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Ausgewertet aus 1.753 Gesprächen mit Leexi-Nutzern.","\u002Fde\u002Fki-assistent\u002Fnote-taker\u002Fki-protokoll-einer-besprechung\u002F","Protokoll einer Besprechung mit KI: erstellen, prüfen und verteilen","Was das Tool nach der Besprechung vorbereitet, was Sie prüfen und was an die richtigen Personen geht.",null,"Kostenlos testen","Die Besprechung ist vorbei, aber die wichtigen Entscheidungen müssen noch zusammengesucht, das Protokoll geschrieben, die Aufgaben verteilt und die Informationen an die richtigen Personen geschickt werden.\n\nGenau dort beginnt meist der mühsame Teil.\n\nSie gehen Ihre Notizen erneut durch, prüfen, was entschieden wurde, klären, wer was übernimmt, hören manchmal eine Passage noch einmal ab und bringen alles in Form, bevor Sie das Protokoll endlich versenden können.\n\nMit einem KI-Notiztool lässt sich ein großer Teil dieser Arbeit automatisch vorbereiten.\n\nDas Tool zeichnet die Besprechung auf, transkribiert sie und erstellt aus dem Gesagten ein erstes Protokoll. Sie erhalten die Entscheidungen, die Aufgaben, die Verantwortlichen und die genannten Fristen.\n\nBleibt: das Dokument prüfen, bei Bedarf korrigieren und, je nach Art der Besprechung, freigeben lassen, bevor Sie es versenden.\n\n## Was ist ein von KI erstelltes Besprechungsprotokoll?\n\nAm Ende einer Besprechung kann ein KI-Notiztool zwei verschiedene Dokumente liefern.\n\n**Das Transkript** gibt wieder, was gesagt wurde, in der richtigen Reihenfolge und mit den verschiedenen Sprechern.\n\nEs hilft vor allem, wenn Sie einen Satz wiederfinden, eine Passage prüfen oder genau nachlesen wollen, was gesagt wurde.\n\n**Das Protokoll** enthält die Informationen, die nach der Besprechung gebraucht werden: die behandelten Themen, die getroffenen Entscheidungen, die verteilten Aufgaben und die angekündigten Fristen.\n\nDas ist in der Regel das Dokument, das Sie prüfen und anschließend teilen.\n\nUnsere Nutzer weisen uns auf diesen Unterschied hin. Ein Transkript \"kann nützlich sein, wenn man etwas wiederfinden will, ist aber nicht direkt verwendbar\".\n\nDas Transkript führt zurück zum Gespräch. Das Protokoll macht daraus ein Dokument, das Sie sofort verwenden können.\n\n### Protokoll, Transkript, Sitzungsprotokoll, Beschlussliste: die Unterschiede\n\nAlle diese Dokumente entstehen aus einer Besprechung, dienen aber nicht demselben Zweck.\n\nEin **Protokoll** gibt die wichtigen Punkte einer Arbeitsbesprechung wieder.\n\nEine **Beschlussliste** geht in der Verdichtung weiter und hält vor allem die Entscheidungen und die Aufgaben fest.\n\nEin **Sitzungsprotokoll** gehört zu formelleren Sitzungen wie einem Betriebsrat, einem Verwaltungsrat oder einer Hauptversammlung. Seine Struktur ist meist vorab festgelegt und das Dokument muss häufig genehmigt werden.\n\nUnsere Nutzer unterscheiden diese Formate deutlich. Einer spricht vom \"normalen Sitzungsprotokoll\" auf der einen Seite und von \"der Option Zusammenfassung dieser Besprechung\" auf der anderen.\n\nWelches Dokument erstellt wird, hängt also vor allem von der Art der Besprechung ab und davon, wer es lesen wird.