. Sie schafft die Pflicht, nicht ISO 27001; diese ist ein Mittel zur Umsetzung.\n\n**EU AI Act.** Europäischer Rechtsrahmen für KI. Verlangt u.a. Transparenz (sichtbarer Assistent im Meeting) und Risikoanalysen für sensible Anwendungen. [Leexis Engagement zum EU AI Act](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fde\u002Fsicherheit-und-datenschutz\u002Fzertifizierungen-audits-einhaltung-vorschriften\u002Feu-ki-verordnung\u002F) ist dokumentiert.\n\n**Cloud Act.** US-Gesetz, das Behörden Zugriff auf Daten von US-Unternehmen erlaubt, auch wenn diese außerhalb gespeichert sind. Deshalb reicht AWS-Hosting in Frankreich nicht für strenge Souveränität.\n\n**Souveränes Hosting.** Hosting, das drei Bedingungen erfüllt: Rechenzentren physisch in Frankreich, juristische Einheit ohne extraterritoriale US-Gesetze, europäische Kapitalmehrheit.\n\n**HDS (Gesundheitsdaten-Hoster).** Pflichtzertifizierung für Hosting personenbezogener Gesundheitsdaten in Frankreich. Ohne sie darf ein Tool diese Daten für Gesundheitsstrukturen nicht verarbeiten.\n\n**SecNumCloud.** ANSSI-Qualifikation für hohes Sicherheitsniveau und Immunität gegen außereuropäische Gesetze. Vor allem für öffentliche Stellen mit sensiblen Daten.\n\n**DPA (Datenverarbeitungsvertrag).** Vertrag, der die Datenverarbeitung durch einen Anbieter regelt. Eines der ersten Dokumente, die ein Datenschutzbeauftragter vor Kauf verlangt.\n\n**Auftragsverarbeiter.** Dienstleister, der Daten im Auftrag des Anbieters verarbeitet. Die Liste der Subunternehmer ist Teil der Nachweise, die ein Käufer zur Prozessabbildung fordert.\n\n**Kein Training.** Ihre Gespräche werden nicht zum Training von KI-Modellen genutzt. Erster Prüfpunkt der Technikteams.\n\n**Geschlossener Kreis.** Verarbeitung, bei der das Sprachmodell in einem kontrollierten Umfeld läuft, ohne Daten an Dritte weiterzugeben. Bei Leexi läuft das Modell über Azure Frankreich im geschlossenen Kreis.\n\n**Verschlüsselung in Transit und Ruhe.** Schutz der Daten während Übertragung und Speicherung.\n\n**Schrems II \u002F Data Privacy Framework.** Rechtsrahmen für den Transfer personenbezogener Daten von EU in die USA. Ein Tool, das komplett in den USA hostet und verarbeitet, unterliegt ihm.\n\n**SOC 2.** US-amerikanischer Auditbericht, funktional ähnlich ISO 27001. Käufer verlangen einen der beiden als Drittbeleg, keine bloße Selbstauskunft.\n\n**DPIA \u002F AIPD (Datenschutz-Folgenabschätzung).** Risikoanalyse zum Datenschutz, erforderlich bei sensiblen Verarbeitungen. EU AI Act macht sie fast obligatorisch vor KI-Einsatz.\n\n**Pseudonymisierung und Anonymisierung.** Pseudonymisierung ersetzt Identifikatoren durch reversible Codes; Anonymisierung macht Identifikation unmöglich. Nur Anonymisierung entzieht Daten dem DSGVO.\n\n**Personenbezogene Daten (PII).** Alle Informationen, die eine Person direkt oder indirekt identifizieren. Meeting-Transkripte enthalten fast immer solche Daten: Namen, Funktionen, Äußerungen.\n\n**Datenresidenz.** Ort, an dem Ihre Daten physisch gespeichert sind. Bei Leexi ist das Frankreich.\n\n## Unter der Haube: Technik\n\n**Spracherkennung (ASR, speech-to-text).** Umwandlung von Sprache in Text. Erste Stufe der Kette: Ohne verlässliche Transkription kein verlässlicher Bericht.\n\n**Diarisierung.** Technischer Begriff für Sprecheridentifikation: Audio segmentieren und jedem Abschnitt die richtige Person zuordnen. Ermöglicht „wer sagte was“.\n\n**Spracherkennungsaktivität (VAD).** Erkennung, wann gesprochen wird, um Sprache zu transkribieren und Pausen sowie Hintergrundgeräusche auszublenden.\n\n**Wortfehlerrate (WER).** Maß für Transkriptionsqualität: Prozentsatz falsch transkribierter Wörter. Je niedriger, desto besser. Oft unterscheiden sich Tools besonders bei Französisch und Niederländisch.\n\n**Natürliche Sprachverarbeitung (NLP).** Techniken, mit denen Maschinen Sprache analysieren und erzeugen. Wandelt rohe Transkription in strukturierte Zusammenfassung.\n\n**Großes Sprachmodell (LLM).** KI-Modell, das aus Transkription Zusammenfassung, Entscheidungen und Aufgaben erstellt. Bei Leexi ein OpenAI-Modell, ausgeführt via Azure Frankreich im geschlossenen Kreis.\n\n**Prompt und Prompt-Vorlage.** Anweisung an das Modell zur Berichtserstellung. Eine Vorlage pro Meetingtyp lenkt die Zusammenfassung auf relevante Inhalte.\n\n**RAG (retrieval-augmented generation).** Technik, bei der das Modell auf konkrete Dokumente zugreift statt nur auf sein Gedächtnis. Bei Leexi fragt „Ask Leexi“ so Ihre Meeting-Historie ab.\n\n**Extraktive und abstraktive Zusammenfassung.** Extraktiv: Sätze werden unverändert ausgewählt. Abstraktiv: Inhalte werden umformuliert. Ein guter Bericht kombiniert beides: reformulierte Entscheidungen, exakte Zitate bei Beweiskraft.\n\n**Halluzination.** Wenn ein Modell plausible, aber falsche Informationen erzeugt. Risiko bei Berichten, weswegen nichts ohne Ihre Prüfung versendet wird.\n\n**Fachspezifischer Wortschatz \u002F individuelles Wörterbuch.** Ergänzung um branchenspezifische Begriffe (Produktnamen, Abkürzungen, Jargon) für korrekte Transkription.\n\n**Latenz und Echtzeit.** Verzögerung zwischen Gesagtem und Transkription. Echtzeit bedeutet Anzeige während des Meetings, nicht danach.\n\n**API und Webhook.** Technische Schnittstellen, die Berichte automatisch an andere Tools (CRM, Wissensdatenbank) senden, ohne manuelle Eingriffe.\n\n**TLS- und AES-Verschlüsselung.** TLS schützt Daten bei der Übertragung, AES bei der Speicherung. Das ist die praktische Bedeutung von „verschlüsselt in Transit und Ruhe“.\n\n## Integrationen und Deployment\n\n**CRM.** Tool zur Zentralisierung Ihrer Kontakte und Chancen (HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Dynamics). Ziel beim KI-Notiztool ist, den Bericht an der richtigen Stelle einzupflegen.\n\n**VoIP.** Telefonie über Internet (Aircall, Ringover). Ermöglicht auch das Erfassen und Zusammenfassen von Anrufen, nicht nur Videokonferenzen.\n\n**SSO \u002F SAML.** Single Sign-On, das Tool mit dem Unternehmensverzeichnis verbindet. Einrichtung erfolgt meist durch IT-Administrator.\n\n**Kalenderanbindung.** Verbindung des Tools mit Ihrem Kalender (Outlook, Google Kalender), damit der Assistent automatisch geplante Meetings beitritt.","2026-08-07T15:23:41.659Z","2026-08-10T08:06:10.235Z","2026-08-10T08:07:27.609Z",{"id":529,"documentId":138,"metaTitle":530,"metaDescription":531,"slug":532,"heroTitle":533,"heroUnderTitle":534,"heroUnderTitle2":535,"heroUnderTitle3":536,"heroCTA":537,"heroVideoUrl":69,"blog":538,"createdAt":539,"updatedAt":540,"publishedAt":541,"locale":84,"__type":151},8428,"Certificaciones y normativas","Descubre la importancia de certificaciones, auditorías y cumplimiento normativo para la seguridad y fiabilidad de soluciones AI como Leexi.","\u002Fes\u002Fseguridad\u002Fcertificaciones-auditorias-cumplimiento\u002F","Certificaciones, auditorías y cumplimiento normativo","Garantizando la seguridad de tus datos y el cumplimiento de normas internacionales","Comprendiendo la importancia de auditorías y certificaciones en el mundo AI","Elige un asistente AI fiable, certificado y conforme para tus reuniones","Prueba Leexi gratis","Las certificaciones y auditorías son fundamentales para asegurar que las herramientas y servicios que usas cumplen con los más altos estándares de protección de datos, privacidad y calidad. Pero, ¿qué significan exactamente certificaciones, auditorías y cumplimiento normativo? ¿Por qué son esenciales? ¿Y cómo navegar este campo a veces complejo?\n\n## ¿Qué es una certificación y por qué importa?\n\nUna certificación es un reconocimiento oficial otorgado por un organismo independiente que confirma que un producto, servicio u organización cumple con un conjunto específico de normas. Estas normas pueden referirse a seguridad de datos, gestión de riesgos, calidad de procesos o cumplimiento de regulaciones.\n\nLa certificación es importante porque brinda una garantía objetiva a usuarios y clientes. Demuestra el compromiso de una empresa con altos estándares, la protección de información sensible y la fiabilidad de sus servicios. Por ejemplo, la certificación ISO 27001 es un estándar internacional reconocido para la gestión de seguridad de la información.\n\nEn el contexto de soluciones AI y toma automática de notas como Leexi, estas certificaciones tranquilizan a los usuarios sobre la confidencialidad de sus conversaciones, la trazabilidad de datos y la robustez de la infraestructura.\n\n## ¿Qué papel juegan las auditorías en el cumplimiento normativo?\n\nLas auditorías son evaluaciones exhaustivas y periódicas realizadas por expertos internos o externos para verificar que las prácticas de una organización cumplen con las normas y regulaciones vigentes. Ayudan a identificar debilidades, medir la eficacia de las medidas de seguridad y sugerir mejoras.\n\nEn el cumplimiento normativo, las auditorías son esenciales para asegurar que se cumplen las obligaciones legales, especialmente en protección de datos personales (GDPR en Europa), seguridad informática y transparencia en el uso de inteligencia artificial (como la Ley AI de la UE).\n\n## ¿Cómo impacta el cumplimiento normativo a empresas y usuarios?\n\nEl cumplimiento normativo se refiere a todas las reglas y leyes que una empresa debe seguir en su sector. Busca proteger los derechos del usuario, garantizar la seguridad de los datos y regular el uso de tecnología.\n\nPara las empresas, el cumplimiento es un requisito legal y una ventaja competitiva. Ayuda a evitar sanciones financieras, daños reputacionales y pérdida de confianza. También fomenta mejor organización interna, gestión rigurosa de riesgos y mayor transparencia con los clientes.\n\nPara los usuarios, el cumplimiento asegura que sus datos personales se manejan con respeto, su información está segura y las herramientas que usan son fiables. Por ejemplo, Leexi, al cumplir con GDPR, ISO 27001 y la Ley AI de la UE, garantiza protección óptima de sus intercambios profesionales, trazabilidad clara y uso ético de la inteligencia artificial.\n\n## ¿Por qué elegir una herramienta certificada y conforme como Leexi?\n\nCon el creciente número de soluciones digitales, es crucial elegir herramientas que hayan demostrado su compromiso con la seguridad y el cumplimiento. Optar por un asistente AI certificado significa asegurar un alto nivel de protección de datos, gestión rigurosa de riesgos y cumplimiento de normativas vigentes.\n\nLeexi ilustra perfectamente este compromiso. Certificado ISO 27001, conforme con GDPR y la Ley AI de la UE, Leexi ofrece una solución inteligente para tomar notas que combina rendimiento, seguridad y cumplimiento normativo. Gracias a estas certificaciones, los usuarios disfrutan de trazabilidad completa de conversaciones, mayor confidencialidad y calidad óptima del servicio.\n\nAdemás, Leexi se somete a auditorías regulares para mantener y mejorar sus estándares, asegurando una experiencia de usuario fiable y segura. Al elegir Leexi, optas por un asistente AI que pone el cumplimiento y la seguridad en el centro de sus operaciones, mientras potencia tu productividad y colaboración.\n\n## Conclusión\n\nCertificaciones, auditorías y cumplimiento normativo son mucho más que trámites administrativos: son garantías esenciales para la seguridad, calidad y ética de las soluciones digitales. En un contexto donde los datos son valiosos y sensibles, estos elementos ayudan a construir confianza entre proveedores y usuarios.\n\nPara empresas que buscan adoptar herramientas AI seguras y de alto rendimiento, es crucial elegir soluciones certificadas y auditadas regularmente. Leexi, con su certificación ISO 27001 y cumplimiento con GDPR y la Ley AI de la UE, encarna plenamente este compromiso con la excelencia y transparencia.\n\n¿Listo para mejorar la calidad de tus reuniones asegurando la seguridad y el cumplimiento de tus datos? 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Each definition fits in one to three sentences, written to be used verbatim by search engines or AI. For purchasing questions, the [compliance and sovereignty FAQ](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fen\u002Fsecurity\u002Fcertifications-audits-compliance\u002Ffaq-compliance-sovereignty\u002F) answers point by point; to see these components working together, [try Leexi in one of your meetings](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta).\n\n## Product and Summary\n\n**AI note-taking tool.** Software that joins your meeting (video, phone, or in-person), transcribes it, and drafts the summary: decisions, actions, deadlines. It writes notes for you instead of helping you write your own. Full details at [AI meeting note-taking](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fen\u002Fai-assistant\u002Fai-note-taker\u002Fleexi-ai-note-taker-revolution-meetings\u002F).\n\n**Notetaker.** Common English term for an AI note-taking tool. At Leexi, we say “AI note-taking tool.”\n\n**Summary (CR).** The document written after the meeting: recap, decisions made, assigned tasks, and deadlines. It’s the deliverable, unlike the raw transcription. Some [meeting summary tools](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fen\u002Fai-assistant\u002Fai-note-taker\u002Ftools-meeting-reports\u002F) produce it automatically.\n\n**Minutes (PV).** Formal summary of a body: board, general assembly, works council, municipal council. Same logic as a summary but with stricter format requirements.\n\n**Transcription.** Word-for-word text of what was said during the meeting. It serves as the basis for the summary but remains raw and must be processed to extract essentials.\n\n**Speaker identification (who speaks).** Assigning each part of the transcription to the person who said it. This allows knowing who made which commitment.\n\n**Automatic summary.** Synthesis generated from the transcription: the meeting’s essentials without reading it all.\n\n**Summary template.** A summary model adapted to a meeting type, e.g., recruitment interview or sales meeting. The summary then highlights what matters for that meeting type.\n\n**Library.** History of your recorded meetings, accessible. You can find past conversations without reopening recordings.\n\n**The assistant (the bot).** The agent joining the meeting to record and transcribe it. It is visible in the meeting, as required by the EU AI Act.\n\n**Autofill CRM.** Automatic filling of CRM fields from the summary without re-entry. The right summary links to the right record via [CRM and video integrations](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fintegrations\u002F).\n\n**In-person.** A meeting in a room, as opposed to video. An AI note-taking tool working only in video misses these; [the mobile app](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fen\u002Fai-assistant\u002Fmobile-app\u002F) records the room.\n\n## Compliance and Sovereignty\n\n**GDPR.** The European personal data regulation. For an AI note-taking tool, it requires a legal basis for recording, participant information, and controlled retention.\n\n**Legal basis.** The legal ground authorizing recording. Internally, employers rely on legitimate interest after balancing tests and prior notice; for calls with externals, explicit consent is usually required.\n\n**Timestamped consent.** Dated proof that participants were informed and consented to recording, kept in an exportable log configurable by team and country.\n\n**ISO 27001.** A voluntary information security standard. Not legally required but a de facto prerequisite in B2B bids, large accounts, and public contracts. Details on [certifications, audits, and compliance](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fen\u002Fsecurity\u002Fcertifications-audits-compliance\u002F).\n\n**ISO 42001.** AI system management standard. At Leexi, it is in progress.\n\n**NIS2.** European directive imposing legal security obligations on “essential” and “important” entities. It creates the obligation, not ISO 27001, which is a means to comply.\n\n**EU AI Act.** European AI framework. It mandates transparency (visible assistant in meetings) and impact analyses for sensitive uses. [Leexi’s commitment on the EU AI Act](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fen\u002Fsecurity\u002Fcertifications-audits-compliance\u002Feu-ai-act\u002F) is documented.\n\n**Cloud Act.** US law allowing authorities to demand access to data held by US companies, even if stored elsewhere. Hence, AWS hosting in France alone doesn’t meet strict sovereignty.\n\n**Sovereign hosting.** Hosting meeting three conditions: datacenters physically in France, legal entity not subject to extraterritorial laws, and European ownership control.\n\n**HDS (Health Data Host).** Mandatory certification to host personal health data in France. Without it, a tool cannot process such data for health organizations.\n\n**SecNumCloud.** ANSSI qualification certifying high security and immunity to extra-European laws. Mainly concerns public sector sensitive data.\n\n**DPA (data processing agreement).** Contract governing your data processing by a provider. One of the first documents a DPO requests before purchase.\n\n**Subprocessor.** A provider processing data on behalf of the supplier. The subprocessor list is part of evidence buyers require to map the processing chain.\n\n**No training.** Your conversations are not used to train AI models. This is the first check for technical teams.\n\n**Closed loop.** Processing where the language model runs in a controlled perimeter, not exposing your data to third-party use. At Leexi, the model runs via Azure France in a closed loop.\n\n**Encryption in transit and at rest.** Protecting data during transfer and storage.\n\n**Schrems II \u002F Data Privacy Framework.** Legal framework governing EU-to-US personal data transfers. Tools hosting and processing entirely in the US depend on it.\n\n**SOC 2.** US-origin audit report, functional equivalent of ISO 27001. Buyers request one or the other as third-party proof, not just a declaration.\n\n**DPIA \u002F AIPD (impact analysis).** Data protection impact analysis required for sensitive processing. The EU AI Act makes it almost systematic before deploying AI tools.\n\n**Pseudonymization and anonymization.** Pseudonymization replaces identifiers with reversible codes; anonymization makes identification impossible. Only anonymization excludes data from GDPR.\n\n**Personally Identifiable Information (PII).** Any info identifying a person directly or indirectly. Meeting transcriptions almost always contain some: names, roles, spoken content.\n\n**Data residency.** Where your data is physically stored. For Leexi, it is France.\n\n## Under the Hood: Technology\n\n**Speech recognition (ASR, speech-to-text).** Converting speech to text. The first step: without reliable transcription, no reliable summary.\n\n**Diarization.** Technical term for speaker identification: segmenting audio and assigning each part to the right person. Enables writing “who said what.”\n\n**Voice activity detection (VAD).** Detecting when someone speaks to transcribe speech and ignore silence and background noise.\n\n**Word error rate (WER).** Quality measure of transcription: percentage of mis-transcribed words. Lower is better; often French and Dutch distinguish tools.\n\n**Natural language processing (NLP).** Techniques enabling machines to analyze and produce language. Transforms raw transcription into structured summary.\n\n**Large language model (LLM).** AI model drafting summaries, decisions, and tasks from transcription. At Leexi, an OpenAI model runs via Azure France in a closed loop.\n\n**Prompt and prompt template.** Instructions given to the model to produce the summary. One template per meeting type guides the summary to what matters for that exchange.\n\n**RAG (retrieval-augmented generation).** Technique where the model answers using specific documents rather than only memory. At Leexi, “Ask Leexi” queries your meeting history.\n\n**Extractive and abstractive summary.** Extractive selects exact sentences; abstractive rephrases. Good summaries combine both: reformulated decisions, exact quotes when authoritative.\n\n**Hallucination.** When a model produces plausible but false info. A risk to monitor in summaries, and why nothing is sent before your review.\n\n**Domain vocabulary \u002F custom dictionary.** Adding sector-specific terms (product names, acronyms, jargon) so transcription spells them correctly.\n\n**Latency and real-time.** Delay between speech and transcription. Real-time shows transcription during the meeting, not after.\n\n**API and webhook.** Technical connection points sending summaries automatically to other tools (CRM, knowledge base) without human action.\n\n**TLS and AES encryption.** TLS protects data in transfer, AES during storage. This is the concrete meaning of “encrypted in transit and at rest.”\n\n## Integrations and Deployment\n\n**CRM.** Tool centralizing contacts and opportunities (HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Dynamics). The goal for an AI note-taking tool is to send summaries to the right place.\n\n**VoIP.** Internet telephony (Aircall, Ringover). Enables capturing and summarizing calls, not just video meetings.\n\n**SSO \u002F SAML.** Single sign-on connecting the tool to the company directory. Setup often done by IT admin.\n\n**Calendar connection.** Linking the tool to your calendar (Outlook, Google Calendar), allowing the assistant to join scheduled meetings automatically.","2026-08-07T15:23:41.367Z","2026-08-10T08:06:10.040Z","2026-08-10T08:06:38.158Z",{"id":555,"documentId":476,"metaTitle":556,"metaDescription":557,"slug":558,"heroTitle":559,"heroUnderTitle":560,"heroUnderTitle2":69,"heroUnderTitle3":69,"heroCTA":316,"heroVideoUrl":69,"blog":561,"createdAt":562,"updatedAt":563,"publishedAt":564,"locale":78,"__type":151},23391,"Enregistrer une réunion professionnelle : les règles RGPD","Informer les participants, choisir une base légale, limiter la conservation, contrôler les accès : ce que le RGPD impose avant d'enregistrer une réunion.","\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-une-reunion-professionnelle-rgpd\u002F","Enregistrer une réunion professionnelle : quelles règles RGPD ?","Les règles à respecter avant d'enregistrer, et ce qui change quand une IA rédige le compte rendu.","Vous voulez enregistrer une réunion pour obtenir automatiquement une transcription ou un compte rendu ? C'est possible, mais vous devez respecter plusieurs règles : informer les participants, choisir une base légale, limiter la conservation et contrôler l'accès aux fichiers.\n\n**Et si une IA intervient pour transcrire ou rédiger le compte rendu, vous devez également informer les personnes concernées de ce traitement.**\n\n## Peut-on enregistrer une réunion professionnelle ?\n\n**Oui, mais pas sans encadrer le traitement.**\n\nUn enregistrement de réunion contient des voix, des noms, des fonctions et des propos. Il constitue donc un traitement de données personnelles au sens du RGPD.\n\nVous devez notamment :\n\n* informer les participants avant l'enregistrement ;\n* déterminer votre base légale ;\n* définir la finalité de l'enregistrement ;\n* limiter la durée de conservation ;\n* restreindre les accès ;\n* permettre l'exercice des droits des participants.\n\nEnregistrer à l'insu des personnes présentes relève par ailleurs du Code pénal, qui punit « d'un an d'emprisonnement et de 45 000 euros d'amende le fait, au moyen d'un procédé quelconque, volontairement de porter atteinte à l'intimité de la vie privée d'autrui : 1° En captant, enregistrant ou transmettant, sans le consentement de leur auteur, des paroles prononcées à titre privé ou confidentiel » (article 226-1).\n\n### Un enregistrement de réunion est-il une donnée personnelle ?\n\n**Oui.**\n\nLe RGPD définit une donnée personnelle comme « toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable » (article 4, point 1).\n\nUne voix, un nom, une fonction ou les propos tenus pendant une réunion peuvent permettre d'identifier un participant.\n\nLa transcription et le compte rendu sont également concernés.\n\n### Pourquoi le RGPD s'applique-t-il à une réunion enregistrée ?\n\nParce que vous effectuez plusieurs traitements successifs :\n\n**enregistrer → transcrire → stocker → partager → éventuellement supprimer.**\n\nLe support utilisé ne change pas le principe.\n\nQue l'enregistrement soit réalisé avec un téléphone, un dictaphone, un ordinateur ou un assistant qui rejoint une visioconférence, vous traitez des données personnelles. Les contraintes pratiques, elles, diffèrent : voyez [l'enregistrement en salle](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-une-reunion-en-presentiel-rgpd\u002F), [l'enregistrement d'un appel téléphonique](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-appel-telephonique-rgpd\u002F) et [le cas d'une visite de chantier](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-une-reunion-de-chantier-rgpd\u002F).\n\n### Quelles données sont enregistrées ?\n\nSelon l'outil utilisé, vous pouvez conserver :\n\n* l'audio ;\n* la transcription ;\n* les noms des intervenants ;\n* la date de la réunion ;\n* sa durée ;\n* le compte rendu ;\n* les décisions prises ;\n* les actions attribuées aux participants.\n\nCertaines conversations peuvent également faire apparaître des données sensibles, même si vous ne les aviez pas prévues.\n\nUn participant peut par exemple évoquer son état de santé, sa situation familiale ou une opinion politique pendant la réunion.\n\n---\n\n## Faut-il prévenir les participants avant d'enregistrer ?\n\n**Oui.**\n\nL'information doit intervenir **avant ou au moment où les données sont collectées**. Le texte demande qu'elle soit fournie « au moment où les données en question sont obtenues » (RGPD, article 13, paragraphe 1).\n\nDire simplement « la réunion est enregistrée » ne suffit pas nécessairement à couvrir toutes les informations à fournir.\n\n### Quand faut-il prévenir les participants ?\n\n**Avant de lancer l'enregistrement.**\n\nEn pratique, vous pouvez prévenir les participants dans l'invitation, puis rappeler l'information au début de la réunion.\n\nCette seconde étape est particulièrement importante lorsqu'une personne rejoint la réunion après son commencement.\n\n### Que faut-il leur dire ?\n\nLa CNIL indique que « les salariés ainsi que les interlocuteurs (clients, par exemple) doivent être notamment informés : de l'existence du dispositif ; de l'identité du responsable de traitement ; des finalités poursuivies ».\n\nVous devez donc pouvoir expliquer simplement :\n\n**qui enregistre → pourquoi → ce qui est enregistré → ce qui sera fait des données.**\n\n### Faut-il préciser qu'une IA rédige le compte rendu ?\n\n**Oui.**\n\nL'enregistrement audio et le traitement effectué ensuite par l'IA sont deux opérations qu'il est utile de distinguer.\n\nLe règlement européen sur l'intelligence artificielle prévoit que « les fournisseurs veillent à ce que les systèmes d'IA destinés à interagir directement avec des personnes physiques soient conçus et développés de manière à ce que les personnes physiques concernées soient informées qu'elles interagissent avec un système d'IA » (article 50, paragraphe 1). Ces obligations s'appliquent depuis le 2 août 2026, et elles visent le fournisseur du système ; votre obligation d'informer vient du RGPD et de la doctrine de la CNIL.\n\nSi un assistant transcrit la réunion puis génère automatiquement un compte rendu, vous devez l'indiquer aux participants.\n\nVous pouvez par exemple annoncer :\n\n> « La réunion est enregistrée et un assistant IA en rédige automatiquement le compte rendu. »\n\nSi une personne rejoint la réunion plus tard, vous lui donnez la même information avant qu'elle ne commence à parler.\n\n### Que faire si quelqu'un arrive en cours de réunion ?\n\n**Vous l'informez avant qu'il ne prenne la parole.**\n\nEn visioconférence, l'assistant peut apparaître dans la liste des participants. En réunion physique, la personne peut ne rien voir.\n\nVous pouvez dire :\n\n> « Je vous préviens avant que vous ne preniez la parole : la réunion est enregistrée et un assistant IA en rédige le compte rendu. Si cela vous pose un problème, dites-le et j'arrête l'enregistrement. »\n\n---\n\n## Quelle base légale utiliser pour enregistrer une réunion ?\n\n**La base légale dépend notamment de la personne enregistrée et du contexte de la réunion.**\n\nDeux fondements apparaissent ici principalement : l'intérêt légitime et le consentement. Le fondement retenu change selon la réunion : voyez le détail pour [un rendez-vous commercial](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-rendez-vous-commercial-rgpd\u002F), [un entretien de recrutement](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-entretien-de-recrutement-rgpd\u002F), [un comité de direction](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-comite-de-direction-rgpd\u002F) ou [un comité de pilotage](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-comite-de-pilotage-rgpd\u002F).\n\n### Peut-on utiliser l'intérêt légitime ?\n\n**Oui, notamment pour certaines réunions internes.**\n\nL'article 6 du RGPD autorise un traitement « nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le responsable du traitement ou par un tiers, à moins que ne prévalent les intérêts ou les libertés et droits fondamentaux de la personne concernée » (paragraphe 1, point f).\n\nVous devez donc notamment réaliser un **test de balance des intérêts** et informer les participants.\n\n### Peut-on utiliser le consentement ?\n\n**Oui, lorsque le consentement constitue le fondement approprié du traitement.**\n\nLe consentement est défini comme « toute manifestation de volonté, libre, spécifique, éclairée et univoque par laquelle la personne concernée accepte, par une déclaration ou par un acte positif clair » (RGPD, article 4, point 11).\n\nLe responsable du traitement doit par ailleurs « être en mesure de démontrer que la personne concernée a donné son consentement » (RGPD, article 7, paragraphe 1).\n\nUn consentement horodaté permet notamment de conserver cette preuve.\n\n### Peut-on enregistrer une réunion entre collaborateurs sans leur consentement ?\n\n**Oui, cela peut être possible sur le fondement de l'intérêt légitime**, après information préalable et test de balance.\n\nLa situation d'un salarié face à son employeur n'est pas la même que celle d'un client ou d'un prospect.\n\n### Peut-on enregistrer un client ou un prospect ?\n\n**Oui, mais vous devez obtenir son accord lorsque le consentement est le fondement retenu.**\n\nVous demandez son accord avant de lancer l'enregistrement.\n\nS'il refuse, vous n'enregistrez pas l'échange.\n\n---\n\n## Combien de temps conserver un enregistrement de réunion ?\n\n**Aussi longtemps que nécessaire à la finalité poursuivie, et pas davantage.**\n\nLe RGPD impose des données « conservées sous une forme permettant l'identification des personnes concernées pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées » (article 5, paragraphe 1, point e).\n\nUne bibliothèque contenant plusieurs années de réunions sans aucune règle de suppression pose donc un problème de gouvernance des données.\n\n### Combien de temps conserver l'audio ?\n\nPour l'écoute et l'enregistrement des appels au travail, la CNIL indique que « les enregistrements peuvent être conservés jusqu'à six mois au maximum ».\n\nDans une réunion, vous pouvez donc vous demander :\n\n**À quel moment l'audio ne m'est-il plus utile ?**\n\nUne fois le compte rendu vérifié et validé, l'enregistrement original peut ne plus avoir la même utilité.\n\n### Combien de temps conserver une transcription ?\n\nLa CNIL indique que « les documents d'analyse peuvent quant à eux être conservés jusqu'à un an ».\n\nLa durée applicable dépend toutefois de votre finalité et du traitement mis en place.\n\n### Que faire des anciens enregistrements ?\n\n**Vous devez prévoir leur suppression.**\n\nNe faites pas reposer cette opération sur la mémoire des utilisateurs.\n\nUne politique efficace doit prévoir :\n\n**création → conservation → échéance → suppression.**\n\n---\n\n## Qui peut accéder à une réunion enregistrée ?\n\n**Uniquement les personnes qui en ont besoin pour leur travail.**\n\nUn enregistrement contient davantage d'informations qu'un compte rendu finalisé.\n\nIl faut donc distinguer les différents niveaux d'accès.\n\n### Qui peut consulter l'audio, la transcription et le compte rendu ?\n\nLes trois fichiers ne répondent pas forcément au même besoin.\n\nVous pouvez par exemple :\n\n* partager le compte rendu avec les participants ;\n* limiter l'accès à la transcription ;\n* conserver l'audio pour les besoins réellement justifiés.\n\nL'accès doit rester proportionné à la finalité du traitement.\n\n### Faut-il chiffrer les données ?\n\n**La sécurité doit être adaptée au risque.**\n\nLe RGPD demande des « mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque, y compris entre autres, selon les besoins : a) la pseudonymisation et le chiffrement des données à caractère personnel » (article 32, paragraphe 1).\n\nLe [dossier de conformité de Leexi](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Ffaq-conformite-souverainete\u002F) détaille l'hébergement, les sous-traitants et les certifications.\n\nLorsque vous choisissez un fournisseur, la sécurité du stockage et des transferts fait donc partie des points à vérifier.\n\n---\n\n## Quels sont les droits des participants ?\n\nLes personnes enregistrées disposent des droits prévus par le RGPD.\n\n### Peuvent-elles demander l'accès à leurs données ?\n\n**Oui.**\n\nLa personne concernée « a le droit d'obtenir du responsable du traitement la confirmation que des données à caractère personnel la concernant sont ou ne sont pas traitées » (RGPD, article 15, paragraphe 1). Cela peut concerner l'audio, la transcription et le compte rendu.\n\n### Peuvent-elles demander une rectification ?\n\n**Oui.**\n\nLa personne concernée « a le droit d'obtenir du responsable du traitement, dans les meilleurs délais, la rectification des données à caractère personnel la concernant qui sont inexactes » (RGPD, article 16).\n\nC'est particulièrement important avec une transcription automatique.\n\nUne IA peut mal retranscrire :\n\n* un nom propre ;\n* un montant ;\n* une date ;\n* une décision ;\n* l'identité de la personne qui a parlé.\n\n### Peuvent-elles demander l'effacement ?\n\n**Oui, dans les conditions prévues par le RGPD.**\n\nLa personne concernée « a le droit d'obtenir du responsable du traitement l'effacement, dans les meilleurs délais, de données à caractère personnel la concernant » (RGPD, article 17, paragraphe 1).\n\nUne personne peut demander l'effacement de ses données personnelles, mais cette demande doit être examinée au regard de la finalité du traitement et des éventuelles obligations de conservation.\n\n### Peuvent-elles s'opposer à l'enregistrement ?\n\n**Oui lorsque le traitement repose sur l'intérêt légitime, dans les conditions prévues par le RGPD.**\n\nLa personne concernée « a le droit de s'opposer à tout moment, pour des raisons tenant à sa situation particulière, à un traitement des données à caractère personnel la concernant fondé sur l'article 6, paragraphe 1, point e) ou f) » (RGPD, article 21, paragraphe 1).\n\nLe droit d'opposition accompagne donc directement le choix de cette base légale.\n\n### Dans quel délai devez-vous répondre ?\n\n**En principe, dans un délai d'un mois.** Le responsable du traitement répond « dans les meilleurs délais et en tout état de cause dans un délai d'un mois à compter de la réception de la demande » (RGPD, article 12, paragraphe 3).\n\nEncore faut-il être capable de retrouver rapidement les réunions concernées.\n\nUne bibliothèque correctement organisée facilite donc aussi l'exercice des droits.\n\n---\n\n## Quelles obligations lorsque l'IA prend les notes ?\n\nL'IA ajoute un traitement au simple enregistrement.\n\nLe fonctionnement peut être résumé ainsi :\n\n**audio → transcription → analyse → compte rendu → stockage.**\n\nChaque étape doit être comprise dans votre cadre de protection des données.\n\n### Que fait concrètement l'IA ?\n\nElle peut :\n\n* transcrire les échanges ;\n* identifier les intervenants ;\n* extraire les décisions ;\n* identifier les actions ;\n* produire un compte rendu ;\n* organiser les échéances.\n\nLe compte rendu n'est donc pas simplement une copie de l'enregistrement : il résulte d'un traitement supplémentaire.\n\n### Où sont stockées les données ?\n\nC'est l'une des premières questions à poser à votre fournisseur.\n\nChez Leexi, les enregistrements, transcriptions et comptes rendus restent en région Paris, sur AWS. Au-delà d'un certain volume de licences, un hébergement chez Scaleway peut être choisi.\n\n### Qui traite les données ?\n\nLe fournisseur de l'outil intervient en tant que sous-traitant dans le cadre prévu par le RGPD.\n\nDans le cas de Leexi, OpenAI fournit le modèle de langage et Leexi l'exécute via Azure France, en circuit fermé.\n\n### Faut-il un DPA avec le fournisseur ?\n\n**Oui, lorsque le fournisseur agit comme sous-traitant.**\n\nL'article 28 du RGPD prévoit que « le traitement par un sous-traitant est régi par un contrat ou un autre acte juridique […] qui lie le sous-traitant à l'égard du responsable du traitement, définit l'objet et la durée du traitement, la nature et la finalité du traitement, le type de données à caractère personnel et les catégories de personnes concernées, et les obligations et les droits du responsable du traitement » (paragraphe 3).\n\nC'est ce document que votre service juridique demandera généralement sous le nom de **DPA**.\n\n### L'IA utilise-t-elle vos conversations pour entraîner ses modèles ?\n\n**Cela dépend du fournisseur.**\n\nC'est donc un point à vérifier avant de choisir votre outil.\n\nChez Leexi, les conversations n'entraînent aucun modèle, sur tous les comptes.\n\n---\n\n## Comment informer les participants qu'une IA enregistre la réunion ?\n\nVous pouvez utiliser une formulation simple et précise.\n\n### Avant une réunion\n\n> « Avant de commencer : j'enregistre la réunion et un assistant IA en rédige le compte rendu, avec les décisions et les actions. Le compte rendu sera partagé aux participants. L'enregistrement est conservé [durée] puis supprimé. Est-ce que quelqu'un s'y oppose ? »\n\n### Pour une réunion interne\n\n> « Comme d'habitude, la réunion est enregistrée et le compte rendu est généré automatiquement. Il arrive dans la bibliothèque partagée avec les décisions et les tâches. Si vous préférez que je coupe pour un point précis, dites-le. »\n\n### Pour un client ou un prospect\n\n> « Avant qu'on entre dans le sujet : est-ce que vous êtes d'accord pour que j'enregistre notre échange ? Un assistant IA me rédige le compte rendu, ça m'évite de prendre des notes pendant qu'on se parle. »\n\n---\n\n## Quelles sont les erreurs à éviter ?\n\n### 1. Enregistrer sans prévenir\n\nC'est l'une des erreurs les plus évidentes.\n\nVous lancez l'enregistrement depuis votre téléphone et oubliez simplement d'en informer les personnes présentes.\n\n### 2. Ne pas définir la finalité\n\n« On garde les réunions au cas où » n'est pas une politique de conservation.\n\nVous devez savoir pourquoi vous enregistrez et combien de temps les données restent utiles.\n\n### 3. Conserver tous les enregistrements indéfiniment\n\nDeux ans de réunions accumulées sans règle de suppression constituent un stock de données personnelles difficile à contrôler.\n\n### 4. Donner accès à toute l'entreprise\n\nUn compte rendu de comité de direction n'a pas vocation à être accessible par défaut à toute l'organisation.\n\n### 5. Laisser chacun utiliser son propre outil\n\nVous multipliez alors les fournisseurs, les traitements, les emplacements de stockage et les contrats à contrôler.