\n\n### Wie die KI das Protokoll nach der Besprechung erstellt\n\nSobald die Besprechung beendet ist, wird die Tonspur in ein Transkript umgewandelt.\n\nDie KI nutzt dieses Transkript anschließend, um das Protokoll nach der von Ihnen gewählten Struktur zu erstellen.\n\nFür eine Teambesprechung können Sie zum Beispiel die Entscheidungen, die anstehenden Aufgaben, die Verantwortlichen und die Fristen hervorheben.\n\nFür einen Vertriebstermin kann die Struktur eher die genannten Bedürfnisse, die besprochenen Punkte und die nächsten Schritte abbilden.\n\nDas Protokoll steht danach in Ihrem Bereich bereit und kann gemäß Ihren Einstellungen versendet werden.\n\n## Was unsere Nutzer mit ihrem Protokoll erreichen wollen\n\nUm zu verstehen, welche Themen rund um das Protokoll wirklich wiederkehren, haben wir **1.753 Gespräche mit Leexi-Nutzern zwischen Januar und Juni 2026** ausgewertet, aus Demonstrationen, Betreuungsgesprächen und schriftlichem Austausch.\n\nDas sind die Themen, die wir am häufigsten gefunden haben.\n\n| Was unsere Nutzer erreichen wollen | Anteil der 1.753 ausgewerteten Gespräche |\n|---|---:|\n| Das Protokoll an die richtigen Personen senden | 39 % |\n| Die Struktur des Protokolls festlegen | 24 % |\n| Entscheidungen, Aufgaben und Zuständigkeiten wiederfinden | 21 % |\n| Ein Protokoll für eine Besprechung vor Ort erhalten | 20 % |\n| Das Protokoll nach Word, Google Docs oder PDF exportieren | 17 % |\n| Das Protokoll vor dem Versand prüfen und korrigieren | 13 % |\n| Eine mehrstündige Sitzung abdecken | 12 % |\n| Wissen, wann das Protokoll verfügbar ist | 11 % |\n| Erkennen, wer was gesagt hat | 9 % |\n| Prüfen, ob die Zusammenfassung dem Gespräch entspricht | 9 % |\n| Das Protokoll in der richtigen Sprache erhalten | 7 % |\n| Das Sitzungsprotokoll eines Betriebsrats, Verwaltungsrats oder einer Hauptversammlung vorbereiten | 6 % |\n| Die Länge des Protokolls anpassen | 4 % |\n\n*Diese Zahlen stammen aus der Auswertung von 1.753 Gesprächen mit Leexi-Nutzern zwischen Januar und Juni 2026. Sie geben die Themen aus unserem eigenen Austausch mit unseren Nutzern wieder und stehen nicht für den gesamten Markt.*\n\nAus diesen Gesprächen geht hervor, dass das Problem nicht mit der Zusammenfassung endet.\n\nUnsere Nutzer sprechen mindestens ebenso oft über das, was danach kommt: an wen das Dokument geht, wie es geprüft wird, in welcher Form es geteilt wird und wie man schnell zu den Entscheidungen und Aufgaben kommt.\n\n### Wie lange dauert ein von Hand geschriebenes Protokoll?\n\nUnsere Nutzer berichten uns regelmäßig von der Zeit, die nach der Besprechung noch für das fertige Dokument anfällt.\n\nIn einer Verwaltung erklärt ein Verantwortlicher, ein Sitzungsprotokoll könne \"so lange dauern wie die Sitzung\" selbst.\n\nIn einem Dienstleistungsunternehmen spricht ein Direktor von \"20 bis 30 Minuten, um das Protokoll aufzubereiten und an die verschiedenen Beteiligten zu senden\".\n\nIn einem Sozialverband nimmt die Sekretärin am Verwaltungsrat teil und muss anschließend die Aufzeichnung erneut durchgehen, um das Dokument zu erstellen.\n\nIhr Direktor beschreibt diesen Schritt so, dass sie \"eine zweite Sitzung über sich ergehen lassen\" müsse, und spricht von \"8 Stunden, die zu nichts führen\".\n\nDie Dauer ist selbstverständlich nicht bei jeder Besprechung gleich, doch diese Berichte zeigen dasselbe Problem: Ist die Besprechung vorbei, bleibt weiterhin Arbeit, bis daraus ein brauchbares Dokument wird.\n\n### Wer muss das Protokoll vor dem Versand freigeben?\n\nUnsere Nutzer beschreiben auch Situationen, in denen das Protokoll nicht sofort versendet werden darf.\n\nIn einer Verwaltung gilt etwa die Regel, dass für jede Sitzung eine verantwortliche Person benannt wird, die das Protokoll vor der Verteilung freigibt.\n\nIm selben Gespräch räumt ihr Stellvertreter ein, dass \"das in der Praxis nicht so funktioniert\".\n\nDer Nutzen eines automatisch erstellten Protokolls liegt dann darin, dass die verantwortliche Person mit einer ersten Fassung startet, statt alles von Grund auf zu schreiben.\n\n## Wie sieht ein gutes KI-Protokoll aus?\n\nEin brauchbares Protokoll lässt schnell erkennen, was von der Besprechung bleibt.\n\n### Entscheidungen, Aufgaben und Fristen\n\nUnter den Bedürfnissen, die unsere Nutzer nennen, kehrt eines regelmäßig wieder: genau zu wissen, was nach der Besprechung zu tun ist.\n\nEin Verantwortlicher in einem Krankenhaus formuliert es so:\n\n\"eine Übersicht der Maßnahmen, wer was macht, wer was zu tun hat, wer was abliefern muss, ob eventuell Dokumente zu erstellen sind\".\n\nEin Protokoll kann also zeigen:\n\n- die getroffenen Entscheidungen;\n- die anstehenden Aufgaben;\n- die verantwortliche Person;\n- die in der Besprechung genannten Fristen.\n\nEs geht nicht nur darum, das Gespräch zusammenzufassen, sondern darum, dass die Beteiligten die nächsten Schritte schnell wiederfinden.\n\n### Das Protokoll für die Folge-E-Mail nutzen\n\nUnsere Nutzer berichten uns auch, dass das Protokoll oft die Grundlage für weitere Arbeiten ist.\n\nNach einem Vertriebstermin lässt sich damit zum Beispiel die E-Mail an den Kunden vorbereiten.\n\nEin Vertriebsmitarbeiter erklärt, sein Interesse sei, \"sich aus dem Protokoll zu holen\", was er für seine Folgenachricht braucht.\n\nDas Protokoll wird damit zur Arbeitsgrundlage für das, was folgt, und nicht nur zum Ablagedokument.\n\n### Was die KI nicht ins Protokoll schreiben kann\n\nDas Protokoll entsteht aus dem, was in der Besprechung ausgesprochen wurde.\n\nEine Information, die nie gesagt wurde, kann also nicht korrekt übernommen werden.\n\nFällt eine Entscheidung nach der Besprechung in einer privaten Nachricht, muss sie manuell ergänzt werden.\n\nDasselbe gilt für Informationen, die nur angedeutet oder nie klar formuliert wurden.\n\nDie KI kann ordnen, was gesagt wurde. Erfinden kann sie es nicht.\n\n## Ein KI-Protokoll prüfen und korrigieren\n\nEin erstelltes Protokoll ist eine erste Fassung.\n\nVor dem Versand bleibt eine Prüfung nötig.\n\n### Was vor dem Versand prüfen?\n\nEin Nutzer erklärt uns:\n\n\"in zehn Minuten, sobald die Besprechung vorbei ist, lese ich das Protokoll von Leexi durch und kann es direkt weiterschicken\".\n\nDie Prüfung kann sich auf vier Punkte konzentrieren.