\n\n### 6. Enregistrer toutes les réunions automatiquement\n\nLa CNIL indique que « l'employeur ne peut pas mettre en place un dispositif d'écoute ou d'enregistrement permanent ou systématique ».\n\nL'automatisation ne doit donc pas supprimer la nécessité de définir un cadre.\n\n---\n\n## Comment enregistrer une réunion avec Leexi ?\n\nUne fois le cadre RGPD défini, l'utilisation de l'outil se résume à quelques étapes.\n\n### 1. Rejoindre la réunion\n\nLeexi peut rejoindre vos réunions Teams, Meet et Zoom depuis votre agenda.\n\nPour une réunion physique, l'enregistrement peut être lancé depuis l'application mobile.\n\n### 2. Transcrire les échanges\n\nAprès la réunion, vous récupérez la transcription à côté du compte rendu.\n\n### 3. Générer le compte rendu\n\nLe compte rendu reprend notamment les décisions, les actions et les échéances.\n\nVous pouvez adapter son format selon le type de réunion.\n\n### 4. Gérer les accès\n\nVous définissez les collaborateurs autorisés à consulter les comptes rendus.\n\n### 5. Contrôler les données\n\nLeexi indique notamment un hébergement en région Paris, une option Scaleway, une exécution du modèle via Azure France en circuit fermé, le chiffrement des données en transit et au repos et l'absence d'entraînement sur vos conversations.\n\n---\n\n## Quelles difficultés rencontrent réellement les utilisateurs ?\n\nLes questions juridiques ne sont pas les seules difficultés rencontrées en pratique.\n\nSur **1 141 tickets de support reçus entre janvier et juin 2026**, les problèmes les plus fréquents concernent notamment l'enregistrement depuis l'application mobile, les connexions aux réunions commerciales, les transcriptions téléphoniques et les droits d'accès.\n\nCela donne une autre lecture du problème :\n\n**le sujet n'est pas seulement « ai-je le droit d'enregistrer ? »**\n\nIl faut aussi savoir :\n\n**où va l'enregistrement → qui peut le voir → combien de temps il reste → comment il est supprimé.**\n\n---\n\n## Enregistrer une réunion professionnelle : ce qu'il faut retenir\n\nAvant d'enregistrer une réunion, vérifiez ces six points :\n\n* **Information** : les participants savent-ils qu'ils sont enregistrés ?\n* **Finalité** : pourquoi conservez-vous l'enregistrement ?\n* **Base légale** : quel fondement juridique utilisez-vous ?\n* **Conservation** : quand l'audio et la transcription seront-ils supprimés ?\n* **Accès** : qui peut consulter les données ?\n* **Sous-traitants** : savez-vous qui traite vos données et où elles sont stockées ?\n\nSi une IA intervient, ajoutez un septième point :\n\n**les participants savent-ils qu'un système d'IA traite l'enregistrement pour produire le compte rendu ?**\n\n## Questions fréquentes\n\n### Est-il légal d'enregistrer une réunion professionnelle ?\n\nOui, sous réserve de respecter le cadre applicable : information des participants, base légale, finalité et durée de conservation notamment.\n\n### Doit-on prévenir les participants ?\n\nOui. L'information doit intervenir avant ou au moment de la collecte des données.\n\n### Peut-on enregistrer une réunion sans demander le consentement ?\n\nDans certaines situations, notamment entre collaborateurs, l'intérêt légitime peut constituer le fondement du traitement après information et test de balance.\n\n### Peut-on enregistrer un client ou un prospect ?\n\nOui, lorsque le consentement est le fondement retenu, vous devez obtenir son accord avant l'enregistrement.\n\n### Peut-on enregistrer une réunion avec son téléphone ?\n\nOui. Le support utilisé ne change pas les obligations liées au traitement des données.\n\n### Peut-on utiliser une IA pour prendre des notes ?\n\nOui, mais les participants doivent être informés du traitement effectué par l'IA.\n\n### Combien de temps conserver un enregistrement ?\n\nLa durée dépend de la finalité. Pour les enregistrements d'appels au travail, la CNIL retient six mois au maximum dans le cadre concerné, et jusqu'à un an pour les documents d'analyse.\n\n### Un participant peut-il demander la suppression de l'enregistrement ?\n\nOui, dans les conditions prévues par le droit à l'effacement du RGPD.\n\n---\n\n## En résumé\n\n**Enregistrer une réunion est possible.**\n\nMais le bon réflexe n'est pas seulement de demander :\n\n> « Ai-je le droit d'enregistrer ? »\n\nIl faut plutôt vérifier toute la chaîne :\n\n**informer → enregistrer → transcrire → analyser → partager → conserver → supprimer.**\n\nC'est cette chaîne complète qui doit être encadrée par votre politique de protection des données.\n\n**Vous voulez le compte rendu de vos réunions sans le rédiger ?** [Réserver une démonstration](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)\n\n## Sources\n\nTextes relevés sur sources primaires le 22 août 2026.\n\n* RGPD, articles 4, 5, 6, 7, 12, 13, 15, 16, 17, 21, 28 et 32\n* Code pénal, article 226-1\n* CNIL, Écoute et enregistrement des appels sur le lieu de travail\n* Règlement européen sur l'intelligence artificielle, article 50\n\n*Cette page décrit le cadre applicable. Elle ne constitue pas un avis juridique.*\n","2026-08-22T07:47:54.707Z","2026-08-22T08:09:04.834Z","2026-08-24T13:03:13.719Z",{"id":566,"documentId":63,"metaTitle":567,"metaDescription":568,"slug":85,"heroTitle":569,"heroUnderTitle":570,"heroUnderTitle2":69,"heroUnderTitle3":69,"heroCTA":210,"heroVideoUrl":69,"blog":571,"createdAt":572,"updatedAt":572,"publishedAt":573,"locale":84,"__type":151},23406,"Grabar reunión presencial: reglas RG ","En sala, sin asistentes visibles: info oral. Base legal, duración y copia en teléfono.","Grabar reunión presencial: ¿qué reglas RGPD?","En sala, nadie ve que se graba. Qué decir y cuándo hacerlo.","¿Grabas una reunión en sala desde tu teléfono para obtener el acta? Es posible, pero el presencial presenta un reto que la videoconferencia no tiene: ningún asistente aparece en pantalla, nadie ve que se graba.\n\n**La información se da oralmente y se repite a cada persona que entra.**\n\n## ¿Se puede grabar una reunión presencial?\n\n**Sí, pero con control del tratamiento.**\n\nUna grabación en sala contiene voces, nombres, cargos y comentarios. Es un tratamiento de datos personales según RGPD, igual que una videoconferencia.\n\nDebes:\n\n* informar oralmente antes de grabar;\n* definir la base legal;\n* establecer la finalidad;\n* limitar la conservación;\n* gestionar la copia en el teléfono;\n* permitir derechos de los participantes.\n\nGrabar sin consentimiento viola el Código Penal, que sanciona con hasta un año de prisión y 45.000 € de multa «captar, grabar o transmitir sin consentimiento palabras privadas o confidenciales» (art. 226-1).\n\n### ¿Es dato personal una grabación en sala?\n\n**Sí.**\n\nRGPD define dato personal como «info sobre persona física identificada o identificable» (art. 4.1).\n\nEn la mesa, voces, nombres y comentarios pueden identificar a cada participante.\n\nLa transcripción y el acta también son datos personales.\n\n### ¿Por qué aplica RGPD a grabación en teléfono?\n\nPorque realizas varios tratamientos:\n\n**grabar → subir → transcribir → almacenar → compartir → borrar (posible).**\n\nEl soporte no cambia el principio.\n\nUn smartphone en la mesa es igual que un asistente en videoconferencia. El marco general está en [grabar reunión profesional](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-une-reunion-professionnelle-rgpd\u002F).\n\n### ¿Qué datos se graban en sala?\n\nSegún herramienta, puedes conservar:\n\n* audio;\n* transcripción;\n* nombres;\n* fecha;\n* duración;\n* acta;\n* decisiones;\n* acciones asignadas.\n\nSala capta más que videoconferencia: conversaciones previas, aparte, personas que pasan.\n\nPuede mencionarse salud, familia u opinión política.\n\n---\n\n## ¿Hay que avisar antes de grabar en sala?\n\n**Sí.**\n\nLa info debe darse **antes o al recoger datos** (RGPD, art. 13.1).\n\nEn sala, este aviso es único referente para participantes.\n\n### ¿Cuándo avisar?\n\n**Antes de grabar.**\n\nPuedes avisar en invitación y recordar al inicio.\n\nEsto es clave en presencial, sin señal visual de grabación.\n\n### ¿Qué decir?\n\nCNIL indica que deben informarse sobre: existencia del sistema, responsable y finalidad.\n\nExplica claramente:\n\n**quién graba → por qué → qué se graba → qué se hará con datos.**\n\n### ¿Hay que decir que IA redacta el acta?\n\n**Sí.**\n\nAudio y tratamiento IA son operaciones distintas.\n\nReglamento europeo IA exige informar interacción con IA (art. 50.1), vigente desde 2 ago 2026, para proveedores; tu obligación viene del RGPD y CNIL.\n\nEn videoconferencia, el nombre del asistente lo muestra; en sala, solo aviso oral.\n\nEjemplo:\n\n> «La reunión se graba desde mi teléfono y un asistente IA redacta el acta automáticamente.»\n\n### ¿Y si alguien entra en reunión?\n\n**Informar antes de que hable.**\n\nLo común en sala: quien entra no oyó aviso inicial.\n\nPuedes decir:\n\n> «Le aviso antes de que hable: la reunión se graba y un asistente IA redacta el acta. Si tiene problema, dígalo y paro la grabación.»\n\n---\n\n## ¿Qué base legal usar para grabar en presencial?\n\n**Depende de quién esté en sala.**\n\nDos bases principales: interés legítimo y consentimiento.\n\n### ¿Se puede usar interés legítimo?\n\n**Sí, para reunión interna en sala.**\n\nArt. 6 RGPD permite tratamiento necesario para intereses legítimos, salvo que prevalezcan derechos del interesado (art. 6.1.f).\n\nDebes hacer **test de balance** e informar.\n\n### ¿Se puede usar consentimiento?\n\n**Sí, si es base adecuada.**\n\nConsentimiento es manifestación libre, específica, informada y clara (RGPD, art. 4.11) y debe demostrarse (art. 7.1).\n\nEn sala es más difícil que en videoconferencia; un consentimiento con fecha al iniciar ayuda.\n\n### ¿Se puede grabar reunión interna sin consentimiento?\n\n**Sí, si se basa en interés legítimo, con info y test de balance.**\n\n### ¿Se puede grabar cita con cliente?\n\n**Sí, pero debes obtener su consentimiento si esa es la base.**\n\nSi hay externos (cliente, candidato, tercero), consulta detalles en [cita comercial](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-rendez-vous-commercial-rgpd\u002F), [entrevista](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-entretien-de-recrutement-rgpd\u002F), [visita obra](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fes\u002Fseguridad\u002Fcertificaciones-auditorias-cumplimiento\u002Fgrabar-una-reunion-de-obra-rgpd\u002F).\n\nSi niega, no grabes.\n\n---\n\n## ¿Cuánto conservar grabación en sala?\n\n**Solo lo necesario para la finalidad.**\n\nRGPD exige conservar datos identificables solo el tiempo necesario (art. 5.1.e).\n\nPresencial añade dificultad: grabación existe en dos sitios.\n\n### ¿Cuánto conservar audio?\n\nCNIL dice que grabaciones laborales pueden conservarse hasta 6 meses.\n\nPregúntate:\n\n**¿Cuándo dejo de necesitar el audio?**\n\n### ¿Cuánto conservar transcripción?\n\nCNIL indica que análisis pueden conservarse hasta un año.\n\nDepende de finalidad y tratamiento.\n\n### ¿Qué hacer con archivo en teléfono?\n\n**Trátalo como original.**\n\nGrabación en móvil existe en dispositivo y cuenta online.\n\nSi política solo cubre copia online, solo cubre parte del tratamiento:\n\n**teléfono → subida → cuenta → borrar ambas copias.**\n\n---\n\n## ¿Quién accede a grabación en sala?\n\n**Solo quienes la necesitan para su trabajo.**\n\nGrabación en sala tiene más info que acta final, incluyendo comentarios antes y después.\n\n### ¿Quién ve audio, transcripción y acta?\n\nNo siempre es el mismo público.\n\nPuedes:\n\n* compartir acta con participantes;\n* limitar acceso a transcripción;\n* guardar audio solo para necesidades justificadas.\n\nAudio merece acceso más restringido.\n\n### ¿Hay que cifrar datos?\n\n**Seguridad según riesgo.**\n\nRGPD exige medidas técnicas y organizativas adecuadas, incluyendo pseudonimización y cifrado (art. 32.1).\n\nEl [dossier de cumplimiento de Leexi](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fes\u002Fseguridad\u002Fcertificaciones-auditorias-cumplimiento\u002Ffaq-cumplimiento-soberania\u002F) detalla hosting, subcontratistas y certificaciones.\n\nAl elegir proveedor, verifica seguridad de almacenamiento y transferencias.\n\n---\n\n## ¿Qué derechos tienen los participantes?\n\nTienen derechos RGPD.\n\n### ¿Pueden pedir acceso a sus datos?\n\n**Sí.**\n\nPueden confirmar si se tratan datos personales suyos (art. 15.1).\n\nIncluye audio, transcripción y acta.\n\n### ¿Pueden pedir rectificación?\n\n**Sí.**\n\nPueden pedir corrección de datos inexactos (art. 16).\n\nImportante en sala con múltiples hablantes.\n\nIA puede errar en:\n\n* nombres propios;\n* montos;\n* fechas;\n* decisiones;\n* identidad del hablante.\n\n### ¿Pueden pedir borrado?\n\n**Sí, según RGPD.**\n\nPueden solicitar borrado de datos personales (art. 17.1).\n\nSe evalúa según finalidad y obligaciones.\n\n### ¿Pueden oponerse a grabación?\n\n**Sí, si se basa en interés legítimo (art. 21.1).**\n\n### ¿Cuánto tardas en responder?\n\n**Normalmente un mes.**\n\nResponsable responde en plazo máximo de un mes (art. 12.3).\n\nDebe localizar la reunión en biblioteca.\n\n---\n\n## ¿Qué obligaciones si IA toma notas en sala?\n\nIA añade tratamiento al audio.\n\nProceso:\n\n**audio → subida → transcripción → análisis → acta → almacenamiento.**\n\nSubida es paso propio del presencial y suele fallar más.\n\n### ¿Qué hace IA?\n\nPuede:\n\n* transcribir;\n* identificar hablantes;\n* extraer decisiones;\n* identificar acciones;\n* producir acta;\n* organizar plazos.\n\n### ¿Dónde se almacenan datos?\n\nPregunta clave al proveedor.\n\nEn Leexi, grabaciones, transcripciones y actas quedan en región París, en AWS. Para volumen alto, opción Scaleway.\n\n### ¿Quién trata datos?\n\nProveedor actúa como encargado según RGPD.\n\nLeexi usa modelo OpenAI ejecutado en Azure Francia, circuito cerrado.\n\n### ¿Se necesita DPA con proveedor?\n\n**Sí, si es encargado.**\n\nRGPD art. 28 exige contrato que defina tratamiento, duración, tipo de datos, obligaciones y derechos.\n\n### ¿IA usa conversaciones para entrenar?\n\n**Depende del proveedor.**\n\nLeexi no usa conversaciones para entrenar modelos.\n\n---\n\n## ¿Cómo informar en sala?\n\nUsa frase simple y clara.\n\n### Al inicio\n\n> «Antes de empezar: grabo desde mi teléfono y un asistente IA redacta acta con decisiones y acciones. Se compartirá con presentes. Se conserva [duración] y luego se borra. ¿Alguien se opone?»\n\n### Reunión interna\n\n> «Como en videoconferencias, grabo y acta se genera automáticamente. Llega a biblioteca compartida. Si quieres que pare en punto, dime.»\n\n### Cita con cliente\n\n> «Antes de empezar: ¿aceptas que grabe? Un asistente IA redacta acta, así no tomo notas mientras hablamos.»\n\n---\n\n## Errores a evitar\n\n### 1. Grabar sin avisar\n\nNo hay señal visual en sala, fácil olvidar.\n\n### 2. Avisar solo al inicio\n\nQuienes entran después no oyen y hablan.\n\n### 3. Dejar archivos en teléfono\n\nSi política no cubre copia, no cubre todo.\n\n### 4. Salir app antes de subir\n\nCausa común de grabaciones que no llegan a biblioteca.\n\n### 5. Usar cuenta compartida en sala\n\nVarias personas bajo una identidad, dificulta atribución y control.\n\n### 6. Grabar todo automáticamente\n\nCNIL dice: «empleador no puede poner sistema de escucha o grabación permanente o sistemática».\n\n---\n\n## ¿Cómo grabar reunión en sala con Leexi?\n\nCon marco RGPD, solo unos pasos.\n\n### 1. Iniciar grabación\n\nDesde [app móvil](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fes\u002Fcaso-de-uso\u002Fherramienta-toma-notas-ia-presencial\u002F), sin equipo extra.\n\n### 2. Subir grabación\n\nAl acabar, se envía a cuenta online y empieza tratamiento.\n\n### 3. Transcribir y generar acta\n\nRecibes transcripción y acta con decisiones, acciones y plazos.\n\n### 4. Gestionar accesos\n\nDefines quién puede ver actas.\n\n### 5. Controlar datos\n\nLeexi ofrece hosting en París, opción Scaleway, modelo en Azure Francia cerrado, cifrado en tránsito y reposo, sin entrenamiento con tus datos.\n\n---\n\n## Dificultades reales de usuarios\n\nNo solo legales.\n\nDe 1.141 tickets soporte ene-jun 2026, 27 son sobre grabación en sala o app móvil.\n\nProblemas comunes: subida fallida, grabación no encontrada, grabación parcial, atribución incorrecta.\n\nNinguno pregunta si es legal grabar.\n\nOtra lectura:\n\n**¿Dónde va grabación → quién la ve → cuánto dura → cómo se borra?**\n\n---\n\n## Resumen para grabar en presencial\n\nAntes de grabar, verifica:\n\n* **Información**: ¿saben que se graba, incluso quienes entran?\n* **Finalidad**: ¿por qué conservar?\n* **Base legal**: interés legítimo interno, consentimiento externo?\n* **Conservación**: ¿cuándo borrar audio y transcripción en cuenta y teléfono?\n* **Acceso**: ¿quién ve datos?\n* **Subcontratistas**: ¿quién trata y dónde se almacena?\n\nSi hay IA, añade:\n\n* ¿Saben que IA procesa grabación para acta?\n\n## Preguntas frecuentes\n\n### ¿Es legal grabar reunión presencial?\n\nSí, respetando marco: info, base legal, finalidad, conservación.\n\n### ¿Se necesita micrófono o equipo?\n\nNo, basta smartphone con app, sin equipo extra.\n\n### ¿Cómo avisar sin asistente visible?\n\nOral, antes de grabar y a cada persona que entra.\n\n### ¿Se puede grabar desde ordenador?\n\nApp móvil es método previsto para sala.\n\n### ¿Acta sube al CRM?\n\nSí, igual que videoconferencia: transcripción, acta y sincronización.\n\n### ¿Cuánto conservar grabación?\n\nDepende finalidad. CNIL dice 6 meses para llamadas laborales, hasta un año para análisis. Considera copia en teléfono.\n\n### ¿Puede participante pedir borrar grabación?\n\nSí, según derecho al borrado RGPD.\n\n---\n\n## En resumen\n\n**Grabar reunión en sala es posible.**\n\nPero no solo preguntar:\n\n> «¿Puedo grabar?»\n\nSino revisar toda cadena, incluyendo copia en teléfono:\n\n**informar → grabar → subir → transcribir → compartir → conservar → borrar ambas copias.**\n\nEsta cadena debe estar en política de protección de datos.\n\n**¿Tus reuniones son en sala?** [Prueba Leexi en tu próxima reunión presencial](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)\n\n## Fuentes\n\nTextos consultados 22 ago 2026.\n\n* RGPD, arts. 4,5,6,7,12,13,15,16,17,21,28,32\n* Código Penal, art. 226-1\n* CNIL, Escucha y grabación en trabajo\n* Reglamento europeo IA, art. 50\n\n*Esta página explica el marco aplicable. No es asesoría legal.*\n","2026-08-24T13:11:26.728Z","2026-08-24T13:15:21.558Z",{"id":575,"documentId":63,"metaTitle":576,"metaDescription":577,"slug":88,"heroTitle":578,"heroUnderTitle":579,"heroUnderTitle2":69,"heroUnderTitle3":69,"heroCTA":160,"heroVideoUrl":69,"blog":580,"createdAt":581,"updatedAt":581,"publishedAt":582,"locale":87,"__type":151},23408,"Meeting vor Ort aufnehmen: DSGVO-Reg","Im Raum sieht niemand den Assistenten: Info mündlich, Rechtsgrundlage, Aufbewahrungsdauer und Kopie auf dem Telefon.","Meeting vor Ort aufnehmen: Welche DSGVO-Regeln gelten?","Im Raum sieht niemand die Aufnahme. Was Sie sagen müssen und wann.","Sie nehmen ein Meeting vor Ort mit Ihrem Telefon auf, um ein Protokoll zu erhalten? Das ist möglich, aber Präsenz birgt eine Schwierigkeit, die Videokonferenzen nicht haben: Kein Assistent ist sichtbar, niemand sieht, dass aufgenommen wird.\n\n**Die Information wird mündlich gegeben und jedem, der den Raum betritt, wiederholt.**\n\n## Darf man ein Meeting vor Ort aufnehmen?\n\n**Ja, aber nicht ohne klare Regeln für die Verarbeitung.**\n\nEine Aufnahme im Raum enthält Stimmen, Namen, Funktionen und Äußerungen. Sie ist somit eine personenbezogene Datenverarbeitung im Sinne der DSGVO, wie auch eine Videokonferenz.\n\nSie müssen insbesondere:\n\n* vor der Aufnahme mündlich informieren;\n* die Rechtsgrundlage bestimmen;\n* den Zweck der Aufnahme definieren;\n* die Aufbewahrungsdauer begrenzen;\n* die auf dem Telefon verbliebene Kopie behandeln;\n* die Ausübung der Rechte der Teilnehmer ermöglichen.\n\nEine heimliche Aufnahme verstößt zudem gegen das Strafgesetzbuch, das „mit Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder Geldstrafe bestraft, wer vorsätzlich die Intimsphäre eines anderen verletzt, indem er ohne Einwilligung private oder vertrauliche Äußerungen aufnimmt oder überträgt“ (Art. 226-1).\n\n### Ist eine Aufnahme im Raum eine personenbezogene Daten?\n\n**Ja.**\n\nDie DSGVO definiert personenbezogene Daten als „alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen“ (Art. 4, Nr. 1).\n\nAm Tisch können Stimmen, genannte Namen und Äußerungen jeden Teilnehmer identifizieren.\n\nAuch Transkription und Protokoll sind betroffen.\n\n### Warum gilt die DSGVO bei einer Aufnahme mit dem Telefon?\n\nWeil Sie mehrere aufeinanderfolgende Verarbeitungsschritte durchführen:\n\n**aufnehmen → hochladen → transkribieren → speichern → teilen → ggf. löschen.**\n\nDas verwendete Medium ändert nichts am Prinzip.\n\nEin auf dem Tisch liegendes Smartphone unterliegt denselben Regeln wie ein Assistent in einer Videokonferenz. Der allgemeine Rahmen ist auf der Seite [Meeting professionell aufnehmen](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-une-reunion-professionnelle-rgpd\u002F) beschrieben.\n\n### Welche Daten werden im Raum aufgenommen?\n\nJe nach Tool können Sie speichern:\n\n* den Raumton;\n* die Transkription;\n* die Namen der Sprecher;\n* Datum und Dauer des Meetings;\n* das Protokoll;\n* getroffene Entscheidungen;\n* zugewiesene Aufgaben.\n\nEin Raum erfasst mehr als eine Videokonferenz: Gespräche vor Beginn, Nebenunterhaltungen, Personen, die den Raum durchqueren.\n\nTeilnehmer können auch Gesundheitszustand, familiäre Situation oder politische Meinung erwähnen.\n\n---\n\n## Muss man Teilnehmer vor der Aufnahme im Raum informieren?\n\n**Ja.**\n\nDie Information muss **vor oder bei der Datenerhebung** erfolgen. Der Text verlangt, dass sie „zum Zeitpunkt der Erhebung der Daten“ gegeben wird (DSGVO, Art. 13, Abs. 1).\n\nIm Raum ist diese Ansage der einzige Hinweis für die Teilnehmer.\n\n### Wann informieren?\n\n**Vor Beginn der Aufnahme.**\n\nPraktisch können Sie in der Einladung informieren und zu Beginn des Meetings daran erinnern.\n\nDieser zweite Schritt ist besonders wichtig, da es keine sichtbare Aufnahmeanzeige gibt.\n\n### Was sagen?\n\nDie CNIL empfiehlt, die Betroffenen über „das Vorhandensein der Einrichtung, den Verantwortlichen und die Zwecke“ zu informieren.\n\nSie sollten also einfach erklären:\n\n**wer aufnimmt → warum → was aufgenommen wird → was mit den Daten passiert.**\n\n### Muss man erwähnen, dass eine KI das Protokoll erstellt?\n\n**Ja.**\n\nDie Audioaufnahme und die anschließende KI-Verarbeitung sind zwei getrennte Vorgänge.\n\nDie EU-Verordnung zur KI verlangt, dass „Anbieter sicherstellen, dass KI-Systeme, die direkt mit Personen interagieren, so gestaltet sind, dass die Betroffenen wissen, dass sie mit einem KI-System interagieren“ (Art. 50, Abs. 1). Diese Pflicht gilt seit 2. August 2026 und richtet sich an den Anbieter; Ihre Informationspflicht folgt aus DSGVO und CNIL-Doktrin.\n\nIn Videokonferenzen ist der Assistentenname sichtbar, im Raum nicht, daher ist die mündliche Ansage entscheidend.\n\nSie können z.B. sagen:\n\n> „Das Meeting wird von meinem Telefon aufgenommen und ein KI-Assistent erstellt automatisch das Protokoll.“\n\n### Was tun, wenn jemand während des Meetings eintritt?\n\n**Vor dem Wortbeitrag informieren.**\n\nDas ist häufig: Die Person hat die Eröffnung nicht gehört.\n\nSie können sagen:\n\n> „Ich informiere Sie, bevor Sie sprechen: Das Meeting wird aufgenommen und ein KI-Assistent erstellt das Protokoll. Wenn Sie Einwände haben, sagen Sie bitte, dann stoppe ich die Aufnahme.“\n\n---\n\n## Welche Rechtsgrundlage für die Aufnahme vor Ort?\n\n**Die Rechtsgrundlage hängt von den Anwesenden ab.**\n\nHauptsächlich kommen berechtigtes Interesse und Einwilligung in Betracht.\n\n### Berechtigtes Interesse?\n\n**Ja, besonders bei internen Meetings.**\n\nArt. 6 DSGVO erlaubt Verarbeitung, „die zur Wahrung berechtigter Interessen des Verantwortlichen oder Dritter erforderlich ist, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte der Betroffenen überwiegen“ (Abs. 1, lit. f).\n\nSie müssen eine **Interessenabwägung** durchführen und informieren.\n\n### Einwilligung?\n\n**Ja, wenn sie die geeignete Grundlage ist.**\n\nEinwilligung ist „jede freiwillige, spezifische, informierte und unmissverständliche Willensbekundung“ (Art. 4, Nr. 11). Der Verantwortliche muss „den Nachweis der Einwilligung erbringen“ (Art. 7, Abs. 1).\n\nIm Raum ist der Nachweis schwieriger als digital. Ein Zeitstempel beim Start kann helfen.\n\n### Aufnahme ohne Einwilligung bei internem Meeting?\n\n**Ja, möglich auf Basis berechtigter Interessen, nach Information und Abwägung.**\n\n### Aufnahme bei Kundentermin?\n\n**Ja, aber Zustimmung ist erforderlich, wenn Einwilligung Grundlage ist.**\n\nDas gilt, wenn externe Personen anwesend sind: Kunde, Bewerber, externer Teilnehmer. Details zu [Geschäftstermin](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-rendez-vous-commercial-rgpd\u002F), [Bewerbungsgespräch](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-entretien-de-recrutement-rgpd\u002F) oder [Baustellenbesuch](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fde\u002Fsicherheit-und-datenschutz\u002Fzertifizierungen-audits-einhaltung-vorschriften\u002Fbaustellenbesprechung-gdpr-aufzeichnen\u002F).\n\nBei Ablehnung wird nicht aufgenommen.\n\n---\n\n## Wie lange aufbewahren?\n\n**So lange wie nötig, nicht länger.**\n\nDSGVO verlangt Daten „in einer Form, die die Identifizierung der Betroffenen nur so lange ermöglicht, wie es für die Zwecke erforderlich ist“ (Art. 5, Abs. 1, lit. e).\n\nPräsenz bedeutet doppelte Speicherung.\n\n### Wie lange Audio?\n\nDie CNIL erlaubt „bis zu sechs Monate“ für Arbeitsgespräche.\n\nFrage: **Wann ist Audio nicht mehr nützlich?**\n\n### Wie lange Transkription?\n\nCNIL erlaubt „bis zu einem Jahr“ für Analyse-Dokumente.\n\nDie Dauer hängt vom Zweck und der Verarbeitung ab.\n\n### Was mit der Kopie auf dem Telefon?\n\n**Sie ist wie das Original zu behandeln.**\n\nAufnahme auf Mobilgerät existiert lokal und online.\n\nWenn die Aufbewahrungsrichtlinie nur online gilt, betrifft sie nur einen Teil:\n\n**Telefon → Upload → Online-Konto → Löschung beider Kopien.**\n\n---\n\n## Wer hat Zugriff?\n\n**Nur Personen, die es für ihre Arbeit brauchen.**\n\nEine Raumaufnahme enthält mehr als das finale Protokoll, auch Randgespräche vor\u002Fnach dem Meeting.\n\n### Wer darf Audio, Transkription, Protokoll sehen?\n\nDie drei Dateien erfüllen unterschiedliche Zwecke.\n\nSie können z.B.:\n\n* Protokoll mit Teilnehmern teilen;\n* Zugriff auf Transkription einschränken;\n* Audio nur bei berechtigtem Bedarf speichern.\n\nAudio verdient den strengsten Zugriffsschutz.\n\n### Daten verschlüsseln?\n\n**Sicherheit muss risikogerecht sein.**\n\nDSGVO fordert „technische und organisatorische Maßnahmen, einschließlich Pseudonymisierung und Verschlüsselung“ (Art. 32, Abs. 1).\n\nDas [Leexi Compliance-Dossier](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fde\u002Fsicherheit-und-datenschutz\u002Fzertifizierungen-audits-einhaltung-vorschriften\u002Ffaq-konformitaet-souveraenitaet\u002F) beschreibt Hosting, Subunternehmer und Zertifizierungen.\n\nBei Anbieterauswahl prüfen Sie Sicherheit von Speicherung und Übertragung.\n\n---\n\n## Rechte der Teilnehmer\n\nBetroffene haben DSGVO-Rechte.\n\n### Zugriff auf Daten?\n\n**Ja.**\n\nBetroffene haben „Recht auf Bestätigung, ob personenbezogene Daten verarbeitet werden“ (Art. 15, Abs. 1). Betrifft Audio, Transkription, Protokoll.\n\n### Berichtigung?\n\n**Ja.**\n\nRecht auf „unverzügliche Berichtigung unrichtiger Daten“ (Art. 16).\n\nWichtig, da mehrere Personen sprechen, manchmal gleichzeitig.\n\nKI kann falsch transkribieren:\n\n* Namen;\n* Beträge;\n* Daten;\n* Entscheidungen;\n* Sprecheridentität.\n\n### Löschung?\n\n**Ja, nach DSGVO-Bedingungen.**\n\nRecht auf „Löschung personenbezogener Daten“ (Art. 17, Abs. 1).\n\nPrüfung nach Zweck und Aufbewahrungspflichten.\n\n### Widerspruch?\n\n**Ja, bei berechtigtem Interesse als Rechtsgrundlage.**\n\nRecht auf Widerspruch „aus Gründen, die sich aus der besonderen Situation ergeben“ (Art. 21, Abs. 1).\n\n### Antwortfrist?\n\n**In der Regel innerhalb eines Monats.** Verantwortlicher antwortet „unverzüglich, spätestens innerhalb eines Monats“ (Art. 12, Abs. 3).\n\nVoraussetzung: Meeting muss in Bibliothek auffindbar sein.\n\n---\n\n## Pflichten bei KI-gestützter Protokollerstellung\n\nKI fügt Verarbeitungsschritte hinzu:\n\n**Audio → Upload → Transkription → Analyse → Protokoll → Speicherung.**\n\nUpload ist speziell für Präsenz und oft fehleranfällig.\n\n### Was macht die KI?\n\nSie kann:\n\n* Gespräche transkribieren;\n* Sprecher identifizieren;\n* Entscheidungen extrahieren;\n* Aufgaben erkennen;\n* Protokoll erstellen;\n* Termine organisieren.\n\n### Wo werden Daten gespeichert?\n\nFragen Sie Ihren Anbieter.\n\nBei Leexi bleiben Aufnahmen, Transkripte und Protokolle in der Region Paris auf AWS. Ab bestimmter Lizenzanzahl ist Scaleway-Hosting möglich.\n\n### Wer verarbeitet Daten?\n\nDer Anbieter ist Auftragsverarbeiter nach DSGVO.\n\nLeexi nutzt OpenAI-Modelle, ausgeführt über Azure France in geschlossenem System.\n\n### DPA mit Anbieter nötig?\n\n**Ja, wenn Anbieter Auftragsverarbeiter ist.**\n\nArt. 28 DSGVO verlangt Vertrag, der Verarbeitung regelt (Art, Dauer, Zweck, Datenarten, Rechte und Pflichten).\n\n### Nutzt KI Ihre Gespräche zum Training?\n\n**Kommt auf Anbieter an.**\n\nBei Leexi werden Gespräche nicht zum Modelltraining genutzt.\n\n---\n\n## Wie Teilnehmer im Raum informieren?\n\nEinfache, klare Formulierungen.\n\n### Zu Beginn\n\n> „Vor Beginn: Ich nehme das Meeting mit meinem Telefon auf, ein KI-Assistent erstellt Protokoll mit Entscheidungen und Aufgaben. Protokoll wird geteilt. Aufnahme wird [Dauer] gespeichert, dann gelöscht. Gibt es Einwände?“\n\n### Internes Meeting\n\n> „Wie bei Videokonferenzen nehme ich auf, Protokoll wird automatisch erstellt und in der gemeinsamen Bibliothek abgelegt. Wenn Sie möchten, schalte ich für einzelne Punkte aus.“\n\n### Kundentermin\n\n> „Bevor wir starten: Sind Sie einverstanden, dass ich unser Gespräch aufnehme? Ein KI-Assistent erstellt das Protokoll, so muss ich keine Notizen machen.“\n\n---\n\n## Fehler vermeiden\n\n### 1. Aufnahme ohne Hinweis\n\nIm Raum gibt es keinen sichtbaren Hinweis, Aufnahme wird leichter vergessen.\n\n### 2. Nur zu Beginn informieren\n\nSpäter eintretende hören nichts und sprechen dennoch.\n\n### 3. Dateien auf Telefon belassen\n\nHochgeladene Aufnahme bleibt oft lokal. Richtlinie muss beide Kopien abdecken.\n\n### 4. App vor Upload schließen\n\nHäufigster Grund, warum Aufnahme nicht in Bibliothek erscheint.\n\n### 5. Gemeinsames Konto für Raum\n\nMehrere Nutzer unter einer Identität erschweren Zuordnung und Zugriffskontrolle.\n\n### 6. Alle Meetings automatisch aufnehmen\n\nCNIL: „Arbeitgeber darf keine permanente oder systematische Überwachung einrichten.“\n\n---\n\n## Wie mit Leexi vor Ort aufnehmen?\n\nNach DSGVO-Rahmen nur wenige Schritte:\n\n### 1. Aufnahme starten\n\nPer [Mobile App](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fde\u002Fuse-cases\u002Fki-werkzeug-fuer-notizen-im-ia-prasenz\u002F), kein Raum-Equipment nötig.\n\n### 2. Aufnahme hochladen\n\nNach Meeting wird Aufnahme ins Online-Konto geladen, Verarbeitung startet.\n\n### 3. Transkription und Protokoll\n\nSie erhalten Transkript und Protokoll mit Entscheidungen, Aufgaben, Terminen.\n\n### 4. Zugriffsrechte verwalten\n\nSie bestimmen, wer Protokolle sehen darf.\n\n### 5. Daten kontrollieren\n\nLeexi bietet Hosting in Paris, Option Scaleway, KI-Ausführung via Azure France, Verschlüsselung während Übertragung und Speicherung, kein Training mit Ihren Gesprächen.\n\n---\n\n## Praktische Schwierigkeiten\n\nRechtliche Fragen sind nicht die einzigen Probleme.\n\nVon **1.141 Support-Tickets Jan–Jun 2026** betreffen **27 die Aufnahme vor Ort oder per App**. Häufige Probleme: fehlgeschlagener Upload, Aufnahme nach Meeting nicht auffindbar, Aufnahme stoppt oder erfasst nur Teile, Zuordnung der Sprecher schwierig.\n\nKein Ticket fragt, ob Aufnahme erlaubt ist.\n\nDas zeigt: Thema ist nicht nur „Darf ich aufnehmen?“\n\nSondern auch:\n\n**Wo geht Aufnahme hin → Wer sieht sie → Wie lange bleibt sie → Wie wird sie gelöscht.**\n\n---\n\n## Zusammenfassung\n\nVor Aufnahme im Raum prüfen Sie:\n\n* **Information**: Wissen alle, dass aufgenommen wird, auch Nachzügler?\n* **Zweck**: Warum speichern?\n* **Rechtsgrundlage**: Berechtigtes Interesse intern, Zustimmung extern?\n* **Aufbewahrung**: Wann werden Audio und Transkript gelöscht, online und lokal?\n* **Zugriff**: Wer darf Daten sehen?\n* **Subunternehmer**: Wer verarbeitet Daten, wo sind sie gespeichert?\n\nBei KI kommt hinzu:\n\n* Wissen Teilnehmer, dass KI die Aufnahme verarbeitet und Protokoll erstellt?\n\n## FAQ\n\n### Ist Aufnahme vor Ort legal?\n\nJa, wenn Rahmen eingehalten wird: Information, Rechtsgrundlage, Zweck, Dauer.\n\n### Braucht man Mikro oder spezielles Equipment?\n\nNein. Smartphone mit App reicht, kein Raum-Equipment nötig.\n\n### Wie informieren, wenn kein Assistent sichtbar?\n\nMündlich vor Aufnahme und bei jedem Nachzügler.\n\n### Kann man mit PC aufnehmen?\n\nApp ist vorgesehen für Raum-Meetings.\n\n### Kommt Protokoll ins CRM?\n\nJa, wie bei Videokonferenz: Transkript, Protokoll, Synchronisation.\n\n### Wie lange speichern?\n\nDauer hängt vom Zweck ab. CNIL erlaubt max. 6 Monate für Arbeitsgespräche, bis zu 1 Jahr für Analyse-Dokumente. Denken Sie an Kopie auf Telefon.\n\n### Kann Teilnehmer Löschung verlangen?\n\nJa, nach DSGVO-Recht auf Löschung.\n\n---\n\n## Fazit\n\n**Aufnahme im Raum ist möglich.**\n\nFrage ist nicht nur:\n\n> „Darf ich aufnehmen?“\n\nSondern gesamte Kette prüfen, inklusive Kopie auf Telefon:\n\n**informieren → aufnehmen → hochladen → transkribieren → teilen → speichern → beide Kopien löschen.**\n\nDiese Kette muss durch Datenschutzrichtlinie geregelt sein.\n\n**Haben Sie Meetings vor Ort?** [Testen Sie Leexi bei Ihrem nächsten Präsenz-Meeting](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)\n\n## Quellen\n\nPrimärquellen geprüft am 22. August 2026.\n\n* DSGVO, Artikel 4, 5, 6, 7, 12, 13, 15, 16, 17, 21, 28, 32\n* Strafgesetzbuch, Artikel 226-1\n* CNIL, Abhören und Aufzeichnen am Arbeitsplatz\n* EU-KI-Verordnung, Artikel 50\n\n*Diese Seite beschreibt den anwendbaren Rahmen. Keine Rechtsberatung.*\n","2026-08-24T13:13:47.814Z","2026-08-24T13:15:21.828Z",{"id":584,"documentId":138,"metaTitle":585,"metaDescription":586,"slug":587,"heroTitle":588,"heroUnderTitle":589,"heroUnderTitle2":590,"heroUnderTitle3":591,"heroCTA":592,"heroVideoUrl":69,"blog":593,"createdAt":594,"updatedAt":595,"publishedAt":596,"locale":93,"__type":151},8670,"Certificações e regulamentação","Saiba a importância de certificações, auditorias e conformidade para garantir a segurança e confiabilidade do Leexi.","\u002Fpt\u002Fseguranca\u002Fcertificacoes-auditorias-conformidade-regulatoria\u002F","Certificações, auditorias e conformidade","Garantindo a segurança dos seus dados e conformidade internacional","Entenda a importância das auditorias e certificações na IA","Escolha um assistente AI confiável, certificado e conforme","Experimente Leexi grátis","Certificações e auditorias são essenciais para garantir que as ferramentas e serviços que você usa atendam aos mais altos padrões de proteção de dados, privacidade e qualidade. Mas o que exatamente significam certificações, auditorias e conformidade regulatória? Por que são essenciais? E como navegar por esse campo complexo?\n\n## O que é uma certificação e por que importa?\n\nUma certificação é um reconhecimento oficial concedido por um órgão independente que confirma que um produto, serviço ou organização atende a um conjunto específico de normas. Essas normas podem envolver segurança de dados, gestão de riscos, qualidade de processos ou conformidade com regulamentações.\n\nA certificação é importante porque oferece garantia objetiva a usuários e clientes. Demonstra o compromisso da empresa com altos padrões, proteção de informações sensíveis e confiabilidade dos serviços. Por exemplo, a certificação ISO 27001 é um padrão internacional reconhecido para gestão de segurança da informação.\n\nNo contexto de soluções AI e tomada automática de notas como Leexi, essas certificações tranquilizam os usuários quanto à confidencialidade das conversas, rastreabilidade dos dados e robustez da infraestrutura.\n\n## Qual o papel das auditorias na conformidade regulatória?\n\nAuditorias são avaliações detalhadas e regulares feitas por especialistas internos ou externos para verificar se as práticas da organização cumprem normas e regulamentos vigentes. Ajudam a identificar vulnerabilidades, medir a eficácia das medidas de segurança e sugerir melhorias.\n\nNa conformidade regulatória, auditorias são essenciais para garantir o cumprimento das obrigações legais, especialmente sobre proteção de dados pessoais (GDPR na Europa), segurança de TI e transparência no uso da inteligência artificial (como o EU AI Act).\n\n## Como a conformidade regulatória impacta empresas e usuários?\n\nConformidade regulatória refere-se a todas as regras e leis que uma empresa deve seguir em seu setor. Visa proteger direitos dos usuários, garantir segurança dos dados e regular o uso da tecnologia.\n\nPara empresas, a conformidade é obrigação legal e vantagem competitiva. Evita multas, danos à reputação e perda de confiança. Também promove melhor organização interna, gestão rigorosa de riscos e maior transparência com clientes.\n\nPara usuários, a conformidade assegura que seus dados pessoais são tratados com respeito, suas informações estão seguras e as ferramentas usadas são confiáveis. Por exemplo, Leexi, ao cumprir GDPR, ISO 27001 e EU AI Act, garante proteção ideal das trocas profissionais, rastreabilidade clara e uso ético da inteligência artificial.\n\n## Por que escolher uma ferramenta certificada e conforme como Leexi?\n\nCom o aumento das soluções digitais, é crucial optar por ferramentas que comprovem compromisso com segurança e conformidade. Escolher um assistente AI certificado significa garantir alta proteção de dados, gestão rigorosa de riscos e conformidade com regulamentos.\n\nLeexi exemplifica esse compromisso. Certificado ISO 27001, conforme GDPR e EU AI Act, oferece uma solução inteligente de tomada de notas que une desempenho, segurança e conformidade regulatória. Graças a essas certificações, usuários têm rastreabilidade completa das conversas, confidencialidade reforçada e qualidade de serviço ótima.\n\nAlém disso, Leexi passa por auditorias regulares para manter e aprimorar seus padrões, garantindo experiência confiável e segura. Ao escolher Leexi, você opta por um assistente AI que coloca conformidade e segurança no centro das operações, aumentando sua produtividade e colaboração.\n\n## Conclusão\n\nCertificações, auditorias e conformidade regulatória são mais que formalidades administrativas: são garantias essenciais para segurança, qualidade e ética das soluções digitais. Em um contexto onde dados são valiosos e sensíveis, esses elementos ajudam a construir confiança entre prestadores de serviço e usuários.\n\nPara empresas que buscam adotar ferramentas AI seguras e de alto desempenho, é vital escolher soluções certificadas e auditadas regularmente. Leexi, com certificação ISO 27001 e conformidade com GDPR e EU AI Act, representa esse compromisso com excelência e transparência.\n\nPronto para melhorar a qualidade das suas reuniões garantindo segurança e conformidade dos seus dados? 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Praktische Anforderungen unterscheiden sich: siehe [Aufzeichnung im Raum](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-une-reunion-en-presentiel-rgpd\u002F), [Telefonaufzeichnung](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-appel-telephonique-rgpd\u002F) und [Baustellenbesuch](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fde\u002Fsicherheit-und-datenschutz\u002Fzertifizierungen-audits-einhaltung-vorschriften\u002Fbaustellenbesprechung-gdpr-aufzeichnen\u002F).\n\n### Welche Daten werden aufgezeichnet?\n\nJe nach Tool können Sie speichern:\n\n* Audio;\n* Transkription;\n* Namen der Sprecher;\n* Datum des Meetings;\n* Dauer;\n* Protokoll;\n* getroffene Entscheidungen;\n* zugewiesene Aufgaben.\n\nManche Gespräche enthalten auch sensible Daten, z. B. Gesundheitszustand, familiäre Situation oder politische Meinung.\n\n---\n\n## Müssen Teilnehmer vor der Aufzeichnung informiert werden?\n\n**Ja.**\n\nDie Information muss **vor oder bei der Datenerhebung** erfolgen (DSGVO Art. 13 Abs. 1).\n\nEin einfaches „Das Meeting wird aufgezeichnet“ reicht oft nicht aus.\n\n### Wann informieren?\n\n**Vor Beginn der Aufzeichnung.**\n\nPraktisch können Sie in der Einladung informieren und zu Beginn des Meetings daran erinnern.\n\nDas ist besonders wichtig, wenn jemand später dazukommt.\n\n### Was sagen?\n\nDie CNIL empfiehlt, Teilnehmer über das System, den Verantwortlichen und die Zwecke zu informieren.\n\nErklären Sie einfach:\n\n**Wer zeichnet auf → warum → was wird aufgezeichnet → was passiert mit den Daten.**\n\n### Muss man angeben, dass eine KI das Protokoll erstellt?\n\n**Ja.**\n\nAudioaufzeichnung und KI-Verarbeitung sind getrennte Vorgänge.\n\nDie EU-Verordnung zur künstlichen Intelligenz verlangt, dass Nutzer wissen, wenn sie mit einem KI-System interagieren (Art. 50 Abs. 1).\n\nDiese Pflicht gilt seit 2. August 2026 für Anbieter; Ihre Informationspflicht folgt aus DSGVO und CNIL-Leitlinien.\n\nWenn ein Assistent transkribiert und automatisch ein Protokoll erstellt, müssen Sie die Teilnehmer informieren.\n\nBeispiel:\n\n> „Das Meeting wird aufgezeichnet und ein AI-meeting-Assistent erstellt automatisch das Protokoll.“\n\nKommt jemand später dazu, informieren Sie ihn vor dem Sprechen.\n\n### Was tun, wenn jemand während des Meetings dazukommt?\n\n**Vor dem Sprechen informieren.**\n\nBei Videokonferenzen sieht man den Assistenten in der Teilnehmerliste, bei Präsenzmeetings nicht unbedingt.\n\nSagen Sie z. B.:\n\n> „Ich informiere Sie, bevor Sie sprechen: Das Meeting wird aufgezeichnet und ein AI-meeting-Assistent erstellt das Protokoll. Wenn Sie damit nicht einverstanden sind, sagen Sie bitte, dann stoppe ich die Aufzeichnung.“\n\n---\n\n## Welche Rechtsgrundlage für die Aufzeichnung?\n\n**Die Rechtsgrundlage hängt von der Person und dem Meeting-Kontext ab.**\n\nHauptsächlich kommen berechtigtes Interesse und Einwilligung in Frage. Details siehe [Verkaufsgespräch](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-rendez-vous-commercial-rgpd\u002F), [Bewerbungsgespräch](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-entretien-de-recrutement-rgpd\u002F), [Vorstandssitzung](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-comite-de-direction-rgpd\u002F) und [Lenkungsausschuss](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-comite-de-pilotage-rgpd\u002F).\n\n### Berechtigtes Interesse nutzen?\n\n**Ja, z. B. für interne Meetings.**\n\nArt. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erlaubt Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen, sofern nicht die Grundrechte der Betroffenen überwiegen.\n\nEin Interessenabwägungstest und Information der Teilnehmer sind nötig.\n\n### Einwilligung nutzen?\n\n**Ja, wenn sie die passende Grundlage ist.**\n\nEinwilligung ist eine freiwillige, spezifische, informierte und unmissverständliche Zustimmung (Art. 4 Nr. 11 DSGVO).\n\nDer Verantwortliche muss den Nachweis der Einwilligung erbringen (Art. 7 Abs. 1 DSGVO).\n\nZeitgestempelte Einwilligungen sind empfehlenswert.\n\n### Aufzeichnung ohne Einwilligung zwischen Kollegen?\n\n**Ja, mit berechtigtem Interesse, nach Information und Abwägung.**\n\nDas Verhältnis Mitarbeiter–Arbeitgeber unterscheidet sich von Kunde oder Interessent.\n\n### Aufzeichnung von Kunden oder Interessenten?\n\n**Ja, aber nur mit deren Einwilligung.**\n\nVor der Aufzeichnung muss die Zustimmung eingeholt werden.\n\nBei Ablehnung wird nicht aufgezeichnet.\n\n---\n\n## Wie lange Aufzeichnungen aufbewahren?\n\n**So lange wie nötig für den Zweck, nicht länger.**\n\nDSGVO verlangt, Daten nur so lange zu speichern, wie es für die Zwecke erforderlich ist (Art. 5 Abs. 1 lit. e).\n\nEine Sammlung mehrjähriger Meetings ohne Löschregeln ist problematisch.\n\n### Wie lange Audio aufbewahren?\n\nDie CNIL erlaubt maximal sechs Monate für Arbeitsanruf-Aufzeichnungen.\n\nIm Meeting fragen Sie sich:\n\n**Wann ist das Audio nicht mehr nützlich?**\n\nNach Prüfung und Freigabe des Protokolls verliert das Original oft an Bedeutung.\n\n### Wie lange Transkriptionen aufbewahren?\n\nDie CNIL nennt bis zu einem Jahr für Analyse-Dokumente.\n\nDie Dauer hängt vom Zweck und der Verarbeitung ab.\n\n### Was mit alten Aufzeichnungen?\n\n**Löschen planen.**\n\nVerlassen Sie sich nicht auf Nutzergedächtnis.\n\nEine effektive Richtlinie umfasst:\n\n**Erstellung → Aufbewahrung → Ablauf → Löschung.**\n\n---\n\n## Wer darf auf Aufzeichnungen zugreifen?\n\n**Nur Personen, die es für ihre Arbeit brauchen.**\n\nAufzeichnungen enthalten mehr Informationen als das finale Protokoll.\n\nZugriffsrechte sollten abgestuft sein.\n\n### Wer darf Audio, Transkription und Protokoll sehen?\n\nDie drei Dateien dienen unterschiedlichen Zwecken.\n\nBeispiel:\n\n* Protokoll mit Teilnehmern teilen;\n* Zugriff auf Transkription beschränken;\n* Audio nur bei berechtigtem Bedarf speichern.\n\nZugriff muss verhältnismäßig sein.\n\n### Müssen Daten verschlüsselt werden?\n\n**Sicherheit muss risikogerecht sein.**\n\nDSGVO fordert technische und organisatorische Maßnahmen, u. a. Pseudonymisierung und Verschlüsselung (Art. 32 Abs. 1).\n\nDas [Leexi-Konformitätsdossier](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fde\u002Fsicherheit-und-datenschutz\u002Fzertifizierungen-audits-einhaltung-vorschriften\u002Ffaq-konformitaet-souveraenitaet\u002F) beschreibt Hosting, Subunternehmer und Zertifizierungen.\n\nSicherheitsaspekte sind bei der Anbieterauswahl wichtig.\n\n---\n\n## Welche Rechte haben Teilnehmer?\n\nBetroffene haben DSGVO-Rechte.\n\n### Können sie Zugang zu ihren Daten verlangen?\n\n**Ja.**\n\nBetroffene haben das Recht auf Bestätigung, ob ihre Daten verarbeitet werden (Art. 15 Abs. 1).\n\nDies betrifft Audio, Transkription und Protokoll.\n\n### Können sie Berichtigung verlangen?\n\n**Ja.**\n\nFalsche personenbezogene Daten müssen unverzüglich berichtigt werden (Art. 16).\n\nWichtig bei automatischer Transkription, die Fehler bei Namen, Zahlen, Daten, Entscheidungen oder Sprecheridentität machen kann.\n\n### Können sie Löschung verlangen?\n\n**Ja, unter DSGVO-Bedingungen.**\n\nBetroffene können Löschung verlangen, die aber im Kontext des Zwecks und gesetzlicher Aufbewahrungspflichten geprüft wird (Art. 17).\n\n### Können sie der Aufzeichnung widersprechen?\n\n**Ja, bei Verarbeitung auf berechtigtem Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f).**\n\nDas Widerspruchsrecht begleitet diese Rechtsgrundlage (Art. 21).\n\n### Wie schnell muss geantwortet werden?\n\n**In der Regel innerhalb eines Monats.**\n\nDer Verantwortliche muss unverzüglich und spätestens binnen eines Monats antworten (Art. 12 Abs. 3).\n\nEine gut organisierte Meeting-Bibliothek erleichtert die Rechteausübung.\n\n---\n\n## Pflichten bei KI-gestützter Protokollerstellung\n\nKI fügt der einfachen Aufzeichnung eine Verarbeitung hinzu.\n\nAblauf:\n\n**Audio → Transkription → Analyse → Protokoll → Speicherung.**\n\nJeder Schritt muss datenschutzkonform sein.\n\n### Was macht die KI konkret?\n\nSie kann:\n\n* Gespräche transkribieren;\n* Sprecher identifizieren;\n* Entscheidungen extrahieren;\n* Aufgaben erkennen;\n* Protokolle erstellen;\n* Fristen organisieren.\n\nDas Protokoll ist kein bloßer Mitschnitt, sondern Ergebnis zusätzlicher Verarbeitung.\n\n### Wo werden Daten gespeichert?\n\nFragen Sie Ihren Anbieter.\n\nBei Leexi bleiben Aufnahmen, Transkriptionen und Protokolle in der Region Paris auf AWS. Ab bestimmter Lizenzanzahl ist Hosting bei Scaleway möglich.\n\n### Wer verarbeitet die Daten?\n\nDer Anbieter agiert als Auftragsverarbeiter gemäß DSGVO.\n\nLeexi nutzt OpenAI-Modelle, die über Azure France im geschlossenen System laufen.\n\n### Braucht man eine DPA mit dem Anbieter?\n\n**Ja, wenn der Anbieter Auftragsverarbeiter ist.**\n\nArt. 28 regelt den Vertrag zwischen Verantwortlichem und Auftragsverarbeiter.\n\nDies ist der sogenannte **DPA**.\n\n### Nutzt die KI Ihre Gespräche zum Modelltraining?\n\n**Das hängt vom Anbieter ab.**\n\nBei Leexi werden Gespräche nicht zum Training verwendet.\n\n---\n\n## Wie Teilnehmer über KI-Aufzeichnung informieren?\n\nNutzen Sie klare Formulierungen.\n\n### Vor einem Meeting\n\n> „Vor Beginn: Ich zeichne das Meeting auf und ein AI-meeting-Assistent erstellt das Protokoll mit Entscheidungen und Aufgaben. Das Protokoll wird geteilt. Die Aufzeichnung wird [Dauer] gespeichert und dann gelöscht. Gibt es Einwände?“\n\n### Für interne Meetings\n\n> „Wie gewohnt wird das Meeting aufgezeichnet und das Protokoll automatisch erstellt. Es landet in der gemeinsamen Bibliothek mit Entscheidungen und Aufgaben. Wenn Sie möchten, schalte ich für einzelne Punkte aus.“\n\n### Für Kunden oder Interessenten\n\n> „Bevor wir starten: Sind Sie einverstanden, dass ich unser Gespräch aufzeichne? Ein AI-meeting-Assistent erstellt das Protokoll, so muss ich keine Notizen machen.“\n\n---\n\n## Fehler, die vermieden werden sollten\n\n### 1. Aufzeichnen ohne Info\n\nDas ist ein häufiger Fehler.\n\nSie starten die Aufzeichnung und vergessen, die Anwesenden zu informieren.\n\n### 2. Zweck nicht definieren\n\n„Wir behalten Meetings für alle Fälle“ ist keine Aufbewahrungsstrategie.\n\nSie müssen wissen, warum und wie lange Sie speichern.\n\n### 3. Alle Aufzeichnungen unbegrenzt speichern\n\nMehrjährige Meeting-Sammlungen ohne Löschregeln sind schwer zu kontrollieren.\n\n### 4. Zugriff für alle im Unternehmen\n\nEin Vorstandprotokoll ist nicht für alle zugänglich.\n\n### 5. Jeder nutzt eigenes Tool\n\nDas führt zu vielen Anbietern, Verarbeitungen, Speicherorten und Verträgen.\n\n### 6. Automatische Aufzeichnung aller Meetings\n\nDie CNIL verbietet permanente oder systematische Überwachung.\n\nAutomatisierung ersetzt keine klare Regelung.\n\n---\n\n## Wie zeichnet man mit Leexi auf?\n\nNach DSGVO-Rahmen sind nur wenige Schritte nötig.\n\n### 1. Meeting beitreten\n\nLeexi kann Meetings in Teams, Meet und Zoom aus Ihrem Kalender beitreten.\n\nBei Präsenzmeetings starten Sie die Aufzeichnung per App.\n\n### 2. Gespräche transkribieren\n\nNach dem Meeting erhalten Sie Transkription und Protokoll.\n\n### 3. Protokoll generieren\n\nDas Protokoll enthält Entscheidungen, Aufgaben und Fristen.\n\nSie können das Format anpassen.\n\n### 4. Zugriffe verwalten\n\nSie legen fest, wer Protokolle sehen darf.\n\n### 5. Daten kontrollieren\n\nLeexi hostet in Paris, bietet Scaleway-Option, nutzt Azure France im geschlossenen System, verschlüsselt Daten und trainiert keine Modelle mit Ihren Gesprächen.\n\n---\n\n## Welche Probleme haben Nutzer wirklich?\n\nRechtliche Fragen sind nicht die einzigen Herausforderungen.\n\nVon **1.141 Support-Tickets von Jan bis Juni 2026** betreffen häufig Probleme mit mobiler Aufzeichnung, Meeting-Verbindungen, Telefontranskriptionen und Zugriffsrechten.\n\nDas zeigt:\n\n**Es geht nicht nur um „Darf ich aufzeichnen?“**\n\nSondern auch:\n\n**Wo landet die Aufzeichnung → Wer sieht sie → Wie lange bleibt sie → Wie wird sie gelöscht.**\n\n---\n\n## Zusammenfassung: Berufliches Meeting aufzeichnen\n\nVor der Aufzeichnung prüfen Sie:\n\n* **Information**: Sind Teilnehmer informiert?\n* **Zweck**: Warum speichern?\n* **Rechtsgrundlage**: Welche Grundlage?\n* **Aufbewahrung**: Wann löschen?\n* **Zugriff**: Wer darf sehen?\n* **Auftragsverarbeiter**: Wer verarbeitet und wo?\n\nBei KI-gestützter Protokollerstellung:\n\n* **KI-Verarbeitung**: Sind Teilnehmer über AI-meeting informiert?\n\n## Häufige Fragen\n\n### Ist Meeting-Aufzeichnung legal?\n\nJa, wenn Rahmenbedingungen eingehalten werden: Information, Rechtsgrundlage, Zweck, Aufbewahrung.\n\n### Muss man Teilnehmer informieren?\n\nJa, vor oder bei Datenerhebung.\n\n### Darf man ohne Einwilligung aufzeichnen?\n\nIn manchen Fällen mit berechtigtem Interesse nach Abwägung.\n\n### Darf man Kunden ohne Einwilligung aufzeichnen?\n\nNein, Einwilligung ist erforderlich.\n\n### Darf man mit dem Telefon aufzeichnen?\n\nJa, das Medium ändert nichts an den Pflichten.\n\n### Darf man KI für Notizen nutzen?\n\nJa, aber Teilnehmer müssen informiert werden.\n\n### Wie lange speichern?\n\nJe nach Zweck, max. 6 Monate Audio, bis zu 1 Jahr Analyse-Dokumente.\n\n### Kann Teilnehmer Löschung verlangen?\n\nJa, nach DSGVO-Bedingungen.\n\n---\n\n## Fazit\n\n**Meeting-Aufzeichnung ist möglich.**\n\nAber nicht nur die Frage:\n\n> „Darf ich aufzeichnen?“\n\nSondern die ganze Kette:\n\n**informieren → aufzeichnen → transkribieren → analysieren → teilen → speichern → löschen.**\n\nDiese Kette muss durch Datenschutzrichtlinien geregelt sein.\n\n**Möchten Sie Protokolle ohne Aufwand?** [Demo buchen](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)\n\n## Quellen\n\nPrimärquellen geprüft am 22. August 2026.\n\n* DSGVO Artikel 4, 5, 6, 7, 12, 13, 15, 16, 17, 21, 28, 32\n* Strafgesetzbuch Art. 226-1\n* CNIL: Überwachung und Aufzeichnung am Arbeitsplatz\n* EU-Verordnung KI Art. 50\n\n*Diese Seite beschreibt den rechtlichen Rahmen, stellt keine Rechtsberatung dar.*\n","2026-08-24T12:26:14.817Z","2026-08-24T12:29:33.308Z","2026-08-24T13:03:14.321Z",{"id":609,"documentId":63,"metaTitle":610,"metaDescription":611,"slug":91,"heroTitle":612,"heroUnderTitle":613,"heroUnderTitle2":69,"heroUnderTitle3":69,"heroCTA":222,"heroVideoUrl":69,"blog":614,"createdAt":615,"updatedAt":615,"publishedAt":616,"locale":90,"__type":151},23407,"Registrare una riunione in presenza: ","In sala nessun assistente è visibile: l'informazione è orale. Base legale, durata conservazione e copia sul telefono.","Registrare una riunione in presenza: quali regole GDPR?","In sala nessuno vede che la registrazione è attiva. Cosa dire e quando.","Registri una riunione in sala dal tuo telefono per ottenere il verbale? È possibile, ma il contesto in presenza presenta una difficoltà che la videoconferenza non ha: nessun assistente appare sullo schermo, quindi nessuno vede che la registrazione è in corso.\n\n**L'informazione viene data oralmente e si ripete a ogni persona che entra nella stanza.**\n\n## Si può registrare una riunione in presenza?\n\n**Sì, ma non senza regolare il trattamento.**\n\nUna registrazione in sala contiene voci, nomi, ruoli e discorsi. Costituisce quindi un trattamento di dati personali ai sensi del GDPR, come una videoconferenza.\n\nDevi in particolare:\n\n* informare oralmente prima di avviare la registrazione;\n* determinare la base giuridica;\n* definire la finalità della registrazione;\n* limitare la durata della conservazione;\n* gestire la copia rimasta sul telefono;\n* permettere l'esercizio dei diritti dei partecipanti.\n\nRegistrare senza consenso è reato secondo il Codice penale, che punisce con «un anno di reclusione e 45.000 euro di multa chi, con qualsiasi mezzo, viola intenzionalmente la privacy altrui: 1° catturando, registrando o trasmettendo senza consenso parole pronunciate in privato o confidenzialmente» (articolo 226-1).\n\n### Una registrazione in sala è un dato personale?\n\n**Sì.**\n\nIl GDPR definisce dato personale come «qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile» (art. 4, punto 1).\n\nIntorno a un tavolo, voci, nomi e discorsi possono identificare ogni partecipante.\n\nAnche la trascrizione e il verbale sono coinvolti.\n\n### Perché il GDPR si applica a una registrazione da telefono?\n\nPerché si effettuano più trattamenti successivi:\n\n**registrare → caricare → trascrivere → conservare → condividere → eventualmente cancellare.**\n\nIl supporto non cambia il principio.\n\nUno smartphone sul tavolo è soggetto alle stesse regole di un assistente in videoconferenza. Il quadro generale è dettagliato nella pagina [registrare una riunione professionale](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-une-reunion-professionnelle-rgpd\u002F).\n\n### Quali dati si registrano in una sala?\n\nA seconda dello strumento, puoi conservare:\n\n* audio della stanza;\n* trascrizione;\n* nomi degli intervenuti;\n* data della riunione;\n* durata;\n* verbale;\n* decisioni prese;\n* azioni assegnate ai partecipanti.\n\nUna sala cattura più di una videoconferenza: conversazioni precedenti l'inizio ufficiale, scambi in disparte, persone che attraversano la stanza.\n\nUn partecipante può anche menzionare salute, situazione familiare o opinioni politiche durante la riunione.\n\n---\n\n## Bisogna avvisare i partecipanti prima di registrare in sala?\n\n**Sì.**\n\nL'informazione deve avvenire **prima o al momento della raccolta dei dati**. Il testo richiede che sia fornita «al momento dell'ottenimento dei dati» (GDPR, art. 13, par. 1).\n\nIn sala, questo annuncio è l'unico riferimento per i partecipanti.\n\n### Quando avvisare i partecipanti?\n\n**Prima di avviare la registrazione.**\n\nIn pratica, puoi avvisare nell'invito e poi ricordare all'apertura della riunione.\n\nQuesta seconda fase è particolarmente importante in presenza, dove nulla segnala visivamente la registrazione.\n\n### Cosa dire loro?\n\nLa CNIL indica che le persone devono essere informate «dell'esistenza del dispositivo; dell'identità del responsabile del trattamento; delle finalità perseguite».\n\nDevi quindi spiegare semplicemente:\n\n**chi registra → perché → cosa si registra → cosa si farà dei dati.**\n\n### Bisogna specificare che un'IA redige il verbale?\n\n**Sì.**\n\nLa registrazione audio e il trattamento successivo da parte dell'IA sono due operazioni da distinguere.\n\nIl regolamento europeo sull'intelligenza artificiale prevede che «i fornitori assicurino che i sistemi IA che interagiscono direttamente con persone siano progettati per informare che si interagisce con un sistema IA» (art. 50, par. 1). Questi obblighi valgono dal 2 agosto 2026 e riguardano il fornitore; il tuo obbligo di informare deriva dal GDPR e dalla CNIL.\n\nIn videoconferenza, il nome dell'assistente nella lista partecipanti rende visibile la cosa. In sala, nulla si vede, quindi l'annuncio orale è fondamentale.\n\nPuoi dire per esempio:\n\n> «La riunione è registrata dal mio telefono e un assistente IA ne redige automaticamente il verbale.»\n\n### Cosa fare se qualcuno entra durante la riunione?\n\n**Informalo prima che prenda la parola.**\n\nÈ la situazione più comune in sala: chi entra non ha sentito l'apertura.\n\nPuoi dire:\n\n> «Ti avviso prima che parli: la riunione è registrata e un assistente IA ne redige il verbale. Se hai problemi, dillo e interrompo la registrazione.»\n\n---\n\n## Quale base giuridica usare per registrare in presenza?\n\n**Dipende soprattutto dalle persone presenti.**\n\nDue basi principali: interesse legittimo e consenso.\n\n### Si può usare l'interesse legittimo?\n\n**Sì, soprattutto per riunioni interne in sala.**\n\nL'art. 6 GDPR autorizza un trattamento «necessario per interessi legittimi del titolare o di terzi, salvo prevalenza di diritti e libertà fondamentali della persona» (par. 1, lett. f).\n\nDevi fare un **bilanciamento degli interessi** e informare i partecipanti.\n\n### Si può usare il consenso?\n\n**Sì, se è la base appropriata.**\n\nIl consenso è «qualsiasi manifestazione libera, specifica, informata e inequivocabile di volontà» (GDPR, art. 4, punto 11). Il titolare deve dimostrare che è stato dato (art. 7, par. 1).\n\nIn sala è più difficile provarlo che in videoconferenza, dove resta traccia digitale. Un consenso datato all'avvio aiuta.\n\n### Si può registrare una riunione interna senza consenso?\n\n**Sì, può essere possibile con interesse legittimo, previa informazione e bilanciamento.**\n\n### Si può registrare un appuntamento con un cliente?\n\n**Sì, ma serve il suo consenso se questa è la base giuridica.**\n\nSe c'è una persona esterna (cliente, candidato, altro), vedi i dettagli per [appuntamento commerciale](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-rendez-vous-commercial-rgpd\u002F), [colloquio](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-entretien-de-recrutement-rgpd\u002F) o [visita cantiere](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fit\u002Fsicurezza\u002Fcertificazioni-audit-conformita-normativa\u002Fregistrare-una-riunione-di-cantiere-gdpr\u002F).\n\nSe rifiuta, non registrare.\n\n---\n\n## Quanto tempo conservare una registrazione in sala?\n\n**Solo per il tempo necessario alla finalità.**\n\nIl GDPR impone dati «conservati in forma identificabile per non più del necessario» (art. 5, par. 1, lett. e).\n\nIn presenza, la registrazione esiste in due luoghi.\n\n### Quanto conservare l'audio?\n\nPer ascolto e registrazioni sul lavoro, la CNIL indica «fino a sei mesi al massimo».\n\nIn riunione, chiediti:\n\n**Quando l'audio non mi serve più?**\n\n### Quanto conservare la trascrizione?\n\nLa CNIL dice «i documenti di analisi possono essere conservati fino a un anno».\n\nDipende dalla finalità e dal trattamento.\n\n### Cosa fare del file sul telefono?\n\n**Va trattato come l'originale.**\n\nUna registrazione da mobile esiste su dispositivo e account online.\n\nSe la politica copre solo la copia online, copre solo parte del trattamento:\n\n**telefono → caricamento → account online → cancellazione di entrambe le copie.**\n\n---\n\n## Chi può accedere a una registrazione in sala?\n\n**Solo chi ne ha bisogno per lavoro.**\n\nUna registrazione in sala contiene più info di un verbale finale, inclusi discorsi periferici prima o dopo.\n\n### Chi può vedere audio, trascrizione e verbale?\n\nI tre file rispondono a bisogni diversi.\n\nPuoi per esempio:\n\n* condividere il verbale con i partecipanti;\n* limitare l'accesso alla trascrizione;\n* conservare l'audio solo se giustificato.\n\nL'audio merita l'accesso più ristretto.\n\n### Serve cifrare i dati?\n\n**La sicurezza deve essere proporzionata al rischio.**\n\nIl GDPR richiede «misure tecniche e organizzative adeguate per garantire un livello di sicurezza adeguato, incluse pseudonimizzazione e cifratura» (art. 32, par. 1).\n\nIl [dossier di conformità Leexi](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fit\u002Fsicurezza\u002Fcertificazioni-audit-conformita-normativa\u002Ffaq-conformita-sovranita\u002F) dettaglia hosting, subappaltatori e certificazioni.\n\nQuando scegli un fornitore, verifica sicurezza di archiviazione e trasferimenti.\n\n---\n\n## Quali diritti hanno i partecipanti?\n\nI registrati hanno i diritti previsti dal GDPR.\n\n### Possono chiedere accesso ai dati?\n\n**Sì.**\n\nLa persona ha diritto a conferma se i dati personali la riguardano sono trattati (GDPR, art. 15, par. 1). Riguarda audio, trascrizione e verbale.\n\n### Possono chiedere rettifica?\n\n**Sì.**\n\nLa persona ha diritto alla rettifica tempestiva di dati inesatti (GDPR, art. 16).\n\nImportante in sala, dove più persone parlano anche contemporaneamente.\n\nL'IA può trascrivere male:\n\n* nomi propri;\n* importi;\n* date;\n* decisioni;\n* chi ha parlato.\n\n### Possono chiedere cancellazione?\n\n**Sì, secondo il GDPR.**\n\nLa richiesta si valuta rispetto alla finalità e obblighi di conservazione.\n\n### Possono opporsi alla registrazione?\n\n**Sì, se il trattamento si basa su interesse legittimo, secondo il GDPR.**\n\nLa persona può opporsi in qualsiasi momento per motivi personali (GDPR, art. 21, par. 1).\n\n### Entro quando rispondere?\n\n**Di norma entro un mese.** Il titolare risponde «senza ritardo e comunque entro un mese dalla richiesta» (GDPR, art. 12, par. 3).\n\nServe però ritrovare la riunione, quindi le registrazioni devono essere ben archiviate.\n\n---\n\n## Quali obblighi quando l'IA prende appunti in sala?\n\nL'IA aggiunge un trattamento alla semplice registrazione.\n\nIl processo è:\n\n**audio → caricamento → trascrizione → analisi → verbale → archiviazione.**\n\nIl caricamento è tipico del contesto in presenza ed è il passaggio più soggetto a errori.\n\n### Cosa fa concretamente l'IA?\n\nPuò:\n\n* trascrivere;\n* identificare gli intervenuti;\n* estrarre decisioni;\n* identificare azioni;\n* produrre verbale;\n* organizzare scadenze.\n\n### Dove sono conservati i dati?\n\nDomanda importante per il fornitore.\n\nCon Leexi, registrazioni, trascrizioni e verbali restano in regione Parigi su AWS. Oltre un certo volume, si può scegliere hosting Scaleway.\n\n### Chi tratta i dati?\n\nIl fornitore agisce come subappaltatore secondo GDPR.\n\nPer Leexi, OpenAI fornisce il modello linguistico e Leexi lo esegue via Azure Francia in circuito chiuso.\n\n### Serve un DPA con il fornitore?\n\n**Sì, se il fornitore è subappaltatore.**\n\nL'art. 28 GDPR prevede un contratto che definisce oggetto, durata, natura, finalità, dati e obblighi (par. 3).\n\n### L'IA usa le conversazioni per addestrare i modelli?\n\n**Dipende dal fornitore.**\n\nCon Leexi, le conversazioni non addestrano modelli su nessun account.\n\n---\n\n## Come informare i partecipanti in sala?\n\nUsa una formula semplice e chiara.\n\n### All'apertura della riunione\n\n> «Prima di iniziare: registro la riunione dal mio telefono e un assistente IA ne redige il verbale con decisioni e azioni. Il verbale sarà condiviso. La registrazione sarà conservata [durata] e poi cancellata. Qualcuno si oppone?»\n\n### Per una riunione interna in sala\n\n> «Come nelle nostre video, registro e il verbale è generato automaticamente. Arriva nella libreria condivisa. Se vuoi che interrompa per un punto, dillo.»\n\n### Per un appuntamento con un cliente\n\n> «Prima di iniziare: sei d'accordo che registri il nostro scambio? Un assistente IA mi redige il verbale, così non prendo appunti mentre parliamo.»\n\n---\n\n## Errori da evitare\n\n### 1. Registrare senza avvisare\n\nIn sala nessun segnale ricorda la registrazione, più facile dimenticare che in video.\n\n### 2. Avvisare solo all'inizio\n\nChi entra dopo non ha sentito e parlerà.\n\n### 3. Lasciare file sul telefono\n\nUna registrazione caricata resta spesso sul dispositivo. Se la politica non copre questa copia, non copre tutto il trattamento.\n\n### 4. Chiudere l'app prima del caricamento\n\nCausa frequente di registrazioni mai arrivate in libreria.\n\n### 5. Usare un account condiviso per la sala\n\nPiù persone sotto un'identità unica, peggiora attribuzione e controllo accessi.\n\n### 6. Registrare tutte le riunioni automaticamente\n\nLa CNIL dice «il datore non può installare un sistema di ascolto o registrazione permanente o sistematico».\n\n---\n\n## Come registrare una riunione in sala con Leexi?\n\nDopo aver definito il quadro GDPR, l'uso è semplice.\n\n### 1. Avviare la registrazione\n\nSi avvia da [app mobile](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fit\u002Fcasi-d-uso\u002Fstrumento-appunti-ia-in-presenza\u002F), senza installare nulla in sala.\n\n### 2. Caricare la registrazione\n\nAl termine, la registrazione viene inviata al tuo account online e il trattamento parte.\n\n### 3. Trascrivere e generare verbale\n\nRicevi trascrizione e verbale con decisioni, azioni e scadenze.\n\n### 4. Gestire accessi\n\nDefinisci chi può consultare i verbali.\n\n### 5. Controllare i dati\n\nLeexi indica hosting in regione Parigi, opzione Scaleway, esecuzione modello via Azure Francia in circuito chiuso, cifratura dati in transito e a riposo, nessun addestramento sulle conversazioni.\n\n---\n\n## Quali difficoltà hanno gli utenti?\n\nNon solo questioni legali.\n\nSu **1.141 ticket di supporto da gen a giu 2026**, **27 riguardano registrazioni in sala o app mobile**. Problemi frequenti: caricamento fallito, registrazione non trovata, interruzione o registrazione parziale, attribuzione discorsi.\n\nNessuno chiede se è permesso registrare.\n\nQuesto cambia la prospettiva:\n\n**non solo «posso registrare?»**\n\nMa anche:\n\n**dove va la registrazione → chi la vede → quanto dura → come si cancella.**\n\n---\n\n## Riassunto per registrare in presenza\n\nPrima di registrare in sala, verifica sei punti:\n\n* **Informazione**: tutti sanno di essere registrati, anche chi arriva dopo?\n* **Finalità**: perché conservi la registrazione?\n* **Base giuridica**: interesse legittimo interno o consenso esterni?\n* **Conservazione**: quando cancelli audio e trascrizione da account e telefono?\n* **Accesso**: chi può vedere i dati?\n* **Subappaltatori**: sai chi tratta i dati e dove sono?\n\nSe interviene un'IA, aggiungi:\n\n**i partecipanti sanno che un sistema IA tratta la registrazione per il verbale?**\n\n## Domande frequenti\n\n### È legale registrare una riunione in presenza?\n\nSì, rispettando informazione, base giuridica, finalità e durata.\n\n### Serve microfono o attrezzatura?\n\nNo. Uno smartphone con app basta, senza installazioni.\n\n### Come avvisare se nessun assistente è visibile?\n\nOralmente, prima di registrare e a ogni nuovo entrato.\n\n### Si può registrare da computer?\n\nGli utenti chiedono, ma l'app mobile è la via prevista per sala.\n\n### Il verbale sale nel CRM?\n\nSì, come in videoconferenza: trascrizione, verbale, sincronizzazione.\n\n### Quanto conservare la registrazione?\n\nDipende dalla finalità. CNIL indica max sei mesi per audio lavoro, un anno per analisi. Ricorda la copia su telefono.\n\n### Un partecipante può chiedere cancellazione?\n\nSì, secondo diritto all'oblio GDPR.\n\n---\n\n## In sintesi\n\n**Registrare una riunione in sala è possibile.**\n\nMa non basta chiedersi:\n\n> «Posso registrare?»\n\nDevi controllare tutta la catena, considerando la copia su telefono:\n\n**informare → registrare → caricare → trascrivere → condividere → conservare → cancellare entrambe le copie.**\n\nQuesta catena va regolata dalla tua politica dati.\n\n**Le tue riunioni sono in sala?** [Prova Leexi nella prossima riunione in presenza](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)\n\n## Fonti\n\nTesti da fonti primarie al 22 agosto 2026.\n\n* GDPR, articoli 4, 5, 6, 7, 12, 13, 15, 16, 17, 21, 28, 32\n* Codice penale, art. 226-1\n* CNIL, Ascolto e registrazione chiamate sul lavoro\n* Regolamento europeo IA, art. 50\n\n*Questa pagina descrive il quadro applicabile. Non è un parere legale.*\n","2026-08-24T13:12:45.932Z","2026-08-24T13:15:21.715Z",{"id":618,"documentId":63,"metaTitle":619,"metaDescription":620,"slug":94,"heroTitle":621,"heroUnderTitle":622,"heroUnderTitle2":69,"heroUnderTitle3":69,"heroCTA":245,"heroVideoUrl":69,"blog":623,"createdAt":624,"updatedAt":624,"publishedAt":625,"locale":93,"__type":151},23409,"Gravar reunião presencial: regras RG ","No local, ninguém vê o assistente: informação é oral. Base legal, tempo de guarda e cópia no telefone.","Gravar reunião presencial: quais regras RGPD?","No local, ninguém vê a gravação. O que informar e quando.","Você grava uma reunião presencial pelo telefone para obter a ata? É possível, mas o presencial tem um desafio que a videoconferência não tem: nenhum assistente aparece na tela, então ninguém vê a gravação.\n\n**A informação é dada oralmente e repetida para cada pessoa que entra na sala.**\n\n## É permitido gravar uma reunião presencial?\n\n**Sim, mas com regras para o tratamento.**\n\nA gravação contém vozes, nomes, cargos e falas, sendo um tratamento de dados pessoais segundo o RGPD, como numa videoconferência.\n\nVocê deve:\n\n* informar oralmente antes de gravar;\n* definir a base legal;\n* estabelecer a finalidade;\n* limitar o tempo de conservação;\n* tratar a cópia no telefone;\n* garantir os direitos dos participantes.\n\nGravar sem consentimento viola o Código Penal, que pune com até 1 ano de prisão e 45.000 euros de multa a violação da privacidade por gravação sem consentimento (artigo 226-1).\n\n### A gravação presencial é dado pessoal?\n\n**Sim.**\n\nRGPD define dado pessoal como informação relacionada a pessoa identificada ou identificável (art. 4, 1).\n\nVoices, nomes e falas identificam participantes.\n\nTranscrição e ata também são dados pessoais.\n\n### Por que RGPD se aplica à gravação no telefone?\n\nPorque há vários tratamentos: gravar → enviar → transcrever → armazenar → compartilhar → possivelmente apagar.\n\nO dispositivo não altera o princípio.\n\nUm smartphone na mesa tem o mesmo regime que um assistente em videoconferência. O quadro geral está em [gravar reunião profissional](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-une-reunion-professionnelle-rgpd\u002F).\n\n### Que dados são gravados na sala?\n\nDependendo da ferramenta, pode-se guardar:\n\n* áudio;\n* transcrição;\n* nomes dos participantes;\n* data e duração;\n* ata;\n* decisões;\n* ações atribuídas.\n\nA sala capta mais que videoconferência: conversas antes do início, conversas paralelas, pessoas passando.\n\nAlguém pode mencionar saúde, família ou opinião política.\n\n---\n\n## Precisa avisar antes de gravar?\n\n**Sim.**\n\nA informação deve ser dada **antes ou ao coletar dados** (RGPD, art. 13, 1).\n\nNo presencial, esse aviso é o único sinal para os participantes.\n\n### Quando avisar?\n\n**Antes de iniciar a gravação.**\n\nPode avisar no convite e lembrar ao iniciar.\n\nEssa segunda etapa é crucial no presencial, onde não há sinal visual.\n\n### O que dizer?\n\nCNIL recomenda informar sobre o dispositivo, o responsável e a finalidade.\n\nExplique claramente:\n\n**quem grava → por quê → o que grava → o que fará com os dados.**\n\n### Precisa dizer que uma IA faz a ata?\n\n**Sim.**\n\nGravação e tratamento por IA são operações distintas.\n\nRegulamento europeu de IA exige que sistemas que interagem com pessoas informem isso (art. 50, 1), aplicável desde 2\u002F8\u002F2026, para o fornecedor. Sua obrigação vem do RGPD e CNIL.\n\nNa videoconferência, o nome do assistente aparece; no presencial, só o aviso oral informa.\n\nPode dizer:\n\n> “A reunião é gravada pelo meu telefone e um assistente IA gera automaticamente a ata.”\n\n### E se alguém entrar durante a reunião?\n\n**Informe antes que fale.**\n\nComum no presencial: quem entra não ouviu o aviso inicial.\n\nPode dizer:\n\n> “Aviso antes que fale: a reunião é gravada e um assistente IA faz a ata. Se tiver problema, diga e paro a gravação.”\n\n---\n\n## Qual base legal usar para gravar presencial?\n\n**Depende dos presentes.**\n\nPrincipais bases: interesse legítimo e consentimento.\n\n### Pode usar interesse legítimo?\n\n**Sim, para reunião interna.**\n\nArt. 6 do RGPD permite tratamento necessário para interesses legítimos, salvo prevalência dos direitos do titular.\n\nDeve fazer teste de equilíbrio e informar.\n\n### Pode usar consentimento?\n\n**Sim, se for base adequada.**\n\nConsentimento é manifestação livre, específica, informada e inequívoca (RGPD, art. 4, 11).\n\nResponsável deve provar o consentimento (art. 7, 1).\n\nNo presencial, prova é mais difícil que na videoconferência; consentimento registrado ao iniciar ajuda.\n\n### Pode gravar reunião interna sem consentimento?\n\n**Sim, com base no interesse legítimo, após informação e teste.**\n\n### Pode gravar reunião com cliente?\n\n**Sim, mas deve obter consentimento se essa for a base.**\n\nQuando há pessoa externa (cliente, candidato, outro), veja detalhes em [reunião comercial](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-rendez-vous-commercial-rgpd\u002F), [entrevista](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-entretien-de-recrutement-rgpd\u002F), [visita obra](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fpt\u002Fseguranca\u002Fcertificacoes-auditorias-conformidade-regulatoria\u002Fgravar-uma-reuniao-de-obras-rgpd\u002F).\n\nSe recusar, não grave.\n\n---\n\n## Quanto tempo guardar gravação presencial?\n\n**Só o necessário para a finalidade.**\n\nRGPD exige dados conservados só pelo tempo necessário (art. 5, 1, e).\n\nPresencial tem desafio: gravação existe em dois locais.\n\n### Quanto tempo guardar áudio?\n\nCNIL diz que gravações de chamadas podem ser guardadas até 6 meses.\n\nPergunte:\n\n**Quando o áudio deixa de ser útil?**\n\n### Quanto tempo guardar transcrição?\n\nCNIL permite até 1 ano para documentos de análise.\n\nDepende da finalidade e tratamento.\n\n### E o arquivo no telefone?\n\n**Trate como original.**\n\nGravação no celular e na conta online.\n\nSe política cobre só cópia online, cobre só parte do tratamento:\n\n**telefone → envio → conta online → apagar cópias.**\n\n---\n\n## Quem pode acessar gravação presencial?\n\n**Só quem precisa para o trabalho.**\n\nGravação contém mais informações que ata final, incluindo falas antes e depois.\n\n### Quem pode ver áudio, transcrição e ata?\n\nNem sempre mesmo público.\n\nPode:\n\n* compartilhar ata com participantes;\n* limitar acesso à transcrição;\n* guardar áudio só para necessidades justificadas.\n\nÁudio merece acesso mais restrito.\n\n### Precisa criptografar?\n\n**Segurança deve ser proporcional ao risco.**\n\nRGPD exige medidas técnicas e organizacionais adequadas, incluindo pseudonimização e criptografia (art. 32, 1).\n\n[Dossiê de conformidade Leexi](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fpt\u002Fseguranca\u002Fcertificacoes-auditorias-conformidade-regulatoria\u002Ffaq-conformidade-soberania\u002F) detalha hospedagem, subcontratados e certificações.\n\nSegurança do armazenamento e transferência é ponto chave na escolha do fornecedor.\n\n---\n\n## Quais direitos dos participantes?\n\nDireitos previstos no RGPD.\n\n### Podem pedir acesso aos dados?\n\n**Sim.**\n\nDireito de confirmação se dados pessoais são tratados (RGPD, art. 15, 1). Inclui áudio, transcrição e ata.\n\n### Podem pedir retificação?\n\n**Sim.**\n\nDireito de correção rápida de dados incorretos (RGPD, art. 16).\n\nImportante no presencial, onde vários falam.\n\nIA pode errar nomes, valores, datas, decisões, ou identificar quem falou.\n\n### Podem pedir exclusão?\n\n**Sim, conforme RGPD.**\n\nDireito de apagar dados pessoais (RGPD, art. 17, 1).\n\nPedido avaliado conforme finalidade e obrigações.\n\n### Podem se opor à gravação?\n\n**Sim, se base for interesse legítimo, conforme RGPD.**\n\nDireito de oposição por motivos pessoais (RGPD, art. 21, 1).\n\n### Prazo para resposta?\n\n**Geralmente 1 mês.** Responsável responde em até 1 mês (RGPD, art. 12, 3).\n\nPrecisa localizar reunião, o que exige que gravações estejam na biblioteca.\n\n---\n\n## Obrigações quando IA faz a ata?\n\nIA adiciona tratamento à gravação.\n\nFluxo:\n\n**áudio → envio → transcrição → análise → ata → armazenamento.**\n\nEnvio é etapa do presencial e a que mais falha.\n\n### O que IA faz?\n\nPode:\n\n* transcrever;\n* identificar participantes;\n* extrair decisões;\n* identificar ações;\n* gerar ata;\n* organizar prazos.\n\n### Onde dados são armazenados?\n\nPergunte ao fornecedor.\n\nLeexi guarda dados na região de Paris, na AWS. Acima de certo volume, pode usar Scaleway.\n\n### Quem trata dados?\n\nFornecedor é subcontratado conforme RGPD.\n\nLeexi usa OpenAI para modelo, executado via Azure França em circuito fechado.\n\n### Precisa DPA com fornecedor?\n\n**Sim, se fornecedor é subcontratado.**\n\nArt. 28 do RGPD exige contrato definindo tratamento e obrigações.\n\n### IA usa conversas para treinar modelos?\n\n**Depende do fornecedor.**\n\nLeexi não usa conversas para treinar modelos.\n\n---\n\n## Como informar participantes na sala?\n\nUse linguagem simples e clara.\n\n### Ao iniciar reunião\n\n> “Antes de começar: gravo a reunião pelo telefone e um assistente IA gera a ata com decisões e ações. Ata será compartilhada. Gravação guardada [duração] e depois apagada. Alguém se opõe?”