\n\n**Die Entscheidungen**\n\nPrüfen Sie, ob die Entscheidungen im Protokoll dem entsprechen, was tatsächlich entschieden wurde.\n\n**Die Aufgaben**\n\nJede Maßnahme muss der richtigen Person zugeordnet sein, und die Fristen müssen den Ankündigungen entsprechen.\n\n**Namen und Zahlen**\n\nEin falsch geschriebener Name, ein falsches Datum oder ein falscher Betrag fällt in einem Dokument an mehrere Empfänger schnell auf.\n\n**Informationen, die nicht verteilt werden dürfen**\n\nNicht alles, was in einer Besprechung gesagt wird, gehört ins fertige Dokument.\n\nEine interne Bemerkung oder ein noch nicht entschiedener Betrag kann vor dem Versand entfernt werden.\n\n### Erkennen, wer was gesagt hat\n\nDie Zuordnung der Sprecher taucht in **9 % der 1.753 ausgewerteten Gespräche** auf.\n\nUnsere Nutzer weisen vor allem auf Protokolle hin, in denen die Sprecher unter allgemeinen Bezeichnungen erscheinen.\n\nEin Verantwortlicher in einer Verwaltung erklärt es so:\n\n\"wir wollen sie nicht jedes Mal umbenennen müssen, Sprecher 1, Sprecher 2, wir wissen, dass es Herr [Name] ist, wir haben ihn identifiziert\".\n\nBesonders sichtbar wird das Problem bei Besprechungen vor Ort, wo mehrere Personen in dasselbe Mikrofon sprechen.\n\nEine Direktorin berichtet, ein Versuch mit einem anderen Tool sei \"überhaupt nicht zufriedenstellend\" gewesen, und fragt sich, ob es gerade daran lag, dass die Personen am Tisch nicht erkannt wurden.\n\nIn dem, was unsere Kunden berichten, kehren zwei Lösungen wieder: eine Vorstellungsrunde mit Namen vor dem Start, oder die Teilnehmerliste nutzen, um die Namen korrekt zu übernehmen.\n\n### Das Protokoll korrigieren oder die Vorlage anpassen?\n\nNicht jeder Fehler verlangt dieselbe Korrektur.\n\nEin einmaliger Fehler in einem Namen wird direkt im Dokument korrigiert.\n\nSind Ihre Protokolle jedoch systematisch zu lang, zu kurz oder lassen sie immer dieselbe Information aus, ändern Sie besser die Vorlage, mit der sie erstellt werden.\n\nSie beheben das Problem dann einmal, statt nach jeder Besprechung dieselbe Änderung vorzunehmen.\n\nEin Nutzer fasst seine Toleranz so zusammen:\n\n\"es gibt kleine Fehler, aber das ist logisch, es bleibt ein Roboter\".\n\nEin Krankenhaus berichtet uns umgekehrt, ein Tool aufgegeben zu haben, weil die Dokumente zu viel Nacharbeit verlangten:\n\n\"ich habe schon Protokolle gesehen, das ist es wirklich nicht, so sehr, dass wir es nicht nutzen\".\n\nDer Gewinn verschwindet, wenn das Dokument komplett neu geschrieben werden muss.\n\n## Das Protokoll vor der Verteilung freigeben lassen\n\nNicht jede Besprechung verlangt dieselbe Freigabe.\n\nManche Protokolle können sofort geteilt werden.\n\nAndere müssen erst von einer bestimmten Person gelesen werden, bevor die Teilnehmer das Dokument erhalten.\n\n### Den Versand vor der Freigabe verhindern\n\nEin Verantwortlicher in einer Verwaltung erklärt, bestimmte Ausschüsse würden aufgezeichnet, das Protokoll dürfe aber nicht sofort verteilt werden.\n\n\"bevor das Protokoll genehmigt ist, wollen wir nicht, dass es an die Teilnehmer geht\"\n\nEr ergänzt:\n\n\"wir wollen nicht, dass Herr [Name] es sofort hat, bevor wir es gründlich gelesen und freigegeben haben\".