\n\n### Para reunião interna\n\n> “Como nas visões, gravo e ata é gerada automaticamente e vai para biblioteca compartilhada. Se quiser que pare para algum ponto, avise.”\n\n### Para reunião com cliente\n\n> “Antes de começar: concorda que eu grave? Um assistente IA faz a ata, evitando que eu tome notas enquanto falamos.”\n\n---\n\n## Erros a evitar\n\n### 1. Gravar sem avisar\n\nNenhum sinal visual no presencial, facilita esquecer.\n\n### 2. Avisar só no início\n\nQuem entra depois não ouviu e vai falar.\n\n### 3. Deixar arquivos no telefone\n\nGravação enviada pode ficar no aparelho. Política deve cobrir isso.\n\n### 4. Fechar app antes do envio\n\nCausa mais comum de gravação não chegar à biblioteca.\n\n### 5. Usar conta compartilhada\n\nVárias pessoas sob mesma identidade, prejudicando atribuição e controle.\n\n### 6. Gravar todas reuniões automaticamente\n\nCNIL diz que empregador não pode ter gravação permanente ou sistemática.\n\n---\n\n## Como gravar reunião presencial com Leexi?\n\nCom quadro RGPD definido, uso é simples.\n\n### 1. Iniciar gravação\n\nPode iniciar pelo [app móvel](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fpt\u002Fcaso-de-uso\u002Fferramenta-anotacao-ia-presencial\u002F), sem equipamento na sala.\n\n### 2. Enviar gravação\n\nApós reunião, gravação vai para conta online e tratamento começa.\n\n### 3. Transcrever e gerar ata\n\nRecebe transcrição e ata com decisões, ações e prazos.\n\n### 4. Gerenciar acessos\n\nDefine colaboradores que podem ver atas.\n\n### 5. Controlar dados\n\nLeexi informa hospedagem em Paris, opção Scaleway, execução via Azure França, criptografia e ausência de treino com suas conversas.\n\n---\n\n## Quais dificuldades reais dos usuários?\n\nQuestões legais não são as únicas.\n\nEm **1.141 tickets de suporte de jan a jun 2026**, **27 são sobre gravação presencial ou app móvel**.\n\nProblemas comuns: envio falha, gravação sumida, gravação parcial, atribuição de falas.\n\nNenhum pergunta se é permitido gravar.\n\nOutro olhar:\n\n**onde vai a gravação → quem vê → quanto tempo fica → como apagar.**\n\n---\n\n## Resumo para gravação presencial\n\nAntes de gravar, confira:\n\n* **Informação**: todos sabem que são gravados, inclusive quem chega depois?\n* **Finalidade**: por que guarda gravação?\n* **Base legal**: interesse legítimo interno, consentimento externo?\n* **Conservação**: quando áudio e transcrição serão apagados, na conta e no telefone?\n* **Acesso**: quem pode ver dados?\n* **Subcontratados**: sabe quem trata e onde guarda?\n\nSe IA participa, acrescente:\n\n* participantes sabem que IA processa gravação para ata?\n\n## Perguntas frequentes\n\n### É legal gravar reunião presencial?\n\nSim, respeitando informação, base legal, finalidade e tempo.\n\n### Precisa microfone ou equipamento especial?\n\nNão. Smartphone com app basta, sem instalar nada.\n\n### Como avisar sem assistente visível?\n\nOralmente, antes de gravar e para quem entra depois.\n\n### Pode gravar presencial pelo computador?\n\nUsuários perguntam, mas app móvel é o previsto.\n\n### Ata da reunião vai para CRM?\n\nSim, como na videoconferência: transcrição, ata e sincronização.\n\n### Quanto tempo guardar gravação?\n\nDepende da finalidade. CNIL recomenda até 6 meses para chamadas e até 1 ano para análise. Lembre da cópia no telefone.\n\n### Participante pode pedir exclusão?\n\nSim, conforme direito ao apagamento do RGPD.\n\n---\n\n## Em resumo\n\n**Gravar reunião presencial é possível.**\n\nMas não basta perguntar:\n\n> “Posso gravar?”\n\nÉ preciso controlar toda a cadeia, incluindo cópia no telefone:\n\n**informar → gravar → enviar → transcrever → compartilhar → guardar → apagar cópias.**\n\nEssa cadeia deve estar na política de proteção de dados.\n\n**Suas reuniões são presenciais?** [Teste Leexi na próxima reunião presencial](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)\n\n## Fontes\n\nTextos consultados em 22\u002F08\u002F2026.\n\n* RGPD, artigos 4,5,6,7,12,13,15,16,17,21,28,32\n* Código Penal, art. 226-1\n* CNIL, Escuta e gravação no trabalho\n* Regulamento europeu IA, art. 50\n\n*Esta página explica o quadro legal, não é parecer jurídico.*\n","2026-08-24T13:15:20.464Z","2026-08-24T13:15:21.951Z",{"id":627,"documentId":357,"metaTitle":628,"metaDescription":629,"slug":630,"heroTitle":631,"heroUnderTitle":632,"heroUnderTitle2":69,"heroUnderTitle3":69,"heroCTA":70,"heroVideoUrl":69,"blog":633,"createdAt":634,"updatedAt":635,"publishedAt":636,"locale":74,"__type":151},22482,"AI-notitiehulpmiddel voor sales | Leé","Leexi ondersteunt uw salesgesprekken, maakt gestructureerde verslagen en vult automatisch uw CRM aan. Gegevens veilig in Frankrijk.","\u002Fnl\u002Fuse-cases\u002Fia-notitiehulpmiddel-voor-verkopers\u002F","AI-notitiehulpmiddel voor sales: verslag dat uw CRM automatisch vult","Leexi transcribeert uw afspraken, maakt het verslag en vult uw CRM aan. Geen handmatige invoer.","Een afspraak afgerond, dan volgt vaak het meest vervelende deel: het verslag schrijven, het CRM bijwerken, de volgende stappen noteren, bezwaren vastleggen... Dit kost tijd en wordt soms uitgesteld.\n\nLeexi automatiseert dit proces. Het hulpmiddel woont uw afspraken bij via video, telefoon of face-to-face, transcribeert het gesprek, maakt een gestructureerd verslag en vult automatisch uw CRM aan. Geen handmatige invoer of kopiëren.\n\nDe data blijft gehost in Frankrijk en wordt nooit gebruikt om AI-modellen te trainen. Meer dan 10.000 bedrijven in Europa gebruiken Leexi.\n\n**[Probeer Leexi bij uw volgende salesafspraak](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)**\n\n## Na elke afspraak hetzelfde verhaal\n\nNa het gesprek moet er nog een verslag worden gemaakt, de juiste klantkaart worden gevonden, het CRM worden bijgewerkt, taken worden aangemaakt en belangrijke info genoteerd.\n\nIn de praktijk gebeurt dit zelden direct. Informatie wordt uren later of soms de volgende dag ingevoerd, met fouten of onvolledigheden.\n\nTijdens de afspraak is het ook lastig: notities maken leidt vaak af van het gesprek. Focus op de prospect betekent dat je niet alles onthoudt.\n\n[Leexi maakt de notities voor u](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fnl\u002Fai-assistent\u002Fnote-taker\u002Fleexi-ai-note-taker-veranderd-vergaderingen\u002F). U blijft gefocust op het gesprek en ontvangt kort na de meeting een volledig verslag.\n\n## Wat Leexi na een afspraak genereert\n\n### Een gestructureerd verslag\n\nHet verslag bevat de belangrijkste punten:\n\n- de geuite behoeften;\n- de bezwaren;\n- de genomen beslissingen;\n- de volgende stappen;\n- de uit te voeren acties.\n\nDe volledige transcriptie blijft beschikbaar naast het overzicht. Bij twijfel kunt u het exacte gesprek terugvinden.\n\nTeams kunnen het verslagformaat aanpassen aan hun salesproces.\n\n### Het CRM wordt automatisch bijgewerkt\n\nLeexi maakt niet alleen een samenvatting.\n\nHet vult direct informatie in uw CRM in: HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Microsoft Dynamics en [veel andere oplossingen](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fintegrations\u002F).\n\nHet juiste verslag wordt gekoppeld aan het juiste contact en de juiste kans, zonder kopiëren\u002Fplakken.\n\nGesprekken via Aircall of Ringover werken hetzelfde.\n\n## Gemakkelijk klantgeschiedenis terugvinden\n\nAlle afspraken worden bewaard in een doorzoekbare bibliotheek.\n\nVoor een nieuw gesprek vindt u snel:\n\n- gemaakte afspraken;\n- eerder genoemde bezwaren;\n- behoeften uit eerdere gesprekken.\n\nGeen noodzaak om meerdere opnames te herbeluisteren ter voorbereiding.\n\n## Sales trainen met echte gesprekken\n\nDe beste gesprekken kunnen als referentie worden opgeslagen.\n\nTeams vinden ze makkelijk terug om situaties te analyseren, formuleringen te horen en best practices te delen.\n\nScoring kan uw salesmethode volgen, zoals MEDDIC, SPICED of een intern framework.\n\n## Hoe ziet een salesverslag eruit?\n\nHet document bevat een samenvatting, bezwaren, volgende stappen en taken.\n\nVoor verzending of synchronisatie met CRM is het verslag bewerkbaar en kan het door de salesmedewerker worden goedgekeurd.\n\n## Ook face-to-face afspraken worden ondersteund\n\nGesprekken bij klanten, op beurzen of onderweg kunnen [via de mobiele app worden opgenomen](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fnl\u002Fai-assistent\u002Fmobiele-app\u002F).\n\nDe verwerking is hetzelfde: transcriptie, samenvatting, synchronisatie met CRM.\n\nHet resultaat is gelijk aan dat van een videovergadering.\n\n## Data gehost in Frankrijk\n\nGesprekken worden [veilig gehost in Frankrijk](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fnl\u002Fveiligheid\u002Fcertificeringen-audits-naleving-regelgeving\u002Ffaq-naleving-soevereiniteit\u002F).\n\nData is versleuteld tijdens overdracht en opslag.\n\nVerwerking gebeurt via een gesloten Azure France-omgeving.\n\nGesprekken van uw teams worden nooit gebruikt voor AI-training.\n\n**[Plan een demo van Leexi](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)**\n","2026-08-07T15:26:05.052Z","2026-08-18T09:32:10.819Z","2026-08-18T09:33:57.447Z",{"id":638,"documentId":357,"metaTitle":639,"metaDescription":640,"slug":641,"heroTitle":642,"heroUnderTitle":643,"heroUnderTitle2":69,"heroUnderTitle3":69,"heroCTA":410,"heroVideoUrl":69,"blog":644,"createdAt":645,"updatedAt":646,"publishedAt":647,"locale":84,"__type":151},22514,"Herramienta IA para notas comerciales","Leexi asiste en tus reuniones comerciales, genera resúmenes y actualiza tu CRM automáticamente. Datos alojados en Francia.","\u002Fes\u002Fcaso-de-uso\u002Fherramienta-toma-notas-ia-comerciales\u002F","Herramienta IA para notas comerciales: resumen que llena tu CRM automáticamente","Leexi transcribe tus reuniones, genera el resumen y actualiza tu CRM. Sin reingresos.","Una vez finalizada una reunión, queda la parte más tediosa: redactar el resumen, actualizar el CRM, registrar los próximos pasos, anotar objeciones... Tareas que consumen tiempo y a menudo se posponen.\n\nLeexi automatiza esta etapa. La herramienta asiste a tus reuniones por videoconferencia, teléfono o presencial, transcribe la conversación, genera un resumen estructurado y actualiza tu CRM automáticamente. Sin reingresos ni copias manuales.\n\nLos datos se alojan en Francia y nunca se usan para entrenar modelos de IA. Hoy, más de 10,000 empresas en Europa usan Leexi.\n\n**[Prueba Leexi en tu próxima reunión comercial](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)**\n\n## Tras cada reunión, la misma realidad\n\nAl terminar la llamada, hay que redactar un resumen, encontrar la ficha del cliente, actualizar el CRM, crear tareas y anotar información clave.\n\nEn la práctica, esta etapa rara vez se hace de inmediato. La información se ingresa horas después, a veces al día siguiente, con olvidos o imprecisiones.\n\nDurante la reunión, el problema es igual: tomar notas suele desconectar de la conversación. Al concentrarse totalmente en el prospecto, es difícil retener todo.\n\n[Leexi toma las notas por ti](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fes\u002Fasistente-ia\u002Ftoma-de-notas-ia\u002Fleexi-ai-toma-notas-revolucion-reuniones\u002F). Te concentras en el intercambio y recibes un resumen completo poco después.\n\n## Lo que Leexi genera tras una reunión\n\n### Un resumen estructurado\n\nEl resumen recoge los elementos esenciales:\n\n- necesidades expresadas;\n- objeciones;\n- decisiones tomadas;\n- próximos pasos;\n- acciones a realizar.\n\nLa transcripción completa está disponible junto al resumen. Si hay dudas, solo hay que buscar el fragmento exacto.\n\nCada equipo puede personalizar el formato según su proceso comercial.\n\n### El CRM se actualiza automáticamente\n\nLeexi no solo produce un resumen.\n\nLa herramienta ingresa la información directamente en tu CRM: HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Microsoft Dynamics y [muchas otras soluciones](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fintegrations\u002F).\n\nEl resumen correcto se asocia al contacto y oportunidad adecuados, sin copiar y pegar.\n\nLas llamadas vía Aircall o Ringover funcionan igual.\n\n## Encuentra fácilmente el historial de un cliente\n\nTodas las reuniones se guardan en una biblioteca consultable.\n\nAntes de un nuevo intercambio, es fácil revisar:\n\n- compromisos asumidos;\n- objeciones previas;\n- necesidades expresadas en discusiones anteriores.\n\nNo es necesario escuchar varias grabaciones para preparar una reunión.\n\n## Capacita a comerciales con intercambios reales\n\nLas mejores llamadas pueden guardarse como referencia.\n\nEl equipo las consulta para analizar situaciones, escuchar formulaciones y compartir buenas prácticas.\n\nEl scoring puede seguir métodos como MEDDIC, SPICED o un marco interno.\n\n## ¿Cómo es un resumen comercial?\n\nEl documento incluye resumen, objeciones, próximos pasos y tareas.\n\nAntes de enviarlo o sincronizarlo con el CRM, el resumen es editable y puede ser validado por el comercial.\n\n## También cubre reuniones presenciales\n\nIntercambios con clientes, en ferias o desplazamientos pueden [grabarse desde la app móvil](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fes\u002Fasistente-ia\u002Fapp-movil\u002F).\n\nEl proceso es igual: transcripción, resumen y sincronización con el CRM.\n\nEl resultado es el mismo que tras una videoconferencia.\n\n## Datos alojados en Francia\n\nLas conversaciones se [alojan en Francia, en infraestructura segura](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fes\u002Fseguridad\u002Fcertificaciones-auditorias-cumplimiento\u002Ffaq-cumplimiento-soberania\u002F).\n\nLos datos se cifran durante transmisión y almacenamiento.\n\nEl procesamiento se realiza en infraestructura Azure Francia en entorno cerrado.\n\nLas conversaciones de tus equipos nunca se usan para entrenar modelos de inteligencia artificial.\n\n**[Reserva una demo de Leexi](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)**\n","2026-08-07T15:26:05.155Z","2026-08-18T09:32:24.451Z","2026-08-18T09:34:06.860Z",{"id":649,"documentId":476,"metaTitle":650,"metaDescription":651,"slug":652,"heroTitle":653,"heroUnderTitle":654,"heroUnderTitle2":69,"heroUnderTitle3":69,"heroCTA":198,"heroVideoUrl":69,"blog":655,"createdAt":656,"updatedAt":657,"publishedAt":658,"locale":81,"__type":151},23390,"Recording a Work Meeting: GDPR Rules","Inform participants, choose legal basis, limit retention, control access: GDPR requirements before recording a meeting.","\u002Fen\u002Fsecurity\u002Fcertifications-audits-compliance\u002Frecord-a-professional-meeting-gdpr\u002F","Recording a Work Meeting: What Are the GDPR Rules?","Rules to follow before recording, and what changes when an AI drafts the minutes.","Do you want to record a meeting to automatically get a transcription or minutes? It's possible, but you must follow several rules: inform participants, choose a legal basis, limit retention, and control file access.\n\n**If an AI transcribes or drafts the minutes, you must also inform those involved about this processing.**\n\n## Can you record a professional meeting?\n\n**Yes, but not without regulating the processing.**\n\nA meeting recording contains voices, names, roles, and statements. It is therefore personal data processing under GDPR.\n\nYou must notably:\n\n* inform participants before recording;\n* determine your legal basis;\n* define the purpose of the recording;\n* limit retention period;\n* restrict access;\n* enable participants to exercise their rights.\n\nRecording without consent is also punishable under the Penal Code, which penalizes \"deliberately infringing on another's privacy by capturing, recording, or transmitting private or confidential words without consent\" (Article 226-1).\n\n### Is a meeting recording personal data?\n\n**Yes.**\n\nGDPR defines personal data as \"any information relating to an identified or identifiable natural person\" (Article 4, point 1).\n\nA voice, name, role, or statements during a meeting can identify a participant.\n\nTranscriptions and minutes are also concerned.\n\n### Why does GDPR apply to recorded meetings?\n\nBecause you perform successive processing steps:\n\n**record → transcribe → store → share → possibly delete.**\n\nThe medium used does not change the principle.\n\nWhether recorded via phone, dictaphone, computer, or an assistant joining a video call, you process personal data. Practical constraints differ: see [in-room recording](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-une-reunion-en-presentiel-rgpd\u002F), [phone call recording](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-appel-telephonique-rgpd\u002F), and [site visit case](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fen\u002Fsecurity\u002Fcertifications-audits-compliance\u002Frecord-a-construction-site-meeting-gdpr\u002F).\n\n### What data is recorded?\n\nDepending on the tool, you may keep:\n\n* audio;\n* transcription;\n* participant names;\n* meeting date;\n* duration;\n* minutes;\n* decisions made;\n* actions assigned.\n\nSome conversations may reveal sensitive data unexpectedly.\n\nFor example, a participant might mention health, family status, or political views.\n\n---\n\n## Must participants be informed before recording?\n\n**Yes.**\n\nInformation must be given **before or at data collection**. The text requires it \"at the time the data are obtained\" (GDPR, Article 13, paragraph 1).\n\nSimply saying \"the meeting is recorded\" may not cover all required information.\n\n### When to inform participants?\n\n**Before starting the recording.**\n\nPractically, inform them in the invitation, then remind at the meeting start.\n\nThis second step is crucial if someone joins late.\n\n### What to tell them?\n\nThe CNIL states employees and contacts (e.g., clients) must be informed about the system, the data controller’s identity, and purposes.\n\nYou should clearly explain:\n\n**who records → why → what is recorded → how data will be used.**\n\n### Must you specify that an AI drafts the minutes?\n\n**Yes.**\n\nAudio recording and AI processing are distinct operations.\n\nThe EU AI regulation requires providers to ensure systems interacting with people inform them they interact with AI (Article 50, paragraph 1). This applies since August 2, 2026, targeting providers; your obligation comes from GDPR and CNIL guidance.\n\nIf an assistant transcribes and automatically generates minutes, inform participants.\n\nYou can say:\n\n> \"The meeting is recorded and an AI assistant automatically drafts the minutes.\"\n\nIf someone joins late, provide the same info before they speak.\n\n### What if someone arrives mid-meeting?\n\n**Inform them before they speak.**\n\nIn video calls, the assistant may appear in participant list; in physical meetings, they may not notice.\n\nYou can say:\n\n> \"I inform you before you speak: the meeting is recorded and an AI assistant drafts the minutes. If you object, please say so and I will stop recording.\"\n\n---\n\n## What legal basis to use for recording?\n\n**Depends on the recorded person and meeting context.**\n\nTwo main bases: legitimate interest and consent. The chosen basis varies by meeting: see details for [sales meeting](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-rendez-vous-commercial-rgpd\u002F), [recruitment interview](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-entretien-de-recrutement-rgpd\u002F), [executive committee](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-comite-de-direction-rgpd\u002F), or [steering committee](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-comite-de-pilotage-rgpd\u002F).\n\n### Can legitimate interest be used?\n\n**Yes, especially for some internal meetings.**\n\nArticle 6 allows processing \"necessary for legitimate interests of the controller or a third party unless overridden by fundamental rights\" (paragraph 1, point f).\n\nYou must perform a **balancing test** and inform participants.\n\n### Can consent be used?\n\n**Yes, when consent is appropriate.**\n\nConsent is \"a free, specific, informed, and unambiguous indication of the data subject's wishes\" (Article 4, point 11).\n\nThe controller must \"be able to demonstrate consent\" (Article 7, paragraph 1).\n\nTimestamped consent helps prove this.\n\n### Can you record colleagues without consent?\n\n**Yes, possibly based on legitimate interest**, after prior information and balancing.\n\nEmployee-employer context differs from client or prospect.\n\n### Can you record a client or prospect?\n\n**Yes, but you must get their consent if that is the basis.**\n\nAsk for agreement before recording.\n\nIf refused, do not record.\n\n---\n\n## How long to keep meeting recordings?\n\n**Only as long as necessary for the purpose.**\n\nGDPR requires data be kept no longer than needed (Article 5, paragraph 1, point e).\n\nA library of years of meetings without deletion rules poses data governance issues.\n\n### How long keep audio?\n\nFor work calls, CNIL allows up to six months.\n\nAsk:\n\n**When is the audio no longer useful?**\n\nOnce minutes are verified, original recording may lose utility.\n\n### How long keep transcription?\n\nCNIL allows analysis documents up to one year.\n\nDuration depends on purpose and processing.\n\n### What about old recordings?\n\n**Plan their deletion.**\n\nDon’t rely on users’ memory.\n\nAn effective policy covers:\n\n**creation → retention → expiry → deletion.**\n\n---\n\n## Who can access recorded meetings?\n\n**Only those needing it for work.**\n\nRecordings contain more info than finalized minutes.\n\nDifferent access levels are needed.\n\n### Who can access audio, transcription, minutes?\n\nThese files serve different needs.\n\nYou might:\n\n* share minutes with participants;\n* restrict transcription access;\n* keep audio only if justified.\n\nAccess must be proportional to purpose.\n\n### Should data be encrypted?\n\n**Security must match risk.**\n\nGDPR requires \"appropriate technical and organizational measures including pseudonymization and encryption\" (Article 32, paragraph 1).\n\nThe [Leexi compliance dossier](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fen\u002Fsecurity\u002Fcertifications-audits-compliance\u002Ffaq-compliance-sovereignty\u002F) details hosting, subcontractors, and certifications.\n\nCheck storage and transfer security when choosing a provider.\n\n---\n\n## What rights do participants have?\n\nRecorded persons have GDPR rights.\n\n### Can they request access?\n\n**Yes.**\n\nThey have the right to know if their personal data is processed (Article 15).\n\nThis includes audio, transcription, and minutes.\n\n### Can they request correction?\n\n**Yes.**\n\nThey can ask for inaccurate data to be corrected promptly (Article 16).\n\nImportant with automatic transcription, which may mishear:\n\n* proper names;\n* amounts;\n* dates;\n* decisions;\n* speaker identity.\n\n### Can they request deletion?\n\n**Yes, under GDPR conditions.**\n\nThey can ask for erasure (Article 17), but requests must be balanced against purpose and retention obligations.\n\n### Can they object to recording?\n\n**Yes, if based on legitimate interest, per GDPR conditions.**\n\nThey can object anytime for reasons related to their situation (Article 21).\n\nObjection rights relate directly to this legal basis.\n\n### How quickly must you respond?\n\n**Generally within one month.**\n\nController must respond \"without undue delay and at latest within one month\" (Article 12).\n\nOrganized meeting records help fulfill rights.\n\n---\n\n## What obligations when AI takes notes?\n\nAI adds processing beyond recording.\n\nProcess:\n\n**audio → transcription → analysis → minutes → storage.**\n\nEach step must fit your data protection framework.\n\n### What does AI do?\n\nIt can:\n\n* transcribe exchanges;\n* identify speakers;\n* extract decisions;\n* identify actions;\n* produce minutes;\n* organize deadlines.\n\nMinutes are not just copies; they result from extra processing.\n\n### Where is data stored?\n\nAsk your provider.\n\nLeexi stores recordings, transcriptions, and minutes in Paris region on AWS; Scaleway hosting is optional for large licenses.\n\n### Who processes data?\n\nThe provider acts as processor under GDPR.\n\nFor Leexi, OpenAI provides language model; Leexi runs it via Azure France in a closed circuit.\n\n### Is a DPA needed?\n\n**Yes, when provider acts as processor.**\n\nArticle 28 requires a contract defining processing scope, duration, nature, data types, and obligations.\n\nYour legal team will request this as a **DPA**.\n\n### Does AI use your conversations to train models?\n\n**Depends on provider.**\n\nCheck before choosing.\n\nLeexi does not use conversations for training on any accounts.\n\n---\n\n## How to inform participants that AI records the meeting?\n\nUse simple, clear wording.\n\n### Before a meeting\n\n> \"Before we start: I record the meeting and an AI assistant drafts the minutes with decisions and actions. Minutes will be shared. Recording kept [duration] then deleted. Any objections?\"\n\n### For internal meetings\n\n> \"As usual, the meeting is recorded and minutes are auto-generated. They appear in the shared library with decisions and tasks. If you want me to pause for a point, say so.\"\n\n### For clients or prospects\n\n> \"Before we begin: do you agree to record our exchange? An AI assistant drafts the minutes, so I don’t have to take notes while we talk.\"\n\n---\n\n## Common mistakes to avoid\n\n### 1. Recording without informing\n\nA common error.\n\nYou start recording on your phone but forget to tell attendees.\n\n### 2. Not defining purpose\n\n\"We keep meetings just in case\" is not a retention policy.\n\nKnow why you record and how long data stays useful.\n\n### 3. Keeping all recordings indefinitely\n\nYears of meetings without deletion rules create hard-to-control personal data stock.\n\n### 4. Giving access to entire company\n\nExecutive committee minutes are not meant for everyone by default.\n\n### 5. Letting everyone use own tool\n\nLeads to multiple providers, processes, storage locations, and contracts to manage.\n\n### 6. Recording all meetings automatically\n\nCNIL states employers cannot have permanent or systematic recording.\n\nAutomation does not remove need for rules.\n\n---\n\n## How to record a meeting with Leexi?\n\nOnce GDPR framework is set, use the tool in a few steps.\n\n### 1. Join the meeting\n\nLeexi can join Teams, Meet, and Zoom from your calendar.\n\nFor physical meetings, start recording from mobile app.\n\n### 2. Transcribe exchanges\n\nAfter meeting, get transcription alongside minutes.\n\n### 3. Generate minutes\n\nMinutes include decisions, actions, deadlines.\n\nYou can adapt format by meeting type.\n\n### 4. Manage access\n\nDefine who can view minutes.\n\n### 5. Control data\n\nLeexi provides Paris region hosting, Scaleway option, model execution via Azure France closed circuit, encryption in transit and at rest, and no training on your conversations.\n\n---\n\n## What real difficulties do users face?\n\nLegal issues are not the only practical challenges.\n\nAmong **1,141 support tickets from Jan to June 2026**, common problems include mobile app recording, connecting to sales meetings, phone transcriptions, and access rights.\n\nThis shows the issue is not just \"am I allowed to record?\"\n\nYou also need to know:\n\n**where recordings go → who can see them → how long they stay → how they are deleted.**\n\n---\n\n## Recording a professional meeting: key takeaways\n\nBefore recording, check these six points:\n\n* **Information**: do participants know they’re recorded?\n* **Purpose**: why keep the recording?\n* **Legal basis**: what legal ground do you use?\n* **Retention**: when will audio and transcription be deleted?\n* **Access**: who can view data?\n* **Processors**: do you know who processes and stores your data?\n\nIf AI is involved, add a seventh:\n\n**do participants know AI processes the recording to produce minutes?**\n\n## FAQs\n\n### Is it legal to record a professional meeting?\n\nYes, if you respect applicable rules: inform participants, legal basis, purpose, retention.\n\n### Must participants be informed?\n\nYes, before or at data collection.\n\n### Can you record without consent?\n\nIn some cases, especially among colleagues, legitimate interest may apply after information and balancing.\n\n### Can you record a client or prospect?\n\nYes, but get their consent if that is your basis.\n\n### Can you record meetings with your phone?\n\nYes, the medium doesn’t change data obligations.\n\n### Can AI be used for note-taking?\n\nYes, but participants must be informed.\n\n### How long keep recordings?\n\nDepends on purpose. CNIL allows six months max for work calls, up to a year for analysis docs.\n\n### Can participants request deletion?\n\nYes, under GDPR erasure rights.\n\n---\n\n## Summary\n\n**Recording meetings is possible.**\n\nBut the right approach is not just:\n\n> \"Am I allowed to record?\"\n\nYou must oversee the whole chain:\n\n**inform → record → transcribe → analyze → share → retain → delete.**\n\nThis full chain must be governed by your data protection policy.\n\n**Want meeting minutes without writing them?** [Book a demo](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)\n\n## Sources\n\nPrimary sources checked August 22, 2026.\n\n* GDPR Articles 4, 5, 6, 7, 12, 13, 15, 16, 17, 21, 28, 32\n* Penal Code Article 226-1\n* CNIL, Listening and recording calls at work\n* EU AI Regulation Article 50\n\n*This page outlines the applicable framework. It is not legal advice.*\n","2026-08-24T12:22:17.757Z","2026-08-24T12:25:20.726Z","2026-08-24T13:03:13.578Z",{"id":660,"documentId":476,"metaTitle":661,"metaDescription":662,"slug":663,"heroTitle":664,"heroUnderTitle":665,"heroUnderTitle2":69,"heroUnderTitle3":69,"heroCTA":210,"heroVideoUrl":69,"blog":666,"createdAt":667,"updatedAt":668,"publishedAt":669,"locale":84,"__type":151},23393,"Grabar reunión profesional: reglas RG","Informar, base legal, limitar conservación y controlar accesos: lo que exige el RGPD antes de grabar una reunión.","\u002Fes\u002Fseguridad\u002Fcertificaciones-auditorias-cumplimiento\u002Fgrabar-una-reunion-profesional-rgpd\u002F","Grabar una reunión profesional: ¿qué reglas RGPD?","Normas a seguir antes de grabar y cambios cuando una IA redacta el informe.","¿Quieres grabar una reunión para obtener automáticamente una transcripción o un informe? Es posible, pero debes cumplir varias reglas: informar a los participantes, elegir una base legal, limitar la conservación y controlar el acceso a los archivos.\n\n**Si una IA interviene para transcribir o redactar el informe, también debes informar a las personas afectadas sobre este tratamiento.**\n\n## ¿Se puede grabar una reunión profesional?\n\n**Sí, pero no sin regular el tratamiento.**\n\nUna grabación de reunión contiene voces, nombres, cargos y declaraciones. Por tanto, constituye un tratamiento de datos personales según el RGPD.\n\nDebes, entre otras cosas:\n\n* informar a los participantes antes de grabar;\n* determinar la base legal;\n* definir el propósito de la grabación;\n* limitar el tiempo de conservación;\n* restringir los accesos;\n* permitir el ejercicio de los derechos de los participantes.\n\nGrabar sin consentimiento de los presentes es delito según el Código Penal, que castiga con «un año de prisión y 45.000 euros de multa el hecho, por cualquier medio, de vulnerar voluntariamente la intimidad de la vida privada de otro: 1° Captando, grabando o transmitiendo, sin consentimiento, palabras privadas o confidenciales» (artículo 226-1).\n\n### ¿Es una grabación de reunión un dato personal?\n\n**Sí.**\n\nEl RGPD define dato personal como «cualquier información relativa a una persona física identificada o identificable» (artículo 4, punto 1).\n\nUna voz, nombre, cargo o declaraciones durante una reunión pueden identificar a un participante.\n\nLa transcripción y el informe también están afectados.\n\n### ¿Por qué se aplica el RGPD a una reunión grabada?\n\nPorque realizas varios tratamientos sucesivos:\n\n**grabar → transcribir → almacenar → compartir → eventualmente eliminar.**\n\nEl soporte usado no cambia el principio.\n\nYa sea con teléfono, grabadora, ordenador o asistente en videoconferencia, tratas datos personales. Las condiciones prácticas varían: consulta [grabación en sala](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-une-reunion-en-presentiel-rgpd\u002F), [grabación de llamada telefónica](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-appel-telephonique-rgpd\u002F) y [caso de visita a obra](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fes\u002Fseguridad\u002Fcertificaciones-auditorias-cumplimiento\u002Fgrabar-una-reunion-de-obra-rgpd\u002F).\n\n### ¿Qué datos se graban?\n\nSegún la herramienta, puedes conservar:\n\n* audio;\n* transcripción;\n* nombres de participantes;\n* fecha de la reunión;\n* duración;\n* informe;\n* decisiones tomadas;\n* acciones asignadas.\n\nAlgunas conversaciones pueden revelar datos sensibles, incluso si no se previeron.\n\nUn participante puede mencionar su salud, situación familiar u opinión política.\n\n---\n\n## ¿Hay que avisar antes de grabar?\n\n**Sí.**\n\nLa información debe darse **antes o al momento de recoger los datos**. El texto exige que se proporcione «cuando se obtienen los datos» (RGPD, artículo 13, párrafo 1).\n\nDecir solo «la reunión se graba» no siempre cubre toda la información necesaria.\n\n### ¿Cuándo avisar?\n\n**Antes de iniciar la grabación.**\n\nPuedes informar en la invitación y recordar al inicio.\n\nEsto es clave si alguien se une tarde.\n\n### ¿Qué decir?\n\nLa CNIL indica que «los empleados y interlocutores (clientes, por ejemplo) deben ser informados sobre: existencia del sistema; identidad del responsable; finalidades».\n\nDebes explicar claramente:\n\n**quién graba → por qué → qué se graba → qué se hará con los datos.**\n\n### ¿Hay que decir que una IA redacta el informe?\n\n**Sí.**\n\nLa grabación y el procesamiento por IA son operaciones distintas.\n\nEl reglamento europeo de IA exige que «los sistemas de IA que interactúan con personas informen que es un sistema de IA» (artículo 50, párrafo 1). Estas obligaciones aplican desde el 2 de agosto de 2026 y afectan al proveedor; tu obligación de informar viene del RGPD y CNIL.\n\nSi un asistente transcribe y genera el informe automáticamente, debes indicarlo.\n\nPuedes decir:\n\n> «La reunión se graba y un asistente IA redacta el informe automáticamente.»\n\nSi alguien llega tarde, informa antes de que hable.\n\n### ¿Qué hacer si alguien llega durante la reunión?\n\n**Informarle antes de que hable.**\n\nEn videoconferencia, el asistente aparece en la lista; en reunión física, puede no notarlo.\n\nPuedes decir:\n\n> «Le aviso antes de que hable: la reunión se graba y un asistente IA redacta el informe. Si tiene problema, dígame y paro la grabación.»\n\n---\n\n## ¿Qué base legal usar para grabar?\n\n**Depende de la persona grabada y contexto.**\n\nLas bases principales son interés legítimo y consentimiento. El fundamento varía según la reunión: consulta [cita comercial](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-rendez-vous-commercial-rgpd\u002F), [entrevista](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-entretien-de-recrutement-rgpd\u002F), [comité directivo](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-comite-de-direction-rgpd\u002F) o [comité de pilotaje](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-comite-de-pilotage-rgpd\u002F).\n\n### ¿Se puede usar interés legítimo?\n\n**Sí, especialmente en reuniones internas.**\n\nEl artículo 6 permite tratamiento «necesario para intereses legítimos del responsable o tercero, salvo prevalencia de derechos fundamentales» (párrafo 1, f).\n\nDebes hacer un **test de balance** e informar.\n\n### ¿Se puede usar consentimiento?\n\n**Sí, cuando es base adecuada.**\n\nConsentimiento es «manifestación libre, específica, informada y unívoca de aceptación» (RGPD, artículo 4, punto 11).\n\nEl responsable debe demostrarlo (artículo 7, párrafo 1).\n\nConsentimiento con fecha es prueba.\n\n### ¿Se puede grabar entre colaboradores sin consentimiento?\n\n**Sí, si se basa en interés legítimo, tras información y test.**\n\nLa situación empleado-empleador difiere de cliente o prospecto.\n\n### ¿Se puede grabar cliente o prospecto?\n\n**Sí, pero debes obtener su consentimiento si es base.**\n\nPide permiso antes de grabar.\n\nSi niega, no grabes.\n\n---\n\n## ¿Cuánto conservar una grabación?\n\n**Solo lo necesario para el fin, no más.**\n\nEl RGPD exige datos «conservados solo el tiempo necesario para el fin» (artículo 5, párrafo 1, e).\n\nUna biblioteca con años sin reglas genera problemas de gobernanza.\n\n### ¿Cuánto conservar audio?\n\nPara llamadas laborales, CNIL indica máximo seis meses.\n\nPregúntate:\n\n**¿Cuándo deja de ser útil el audio?**\n\nTras validar el informe, la grabación puede perder utilidad.\n\n### ¿Cuánto conservar transcripción?\n\nCNIL indica hasta un año para documentos de análisis.\n\nDepende de tu finalidad y tratamiento.\n\n### ¿Qué hacer con grabaciones antiguas?\n\n**Planifica su eliminación.**\n\nNo dependas de la memoria de usuarios.\n\nPolítica eficaz debe cubrir:\n\n**creación → conservación → vencimiento → eliminación.**\n\n---\n\n## ¿Quién accede a grabaciones?\n\n**Solo quienes lo necesiten para su trabajo.**\n\nUna grabación tiene más info que un informe final.\n\nDistingue niveles de acceso.\n\n### ¿Quién puede ver audio, transcripción e informe?\n\nNo siempre se necesita acceso a los tres.\n\nPuedes:\n\n* compartir informe con participantes;\n* limitar acceso a transcripción;\n* conservar audio solo si justificado.\n\nEl acceso debe ser proporcional.\n\n### ¿Hay que cifrar datos?\n\n**La seguridad debe ajustarse al riesgo.**\n\nEl RGPD exige «medidas técnicas y organizativas adecuadas, incluyendo seudonimización y cifrado» (artículo 32, párrafo 1).\n\nEl [dossier de conformidad de Leexi](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fes\u002Fseguridad\u002Fcertificaciones-auditorias-cumplimiento\u002Ffaq-cumplimiento-soberania\u002F) detalla hosting, subcontratistas y certificaciones.\n\nAl elegir proveedor, verifica seguridad en almacenamiento y transferencias.\n\n---\n\n## Derechos de los participantes\n\nLos grabados tienen derechos según RGPD.\n\n### ¿Pueden pedir acceso a sus datos?\n\n**Sí.**\n\nTienen derecho a confirmar si se tratan sus datos (artículo 15, párrafo 1). Incluye audio, transcripción e informe.\n\n### ¿Pueden pedir rectificación?\n\n**Sí.**\n\nDerecho a corregir datos inexactos (artículo 16).\n\nImportante con transcripción automática.\n\nIA puede errar en:\n\n* nombres propios;\n* montos;\n* fechas;\n* decisiones;\n* identidad del hablante.\n\n### ¿Pueden pedir eliminación?\n\n**Sí, según RGPD.**\n\nPueden solicitar borrado (artículo 17, párrafo 1), pero se evalúa según finalidad y obligaciones.\n\n### ¿Pueden oponerse a grabación?\n\n**Sí, si se basa en interés legítimo.**\n\nPueden oponerse por situación particular (artículo 21, párrafo 1).\n\nEste derecho acompaña la base legal.\n\n### ¿Cuándo responder?\n\n**Generalmente en un mes.**\n\nResponsable debe responder «lo antes posible y en todo caso en un mes» (artículo 12, párrafo 3).\n\nUna biblioteca organizada facilita el ejercicio.\n\n---\n\n## Obligaciones cuando IA toma notas\n\nIA añade tratamiento a la grabación.\n\nProceso:\n\n**audio → transcripción → análisis → informe → almacenamiento.**\n\nCada paso debe estar en tu marco de protección.\n\n### ¿Qué hace la IA?