\n\nDas Protokoll kann in diesem Fall bereits erstellt werden, ohne versendet zu werden.\n\nDie verantwortliche Person liest es zuerst und entscheidet dann, wann das Dokument verteilt wird.\n\n### Müssen alle Protokolle freigegeben werden?\n\nNein.\n\nDerselbe Nutzer nennt das Beispiel interner Besprechungen, bei denen diese formelle Prüfung nicht nötig ist:\n\n\"manchmal haben wir Besprechungen, bei denen wir das nicht prüfen müssen\".\n\nDer Grad der Freigabe hängt also vom Kontext der Besprechung ab und davon, wer das Dokument erhält.\n\nEin internes Protokoll unter Kollegen läuft nicht zwangsläufig denselben Weg wie ein Dokument an einen Kunden, an eine Geschäftsführung oder an die Mitglieder eines Gremiums.\n\n## Das Sitzungsprotokoll eines Betriebsrats, Verwaltungsrats oder einer Hauptversammlung erstellen\n\nBei diesen Sitzungen wiederholt sich die Struktur des Dokuments von Sitzung zu Sitzung.\n\nEin Nutzer erklärt, das Sitzungsprotokoll werde \"in die nächste Sitzung mitgenommen und dort genehmigt\", oder es könne zwischen zwei Sitzungen per E-Mail zur Genehmigung verschickt werden.\n\nEin anderer präzisiert:\n\n\"der Schriftführer erstellt ein Sitzungsprotokoll. Der Aufbau des Protokolls ist immer gleich, die Themen ändern sich.\"\n\nGenau diese Wiederholung macht eine eigene Vorlage für diesen Sitzungstyp sinnvoll.\n\nDie Struktur bleibt gleich, der Inhalt ändert sich bei jeder Sitzung.\n\nDie Regeln für die Aufzeichnung dieser Sitzungen stehen auf unseren Seiten zur [Aufzeichnung eines Führungsgremiums](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fde\u002Fsicherheit-und-datenschutz\u002Fzertifizierungen-audits-einhaltung-vorschriften\u002Fein-gdpr-konform-vorstandssitzung-aufzeichnen\u002F) und zur [Aufzeichnung eines Lenkungsausschusses](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fde\u002Fsicherheit-und-datenschutz\u002Fzertifizierungen-audits-einhaltung-vorschriften\u002Fein-gdpr-steuerungsausschuss-aufzeichnen\u002F).\n\n### Die Teilnehmer über die Aufzeichnung informieren\n\nDie Teilnehmer müssen informiert werden, bevor die Aufzeichnung startet.\n\nEiner unserer Nutzer nennt den Satz, den er verwendet:\n\n\"Achtung, ich zeichne die Besprechung auf, damit wir anschließend ein Protokoll haben\".\n\nDie je nach Sitzungstyp geltenden Regeln stehen auf unserer Seite zur [Aufzeichnung einer geschäftlichen Besprechung und zur DSGVO](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fde\u002Fsicherheit-und-datenschutz\u002Fzertifizierungen-audits-einhaltung-vorschriften\u002Fein-geschaftstreffen-gdpr-aufzeichnen\u002F).\n\n## Das Protokoll nach der Besprechung versenden und ablegen\n\nSobald das Dokument fertig ist, muss es noch an den richtigen Ort gelangen.\n\nDas ist das Thema, das in den ausgewerteten Gesprächen am häufigsten vorkommt.\n\n**39 % der 1.753 ausgewerteten Gespräche mit Leexi-Nutzern betreffen den Versand des Protokolls.**\n\nFragen zum Export tauchen in 17 % der Gespräche auf.\n\n### Kopieren und Einfügen nach jeder Besprechung vermeiden\n\nEin Direktor beschreibt seinen aktuellen Ablauf.\n\nJemand macht während der Besprechung Notizen.