\n\nPuede:\n\n* transcribir;\n* identificar participantes;\n* extraer decisiones;\n* identificar acciones;\n* producir informe;\n* organizar plazos.\n\nEl informe no es copia, sino resultado de tratamiento.\n\n### ¿Dónde se almacenan datos?\n\nPregunta a proveedor.\n\nEn Leexi, grabaciones, transcripciones e informes se alojan en región París, en AWS. Con volumen alto, opción Scaleway.\n\n### ¿Quién trata datos?\n\nProveedor actúa como encargado según RGPD.\n\nLeexi usa modelo OpenAI ejecutado en Azure Francia, circuito cerrado.\n\n### ¿Se necesita DPA con proveedor?\n\n**Sí, si es encargado.**\n\nArtículo 28 exige contrato que defina objeto, duración, naturaleza, finalidad, tipo de datos, categorías y obligaciones.\n\nEste documento es el **DPA**.\n\n### ¿La IA usa conversaciones para entrenar?\n\n**Depende del proveedor.**\n\nVerifica antes de elegir.\n\nLeexi no usa conversaciones para entrenar modelos.\n\n---\n\n## Cómo informar que IA graba reunión\n\nUsa formulación clara.\n\n### Antes de reunión\n\n> «Antes de empezar: grabo la reunión y un asistente IA redacta el informe con decisiones y acciones. Se compartirá con participantes. La grabación se conserva [duración] y luego se elimina. ¿Alguien se opone?»\n\n### Para reunión interna\n\n> «Como siempre, la reunión se graba y el informe se genera automáticamente. Está en la biblioteca compartida con decisiones y tareas. Si quieres que pare para un punto, dime.»\n\n### Para cliente o prospecto\n\n> «Antes de empezar: ¿aceptas que grabe? Un asistente IA redacta el informe, así no tomo notas mientras hablamos.»\n\n---\n\n## Errores a evitar\n\n### 1. Grabar sin avisar\n\nError común.\n\nGrabas desde teléfono y olvidas informar.\n\n### 2. No definir finalidad\n\n«Guardamos reuniones por si acaso» no es política.\n\nDebes saber por qué y cuánto tiempo.\n\n### 3. Guardar grabaciones indefinidamente\n\nDos años sin reglas es problema.\n\n### 4. Dar acceso a toda la empresa\n\nInforme de comité no debe ser accesible a todos.\n\n### 5. Que cada uno use su herramienta\n\nMultiplica proveedores, tratamientos, almacenamientos y contratos.\n\n### 6. Grabar todas las reuniones automáticamente\n\nCNIL dice «empleador no puede poner sistema de escucha o grabación permanente o sistemática».\n\nAutomatizar no elimina necesidad de marco.\n\n---\n\n## Cómo grabar con Leexi\n\nCon marco RGPD definido, sigue pasos:\n\n### 1. Unirse a reunión\n\nLeexi puede unirse a Teams, Meet y Zoom desde agenda.\n\nEn reunión física, inicia grabación desde app móvil.\n\n### 2. Transcribir\n\nTras reunión, obtén transcripción junto al informe.\n\n### 3. Generar informe\n\nIncluye decisiones, acciones y plazos.\n\nAdapta formato según tipo.\n\n### 4. Gestionar accesos\n\nDefine quién puede ver informes.\n\n### 5. Controlar datos\n\nLeexi ofrece hosting en París, opción Scaleway, modelo en Azure Francia cerrado, cifrado en tránsito y reposo, sin entrenamiento con tus conversaciones.\n\n---\n\n## Dificultades reales de usuarios\n\nNo solo legales.\n\nEn **1.141 tickets entre enero y junio 2026**, problemas comunes: grabación en app móvil, conexión a reuniones comerciales, transcripciones telefónicas y derechos de acceso.\n\nEsto muestra otra perspectiva:\n\n**no solo «¿puedo grabar?»**\n\nTambién:\n\n**¿dónde va grabación → quién la ve → cuánto dura → cómo se elimina?**\n\n---\n\n## Resumen\n\n**Grabar reunión es posible.**\n\nPero no basta con preguntar:\n\n> «¿Tengo derecho a grabar?»\n\nHay que verificar toda cadena:\n\n**informar → grabar → transcribir → analizar → compartir → conservar → eliminar.**\n\nEsta cadena debe estar en tu política de protección.\n\n**¿Quieres informes sin redactarlos?** [Reserva demo](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)\n\n## Fuentes\n\nTextos consultados el 22 agosto 2026.\n\n* RGPD, artículos 4,5,6,7,12,13,15,16,17,21,28,32\n* Código Penal, artículo 226-1\n* CNIL, Escucha y grabación en trabajo\n* Reglamento europeo IA, artículo 50\n\n*Esta página describe el marco aplicable. No es asesoría legal.*\n","2026-08-24T12:24:26.930Z","2026-08-24T12:27:09.404Z","2026-08-24T13:03:13.979Z",{"id":671,"documentId":476,"metaTitle":672,"metaDescription":673,"slug":674,"heroTitle":675,"heroUnderTitle":676,"heroUnderTitle2":69,"heroUnderTitle3":69,"heroCTA":222,"heroVideoUrl":69,"blog":677,"createdAt":678,"updatedAt":679,"publishedAt":680,"locale":90,"__type":151},23394,"Registrare una riunione: regole GDPR","Informare, scegliere base legale, limitare conservazione e accessi: cosa impone il GDPR prima di registrare una riunione.","\u002Fit\u002Fsicurezza\u002Fcertificazioni-audit-conformita-normativa\u002Fregistrare-una-riunione-professionale-gdpr\u002F","Registrare una riunione professionale: quali regole GDPR?","Regole da rispettare prima di registrare e cosa cambia se un'IA redige il verbale.","Vuoi registrare una riunione per ottenere automaticamente trascrizione o verbale? È possibile, ma devi rispettare regole: informare i partecipanti, scegliere base legale, limitare conservazione e controllare accessi ai file.\n\n**Se un'IA trascrive o redige il verbale, devi anche informare i soggetti coinvolti di questo trattamento.**\n\n## Si può registrare una riunione professionale?\n\n**Sì, ma non senza regole precise.**\n\nUna registrazione contiene voci, nomi, ruoli e discorsi. È quindi un trattamento di dati personali ai sensi del GDPR.\n\nDevi in particolare:\n\n* informare i partecipanti prima della registrazione;\n* determinare la base legale;\n* definire la finalità della registrazione;\n* limitare la durata della conservazione;\n* limitare gli accessi;\n* permettere l'esercizio dei diritti dei partecipanti.\n\nRegistrare a loro insaputa è reato secondo il Codice penale, che punisce con un anno di reclusione e 45.000 euro di multa chi, con qualsiasi mezzo, viola la privacy altrui captando o trasmettendo parole private senza consenso (art. 226-1).\n\n### Una registrazione è dato personale?\n\n**Sì.**\n\nIl GDPR definisce dato personale come «qualsiasi informazione relativa a una persona fisica identificata o identificabile» (art. 4, par. 1).\n\nVoce, nome, ruolo o discorsi in riunione possono identificare un partecipante.\n\nAnche trascrizione e verbale sono dati personali.\n\n### Perché il GDPR si applica a una riunione registrata?\n\nPerché si effettuano trattamenti successivi:\n\n**registrare → trascrivere → archiviare → condividere → eventualmente cancellare.**\n\nIl mezzo usato non cambia il principio.\n\nChe la registrazione sia da telefono, registratore, PC o assistente in videoconferenza, tratti dati personali. Le modalità pratiche variano: vedi [registrazione in sala](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-une-reunion-en-presentiel-rgpd\u002F), [registrazione chiamata telefonica](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-appel-telephonique-rgpd\u002F) e [visita cantiere](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fit\u002Fsicurezza\u002Fcertificazioni-audit-conformita-normativa\u002Fregistrare-una-riunione-di-cantiere-gdpr\u002F).\n\n### Quali dati si registrano?\n\nA seconda dello strumento puoi conservare:\n\n* audio;\n* trascrizione;\n* nomi dei partecipanti;\n* data della riunione;\n* durata;\n* verbale;\n* decisioni;\n* azioni assegnate.\n\nAlcune conversazioni possono rivelare dati sensibili non previsti.\n\nUn partecipante può parlare di salute, famiglia o opinioni politiche.\n\n---\n\n## Bisogna avvisare prima di registrare?\n\n**Sì.**\n\nL'informazione deve avvenire **prima o al momento della raccolta dati**. Il GDPR richiede che sia fornita «quando i dati sono ottenuti» (art. 13, par. 1).\n\nDire solo «la riunione è registrata» potrebbe non bastare.\n\n### Quando avvisare?\n\n**Prima di avviare la registrazione.**\n\nPuoi avvisare nell'invito e ricordare all'inizio della riunione.\n\nImportante se qualcuno si unisce in corso.\n\n### Cosa dire?\n\nLa CNIL dice che «dipendenti e interlocutori (clienti) devono essere informati: dell'esistenza del sistema, dell'identità del responsabile, delle finalità».\n\nDevi spiegare chiaramente:\n\n**chi registra → perché → cosa si registra → cosa si fa con i dati.**\n\n### Va detto se un'IA redige il verbale?\n\n**Sì.**\n\nRegistrazione audio e trattamento IA sono due operazioni distinte.\n\nIl regolamento europeo sull'intelligenza artificiale stabilisce che «i fornitori devono informare che si interagisce con un sistema IA» (art. 50, par. 1). Queste regole valgono dal 2 agosto 2026 e riguardano il fornitore; il tuo obbligo di informare deriva dal GDPR e dalla CNIL.\n\nSe un assistente trascrive e genera il verbale, devi dirlo ai partecipanti.\n\nPuoi dire:\n\n> «La riunione è registrata e un assistente IA redige automaticamente il verbale.»\n\nChi arriva dopo deve essere informato prima di parlare.\n\n### Se qualcuno arriva a riunione iniziata?\n\n**Lo informi prima che parli.**\n\nIn videoconferenza l'assistente appare tra i partecipanti; in presenza potrebbe non vedersi.\n\nPuoi dire:\n\n> «Ti avviso prima che parli: la riunione è registrata e un assistente IA redige il verbale. Se hai problemi, dillo e interrompo la registrazione.»\n\n---\n\n## Quale base legale per registrare?\n\n**Dipende da chi è registrato e dal contesto.**\n\nLe basi principali sono interesse legittimo e consenso. La scelta varia per riunioni diverse: vedi [incontro commerciale](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-rendez-vous-commercial-rgpd\u002F), [colloquio](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-entretien-de-recrutement-rgpd\u002F), [comitato direttivo](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-comite-de-direction-rgpd\u002F), [comitato di pilotaggio](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fenregistrer-un-comite-de-pilotage-rgpd\u002F).\n\n### Si può usare interesse legittimo?\n\n**Sì, soprattutto per riunioni interne.**\n\nArt. 6 GDPR autorizza trattamenti necessari per interessi legittimi, salvo prevalenza diritti fondamentali (par. 1, lett. f).\n\nServe un **bilanciamento** e informare i partecipanti.\n\n### Si può usare il consenso?\n\n**Sì, se è la base appropriata.**\n\nIl consenso è «manifestazione libera, specifica, informata e inequivocabile» (art. 4, punto 11).\n\nIl titolare deve dimostrare che è stato dato (art. 7, par. 1).\n\nUn consenso datato è utile.\n\n### Si può registrare collaboratori senza consenso?\n\n**Sì, se basato su interesse legittimo, dopo informazione e bilanciamento.**\n\nLa situazione dipendente-datore è diversa da cliente o prospect.\n\n### Si può registrare cliente o prospect?\n\n**Sì, ma serve il consenso se questa è la base scelta.**\n\nChiedi il consenso prima di registrare.\n\nSe rifiuta, non registrare.\n\n---\n\n## Quanto conservare una registrazione?\n\n**Solo il tempo necessario alla finalità.**\n\nIl GDPR impone dati «conservati non oltre il necessario» (art. 5, par. 1, lett. e).\n\nUna biblioteca con anni di registrazioni senza regole è problema di governance.\n\n### Quanto conservare audio?\n\nPer chiamate di lavoro, la CNIL dice massimo sei mesi.\n\nChiediti:\n\n**Quando l'audio non serve più?**\n\nDopo verifica e validazione del verbale, l'originale può non servire.\n\n### Quanto conservare trascrizione?\n\nLa CNIL indica fino a un anno per documenti di analisi.\n\nDipende da finalità e trattamento.\n\n### Cosa fare con registrazioni vecchie?\n\n**Prevedi la cancellazione.**\n\nNon affidarti alla memoria degli utenti.\n\nServe politica chiara:\n\n**creazione → conservazione → scadenza → cancellazione.**\n\n---\n\n## Chi può accedere a una registrazione?\n\n**Solo chi ne ha bisogno per lavoro.**\n\nUna registrazione contiene più info di un verbale.\n\nDifferenzia livelli di accesso.\n\n### Chi può vedere audio, trascrizione e verbale?\n\nI tre file rispondono a bisogni diversi.\n\nPuoi per esempio:\n\n* condividere verbale con partecipanti;\n* limitare accesso a trascrizione;\n* conservare audio solo se giustificato.\n\nL'accesso deve essere proporzionato.\n\n### Serve cifrare i dati?\n\n**La sicurezza deve essere adeguata al rischio.**\n\nIl GDPR richiede «misure tecniche e organizzative adeguate, incluse pseudonimizzazione e cifratura» (art. 32, par. 1).\n\nIl [dossier conformità Leexi](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fit\u002Fsicurezza\u002Fcertificazioni-audit-conformita-normativa\u002Ffaq-conformita-sovranita\u002F) dettaglia hosting, subappaltatori e certificazioni.\n\nScegliendo fornitore, verifica sicurezza archiviazione e trasferimenti.\n\n---\n\n## Diritti dei partecipanti\n\nI registrati hanno diritti secondo GDPR.\n\n### Possono chiedere accesso?\n\n**Sì.**\n\nHanno diritto a conferma se dati personali sono trattati (art. 15, par. 1). Include audio, trascrizione, verbale.\n\n### Possono chiedere rettifica?\n\n**Sì.**\n\nHanno diritto a correzione dati inesatti (art. 16).\n\nImportante con trascrizioni automatiche.\n\nL'IA può sbagliare nomi, cifre, date, decisioni, identità.\n\n### Possono chiedere cancellazione?\n\n**Sì, nei limiti del GDPR.**\n\nPossono chiedere cancellazione dati personali (art. 17, par. 1).\n\nLa richiesta va valutata rispetto a finalità e obblighi di conservazione.\n\n### Possono opporsi alla registrazione?\n\n**Sì, se si basa su interesse legittimo, secondo GDPR.**\n\nHanno diritto di opposizione per motivi personali (art. 21, par. 1).\n\nL'opposizione è legata alla base legale.\n\n### Entro quando rispondere?\n\n**Di norma entro un mese.** Il titolare risponde «senza ritardo e comunque entro un mese» (art. 12, par. 3).\n\nServe poter trovare rapidamente le riunioni.\n\nUna biblioteca organizzata aiuta.\n\n---\n\n## Obblighi quando l'IA prende appunti\n\nL'IA aggiunge un trattamento dopo la registrazione.\n\nFunzionamento:\n\n**audio → trascrizione → analisi → verbale → archiviazione.**\n\nOgni fase deve essere nel quadro protezione dati.\n\n### Cosa fa l'IA?\n\nPuò:\n\n* trascrivere;\n* identificare partecipanti;\n* estrarre decisioni;\n* identificare azioni;\n* produrre verbale;\n* organizzare scadenze.\n\nIl verbale non è copia dell'audio, ma risultato di trattamento.\n\n### Dove sono archiviati i dati?\n\nDomanda chiave per il fornitore.\n\nLeexi conserva registrazioni, trascrizioni e verbali in regione Parigi su AWS. Oltre un certo volume, hosting su Scaleway è possibile.\n\n### Chi tratta i dati?\n\nIl fornitore è subappaltatore secondo GDPR.\n\nLeexi usa modello OpenAI eseguito su Azure France in circuito chiuso.\n\n### Serve un DPA con il fornitore?\n\n**Sì, se è subappaltatore.**\n\nArt. 28 GDPR impone contratto che definisce trattamento, durata, natura, dati, obblighi (par. 3).\n\nQuesto documento è il **DPA**.\n\n### L'IA usa conversazioni per addestrarsi?\n\n**Dipende dal fornitore.**\n\nDa verificare prima di scegliere.\n\nLeexi non usa conversazioni per addestrare modelli.\n\n---\n\n## Come informare che un'IA registra?\n\nUsa frasi semplici e chiare.\n\n### Prima della riunione\n\n> «Prima di iniziare: registro la riunione e un assistente IA redige verbale con decisioni e azioni. Il verbale sarà condiviso. La registrazione sarà conservata [durata] e poi cancellata. Qualcuno si oppone?»\n\n### Per riunioni interne\n\n> «Come sempre, la riunione è registrata e il verbale generato automaticamente. Lo trovi nella biblioteca condivisa con decisioni e compiti. Se vuoi che interrompa per un punto, dillo.»\n\n### Per cliente o prospect\n\n> «Prima di iniziare: sei d'accordo a registrare? Un assistente IA redige il verbale, così non prendo appunti mentre parliamo.»\n\n---\n\n## Errori da evitare\n\n### 1. Registrare senza avvisare\n\nErrore comune.\n\nAvvii registrazione da telefono senza informare.\n\n### 2. Non definire finalità\n\n«Conserviamo le riunioni per sicurezza» non è politica.\n\nDevi sapere perché e per quanto.\n\n### 3. Conservare tutto a tempo indeterminato\n\nAnni di riunioni senza regole sono un rischio.\n\n### 4. Dare accesso a tutta l'azienda\n\nVerbale comitato non va condiviso con tutti.\n\n### 5. Usare strumenti diversi per tutti\n\nMolti fornitori, trattamenti, archivi e contratti da gestire.\n\n### 6. Registrare tutto automaticamente\n\nCNIL dice: «Datore non può ascolto o registrazione permanente o sistematica».\n\nAutomazione non elimina bisogno di regole.\n\n---\n\n## Come registrare con Leexi?\n\nCon quadro GDPR definito, pochi passi:\n\n### 1. Unirsi alla riunione\n\nLeexi si unisce a Teams, Meet, Zoom da calendario.\n\nIn presenza, registri da app mobile.\n\n### 2. Trascrivere\n\nDopo riunione, ottieni trascrizione e verbale.\n\n### 3. Generare verbale\n\nInclude decisioni, azioni, scadenze.\n\nAdatti formato a tipo riunione.\n\n### 4. Gestire accessi\n\nDefinisci chi può vedere verbali.\n\n### 5. Controllare dati\n\nLeexi usa hosting Parigi, opzione Scaleway, modello Azure France circuito chiuso, cifratura in transito e a riposo, nessun addestramento su conversazioni.\n\n---\n\n## Difficoltà reali utenti\n\nNon solo questioni legali.\n\nSu **1.141 ticket support da gen a giu 2026**, problemi comuni: registrazione da app mobile, connessioni riunioni commerciali, trascrizioni telefoniche, diritti accesso.\n\nAltro punto di vista:\n\n**non solo «posso registrare?»**\n\nMa anche:\n\n**dove va registrazione → chi la vede → quanto dura → come si cancella.**\n\n---\n\n## Riassunto\n\nPrima di registrare, verifica:\n\n* **Informazione**: partecipanti sanno di essere registrati?\n* **Finalità**: perché conservi?\n* **Base legale**: quale usi?\n* **Conservazione**: quando cancelli audio e trascrizione?\n* **Accesso**: chi può vedere?\n* **Subappaltatori**: chi tratta e dove?\n\nSe c'è IA, aggiungi:\n\n**partecipanti sanno che IA elabora verbale?**\n\n## FAQ\n\n### È legale registrare una riunione?\n\nSì, se rispetti regole: informazione, base legale, finalità, durata.\n\n### Bisogna avvisare?\n\nSì, prima o al momento della raccolta.\n\n### Si può registrare senza consenso?\n\nIn certi casi, con interesse legittimo e informazione.\n\n### Si può registrare cliente?\n\nSì, serve consenso se base è consenso.\n\n### Si può registrare con telefono?\n\nSì, il mezzo non cambia obblighi.\n\n### Si può usare IA per appunti?\n\nSì, ma serve informare.\n\n### Quanto conservare?\n\nDipende da finalità. CNIL dice 6 mesi per chiamate, fino a un anno per analisi.\n\n### Si può chiedere cancellazione?\n\nSì, secondo diritto all'oblio.\n\n---\n\n## In sintesi\n\n**Registrare una riunione è possibile.**\n\nMa non basta chiedersi:\n\n> «Posso registrare?»\n\nDevi controllare tutta la catena:\n\n**informare → registrare → trascrivere → analizzare → condividere → conservare → cancellare.**\n\nQuesta catena va regolata nella politica dati.\n\n**Vuoi il verbale senza scriverlo?** [Prenota demo](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)\n\n## Fonti\n\nTesti da fonti primarie al 22 agosto 2026.\n\n* GDPR articoli 4,5,6,7,12,13,15,16,17,21,28,32\n* Codice penale art. 226-1\n* CNIL, Ascolto e registrazione chiamate sul lavoro\n* Regolamento europeo IA art. 50\n\n*Questa pagina descrive il quadro applicabile, non è parere legale.*\n","2026-08-24T12:25:24.865Z","2026-08-24T12:28:27.959Z","2026-08-24T13:03:14.206Z",{"id":682,"documentId":518,"metaTitle":683,"metaDescription":684,"slug":685,"heroTitle":686,"heroUnderTitle":687,"heroUnderTitle2":69,"heroUnderTitle3":69,"heroCTA":210,"heroVideoUrl":69,"blog":688,"createdAt":689,"updatedAt":690,"publishedAt":691,"locale":84,"__type":151},20872,"Glosario de la herramienta IA de toma","Términos clave de la herramienta IA: cuenta, transcripción, RGPD, ISO 27001, LLM, diarización, RAG y más.","\u002Fes\u002Fseguridad\u002Fcertificaciones-auditorias-cumplimiento\u002Fglosario-herramienta-de-toma-de-notas-ia\u002F","Glosario de la herramienta IA de toma de notas","Términos del producto, cumplimiento y técnica, definidos y listos para buscadores.","Los términos que un profesional encuentra al elegir una herramienta IA de toma de notas, definidos de forma sencilla. Cada definición tiene de una a tres frases, escritas para ser usadas tal cual por buscadores o IA. Para dudas de compra, la [FAQ cumplimiento y soberanía](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fes\u002Fseguridad\u002Fcertificaciones-auditorias-cumplimiento\u002Ffaq-cumplimiento-soberania\u002F) responde punto por punto; para ver estas piezas en acción, [prueba Leexi en una de tus reuniones](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta).\n\n## Producto y cuenta\n\n**Herramienta IA de toma de notas.** Software que se une a tu reunión (videoconferencia, llamada o presencial), la transcribe y genera el resumen: decisiones, acciones, plazos. Escribe las notas por ti, no solo te ayuda a escribirlas. Más detalles en [toma de notas por IA](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fes\u002Fasistente-ia\u002Ftoma-de-notas-ia\u002Fleexi-ai-toma-notas-revolucion-reuniones\u002F).\n\n**Notetaker.** Término inglés común para herramienta IA de toma de notas. En Leexi, decimos «herramienta IA de toma de notas».\n\n**Cuenta (CR).** Documento redactado tras la reunión: resumen, decisiones, tareas asignadas y plazos. Es el entregable, a diferencia de la transcripción cruda. Algunos [herramientas de cuentas de reunión](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fes\u002Fasistente-ia\u002Ftoma-de-notas-ia\u002Fherramientas-reportes-reunion\u002F) lo generan automáticamente.\n\n**Acta (PV).** Cuenta formal de una instancia: junta directiva, asamblea, CSE, consejo municipal. Igual que un CR, pero con forma más estricta.\n\n**Transcripción.** Texto palabra por palabra de lo dicho en la reunión. Base para el resumen, pero cruda: hay que depurarla para extraer lo esencial.\n\n**Identificación del hablante.** Asignar cada fragmento de la transcripción a quien lo dijo. Permite saber quién asumió qué compromiso.\n\n**Resumen automático.** Síntesis generada desde la transcripción: lo esencial de la reunión sin releer todo.\n\n**Plantilla de resumen.** Modelo de cuenta adaptado a tipo de reunión, por ejemplo entrevista o cita comercial. El resumen destaca lo importante para ese tipo.\n\n**Biblioteca.** Historial consultable de tus reuniones grabadas. Encuentras intercambios pasados sin abrir grabaciones.\n\n**Asistente (bot).** Agente que se une a la reunión para grabar y transcribir. Visible en la reunión, como exige el EU AI Act.\n\n**Autorrelleno CRM.** Completa automáticamente campos del CRM desde el resumen, sin reingreso. El resumen correcto se asocia a la ficha adecuada vía [integraciones CRM y videoconferencia](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fintegrations\u002F).\n\n**Presencial.** Reunión en sala, frente a videoconferencia. Herramienta IA solo en video no capta estas; [app móvil](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fes\u002Fasistente-ia\u002Fapp-movil\u002F) graba la sala.\n\n## Cumplimiento y soberanía\n\n**RGPD.** Reglamento europeo de datos personales. Para herramienta IA, exige base legal para grabar, informar a participantes y controlar tiempo de conservación.\n\n**Base legal.** Fundamento jurídico que autoriza grabar. Internamente, empleador puede usar interés legítimo tras balance y aviso; con externos, suele requerirse consentimiento explícito.\n\n**Consentimiento fechado.** Prueba fechada de que participantes fueron informados y consintieron, guardada en registro exportable y configurable por equipo y país.\n\n**ISO 27001.** Norma voluntaria de seguridad informática. No es obligación legal, pero es requisito en licitaciones B2B, grandes cuentas y sector público. Detalles en [certificaciones, auditorías y cumplimiento](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fes\u002Fseguridad\u002Fcertificaciones-auditorias-cumplimiento\u002F).\n\n**ISO 42001.** Norma para gestión de sistemas de IA. En Leexi, está en proceso.\n\n**NIS2.** Directiva europea que impone seguridad legal a entidades «esenciales» e «importantes». Es la obligación legal, no ISO 27001, que es medio para cumplirla.\n\n**EU AI Act.** Marco europeo de inteligencia artificial. Impone transparencia (asistente visible) y análisis de impacto para usos sensibles. [Compromiso de Leexi con EU AI Act](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fes\u002Fseguridad\u002Fcertificaciones-auditorias-cumplimiento\u002Feu-ai-act\u002F).\n\n**Cloud Act.** Ley estadounidense que permite acceso a datos de empresas US aunque estén almacenados fuera. Por eso, AWS en Francia no basta para soberanía estricta.\n\n**Alojamiento soberano.** Alojamiento que cumple tres condiciones: datacenters en Francia, entidad legal no sujeta a leyes extraterritoriales y control europeo.\n\n**HDS (Alojador de Datos de Salud).** Certificación obligatoria para alojar datos personales de salud en Francia. Sin ella, herramienta no puede tratar datos para estructura sanitaria.\n\n**SecNumCloud.** Calificación ANSSI que garantiza alto nivel de seguridad e inmunidad a leyes extraeuropeas. Principalmente para sector público y datos sensibles.\n\n**DPA (acuerdo de procesamiento de datos).** Contrato que regula tratamiento de tus datos por proveedor. Es uno de los primeros documentos que un DPO pide antes de comprar.\n\n**Subcontratista.** Proveedor que procesa datos para el proveedor principal. Lista de subcontratistas es prueba que comprador exige para mapear cadena de tratamiento.\n\n**No entrenamiento.** Tus conversaciones no se usan para entrenar modelos IA. Primer punto que verifican equipos técnicos.\n\n**Circuito cerrado.** Tratamiento donde modelo de lenguaje opera en entorno controlado, sin exponer datos a terceros. En Leexi, modelo corre vía Azure Francia, en circuito cerrado.\n\n**Cifrado en tránsito y reposo.** Protección de datos durante transferencia y almacenamiento.\n\n**Schrems II \u002F Data Privacy Framework.** Marco legal que regula transferencias de datos personales UE-EEUU. Herramienta que aloja y procesa todo en EEUU depende de esto.\n\n**SOC 2.** Informe de auditoría estadounidense, equivalente funcional a ISO 27001. Compradores piden uno u otro como prueba externa, no solo declaración.\n\n**DPIA \u002F AIPD (análisis de impacto).** Análisis de impacto en protección de datos, requerido para tratamientos sensibles. EU AI Act lo hace casi obligatorio antes de desplegar IA.\n\n**Pseudonimización y anonimización.** Pseudonimizar: sustituir identificadores por códigos reversibles; anonimizar: hacer imposible identificar. Solo anonimización excluye dato del RGPD.\n\n**Datos personales (PII).** Información que identifica persona directa o indirectamente. Transcripción suele contener nombres, cargos, comentarios.\n\n**Residencia de datos.** Lugar físico donde se almacenan tus datos. Para Leexi, es Francia.\n\n## Bajo el capó: técnica\n\n**Reconocimiento vocal (ASR, speech-to-text).** Conversión de voz a texto. Primera etapa: sin transcripción fiable, no hay resumen fiable.\n\n**Diarización.** Nombre técnico para identificación del hablante: segmentar audio y asignar cada parte a la persona correcta. Permite saber «quién dijo qué».\n\n**Detección de actividad vocal (VAD).** Detectar cuándo alguien habla para transcribir y omitir silencios y ruido.\n\n**Tasa de error de palabras (WER).** Medida de calidad de transcripción: porcentaje de palabras mal transcritas. Más baja es mejor; suele diferenciar herramientas en francés y neerlandés.\n\n**Procesamiento de lenguaje natural (NLP).** Técnicas que permiten a máquina analizar y generar lenguaje. Convierte transcripción cruda en resumen estructurado.\n\n**Gran modelo de lenguaje (LLM).** Modelo IA que redacta resumen, decisiones y tareas desde transcripción. En Leexi, modelo OpenAI ejecutado vía Azure Francia, en circuito cerrado.\n\n**Prompt y plantilla de prompt.** Instrucción al modelo para generar cuenta. Plantilla por tipo de reunión orienta resumen a lo importante.\n\n**RAG (generación aumentada por recuperación).** Técnica donde modelo responde apoyado en documentos precisos, no solo memoria. En Leexi, «Ask Leexi» consulta historial de reuniones.\n\n**Resumen extractivo y abstractivo.** Extractivo: se seleccionan frases textuales. Abstractivo: se reformula. Buen resumen combina ambos: decisión reformulada, cita exacta si es clave.\n\n**Alucinación.** Cuando modelo genera información plausible pero falsa. En cuenta, riesgo a vigilar; por eso nada se envía sin tu revisión.\n\n**Vocabulario sectorial \u002F diccionario personalizado.** Añadir términos propios (productos, siglas, jerga) para que transcripción los escriba bien.\n\n**Latencia y tiempo real.** Retraso entre lo dicho y transcripción. En tiempo real, transcripción aparece durante reunión, no después.\n\n**API y webhook.** Puntos técnicos que envían cuenta automáticamente a otra herramienta (CRM, base de conocimientos) sin intervención humana.\n\n**Cifrado TLS y AES.** TLS protege datos en transferencia, AES en almacenamiento. Es el sentido de «cifrado en tránsito y reposo».\n\n## Integraciones y despliegue\n\n**CRM.** Herramienta que centraliza contactos y oportunidades (HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Dynamics). Reto para herramienta IA es subir cuenta al lugar correcto.\n\n**VoIP.** Telefonía por Internet (Aircall, Ringover). Permite captar y resumir llamadas, no solo videoconferencias.\n\n**SSO \u002F SAML.** Autenticación única que conecta herramienta al directorio de empresa. Su implementación suele ser por administrador IT.\n\n**Conexión al calendario.** Enlace de herramienta con tu agenda (Outlook, Google Calendar), que permite al asistente unirse automáticamente a reuniones programadas.","2026-08-07T15:23:41.541Z","2026-08-10T08:06:10.138Z","2026-08-10T08:07:11.640Z",{"id":693,"documentId":518,"metaTitle":694,"metaDescription":695,"slug":696,"heroTitle":697,"heroUnderTitle":698,"heroUnderTitle2":69,"heroUnderTitle3":69,"heroCTA":70,"heroVideoUrl":69,"blog":699,"createdAt":700,"updatedAt":701,"publishedAt":702,"locale":74,"__type":151},20821,"Glossarium AI-notitiehulpmiddel: notu","Begrippen van AI-notitiehulpmiddel: verslag, transcriptie, GDPR, ISO 27001, LLM, diarizatie, RAG en meer.","\u002Fnl\u002Fveiligheid\u002Fcertificeringen-audits-naleving-regelgeving\u002Fwoordenlijst-ai-notitie-tool\u002F","Glossarium van het AI-notitiehulpmiddel","Product-, compliance- en technische termen, eenvoudig uitgelegd en precies overgenomen door zoekmachines.","De termen die een professional tegenkomt bij het kiezen van een AI-notitiehulpmiddel, eenvoudig uitgelegd. Elke definitie bestaat uit één tot drie zinnen, geschreven om exact door zoekmachines of AI te worden overgenomen. Voor aankoopvragen beantwoordt de [FAQ over compliance en soevereiniteit](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fnl\u002Fveiligheid\u002Fcertificeringen-audits-naleving-regelgeving\u002Ffaq-naleving-soevereiniteit\u002F) deze puntsgewijs; om te zien hoe deze onderdelen samenwerken, [test Leexi in een van uw vergaderingen](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta).\n\n## Het product en het verslag\n\n**AI-notitiehulpmiddel.** Software die uw vergadering (videoconferentie, telefoon of fysiek) bijwoont, transcribeert en een verslag maakt: beslissingen, acties, deadlines. Het schrijft de notities voor u, in plaats van u te helpen uw eigen notities te maken. De volledige werking staat op [AI-vergadernotities](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fnl\u002Fai-assistent\u002Fnote-taker\u002Fleexi-ai-note-taker-veranderd-vergaderingen\u002F).\n\n**Notetaker.** Veelgebruikte Engelse term voor een AI-notitiehulpmiddel. Bij Leexi zeggen we \"AI-notitiehulpmiddel\".\n\n**Verslag (CR).** Het document dat na de vergadering wordt opgesteld: samenvatting, genomen beslissingen, toegewezen taken en deadlines. Het is het eindproduct, in tegenstelling tot de ruwe transcriptie. Sommige [vergaderverslagtools](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fnl\u002Fai-assistent\u002Fnote-taker\u002Ftools-voor-samenvattingen\u002F) maken dit automatisch.\n\n**Proces-verbaal (PV).** Het formele verslag van een orgaan: raad van bestuur, algemene vergadering, CSE, gemeenteraad. Zelfde logica als een CR, maar met strengere vormvereisten.\n\n**Transcriptie.** Woord-voor-woord tekst van wat er tijdens de vergadering is gezegd. Het dient als basis voor het verslag, maar is nog onbewerkt: het moet worden geanalyseerd om de kern te halen.\n\n**Sprekeridentificatie (wie spreekt).** Toewijzing van elk transcriptiedeel aan de spreker. Zo weet u wie welke toezegging deed.\n\n**Automatisch samenvatten.** Synthese gemaakt uit de transcriptie: de kern van de vergadering, zonder alles opnieuw te lezen.\n\n**Samenvattingssjabloon.** Een verslagmodel aangepast aan een type vergadering, bijvoorbeeld een sollicitatiegesprek of verkoopafspraak. Het verslag richt zich dan op wat voor dat type vergadering telt.\n\n**Bibliotheek.** Historie van uw opgenomen vergaderingen, doorzoekbaar. U vindt een eerdere uitwisseling terug zonder de opname opnieuw te openen.\n\n**De assistent (de bot).** Agent die de vergadering bijwoont om op te nemen en te transcriberen. Hij is zichtbaar in de vergadering, zoals vereist door de EU AI Act.\n\n**Autofill CRM.** Automatisch invullen van CRM-velden vanuit het verslag, zonder herinvoer. Het juiste verslag verschijnt in het juiste dossier via de [CRM- en videoconferentie-integraties](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fintegrations\u002F).\n\n**Fysieke aanwezigheid.** Een vergadering in een zaal, in tegenstelling tot videoconferentie. Een AI-notitiehulpmiddel dat alleen in visio werkt, vangt deze niet; [de mobiele app](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fnl\u002Fai-assistent\u002Fmobiele-app\u002F) neemt de zaal wel op.\n\n## Compliance en soevereiniteit\n\n**GDPR.** Europese verordening voor persoonsgegevens. Voor een AI-notitiehulpmiddel vereist dit een wettelijke basis voor opname, informatie aan deelnemers en gecontroleerde bewaartermijn.\n\n**Wettelijke basis.** Juridische grondslag die opname toestaat. Intern kan de werkgever steunen op gerechtvaardigd belang na afweging en voorafgaande informatie; voor gesprekken met externen is meestal expliciete toestemming nodig.\n\n**Getimede toestemming.** Gedateerd bewijs dat deelnemers geïnformeerd zijn en toestemming gaven voor opname, bewaard in een exporteerbare log, instelbaar per team en land.\n\n**ISO 27001.** Vrijwillige norm voor informatiebeveiliging. Geen wettelijke verplichting, maar feitelijk vereiste bij B2B-aanbestedingen, grote klanten en overheidsopdrachten. Details op [certificeringen, audits en compliance](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fnl\u002Fveiligheid\u002Fcertificeringen-audits-naleving-regelgeving\u002F).\n\n**ISO 42001.** Norm voor management van AI-systemen. Bij Leexi in ontwikkeling.\n\n**NIS2.** Europese richtlijn die wettelijke beveiligingsplicht oplegt aan \"essentiële\" en \"belangrijke\" entiteiten. Deze verplichting komt van NIS2, niet van ISO 27001; ISO 27001 is een manier om eraan te voldoen.\n\n**EU AI Act.** Europees kader voor kunstmatige intelligentie. Vereist onder meer transparantie (zichtbare assistent in vergadering) en impactanalyses voor gevoelige toepassingen. [Leexi's inzet voor de EU AI Act](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fnl\u002Fveiligheid\u002Fcertificeringen-audits-naleving-regelgeving\u002Feu-ai-wet\u002F) is gedocumenteerd.\n\n**Cloud Act.** Amerikaanse wet die autoriteiten toegang geeft tot data van Amerikaanse bedrijven, ook als die elders zijn opgeslagen. Daarom is AWS-hosting in Frankrijk niet voldoende voor strikte soevereiniteit.\n\n**Soevereine hosting.** Hosting die aan drie voorwaarden voldoet: datacenters fysiek in Frankrijk, juridische entiteit niet onderworpen aan extraterritoriale wetten, en Europees kapitaalbeheer.\n\n**HDS (Gezondheidsgegevenshost).** Verplichte certificering voor hosting van gezondheidsgegevens in Frankrijk. Zonder deze mag een tool deze data niet verwerken voor een zorginstelling.\n\n**SecNumCloud.** ANSSI-kwalificatie die hoog beveiligingsniveau en immuniteit tegen extraterritoriale wetten garandeert. Vooral relevant voor publieke sector met gevoelige data.\n\n**DPA (gegevensverwerkingsovereenkomst).** Contract dat de verwerking van uw data door een leverancier regelt. Een van de eerste documenten die een DPO vraagt voor aankoop.\n\n**Subverwerker.** Dienstverlener die data verwerkt namens de leverancier. De lijst van subverwerkers is bewijs dat een koper vraagt om de verwerkingsketen in kaart te brengen.\n\n**Niet-trainen.** Uw gesprekken worden niet gebruikt om AI-modellen te trainen. Dit is het eerste wat technische teams controleren.\n\n**Gesloten circuit.** Verwerking waarbij het taalmodel draait binnen een gecontroleerde omgeving, zonder dat uw data voor derden wordt gebruikt. Bij Leexi draait het model via Azure France, in gesloten circuit.\n\n**Encryptie tijdens transport en opslag.** Bescherming van data tijdens overdracht en opslag.\n\n**Schrems II \u002F Data Privacy Framework.** Juridisch kader voor overdracht van persoonsgegevens van EU naar VS. Een tool die alles in de VS host en verwerkt, valt hieronder.\n\n**SOC 2.** Amerikaanse auditrapportage, functioneel equivalent van ISO 27001. Kopers vragen een van beide als onafhankelijke bewijsvoering, niet alleen een verklaring.\n\n**DPIA \u002F AIPD (impactanalyse).** Gegevensbeschermingseffectbeoordeling, vereist voor gevoelige verwerkingen. EU AI Act maakt dit bijna standaard voor AI-tools.\n\n**Pseudonimisering en anonimisering.** Pseudonimiseren vervangt ID's door omkeerbare codes; anonimiseren maakt identificatie onmogelijk. Alleen anonimiseren haalt data uit GDPR.\n\n**Persoonsgegevens (PII).** Alle informatie die een persoon direct of indirect identificeert. Een vergadertranscriptie bevat bijna altijd namen, functies, uitgesproken woorden.\n\n**Dataresidency.** De fysieke locatie waar uw data wordt opgeslagen. Voor Leexi is dat Frankrijk.\n\n## Onder de motorkap: techniek\n\n**Spraakherkenning (ASR, speech-to-text).** Omzetting van spraak naar tekst. Eerste stap in de keten: zonder betrouwbare transcriptie geen betrouwbaar verslag.\n\n**Diarizatie.** Technische term voor sprekeridentificatie: audio segmenteren en elk deel aan juiste persoon toewijzen. Zo kan worden genoteerd \"wie wat zei\".\n\n**Spraakactiviteitsdetectie (VAD).** Detectie van momenten waarop iemand spreekt, om spraak te transcriberen en stilte\u002Fachtergrondgeluid te negeren.\n\n**Woordenfoutpercentage (WER).** Maatstaf voor transcriptiekwaliteit: percentage verkeerd getranscribeerde woorden. Hoe lager, hoe beter; vaak maken tools het verschil in Frans en Nederlands.\n\n**Natuurlijke taalverwerking (NLP).** Technieken waarmee een machine taal analyseert en produceert. Zet ruwe transcriptie om in gestructureerde samenvatting.\n\n**Groot taalmodel (LLM).** AI-model dat het verslag, beslissingen en taken maakt op basis van transcriptie. Bij Leexi is dit een OpenAI-model dat via Azure France draait, in gesloten circuit.\n\n**Prompt en promptsjabloon.** Instructie aan het model om het verslag te maken. Per vergadertype stuurt een sjabloon de samenvatting naar relevante inhoud.\n\n**RAG (retrieval-augmented generation).** Techniek waarbij het model antwoordt op basis van specifieke documenten in plaats van alleen geheugen. Bij Leexi bevraagt \"Ask Leexi\" zo uw vergaderhistorie.\n\n**Extractieve en abstractive samenvatting.** Extractief: zinnen selecteren zoals ze zijn. Abstractive: herformuleren. Een goed verslag combineert beide: herformuleerde beslissing, exacte citaat waar relevant.\n\n**Hallucinatie.** Wanneer een model plausibele maar onjuiste informatie produceert. Bij verslagen een risico om te bewaken, reden dat niets wordt verzonden zonder uw controle.\n\n**Vakjargon \u002F gepersonaliseerd woordenboek.** Toevoegen van sector-specifieke termen (productnamen, acroniemen, jargon) zodat transcriptie ze correct spelt.\n\n**Latentie en realtime.** Vertraging tussen gesproken woord en transcriptie. Realtime toont transcriptie tijdens vergadering, niet erna.\n\n**API en webhook.** Technische koppelingen die automatisch een verslag naar een ander systeem sturen (CRM, kennisbank) zonder menselijke tussenkomst.\n\n**TLS- en AES-encryptie.** TLS beschermt data tijdens overdracht, AES tijdens opslag. Dit is de concrete betekenis van \"versleuteld in transit en in rust\".\n\n## Integraties en uitrol\n\n**CRM.** Hulpmiddel dat uw contacten en kansen centraliseert (HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Dynamics). Voor een AI-notitiehulpmiddel is de uitdaging het verslag op de juiste plek te krijgen.\n\n**VoIP.** Telefonie via internet (Aircall, Ringover). Hiermee kunnen ook gesprekken worden vastgelegd en samengevat, niet alleen videoconferenties.\n\n**SSO \u002F SAML.** Single sign-on die het hulpmiddel koppelt aan het bedrijfsdirectory. Meestal ingericht door IT-beheerder.\n\n**Agenda-koppeling.** Verbinding van het hulpmiddel met uw kalender (Outlook, Google Agenda), zodat de assistent automatisch geplande vergaderingen bijwoont.","2026-08-07T15:23:41.468Z","2026-08-10T08:06:10.083Z","2026-08-10T08:07:03.146Z",{"id":704,"documentId":518,"metaTitle":705,"metaDescription":706,"slug":707,"heroTitle":708,"heroUnderTitle":709,"heroUnderTitle2":69,"heroUnderTitle3":69,"heroCTA":222,"heroVideoUrl":69,"blog":710,"createdAt":711,"updatedAt":712,"publishedAt":713,"locale":90,"__type":151},20925,"Glossario strumento note IA: verbale,","Termini strumento note IA spiegati: verbale, trascrizione, GDPR, ISO 27001, LLM, diarizzazione, RAG e altro.","\u002Fit\u002Fsicurezza\u002Fcertificazioni-audit-conformita-normativa\u002Fglossario-strumento-di-prendere-appunti-ia\u002F","Glossario dello strumento di note IA","Termini di prodotto, conformità e tecnica, spiegati e indicizzati dai motori di ricerca.","I termini che un professionista incontra scegliendo uno strumento di note IA, spiegati semplicemente. Ogni definizione è in una-tre frasi, scritta per essere ripresa così com'è da motori di ricerca o IA. Per domande d'acquisto, la [FAQ conformità e sovranità](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fit\u002Fsicurezza\u002Fcertificazioni-audit-conformita-normativa\u002Ffaq-conformita-sovranita\u002F) risponde punto per punto; per vedere queste funzioni insieme, [prova Leexi in una tua riunione](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta).\n\n## Il prodotto e il verbale\n\n**Strumento di note IA.** Un software che si unisce alla tua riunione (in videoconferenza, telefono o presenza), la trascrive e ne redige il verbale: decisioni, azioni, scadenze. Scrive le note al posto tuo, invece di aiutarti a scriverle. Il funzionamento completo è dettagliato su [la presa di note da riunione con IA](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fit\u002Fassistente-ia\u002Fpresa-appunti-ia\u002Fleexi-ai-note-taker-rivoluzione-riunioni\u002F).\n\n**Notetaker.** Termine inglese comune per uno strumento di note IA. In Leexi si dice «strumento di note IA».\n\n**Verbale (CR).** Documento redatto dopo la riunione: riassunto, decisioni prese, compiti assegnati e scadenze. È il deliverable, a differenza della trascrizione grezza. Alcuni [strumenti di verbali di riunione](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fit\u002Fassistente-ia\u002Fpresa-appunti-ia\u002Fstrumenti-rapporti-riunione\u002F) lo producono automaticamente.\n\n**Verbale ufficiale (PV).** Verbale formale di un organismo: consiglio d'amministrazione, assemblea generale, CSE, consiglio comunale. Stessa logica del CR, con requisiti formali più rigidi.\n\n**Trascrizione.** Testo parola per parola di quanto detto in riunione. Serve da base al riassunto, ma resta grezza: va elaborata per estrarne l'essenziale.\n\n**Identificazione oratore (chi parla).** Assegnazione di ogni parte della trascrizione alla persona che l'ha detta. Permette di sapere chi ha preso quale impegno.\n\n**Riassunto automatico.** Sintesi generata dalla trascrizione: l'essenziale della riunione, senza rileggerla tutta.\n\n**Template di riassunto.** Modello di verbale adatto a un tipo di riunione, es. colloquio o incontro commerciale. Il riassunto evidenzia ciò che conta per quel tipo.\n\n**Libreria.** Storico delle tue riunioni registrate, consultabile. Trovi uno scambio passato senza riaprire la registrazione.\n\n**Assistente (bot).** Agente che si unisce alla riunione per registrarla e trascriverla. Visibile in riunione, come richiesto dall'EU AI Act.\n\n**Autofill CRM.** Compilazione automatica dei campi CRM dal verbale, senza reinserimento. Il verbale giusto arriva nella scheda giusta, tramite [integrazioni CRM e videoconferenza](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fintegrations\u002F).\n\n**Presenza fisica.** Riunione in sala, contrapposta alla videoconferenza. Uno strumento di note IA che funziona solo in video non cattura queste; [l'app mobile](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fit\u002Fassistente-ia\u002Fapp-mobile\u002F) registra la sala.\n\n## Conformità e sovranità\n\n**GDPR.** Regolamento europeo sui dati personali. Per uno strumento di note IA impone base legale alla registrazione, informazione ai partecipanti e durata conservazione controllata.\n\n**Base legale.** Fondamento giuridico che autorizza la registrazione. Internamente, il datore può basarsi su interesse legittimo dopo test bilanciamento e informazione; per chiamate con esterni serve consenso esplicito.\n\n**Consenso datato.** Prova datata che i partecipanti sono stati informati e hanno acconsentito, conservata in log esportabile e configurabile per team e paese.\n\n**ISO 27001.** Norma volontaria di sicurezza informativa. Non obbligatoria per legge, ma prerequisito in gare B2B, grandi clienti e appalti pubblici. Dettagli su [certificazioni, audit e conformità](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fit\u002Fsicurezza\u002Fcertificazioni-audit-conformita-normativa\u002F).\n\n**ISO 42001.** Norma di gestione dei sistemi di intelligenza artificiale. In Leexi è in corso.\n\n**NIS2.** Direttiva europea che impone obbligo legale di sicurezza per entità «essenziali» e «importanti». È lei, non ISO 27001, a creare obbligo; ISO 27001 è un modo per rispettarlo.\n\n**EU AI Act.** Quadro europeo sull'intelligenza artificiale. Impone trasparenza (assistente visibile in riunione) e analisi d'impatto per usi sensibili. [L'impegno di Leexi sull'EU AI Act](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fit\u002Fsicurezza\u002Fcertificazioni-audit-conformita-normativa\u002Feu-ai-act\u002F) è documentato.\n\n**Cloud Act.** Legge USA che consente alle autorità americane di accedere a dati detenuti da società USA, anche se archiviati altrove. Per questo un hosting AWS in Francia non basta per sovranità stretta.\n\n**Hosting sovrano.** Hosting che soddisfa tre condizioni: datacenter fisici in Francia, entità giuridica non soggetta a leggi extraterritoriali, controllo azionario europeo.\n\n**HDS (Host dati sanitari).** Certificazione obbligatoria per ospitare dati sanitari personali in Francia. Senza, uno strumento non può trattare questi dati per strutture sanitarie.\n\n**SecNumCloud.** Qualifica ANSSI che attesta alto livello di sicurezza e immunità da leggi extraeuropee. Riguarda soprattutto settore pubblico e dati sensibili.\n\n**DPA (accordo trattamento dati).** Contratto che regola il trattamento dati da parte di un fornitore. È uno dei primi documenti richiesti da un DPO prima dell'acquisto.\n\n**Subappaltatore.** Fornitore che tratta dati per conto del fornitore principale. L'elenco subappaltatori è prova richiesta per mappare la catena di trattamento.\n\n**No training.** Le tue conversazioni non sono usate per addestrare modelli IA. Primo punto verificato dai team tecnici.\n\n**Circuito chiuso.** Trattamento dove modello linguistico gira in ambiente controllato, senza esporre dati a terzi. In Leexi, modello eseguito via Azure Francia, in circuito chiuso.\n\n**Crittografia in transito e a riposo.** Protezione dati durante trasferimento e archiviazione.\n\n**Schrems II \u002F Data Privacy Framework.** Quadro giuridico che regola trasferimenti dati personali UE-USA. Uno strumento che ospita e tratta tutto negli USA dipende da questo.\n\n**SOC 2.** Rapporto di audit USA, equivalente funzionale a ISO 27001. Acquirenti richiedono uno dei due come prova terza, non semplice dichiarazione.\n\n**DPIA \u002F AIPD (analisi impatto).** Analisi impatto protezione dati, richiesta per trattamenti sensibili. EU AI Act la rende quasi obbligatoria prima di usare uno strumento IA.\n\n**Pseudonimizzazione e anonimizzazione.** Pseudonimizzare significa sostituire identificatori con codici reversibili; anonimizzare significa rendere impossibile identificazione. Solo anonimizzazione esclude dato dal GDPR.\n\n**Dati personali (PII).** Qualsiasi informazione che identifica una persona, direttamente o indirettamente. Una trascrizione riunione quasi sempre li contiene: nomi, ruoli, discorsi.\n\n**Residenza dati.** Luogo fisico dove i dati sono archiviati. Per Leexi è la Francia.\n\n## Sotto il cofano: tecnica\n\n**Riconoscimento vocale (ASR, speech-to-text).** Conversione voce in testo. Prima tappa della catena: senza trascrizione affidabile, niente verbale affidabile.\n\n**Diarizzazione.** Termine tecnico per identificazione oratore: segmentare audio e assegnare ogni parte alla persona giusta. Permette di scrivere «chi ha detto cosa».\n\n**Rilevamento attività vocale (VAD).** Individuazione momenti in cui qualcuno parla, per trascrivere e ignorare silenzi e rumori.\n\n**Tasso errore parole (WER).** Misura qualità trascrizione: percentuale parole errate. Più basso è, migliore è trascrizione; spesso strumenti si distinguono su francese e olandese.\n\n**Elaborazione linguaggio naturale (NLP).** Tecniche che permettono a una macchina di analizzare e produrre linguaggio. Trasforma trascrizione grezza in riassunto strutturato.\n\n**Grande modello linguistico (LLM).** Modello IA che redige riassunto, decisioni e compiti dalla trascrizione. In Leexi è modello OpenAI eseguito via Azure Francia, in circuito chiuso.\n\n**Prompt e template prompt.** Istruzione data al modello per produrre verbale. Un template per tipo riunione orienta riassunto su ciò che conta per quel tipo.\n\n**RAG (generazione aumentata da recupero).** Tecnica dove modello risponde basandosi su documenti precisi, non solo memoria. In Leexi, «Ask Leexi» interroga lo storico delle tue riunioni.\n\n**Riassunto estrattivo e astrattivo.** Estrattivo: si selezionano frasi così come sono. Astrattivo: si riformula. Un buon verbale combina entrambi: decisione riformulata, citazione esatta se rilevante.\n\n**Allucinazione.** Quando un modello produce informazione plausibile ma falsa. Nel verbale è rischio da monitorare, motivo per cui nulla parte prima della tua revisione.\n\n**Vocabolario settore \u002F dizionario personalizzato.** Aggiunta di termini specifici del tuo campo (nomi prodotti, sigle, gergo) per trascrizione corretta.\n\n**Latenza e tempo reale.** Ritardo tra ciò che si dice e trascrizione. In tempo reale, trascrizione appare durante riunione, non dopo.\n\n**API e webhook.** Punti di connessione tecnica che inviano automaticamente verbale a altro strumento (CRM, knowledge base) senza intervento umano.\n\n**Crittografia TLS e AES.** TLS protegge dati in trasferimento, AES in archiviazione. È il senso concreto di «crittografato in transito e a riposo».\n\n## Integrazioni e distribuzione\n\n**CRM.** Strumento che centralizza contatti e opportunità (HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Dynamics). Sfida per strumento note IA è far arrivare verbale nel posto giusto.\n\n**VoIP.** Telefonia via Internet (Aircall, Ringover). Permette di catturare e riassumere anche chiamate, non solo videoconferenze.\n\n**SSO \u002F SAML.** Autenticazione unica che collega strumento alla directory aziendale. Spesso implementata dall'amministratore IT.\n\n**Connessione calendario.** Collegamento strumento al tuo calendario (Outlook, Google Calendar), che permette all'assistente di unirsi automaticamente alle riunioni pianificate.","2026-08-07T15:23:41.597Z","2026-08-10T08:06:10.189Z","2026-08-10T08:07:16.415Z",{"id":715,"documentId":138,"metaTitle":716,"metaDescription":717,"slug":718,"heroTitle":719,"heroUnderTitle":720,"heroUnderTitle2":721,"heroUnderTitle3":722,"heroCTA":723,"heroVideoUrl":69,"blog":724,"createdAt":725,"updatedAt":726,"publishedAt":727,"locale":74,"__type":151},7257,"Certificeringen & regelgeving","Ontdek het belang van certificeringen, audits en regelgeving voor de veiligheid en betrouwbaarheid van AI-oplossingen zoals Leexi.","\u002Fnl\u002Fveiligheid\u002Fcertificeringen-audits-naleving-regelgeving\u002F","Certificeringen, audits & regelgeving","Uw dataveiligheid en naleving van internationale normen waarborgen","Het belang van audits en certificeringen in de AI-wereld begrijpen","Kies een betrouwbare, gecertificeerde en conforme AI-assistent voor uw meetings","Probeer Leexi gratis","Certificeringen en audits spelen een fundamentele rol bij het waarborgen dat de tools en diensten die u gebruikt voldoen aan de hoogste normen voor gegevensbescherming, privacy en kwaliteit. Maar wat betekenen certificeringen, audits en naleving van regelgeving precies? Waarom zijn ze essentieel? En hoe navigeert u in dit soms complexe veld?\n\n## Wat is een certificering en waarom is het belangrijk?\n\nEen certificering is een officiële erkenning van een onafhankelijke instantie die bevestigt dat een product, dienst of organisatie voldoet aan een specifieke set normen. Deze normen kunnen betrekking hebben op databeveiliging, risicobeheer, proceskwaliteit of naleving van specifieke regelgeving.\n\nCertificering is belangrijk omdat het objectieve zekerheid biedt aan gebruikers en klanten. Het toont de inzet van een bedrijf voor hoge standaarden, bescherming van gevoelige informatie en betrouwbaarheid van diensten. Bijvoorbeeld, ISO 27001-certificering is een internationaal erkende norm voor informatiebeveiligingsbeheer.\n\nIn de context van AI-oplossingen en geautomatiseerde notulering zoals Leexi, bieden deze certificeringen gebruikers vertrouwen in de vertrouwelijkheid van gesprekken, datatraceerbaarheid en de robuustheid van de infrastructuur.\n\n## Welke rol spelen audits bij naleving van regelgeving?\n\nAudits zijn grondige en regelmatige beoordelingen door interne of externe experts om te verifiëren of de praktijken van een organisatie voldoen aan de geldende normen en regels. Ze helpen zwakke punten te identificeren, de effectiviteit van beveiligingsmaatregelen te meten en verbeteringen aan te bevelen.\n\nBij naleving van regelgeving zijn audits essentieel om te garanderen dat wettelijke verplichtingen worden nageleefd, vooral op het gebied van persoonsgegevensbescherming (zoals GDPR in Europa), IT-beveiliging en transparantie bij het gebruik van kunstmatige intelligentie (zoals de EU AI Act).\n\n## Hoe beïnvloedt regelgeving bedrijven en hun gebruikers?\n\nNaleving van regelgeving verwijst naar alle regels en wetten die een bedrijf in zijn sector moet volgen. Het doel is gebruikersrechten te beschermen, dataveiligheid te waarborgen en het gebruik van technologie te reguleren.\n\nVoor bedrijven is naleving een wettelijke vereiste en een concurrentievoordeel. Het helpt financiële boetes, reputatieschade en verlies van vertrouwen te voorkomen. Daarnaast stimuleert het betere interne organisatie, streng risicobeheer en meer transparantie richting klanten.\n\nVoor gebruikers zorgt naleving ervoor dat hun persoonsgegevens respectvol worden behandeld, hun informatie veilig is en de gebruikte tools betrouwbaar zijn. Leexi garandeert bijvoorbeeld, door te voldoen aan GDPR, ISO 27001 en de EU AI Act, optimale bescherming van professionele uitwisselingen, duidelijke traceerbaarheid en ethisch gebruik van AI.\n\n## Waarom kiezen voor een gecertificeerde en conforme tool zoals Leexi?\n\nMet het groeiende aantal digitale oplossingen is het cruciaal tools te kiezen die hun inzet voor veiligheid en naleving hebben bewezen. Kiezen voor een gecertificeerde AI-assistent betekent zorgen voor een hoog niveau van gegevensbescherming, streng risicobeheer en naleving van actuele regelgeving.\n\nLeexi illustreert deze inzet perfect. Gecertificeerd ISO 27001, compliant met GDPR en de EU AI Act, biedt Leexi een intelligente notulering die prestaties, veiligheid en regelgeving combineert. Dankzij deze certificeringen profiteren gebruikers van volledige gesprekstraceerbaarheid, verbeterde vertrouwelijkheid en optimale servicekwaliteit.\n\nDaarnaast ondergaat Leexi regelmatige audits om haar standaarden te behouden en te verbeteren, wat zorgt voor een betrouwbare en veilige gebruikerservaring. Door te kiezen voor Leexi kiest u voor een AI-assistent die compliance en veiligheid centraal stelt, terwijl uw productiviteit en samenwerking worden versterkt.\n\n## Conclusie\n\nCertificeringen, audits en naleving van regelgeving zijn veel meer dan administratieve formaliteiten: het zijn essentiële garanties voor de veiligheid, kwaliteit en ethiek van digitale oplossingen. In een context waar data waardevol en gevoelig is, helpen deze elementen vertrouwen op te bouwen tussen dienstverleners en gebruikers.\n\nVoor bedrijven die krachtige en veilige AI-tools willen inzetten, is het cruciaal oplossingen te kiezen die gecertificeerd en regelmatig geaudit zijn. Leexi, met haar ISO 27001-certificering en naleving van GDPR en de EU AI Act, belichaamt deze inzet voor uitmuntendheid en transparantie volledig.\n\nKlaar om de kwaliteit van uw meetings te verbeteren en tegelijk de veiligheid en naleving van uw data te waarborgen? Probeer Leexi vandaag nog en profiteer van een intelligente AI-assistent, gecertificeerd en compliant met de strengste normen.\n\n[Probeer Leexi gratis](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)","2026-06-03T14:27:25.249Z","2026-06-03T17:29:40.875Z","2026-06-03T17:41:14.741Z",{"id":729,"documentId":518,"metaTitle":730,"metaDescription":731,"slug":732,"heroTitle":733,"heroUnderTitle":734,"heroUnderTitle2":69,"heroUnderTitle3":69,"heroCTA":245,"heroVideoUrl":69,"blog":735,"createdAt":736,"updatedAt":737,"publishedAt":738,"locale":93,"__type":151},21010,"Glossário da ferramenta de notas IA |","Termos da ferramenta de notas IA explicados: resumo, transcrição, RGPD, ISO 27001, LLM, diarização, RAG e mais.","\u002Fpt\u002Fseguranca\u002Fcertificacoes-auditorias-conformidade-regulatoria\u002Fglossario-ferramenta-de-anotacao-ia\u002F","Glossário da ferramenta de notas IA","Termos do produto, conformidade e técnica, explicados e usados pelos motores de busca.","Os termos que um profissional encontra ao escolher uma ferramenta de notas IA, explicados de forma simples. Cada definição tem de uma a três frases, escritas para serem usadas diretamente por motores de busca ou IA. Para dúvidas de compra, a [FAQ conformidade e soberania](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fpt\u002Fseguranca\u002Fcertificacoes-auditorias-conformidade-regulatoria\u002Ffaq-conformidade-soberania\u002F) responde ponto a ponto; para ver essas peças funcionando juntas, [teste Leexi em uma de suas reuniões](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta).\n\n## O produto e o resumo\n\n**Ferramenta de notas IA.** Um software que participa da sua reunião (videoconferência, telefone ou presencial), transcreve e gera o resumo: decisões, ações, prazos. Ele escreve as notas para você, em vez de ajudar a escrever as suas. O funcionamento completo está detalhado em [a tomada de notas por IA](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fpt\u002Fassistente-ia\u002Fanotacoes-ia\u002Fleexi-ai-note-taker-revolucao-reunioes\u002F).\n\n**Notetaker.** Termo inglês comum para ferramenta de notas IA. Na Leexi, dizemos «ferramenta de notas IA».\n\n**Resumo (CR).** Documento redigido após a reunião: síntese, decisões tomadas, tarefas atribuídas e prazos. É o entregável, em contraste com a transcrição bruta. [Ferramentas de resumo de reunião](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fpt\u002Fassistente-ia\u002Fanotacoes-ia\u002Fferramentas-relatorios-reuniao\u002F) o produzem automaticamente.\n\n**Ata (PV).** Resumo formal de uma instância: conselho administrativo, assembleia geral, CSE, conselho municipal. Mesma lógica do CR, com exigência formal mais rigorosa.\n\n**Transcrição.** Texto palavra por palavra do que foi dito na reunião. Serve de base para o resumo, mas é bruta: precisa ser analisada para extrair o essencial.\n\n**Identificação do locutor (quem fala).** Atribuição de cada trecho da transcrição à pessoa que falou. Permite saber quem assumiu qual compromisso.\n\n**Resumo automático.** Síntese gerada a partir da transcrição: o essencial da reunião, sem reler tudo.\n\n**Template de resumo.** Modelo de resumo adaptado a um tipo de reunião, como entrevista ou reunião comercial. O resumo foca no que importa para esse tipo.\n\n**Biblioteca.** Histórico das suas reuniões gravadas, acessível. Você encontra uma conversa passada sem reabrir a gravação.\n\n**Assistente (bot).** Agente que participa da reunião para gravar e transcrever. Visível na reunião, conforme exige o EU AI Act.\n\n**Autopreenchimento CRM.** Preenchimento automático dos campos do seu CRM a partir do resumo, sem digitação. O resumo correto vai para o registro certo, via [integrações CRM e videoconferência](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fintegrations\u002F).\n\n**Presencial.** Reunião em sala, em oposição à videoconferência. Ferramenta de notas IA que funciona só em vídeo não capta essas reuniões; [aplicativo móvel](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fpt\u002Fassistente-ia\u002Fapp-mobile\u002F) grava a sala.\n\n## Conformidade e soberania\n\n**RGPD.** Regulamento europeu de dados pessoais. Para ferramenta de notas IA, impõe base legal para gravação, informação dos participantes e prazo controlado de conservação.\n\n**Base legal.** Fundamento jurídico que autoriza a gravação. Internamente, empregador pode usar interesse legítimo após teste de equilíbrio e informação prévia; para chamadas externas, geralmente é necessário consentimento explícito.\n\n**Consentimento datado.** Prova datada de que participantes foram informados e consentiram, guardada em log exportável e configurável por equipe e país.\n\n**ISO 27001.** Norma voluntária de segurança da informação. Não é obrigação legal, mas virou pré-requisito em licitações B2B, grandes contas e setor público. Detalhes em [certificações, auditorias e conformidade](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fpt\u002Fseguranca\u002Fcertificacoes-auditorias-conformidade-regulatoria\u002F).\n\n**ISO 42001.** Norma para gestão de sistemas de inteligência artificial. Na Leexi, está em andamento.\n\n**NIS2.** Diretiva europeia que impõe obrigação legal de segurança para entidades \"essenciais\" e \"importantes\". É ela, não a ISO 27001, que cria a obrigação; ISO 27001 é meio para cumprir.\n\n**EU AI Act.** Regulamento europeu sobre IA. Exige transparência (assistente visível na reunião) e análises de impacto para usos sensíveis. [Compromisso da Leexi com o EU AI Act](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fpt\u002Fseguranca\u002Fcertificacoes-auditorias-conformidade-regulatoria\u002Feu-ai-act\u002F) está documentado.\n\n**Cloud Act.** Lei americana que permite autoridades dos EUA exigirem acesso a dados de empresa americana, mesmo armazenados fora. Por isso, hospedagem AWS na França não garante soberania estrita.\n\n**Hospedagem soberana.** Hospedagem que atende três condições: datacenters fisicamente na França, entidade jurídica não sujeita a leis extraterritoriais e controle acionário europeu.\n\n**HDS (Hospedagem de Dados de Saúde).** Certificação obrigatória para hospedar dados pessoais de saúde na França. Sem ela, ferramenta não pode tratar esses dados para estrutura de saúde.\n\n**SecNumCloud.** Qualificação da ANSSI que atesta alto nível de segurança e imunidade a leis extraeuropeias. Principalmente para setor público e dados sensíveis.\n\n**DPA (acordo de processamento de dados).** Contrato que regula o tratamento dos seus dados pelo fornecedor. Uma das primeiras peças que um DPO pede antes da compra.\n\n**Subcontratado.** Prestador que processa dados em nome do fornecedor. Lista de subcontratados é prova exigida para mapear cadeia de processamento.\n\n**Não-treinamento.** Garantia de que suas conversas não são usadas para treinar modelos de IA. Primeiro ponto verificado pelas equipes técnicas.\n\n**Circuito fechado.** Processamento onde modelo de linguagem roda em perímetro controlado, sem expor dados a terceiros. Na Leexi, modelo roda via Azure França, em circuito fechado.\n\n**Criptografia em trânsito e repouso.** Proteção dos dados durante transferência e armazenamento.\n\n**Schrems II \u002F Data Privacy Framework.** Quadro jurídico que regula transferências de dados pessoais da UE para os EUA. Ferramenta que hospeda e processa tudo nos EUA depende dele.\n\n**SOC 2.** Relatório de auditoria americano, equivalente funcional da ISO 27001. Compradores pedem um ou outro como prova externa, não só declaração.\n\n**DPIA \u002F AIPD (análise de impacto).** Análise de impacto sobre proteção de dados, exigida para tratamentos sensíveis. EU AI Act a torna quase obrigatória antes de implantar IA.\n\n**Pseudonimização e anonimização.** Pseudonimizar é substituir identificadores por códigos reversíveis; anonimizar é tornar identificação impossível. Só anonimização retira dado do âmbito do RGPD.\n\n**Dados pessoais (PII).** Informação que identifica pessoa direta ou indiretamente. Transcrição de reunião quase sempre contém: nomes, cargos, falas.\n\n**Residência dos dados.** Local físico onde seus dados são armazenados. Para Leexi, é a França.\n\n## Por trás da técnica\n\n**Reconhecimento de voz (ASR, speech-to-text).** Conversão da fala em texto. Primeira etapa da cadeia: sem transcrição confiável, não há resumo confiável.\n\n**Diarização.** Nome técnico para identificação do locutor: dividir áudio e atribuir cada trecho à pessoa correta. Permite escrever \"quem disse o quê\".\n\n**Detecção de atividade vocal (VAD).** Identificação dos momentos em que alguém fala, para transcrever e ignorar silêncios e ruídos.\n\n**Taxa de erro de palavras (WER).** Medida da qualidade da transcrição: % de palavras mal transcritas. Quanto menor, melhor; ferramentas se diferenciam em francês e holandês.\n\n**Processamento de linguagem natural (NLP).** Técnicas que permitem máquina analisar e produzir linguagem. Transforma transcrição bruta em resumo estruturado.\n\n**Grande modelo de linguagem (LLM).** Modelo de IA que redige resumo, decisões e tarefas a partir da transcrição. Na Leexi, é modelo OpenAI rodando via Azure França, em circuito fechado.\n\n**Prompt e template de prompt.** Instrução dada ao modelo para gerar resumo. Template por tipo de reunião orienta resumo ao que importa nesse tipo.\n\n**RAG (geração aumentada por recuperação).** Técnica onde modelo responde baseado em documentos precisos, não só memória. Na Leexi, \"Ask Leexi\" consulta histórico das suas reuniões.\n\n**Resumo extrativo e abstrativo.** Extrativo: seleciona frases literais. Abstrativo: reformula. Bom resumo combina ambos: decisão reformulada, citação exata quando relevante.\n\n**Alucinação.** Quando modelo gera informação plausível mas falsa. Em resumo, risco a monitorar e motivo pelo qual nada é enviado antes da sua revisão.\n\n**Vocabulário profissional \u002F dicionário personalizado.** Adição de termos do seu setor (nomes, siglas, jargão) para transcrição correta.\n\n**Latência e tempo real.** Atraso entre fala e transcrição. Em tempo real, transcrição aparece durante reunião, não depois.\n\n**API e webhook.** Pontos técnicos que enviam automaticamente resumo para outra ferramenta (CRM, base de conhecimento) sem intervenção humana.\n\n**Criptografia TLS e AES.** TLS protege dados na transferência, AES no armazenamento. É o sentido concreto de \"criptografado em trânsito e repouso\".\n\n## Integrações e implantação\n\n**CRM.** Ferramenta que centraliza contatos e oportunidades (HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Dynamics). Desafio para ferramenta de notas IA é enviar resumo ao lugar certo.\n\n**VoIP.** Telefonia pela internet (Aircall, Ringover). Permite captar e resumir chamadas, não só videoconferências.\n\n**SSO \u002F SAML.** Autenticação única que conecta ferramenta ao diretório da empresa. Implementação geralmente feita pelo administrador de TI.\n\n**Conexão com agenda.** Ligação da ferramenta ao seu calendário (Outlook, Google Agenda), permitindo que assistente entre automaticamente nas reuniões agendadas.","2026-08-07T15:23:41.728Z","2026-08-10T08:06:10.282Z","2026-08-10T08:07:38.865Z",{"id":740,"documentId":357,"metaTitle":741,"metaDescription":742,"slug":743,"heroTitle":744,"heroUnderTitle":745,"heroUnderTitle2":69,"heroUnderTitle3":69,"heroCTA":245,"heroVideoUrl":69,"blog":746,"createdAt":747,"updatedAt":748,"publishedAt":749,"locale":93,"__type":151},22614,"Ferramenta IA para notas comerciais |","Leexi assiste suas reuniões comerciais, gera relatórios estruturados e atualiza seu CRM automaticamente. Dados hospedados na França.","\u002Fpt\u002Fcaso-de-uso\u002Fferramenta-anotacao-ia-comerciais\u002F","Ferramenta IA para notas comerciais: relatório que preenche seu CRM automaticamente","Leexi transcreve suas reuniões, gera o relatório e atualiza seu CRM. Sem retrabalho.","Uma reunião finalizada, geralmente sobra a parte mais cansativa: redigir o relatório, atualizar o CRM, registrar próximos passos, anotar objeções... Tarefas que consomem tempo e muitas vezes são adiadas.\n\nLeexi automatiza essa etapa. A ferramenta acompanha suas reuniões por videoconferência, telefone ou presencialmente, transcreve a conversa, gera um relatório estruturado e atualiza seu CRM automaticamente. Sem retrabalho, sem cópia manual.\n\nOs dados permanecem hospedados na França e nunca são usados para treinar modelos de IA. Hoje, mais de 10.000 empresas na Europa utilizam Leexi.\n\n**[Experimente Leexi na sua próxima reunião comercial](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)**\n\n## Após cada reunião, o mesmo cenário\n\nApós a chamada, ainda é preciso redigir um relatório, encontrar o cadastro correto, atualizar o CRM, criar tarefas e registrar informações importantes.\n\nNa prática, essa etapa raramente é feita imediatamente. As informações são inseridas horas depois, às vezes no dia seguinte, com esquecimentos ou imprecisões.\n\nDurante a reunião, o problema é o mesmo: tomar notas frequentemente distrai da conversa. Por outro lado, focar totalmente no cliente dificulta lembrar tudo.\n\n[Leexi toma as notas por você](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fpt\u002Fassistente-ia\u002Fanotacoes-ia\u002Fleexi-ai-note-taker-revolucao-reunioes\u002F). Você permanece focado na conversa e recebe um relatório completo logo após a reunião.\n\n## O que Leexi gera após uma reunião\n\n### Um relatório estruturado\n\nO relatório destaca os pontos essenciais da conversa:\n\n- necessidades expressas;\n- objeções;\n- decisões tomadas;\n- próximos passos;\n- ações a realizar.\n\nA transcrição completa fica disponível junto ao resumo. Se houver dúvida, basta localizar o trecho exato da conversa.\n\nCada equipe pode personalizar o formato do relatório conforme seu processo comercial.\n\n### O CRM é atualizado automaticamente\n\nLeexi não apenas produz um resumo.\n\nA ferramenta insere diretamente as informações no seu CRM: HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Microsoft Dynamics e [muitas outras soluções](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fintegrations\u002F).\n\nO relatório correto é associado ao contato certo, na oportunidade certa, sem copiar e colar.\n\nChamadas feitas via Aircall ou Ringover seguem o mesmo processo.\n\n## Encontre facilmente o histórico de um cliente\n\nTodas as reuniões são armazenadas em uma biblioteca pesquisável.\n\nAntes de uma nova conversa, fica fácil recuperar:\n\n- compromissos assumidos;\n- objeções já mencionadas;\n- necessidades discutidas anteriormente.\n\nNão é mais necessário ouvir várias gravações para preparar uma reunião.\n\n## Treine vendedores com conversas reais\n\nAs melhores chamadas podem ser gravadas como referência.\n\nA equipe pode acessá-las facilmente para analisar situações reais, ouvir as expressões usadas e compartilhar boas práticas.\n\nA pontuação pode seguir seu método comercial, seja MEDDIC, SPICED ou um framework interno.\n\n## Como é um relatório comercial?\n\nO documento reúne o resumo da conversa, objeções, próximos passos e tarefas a executar.\n\nAntes de ser enviado ou sincronizado com o CRM, o relatório pode ser editado e validado pelo vendedor.\n\n## Reuniões presenciais também são registradas\n\nConversas com clientes, em feiras ou deslocamentos podem ser [gravadas pelo app móvel](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fpt\u002Fassistente-ia\u002Fapp-mobile\u002F).\n\nO processo é o mesmo: transcrição, resumo e sincronização com o CRM.\n\nO resultado é igual ao de uma videoconferência.\n\n## Dados hospedados na França\n\nAs conversas são [hospedadas na França, em infraestrutura segura](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fpt\u002Fseguranca\u002Fcertificacoes-auditorias-conformidade-regulatoria\u002Ffaq-conformidade-soberania\u002F).\n\nOs dados são criptografados durante transmissão e armazenamento.\n\nO processamento ocorre em ambiente fechado Azure France.\n\nPor fim, as conversas das suas equipes nunca são usadas para treinar modelos de IA.\n\n**[Agende uma demo do Leexi](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)**\n","2026-08-07T15:26:05.354Z","2026-08-18T09:33:13.120Z","2026-08-18T09:34:34.275Z",{"id":751,"documentId":357,"metaTitle":752,"metaDescription":753,"slug":754,"heroTitle":755,"heroUnderTitle":756,"heroUnderTitle2":69,"heroUnderTitle3":69,"heroCTA":222,"heroVideoUrl":69,"blog":757,"createdAt":758,"updatedAt":759,"publishedAt":760,"locale":90,"__type":151},22546,"Strumento note IA per vendite | Leexi","Leexi assiste i tuoi incontri di vendita, crea report strutturati e aggiorna automaticamente il CRM. Dati ospitati in Francia.","\u002Fit\u002Fcasi-d-uso\u002Fstrumento-appunti-ia-commerciali\u002F","Strumento note IA per vendite: report che aggiorna il CRM automaticamente","Leexi trascrive i tuoi incontri, crea report e aggiorna il CRM. Nessuna reinserimento.","Un incontro terminato, resta spesso la parte più noiosa: scrivere il report, aggiornare il CRM, definire i prossimi passi, annotare le obiezioni… Compiti che richiedono tempo e spesso vengono rimandati.\n\nLeexi automatizza questa fase. Lo strumento partecipa ai tuoi incontri in videoconferenza, telefono o di persona, trascrive la conversazione, crea un report strutturato e aggiorna automaticamente il CRM. Nessun reinserimento o copia manuale.\n\nI dati sono ospitati in Francia e non vengono mai usati per addestrare modelli IA. Oggi oltre 10.000 aziende in Europa usano Leexi.\n\n**[Prova Leexi nel tuo prossimo incontro di vendita](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)**\n\n## Dopo ogni incontro, la stessa situazione\n\nTerminata la chiamata, serve ancora scrivere un report, trovare la scheda cliente giusta, aggiornare il CRM, creare attività e annotare info importanti.\n\nIn pratica, questa fase raramente avviene subito. Le informazioni vengono inserite ore dopo, a volte il giorno dopo, con dimenticanze o imprecisioni.\n\nDurante l'incontro il problema è simile: prendere appunti spesso distoglie dalla conversazione. Al contrario, concentrandosi solo sul cliente diventa difficile ricordare tutto.\n\n[Leexi prende appunti per te](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fit\u002Fassistente-ia\u002Fpresa-appunti-ia\u002Fleexi-ai-note-taker-rivoluzione-riunioni\u002F). Rimani concentrato sul dialogo e ricevi un report completo subito dopo la riunione.\n\n## Cosa genera Leexi dopo un incontro\n\n### Un report strutturato\n\nIl report riassume gli elementi chiave dello scambio:\n\n- bisogni espressi;\n- obiezioni;\n- decisioni prese;\n- prossimi passi;\n- azioni da compiere.\n\nLa trascrizione completa è disponibile accanto al riassunto. Se c’è dubbio, basta trovare il passaggio esatto.\n\nOgni team può personalizzare il formato del report secondo il proprio processo commerciale.\n\n### Il CRM si aggiorna automaticamente\n\nLeexi non si limita a produrre un riassunto.\n\nLo strumento inserisce direttamente le informazioni nel CRM: HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Microsoft Dynamics e [molte altre soluzioni](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fintegrations\u002F).\n\nIl report corretto è associato al contatto giusto, nell’opportunità giusta, senza copia-incolla.\n\nLe chiamate tramite Aircall o Ringover funzionano allo stesso modo.\n\n## Ritrovare facilmente la storia di un cliente\n\nTutti gli incontri sono conservati in una libreria consultabile.\n\nPrima di un nuovo scambio è semplice ritrovare:\n\n- impegni presi;\n- obiezioni già sollevate;\n- bisogni espressi in precedenti conversazioni.\n\nNon serve più riascoltare molte registrazioni per preparare un incontro.\n\n## Formare i venditori con scambi reali\n\nLe migliori chiamate possono essere registrate come riferimenti.\n\nIl team le ritrova facilmente per analizzare situazioni concrete, ascoltare formulazioni e condividere best practice.\n\nIl punteggio può seguire il tuo metodo commerciale, che sia MEDDIC, SPICED o un framework interno.\n\n## Come appare un report commerciale?\n\nIl documento riunisce il riassunto dello scambio, le obiezioni, i prossimi passi e le attività da svolgere.\n\nPrima di inviarlo o sincronizzarlo col CRM, il report è modificabile e può essere approvato dal venditore.\n\n## Anche gli incontri in presenza sono supportati\n\nGli scambi con clienti, in fiera o in trasferta possono essere [registrati dall’app mobile](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fit\u002Fassistente-ia\u002Fapp-mobile\u002F).\n\nIl processo è identico: trascrizione, riassunto e sincronizzazione col CRM.\n\nIl risultato è uguale a una videoconferenza.\n\n## Dati ospitati in Francia\n\nLe conversazioni sono [ospitate in Francia su infrastruttura sicura](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fit\u002Fsicurezza\u002Fcertificazioni-audit-conformita-normativa\u002Ffaq-conformita-sovranita\u002F).\n\nI dati sono criptati durante trasmissione e archiviazione.\n\nIl trattamento avviene su infrastruttura Azure France in ambiente chiuso.\n\nInfine, le conversazioni dei tuoi team non servono mai ad addestrare modelli di intelligenza artificiale.