\n\nDiese Notizen laufen anschließend \"durch ein KI-Tool, Claude, Copilot\".\n\nDas entstandene Protokoll wird danach erneut aufgegriffen und per E-Mail an die Beteiligten verschickt.\n\nKI ist also bereits im Einsatz, doch bis zum fertigen Dokument bleiben mehrere Handgriffe nötig.\n\nEin direkt mit der Besprechung verbundenes Tool spart diese Zwischenschritte.\n\n### Das Protokoll per E-Mail, als PDF oder ins CRM\n\nWohin das Protokoll geht, hängt vom Zweck ab.\n\nAn Teilnehmer oder Abwesende kann es per E-Mail gehen.\n\nFür einen Kunden schicken manche unserer Nutzer lieber ein eigenes Dokument. Einer erklärt, er übermittle \"das vollständige Protokoll direkt als PDF\".\n\nBei einem Vertriebstermin können die Informationen auch ins CRM gehen.\n\nEin Nutzer beschreibt schlicht, welche Handarbeit das spart:\n\n\"wenn ich ins Büro komme, kopiere ich es ins CRM\".\n\nLeexi überträgt die Informationen unter anderem nach HubSpot, Salesforce, Pipedrive und Dynamics.\n\nWie das funktioniert, steht auf unserer Seite zum [automatischen Befüllen des CRM nach einer Besprechung](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fde\u002Fki-assistent\u002Fkonversationsintelligenz\u002Fcrm-nach-meeting-automatisch-auffuellen\u002F).\n\n### Eine Aufzeichnung und ihr Protokoll löschen\n\nAuch die Aufbewahrung kommt in diesen Gesprächen vor.\n\nEin Nutzer fragt, was passiert, wenn \"wir nicht mehr wollen, dass Leexi eine Spur eines Gesprächs behält\".\n\nDie Regeln zu Löschung und Aufbewahrungsdauer stehen in [der Auftragsverarbeitungsvereinbarung von Leexi](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fde\u002Fsicherheit-und-datenschutz\u002Fzertifizierungen-audits-einhaltung-vorschriften\u002Fdpa-datenverarbeitungsvertrag\u002F).\n\n## Das Protokoll an die Art der Besprechung anpassen\n\nEin Vertriebstermin, ein Teammeeting und ein Verwaltungsrat brauchen nicht dasselbe Dokument.\n\nDie Vorlage, mit der das Protokoll erstellt wird, passt die Struktur an den jeweiligen Zweck an.\n\n### Was die Vorlage am Protokoll verändert\n\nUnsere Nutzer berichten, dass die Einstellung der Vorlage das Ergebnis stark verändern kann.\n\nEiner spricht von einem Protokoll, das \"extrem redundant war und mir nichts gebracht hat\".\n\nDas Problem liegt dann weniger am Transkript als an den Anweisungen, mit denen die KI das Dokument aufbaut.\n\nVerlangt die Vorlage zu viele Details, wird das Protokoll unnötig lang.\n\nVerlangt sie zu wenige, fehlen wichtige Informationen.\n\n### Welche Abschnitte gehören in ein Protokoll?\n\nFür eine Arbeitsbesprechung können Sie aufnehmen:\n\n- den Kontext;\n- die Entscheidungen;\n- die Maßnahmen;\n- die noch offenen Punkte.\n\nDer Detailgrad hängt danach von der Besprechung ab.\n\nFür ein wöchentliches Meeting genügt ein kurzes Dokument.\n\nFür einen Verwaltungsrat nennen manche unserer Nutzer einen deutlich höheren Bedarf.\n\nEiner spricht von \"der Vollständigkeit der Debatten, Protokollen, die standhalten, ohne Informationsverlust unterwegs\".\n\nAuch die Gliederung kann sich unterscheiden.\n\nEin Nutzer findet ein Protokoll nützlich, das \"in Kapitel unterteilt\" ist, um einen bestimmten Teil der Besprechung leichter wiederzufinden.