\n\n**[Prenota una demo di Leexi](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)**\n","2026-08-07T15:26:05.222Z","2026-08-18T09:32:44.888Z","2026-08-18T09:34:16.737Z",{"id":762,"documentId":154,"metaTitle":763,"metaDescription":764,"slug":765,"heroTitle":766,"heroUnderTitle":767,"heroUnderTitle2":69,"heroUnderTitle3":69,"heroCTA":222,"heroVideoUrl":69,"blog":768,"createdAt":769,"updatedAt":770,"publishedAt":771,"locale":90,"__type":151},22839,"FAQ conformità e sovranità: hosting, ","Risposte documentate su conformità e sovranità prima di adottare Leexi: hosting in Francia, no training IA, ISO 27001, DPA, consenso.","\u002Fit\u002Fsicurezza\u002Fcertificazioni-audit-conformita-normativa\u002Ffaq-conformita-sovranita\u002F","FAQ conformità e sovranità","Risposte comprovate alle domande del tuo DPO prima di adottare Leexi.","## In sintesi\n\nQuesta FAQ risponde esattamente alle domande che un acquirente professionale e il suo DPO si pongono prima di acquistare uno [strumento di note IA](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fit\u002Fassistente-ia\u002Fpresa-appunti-ia\u002Fleexi-ai-note-taker-rivoluzione-riunioni\u002F). Distingue tre livelli di forza giuridica, perché non sono equivalenti: ciò che impone la legge (RGPD, AI Act), ciò che i clienti richiedono senza obbligo legale (ISO 27001, hosting europeo) e ciò che impone il settore (sanità, pubblico). Ogni risposta è supportata da prove. Nessuna affermazione di conformità è scritta senza fatti a sostegno. I termini tecnici (DPA, circuito chiuso, diarizzazione) sono definiti nel [glossario dello strumento di note IA](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fit\u002Fsicurezza\u002Fcertificazioni-audit-conformita-normativa\u002Fglossario-strumento-di-prendere-appunti-ia\u002F).\n\nNé ISO 27001 né l'hosting in Francia sono obblighi legali universali. I clienti li richiedono, e due settori li impongono: sanità e pubblico.\n\n> **Essenziale in una risposta:** hosting AWS regione Parigi, opzione Scaleway oltre un certo volume di licenze, LLM (OpenAI) eseguito tramite Azure Francia in circuito chiuso, nessun training sui dati cliente, crittografia in transito e a riposo, ISO 27001 posseduta, ISO 42001 in corso, NIS2 in finalizzazione, allineamento EU AI Act, DPA e lista subappaltatori e certificato ISO forniti su richiesta, circa 10.000 aziende utenti in Europa, entità franco-belga.\n\n---\n\n## 1. Localizzazione e hosting dei dati\n\n### I miei dati lasciano l'Unione Europea?\nNo per archiviazione e trattamento, che restano in Francia. La differenza riguarda il fornitore infrastrutturale: la regione di storage è europea, ma AWS è una società di diritto americano (vedi domanda sul Cloud Act). Per una sovranità rigorosa (entità non soggetta a leggi extraterritoriali), l'opzione Scaleway soddisfa il bisogno.\n\n### Cos'è esattamente un hosting « sovrano »?\nUn acquirente esigente verifica tre cose: datacenter fisicamente in Francia, entità giuridica di diritto francese o europeo non soggetta a leggi extraterritoriali, e controllo azionario europeo. L'hosting AWS Parigi soddisfa la localizzazione fisica ma non l'immunità alle leggi extra-europee. L'opzione Scaleway soddisfa tutte e tre.\n\n### L'hosting in Francia è un obbligo legale?\nNo, non in generale. Il RGPD non impone che i dati restino in Francia o Europa per la maggior parte dei trattamenti. L'hosting sovrano diventa obbligatorio solo per certi settori: dati sanitari (tramite host certificato HDS) e settore pubblico per dati sensibili (percorso SecNumCloud, legge SREN). Per il resto, è una richiesta crescente degli acquirenti; la legge non lo impone.\n\n---\n\n## 2. Training dell'IA\n\n### Leexi allena la sua IA sulle mie riunioni?\nNo. Le tue conversazioni non servono ad addestrare i modelli. Questa regola vale per tutti gli account, di default. È anche il primo controllo dei team tecnici e uno dei motivi per cui acquirenti scartano strumenti americani e scelgono Leexi.\n\n### Leexi è « basato su ChatGPT »? I miei dati vanno a OpenAI?\nIl modello linguistico è fornito da OpenAI, ma eseguito tramite Azure Francia, in circuito chiuso. I tuoi dati non sono usati per addestrare il modello né esposti a terzi. Il circuito chiuso significa che il trattamento resta in un perimetro controllato, in Francia.\n\n### Come provarlo al mio DPO?\nLeexi documenta questo punto nel suo [dossier di conformità](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fit\u002Fsicurezza\u002Fcertificazioni-audit-conformita-normativa\u002F), con DPA e lista subappaltatori. Il non-training è scritto chiaramente.\n\n---\n\n## 3. Certificazioni e norme\n\n### Quali altre certificazioni ha o prepara Leexi?\nISO 42001 (sistema di gestione IA) è in corso. Conformità NIS2 in finalizzazione. Leexi si allinea all'EU AI Act. Effettua regolarmente audit, anche da clienti.\n\n### NIS2 o ISO 27001 impongono l'obbligo legale di sicurezza?\nÈ NIS2, non ISO 27001, che impone l'obbligo legale di sicurezza per entità « essenziali » e « importanti ». ISO 27001 è un mezzo per ottemperare, non l'obbligo stesso.\n\n### Leexi è qualificato SecNumCloud?\nNo, ad oggi. La qualifica SecNumCloud (ANSSI) attesta un livello di sicurezza superiore e immunità a leggi extra-europee, riguarda soprattutto il settore pubblico per dati sensibili (legge SREN). Non è prerequisito per uso B2B standard.\n\n---\n\n## 4. DPA, subappaltatori e prove d'acquisto\n\n### Leexi firma un accordo di trattamento dati (DPA)?\nSì. Il DPA è fornito. È uno dei documenti richiesti da ogni acquirente professionale per dimostrare supervisione del trattamento.\n\n### Quali documenti mette a disposizione Leexi per acquisti o gare?\nDPA, lista subappaltatori, certificato ISO 27001 e localizzazione hosting. Sono le prove richieste nel 2026: DPA, diritto di audit o rapporti di conformità terzi, localizzazione, lista subappaltatori. Senza queste prove, il fornitore è escluso.\n\n---\n\n## 5. Consenso e informazione partecipanti\n\n### Bisogna avvisare che una riunione è registrata?\nSì. RGPD e EU AI Act impongono di informare che la riunione è registrata e che un assistente IA prende appunti. Un semplice « questa riunione è registrata » non basta: l'uso IA deve essere menzionato nell'invito, ricordato oralmente all'inizio e visibile durante la riunione.\n\n### Qual è la base legale per registrare una riunione?\nDipende dal contesto. Internamente, il datore può basarsi su interesse legittimo, con test di bilanciamento e informazione preventiva: il consenso del dipendente raramente è considerato « libero » per subordinazione. Per chiamate con clienti o esterni, di solito serve consenso esplicito. Registrare e trascrivere senza base legale, informazione e controllo conservazione è illegale.\n\n---\n\n## 6. Trasferimenti fuori UE e Cloud Act\n\n### Il Cloud Act USA può applicarsi ai miei dati su Leexi?\nDomanda giusta. I dati sono in Francia, ma AWS è società di diritto americano, quindi teoricamente soggetta al Cloud Act. Per sovranità rigorosa e immunità a leggi extraterritoriali, l'opzione Scaleway (francese) è la risposta. Leexi non afferma che hosting AWS Parigi sia immune a diritto USA: offre un'alternativa per chi la richiede.\n\n### Differenze con strumenti americani come Otter o Fireflies?\nUno strumento che ospita e tratta tutto negli USA è soggetto a regole post-Schrems II e deve usare Data Privacy Framework. Il modello di consenso di molti strumenti USA, dove un partecipante avvia registrazione per tutti, è fragile rispetto agli articoli 6 e 7 RGPD. Leexi archivia e tratta in Francia e impone consenso di default. Il confronto è solo con strumenti USA, es. [alternative strumenti note IA per Teams](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fit\u002Fintegrazioni\u002Fvideoconferenza\u002Fmicrosoft-teams\u002Fmigliori-alternative-ai-note-taker-per-teams\u002F).\n\n---\n\n## 7. Sicurezza tecnica\n\n### I miei dati sono crittografati?\nSì, in transito e a riposo.\n\n---\n\n## 8. EU AI Act\n\n### Cosa cambia l'EU AI Act nella scelta di uno strumento note IA nel 2026?\nScegliere uno strumento IA è prima una decisione legale. Le aziende devono mappare strumenti IA, fare analisi d'impatto per usi sensibili e verificare conformità fornitori. Il fornitore deve provare conformità e dare diritto di audit o rapporti terzi. È un doppio vincolo con RGPD.\n\n### Leexi è conforme all'EU AI Act?\nLeexi si allinea all'[EU AI Act](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fit\u002Fsicurezza\u002Fcertificazioni-audit-conformita-normativa\u002Feu-ai-act\u002F), soprattutto su trasparenza (assistente visibile in riunione, info partecipanti) e prepara ISO 42001 per gestione IA. Strumenti USA non hanno questi vincoli, è una vera differenza.\n\n---\n\n## 9. Sovranità: domanda e discorso\n\n### Perché la sovranità dati è criterio d'acquisto?\nPerché la dipendenza iniziale è massiccia e i decisori ne sono consapevoli. Circa 70% mercato cloud europeo è concentrato in AWS, Azure e Google, quasi 80% spese cloud europee vanno a fornitori USA, e circa 70% dati francesi sono fuori UE. Questa dipendenza è il bacino per un'alternativa europea, e mercati pubblici favoriscono sempre più soluzioni europee certificate.\n\n### Leexi è un'alternativa sovrana credibile agli strumenti USA?\nLeexi è entità franco-belga, archivia e tratta in Francia, impone consenso di default, possiede ISO 27001 e offre hosting sovrano con Scaleway. Per chi scarta strumenti USA per trasferimento dati, è spesso il primo passo.\n\n---\n\n## 10. Per settore\n\n### Lavoro nel settore pubblico o con esso. Cosa verificare?\nIl settore pubblico segue percorso SecNumCloud per dati sensibili, regolato da legge SREN, con territorialità storage e clausole contrattuali rafforzate. Leexi non è qualificato SecNumCloud ad oggi: per dati sensibili pubblici è cruciale. Per uso amministrativo normale senza dati sensibili, hosting Francia e ISO 27001 soddisfano la maggior parte delle esigenze.\n\n### Sono avvocato, consulente, HR o commercialista. Sono coinvolto?\nSì, per riservatezza dati trattati: fascicoli clienti, dati candidati, info finanziarie. Obbligo RGPD (base legale, info, conservazione) si applica pienamente, e i tuoi clienti possono richiedere garanzie su localizzazione e no training. Qui hosting Francia, no training e DPA Leexi rispondono direttamente.\n\n---\n\n## 11. Documenti da fornire al tuo DPO\n\n### Cosa consegno al mio DPO per validare Leexi?\nSei documenti forniti da Leexi: localizzazione hosting (Francia, AWS Parigi, opzione Scaleway), attestato no training, certificato ISO 27001, DPA, lista subappaltatori e politica conservazione. È il dossier da inviare al DPO. Mentre la validazione interna procede, puoi [testare Leexi su una riunione reale](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta).\n","2026-08-07T15:20:05.987Z","2026-08-18T09:40:11.125Z","2026-08-18T09:40:11.252Z",{"id":773,"documentId":357,"metaTitle":774,"metaDescription":775,"slug":776,"heroTitle":777,"heroUnderTitle":778,"heroUnderTitle2":69,"heroUnderTitle3":69,"heroCTA":160,"heroVideoUrl":69,"blog":779,"createdAt":780,"updatedAt":781,"publishedAt":782,"locale":87,"__type":151},22583,"KI-Notiztool für Vertrieb | Leexi","Leexi begleitet Ihre Vertriebsgespräche, erstellt strukturierte Berichte und aktualisiert automatisch Ihr CRM. Daten sicher in Frankreich gehostet.","\u002Fde\u002Fuse-cases\u002Fki-notiztool-fuer-vertrieb\u002F","KI-Notiztool für Vertrieb: Berichte, die Ihr CRM automatisch füllen","Leexi transkribiert Ihre Termine, erstellt Berichte und aktualisiert Ihr CRM. Keine Nacharbeit nötig.","Ein Termin ist beendet, doch oft folgt der mühsamste Teil: den Bericht schreiben, das CRM aktualisieren, nächste Schritte festhalten, Einwände notieren… All diese Aufgaben kosten Zeit und werden oft aufgeschoben.\n\nLeexi automatisiert diesen Schritt. Das Tool nimmt an Ihren Videokonferenzen, Telefonaten oder Präsenzterminen teil, transkribiert das Gespräch, erstellt einen strukturierten Bericht und aktualisiert automatisch Ihr CRM. Keine manuelle Nacharbeit, kein Kopieren.\n\nDie Daten bleiben in Frankreich gehostet und werden niemals zum Training von KI-Modellen verwendet. Heute nutzen über 10.000 Unternehmen in Europa Leexi.\n\n**[Probieren Sie Leexi bei Ihrem nächsten Vertriebsgespräch aus](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)**\n\n## Nach jedem Termin das gleiche Bild\n\nNach dem Anruf muss noch ein Bericht geschrieben, die richtige Kundenakte gefunden, das CRM ergänzt, Aufgaben erstellt und wichtige Informationen notiert werden.\n\nIn der Praxis wird dieser Schritt selten sofort erledigt. Die Daten werden oft erst Stunden später oder am nächsten Tag eingegeben – mit Vergesslichkeiten oder Ungenauigkeiten.\n\nWährend des Termins ist das Problem ähnlich: Notizen machen lenkt oft vom Gespräch ab. Konzentriert man sich ganz auf den Kunden, fällt es schwer, alles zu behalten.\n\n[Leexi macht die Notizen für Sie](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fde\u002Fki-assistent\u002Fnote-taker\u002Fleexi-ai-note-taker-revolution-fuer-meetings\u002F). Sie bleiben im Gespräch und erhalten kurz nach dem Meeting einen vollständigen Bericht.\n\n## Was Leexi nach einem Termin erstellt\n\n### Ein strukturierter Bericht\n\nDer Bericht fasst die wesentlichen Punkte des Gesprächs zusammen:\n\n- geäußerte Bedürfnisse;\n- Einwände;\n- getroffene Entscheidungen;\n- nächste Schritte;\n- auszuführende Aktionen.\n\nDie vollständige Transkription ist neben der Zusammenfassung verfügbar. Bei Unsicherheiten kann die genaue Gesprächsstelle leicht gefunden werden.\n\nJedes Team kann das Berichtformat an seinen Vertriebsprozess anpassen.\n\n### Das CRM aktualisiert sich automatisch\n\nLeexi erstellt nicht nur eine Zusammenfassung.\n\nDas Tool trägt die Informationen direkt in Ihr CRM ein: HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Microsoft Dynamics und [viele weitere Lösungen](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fintegrations\u002F).\n\nDer richtige Bericht wird dem passenden Kontakt und der richtigen Verkaufschance zugeordnet – ganz ohne Kopieren und Einfügen.\n\nAnrufe über Aircall oder Ringover funktionieren genauso.\n\n## Kundenhistorie einfach finden\n\nAlle Termine werden in einer durchsuchbaren Bibliothek gespeichert.\n\nVor einem neuen Gespräch finden Sie schnell:\n\n- getroffene Vereinbarungen;\n- bereits erwähnte Einwände;\n- in früheren Gesprächen geäußerte Bedürfnisse.\n\nSie müssen nicht mehrere Aufnahmen anhören, um sich vorzubereiten.\n\n## Vertriebsschulungen mit echten Gesprächen\n\nDie besten Anrufe können als Referenzen gespeichert werden.\n\nDas Team kann sie leicht finden, um konkrete Situationen zu analysieren, Formulierungen zu hören und Best Practices zu teilen.\n\nDas Scoring kann Ihre Vertriebsmethode abbilden, sei es MEDDIC, SPICED oder ein internes Framework.\n\n## Wie sieht ein Vertriebsbericht aus?\n\nDas Dokument enthält die Zusammenfassung, Einwände, nächste Schritte und Aufgaben.\n\nVor dem Versand oder der CRM-Synchronisation bleibt der Bericht bearbeitbar und kann vom Vertriebler freigegeben werden.\n\n## Auch Präsenztermine werden unterstützt\n\nGespräche beim Kunden, auf Messen oder unterwegs können [über die mobile App aufgezeichnet werden](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fde\u002Fki-assistent\u002Fmobile-app\u002F).\n\nDie Verarbeitung ist identisch: Transkription, Zusammenfassung, dann CRM-Synchronisation.\n\nDas Ergebnis entspricht dem einer Videokonferenz.\n\n## Daten sicher in Frankreich gehostet\n\nDie Gespräche werden [in Frankreich auf sicherer Infrastruktur gehostet](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fde\u002Fsicherheit-und-datenschutz\u002Fzertifizierungen-audits-einhaltung-vorschriften\u002Ffaq-konformitaet-souveraenitaet\u002F).\n\nDaten werden während Übertragung und Speicherung verschlüsselt.\n\nDie Verarbeitung erfolgt in einer geschlossenen Azure-France-Umgebung.\n\nIhre Teamgespräche werden niemals zum Training von KI-Modellen verwendet.\n\n**[Vereinbaren Sie eine Leexi-Demo](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)**\n","2026-08-07T15:26:05.287Z","2026-08-18T09:33:00.395Z","2026-08-18T09:34:22.760Z",{"id":784,"documentId":154,"metaTitle":785,"metaDescription":786,"slug":787,"heroTitle":788,"heroUnderTitle":789,"heroUnderTitle2":69,"heroUnderTitle3":69,"heroCTA":292,"heroVideoUrl":69,"blog":790,"createdAt":791,"updatedAt":792,"publishedAt":793,"locale":81,"__type":151},22749,"FAQ Compliance & Sovereignty: Hosting","Documented answers on compliance and sovereignty before adopting Leexi: hosting in France, no AI training, ISO 27001, DPA, consent.","\u002Fen\u002Fsecurity\u002Fcertifications-audits-compliance\u002Ffaq-compliance-sovereignty\u002F","Compliance and Sovereignty FAQ","Evidence-backed answers to your DPO’s questions before adopting Leexi.","## Summary\n\nThis FAQ provides exact answers to questions a professional buyer and their DPO ask before purchasing an [AI note-taking tool](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fen\u002Fai-assistant\u002Fai-note-taker\u002Fleexi-ai-note-taker-revolution-meetings\u002F). It distinguishes three legal strength levels: what the law requires (GDPR, AI Act), what clients demand beyond the law (ISO 27001, European hosting), and sector-specific rules (health, public). Each answer is supported by proof. No compliance claim is made without backing facts. Technical terms (DPA, closed circuit, diarization) are defined in the [AI note-taking tool glossary](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fen\u002Fsecurity\u002Fcertifications-audits-compliance\u002Fglossary-ai-note-taking-tool\u002F).\n\nNeither ISO 27001 nor hosting in France are universal legal obligations. Clients demand them, and two sectors require them: health and public.\n\n> **Key takeaway:** AWS Paris hosting, Scaleway option beyond certain license volumes, LLM (OpenAI) run via Azure France in a closed circuit, no training on client data, encryption in transit and at rest, ISO 27001 certified, ISO 42001 in progress, NIS2 finalizing, aligned with EU AI Act, DPA and subcontractor list and ISO certificate available on request, about 10,000 European companies use it, Franco-Belgian entity.\n\n---\n\n## 1. Data Location and Hosting\n\n### Do my data leave the European Union?\nNo for storage and processing, which remain in France. The nuance concerns the infrastructure provider: storage region is European, but AWS is a US company (see Cloud Act question). For strict sovereignty (entity not subject to extraterritorial laws), Scaleway option meets the need.\n\n### What exactly is \"sovereign\" hosting?\nA demanding buyer checks three things: datacenters physically in France, a French or European legal entity not subject to extraterritorial laws, and European capital control. AWS Paris hosting meets physical location but not immunity from extra-European laws. Scaleway option meets all three.\n\n### Is hosting in France a legal obligation?\nNo, not generally. GDPR does not require data to stay in France or Europe for most processing. Sovereign hosting is mandatory only for some sectors: health data (via HDS-certified host) and public sector for sensitive data (SecNumCloud path, SREN law). Otherwise, it’s a growing buyer demand; not legally imposed.\n\n---\n\n## 2. AI Training\n\n### Does Leexi train its AI on my meetings?\nNo. Your conversations are not used to train models. This applies to all accounts by default. It’s also the first technical check and a reason buyers shortlist Leexi after excluding US tools.\n\n### Is Leexi \"based on ChatGPT\"? Do my data go to OpenAI?\nThe language model is from OpenAI but runs via Azure France in a closed circuit. Your data aren’t used to train the model nor exposed to third-party use. Closed circuit means processing stays within a controlled perimeter in France.\n\n### How to prove this to my DPO?\nLeexi documents this in its [compliance file](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fen\u002Fsecurity\u002Fcertifications-audits-compliance\u002F), with DPA and subcontractor list. No-training is stated explicitly.\n\n---\n\n## 3. Certifications and Standards\n\n### What other certifications does Leexi hold or prepare?\nISO 42001 (AI management system) is underway. NIS2 compliance is finalizing. Leexi aligns with EU AI Act. Regular audits occur, including by clients.\n\n### Is NIS2 or ISO 27001 the legal security obligation?\nNIS2, not ISO 27001, carries the legal security obligation for \"essential\" and \"important\" entities. ISO 27001 is a means to comply, not the obligation itself.\n\n### Is Leexi SecNumCloud qualified?\nNot yet. SecNumCloud (ANSSI) certifies higher security and immunity to extraterritorial laws, mainly for public sector sensitive data (SREN law). Not required for standard B2B use.\n\n---\n\n## 4. DPA, Subcontractors, and Purchase Proofs\n\n### Does Leexi sign a Data Processing Agreement (DPA)?\nYes. The DPA is provided. It’s a key document buyers request to demonstrate their processing oversight.\n\n### What documents does Leexi provide for purchase or tender files?\nDPA, subcontractor list, ISO 27001 certificate, hosting location. These are exactly the proofs buyers require in 2026: DPA, audit rights or third-party compliance reports, location, subcontractor list. Without these, suppliers are excluded.\n\n---\n\n## 5. Consent and Participant Information\n\n### Must participants be informed a meeting is recorded?\nYes. GDPR and EU AI Act require informing participants that a meeting is recorded and an AI assistant takes notes. A simple \"this meeting is recorded\" is insufficient: AI use must be mentioned in the invite, orally at meeting start, and visibly during the meeting.\n\n### What is the legal basis to record a meeting?\nIt depends on context. Internally, employer may rely on legitimate interest with a balancing test and prior info: employee consent is rarely \"free\" due to subordination. For client or external calls, explicit consent is usually required. Recording and transcribing without legal basis, prior info, and controlled retention is illegal.\n\n---\n\n## 6. Transfers Outside EU and Cloud Act\n\n### Can the US Cloud Act apply to my data with Leexi?\nThis is the right question. Your data are stored in France, but AWS is a US company, theoretically subject to Cloud Act. For strict sovereignty aiming at immunity from extraterritorial laws, Scaleway (French actor) is the suitable option. Leexi does not claim AWS Paris hosting is immune to US law; it offers the alternative for those who require it.\n\n### How is this different from US tools like Otter or Fireflies?\nA tool hosting and processing everything in the US falls under post-Schrems II transfer rules and must rely on Data Privacy Framework. The consent model of some US tools, where one participant triggers recording for all, is fragile under GDPR articles 6 and 7. Leexi stores and processes in France and enforces default consent. The comparison is only versus US tools, e.g. [AI note-taking tool alternatives for Teams](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fen\u002Fintegrations\u002Fconferencing\u002Fmicrosoft-teams\u002Ftop-ai-note-taker-alternatives-for-teams\u002F).\n\n---\n\n## 7. Technical Security\n\n### Are my data encrypted?\nYes, in transit and at rest.\n\n---\n\n## 8. EU AI Act\n\n### What does the EU AI Act change for choosing an AI note-taking tool in 2026?\nChoosing an AI tool is primarily a legal decision. Companies must map AI tools, conduct impact analyses for sensitive uses, and verify supplier compliance. Supplier must prove compliance and provide audit rights or third-party reports. It’s a double lock with GDPR.\n\n### Is Leexi compliant with the EU AI Act?\nLeexi aligns with [EU AI Act](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fen\u002Fsecurity\u002Fcertifications-audits-compliance\u002Feu-ai-act\u002F), notably transparency (assistant visible in meeting, participant info) and prepares ISO 42001 structuring AI management. US tools lack these constraints, a real differentiator.\n\n---\n\n## 9. Sovereignty: Demand and Discourse\n\n### Why has data sovereignty become a buying criterion?\nBecause initial dependence is massive and decision-makers realize it. About 70% of European cloud market is with AWS, Azure, Google; nearly 80% of European cloud spend goes to US providers; about 70% of French data hosted outside EU. This dependence fuels demand for a European alternative, and public markets increasingly favor certified European solutions.\n\n### Is Leexi a credible sovereign alternative to US tools?\nLeexi is a Franco-Belgian entity, stores and processes in France, enforces default consent, holds ISO 27001, and offers sovereign hosting with Scaleway. For buyers excluding US tools over data transfer, it’s often the entry point.\n\n---\n\n## 10. By Sector\n\n### I work in or with the public sector. What should I check?\nPublic sector follows SecNumCloud path for sensitive data, framed by SREN law, with storage territoriality and strengthened contractual clauses. Leexi is not SecNumCloud qualified yet: for sensitive public data use, this is critical. For routine administrative use excluding sensitive data, France hosting and ISO 27001 meet main requirements.\n\n### I am a lawyer, consultant, HR, or accountant. Am I concerned?\nYes, due to confidentiality of data handled: client files, candidate data, financial info. GDPR obligations (legal basis, info, retention) fully apply, and your clients may require guarantees on location and no training. Here, France hosting, no training, and Leexi’s DPA directly meet your needs.\n\n---\n\n## 11. Documents to Provide Your DPO\n\n### What exactly do I give my DPO to validate Leexi?\nSix documents Leexi provides: hosting location (France, AWS Paris, Scaleway option), no-training attestation, ISO 27001 certificate, DPA, subcontractor list, and retention policy. This is the file you pass to your DPO. While internal validation proceeds, you can [test Leexi on a real meeting](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta).\n","2026-08-07T15:19:33.579Z","2026-08-18T09:37:58.612Z","2026-08-18T09:38:08.947Z",{"id":795,"documentId":154,"metaTitle":796,"metaDescription":797,"slug":798,"heroTitle":799,"heroUnderTitle":800,"heroUnderTitle2":69,"heroUnderTitle3":69,"heroCTA":316,"heroVideoUrl":69,"blog":801,"createdAt":802,"updatedAt":803,"publishedAt":804,"locale":78,"__type":151},22769,"FAQ conformité et souveraineté : hébergement, RGPD, ISO 27001 | Leexi","Les réponses documentées aux questions conformité et souveraineté avant d'adopter Leexi : hébergement en France, non-entraînement de l'IA, ISO 27001, DPA, consentement.","\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Ffaq-conformite-souverainete\u002F","FAQ conformité et souveraineté","Les réponses, preuve à l'appui, aux questions que votre DPO se pose avant d'adopter Leexi.","## En résumé\n\nCette FAQ répond, au mot près, aux questions qu'un acheteur professionnel et son DPO se posent avant d'acheter un [outil de prise de notes IA](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fassistant-ia\u002Fprise-de-notes-ia\u002Fleexi-ai-note-taker-revolution-reunions\u002F). Elle sépare trois niveaux de force juridique, parce qu'ils ne se valent pas : ce que la loi impose (RGPD, AI Act), ce que vos clients exigent sans que la loi l'oblige (ISO 27001, hébergement européen), et ce qui est imposé par secteur (santé, public). Chaque réponse porte sa preuve. Aucune affirmation de conformité n'est écrite sans le fait qui la soutient. Les termes techniques (DPA, circuit fermé, diarisation) sont définis dans le [glossaire de l'outil de prise de notes IA](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fglossaire-outil-de-prise-de-notes-ia\u002F).\n\nNi l'ISO 27001 ni l'hébergement en France ne sont des obligations légales universelles. Vos clients les exigent, et deux secteurs les imposent : la santé et le public.\n\n> **L'essentiel en une réponse :** hébergement AWS région Paris, option Scaleway au-delà d'un certain volume de licences, LLM (OpenAI) exécuté via Azure France en circuit fermé, pas d'entraînement sur les données client, chiffrement en transit et au repos, ISO 27001 détenue, ISO 42001 en cours, NIS2 en finalisation, alignement EU AI Act, DPA et liste des sous-traitants et certificat ISO fournis sur demande, environ 10 000 entreprises utilisatrices en Europe, entité franco-belge.\n\n---\n\n## 1. Localisation et hébergement des données\n\n### Mes données quittent-elles l'Union européenne ?\nNon pour le stockage et le traitement, qui restent en France. La nuance à connaître concerne le fournisseur d'infrastructure : la région de stockage est européenne, mais AWS reste une société de droit américain (voir la question sur le Cloud Act). Pour une exigence de souveraineté stricte (entité non soumise aux lois extraterritoriales), c'est l'option Scaleway qui répond au besoin.\n\n### Qu'est-ce qu'un hébergement « souverain », exactement ?\nUn acheteur exigeant vérifie trois choses : des datacenters physiquement en France, une entité juridique de droit français ou européen non soumise à des lois extraterritoriales, et un contrôle capitalistique européen. L'hébergement AWS Paris coche la localisation physique mais pas l'immunité aux lois extra-européennes. L'option Scaleway coche les trois.\n\n### L'hébergement en France est-il une obligation légale ?\nNon, pas de façon générale. Le RGPD n'impose pas que les données restent en France ou en Europe pour la plupart des traitements. L'hébergement souverain devient obligatoire seulement pour certains secteurs : les données de santé (via un hébergeur certifié HDS) et le secteur public pour ses données sensibles (trajectoire SecNumCloud, loi SREN). Pour tout le reste, c'est une demande des acheteurs qui monte fort ; la loi ne l'impose pas.\n\n---\n\n## 2. Entraînement de l'IA\n\n### Est-ce que Leexi entraîne son IA sur mes réunions ?\nNon. Vos conversations ne servent pas à entraîner les modèles. Cette règle vaut pour tous les comptes, par défaut. C'est aussi le premier réflexe de vérification des équipes techniques, et l'une des raisons pour lesquelles des acheteurs présélectionnent Leexi après avoir écarté des outils américains.\n\n### Leexi est-il « basé sur ChatGPT » ? Mes données partent-elles chez OpenAI ?\nLe modèle de langage utilisé est fourni par OpenAI, mais il est exécuté via Azure France, en circuit fermé. Vos données ne sont pas utilisées pour entraîner ce modèle et ne sont pas exposées à un usage tiers. Le circuit fermé signifie que le traitement reste dans un périmètre maîtrisé, en France.\n\n### Comment le prouver à mon DPO ?\nLeexi documente ce point dans son [dossier de conformité](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002F), avec le DPA et la liste des sous-traitants. Le non-entraînement y est écrit noir sur blanc.\n\n---\n\n## 3. Certifications et normes\n\n### Quelles autres certifications Leexi détient-il ou prépare-t-il ?\nL'ISO 42001 (système de management de l'IA) est en cours. La mise en conformité NIS2 est en finalisation. Leexi s'aligne sur l'EU AI Act. Leexi passe régulièrement des audits, y compris menés par ses propres clients.\n\n### Est-ce que NIS2 ou l'ISO 27001 est ce qui porte l'obligation légale de sécurité ?\nC'est NIS2, pas l'ISO 27001, qui porte l'obligation légale de sécurité, pour les entités « essentielles » et « importantes ». L'ISO 27001 est un moyen d'y répondre, pas l'obligation elle-même.\n\n### Leexi est-il qualifié SecNumCloud ?\nNon à ce jour. La qualification SecNumCloud (ANSSI) atteste d'un niveau de sécurité supérieur et d'une immunité aux lois extra-européennes, et concerne surtout le secteur public pour ses données sensibles (loi SREN). Ce n'est pas un prérequis pour un usage B2B standard.\n\n---\n\n## 4. DPA, sous-traitants et preuves d'achat\n\n### Leexi signe-t-il un accord de traitement des données (DPA) ?\nOui. Le DPA est fourni. C'est l'une des pièces que tout acheteur professionnel demande pour démontrer sa propre supervision du traitement.\n\n### Quelles pièces Leexi met-il à disposition pour un dossier d'achat ou d'appel d'offres ?\nLe DPA, la liste des sous-traitants, le certificat ISO 27001 et la localisation d'hébergement. Ce sont exactement les preuves qu'un acheteur réclame en 2026 : DPA, droit d'audit ou rapports de conformité tiers, localisation, liste des sous-traitants. Sans ces preuves, un fournisseur est écarté.\n\n---\n\n## 5. Consentement et information des participants\n\n### Faut-il prévenir les participants qu'une réunion est enregistrée ?\nOui. Le RGPD et l'EU AI Act imposent d'informer les participants qu'une réunion est enregistrée et qu'un assistant IA prend des notes. Un simple « cette réunion est enregistrée » ne suffit pas : l'usage de l'IA doit être mentionné dans l'invitation, rappelé à l'oral en début de réunion, et rendu visible pendant la réunion.\n\n### Quelle est la base légale pour enregistrer une réunion ?\nElle dépend du contexte. En interne, l'employeur peut s'appuyer sur l'intérêt légitime, à condition de réaliser un test de balance des intérêts et d'informer en amont : le consentement salarié est rarement considéré comme « libre » du fait du lien de subordination. Pour les appels avec des clients ou des externes, le consentement explicite est généralement requis. Enregistrer et transcrire sans base légale, sans information préalable et sans durée de conservation maîtrisée est illégal.\n\n---\n\n## 6. Transferts hors UE et Cloud Act\n\n### Le Cloud Act américain peut-il s'appliquer à mes données chez Leexi ?\nC'est la bonne question à poser. Vos données sont stockées en France, mais AWS est une société de droit américain, ce qui l'expose en théorie au Cloud Act. Pour une exigence de souveraineté stricte visant l'immunité aux lois extraterritoriales, l'option Scaleway (acteur français) est la réponse adaptée. Leexi ne prétend pas que l'hébergement AWS Paris est immunisé au droit américain : il offre l'alternative pour ceux qui l'exigent.\n\n### En quoi est-ce différent d'un outil américain comme Otter ou Fireflies ?\nUn outil qui héberge et traite tout aux États-Unis relève des règles de transfert post-Schrems II et doit s'appuyer sur le Data Privacy Framework. Le modèle de consentement de plusieurs outils américains, où un seul participant déclenche l'enregistrement pour tous, est jugé fragile au regard des articles 6 et 7 du RGPD. Leexi stocke et traite en France et impose le consentement par défaut. Le comparatif se fait uniquement face aux outils américains, par exemple les [alternatives d'outil de prise de notes IA pour Teams](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fintegrations\u002Fvisio-conference\u002Fmicrosoft-teams\u002Ftop-alternatives-ai-note-taker-pour-teams\u002F).\n\n---\n\n## 7. Sécurité technique\n\n### Mes données sont-elles chiffrées ?\nOui, en transit et au repos.\n\n---\n\n## 8. EU AI Act\n\n### Qu'est-ce que l'EU AI Act change pour le choix d'un outil de prise de notes IA en 2026 ?\nChoisir un outil IA devient d'abord une décision juridique. Les entreprises doivent cartographier leurs outils IA, mener des analyses d'impact pour les usages sensibles, et vérifier la conformité de leurs fournisseurs. Le fournisseur doit pouvoir prouver sa conformité et donner un droit d'audit ou des rapports de conformité tiers. C'est un double verrou avec le RGPD.\n\n### Leexi est-il conforme à l'EU AI Act ?\nLeexi s'aligne sur [l'EU AI Act](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Feu-ai-act\u002F), notamment sur la transparence (assistant visible dans la réunion, information des participants) et prépare l'ISO 42001 qui structure le management de l'IA. Les outils américains ne portent pas ces mêmes contraintes, ce qui constitue une vraie différenciation.\n\n---\n\n## 9. Souveraineté : la demande et le discours\n\n### Pourquoi la souveraineté des données est-elle devenue un critère d'achat ?\nParce que la dépendance de départ est massive et que les décideurs en ont pris conscience. Environ 70 % du marché cloud européen est concentré chez AWS, Azure et Google, près de 80 % des dépenses cloud européennes vont à des fournisseurs américains, et environ 70 % des données françaises sont hébergées hors UE. Cette dépendance est exactement le réservoir de demande pour une alternative européenne, et les marchés publics favorisent de plus en plus les solutions européennes certifiées.\n\n### Leexi est-il une alternative souveraine crédible aux outils américains ?\nLeexi est une entité franco-belge, stocke et traite en France, impose le consentement par défaut, détient l'ISO 27001 et propose une option d'hébergement souverain avec Scaleway. Pour un acheteur qui a écarté un outil américain sur la question du transfert de données, c'est souvent la porte d'entrée.\n\n---\n\n## 10. Par secteur\n\n### Je travaille dans le secteur public ou avec lui. Que dois-je vérifier ?\nLe secteur public suit une trajectoire SecNumCloud pour ses données sensibles, encadrée par la loi SREN, avec territorialité de stockage et clauses contractuelles renforcées. Leexi n'est pas qualifié SecNumCloud à ce jour : pour un usage sur données sensibles publiques, ce point est déterminant. Pour un usage administratif courant hors données sensibles, l'hébergement France et l'ISO 27001 répondent à l'essentiel des exigences.\n\n### Je suis avocat, consultant, en RH ou en cabinet comptable. Suis-je concerné ?\nOui, par la confidentialité des données que vous traitez : dossiers clients, données candidats, informations financières. L'obligation RGPD (base légale, information, conservation) s'applique pleinement, et vos propres clients peuvent exiger de vous des garanties de localisation et de non-entraînement. C'est là que l'hébergement France, le non-entraînement et le DPA de Leexi répondent directement à votre besoin.\n\n---\n\n## 11. Les pièces à transmettre à votre DPO\n\n### Concrètement, qu'est-ce que je transmets à mon DPO pour valider Leexi ?\nSix pièces, que Leexi fournit : la localisation d'hébergement (France, AWS Paris, option Scaleway), l'attestation de non-entraînement, le certificat ISO 27001, le DPA, la liste des sous-traitants, et la politique de conservation. C'est le dossier que vous transférez à votre DPO. Pendant que la validation interne suit son cours, vous pouvez [tester Leexi sur une réunion réelle](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta).\n","2026-07-10T06:29:35.271Z","2026-08-18T09:37:17.162Z","2026-08-18T09:38:16.021Z",{"id":806,"documentId":154,"metaTitle":807,"metaDescription":808,"slug":809,"heroTitle":810,"heroUnderTitle":811,"heroUnderTitle2":69,"heroUnderTitle3":69,"heroCTA":433,"heroVideoUrl":69,"blog":812,"createdAt":813,"updatedAt":814,"publishedAt":815,"locale":74,"__type":151},22837,"FAQ naleving en soevereiniteit: host,","Antwoorden op nalevingsvragen voor Leexi: hosting in Frankrijk, geen AI-training, ISO 27001, DPA, toestemming.","\u002Fnl\u002Fveiligheid\u002Fcertificeringen-audits-naleving-regelgeving\u002Ffaq-naleving-soevereiniteit\u002F","FAQ naleving en soevereiniteit","Bewijsgebaseerde antwoorden op vragen van uw DPO voor het gebruik van Leexi.","## Samenvatting\n\nDeze FAQ beantwoordt exact de vragen die een professionele koper en zijn DPO stellen voor de aanschaf van een [AI-notitiehulpmiddel](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fnl\u002Fai-assistent\u002Fnote-taker\u002Fleexi-ai-note-taker-veranderd-vergaderingen\u002F). Er worden drie juridische niveaus onderscheiden: wettelijke vereisten (AVG, AI Act), klantvereisten zonder wettelijke verplichting (ISO 27001, Europese hosting) en sectorale verplichtingen (gezondheid, overheid). Elke antwoord is onderbouwd met bewijs. Technische termen (DPA, gesloten circuit, diarizatie) zijn gedefinieerd in de [glossarium van het AI-notitiehulpmiddel](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fnl\u002Fveiligheid\u002Fcertificeringen-audits-naleving-regelgeving\u002Fwoordenlijst-ai-notitie-tool\u002F).\n\nNoch ISO 27001, noch hosting in Frankrijk zijn universele wettelijke verplichtingen. Klanten eisen het wel, en twee sectoren verplichten het: gezondheid en overheid.\n\n> **Belangrijkste antwoord:** hosting AWS regio Parijs, Scaleway-optie bij groot licentievolume, LLM (OpenAI) uitgevoerd via Azure Frankrijk in gesloten circuit, geen training op klantgegevens, versleuteling in transit en rust, ISO 27001 gecertificeerd, ISO 42001 in voorbereiding, NIS2 in afronding, EU AI Act naleving, DPA en lijst onderaannemers en ISO-certificaat op aanvraag, circa 10.000 Europese bedrijven, Frans-Belgische entiteit.