\n\n### Für jede Art von Besprechung eine eigene Vorlage\n\nUnsere Nutzer berichten auch von Qualitätsunterschieden, wenn mehrere Personen die Protokolle auf ihre Weise schreiben.\n\nEin Verbandsdirektor erklärt, je nach Sitzungsleitung seien die Dokumente \"entweder zu knapp, oder nicht knapp genug, oder umgedeutet\".\n\nDieselbe Vorlage für denselben Besprechungstyp hält die Struktur stabil.\n\nVertriebstermine können immer mit den nächsten Schritten enden.\n\nTeambesprechungen können die Entscheidungen und Maßnahmen hervorheben.\n\nVerwaltungsräte können eine detailliertere Struktur behalten.\n\n### Eine zu detaillierte Vorlage bringt ebenfalls Probleme\n\nMehr Abschnitte bedeuten nicht, dass die KI sie immer füllen kann.\n\nDas Protokoll hängt davon ab, was in der Besprechung tatsächlich gesagt wurde.\n\nEin Berater erklärt, eine Vorlage, die sehr detaillierte Angaben zu einem Auftrag verlangt, \"füllt sich nie von selbst\", wenn diese Angaben nie ausgesprochen werden.\n\nDie Vorlage muss also zum tatsächlichen Inhalt der Besprechung passen.\n\n## Besprechungen, die mehr Aufmerksamkeit verlangen\n\nDrei Situationen kehren in den ausgewerteten Gesprächen besonders wieder: Besprechungen vor Ort, lange Sitzungen und mehrsprachige Besprechungen.\n\nZusammen tauchen sie in **704 der 1.753 ausgewerteten Gespräche mit Leexi-Nutzern** auf.\n\n### Das Protokoll einer Besprechung vor Ort\n\nUnsere Nutzer wollen die KI-Notizfunktion auch nutzen, wenn die Teilnehmer im selben Raum sitzen.\n\nEine Agentur sucht zum Beispiel eine Lösung, die \"während Videokonferenzen und ebenso bei persönlichen Terminen mit unseren Kunden\" einsetzbar ist.\n\nVor Ort sprechen häufig mehrere Personen in dasselbe Mikrofon.\n\nManche unserer Nutzer legen ein Telefon in die Tischmitte. Andere nutzen die Mikrofone des Raums.\n\nZwei Punkte zählen dann besonders: die Tonqualität und das Erkennen der sprechenden Personen.\n\nEine Vorstellungsrunde mit Namen vor dem Start hilft, die Teilnehmer zuzuordnen.\n\nDas Thema behandelt unser Leitfaden zur [KI-Notizerstellung bei einer Besprechung vor Ort](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fde\u002Fuse-cases\u002Fki-werkzeug-fuer-notizen-im-ia-prasenz\u002F).\n\n### Das Protokoll einer mehrstündigen Besprechung\n\nLange Besprechungen bringen eigene Probleme mit sich.\n\nEin Nutzer meldete uns einen ganzen Vormittag, der auf nur zwei Minuten Protokoll zusammenschrumpfte.\n\nEin anderer verlor den zweiten Teil eines Workshops nach der Mittagspause.\n\nIn solchen Fällen erstellen Sie besser zwei getrennte Aufzeichnungen, statt eine einzige Aufzeichnung lange zu pausieren.\n\n### Das Protokoll einer mehrsprachigen Besprechung\n\nZwei Sprachen spielen eine Rolle: die in der Besprechung gesprochene und die, in der Sie das Protokoll erhalten möchten.\n\nEin Nutzer erklärt, sobald die Zusammenfassung erstellt sei, könne man \"sie ins Spanische oder Englische übersetzen lassen\".\n\nEine Nutzerin erhielt ihr Protokoll umgekehrt auf Englisch. Nach der Bitte um eine Übersetzung bekam sie ein Dokument, das vom ersten abwich.\n\nWenn Sie die gewünschte Sprache im Voraus kennen, legen Sie sie besser vor der Besprechung fest.\n\nDas Thema behandelt unser Leitfaden zum [Transkribieren einer mehrsprachigen Besprechung](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fde\u002Fuse-cases\u002Fein-mehrsprachiges-meeting-transkribieren\u002F).\n\n## Häufige Fragen zum KI-Protokoll einer Besprechung\n\n### Hat ein von KI geschriebenes Protokoll denselben Wert wie ein von Hand geschriebenes?\n\nDer Einsatz von KI zur Vorbereitung des Dokuments hebt die Freigaberegeln nicht auf, die für Ihre Besprechung ohnehin gelten.\n\nSieht Ihre Organisation vor, dass ein Protokoll vor dem Versand geprüft wird, bleibt dieser Schritt nötig.\n\nFür das Sitzungsprotokoll eines Betriebsrats, Verwaltungsrats oder einer Hauptversammlung gilt weiterhin der vorgesehene Ablauf für Erstellung und Genehmigung.\n\n### Müssen die Teilnehmer informiert werden, dass die Besprechung aufgezeichnet wird?\n\nJa.\n\nDie Anwesenden müssen informiert werden, bevor die Aufzeichnung startet.\n\nDie genauen Regeln hängen vom Kontext der Besprechung ab. Sie stehen in unserem Leitfaden zur [Aufzeichnung geschäftlicher Besprechungen und zur DSGVO](https:\u002F\u002Fwww.leexi.ai\u002Fde\u002Fsicherheit-und-datenschutz\u002Fzertifizierungen-audits-einhaltung-vorschriften\u002Fein-geschaftstreffen-gdpr-aufzeichnen\u002F).\n\n### Was passiert, wenn die Besprechung die Sprache wechselt?\n\nDas Transkript folgt dem, was in der Besprechung gesprochen wird.\n\nDie Sprache des Protokolls hängt von der gewählten Einstellung für die Erstellung ab.\n\nWenn Sie wissen, in welcher Sprache Sie das Dokument möchten, legen Sie sie vorab fest.\n\n### Lässt sich ein Protokoll auch ohne Videokonferenz erstellen?\n\nJa.\n\nDie Besprechung kann über ein Telefon auf dem Tisch oder über die Tonanlage des Raums aufgezeichnet werden.\n\nDie Qualität hängt dann unter anderem von der Tonqualität und vom Erkennen der verschiedenen Sprecher ab.\n\n### Wer kann das Protokoll sehen?\n\nDas hängt von den Rechten und den Freigaberegeln ab, die für die Besprechung eingestellt sind.\n\nBei Besprechungen mit Freigabepflicht kann das Protokoll nur für die Personen zugänglich bleiben, die es vor der Verteilung prüfen.\n\n### Kann das Protokoll direkt ins CRM gehen?\n\nJa, wenn der Ablauf so eingerichtet ist.\n\nSo müssen Informationen, die im Termin bereits genannt wurden, nicht erneut ins CRM getippt werden.\n\nEnthält ein Protokoll einen Betrag, eine wichtige Frist oder eine Information, die an den Kunden geht, lohnt sich eine Prüfung vor dem Versand weiterhin.\n","2026-09-18T13:42:40.313Z","2026-09-22T07:54:20.494Z","2026-09-22T12:59:20.718Z","de",{"id":143,"documentId":144,"name":145,"alternativeText":146,"caption":147,"width":148,"height":149,"formats":150,"hash":177,"ext":152,"mime":155,"size":178,"url":179,"previewUrl":135,"createdAt":180,"updatedAt":181,"publishedAt":180,"focalPoint":135},2455,"oiqkp6f1rfgpjv6bkvsizrm7","certification.png","Clipboard with a document titled 'COMPLIANCE CERTIFICATE' on a wooden desk.","A compliance certificate 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