\n\n---\n\n## 1. Locatie en hosting van data\n\n### Verlaat mijn data de Europese Unie?\nNee, opslag en verwerking blijven in Frankrijk. De nuance betreft de infrastructuurprovider: opslagregio is Europees, maar AWS is een Amerikaans bedrijf (zie Cloud Act). Voor strikte soevereiniteit (geen extraterritoriale wetgeving) is Scaleway de oplossing.\n\n### Wat is precies \"soevereine\" hosting?\nEen veeleisende koper controleert drie zaken: datacenters fysiek in Frankrijk, een juridische entiteit onder Frans of Europees recht zonder extraterritoriale wetten, en Europees kapitaalbeheer. AWS Parijs voldoet aan locatie, niet aan immuniteit. Scaleway voldoet aan alle drie.\n\n### Is hosting in Frankrijk wettelijk verplicht?\nNee, niet algemeen. De AVG vereist niet dat data in Frankrijk of Europa blijft voor de meeste verwerkingen. Soevereine hosting is verplicht voor sommige sectoren: gezondheidsdata (via HDS-gecertificeerde host) en publieke sector voor gevoelige data (SecNumCloud traject, SREN-wet). Verder is het een groeiende klantvraag, geen wettelijke eis.\n\n---\n\n## 2. AI-training\n\n### Trained Leexi zijn AI op mijn vergaderingen?\nNee. Uw gesprekken worden niet gebruikt om modellen te trainen. Dit geldt standaard voor alle accounts. Dit is ook een eerste controlepunt voor technische teams en reden waarom kopers Leexi verkiezen boven Amerikaanse tools.\n\n### Is Leexi \"gebaseerd op ChatGPT\"? Gaan mijn data naar OpenAI?\nHet taalmodel is van OpenAI, maar draait via Azure Frankrijk in een gesloten circuit. Uw data worden niet gebruikt voor training en zijn niet toegankelijk voor derden. Gesloten circuit betekent verwerking binnen een gecontroleerde Franse omgeving.\n\n### Hoe bewijs ik dit aan mijn DPO?\nLeexi documenteert dit in het [nalevingsdossier](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fnl\u002Fveiligheid\u002Fcertificeringen-audits-naleving-regelgeving\u002F), inclusief DPA en lijst onderaannemers. Niet-training staat zwart-op-wit.\n\n---\n\n## 3. Certificeringen en normen\n\n### Welke andere certificeringen heeft of bereidt Leexi voor?\nISO 42001 (AI managementsysteem) is in voorbereiding. NIS2 naleving wordt afgerond. Leexi volgt de EU AI Act. Regelmatige audits, ook door klanten.\n\n### Is NIS2 of ISO 27001 de wettelijke beveiligingsplicht?\nNIS2 is de wettelijke beveiligingsplicht voor \"essentiële\" en \"belangrijke\" entiteiten. ISO 27001 is een middel om daaraan te voldoen, geen wettelijke verplichting op zich.\n\n### Is Leexi SecNumCloud-gekwalificeerd?\nNog niet. SecNumCloud (ANSSI) garandeert hogere beveiliging en immuniteit tegen extraterritoriale wetten, vooral voor publieke sector gevoelige data (SREN-wet). Niet vereist voor standaard B2B gebruik.\n\n---\n\n## 4. DPA, onderaannemers en aankoopbewijzen\n\n### Ondertekent Leexi een Data Processing Agreement (DPA)?\nJa. DPA wordt geleverd. Dit is een standaarddocument dat professionele kopers vragen om toezicht op verwerking aan te tonen.\n\n### Welke documenten levert Leexi voor aankoop- of aanbestedingsdossiers?\nDPA, lijst onderaannemers, ISO 27001 certificaat en hostinglocatie. Dit zijn precies de bewijzen die kopers in 2026 vragen: DPA, auditrechten of derde nalevingsrapporten, locatie, onderaannemerslijst. Zonder deze bewijzen wordt een leverancier uitgesloten.\n\n---\n\n## 5. Toestemming en informatie deelnemers\n\n### Moeten deelnemers weten dat een vergadering wordt opgenomen?\nJa. AVG en EU AI Act verplichten deelnemers te informeren dat een vergadering wordt opgenomen en dat een AI-assistent notities maakt. \"Deze vergadering wordt opgenomen\" is niet genoeg: AI-gebruik moet in de uitnodiging, mondeling aan het begin en zichtbaar tijdens de vergadering worden vermeld.\n\n### Wat is de wettelijke basis voor opname?\nAfhankelijk van context. Intern kan werkgever beroep doen op gerechtvaardigd belang, mits belangenafweging en voorafgaande informatie; werknemerstoestemming wordt zelden als vrij beschouwd vanwege gezagsverhouding. Bij gesprekken met klanten of externen is expliciete toestemming meestal vereist. Opname en transcriptie zonder wettelijke basis, voorafgaande info en bewaartermijn is illegaal.\n\n---\n\n## 6. Overdrachten buiten EU en Cloud Act\n\n### Kan de Amerikaanse Cloud Act van toepassing zijn op mijn data bij Leexi?\nGoede vraag. Data worden in Frankrijk opgeslagen, maar AWS is Amerikaans bedrijf, dus theoretisch Cloud Act van toepassing. Voor strikte soevereiniteit en immuniteit is Scaleway (Franse speler) de juiste keuze. Leexi beweert niet dat AWS Parijs immuun is, maar biedt een alternatief.\n\n### Wat is het verschil met Amerikaanse tools zoals Otter of Fireflies?\nTools die alles in VS hosten en verwerken vallen onder Schrems II regels en Data Privacy Framework. Het toestemmingsmodel van sommige Amerikaanse tools, waarbij één deelnemer opname start voor allen, is kwetsbaar volgens AVG-artikelen 6 en 7. Leexi slaat op in Frankrijk, verwerkt daar en vereist standaard toestemming. Vergelijking is alleen met Amerikaanse tools, bv. [AI-notitiehulpmiddel alternatieven voor Teams](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fnl\u002Fintegraties\u002Fvideoconferencing\u002Fmicrosoft-teams\u002Ftop-alternatieven-ai-note-taker-voor-teams\u002F).\n\n---\n\n## 7. Technische beveiliging\n\n### Zijn mijn data versleuteld?\nJa, tijdens overdracht en in rust.\n\n---\n\n## 8. EU AI Act\n\n### Wat verandert de EU AI Act voor de keuze van een AI-notitiehulpmiddel in 2026?\nDe keuze wordt eerst een juridische beslissing. Bedrijven moeten hun AI-tools in kaart brengen, impactanalyses doen voor gevoelige toepassingen en leveranciers op naleving controleren. Leverancier moet naleving kunnen bewijzen en auditrechten of derde nalevingsrapporten geven. Dit is een dubbele beveiliging naast AVG.\n\n### Is Leexi conform de EU AI Act?\nLeexi volgt [de EU AI Act](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fnl\u002Fveiligheid\u002Fcertificeringen-audits-naleving-regelgeving\u002Feu-ai-wet\u002F), vooral transparantie (zichtbare assistent, deelnemersinformatie) en bereidt ISO 42001 voor voor AI-management. Amerikaanse tools hebben deze verplichtingen niet, wat een echte differentiatie is.\n\n---\n\n## 9. Soevereiniteit: vraag en discours\n\n### Waarom is datasoevereiniteit een aankoopcriterium geworden?\nOmdat de afhankelijkheid groot is en beslissers zich daarvan bewust zijn. Circa 70% van de Europese cloudmarkt is geconcentreerd bij AWS, Azure en Google, bijna 80% van Europese clouduitgaven gaat naar Amerikaanse leveranciers, en circa 70% van Franse data wordt buiten EU gehost. Deze afhankelijkheid creëert vraag naar Europese alternatieven, en publieke markten stimuleren gecertificeerde Europese oplossingen.\n\n### Is Leexi een geloofwaardig soeverein alternatief voor Amerikaanse tools?\nLeexi is een Frans-Belgische entiteit, slaat op in Frankrijk, vereist standaard toestemming, heeft ISO 27001 en biedt soevereine hosting met Scaleway. Voor kopers die Amerikaanse tools vanwege datatransfer uitsluiten, is het vaak de toegangspoort.\n\n---\n\n## 10. Per sector\n\n### Ik werk in of met de publieke sector. Wat moet ik controleren?\nDe publieke sector volgt SecNumCloud traject voor gevoelige data, gereguleerd door SREN-wet, met opslagterritorialiteit en versterkte contractclausules. Leexi is nog niet SecNumCloud-gekwalificeerd: voor gevoelige publieke data is dit cruciaal. Voor regulier administratief gebruik zonder gevoelige data voldoen Franse hosting en ISO 27001 aan de meeste eisen.\n\n### Ik ben advocaat, consultant, HR of accountant. Ben ik betrokken?\nJa, vanwege vertrouwelijkheid van data: klantdossiers, kandidaatdata, financiële info. AVG-verplichtingen (rechtmatige grondslag, informatie, bewaartermijn) gelden volledig, en klanten kunnen garanties eisen over locatie en geen AI-training. Franse hosting, geen training en DPA van Leexi voldoen direct aan deze behoefte.\n\n---\n\n## 11. Documenten voor uw DPO\n\n### Wat geef ik concreet aan mijn DPO om Leexi te valideren?\nZes documenten die Leexi levert: hostinglocatie (Frankrijk, AWS Parijs, Scaleway-optie), attest geen training, ISO 27001 certificaat, DPA, lijst onderaannemers en bewaarbeleid. Dit dossier geeft u aan uw DPO. Terwijl interne validatie loopt, kunt u [Leexi testen in een echte vergadering](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta).\n","2026-08-07T15:20:05.842Z","2026-08-18T09:39:56.142Z","2026-08-18T09:39:56.294Z",{"id":817,"documentId":154,"metaTitle":818,"metaDescription":819,"slug":820,"heroTitle":821,"heroUnderTitle":822,"heroUnderTitle2":69,"heroUnderTitle3":69,"heroCTA":210,"heroVideoUrl":69,"blog":823,"createdAt":824,"updatedAt":825,"publishedAt":826,"locale":84,"__type":151},22838,"FAQ cumplimiento y soberanía: hosting","Respuestas clave sobre cumplimiento y soberanía antes de adoptar Leexi: hosting en Francia, no entrenamiento IA, ISO 27001, DPA, consentimiento.","\u002Fes\u002Fseguridad\u002Fcertificaciones-auditorias-cumplimiento\u002Ffaq-cumplimiento-soberania\u002F","FAQ cumplimiento y soberanía","Respuestas con pruebas para las dudas que tu DPO tiene antes de adoptar Leexi.","## En resumen\n\nEsta FAQ responde, palabra por palabra, a las preguntas que un comprador profesional y su DPO se hacen antes de adquirir una [herramienta de toma de notas IA](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fes\u002Fasistente-ia\u002Ftoma-de-notas-ia\u002Fleexi-ai-toma-notas-revolucion-reuniones\u002F). Se distinguen tres niveles de fuerza legal, porque no son iguales: lo que exige la ley (RGPD, AI Act), lo que tus clientes piden sin obligación legal (ISO 27001, hosting europeo) y lo que impone cada sector (salud, público). Cada respuesta incluye su prueba. Ninguna afirmación de cumplimiento está sin respaldo. Los términos técnicos (DPA, circuito cerrado, diarización) se definen en el [glosario de la herramienta de toma de notas IA](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fes\u002Fseguridad\u002Fcertificaciones-auditorias-cumplimiento\u002Fglosario-herramienta-de-toma-de-notas-ia\u002F).\n\nNi ISO 27001 ni el hosting en Francia son obligaciones legales universales. Tus clientes los exigen, y dos sectores los imponen: salud y público.\n\n> **Lo esencial en una respuesta:** hosting AWS región París, opción Scaleway para cierto volumen de licencias, LLM (OpenAI) ejecutado vía Azure Francia en circuito cerrado, no se entrena con datos de clientes, cifrado en tránsito y reposo, ISO 27001 certificada, ISO 42001 en proceso, NIS2 en finalización, alineación con EU AI Act, DPA y lista de subcontratistas y certificado ISO disponibles a solicitud, unas 10,000 empresas usuarias en Europa, entidad franco-belga.\n\n---\n\n## 1. Localización y hosting de datos\n\n### ¿Mis datos salen de la Unión Europea?\nNo para almacenamiento y procesamiento, que permanecen en Francia. La diferencia está en el proveedor de infraestructura: la región de almacenamiento es europea, pero AWS es una empresa bajo ley estadounidense (ver pregunta sobre Cloud Act). Para soberanía estricta (entidad no sujeta a leyes extraterritoriales), la opción Scaleway es la adecuada.\n\n### ¿Qué es un hosting « soberano » exactamente?\nUn comprador exigente verifica tres cosas: datacenters físicamente en Francia, entidad jurídica francesa o europea no sujeta a leyes extraterritoriales, y control accionarial europeo. Hosting AWS París cumple la ubicación física pero no inmunidad a leyes extraeuropeas. La opción Scaleway cumple las tres.\n\n### ¿Es obligatorio legalmente el hosting en Francia?\nNo, no en general. El RGPD no exige que los datos permanezcan en Francia o Europa para la mayoría de tratamientos. El hosting soberano es obligatorio solo para ciertos sectores: datos de salud (con hosting certificado HDS) y sector público para datos sensibles (trayectoria SecNumCloud, ley SREN). Para el resto, es demanda creciente de compradores; la ley no lo impone.\n\n---\n\n## 2. Entrenamiento de la IA\n\n### ¿Leexi entrena su IA con mis reuniones?\nNo. Tus conversaciones no se usan para entrenar modelos. Esta regla aplica a todas las cuentas por defecto. Es también la primera verificación técnica y una razón por la que compradores descartan herramientas americanas y eligen Leexi.\n\n### ¿Leexi está « basado en ChatGPT »? ¿Mis datos van a OpenAI?\nEl modelo de lenguaje es de OpenAI, pero se ejecuta vía Azure Francia, en circuito cerrado. Tus datos no se usan para entrenar el modelo ni se exponen a terceros. Circuito cerrado significa procesamiento en perímetro controlado, en Francia.\n\n### ¿Cómo demostrarlo a mi DPO?\nLeexi documenta esto en su [dossier de cumplimiento](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fes\u002Fseguridad\u002Fcertificaciones-auditorias-cumplimiento\u002F), con DPA y lista de subcontratistas. El no entrenamiento está claramente especificado.\n\n---\n\n## 3. Certificaciones y normas\n\n### ¿Qué otras certificaciones tiene o prepara Leexi?\nISO 42001 (gestión de IA) en proceso. Cumplimiento NIS2 en finalización. Leexi se alinea con EU AI Act. Realiza auditorías regulares, incluso por clientes.\n\n### ¿NIS2 o ISO 27001 es la obligación legal de seguridad?\nNIS2, no ISO 27001, impone la obligación legal para entidades « esenciales » y « importantes ». ISO 27001 es un medio para cumplir, no la obligación en sí.\n\n### ¿Leexi está calificado SecNumCloud?\nNo aún. SecNumCloud (ANSSI) certifica nivel superior y protección ante leyes extraeuropeas, sobre todo para sector público y datos sensibles (ley SREN). No es requisito para uso B2B estándar.\n\n---\n\n## 4. DPA, subcontratistas y pruebas de compra\n\n### ¿Leexi firma un acuerdo de tratamiento de datos (DPA)?\nSí. El DPA se proporciona. Es un documento que todo comprador profesional pide para supervisar el tratamiento.\n\n### ¿Qué documentos ofrece Leexi para compra o licitación?\nDPA, lista de subcontratistas, certificado ISO 27001 y ubicación del hosting. Son las pruebas que un comprador exige en 2026: DPA, derecho a auditoría o informes de terceros, ubicación, lista de subcontratistas. Sin estas pruebas, un proveedor es descartado.\n\n---\n\n## 5. Consentimiento e información a participantes\n\n### ¿Hay que avisar que una reunión se graba?\nSí. RGPD y EU AI Act exigen informar que la reunión se graba y que un asistente IA toma notas. Decir solo « esta reunión se graba » no basta: el uso de IA debe mencionarse en la invitación, recordarse oralmente al inicio y mostrarse durante la reunión.\n\n### ¿Cuál es la base legal para grabar una reunión?\nDepende del contexto. Internamente, el empleador puede basarse en interés legítimo, con prueba de balance y aviso previo: el consentimiento del empleado rara vez se considera « libre » por subordinación. Para llamadas con clientes o externos, se requiere consentimiento explícito. Grabar y transcribir sin base legal, aviso ni control de conservación es ilegal.\n\n---\n\n## 6. Transferencias fuera de UE y Cloud Act\n\n### ¿Puede el Cloud Act estadounidense aplicarse a mis datos en Leexi?\nEs la pregunta clave. Tus datos están en Francia, pero AWS es empresa bajo ley estadounidense, expuesta al Cloud Act. Para soberanía estricta e inmunidad a leyes extraterritoriales, la opción Scaleway (francesa) es la respuesta. Leexi no afirma que hosting AWS París esté inmunizado a ley estadounidense, ofrece alternativa para quien la exige.\n\n### ¿En qué se diferencia de herramientas americanas como Otter o Fireflies?\nUna herramienta que hospeda y procesa todo en EE.UU. está bajo reglas post-Schrems II y debe usar Data Privacy Framework. El consentimiento de varios americanos, donde un solo participante activa grabación para todos, es débil según artículos 6 y 7 RGPD. Leexi almacena y procesa en Francia y exige consentimiento por defecto. La comparación es solo frente a herramientas americanas, como las [alternativas de herramienta de notas IA para Teams](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fes\u002Fintegraciones\u002Fvideoconferencia\u002Fmicrosoft-teams\u002Fmejores-alternativas-ai-note-taker-para-teams\u002F).\n\n---\n\n## 7. Seguridad técnica\n\n### ¿Mis datos están cifrados?\nSí, en tránsito y en reposo.\n\n---\n\n## 8. EU AI Act\n\n### ¿Qué cambia EU AI Act para elegir herramienta IA en 2026?\nElegir IA es decisión legal. Empresas deben mapear herramientas IA, hacer análisis de impacto para usos sensibles y verificar cumplimiento de proveedores. Proveedor debe probar cumplimiento y ofrecer derecho a auditoría o informes de terceros. Es doble control junto a RGPD.\n\n### ¿Leexi cumple EU AI Act?\nLeexi se alinea con [EU AI Act](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fes\u002Fseguridad\u002Fcertificaciones-auditorias-cumplimiento\u002Feu-ai-act\u002F), especialmente transparencia (asistente visible, info a participantes) y prepara ISO 42001 para gestión IA. Herramientas americanas no tienen estas obligaciones, es diferenciador real.\n\n---\n\n## 9. Soberanía: demanda y discurso\n\n### ¿Por qué la soberanía de datos es criterio de compra?\nPor la gran dependencia inicial y conciencia de decisores. Un 70 % del mercado cloud europeo está en AWS, Azure y Google; casi 80 % del gasto cloud europeo va a proveedores americanos; y un 70 % de datos franceses se aloja fuera UE. Esta dependencia genera demanda para alternativa europea, y mercados públicos favorecen soluciones europeas certificadas.\n\n### ¿Leexi es alternativa soberana creíble a herramientas americanas?\nLeexi es entidad franco-belga, almacena y procesa en Francia, exige consentimiento por defecto, tiene ISO 27001 y opción de hosting soberano con Scaleway. Para comprador que descartó herramienta americana por transferencia de datos, suele ser puerta de entrada.\n\n---\n\n## 10. Por sector\n\n### Trabajo en sector público o con él. ¿Qué debo verificar?\nSector público sigue trayectoria SecNumCloud para datos sensibles, regulada por ley SREN, con territorialidad y cláusulas contractuales reforzadas. Leexi no está calificado SecNumCloud aún: para datos sensibles públicos es crucial. Para uso administrativo común sin datos sensibles, hosting en Francia e ISO 27001 cubren la mayoría de exigencias.\n\n### Soy abogado, consultor, RRHH o contable. ¿Me afecta?\nSí, por confidencialidad de datos: clientes, candidatos, finanzas. Obligación RGPD (base legal, info, conservación) aplica plenamente, y tus clientes pueden exigir garantías de ubicación y no entrenamiento. Hosting en Francia, no entrenamiento y DPA de Leexi responden directamente a tu necesidad.\n\n---\n\n## 11. Documentos para tu DPO\n\n### ¿Qué entrego a mi DPO para validar Leexi?\nSeis documentos que Leexi provee: ubicación hosting (Francia, AWS París, opción Scaleway), certificado de no entrenamiento, certificado ISO 27001, DPA, lista de subcontratistas y política de conservación. Es el dossier para tu DPO. Mientras validación interna avanza, puedes [probar Leexi en reunión real](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta).\n","2026-08-07T15:20:05.932Z","2026-08-18T09:40:04.985Z","2026-08-18T09:40:05.107Z",{"id":828,"documentId":518,"metaTitle":829,"metaDescription":830,"slug":831,"heroTitle":832,"heroUnderTitle":833,"heroUnderTitle2":69,"heroUnderTitle3":69,"heroCTA":316,"heroVideoUrl":69,"blog":834,"createdAt":835,"updatedAt":836,"publishedAt":837,"locale":78,"__type":151},21012,"Glossaire de l’outil de prise de note IA : RGPD & technique | Leexi","Les termes de l'outil de prise de notes IA définis simplement : compte rendu, transcription, RGPD, ISO 27001, LLM, diarisation, RAG et plus.","\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Fglossaire-outil-de-prise-de-notes-ia\u002F","Glossaire de l'outil de prise de notes IA","Les termes du produit, de la conformité et de la technique, définis simplement et repris tels quels par les moteurs de recherche.","Les termes qu'un professionnel croise quand il choisit un outil de prise de notes IA, définis simplement. Chaque définition tient en une à trois phrases, écrite pour être reprise telle quelle par un moteur de recherche ou une IA. Pour les questions d'achat, la [FAQ conformité et souveraineté](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Ffaq-conformite-souverainete\u002F) y répond point par point ; pour voir ces briques fonctionner ensemble, [testez Leexi sur une de vos réunions](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta).\n\n## Le produit et le compte rendu\n\n**Outil de prise de notes IA.** Un logiciel qui rejoint votre réunion (en visioconférence, au téléphone ou en présentiel), la transcrit et en rédige le compte rendu : décisions, actions, échéances. Il écrit les notes à votre place, au lieu de vous aider à écrire les vôtres. Le fonctionnement complet est détaillé sur [la prise de notes de réunion par IA](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fassistant-ia\u002Fprise-de-notes-ia\u002Fleexi-ai-note-taker-revolution-reunions\u002F).\n\n**Notetaker.** Terme anglais courant pour un outil de prise de notes IA. Chez Leexi, on dit « outil de prise de notes IA ».\n\n**Compte rendu (CR).** Le document rédigé après la réunion : le résumé, les décisions prises, les tâches attribuées et leurs échéances. C'est le livrable, par opposition à la transcription brute. Des [outils de comptes rendus de réunion](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fassistant-ia\u002Fprise-de-notes-ia\u002Foutils-comptes-rendus-reunion\u002F) le produisent automatiquement.\n\n**Procès-verbal (PV).** Le compte rendu formel d'une instance : conseil d'administration, assemblée générale, CSE, conseil municipal. Même logique qu'un CR, avec une exigence de forme plus stricte.\n\n**Transcription.** Le texte mot à mot de ce qui a été dit pendant la réunion. Elle sert de base au résumé, mais reste brute : il faut la dépouiller pour en tirer l'essentiel.\n\n**Identification du locuteur (qui parle).** L'attribution de chaque passage de la transcription à la personne qui l'a dit. C'est ce qui permet de savoir qui a pris quel engagement.\n\n**Résumé automatique.** La synthèse générée à partir de la transcription : l'essentiel de la réunion, sans la relire en entier.\n\n**Template de résumé.** Un modèle de compte rendu adapté à un type de réunion, par exemple un entretien de recrutement ou un rendez-vous commercial. Le résumé reprend alors ce qui compte pour ce type de réunion.\n\n**Bibliothèque.** L'historique de vos réunions enregistrées, consultable. Vous y retrouvez un échange passé sans rouvrir un enregistrement.\n\n**L'assistant (le bot).** L'agent qui rejoint la réunion pour l'enregistrer et la transcrire. Il est visible dans la réunion, comme l'exige l'EU AI Act.\n\n**Autofill CRM.** Le remplissage automatique des champs de votre CRM à partir du compte rendu, sans ressaisie. Le bon compte rendu remonte dans la bonne fiche, via les [intégrations CRM et visioconférence](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fintegrations\u002F).\n\n**Présentiel.** Une réunion en salle, par opposition à la visioconférence. Un outil de prise de notes IA qui ne fonctionne qu'en visio ne capte pas ces réunions ; [l'application mobile](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fassistant-ia\u002Fapp-mobile\u002F), elle, enregistre la salle.\n\n## Conformité et souveraineté\n\n**RGPD.** Le règlement européen sur les données personnelles. Pour un outil de prise de notes IA, il impose une base légale à l'enregistrement, l'information des participants et une durée de conservation maîtrisée.\n\n**Base légale.** Le fondement juridique qui autorise l'enregistrement. En interne, l'employeur peut s'appuyer sur l'intérêt légitime après un test de balance et une information préalable ; pour les appels avec des externes, le consentement explicite est généralement requis.\n\n**Consentement horodaté.** La preuve datée que les participants ont été informés et ont consenti à l'enregistrement, conservée dans un log exportable et paramétrable par équipe et par pays.\n\n**ISO 27001.** Une norme volontaire de sécurité de l'information. Elle n'est pas une obligation légale, mais elle est devenue un prérequis de fait dans les appels d'offres B2B, les grands comptes et les marchés publics. Le détail est sur la page [certifications, audits et conformité](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002F).\n\n**ISO 42001.** La norme de management des systèmes d'intelligence artificielle. Chez Leexi, elle est en cours.\n\n**NIS2.** La directive européenne qui porte l'obligation légale de sécurité pour les entités « essentielles » et « importantes ». C'est elle, et non l'ISO 27001, qui crée l'obligation ; l'ISO 27001 est un moyen d'y répondre.\n\n**EU AI Act.** Le cadre européen sur l'intelligence artificielle. Il impose notamment la transparence (un assistant visible dans la réunion) et des analyses d'impact pour les usages sensibles. [L'engagement de Leexi sur l'EU AI Act](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Feu-ai-act\u002F) est documenté.\n\n**Cloud Act.** La loi américaine qui permet aux autorités des États-Unis d'exiger l'accès à des données détenues par une société de droit américain, même stockées ailleurs. C'est la raison pour laquelle un hébergement AWS en France ne suffit pas à une exigence de souveraineté stricte.\n\n**Hébergement souverain.** Un hébergement qui coche trois conditions : des datacenters physiquement en France, une entité juridique non soumise aux lois extraterritoriales, et un contrôle capitalistique européen.\n\n**HDS (Hébergeur de Données de Santé).** Une certification obligatoire pour héberger des données de santé à caractère personnel en France. Sans elle, un outil ne peut pas traiter ces données pour une structure de santé.\n\n**SecNumCloud.** Une qualification de l'ANSSI qui atteste d'un haut niveau de sécurité et d'une immunité aux lois extra-européennes. Elle concerne surtout le secteur public pour ses données sensibles.\n\n**DPA (accord de traitement des données).** Le contrat qui encadre le traitement de vos données par un fournisseur. C'est l'une des premières pièces qu'un DPO réclame avant d'acheter.\n\n**Sous-traitant.** Un prestataire qui traite des données pour le compte du fournisseur. La liste des sous-traitants fait partie des preuves qu'un acheteur exige pour cartographier la chaîne de traitement.\n\n**Non-entraînement.** Le fait que vos conversations ne servent pas à entraîner les modèles d'IA. C'est le premier point que vérifient les équipes techniques.\n\n**Circuit fermé.** Un traitement où le modèle de langage s'exécute dans un périmètre maîtrisé, sans exposer vos données à un usage tiers. Chez Leexi, le modèle est exécuté via Azure France, en circuit fermé.\n\n**Chiffrement en transit et au repos.** La protection des données à la fois pendant leur transfert et pendant leur stockage.\n\n**Schrems II \u002F Data Privacy Framework.** Le cadre juridique qui régit les transferts de données personnelles de l'Union européenne vers les États-Unis. Un outil qui héberge et traite tout aux États-Unis en dépend.\n\n**SOC 2.** Un rapport d'audit d'origine américaine, équivalent fonctionnel de l'ISO 27001. Les acheteurs réclament l'un ou l'autre comme preuve tierce, pas une simple déclaration.\n\n**DPIA \u002F AIPD (analyse d'impact).** L'analyse d'impact relative à la protection des données, exigée pour les traitements sensibles. L'EU AI Act la rend quasi systématique avant de déployer un outil d'IA.\n\n**Pseudonymisation et anonymisation.** Pseudonymiser, c'est remplacer les identifiants par des codes réversibles ; anonymiser, c'est rendre l'identification impossible. Seule l'anonymisation fait sortir une donnée du champ du RGPD.\n\n**Données à caractère personnel (PII).** Toute information qui identifie une personne, directement ou indirectement. Une transcription de réunion en contient presque toujours : noms, fonctions, propos tenus.\n\n**Résidence des données.** L'endroit où vos données sont physiquement stockées. Pour Leexi, c'est la France.\n\n## Sous le capot : la technique\n\n**Reconnaissance vocale (ASR, speech-to-text).** La conversion de la parole en texte. C'est la première étape de la chaîne : sans transcription fiable, pas de compte rendu fiable.\n\n**Diarisation.** Le nom technique de l'identification du locuteur : découper l'audio et attribuer chaque passage à la bonne personne. C'est ce qui permet d'écrire « qui a dit quoi ».\n\n**Détection d'activité vocale (VAD).** Le repérage des moments où quelqu'un parle, pour transcrire la parole et ignorer les silences et le bruit de fond.\n\n**Taux d'erreur de mots (WER).** La mesure de la qualité d'une transcription : le pourcentage de mots mal retranscrits. Plus il est bas, meilleure est la transcription, et c'est souvent sur le français et le néerlandais que les outils se départagent.\n\n**Traitement du langage naturel (NLP).** L'ensemble des techniques qui permettent à une machine d'analyser et de produire du langage. C'est ce qui transforme une transcription brute en résumé structuré.\n\n**Grand modèle de langage (LLM).** Le modèle d'IA qui rédige le résumé, les décisions et les tâches à partir de la transcription. Chez Leexi, il s'agit d'un modèle OpenAI exécuté via Azure France, en circuit fermé.\n\n**Prompt et template de prompt.** L'instruction donnée au modèle pour produire le compte rendu. Un template par type de réunion oriente le résumé vers ce qui compte pour ce type d'échange.\n\n**RAG (génération augmentée par récupération).** Une technique où le modèle répond en s'appuyant sur des documents précis plutôt que sur sa seule mémoire. Chez Leexi, « Ask Leexi » interroge ainsi l'historique de vos réunions.\n\n**Résumé extractif et abstractif.** Extractif : on sélectionne des phrases telles quelles. Abstractif : on reformule. Un bon compte rendu combine les deux : la décision reformulée, la citation exacte quand elle fait foi.\n\n**Hallucination.** Quand un modèle produit une information plausible mais fausse. Sur un compte rendu, c'est le risque à surveiller, et la raison pour laquelle rien ne part avant votre relecture.\n\n**Vocabulaire métier \u002F dictionnaire personnalisé.** L'ajout de termes propres à votre secteur (noms de produits, sigles, jargon) pour que la transcription les orthographie correctement.\n\n**Latence et temps réel.** Le délai entre ce qui est dit et sa transcription. En temps réel, la transcription s'affiche pendant la réunion, pas après.\n\n**API et webhook.** Les points de connexion techniques qui envoient automatiquement un compte rendu vers un autre outil (CRM, base de connaissances) sans intervention humaine.\n\n**Chiffrement TLS et AES.** TLS protège les données pendant leur transfert, AES pendant leur stockage. C'est le sens concret de « chiffré en transit et au repos ».\n\n## Intégrations et déploiement\n\n**CRM.** L'outil qui centralise vos contacts et vos opportunités (HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Dynamics). L'enjeu, pour un outil de prise de notes IA, est d'y faire remonter le compte rendu au bon endroit.\n\n**VoIP.** La téléphonie sur Internet (Aircall, Ringover). Elle permet de capter et de résumer aussi les appels, pas seulement les visioconférences.\n\n**SSO \u002F SAML.** L'authentification unique qui connecte l'outil à l'annuaire de l'entreprise. Sa mise en place passe souvent par l'administrateur informatique.\n\n**Connexion à l'agenda.** Le branchement de l'outil sur votre calendrier (Outlook, Google Agenda), qui permet à l'assistant de rejoindre automatiquement les réunions planifiées.","2026-07-10T06:51:59.207Z","2026-08-10T08:43:54.620Z","2026-08-10T08:43:54.843Z",{"id":839,"documentId":181,"metaTitle":840,"metaDescription":841,"slug":842,"heroTitle":843,"heroUnderTitle":844,"heroUnderTitle2":69,"heroUnderTitle3":69,"heroCTA":316,"heroVideoUrl":69,"blog":845,"createdAt":846,"updatedAt":847,"publishedAt":848,"locale":78,"__type":151},21092,"Outil de prise de notes IA en présentiel | Leexi","Leexi enregistre vos réunions en salle depuis l'application mobile et génère le compte rendu : décisions, actions, échéances. Données hébergées en France.","\u002Ffr\u002Fcas-d-usage\u002Foutil-prise-de-notes-ia-presentiel\u002F","Outil de prise de notes IA en présentiel : le compte rendu de vos réunions en salle","L'application mobile enregistre la réunion en salle et génère le compte rendu : décisions, actions, échéances.","De nombreux outils de prise de notes IA fonctionnent très bien en visioconférence. Les réunions en présentiel, en revanche, sont moins souvent prises en charge avec le même niveau de simplicité.\n\nLeexi fonctionne aussi en présentiel. Depuis son application mobile, il enregistre la réunion, retranscrit les échanges et génère automatiquement un compte rendu avec les décisions prises, les actions à réaliser et les échéances.\n\nLes données sont hébergées en France et ne sont jamais utilisées pour entraîner les modèles d'intelligence artificielle.\n\n**[Essayez Leexi sur une réunion en salle](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)**\n\n## Pourquoi les réunions en présentiel restent plus difficiles à documenter\n\nEn visioconférence, il suffit généralement d'ajouter un assistant à la réunion pour obtenir une transcription et un compte rendu.\n\nEn présentiel, il faut souvent enregistrer la réunion avec un téléphone, puis rédiger le compte rendu manuellement. Cette étape demande du temps et les informations importantes peuvent être oubliées.\n\nPourtant, de nombreuses réunions se déroulent encore en salle : réunions de direction, réunions de chantier, échanges avec des clients, recrutement ou réunions des collectivités.\n\n## Comment Leexi fonctionne en présentiel\n\n### Une application mobile pour enregistrer la réunion\n\nPour lancer un enregistrement, il suffit d'ouvrir [l'application Leexi](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fassistant-ia\u002Fapp-mobile\u002F) sur un smartphone.\n\nLe téléphone est posé sur la table et capture les échanges pendant toute la réunion. Aucun équipement spécifique n'est nécessaire et aucune installation n'est requise dans la salle.\n\nL'application peut également être utilisée lors d'une visite chez un client, sur un chantier ou lors de tout échange organisé en dehors des bureaux.\n\n### Le même fonctionnement qu'en visioconférence\n\nUne fois la réunion terminée, Leexi produit le même type de livrable qu'après une visioconférence.\n\nVous retrouvez notamment :\n\n- un résumé de la réunion ;\n- les décisions prises ;\n- les actions à réaliser ;\n- les responsables de chaque tâche ;\n- les échéances.\n\nLa transcription complète reste disponible si vous souhaitez retrouver un passage précis de la conversation.\n\nAvant d'être partagé, le compte rendu peut être relu, modifié et validé.\n\n## Une seule bibliothèque pour toutes vos réunions\n\nQue vos échanges aient lieu sur [Google Meet](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fintegrations\u002Fvisio-conference\u002Fgoogle-meet\u002Fplateforme-de-visioconference\u002F), Microsoft Teams, [Zoom](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fintegrations\u002Fvisio-conference\u002Fzoom\u002F), au téléphone ou en présentiel, tous les comptes rendus sont regroupés au même endroit.\n\nVous pouvez ainsi retrouver rapidement une réunion, rechercher une décision ou consulter un ancien échange, quel que soit son format.\n\n## Des données hébergées en France\n\nLes enregistrements sont hébergés en France sur une infrastructure sécurisée.\n\nLes données sont chiffrées pendant leur transmission et leur stockage.\n\nLe traitement est réalisé via une infrastructure Azure France en environnement fermé.\n\nLes conversations ne servent jamais à entraîner les modèles d'intelligence artificielle.\n\nLeexi est également certifié [ISO 27001](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002F) et met à disposition [la documentation nécessaire pour les équipes chargées de la conformité](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Ffr\u002Fsecurite\u002Fcertifications-audits-conformite-reglementaire\u002Ffaq-conformite-souverainete\u002F).\n\n## Informer les participants avant l'enregistrement\n\nLors d'une réunion en présentiel, rien ne signale automatiquement qu'un enregistrement est en cours.\n\nAvant de commencer, il est donc nécessaire d'informer les participants qu'un assistant IA réalise la prise de notes.\n\n## Questions fréquentes\n\n### Leexi fonctionne-t-il vraiment en présentiel ?\n\nOui. L'application mobile permet d'enregistrer une réunion en salle, puis de générer automatiquement une transcription et un compte rendu.\n\n### Faut-il installer un équipement particulier ?\n\nNon. Un smartphone équipé de l'application Leexi suffit.\n\n### Le compte rendu peut-il être modifié ?\n\nOui. Il peut être relu et corrigé avant d'être partagé.\n\n### Le compte rendu est-il disponible en français ?\n\nOui. Le français est pris en charge, ainsi que plusieurs autres langues.\n\n### Peut-on tester Leexi gratuitement ?\n\nOui. Vous pouvez l'essayer lors de votre prochaine réunion en présentiel.\n\n**[Testez Leexi sur votre prochaine réunion en présentiel](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fdemo#cta)**","2026-07-10T08:23:08.359Z","2026-08-07T15:21:38.576Z","2026-08-10T08:50:25.051Z","child-pages",{"left":4,"top":4,"width":851,"height":5,"rotate":4,"vFlip":6,"hFlip":6,"body":852},25,"\u003Cg fill=\"none\">\u003Cpath d=\"M12.5 2.67773C11.5863 2.67773 10.6901 2.92808 9.90875 3.40159L4.90875 6.43159C4.17349 6.87714 3.56552 7.50477 3.14359 8.25383C2.72165 9.00289 2.49999 9.8481 2.5 10.7078V16.9998C2.5 18.3259 3.02678 19.5977 3.96447 20.5354C4.90215 21.473 6.17392 21.9998 7.5 21.9998H17.5C18.8261 21.9998 20.0978 21.473 21.0355 20.5354C21.9732 19.5977 22.5 18.3259 22.5 16.9998V10.7068C22.4998 9.8473 22.278 9.00212 21.8561 8.25329C21.4342 7.50446 20.8263 6.87704 20.0913 6.4316L15.0913 3.4016C14.3099 2.92809 13.4137 2.67773 12.5 2.67773ZM10.9453 5.11204C11.4141 4.82794 11.9518 4.67773 12.5 4.67773C13.0482 4.67773 13.5859 4.82794 14.0547 5.11204L19.0547 8.14204C19.4958 8.40931 19.8605 8.78577 20.1137 9.23507C20.3668 9.6843 20.4998 10.1912 20.5 10.7068V16.9998C20.5 17.7955 20.1839 18.5585 19.6213 19.1211C19.0587 19.6838 18.2956 19.9998 17.5 19.9998H16.5V16.9998C16.5 15.939 16.0786 14.9215 15.3284 14.1714C14.5783 13.4212 13.5609 12.9998 12.5 12.9998C11.4391 12.9998 10.4217 13.4212 9.67157 14.1714C8.92143 14.9215 8.5 15.939 8.5 16.9998V19.9998H7.5C6.70435 19.9998 5.94129 19.6838 5.37868 19.1211C4.81607 18.5585 4.5 17.7955 4.5 16.9998V10.7078C4.49999 10.192 4.63299 9.68483 4.88615 9.23539C5.13931 8.78595 5.50409 8.40938 5.94525 8.14205L10.9453 5.11204ZM13.9142 15.5856C14.2893 15.9607 14.5 16.4694 14.5 16.9998V19.9998H10.5V16.9998C10.5 16.4694 10.7107 15.9607 11.0858 15.5856C11.4609 15.2105 11.9696 14.9998 12.5 14.9998C13.0304 14.9998 13.5391 15.2105 13.9142 15.5856Z\" fill=\"currentColor\"\u002F>\u003C\u002Fg>",{"left":4,"top":4,"width":851,"height":5,"rotate":4,"vFlip":6,"hFlip":6,"body":854},"\u003Cpath fill-rule=\"evenodd\" clip-rule=\"evenodd\" d=\"M12.5 21C13.6819 21 14.8522 20.7672 15.9442 20.3149C17.0361 19.8626 18.0282 19.1997 18.864 18.364C19.6997 17.5282 20.3626 16.5361 20.8149 15.4442C21.2672 14.3522 21.5 13.1819 21.5 12C21.5 10.8181 21.2672 9.64778 20.8149 8.55585C20.3626 7.46392 19.6997 6.47177 18.864 5.63604C18.0282 4.80031 17.0361 4.13738 15.9442 3.68508C14.8522 3.23279 13.6819 3 12.5 3C10.1131 3 7.82387 3.94821 6.13604 5.63604C4.44821 7.32387 3.5 9.61305 3.5 12C3.5 14.3869 4.44821 16.6761 6.13604 18.364C7.82387 20.0518 10.1131 21 12.5 21ZM12.268 15.64L17.268 9.64L15.732 8.36L11.432 13.519L9.207 11.293L7.793 12.707L10.793 15.707L11.567 16.481L12.268 15.64Z\" fill=\"currentColor\"\u002F>",1787595429183]